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REGLAS DE PRESENTACIN Y VALUACIN.

Reglas de presentacin
Las cuentas y documentos por cobrar a corto plazo se presentan en el
balance general dentro del grupo del activo corriente inmediatamente
despus del efectivo y equivalentes y las inversiones temporales; las
que sean consideradas a largo plazo se presentarn en el activo no
corriente.
Reglas de valuacin
Las cuentas y documentos por cobrar deben computarse al valor
pactado originalmente del derecho exigible menos la estimacin para
cuentas incobrables.
Las cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deben
actualizarse al tipo de cambio aplicable vigente a la fecha del balance
debiendo revelarse este hecho.
REGISTRO CONTABLE.
Los clientes son la principal subcuenta de cuentas por cobrar. En ella
se detallan todos los clientes de la cartera de la empresa. Para cada
cliente debe existir un expediente en el cual se consigne toda la
informacin concerniente en ellos y un registro detallado de los pagos
con su saldo correspondiente.
La subcuenta de clientes refleja el total que stos deben a la entidad,
para ello se registra el movimiento de los clientes de manera particular
en los mayores auxiliares. Existe un mayor auxiliar para cada individuo
que conforma la totalidad de la cartera de clientes. Y posteriormente,
se suman los saldos de los mayores auxiliares y se anotan en el
mayor general de clientes, de donde se toma el saldo que se registrar
en el balance general.
La administracin debe tener adems un expediente en el cual se
disponga de informacin sobre el cliente, como nombre, direccin,
telfono, referencias personales, lugar de trabajo, investigacin
crediticia en red y documentacin que se present al momento de
solicitar el crdito.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES.

Entre los principios de contabilidad aplicables a las cuentas y


documentos por cobrar se tienen:

1. Costo histrico.
2. Acumulacin o devengo contable
3. Realizacin
4. Periodo contable
5. Revelacin suficiente
6. Importancia relativa
Tcnicamente las cuentas y documentos por cobrar estn reguladas
por la NIC 39 instrumentos financieros: reconocimiento y medicin,
sin embargo la NIC les llama Prstamos y cuentas por cobrar.
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR
COBRAR.
Uno de los principios ms importantes del control interno es que los
empleados que tienen la custodia del efectivo y otros activos
negociables no deben llevar los registros contables. Comnmente, en
un negocio pequeo, un empleado es responsable de manejar las
entradas de efectivo, de llevar los registros de las cuentas y
documentos por cobrar, de expedir notas de crdito y de cancelar las
cuentas incobrables, esta combinacin de funciones es una invitacin
al fraude, el empleado en esta situacin puede retirar el efectivo
cobrado a un cliente sin efectuar registro alguno del cobro. El siguiente
paso es deshacerse del saldo en la cuenta del cliente, esto se puede
hacer emitiendo una nota de crdito indicando que el cliente ha
devuelto mercanca, o se ha anulado la cuenta del cliente por
incobrable, de este modo el empleado tiene el efectivo, la cuenta del
cliente tiene un saldo de cero a pagar y los libros estn cuadrados.
Por lo anterior, como parte principal del control interno aplicado a esta
cuenta, los empleados responsables de los registros de las cuentas y
documentos por cobrar o que manejan las entradas de efectivo no
deben tener la autoridad de expedir notas de crdito o de autorizar la
cancelacin de cuentas por cobrar como incobrables. Es decir, debe
darse una clara segregacin de funciones
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.
Algunos procedimientos de control interno aplicable a las cuentas y
documentos por cobrar son los siguientes:
Los funcionarios independientes responsables de la cobranza no
deben estar relacionados con los encargados de las cuentas y

documentos por cobrar, pues el funcionario acta como elemento


de control de trabajo del encargado del registro auxiliar y del
cajero.
Si hay ms de un funcionario o empleado encargado del auxiliar
de cuentas por cobrar, habr que cambiarlo de seccin o de
responsabilidad ocasionalmente, ciertamente la rotacin de
personal permite la rotacin de responsabilidad, lo cual permite la
verificacin de un encargado a otro.
El funcionario responsable de aprobar y otorgar crditos debe de
estar separado de las secciones y personas encargadas del
departamento de crdito, del encargado del registro auxiliar y de
todas las personas relacionadas con las cuentas y documentos
por cobrar.
Debern establecerse polticas para la autorizacin de lneas de
crdito por funcionarios debidamente autorizados y facultados por
escrito.
Las cuentas canceladas por incobrables debern ser autorizadas
por un funcionario facultado para ello.
Elaborar peridicamente reportes de antigedad de saldos, por
personal diferente e independiente de las funciones de cuentas y
documentos por cobrar, para obtener informacin sobre pagos no
registrados equivocadamente.

CANCELACIN DE CUENTAS POR COBRAR POR SER


CONSIDERADAS INCOBRABLES.
Las entidades disponen de dos mtodos para determinar las cuentas
incobrables, en uno de ellos se hacen pronsticos del monto probable
de las cuentas que no se cobrarn y se constituye una estimacin; en
el otro caso, se espera hasta que una cuenta se declare como
incobrable para cancelarla.
El primer mtodo a estudiar se denomina mtodo de estimacin,
bajo este mtodo existen las siguientes formas de estimar una cuenta
como incobrable:
1. Se aplica un porcentaje a las ventas: las cuentas incobrables se
calculan aplicando un porcentaje al saldo de ventas netas.
Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el
porcentaje de prdidas experimentadas sobre el total de las ventas
netas de periodos anteriores. Luego se aplica el porcentaje estimado
al total de ventas netas al crdito.
El proceso para encontrar el porcentaje a aplicar es el siguiente:

Establecer el promedio de ventas y de cuentas incobrables en un


periodo dado.
Determinar la relacin porcentual promedio de las cuentas
incobrables respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de
cuentas incobrables / Promedio de ventas al crdito * 100).
Multiplicar las ventas al crdito por el porcentaje encontrado.
Elaborar los registros contables correspondientes.
Ejemplo:
La sociedad J M SA de CV durante los ltimos aos ha presentado
esta informacin:

Ao
2001
2002
2003
2004
2005
Totales
Promedio
anual

Cuentas
incobrables

Ventas
$
1.358.000,00
$
2.845.600,00
$
3.125.240,00
$
2.900.050,00
$
3.828.740,00
$
14.057.630,00
$
2.811.526,00

$
47.530,00
$
42.684,00
$
65.257,00
$
43.500,00
$
72.746,00
$
271.717,00
$
54.343,40

Si durante el 2006 las ventas ascendieron a $ 3, 554,687, se pide que


se encuentre el porcentaje de las ventas que se considera incobrable y
contabilizar la operacin.
Solucin:
Como se puede observar ya se encontraron los promedios de las
ventas y de las cuentas incobrables de los ltimos 5 aos, por lo que
el siguiente paso es encontrar el porcentaje de las ventas que se
consideren incobrables para el ao 2006.
Para encontrar el porcentaje que se considera incobrable se debe
aplicar la siguiente frmula:
Porcentaje de cuenta incobrable
incobrable/Promedio de ventas* 100

Promedio

de

cuenta

Porcentaje de cuenta incobrable = $54, 343.40 / $2, 811,526 * 100 =


1.93%
Para determinar las cuentas incobrables del ao 2006 se tiene:
Cuenta incobrable = Ventas del ao 2006 * Porcentaje de cuenta
incobrable.
Cuenta incobrable = $3, 554,687 x 1.93% = $ 68,605.45
El registro contable de esta operacin es el siguiente:
Fecha

Concepto
Partida x

Parcial

Haber

$
68.605,45

Gastos de venta
Cuentas incobrables
Estimacin para
cuentas incobrables
V/ Para registrar la
estimacin para
cuenta incobrable del
ao 2006

Debe

$
68.605,45
$
68.605,45

$
$
68.605,45 68.605,45

2. Se aplica un porcentaje a las cuentas por cobrar segn


antigedad de saldos: en este mtodo las cuentas por cobrar
individuales se clasifican segn la antigedad de sus saldos
vencidos.
Para determinar la antigedad de los saldos en mora la empresa
deber elaborar un listado en el cual se irn clasificando a los clientes
mala paga en distintas categoras que representan niveles de
antigedad, por ejemplo 1-30, 31-60, 61-90, ms de 90 y el saldo total,
denominado cdula de antigedad de saldos.

Ejemplo:
La sociedad J M SA de CV tiene en su contabilidad un saldo por
estimacin de cuenta incobrable por valor de $220.00 al 31 de agosto
de 2006.

Dicha sociedad para el mes de septiembre del ao 2006 presenta la


siguiente cdula de antigedad de saldos con su respectivo porcentaje
de estimacin de incobrabilidad
JOYRO SA de CV
CDULA DE ANTIGEDAD DE SALDOS AL
30/09/06

Antigedad
Menos de
30 das
De 31 a 60
das
De 61 a 90
das
De 91 a
120 das
Ms de
120 das
Total

Saldo
$
7.050,00
$
2.650,00
$
900,00
$
670,00
$
400,00
$
11.670,00

% de
estimacin Estimado
$
3%
211,50
$
7%
185,50
$
12%
108,00
$
35%
234,50
$
50%
200,00
$
939,50

Como muestra la cdula de antigedad de saldos, el saldo de la


estimacin de cuentas incobrables al 30 de septiembre de 2006 debe
ser $ 939.50, como ya se tiene un saldo de $220.00 entonces se debe
correr el registro contable por la diferencia:
Clculo: $939.50 - $220.00 = $719.50
El registro contable es el siguiente:
Fecha

Concepto
Partida x

Parcial

cuenta incobrable

Haber

$
719.50

Gastos de venta
Cuentas incobrables
Estimacin para
cuentas incobrables
V/ Para registrar la
estimacin para

Debe

$
719.50
$
719.50

$
719.50

$
719.50

Suponiendo que un cliente se declare incobrable y se est trabajando


por el mtodo de estimacin (ya sea porcentaje sobre ventas o
antigedad de saldos) se procede de la siguiente manera:
Ejemplo:
El da 5 de octubre de 2006 la sociedad JOYRO SA de CV declara
incobrable la cuenta del seor Francisco Melgar cuyo saldo asciende a
$100.00, la sociedad ocupa el mtodo de estimacin segn
antigedad de saldos.
Solucin:
El registro contable de esta transaccin es el siguiente:
Fecha

Concepto
Partida x
Estimacin para
cuentas incobrables
Cuentas y
documentos por
cobrar

Parcial

$
Sr. Francisco Melgar 100,00
V/ Cancelacin de la
cuenta del seor
melgar por
considerarse
incobrable

Debe

Haber

$
100,00
$
100,00

$
100,00

$
100,00

El segundo mtodo a estudiar es el mtodo directo, bajo este mtodo


el clculo de las cuentas incobrables se determina segn el criterio de
un comit, quienes dictaminan si una cuenta es incobrable, luego de
verificar que se han efectuado las gestiones de cobro pertinentes, este
mtodo se utiliza cuando es evidente que una cuenta ya no podr
recuperarse. Para cancelar una cuenta se carga gastos por cuentas
incobrables con un abono a la cuenta por cobrar especfica y de esa
forma queda cancelado dicho cliente.

Nota:
Aunque las cuentas se cancelan, el cliente siempre tiene la obligacin
de pagar. En este caso, todo pago posterior a la liquidacin da la
cuenta implicar reabrir la cuenta por cobrar del cliente que est
cancelando.
Ejemplo:
La sociedad J M declara el 30 de septiembre de 2006 como
incobrables las siguientes cuentas por cobrar:
Margarita Funes
Dolores Andrade

$2,500.00
$3,700.00

La sociedad aplica el mtodo directo para cancelar dichas cuentas.


Solucin:
Cuando se declara incobrable una cuenta por cobrar por el mtodo
directo se debe realizar el siguiente registro contable:
Fecha Concepto
Partida x

Parcial

Debe

Haber

$
6.200,00

Gastos de venta
Cuentas incobrables
Cuentas
y
Documentos
por
cobrar
Margarita Funes
Dolores Andrade
V/ Para registrar las
cuentas incobrables
declaradas
en
septiembre

$
6.200,00
$
6.200,00
$
2.500,00
$
3.700,00

$
6.200,00

$
6.200,00

Suponiendo que la seora Dolores Andrade, inesperadamente el 01


de diciembre del mismo ao se presenta a liquidar su deuda que ha
sido cancelada por la empresa por considerarla incobrable, entonces
los registros contables a realizar son los siguientes:
Fecha Concepto
Partida x
Cuentas
Documentos
Cobrar
Dolores Andrade

Parcial
y
por

Debe

$
3.700,00
$
3.700,00

Haber

$
3.700,00

Gastos de venta
$
Cuentas incobrables 3.700,00
V/ Para registrar la
recuperacin de la
cuenta de la seora
$
Andrade
3.700,00
Fecha Concepto
Partida x

Parcial

Haber

$
3.700,00

Efectivo y Equivalentes
Bancos
Cuentas
Documentos
Cobrar

Debe

$
3.700,00

$
3.700,00
y
por

Dolores Andrade
V/ Para registrar la
recuperacin de la
cuenta de la seora
Andrade

$
3.700,00
$
3.700,00

$
3.700,00

$
3.700,00

Se debe abonar la cuenta de gastos de ventas y cargar cuentas y


documentos por cobra porque se recupera el saldo de la cuenta en el
mismo ao en que se declar incobrable.
Ahora bien, si suponemos que la seora Margarita Funes se presenta
el 30 de mayo de 2007 y cancela la deuda que se ha declarado
incobrable, entonces los registros contables a realizar son los
siguientes:
Fecha Concepto
Partida x
Cuentas
Documentos
Cobrar
Margarita Funes

Parcial
y
por

Debe

Haber

$
2.500,00
$
2.500,00

Otros ingresos
Recuperacin
de $
cuenta incobrable
2.500,00
V/ Para registrar la
recuperacin de la
cuenta de la seora
$
Funes
2.500,00

$
2.500,00

$
2.500,00

Fecha Concepto
Partida x

Parcial

Haber

$
2.500,00

Efectivo y Equivalentes
Bancos
Cuentas
Documentos
Cobrar

Debe

$
2.500,00
y
por

Margarita Funes
V/ Para registrar la
recuperacin de la
cuenta de la seora
Funes

$
2.500,00
$
2.500,00

$
2.500,00

$
2.500,00

En este caso siempre se hace un cargo a cuentas y documentos por


cobrar pero no se abona gasto de venta sino que otros ingresos,
debido a que se est en otro ejercicio distinto al que se declararon
incobrables las cuentas y ya se realiz el cierre contable respectivo.

Los documentos por cobrar.


Los documentos por cobrar representan los derechos que tiene una
empresa sobre terceros por circunstancias similares a las cuentas por
cobrar, las cuales son formalizadas mediante un documento de
carcter coactivo, es decir que puede exigirse su cobro mediante vas
legales. Los documentos por cobrar son ms formales que las cuentas
por cobrar, en este caso el deudor del documento promete por escrito
pagar al acreedor un importe definido en una fecha en el futuro.
Estos documentos se extienden a das plazo y se amparan en:
Pagar
Letras de cambio
Contratos
Todo documento debe contener:
Fecha de emisin: da en que se pacta la negociacin, en la cual se
formaliza el documento.
Beneficiario, tenedor o librador: persona natural o jurdica
poseedora de los derechos que otorga el documento.
Deudor, girador o librado: persona natural o jurdica responsable de
las obligaciones que genera el documento.

Monto de la negociacin o acuerdo: valor por el cual se ha pactado


la negociacin, que representa el financiamiento hecho por el
beneficiario al deudor, a este monto se le denomina tambin capital o
principal.
Intereses: es el cargo financiero que debe pagar el librado al librador
por el uso del monto de la negociacin.