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Proyecto Factible
Proyecto Factible
Octubre, 2014.
Octubre, 2014.
ii
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO I
Departamento,
COORDINACIÓN DE TRABAJO DE GRADO
Caracas, Venezuela
Quien suscribe, Econ. Alberto José Pirela Saade, C.I 642.573, me dirijo a
ustedes para mostrar mi aprobación como tutor del Trabajo de Grado,
titulado “Estrategias Gerenciales para la optimización de la gestión del
control de inventario de la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.”, de la
alumna Yenny del Carmen Barrera Torres, C.I V-19.060.967, para optar al
Título de Licenciado en Administración; el cual cumple con los requisitos
necesarios para ser presentado.
_______________________________
Econ. Alberto José Pirela Saade
C.I 642.573
iii
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO DE GRADO
C.I: C.I:
_______________________________
Tutor: Econ. Alberto José Pirela Saade
C.I 642.573
Caracas, Venezuela
iv
DEDICATORIA
A Dios
Por haberme permitido la vida y haber llegado a culminar este ciclo de
estudio.
A mi novio: Tony
Por ser mi confidente, mi complemento, mi paz y mi fuerza. Por siempre
apoyarme, por tu paciencia, comprensión y amor.
v
AGRADECIMIENTOS
A mi novio, por ser el mejor compañero de vida, por ser mi sueño real
de alegrías, por estar siempre a mi lado en las buenas y en las malas, mi
presente y futuro.
vi
Yenny del Carmen Barrera Torres.
vii
ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA
GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
:
Autora: Barrera Torres, Yeny del C.
Tutor: Econ. Pirela Saade, Alberto J.
Fecha: Octubre, 2014
RESUMEN
viii
MANAGEMENT STRATEGIES FOR OPTIMIZING INVENTORY CONTROL
MANAGEMENT COMPANY DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A.
SUMMARY
ix
ÍNDICE GENERAL
Pág.
ACEPTACIÓN DEL TUTOR…………………………………………………….iii
APROBACIÓN DEL JURADO……………………………….............................iv
DEDICATORIA………………………………………………………………………v
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………….vi
RESUMEN………………………………………………………………………….vii
SUMMARY…………………………………………………………………………viii
ÍNDICE GENERAL………………………………………………………………....ix
LISTA DE CUADROS…………………………………………….......................xiii
LISTA DE GRÁFICOS…………………………………………………………….xv
INTRODUCCIÓN……………………………………………................................1
CAPÍTULO
I MARCO PROBLEMÁTCO……………………………………………………..5
1.1 Planteamiento del Problema………………………………………...5
1.2 Formulación del Problema……………………………………………11
1.3 Objetivos de la Investigación…………………………………….......12
1.3.1 Objetivo General…………………………………………12
1.3.2 Objetivos Específicos……………………………………...12
1.4 Justificación de la Investigación…………………………………...12
1.5 Delimitación de la Investigación…………………………………...13
1.5.1 Delimitación Temática……………………………………..13
1.5.2 Delimitación Geográfica…………………………………...13
1.5.3 Delimitación Temporal…………………………………..13
1.6 Limitaciones……………………………………………………........14
II MARCO REFERENCIAL……………………………………………………….15
2.1 Antecedentes de la Investigación………........................……….......15
2.2. Reseña Empresarial………………………………………………….20
2.2.1 Antecedentes de la empresa...……………..……………..20
x
2.2.2 Distribuidora Nubecitas, C.A……………………………….22
2.2.3
Visión……………………………………………………………………………….22
2.2.4 Misión…………………………………………………………23
2.2.5 Valores………………………………………………………..23
2.2.6 Estructura Organizacional de la
Empresa………………………………………………………………………….…24
2.2.7Organigrama……………………………….…………………24
2.3 Bases Teóricas………………………………………………………...26
2.3.1 Teoría General de la Administración……………………26
2.3.2 El Control como fase del proceso Administrativo………27
2.3.3 Tipos de Control……………………………………………..29
2.3.4 El Inventario y Control de Inventario…………………….30
2.3.5 Objetivo del Inventario y Control Interno del
Inventario……………………………………………………………31
2.3.6 Funciones Generales para el Control de Inventario…..35
2.3.7 Procesos de Almacén…………………………………….39
2.3.8 Proceso de Registro y Control de existencias…………40
2.3.9 Proceso de Distribución………………………….……….41
2.3.10 Objetivo del Almacén…………………………………....42
2.3.11 Importancia del Inventario………………………………42
2.3.12 Características del Inventario…………………………..43
2.3.13 Técnicas de Administración de Inventarios.…………….45
2.3.14 Tipos de Inventario………………………………………...46
2.3.15 Métodos para la determinación del Inventario………….47
2.3.16 Estrategias……………………………………………….....49
2.3.17 Gerencia…………………………………………………….49
2.3.18 Estrategias Gerenciales…………………………..…….50
2.3.19 Costos de las Estrategias……………………………….51
2.3.20 Asignación de Recursos para las Estrategias…………52
xi
2.3.21 Factibilidad Técnica……………………………………..53
2.3.22 Factibilidad Operativa…………………………………...53
2.3.23 Factibilidad de Calendario………………………………53
2.3.24 Factibilidad Económica………………………………....54
2.3.25 Elección de la estrategia según Análisis DOFA………54
2.3.26 Aplicación de herramientas de análisis: Matriz DOFA.55
2.3.27 Establecer objetivos a largo plazo……………………..54
2.3.28 Diseñar el plan de acción……………………………….55
2.3.29 Establecer mecanismos de control…………………….56
2.3.30 Evaluar los resultados……………….………………….56
2.4 Bases Jurídicas………………………………………………………..57
2.5 Glosario de Términos.…………………………………………….…..61
2.6 Operacionalización de las Variables………….……………………..64
III MARCO METODOLÓGICO…………………………………………………...65
3.1 Tipo de Investigación……………………………………………..….65
3.2 Diseño de la Investigación………………………………………….66
3.3 Población y Muestra……………………………………………….…68
3.4 Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos……………......70
3.5 Validez de los Instrumentos de Recolección de Datos……….71
3.6 Técnicas de Procesamientos, presentación y análisis datos…..73
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS......................74
4.1 Presentación de los Resultados…………………………………..75
4.2 Análisis e Interpretación de los Resultado Obtenidos………….. .101
V PROPUESTA DE LAS ESTRATEGIAS GERENCIALES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONTROL DE INVENTARIO DE
LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NUBECITAS, C.A………..…….........110
5.1 Análisis DOFA………………………………………………………114
5.2 Estrategias FO, FA, DA, DO………………………………………115
5.3 Propuesta……………………………………………………………..118
5.4 Costos de la Propuesta……………………………………………118
xii
5.5 Cuadro de Costos Totales…………………………………………..122
5.6 Plan de Ejecución de las Estrategias por Etapas-Tiempo…..…123
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………….……………...129
6.1Conclusiones……...…………………………………………………..129
6.2 Recomendaciones…………………………..……………………….132
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………….…………………….134
ANEXOS…………………………………………………………………..……...136
A Falta de Clasificación de libros en Almacén…………………..….137
A-1 Diseño de Formato como respaldo……………………………...139
A-2 Escasez de Maquinarias……………………………………….…141
A-3 Ausencia de Cámaras de Seguridad…………………………..…143
A-4 Infraestructura desfavorable………………………………………..145
A-5 Exhibición de los Libros…………………………………………..147
B Cuestionario……………………………………………………………149
C Instrumento de Validación experto 1………………………………..154
C-1 Instrumento de Validación experto 2……………………………156
C-2 Instrumento de Validación experto 3……………………………158
xiii
LISTA DE CUADROS
Cuadro N° Pág.
1 Organigrama…………………………………………………….……………..24
2 Operacionalización de las Variables………………………………....……..64
3 Muestra…………………………………………..…………………………….69
4 Recepción y Verificación de Mercancía…………………………………….75
5 Almacenamiento Inmediato…………………………………………………..76
6 Mantenimiento del Inventario………………………………………………...77
7 Registro Oportuno de los Movimientos del Inventario…………………….78
8 Soporte Físico de los Movimientos de Inventario………………………….79
9 Verificación de la Existencia………………………………………...……….80
10 Órdenes Sujetas a lo Solicitado……………………………………………..81
11 Despacho de Mercancía……………………………………………………...82
12 Copia de la Orden de Despacho…………………………………………….83
13 Despachos……………………………………………………………………..84
14 Facturas Contra Órdenes de Despacho……………………………………85
15 Informes de Devolución de Mercancía……………………………………...86
16 Notas de Crédito………………………………………………………………87
17 Factor que Genera Devoluciones……………………………………………88
18 Información Actualizada del Inventario de Mercancía…………………….89
19 Rebajas de las Facturas……………………………………………………...90
20 Factor Interno que Dificulta el Cobro………………………………………..91
21 Gestión de Cobranzas………………………………………………………..92
22 Obtención Manejo y Custodia de los Documentos………………………..93
23 Registro de Mercancía………………………………………………………..94
24 Resultados de Conteos Físicos……………………………………………...95
25 Conocimientos de los Controles……………………………………………..96
26 Objetivos de Gestión………………………………………………………….97
xiv
27 Procesos para Aumentar Eficiencia…………………………………………98
28 Información al personal……………………………………………………….99
29 Personal Calificado………………………………………………………….100
30 Interrelación de Departamentos……………………………………………112
31 Matriz DOFA………………………………………………………………….114
32 Costo Primera Estrategia…………………………………………………...119
33 Costo Segunda Estrategia………………………………………………….120
34 Costo Tercera Estrategia……………………………………………………120
35 Costo Cuarta Estrategia…………………………………………………….121
36 Costo Quinta Estrategia…………………………………………………….122
37 Cuadro de Costos Totales………………………………………………….122
38 Información de Ventas de la empresa…………………………………….124
39 Proyección de Ventas, Pérdidas y Devoluciones……………………......125
40 Pérdidas y Devoluciones expresado en Porcentaje……………………..126
xv
LISTADO DE GRÁFICOS
Grafico N° Pág
xvi
26 Adecuación de Procesos……………………………………………..98
27 Información al personal……………………………………………….99
28 Grado de Calificación del Personal………………………………...100
29 Lapso de Tiempo de las Estrategias……………………………….123
30 Proyección de las Ventas 2014-2015………………………………126
31 Proyección de Reducción de Pérdidas…………………………….127
32 Proyección de Reducción de Devoluciones……………………….128
xvii
INTRODUCCIÓN
Es por ello que toda empresa que desee competir en el complejo mundo
industrial o de cualquier índole, debe contar con un buen sistema de manejo
de inventario, que le permita llevar un control eficaz de sus materiales o
productos listos en almacén, garantizándole una producción continua o salida
eficiente de la mercancía evitando retrasos en el cumplimiento de su labor,
así como también, contar con una logística que le permita planificar,
implementar y controlar el eficiente flujo y almacenamiento de materiales o
productos desde su origen hasta su punto de consumo.
1
propio que le permitan que sus procesos logísticos se hagan de manera
eficiente y confiable; algunas de estas actividades son las que permiten el
control, planificación, diseño, suministro, distribución, mantenimiento y
gestión de los sistemas de inventario, ya que éste es de gran vitalidad e
importancia para la reducción de los costos, cualquiera que sea su
naturaleza, y además obtener un alto nivel de competitividad a momento de
dar respuesta a las necesidades y demanda de sus clientes.
2
aplicando como herramienta necesaria la optimización de la gestión del
control de inventario necesario en el campo que permita la satisfacción de la
demanda.
3
Capitulo II relacionado con el marco referencial, en el que se manejaron
los antecedentes de la investigación, referido a la consulta de trabajos de
grado relacionados con la investigación en curso; se definen las bases
teóricas que se consideran de referencia obligatoria para poder llevar a cabo
el estudio y el proceso de análisis de cada indicador perteneciente a las
distintas variables, y por último se desarrolló la definición de las variables,
donde se podrá construir el cuadro de operacionalización de las variables.
4
información derivada de la investigación de campo, que la investigadora
consideró necesaria y pertinente.
CAPÍTULO I
MARCO PROBLEMÁTICO
5
actividades militares durante la segunda guerra mundial, transcurriendo
algunos años antes que se aplicara al mundo empresarial.
6
de nuevos planteamientos, que ahora constituyen una herramienta
fundamental para mejorar la gestión empresarial.
7
En otras palabras, tomando la administración como la gestión o la
realización eficiente de los procesos en el control interno del inventario de
mercancía en una empresa, será de importante carácter, ya que estos
procesos son los que orientaran y guiarán a la organización en el desarrollo
conjunto de toda una serie de acciones que facilitan el logro de los objetivos
propuestos y en el tiempo que se hayan estipulado.
También puede interpretarse, que en toda empresa, el control interno del
inventario de mercancía debe estudiarse, proveerse y planificarse con
anticipación, estableciendo lo que contablemente se quiere lograr al aplicar,
esta normativa que regirá los procesos que se lleven a cabo en el almacén.
Aplicando todo esto brevemente explicado de forma estratégica, facilitará el
logro de cada uno de los objetivos y las metas de la organización, ya que de
una u otra forma el inventario será base para algunas áreas de la empresa,
mientras que ira de la mano con algunas otras.
8
Dadas las realidades económicas actuales, resulta oportuno el
compromiso de las empresas venezolanas, donde muchas deben
constantemente tratar de ajustar sus procesos contables y administrativos a
nivel de planificación y ejecución, ya que no están en consonancia con los
principios que rigen a dichos entes, lo que por ende, genera un caos total en
todo el ámbito organizacional. Y el déficit o descontrol en el control interno
del inventario de mercancía, no es favorable afectando múltiples áreas
internas y en algunos casos hasta la calidad del servicio prestado al cliente.
9
entrenamiento adecuado y preciso para cada uno de los procesos que
se aplican en el sistema logístico de la mercancía, generando
desconocimiento del inventario real, es decir, una no relación entre la
data (sistema) y el físico existente. Problemática cotejada en
conversaciones abiertas con los trabajadores de almacén.
10
existencia ineficiente de maquinarias de cargas, lo que incide en la
gestión del proceso logístico en temporadas altas. (Ver Anexo A-2).
11
La autora para responder a todas estas problemáticas existentes dentro
de la empresa se hace la siguiente pregunta:
12
Esta investigación permitirá a la autora poner en práctica los
conocimientos teóricos y prácticos adquiridos durante los estudios
universitarios en la Universidad Nueva Esparta y podrá ser considerado
material de apoyo y consulta a los estudiantes.
13
La problemática planteada está ubicada en el Municipio Baruta, final
Urbanización Guaicay, calle la Pedrera, Edf. Eneva, piso 1, Distrito Capital.
Donde se involucran los Departamentos de RR.HH, Administración y
Finanzas, Logística y Comercialización, Mercadeo y Promoción.
1.6 Limitaciones
14
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
15
Para la técnica de instrumentos de recolección de datos, aplicaron la
observación directa y la encuesta. De acuerdo con el trabajo de investigación
concluye que se requiere un modelo de control de inventario bajo el enfoque
del control interno, el cual permite, mejorar y optimizar el manejo de las
entradas y salidas de los materiales del almacén, permitiendo así de esta
manera analizar las fallas y poder corregirlas así como también se pudieron
detectar las debilidades de la mayoría de los procedimientos de almacenaje,
debido a que los controles y aplicación no se cumplen.
Por lo tanto este trabajo de grado tiene mucho relación con la presente
investigación ya que es un tema que se adapta a la problemática planteada
en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A, solo se diferencia en que en
Unispace Equipos S.A si existe un sistema de control interno que presenta
fallas en los procedimientos, mientras que en la empresa objeto de
investigación, presenta problemas en los procesos de almacenaje por no
tener un control interno.
16
problemas de los procesos llevados a cabo en el centro de distribución.
Debido al tipo de trabajo, la metodología utilizada se inclina a ser de tipo
proyectiva, con un diseño de investigación no experimental. Debido a que la
investigación se basa en procesos, se determina que la población fue todo el
centro de distribución Plumrose Caracas, no siendo necesario tomar ningún
tipo de muestra. La técnica principal fue el levantamiento de información
mediante observación directa guiándose por las políticas de la empresa y
como instrumentos las entrevistas no estructuradas y diversas herramientas
tales como Flujo gramas de despliegues, mapas de Procesos, Diagramas
Ishikawa y de Pareto.
17
permite conocer información sobre los procesos de logística para evaluarlos,
mejorarlos y luego proceder al levantamiento del control interno.
18
sistema de control, obligándolos a buscar mejoras o de lo contrario podrían
disminuir sus expectativas de permanencia en el mercado.
19
la mercancía ofrecida al público, así como también la ausencia de vigilancia
por parte de alguna empresa privada.
Luego de la elaboración de este trabajo de grado, se consideró
desarrollar a la empresa planes de contingencia ante esta problemática.
20
Entre los años 1990 y 1991 se incorpora a Lithomundo S.A., como
proveedor para imprimir los textos, y se producen nuevos textos ampliando
los títulos del fondo editorial, en esta oportunidad para el área de educación
inicial. En el año 1993 se cambia el nombre a EDITORIAL BASICA 1 C.A.
21
Logrando promocionar y distribuir sus productos en todos los estados del
país. Actualmente la empresa cuenta con un personal mayor a 100
promotores, y 45 colaboradores en las áreas de gerencia, diseño,
administración y almacén en todo el territorio nacional.
2.2.3 Visión
22
2.2.4 Misión
Luchando por ser la mejor editorial del país, con personal capacitado
que se siente orgulloso y feliz de pertenecer a esta empresa; valoramos el
trabajo de cada uno de los colaboradores y promovemos con nuestras
publicaciones el respeto a la diversidad, étnica, cultura y la equidad de
género en la sociedad.
2.2.5 Valores
23
Competitividad: Orientados a trabajar fuertemente compitiendo con
nuestros similares para conseguir un fin.
24
A.A
J.D
S.PR
25
La estructura organizativa está distribuida en tres (3) categorías de
niveles jerárquicos:
26
en la organización, para alcanzar los objetivos establecidos utilizando
recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de
herramientas y técnicas sistematizadas.
27
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito
alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a
través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el
sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
28
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para
determinar posibles desviaciones de los resultados.
29
retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control
puede afectar el proceso de planeación.
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien
las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las
actividades por adelantado.
30
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento
en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir,
se lleva a cabo después de la acción.
31
2.3.5 Objetivo del Inventario y Control Interno de Inventario
Determinar cuáles son los productos que más se utilizan y cuáles los
que menos se utilizan, entre otros.
32
Sin embargo Fernández (2003), señala que el Control Interno:
33
para la toma de decisiones, además permite estabilidad, objetividad y
verificabilidad.
34
Para medir el control interno y determinar su efectividad es necesario que
cuente con 5 elementos:
35
Cada uno de los departamentos ejerce cierto grado de control sobre los
productos, pero el departamento de contabilidad para la determinación de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención,
recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
Planeamiento
Compra u Obtención
Recepción
36
Debe ser responsable de lo siguiente:
Almacenaje
37
Producción
Embarques
Almacén
38
anglosajona se conoce como “warehouse”. Sin embargo de
acuerdo al enfoque que pretendo dar en esta publicación, me
refiero básicamente a almacenes que tienen como misión albergar
y distribuir materiales y/o productos objeto de fabricación o
comercialización”. (p.19.).
Corredores y Pasadizos.
Zona de almacenaje.
Locación de contingencia.
39
los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración
del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que
se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la
cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son
esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
Son todas aquellas funciones que se realizan dentro del depósito y que
son determinantes en la comercialización, consiste básicamente en labores
tales como recepción de la mercancía, la rotación del inventario según lo
establecido cumpliendo con el tiempo estimado, almacenaje de mercancía
generando el “stock”, y la preparación de los pedidos para el despacho de la
mercancía.
40
Verificación y Control de Calidad: Es la revisión de las cantidades, y el
estado en que se encuentra los bienes que se están recibiendo. Todo
esto comparado de acuerdo a lo que fue solicitado.
41
Registros de entrada de mercancía (Compras).
Registros de Salida de mercancía (Ventas)
Devoluciones de mercancía enviada.
42
Del anterior concepto de almacén, y la explicación de las funciones que
este realiza, se deduce que el objetivo general de la gestión de almacenes
consiste En mantener en orden el control de los artículos, y tener un buen
empleo del almacén, para que nunca permita que su existencia se agote por
completo, antes de solicitar nuevos materiales. Y garantizar el suministro
continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos
para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.
43
organización que involucra la inversión de recursos financieros, se plantea
como objetivos básicos, un alto nivel de servicio al mínimo costo posible. Es
posible que la administración pueda disminuir costos, a través de la
obtención de recursos a precios favorables, pero un pobre manejo del
inventario puede neutralizar esas ganancias. La minimización del costo total
del inventario, lo cual es diferente de reducir el inventario, puede lograrse a
través de la toma racional de decisiones, fundamentadas en un control
interno de inventario acorde con la realidad de la organización.
Materia Prima
Productos en proceso
Productos terminados
Suministros, repuestos
44
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con
quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos
precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia
prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de
los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración
ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas
o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en
forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
Permanente variabilidad.
Riesgos de obsolencia, daños, robos y pérdidas.
Requerimiento de recursos humanos, materiales y tecnológicos.
Requerimiento de liquidez.
El sistema ABC.
El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.
El sistema ABC:
45
El método ABC de control de inventario, tiene como meta, la clasificación
de los materiales según su esfuerzo administrativo dentro del inventario,
basándose en el producto resultante de la relación del promedio de consumo
y precio unitario de cada artículo para un período determinado, lo cual se
denomina valor de consumo.
Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las
empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y
financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de
inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2)
un método gráfico, 3) un método analítico.
46
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía
ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta
parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
Inventario de Mercancías:
47
manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano
de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos,
pero que todavía no han recibido procesamiento.
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no
pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.).
48
compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las
transacciones o movimientos.
49
El método se recomienda por su sencillez y por lo general da resultados
satisfactorios particularmente en almacenes pequeños en los que se marcan
las mercancías bajo la vigilancia personal del propietario.
2.3.16 Estrategias
Para llevar a cabo una estrategia dentro de una empresa se debe llevar
a cabo un conjunto de acciones planificadas anticipadamente para alinear los
recursos y potencialidades de la organización, para el logro de sus metas y
objetivos de expansión y crecimiento.
Ahora con respecto a la investigación, la mejor estrategia en relación al
inventario es aquella que entiende y considera las características de la
demanda de los productos y su complejidad.
2.3.17 Gerencia
50
créditos a largo plazo para la empresa”. Aquí se trata de las
situaciones que requieren la selección de determinados bienes (o
una combinación de activos), la selección del problema específico
y el crecimiento de una empresa. En este caso, el análisis tiene
que ver las entradas y salidas de fondos y su efecto en los
objetivos de la gerencia financiera. Por lo tanto, el análisis se limita
a establecer dos principales aspectos de la gerencia financiera
como la adquisición de fondos y un uso eficaz de los fondos para
alcanzar los objetivos del negocio. Según Omar, F. (2011).
51
3. Determinar cómo llegar hasta allí: es decir, el plan estratégico-
la serie de decisiones que se deben tomar. De nada sirve
contar con una fabulosa estrategia si ésta no se lleva a cabo.
Implementar el plan implica una serie de pasos, a continuación:
52
En este nivel, se puede inferir que los problemas económicos-
financieros de las organizaciones, debido a que la gestión se convierte en
varios costos añadidos en particular a la fase comercial, tiene que ver
directamente con la actividad relacionada con la asignación de recursos para
la implementación de nuevas estrategias bajo el enfoque de la administración
estratégica, lo que permite que estos recursos sean estipulados de acuerdo
con las prioridades que establezcan en los objetivos anuales de la
organización.
53
2.3.21 Factibilidad Técnica
54
manera que se complete en un tiempo determinado. (Stair y Reynolds,
2000).
Esta factibilidad consiste en dar respuesta a que la solución pueda
llevarse a cabo, desarrollarse e implementarse en un plazo de tiempo
aceptable, es decir, en este caso llevar a cabo las estrategias gerenciales
en un tiempo razonable para recuperar su inversión y disminuir los
problemas asociados al inventario.
55
“La matriz DOFA (matriz de fortalezas-oportunidades-debilidades-
amenazas) es una herramienta de análisis estratégico
ampliamente utilizada. En ella se vierte el resultado del análisis de
las variables de los factores externos e internos, con lo cual se
puede dar el último paso de evaluación de la empresa con miras a
lograr la implementación de la administración estratégica,
conformando un cuadro de la situación actual de la empresa,
permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso y en
función de ello facilita la toma de decisiones acordes con los
objetivos”. (David, 2008).
56
esta sección del plan completo sea distribuida entre los empleados que
estén directamente involucrados en las acciones, bien porque sean
implementadores de la acción o porque intervengan en el proceso
productivo de materiales para la acción. En definitiva, el plan de acción
según Kotler y Lee (2007):
57
“Podrían usarse porcentajes de desempeño alcanzado sobre ls
metas, ya que, finalmente, lo importante para la evaluación del
resultado de las estrategias en los servicios, será el continuo
aprendizaje sobre qué satisface al cliente y qué no le satisface,
trabajando por innovar, mejorar, lanzar nuevos productos o
servicios u ofrecerle valor con servicios adicionales”.
58
“La Contraloría General de la Republica es el órgano de control,
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos bienes públicos y
bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los
mismos. Goza de autonomía funcional, administrativa y
organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección
de los órganos y entidades sujetas a su control”.
LOPCYMAT
59
“Establecer las instituciones, normas y lineamientos de las
políticas, y los órganos y entes que permitan garantizar a los
trabajadores y trabajadoras, condiciones de seguridad, salud y
bienestar en un ambiente de trabajo adecuado y propicio para el
ejercicio pleno de sus facultades físicas y mentales, mediante la
promoción del trabajo seguro y saludable, la prevención de los
accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales, la
reparación integral del daño sufrido y la promoción e incentivo al
desarrollo de programas para la recreación, utilización del tiempo
libre, descanso y turismo social”.
60
El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante de llevar
libros de contabilidad (diario, mayor, inventario), así como los auxiliares que
estime necesario para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas
las operaciones financieras que realice. El artículo 34 del mismo código,
señala que todo comerciante al finalizar su ejercicio económico deberá
elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones., así
como el estado de ganancias y pérdidas donde se muestren los beneficios
obtenidos de sus actividades.
61
mercancías estén sometidas, así como la supervisión de bienes
inmuebles cuando razones de interés y control fiscal lo justifiquen”.
2.5 Glosario de Términos
Déficit: Cantidad que falta, para que los ingresos se equilibren con los
gastos.
62
Gerencia: es un cargo que ocupa el director de una empresa el cual
tiene dentro de sus múltiples funciones representarla frente a terceros y
coordinar todos sus recursos.
Gestión: Realización de un Trámite, diligencia o paso. Acción de
Administrar.
63
Procesos: Conjunto de fases de un fenómeno en evolución.
64
2.6 Operacionalización de las Variables (Cuadro N°2)
Objetivos
Variables Definición Nominal Dimensión Indicadores Fuente Instrumentos
Específicos
Infraestructura
-Almacén
Equipos
Analizar las
necesidades Contable. Cuestionario
Necesidades Es la sumatoria de Sistemas
existentes
existentes. requerimientos que Datos
dentro del área conforman los Administrativa. (Software) Observación
Primarios
de control de procesos org. y adm. Directa
Control de
inventario de la de la empresa para Legal. RRHH
Inventario.
empresa. llevar a cabo un
control adecuado del Facturación
inventario, sujetos a -Libro de Compras
un estudio analítico -Libro de Venta
con el propósito de
establecer de manera Compra
integral los vacíos -Proveedores
existentes.
Ventas
-Clientes
Cobranza
Es el conjunto de
Tipo de estrategias
acciones presentadas
Formular las
como soluciones Objetivos
estrategias
aplicadas en el ámbito
gerenciales
gerencial, que se Asignación de
para optimizar Estrategias Tipos de
derivan de los recursos
la gestión del Gerenciales. estrategias Datos Matriz de
objetivos y metas que económicos
control de Gestión de organizacional Racabados. Análisis.
maneja la empresa
inventario en la Inventario. o gerencial. Planes de acción
Dist. Nubecitas, C.A.
empresa
con el fin de optimizar
Distribuidora
la gestión del control Actividades de
Nubecitas, C.A.
de inventario que Conrol
maneja actualmente.
Establecer los Es la inversión Según el tipo de
beneficios financiera necesaria a estrategias.
esperados y los ser erogada por la Datos
Costos. Análisis
costos empresa Distribuidora Recabados. Matriz de
Beneficios económico
asociados de Nubecitas, C.A. a Costos fijos Análisis.
esperados. financiero
las estrategias propósito de colocar
gerenciales a en práctica las
Costos Variables
aplicar para estrategias
65
optimizar la gerenciales para la
gestión del optimización de la Indicadores de
control de gestión del control de Gestión
inventario. inventario de la
empresa, derivado de
Costos
éste la combinación
del binomio
relacionado con dicha
inversión y el impacto
cualitativo- cuantitativo Ingresos
a ser alcanzado una
vez ejecutadas.
Fuente: Barrera (2014).
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
66
El tipo de investigación, es un esfuerzo que se emprende para resolver
un problema, claro está, un problema de conocimiento, en palabras de Veliz
(2010), se refiere a:
67
“La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un
hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de
investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la
profundidad de los conocimientos se refiere”. (Pág. 24)
68
manipular o controlar variables alguna”. (P. 94). Por lo tanto, la presente
investigación es de campo, ya que los datos necesarios para llevar el
desarrollo del trabajo, se han obtenidos directamente del sitio donde se
realiza la investigación, en la empresa Distribuidora Nubecitas, C.A.
Población:
69
Muestra:
Cargo Cantidad
Coordinador de Logística 1
Jefe de Almacén 1
70
Ayudantes de Almacén 5
Asistente de Facturación 1
Asistente de Cobranzas 1
Analista Contable 1
Analista de Mercadeo 1
Total Muestra 11
71
Y para proporcionar mayor confiabilidad se utilizará como instrumento de
recolección de datos, el cuestionario. Según Juan Castañeda Jiménez (2005)
señala:
Toda esta muestra fue tomada, ya que, esta parte del personal se
considera clave e indicada para dar las respuestas correctas y concretas,
para realizar el análisis de la problemática en cuestión para aplicar las
estrategias gerenciales.
72
Validez de Instrumento:
De contenido.
De criterio.
De constructo
73
resultados de la investigación con el criterio, mayor será la validez del
instrumento.
74
CAPÌTULO IV
75
palabra escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de
tales hechos. La presentación gráfica; permiten representar los
fenómenos estudiados a través de figuras, que pueden ser
interpretadas y comparadas fácilmente entre sí. (p. 167).
Cuadro Nro. 4
Recepción y Verificación de Mercancía
Si 7 100%
No 0 0%
Totales 7 100%
Gráfico Nro. 1
76
Recepción y Verificación de Mercancía
0%
SI
NO
100%
Cuadro Nro. 5
Almacenamiento Inmediato.
Si 2 29%
No 5 71%
Totales 7 100%
Gráfico Nro. 2
77
Almacenamiento Inmediato
29%
Si
71% NO
Cuadro Nro. 6
Mantenimiento del Inventario
Frecuencia Frecuencia
Alternativa. Porcentaje. Frecuencia. Porcentaje.
Absoluta. Absoluta.
78
Mantenimiento del Inventario.
29%
SI
71%
NO RESPONDIERON
Cuadro Nro. 7
Si 4 57%
No 3 43%
Totales 7 100%
79
Gráfico Nro. 5
Registro Oportuno de Movimientos del Inventario.
43%
SI
57%
NO
Cuadro Nro. 8
Si 6 86%
No 1 14%
80
Totales 7 100%
Gráfico Nro. 6
Soportes Físicos de los Movimientos del Inventario.
14%
SI
86% NO
Cuadro Nro. 9
Verificación de la Existencia
Porcentaje
Frecuencia Frecuencia de
Alternativa. Absoluta. Porcentaje. Frecuencia Absoluta Frecuencia
Si 2 29% 8 Días 2 29%
No
No 5 71% respondieron 5 71%
Totales 7 100% 7 100%
81
Fuente: Cuestionario Aplicado a 7 empleados del almacen (2014)
Gráfico Nro. 7
Conteos del Inventario de Mercancía.
29%
SI
71% NO
Gráfico Nro. 8
Frecuencia de Conteos del Inventario de Mercancía.
29% 8 Dias.
71% No Respondieron.
Cuadro Nro. 10
Si 7 100%
No 0 0%
82
Totales 7 100%
Gráfico Nro. 9
SI
100% NO
Cuadro Nro. 11
Despacho de Mercancía.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 1 14%
No 6 86%
83
Totales 7 100%
Gráfico Nro. 10
14%
SI
86% NO
Cuadro Nro. 12
Copia de la Orden de Despacho
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 3 43%
84
No 4 57%
Totales 7 100%
Gráfico Nro. 11
Envio de Ordenes de Despacho.
43%
SI
57%
NO
Ítems Nro. 10 ¿Cree Ud. que pueden efectuarse despachos sin ser
facturados?
Cuadro N°. 13
Despachos
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
85
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 12
Despachos
0%
SI
100% NO
Cuadro Nro. 14
Facturas Contra Órdenes de Despacho.
86
Frecuencia
Alternativa. Absoluta. Porcentaje.
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 13
Comparación de Ordenes de Despacho.
0%
SI
NO
100%
Cuadro Nro. 15
Informes de Devolución de Mercancía.
87
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 1 100%
No 0 0%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 14
Informes de Devolución de Mercancía.
0%
SI
NO
100%
Cuadro Nro. 16
Notas de Crédito.
88
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 15
0%
SI
100% NO
Cuadro Nro. 17
89
Factor que Genera Devoluciones.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
A 1 100%
B 0 0%
C 0 0%
D 0 0%
Totales. 1 100%
Gráfico Nro. 16
Factor Más Constante que Genera Devoluciones.
0%
A
0% 0% B
C
D
100%
90
Cuadro Nro. 18
Información Actualizada del Inventario de
Mercancía.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 17
0%
SI
100% NO
91
Cuadro Nro. 19
Rebajas de las Facturas.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 18
Respaldo de las Rebajas de las Facturas.
0%
SI
NO
100%
Cuadro Nro. 20
92
Factor Interno que Dificulta el Cobro.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
A 1 100%
B 0 0%
C 0 0%
Totales. 1 100%
Gráfico Nro. 19
Factor que Dificulta el Cobro Oportuno de las Facturas.
0% 0%
A
B
100%
C
Cuadro Nro. 21
93
Gestión de Cobranzas.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 20
Gestión de Cobranzas.
0%
SI
NO
100%
94
Cuadro Nro. 22
Obtención Manejo y Custodia de los Documentos
Si 0 0%
No Respondió. 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 21
Obtención manejo y custodia de los documentos
0%
SI
NO RESPONDIÓ
100%
Cuadro Nro. 23
95
Registro de Mercancía.
Si 0 0%
No 1 100%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 22
0%
SI NO
100%
96
Cuadro Nro. 24
Resultados de Conteos Físicos.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 1 100%
No 0 0%
Totales 1 100%
Gráfico Nro. 23
Regisros Según Resultados de Conteos Físicos.
0%
SI
NO
100%
Fuente: Barrera (2014).
Se obtuvo que si, al final de cada cierre anual, se realizan conteos físicos
del inventario para comparar contra contabilidad, para así determinar
diferencias y contabilizarlas. Esto puede ser un factor positivo a la hora de
tener información actualizada, pero no quiere decir que sea fidedigna lo que
se pudieran aplicar sistemas de inventario mejores y automatizados para el
proceso de control de inventario.
Ítems Nro. 22 ¿Tiene Ud. conocimiento de los controles que regulan los
procesos que se llevan a cabo en la empresa?
97
Cuadro Nro. 25
Conocimientos de los Controles.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 3 100%
No 0 0%
Totales 3 100%
Gráfico Nro. 24
Controles que Regulan los Procesos.
0%
SI
100% NO
98
Cuadro Nro. 26
Objetivos de Gestión.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 3 100%
No 0 0%
Totales 3 100%
Gráfico Nro. 25
Procesos y Procedimientos.
0%
SI
100% NO
99
Cuadro Nro. 27
Procesos para Aumentar Eficiencia.
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 0 0%
No 3 100%
Totales 3 100%
Gráfico Nro. 26
Adecuación de Procesos.
0%
SI
NO
100%
100
Cuadro Nro. 25
Información al personal
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 1 33%
No 2 67%
Totales 3 100%
Gráfico Nro. 27
Información al Personal.
33%
67% SI
NO
101
Cuadro Nro. 29
Personal Calificado
Alternativa. Frecuencia Absoluta. Porcentaje.
Si 1 33%
No 2 67%
Totales 3 100%
Gráfico Nro. 28
Grado de Calificación del Personal.
33%
67% SI
NO
102
De acuerdo a los datos obtenidos según los cuestionarios aplicados y la
observación directa como ex trabajadora en dicha empresa, y de acuerdo a
conversaciones directas y espontáneas con los trabajadores involucrados
directamente en el proceso de la gestión del control de inventario, se
presenta a continuación la interpretación de los resultados, en función a los
objetivos de la investigación.
103
mercancía, por consecuencia, se cuestiona el control que se le pueda aplicar
a los Activos de la empresa dentro del almacén.
104
donde el movimiento de actividades implicadas dentro del proceso de la
gestión del inventario son más fuertes y exige un mayor esfuerzo de recursos
humanos con respecto a los trabajadores y pues no cuentan con el personal
requerido conllevando atrasos en el despacho, verificación y mantenimiento
de las mercancías. La carencia de áreas delimitadas de acuerdo a la
clasificación del tipo de libro y la falta de registros automatizados no permiten
la utilización inmediata de un personal contratado para las épocas de mayor
venta, como los períodos escolares, porque no cuentan con el conocimiento
de ubicación de la mercancía.
105
directamente al sistema de inventario ahorrando tiempo y formatos manuales
que evidentemente retrasan el proceso de la gestión del mismo y a su vez el
proceso de facturación y eficiencia para cumplir con las exigencias del
cliente.
106
ocasionado un alto margen de error para medir el cumplimiento de los
pedidos solicitados al centro de distribución. Asimismo, en cuanto al
siguiente objetivo específico planteado en la investigación, se tomó en
cuenta al departamento de facturación, cobranzas y contabilidad. Esto para
la evaluación del grado de cumplimiento de los procedimientos establecidos
en el control interno del inventario de mercancía dentro de la empresa y así
establecer las respectivas estrategias gerenciales.
107
En las temporadas altas, que corresponde a los meses, entre finales de
Julio y mediados de Noviembre, existe un alto índice de generación de notas
de crédito generalmente a causa de devoluciones de mercancía, las cuales
suelen ser por errores en el envío de mercancía solicitada, lo que evidencia
errores o distracciones por parte de los empleados del almacén encargados
de armar los pedidos con una adecuada organización en cuanto a su
preparación. En este caso, puede imputársele al desorden de la mercancía,
al no encontrarse en lugares correspondientes y adecuados, no haciendo
caso a un eficiente sistema de organización dentro del almacén, utilizando de
forma incorrecta el espacio físico determinado, condiciones acordes al
manejo de inventario, maquinarias suficientes, controles de seguridad,
personal calificado, sistemas automatizados, entre otros como se ha venido
mencionando anteriormente. Esto aun cuando está establecido dentro del
control interno del inventario de mercancía como proceso, que una vez
recibida la mercancía debe ubicarse de manera inmediata en espacios
específicos pre delimitado.
108
mercancía las cuales no son verificadas, sustentadas y reorganizadas,
dificulta poder saber a ciencia cierta la exactitud de la existencia de la
mercancía que se encuentra disponible, evidentemente es inaudito para la
facturación decir que el inventario de mercancía se encuentra actualizado.
Tomando en cuenta que los conteos de inventario son manuales y no con un
sistema automatizado con la ayuda de un lente óptico que sea más eficaz y
sustentable a la hora de mantener constantemente un inventario vigente y
confiable.
109
la fecha de recepción y validación de mercancías por el cliente o la fecha de
recepción de la factura, por lo que el retraso en el envío de la mercancía no
favorece la gestión de cobranzas.
110
Finalmente de acuerdo a los factores que inciden en el control interno de
inventario, se analizó el ambiente de control. Sobre lo relacionado al capital
humano de la empresa, si se encuentran en conocimiento sobre los controles
que regulan los procesos que se realizan dentro de la entidad, favoreciendo
a este componente humano, ya que asumirá un papel protagónico en el
propósito de lograr que la empresa marche a la perfección en todos sus
aspectos, sumado a que estos procesos se encuentran orientados al logro
de los objetivos que persigue la empresa.
111
totalidad con un equipo de trabajo que reúna todos los requisitos que van en
pro con los objetivos de la entidad.
CAPÍTULO V
112
En la práctica el control del inventario abarca diversos aspectos,
incluidos la gestión del inventario mencionada anteriormente, el registro de
cantidades como ubicación de artículos, pero también la optimización del
suministro.
Por ello, este estudio de investigación se enfocará en aplicar
estrategias gerenciales para optimizar el inventario, en la que el objetivo
principal es maximizar el resultado financiero del inventario para la compañía.
113
limitaciones o restricciones para una mayor productividad en los procesos
obteniendo una data confiable y actual de la gestión del control de inventario.
INVENTARIO
FACTURACIÓN
CONTABILIDAD
Fuente: Barrera (2014).
114
inventario y la salida de los mismos, obteniendo mayores espacios de
desarrollo de actividades.
115
periódicamente nuevo personal especializado en dicho mantenimiento de
maquinarias, obteniendo así un amplio tiempo de vida útil de las máquinas.
116
9. Falta de personal de mantenimiento
9. Inclusión de personal especializado para
para las maquinarias existentes y rotación
el mantenimiento de las maquinarias
del inventario.
FORTALEZAS AMENAZAS
1. Gerencia y Analistas aseguran niveles 1. Incremento de solicitudes rechazadas en
óptimos de inventario. otorgamiento de divisas.
2. El sistema de Profit Plus permite
mejoras y/o modificaciones dentro de los 2. Retrasos en el otorgamiento de divisas
módulos e interrelaciones entre por parte del Gobierno.
Departamentos.
3. Constantes cambios en las leyes y
3. Informes actualizados para el proceso
reglamentos de la Educación Básica por
de inventario.
parte del Gobierno.
4. Clasificación adecuada del inventario
4. El Gobierno Nacional como proveedor de
por consumo en relación con entrada y
libros actualmente.
salida
5. Conocimiento de ubicación de los libros 5. Extravíos o mezclas de mercancía por no
por parte de personal de años. clasificarlos correctamente.
6. Retrasos del proceso de despacho y
6. Personal capacitado y calificado para el
quejas de clientes por la escasez de
manejo del inventario.
personal en temporadas.
7. Alquiler de maquinarias en épocas 7. Lentitud para el proceso de gestión de
altas. inventario y poca productividad.
117
- La Estrategia FO: Se basa en el contraponer las fortalezas internas de la
organización vs las oportunidades externas, con el propósito de
aprovecharlas a su máxima expresión. Este tipo de estrategia es la más
recomendada ya que se aprovechan las fortalezas internas de la
organización a través de la utilización de las capacidades positivas propias,
para ofrecimiento de una mejor calidad de servicio.
- La Estrategia FA: Busca minimizar el impacto de las amenazas del
entorno, valiéndose de las fortalezas internas; lo cual no implica que siempre
se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma directa, a veces
puede resultar contraproducente para la organización.
Estrategia DO:
118
lo que conlleva a que la empresa deba acometer una adaptación y
automatización de un nuevo diseño de proceso de inventario entre
Departamentos que genere una óptima relación entre éstos generando
información confiable y actualizada.
Estrategia FO:
Estrategia DO:
Estrategia DO:
119
de ésta, dicha situación se mejoraría con la compra y aplicación de un
sistema de circuito cerrado de tv para un mayor control de las actividades
que se realizan en el almacén y monitoreo de todos los procesos existentes
dentro de éste.
Estrategia DO:
5.3 Propuesta
120
-Adaptar, rediseñar y automatizar un nuevo diseño de proceso de inventario
dentro del sistema administrativo de Profit Plus, para obtener la debida
interrelación entre los Departamentos involucrados y relacionados en el
proceso de gestión de inventario, generando una óptima comunicación entre
éstos, brindando información confiable y actualizada. Dentro de esta
propuesta el factor a considerar es un ingeniero en sistema capacitado para
la instalación del nuevo diseño del proceso de inventario dentro del sistema,
ya que dicho diseño sería parte de la solución del problema planteado.
Es decir, se interrelacionarían todos los Departamentos entre sí sin
ningún tipo de restricciones ni limitaciones, evitando data incompleta; se
mantendrían actualizadas las datas de cada uno de los Departamentos y a
su vez existe una interrelación entre ellos ofreciendo eficacia a la hora de
solicitar algún tipo de información fehaciente, teniendo la flexibilidad de hacer
los reajustes necesarios responsabilizando las actividades correspondientes
a cada uno de los Departamentos, aportando mayor agilidad de los procesos
relacionados al control de inventario.
Adaptar, rediseñar y
460 Bs.F por
automatizar el proceso de Ingeniero en
1 hora (60 27.600,00
inventario dentro del sistema Sistema
horas)
administrativo de Profit Plus.
121
ventas de mercancía logrando una mejor distribución de los libros y la
rotación de inventario, un factor a considerar es que el personal de almacén
consta con las capacidades y conocimientos para el manejo de dicha
maquinaria.
122
Cuadro N° 34 Costo Tercera Estrategia
Factores a TOTAL
Estrategias Cantidades Sub-Total Bs.F
Considerar Bs.F
Comprar y aplicar un Kit de 8 cámaras 2 27.280,00
sistema de circuito cerrado
de tv (cámaras de 450,00 por 61.760,00
Especialista en
seguridad) dentro del 1 punto (16
instalación
almacén. puntos)
Fuente: Barrera (2014).
123
para la carga de la data al sistema pudiéndose hacer a través de un código
de barras.
Factores a
Estrategias Cantidades Sub-Total Bs.F TOTAL Bs.F
Considerar
Adaptar, rediseñar y
automatizar el proceso
Ingeniero en 460 Bs.F por
de inventario dentro del 1 27.600,00
Sistema hora (60 horas)
sistema administrativo
de Profit Plus.
Compra y adquisición
de un nuevo
Personal ya
montacargas manual 1 25.000,00 25.000,00
capacitado
de tras paletas de 3000
kg
Comprar y aplicar un Kit de 8
2 27.280,00
sistema de circuito cámaras
cerrado de tv (cámaras 450,00 por 61.760,00
Especialista en
de seguridad) dentro 1 punto (16
instalación
del almacén. puntos)
124
inventario.
5 cajas (200
Etiquetas de
hojas, 80
códigos de 2.860,00
Comprar e integrar un etiquetas
barra
sistema automatizado por hoja)
29.300,00
(herramientas para el Pistola lectora
proceso de inventario) óptica para
5 3.000,00
códigos de
barra
TOTAL= 152.660,00
Fuente: Barrera (2014)
125
03/11/14 21/11/14 Adaptación sistema de Inventario 15 Días
2012 2013
Ventas 84.748.565,00 124.580.390,00
126
recursos y herramientas tecnológicas para el procesos de la gestión del
control de inventario; escasez de maquinarias acordes a la organización y
distribución del inventario. Dichas fallas por devoluciones tienen un costo
oculto en cuanto a pago de flete, horas del personal que baja y sube del
camión y seguridad de los libros estos factores no tienen índices de costos;
en cuanto a las fallas se acarrearán aplicando estrategias particulares a las
mismas, con un costo total de Bs.90.900,00. Si lo comparamos con el monto
de las devoluciones en el cuadro anterior podemos observar que se justifica
con creces la aplicación de ya que en el año 2012 hubo un monto por
concepto de devoluciones de Bs. 669.952,00 y en el año 2013 de Bs.
984.185,00.
Para solucionar el tema de extravíos de mercancía en el depósito se
aplicaría un sistema de circuito cerrado de cámaras de seguridad dentro del
almacén que tiene un costo total de Bs.61.760,00 si lo comparamos con el
monto de los extravíos de mercancía se evidencia que es de gran beneficio
su aplicación para reducir dichos montos, así tenemos que para el año 2102
las perdidas por extravío de mercancía alcanzaron a Bs.33.900 y para el año
2013 Bs.49.832, esto nos muestra que están vienen ascendiendo y un
sistema como el propuesto ayudaría a disminuir sustancialmente este tipo de
perdidas
127
Cuadro N°39 Proyección de Ventas, Pérdidas y Devoluciones
DISTRIBUIDORA NUBECITAS,C.A
Expresado en Bs Corriente
128
mantenerse constantes, mientras que las devoluciones han sufrido una
pequeña disminución con respecto a las ventas.
DISTRIBUIDORA NUBECITAS,C.A
Expresado en %
129
Fuente: Barrera (2014).
En un segundo escenario en relación a las devoluciones de libros, en el
año 2014 se refleja una disminución del 10% y en el año 2015 de un 60% en
relación a las ventas, con la aplicación y adaptación de un sistema de
inventario donde se interrelacionen los Departamentos involucrados al
inventario, la aplicación de clasificadores de libros, adquisición de la pistola
lectora y etiquetas de códigos de barra para el producto, considerando las
principales estrategias gerenciales a llevar a cabo para obtener óptimos
resultados con respecto a disminuir las problemáticas y obtener más
ganancias. Se mantienen los porcentajes de disminución tanto para las
pérdidas por extravío como para las devoluciones en los años 2014-2015.
130
Fuente: Barrera (2014)
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
131
custodia y monitoreo del inventario de mercancía, se incrementa la
probabilidad de robos, usos no autorizados, daños y deterioros haciendo
referencia a la ausencia de un sistema de seguridad de cámaras para la
supervisión del almacén y funciones de los empleados.
Esto se justifica por el alto índice de notas de crédito que son generadas
por concepto de devoluciones de la mercancía vendida, que son
ocasionadas por la gran cantidad de fallas dentro de los procesos llevados a
cabo en el almacén, empezando por una incorrecta e inoportuna ubicación
de la mercancía en el momento de su recepción (infraestructura
desfavorable, pocas maquinarias y falta de clasificación de la mercancía), lo
que genera desorden que conlleva a los errores en la preparación de los
pedidos y posterior envío de la mercancía, por lo que se imputa que es
debido a faltas y descuidos en el proceso de distribución y almacenamiento
de la mercancía.
132
Por último, el incumplimiento de lo establecido en el control interno del
inventario de mercancía, es debido a la inexactitud de establecer una
estrecha relación entre un adecuado ambiente de control y los objetivos
establecidos interrelaciones en los Departamentos involucrados, esto con la
intención de promover el logro razonable de las metas vinculadas, en este
caso, al logro de la eficacia de las actividades dentro del almacén. Esto se
resume a que, recientemente no se han revisado los sistemas establecidos,
para asegurar el cumplimiento de aquellas políticas, planes, procedimientos,
leyes y regulaciones que pudieran tener un impacto significativo en las
operaciones y en los informes, y determinar si la organización los está
cumpliendo.
133
y detectar las fallas en los procesos de inventario como las actividades y
tareas llevadas a cabo por los trabajadores en esta área. También se
obtendrá la información necesaria para conocer los factores de extravíos y
pérdidas de mercancía que ocurre en el almacén y se ahorraría en la
contratación de personal de seguridad.
6.2 Recomendaciones
134
interno del inventario de mercancía de la empresa Distribuidora Nubecitas,
C.A.
135
Contratar persona externa (consultor) que analice y defina mejor el
diseño de Profit Plus para poder conectar como debe ser los distintos
módulos entre los Departamentos, y que se retroalimenten entre sí.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
136
Balestrini M. (2002) Como se elabora un proyecto de investigación. (6ta
edición.) Venezuela. BL. Consultores Asociados.
Libros en Línea
137
Coopers y Lybrand, (1997) Los nuevos Conceptos Del Control Interno
(Informe COSO). España. (Libros en Línea) Coopers y Lybrand e Instituto de
Auditores Interno. Disponible:
http://books.google.co.ve/books?id=335uGf3nusoC&pg.
Visitado: Mayo – Junio 2014.
138
ANEXOS
139
ANEXO A
“FALTA DE CLASIFICACIÓN DE LIBROS EN ALMACÉN”
140
141
ANEXO A-1
142
143
ANEXO A-2
“ESCASEZ DE MAQUINARIAS”
144
145
ANEXO A-3
146
147
ANEXO A-4
“INFRAESTRUCTURA DESFAVORABLE”
148
149
ANEXO A-5
150
151
ANEXO B
“CUESTIONARIO”
152
CUESTIONARIO
153
7 ¿Se efectúan despachos únicamente con base en órdenes sujetas a lo solicitado
por el cliente, previamente revisadas y aprobadas?
SI ( ) NO ( )
11 ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho para verificar que
todos los artículos enviados hayan sido facturados?
SI ( ) NO ( )
154
14 ¿Indique el factor más constante que genera devoluciones por lo cual se realizan
respectivas notas de crédito?
Errores en él envió de mercancía solicitada. (…)
155
19 ¿Considera Usted segura la obtención, manejo y custodia de los documentos e
información que ampara las entradas y salidas del inventario?
SI ( ) NO ( )
22 ¿Tiene Ud. conocimiento de los controles que regulan los procesos que se llevan
a cabo en la empresa?
SI ( ) NO ( )
SI ( ) NO ( )
156
ANEXO C
157
158
ANEXO C-1
159
160
ANEXO C-2
161
162