Conciencia y Cultura Archivistica Buap PDF

Conciencia y cultura archivística
Varios autores
1
cultura archivística
2
Conciencia yacia
Archivo Histórico
BUAP
Varios autores
Serie Formación Archivística
3
Gobernador Constitucional del Estado de Puebla,
Melquiades Morales Flores
Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla,

Enrique Doger Guerrero
Director del Archivo Histórico Universitario,

Alfonso Yáñez Delgado
Fotografía de portada:
Archivo Histórico de la UNAM/Armando López Vázquez
Diseño/ Edición:
Ileana Gómez Torres/Gustavo Villanueva Bazán
Corrección de Estilo:
Sonia Ramírez Torres
© Benemérita Universidad Autónoma

de Puebla
Archivo Histórico Universitario
4 Sur 104
Centro Histórico
Tel: 2327479
e-mail: tiempo@siu.buap.mx
ISBN 968863541-3
Impreso y hecho en México
Printed and made in Mexico
4
Conciencia yacia
Presentación
Los días 7 y 8 de febrero del presente año, se llevaron a cabo las II Jornadas Archivísticas: Con-
ciencia y cultura archivística, de la gestión a la historia, convocadas por la Benemérita Universidad
Autónoma de Puebla y la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior.
El objetivo de las Jornadas fue analizar los aspectos relevantes de las tareas archivísticas en las
universidades e instituciones de educación superior, reflexionar sobre los conceptos, los métodos, las expe-
riencias y las acciones concretas que se han seguido en esos archivos a fin de contribuir en la formación de
una conciencia sobre la importancia del resguardo del patrimonio documental en nuestras instituciones y de
una cultura archivística a nivel nacional.
Teniendo por marco el bello salón Barroco en el edificio Carolino de la Benemérita Universi-
dad Autónoma de Puebla, se desarrollaron las jornadas académicas en las cuales se abordaron varios
temas de la agenda archivística presentados por los especialistas universitarios quienes plantearon, no
solamente la problemática existente sino que aportaron además, las propuestas resultantes de su
experiencia institucional. Algunos de los tópicos que generaron mayor interés entre los participantes
fueron los siguientes.
· La importancia de la gestión documental como una forma de agilizar el incremento, flujo,
conservación, organización y descripción de los documentos que conforman los acervos de las
instituciones de educación superior en nuestro país.
5
· La importancia de la concepción del archivo como un conjunto orgánico de documentos
que guardan relaciones entre sí y que el archivista, como tarea primordial, deber conservar o, en su
caso, reconstruir.
· Se presentaron casos concretos de organización documental en fondos y series determinados.
· A manera de diagnóstico, se hicieron presentaciones de diversos archivos universitarios, lo
que nos permitió analizar la situación existente en las diversas instituciones de educación superior.
· Se habló de la relación archivo-usuario y por tanto, de las funciones esenciales de la
archivística así como del papel de los archivos en el contexto cultural y su función social.
· Se destacó la necesidad de una profesionalización y capacitación archivística que deberá
ser más integral e interdisciplinaria, con mucho énfasis en la formación histórica.
· Se trató el tema de las herramientas tecnológicas, su aprovechamiento por parte de los
archivistas y algunas experiencias concretas y criterios con que se han abordado estos temas en las
instituciones de educación superior.
Debido a la importancia que para las instituciones de educación superior tienen los temas
tratados, la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, en su calidad de anfitriona de tan im-
portante foro y en su afán por seguir contribuyendo a la formación de una conciencia y una cultura
archivística en nuestro país, ha decidido publicar algunos de los trabajos que se expusieron en esas
II Jornadas Archivísticas y que se consideran representativos por la importancia del tema y por el
tratamiento que se les ha dado con base en las experiencias institucionales.
Sabemos que una verdadera cultura archivística es el resultado del conocimiento que día
con día se pone a prueba en nuestros archivos; un conocimiento, además, planteado desde las
prácticas cotidianas que constantemente se analizan y se actualizan con la perspectiva teórica que
se aprende en la literatura sobre el tema.
Y este es precisamente otro de los objetivos de la presente publicación, contribuir al incre-
mento de una literatura archivística que marque una línea en el desarrollo de la actividad misma, ya
que la fijación de prácticas y la formulación de conceptos señalan la necesaria actividad tanto
intelectual como material que, de un planteamiento determinado, pasa a ocupar un espacio en el
cuerpo teórico de ese conjunto sistematizado de conocimientos específicos sobre los archivos, los
documentos y la forma para su tratamiento, es decir, la ciencia archivística.
6
Conciencia yacia
La existencia de literatura archivística es fundamental para el desarrollo de una conciencia y
una cultura en ese mismo ámbito pues implica una forma de reivindicación con el pasado, una
comprensión cabal del presente y la posibilidad de una proyección planeada del futuro.
El hecho de fijar las prácticas que mueven a nuestros archivos, contribuye además a lograr
una identificación de caracteres, de planteamientos, de inquietudes, de necesidades y, sobre todo,
de respuestas que requieren plasmarse en textos para su amplio conocimiento. En este sentido, la
literatura archivística es una comunión de voluntades expresadas a partir de ideas compartidas, con
sus respectivas y necesarias diferencias pero como una posibilidad de confrontar para hacer surgir
el consenso de una comunidad profesional como la nuestra.
En enero de 1998, en el primer número de Tiempo Universitario, Gaceta Histórica de la
Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, considerábamos la necesidad de mantener viva la
memoria colectiva de los pueblos y las instituciones, ya difundiendo ampliamente sus principales
tradiciones, ya rescatando del olvido hechos y personajes destacados.
El Archivo Histórico de la Universidad Poblana se proponía, desde ese momento, “contri-
buir a que la comunidad universitaria se compenetre con los principales hitos históricos de nuestra
institución, el papel que ésta ha desempeñado en la vida cultural, social y política de la entidad, y
las transformaciones que ha sufrido a lo largo de su historia en su vida académica y científica, como
resultado, a su vez, de las transformaciones ocurridas en su entorno social”.
Se anunciaba también, en ese mismo número que, aparte de la gaceta, se editarían los
Cuadernos del Archivo; a la fecha, se han publicado ya 20 títulos.
Pero además, como parte esencial de nuestra institución, hemos considerado la necesidad de
divulgar aquellos trabajos emanados de la comunidad archivística universitaria a fin de contribuir al
desarrollo y conservación de la memoria institucional mediante el resguardo de sus fuentes de manera
responsable y profesional. Con ese propósito hemos decidido publicar la Serie Formación Archi-
vística, constituida por materiales vinculados a tal problemática. Al principio del año en curso
apareció el primero de ellos, esto es el Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos
de universidades e instituciones de educación superior, el cual fue coeditado con el Archivo Histó-
rico de la UNAM.
7
El texto que el lector tiene en sus manos Conciencia y cultura archivística, constituye el
segundo número de la serie de referencia; más adelante continuaremos publicando otros mate-
riales en esa misma dirección, de consuno con instituciones como la Fundación Tavera, el Archivo
Histórico de la Nación, etcétera.
Los trabajos que integran el presente número abordan temas que van de la gestión docu-
mental a la importancia de los archivos como resguardo de la memoria colectiva y la importancia
que tienen para el conocimiento retrospectivo de las sociedades; del tratamiento de los archivos
fotográficos a la utilización de las herramientas computacionales para su mejor desempeño en la
conservación de los mismos y la difusión de su contenido; de los ejemplos particulares de confor-
mación de archivos y fondos universitarios a la propuesta de creación de un sistema red de archivos
universitarios, a nivel nacional; de las necesidades concretas para el desarrollo de proyectos
archivísticos a la necesidad de una profesionalización del personal que labora en los archivos.
Temas en fin, por demás interesantes que pretenden en su conjunto abarcar un espectro amplio de
lo que de alguna manera tenemos pendiente de resolver como comunidad.
Sea pues esta publicación un aporte más del Archivo Histórico de la Benemérita Univer-
sidad Autónoma de Puebla al conocimiento archivístico, al conocimiento que guarda la archivística
en las instituciones de educación superior y su proyección a nivel nacional, en relación con otras
áreas del conocimiento y sobre todo, con relación a sí misma como conjunto de saberes específicos
en aras de objetivos determinados.
Finalmente dejo constancia del reconocimiento institucional hacia los compañeros del Archivo
Histórico de la UNAM, y con especial deferencia a la maestra Celia Ramírez, directora del mencionado
archivo, y al licenciado Gustavo Villanueva Bazán, miembro de esa comunidad, talentoso teórico de
la archivística mexicana.
Alfonso Yáñez Delgado
8
Conciencia yacia
María del Pilar Paleta Vázquez
Docente investigadora
del colegio de Historia
de la BUAP
9
10
Conciencia yacia
Desarrollo de la archivística en la Benemérita
Universidad Autónoma de Puebla
El archivo como resultado inmediato de toda gestión institucional ha existido a lo largo de la

historia de nuestra universidad. Desde sus orígenes, las instituciones antecesoras crearon y con-
centraron su archivo: el Colegio del Espíritu Santo desde 1578, el Colegio Carolino a partir de
1790,1 el Colegio del Estado (1821-1937), la Universidad de Puebla (1937-1956), la Universi-
dad Autónoma de Puebla (1956-1987) y la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla a partir
de 1987 a la fecha.
Desde el principio, la generación y conservación de documentos estuvo normada de forma
específica por los responsables directos del manejo de documentos: se crearon rutinas, se establecie-
ron criterios y se obtuvo una organización adecuada al funcionamiento de las diversas oficinas,
despachos o secretarías de la administración. Sin embargo, tales tareas de sistematización solo deja-
ron huella de su existencia en los mismos documentos pues no se guardó registro explícito de ellas;
por lo que ahora, el conocimiento de las mismas deberá ser fruto de un estudio minucioso de los
testimonios que, a pesar de las diversas circunstancias por las que ha atravesado la institución, se
conservan hasta la actualidad.
En esta breve exposición presento algunas reflexiones sobre el desarrollo que en nuestra
casa de estudios ha tenido la labor archivística, considerando los antecedentes de las instituciones
de las que es heredera la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.
1
Entre 1805 y 1824 la institución sufrió cambios continuos en su nombre y fines: Real Colegio del Espíritu Santo, Imperial
Colegio del Espíritu Santo y Muy Ilustres Colegios del Espíritu Santo. Otros más, entre 1834 y 1867, pero en términos
generales se le reconoce como Colegio del Estado.
11
El archivo y su historia
Según decisión tomada por el gobierno real, la orden jesuita en México salió en 1767 del Colegio del
Espíritu Santo hacia Europa, la documentación que se resguardaba en los despachos también abando-
nó el edificio que fue su sede durante dos siglos. Su destino no es claro pero se tienen referencias de
documentación aislada perteneciente a ese gran periodo histórico, por ejemplo, el doctor Efraín
Castro hizo una lectura y transcripción del Libro de la Fundación del Colegio del Espíritu Santo, texto
que fue publicado, en un fragmento, en una revista del año 1970 y que anteriormente había sido uno
de los fundamentos de su libro Puebla y su Universidad, publicado en 1959.2
Del periodo que va del momento de la expulsión de la orden jesuita al de su regreso al
entonces ya nombrado Colegio Carolino, se conservan registros en la actual biblioteca José María
Lafragua, conformados esencialmente por la documentación que se emitió en proceso de confisca-
ción y administración de los bienes de la orden que fueron manejados por la Comisión de
Temporalidades ubicados en el llamado Fondo jesuita:
Legajo 131-1767-1782
Cuentas presentadas por los administradores de bienes de Temporalidades sobre casas pertene-
cientes a obras pías, Colegio de San Ignacio, Madre Santísima de la Luz del colegio del Espíritu
Santo, casas de la Compañía de Jesús, arrendamiento de huertas del Colegio de San Ignacio, del
Espíritu Santo, San Ildefonso y San Francisco Javier.3
Sobre el Colegio del Estado, fundado en 1821, la documentación conservada adquiere
mayor consistencia y homogeneidad con respecto a la anterior; está resguardada esencialmente en
la biblioteca Lafragua y el Archivo Histórico.
Este cuerpo documental es extenso, rico en registros diarios de las decisiones de gobierno,
de la vida académica en todas sus implicaciones y de sus movimientos financieros que están a la
2
Castro Morales, Efraín, “Fundación del Colegio del Espíritu Santo de Puebla”, en Estudios y documentos de la región
Puebla-Tlaxcala, colegio de Historia, escuela de Filosofía y Letras-Instituto Poblano de Antropología e Historia, Puebla,
1970, pp. 95-113. Marín Hirschman y Castro Morales, Puebla y su Universidad, Puebla, UAP, 1959.
3
Pezzat Arzave, Delia, Inventario del fondo jesuita, Puebla, UAP, cuadernos de la biblioteca José María Lafragua, vol. I, núm.
1, sept.,1986, p. 1. Este fondo contiene además algunos expedientes sobre capellanías, cofradías y escritos varios que
provienen de mediados del siglo XVIII.
1212
Conciencia yacia
espera de un mayor esfuerzo de búsqueda e investigación.4 Cabe decir que a pesar de los avatares
como incendios5 y destrucción de documentos, ocupaciones del edificio con fines no educativos,
como la instalación de cuarteles o la venta de espacios del edificio Carolino, como ocurrió cuando
en el siglo XIX se instaló la cervecería El Fénix en el área sur del segundo patio, los testimonios
escritos son abundantes.
Características semejantes en cuanto a riqueza y amplitud tiene la documentación dejada
por la Universidad de Puebla, establecida en 1937, y aquella generada y conservada a partir de la
obtención de la autonomía en 1956.
Bibliotecas y documentación de diversas instituciones no siempre pertenecientes al Colegio,
pero que en algún momento pasaron a formar parte de ella, aportaron a la memoria histórica un
caudal de testimonios que anteceden a la existencia del propio Colegio del Estado. Es el caso del
grupo documental generado por la Academia de Bellas Artes,6 cuyo acervo se encuentra tanto en
la biblioteca Lafragua como en el Archivo Histórico, de los libros de conventos que fueron incor-
porados al acervo universitario, o los archivos incorporados fruto de donaciones hechas, por
ejemplo, la del doctor Manuel Lara y Parra, exrector de la BUAP. Otro acervo integrado es el de
microfilmes, incorporados en 1998, del extinto CIDIS, a este conjunto se han sumado nuevas
películas adquiridas por la actual administración, y cuenta entre otras, con una copia de un trabajo
de microfilmación logrado bajo la coordinación del doctor Pompa y Poma. Así se pueden consultar,
por ejemplo copias de archivos privados,7 de sindicatos, de acervos internos de la universidad, o de
reales cédulas.
4
Alguna documentación de siglo XIX y principios del XX se conserva en las dependencias correspondientes, por ejemplo los
Libros de Certificados de los primeros egresados de la Universidad de Puebla y de la UAP, que bien podrían integrarse ya al
acervo del Archivo Histórico.
5
Un incendio, el 22 de agosto de 1833, provocó la explosión del material que guardaba el edificio al ubicarse un cuartel de
la Brigada Cívica de Artillería, que originó la pérdida de vidas humanas y la destrucción de una parte del edificio, y por
supuesto de documentación. Una de las fuentes para el estudio de la historia de los Colegios Carolino y del Estado, es el
texto: Rectificaciones históricas al opúsculo que escribió el señor doctor José Joaquín Izquierdo acerca de la historia del
Colegio del Estado, Puebla, Colegio del Estado, 1922, pp. 8-9, escrito por José María Carreto.
6
Corona Montiel, Jaime, Catálogo de la Exbiblioteca de la Academia de Bellas Artes. Introducción, esbozo histórico, notas
y apéndices, Puebla, tesis de licenciatura en historia, s.f., 212 pp. El origen de esta Academia se remonta a la Escuela de
primeras letras a cargo de José Antonio Jiménez de la Cueva, a principios del siglo XIX, op. cit., p. 20.
7
Fondo privado Matienzo, por ejemplo.
13
La documentación que se ha logrado preservar es una fuente amplísima para el reconocimien-
to de la historia de la universidad, de la ciudad y de la región poblano-tlaxcalteca no obstante, la que
ha sobrevivido es apenas una mínima parte de los registros hechos en la actividad cotidiana de la
misma. Cabe mencionar aquí que el actual Archivo Histórico tiene su antecedente en el archivo de la
Secretaría General, fundado en 1982, que un año después se transformó en departamento, y hasta
1984 se consolidó como una dependencia propia bajo la dirección del licenciado Jesús Martínez.
Poco tiempo después se buscó conformarlo como un archivo histórico universitario regional.
Desde entonces, en el Archivo se han implementado numerosos proyectos con la intención
de promover el conocimiento de la historia propia y por consiguiente, en la necesidad de conservar
con un orden mínimo la documentación.
La archivística en el Archivo
La estructura primaria del Archivo Histórico Universitario fue la de un archivo de Secretaría Gene-
ral; el orden dado a la documentación obedeció a este origen y de hecho fue el que se mantuvo por
once años, a pesar de que en diferentes momentos ingresó documentación proveniente de muchas
otras dependencias. Un caso fue el de la Junta Liquidadora y Exactora, instancia que se ocupó de
llevar los juicios relativos a los legados prescritos por ley a favor de la UAP; otro fue el de las
antiguas secretarías que dejaron de funcionar como tales ante el establecimiento de la estructura
universitaria en vicerrectorías.
Importa señalar que no toda la documentación de esas y otras instancias fue canalizada
hacia el AHU no obstante, la que sí fluyó elevó el volumen documental considerablemente, pero hay
que precisar: en una estimación elaborada en julio de 1995, se calculó una extensión de 230.19
metros lineales de documentos del acervo, de ella, 90 por ciento de la documentación procedía de
la actividad propia de la Secretaría General, tanto de los escritos emitidos por ella como de expe-
dientes en ella integrados. Durante ese tiempo toda la documentación proveniente de otras instan-
cias se integró a la estructura definida desde la fundación del archivo. Este porcentaje se ha modi-
ficado en parte porque algunas instancias, entre ellas la propia rectoría ha remitido con mayor
regularidad su documentación.
1414
Conciencia yacia
Ante esa realidad, a partir de 1995 se inició un proceso de evaluación y revisión de los
criterios no explícitos pero que estaban determinando el orden físico del acervo; a partir del
siguiente año, la documentación de nuevo ingreso fue incorporada de acuerdo al principio de
procedencia, abriendo nuevos “fondos, secciones, grupos o series”. La tarea apenas fue iniciada,
la dependencia no contaba entonces con el personal necesario para ello, no obstante se comenzó
a elaborar inventarios y catálogos de fragmentos de grupos documentales.
Desde 1998 la dirección actual del archivo ha volcado su interés en la formación del
personal nuevo que labora en la dependencia, para concretar propuestas específicas que permitan
avanzar en la tarea de ordenamiento y sistematización del mismo. Nada fácil, pues si bien es un
personal joven y entusiasta, con mucha energía y dispuesto a apoyar las tareas, que desarrollan las
personas que conocen y cuidan el acervo desde tiempo atrás,8 la diversidad de funciones a cumplir
en otras áreas del archivo limitan la amplitud de los resultados, hay que agregar los estragos que el
temblor de 1999 causó al repositorio.
Una tarea cotidiana para el personal del archivo es la de definir, ubicar y tomar registro de
la documentación remitida al acervo, misma que regularmente fluye sin orden archivístico previo;
pocos acervos cuentan con un documento base que guíe estas tareas, en este sentido la reciente
publicación del Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e
instituciones de educación superior 9 es sin duda un precedente fundamental para el avance en la
sistematización del archivo de la BUAP, pero también es un aporte y guía a adoptar críticamente en
diferentes acervos. La experiencia en él contenida, sin duda se podrá aprovechar de acuerdo a la
naturaleza del archivo en cuestión.
La construcción del archivo de todos

Una tarea central en la sistematización del AHU traspasa los muros que rodean su acervo y sus
instalaciones, dentro de la cultura cotidiana universitaria se ha alcanzado un gran objetivo: que los
trabajadores, estudiantes y autoridades de la BUAP e incluso fuera de ella, tengan conciencia perma-
8
Incluimos en esta referencia al personal que labora en el AHU desde fines de los ochenta del siglo pasado a la fecha.
9
Villanueva Bazán, Gustavo, Georgina Padilla Flores, et al., Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de
universidades e instituciones de educación superior, Méx., UNAM/CESU/BUAP, 2002, pp. 131.
15
nente de la existencia del archivo. Esta labor ha sido impulsada por las diferentes administraciones
de la dependencia a través de sus publicaciones y labores de difusión. Podemos ver por ejemplo las
actividades realizadas desde fines de la década de los años ochenta, como las Jornadas de Archivistas
de la Sierra Norte organizadas en 1987 por su entonces director Jesús Márquez Carrillo. Otras
más han sido las publicaciones periódicas del acervo, éstas se iniciaron en 1986 con una hoja
volante que dio a conocer periódicamente breves relatos de la historia de la BUAP: Hechos y
anécdotas 10 y que tuvo una rápida aceptación, sobre todo en la población estudiantil. Este esfuer-
zo fue retomado y multiplicado con un esfuerzo de mayor aliento para la actual publicación
Tiempo Universitario, Gaceta histórica de la BUAP que salió a la luz pública desde 1998. Esta
actividad hoy se acompaña con la abundante publicación de libros que abordan temáticas univer-
sitarias.11
Ahora, además de sostener ese conocimiento de la historia de la universidad y ese recono-
cimiento permanente sobre el Archivo Histórico, es necesario dar un paso más, urgente. Generar
una cultura, suficiente, para que toda nuestra comunidad comprenda que el Archivo Universitario
no es solo el que se concentra en la sede del mismo; es necesario hacer entender que cada depar-
tamento, cada instancia, cada unidad, cada autoridad universitaria es un generador de documen-
tación del Archivo Universitario y por ende, que cada uno tiene en sus manos la responsabilidad no
sólo de definir con claridad los criterios de emisión documental, sino también la de velar por los
mecanismos del flujo documental —cuando está bajo su jurisdicción— y por si ello fuera poco,
aceptar y actuar en la gran obligación de preservar los documentos con un criterio amplio, hasta
su traslado al repositorio del Archivo Histórico.
Esta labor no ha estado ajena a las tareas desarrolladas por el personal y responsables del
Archivo Histórico. Desde 1994 apareció la primera propuesta elaborada por el entonces director
del Archivo Histórico, licenciado José Luis Salamanca, de un sistema integral del archivo universi-
tario. Entonces se implementaron dos cursos para personal universitario ligado al manejo de docu-
mentos, se publicó una antología12 y también se dio a conocer la propuesta entonces elaborada
10
Hechos y Anédotas, Puebla, AGU-BUAP, 1996-1997, dirección de María del Pilar Paleta Vázquez.
11
Se han publicado hasta el momento, 16 títulos.
12
Salamanca, José Luis, Segundo curso de archivística, BUAP, s.f., 114 pp.
16
16
Conciencia yacia
para la sistematización, llamada Manual de procedimientos para las unidades académicas y admi-
nistrativas de la BUAP para el manejo de documentos; incluso se elaboró también una propuesta de
registro electrónico del gran Archivo Universitario, el que se encuentra en sus diferentes etapas en
todo resquicio de la BUAP, esto es, en las direcciones, secretarías e incluso bodegas. Ese programa
se denominó Sistema Red de Archivo, más tarde, entre 1995 y 1996 se hizo un manual de
aplicación,13 tras incorporar modificaciones a su estructura de acuerdo a los nuevos requerimien-
tos técnicos de los sistemas computacionales accesibles en esos momentos y con ajustes en los
criterios de descripción documental de acuerdo a la Norma Internacional de Descripción
Archivística.14
De 1995 a 1997 se inició una constante comunicación con las direcciones y jefaturas de la
institución para darles a conocer las funciones y el proyecto general del AHU, buscando evitar, entre
otras circunstancias, la destrucción por descuido o por decisión de los escritos. De esa labor
resultaron algunas respuestas importantes, al menos dos direcciones de escuela aceptaron enviar
todo su archivo muerto a la sede del archivo, la facultad de Economía y la facultad de Filosofía y
Letras, de las que por cierto ya se tenían algunas cajas de documentación.
Algunos jefes o directores más, remitieron documentos o colecciones de publicaciones, un
caso muy significativo fue el de Comunicación Social, que remitió todos los originales y copias de
Noticias universitarias; otro más fue Servicio Social, que trasladó a partir de entonces los expe-
dientes de todos los años rezagados, el grupo documental correspondiente impuso además al AHU
ciertas funciones administrativas intermedias.15
En esa época se llevaba a cabo en la universidad una serie de cambios muy intensos, así que la
invitación para remitir documentos al archivo contó con un magnifico argumento, convincente en
más de una ocasión: el de recuperar espacios para sus labores propias, precisamente aquellos donde
se acumulaban los papeles viejos y que de antemano se pensaba ya destinarlos a otras funciones.
13
Manual de uso del sistema Red de Archivo, versión 1.0. Puebla, BUAP-AGU, 1995, 32 pp. Las precisiones y modificaciones
ya no fueron incorporadas, se encuentran en borrador.
14
Norma Internacional General de Descripción Archivística, Ottawa, Consejo Internacional de Archivos, 1994, 45 pp.
15
El expediente que se remite sólo contiene la carta de liberación de servicio social y en algunos casos, la carta de liberación
que expide la entidad pública o privada a la que se ofreció el servicio. La emisión de constancias de existencia de tal
documentación procede del año 1995.
17
De igual forma desde 1994 se había propuesto a las instancias superiores el estudio de un
conjunto de criterios normativos del acervo a través del documento Manual de procedimientos ya
antes mencionado. En enero de 1997 se entregó la propuesta, para su análisis, de la denominada:
Archivo General. BUAP. Lineamientos para su definición jurídica. En la presente administración, no
puede menos que celebrarse que en el mes de mayo de 2001, se giró una circular a los jefes de
departamento y directores de unidades académicas indicando que “la legislación universitaria pre-
vé la preservación de estos documentos” (se refiere a los de valor histórico). Un gran logro, que es
seguido ahora con la propuesta de un acuerdo que establezca un criterio jurídico básico, donde se
conceptualice y reconozca al documento como patrimonio universitario, prohíbe la destrucción
del mismo y obliga a directores de escuelas y jefes de departamento a velar por él.16
Estas propuestas tienen un fundamento sólido y obvio para archivistas e investigadores, y
quizá baste expresar aquí el reciente comentario de la maestra Patricia Galeana, exdirectora del
Archivo General de la Nación de México, en el sentido de que mientras no exista una ley aprobada
—refiriéndose al ámbito federal— que proteja los archivos administrativos, de concentración e
históricos para nuestro país, no será posible evitar el manejo discrecional de los testimonios que
emergen de las funciones de gestión en las acciones públicas. Ella comenta casos concretos de
apropiación personal de documentos o de destrucción dolosa, como lo pudo inferir de los trasla-
dos de documentación que recibió el AGN durante su gestión.17
En síntesis, hace falta reconocer que la documentación generada requiere de un manejo
sistematizado desde su concepción, y por otra parte comprender que su última etapa no es la de un
archivo muerto, sino la del archivo histórico. Para ello hay que normar, y la comunidad universitaria
debe considerar la legislación como indispensable. La tarea de convencimiento no es fácil.
16
Circular núm. 14, dirigida a funcionarios y directores de los departamentos y unidades académicas e institutos de
investigación de la BUAP en la que se ofrece asesoría para el manejo de documentación por parte del AHU de fecha 2 de mayo
de 2001.
17
Jáquez, Antonio, “Destrucción y ocultamiento de archivos públicos” en Proceso. Semanario de información y análisis,
México, año 26, núm. 1317, 27 de enero de 2002, pp. 15-17.
18
18
Conciencia yacia
La experiencia universitaria en archivos
Antes de la misma fundación del Archivo Histórico de la BUAP, la experiencia por el rescate,
organización y catalogación de acervos era ya una realidad. Revisando los testimonios del AHU
encontramos registro de esa experiencia, en esta ocasión retomamos solo algunas referencias:
· 1967: un equipo de estudiantes del colegio de Historia bajo la dirección de su profesor,
participa en el rescate del Archivo Histórico Judicial de la BUAP.
· 1970: se elaboró una relación de expedientes del “Archivo de la Intendencia de Puebla”
publicada en 1970.18
· 1976: se levantó un listado de fuentes relacionadas a la historia social de Puebla en la
biblioteca José María Lafragua, mismo que fue publicado cinco años después, en 1982, inaugurando
así la Colección Fuentes y documentos de la historia de Puebla del Centro de Investigaciones Histó-
ricas y Sociales, fundado por el doctor Benoit Joachim en 1977.19
· 1978: se elaboró un registro documental del Archivo parroquial de san Pedro Cholula,
que habría de ser publicado en el año 1984.20
· 1979: se levantó un listado de manuscritos y fuentes impresas del siglo XIX del Congreso
del Estado de Puebla, por Ana María Huerta.21
· 1982: un equipo de trabajadores del CIHS participó, bajo la coordinación del AGNM, en la
catalogación del Archivo Metropolitano de Puebla.
18
“Insurgentes procesados en la Intendencia de Puebla”, en Estudios y documentos de la región Puebla-Tlaxcala, op. cit.,
pp. 127-143.
19
Borisovna, Cordero, Hidaldo, Lara y del Razo, Fuentes para la historia de México de 1810 a 1920 en la biblioteca José
María Lafragua de la Universidad Autónoma de Puebla, UAP, 1982, Colección Fuentes y documentos para la historia de
Puebla, 189 pp.
20
De Gante Risela, Guadalupe Olvera y Mariano Torres, Inventario del Archivo parroquial de san Pedro Cholula, Puebla,
UAP, Colección Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 1984, 46pp.
21
Huerta Jaramillo, Ana María, Inventario del Archivo del Congreso del Estado de Puebla, Siglo XIX, Puebla, UAP, Colección
Fuentes y documentos para la historia de Puebla, 95 pp.
19
· 1983: se diseñó un proyecto de rescate y organización de archivos municipales; se inicia
el inventario del Archivo Municipal de Atlixco, posteriormente se siguió con el de Tepeaca y Tecali.
Tres años más tarde se levanta el de San Juan Xiuhtetelco, Acateno, Chignautla y Mexcalcuauhtla.22
· 1984: se elaboró un catálogo de una selección documental para el AGNM, y se presentó
como trabajo final para su defensa en examen profesional en la licenciatura de Historia, escuela de
Filosofía y Letras. Es el primer catálogo aceptado en un examen de este tipo. Cabe decir que
pasarían 16 años más para que nuevamente se presentara un catálogo para misma situación.23
· 1999: Se elaboró una relación de los documentos contenidos en el Archivo Municipal de
Chauzingo, Puebla.24
· 1999: se elaboró un Catálogo de protocolos de notarías del estado de Tabasco.25
· 2001: se elaboró un inventario del Archivo parroquial de san Juan Bautista, dentro de una
tesis que aborda la historia de esa parroquia en Acatlán, cabe precisar que es el primero que se
presenta sujeto a la normatividad vigente.26
· 2001: se presenta un Catálogo de la serie Cofradías, con una guía del Archivo parroquial
de san Miguel Huejotzingo, de acuerdo a criterios archivísticos.27
22
Curi, Paleta, et al., Catálogo del Archivo Histórico Municipal de Atlixco. 1600-1850 vol.I, Puebla, UAP-H. Ayuntamiento
de Puebla, 1984/Idem. Catálogo del Archivo Histórico Municipal de Atlixco, 1851-1880, vol. II, Puebla, UAP-H. Ayunta-
miento de Atlixco, 1985. Idem. Catálogo del Archivo histórico Municipal de Atlixco, 1881-1910, vol. III, Puebla, UAP-H.
Ayuntamiento de Atlixco, 1986. Los Inventarios de los archivos municipales de Mexcalcuauhtla, Chignautla, San José
Acateno y San Juan Xiuhtetelco fueron hechos por María del Pilar Paleta Vázquez, en el año 1986, para el CIHS. No han sido
publicados.
23
Torres Bautista, Mariano, “Presentación y guía del ramo de aduana del Archivo General de la Nación 1821-1850”,
Puebla, UAP, 1983 (publicado en las guías y catálogos del AGN, núm. 65).
24
Rodríguez Domínguez, María Aurora Clara, Creación de los municipios en Puebla. Un caso: Chauzingo, 1895-1920,
Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 1999,142 pp.
25
Contreras Hernández, Georgina, Catálogo de protocolos de notarias del estado de Tabasco. Años 1700, 1701,1702...
Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, 1999, 225 pp.
26
Garzón Balbuena, Elisa, “Inventario general del Archivo parroquial de san Juan Bautista” en Historia de la conformación
de la parroquia de san Juan Bautista Acatlán, Puebla, BUAP, tesis de licenciatura, colegio de Historia, 2001.
27
Pérez Macuil, Ángeles, Catálogo de la serie cofradías del Archivo parroquial de san Miguel Huejotzingo, Puebla, BUAP,
tesis de licenciatura, 2001.
20
Conciencia yacia
Comentario final
Sin lugar a dudas, con esta somera revisión se puede observar que fundamentalmente la preocupa-
ción por mantener un orden documental en los acervos universitarios, y no solo en ellos, ha dejado
una gran experiencia, particularmente en quienes han participado en los proyectos del Archivo
Histórico y desde mucho antes, por parte de los historiadores o investigadores de las ciencias
sociales que han ido en la búsqueda de fuentes informativas para sus proyectos. Coincide clara-
mente el impulso de esa labor archivística con los primeros años del funcionamiento del colegio de
Historia y de los centros de investigación histórica y social de esta universidad, seguida de la
fundación y desarrollo del AHS.
El trabajo en archivos es una de las actividades inmediatas e indispensables de todo historiador,
de tal suerte que desde que se impulsó en forma sistemática la investigación histórica en la universi-
dad, ha sido una tarea natural de los historiadores. No obstante, es indispensable señalar que apesar
de su importancia, ellos raramente reciben una formación adecuada para desempeñar esta labor con
criterios sustentados en la archivística. Nuestra incursión, me incluyo como historiadora, suele ser
complicada, y si las circunstancias lo precisan, el aprendizaje se convierte en la adquisición de una
nueva formación, sin embargo, a pesar de los propios errores el esfuerzo ha sido redituable.
Al respecto, en los planes y programas de estudio de la licenciatura en historia, observamos
que en los últimos diez años sólo se ha implementado un curso de archivística dentro de los
denominados cursos libres, área de materias optativas.28 La misma situación podemos observar en
otras licenciaturas; en derecho se definen, desde la perspectiva jurídica, los criterios de emisión de
documentos específicos para los procesos legales, se analiza la validez de cierto tipo de documen-
tos y su constitución de acuerdo a la especialidad del derecho que se trate, por ejemplo una letra de
cambio en derecho mercantil, pero no se cuestiona la necesidad de preservar tal documentación
más allá del tiempo de vida del valor jurídico del documento, pareciera que tal conocimiento está
sobreentendido, se ve como colateral a la necesidad cognitiva concreta del abogado. Algo seme-
jante ocurre en el área administrativa donde en la formación de contadores y administradores se
28
En un egreso aproximado de 100 estudiantes en este periodo, solo doce estudiantes tomaron un curso de archivística en
toda su carrera universitaria.
21
estudia la definición de criterios de emisión de documentos y procedimientos de manejo de los
mismos, pero no se abordan aspectos específicos de su generación y conservación.29
Ahora bien, es evidente que no es función particular de estos profesionistas atender de
forma precisa y concreta la problemática que encierra la investigación archivística; para el historia-
dor, para el administrador en general y para el abogado, el documento es un recurso, un medio no
un fin en sí mismo, aunque hay un compromiso no reconocido para su emisión y conservación. Si
bien aquí el historiador, como ha sucedido en otros contextos y épocas, ha tenido que asumir por
necesidad general, la responsabilidad de sistematizar el manejo documental dentro y fuera de la
universidad —antes de aprovechar la información contenida para sus investigaciones— no signi-
fica que necesariamente deba absorber de entrada ambas especializaciones.
La experiencia en sistematización de acervos en la BUAP exige considerar una posibilidad más, la
de reconocer a la archivística como un área de conocimiento con características propias, que requiere
igualmente un espacio propio. Es el momento que en esta universidad se tome en cuenta la necesidad
social e impostergable de formar archivistas con una perspectiva multidisciplinaria pero fundamentada en
el conocimiento y manejo de la propia problemática de la materia, la trayectoria de definición teórica de
la misma, los problemas cognitivos derivados de ella, su trayectoria histórica general, el conjunto de
alternativas metodológicas desarrolladas a lo largo de la historia, la construcción de sus diversas técnicas
y herramientas, como los cuadros de clasificación, la problemática del empleo de nuevas tecnologías en
el registro y generación documental, el estudio de los agentes generadores documentales que incluye el
estudio de instituciones e individuos, el conocimiento primario de técnicas de conservación y restaura-
ción documental, la problemática de la descripción de documentos y la evolución jurídica de los archivos.
Por mencionar sólo los aspectos generales más significativos.
29
Guía de Carreras. Puebla, BUAP, s.f., 287 pp.
22
Conciencia yacia
Valdría la pena revisar minuciosamente propuestas, al respecto, como la de Ramón Cruz
Mundet, profesor en archivística de la Universidad Carlos III de Madrid, y los resultados de diag-
nósticos como el informe Tavera.30
Fortalecer ampliamente al AHU y reconocer a la archivística como área de conocimiento,
promoviéndola desde diferentes frentes me parece, son dos objetivos por los que hay que trabajar
intensamente en la BUAP.
30
Cruz Mundet, Ramón, “Magistral Conferencia”, en Memoria histórica, 10 ° Aniversario del Archivo Histórico del Estado
de México, México, Palacio de Minería, 1994. Los archivos de América Latina. Informe experto de la fundación histórica
Tavera sobre la situación actual, Banco Mundial-Fundación histórica Tavera, 2000, 281 pp.
23
24
Conciencia yacia
Concepción Moya Grijalva
Patricia Ríos García
Coordinadora administrativa
del Archivo Histórico de la
Universidad de Sonora
Jefa del área de concentración

del Archivo Histórico de la
Universidad de Sonora
25
26
Conciencia yacia
La conformación del Archivo
Histórico de la Universidad de Sonora
La Universidad de Sonora fue creada oficialmente el 12 de octubre de 1942. Tiene como misión:
“Formar profesionales creativos, competentes y comprometidos en la solución de problemas, ge-
nerar conocimientos útiles para vivir mejor y difundir los productos científicos, tecnológicos y
artísticos, para engrandecer la cultura, promover la justicia y favorecer la democracia, la equidad
social y la igualdad de oportunidades”.1 Actualmente la oferta educativa se integra por 54 progra-
mas: 31 de licenciatura, 15 de maestría, dos doctorados y seis especialidades; atendidos con una
planta docente de dos mil 299 académicos y una población de aproximadamente 30 mil estudian-
tes, distribuidos en tres unidades regionales: centro, sur y norte.
Desde el nacimiento de nuestra universidad en el año de 1938, cuando se realizaron las
primeras sesiones del Comité Administrativo de la Universidad de Sonora, y a casi 60 años de haber
iniciado su vida académica ha generado un gran acervo documental como consecuencia de las acti-
vidades necesarias para el cumplimiento de sus objetivos: “La preservación, creación y difusión de la
cultura científica, tecnológica y humanística en beneficio de la sociedad”.2
A pesar del tiempo transcurrido, los archivos en la universidad no habían tenido la valora-
ción adecuada y los documentos generados, una vez que perdían vigencia administrativa, pasaban
a formar parte de archivos muertos.
1
Plan de desarrollo institucional 2002-2005.
2
Cuarta Ley Orgánica de la Universidad de Sonora, publicada el 26 de noviembre de 1991.
27
En el año de 1997 en el departamento de Historia y Antropología el profesor visitante,
doctor Humberto Monteón González,3 por su experiencia en archivos, llevaba a cabo el proyecto
“Rescate de archivos muertos municipales y su conversión en archivos históricos”, en el cual los
alumnos de los últimos semestres de la licenciatura en historia realizaban prácticas escolares en la
organización de archivos en los municipios de Guaymas, La Colorada, Nogales, Hermosillo, Caborca
y Ures, logrando con esto, que las autoridades universitarias tomaran interés en la conservación y
preservación de los archivos.
Tomando en consideración lo anterior, en 1998 se presentó el proyecto denominado “Hacia
la creación del Archivo Histórico Universitario” a cargo del doctor Monteón González, el antropólogo
José Trinidad Chávez Ortiz, jefe del departamento de Historia y Antropología y el historiador Arturo
Valencia Ramos, profesor investigador del mismo departamento. El proyecto tenía como finalidad
resolver la problemática archivística de la universidad a través de la concentración y flujo de los
documentos.
En noviembre de 1998, la propuesta fue presentada por el entonces rector M.C. Jorge Luis
Ibarra Mendívil a la Junta Universitaria y al Colegio Académico de la Universidad de Sonora,
quienes aprobaron esta iniciativa y ofrecieron sugerencias para su mejor funcionamiento.
Como consecuencia de lo anterior, el 24 de febrero de 1999, en la inauguración del XXIV
Simposio de Historia y Antropología de Sonora, que tuvo como temática “Archivos y fuentes para
la investigación histórica”, fue establecido formalmente por acuerdo de la rectoría, la creación
como unidad administrativa del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora, otorgándole el
rango de subdirección adscrita a la Dirección de Extensión Universitaria: “Considerando que la
Universidad de Sonora en el Plan de Desarrollo Institucional 1997-2001 establece el propósito de
formar el Archivo Histórico de la Universidad de Sonora, que concentre documentos, materiales
fotográficos, videográficos y audiográficos, que ayuden a reconstruir la historia universitaria”4 y
cuyos objetivos “son la conservación de los documentos universitarios que tengan valor histórico
y artístico, así como la información histórica de relevancia”.5
3
Profesor investigador del Instituto Politécnico Nacional.
4
Acuerdo de rectoría, de fecha 24 de febrero de 1999.
5
Ibid.
28
Conciencia yacia
Para su funcionamiento se ha tomado como base la teoría archivística moderna y se ha
considerado como una unidad orgánica tendiente a resolver la problemática archivística de la
institución, que coadyuve en la buena administración y en la preservación de su historia. Su
objetivo general es establecer un sistema de archivos que posibilite las funciones propias de la
archivística universitaria que conlleven a la preservación de la memoria institucional. Su misión es:
rescatar, custodiar, organizar, conservar, preservar y facilitar el acceso a los fondos documentales,
que formen parte del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora.
Actualmente, y en función de las necesidades propias de la Universidad de Sonora, el
Archivo Histórico está integrado por el área de concentración y el área histórica, así como por
áreas de apoyo en la administración y difusión.
En su estructura orgánica, aunque actualmente es una subdirección, se tiene contemplado
que el Archivo sea considerado como una dirección con una ubicación jerárquica que permita
tener más centralidad en sus funciones.
Esta unidad orgánica se integra como se describe a continuación, y desarrolla las siguientes
funciones:
–Coordinación administrativa. Tiene a su cargo el apoyo en la administración de los recur-
sos humanos, financieros y materiales para que el archivo pueda cumplir con sus objetivos.
–Área de concentración. Está enfocada al resguardo de la documentación inactiva y semi-
activa, así como a la elaboración de inventarios, la colaboración con el Comité de Expurgo ad hoc
para la valoración documental y la realización de las tareas propias de conservación y restauración
de material documental.
–Área histórica. Está conformada por procesos técnicos y servicios, su finalidad es la elabo-
ración de instrumentos que faciliten la localización y consulta de la documentación histórica.
–Área de difusión. Le corresponde crear los instrumentos adecuados que permitan difundir
la historia universitaria y los productos que genera el Archivo Histórico y, fundamentalmente, el
impulsar una cultura archivística a la comunidad en general.
–Área de informática. Se encarga del programa integral de informática que incluye la ela-
boración y manejo de programas y bases de datos que permitan facilitar y dar mayor eficiencia al
trabajo archivístico, así como la administración de la red interna del archivo.
29
–Área de investigación. Tiene como finalidad asesorar investigaciones sobre la universidad
y promover proyectos de investigación en materia archivística.
El personal del Archivo está conformado por ocho personas: subdirector, coordinadora
administrativa, jefe del área de concentración, auxiliar del área de concentración, jefe del área
histórica, auxiliar del área histórica, auxiliar de oficina e intendente.
Es importante destacar que el 9 de octubre de 2001, fue constituido el Consejo Consultivo
del Archivo Histórico, el cual está integrado por los exrectores de la universidad y el rector en
función, M.C. Pedro Ortega Romero. Este órgano tiene como finalidad apoyar y asesorar en las
actividades y estrategias del AHUSON, así como fomentar su vinculación con otros sectores de la
comunidad.
En estos primeros tres años, hemos contado con la supervisión y asesoría del doctor Humberto
Monteón González, y la actividad del Archivo se ha concentrado en la elaboración de los docu-
mentos normativos y operativos, transferencias de archivos, capacitación del personal, elaboración
de manuales, presentación de muestras documentales, publicación de seis números del boletín del
Archivo Histórico Expedientes Universitarios, y la página web que se encuentra dentro de la página
principal de la universidad con la dirección www.uson.mx.
El archivo como parte de sus funciones ha brindado asesorías externas a dependencias de
gobierno, ha participado en la organización de eventos y ha impartido cursos y talleres en materia
archivística.
En esta etapa, la capacitación del personal es considerada como una de las actividades
prioritarias para el archivo, por lo que la mayor parte de su personal ha recibido cursos y semina-
rios sobre teorías y técnicas de la archivística moderna.
En cuanto a su infraestructura, el Archivo Histórico se ubica en calle Pino Suárez y Niños
Héroes s/n en la colonia Centro de la ciudad de Hermosillo, Sonora. Ocupa la planta baja del ala
sur del edificio de museo y biblioteca. A la fecha se ha acondicionado el área de concentración y se
está trabajando en los presupuestos para la remodelación total de las áreas que conforman el
archivo, con una extensión aproximada de 900 metros cuadrados.
En lo que respecta a los recursos financieros, el Archivo ha operado como la mayoría de los
archivos, con un reducido presupuesto; sin embargo se han presentado varios proyectos para obtener
30
Conciencia yacia
apoyo financiero para equipamiento ante FOMES, CONACyT y Fideicomiso de Cuotas de la Universidad
de Sonora éste último, siendo aprobado el pasado 3 de diciembre de 2001 para la compra de la
estantería, equipo de oficina y de cómputo.
El Archivo Histórico de la Universidad de Sonora forma parte de la Red Nacional de Archi-
vos de Instituciones de Educación Superior y asimismo, está registrado ante el Sistema Nacional de
Archivos promovido por el Archivo General de la Nación y pertenece al Comité Técnico Nacional
de Archivos de Instituciones de Educación Superior, en el que participa su subdirector como vocal.
Como se ha dicho, la Universidad de Sonora, es una institución relativamente joven y está
en un buen momento para recuperar su historia, mediante el rescate y organización de sus archi-
vos y de los documentos que han sido generados a lo largo de 63 años, desde las primeras
reuniones de la mesa directiva del Comité Pro Universidad en 1938 hasta hoy día.
Como resultado de la aplicación de un cuestionario para diagnosticar la situación de los
archivos en la universidad, encontramos que al igual que en muchas otras instituciones, éstos son
organizados de acuerdo con el criterio del personal que está a su cargo en cada una de las
unidades orgánicas. En el momento en que éstos pierden su vigencia administrativa, se convierten
en archivos muertos. Hemos encontrado que existe un aproximado de dos mil cajas, distribuidas en
áreas que carecen de las condiciones mínimas para su adecuada conservación, tales como huecos,
bajo escaleras, almacenes, bodegas, baños fuera de servicio y sótanos; raramente los encontramos
en el interior de oficinas administrativas y en el peor de los casos, los archivos se han destruido o
tirado a la basura.
Tomando en consideración lo anterior, el Archivo Histórico tiene entre sus objetivos capaci-
tar al personal secretarial y administrativo con la finalidad de fomentar una cultura archivística e
implementar un sistema de archivo homogéneo que facilite una mayor funcionalidad y eficiencia
administrativa. Se propone establecer técnicas y procedimientos para el adecuado manejo de los
documentos que propicien transferencias apropiadas y sistemáticas hacia el archivo.
El Archivo Histórico de la Universidad de Sonora ha sido concebido a partir de la conjugación
de varias concepciones archivísticas, lo que ha permitido conformar un sistema de archivo que cuenta
con un área de concentración que hace las veces de archivo general y un área histórica que representa
el punto culminante de este organismo institucional, cuyos principales objetivos están encaminados a:
31
a) Sensibilizar a la comunidad universitaria de la importancia que reviste la buena conserva-
ción de las piezas documentales que conforman la historia de nuestra alma mater.
b) Rescatar los archivos muertos de la institución.
c) Rehacer la historia universitaria.
d) Establecer controles en la metodología de la archivística administrativa.
e) Disponer el patrimonio documental al servicio de la comunidad universitaria y la sociedad
en general.
El flujo documental del sistema de archivo de la universidad se inicia en la unidad orgánica
o generadora, instancia de carácter administrativo o académico, que produce la documentación
que conformarán los archivos de trámite de cada unidad.
El archivo de trámite está conformado con documentos generados por la propia unidad y
por aquellos que le son enviados en aras de su quehacer, permaneciendo en este status en tanto
tengan vigencia administrativa o bien sean poco utilizados. Una vez que adquieren estas caracte-
rísticas se realiza la transferencia, acción que se lleva a cabo mediante el traslado sistemático de los
documentos, de la unidad orgánica hacia el área de concentración, a fin de garantizar su perma-
nencia y adecuada conservación.
El área de concentración se conforma con documentación inactiva o semiactiva que ha
perdido vigencia administrativa total o parcialmente; en esta instancia los documentos son someti-
dos a procesos de organización y conservación, para que de acuerdo a un calendario de caducida-
des sean dispuestos adecuadamente para su valoración, acción llevada a cabo por el Comité de
Expurgo.
El Comité de Expurgo es un órgano presidido por el subdirector, con la participación del
jefe del área de concentración y los representantes administrativos de la unidad orgánica que
aporta los documentos en estudio. El comité determinará la conservación definitiva de los docu-
mentos y si ha de utilizarse la tecnología como medio de conservación de la información o, en su
defecto, el método de destrucción. Los documentos que por sus valores fiscales, legales o históri-
cos se determine que deben conservarse son transferidos al área histórica, en donde, una vez que
los documentos han llegado a esta instancia, son objeto de procesos como el análisis documental,
para su clasificación y catalogación, el registro definitivo y la disposición al público.
32
Conciencia yacia
Lo anteriormente expuesto refleja el flujo documental que podemos esquematizar de la
siguiente manera:
ARCHIVO DE TRÁMITE
TRANSFERENCIAS
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
EXPURGO
ARCHIVO HISTÓRICO
Para que este flujo se cumpla será necesario llevar a cabo una serie de acciones que incidan
desde el momento mismo de la creación de los documentos. Como se ha mencionado, el AHUSON
capacitará al personal secretarial a fin de implementar un sistema de archivo con criterios homogé-
neos que faciliten la búsqueda de información en cada una de las unidades generadoras a la vez
que, de forma natural, se ordene la documentación, de tal manera que en el momento que los
expedientes pierdan vigencia, estarán debidamente ordenados e inventariados para ser trasladados
al área de concentración, realizando así una transferencia rápida, eficiente y eficaz.
Debido a la importancia y condiciones en que algunos documentos se encontraban a la
fecha, se han realizado algunas jornadas de rescate y transferencias; aunque se han dado de
manera irregular, nos han permitido aplicar y probar las técnicas y procedimientos propuestos, por
lo que se han registrado un total de 261 cajas que contienen documentos en su mayoría inactivos,
los cuales provienen de ocho unidades orgánicas y un archivo adjunto, que perteneció al profesor
Manuel Quiroz Martínez, tercer rector de nuestra máxima casa de estudios.
33
El Archivo Histórico ha planeado que el incremento documental sustancial se realice por
medio de la actividad denominada Transferencia Masiva que se realizará por única vez mediante una
jornada de trabajo en el rescate y acopio de los archivos inactivos o semiactivos existentes en cada una
de las unidades generadoras de información; esta primera jornada consistirá en un proceso intensivo,
rápido y efectivo que garantice la retirada ordenada y controlada de la documentación, debiéndose
realizar in situ un inventario que se elaborará por triplicado en un formato [01], por parte del
personal del Archivo Histórico en colaboración con el personal de la unidad generadora.
Una vez realizada la transferencia masiva, además de los incrementos por donación o compra,
se establecerá como una medida de incremento documental, la denominada Transferencia Ordinaria,
misma que se llevará a cabo de acuerdo a una calendarización, previamente establecida, que atenderá
a las fechas de cambios administrativos que se efectúen en las unidades orgánicas. Se sugiere que la
transferencia ordinaria se realice seis meses después de cada cambio administrativo en cada unidad,
toda vez que la universidad ha reglamentado la entrega ordenada y oficial de los archivos por parte de
los responsables administrativos, al término de su gestión; en esta modalidad ya debemos estar obte-
niendo los beneficios de la capacitación secretarial y del funcionamiento permanente de un procedi-
miento determinado para la retirada y la recepción de la documentación.
De igual manera puede darse lo que llamamos Transferencia Extraordinaria; ésta puede
ocurrir cuando por circunstancias que pudieran poner en peligro la integridad y conservación de
la documentación, ameriten su traslado inmediato al área de concentración, sin atender a la
calendarización. Una vez que los documentos han sido transferidos, son sometidos a procesos de
organización y control, así como a técnicas de conservación, cuyas acciones pueden observarse en
los diagramas de flujo.
La diferencia entre los procesos de la transferencia masiva y la transferencia ordinaria radica en
el conocimiento que el personal secretarial habrá adquirido y que le permitirá disponer de los expe-
dientes para que se lleve a cabo la transferencia de manera adecuada, toda vez que en el primer
proceso participa el personal del archivo desde el inicio y en el segundo, el personal secretarial se hará
cargo hasta el momento de la transferencia excluyendo únicamente la acción de calendarización.
34
Conciencia yacia
En lo que se refiere al expurgo, éste se lleva a cabo de acuerdo a un calendario de vigencias
que atiende a los valores administrativos, fiscal, legal o histórico de los documentos en estudio; esta
tarea se lleva a cabo dentro del área de concentración y es realizada por un comité multidisciplinario
(Comité de Expurgo), integrado por personal del propio AHUSON y de la unidad generadora que
aporta la documentación en estudio. En el caso de materiales que por su temática o soporte
requieran de la opinión de un experto, se buscará la asesoría de la persona indicada, para la toma
de una decisión acertada. Esta situación podrá aplicarse en el caso de contar con documentos
relativos a proyectos científicos o tecnológicos, obra plástica, fotografías, grabados entre otros.
Por lo anterior habrá ocasiones en que algunas personas sean invitadas por sus conocimientos a
formar parte del comité.
El proceso de expurgo se lleva a cabo en cuatro principales acciones:
1. Selección y disposición de la documentación a estudiar
2. Instalación del Comité de Expurgo para dictaminar el destino de la documentación en
estudio
3. Valoración documental
4. Destrucción de la documentación obsoleta.
La valoración documental es un punto sumamente importante ya que determina el valor
histórico de los documentos, basándose en el análisis completo de la información contenida en
ellos. Cada institución puede generar sus propias normas de evaluación, atendiendo los marcos
normativos estatales y federales. La responsabilidad del Comité de Expurgo debe ser compartida y
la decisión para la conservación o destrucción documental, unánime. Cada proceso de valoración
y selección deberá quedar documentado mediante un acta que incluya procedencia, signatura
topográfica, fechas, tipo de documento, tipo de consulta (en el caso de su conservación), fecha de
caducidad, modo de destrucción (en el caso de su eliminación) y observaciones cuando las haya.
El área de concentración funciona de alguna manera como archivo general y otorga servi-
cios de préstamo o reprografía; éste servicio podrán solicitarlo única y exclusivamente los repre-
sentantes administrativos de la instancia que generó los documentos en custodia.
El préstamo en esta área, así como en servicio al público, estará debidamente reglamentado.
Los expedientes concentrados podrán ser consultados única y exclusivamente por personal con
35
reconocida autoridad administrativa de la unidad generadora que solicite el préstamo, o bien por
personas que por escrito sean autorizadas a consultar los fondos. Ninguna unidad tendrá acceso
en esta instancia al fondo documental de otra.
Para concluir, consideramos que es indispensable que en las instituciones de educación
superior se fomente la cultura archivística, por la importancia que reviste el ser los responsables del
patrimonio documental que a posteriori se convertirá en fuentes para la investigación y la historia.
36
Conciencia yacia
Gloria Carreño
Encargada del Archivo
Histórico y de Concen-
tración del CCH
37
38
Conciencia yacia
La protección de la historia institucional. El Archivo del Colegio
de Ciencias y Humanidades
En enero de 2001, dio comienzo la concentración de los acervos documentales correspondientes

a la gestión administrativa de los 30 años de existencia del CCH. Esto obedece a la necesidad de
salvaguardar la memoria histórica del Colegio, de lograr la eficiencia en la conservación y consulta
de la información contenida en los documentos de archivo a fin de que ésta sea un soporte en la
toma de decisiones, así como en el conocimiento de la historia institucional.
La creación del archivo histórico y de concentración es un proceso que consta de varios pasos:
· El diagnóstico del estado físico de sus documentos encontrados en varios depósitos
· La concentración de los acervos documentales que se encontraban en diferentes locales
· La organización y clasificación de la información
· La elaboración de catálogos
· La elaboración de un Manual de políticas y normas para el trámite y control de bajas y
transferencia de la documentación.
Todo ello permite contar con una eficiente administración de los documentos y se sustenta en
el Acuerdo para la protección, uso y conservación del patrimonio histórico documental de la UNAM
del 15 de diciembre de 1988 y en el marco jurídico existente de la legislación federal al respecto.
El encuentro con documentos abandonados y dispersos

El proceso de creación del Archivo Histórico y de Concentración del CCH dio sus primeros pasos en
1998 cuando, por iniciativa del director general del CCH, José de Jesús Bazán Levy, se me solicitó
la elaboración de un diagnóstico y un proyecto para organizar y poner al servicio de la institución
los documentos que se encontraban dispersos en diferentes edificios institucionales.
39
Los acervos documentales datan de algo más de 30 años, ya que aún antes de su creación
formal, el Colegio de Ciencias y Humanidades generó en su gestión la documentación legal, admi-
nistrativa, fiscal, testimonial y científica que han acompañado su existencia institucional.
El diagnóstico elaborado insistió en que preservar, conservar, clasificar y catalogar esta
información contribuiría a mantener accesible información auténtica, que permitiese, con un mejor
conocimiento, una eficaz e inmediata toma de decisiones.
Conscientes de la importancia vital que tiene para la cultura universitaria la memoria institu-
cional y la eficacia administrativa, se presentó este diagnóstico del estado de los acervos documen-
tales del Colegio de Ciencias y Humanidades, con una propuesta de organización, clasificación,
sistematización y puesta en servicio del Archivo de Concentración.
Diagnóstico
Acervos
La documentación que se ha dado de baja en carácter de archivo muerto, por parte de las distintas
instancias institucionales del Colegio de Ciencias y Humanidades, se encuentra depositada en
diferentes locales, a saber:
1. Local de la imprenta del CCH, ubicado en la calle de Monrovia
2. Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato
3. Sótano del edificio de la Dirección General
4. Archivo de la Dirección General
5. Archivo del Consejo Técnico
Acervo localizado en el local de la imprenta

Volumen de información
Este acervo está integrado por un total de 93.1 metros lineales de documentación, contenida en
140 cajas [AM-70] de archivo muerto y diez cajas de cartón de diferentes tamaños.
40
Conciencia yacia
Estado de conservación
El local destinado a la guarda de este acervo documental resulta inadecuado por las propias carac-
terísticas de construcción, los techos de asbesto que cubre el material, escasos 100 centímetros,
propician cambios bruscos de temperatura, desde muy altas durante la primavera, hasta muy bajas
durante la madrugada en el invierno, lo cual repercute en la pérdida de humedad y el consecuente
resquebrajamiento del material.
Dado que el local es compartido con la imprenta, esta dependencia por su propia función
almacena en la misma bodega donde se encuentra depositada la información, materiales químicos
altamente combustibles como la blancrola. Combinado este elemento con la elevación de tempera-
turas puede ofrecer el peligro de ignición espontánea.
En cuanto a la propia guarda del material, se encuentra en cajas AM-70 directamente una
sobre otra, sin estantería, por lo cual las cajas inferiores se vencen al peso y se encuentran rotas. La
colocación además impide la localización y consulta si llegara a requerirse algún expediente y, en el
caso de las cajas rotas, corren el riesgo de extraviarse las series documentales.
Los expedientes cuentan desde su origen con agentes oxidantes y gomas, que se utilizan en
el manejo de la información administrativa, y que en las condiciones de temperatura y humedad
relativa a que se encuentran expuestos se aceleran sus efectos.
Acervo de la Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato

Volumen de información
Este acervo está integrado por un total de 100.44 metros lineales de información, contenida en
192 cajas [AM-70] de cartón, más algunas cajas de cartón de diferentes tamaños.
El espacio destinado a este acervo, pese a lo inadecuado, resulta ser menos agresivo para el
material, ya que la circulación de aire da una temperatura baja y un buen nivel de humedad relativa.
En el cubo de escalera se colocaron estanterías fuertes, de fierro y madera, donde caben las
cajas con holgura.
41
Sin embargo, el riesgo de lluvia y de que se forme una corriente que escurra por la escalera
es permanente; incluso algún material ya se ha mojado, en gran parte por el inadecuado manejo
que se hace de éste al consultarlo, pues alguno se ha quedado en el pasillo.
El material está colocado de manera inconveniente, algunas cajas cargan otras de más peso,
por lo que se han vencido o roto, otras están colocadas de lado y el material se ha salido y se ha
mezclado, hay mucho material suelto, a causa de cajas rotas, el cual ha perdido su serie o conjunto
documental.
Por lo abierto que está el depósito improvisado, el material está sujeto a pérdidas y a merced
de plagas como ratón, las ardillas del entorno, pájaros, cuyo guano y acción biológica pueden
deteriorar a la larga los documentos.
Igual que el anterior acervo, tiene de origen elementos oxidantes y gomas que hay que
desprender.
Sótano del edificio de la Dirección General

Este archivo pertenece a la Dirección de Servicios Generales, se encuentra depositado en el alma-
cén, consta de 38.44 metros lineales de información guardada en 62 cajas de archivo muerto
[AM-70], más algunas cajas sueltas (seis cajas de distintos tamaños).
El local es inadecuado aun para bodega, tiene una humedad relativa superior al 60 por ciento lo
que tiende a favorecer la presencia de hongos, esporas y algunas plagas; el hacinamiento por la
falta de espacio resulta en roturas de cajas además de la falta de ventilación natural, que aunado a
los anteriores provocan la proliferación de agentes de deterioro y degradación de papel, y la
mínima ventilación que pudiera dársele, no se efectúa por falta de una rutina de mantenimiento.
Archivo de la Dirección General

Este acervo reúne los documentos de la antigua coordinación. Consta de 12.40 metros lineales,
reunidos en 20 cajas [AM-70], más algún material documental que no se ha sacado de los archivos
originales.
42
Conciencia yacia
Puesto que los expedientes se están pasando de su área de archivo administrativo a cajas de archivo
muerto, el material está en óptimo estado de conservación sin embargo, para su conservación
futura hay que retirar agentes oxidantes y elementos con adhesivos.
Archivo del Consejo Técnico

En último lugar quise mencionar el Archivo del Consejo Técnico, dado su carácter especial, su
eficiente organización y manejo.
Este archivo cuenta con un inventario elaborado por Héctor Fabre Cuevas, en 53 cajas hay
expedientes en proceso de evaluación por el Consejo Técnico; aproximadamente 2 mil 500 expe-
dientes académicos, 385 carpetas de sesiones del Consejo Técnico de 1972 a 1998, 241 carpetas
de minutas y copias de recibo, entre 1983-1998, 19 carpetas de minutas de la Secretaría General,
entre 1992-1997; 62 carpetas de minutas y memorandas de la Comisión Técnica 1992-1997, 65
carpetas de archivos específicos entre 1994-1997; 11mil 095 expedientes de archivos de programas
de estímulos, PEPRAC 90-93, PEPASIG 93-97, FOMODOC 93-97; cuenta también con series de publica-
ciones y material impreso, y trece cajas de material de transferencia.
El caso del Archivo del Consejo Técnico es especial en el conjunto de los acervos documen-
tales de la institución, ya que reúne las cualidades de ser un archivo de gestión y archivo histórico.
Dada su unidad de series documentales, este archivo debe mantenerse sin fraccionar.
Contenido de la Información
De acuerdo con una muestra realizada, los diferentes conjuntos documentales contienen infor-
mación procedente de las diferentes instancias que componen el sistema CCH, como la Dirección
General, la Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato, las distintas secretarías, departamentos,
áreas del Departamento de Control Presupuestal, de la Coordinación General, Unidad Administra-
tiva, planes y programas de estudio, personal académico, etcétera.
En ellos, también por muestreo, se pudo constatar el contenido de documentos de impor-
tancia por su carácter testimonial e histórico, tales como evaluaciones de programas, relaciones de
43
egresados, inventarios, anteproyectos de sistemas de organización y procedimiento, actas departa-
mentales, análisis de ejercicio presupuestal.
La mayoría de las cajas muestreadas contaban con un inventario general que no es lo
suficientemente descriptivo puesto que no contiene fechas límite y generalmente sólo describe el
membrete del expediente, y no su contenido.
La información que guarda el Colegio de Ciencias y Humanidades comprende 31 años de
gestión administrativa institucional. De acuerdo a las normas archivísticas, este acervo aún no
tendría la categoría de acervo histórico por su edad, sino de acervo intermedio o de concen-
tración que aun contiene documentos semiactivos.
Este acervo reúne asimismo documentos de valor testimonial o histórico, que constituyen la
memoria institucional, por lo que deben desde ahora tomarse las medidas necesarias para su
protección, conservación y preservación.
En su conjunto, la documentación contiene expedientes relativos a la administración de la
dependencia, a su personal académico y administrativo, al alumnado, al desarrollo académico de
profesores, su promoción y estímulo dentro del ámbito institucional, documentación referente a
convenios establecidos con otras instituciones dentro y fuera de la universidad, material gráfico
(carteles, fotografías), documentación referida a cuerpos colegiados, documentación que avala el
patrimonio (vehículos, inventarios) y aquella que da testimonio de la obra y crecimiento institucional,
así como publicaciones periódicas y bibliografía.
El conjunto documental, en suma, se conforma de 414 cajas de archivo muerto, más 26 de
diferentes tamaños que equivalen aproximadamente a 259.38 metros lineales de información, sin
incluir el acervo del Consejo Técnico.
Esta información debe ser valorada y en su caso, depurada siguiendo un estricto apego a las
normas archivísticas para la valoración documental, los lineamientos marcados por el Archivo Ge-
neral de la Nación, las disposiciones de la Ley General de Bienes Nacionales y los lineamientos del
Acuerdo para la protección, uso y conservación del patrimonio histórico documental de la UNAM,
del 13 de diciembre de 1988.
44
Conciencia yacia
La concentración de los acervos documentales que se encontraban en dife-
rentes locales
No obstante la motivación de las autoridades del Colegio respecto a la organización de sus
acervos documentales, el inicio del proyecto tuvo que ser pospuesto a causa de la toma de las
instalaciones universitarias por el Consejo General de Huelga durante nueve meses en el año
de 1999 al 2000.
Finalmente el proyecto dio inicio en octubre de 2000, con la concentración de los acervos
documentales en un local anexo al laboratorio central del CCH en avenida del Imán 5 bis.
Aunque el local con el que contamos deja mucho que desear tanto en capacidad de almace-
naje como en condiciones ambientales pues se trata de una caseta prefabricada, sí ofrece una mejor
condición para la guarda del material documental. En espera de contar con un mejor local, se han
concentrado los acervos de la dirección, el de la exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato y el
del edificio de la excoordinación. Una parte del acervo que se encontraba en un área de imprenta
se ha cambiado al edificio de la Universidad tres mil en espera de incorporarse al resto de los
acervos.
La organización de la información
Después de que se ha hecho la concentración y la separación de los acervos con base en el
principio de procedencia, se ha pedido la autorización para depurar algún material que no contie-
ne valores primarios ni secundarios, mismo que, previo un adecuado proceso de valoración, puede
ser depurable como memorandas de compras de insumos, solicitudes de pago de guardería, tarje-
tas de tiempo, incapacidades y días económicos, pólizas de diario, boletos de cine club y listas de
firmas diarias de personal de confianza. Para depurar este tipo de documentación se hacen pro-
puestas a la Dirección General de CCH y al Consejo Técnico Consultivo del Archivo quienes, a la
vista de las relaciones propuestas, han dado su autorización; el material a depurar se envía al PUMA
(Programa Universitario de Medio Ambiente). Asimismo se ha comenzado la organización de los
diferentes fondos y series que integran el archivo; el primer paso fue la elaboración de un cuadro
clasificador con base en los organigramas pasados y vigentes en el CCH y se ha iniciado la elabora-
ción de inventarios y el procesamiento de los mismos en Micro Isis, con el propósito de integrar
45
bases de datos. Así también, se ha iniciado la elaboración de un catálogo general que permita un
acceso eficaz y eficiente a la información contenida en sus documentos.
La elaboración de un Manual de políticas y normas para el trámite y control de bajas

y transferencia de la documentación
Paralelamente al trabajo de concentración, clasificación y catalogación de la información, apreciamos
la enorme necesidad que había de incidir en el proceso de administración de la documentación desde
su etapa administrativa a fin de evitar la explosión documental, la baja de documentación antes de
cumplir su vigencia administrativa así como orientar al personal administrativo para uniformar los
procedimientos de baja y transferencia documental.
Hemos hecho la primera propuesta del Manual de políticas y normas para el trámite y
control de bajas y transferencias de la documentación, que esperamos presentar en breve a la
Dirección General y a la Comisión Técnica Consultiva, y hemos advertido la necesidad que hay de
organizar cursos de capacitación para el personal administrativo en el manejo de la información
documental, al fin y al cabo, única manera de guardar la memoria institucional para el futuro.
46
Conciencia yacia
Sandra Peña Haro
Jefa de la sección de
Acervo Gráfico del
Archivo Histórico
de la UNAM
47
48
Conciencia yacia
La organización y conservación de documentos gráficos: un caso
práctico, la colección de la Dirección General de Comunicación
Social de la UNAM
Antecedentes
Los materiales fotográficos generados por la Dirección General de Comunicación Social (DGCS) de
la UNAM, plasman la vida y actividades universitarias relevantes desde 1974 a la fecha y se consti-
tuyen como una fuente primordial para la construcción de la historia de nuestra universidad, así
como de la educación superior y las comunidades científicas e instituciones académicas de nuestro
país. Este acervo fotográfico se encuentra dividido para su guarda y conservación, entre la men-
cionada Dirección y el Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM).
El AHUNAM resguarda una colección de positivos y negativos en blanco y negro que ingresaron
en diferentes remesas, durante los años de 1984 a 1994 y que corresponden al periodo com-
prendido entre 1973 y 1994. Por otra parte, la DGCS resguarda otra parte del material generado
entre 1974 y 1994 y todo el material producido de 1994 a la fecha. En este punto vale la pena
mencionar que el material generado hasta mayo de 2000 está constituido casi exclusivamente por
material blanco y negro y que, a partir de esta fecha las imágenes generadas son a color.
La DGCS resguarda siete mil 881 sobres o eventos con un número de negativos variable,
mientras que el AHUNAM cuenta con 66 mil 792 positivos y 165 mil 886 cuadros negativos.
Asimismo, no hay que olvidar que actualmente la DGCS genera un promedio diario de 15 rollos de
36 exposiciones, por lo que se puede esperar un incremento anual de 124 mil 200 imágenes
negativas, más sus correspondientes positivos.
49
Estado de organización
Materiales fotográficos procedentes de la dirección general de comunicación social
El acervo de la DGCS se encuentra identificado con datos como fecha, evento, lugar y autor, en los
materiales positivos y negativos, asimismo, cuenta con una colección de retratos de aproximada-
mente 6 mil 500 personajes relacionados con la vida universitaria.
La colección de retratos se encuentra ordenada alfabéticamente y protegida por sobres de
papel manila, mientras que el resto de los positivos y negativos se ha ordenado por dependencia y
cronológicamente y se encuentra resguardado en sobres de papel o de polietileno de alta densidad.
Como ya se ha dicho, actualmente la DGCS produce un promedio diario de 15 rollos de 36
exposiciones, es decir, genera diariamente un aproximado de 540 imágenes positivas de color
sobre soporte de papel y alrededor de 90 tiras de seis imágenes negativas de color sobre soporte
de poliéster.
Considerando una producción diaria de esta magnitud, se puede esperar que en una sema-
na de cinco días se produzcan 2 mil 700 fotografías, con sus respectivos negativos. Para un año
de 46 semanas el acervo se incrementaría en 124 mil 200 imágenes, más sus positivos.
Las imágenes negativas se guardan en fundas de poliéster de alta densidad y en sobres de
papel bond donde se anotan los datos del evento, los personajes, la fecha y el autor. De igual
forma, los positivos se conservan identificados y ordenados en sobres de papel manila.
Materiales fotográficos en resguardo del AHUNAM (1973-1995)

De las imágenes que actualmente resguarda el AHUNAM, solamente 13 mil 881 fotografías se
encuentran catalogadas y los negativos se encuentran parcialmente inventariados.
Los positivos carecen, en su mayoría, de datos de identificación, mientras que los negativos
sí consignan el evento, fecha, lugar y autor; y se encuentran ordenados por años, con guardas
adecuadas en espera de un proceso de organización.
Dado que el material fotográfico generado se puede dividir en imágenes positivas y negativas,
tanto en blanco y negro, como en color, y debido a que las características de procesamiento y
50
Conciencia yacia
estabilidad de ambos materiales no son las mismas, su tratamiento de ordenación, catalogación,
conservación y acceso deberá ser diferenciado y se abordará de forma individual.
Fotografía blanco y negro

Tanto en los materiales blanco y negro que se encuentran en resguardo del AHUNAM, como en
aquellos que aún pertenecen a la DGCS, se detectó que los positivos se encuentran en un estado de
deterioro intermedio caracterizado por manchas pardas, olor a fijador y amarillamiento debido a la
presencia de hiposulfito residual, como resultado de un lavado deficiente y uso de las soluciones
agotadas, provocando daños de carácter irreversible y progresivos tanto en la imagen como en el
soporte.
Asimismo, el manejo al que han sido sometidas estas imágenes, para su publicación, ha
provocado otro tipo de deterioros por la presencia de adhesivos (diurex, masking tape, mounting
spray), inscripciones al reverso (con lápiz, bolígrafo, crayola y plumón), dobleces, roturas,
mutilaciones, marcas de clips, perforaciones de grapas y huellas dactilares en emulsión y soporte.
Fotografía a color
Los materiales a color se caracterizan por su gran inestabilidad ya que su estructura está constitui-
da por átomos de carbono, hidrógeno, oxígeno y nitrógeno, donde el tipo de enlace entre ellos
determinará el color final. Si la estructura original cambia por alguna razón, el resultado será una
disminución en la capacidad de la molécula de interactuar con la luz y con el tiempo, el desvane-
cimiento será perceptible por el ojo, ya sea en forma de cambios de densidad o color.
Estos cambios son el resultado de reacciones químicas que se aceleran bajo condiciones de
alta temperatura, alta humedad y en menor grado, de contaminantes; y que pueden darse en
presencia o ausencia de luz.
Por lo anterior, las recomendaciones de resguardo de la American National Standard Institute
se centran en temperaturas cercanas a la congelación y una humedad relativa entre 20 y 50 por
ciento.
51
Propuesta de organización y conservación
Con la finalidad de cuidar la estabilidad del material fotográfico en cuestión, de proporcionar un
mejor control y manejo de la colección, así como para ponerlo a disposición del público usuario, se
propone que el acervo fotográfico de la DGCS se traslade al AHUNAM, donde se realizarán todos los
procesos técnicos correspondientes.
Para realizar las actividades de organización, conservación y consulta del acervo fotográfico en
cuestión, es necesario elaborar una propuesta general con diferentes vertientes específicas donde se
aborde la problemática en función del material fotográfico y se prevean las condiciones y requerimientos
necesarios para llevar a cabo el tratamiento de un acervo de estas dimensiones y características.
Organización
Para la organización de la colección será fundamental la aplicación del principio de procedencia y
orden original, que establece la necesidad de conservar la forma original en que el archivo fue
creado, pero también será necesaria la incorporación de criterios de búsqueda y manejo de imáge-
nes, necesarios para la consulta y uso de información por parte del público usuario.
Conservación
Como ya se mencionó, por su estructura y técnica de manufactura, los materiales a color o blanco
y negro, sobre soporte de papel o poliéster, presentan características sumamente diferentes que
deberán ser abordadas en diferentes momentos y con diversas estrategias, por lo que se tratarán de
forma individual.
Fotografía a color
Se considera prioritario comenzar a abordar la problemática de los materiales a color, ya que se
trata de documentos que, como se mencionó, se encuentran en buen estado de conservación y
que, sometidos a condiciones adversas, pueden desarrollar una elevada inestabilidad. Con la fina-
lidad de reducir la velocidad de deterioro y estabilizar las imágenes, es indispensable su resguardo
en condiciones de baja temperatura y humedad.
52
Conciencia yacia
Los materiales a color reciben un tratamiento de estabilización adecuado por parte del
personal de la DGCS, por lo que ingresaría al AHUNAM adecuadamente resguardado y, al interior de
la sección de acervo gráfico, sería necesario proveerlos de protección de segundo nivel con cajas
de polipropileno inerte y condiciones atmosféricas estables y adecuadas.
Considerando que el uso de película a color por parte de la DGSC se inició en el mes de mayo
del año 2000, para finales del año 2001 se prevé que existe un acervo de 5 mil eventos y 180 mil
imágenes negativas a color y el mismo número de imágenes positivas a color, que hace necesario un
total de 84 cajas.
Fotografía blanco y negro

Para los materiales negativos blanco y negro la problemática es muy similar, con la salvedad de que
las condiciones de preservación son menos estrictas en cuestión de humedad relativa y temperatu-
ra; sin embargo, aun así requieren de condiciones atmosféricas estables y relativamente bajas y un
muy cuidadoso control de la calidad del aire.
Sumando el acervo de negativos en blanco y negro con que cuentan actualmente el AHUNAM
y la DGCS encontramos que el acervo asciende a un estimado de 16 mil 175 eventos, que pueden
ser resguardados en 270 cajas.
En suma, el acervo de la DGCS y el AHUNAM, con negativos color y blanco y negro, que van
desde 1974 a finales del presente año, ascenderá aproximadamente a 21 mil 175 eventos y 353
cajas. Actualmente la sala 6 del AHUNAM cuenta con 123 metros cuadrados de superficie y sola-
mente un pequeño porcentaje de la misma se encuentra libre por lo que, de acuerdo con las cifras
estimadas y anotadas en los párrafos anteriores, será posible albergar los materiales blanco y negro
y las imágenes a color hasta el presente año, en el espacio físico disponible en la sala, sin embargo,
dificultará el incremento posterior del acervo.
Asimismo, es importante mencionar que aunque las condiciones ambientales de la sala de
resguardo de los documentos fotográficos son estables, no proporciona los niveles y condiciones
ideales que garanticen la conservación del material fotográfico a largo plazo. Para ello, es necesa-
rio contar con bóvedas específicas que provean las condiciones ideales para los materiales a color
53
y para los materiales blanco y negro, de forma separada. Asimismo, estas bóvedas deberán alber-
gar el acervo actual y el estimado para los próximos 15 años, cuando menos.
Propuesta de consulta, descripción y acceso

El AHUNAM cuenta con un sistema de consulta automatizada, ARHISTO-UNAM, que puede definirse
como un conjunto de bases de datos relacionadas, que corresponden a los diversos instrumentos
descriptivos de los fondos y colecciones. Su objetivo consiste en agilizar los procedimientos de des-
cripción, ordenación y publicación de los datos contenidos en los documentos y por consiguiente, la
consulta de los grupos documentales del archivo. Este sistema permite acceder a los acervos desde
una visión general e ir descendiendo hasta llegar a la descripción particular de cada una de los grupos
de piezas fotográficas o bien, a partir de un dato específico, por todas y cada una de las bases que
conforman el registro de grupos documentales del AHUNAM.
La búsqueda de imágenes a partir de su descripción, o bien, de un rastreo por expresión
booleana, es posible gracias a la homogeneización de los procesos técnicos aplicados a la docu-
mentación, entre ellos, el uso de una ficha única de descripción de documentos:
FICHA ÚNICA
1. No. de ficha
2. Fecha (año, mes y día)
3. Lugar (ciudad y en su caso, país donde se emite el documento)
4. Descripción:
–clase documental y/o género
–título
–asunto y/o tema
–personajes
–autor (diseñador, impresor, dibujante, productor, director, créditos)
5. Observaciones:
–estado físico
54
Conciencia yacia
–formato
–escala
–técnica
–color
–duración
–idioma
–reconocimiento
–características del documento fuera de lo común
6. Ubicación Archivística:
–siglas del fondo
–sección
–serie
7. Ubicación Topográfica
–unidad de instalación
–expediente
–documento
8. Dirección de imagen (en caso de que exista)
Se propone el uso de una ficha de este tipo por imagen, para el caso de la colección de
personajes, o bien de un registro por sobre o evento, para las imágenes negativas.
Actualmente la colección de retratos asciende a 6 mil 500 sobres y un aproximado de 26
mil imágenes,1 mientras que el número de imágenes a color ascenderá aproximadamente a cinco
mil eventos.2 Se puede estimar la creación de 31 mil registros tan sólo para iniciar la primera fase
de automatización de los materiales de la DGCS.
En una segunda fase se propone realizar la descripción del resto de material blanco y negro,
tanto positivos como negativos, dado que la necesidad de acceso a este tipo de materiales es menor
y los requerimientos de conservación son menos inmediatos.
1
Considerando un promedio de cuatro imágenes por sobre.
2
A finales del presente año.
55
Acceso
Aun contando con una ficha de descripción detallada, la consulta de materiales gráficos presenta
ciertas limitaciones informativas para el usuario, dado que el universo informativo contenido en las
imágenes difícilmente se cubre en la descripción y frecuentemente, el usuario requiere la consulta
visual de estos materiales.
Para disminuir el acceso a los documentos originales se considera indispensable acompañar
las cédulas descriptivas de su respectiva imagen digital, permitiendo el acceso a las imágenes a
través de una presentación en la pantalla de la unidad de consulta en el AHUNAM, de forma tal que
la información pueda ser compartida y obtenida fácil y rápidamente.
Con la finalidad de favorecer la conservación de los materiales fotográficos de la DGCS, se
propone su integración al sistema de consulta automatizado ARHISTO-UNAM, comenzando por las
imágenes de personajes y los materiales más recientes.
Se propone iniciar la descripción y digitalización de la colección de personajes en positivos
pues es el material que se considera será más consultado. Es importante mencionar que el banco de
imágenes de personajes puede constituirse como un producto de sistema abierto, perfectible a través
de su vinculación con la sociedad, principalmente universitaria, que permitirá identificar de forma
precisa los personajes, o bien, corregir aquellos que se encuentren identificados erróneamente.
Asimismo, se recomienda continuar con las imágenes a color dado que se encuentran actual-
mente en buen estado de conservación y se caracterizan por una relativa inestabilidad en condiciones
atmosféricas normales; su digitalización permitirá la guarda en una bóveda adecuada y disminuirá el
riesgo de deterioro por manipulación o condiciones atmosféricas desfavorables. En caso que sea
posible, será ideal realizar la descripción y digitalización de los materiales blanco y negro, de forma
paralela que los negativos a color.
Como opciones secundarias para el uso de las imágenes digitales, es posible su inserción en
internet, a través de la página web del Centro de Estudios sobre la Universidad y la elaboración de
un CD/ROM que posibilitará la distribución e intercambio de información.
De acuerdo al uso final de la imagen, el AHUNAM cuenta con una serie de estándares para la
digitalización de imágenes, sobre los cuales se plantea la presente propuesta.
56
Conciencia yacia
En el caso de la colección de personajes se realizará la digitalización de cada una de las 26
mil imágenes a 600 dpi, doce bits por píxel, en formato TIFF y donde el eje mayor de la fotografía
mida siete pulgadas, es decir que cada imagen ocupará 18 Mb y el total de documentos requerirán
de una memoria de 457 Gb y podrán ser almacenadas en seis discos duros de 80 Gb.3
Por otro lado, para la digitalización de las imágenes negativas a color, se propone sólo un
porcentaje de ellas, por ejemplo, una tercera parte de las imágenes por evento, es decir, doce imáge-
nes por sobre y 60 mil fotografías en total, a una definición de 600 dpi, 36 bits por píxel, en
formato TIFF y donde el eje mayor de la fotografía mida siete pulgadas, cada imagen ocupará 54 Mb,
es decir que 60 mil imágenes requerirán de tres mil 168 Gb que podrán almacenarse en 39 discos
duros de 80 Gb.4
El sistema ARHISTO cuenta con políticas definidas de respaldo de cada una de las bases de datos
que incorpora y además, la misma estructura del software utilizado impide la modificación de la
información contenida, por lo que en este aspecto se cubren de manera eficiente los requerimientos
de seguridad y permanencia del Sistema. Asimismo, periódicamente, la Comisión de Automatización
realiza el monitoreo del funcionamiento del Sistema a fin de detectar y corregir cualquier eventualidad
o incorporar funciones que en la utilización del sistema se juzguen convenientes y, así, optimizar la
calidad de los servicios que se ofrecen.
El AHUNAM cuenta ya con la experiencia inicial de la digitalización de imágenes y con la
aprobación de un proyecto (CONACyt R33061-H) para el “Desarrollo del sistema de consulta
automatizada para documentos del Archivo Histórico de la UNAM”. Dicha propuesta incorpora la
experiencia generada por la Comisión de Digitalización desde 1996 a la fecha y por el desarrollo
del proyecto piloto para la automatización y digitalización del fondo Ezequiel A. Chávez.
El proyecto de digitalización de los documentos gráficos la DGCS se constituye como un
paso en los procesos de custodia, ordenación, catalogación, conservación y acceso a las imágenes,
en un afán por revalorar un patrimonio fundamental que no ha sido seriamente considerado y
conservar la memoria gráfica de nuestra universidad.
3
En un disco duro de 80 Gb es posible almacenar un aproximado de 17 mil 753.7 imágenes de este tipo.
4
En un disco duro de 80 Gb caben cinco mil 918 imágenes a 300 dpi, 36 bits por píxel, a 5x7 pulgadas y en formato TIFF.
57
Metodología para el desarrollo de la presente propuesta
Para el desarrollo del presente proyecto es indispensable la elaboración de un acuerdo que regule las
transferencias de material fotográfico de la DGCS al AHUNAM. Una vez iniciado el proceso de transferencia
y con el material bajo resguardo del Archivo Histórico, se iniciarán los procesos de organización,
descripción y normalización en la ficha única y la digitalización de las imágenes fotográficas con parámetros
de resolución, formato y dimensiones estandarizados y se interrelacionará la base de datos textual con el
banco de imágenes para permitir un acceso desde las terminales del AHUNAM e internet.
Con el traslado de los materiales gráficos de la DGCS al AHUNAM, éste último adquirirá la
responsabilidad absoluta de la integridad de la colección y tendrá la capacidad de decidir sobre las
medidas que considere pertinentes para su manejo, administración y conservación.
De forma desglosada, se propone la realización de las siguientes etapas:
Elaboración de un acuerdo de traslado y resguardo entre la DGCS y AHUNAM.
Traslado de las fotografías a las instalaciones del AHUNAM, acompañadas de una relación de
entrega. El traslado debe ser supervisado por personal del AHUNAM.
Diagnóstico del material que ingresa, donde se registre el estado de ordenación, descripción
y conservación.
Organización
1. Planteamiento de un esquema de organización, de acuerdo con el principio de proceden-
cia y orden original.
2. Realización del ordenamiento físico.
3. Conteo de sobres/eventos, tiras y cuadros, con la finalidad de tener un registro detallado
de la colección.
4. Signaturación de guardas de segundo y tercer nivel.
5. Descripción y captura de los eventos en la ficha única de captura.
Estabilización
1. Limpieza mecánica de las tiras de negativos.
2. Colocación de guardas de primer nivel, en caso necesario.
3. Cambio de guardas de segundo nivel, en caso necesario.
4. Cambio de guardas de tercer nivel, en caso necesario.
58
Conciencia yacia
Digitalización
1. Digitalización del material fotográfico e integración con su ficha única de descripción.
2. Integración al sistema ARHISTO-UNAM.
Según se puede apreciar, la metodología a desarrollar tiene el sustento sólido en el proyecto
de automatización que ya hemos emprendido y los alcances van desde la puesta en práctica de los
principios archivísticos hasta la forma en que la tecnología computacional puede apoyar de manera
fundamental no sólo a la difusión de los acervos históricos, sino a tareas básicas del procesamiento
técnico de la documentación y el acceso al mismo.
Asimismo, las tareas a realizar no constituyen en forma alguna mayor problema que pueda
poner en riesgo el éxito del proyecto, puesto que en gran parte mucho del aspecto metodológico
ha sido ya probado en el arranque del Sistema.
Necesidades materiales
Actualmente la sección de acervo gráfico cuenta con siete técnicos académicos dedicados a la
organización, descripción, automatización y estabilización de los 250 mil documentos gráficos
con que cuenta el AHUNAM.
La transferencia del acervo fotográfico en cuestión supone el ingreso de más de 35 mil
eventos en negativos blanco y negro y color, y de alrededor de 270 mil positivos blanco y negro y
color, es decir de un acervo de cerca de un millón de imágenes, cuatro veces mayor que el acervo
con que actualmente se cuenta.
Para el procesamiento técnico de la colección fotográfica de la DGCS es fundamental contar
con recursos adicionales a los actuales, que nos permitan desarrollar un trabajo de estabilización,
resguardo, procesamiento técnico y manejo adecuado de colecciones.
Para un mayor alcance en el presente proyecto, es indispensable el apoyo de dos archivistas
y un digitalizador que permitan realizar un trabajo continuo y de calidad, así como también, dos
equipos de cómputo con escáneres especializados para el tipo de material a procesar.
La actividad de los archivistas se centrará en la organización del material fotográfico, en la
verificación de datos, organización física y descripción de los eventos en el formato de la ficha única.
59
Por su parte, el digitalizador se abocará a realizar la selección de un porcentaje de imágenes
y la digitalización de los mismos, dentro de los estándares establecidos por el AHUNAM, finalmente
el conservador se dedicará a la preservación y estabilización del material fotográfico.
Las tres actividades se realizarán de forma paralela con la finalidad de lograr un avance más
tangible, con resultados a corto plazo. Se estima que el proceso de organización, conservación y
acceso tendrá una duración de siete años.
60
Conciencia yacia
David Sergio Placencia Bogarin
Archivo Histórico y de
Concentración del CCH
de la UNAM
61
62
Conciencia yacia
La necesidad de formación y planeación en los archivos de
instituciones educativas
Uno de los problemas más graves que enfrentan los trabajadores documentalistas en los archivos
históricos es que en las áreas administrativas los archivos de trámite generalmente son manejados
por empleados con nulo conocimiento sobre administración documental; consecuentemente, la
única óptica que se utiliza es la resolución del problema de la administración corriente, sin visualizar
el futuro de la documentación.
Esta situación ocasiona que el tratamiento a los documentos sea incorrecto. Cuántos de noso-
tros no nos hemos encontrado documentos con agentes de deterioro tales como durex y pegamento,
además de objetos de metal que son útiles durante el periodo de trámite del documento como son las
carpetas Rado, clips, grapas y, comúnmente no se vislumbra que un porcentaje de los documentos
generados tienen valor histórico y son concentrados en bodegas, aun cuando éstas contengan eleva-
dos niveles de humedad o de temperatura que causan deterioro a los documentos.
Por ello, creo que el problema debe afrontarse en dos etapas. En la primera, con campañas
de formación del personal administrativo, es importante iniciar con cursos encaminados a las
secretarias quienes comúnmente son las que se encargan de archivar la documentación, pero es
imprescindible que los mismos jefes estén conscientes de la importancia de los documentos para la
reconstrucción histórica para que, en primer lugar, establezcan las políticas a seguir en materia de
administración de documentos y, en segundo lugar, les resulte más eficiente el manejo de sus
archivos puesto que en el ámbito administrativo, éstos son importantes en la toma de decisiones;
por lo que se hace imprescindible que la localización de un expediente se verifique en pocos
minutos.
63
La segunda etapa del proceso es la realización de un plan de administración documental
que considere el tránsito del documento dentro de los diferentes tipos de archivos de acuerdo a la
gestión administrativa: de trámite, de concentración e histórico, pues ello redundará en el ahorro
de espacios, de tiempo y de dinero. Se ahorrarán espacios en cuanto se elabore un plan de descarte
y depuración documental que permita eliminar documentos que nunca volverán a revisarse y que
no tienen carácter testimonial, evidencial e informativo y que por lo tanto, no van a servir para
reconstruir la historia; se ahorra tiempo porque cuando se concientizan los dirigentes de la institu-
ción de la importancia de tener un archivo histórico, el primer problema es que en los rescates
documentales, junto con la documentación histórica rescatada, se recupera también un elevado
porcentaje de documentos que no tienen ningún valor histórico, a los cuales se les invierte un
tiempo considerable en la revisión para, finalmente, decidir que deben ser depurados, además de
que a los administradores documentales se les paga un salario y por lo tanto, en la revisión de estos
documentos obsoletos se están invirtiendo horas-hombre además de los insumos necesarios para el
rescate y guarda documental.
Planeación documental
Este proceso debe iniciar con la programación de los cursos a las diversas dependencias de las
instituciones, y es necesario que se tome en cuenta, además de los procedimientos utilizados en
cada uno de los archivos, la importancia de la valoración documental que permita comprender que
la reconstrucción histórica necesita basarse en documentos, quedando siempre, perfectamente
claro el problema de la explosión documental.
El siguiente paso debe ser la revisión de organigramas y manuales de funciones que permita
conocer en detalle cómo está conformada la institución, saber qué actividades realizan las direccio-
nes, departamentos, etcétera, y qué tipo de documentos generan; ello debe dar la pauta para la
creación de un órgano colegiado con representantes de diversas áreas de la institución, como son: en
primer lugar, el personal que trabaja directamente con los documentos, puesto que son ellos los que
pueden explicar la importancia de la documentación que se genera en su departamento, el plazo
conveniente de guarda precaucional y su importancia; en segundo lugar, el abogado de la institución
que puede plantear las limitaciones en el manejo de la diversidad documental que se está analizando,
64
Conciencia yacia
si se debe conservar con valores fiscales o legales, si se puede depurar o no, etcétera; en tercer lugar,
administradores documentales que den sus puntos de vista sobre qué documentos deben ser conser-
vados y en qué condiciones de conservación y; en cuarto lugar, historiadores que puedan realizar una
valoración sobre la importancia de los documentos para las futuras generaciones.
El trabajo de este órgano colegiado debe tener como resultado la creación de un manual de
procedimientos que permita utilizar criterios generales dentro del área de la administración docu-
mental, y que idique por ejemplo, bajo qué condiciones se debe conservar la documentación,
quién es el responsable de la documentación en cada uno de los procesos documentales, políticas
de utilización y préstamo, así como las sanciones a quien incumpla estas disposiciones.
Una vez creado el sistema de funcionamiento administrativo es necesario automatizarlo, lo que
permitirá manejar la información en red, por lo menos los diferentes catálogos de las diversas dependen-
cias de la institución; para ello es imprescindible la creación de una base de datos que permita clasificar
y digitalizar los diversos tipos de documentos que se pretende poner a consulta, posteriormente hay que
crear una red interna que permita tener acceso en primer lugar, a los documentos que maneja el
departamento y en segundo lugar, a la documentación de diversos departamentos de la institución.
El siguiente punto es establecer los plazos para la realización del trámite dentro del archivo
administrativo, las características del préstamo documental interinstitucional, periodos de conserva-
ción documental y la creación del archivo físico en base al sistema de clasificación utilizado para la
dependencia y tomando como soporte la base de datos creada para la misma, así como las fechas y
necesidades para la realización de la transferencia primaria, donde deberá realizarse el descarte
correspondiente y la elaboración de inventarios de la documentación que se transfiere para su guarda
precaucional. La transferencia deberá realizarse en cajas que están diseñadas para el efecto, estipu-
lando entre otros datos, el periodo de conservación documental y la tipología de documentación a
conservar después de este periodo así como aquella que, previsiblemente deba ser depurada.
En el archivo de concentración, es importante siempre tener espacios disponibles para el
material que se integra al archivo, para ello es necesario establecer un catálogo de disposición
documental en el cual se estipulen los plazos y fechas de depuración y transferencia secundaria;
para los casos de depuración, se deberá dar aviso al archivo de trámite por medio de un listado en
el cual se pormenorice cuál es la documentación que se depurará, esto para que, en caso de existir
65
algún inconveniente, se solicite por escrito la extensión del periodo precaucional de algún docu-
mento y si no, la aprobación para que se realice la depuración. En el caso de la transferencia
secundaria, es importante ponerse de acuerdo con los empleados del archivo histórico para esta-
blecer la fecha en que habrá de realizarse ya que es importante dar cabida a la documentación e
incorporar a la base de datos la relación de los documentos que se están integrando.
Los miembros del archivo histórico deben acordar las fechas de recepción de documen-
tación que se vaya a integrar a sus acervos, esto para preparar los espacios en que se alojará la
documentación y para que el personal reciba y coteje el material que se especifica en las relaciones
de traslado con el material que se está recibiendo. Es importante además que se prevenga la
dependencia receptora para la fumigación inmediata de los materiales ya que es necesario cercio-
rarse de que los fondos documentales entren al archivo sin ningún problema de plagas.
Los siguientes procesos son la organización y la descripción, que permitirán asignar a los
documentos su lugar adecuado en donde reposarán definitivamente y se dará consulta con fines
culturales. Se debe también sistematizar la información dentro del programa computacional que se
haya elegido y proceder a la formación de guías para esa consulta.
Los archivos históricos son importantes para la conservación de la memoria histórica, por
ello, el propósito es facilitar su consulta pues de otra forma, no estarían cumpliendo con ese
objetivo fundamental de brindar información. Luego entonces, se debe incentivar la investigación
ya que esa es una de las formas que se tienen para trascender y, por tratarse de instituciones
universitarias, es necesario encontrar los mecanismos para que los estudiantes investiguen temas
relacionados con nuestra institución, lo cual enriquecerá el conocimiento correspondiente y a su
vez propiciará una toma de conciencia en el alumno para entender mejor la importancia de los
documentos y por tanto, de la institución.
Se deben establecer las fechas para las fumigaciones preventivas que permitan que el mate-
rial se mantenga libre de microorganismos y de insectos. Este proceso redundará en un mejor
aprovechamiento de los recursos, del personal, del tiempo y permitirá además conservar en mejo-
res condiciones la documentación.
66
Conciencia yacia
La experiencia del Archivo Histórico y de Concentración del CCH
La creación del Archivo Histórico y de Concentración del CCH se formalizó en noviembre de 1999
atendiendo a las inquietudes de conservación histórica y documental de la dirección del Colegio de
Ciencias y Humanidades.
En el local asignado para el archivo estaban ya concentrados los documentos de servicios
estudiantiles; la primera tarea fue solicitar los organigramas del CCH, debido a que con el material
mencionado se encontraban también cajas que procedían de diversas dependencias, y para poder
clasificar los documentos conforme al principio de procedencia, era necesario conocer la estructu-
ra orgánica y las funciones que realizaba cada uno de los departamentos de la institución. Afortu-
nadamente, la documentación perteneciente a servicios estudiantiles estaba clasificada conforme a
los diversos planteles y de acuerdo con las actividades que estos realizan y los tipos documentales
que a partir de ellos se producen, tales como ingresos por plantel y generación, historias académi-
cas, actas de exámenes ordinarios, actas de exámenes extraordinarios, etcétera.
La maestra Gloria Carreño impartió un curso sobre archivo de trámite a secretarias y fun-
cionarios de la Unidad de la Dirección General del Ciclo del Bachillerato, con la finalidad de
proporcionar la formación que se pretende que tengan todas aquellas personas que trabajan con
archivos, además de homogeneizar criterios de clasificación.
Existía además documentación concentrada en otros dos edificios: el de la Dirección Gene-
ral del CCH y en la imprenta, por lo que se tuvo que realizar sendos rescates documentales. El
primero fue el de la Dirección General donde se encontró documentación referente a Dirección,
Secretaría Académica, Secretaría Administrativa, Personal, Opciones Técnicas, etcétera. Durante
este rescate se realizó una depuración primaria, en la cual se incluyeron vales de gasolina, boletos
para teatros, notas, etcétera; se realizó también un listado del material a depurar para su aproba-
ción por las autoridades del CCH y así pudiera ser enviado al Programa Universitario del Medio
Ambiente.
Se creó el Comité Técnico del Archivo Histórico y de Concentración integrado por la
licenciada Emma Morones Estrada en su carácter de funcionaria de la Dirección General; el señor
Héctor Fabre Cuevas como encargado del Archivo del Consejo Técnico; la licenciada María de la
Luz Reyes Morales representando al Archivo de Asuntos Escolares; la maestra Gloria Carreño y el
67
maestro David Placencia, encargados del Archivo Histórico; el biólogo Manuel Martínez Peláez en
su carácter de especialista en historia del CCH y de la UNAM; y el licenciado Francisco Cadena Islas
como asesor legal, éste comité deberá reunirse para realizar el Manual de procedimientos y térmi-
nos de vigencia de la documentación de la fase administrativa.
Tuvimos la oportunidad de contar con horas de trabajo práctico de alumnas de la opción
técnica Sistemas para el Manejo de Información Documental; a ellas en primer lugar, se les impar-
tieron cursos sobre administración de documentos con la intención de que entendieran perfecta-
mente bien cuáles eran los principios de clasificación utilizados dentro del archivo. Esta labor se fue
realizando al mismo tiempo que se clasificó la parte correspondiente al archivo de Servicios Estu-
diantiles, se elaboraron además inventarios tomando como base cada uno de los planteles del
Colegio de Ciencias y Humanidades, posteriormente se capturó esta información en una base de
datos con la intención de que la búsqueda se pudiera realizar eficientemente, por lo tanto, se
obtuvo un primer inventario dentro de un dispositivo electrónico.
Posteriormente se trasladó el archivo que estaba concentrado en la imprenta universitaria al
edificio de la Dirección General, ello se debió a que en el local que ocupa el Archivo Histórico y de
Concentración ya no existe espacio para reunir más documentación, por la misma razón se ha
solicitado la resolución del problema del espacio, para lo cual se planea la adquisición de una nave
más, como la que ocupa actualmente el archivo. Los documentos concentrados serán revisados en
el edificio descrito, en el cual se realizará una depuración avalada por las autoridades del Colegio,
con la intención de no ocasionar problemas de explosión documental.
Actualmente el trabajo de clasificación e inventario se está enfocando en la documentación
de la Unidad Administrativa del Ciclo del Bachillerato, en las secciones de Dirección General,
Secretaría Académica, Secretaría Administrativa, Personal, Opciones Técnicas, Unidad Académi-
ca, Secretaría General y Departamento de Actividades Editoriales; se tiene un avance de levanta-
miento, de limpieza e inventarios de 40 por ciento y en todos los casos, se está respetando el
principio de procedencia y cuando es posible también el de orden original.
68
Conciencia yacia
Planes de trabajo
El siguiente paso será una reunión con los secretarios de área, para saber con exactitud qué tipo de
documentos se manejan en las áreas que representan, la importancia de éstos, el plazo de conser-
vación documental, qué tipo de documentos consideran que se pueden depurar y cuáles se deben
conservar en el archivo histórico. Una vez que se haya realizado esta labor, deberemos reunirnos
con los otros integrantes del Comité Técnico para realizar el manual de procedimientos, ello nos
permitirá que los alumnos de servicio social o de horas prácticas puedan clasificar más fácilmente
la documentación y depurar la tipología documental que se considere sin valores suficientes.
Una vez que se realice el manual de procedimientos, tendremos que programar cursos para
los empleados que manejan los archivos del CCH, además de entregarles ejemplares del manual con
la intención de que desde su origen la documentación sea clasificada conforme a los principios
generales aprobados por el Comité Técnico, que su manejo sea más eficiente y que las transfe-
rencias documentales sean más ordenadas, que requieran menos tiempo y de menor espacio.
Debido a la cantidad de documentación que conserva el archivo, debemos reclutar alumnos
para que nos auxilien en los trabajos de clasificación y catalogación de los fondos documentales, para
ello, será imprescindible explicarles los criterios generales que se están utilizando en el archivo y
revisar el manual de procedimientos, con la intención de que la documentación se clasifique conforme
a los principios de procedencia y orden original.
Para tener integrados los diferentes acervos documentales en el local del archivo, debere-
mos realizar el rescate documental del acervo proveniente de la imprenta, que se depositó en el
edificio de la Dirección General, depurando ahí mismo la documentación que el manual estipule
que no deba guardarse con carácter precautorio o histórico, realizando el listado correspondiente,
para que sea aprobada la depuración.
Una vez que todos los acervos que conformarán al Archivo Histórico y de Concentración se
encuentren resguardados en la sede del archivo, deberá clasificarse y catalogarse la documentación,
para continuar con la realización de las guías respectivas que permitan la fácil consulta de la docu-
mentación, éstas además deberán de sistematizarse en catálogos electrónicos y ponerlos en la red de
la Universidad Nacional Autónoma de México.
69
El siguiente objetivo deberá ser la creación de un centro de estudios sobre el Colegio de
Ciencias y Humanidades que se encargue de difundir la historia de la institución para, de esta
forma, crear un programa editorial y ofrecer cursos y seminarios para alumnos del Colegio, donde
se explique qué es el archivo, con qué tipo de documentación cuenta, cuáles son sus publicaciones
e invitarlos a hacer uso de la documentación del Colegio.
Todo ello debe redundar en un más eficiente manejo de los acervos documentales, una más
rápida toma de decisiones, un mayor conocimiento del Colegio, la difusión de la importancia que
ha tenido el CCH durante sus 31 años de existencia y la formación teórica y práctica de los encar-
gados de los archivos de la institución.
70
Conciencia yacia
Walter Fernando Vallejo Romero
Maestro en ciencias de la
educación y subjefe del Archivo
Histórico Universitario de la BUAP
71
72
Conciencia yacia
Los procesos de investigación en los archivos históricos
universitarios
Los archivos históricos universitarios, como todos los archivos históricos de cualquier lugar del
mundo, corren siempre el riesgo de convertirse en simples archivos muertos, sin vinculación con
las actividades de sus instituciones, sin trascendencia sobre el quehacer universitario y, sobre todo,
sin incidencia sobre la planeación y diseño del futuro institucional y, mucho menos, sobre los
procesos de transformación del entorno social en los que se encuentran inmersos.
Los archivos históricos, siendo los lugares en que se conserva el patrimonio documental de
las instituciones, constituyen los ámbitos institucionales más olvidados y permanecen como recin-
tos reservados para que, en el mejor de los casos, unos pocos investigadores o algunos funciona-
rios de la institución a la que pertenecen consulten esporádicamente sus acervos. Quienes han oído
hablar de estos espacios tienen, en su mayoría, la idea de que se trata de almacenes de papeles
viejos o de salas en las que, si acaso ocurre algo, sesudos eruditos se afanan por desentrañar
enigmáticas informaciones.
En los tiempos actuales, en los que la globalización amenaza con desaparecer cualquier
vestigio nacionalista o patriótico en los pueblos menos desarrollados, uno de los blancos princi-
pales a destruir es la historia de estos pueblos, misma que se pretende desaparecer, reinterpretar a
conveniencia de los poderosos y reducir a su mínima expresión. Quienes procuran esto saben
perfectamente que un adecuado conocimiento de la historia es capaz de proporcionar a estas
naciones orgullo de su pasado, conciencia de su presente y perspectiva de un futuro, en el que les
sería posible vislumbrar horizontes más luminosos.
73
Por otro lado, en el ámbito nacional, una de las tendencias más destacadas de los gobiernos
actuales, en el campo de la educación, es la de menospreciar a la universidad pública, arguyendo
que se encuentra desfasada de los tiempos. Esta postura, en los hechos, no es sino una justificación
tendiente a respaldar a las universidades privadas, a las que se les conceden toda clase de privile-
gios, ya que a ellas sí se les considera instituciones de excelencia.
Esta tendencia marcha a contrapunto con el desprecio a la formación humanística, a la que
se concibe como un lastre o rémora, por lo cual ha sido borrada de los programas universitarios
para privilegiar a las profesiones vinculadas al campo de la tecnología.
Frente a este tipo de concesiones, se torna preciso reivindicar a la historia como el instru-
mento que permite reforzar el orgullo nacionalista, el ansia de soberanía sobre nuestras propias
tierras y recursos y la lucha por la verdadera independencia cultural, política y económica de
nuestra nación.
En un país como el nuestro, en el que, aparte del sometimiento económico común a todos
los países clasificados como en vías de desarrollo, tenemos la influencia cultural a que nos obliga
una inmensa frontera con la potencia imperialista más poderosa del mundo, la defensa de la sobe-
ranía cultural pasa necesariamente por el rescate de la historia, tanto en el nivel macro, nacional,
como en el nivel micro, institucional.
Es éste uno de los ámbitos en los que la labor de los archivos históricos cobra importancia
primordial. Eliminar los prejuicios que existen acerca del funcionamiento de los archivos históricos,
en general, y universitarios, en particular, se convierte en una necesidad de primer orden, como
medida indispensable para el rescate del perfil histórico que tenemos como nación y como institu-
ciones de educación media superior y superior.
Los archivos históricos juegan, y deben seguir jugando, un papel fundamental en la recopi-
lación, clasificación y preservación del patrimonio histórico nacional e institucional pero, aparte de
estas tareas, debe destacarse también la de realizar una efectiva difusión histórica de las institu-
ciones a las que pertenecen, ubicadas dentro de su entorno social y regional, deben convertirse, en
el mediano plazo, en verdaderos centros de investigación histórica, con personal altamente califi-
cado en el terreno de la investigación científico social.
74
Conciencia yacia
Otro aspecto poco explorado referente a los archivos es el relativo al papel que deben jugar
en la defensa y promoción de los derechos del ciudadano: La mayoría de los países del mundo
cuentan con leyes democráticas que aseguran el derecho de los ciudadanos de acceder a los
documentos históricos, pero existe una gran distancia entre la teoría y la práctica.
En el Congreso Nacional de Archivos de Washington de 1966, por primera vez se procla-
mó solemnemente la libertad de acceso, a nivel mundial, a los archivos. Hoy, la mayor parte de las
legislaciones modernas admiten este acceso, al menos en teoría. La cuestión que entonces se
plantea es: libertad de acceso ¿para hacer qué? Los historiadores y los investigadores tienen el
deber de la objetividad, lo que les hace distanciarse de la historia de los meros acontecimientos
para volcarse hacia los grupos sociales marginados y las temáticas de la nueva historia.
Paralelamente, han surgido los archivos especializados, que agrupan documentos relativos
al movimiento obrero y los derechos de las mujeres, por citar algunos ejemplos. Aquí cabría
mencionar el ejemplo de los archivos de las comisiones obreras de España. Es dentro de este marco
de especialización en el que se ubican los archivos históricos de las universidades.
¿Qué se descubriría, por ejemplo, si existiese libre acceso a todos los archivos, universitarios
y extrauniversitarios, que contienen documentos relativos al movimiento estudiantil de 1968?,
¿por qué se sigue ocultando la información existente al respecto?
Aquí la labor del personal de los archivos universitarios se conjuga con la de los periodistas, los
investigadores, los historiadores, las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, los par-
tidos políticos y los ciudadanos interesados en la difusión de hechos poco conocidos, para el avance
del derecho a la información.
Los periodistas son, junto con los historiadores, los primeros beneficiarios de la apertura de
archivos a la investigación. No se puede olvidar el papel de la prensa en las encuestas sobre los
derechos lesionados de los ciudadanos a condición, entiéndase bien, de no confundir el oficio de
periodista con el de publicista o propagandista. Existe ahí una obligación semejante al deber de
objetividad asumido por los historiadores.
Por lo que se refiere al simple ciudadano y a la defensa de los derechos personales, está
comprobado que en la mayor parte de los países occidentales se han otorgado leyes de transpa-
rencia, y que las demandas que a continuación se han planteado han sido introducidas en la mayor
75
parte de los casos por los ciudadanos o por los abogados que los representan. Esto no impide la
existencia de un flujo jurídico que libre al público de la arbitrariedad de las autoridades políticas y
administrativas y que depende de las condiciones sociales y políticas.
El archivista asume ahí un papel de mediador, pero un mediador que interviene ante los
historiadores, los periodistas, los investigadores y los ciudadanos y que tiene una responsabilidad
considerable. El archivista no es simplemente un empleado más de las instituciones, y debe asumir una
ética social liberada de toda presión. De ello depende en buena medida el futuro de la democracia.
La información es un factor de cambio y en su misión cultural administrativa y científica, el
archivista debe, en adelante, jugar un papel social cada vez más ampliamente desarrollado.
La labor de los archivos históricos, por lo tanto, no debe agotarse en la preservación del
patrimonio y en la investigación que su personal realiza. En el ámbito del derecho a la información,
su tarea puede ser sumamente amplia. Los archivos deben dejar de ser espacios reservados y
recónditos para abrirse a la sociedad, ofreciéndole la riqueza de la información que en ellos se
preserva. Así, organizaciones de derechos humanos, grupos ecologistas, partidos políticos, toda
clase de organizaciones, investigadores de otras instituciones, estudiantes de todas las disciplinas,
debemos convertirnos en asiduos buscadores de la información que en los archivos existe, tanto de
la referente al pasado reciente como la que corresponde a épocas anteriores.
Aquí cabe recordar los conceptos de Milán Kundera cuando afirma que “la lucha contra las
injusticias del poder no es otra cosa que la lucha de la memoria contra el olvido”.
Antes de concluir el presente trabajo, considero necesario formular la siguiente propuesta:
Tomando en cuenta que la investigación histórica y la función social de los archivistas no
puede desarrollarse como simple consecuencia de las buenas intenciones, es necesario que quienes
las realizan se encuentren sólidamente preparados en el terreno de la investigación científico so-
cial. Para ello, me permito proponer que se adopte el compromiso de organizar un Seminario
Interinstitucional de Investigación en Archivos Históricos, con sede rotativa, con asistencia tam-
bién rotativa del personal de los archivos universitarios y con un programa de preparación que,
elaborado de común acuerdo, sea impartido por especialistas en la materia.
76
Conciencia yacia
La idea central de esta propuesta es la de convertir los archivos históricos universitarios en
entidades vivas, insertas en la actividad cotidiana de sus respectivas instituciones, como centros de
investigación y divulgación históricas y con personal altamente calificado para el mejor desempeño
de dos de las funciones sustantivas de la universidad como lo son la investigación y la extensión y
difusión de la cultura.
77
78
Conciencia yacia
Alma Leticia Gómez Gómez
Gustavo Villanueva Bazán
Técnico académico del
Archivo Histórico
de la UNAM
Jefe de Procesos Técnicos

del Archivo Histórico
de la UNAM
79
80
Conciencia yacia
Los archivos y la investigación histórica
Introducción
Cuando hablamos de archivos y de investigación histórica, es muy común que pensemos en aque-
llos graneros de la historia de que hablaba Marc Bloch. Pensamos inmediatamente en la utilidad
que para la historia tienen los documentos. Pensamos además en la gran variedad de temas que se
pueden investigar con base en los documentos que conforman los archivos, en las investigaciones
que a partir de éstos pueden ser sustentadas dándoles un cariz de seriedad y de profesionalismo.
Estos son algunos de los lugares comunes a los que se llega cuando no se tienen claramente
establecidos los criterios que deben regir la profesión archivística.
Cuando se plantea el archivo solamente como un aporte para la historia, como el lugar que
contiene los documentos que requiere el historiador para su trabajo, hacemos nuestra la visión que
contempla al archivo fundamentalmente como un servicio, es decir, como una forma de tener a punto
la información para el científico solicitante.
De esta manera será necesario analizar la verdadera y principal función de los archivos como
tales, es decir, como grupos documentales que se organizan bajo criterios no establecidos de manera
arbitraria, sino impuestos por ciertas características de procedencia y de orden que, de forma natural
les otorga su lugar dentro del conjunto y su importancia en tanto forman parte del mismo y están en
estrecha relación entre sí.
Esta primera definición nos llevaría, de entrada, a estar en desacuerdo con aquella visión del
archivo que establece como su función esencial el servicio y no la organización de los documentos.
Y esto, que pudiera parecer irrelevante, trae consigo, mirándolo bien, una serie de elementos que
le dan su fisonomía a la archivística.
81
La metodología para la organización de documentos, por ejemplo, pudiera variar de mane-
ra exagerada si es que no nos ponemos de acuerdo en el para qué de los archivos y por tanto, de
la archivística. Si hablamos del servicio como respuesta, los métodos de organización podrán
variar siempre y cuando nos lleven a la consecución del objetivo que será tener siempre a punto el
documento para su utilización por parte de otros.
Esta misma visión podría crear también, la tentación de buscar, de alguna manera, no
siempre muy visible, la comercialización de nuestros documentos. No estamos hablando de ese
lucro indignante y delictivo por supuesto; hablamos de esa pretensión muy común de crear, sin
planeación alguna, productos que pueden comercializarse y, de alguna manera, satisfacer ciertas
demandas de nuestros investigadores históricos. Tal es el caso, muy socorrido en la actualidad, de
la elaboración de discos compactos con muestreos documentales, como si el acervo fuera sola-
mente eso, una muestra de testimonios sin estructura interna.
Relación archivo-usuario
Otro elemento a considerar dentro del análisis del tema archivos e investigación sería el de la
relación archivo-documento-usuario en el cual, dentro de una visión inmediatista de servicio, el
archivo se convierte solamente en repositorio, en intermediario entre el investigador y el docu-
mento que, a fin de cuentas es el que contiene los datos de interés para éste y para la historia.
El archivo entonces, y los archivistas por supuesto, deberán realizar de manera urgente,
inmediata, las acciones correspondientes para facilitar el acceso a los documentos; la elaboración
de guías, inventarios, catálogos, índices, en fin, todo aquello que permita tener a la mano lo
necesario para el quehacer histórico. Existen múltiples ejemplos de colecciones que han sido for-
madas de manera temática, a veces por los mismos historiadores, para satisfacer una demanda
específica de información, sin tomar en cuenta que los documentos conllevan un orden natural que
debe respetarse como parte esencial del trabajo archivístico y que, al desvincular un documento de
sus demás correspondientes, estamos formando colecciones que poco o nada tienen que ver con
ese conjunto orgánico que es el archivo.
Otra manera, un tanto distinta, de concebir las funciones del archivo y aún más al archivo
mismo, tiene que ver con la forma en que sus elementos se disponen para conformar un todo
82
Conciencia yacia
orgánico y esto a su vez, en la archivística, se identifica con uno —si no el fundamental— de sus
principios, el del respeto a la procedencia y al orden original en los archivos. Si pensamos en el
archivo de esa manera, tendremos que planear nuestra acciones con base en ese principio archivístico
fundamental por lo que, la organización se convierte en la esencia misma de la actividad, y enton-
ces el servicio, que estamos conscientes es lo que justifica muchas veces nuestro papel en la
sociedad, será una consecuencia lógica de nuestro trabajo.
Además, y esto tal vez sea lo más relevante para la investigación histórica, cuando la des-
cripción se contempla como un proceso relacionado con la organización, acorde con las normas
establecidas y con los principios archivísticos, ofrece no solamente la ventaja del dato o del docu-
mento aislado, sino la posibilidad del acercamiento a las series, es decir, al conjunto orgánico, no
solamente de los documentos, sino además, de las relaciones que entre éstos se establecen; así, el
contexto archivístico, institucional, estructural, en una palabra, orgánico, se puede apreciar sola-
mente en las descripciones netamente archivísticas.
De esta manera, es necesario seguir ponderando al inventario como la forma descriptiva
más acorde con las necesidades y la esencia misma de los archivos.
El inventario al describir series, otorga a la documentación ese contexto necesario para la
cabal comprensión de todos y cada uno de los elementos que integran al archivo, entendido como
conjunto, como agrupación orgánica y no solamente como un agregado de documentos sin relación
entre sí.
El inventario mismo es el contexto, es la historia de la institución que ha producido el
archivo dice Elio Lodolini, refiriéndose principalmente a la introducción o prólogo que a decir de
este autor, es el “estudio que indica las competencias, las estructuras, el modo de funcionamiento,
la evolución de la institución que ha producido el material documental descrito en el inventario y,
por tanto, el modo según el cual el material mismo está ordenado”.1
Esta tarea de elaborar los inventarios con su correspondiente introducción o prólogo cons-
tituye una parte fundamental de las tareas del archivista que debe ser vista desde otra perspectiva
y no solamente de la utilización del archivo por parte de los usuarios investigadores. La elaboración
1
Lodolini, Elio, Archivística. Principios y problemas, Madrid, ANABAD, 1993, pp. 212-213.
83
de inventarios implica el desarrollo de una serie de procesos que tienen que ver con la forma en
que se construye o reconstruye ese orden originario mediante la clasificación y la ordenación, y con
la forma de describir los conjuntos archivísticos emanados de esa organización y que dan fusión a
los elementos orgánico funcionales de la entidad productora o recopiladora de los documentos del
archivo.
Cuando pensamos sobre todo en las tareas de reconstrucción de un orden originario debe-
mos pensar, necesariamente, en una tarea histórica, en una forma de investigación que requiere
poner en la mesa todos los datos que aporten elementos para el conocimiento de la institución en
sus diversos aspectos: estructural, funcional, de su organización interna, sus procedimientos y
competencias, de su normatividad, y, por supuesto lo referente a las variaciones que ha sufrido la
institución a lo largo del tiempo, es decir, su desarrollo temporal, histórico.
Tal vez con esta posición ante los planteamientos archivísticos estaríamos resucitando la
vieja polémica que se dio en Europa, desde finales del siglo XIX hasta los inicios del XX, acerca de si
las tareas del archivista se limitaban a la organización y a la descripción de los documentos o debían
extenderse a las del historiador y de hecho, ser él mismo un historiador no sólo porque siga una
metodología acorde con la utilizada por la historia, sino porque el trabajo archivístico es, en sí, un
aporte histórico que debe quedar plasmado en textos que den noticia de la institución a lo largo de
su estructura organizacional y de su periodización cronológica.
Concluyendo en este aspecto, tendremos que dejar para la discusión el papel que como
archivistas debemos adoptar ante las exigencias de la sociedad pero, sobre todo, ante las exigencias
que la misma ciencia o disciplina nos vaya señalando como parte de su desarrollo y evolución.
Relación archivo-historia
Siguiendo con las líneas anteriores, quisiéramos continuar sustentando nuestras ideas al respecto y
recalcar algunos de los aspectos que consideramos esenciales del concepto de archivo y su relación
con la investigación histórica.
Los documentos no surgen de la nada, no surgen como una actitud espontánea de uno o
varios personajes, sino que son parte de un contexto determinado, de una serie de actitudes que se
van ligando entre sí para dar sentido a una acción o a un fenómeno social que a su vez es parte de
84
Conciencia yacia
otro contexto más amplio y que produce acciones mayores, tal vez procesos decisivos para la
sociedad en que se desarrollan.
El individuo aislado no hace necesariamente historia, ésta es el conjunto de acciones y de
procesos desarrollados por la totalidad de los individuos que forman una sociedad específica. Ese
conjunto de individuos, de sociedades humanas, se relacionan entre sí a través de la transmisión de
datos y de informaciones, de códigos específicos que se combinan para dar sentido a la convivencia y
por tanto a los objetivos de la vida en sociedad. A su vez, esa transmisión de contenidos y de
información se manifiesta ya sea de manera oral o en su caso, escrita, y esa manifestación, si se asienta
en algún soporte material, queda plasmada en lo que conocemos todos como documentos, siendo de
esta manera entendido el documento, como la manifestación de las relaciones entre los individuos,
plasmada en un soporte material que contiene la información necesaria para la vinculación de los
mismos.
Debemos tener en cuenta que los documentos requieren de un contexto, y no solamente de
ese contexto histórico que los envuelve en una serie de procesos para entender la importancia de su
papel en el conocimiento retrospectivo, sino también del contexto archivístico, es decir, de la forma en
que se van relacionando entre sí de una manera natural, como productos de acciones administrativas
determinadas y, a partir de las mismas, crean una estructura en la que cada uno de sus componentes
adquiere un sentido en tanto se relaciona con los demás y el conjunto adquiere su valor total a partir
de la conjunción de esos elementos.
Esa visión estructural del archivo es necesaria y forzosa cuando hablamos de la importancia
de los archivos para el conocimiento de las instituciones y cuando lo relacionamos con una visión
semejante a los procesos históricos, es decir una visión según la cual los sucesos se presentan y
organizan estructuralmente. Caro Baroja explica la visión estructural de la historia de la siguiente
manera: “...con independencia del origen de los elementos que lo constituyen (a los sucesos) se les
da una forma bastante clara y perceptible, que es a lo que podemos llamar ‘estructura’... Algo que
tiene que ver con la posición que cada elemento tiene en relación con otro y que hace que presente
el conjunto una especie de fisonomía definida”.2 Eso mismo podríamos decir de los archivos.
2
Caro Baroja, Julio, Reflexiones nuevas sobre viejos temas, Madrid, Ediciones Istmo, 1990, p. 49.
85
Por lo tanto, si no podemos hablar de los individuos aislados como hacedores de la historia,
por lo mismo, tampoco podemos hacerlo de los documentos sueltos como componentes de un
archivo que, entendido de esa manera, contienen información relevante y más aún, porque no
solamente se trata de la información o de la suma de informaciones contenidas en cada uno de los
documentos que lo conforman sino que ofrece, además, el conocimiento emanado de las relacio-
nes estructurales que entre sí tienen los documentos, y que por sí mismas son capaces de desglosar
una serie de datos acerca de las instituciones, datos que no se leen necesariamente en los docu-
mentos.
Otro elemento característico que acerca el trabajo archivístico con el histórico es el de la
periodización, de la ubicación temporal de los documentos y de su desarrollo a lo largo del tiempo.
Jacques Derrida en su obra Mal de archivo 3 distingue de entrada, etimológicamente, dos aspectos
fundamentales de la palabra archivo, que persisten en el concepto: Comienzo y mandato.
Al primero de ellos quisiéramos dedicar algunos minutos de la presentación ya que lo
consideramos también un elemento relevante para el entendimiento del concepto de archivo y de
su importancia en la vida institucional.
Y es que el hablar de archivo como comienzo, como principio, plantea necesariamente la
posibilidad de un origen, de un momento, de un espacio temporal que requiere para un cabal
entendimiento a través del tiempo, una secuencia, una serie de momentos posteriores al origen que
dan sentido total al proceso de creación y acumulación documental.
Y como en todo proceso, para su mejor entendimiento, se requiere de una periodización,
de una división en etapas, en edades, que ayuden a entender de mejor forma el papel que juegan
los documentos en cada una de ellas y, finalmente, en el proceso de la información.
De esta manera, el archivo se concibe como un conjunto de documentos en una sucesión de
etapas, de momentos que le dan ciertas características y prolongan su valor a lo largo de las
mismas. Los documentos así, tienen varias etapas que definen su función específica y su valor ante
las instituciones y la sociedad y dan origen a determinado tipo de archivos.
3
Mal de archivo, una impresión freudiana, Madrid, Editorial Trotta, 1997, p. 9 y ss.
86
Conciencia yacia
Para el caso que nos ocupa, diremos que los archivos históricos o permanentes son una
especie de resumen de ese proceso espacial y temporal en tanto guardan la memoria de las estruc-
turas en tiempo y en forma, es decir, en una visión global entre el tiempo, el espacio y la forma en
que los conjuntos se estructuran.
De esta manera, y retomando la polémica acerca de la funcionalidad de los archivos, conside-
ramos que más allá de ésta, y de la utilidad evidente que para las instituciones tienen, es preciso hacer
algunos señalamientos que intenten ir un poco más allá y esto, a nuestro juicio, tiene que ver más con
el método que con el objetivo. Un método que se puede y debe aplicar no sólo en la concepción del
archivo sino también para su tratamiento y aún más, su puesta en servicio y su difusión.
El archivo ha sido objeto de diversas formas tradicionales de concepción y tratamiento. Se
ha ligado generalmente su existencia a otros grupos y conjuntos documentales como las bibliotecas
principalmente, las hemerotecas, los museos, las fototecas, las colecciones documentales y actual-
mente con las bases de datos por señalar algunos.
Sin embargo, los archivos se han venido independizando tanto en el aspecto físico y mate-
rial como en el conceptual y esto tiene mucho que ver con la forma en que se estructura la
información y con el sentido de originalidad natural que resuelve su acumulación. Para el trata-
miento de los archivos (y nos referimos ya concretamente a los históricos), en cuanto a su organi-
zación, que tiene una importancia mayor que la difusión como aspecto esencial, es necesario
pensar en la actividad archivística como una ciencia que plantea la necesidad de mantener un orden
originario o en su caso, de reconstruirlo cuando se haya perdido por cualquier razón.
Esto trae consigo una serie de planteamientos metodológicos que van desde la identificación
de los aspectos contextuales y físicos de los documentos, hasta la propuesta de seriación de los
mismos en tanto las series, como unidades archivísticas, son producto de relaciones, jerarquías,
influencias, recortes, límites, reanudaciones, olvidos, repeticiones, en fin, significaciones de con-
junto que son por eso mismo, susceptibles de establecerse en series documentales que a su vez
reflejan esa serie de series de que nos habla Foucault en su Arqueología del saber.4
4
México, Siglo XXI Editores, 1997, p. 4 y ss.
87
Se trata, no solamente de analizar el documento en su contenido explícito o sea, no hacer
su interpretación a partir únicamente de lo que leemos en el lenguaje establecido; tampoco se trata
solamente de determinar su validez sino —continuando con Foucault cuando se refiriere a la
historia—, “trabajarlo desde el interior y elaborarlo” así como de organizarlo, distribuirlo, orde-
narlo, repartirlo en niveles, establecer series, distinguir lo que es pertinente de lo que no lo es, de
definir unidades, de describir relaciones.5 Y en ese mismo sentido, “el documento —dice este
autor— no es el instrumento afortunado de una historia que fuese en sí misma y con pleno
derecho memoria; la historia es cierta manera —para una sociedad— de dar estatuto y elabo-
ración a una masa de documentos de la que no se separa”.6 ¿Acaso no pensamos eso del archivo?
En este mismo sentido, la archivística puede ser considerada como una arqueología de los
archivos, de los documentos, una búsqueda de la necesaria reconstitución del sentido natural y
original que tuvieron los documentos y a partir de esto plantear la importancia de constituir series,
definir sus elementos y fijar sus límites; disponer las relaciones que les dan sentido y unidad y
establecer el tipo de relaciones con las otras series del archivo a fin de formar esas series de series
de que nos habla Foucault o en su caso, cuadros que reflejen los diversos estratos, las cronologías,
las jerarquías, las relaciones entre las diversas unidades, etcétera, etcétera.
Esta idea hace de los archivistas, principalmente los especializados en archivos históricos,
productores de conocimiento en tanto la archivística implica un producto para la historia de las
entidades que crean los documentos y por tanto, los archivos.
Es así que el archivista, el profesional de los archivos, tiene a su cargo la importante misión
de dar coherencia a las fuentes documentales, de restablecer las relaciones estructurales con que
nacen los documentos, de reconstruir el pasado de las instituciones a través del conjunto de esas
fuentes testimoniales y por fin, como una consecuencia natural, buscar la posibilidad de socializar
el contenido informativo de cada una de las piezas que conforman los archivos pero dentro del
conjunto que éstos mismos representan.
Concluiremos recalcando la necesidad de acercarnos a ciertas instrumentaciones teóricas y
metodológicas que identifican al archivo con la historia, al archivista con el historiador, al grado
5
Ibid, pp. 9-10.
6
Ibidem.
88
Conciencia yacia
que podríamos decir que entre éstos existe una relación simbiótica, en tanto que ambos sacan
provecho de una vida en común que entre ellos se desarrolla.
La historia y los archivos son así, elementos que se interrelacionan, que se necesitan para
poder ser, para lograr los objetivos que caracterizan a estas actividades, para contribuir de mejor
manera, en el conocimiento de las sociedades humanas.
Así, los archivos y la historia, cada uno frente a su papel dentro del saber histórico, repre-
sentan la posibilidad de un conocimiento mucho más amplio del desarrollo humano a través del
tiempo, de las capacidades humanas de crear, de transformar y por supuesto, de dejar testimonio
de esas capacidades.
89
90
Conciencia yacia
Vanessa Veintemilla Minaya
Archivera de la Pontificia
Universidad Católica
de Perú
91
92
Conciencia yacia
El archivero universitario: una vocación con formación
Desde que nacemos, e incluso antes de nacer, ya generamos documentos y crecemos en medio de
ellos reflejando nuestra vida en sociedad; documentos importantes con los cuales asumimos dere-
chos y obligaciones, por ejemplo: la partida de nacimiento, la partida de bautizo, las libretas de
notas, las boletas de pago, etcétera. Y sigue nuestra vida… y con ella nuestra creciente producción
documental, documentos que en principio deberán mantener una organización que permita su
adecuado uso.
Ya con el tiempo, esta actividad innata de archivar —diría mejor, esta fatal actividad de
archivar—, evidencia la necesidad de adquirir criterios archivísticos, y vamos encajando en el perfil
del archivero, decidiéndonos a seguir esta profesión, ya no sólo por vocación, que es muy impor-
tante, sino que ya nos preocupamos por una formación, dándonos cuenta de que no nos equivo-
camos; pero cómo equivocarnos si hacemos esto con nuestros documentos diariamente, ¿verdad?
La vocación es un proceso interno que orienta al individuo a elegir una profesión u ocupa-
ción; la elección es una decisión personal en la que interviene la conciencia y la voluntad. Elegir,
pues, la carrera archivística requiere, esencialmente, en un plano ideal, una vocación, vocación
clara para servir a los demás.
Este llamado interno —la vocación— es uno de los ejes más importantes para nuestro
desarrollo en el campo de los archivos, pues muchas veces no obtenemos el reconocimiento que se
merece como toda carrera profesional y hay necesidad de superar ese mal trance; es también la
vocación la que nos llevará y animará a hacer, crear e innovar los trabajos archivísticos más intere-
santes y poder difundirlos por tan sólo el hecho de acercar a las personas a conocer su pasado, su
historia, su vida.
93
Ser archivero, en el mejor de los casos, es sinónimo de orden, limpieza, responsabilidad,
honradez, respeto al derecho y, sin faltar a la verdad somos eso y mucho más. En el peor de los
casos, hay una tremenda confusión basada principalmente en la ignorancia.
Es difícil seguir esta carrera si no tenemos vocación; éste es un trabajo que requiere, en
primer lugar, el gusto por servir a los demás, un trabajo silencioso pero noble y notable que con la
vocación, será difícil incumplir todas las exigencias que la profesión archivística requiere, por lo
que entonces hablamos de calidad profesional.
Porque hablar de personal archivero en nuestras universidades, hoy en día, no es sólo
referirse al buen cumplimiento de las labores técnicas, como acopiar, organizar, describir, conser-
var y servir la documentación a la institución universitaria; el personal archivero ya es un profesio-
nal que ha recibido formación. Y la formación no es sólo el hecho de estudiar cuatro años la
carrera profesional, como el caso de la Escuela Nacional de Archiveros del Perú; sino que es
siempre el estudio constante dentro y fuera de las aulas, es platicar con los que saben más, es leer
la literatura pertinente, es estar preparado para dirigir la política y crear conciencia archivística,
estar preparado para la aplicación y la actualización de normas legales, estar preparado para
modificar, actualizar y avanzar en la ciencia archivística. Conseguir la especialización dentro del
campo archivístico refleja un mayor estudio y un mejor desarrollo personal sin perder de vista lo
general de la carrera.
En el Perú la carrera se sigue en la Escuela Nacional de Archiveros, con cuatro años de
estudios, dentro de los cuales el primer año está dedicado a una formación general como humani-
dades, arte y ciencias básicas; en los siguientes tres años se llevan las asignaturas propias de la
especialidad como, introducción a la archivística, organización, descripción, selección, conserva-
ción, servicios archivísticos, difusión, paleografía, legislación, administración de archivos, inglés
técnico, derecho administrativo, etcétera; una buena preparación ayuda en el buen desempeño del
profesional.
A este propósito contribuyen tres asignaturas fundamentales: lógica, filosofía y ética y
epistemología.
La Pontificia Universidad Católica del Perú es una de las instituciones que en sus archivos ha
delegado esta función a un archivero, como debe ser; para seleccionarlos hay dos requisitos esen-
94
Conciencia yacia
ciales: el primero, ser una persona confiable, honrada, en otras palabras una persona con cuali-
dades individuales muy elevadas, una persona decente; el segundo requisito es ser estudiante o
haber estudiado en la Escuela Nacional de Archiveros. Cabe resaltar que la permanencia en la
universidad como archivero, se da con la obtención del título profesional.
En el Perú, y puedo decirlo con orgullo, la carrera de archivística, tiene un buen desarrollo
profesional para sus alumnos, ya que aproximadamente 80 por ciento del alumnado ya trabaja en
empresas públicas o privadas y otro 20 por ciento se encuentra en estudios generales y, con
respecto a los graduados y titulados, el 100 por ciento tenemos trabajo seguro; de esta manera
puedo afirmar, que la memoria de la nación está en buenas manos, las de alumnos y egresados que
estudiaron para dar lo mejor de sí en los archivos, y así resguardar el valioso patrimonio docu-
mental de la nación.
El objetivo de las reuniones entre profesionales de la archivística, es conseguir, en lo posible,
entre otras cosas, regular las normas y las directivas que algunas veces, o no se cumplen o no
abarcan como deberían, y sobre todo proponer el desarrollo de investigaciones dentro del campo
para enriquecerla. Si bien es cierto que la archivística requiere de la práctica, ésta se mejora con la
teoría; los obstáculos se enfrentan y se solucionan con la preparación adecuada.
En la I Reunión de Archivos Universitarios, realizada el 2 de junio de 1989 en la Pontificia
Universidad Católica del Perú, se aprobó la Declaración de los Archivos Universitarios, que en uno
de los puntos dice lo siguiente, “los archivos universitarios precisan de archiveros rigurosamente
formados para su acertada conducción y desarrollo. Los archiveros son responsables de la docu-
mentación que custodian y deben guardar estricta reserva en los asuntos que la exigan.”
La ética es inherente a la labor archivística, no sólo en nuestro trabajo para con la univer-
sidad a la cual servimos en sus fines académicos y administrativos, ya que el archivero es el respon-
sable tanto del buen cuidado del documento como de la información que maneja; por lo tanto
debemos ser, pensar y actuar con sentido ético. El archivero nunca debe, con sus actos profesio-
nales ni personales, sacar provecho de la información sino que deberá asumir la responsabilidad
que esto conlleva. Desde lo más simple de una información hasta lo más complejo, ha de respetar
y hará respetar su trabajo. No resto aquí el derecho a la investigación que tiene todo archivero,
pero esta franquicia no lo deja libre para la ventaja que su posición le da.
95
La formación del archivero universitario, luego de ser archivero, incluye conocer y estudiar
a la universidad donde trabaja, sus principios, sus funciones, sus fines, sus metas y sus objetivos;
saber de cada una de las unidades académicas y administrativas que la constituyen, para así poder
encauzar el trabajo, saber qué documentación genera y poder reconocer los tipos documentales
particulares, propios de una universidad, definir a nuestro investigador, y elaborar los instrumentos
descriptivos que ayuden tanto al trabajo archivístico como a los usuarios.
El Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú preserva, en sus instalaciones todavía
provisionales, la memoria documental de la institución desde su fundación, en 1917. Precisamente,
ese Archivo mide día a día la preparación académica y profesional de sus archiveros comenzando por
el Archivero de la universidad. Allí se concretan las tareas típicas de cualquier archivo y las tareas
singulares de ese archivo universitario, que lo distinguen de sus similares. Esas tareas comprenden
desde el trabajo propiamente archivístico —tan amplio y, a veces tan complicado— hasta la docencia,
el asesoramiento, la información de toda índole, la publicación de los Cuadernos del Archivo de la
Universidad con documentos y asuntos de la vida pasada de la institución, la participación en reunio-
nes y tantos otros afanes en los que no cabe únicamente la vocación sino la formación.
Las ventajas que nos da la formación archivística son poder discutir y tomar decisiones
concernientes a la mejor conducción y aplicación de nuevas tecnologías para la labor archivística,
para citar algo actual. Y la formación deberá darse en todos los campos que ayuden al mejor
manejo de nuestro trabajo, por ejemplo la informática, para la creación de un software o la aplica-
ción de uno que ayude en la gestión, a la búsqueda en el menor tiempo posible y al control en el
archivo de gestión, especificando en él, el tiempo de vida y reconociendo los documentos de valor
permanente.
Otro estudio obligatorio para el archivero es el de los idiomas; qué difícil y qué engorroso es
no poder desarrollarnos, comunicarnos bien ni servir adecuadamente por la falta de conocimiento
o de profundización en idiomas; entonces nos vemos en la obligación de continuar nuestro estudio
en idiomas, digo continuar, puesto que en la Escuela Nacional de Archiveros del Perú el programa
exige el estudio de idiomas únicamente hasta un nivel técnico.
96
Conciencia yacia
Creo que todos vamos a coincidir en esto, la carrera archivística tiene que incluir una
formación integral, sólida y continua. Nosotros los archiveros somos ese engranaje que hará fun-
cionar a la gran máquina, la máquina de la memoria, la máquina del recuerdo documental, la
máquina de la administración. La gran máquina es el archivo universitario que alberga en su
espacio físico la vida de una institución fundamental para el desarrollo de su pueblo. Es por ello la
importancia de poder desarrollarnos y formarnos lo mejor posible para poder mantener fresco y en
mejor condición posible la memoria en documentos.
97
98
Conciencia yacia
Andrea Escobar Barrios
Profesora de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y
Archivonomía
99
100
Conciencia yacia
Importancia de la enseñanza de la historia para los estudiantes
de archivonomía
En todos los pueblos de todas las épocas, el quehacer histórico ha jugado un papel preponderante,
ya sea como tradición oral o escrita, utilizando fonemas, pictogramas, dibujos, escrituras, impresos.
Desde la antigüedad, las motivaciones del historiador se han dividido entre la preocupación
por alcanzar la verdad y la pretensión de dar consejos a los hombres de acción; esto es, que la
historia sirva para algo, que su conocimiento permita llegar no solo a una verdad sino a una
utilidad. Al respecto Marc Bloch escribe “aún en la hipótesis de que la historia debía ser juzgada
incapaz de otros servicios, correspondería hacer valer en su favor su condición de entretenida [...]
¿Es que el espectáculo de las actividades humanas, que constituye su objeto particular, está hecho,
más que cualquier otro, para cautivar la imaginación?”1
Pero como sabemos —y el mismo Marc Bloch lo afirma—, la historia no puede ser sola-
mente conocer el pasado o acumular datos o servir de entretenimiento; la historia debe su primor-
dial importancia a la comprensión de las causas que han dado efecto hacia el presente y cómo esta
historia está interconectada como un nexo universal con las manifestaciones culturales.
La historia se apoya en su propia expresión griega que significa búsqueda o averiguación,
pero que debe reflejar un proceso social producto de condiciones socioeconómicas concretas y de
relaciones inevitables entre los hechos humanos.
Así, la historia abarca, por consiguiente, todo el quehacer humano en sus diversas manifesta-
ciones y de manera especial, diremos nosotros, a la archivonomía quien posee las fuentes primarias de
esa historia.
1
Bloch, Marc, Apologie pour l'Historie ou métier d'historien, 4ª ed., Paris, Colin, 1961, citado por Antoine Leon, en La
historia de la educación en la actualidad, Oficina Internacional de Educación, UNESCO, 1985, p. 10.
101
Tanto en el pasado como en el presente, existen una serie de constantes históricas que
debemos considerar para ayudar a la comprensión de los procesos históricos en todas sus manifes-
taciones, sociales, políticas y económicas y de la evolución de las sociedades. Al respecto nos dice
Arnaldo Córdova:
La historia es, ante todo, memoria del pasado en el presente. Es una recreación colectiva, incluso
cuando se la convierte en ciencia, es decir, en explicación, en respuesta a los porqués del
presente y en afirmación demostrable o sujeta a comprobación. Es el hogar de la conciencia de un
pueblo, el contexto objetivo de su modo de pensar, de sus creencias, de su visión de la realidad,
de su ideología, incluso cuando es expresión individual. No hay independencia de la conciencia
colectiva del hombre... la esencia de la historia como análisis y enjuiciamiento de los hechos
pasados, consiste en hacer del pasado mismo un problema del presente.2
Los fenómenos sociales, políticos y económicos, la tecnología, la ciencia, la religión, el arte

y las ideologías, no constituyen fenómenos aislados que se expliquen por sí mismos. Todos ellos
guardan una estrecha vinculación y lazos de interdependencia; los cambios que en cada esfera se
producen, no dejan de provocar una repercusión en los restantes. De ahí que la historia, si preten-
de obtener una explicación del pasado y con ello una comprensión del presente, deba orientarse
hacia una historia total, que estudie todos los fenómenos, que no se parcialice en determinados
estudios porque con ello no hará sino perder elementos de la realidad, a veces muy valiosos, y
perder posibilidades de lograr una aproximación cada vez mayor a la verdad. “La historia ha
tomado a su servicio, determinado número de ciencias auxiliares que formulan leyes generales, no
sobre sociedades primitivas, sino sobre civilizaciones, por ejemplo: la economía, la ciencia política
y la sociología”.3 La historia abarca todo tipo de actividades humanas.
El enfoque historicista del estudio de la historia nos provee de herramientas para extender el
área de la influencia de la investigación histórica hacia todas las actividades académicas, pues una
realidad evidente es que toda rama del conocimiento tiene historia; “es innegable... que siempre
2
Córdova, Arnaldo, “La historia maestra de la política” en Historia para qué, 4ª ed., México, Siglo XXI, 1982, p. 131.
3
Toynbee, Arnold, Estudios de la historia, Compendio I/IV, 5ª ed., Madrid, Alianza, 1980, p. 81.
102
Conciencia yacia
nos parecerá que una ciencia tiene algo de incompleto si no nos ayuda, tarde o temprano a vivir
mejor. ¿Y cómo no pensar esto aún más vivamente cuando nos referimos a la historia que..., está
destinada a trabajar en provecho del hombre, ya que tiene como tema de estudio al hombre y sus
actos?”.4 La etapa de búsqueda de la verdad, de la investigación es la etapa en la cual se descubren
elementos del conocimiento y se establecen relaciones y conexiones.
El conocimiento de los orígenes de las propias disciplinas de estudio es un valioso recurso
didáctico, pues facilita la comprensión de su propio proceso de desarrollo, de esta manera la historia
contribuye a la vida académica al proporcionar el registro, análisis e interpretación de las aportaciones
de individuos o grupos, así como de tradiciones, instituciones y corrientes de pensamiento, en el
complejo proceso del conocimiento que tratamos de trasmitir a las nuevas generaciones.
Nuestra sociedad se caracteriza por continuos cambios que no siempre alcanzamos a en-
tender, por lo cual fácilmente nos sentimos aislados e inseguros quedando disminuida cada vez más
nuestra capacidad de adaptación. Esta situación puede superarse si en nuestra formación profesio-
nal se fortalece el vínculo con la investigación histórica, ya que toda transformación puede enten-
derse si se conoce su historia.
Por otro lado, debe asumirse que la investigación histórica no debe quedar en investigación
de lugares, personajes y circunstancias sociopolíticas y económicas de las distintas etapas o en las
diversas ramas de las ciencias y las artes, sino que debe lograr un conocimiento objetivo. Como nos
dice Freire: “A partir de las relaciones del hombre con la realidad, resultantes de estar con ella y en
ella, por los actos de creación, recreación y decisión, éste va dinamizando su mundo. Va domi-
nando la realidad, humanizándola, acrecentándola con algo que él mismo crea; va temporizando
los espacios geográficos, hace cultura”.5
Asimismo, quienes hacen historia o por su disciplina se vinculan con la misma, es necesario
que consideren los requisitos que esto conlleva:
Un buen investigador debe estar libre de todo prejuicio, disponer de buen sentido común,
dominar el pensamiento teórico y saber pensar en términos realistas y... ante todo, tener un
4
Bloch, Marc, Introducción a la historia, México, Fondo de Cultura Económica, 1984, p. 16 (Breviarios núm. 14).
5
Freire, Paulo, La educación como práctica de la libertad, 25ª ed., México, Siglo XXI, 1979, p.152.
103
concepto elevado de la responsabilidad y honradez con que se tiene que proceder para inspirar
la confianza de que los datos y antecedentes en que basa su investigación son exactos y han sido
correctamente utilizados.6
Cuando por el caso utilizamos las fuentes primarias emanadas de los archivos, podemos
encontrar que éstas reflejan la faceta humana de los protagonistas que estuvieron en determinado
momento, permitiéndonos recrear el contexto histórico en que se originaron los documentos.
La historia debe ser una materia fundamental en los programas de estudio, principalmente
por su particularidad de ser un instrumento intelectual de la cultura y que tiene como finalidad
hacer un estudio crítico y objetivo de los acontecimientos humanos trascendentes, buscando las
causas de ellos y las consecuencias que los han originado.
Sabemos que la historia es la disciplina encargada de estudiar nuestro pasado, pero no como
un simple relato de lo acontecido, sino como un proceso social producto de condiciones
socioeconómicas concretas y de relaciones inevitables entre los seres humanos y las obras y sucesos
que han generado; “los hechos históricos que los documentos consignan no bastan nunca para llenar
por completo los epígrafes. No dan respuesta directa a muchas cuestiones, faltan rasgos necesarios
para trazar el cuadro completo de los estudios sociales, de la evolución o de los acontecimientos”.
La historia debe investigar cuidadosamente el acontecer social, a fin de determinar las
razones que provocaron los hechos, las conexiones de ellos con otros fenómenos de su época y
aun la relación que guardan con sucesos posteriores.
La historia puede ser verdad relativa y no por ello deja de ser ciencia, se apoya en los
documentos para tratar de llegar a una verdad absoluta. Los archivos constituyen la fuente básica
de investigación de cualquier aspecto social, pasado o presente; el archivo es el registro de la
información, ya sea en su función histórica, analítica, previsora y supervisora. Los profesionales
del área se dedican a seleccionar, valorar y clasificar los documentos, con la finalidad de que dichos
documentos den sustento a las actividades humanas para las que fueron creados, preservando así
la memoria histórica.
6
Hermann, Max, citado por Ernesto de la Torre Villar en Investigación Económica: su metodología y su técnica, México,
Fondo de Cultura Económica, 1963, p. 29.
104
Conciencia yacia
En nuestro país sabemos que existe una gran problemática respecto a la falta de integración
cultural; ser un pueblo multiétnico da lugar al desgarramiento de nuestros valores históricos como
tales por lo que es necesario dar una debida valoración de la historia en el ámbito académico y
profesional, a efecto de evitar problemas de crisis de identidad cultural y con la finalidad de conseguir
la profesionalización del archivista, pues al tener éste una formación específica, no puede desligarse
del proceso de racionalización y formalización de las actividades existentes, del contexto histórico en
que cada documento fue creado, para poder otorgarle su carácter de legítimo.
105
106
Conciencia yacia
Humberto Sotelo Mendoza
Investigador del Archivo
Histórico Universitario
de la BUAP
107
108
Conciencia yacia
En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos
universitarios
Como se ha dicho hasta el cansancio, uno de los aspectos centrales —si es que no el central— que
le permite a las naciones forjar su identidad social y cultural es la conciencia de su memoria
histórica. Ésta no solo permite asegurar la fortaleza de sus raíces, sino prever su devenir, estando
así en condiciones de adoptar las providencias necesarias para enfrentar exitosamente los desafíos
del presente y del futuro.
De ahí la importancia que reviste el resguardo de las constancias documentales del pasado. Los
pueblos que no las preservan están expuestos a perder su identidad, sobre todo cuando sus enemigos
—internos o externos— se proponen deformar su historia, en aras de justificar sus intereses.
Estamos persuadidos que esto es lo que tenía en mente el poblano José María Lafragua al
presentar ante el Congreso, el 19 de noviembre de 1846, un reglamento encaminado a organizar el
Archivo de la Nación, “para que puedan extraerse los datos necesarios para escribir la historia con
verdad y exactitud...”1 Sin duda el entonces Ministro de Relaciones Interiores y Exteriores ya advertía
los intentos de los adversarios del progreso de nuestro pueblo por desvirtuar la historia patria.
Ahora bien, no basta la organización de los archivos para que éstos cumplan con la tarea
que señalaba Lafragua: también se requiere que contribuyan a la difusión y divulgación de la
memoria histórica de nuestras instituciones y nuestro país.
Diversos archivos nacionales y estatales de México impulsan dicha labor de manera ejemplar:
tengo en mente, por ejemplo, las revistas de los archivos estatales de Sonora y del Estado de México.
1
Citado por Patricia Galeana en “Los Archivos como fuentes esenciales para la ciencia histórica”, en Historia de Sonora,
Órgano de la Dirección General de Documentación y Archivo del Gobierno del Estado, enero-marzo de 1999.
109
En nuestras universidades, si bien los archivos históricos ya comienzan a promover activi-
dades de divulgación, lo cierto es que aún falta mucho camino por recorrer al respecto.
En 1960 el entonces rector de la UNAM Ignacio Chávez impulsó las primeras gestiones
encaminadas a crear el Archivo Histórico de esa institución, tomando en cuenta que en dicho año
se conmemoraría el quincuagésimo aniversario del restablecimiento de la Universidad Nacional.
Entre las actividades iniciales que se dieron para cristalizar dicho proyecto destacó la histórica
exposición “La Universidad de México de ayer y hoy”, en cuya inauguración el entonces represen-
tante de la Biblioteca Central de esta institución, Tobías Chávez, expresó: “como un medio de
integrar a los universitarios al contexto histórico de su casa de estudios, el rector Ignacio Chávez
decidió la creación de una exposición permanente que mostrase la dinámica de su historia”.2
Tales palabras, a nuestro parecer, definen a la perfección uno de los aspectos principales —si es
que no el principal— de la misión de los archivos de las instituciones de educación superior esto es:
contribuir a que los universitarios se compenetren con la memoria histórica de sus casas de estudios, y de
las relaciones de éstas con su entorno social, lo cual reviste una relevancia fundamental para la cohesión
social y cultural de los mismos; cuestión tanto más relevante si tomamos en cuenta la masificación que
enfrentan la mayoría de las instituciones de educación superior de nuestro país, hecho que tiende a
propiciar la pérdida de identidad de la comunidad universitaria.
A la vez, la compenetración de los universitarios con la memoria histórica de sus centros de
estudio y de su entorno social es un factor de fundamental relevancia para la formación cívica de
aquéllos. No es por ello casual que en diversas universidades europeas algunos humanistas, peda-
gogos y científicos sociales planteen la necesidad de que los archivos universitarios desarrollen un
papel protagónico en el campo de la educación. Así, por ejemplo, Herbert Schott, de la Universi-
dad de Baviera, sugiere lo siguiente:
Los archivos tienen que jugar una parte activa en el campo de la educación; los métodos tradicio-
nales de “relaciones públicas” dentro del mundo de los archivos —presentación de documentos
2
Pérez Cruz, José E. y Enrique Lira Soria, “Archivo Histórico de la UNAM: tres décadas de vida”, en Teoría y Práctica
Archivística I, Coordinación de Humanidades, Centro de Estudios sobre la Universidad, UNAM, 2000, p. 78.
110
Conciencia yacia
originales en las exposiciones, seminarios y publicaciones en revistas dirigidas al público acadé-
mico— no es suficiente ni adecuado en la era de la información y del papel cambiante de los
archivos y los documentos en la sociedad moderna... Para que los archivos sean considerados
como una institución que es responsable de la memoria de una nación y de tomar decisiones
sobre los documentos que tienen que ser conservados o destruidos, hay que participar en las
actividades educativas, tienen que cooperar con las escuelas, universidades y oficinas de la
administración.3
Sería conveniente que los archivos históricos universitarios de nuestro país impulsasen inicia-
tivas semejantes. Empero, con antelación, se requiere en primer término que tales instancias le conce-
dan una mayor relevancia a la tarea que señalaba Ignacio Chávez; esto es, la integración —en el buen
sentido del término— de los universitarios al contexto histórico de sus casas de estudios (a lo que
agregaríamos de su entorno social). Porque lo cierto es que, en los hechos, suele suceder que los
universitarios no sólo desconocen la historia de sus instituciones, sino incluso de su propia escuela, a
pesar de que existan en sus universidades archivos históricos.
Esto obedece, principalmente, a que las instituciones archivísticas no asumen de manera
adecuada la tarea de la divulgación.
En casi la mayoría de los documentos que hacen referencia a la función de los archivos
históricos universitarios, se dice que los mismos han sido creados con la misión de rescatar, custo-
diar, organizar y resguardar todos aquellos documentos esenciales para la preservación de la
memoria histórica de las instituciones de las que forman parte, y del contexto social en que éstas se
encuentran insertas. Pero rara vez se habla acerca de la importancia que revisten tales instancias
para contribuir a la divulgación de la historia de sus instituciones y de su entorno.
Si bien es innegable que las actividades de rescate, custodia y organización de los docu-
mentos mencionados constituyen la labor esencial de los archivos universitarios, no menos cierto es
que las mismas son insuficientes para cristalizar el propósito de contribuir a la preservación y
3
Schott, Herbert, “Archives and education en Bavaria”, en Archivum, International Review on Archives, vol XLV, pp. 297,
298.
111
difusión de la memoria histórica de las instituciones. Esto exige, sin duda, la puesta en marcha de
proyectos o iniciativas encaminados a definir un área de divulgación, que tenga su propia especi-
ficidad y tareas concretas. Y decimos especificidad porque ciertamente dicha labor no debe
interpretarse como una simple tarea de publicación de determinados documentos fundacionales —
tarea que por cierto suelen impulsar la mayoría de los archivos universitarios— sino debe asumirse
como una función que tiene sus propias normas, ritmos de trabajo, y sobre todo, sus propios
criterios y actividades.
Así, en primer término, la tarea de divulgación requiere —valga la redundancia— de un
lenguaje accesible a la mayoría de los universitarios, a efecto de que los mismos puedan estar en
posibilidades de acceder a la lectura de los materiales. La experiencia que tenemos al respecto con
nuestra gaceta Tiempo Universitario —en la que abordamos la historia de las diversas escuelas y
facultades de la institución— es muy estimulante, ya que hemos logrado involucrar a amplios
sectores de la comunidad universitaria.
Los materiales de divulgación de los archivos universitarios deben, asimismo, diferenciarse
cabalmente de las publicaciones que editan las otras dependencias institucionales, por ejemplo, los
órganos de información que publican las autoridades, o las revistas u otro tipo de publicaciones
que editan las instancias de extensión universitaria o de difusión cultural.
Tales materiales deben, además, aparecer con regularidad para formar entre los universi-
tarios la costumbre de adquirir los materiales publicados por los archivos.
Suele argüirse que las actividades de divulgación de los archivos propician duplicidad de
funciones respecto a la labor que realizan determinados centros o institutos de investigación de las
universidades, pero eso no es verdad: estos últimos desarrollan investigaciones dirigidas a públicos
distintos o especiales, y su objetivo no es precisamente la divulgación.
El peligro, a nuestro parecer, no estriba en la duplicidad de funciones sino más bien en la
falta de comunicación o de vasos comunicantes entre los archivos y los centros de investigación,
expresión que tiene que ver con falta de interacción entre la docencia, la investigación y la exten-
sión que comúnmente se presenta en nuestras universidades.
112
Conciencia yacia
La experiencia que tenemos en el Archivo Histórico de la Benemérita Universidad Autóno-
ma de Puebla nos muestra que sí es posible establecer relaciones con los centros de investigación,
sin que esto implique duplicidad de funciones, tanto de un lado como del otro. Así, por ejemplo,
no son pocas las ocasiones en que investigadores de determinados centros colaboran con nosotros
en la divulgación de temas fundamentales para la historia de nuestra institución y de su entorno
social, esforzándose, desde luego, por adaptarse a las exigencias que se derivan de las caracterís-
ticas de nuestras publicaciones.
Esta práctica resulta muy saludable, ya que por un lado esto le permite al archivo nutrirse de
las investigaciones que se realizan en otras esferas de la institución y, al mismo tiempo, los investi-
gadores tienen la oportunidad de difundir sus trabajos hacia un público más amplio.
Y, hablando de público, pensamos que los materiales de divulgación de los archivos no
deben circunscribirse a las esferas universitarias, sino deben también circular en otros espacios y
ámbitos sociales, ya que ello puede contribuir a reforzar las relaciones de las universidades con su
entorno social, particularmente en aquellos espacios que sostienen una relación muy estrecha con
las mismas: sociedades de exalumnos, instancias culturales, organizaciones defensoras de los dere-
chos humanos, institutos o centros de investigación no universitarios, e incluso con organizaciones
sociales y políticas, etcétera. Es un hecho incuestionable que la divulgación de la memoria histórica
de las instituciones de educación superior no interesa solamente a los universitarios, sino también
a amplios sectores de la sociedad.
Esto lo hemos podido corroborar con nuestra gaceta Tiempo Universitario, la cual nos es
solicitada por un gran número de nuestros conciudadanos.
Desde luego, no basta editar determinadas publicaciones para promover la divulgación de
la memoria histórica de nuestras universidades y de su entorno. También se requiere de la organi-
zación constante de seminarios, concursos, exposiciones, conferencias, visitas a las escuelas, con-
tactos permanentes con los alumnos, profesores, trabajadores, autoridades, etcétera.
Es de fundamental relevancia, además, extender nuestras labores de divulgación hacia el
entorno social, particularmente entre los medios informativos. Se puede, por ejemplo —y esto lo
hemos hecho en el Archivo Histórico de la BUAP— establecer acuerdos con determinados perió-
dicos para que publiquen nuestros materiales, o crear convenios con determinadas estaciones de
113
radio o de televisión con el propósito de abrirle paso a programas especiales de divulgación, en los
que se involucre a comunicadores, profesionistas, y otras personalidades de la sociedad civil.
Se requiere, en síntesis, romper el aislamiento en que generalmente se encuentran los archi-
vos históricos universitarios, para convertirlos en instancias más sociales, más involucrada con su
entorno social.
114
Conciencia yacia
Fernando Hernández Olvera
Técnico académico del
Archivo Histórico de la UNAM,
especialista en Reprografía
115
116
Conciencia yacia
Aplicación de las nuevas tecnologías en los archivos históricos
En los últimos años el desarrollo de la computación ha provocado una revolución, que de alguna
manera afecta todas las áreas de la interacción social. Acordes con esta revolución, la transmisión
y el acceso a la información se han visto afectadas, incluso podríamos decir que es en este rubro
donde se han experimentado los mayores cambios.
El ejemplo más común a que se recurre para ejemplificar esta situación es la red mundial de
internet, desde la cual podemos acceder a información sobre prácticamente cualquier tema que
pudiera ocurrírsenos, sin tener que recurrir a las formas tradicionales de búsqueda de información.
Algo que todo usuario de archivos y bibliotecas ha aplaudido es la posibilidad de tener un rápido
acceso a los catálogos sin tener que salir de casa.
Estas posibilidades de conectividad son el resultado del desarrollo de equipos y programas
cada vez más potentes; en el caso del equipo, el proceso de miniaturización de los componentes ha
permitido incrementar de manera excesiva las capacidades de funcionamiento de los equipos y el
almacenamiento de datos. No hace muchos años, nos parecía extraordinario poder contar con una
computadora que tuviera 640 Kb de memoria y utilizar discos de 360 Kb de capacidad, lo que
actualmente resulta irrisorio, frente a las más modernas computadoras con DD de 60 u 80 Gb, y
memorias del orden de varios cientos de Mb, los discos compactos o el moderno DVD con una
capacidad de almacenamiento de seis a ocho Gb.
Estos cambios acelerados en los sistemas computacionales también han repercutido en las
áreas de trabajo de los archivos; desde la elaboración de instrumentos descriptivos, los monitoreos
de condiciones ambientales para la conservación, hasta la puesta en servicio de materiales y catá-
logos a través de redes.
117
Esto es un aspecto en el que las instituciones archivísticas deben poner atención ya que los
avances de la tecnología digital están repercutiendo en la forma en que archivos y bibliotecas
capturan, resguardan y transmiten la información.
Las ventajas y posibilidades de la aplicación de tecnología digital para un archivo histórico
son bastante amplias, ya que facilitan y potencian las posibilidades de desarrollo de tareas relacio-
nadas con dos de sus funciones sustantivas como son la preservación de los documentos que
resguardan y el acceso a la información que contienen sus acervos.
Las ventajas que conlleva la utilización de las computadoras en los archivos se pueden
apreciar tan solo en su aplicación para la captura de instrumentos descriptivos, facilitando y promo-
viendo la utilización de estándares al interior de cada institución, con lo que se posibilita una mayor
homogeneización en los instrumentos descriptivos, lo que es importante para cada archivo ya que
en esto se reflejan las características y objetivos de cada institución, el tipo de documentación que
resguarda y no solo la perspectiva particular del catalogador.
Asimismo se han desarrollado sistemas de monitoreo ambiental que al conectarse con una
computadora nos pueden facilitar rápidamente los parámetros y promedios de las condiciones de
humedad y temperatura, en un determinado periodo de tiempo y con base en el cual, podemos
contar con abundante información con un mínimo de esfuerzo para así tomar decisiones en la
preservación de los documentos.
Pero el área en que considero ha habido una repercusión más favorable para los acervos, es
en la digitalización tanto de imágenes como de textos. No hay que olvidar que las labores sustantivas
de un archivo (preservación y acceso) están estrechamente relacionadas, por lo que la posibilidad
de poder brindar acceso a la información contenida en los documentos a través de soportes alter-
nativos es una medida que tiene repercusiones en estas dos áreas. En este sentido la digitalización
es un medio más a través del cual se puede brindar acceso a la información sin que esto afecte las
condiciones de preservación de los documentos, ya que cada vez que se presta un documento a los
usuarios, de alguna manera se está colaborando en su deterioro; por otra parte, la digitalización
presenta otras ventajas pues es un medio en el que se pueden realizar copias sucesivas sin que
exista degradación de la información, y amplía sensiblemente la difusión a través de su distribución
118
Conciencia yacia
por diferentes medios y para los más variados propósitos, sin necesidad de tener que recurrir
repetidamente al documento original, lo que por supuesto, repercute en su mejor preservación.
En el Archivo Histórico de la UNAM empezamos en 1997 a concretizar ciertos tanteos que
se habían venido haciendo de manera más personal que institucional con el proyecto de creación
de un sistema integral de consulta que denominamos ARHISTO-UNAM. Es en este momento cuando
institucionalmente se contempla la posibilidad de explorar la digitalización de imágenes como una
opción de reproducción y puesta en servicio de los documentos gráficos que resguarda el archivo;
más recientemente, y como una consecuencia de lo anterior, estamos llevando a cabo un proyecto
con apoyo del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, para la organización, catalogación,
restauración y conservación del Fondo Ezequiel A. Chávez así como la digitalización de sus docu-
mentos gráficos.
En estas experiencias, un factor que ha sido enriquecedor es contar con la opinión de
especialistas de las diferentes áreas que intervienen en el procesamiento de la documentación:
archivistas, restauradores, conservadores, ingenieros en sistemas, especialistas en reproducción y
administradores.
La participación de cada uno de ellos no se reduce sólo al área de su competencia sino que
más bien, se da una interacción de las diferentes áreas. Esto es un factor importante para el
desarrollo de cualquier proyecto ya que, con la documentación de por medio, existe una interrelación
entre esas variadas disciplinas, por lo que en la toma de decisiones intervienen, igualmente, las
diferentes especialidades que tienen que ver con la documentación.
Otro aspecto que es necesario tomar en cuenta a la hora de desarrollar un proyecto que
considere la digitalización de la documentación es que ésta se debe apreciar como parte del proce-
samiento de los fondos; sería erróneo que en un archivo histórico se digitalice por digitalizar y sin
que se estimen los pasos previos del procesamiento de la documentación, ya que si bien la digitalización
es una herramienta para brindar acceso a la información de nuestros acervos, esta información
debe ser integral, por lo que se debe dar una vez que el fondo ya fue procesado archivísticamente
y se tomaron las medidas necesarias para su preservación.
La digitalización entonces, se debe considerar como uno de los últimos pasos dentro del
procesamiento de la documentación, ya que sólo de esta manera se puede garantizar a los usuarios
119
toda la información archivística junto con la imagen digital y además, la manipulación de los origi-
nales se realizará una vez establecidas las condiciones para su mejor preservación.
El intercambio de experiencias, el hablar y conocer lo que otras instituciones han hecho al
respecto, nos da un panorama más amplio, sobre todo en esos casos en que ya se haya transitado
por esa ruta pues esto nos puede ayudar a evitar errores que se pueden tener si no existen expe-
riencias en torno a este tipo de proyectos; nos puede confirmar si vamos por el camino correcto,
nos ayuda a tomar atajos o simplemente a tener una mayor claridad de las dificultades a que
podemos enfrentarnos.
Pero habría que tener cuidado en tomar otras experiencias tal cual, es necesario considerar
que en cuestiones de automatización, como en muchas otras, no existen recetas, ya que los parámetros
y necesidades de un proyecto deben estar en función de los objetivos generales de la institución
que lo está desarrollando y de los objetivos particulares que se busquen con su desarrollo.
El establecimiento, por ejemplo, de un proyecto de digitalización para la puesta en servicio de
imágenes en la red, no requiere de los mismos elementos que otro que se planteé un respaldo digital
de los documentos originales, o que sólo busque poner en servicio catálogos automatizados, o que
pretenda abarcar todo eso. De la misma manera las diferencias se podrán plantear a partir de las
características peculiares del archivo y sus documentos; es distinto si hablamos de fondos gráficos,
que de fondos textuales, fílmicos o bibliotecas, el perfil del personal, las necesidades de equipo,
financiamiento y parámetros técnicos. Las condiciones de un proyecto serán diferentes para cada
caso, por lo que hay que poner atención a estas características a la hora de tomar decisiones.
Y así como no existen recetas en los aspectos generales de un proyecto, por las mismas
razones tampoco las hay en los parámetros técnicos de las digitalizaciones, lo que constituye una
de las preocupaciones centrales de quienes tenemos que encargarnos directamente de esa parte del
trabajo. En este aspecto, existen dos cuestiones a considerar que se encuentran estrechamente
relacionadas: los parámetros técnicos de digitalización que se requieran de acuerdo al proyecto y
al tipo documental (texto o imagen) y las características y costos del equipo a adquirir.
Por ejemplo, para poner en servicio imágenes en la red, sería suficiente digitalizar a una
resolución de 72 puntos por pulgada, para lo cual únicamente necesitaríamos un escáner de costo
accesible, si se trata de originales menores a un tamaño oficio; pero si lo que se busca es contar con
120
Conciencia yacia
respaldos digitales y los originales son más grandes, se requiere utilizar resoluciones mucho más
altas y un escáner más grande y por lo tanto más costoso o, en su defecto, evaluar si existe la
posibilidad de implementar medidas alternativas que posibiliten el logro de los objetivos con las
limitantes de equipo que se tengan.
Aunque para esto existe un límite, no se debe, en aras del ahorro, adquirir equipos baratos
que aparentemente brindan las mismas posibilidades que equipos más costosos, ya que tratándose
de este tipo de equipos, realmente se paga lo que se adquiere y podemos correr el riesgo de
adquirir equipos baratos que nos brindan los parámetros que requerimos pero con muchas limitantes
y problemas.
En cuanto a los aspectos técnicos de la digitalización, habría que comentar algunos que es
necesario considerar a la hora de trabajar. Al escoger un escáner o algún otro medio digital de
captura, debemos tomar en cuenta que la resolución de captura del dispositivo o resolución óptica
mínima sea la misma que requerimos para nuestro proyecto, y de ser posible que esté en posibili-
dades de brindar una resolución superior, ya que algunos materiales podrían requerir ser trabaja-
dos a resoluciones mayores.
En el AHUNAM se digitalizan los positivos a 600 dpi pero los negativos y transparencias
podrían requerir hasta dos mil 100 dpi; es importante insistir en que esta resolución mínima de los
escáner debe ser en resolución de captura, en resolución óptica, y no que la proporcione por
interpolación, ya que ésta se realiza mediante software y no mediante la captura de la imagen y al
interpolar, el programa del escáner aumenta el número de puntos por pulgada que pueden no
corresponder a la imagen original, y por lo tanto implican una alteración de la información.
Otro aspecto importante por considerar es el monitor. Existe la impresión de que la
digitalización consiste solamente en poner la imagen en el escáner y capturarla; esto es erróneo ya
que un programa de digitalización consistente, debe tomar en cuenta la calibración de los equipos
a utilizar y dentro de éstos, el monitor es muy importante ya que es necesario garantizar que lo que
vemos en la pantalla sea exactamente lo que se va a imprimir, tanto en brillo y contraste como en
color, por lo cual lo ideal sería contar con monitores de alta resolución que nos permitan la
calibración mediante software y hardware.
121
La digitalización también precisa de cumplir ciertos requerimientos: se debe contar con la
memoria de trabajo suficiente para poder cargar los programas y abrir los archivos de imagen que
pueden ser muy grandes; por lo mismo se requiere un procesador que corra rápido y una tarjeta de
video capaz de soportar las características de nuestras imágenes.
En cuanto al formato de captura a utilizar, éste debe ser sin compresión para las imágenes
máster, ya que la compresión es una forma similar a la interpolación. Si el proyecto así lo requiere,
de los máster se pueden derivar imágenes comprimidas para usos particulares, como su puesta en
la red a 72 dpi, o una impresión de regular calidad, a 300 dpi, etcétera.
Un problema más a resolver a la hora de pensar en el desarrollo de un proyecto, es el
almacenamiento de las imágenes digitalizadas, sobre todo si están digitalizadas a altas resolu-
ciones. Una imagen digitalizada en color en 5 por 7 pulgadas y a 600 dpi ocupa aproximadamente
36 Mb, y si pensamos en cientos o miles de imágenes de estas dimensiones, la necesidad de medios
de almacenamiento es muy alta; afortunadamente, hoy en día ya podemos contar con medios más
poderosos, como el CD, el DVD, o los HD de alta capacidad, en discos compactos, se podrían
almacenar entre 18 y 20 imágenes con las características mencionadas, bastantes si lo vemos en
función de las imágenes individuales pero insuficiente si pensamos en fondos que contienen miles
de imágenes; un medio con mayor capacidad es el DVD en el que se podrían almacenar más de 160
imágenes, o un HD de 80 Gb de capacidad en el que se pueden guardar más de dos mil imágenes
de esas dimensiones.
Con respecto a la digitalización de textos habrá que hacer algunos comentarios. La captura
digital de este tipo de documentos puede ser una forma más rápida de contar con la trascripción de
los textos, ya que la captura manual resulta ser un proceso lento.
Pero para que la captura digital pueda habilitar sistemas de búsqueda, requiere de la utili-
zación de un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y para que éste sea funcional
y no consuma mucho tiempo y esfuerzo en la limpieza de la trascripción digital se debe, igual que
en los documentos gráficos, poner atención a las características de los originales y a las del equipo
con que se va a realizar el trabajo pues de la valoración de estos factores es posible determinar la
conveniencia o no de utilizar el sistema de captura digital o si resulta más eficiente la captura
122
Conciencia yacia
manual, aunque siempre tendríamos la opción de digitalizar únicamente los textos originales sin
OCR, como una forma de ilustrar la trascripción.
Ahora bien, aquí no terminan los problemas ya que tomando en cuenta que la digitalización
permite una difusión masiva de la información, es necesario poner atención en las implicaciones
que esto tiene, como el uso de estas imágenes para fines no autorizados, los efectos de la difusión
de las imágenes y los derechos de autor, etcétera. Todo esto nos debe llevar a tomar medidas que
impidan que se haga un uso indebido de las imágenes, tal vez mediante algún tipo de sello digital
y, sobre todo, restringiendo el acceso a las imágenes máster.
Respecto a los derechos de autor habría que verificar si nuestra institución es la propietaria
legal de los derechos de las imágenes que está poniendo en red.
De esta manera, podemos decir, para concluir, que definitivamente, las nuevas tecnologías
están cambiando la forma en que se produce y se accede a la información en los archivos histó-
ricos, necesariamente nos vemos inmiscuidos en su utilización por lo que, en la medida en que
algunas de nuestras funciones institucionales tienen que ver con esa producción y acceso a la
información, esta transformación puede irse haciendo de manera gradual por lo que es necesario
que cada institución vaya definiendo las formas en que se van a profundizar o a emplear estas
tecnologías.
123
124
Conciencia yacia
Ramón Rivera Espinosa
Profesor investigador de la Universidad
Autónoma de Chapingo. Profesor
de asignatura en la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía-SEP
125
126
Conciencia yacia
La era de la información y la ciberantropología
las actuales estructuras de la información internacional

fomentan la dependencia entre las naciones, legitiman las
disparidades económicas existentes y contribuyen a la
sincronización cultural del mundo.1
En el mundo de hoy existe la necesidad de una filosofía de la historia y del espíritu, y una política
de la razón; todas las desgracias llegan por no aplicar una política del entendimiento. El siglo XX es
de esperanza y de revolución, de situaciones de conflicto político, de crisis económicas recu-
rrentes, de guerras comerciales, de intereses y de pugnas políticas. Ante la gravedad de esta
situación se requiere una praxis que sea acción y entendimiento para transformar esta realidad, ya
que “la toma de conciencia verdadera o falsa, que efectuamos a través de nuestra historia no puede
ser simple ilusión dado que también ella es un hecho histórico”.2
El pensamiento contemporáneo tuvo un gran desarrollo a partir de los aportes fundamen-
tales de los críticos de la cultura y de la sociedad burguesa, reunidos estos en torno a la llamada
Escuela de Frankfurt, institución que orienta una crítica radical de la sociedad en su conjunto. Sus
integrantes han sido continuadores de la mejor tradición de la filosofía de la razón y del pensa-
miento dialéctico.
Estos investigadores en principio planteaban la investigación con orientación de política
social, como herencia de las grandes gestas de las organizaciones obreras, las cuales cuestionan y
promueven una crítica al modelo de organización jerárquico existente en la sociedad contempo-
ránea. Este grupo de investigadores pudo desarrollar su labor debido a la independencia institucional
y teórica que mantuvo a pesar de la persecución y el exilio al cual se vieron sujetos sus integrantes.
El aporte fundamental, a mi juicio, del grupo, fue el cuestionamiento a la alienación a la cual se ven
1
Hamelink, Cees, Finanzas e información, México, ILET-Nueva Imagen, 1984, p. 32.
2
Merleau-Ponty M., Las Aventuras de la Dialéctica, Argentina, La Pléyade Editorial, 1974, p. 37.
127
sujetos los individuos en una sociedad masificada y permeada por la cultura del poder. La pro-
puesta demandó estudios multidisciplinarios, fundamentando la crítica de la razón y posibilitando
un acercamiento a la totalidad de los fenómenos sociales, revitalizando y enriqueciendo el pensar
dialéctico y la opción de reinterpretar una válida hermenéutica —léase interpretación— en la tarea
de transformar el mundo.
Se orienta la teoría crítica en un principio, a cuestionar el modo de vida burgués y del
actuar de sus instituciones, pero además, de los valores de la sociedad alienada de sí misma, en la
que existe una racionalidad técnica, la cual es racionalidad del poder, del dominio por sí mismo, en
donde se evidencia que el conjunto de las instituciones se encuentra modificado por los detentadores
del poder económico y delimitando a los individuos como aquellos expuestos al influjo de la codi-
ficación y automatización del yo, ya que en “los sujetos la coacción física y moral tienen un
denominador común: el poder”.3
La escuela de Frankfurt estuvo orientada por “un grupo de hombres interesados en teoría
social y formados en escuelas diferentes, agrupados en torno a la convicción de que la formulación
de lo negativo en la época de la transición era más importante que las carreras académicas. Lo que
los unió fue la aproximación crítica a la sociedad existente”,4 con un notable interés por el registro
histórico. Leo Lowenthal, integrante destacado, por ejemplo, se orientó a la revisión de la historia
y a la crítica de la sociedad unidimensional planteada por Horkheimer y posteriormente por Marcuse.5
La tarea fue la de escribir sobre hombres vivos, actuantes de tal manera que la reflexión y la
investigación no solo estuviera circunscrita al ámbito de la disciplina social sino en la mejor tradi-
ción de Hegel, desde la perspectiva de la historia y de la totalidad.
El peligro al que nos conduce una lógica sustentada en una racionalidad científica, condi-
cionada por los ordenadores y por la creencia de que el saber científico nos conduciría a la felicidad
y al progreso tecnológico, es de que se le asigne enorme valor a la máquina.
3
Marcuse, Herbert, El hombre unidimensional, España, Planeta, 1972.
4
Jay, Martín, La imaginación dialéctica. Una historia de la escuela de Frankfurt, España, Taurus, 1989, p. 9.
5
La emigración intelectual alemana a América en el periodo de surgimiento del nazismo, con predominio judío, tuvo una
trascendencia de importancia en la investigación social.
128
Conciencia yacia
Los usuarios de las computadoras y de internet
En nuestra época los usuarios de las computadoras y de internet están expuestos a profundos
cambios en sus comportamientos culturales. Es decir, la percepción de la realidad se orienta hacia
formas nuevas de comunicación y de construcción de imaginarios colectivos, y el universo simbó-
lico de la generación de los ordenadores se orienta a la imagen y a la ritualidad del poder de la
información.
Es el espacio de la imagen que ha estado desplazando poco a poco al universo de Gutenberg,
la escritura, en un momento en que la imaginación está arrinconada lo mismo que la razón. Rozak
advierte sobre el gran peligro de dejar de lado el ejercicio del pensar, dice que:
La lección subliminal que se enseña siempre que se utiliza el ordenador (a menos que se haga un
esfuerzo consciente por contrarrestar este efecto) es el modelo “procesador de datos” de la
mente. Este modelo, como hemos visto, conecta con una transición importante en nuestra vida
económica, una transición que nos lleva a una nueva etapa de industrialismo basado en la alta
tecnología, la llamada edad de la información con su economía orientada a los servicios.6
Aparece en el universo cultural en la sociedad contemporánea la tecnofilia, la cual carece de

referentes histórico contextuales de los usuarios, quienes desde niños se convierten en instrumen-
tos de ésta, es decir, aquí los papeles se invierten y no es el humano que hace uso de los medios
técnicos, sino utilizando la tecnología, en una lógica de alienación en donde el humano se pierde a
sí mismo, en una racionalidad de consumo y de sentido, y al consumo mismo que ya está determi-
nado por los amos del mercado. De tal manera que cabe preguntarnos si ¿hemos mejorado como
humanos?, ¿somos más humanos ahora con el uso de los ordenadores y de las tecnologías de la
comunicación? Ciertamente, las tecnologías han cambiado nuestras maneras de percibir el espacio
y el tiempo, con ayuda de la virtualidad y con la adquisición de nuevas dimensiones en espacios
culturales. Por otra parte, se expresa la tecnofobia, opuesto a la tecnofilia, extremos que no ayudan
en nada al progreso, desde la perspectiva del un progreso razonable.
6
Rozak, Theodor, El culto a la información. El folklore de los ordenadores y el verdadero arte de pensar, México, CNCA-
Grijalbo, 1990, pp. 263.
129
Dicen los Toffler (1994) que se han manifestado en la historia del hombre tres grandes olas
o momentos: la primera ola fue la revolución agrícola, que incentiva grandes transformaciones en
la humanidad, permitiendo la subsistencia de grandes conglomerados y su desarrollo; la segunda
ola fue la revolución industrial, con sus grandes avances científicos y tecnológicos; y la más inten-
sa, en la que vivimos hoy, la tercera ola, incluye la revolución de la información, la comunicación y
el conocimiento. Las guerras del Golfo Pérsico y contra Afganistán son ejemplos evidentes del uso
agresivo y manipulador que manifiesta el segmento político y militar imperial de los Estados Uni-
dos, país que tiene un amplio poder de decisión en la política mundial. Hoy temen los gobernantes
norteamericanos y sus aliados militares al llamado terrorismo informático, y a diferencia del perio-
do de la guerra de Vietnam, a los medios de comunicación que puedan difundir imágenes terribles
de la guerra y que puedan influir en la decisión de los ciudadanos para detener la guerra misma.7
Los medios de comunicación en la tercera ola crean una impresión de irrealidad a diferencia
de antes de la Revolución Industrial, en que las poblaciones campesinas y analfabetas basaban sus
imágenes en acontecimientos lejanos en el tiempo o espacio, según los relatos de viajeros en mitos,
leyendas y dogmas religiosos.8 Hoy se explota el morbo que está presente en la lógica de los
medios de comunicación.
Archivos y explosión de la información

Se manifiesta en la década de los noventa fundamentalmente la explosión de la información, la que
involucra flujos informativos, expresándose como flujo internacional de la información, en el internet,
en tecnologías de la información, en la llamada carretera de la información como el conducto por
donde viaja el texto electrónico.
La información históricamente se ha sistematizado en archivos y en sistemas bibliotecarios,
y su manejo por el hombre implica que éste exprese voluntad de poder, manifestado en el saber que
contiene la información y que su consciente actuación motiva transformaciones culturales. Estos
efectos tenemos que considerarlos en la enseñanza y la difusión de la disciplina archivística, en las
7
Adams, James, La próxima guerra mundial. Los ordenadores son las armas y el frente está en todas partes, Argentina,
Granica, 1999.
8
Toffler, Alvin y Heidi Toffler, Las guerras del futuro. La supervivencia en el alba del siglo XXI, España, Plaza y Janes, 1994.
130
Conciencia yacia
disciplinas de las ciencias de la información y de la comunicación. Donde es un deber plantear
como marco contextual “la existencia por un lado, de una industria transnacional de la información
altamente oligopolizada, con grandes necesidades financieras, y, por el otro, de un sistema banca-
rio trasnacional altamente oligopolizado, con grandes intereses y necesidades informativas”;9 en
que se cumple la premisa que sugiere que información es poder.
La ciberantropología
El capitalismo se enfoca a procesar y transmitir información, a refuncionalizarse, a controlar. Ha
surgido una gran organización de carácter mundial, ya que “en el capitalismo avanzado, la distribu-
ción y el ejercicio del poder social está cada vez más relacionado con la capacidad de controlar a los
medios de información a través de la disposición de la materia prima, de la infraestructura para su
procesamiento y de los sistemas sociales necesarios para su aplicación en la toma de decisiones”.10
El poder de la red se adhiere al cambio en la naturaleza del poder, ya que este poder se
orienta a la tecnificación de su ejercicio, en donde el abuso del poder gubernamental, aliado a los
intereses de las corporaciones económicas y mafiosas, seguirá mientras no haya realmente un
poder alterno de los ciudadanos.11
La ciberantropología12 surge y se está constituyendo teóricamente como una disciplina que
se aboca a la comprensión de los cambios culturales que se expresan en los usuarios de los ordena-
dores; integrando en su campo el estudio de los cambios de carácter psicológico y cultural que se
van manifestando en los usuarios de las computadoras. En el cibernauta, el sentido del tiempo y del
espacio sufre profundas transformaciones que se verán manifestadas en comportamientos y actitu-
des sociales. Así como un sentimiento de compañía, en un principio, después, en numerosos casos,
de soledad y de dependencia hacia la computadora, pensándola como la mejor opción de vivencia
cotidiana: habrá la excepción en los usuarios que valoricen más la razón y la conciencia colectiva.
9
Hamelink, Cees, op.cit., p. 185.
10
Ibid, p. 30.
11
Se expresa el poder sobrante como condición de dominio ante el poder necesario, ya que con éste los estados dominan
a los pueblos. Toffler, Alvin, El cambio del poder. Powershift. Conocimientos, bienestar y violencia en el umbral del siglo XXI,
España, Plaza y Janes, 1990, pp. 385-485.
12
El estudio del hombre en el uso de las tecnologías de la virtualidad.
131
De aquí que es importante considerar la historia de las computadoras, su aporte al avance cientí-
fico, a la cultura en la sociedad actual, en los usos y abusos del ciberespacio; a la valoración ética
de su uso, los peligros que expresa su uso irracional; en definitiva, a la influencia cultural que ésta
integra al hombre contemporáneo en sus dimensiones temporales y espaciales. Ya que en la
humanidad la percepción de la distancia y del tiempo ha cambiado, Hall en su libro La dimensión
oculta refiere la distinta manera en que percibimos el espacio, orientados principalmente por la
cultura en la que nos ha tocado vivir.13 La cantidad de información recopilada por la vista no ha
sido medida o registrada, siendo la gran cantidad de información que es la determinante, mayor-
mente en esta época de construcción y consumo frenético de imágenes.14
Para un hombre urbano que tiene cercanía cotidiana con la televisión y el internet el mundo
es pequeño, muy cercano, ya que está en la dinámica de la globalización, lo que no sucede para el
habitante de la Sierra Norte de Puebla, indígena náhuatl, que vive su vida cotidiana en la localidad,
que no tiene televisión y que si ocasionalmente la ve, interioriza que las cosas del mundo son
inconmensurables.
El internet, en sus orígenes tuvo fines militares, después fue de intercambio científico, ha
llegado a la lógica del mercado, con tendencia al entretenimiento, ha invadido el espacio de inter-
cambio de supuestas redes de amigos, expresada en la cultura del chat, que ha llegado al abuso y
al extremo de preferir comunicarse a la lejanía a través de las máquinas y no frente a frente. Sigue
desarrollándose en diversas modalidades el internet, pero en definitiva no van a poder sustituir la
experiencia, lo eminentemente humano que aporta la cercanía de las personas en el diálogo, en un
espacio que permite la sonorización de las intencionalidades, la comunicación humana.
Hablando de tecnología de los medios, los cibercafés son espacios que se han popularizado,
si bien anteriormente se reunía uno en el café para hacer la tarea, charlar, en afán de conquista,
etcétera, ahora es para navegar por el ciberespacio. La Revista del Consumidor los define como
“sitios en donde el usuario puede tener acceso de forma rápida y eficiente de todos los recursos
que internet ofrece, además pone a su disposición una gran variedad de programas informáticos,
así como el denominado equipo ‘periférico’, por ejemplo la impresora láser, el escáner o la
13
Hall, Twitchell, La dimensión oculta, México, Siglo XXI, 2000.
14
Sartori, Giovanny, Hommo Videns. La sociedad teledirigida, México, Taurus, 1999.
132
Conciencia yacia
videocámara”,15 ofreciendo servicios en consulta de páginas electrónicas, impresión de datos e
información, digitalización de imágenes, copia o quemado de información en discos compactos,
envío de fax y captura de trabajos escolares. En México se ha formado ya la AMCC (Asociación
Mexicana de Ciber-Cafés), con sus más de 200 cibercafés afiliados en todo el país.16
Nos encontramos con nuevas maneras de aprendizaje que a mi juicio son demasiado
autogestivas y que nos orientan a una realidad que por ser virtual es imaginaria. Los peligros que
entraña el internet son grandes si no se tiene cuidado en conocerlos, prevenirlos y enfrentarlos.
En educación
El trabajo educativo auxiliado por los medios de comunicación es de gran importancia, principal-
mente en esta época de surgimiento de nuevas tecnologías y de formas innovadoras de apreciar la
realidad a través de la imagen. Sin embargo, el uso indiscriminado de los medios en tareas educa-
tivas ofrece resultados contrarios a lo esperado.17 Si bien es de gran importancia impulsar las
tecnologías para la educación, es preciso que sea con conocimiento de causa, desde la perspectiva
pedagógica.
Un programa de educación virtual ha sido desarrollado en el Centro de Investigación en
Cómputo del IPN denominado Espacios Virtuales de Aprendizaje que proporciona ambiente interactivo,
automático y flexible para la enseñanza, en el que se pueden ofrecer cursos de diplomados y
posgrados. Esto significa hacer uso de las virtudes del uso de internet.
Hay experiencias de modalidad a distancia con el uso del internet como el concepto de
Universidad Virtual del Tecnológico de Monterrey, por ejemplo. En la ENBA se tiene este servicio en
el Departamento de Modalidad a Distancia que ofrece las licenciaturas en Biblioteconomía y
Archivonomía, con la característica de ser una opción viable; sin embargo al parecer la conducción
administrativa implica dificultades para la expansión del sistema. En la Universidad Autónoma de
Chapingo hemos impulsado un Centro de Autoacceso para la Enseñanza de Lenguas Extranjeras
15
Revista del consumidor, octubre de 2000, núm. 284. México, p. 13.
16
En últimas fechas han surgido infinidad, en el metro, por ejemplo, han proliferado varios cibercafés en algunas estaciones,
a precios accesibles.
17
El Politécnico ofrece cursos, diplomados y maestrías a través de la modalidad de educación virtual. CICATA, maestría en
matemática educativa para profesores en servicio, realizando un convenio con la UABC.
133
(CALE), tan solo por citar algunos ejemplos. En esta época se expresa la primacía de la imagen, el
ver sin entender, en una lógica de crecimiento de la paideia, el niño está educado en la televisión,
la que influye de manera determinante en la formación de la opinión pública. Sartori (1999) habla
de las posibilidades positivas del internet las cuales integran la posibilidad de un mejoramiento para
la democracia, sin embargo hay países que ven una amenaza en este recurso, en el que circulan
ideas y permite a la oposición crítica cuestionar el estado de cosas de un régimen y asimismo
ofrece una gran variedad de elementos culturales que se consideran contrarios a los valores de una
nación que constantemente fluyen a través de la red lográndose nuevas formas de percibir la
sociedad y los símbolos que en ella emanan.
Un nuevo lenguaje y percepción de la realidad están presentes en los cibernautas los cuales
adquieren comportamientos diversos. En teoría el internet debe buscar el crecimiento cultural pero
en la práctica quizá suceda lo contrario ya que nos enfrentamos a una gran cantidad de informa-
ción y ante esta circunstancia es preciso saber buscar y encontrar la información deseada.
El internet 2 se está estableciendo en la Corporación Universitaria para el Desarrollo del
Internet, originalmente se pensó para la navegación de información científica pero parece ser que
será una manera más fácil de accesar al video, en fibra óptica y con un módem de mayor capacidad.
Es por esta razón que se precisa de parte de los educadores, que hacen uso de estrategias
que ofrecen los medios de comunicación, que reflexionen acerca de las ventajas y desventajas que
acarrea la tecnología y valoren la enorme importancia del trabajo del docente; que si bien su actuar
va en el sentido de orientar, asesorar o coordinar el proceso educativo, difícilmente puede ser
sustituido por las herramientas que ofrece la tecnología educativa, ya que el docente cuenta con
cualidades insustituibles como experiencia, valores de solidaridad, espíritu de servicio, reflexión
pedagógica, capacidad de análisis crítico, etcétera.
Prerreflexiones
Ha surgido una cultura de la biblioinformática, consecuencia de la cultura de la información, la que
opera mediante la interacción de computadoras y las telecomunicaciones, y que:
134
Conciencia yacia
el poner al margen los estudios de la sociología de la información, ha dado como resultado que
muchos trabajos importantes para el desarrollo de esta ciencia hayan fracasado. Para el estado
presente son de interés: la investigación de los factores sociales que interfieren en los procesos
y sistemas de información; el investigar la conciencia de trabajo de los informadores científicos
en relación a las necesidades de la sociedad; la crítica de situaciones aisladas de carácter muy
técnico para las situaciones de información social.18
Es necesario no dejar de lado, y realizar una exploración teórica e histórica, la importancia

de los medios de comunicación en la labor educativa enfatizando la experiencia en México, y
valorar las perspectivas que ofrecen los medios de comunicación en la educación. Es preciso
cultivar el estudio de la ciberantropología en nuestro país, considerando los usos y abusos de la
información y de las nuevas tecnologías que soportan esta información, así como el considerar los
peligros a que conduce el uso excesivo de los ordenadores en la enseñanza y el entretenimiento.
Las tecnologías de la información son de enorme importancia en la sociedad, éstas permiten
lograr toma de decisiones con mayor grado de certidumbre en el ámbito de las políticas públicas,
sin embargo, una canalización errónea del uso del internet nos conduce a una nueva alienación.
Debemos aceptar el gran avance en la tecnificación de la información, en la tecnologización
del ordenamiento de la información y de los flujos a través de redes en el espacio virtual. Claro que es
más sencillo y a un costo mínimo enviar un trabajo a través del correo electrónico, inclusive por fax.
¡Cuidado! La revolución de las comunicaciones ha venido a ser un factor de avance, pero
también de alienación y de perdida de la razón.
18
Perales Ojeda, Alicia, La cultura biblioinformática, México, UNAM, 1981, p. 20.
135
136
Conciencia yacia
Ma. del Carmen Sifuentes R.
gina Flores Padilla
María de Jesús Díaz Nava

Georgina
Geor
Jefa de la sección de Acervo
Documental del Archivo
Histórico de la UNAM
Archivo Histórico del Instituto de

Investigaciones Estéticas
de la UNAM
Archivo Histórico de la
Universidad Iberoamericana
137
138
Conciencia yacia
El cuadro de clasificación: tarea pendiente de los archivos de las
instituciones de educación superior
La docencia, la investigación y la difusión o extensión de la cultura son tareas inherentes a las institu-
ciones de educación superior. En el seno de esos organismos se han producido documentos que dan
cuenta, en buena medida, del quehacer científico y cultural de las sociedades. Este hecho, en sí
mismo, representa un compromiso de las instituciones de educación superior con la sociedad de la
cual forman parte, éste es: la conservación y preservación de la memoria científica y cultural de los
pueblos.
Los centros de educación superior en el cumplimiento de sus funciones y objetivos, desde el
periodo colonial y hasta nuestros días, han producido una gran cantidad de documentos, los cuales
arrojan noticias para la construcción o reconstrucción de la ciencia y la cultura en nuestro país, tal
es el caso del archivo de la Real Universidad, de los colegios o seminarios novohispanos, de las
escuelas nacionales e institutos literarios creados en el periodo decimonónico, de las universidades
autónomas e institutos existentes a lo largo y ancho de la república.
Esas entidades, desde su origen han pasado por distintas etapas como consecuencia del
desarrollo histórico de México. Los archivos de las instituciones de educación superior son, por
tanto, consecuencia y testimonio de este desarrollo, de aquí que representen, en buena medida, el
patrimonio cultural de nuestra nación.
La trascendencia que para la historia de México tienen estos archivos, por consecuencia,
motiva a quienes somos custodios de esa documentación a la búsqueda de medidas tendientes al
mejoramiento, en todos los órdenes, de ese material documental.
En ese sentido como archivistas y salvaguardas de la documentación generada y recibida
por las instituciones de educación superior, tenemos el ineludible deber de conservar y preservar
139
esa memoria que día con día se va produciendo en esos centros. Tenemos el deber de crear
políticas y procedimientos archivísticos de gestión o producción documental, ya que es preferible
controlar la producción de documentos desde su origen, a preocuparse después por un exceso de
papeles en las oficinas. Debemos responsabilizarnos también, de la formación de un sistema inte-
gral de archivos, de los procesos de identificación y valoración que han de regir y garantizar las
transferencias de documentos desde las oficinas de los archivos administrativos, pasando por los
intermedios hasta su conservación definitiva en los históricos. Debemos organizar, describir, con-
servar y difundir la documentación con valor histórico en cualquier soporte o formato y contribuir
a la difusión del patrimonio documental de esas instituciones a través del servicio de consulta e
investigación de sus fondos.
Parte toral de nuestra tarea como archivistas es implementar un sistema de clasificación
adecuado a partir de los principios teóricos de la archivística que a saber son: el principio de
procedencia y orden original, lo cual nos lleva necesariamente a dos concepciones igualmente
básicas de la disciplina: el mantenimiento de la unidad, organicidad e integridad del fondo y del
carácter seriado de los documentos que lo conforman.1
El respeto a la organicidad natural de los fondos es la garantía más segura para conservar
intacto el valor informativo de la documentación, el seguimiento del mismo nos dará fiel testimonio
y reflejo de la estructura y actividad de la institución. El respeto irrestricto al principio de proce-
dencia y orden original permitirá a su vez respetar la integridad de cada una de las piezas docu-
mentales que conforman el archivo y de esta manera, se podrá colaborar en el control y en la
planeación de los proyectos descriptivos.
Con base en esos principios archivísticos debemos, como ya se ha mencionado, incidir en la
gestión de documentos, es decir en la organización a través de un cuadro de clasificación y en el
control de su utilización y recuperación. Esto, desde que se generan o reciben, hasta su elimina-
ción o conservación definitiva en los archivos históricos.
La docencia, la investigación y en algunos casos la difusión o extensión de la cultura son las
funciones básicas de las instituciones de educación superior, independientemente del marco social,
geográfico y del carácter público o privado de la institución. En aras del cumplimiento de esos fines,
1
Heredia, Antonia, Archivística general, teoría y práctica, Sevilla, Diputación Provincial, 1987, p. 16.
140
Conciencia yacia
dichas instituciones realizan diversas acciones administrativas, que necesariamente se ven reflejadas
en un número considerable de documentos. El tener objetivos similares trae como consecuencia una
semejante estructura organizativa y funcional. La suma de estos dos factores nos lleva a pensar en la
elaboración, como ya sucede en algunos países, de cuadros de clasificación similares.
Sin embargo, y en contrapartida, debemos considerar también que las instituciones de
educación superior en México, sean públicas o privadas, cuentan con cierta autonomía para ges-
tionar archivos y documentos, prerrogativa que les ha conferido la legislación a la cual están
sujetas. De igual manera, factores como la antigüedad, las dimensiones y diversidad del campus
dificultan en gran manera la creación de un cuadro de clasificación uniforme, entendiendo por
ello, un cuadro único.
Por supuesto que esta situación conduce a ciertas diferencias estructurales y orgánicas que
son a su vez resultado de esa autonomía institucional. Pese a estas diferencias consideramos que es
factible fijar de manera general la denominación de las secciones que comprendería un cuadro de
clasificación. Dichas secciones necesariamente tendrían que atender a las funciones de las institu-
ciones, las cuales como ya apuntamos son muy similares.
Pero, habría que preguntarnos ¿por qué es importante contar con un cuadro de clasificación
similar?
Primero, porque facilita el intercambio de información en el seno de una institución y entre
las demás instituciones. De igual forma, facilita la localización rápida de los expedientes, ahorran-
do con ello pérdidas de tiempo.
Segundo, porque contribuye favorablemente a la eficiencia y eficacia de los archivos de las
instituciones de educación superior y por tanto agiliza las gestiones de los interesados, la toma de
decisiones por parte de los funcionarios y la labor de los investigadores.
Tercero, porque facilita el acceso y la consulta de la documentación desde su creación o
recepción en los archivos de gestión. En ese sentido, el cuadro de clasificación en su fase activa
representa una metodología de organización y agrupación de los documentos que contribuye a la
efectividad y eficiencia administrativa, además de facilitar la legalidad y transparencia administrativa.
Cuarto, porque su aplicación generalizada nos permitiría el intercambio de información a través
de las nuevas herramientas computacionales, tanto al interior de una institución, como hacia el exterior.
141
Quinto, y tal vez lo más importante en términos archivísticos, sería la ubicación, desde su
origen, de los documentos, asegurando de esa manera el sentido orgánico del archivo en tanto se
establece de inicio la relación entre los documentos, la formación de series documentales y, por
supuesto, se asegura el respeto a la procedencia y orden original de los mismos.
En suma, la importancia del cuadro de clasificación reside en asegurar su correcta ubica-
ción, en facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación o recepción en los
archivos de gestión, tanto para quienes generan los documentos por la necesidad que tienen de
informar y fundamentar los procedimientos establecidos, como para la comunidad de una institu-
ción determinada y la sociedad en general en uso de sus derechos.
Por todo lo anterior, consideramos que es factible la elaboración de un cuadro de clasifica-
ción similar para nuestras instituciones. Creemos que esta tarea debe ser instrumentada por la Red
Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior; su labor hasta ahora realizada en
pro de nuestros archivos nos conduce a considerarla como la opción viable. Debido a ello nos
atrevemos a sugerir lo siguiente:
–La elaboración de un diagnóstico general sobre la situación legal y las condiciones de cada
uno de los archivos de las instituciones mencionadas, que abarque los siguientes aspectos: gestión
de documentos, transferencias y valoración, clasificación, ordenación y descripción, servicios y
acceso e instalaciones y equipo.
–Inscribir la elaboración del cuadro de clasificación aplicable a las instituciones de educa-
ción superior en un proyecto sobre Sistema de archivos. El sistema de clasificación en este sentido
partirá de un análisis de la estructura administrativa y funcional, y de la forma en que éstas se
concretizan en documentos para llevar a cabo sus tareas específicas.
–A partir de la elección de un mismo sistema de clasificación, diseñar un cuadro de clasifi-
cación que tenga como características: el ser flexible, adaptable a los cambios y que evidencie tanto
la estructura o funcionamiento de la institución (secciones y subsecciones) como los testimonios de
actividades derivadas de esa estructura (series documentales).
Consideramos que la elección de un sistema de clasificación que conlleve a la elaboración de
un cuadro de clasificación para las IES, es posible en tanto, como se ha dicho, los objetivos son
comunes y por tanto, la forma en que se estructuran para cumplirlos es semejante. De aquí que
142
Conciencia yacia
consideramos que el cuadro de clasificación mencionado deberá contar con las siguientes caracte-
rísticas:
–Permitir la identificación de los documentos y expedientes a través de un código y un
título precisos que deriven de las funciones y actividades generales o específicas de las IES, de tal
forma que las unidades administrativas clasifiquen sus documentos utilizando los mismos códi-
gos y títulos.
–Un cuadro de clasificación como todos sabemos se divide en secciones, subsecciones y
series, divisiones que deberán corresponderse con las funciones, órganos y actividades de las IES.
Así, la clasificación de un documento deberá atender las funciones principales del cuadro de
clasificación y llegar hasta las actividades concretas. Estas actividades deberán materializarse en la
unidad básica de archivo: el expediente.
–El cuadro de clasificación deberá aplicarse a los documentos administrativos en cualquier
tipo de soporte. En consecuencia, la información administrativa en soporte electrónico se clasifica-
rá igualmente bajo los códigos y títulos del cuadro de clasificación.
A manera de conclusión
En este trabajo hemos planteado la elaboración de un cuadro de clasificación funcional, a nivel
secciones y orgánico a nivel subsecciones.
Las ventajas de aplicar un cuadro como el propuesto podrían ser:
Mayor reconocimiento del servicio de archivo en el seno de cada una de las IES y aumento
de efectividad en todas las áreas de actuación.
Ofrecer respuestas concretas ante las demandas administrativas para obtener eficacia y
economía en los procesos de creación, uso y disposición de los documentos y archivos.
Compartir algunos recursos necesarios para el desarrollo de programas conjuntos y
específicos, según los criterios estándares.
Facilitar la conservación y difusión del futuro patrimonio documental de las IES con
criterios técnicos y metodología uniformes desde su inicio.
143
Potenciar la colaboración entre los servicios de archivos de las IES para el intercambio
de información y experiencias comunes en el seno de los programas generales o propuestas
particulares.
Aumentar la preparación profesional y formativa de los archivistas en áreas clave de la
gestión y las nuevas tecnologías de la información que se están aplicando actualmente y que se
incrementarán en un futuro inmediato.
144
Conciencia yacia
Alicia Barnad Amozorrutia
Directora del Centro de
Documentación
Institucional de la
Secretaría de Salud
145
146
Conciencia yacia
Modelo para la organización de un sistema de archivos de
instituciones de educación superior
Los archivos de las instituciones de educación superior son parte del conocimiento de la educación
y la ciencia, al igual que otras informaciones que se generan en el entorno académico; sin embar-
go, requieren de ser organizadas, tanto como fuente de información para la gestión cotidiana en el
hacer de las instituciones, como para servir de testimonio y evidencia sobre la evolución de las
acciones y programas que se instrumentan para la formación de profesionales e investigadores, la
historia de las instituciones de educación superior y de los profesionales e investigadores desta-
cados en el entorno académico.
La archivística, reconocida como un conjunto de prácticas y metodologías destinadas a
organizar y difundir los archivos de las instituciones requiere, para su desarrollo, de otras disci-
plinas para alcanzar objetivos, tanto en archivos que se están creando en este momento, como en
aquellos que ya forman parte del patrimonio cultural e histórico de la institución. Así, la adminis-
tración de documentos, llamada por los españoles gestión documental, viene a ser una disciplina
que junto con la archivística tendrán impacto en el mejor manejo de los archivos.
En nuestro país, al igual que en otros de Latinoamérica e inclusive en los de habla inglesa
(aunque éstos en menor grado), la distancia que existe entre quienes manejan archivos adminis-
trativos y los responsables de archivos históricos es abismal. Es posible que el administrador de
documentos no tenga la sensibilidad humanística que tiene el responsable de archivos históricos y
por el contrario, éste último no tenga mayor interés por entender lo que pasa en los archivos
administrativos que tienen que ver más con la eficiencia y eficacia de la administración que con los
valores secundarios de los documentos. No obstante, el tratamiento que se dé a los archivos en su
origen tendrá que ver con la calidad de las fuentes primarias para la historia de las instituciones.
147
Paradójicamente ambos profesionales tienen el mismo propósito: hacer que los archivos sirvan de
fuentes de información.
En sí, la administración de documentos, conforme a principios archivísticos como el de
procedencia y de orden original, permite llevar a cabo procesos de planeación, organización,
control de los archivos desde su creación hasta su disposición, con el propósito de lograr el manejo
eficiente y eficaz de los archivos. También, a través de la administración de documentos, es posible
desarrollar las herramientas administrativas para operar y regular los archivos; de igual manera,
ofrece la alternativa de organizarlos a través de redes, entendidas éstas como el conjunto de
elementos que interactúan para alcanzar un fin o una meta específica que en nuestro caso sería el
óptimo manejo de los archivos.
Es así que, brevemente, en el presente trabajo se abordarán los siguientes temas:
· Políticas, estrategias para su diseño e instrumentación
· Modelo de organización de los archivos en las instituciones de educación superior
· Instrumentos y manuales a desarrollar
En principio y antes de introducirnos al modelo de organización de un sistema de adminis-
tración de documentos y archivo, resulta necesario abordar conceptos que, sin ser novedosos,
resulta importante reafirmar ya que en la actualidad tienen una gran repercusión en los entornos
globalizadores donde la estandarización de instrumentos y procesos juega un papel importante.
De esta manera, entendemos a un sistema de administración de documentos y archivos como el
sistema de información que recibe, registra, describe, clasifica, integra, preserva y proporciona
acceso a los documentos de archivo de acuerdo con sus vigencias documentales. El sistema consi-
derará el manejo de archivos en diferentes soportes o formatos, creados o recibidos por la depen-
dencia en el ejercicio de sus funciones y también, determinará las interrelaciones de las unidades
archivísticas dentro de la dependencia.
Según la Norma ISO 15489-1, de publicación reciente, un sistema de administración de
documentos y archivos debe:
· Estar diseñado y puesto en práctica para cumplir con las necesidades operacionales de la
institución.
148
Conciencia yacia
· Estar diseñado para manejar los documentos que reúnen las características de archivo.
· Ser confiable, es decir, debe tener capacidad para recuperar los documentos que reflejan
la actividad institucional, para organizar los archivos, funcionar como fuente primaria de informa-
ción y proporcionar acceso oportuno a la información contenida en los archivos.
· Ser íntegro, es decir debe contar con medidas de control en cuanto al acceso, uso,
verificación y disposición final de los documentos.
· Cumplir con las disposiciones jurídicas y de organización de la institución.
· Integrar todo el rango de funciones y acciones que tiene la institución.
· Contar con rutinas de operación para manejar archivos desde su creación, mantenimiento
y disposición final.
Señala además la ISO 15489-1 que las estrategias toman en cuenta el desarrollo y adop-
ción de políticas, procedimientos y prácticas.
A fin de proponer un modelo de organización donde se establezcan las interrelaciones y
vínculos que faciliten la instalación del sistema, será necesario analizar el contexto en el que se
manejan los archivos de las instituciones de educación superior, es decir, se requiere conocer la
situación que prevalece a través de un diagnóstico para determinar:
· La base legal que sustenta el trabajo archivístico.
· La estructura o estructuras organizacionales que ya existen.
· La regulación y normatividad archivística existente en cuanto a clasificación, vigencias y
mecanismos de disposición documental.
· La existencia de archivos que se localizan en el campus (administrativos o históricos).
· El número y perfil de los trabajadores que se dedican en forma exclusiva a los archivos.
· Recursos materiales y físicos.
· Volumen aproximado de los archivos que se localizan en la institución.
Los resultados que se deriven en cada caso permitirán un mejor acercamiento al modelo de
organización de cada institución de educación superior. No obstante las dificultades aparentes,
una aproximación a un modelo que considere factores de integridad, amplio rango, confiabilidad y
sistematicidad basado en la interacción operativa y la normatividad centralizada, no es una pro-
puesta aventurada.
149
El modelo de organización para un sistema de administración de documentos y archivos
atendería el establecimiento de interrelaciones que faciliten la aplicación de los procesos y de las
técnicas destinadas al manejo adecuado de los archivos a lo largo del ciclo vital de documentos:
· En archivos de trámite en oficinas (aquí se crean o reciben documentos, tienen valores
primarios y su uso es constante e interno)
· Archivos de concentración (mantienen sus valores primarios, son de uso esporádico que
puede ser interno o público)
· Archivos históricos (valores secundarios, uso social) o baja de aquellos que carecen valor.
La política integral de archivos y sus objetivos

Posiblemente uno de los problemas para la implantación de un sistema archivístico es la falta de una
política integral de archivos, donde la máxima autoridad de la institución de educación superior
reconozca la necesidad de establecer y promover mecanismos destinados a proporcionar los ele-
mentos que garanticen la viabilidad de un sistema de administración de documentos y de archivos,
entendido como un instrumento que apoye tanto a la gestión cotidiana de asuntos como a la
educación e investigación y que considere además, a los archivos como parte del conocimiento y
patrimonio de la institución.
De ahí que no será posible instrumentar un sistema de administración de documentos y
archivos en instituciones de educación superior sin antes establecer una política general de archi-
vos, impulsada por la máxima autoridad y que tenga como propósitos:
· Proteger a los archivos desde su creación hasta su disposición final
· Mejorar la interacción y el flujo de los documentos y de los archivos
· Establecer un componente de administración de documentos y archivos dentro de las
políticas y planeación de los recursos de información institucional
· Instrumentar las prácticas y técnicas archivísticas que garanticen la integración de archi-
vos, su recuperación y acceso.
Todo esto, con el propósito de que los archivos sean útiles:
· A los administradores y funcionarios en sus tareas administrativas, académicas, de inves-
tigación, así como en el mejoramiento de imagen de la institución, pues la provee de evidencias
150
Conciencia yacia
acerca de su quehacer cotidiano y apoya a la toma de decisiones.
· A los estudiantes, para que conozcan su propia trayectoria dentro del proceso de forma-
ción y para un conocimiento más certero de la institución donde estudian.
· A los investigadores, como fuentes primarias de información para la historia de la institu-
ción, de sus actores y la reseña de eventos y acciones.
Conviene detenernos un poco en el objetivo que señala la incorporación del componente de
archivos dentro del sistema de información institucional.
Por razones poco entendidas, a los archivos se les ha considerado como un servicio general
en lugar de un servicio de información, lo cual ha traído como consecuencia un grave deterioro,
debido por un lado, a que las áreas de servicios generales han relegado a los archivos para dar
cumplimiento a las demandas inmediatas de este tipo de servicios y en otros casos, al desconocimiento
generalizado que existe sobre los archivos y su tratamiento. La incorporación del componente de
archivos dentro del sistema de información institucional será de gran relevancia, sobretodo en lo que
se refiere a la definición y diseño de un sistema de conservación de archivos electrónicos, ya que si
bien dentro de las instituciones ya existe un número considerable de archivos de este tipo, aún no se
han tomado en consideración los fundamentos de la práctica archivística para la preservación y
acceso a la información de éstos, de tal forma que garanticen su confiabilidad y autenticidad tanto en
el presente como en el futuro.
El modelo
Vista la multiplicidad de áreas académicas, de investigación y de administración, tanto centrales
como autónomas que pueden existir en una institución de educación superior, el modelo de orga-
nización que se propone comprende:
Un órgano máximo en el ámbito de las instituciones de educación superior que podría ser
un Consejo o Comisión de Archivos, integrado, en principio, por los responsables de los archivos
de cada facultad, escuela o dependencia y el director de los archivos de oficinas centrales, que
fungiría como presidente.
Una dirección de archivos en oficinas centrales, a través de la cual se contaría con los recursos
para impulsar e instrumentar la normatividad que emane del Consejo dentro de la institución, para
151
coordinar los archivos de trámite de las oficinas y áreas adscritas a la administración central, para
operar el archivo central de concentración y el archivo histórico de la institución, donde se conserva-
rían los archivos de valor permanente de toda la institución, con la excepción de aquellas facultades o
escuelas que ya contaran con un archivo histórico. El director de archivos de oficinas centrales
fungiría también como presidente del Consejo de Archivos.
Un área operativa y de coordinación de archivos por cada facultad, escuela o centro de
investigación. Esta área se encargaría de instrumentar procesos y prácticas para archivos de trámite
y de concentración, sean éstos de carácter académico o administrativos y, en caso de que exista,
también coordinará el archivo histórico de la dependencia.
En cuanto a la adscripción de la Dirección de Archivos Centrales, existen ciertas alternati-
vas: pudiera ser un órgano adscrito a alguna de las secretarías generales de la rectoría (secretaría
general, como sucede en algunas universidades españolas), con capacidad jurídica para regular
sobre los archivos dentro de la institución. En una analogía, la Dirección General de Bibliotecas de
la UNAM que depende de la Secretaría General y tiene capacidad jurídica para regular procesos
bibliotecológicos a nivel central y en facultades y escuelas.
Otra alternativa para la dirección de archivos de oficinas centrales sería la creación de un
Centro o Coordinación de Archivos Universitarios, con capacidad para regular sobre la operación
de los archivos de la institución, para administrar los archivos centrales de concentración e histó-
rico así como para realizar proyectos de investigación y formación de profesionales en el campo de
la archivonomía y la administración de documentos.
La base jurídica que sustente el sistema de administración de documentos y archivos y su
esquema de organización daría solución a ciertos problemas. Por ejemplo, es frecuente que la función
para los servicios de archivos administrativos esté asignada a las áreas de servicios generales o de
logística, mientras que los archivos históricos, podrían estar adscritos a una biblioteca, a una facultad
cuya trascendencia en el tiempo e importancia en su desarrollo haya obligado a su creación; en otro
caso, el archivo histórico podrá estar adscrito a un centro de investigación. Otro problema que
requiere atención es la coexistencia, dentro de las instituciones, de unidades de operación centrali-
zada y aquellas de operación descentralizada con autonomía en su operación, donde también una
normatividad archivística que diera lugar a un Consejo de Archivos permitiría la vinculación requerida
152
Conciencia yacia
para un sistema. Aunado a esto se encuentra la divergencia entre lo eminentemente administrativo y
lo eminentemente académico sin percibir que la documentación tanto administrativa como académica
es, a todo lo largo de su ciclo vital, importante para la institución.
La disposición jurídica que se emita deberá regular sobre las interrelaciones, normas y
procesos de los archivos administrativos e históricos, así como sobre otros factores tales como
acceso, privacidad, evidencia, protección de datos e información.
Las estrategias
Si bien no existe una sola estrategia para crear un sistema de archivos sino varias y diferentes en
cada caso, creo que una aproximación sería el desarrollar un modelo semejante para varias institu-
ciones y promoverlo a través de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educa-
ción Superior. Aquí es importante señalar que un modelo puede ser modificado de acuerdo a las
necesidades de cada institución no obstante, lo importante será que los principios generales del
mismo prevalezcan como factor que fortalezca la práctica archivística.
Coyunturalmente, los temas ya señalados y muy de moda, como la transparencia de acciones,
la rendición de cuentas y el acceso a la información, sobre todo en el caso de instituciones que reciben
apoyos federales, son factores que servirán para fundamentar acciones a favor de los archivos.
Sin duda la Red Nacional de Instituciones de Educación Superior, donde se conjuntan
voluntades en pro de los archivos, puede ser también el motor para proponer modelos y proyectos.
Estoy convencida que el impulso de acciones desde un organismo de carácter civil tiene mayor
influencia hacia las instituciones que las gestiones que se hagan de manera individual.
Las normas y sus instrumentos técnicos

Para avanzar en el desarrollo de un sistema de administración de documentos y archivos, además
de un modelo de organización, se requerirán elementos que permitan la instrumentación de los
procesos y actividades; por lo que habrán de elaborarse los manuales de organización y procedi-
mientos, así como aquellos instrumentos técnicos que garanticen una operación adecuada de los
archivos. Un ejemplo de cómo un sistema de administración de documentos y archivos sin instru-
mentos técnicos puede fracasar, es lo que ha sucedido con los sistemas de archivos de las depen-
153
dencias del Poder Ejecutivo Federal. Desde los ochenta se impulsó una base legal y el esquema de
organización de archivos, sin embargo se descuidó la práctica, de ahí que en la actualidad se
cuente con sistemas que funcionan a medias y con una gran carencia de normas y políticas.
A continuación se señalan ciertos instrumentos y políticas a establecer para la operación de
los archivos a lo largo de su ciclo de vida.
· En principio, se requiere establecer criterios y características del documento de archivo para
diferenciarlo de otros documentos. Este es uno de los factores que afectan a los archivos ya que al no
tener claro cómo se integra y conforma un documento de archivo, resulta que todo lo que se integra
a una carpeta o fólder es considerado documento de archivo, lo cual ha traído como consecuencia la
acumulación indiscriminada de papel en oficinas donde se pierde el sustento y evidencia de acciones.
El calificar a un documento de archivo no excluye que otros que no reúnen las características de éste
puedan ser coleccionados para su conservación permanente.
· También es necesario desarrollar un registro de archivos que incluya elementos suficientes
de descripción e indización del documento de archivo, esto en lo referente a expediente, serie o
sección para su mejor control, manejo y acceso. Los elementos descriptivos deberán considerar lo
establecido en estándares ya probados y aceptados como es el caso de la Norma ISAD-G para
archivos históricos u otros a nivel nacional o internacional.
· Un cuadro de clasificación basado en funciones homologadas en cuanto a tareas comunes
resulta ser una herramienta extraordinaria tanto para el acceso de archivos como para los procesos
de valoración, selección y determinación de las vigencias documentales. Un cuadro de clasificación
homologado en funciones comunes deberá estar basado en la existencia de un número importante
de tareas y acciones semejantes que bien podrían clasificarse de igual forma. Al respecto, cabe
señalar que la ISO 15489-1 promueve la clasificación por funciones, así como instrumentos
adicionales para un mejor registro, tal sería el caso de un vocabulario controlado y un tesauro para
la descripción y registro del documento de archivo.
· Criterios y políticas para las vigencias y disposición documental. Uno de los trabajos más
importantes de un Consejo de Archivos en una institución de educación superior será el dictamen
sobre las vigencias documentales y disposición de archivos a través del análisis de los grupos
documentales.
154
Conciencia yacia
· En la operatividad los instructivos de transferencias primarias y secundarias resultan ser
prioritarios para garantizar el flujo documental adecuado e impedir acumulación innecesaria de
archivos donde éstos ya no tienen ni los valores por los cuales fueron generados.
· Los cuadros y tablas de conservación para garantizar el flujo permanente de archivos de
concentración cuando éstos pierden sus valores primarios, son instrumentos técnicos de importan-
cia fundamental en la etapa semiactiva de los archivos a fin de estar en posibilidades de garantizar
que los procesos de valoración y selección secundaria se lleven a cabo en tiempo y en forma.
· En los archivos históricos el desarrollo de instrumentos de consulta, basados en normas
internacionales, útiles para el acceso a la información, son sin duda los mecanismos que verdade-
ramente dan vida a este tipo de archivos.
· Desarrollar las políticas y reglamentos del servicio. Desde mi punto de vista, los servicios
de archivos a lo largo del ciclo vital son indispensables tanto para facilitar al usuario su acceso
como para el mejor control de los mismos. Un ejemplo que me llama la atención y considero útil es
la Carta de los Archivos establecida en ciertos archivos españoles, donde se establecen los compro-
misos de servicios archivísticos que se ofrecen.
Con respecto a los instrumentos técnicos para la operación de los servicios de archivo deseo
hacer énfasis en un factor que todavía no encuentra la respuesta suficiente para avanzar en la
modernización de la práctica archivística. Desde mi punto de vista, la homologación y estandarización
de prácticas e instrumentos técnicos resultan ser indispensables, sobretodo para transitar de los
archivos en soporte papel a los archivos electrónicos y ante la interconectividad que demanda el
acceso a la información en ambientes virtuales estandarizados. Así, la homologación en cuadros de
clasificación de funciones comunes que se realicen dentro de un mismo sector es un mecanismo
que podría facilitar y garantizar una mejor valoración y selección primaria que conduzca al desa-
rrollo de criterios y políticas homogéneas de disposición documental en grupos documentales
comunes.
En el ámbito internacional existe una cantidad importante de esfuerzos de estandarización
en cuanto a la descripción de archivos, así por ejemplo la ISAD-G y la ISAAR-CPF son ejemplos
dentro de los archivos históricos, pero también se encuentran los metadatos, para la descripción de
155
archivos electrónicos, desarrollados en países como Australia e Inglaterra o la Descripción Archivística
Codificada elaborada por los archivistas americanos.
En este contexto, recientemente y gracias a la influencia que los trabajos de estandarización
en la descripción de archivos impulsados en varios países, por encargo de la UNESCO, a través del
Comité sobre Estándares de Descripción del Consejo Internacional de Archivos, se elaboró el
proyecto para diseñar un modelo preliminar de un sistema codificado prototipo para un instrumen-
to de consulta de archivos que posibilite la integración de descripciones desde diferentes ubicacio-
nes en un sistema de información unificado y gratuito, basado en la aplicación de la Norma ISAD(G)
e ISAAR(CPF), OSIRIS por sus siglas en inglés (Sistema de información de fuentes abiertas para
recursos de archivos). Pudiera utilizarse como software el programa ISIS que UNESCO ha promo-
vido para bibliotecas y se espera que en el mediano plazo esta herramienta esté disponible para los
archivos.
Un ejemplo más de estandarización es la ya citada ISO 15489-1 y la ISO/TR 1548-2 de
Información y Documentación-Administración de Documentos. Cabe destacar que los sistemas
de administración de documentos implican procesos o instrumentos estandarizados tanto en
archivos en soporte tradicional como en archivos electrónicos. En nuestro país donde archivos
en soportes tradicionales ya coexisten con archivos electrónicos, resulta un reto particular el
iniciar procesos de estandarización ya que así como en ocasiones tenemos serios problemas para
acceder a la información de los archivos en papel pues gran parte se han perdido por falta de
normas operativas, también se están perdiendo los archivos electrónicos.
En el desarrollo de instrumentos técnicos, el consenso para lograr estándares nacionales
compromete la participación activa y decidida de los expertos de archivos en todo tipo de institu-
ciones en nuestro país. Los esfuerzos aislados, reconocidos y loables serán útiles para un espacio
reducido pero no tendrán impacto en entornos globalizados donde los acuerdos y las voluntades
deben responder a las necesidades de los servicios que se brindan a través de los archivos. No
podemos esperar a que otros profesionales sin nuestro conocimiento quieran reinterpretar princi-
pios y prácticas ya reconocidas y universales.
156
Conciencia yacia
Índice
PRESENTACIÓN ...........................................................................................................5
Desarrollo de la archívistica en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla............................9

María del Pilar Paleta Vázquez
La conformación del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora............................................25

Patricia Ríos García
Concepción Moya Grijalva
La protección de la historia institucional. El Archivo del Colegio de Ciencias y Humanidades...........37

Gloria Carrreño
La organización y conservación de docuemntos gráficos: un caso práctico, la colección de la Direc-

ción General de Comunicación Social de la UNAM.....................................................................47
Sandra Peña Haro
La necesidad de formación y planeación en los archivos de instituciones educativas........................61

David Sergio Placencia Boragin
Los procesos de investigación en los archivos históricos universitarios..........................................71

Walter Fernando Vallejo Romero
Los archivos y la investigación histórica..................................................................................79

Alma Leticia Gómez Gómez
Gustavo Villanueva Bazán
157
El archivero universitario: una vocación con formación..............................................................91
Vanessa Veintemilla Minaya
Importancia de la enseñanza de la historia para los estudiantes de archivonomía........................99

Andrea Escobar Barrios
En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos universitarios..................................107

Humberto Sotelo Mendoza
Aplicación de las nuevas tecnologías en los archivos históricos...................................................115

Fernando Hernández Olvera
La era de la información y la ciberantropología.......................................................................125

Ramón Rivera Espinosa
El cuadro de clasificación: una tarea pendiente de los archivos de las instituciones de educación
superior..........................................................................................................................137
Georgina Flores Padilla
María del Carmen Sifuentes Rodríguez
María de Jesús Díaz Nava
Un modelo para la organización de un sistema de archivos de instituciones de educación supe-

rior...........................................................................................................................145
Alicia Barnard Amozorrutia
158
Conciencia yacia
Conciencia y cultura archivística,
se terminó de imprimir el 4 de septiembre
de 2002 en Litografía Magno Graf, S.A. de
C.V
C.V.., Calle E número 6, Parque Industrial Puebla 2000.
El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el
Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos,
impresión y encuadernación es de $50.00, incluyendo IVA.
159
160
Conciencia yacia

Conciencia y Cultura Archivistica Buap PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Conciencia y Cultura Archivistica Buap PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Conciencia y cultura archivística

Conciencia y cultura archivística

Conciencia y cultura archivística

Serie Formación Archivística

Rector de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla,

Director del Archivo Histórico Universitario,

© Benemérita Universidad Autónoma

Alfonso Yáñez Delgado

El archivo como resultado inmediato de toda gestión institucional ha existido a lo largo de la

La construcción del archivo de todos

Jefa del área de concentración

En enero de 2001, dio comienzo la concentración de los acervos documentales correspondientes

El encuentro con documentos abandonados y dispersos

Acervo localizado en el local de la imprenta

Acervo de la Exunidad Académica del Ciclo de Bachillerato

Sótano del edificio de la Dirección General

Archivo de la Dirección General

Archivo del Consejo Técnico

La elaboración de un Manual de políticas y normas para el trámite y control de bajas

Materiales fotográficos en resguardo del AHUNAM (1973-1995)

Fotografía blanco y negro

Fotografía blanco y negro

Propuesta de consulta, descripción y acceso

Jefe de Procesos Técnicos

Los fenómenos sociales, políticos y económicos, la tecnología, la ciencia, la religión, el arte

las actuales estructuras de la información internacional

Aparece en el universo cultural en la sociedad contemporánea la tecnofilia, la cual carece de

Archivos y explosión de la información

Es necesario no dejar de lado, y realizar una exploración teórica e histórica, la importancia

María de Jesús Díaz Nava

Archivo Histórico del Instituto de

La política integral de archivos y sus objetivos

Las normas y sus instrumentos técnicos

Desarrollo de la archívistica en la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla............................9

La conformación del Archivo Histórico de la Universidad de Sonora............................................25

La protección de la historia institucional. El Archivo del Colegio de Ciencias y Humanidades...........37

La organización y conservación de docuemntos gráficos: un caso práctico, la colección de la Direc-

La necesidad de formación y planeación en los archivos de instituciones educativas........................61

Los procesos de investigación en los archivos históricos universitarios..........................................71

Los archivos y la investigación histórica..................................................................................79

Importancia de la enseñanza de la historia para los estudiantes de archivonomía........................99

En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos universitarios..................................107

Aplicación de las nuevas tecnologías en los archivos históricos...................................................115

La era de la información y la ciberantropología.......................................................................125

Un modelo para la organización de un sistema de archivos de instituciones de educación supe-

También podría gustarte