Instructivo para el

llenado del formato

Formato de Registro de los Clap en el
Sistema Billetera Móvil
 Formato Censo pago Claps
Consiste en una hoja de cálculo (MS Excel) que está adaptada
para generar los registros que necesita el Sistema Pago-Claps,
el cual posibilita registrar los censos de las personas que
integran la estructura de los Comités Locales de Abastecimiento
y Producción (CLAP).
Esta Hoja de Cálculo* está estructurada por dos (2) pestañas
identificadas de la siguiente manera: Datos del Clap y
Compradores.

Cada pestaña está protegida para facilitar la carga de la

información necesaria y garantizar la debida consistencia
de los datos.
 Indicaciones Generales
1. Debe llenar sólo las celdas de color gris. La celdas de Color amarillo
están en condición de No Editables por lo tanto no se debe escribir en ellos.
2. Debe registrarse la información de un (1) Clap por archivo. Si necesita
cargar otro Clap debe crear un nuevo archivo.
3. Sólo Claps del SPDA. Se procesarán los Claps que estén registrados o no
en el Sistema Popular de Distribución de Alimentos (SPDA).
4. Números de Cédula. Sólo números, no se debe escribir puntos, comas,
espacios, etc.
5. En caso de extranjeros. Sólo debe cargar el número de cédula de
identidad, identificado con la letra “E”. No procede el número de pasaporte
ni otras identificaciones de cualquier otro tipo.
6. La numeración de cada familia y de cada miembro es automática. Esta
numeración se actualiza con cada selección que se haga el campo Miembro
de Familia con su correspondiente nombre y apellido.
 Indicaciones para la pestaña
Datos del Clap
Sólo se debe llenar en el espacio Indicado:

1. Nombre del Clap y Código del Clap según el SPDA.

2. El recuadro IdClap es para el uso del personal de la OPE.

3. Indicar los datos del Vendedor designado para el Clap. (sólo

debe haber un vendedor por cada Clap)

4. Completar los datos requeridos en la sección Líderes de

Calle.
 Indicaciones para la Pestaña
Compradores
Sólo se debe llenar en el espacio Indicado:

1. Seleccionar en las celdas de la columna de Miembro de Familia los

registros de cada miembro del grupo familiar iniciando con el Jefe
de Familia y debajo de él los demás integrantes de su
correspondiente grupo familiar en el orden que prefiera. Sólo debe
haber un Jefe de Familia por grupo familiar. La numeración de las
familias incrementa con el nombre de cada nuevo Jefe de Familia.
2. Los roles de parentesco indicados en el campo Miembro de familia
es referencial y sirve para mantener un orden en la carga de los
datos de los integrantes de cada grupo familiar. Es importante
acogerse a los roles de parentesco que ya están predefinidos, por
lo que no es necesario crear alguno nuevo. En este campo no se
debe dejar ningún registro vacio debido a que cada selección
mantiene la numeración del Id de Familia.
3. Completar nombres y apellidos de todos los integrantes del núcleo
familiar según corresponda.
 Indicaciones para la Pestaña
Compradores
Sólo se debe llenar en el espacio Indicado (continuación):

4. Seleccionar en las celdas de la columna Tipo CI si es V ó E, sólo

los que posean cédula de identidad. (No lo deje vacio)
5. Colocar en las celdas de la columna de Cédula de Identidad sólo el
número (sin puntos, espacios en blanco, comas y ningún tipo de
carácter alfanumérico). En caso de No poseer cédula de identidad
se debe dejar el espacio en blanco.
6. Es importante que no haya números de CI repetidos. El formato
detectará los casos de números de cédula que ya hayan sido
anotados previamente al igual que cualquier otra irregularidad. En
el campo Revisión aparecerán resaltadas las irregularidades
encontradas.
7. Registrar los números de teléfonos sin caracteres especiales
(ejem: 02125555555)
 Indicaciones para la Pestaña
Compradores
Sólo se debe llenar en el espacio Indicado (continuación):

8. Seleccionar en las celdas de la columna de Estructura CLAP el rol

de cada persona de acuerdo con la misma. Sólo debe haber un
integrante por cada rol del Estado Mayor de Alimentación.
9. Para el resto de los integrantes del Clap es indiferente seleccionar
la opción “Ninguno” o dejar el campo vacio. Los roles del Estado
Mayor de Alimentación ya están predefinidos, no es necesario
crear alguno nuevo.
10. Registrar en las celdas de la columna e-mail la dirección de correo
electrónico preferiblemente con extensión Gmail. Si no tiene correo
déjelo en blanco
11. Registrar en las celdas de la columna Dirección los datos de la
dirección de residencia de cada integrante o grupo familiar.
 Indicaciones para la Pestaña
Compradores
Sólo se debe llenar en el espacio Indicado (continuación):

12. Seleccione el líder de calle asignado al comprador, según lo

registrado previamente en la hoja Datos del Clap. Seleccione
en cada celda el Jefe de Calle que corresponde, no es
necesario escribirlo nuevamente.
13. Indique si el comprador posee o no el Carnet de la Patria.
 Consideraciones Generales
Observaciones e Incidencias
Las Observaciones a Incidencias son las modificaciones que se
le debe realizar al censo (con posterioridad a su envío) en
virtud de Inclusión de familias y/o integrantes, exclusión de
familias y/o integrantes, corrección de números de cédula, la
adición de combos adicionales por familia y cualquier otra
modificación al censo original. Este formato posibilita realizar
esas modificaciones en la columna Observaciones.
 Consideraciones Generales
Campos de importancia
1. Es importante definir el vendedor designado en cada clap. En su
defecto se designa al Líder de Comunidad
2. El Campo de CI debe contener única y exclusivamente números
sin ningún tipo de carácter especial. La longitud es de 8
caracteres. No se debe registrar números de CI extranjeras,
números de partidas de nacimiento, de pasaporte etc. Si no tiene
CI debe dejarse el espacio en blanco.
3. Toda persona que se registre debe tener nombre y apellido. No
se puede dejar el espacio vacio.
4. Es importante que cada número de CI se identifique como “V” o
“E” en el campo que corresponde.
5. De ser posible indique cada responsable de la estructura del clap
en la columna que corresponde. Se debe recordar que debe
haber sólo un representante por cada rol.
 Consideraciones Generales
Cantidad de Familias por Clap
1. Este formato permite el registro de cerca de 2.000 familias
(cerca de 6000 integrantes), a pesar de que originalmente
se consideró que los Clap debían agrupar hasta mil
familias.
2. Todas las nuevas inclusiones de familias y/o integrantes
deben notificarse como Observaciones e Incidencias con
posterioridad al envío del censo original.
 Consideraciones Generales
Incorporación de Columnas o información adicional
1. A los efectos de la información que se busca en este
formato, no es necesaria ninguna otra información por mas
relevante que parezca. Por tal razón No es necesario
incorporar nuevas columnas.
2. Cualquier dato adicional como por ejemplo: cantidad de
bolsas/cajas adicionales debe tramitarse ante el estado
mayor y de acuerdo con lo que se indique, debe tramitarse
como Observaciones e Incidencias
 Consideraciones Generales
Pegar información desde otra fuente
Es común que se quiera pasar la información desde otra fuente
que ya esté depurada y trabajada. Es posible hacerlo siempre y
cuando se sigan los siguientes reglas:
1. Respetar el formato de las celdas que exige archivo de
registro. Es decir pegar sólo números en los espacios
numéricos y el contenido estricto en las celdas de selección
definida.
2. Es recomendable seleccionar y pegar en formato texto y/o
valores, a fines de mantener los formatos condicionales de
las celdas de la hoja de cálculo.
 Consideraciones Generales
Causas de exclusiones de la carga al sistema Billetera móvil
1. Toda persona no será registrada si en el formato de
registro:
2. Su número de cédula está registrado mas de una vez en el
mismo clap (o en varios si se detecta)
3. Tiene un número de cédula mal escrito o si supera la
longitud establecida, etc.
4. No tiene carnet de la patria. (esto no impide que pueda
adquirir su bolsa o caja clap).
5. Si no se registró su número de cédula aún y cuando si
tenga el carnet de la patria activo y vigente.