PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe

contener lo siguiente:

a) Objetivos y alcance del programa de auditoría.

- Objetivo
Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de
verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad
se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con
las políticas administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de
las actividades de la alcaldía de Florencia, realizando recomendaciones
imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades
de mejora a la operación de las actividades; apoyando a la alta dirección en la
toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

- Alcance
Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así
como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la
calidad en la alcaldía de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.

b) Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES DETALLES
Se realiza anualmente según entre otras las siguientes
consideraciones:
- Implementación de nuevos procesos
- Resultados de auditorías anteriores
- Resultado de evaluación de riesgos
- Directrices de la dirección
Elaborar el programa de
- Seguimiento a planes de mejoramiento
auditoria
- Evaluación de la gestión institucional
- Resultado de evaluación de indicadores
- Recursos disponibles
- Cambio en la legislación aplicable
El programa anual de auditoria es aprobado por el representante
legal previo presentación por parte del jefe de control interno.
El jefe de control interno asigna al auditor líder quien debe realizar
un plan de auditoria el cual debe contener:
Elaborar el plan de auditoria - Objetivos
- Alcance
- Criterios
 - Auditor líder y equipo auditor
- Fecha de apertura y cierre
- Actividades específicas a auditar
- Fecha y hora
El plan de auditoria, se debe enviar con antelación al día de
realización de la auditoria y solicitar los documentos necesarios al
auditado según criterio del auditor líder.
Una vez recibido el plan de auditoria autorizado por el auditado y los
documentos soportes, previo a la realización de la auditoria se
procede así:
- Se efectúa la revisión de la documentación según los criterios y
objetivos dela auditoria
- Se hace la lista de verificación
- Se solicita información que se considere necesaria para el
Preparar la auditoria proceso de la auditoria al auditado.
- Evaluar información y datos relacionados con: objetivos,
funciones propósitos, entorno, organización interna, recursos
humanos, procedimientos, servicios o productos, infraestructura
informática. Sistemas de información, información contable,
financiera y presupuestal (donde aplique), resultados de
evaluación del SCI, informes de auditoría, evaluaciones
anteriores, indicadores de gestión, mapa de riesgo, etc.
Se hace con las personas responsables de las funciones o procesos
por auditar, el líder coordina la reunión de apertura para presentar el
grupo auditor y además para:
- Revisar el plan de auditoria
Realizar reunión de apertura
- Indicar como se realizaran las actividades
- Confirmar canales de comunicación
- Dejar espacio para que los auditados hagan las preguntas que
consideren para el proceso
Las fuentes de información son variables de acuerdo a la
complejidad de las auditorias entre otras pueden ser:
- Entrevistas
- Observación de actividades y ambiente de trabajo
- Revisión de documentación: política, objetivos, planes,
procedimientos, instructivos, guías, proyectos, contratos,
aplicativos, bases de datos, entre otros.
Recolección de la - Revisión de registros: inspección, supervisión, interventoría,
información actas de reuniones, informes de gestión, informes de evaluación,
etc.
- Resumen de datos, evaluaciones de desempeño
- Registros de bases de datos y procedimientos
- Registros de otras fuentes como: retroalimentación de la
ciudadanía, información externa como proveedores, entidades
bancarias.
- Sitios web
 El equipo auditor debe reunirse antes dela reunión de cierre para:
- Revisar los hallazgos contra los objetivos
Preparar conclusiones de la - Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con
auditoria los criterios de auditoria y/o una oportunidad de mejora
- Acordar las conclusiones de la auditoria
- Formular las recomendaciones a que haya lugar
Se realiza la reunión con los funcionarios que atendieron la auditoria
y el dueño del proceso auditado, en la reunión de cierre se ratifican
los siguientes aspectos:
- Actividades auditada
- Conclusiones
Ejecutar reunión de cierre - Presentación de las no confinidades (si las hay) firmadas por el
auditado.
El responsable del proceso auditado tiene quince (15) días hábiles a
partir de las notificaciones del informe para realiza<r el plan de
mejoramiento de las acciones correctivas o preventivas
encontradas. Se realiza acta de cierre de auditoria.
Se realiza el informe definitivo correspondiente en el formato informe
de auditoría el cual será enviando al JCI para su revisión, el informe
Informe de auditoria
debe ser entregado al JCI ocho (8) días después de haber
terminado la auditoria.
Envía mediante oficio al responsable del proceso auditado y al
Distribuir el informe
auditor líder
Este lo hace el líder del grupo auditor o quien este designe para
Realizar seguimiento verificar el cumplimiento delas acciones correctivas o preventivas
propuestas en el plan de mejoramiento.

c) Criterios de auditoría.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS

PROVEDOR ENTRADAS ACTIVIDA SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES
ES DES
- Alta - Programa Elaborar el - Evidencia - Alta Jefe de control
dirección de programa s de dirección interno
- Depende auditoria de auditoria auditorias - Dependenci
ncias de - Plan de Elaborar el - Hallazgos as y/o Líder grupo auditor
las auditoria plan de - Acción procesos de
entidades - Procesos auditoria correctiva la empresa
- Organism de la Preparar la s y - Organismos
os de empresa auditoria preventiva de control
control - Planes de Realizar s
mejoramie reunión de - Informe
nto apertura de
vigente Recolecció auditorias
- Auditorias n de la - Planes de
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auditoria
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auditoria
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informe
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seguimient
o

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS REGISTROS
- Manual de procedimientos - Plan de mejoramiento - Lista de verificación
- manual de competencias - Programa de auditoria - Formato programa de auditoria
- NTCGP 1000 – 2004 - Plan de auditoria - Formato plan de auditoria
- Informe de auditoría - Formato informe de auditoria
anteriores

d) Auditores seleccionados por procesos.

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ALABORÓ
REVISÓ
APROBÓ

e) Recursos necesarios.

- RECURSOS HUMANOS: profesionales de la oficina de control interno

auditores de calidad de la entidad
- RECURSOS FINANCIEROS: viáticos, papelería, útiles.
- RECURSOS TECNOLOGICOS: equipo de cómputo e impresoras
- INFRAESTRUCTURA: instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de control interno
 f) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

Riesgos asociados
Valoración del riesgo (I+P)
Nombre del Descripción Posible probabilid Importa inacept
Impacto Aceptable tolerable moderado Manejo del
riesgo del riesgo consecuencias ad nte able medidas
riesgo
1 2 3 1 2 3
Que el
programa de Deficiencia en el Asumir, Capacitación
Incumpliendo auditoria no se seguimiento a la x x Tolerable reducir el a los
cumpla en su gestión y calidad riesgo auditores
totalidad
Decisiones
equivocadas
Informe no
basadas en Asumir, Capacitación
basado en las
inexactitud informes no x x tolerable reducir el a los
evidencias
ajustados a la riesgo auditores
reales
realidad de la
entidad
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a) Objetivos y alcance de la auditoría.

Objetivos:
Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la Procuraduría
Regional Choco

Alcance:
Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de gastos generales, del
nivel central.

b) Procesos a ser auditados.

- Planeación estratégica
- Gestión integral
- Gestión comercial gestión logística
- Gestión del talento humano
- Gestión de compras
- Gestión de mantenimiento

c) Criterios de auditoría y documentación de referencia.

- Elaborar el plan de visitica de auditoria

 Precisar los detalles de la auditoria tales como:
 Determinación del tipo de auditoria
 Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico a utilizar
 Consideración y definición de fechas, inicio y terminación, actividades in situ,
preparación y entrega de informe
 Asignación de tareas al equipo auditor
 Determinación de recursos necesarios
 Definir:
 Objetivos
 Alcance antecedentes
- Someter el plan de visita de auditoria a aprobación del jefe de la oficina de control interno
- General comunicaciones necesarias
- Abrir archivo documental de la auditoria

d) Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.

Cronograma
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los
Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera
que la secuencia adecuada sería la siguiente:

- Preparación del Plan de Auditoría

- Asignación de las tareas al equipo auditor
- Preparación de los documentos de trabajo
- Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
- Recopilación y verificación de la información
- Generación de hallazgos de la auditoría
- Preparación de las conclusiones de la auditoría
- Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
- Preparación del informe de auditoría
- Aprobación y distribución del informe de auditoría

e) Métodos de auditoría a utilizar.

Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:

- Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

- Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad
de general aceptación.
- Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
- Aplicación de normas generales a situaciones específicas
- Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

- Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación

con las unidades administrativas correspondientes.
- Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta
para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia,
habilidades y relaciones interpersonales.
- Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo
general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las
instrucciones específicas, entre otros.
- Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo
general propuesto para la auditoría específica.
- Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia
técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
- Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a
la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.

En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el

auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de
la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad
de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa,
sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como normas
ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos
mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la
organización.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de
reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación.