Spotlight

Eventos empresariales
Evento Corporativo:

Enfocados en
vos…

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Misión : Es hacer de cada evento algo único en su clase, para lo que contamos con un extenso
abanico de empresas especializadas en su medio, para realizar estas tareas.

Visión : Es llegar a ser una empresa líder en el mercado local y llegar a expandir nuestras líneas de
servicios.

Nuestro Staff:

Gabriela Daponte, Lic. en Comunicación Social.

Juan Pablo Bosio, Organizador de Eventos y Espectáculos.

Matías Mendéz, Lic. en Comunicación Audiovisual.

Rodrigo Pareja, Lic. en Publicidad.

Marcelo González, Lic. en Marketing.

Matías Carrió, Lic. en Relaciones Públicas

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RESUMEN EJECUTIVO
Nuestra empresa de Eventos presenta una alternativa para todas aquellas empresas que realizan
eventos corporativos frecuentemente, ofreciéndoles un servicio personalizado para la
coordinación de cada uno de los detalles que conlleva la organización de un evento.

El objetivo fundamental de este estudio es desarrollar un plan de marketing para la realización de

un Evento Corporativo para nuestra empresa contratante, que en este caso es CLARO SA, aplicando
los principios del marketing para su correcta implementación.

Nuestro proyecto plantea una solución a pequeñas, medianas o grandes empresas para una mayor
comodidad y seguridad al momento de realizar sus eventos corporativos, ya sean estos:
lanzamientos de productos, nuevas campañas publicitarias, fidelización con los clientes, etc.

Normalmente las empresas no cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a

organizar estos eventos, algunas porque piensan que es un gasto innecesario y otras porque se lo
asignan a otros departamentos como el de Relaciones Públicas o al de Marketing.

Para lograr este evento, se utilizarán herramientas tanto de marketing como financieras para
poder establecer sus oportunidades, amenazas y riesgos dentro del mercado.

El evento está apuntado al Mercado Empresas/ Corporativo, Clientes VIP ya existentes con
servicios contratados de fija y móvil potenciales adquisidores del servicio Cloud del Partido de la
Costa, Pcia de Bs As , la selección fue en conjunto entre los Ejecutivos de Cuenta y sus Jefes
directos , también primaban las Empresas con renombre en la selección para ser convocados,
estos datos nos fueron brindados a nuestra empresa para que nos encarguemos de contactarlos,
generando mailing con la invitación que era mediante registración .

El objetivo de CLARO es diferenciarse de la competencia, enfocando directamente a la CALIDAD de

su servicio, fidelizando con sus principales clientes VIP y además ofrecerles un valor agregado a los
servicios contratados y actualizarlos con las últimas tecnologías. A su vez poder realizar un impacto
a nivel medios para mostrar el interés de escuchar a los clientes y reforzar su confianza en CLARO.

Por tal motivo, decidimos organizar un Evento Corporativo, en una sede importante en la ciudad de
Mar del Plata, captando la atención y el interés para que asistan los invitados, consiguiendo
premios y sorteos de la última tecnología de Nokia. Ademas mostrándole a los clientes vip que
abrimos un canal de comunicación para que puedan expresarse y plantear sus necesidades, asi
mismo tienen la ventaja de ser los primeros en acceder a los nuevos servicios de valor agregado
que CLARO ofrece con precios preferenciales.

El evento fue costeado económicamente en su totalidad por Nokia, principal sponsor y a su vez la
sede se consiguió por canje, por lo tanto el presupuesto pasado a la dirección de CLARO , fue
aprobado ya que no había una inversión de su empresa, solo costeaban los viáticos de sus
empleados .

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SITUACIÓN DE MARKETING
Hoy en día el mercado de la organización de eventos es un mercado que muestra crecimiento y es
sumamente demandado en nuestro país, debido a que en Argentina se realiza un gran número de
eventos ya sea por tradición o cultura, tales como la organización de fiestas de sociales ,
culturales , como corporativas etc.

Dentro de la red corporativa que posee Claro Argentina, se destaca la relación cotidiana y directa
con sus clientes. Aquellos que depositan su confianza año tras año, obligan a la empresa a aplicar
planes adicionales a los que ofrecen otras compañías. En esta oportunidad el mercado
seleccionado son las cuentas VIP que posee Claro, con claras intenciones de mantenerlos en la
zona de confort que la empresa brinda.

Ante las encuestas de satisfacción realizada, se reconoció que los consumidores necesitan sistemas
amplios de comunicación y seguridad informática para continuar su emprendimiento sin
inconvenientes. Que la compañía de telefonía celular le de soporte y garantía en todo momento, y
además sacarle provecho a las innovaciones.

Ante la visible conducta de apoyo hacia las ideas tecnológicas, hemos analizado que realizar este
tipo de eventos y hacerles llegar con anticipación las novedades de los productos estrella se va a
fortalecer el vínculo y la confianza que los une con la empresa contratante.

Un Evento Corporativo es un “acto en vivo” organizado en función de los intereses comerciales o

empresariales de una compañía o de una marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a
un público concreto para provocar una respuesta o generar una actitud. Se han convertido en un
elemento de marketing imprescindible para muchas empresas, de alto rendimiento.

Los eventos son un excelente medio de publicidad no tradicional, creando entornos que orientan y
fortalecen la comunicación de la empresa, permitiendo mejorar la proyección de su imagen.

Claro constantemente organiza eventos de todo tipo, por eso decide llevar adelante esta idea y
establece que una manera amigable y distinta de demostrar sus servicios y su filosofía corporativa.
A lo largo de su rica historia esta clave de eventos dejó márgenes altamente favorables, que
impactaron directamente en las ventas y renovación de cartera de clientes. En la mayoría de ellos
se manejaron presupuestos similares pero con la firme idea de ser líderes en innovación y
creación.

Con respecto al historial de este evento; ya fue realizado en el norte del país, y el resultado fue
sumamente positivo. Un %60 de las empresas presentes, se interesaron en los sistemas
adicionales. Eso explica que la conjunción del evento y los servicios arrojó un buen indicador.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la relación costo-beneficio. Los eventos
de alto impacto deben estar siempre orientados a lograr resultados. Está claro que el lugar debe
estar impecable, la comida debe ser perfecta y el lugar bien ambientado. Pero la esencia del

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evento pasa por lo que se quiere trasmitir en él, el contenido que se le pueda dar para garantizar
que el mensaje llegue a destino.

El hecho de mantener los canales con estos clientes importantes, no garantiza que se esté en una
zona de riesgo constante, naturalmente por el vértigo que cada empresa lleva balance tras
balance, mes a mes. En este sentido, CLARO debe conocer su lugar en el mercado y saber dónde
están parados los competidores respecto de ella. En el país las dos empresas que siguen su línea
son Movistar y Personal. A través de la expansión de productos intentará distanciarse y generar
una imagen mental de primera línea para sus clientes VIP. A lo largo del evento se realizarán
actividades para identificar qué es lo que necesitan, ya que mismo entre las empresas hay vínculos
de negocio. Generar así, una red entre clientes y organización, que se nutra día a día, y genere
cierta relación de necesidad mutua para crecer en conjunto.

El evento permite realizar un acercamiento con los potenciales ó actuales clientes facilitando los
objetivos de fidelización frente a los competidores del segmento.

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Según el ultimo estudio por una consultora externa , se evalúo el primer semester del año 2013 y
se midio el nivel de satisfacción de los clientes de las 3 compañias de celulares de Argentina a nivel
nacional, haciendo una encuesta en forma telefonica y personalmente en cada centro de atención.
Además se detectaron los principales reclamos de los clientes acerca de la cobertura, los precios y
la mala atención.
En base a esto pudimos sacar la conclusion que CLARO tiene la mayor aceptación y es elegida
sobre las otras dos compañias competidoras, pero que el mayor problema actual que hay que
seguir trabajando es en los cliente insatisfechos que el porcentaje fue mayor que el resto.

ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES Y ALTERNATIVAS

Análisis FODA

Fortalezas Oportunidades

 Liderazgo en telecomunicaciones en la  Utilizar el evento como un soporte de

región
 Personal calificado
 Asesoramiento sobre nuevos medios de
comunicación para grandes empresas y
soporte técnico de alta tecnología.
 Clientes corporativos objetivos y amplia
base de datos de segmento meta
 Los CEO participaron de numerosos
eventos
 Acceso al canje y premios con sponsors.
comunicación para optimizar sus
servicios
 Fidelizar con clientes VIP y atraer nuevas
propuestas y alianzas para ampliar
nuestro cartera de negocios
 Evitar la migración a la competencia.
 Impacto en los medios sobre el evento.
 Gracias a las alianzas estratégicas podrían
fusionarse con otras empresas que
cuenten con tecnología necesaria para
desarrollar su negocio.

Debilidades Amenazas
 La novedad del servicio puede generar
 Problema de cobertura en todas las áreas resistencia al consumidor
de la región  Potencial competencia de empresas con
 La casa matriz no se ubica en el partido nuevas o diferentes tecnologías
de la Costa.  Nuevas tendencias de protección
 Soporte técnico en la localidad de Mar medioambiental y tecnológica (aparatos,
del Plata. antenas, baterías)
 Desconocimiento del objetivo de este  Mala Imagen y reputación de algunos
tipo de eventos. clientes hacia la empresa.
 La no asistencia al evento del cliente por
desinterés.
 Relacionar las malas experiencias con las
marcas de los equipos ( Nokia, Motorola,
Samsung, etc) haciendo responsable a
CLARO.

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En nuestroa análisis FODA tuvimos en cuenta, tanto la imagen y reputación de nuestro cliente
CLARO como a la realización de un evento corporativo de esta temática. Y sacamos como
conclusión que nuestra mayor fortaleza es que la imagen de CLARO como empresa es fuerte en el
mercado y que los clientes VIP que son en general los CEO de las principales empresas del partido
de la Costa, están acostumbrados a asistir a numerosos eventos , por lo tanto tuvieron rápida
aceptación ante nuestra invitación, además al tener canje con el Hotel Costa Galana y acceder a
premios para los invitados de la empresa NOKIA, nos facilita aumentar el interés y le dan prestigio
a nuestro evento.
En contrapartida identificamos como principal debilidad las falencias que tiene como empresa
CLARO en el Partido de la Costa y el malestar de algunos clientes por sus faltas de respuesta o
solucion rápida, sumado a que como hay muchos eventos que son exclusivamente de lanzamientos
de productos o de ventas de servicios, cuesta poder trasmitir que la finalidad de este evento es
otro.
Por último como Oportunidades, focalizamos lograr los principales objetivos que tiene CLARO con
su nueva campaña de fidelización de sus cliente vip y ademas poder vender sus nuevos productos
de valor agregado, mostrándolos como un beneficio exclusivo y de bajo costo para los presentes en
este evento. Además poder abrir el canal de comunicación y lograr un seguimiento de las
principales necesidades de los clientes. Y lograr un gran impacto en los medios para que genere
una buena imagen tanto de CLARO como de la realización de nuestro evento. Logrando que se
tome como ejemplo para otras organizaciones y que nuestro mercado de eventos siga creciendo.
Y las Amenazas principales, tiene que ver con la mala imagen o reputación que tienen algunos
clientes sobre CLARO y el desinteres de algunos invitados para asistir al evento, por no entender
su finalidad o por no creer que un evento puede ser un buen canal de comunicación.

Barreras de Ingreso y Salida al mercado

Consideramos que una de las barreras fundamentales a la entrada de nuevas empresas al mercado
es la información imperfecta que se dispone sobre los clientes, oferentes y contactos para brindar
un eficiente servicio, ademas se necesita personal altamente capacitado y proveedores
responsables, realizando una inversión significativa para comenzar a gestionar cualquier evento de
estas envergaduras. Sin embargo, a priori no es una condición excluyente a la entrada de nuevos
competidores.

Por otro lado, los costos incurridos en la actividad se desglosan en salarios del personal y costos
directos sobre el plan en ejecución, no observamos costos hundidos por lo que la barrera de salida
no presentaría una fuerte imposibilidad financiera, ya que la mayoría de los inmuebles, tecnología
y prestaciones son tercearisadas por proveedores externos.

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Situación del Macroambiente

Actualmente en la Argentina la empresa CLARO S.A. de telecomunicaciones se encuentra

correctamente posicionada, debido al cumplimiento del conjunto de leyes de las agencias
gubernamentales que influyen y norman la conducta de la organización y personas en la sociedad.

Según las creencias, valores, normas, leyes, costumbres y hábitos de la sociedad, es un mercado
óptimo de aceptación y fácil adaptación para las nuevas tecnologías ya que logramos a través de
esta, un mejor desarrollo de las comunicaciones tanto internas como externas de las
organizaciones a las que pertenecen, brindándoles la confiabilidad y seguridad que necesitan. Así
mismo contamos con un plan de adaptabilidad de nuestros servicios en caso de que la situación
económica y financiera del país u organización se viese afectada, aunque los servicios que ofrecen
son de fácil acceso y costos muy bajos de mantenimiento, lo cual brinda seguridad económica a los
consumidores. Actualmente ninguna empresa de la competencia cuenta con los servicios que
brindamos, con el alcance, crecimiento y bio sustentabilidad que nuestro soporte le puede brindar
a las comunicaciones de la región.

Hay muchos de aspectos a tener en cuenta para lograr un evento de calidad, que pueden
organizarse a partir de dos ejes: el comunicacional, y el logístico. En el eje comunicacional, habrá
que considerar cuál es el plan de comunicaciones internas de la Compañía; cuál es la cultura
organizacional; qué se quiere comunicar; cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y
cómo se puede aprovechar este momento para dar algún tipo de respuesta o devolución; En el eje
logístico, habrá que analizar la cantidad de asistentes, la necesidad de una misma empresa de
realizar eventos simultáneos; la duración del evento, los requerimientos de seguridad e higiene, el
tipo de show, la acreditación, etc.

En resumén, tenemos en cuenta que el Mercado de Eventos esta en plena expanción y hoy es una
herramienta fundamental en la Comunicación institucional, por lo tanto los principales obstáculos
son el económico por la situación de inestabilidad e inflación que afecta a nuestro país y además
que muchas empresas no contratan a empresas organizadoras de eventos y lo delegan a
departamentos internos de sus empresas que no estan aptas para realizarlos correctamente.

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FIJACIÓN DE OBJETIVOS

1- Demostrar para que sirven los eventos deportivos y cómo podemos utilizarlos
para cumplir los objetivos de marketing de la empresa

2- Conseguir minimamente el 75 % de la asistencia al evento de los clientes

seleccionados por Nivea

3- Medir la satisfacción real de los clientes de las empresas del partido de la

costa y generar un feedback

4- Captar la atención de nuestro mercado meta para la contratación de nuestros

productos de valor agregado

5- Medir cuantitativa y cualitativamente el impacto de la acción en los medios

ESTRATEGIAS
De la estrategia que se utilice depende la aceptación del evento a realizar y del tiempo que este
permanezca dentro de los medios de comunicación

De la estrategia que se utilice depende la aceptación del producto o servicio y del tiempo que este
permanezca dentro del mercado, debido a que si no hay una buena estrategia de posicionamiento
el consumidor no tendrá dentro de sus posibilidades de compra el producto o servicio que estamos
ofreciendo, lo que llevaría a que las ventas no sean significativas y en un corto plazo que el
producto sea retirado del mercado, por tal motivo nosotros hicimos hincapié principalmente en
este punto y queremos que cada evento que realicemos, cumpla su objetivo y deje una impronta
en cada cliente que nos elige.

Lo que queremos lograr en la mente de nuestro cliente de NIVEA es que la idea de que contratar a
una compañía que preste el servicio de organización de eventos deportivos es un gasto muy útil
para la empresa, ya que el contar con una prestación que agilice y facilite la organización de un
evento significa una ventaja frente a sus competidores.

Enfocándonos en nuestro plan de marketing para el evento, la estrategia de posicionamiento que

vamos a emplear es la de “Precio/Calidad” (que va?). Con esta, vamos a concentrarnos en mostrar
a nuestros clientes que todos nuestros servicios tienen un costo accesible con una excelente
calidad.

Y ademas nuestro interés de abrir un canal de comunicación, mediante este evento para que sean
escuchados y poder satisfacer sus necesidades junto a esto contaremos con personal altamente
capacitado para brindarles un servicio de excelente calidad.

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Adicionalmente a esta estrategia debemos hacer hincapié en los factores que nos diferencian de la
competencia al momento de posicionarnos. De estos, la exclusividad, es el factor de diferenciación
más importante y en el que debemos concentrarnos más para lograr superar a la competencia.

Inicialmente trabajamos conjuntamente con una consultora externa que hizo un relevamiento del
nivel de satisfacción de los clientes de telefonía celular de nuestro país , haciendo incapie en el
partido de la Costa que era nuestro mercado meta en este momento, de esta manera nos pudimos
interiorizar en el posicionamiento en el mercado de nuestro cliente y como manejarnos ante las
problematicas y necesidades que tienen los usuarios.

Asi mismo, se trabajo en buscar un incentivo para lograr la mayor asistencia, buscando premios y
una sede atractiva para generar el interés y prestigio.

Se realizara en encuestas de satisfacción y conocimientos de los productos de CLARO, para lograr

un Feedback real con el cliente y además tener datos de la información que manejan.

Se organizará un exposición de especialistas , técnicos y comerciales, para que realicen una

explicación clara y concisa de los nuevos productos de valor agregado que pueden acceder a
precios preferenciales los invitados al evento.

Y por último se invitará a la prensa local y a la de Buenos Aires, para que cubran el evento y tenga
repercusión en los medios graficos empresariales.

PLAN DE ACCIÓN

A nivel interno Spotlight analizó los requerimientos y puede llevar a cabo el evento que nuestro
cliente necesita. Contamos con los recursos necesarios para afrontar el armado del evento y ante
esto se desarrolló un plan de trabajo específico para que el evento sea exitoso y se pueda respetar
los lineamientos solicitados.

Luego de hacer un relevamiento sobre las localidades del partido de la Costa, proponemos Mar del
Plata. Esta ciudad surgió del imaginario del equipo de planificación por varias razones: está
preparada para desarrollar eventos de gran envergadura, excelencia en sus recursos humanos y
una importante infraestructura disponible.
En adición, se destaca por:
· Ubicación estratégica en Partido de la Costa
· Accesibilidad
· Instalaciones adecuadas para la realización de eventos
· Servicios de alta calidad
. Hospitalidad
· Profesionalismo y cordialidad
· Diversidad de atracciones turísticas en los alrededores
· Amplia oferta de actividades recreativas

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En cuanto a la fecha y duración del evento propusimos hacerlo el 28 de noviembre del corriente
durante la mañana con una duración de 5:30 hs. Una de las razones es que el mes de diciembre es
muy complicado para conseguir sede y coordinar que los invitados puedan asistir por las
numerosas celebraciones que se realizan por fin de año a nivel empresarial y personal. Como
adicional, sostenemos que es una buena época, ya que es temporada baja; los precios son más
convenientes y hay mayor disponibilidad hotelera.

 Sede: Hotel Costa Galana, Mar del Plata, Pcia de Buenos Aires.
 Horario: 9 a 13.30hs.
 Asistentes: 50
 Armado: Mesas redondas con frente libre para 6 persona, con escenario armado hasta
para 3 oradores, con podio.
 Foyer: Se dispondrá de un foyer contiguo para la ubicación de las promotoras, los banners
y demás materiales promocionales.
 Desayuno de hasta 45 minutos: Servicio de desayuno Premium, compuesto por café,
variedad de tés, leche, agua, jugos y gaseosas, acompañado por medialunas, tostadas,
masas, budines, tortas y frutas. Horario a definir.
 Coffee break de hasta 30 minutos: Servicio de coffee break Premium, compuesto por
café, variedad de tés, leche, agua, jugos y gaseosas, acompañado por masas y scons dulces
y salados.
 Audio y video: Servicio de proyección de audio y video con un proyector, una pantalla, dos
LCD’s, dos micrófonos inalámbricos y un operador. Con tres conexiones HDMI y micro/min
HDMI.
 Wi-Fi sin cargo disponible para todos los asistentes, más una conexión wi-fi exclusiva para
los oradores.

Como disertante para la charla y explicación de lo productos nuevos se eligio al Gerente de Servicios
de Valor Agregado (Mariano Freysselinard) realiza una breve descripción del servicio Cloud y luego de
ello se realiza un Roll Play en vivo y en directo de la contratación de un empleado de una bodega
(Cliente de Claro) del servicio mencionado, todo se desarrolla on line, la contratación, activación y
aprovisionamiento. Presentación Nokia mostrando las ventajas del su nuevo equipo para la utilización
de este nuevo servicio.

También conjuntamente con el area de marketing y publicidad de CLARO se confecciono una encuesta
de satisfacción ( se adjunta) para evaluar los conocimientos de los servicios ofrecidos y observaciones
acerca del evento y para incentivar su participación , adicionamos al final de la encuesta un talón para
el sorteo que se realizará al final del evento de productos de Nokia. ( smarthphones y Tablets)

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Para confirmar la asistencia al evento, se realizo un mailing exahustivo, conjuntamente con el area
comercial, quien los ejecutivos de cuenta se contaron para hablar con sus clientes y darle a conocer
este evento y darnos la oportunidad que nosotros también nos podamos contactar y explicar un poco
sobre la temática y los beneficios de asistir.

Y por último se trabajo junto con el área de Prensa de CLARO para invitar formalmente a los medios y
además que tengan la misma atención con respecto a los invitados para que puedan apreciar la
organización y éxito del evento.

1. CONTROLES EL DIA PREVIO AL EVENTO:

I. Repasar Requerimientos de Sistema y Equipo con el Contacto del Costa
Galana:
 Servicio de proyección de audio y video con un proyector y pantalla.
 2 micrófonos inalámbricos + una conexión para amplificar la salida de audio de una
PC/Laptop. NO estaríamos necesitando los 2 mics adicionales.
 2 LCDs o LEDs de 40”/50” con puerto HDMI
 3 cables de conexión HDMI de por lo menos 3 metros de extensión
 Un adaptador micro-HDMI a una interfaz que sea compatible con la entrada del
proyector (tanto para audio como para video)
 Wifi con 2 redes, una con clave exclusiva para Claro (Wi-Fi con 2 SSID diferentes)

II. Coordinar Entrega de LCD (con sonido) + mobiliario tipo living con la Agencia
 Probar el funcionamiento del Reel

2. EL DIA DEL EVENTO:

 Las 2 promotoras deberán usar zapatos negros + los uniformes Claro
 Colocar Banners, afiches, y flyers
 Armar bolsas Claro con Inserts de CLARO/ MICROSOFT/ NOKIA + Merchandising
 Confirmar la agenda con el contacto del Costa Galana, a saber:
9:00 a 9:45 Recepción/ Desayuno
10:00 a 11:30 Presentación
11:30 a 12:00 Coffee Break
12:00 a 13:30 Presentación/ Encuestas de Satisfacción/ Sorteo
 Pasar el Reel en LCD al ingreso
 Las promotoras deberán realizar la registración de TODOS los clientes
 Realizar al final de la Jornada Encuestas de Satisfacción y Sorteo
 Sacar Fotos (promotoras/ presentaciones/ catering/ decoración)

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Programa de Actividades

9:00 a 9:45 Recepción y acreditación/ Desayuno

10:00 a 11:30 Presentación de Claro Cloud/Preguntas
11:30 a 12:00 Coffee Break
12:00 a 13:30 Presentación de Nokia (en conjunto con Microsoft, servicio 365)/
CIERRE: Encuestas de Satisfacción/ Sorteo Nokia

3. Despúes del evento

 Informe acerca de las encuestas de satisfacción de los invitados.
 Análisis de la repercusión de los medios, diarios, portales empresariales de internet.
 Reunión con los directivos de CLARO para la devolución del evento.

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