Manual de Procedimientos para El Tratamiento Documental

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AGN
Manual de procedimientos
para el tratamiento documental
Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo de la

DIRECCIN GENERAL DE ADUANAS
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Archivo Nacional de la Repblica de Cuba

Archivo General de la Nacin
Volumen LXX
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Manual de procedimientos
para el tratamiento documental
Martha Marina Ferriol Marchena
OIga Mara Pedierro Valds
Marisol Mesa Len
Mercedes Maza Llovet
Santo Domingo, Repblica Dominicana,

2008
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Publicaciones del Archivo General de la Nacin, volumen LXX

Ttulo: Mamwl de procedimientos para el tratamiento documental
Archivo Nacional de la Repblica de Cuba,

Sistema Nacional de Archivos
Archivo General de la Nacin de la Repblica Dominicana
Martha Marina Ferriol Marchena

OIga Mara Pedierro Valds
Marisol Mesa Len
Mercedes Maza Llovet
Departamento de Investigacin y Divulgacin
Edicin: Rafael Aquino Guerra y Emilio Hemndez Valds
Diseo de cubierta y diagramacin: Modesto Cuesta
Martha Marina Ferriol Marchena, OIga Mara Pedierro Valds,

Marisol Mesa Len y Mercedes Maza Llovet, 2008
Sobre la presente edicin:
Archivo Nacional de la Repblica de Cuba, 2008

Archivo General de la Nacin, 2008
ISBN (Cuba) 978-959-7196-05-1
ISBN (Repblica Dominicana) 978-9945-020-56-4
Archivo Nacional de la Repblica de Cuba
Calle Compostela No. 906 esquina a San Isidro,
La Habana Vieja, Ciudad de La Habana, Cuba
Correo electrnico: direccion@arnac.cu
Archivo General de la Nacin,
Calle Modesto Daz No. 2,
Santo Domingo, D.N., Repblica Dominicana
www.agn.gov.do
Impresin: Editora Bho, C. por A.
Impreso en Repblica Dominicana / Printed in Dominican Republic
Contenido
Las autoras / 9
Introduccin / 11
Captulo 1. Los sistemas de archivos / 13
Sistema Institucional de Archivos. Componentes de un sistema
dentro de una organizacin
Captulo 2. Los archivos de oficina /19
Organizacin del archivo de oficina. Su ubicacin, funciones,
atribuciones y competencias. Instrumentos de control. Transferencias
documentales
Captulo 3. Los archivos centrales / 27
Funciones y atribuciones que conpeten a un archivo central.
Identificacin del organismo productor. Las series y tipos documentales.
Clasificacin: orgnica y funcional. Instrumentos de control
.
Captulo 4. La valoracin documental / 49
Valores primarios y secundarios de las series documentales.
Ventajas de la valoracin documental. Las Comisiones de Valoracin.
Captulo 5. La descripcin archivstica / 59
Instrumentos de descripcin
Bibliografa / 69
Glosario de trminos archivsticos / 71
Anexos /77
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AGN
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Las autoras
MARTA MARINA FERRIOL MARCHENA. Directora General del Archivo Nacional

de la Repblica de Cuba. Mster en Gestin Documental y Administracin de Archivos.
OLGA MARA PEDIERRO VALDS. Especialista Principal del Sistema Nacional de Archivo, Archivo Nacional de la Repblica de Cuba. Profesor
Secundaria Superior de Historia.
MARISOL MESA LEN. Directora del Sistema Nacional de Archivos, Archivo Nacional de la Repblica de Cuba. Mster en Gerencia de Ciencia e Innovacin Tecnolgica.
MERCEDES MAZA LLOVET. Responsable de Registro y Control, Archivo Nacional de la Repblica de Cuba. Licenciada en Informacin Cientfico Tcnica y Bibliotecologa.
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Introduccin
El colectivo de autores somete a consideracin de los interesados

esta propuesta con el objetivo de estandarizar el desempeo de los
encargados de los procedimientos archivsticos en las administraciones segn las nuevas tendencias del tratamiento documental en cada
una de las etapas del ciclo de vida de los documentos y de acuerdo con
las normas vigentes en la materia en el pas.
Ha motivado su realizacin la necesidad de capacitacin y entrenamiento de recursos humanos idneos en la esfera archivstica y la
de gestionar los documentos ante su incontrolable acumulacin en los
sistemas gubernamentales, teniendo en cuenta, aspectos tan definitorios
como las transferencias primarias y secundarias y los plazos de eliminacin y acceso, tratados a partir de nuestra tradicin archivstica pero
relacionados estrechamente con otros ejemplos, reflejo de la experticia
de cada uno de los especialistas que han intervenido.
El manual contiene diferentes conceptos de carcter tcnico que
se emplean en los procedimientos; describe cada una de las etapas por
la que transita el documento desde que se genera como resultado de la
gestin de la administracin, el conjunto de caractersticas y factores
que intervienen en la creacin, gestin, ubicacin, eliminacin de los
documentos e incluye los modelos de registro y control a utilizar, un
glosario de trminos archivsticos y la bibliografa consultada.
11
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AGN
Captulo 1
Los sistemas de archivos'
Los sistemas de archivos consisten en el conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del patrimonio documental. Lo componen los archivos, los servicios archivsticos,
la administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal. 1
Para entender ms fcilmente el concepto, debemos partir de dos
consideraciones elementales que constituyen su base. Por una parte, el
documento es el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte fsico de una gestin determinada, hasta que es depositado en un
archivo histrico, donde es considerado testimonio al servicio de los
ciudadanos y fuente primaria de investigacin.
En apoyo a esta afirmacin, la Ley No. 1 de Proteccin al Patrimonio Cultural, en su artculo 1, expresa la determinacin de los bienes que, por su especial relevancia en relacin con la arqueologa, la
prehistoria, la historia, la literatura, la educacin, el arte, la ciencia y la
cultura en general, integran el patrimonio cultural de la nacin,2 y establece los medios idneos de proteccin de los mismos, as como el
Decreto-Ley 22112001 de 8 de agosto, De los Archivos de la Repblica
de Cuba, que considera como integrantes del Fondo Estatal de Archivos
1
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario

de terminologa archivstica. Santaf de Bogot, Archivo General de la Nacin de Colombia/GITAA, 1997, p. 114.
Ley No. 1 de "Proteccin al Patrimonio Cultural", Gaceta Oficial de la Repblica de Cuba,
23 de septiembre de 1983.
13
Manual de procedimientos para el tratamiento documental
de la Repblica de Cuba los documentos de valor histrico o permanente,

independientemente de que su conservacin est a cargo de personas
naturales o jurdicas.
Deftnicin de sistema
Es un todo compuesto por partes que interactan entre s con una
misma finalidad. Por tanto, los elementos, las relaciones y los principios constituyen de esta forma las unidades fundamentales en la definicin de un sistema.
La integracin y operacin de todo sistema requiere de cuatro
componentes bsicos, independientemente de la naturaleza de su objeto y propsitos:
La estructura orgnica del sistema

Su funcionamiento y operacin
Los recursos (humanos, materiales, tcnicos y tecnolgicos)
El marco legal de operacin.
Sistema Institucional de Archivos

Es el conjunto de estructuras, funciones, procedimientos operativos y recursos asignados al control intelectual y material de la informacin producida y utilizada por los organismos, desde que se genera
hasta que se deposita en los archivos histricos, y que posibilita la
implantacin de un Sistema Integral de Gestin de Documentos de archivos, encargado de controlar los documentos desde el momento en
que son creados hasta que son destruidos o transferidos a otros archivos y que comprende las fases de:
1.
2.
Creacin de documentos desde su origen que deja sentadas las

bases legales para la participacin activa de los gestores de la administracin.
Desarrollo de una red de archivos que debe estar conformada por
los archivos de oficinas, el archivo central y el histrico.
A manera de ejemplo, se especifica en lo sucesivo el caso cubano.
14
AGN
Los sistemas de archivos
El Decreto-Ley 221, de 8 de agosto de 2001, dispone:

[ ... ]
Artculo 3: Se crea el Sistema Nacional de Archivos integrado
por el Archivo Nacional de la Repblica de Cuba y por los archivos histricos, los centrales, los de gestin; los particulares,
cuyos titulares decidan integrar sus documentos a los mismos
y otros que tengan bajo su custodia materiales especiales.
[ ... ]
Artculo 20: Los archivos centrales son los correspondientes a las Asambleas del Poder Popular, al Consejo de Estado,
al Consejo de Ministros, a los Organismos y rganos de la
Administracin del Estado, al Tribunal Supremo Popular.
[ ... ]
Artculo 23: Las instituciones relacionadas en el Artculo 20,
que al momento de la promulgacin de la presente norma no
hubieren creado sus archivos centrales dispondrn todo lo
necesario para su establecimiento en el transcurso de un ao,
con posterioridad a la promulgacin del presente Decreto-Ley.
[ ... ]
El Sistema Nacional de Archivos se integra a partir de dos tipos de

estructuras:
1.
2.
Estructura nonnativa. Destinada a regular y coordinar la operacin

integral del sistema. Disea las polticas, normas y procedimientos.
Estructura operativa. Se integra a partir de diversas reas o unidades documentales y archivsticas encargadas del funcionamiento del Sistema.
Este sistema estar constituido por todas las unidades que lo integran:
Otras instituciones
Presidentes
Vicepresidentes
Departamentos
Sucursales
Filiales
Ministerios
Ministros
Viceministros
Direcciones
Empresas
Delegaciones
15
De los archivos del Sistema

La teora archivstica se refiere a tres edades o etapas que integran
el ciclo vital de los documentos, desde que se producen en el archivo
de oficina, hasta que se eliminan o conservan permanentemente en los
archivos histricos y que dan lugar a diferentes categoras de archivos.
Estos documentos atraviesan distintas fases dentro del mismo proceso (archivstico), segn su edad, en las que varan sus valores, el tratamiento que reciben y el servicio que brindan. Este flujo constituye un sistema
archivstico o un subsistema, segn los casos (Esquemas No. 1 y No. 2).
Esquema No. 1
Diagrama de flujo del tratamiento archivstico
SALIDAS
PROCESOS
ENTRADAS
3. SESOr.w:TEA
TRATAMI!HTO
EN EL REA DE
CONSERVACIN
1. RECEPCIN Y
~~:~:NTOS -+
DECOHTROL
NO
0)
--+
112. DI!8CRPC1N
APLICACIN DE LA
MUloTfNIVI!L
13. ELABORACIN DI!

INSTRUMENTOS DE
DESCRIPCIN
16
9. SE PROC~ A LA
D1!8TRUCCIN DI! LA
DOCUMI!NTACIN
Los sistemas de archivos
Esquema No. 2
Diagrama de flujo del tratamiento archivstico
ENTRADAS
PROCESOS
SALIDAS
1. RECEPCiN Y
~~I~~~~~:NTOS --+
--+
DE CONTROL
3. SE SOMETE A
TRATAMIENTO
EN EL REA DE
CONSERVACiN
!
4. UBICACiN
EN LOS
DEPSITOS
!
5. DESCRIPCiN
SEGN
INSTRUMENTOS
DE BSQUEDA
1--------+1jo.INSTRUMENTOol
DE
.
DESCRIPCiN
Edades o etapas
La primera es la de circulacin y tramitacin, cuando la documentacin est en el archivo de gestin o de oficina y se guarda con carcter temporal cerca del funcionario responsable de su manejo frecuente
mientras dure el trmite. Su organizacin y servicio forman parte del
trabajo de la propia unidad administrativa.
La segunda corresponde al archivo central, en la que el documento o expediente que testimonia la solucin del asunto tramitado sigue
guardado y puede ser objeto de consulta, pero no con la frecuencia de
la etapa anterior.
La tercera corresponde al archivo histrico, en la que el documento asume categora de permanente por su valor cultural o informativo y
. es utilizado con fines de investigacin.
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Captulo 2
Los archivos de oficina

Organizacin del archivo de oficina
Los archivos de oficina, dentro del ciclo vital de los documentos,
se corresponden con la primera etapa de vida de stos y en ella deben
permanecer mientras dure la formacin de los expedientes e incluso al
terminar sta si las necesidades de consulta son continuas. Por norma
general, no deben ser custodiados por un perodo mayor de cinco aos.
El expediente es el documento principal de la administracin y
constituye el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as
como de las diligencias encaminadas a ejecutarla.
Los expedientes se forman mediante la agregacin sucesiva de
cuantos documentos, pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems diligencias deban integrarlos, y sus hojas tiles sern rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitacin.
Su organizacin, en esta primera etapa, determinar las posibilidades de tratamiento de todas las dems y debe basarse en incluir como
primer documento la instancia, solicitud u oficio que dio inicio al trmite administrativo o asunto que se va a tratar, los que se ordenarn
siguiendo la cronologa de los hechos, de manera administrativa (de
abajo hacia arriba). Es decir, el primer documento ser siempre el ms
antiguo. Las comunicaciones deben ir junto con las respuestas y, posteriormente, se archiva la documentacin que sirvi de base para resoluciones y rdenes. Los anexos de gran volumen se agrupan en piezas
separadas y los pequeos se unen a los documentos con los que se
relacionan. Adems, se les adjuntan las hojas de trmite.
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De igual manera, se mantendrn diferenciados los distintos tipos

de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene
asignadas la oficina productora y se mantienen unidos todos los documentos relativos al mismo asunto.
Para que determinada unidad administrativa pueda ser considerada como un sujeto productor de documentos que forma un archivo de
gestin, tiene que reunir los requisitos siguientes:
1.
2.
Debe existir constancia de su creacin como unidad orgamca

mediante disposicin publicada -Ley, Decreto-Ley- que establezca
su organizacin interna y el nivel jerrquico que ocupa dentro de
la estructura a la que pertenece, adems de competencias concretas que determinen su actividad. Debe contar, adems, con un funcionario responsable (director, vicedirector, especialista).
Tener al frente una persona encargada de su organizacin y control (secretaria).
La oficina llevar un control sobre los prstamos de documentacin a otras dependencias de la organizacin con vista a garantizar su
integridad fsica.
Ubicacin
El lugar adecuado para el archivo de gestin se encuentra en la
propia oficina mientras que la utilizacin de los documentos sea de
uso frecuente. Cuando las necesidades de consulta por parte de la administracin productora sean espordicas, podr pensarse en su traslado al archivo central, donde la documentacin permanecer hasta
que sus valores administrativos se atenen o se desarrollen otros que
determinen su conservacin permanente en un archivo histrico.
La documentacin debe conservarse en las unidades gestoras teniendo en cuenta las condiciones siguientes:
Lugares que garanticen su custodia y confidencialidad.

En gavetas u otro mobiliario de archivo que responda al Cuadro
de Clasificacin.
En files que conforman un expediente de acuerdo con la serie documental.
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Funciones y atribuciones del archivo de oficina

Entre sus funciones y atribuciones estn:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Conocer la estructura y funciones de la organizacin a la que sirven, as como de las series documentales y tipos de documentos
que producen sus diferentes segmentos.
Organizar y conservar la documentacin resultante de la gestin
administrativa sujeta a continua utilizacin y consulta de una oficina o de un grupo de oficinas.
Impedir la dispersin o eliminacin de documentos.
Suministrar la informacin que requiera la administracin a la cual
representa.
Proporcionar la informacin requerida por los ciudadanos o por la
administracin relacionada con los documentos que custodia.
Preparar las tablas de retencin de los expedientes generados en la
unidad estructural a la que pertenece.
Cumplir con las normas establecidas por el archivo central en cuanto a valoracin y transferencia documental.
Controlar el prstamo y la recuperacin de los documentos o expedientes solicitados mediante su registro.
Elaborar los ficheros necesarios para recuperar fcilmente la informacin.
Preparar las transferencias de acuerdo con las normas establecidas.
Elementos de que debe disponer un archivo de oficina

Un archivo de oficina, para desarrollar una gestin eficiente, debe
contar con los elementos siguientes:
Cuadro general de las competencias que tiene asignadas la unidad

administrativa y los tipos documentales en los que se materializan
stas.
Manual de normas de procedimientos, en el que se reflejarn tambin los plazos de permanencia de las distintas series documentales en cada uno de los archivos del sistema, de manera tal que se
pueda conocer la documentacin que debe transferirse al archivo
21
central. (Debe ser redactado por el archivo central de cada organismo.)

ndices de materias, nombres, lugares geogrficos, entre otros, para
recuperar la informacin contenida en distintos expedientes.
Cuadro de Clasificacin de la documentacin que genera la oficina.
Instrumentos de control: libros de Registro de Entrada y Salida,
Registro Topogrfico, Libro de Registro de Prstamos a la Administracin Productora, Modelo de Previsin o Calendario de Transferencias, Relacin de Entrega y Registro de Transferencias.
Libros de Registro General de Entrada y Salida

Es obligacin de los rganos administrativos llevar el asiento de
todo escrito o comunicacin que sea presentado en cualquier unidad,
as como de cualquier otro documento que salga de ella, para lo cual
habilitar un registro que recoja el nmero de orden correlativo, con la
fecha exacta en que se produce la recepcin o salida, el tipo de documento, procedencia, destino y extracto del contenido.
Concluido el registro del documento, se enviar por correo o reparto interno del organismo, con lo que se dar inicio al trmite administrativo del expediente.
Se contempla la posibilidad de llevar registros auxiliares en las distintas oficinas, siempre y cuando se realicen las comunicaciones oportunas a ambos Registros Generales (Anexos 1 y 2).
En un archivo de oficina es fundamental el dato de la localizacin
fsica de la documentacin para conocer, en todo momento, qu es lo
que se custodia y sobre todo, dnde se encuentra. De ah la importancia
de llevar el Registro Topogrfico, que debe contar con datos de localizacin fsica, tales como edificio, planta, ala, habitacin. Para completar
esta informacin se debe numerar tambin los muebles: estanteras, armarios, ficheros (de izquierda a derecha y de arriba a abajo) (Anexo 3).
Libro Registro Control de Prstamos

La oficina tambin debe llevar un control sobre los prstamos de
documentos que realice con otras oficinas de la propia administracin
y siempre a travs de una Solicitud de Prstamo (Anexos 4 y 5).
22
Las transferencias documentales

Concepto. Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, una vez que stos han cumplido el plazo de permanencia en el archivo al que estn integrados.
Este proceso, naturalmente, supone un estudio previo que determine los plazos de prescripcin administrativa y el ndice de frecuencia de consulta de cada serie documental.
Previsin o Calendario de Transferencias

Su objeto final es evitar la aglomeracin de documentos en las oficinas y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado en el archivo
correspondiente (Anexo 6).
De las transferencias
Transferir, por qu?
Dado el desarrollo de las administraciones contemporneas, unido al aumento progresivo de la actividad humana y a la excesiva
burocratizacin de los procedimientos, se ha producido un crecimiento exponencial de la documentacin que obliga, una vez cumplido el
perodo de tiempo en que debe permanecer en cada etapa, a su transferencia al archivo correspondiente.
Transferir, qu?
Todos los documentos que hayan cumplido sus plazos de permanencia en el archivo correspondiente.
Transferir, cundo?
Cuando la documentacin se encuentre lista para su traslado, segn las normas de procedimiento establecidas. En ningn caso podrn
trasladarse documentos sin identificar ni valorar.
23
Manual de procedimientos para el tratamiel'lto documental
Transferir, cmo?
Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar su existencia.
Comprobar que no falte ningn documento dentro de cada expediente y que estn perfectamente organizados.
Si faltara algn documento o un expediente completo, debe aparecer constancia de la persona que se responsabiliz con su salida
para proceder a su reclamacin y devolucin a su sitio, pues una
vez transferido al archivo central ser muy difcil su recuperacin.
Los expedientes deben ser transferidos en carpetas, libres de presillas, clips, ligas o cualquier otro tipo de materiales que puedan
degradar el papel.
Los expedientes deben colocarse en cajas normalizadas (de cartn y pH neutro), y se procurar que no quede ninguno dividido en
distintas cajas.
Dar un nmero de orden consecutivo a todas las cajas, lo que permitir identificar cada una de estas unidades en la descripcin de
contenido que aparece en el modelo Relacin de Entrega.
Ser obligatorio entregar, junto con la documentacin, todos los
instrumentos de descripcin elaborados en el archivo remitente
(ndices, inventarios) relativos a la documentacin que se remite
y debern ser consignados en las relaciones de entrega.
Las relaciones de entrega se enviarn por triplicado al archivo receptor antes de efectuarse la transferencia fsica de la documentacin, el que dar la autorizacin definitiva una vez comprobada su
exactitud. De estas relaciones una se entregar al Registro General
de Fondos, otra al Registro de Organismos y la tercera se devolver al archivo remitente.
Registro de Transferencias
Est formado con el ejemplar de las relaciones de entrega que el
archivo central devuelve al archivo de gestin.
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Relacin de Entrega
Es un modelo en el que se recoge aquella informacin que se considera imprescindible para la correcta identificacin y localizacin fsica de la documentacin. Cada transferencia debe llevar el modelo de
Relacin de Entrega (Anexo 7).
Registro General de Entrada de Fondos

Es el primer instrumento de control de la documentacin. Est
formado por las relaciones de entrega que describen cada una de las
unidades de instalacin y debe estar ordenado cronolgicamente por
la fecha de entrada. Se efectuar un asiento por cada ingreso realizado.
Sirve de prueba legal.
Entre todos los archivos de gestin o de oficina debe existir una
estrecha relacin funcional con el archivo central, pues es donde se
rene y controla orgnicamente toda la masa documental procedente
de los mismos. Es aqu donde varios autores coinciden en que se unen
por primera vez todos los documentos, pero sin perder por ello el principio de procedencia y el orden original, principios bsicos sobre los
que descansan la teora y la prctica archivsticas.
Principio de procedencia
Concepto. Principio fundamental de la archivstica que establece que
los documentos producidos por una institucin u organismo no deben
mezclarse con los de otros.
Derivados del principio de procedencia son:
El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la institucin u organismo productor.
El principio de respeto al orden original establece que no se
debe alterar la organizacin dada al fondo por la institucin u organismo productor, ya que sta debe reflejar sus actividades, reguladas por el procedimiento administrativo.
25
AGN
Manual de procedimie/1tos para el tratamiento documental
El prximo captulo se dediCar a las fases del tratamiento documental, de manera tal que se pueda garantizar la uniformidad en su
ejecucin por parte de los archivos centrales.
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Captulo 3
Los archivos centrales
Los archivos centrales coordinan y controlan el funcionamiento

de los distintos archivos de gestin y renen los documentos transferidos por stos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es
constante. Su misin fundamental es el estudio y valoracin de las series
documentales, que, en su conjunto, conforman el fondo de la institucin
u organismo productor. En virtud de la normativa vigente, custodian
documentos por un plazo de hasta veinticinco aos. Se corresponden
con la segunda etapa de vida de los documentos y son el eje fundamental de control de todo el sistema y responsables de la aplicacin de las
normas de procedimiento.
El archivo central debe poseer un rea de depsito ubicada en el
mismo inmueble o cerca de la institucin a la que pertenece, para facilitar tanto el traslado de la documentacin como su consulta. Debe contar, adems, con un espacio de trabajo constituido al menos por un
despacho cercano al depsito, as como con otro dedicado a la atencin a los usuarios.
Los archivos centrales deben poseer un rea de depsito ubicada
en el mismo inmueble o cerca de la institucin a la que pertenecen
para facilitar tanto el traslado de la documentacin como su consulta.
Adems, deben contar con un espacio de trabajo constituido al menos
por un despacho cercano al depsito, as como otro dedicado a la atencin a los usuarios.
De manera general, se tendrn en cuenta las siguientes normas
generales que tienen su base en el conocimiento de las caractersticas
27
fsicas del patrimonio documental y de las causas de toda ndole que

afectan su conservacin.
Ubicacin
La eleccin de la ubicacin de un archivo o depsito debe responder a las siguientes condiciones:
Ocupar el sitio ms adecuado del edificio.

No situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo; as se evitar el efecto de la accin directa del sol, fluctuaciones de la temperatura, condensaciones que se provocan de forma natural en el
ciclo da/noche. Tampoco debe situarse en los stanos, por el riesgo de inundaciones y de humedades por capilaridad, que es mucho mayor en estos lugares.
Disponer de un espacio con capacidad suficiente para albergar las
distintas reas y su aumento previsible.
Hallarse en una zona carente de ruidos molestos y vibraciones
nocivas.
Se considerarn factores excluyentes la proximidad a ncleos peligrosos: fbricas e industrias con vertidos contaminantes, instalaciones con riesgo de incendio o explosin y posibles objetivos
blicos. Se excluirn, adems, emplazamientos prximos al mar,
zonas pantanosas, ros o cualquier otro sitio donde puedan ocurrir inundaciones.
Caractersticas arquitectnicas
Las instalaciones de un archivo o depsito deben ajustarse a determinadas exigencias:
Estructura preferiblemente de hormign armado o, en casos excepcionales, de acero laminado.

En locales adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, stos sern consolidados y tratados con productos ignfugos
e insecticidas.
28
Los cierres al exterior sern preferentemente de piedra natural o

artificial, de ladrillo visto u otro material de fcil conservacin.
Las cubiertas sern inclinadas, debern dejar una cmara de aire y
contarn con elementos impermeabilizantes.
Los bajantes se colocarn en el exterior por fachadas o patios.
Dimensiones de los depsitos

En cuanto a sus dimensiones, los depsitos:
Por trmino medio ocupan el 60 % de la superficie construida.

No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que debenllevarse a cabo, tanto ambientales como de seguridad y
antiincendio.
Sus dimensiones, segn las recomendaciones internacionales de
seguridad, debern estar entre los 200 y 250 metros cuadrados, que
con estanteras fijas podran albergar unos 1 500 metros de documentacin. Ahora bien, si se necesitaran ms espacios, se podra
disponer de depsitos contiguos de las mismas medidas y estar
separados por muros y puertas cortafuegos.
La altura mxima de estos locales no debe rebasar los 2,50 metros,
para as evitar las grandes masas de aire que facilitan la combustin.
Recomendaciones
Para su mayor seguridad, los locales donde se instalen los depsitos de los archivos deben:
Tener una fuerte resistencia mecnica, dadas las cargas que soportar la estructura bajo el peso de la documentacin. Con un sistema de estanteras fijas debe resistir 750 kg/m 2 En caso de almacenamiento compacto con estanteras mviles, ser de 1 250 kg/m2
Estar provistos de muros, suelos y techos resistentes al fuego durante dos horas.
Contar con puertas metlicas cortafuego y cerraduras antipnico
que resistan al menos una hora antes de deformarse.
29
Tener en cuenta la adopcin de medidas de aislamiento trmico e

higromtrico en sus muros exteriores, por lo que stos sern dobles con cmara de aire, fibras aislantes, etctera.
Estar provistos de suelos de hormign (son de mejor calidad), slidos e ignfugos, cubiertos con revestimientos resistentes al desgaste provocado por el uso y a cualquier agente agresivo.
Procurar que los huecos de las ventanas se abran preferiblemente
hacia las fachadas de menor insolacin e incidencia de vientos
portadores de agentes contaminantes o humedad.
Utilizar aluminio anonizado o lacado en la carpintera de las ventanas, con elementos practicables y de mximo hermetismo.
Disponer de un acristalamiento de vidrio inastillable, absorbente
de las radiaciones (rayos ultravioleta), as como aislante trmico y
acstico.
Exigir que las instalaciones hidrulicas bajo ningn concepto atraviesen estos locales para prevenir inundaciones.
Cualquiera que sea el mobiliario seleccionado para el archivo, tendr que cumplir determinadas exigencias para la buena conservacin
de los documentos:
Solidez, ya que la documentacin suma excesivos kilogramos de

peso. En caso contrario, los estantes se curvan por el peso.
Acabado fsico. Se ha de procurar que los estantes no tengan ni
clavos ni ngulos metlicos, ni cualquier otro tipo de elemento que
pueda producir agresiones a los documentos.
Acabado qumico. Lo ideal es que la pintura del mobiliario sea
anticorrosiva, repelente a los insectos y resistente al fuego. Hoy se
recomienda que las estanteras sea de acero cromado. En caso de
que stas sean de madera -lo que no es recomendable, porque son
fcilmente atacables por los insectos xilfagos-, se aplicar algn
tipo de producto sellador para evitar los problemas derivados de
las pinturas y los barnices, y las afectaciones provocadas por insectos.
Ventilacin. Resulta fundamental para evitar la condensacin del
aire en su interior. Para ello se procurar la existencia de pequeos
orificios en las cajas y estantes que permitan dejar pasar el aire,
pero que stos siempre queden cubiertos por un filtro muy fino
30
que impida la entrada de insectos y roedores. Las estanteras fijas

habitualmente son abiertas. En el caso de los compactos, debe exigirse un modelo que tenga aberturas para facilitar la ventilacin.
Comodidad. Ha de ser cmodo y de fcil acceso.
En la determinacin del personal necesario para el funcionamiento de un archivo central, debe tenerse en cuenta el volumen total de sus
fondos, as como la perspectiva de crecimiento anual de ste y de su
utilizacin.
Segn su volumen documental,
los archivos pueden ser de
tres grupos:
Personal tcnico segn volumen documental en los archivos centrales:
1.
Ms de 500 metros lineales

de documentacin
- Un universitario
- Dos tcnicos de nivel medio
- Dos auxiliares
2.
Entre 250 y 500 metros lineales de documentacin
- Un universitario
- Dos tcnicos de nivel medio
- Un auxiliar
3.
Hasta 250 metros lineales de

documentacin
- Un universitario
- Un tcnico de nivel medio
- Un auxiliar
Instalacin de la documentacin en el archivo central

Para colocar la documentacin en estas unidades se proceder
como sigue:
Las cajas o legajos se ubicarn en el depsito segn el orden de

ingreso para aprovechar el espacio. Se colocarn de arriba hacia
abajo y de izquierda a derecha.
Las cajas que contienen documentacin de conservacin permanente debern colocarse separadas de las que contienen documentacin de conservacin temporal.
31
Manual de procedil1entos para el tratamiento documental
Funciones y atribuciones que competen a un archivo central
Son de la competencia de un archivo central las funciones y atribuciones siguientes:

a)
Coordinar y controlar el funcionamiento de sus sistemas de archivo. Sus fondos constituyen fuentes de completamiento de los archivos histricos provinciales y municipales y del Archivo Nacional de la Repblica de Cuba.
b) Recibir y registrar la documentacin remitida por los archivos de
gestin o de oficinas al vencerse los plazos de conservacin establecidos en las tablas de retencin.
c) Recibir y registrar los documentos provenientes de las instituciones antecesoras y de aquellas que fueron liquidadas, de las organizaciones de subordinacin nacional y de las personalidades y otras
instituciones vinculadas a los organismos con el fin de conservarlas y utilizarlas como testimonio.
d) Garantizar el control, preservacin, valoracin y utilizacin de los
documentos hasta que sean trasladados al archivo histrico correspondiente.
e) Aplicar principios prcticos y tcnicos de valoracin para que, transcurrido el tiempo previsto en las tablas de retencin, se proceda a
la seleccin de los documentos que se conservarn permanentemente en los archivos histricos y a la eliminacin de aquellos que
no poseen valores patrimoniales.
f) Velar por la conservacin de los fondos en instalaciones adecuadas atendiendo al tipo de soporte que preservan, tanto en las oficinas como en los depsitos de archivos.
g) Organizar el trabajo para la creacin, conservacin y control del
fondo de seguridad de aquellos documentos con un valor especial
que tienen bajo su custodia.
h) Orientar y controlar el tratamiento archivstico de los fondos documentales.
i) Velar porque el jefe de la institucin apruebe los plazos de permanencia.
j) Elaborar las actas de depuracin de expedientes por plazos de permanencia.
32
k)
Confeccionar un inventario para los documentos con ms de diez

aos de permanencia.
1) Presentar las actas de propuestas de depuracin a las Comisiones
Central y Nacional de Valoracin para su aprobacin.
m) Autorizar la destruccin de la documentacin segn los plazos previamente establecidos.
n) Llevar los siguientes instrumentos de control:
Libro Registro General de Entrada de Fondos. Formado por

el ejemplar original de las Relaciones de Entrega que describe
cada una de las unidades de instalacin ordenados cronolgicamente por fecha de ingreso (Anexo 8).
Registro de Transferencias. Formado por las copias de la Relacin de Entregas y agrupado dentro de cada procedencia segn orden cronolgico de ingreso.
Registro Topogrfico de los instrumentos de descripcin
(Anexo 9).
Registro Topogrfico del fondo documental (Anexo 10).
Solicitud de Prstamo (Anexo 11).
Libro Registro de Prstamos a la administracin. Siempre
mediante una ficha de solicitud (Anexo 12).
Libro Registro de Consultas a los Investigadores. Siempre
mediante una ficha de solicitud (Anexo 13).
Repertorio (registro) de Series Documentales. Permite conocer cundo han ingresado los diferentes fragmentos cronolgicos de cada serie, las signaturas de la ubicacin en los depsitos, volumen que tienen, cundo se han transferido al
archivo histrico, etctera (Anexo 14).
Relacin de Entrega (Anexo 15).
Libro Registro General de Salida (Anexo 16).
Fases del tratamiento documental

Identificacin de fondos
Es la fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categorias administrativas y archivsticas
33
en que se sustenta la estructura de un fondo. Es decir, constituye la

primera fase intelectual de la metodologa archivstica que consiste en
el estudio del sujeto productor y del tipo documental.
Para ello es necesario conocer:
Fecha de creacin de la unidad administrativa.

Cambios de estructura que ha tenido.
Instituciones que le han precedido en el desempeo de la funcin.
El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del Cuadro de Clasificacin y la ordenacin de sus series documentales, que sentarn las bases para las fases de valoracin
y descripcin.
1.
Identificacin del organismo productor. Una entidad es, o no,

generadora de un fondo en funcin de su grado de autonoma. Para
ello es necesario que cumpla las condiciones siguientes:
Poseer una estructura orgnica completa e independiente y

personalidad jurdica.
Tener competencias estables y bien definidas por reglamento
o texto legal.
Tener una posicin jerrquica administrativa definida con precisin en el texto legal de creacin.
Haber sido creada por una disposicin jurdica especfica y
fechada.
Contar con un responsable que tenga nivel de decisin en los
asuntos de su competencia.
Conocer el organigrama de la institucin.
La documentacin generada por un organismo, institucin o entidad ser considerada fondo nico e independiente. En las grandes organizaciones con numerosas divisiones administrativas y relaciones
muy complejas, es importante definir cules son susceptibles de ser
generadoras de fondos.
Estas actividades deben ser realizadas por los especialistas del
mayor nivel, pues requiere conocer, mediante una investigacin, la
historia institucional del productor o de los productores. Para ello se
34
AGN
recogern datos sobre el origen, evolucin, funciones, estructuras y

desarrollo de la entidad que permitan situar la documentacin en su
contexto.
1.1 Fuentes de informacin de obligada consulta:
Boletines oficiales
Gacetas oficiales
Repertorios legislativos
Enciclopedias jurdicas
Memorias
Publicaciones peridicas
Pginas web.
El estudio de la propia documentacin es fuente de informacin primaria para extraer datos del sujeto productor, ya sea
de los membretes de los documentos oficiales como de los
pies de firma.
1.2 Con toda la informacin recopilada, se proceder a la elaboracin de diferentes organigramas que permitan conocer de forma grfica los cambios estructurales del organismo.
En cada organigrama se sealarn las fechas de actuacin del
sujeto productor, as como las normas de aprobacin de cada
reorganizacin.
1.3 Con esta informacin se podr confeccionar un Repertorio de
Organigramas.
2.
Definicin de serie documental. Es el conjunto de documentos

producidos por un mismo sujeto productor en el desarrollo de una
misma funcin y cuya actuacin administrativa ha sido plasmada
en un mismo tipo documentaL
La serie documental de una organizacin est formada por el
conjunto de documentos que responden a un mismo procedimiento, pero que se refieren a asuntos, contenidos o personas
diferentes. Ejemplo: serie Expedientes Personales. En este caso,
la serie estar conformada por la suma de los expedientes de los
recursos humanos de la organizacin.
35
AGN
\""oG"n
Las series las define el sujeto productor como elemento orgnico

y el tipo documental como elemento funcional. Pueden ser:
Series abiertas. Las generadas por un organismo que contina en el ejercicio de sus funciones.
Series cerradas. Aquellas que dejan de producirse debido a la
desaparicin del sujeto productor.
Series nicas. Cuando el organismo es el nico que las produce y estn relacionadas con funciones especficas.
Series paralelas. Aquellas que reflejan actividades dentro de
las funciones administrativas comunes y son producidas por
distintas oficinas en cada organismo (gestin econmica, recursos humanos, nombramientos).
SERIE = SUJETO PRODUCTOR + FUNCIN + TIPO DOCUMENTAL

Cuando cambia uno de estos tres elementos tambin lo hace la
serie. De manera que las series documentales pueden ser infinitas, lo
que depender de las actividades y funciones desarrolladas por los organismos.
Ejemplo:
Serie
=
Expedientes
laborales
Productor + Funcin
Gestin
Departamento
de personal
de Personal
Libros de
contabilidad
Departamento
de Recursos
Econmicos
3.
+ TIpo documental
Contabilidad
Expediente
personal
Libro Mayor
Identificacin del elemento funcional. Es importante que las funciones y competencias estn bien identificadas en el momento de
confeccionar el Cuadro de Clasificacin -ya sea orgnico-funcional o funcional-, teniendo en cuenta que las funciones son ms
estables a lo largo del tiempo que la propia estructura.
Se deben diferenciar varios niveles en esta fase:
36
lalJ
4.
Identificacin del tipo documental. El Diccionario de terminologa

archivstica (1995) define tipo documental como la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homogneos.3
El tipo documental se concreta en una actividad que puede ser
ejercida por organismos distintos. As, el tipo documental Informes puede encontrarse en documentos de municipios, bancos,
empresas privadas y otros, mientras que las series documentales
son el resultado de la actividad de un organismo concreto. Por
ejemplo: serie Expedientes de revisin de presupuestos municipales de la Hacienda Pblica.
En todos los pases la administracin pblica es la fuente que ms
genera tipos documentales y las leyes determinan quines deben
producirlos, para qu han de crearse, cmo deben utilizarse y cules han de ser sus caracteres externos e internos.
Una unidad documental ser el elemento indivisible de una serie
documental que puede estar constituido por un solo documento o
por varios que formen un expediente. El tipo documental es uno
de los elementos bsicos que configuran las series documentales.
Por ejemplo, la serie Expedientes Personales estar conformada
por la suma de diferentes tipos documentales:
Conocimiento de las funciones de la administracin que producen la estructuracin de sta en grandes organismos.
Conocimiento de las funciones que cada organismo tiene encomendadas, que son su verdadera razn de ser y permanecen en el tiempo.
Conocimiento de cada uno de los sujetos productores de un
organismo de la administracin.
El resultado final ser la identificacin de cada uno de los elementos que determinan la existencia de un tipo documental.
Contrato laboral
Evaluacin del desempeo
Ttulo acadmico.
Diccionario de terminologa archivstica, 2' ed., Madrid, Minsterio de Cultura, Subdireccin

General de los Archivos Estatales, 1995, p. 62.
37
Nuevos tipos documentales

Aunque no es precisamente objeto de trabajo del presente Manual,
los nuevos tipos documentales que han surgido debido al desarrollo de
las nuevas tecnologas merecen un parntesis para dar a conocer su
existencia y, adems, por su estructura tanto diplomtica como jurdica y fsica, distinta a los tipos que fueron sus antecedentes. Ejemplos:
Documentos electrnicos autorizados con firma digital

Mensajes resultantes del correo electrnico
Metadatos de carcter tcnico para su identificacin. (No basta,
como en el caso del papel, decir el tipo de soporte. Hay que dar
informacin precisa de la descripcin del sistema, caractersticas
fsicas y tcnicas de los ficheros que incluyan la estructura de los
campos de informacin -diccionario de datos- y la descripcin
de las relaciones entre los elementos de datos del fichero.)
Libros electrnicos.
Resultados de la etapa de identificacin

Concluida esta etapa, se obtendrn los resultados siguientes:
Conocimiento exhaustivo de los elementos que constituyen cada

serie documental, lo que permitir establecer criterios de clasificacin y ordenacin.
Organizacin del fondo.
Elaboracin del Cuadro de Clasificacin.
Ordenacin de las series de acuerdo con su jerarqua.
Ordenacin de los documentos, teniendo en cuenta que el archivera no la decide, sino que debe respetar el orden original en el que se
ha producido sta. Slo en el caso de fondos totalmente desorganizados se optar por uno de los tipos de ordenacin existentes.
Como regla general, la denominacin de la serie coincide con el

nombre del tipo documental y ste con el de la actividad que se realiza.
Todos los datos obtenidos deben recogerse en una Ficha de Identificacin y Valoracin de Series (Anexo 17), con las que se formar el
38
Repertorio General de Series (Anexo 14) del fondo en cuestin. Los

datos bsicos que debe incluir la ficha son:
Tipo documental
Organismo productor
Funcin
Fechas extremas
Legislacin que afecte el trmite de la serie
Documentos bsicos que componen el expediente
Ordenacin de la serie
Antecedentes de la serie
Continuacin de la serie
Signaturas del archivo.
Una vez que se dispone del Repertorio General de Series, del conocimiento de las funciones, as como de los organigramas que plasman la evolucin orgnica del productor, se podr elaborar un Cuadro
de Clasificacin, que se utilizar como punto de partida para la organizacin de la documentacin.
Aspectos que se deben tener en cuenta en la formacin de las series

Para conseguir buenos resultados en la formacin de las series no
debe olvidarse que:
En la organizacin de las series deben respetarse los principios de

procedencia y orden original de los documentos.
Dentro de cada serie los expedientes que la forman debern ser
individualizados, puesto que cada uno se refiere a la resolucin de
un asunto concreto.
La correspondencia que mantiene la unidad administrativa con
otros organismos o con particulares forma una o varias series documentales totalmente distintas.
No se debe organizar la correspondencia por entrada o salida. Cada
respuesta debe ir unida al documento que la origin.
La correspondencia que forma parte de un trmite administrativo y se encuentra formando parte de un expediente no debe ser
39
AGN
considerada de manera aislada, por lo que no se puede desligar de

aqul, independientemente de que haya sido producida por la propia entidad o proceda de otros organismos o de particulares relacionados con el trmite.
El control de la correspondencia quedar asentado en Libros
Generales de Registros de Entrada y Salida (Anexos 8 y 16). Estos registros tienen valor jurdico y a travs de ellos podr certificarse la existencia de documentos. Es importante que estn
libres de tachaduras y enmiendas para que mantengan las garantas jurdicas.
Aquella documentacin necesaria para el correcto desarrollo de
la gestin administrativa (textos legales, publicaciones, informes,
circulares) que no ha sido producida por las oficinas no formar
parte del archivo de gestin. Son documentos de apoyo informativo y no integrantes de los expedientes, aunque la informacin
que proporcionen sea imprescindible para resolverlos.
Nunca se dejarn documentos sueltos, dado que la administracin no desarrolla su actividad de forma aislada, sino en un contexto determinado a travs de normas de procedimiento. Si esto
ocurre, slo puede deberse a que el documento est fuera de su
expediente, o bien que se trata de un expediente incompleto que
no ha seguido su desarrollo normal por alguna razn. Hay que
tener presente que cuando un documento es sacado de contexto
pierde en gran parte su razn de ser.
Los documentos de un expediente estn unidos entre s por una
relacin causa-efecto. Son eslabones de una cadena que se forma
con un fin determinado: la resolucin administrativa de un asunto.
A manera de ejemplo, se pueden considerar como series las siguientes:
Expedientes del Consejo de Direccin

Resoluciones de nombramientos emitidas por el ministro
Circulares emitidas por el director
Informes de cumplimiento de planes de trabajo
Cifras directivas anuales
Expedientes personales
Contratos de trabajo.
40
El resultado de la fase de identificacin ser fundamentalmente el

conocimiento exhaustivo de los elementos que constituyen cada serie
documental, lo que permitir establecer criterios para las siguientes fases de tratamiento archivstico: la clasificacin y ordenacin.
Clasificacin
Concepto. La clasificacin es la accin de identificar y agrupar los
documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las
actividades concretas dentro de una estructura jerrquica y lgica.
Consiste en agrupar jerrquicamente las series documentales en
torno a los rganos o funciones desarrolladas por la institucin a lo
largo de su gestin. Los documentos nos vienen dados por los propios
creadores, las personas, las oficinas y divisiones administrativas que
tramitan los documentos en el desempeo de sus funciones. En tal sentido, la clasificacin est implcita en su origen.
La clasificacin, siguiendo el principio de procedencia, precisa su
plasmacin material en un esquema o cuadro que permite sistematizar cada fondo en sus secciones y series, y en un archivo de oficina
viene ya determinada por la misma produccin del documento, puesto
que cada tipo documental producido responde a una actividad especfica de sta. Por tanto, se produce de forma natural.
El archivero necesita establecer un sistema de clasificacin vlido
para todos los documentos de un fondo, independientemente de las
estructuras, las funciones y los procedimientos de la entidad que los ha
creado.
Clasificar, por qu?
Las principales ventajas que ofrece la clasificacin son:
Aceleracin y sistematizacin para organizar los documentos activos.

Eficacia de la recuperacin de la informacin para la toma de decisiones.
Proteccin de la informacin administrativa.
Estabilidad y continuidad administrativa.
41
AGN
AGN
\""oG"n
Optimizacin de los recursos econmicos y racionalizacin de los

espacios.
Clasificar, qu?
Es imprescindible identificar, mediante un sistema de clasificacin nico, todos los documentos administrativos producidos y recibidos por las diferentes unidades de la entidad con el fin de organizarlos y tratarlos a partir de los mismos criterios y por medio de mtodos
iguales.
Clasificar, cundo?
Los documentos producidos o recibidos por cualquier unidad administrativa se debern clasificar y, por tanto, asignarles el cdigo y el
ttulo del Cuadro de Clasificacin que les corresponda (codificarles)
desde el mismo momento de su creacin o recepcin.
Clasificar, cmo?
La clasificacin de un documento parte de las funciones principales del Cuadro de Clasificacin y llega hasta las actividades concretas
que se materializan en la unidad bsica de archivo, el expediente.
La clasificacin es una herramienta importante para:
Establecer vnculos entre documentos concretos que, agrupados,

suministren una informacin continua de la actividad.
Garantizar que los documentos sean nombrados de forma apropiada en el tiempo.
Permitir la recuperacin de todos los documentos relacionados
con una funcin general o actividad concreta.
Determinar la proteccin de seguridad y el acceso adecuado para
conjuntos de documentos.
Distribuir responsabilidades para gestionar determinados conjuntos de documentos.
Determinar perodos de retencin y acciones de disposicin adecuadas para los documentos.
42
lalJ
Niveles de clasificacin
El primer nivel corresponde a las categoras. En cualquier entidad
coexisten dos categoras de documentos:
1.
2.
Los documentos de gestin de actividades administrativas comunes a cualquier organismo.

Los documentos de gestin de actividades especficas que corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas la institucin.
Cada categora se subdivide en clases (segundo nivel) que corresponden a las funciones que desempea cada unidad administrativa.
MO'DEL' D'E NIVELES DE CLASIFICACIN
43
Y ORDENACIN DE UN FONDO
AGN
AGN
\""oG"n
Tipos de cdigos
Para facilitar la identificacin y la agrupacin fsica o intelectual
de los documentos, se hace corresponder un cdigo a cada ttulo del
Cuadro de Clasificacin.
Los cdigos utilizados en el Cuadro de Clasificacin pueden ser
numricos o alfanumricos, que identifican a cada clase, seguida de
tres nmeros que son consecutivos dentro de sta.
Para clasificar un documento debe determinarse primeramente a
cul de las clases pertenece.
A partir de esta primera eleccin, habr que localizar una subclase
que responda a la actividad a que hace referencia el documento, hasta
encontrar la divisin precisa del asunto que trata.
Eleccin del sistema

Cuando se va a elegir un sistema, se tendr en cuenta que debe:
Ser un sistema lo ms estable posible para que perdure en el tiempo.

Ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa de la percepcin del archivero.
Sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de
los documentos del proceso administrativo del cual son resultado.
La clasificacin puede ser
~Orgnica
~
Funcional
En la clasificacin orgnica las series se agrupan de acuerdo con
las diferentes divisiones administrativas o estructura orgnica de la
entidad, en niveles jerrquicos (ministros, viceministros, direcciones,
departamentos, oficinas, etctera). Decimos series porque los expedientes se agrupan segn la actividad de la que son resultado.
Es ms rgida, ya que no recoge los cambios que haya podido sufrir. Se recomienda para organismos poco complejos en su estructura
o de poca duracin.
44
lalJ
AGN
5. VICEMINISTRO
I 5.1 DIRECCIN DE ADMINISTRACIN I
1
5.1.1 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
En la clasificacin funcional se toman en cuenta las funciones de la

entidad que genera o ha generado el fondo de archivo. Se agrupa la documentacin de acuerdo con las actividades de las que son resultado.
En general, las funciones permanecen en el tiempo y permiten lograr una clasificacin ms segura y estable. Este mtodo resulta ms
complicado y requiere un estudio profundo de la institucin, pero resulta ms flexible, debido a que no se estanca en las denominaciones
de las dependencias administrativas de un momento determinado.
Se emplea para organismos de larga duracin en el tiempo, con
funciones muy estables y que hayan variado a menudo su estructura.
Ejemplo:
23 GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
23.1 Plantilla de personal
23.1.1 Dirigentes
23.1.1.1 Nombramientos del personal dirigente
23.1.1.2 Expedientes de cuadros
23.1.2 Personal administrativo y de servicios
23.1.2.1 Expedientes del personal administrativo
23.1.2.2 Expedientes del personal de servicios
23.1.3 Personal tcnico
23.1.3.1 Expedientes de tcnicos de nivel universitario
23.1.3.2 Expedientes de tcnicos de nivel medio
45
AGN
\""oG"n
Clasificacin orgnico-funcional
Combinacin de ambos modelos. Partiendo de la estructura, se le
hacen corresponder las funciones o actividades implcitas en cada caso.
Ordenacin
Operacin archivstica del proceso de organizacin que consiste en
establecer secuencias naturales, cronolgicas y/o alfabticas dentro de las
categoras y grupos definidos en la clasificacin. Se encuentra, por tanto,
dentro de la fase del tratamiento archivstico denominado identificacin.
Tipos de ordenacin
Cronolgica
Alfabtica
Topogrfica
Cronolgica. En la ordenacin cronolgica de las series se seguir el

siguiente orden para los expedientes que la integran (ao, mes, da). Los
expedientes se ordenarn de manera administrativa: se ubicarn de
abajo hacia arriba en el orden en que fueron creados. Se presentan
excepciones cuando existen anexos en que estas fechas no se tendrn
en cuenta. Es decir, sern incluidos en el lugar que les corresponde.
Alfabtica. Se ordena siguiendo el alfabeto, ya sea por materias o por
nombres de personas (onomstica). Se colocan primeramente los apellidos y luego el nombre; o de lugares (geogrfico o toponmico), donde
se pueden reflejar barrios, calles, avenidas, plazas, fincas, etctera.
Topogrfica (numrica). Atae a las unidades de instalacin, para depsitos, fondos, estanteras y anaqueks (Anexo 10).
Ordenar, por qu?

Para lograr la mejor y ms rpida localizacin de los documentos.
Ordenar, qu?
Los documentos relativos a las funciones administrativas especficas de cada organismo.
46
lalJ
AGN
Los documentos producidos por una unidad administrativa en el

ejercicio de una misma competencia y regulados por la misma norma de procedimiento.
Ordenar, cundo?
Dentro de la fase del tratamiento archivstico denominada organizacin, una vez concluida la clasificacin.
47
AGN
Captulo 4
La valoracin documental
Concepto. Es la fase del tratamiento archivstico en la que se analizan

y determinan los valores primarios y secundarios de las series documentales, y, adems, se fijan los plazos de transferencia, acceso, conservacin o eliminacin total o parcial.
Valor primario. Va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institucin. Este valor puede ser administrativo, legal, fiscal y contable.
Valor secundario. Es el que interesa a los investigadores en la informacin retrospectiva. Se alcanza una vez agotado el valor inmediato o
primario. stos pueden ser establecidos convencionalmente: el informativo e histrico.
Valor administrativo
Aquel que tienen los documentos para la administracin
que los ha producido como testimonio de sus procedi
mientas y actividades
Valor legal
Aquel que pueden tener los documentos para servir como
Valores
testimonio ante la ley
primarios Valor fiscal
Aquel que tienen los documentos que puede servir de tes
timonio del cumplimiento de obligaciones tributarias
Valor contable
Aquel que tienen los documentos que puede servir de ex
plicacin o justificacin de operaciones destinadas al con
trol presupuestario
49
Valor informativo
Aquel que sirve de referencia para la reconstruccin de
las actividades de la administracin
Valores
Valor
histrico
secundarios
Aquel que posee un documento como fuente primaria
para la historia
Ventajas de la valoracin documental

La valoracin documental presenta las ventajas siguientes:
Simplifica las transferencias documentales.

Adecua los calendarios de conservacin a la realidad organizativa
de cada organismo.
Asegura la conservacin de los documentos realmente esenciales,
lo que ayudar a explicar la evolucin de un territorio en el tiempo.
Facilita y hace ms operativo el acceso a los documentos.
Racionaliza el gasto destinado a equipos e infraestructuras.
Planifica de manera ms detallada las operaciones de sustitucin
de soportes documentales.
Criterios de conservacin de la documentacin

durante la etapa de valoracin
Se debe preservar la documentacin que:
Explique el origen y evolucin de un organismo, su actuar e interpretacin de la realidad social.

Permita conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos.
Contenga datos significativos de personas, acontecimientos, lugares, entre otros.
Ofrezca datos significativos sobre ciencia, tcnica, acontecimientos importantes, movimientos o tendencias de la historia poltica,
econmica y social.
Permita valorar el impacto o la eficacia de los programas o actividades del organismo.
50
AGN
Posea datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros, juridicos u otros derechos de individuos e instituciones.
Complete la informacin de otros fondos o series documentales.
Responda a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia
cuantitativa.
Otros criterios
Criterio de procedencia y evidencia. Son ms valiosos los documentos que proceden de una institucin de rango superior en la jerarqua
administrativa y los de unidades administrativas de rango inferior cuando reflejan su propia actividad.
Criterio cronolgico. Fecha determinada para cada pas a partir de la
cual no se puede realizar ninguna eliminacin. En Cuba no se deben
eliminar documentos del perodo colonial.
Valorar, por qu?
La aplicacin de una correcta seleccin y valoracin impide que

el crecimiento del volumen de los documentos dificulte la labor del
archivero y, sobre todo, que se pierda informacin valiosa para la reconstruccin de nuestra memoria colectiva.
La valoracin es la tarea ms difcil que debe enfrentar el archivero, por lo que necesita aplicar una serie de principios y criterios como:
la historicidad del valor integral y multilateral de los documentos;

las leyes fundamentales del desarrollo de la sociedad y las leyes de
la dialctica;
el anlisis de lo general a lo particular;
la interrelacin de lo lgico con lo histrico;
la unidad de la teora con la prctica;
el contenido de los documentos (criterio de procedencia y de proteccin de los derechos civiles, financieros, jurdicos u otros derechos de los individuos, instituciones o de la propia entidad);
el criterio cronolgico (importancia de los documentos, tiempo
de formacin y lugar de procedencia);
51
las peculiaridades externas;

el criterio diplomtico;
el estado fsico;
la fuerza jurdica, y
la duplicidad.
Valorar, cundo?
La valoracin se realizar solamente en el archivo central con eStudios sobre la propia documentacin, en la que se analizar:
Los valores primarios y secundarios -estudio del trmite y procedimiento que generan los expedientes.
La conservacin de los documentos bsicos que conforman cada
tipo documental.
Cada serie documental con expresin de sus plazos de transferencia y acceso, conservacin y/o eliminacin.
Los archivos de oficina nicamente realizan tareas de limpieza

documental (eliminacin de duplicados, fotocopias).
Valorar, cmo?
Desde el punto de vista de la estructura, decidir si se estudia la
produccin completa del organismo '0 por series documentales.
Pasos que se deben seguir:

1.
2.
Estudio desde el punto de

vista orgnico y cronolgico
del organismo, tras el que se
decide si se estudia la produccin completa, una serie
documental o series documentales de varias dependencias
Identificacin del organismo
u organismos productores
Esta informacin viene dada por

la fase de identificacin. De no ser
as, se proceder a su realizacin
52
AGN
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Identificacin de series documentales

Elaboracin de cuadros de
clasificacin
Confeccin del Repertorio
General de Series
Anlisis de cada serie documental que determine los valores primarios y secundarios; estudio del trmite y
procedimiento que generan
los expedientes y documentos bsicos que conforman
cada tipo documental
Estudio comparativo de las
series complementarias y
paralelas de los distintos organismos que indique donde se encuentran. Se compara la informacin que tiene
cada uno de los expedientes
generados por cada una de
las unidades que intervienen
en un procedimiento concreto
Valoracin de cada serie documental, con expresin de
sus plazos de transferencia,
permanencia y/o eliminacin y plazos de acceso
La informacin obtenida en cada

una de estas tareas nos llevar a la
confeccin de los cuadros de valoracin y seleccin, donde se indica el plazo de transferencia y el
de permanencia, y la fecha a partir de la cual se puede acometer la
eliminacin de la documentacin
por haber caducado los valores primarios y carecer de secundarios.
En el caso que se aconseje su eliminacin parcial se indicar la tcnica que se debe seguir
Con la informacin obtenida se confeccionar la Tabla de Retencin (Anexo 19), donde se indicar el plazo de transferencia, el de permanencia y la fecha a partir de la cual se puede acometer la eliminacin de la documentacin por haber caducado los valores primarios y
carecer de valores secundarios.
53
Durante esta actividad se confeccionan dos listas:

1.
2.
La de documentos que se deben conservar.

La de documentos propuestos para depurar.
El inventario de depuracin se confeccionar de la forma que se

indica en el Anexo 20.
Sobre la Comisin Central de Valoracin

Las organizaciones deben crear por resolucin la Comisin Central de Valoracin, que es el rgano consultivo que aprueba el proceso
de valoracin de los documentos, y que estar presidida por el jefe de
la institucin y asesorada por archiveros que por su funcin conozcan
el carcter de los fondos.
Con posterioridad, se somete el resultado del trabajo a la Comisin Nacional de Valoracin, que ser la encargada de autorizar la depuracin de la documentacin de archivos, as como de controlar y
acreditar la validez del trabajo realizado por las Comisiones Centrales
de Valoracin de los archivos del Sistema Nacional.
Una vez aprobada la propuesta de eliminacin, se confeccionar
un acta de eliminacin en la que aparecern los siguientes datos:
Nmero del acta

Nmero del acuerdo
Nombre del organismo productor
Descripcin de la serie que se va a eliminar (ya sea total o parcial)
Nmero de unidades que van a eliminarse
Fechas extremas de la documentacin que se va a eliminar
Referencia a la muestra que se va a mantener y su localizacin
Fecha de la autorizacin de la eliminacin de la Comisin Nacional de Valoracin
Nombre y firma de los miembros de la Comisin Central
Fecha y lugar de la eliminacin fsica de los documentos.
54
AGN
-
Documentos que producen las Comisiones de Valoracin
En el desarrollo de sus funciones, las Comisiones de Valoracin

producen los documentos siguientes:
Inventario de depuracin
Acta de depuracin
Listas de plazos de transferencia
Listas de plazos de seleccin y eliminacin
Listas de plazos de acceso.
Resultados
Mediante su labor, las Comisiones de Valoracin establecen:
Los plazos de transferencia

Los plazos de seleccin y depuracin
Los plazos de acceso.
Las transferencias documentales hacia el archivo histrico se realizarn teniendo en cuenta el procedimiento seguido en el captulo
dedicado a los archivos de oficina.
Eliminacin
Es el proceso de destruccin fsica de documentos.
Criterios de eliminacin
Para proceder a la eliminacin de documentos, debe aplicarse los
criterios siguientes:
Que se trate de documentacin duplicada.

Que se est ante series documentales recogidas en series relacionadas, recapitulativas.
55
~.,, I
'
Lista de documentos que pueden destruirse

bajo el concepto de prctica administrativa normal
En esta lista se relacionarn:
Manuales o instrucciones derogados (excepto los originales que

contienen las partes derogadas)
Material editado (excepto aquellos ejemplares de los que se haya
perdido la posesin)
Catlogos y revistas comerciales
Copias de informaciones de dossiers de prensa, declaraciones de
prensa o publicidad
Cartas de agradecimiento o simpata, siempre que no tengan una
rbrica relevante o no constituyan parte del expediente
Copias y material de propaganda u otra informacin en stock
Copias de directorios y notificaciones de cambios de direcciones
Calendarios, diarios oficiales y libros de notas (slo los identificados por las autoridades de evaluacin pueden tener un valor adicional)
Borradores de informes preliminares, correspondencia o clculos
Estadsticas rutinarias e informes de evolucin compilados y duplicados en otros informes
Extractos o copias de documentos financieros oficiales conservados como referencia
Mensajes telefnicos.
Criterios para la seleccin documental

Cuando se efecta la seleccin de documentos se deben aplicar
los criterios siguientes:
Conservacin de piezas significativas de la serie. Normalmente

corresponden a casos singulares, extraordinarios y otros.
Vaciado selectivo de expedientes (eliminacin de ejemplares repetidos, tipologas documentales de bajo valor y otros).
56
AGN
\r
~i\o
Gc'.
al
d~
la IJ 'oc
Acceso a la documentacin
Al establecer el acceso a la documentacin se debe:
Especificar si el acceso es restringido o libre.

Valorar qu sucede cuando la documentacin se encuentra en archivos de carcter histrico y prever las posibles solicitudes de
ciudadanos o de investigadores.
Tener en cuenta que los acuerdos estn indicados en las bases de
datos de control y descripcin: campos 3.4.1 (Condiciones de acceso) y 3.4.2 (Condiciones de reproduccin) de la norma ISAD (G).
Contar con la posibilidad de marcar directamente las unidades de
instalacin o el inventario general con un aviso indicativo: Documentacin no accesible.
Una vez concluida la tramitacin y depositada la documentacin

en los archivos correspondientes, sta tiene carcter general y de libre
acceso con las siguientes excepciones:
La consulta de aquellos documentos que afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales, o cuya difusin
pueda entraar riesgos para la seguridad y defensa del Estado.
La consulta de aquellos documentos que contengan datos de carcter personal y cuyo conocimiento por terceros pueda suponer
una injerencia en el honor o la intimidad de las personas.
57
:':','
AGN
Captulo 5
La descripcin archivstica
La descripcin, como parte culminante del trabajo de los archivos, tiene la finalidad de proporcionar informacin a los usuarios y
facilitar el control archivstico fsico e intelectual de los documentos a
partir de brindar informacin precisa sobre su contenido.
Es la fase de tratamiento archivstico en la que se elaboran los instrumentos de informacin que facilitan el conocimiento y consulta de
los fondos documentales, a partir de una representacin exacta de la
unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen,
mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha
producido.
La descripcin tiene que ser exacta en sus referencias a los caracteres internos y externos, suficiente sin ofrecer ms de lo necesario y
oportuna al reflejar una programacin que marque una jerarqua de la
informacin.
La Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD (G) constituye una gua general para la elaboracin de descripciones archivsticas.
Principios
El proceso de la descripcin se regir por los principios siguientes:
1.
De acuerdo con el principio de procedencia, la descripcin se dispone y exhibe de lo general a lo particular.
59
2.
3.
4.
Aun cuando es necesaria en todos los niveles del ciclo de vida,

estos principios han sido concebidos para documentos seleccionados y organizados, es decir, de conservacin permanente.
La unidad de descripcin ms amplia es el fondo, cuyas partes
constituyen niveles subsecuentes.
Se establece un modelo jerrquico de los niveles de organizacin
del fondo y las partes que lo constituyen, los cuales son a su vez
niveles de descripcin.
La Norma ISAD (G)
Esta norma se estructura en siete reas de informacin descriptiva:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
rea de identificacin (identifica la unidad de descripcin).

rea de contexto (contiene informacin relativa al origen y custodia de la unidad de descripcin).
rea de contenido y estructura (contiene informacin relativa
al objeto y organizacin de la unidad de descripcin).
rea de acceso y utilizacin (contiene informacin relativa a la
accesibilidad de la unidad de descripcin).
rea de documentacin asociada (contiene informacin relativa a documentacin que tiene una relacin significativa con la
unidad de descripcin).
rea de notas (contiene informacin especial y otra que no ha
podido incluirse en ninguna de las dems reas).
rea de control de la descripcin (contiene informacin relativa al cmo, cundo y quin ha elaborado la descripcin
archivstica).
Descripcin mtdtinivel
Cmo proceder?
Describir de lo general a lo particular, partiendo del fondo pero

permitiendo utilizar como herencia toda la informacin de cada nivel
anterior.
60
AGN
AG.~
Qu son niveles de descripcin?

Es el nivel de organizacin al que se le va a aplicar la descripcin
archivstica.
Existen 17 niveles de descripcin, pero la tradicin archivstica
cubana reconoce los siguientes:
Nivel
Nivel
Nivel
Nivel
Nivel
de
de
de
de
de
fondo
subfondo/Seccin de fondo
serie
unidad documental compuesta (expediente)
unidad documental simple (documento).
Si se describe a nivel de fondo, se deben utilizar los siguientes

elementos de descripcin:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, tamao
o dimensiones)
Nombre del (de los) productor(es)
Historia institucional/Resea biogrfica
Historia archivstica
Forma de ingreso
Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin
Condiciones de reproduccin
Lengua(s)/escritura(s)
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Unidades de descripcin relacionadas
Nota de publicaciones
Nota del archivero
Fecha(s) de la(s) descripcin(es).
61
AGN
Si la descripcin es a nivel de subfondo, se deben utilizar los siguientes elementos de descripcin:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
o dimensiones)
Historia institucional/Resea biogrfica
Alcance y contenido
Organizacin.
Cuando la descripcin es a nivel de serie, se deben utilizar los elementos de descripcin siguientes:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
o dimensiones)
Alcance y contenido
Organizacin.
A nivel de unidad documental compuesta, se deben utilizar los elementos de descripcin siguientes:
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
o dimensiones)
Alcance y contenido.
A nivel de unidad documental simple, se deben utilizar los elementos de descripcin siguientes:
62
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
o dimensiones)
Autor
Alcance y contenido
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Nota de publicaciones.
Como resultado final de la descripcin archivstica, se elaboran
los instrumentos de informacin que facilitan el conocimiento y la consulta de la documentacin, los que varan de un tipo de archivo a otro,
segn la edad de los documentos.
Los instrumentos de descripcin son obras de referencia que identifican, resumen y localizan, fsica e intelectualmente, en diferentes
grados y amplitudes, los fondos, las series y las unidades documentales existentes en los archivos.
Unidad archivstica
Tipos de instrumentos de descripcin
Archivo, fondo, seccin
Guas
Inventarios
Serie
Expedientes/documentos
Catlogos
Unidad documental
ndices auxiliares
Gua. Instrumento de bsqueda informativa que suministra una panormica del conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Su funcin es la de informar panormicamente sobre el conjunto documental.
Las guas pueden ser de diversos tipos: generales, especiales, de
fuentes, de archivos, entre otras.
Gua general. Ofrece informacin sobre el archivo, sus fondos y la
relacin completa de los instrumentos de descripcin en existencia.
Gua especial. Brinda informacin sobre la historia de la institucin
productora de los documentos del fondo o de la seccin y sus series.
63
AGN
Pueden ser sumarias o descriptivas, en funcin de la amplitud con que

se describan los fondos.
Gua de fuentes. Tiene por objeto recopilar datos de todos los fondos
documentales que contengan informacin relativa a un tema o a un
rea geogrfica determinada.
Censo gua. Informan acerca de un gran nmero de archivos. Pueden
ser de un pas o de una regin. Abarcan informacin amplia, tanto por
el mbito geogrfico que abarcan como por la cantidad de aspectos
que recogen.
Catlogo. Es un instrumento de referencia en el que, con la finalidad de
informar sobre una materia u objetivo especfico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razn de una afinidad
temtica, cronolgica o por un criterio establecido de antemano. Describe de forma ordenada e individualizada las unidades documentales
de una serie o de un conjunto documental que guardan relacin entre
ellos por responder a una misma tipologa documental o temtica.
Es el instrumento de bsqueda ms exhaustivo y profundo, al tomar como unidad de descripcin la pieza documental. Cuando hablamos de la unidad de descripcin nos referimos al documento individualizado (Real Cdula, Real Orden, mandamiento, poder, carta, acta,
etctera). Incluye los siguientes datos:
Fecha completa: ao, mes, da, lugar de expedicin del documento.

Tipologa documental.
Tradicin documental: el documento puede ser original o copia.
Autor/destinatario.
Contenido. Debe resumirse de forma breve, con precisin, indicando el tema central. No usar abreviaturas ni prrafos del texto
documental entre comillas.
Signatura. Son imprescindibles las siglas pertenecientes al archivo:
Fondo o Seccin
Unidad de instalacin (libro, legajo)
Nmero de orden (nmero en caso de legajo y folios o pginas
en caso de libros)
Ejemplo: ANC. Consejo Consultivo. Legajo 14, Exp. 80.
Datos externos o fsicos:
Cantidad de folios
64
AGN
-
Medidas: se establece para los mapas, planos, grabados o estampas

Materia escriptoria: se especificar siempre que no sea papel
(pergamino, tela, cinta)
Conservacin: se especifica si es buena, regular o mala (B, R,
M), lo que permite destacar su grado de deterioro.
Como complemento indispensable requiere de un ndice alfabtico.
Los instrumentos bsicos de descripcin en un archivo de gestin

y/o central son:
Inventarios
Guas
ndices (en forma de fichas manuales o de bases de datos).
Inventario. Instrumento de bsqueda que relaciona o puede describir

todas y cada una de las unidades documentales (serie, expediente, legajo, libro) que forman un fondo o coleccin, y que refleja la sistematizacin y localizacin de stos.
El inventario representa mediante dgitos los documentos desde
el punto de vista intelectual en el Cuadro de Clasificacin del fondo al
cual pertenecen y fsicamente por medio de la signatura.
Tiene una funcin de control para el archivero y de orientacin
para el investigador.
Es el instrumento bsico de descripcin de todo archivo.
Debe estar integrado por los siguientes datos:
Signatura de cada una de las unidades documentales (legajo, libro,

carpeta)
Entrada descriptiva (indica la tipologa de la serie, autor, destinatario, si es original o copia, y fechas extremas (referidas a la primera y a la ltima)
Dgitos del Cuadro de Clasificacin que destacan la relacin de la
serie con su origen.
La entrada descriptiva y los dgitos no sufrirn variacin al ofrecer

la serie completa ordenada en el inventario, pero s los datos de la signatura y de las fechas.
65
"1
'J,
AGN
:1'
Manual de procedimiel1tos para el tratamiento documental
Tipos de inventarios
Los inventarios pueden ser de dos tipos:

1.
2.
Somero
Analtico.
Inventario somero. Incluye los elementos mnimos obligatorios. Fundamentalmente, su utilidad est dada por su uso interno como instrumento de control sobre las existencias de documentos en el archivo.
Sin embargo, para los usuarios el inters que puede tener es mnimo,
ya que la informacin que les ofrece es excesivamente genrica.
Lleva los siguientes datos:
Nmero
Signatura
Codificacin
Descripcin
Fechas
Observaciones.
Inventario analtico. Describe los fondos con mayor profundidad, al

descender hasta los expedientes. Ofrece suficiente informacin a los
usuarios.
Debe incluir los siguientes datos obligatorios:
Signatura
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen.
rea de contexto y contenido
Comprende:
Resumen de alcance y contenido

Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin.
66
~l.(
AGN
rea de control de acceso y utilizacin

Incluye:
Condiciones de accesibilidad
Instrumentos de descripcin.
rea de materiales relacionados
Compuesta por:
Unidades de descripcin relacionadas.
El Cuadro de Clasificacin es un elemento indispensable en un

inventario y debe antecederle siempre.
ndices
Los ndices constituyen puntos de acceso a la informacin. El
trabajo con las fichas permite actualizar los movimientos de la documentacin, tanto los aumentos por ingreso como la disminucin por
eliminacin.
El fichero debe reflejar el organigrama de la institucin equivalente a la clasificacin. Aparecern primero los dgitos y luego la entrada
descriptiva, las fechas y la signatura.
ndices auxiliares de los instrumentos de descripcin. Conjunto de
referencias ordenadas de encabezamientos onomsticos, toponmicos,
de materia, cronolgicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y descripcin.
Son imprescindibles para los inventarios y catlogos, y su elaboracin
puede responder a distintos criterios.
Para los archiveros, la indizacin consiste en vincular un documento o un instrumento con palabras clave (descriptores a travs de
los cuales podemos llegar a ellos y a su contenido).
Es una lista, ordenada alfabticamente, de nombres de personas,
geogrficos, de instituciones y materias contenidos en un documento
de archivo.
67
Manual de procedimientos para el tratamiel1to documental
Serie documental
Pieza documental o
unidad archivstica
Campo de accin
Fondo, seccin de
Fondo, o serie
Coleccin o temtica
Cualidades de la
informacin
somera y analtico
analtico
clasificacin
ordenacin
Funciones
control, orientacin,
informacin
informacin
Utilidad
general
concreta y parcial
Se recomienda revisar el Manual de indizacin para archivos confeccionado por el Grupo de Normalizacin del Archivo Nacional de
Cuba.
68
Bibliografa
ARCHIVOS MUNICIPALES. Propuestas de cuadros de clasificacin de fondos de

ayuntamientos, Madrid, ANABAD, 1996.
CAYETANO MARTN, CARMEN. La clasificacin como descripcin. Cuadros
de Clasificacin. Descripcin documental e influencia de factores
extra-archivstkos: La influencia del medio administrativo en los
modelos y sistemas de descripcin, lRARGI Revista de Archivstica,
Madrid, vol. IV, 1991, pp. 167-181.
CONDE VILLAVERDE, MARA LUISA. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid, Direccin de Archivos Estatales, 1993.
CORTS ALONSO, VICENTA. Organizacin de los fondos documentales. El
servicio de los documentos. Descripcin, Boletn ANABAD, Madrid,
1989.
CRUZ MUNDET, Jos RAMN: Manual de archivstica. Madrid, Fundacin
Germn Snchez Ruiprezl Editorial Sntesis, 2000.
Diccionario de terminologa archivstica. 2 a ed. Madrid, Ministerio de
Cultura, Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995.
DIRECCIN DE ARCHIVOS ESTATALES. Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas. Primeras Jornadas. Madrid, 20, 21 Y 22 de marzo de 1991.
DUPL DEL MORAL, ANA. El tratamiento archivstko. En: Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid, Consejera de Educacin y
Cultura, 1997.
FERNNDEZ GIL, PALOMA. Manual de organizacin de archivos de gestin en
las oficinas municipales. Granada, Editorial Adhara, 1999.
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologa
documental de los archivos. Madrid, Consejera de Cultura, 1988.
GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia
un diccionario de terminologa archivstica. Santaf de Bogot, Archivo General de la NacinlGITAA, 1997.
69
HEREDIA HERRERA, ANTONIA. Archivstica general: teora y prctica, 7a ed.

Sevilla, Diputacin Provincial de Sevilla, 1995.
LA TORRE MERINO, JOS LUIS y MERCEDES MARTN-PALOMINO y BENITO. Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales. Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 2000.
LLANS 1 SANJUN, JOAQUIM. Gestin de documentos. Definicin y anlisis
de modelos. Bergara, Guipuzcua, lRARGI, 1993.
NEZ FERNNDEZ, EDUARDO. Archivstica y los principios metodolgicos de
la archivstica. Gijn, Ediciones Trea, 1999.
REPBLICA DE CUBA. MINISTERIO DE JUSTICIA. Ley No. 1 de Proteccin al
Patrimonio Cultural. Gaceta Oficial de la Repblica de Cuba, Edicin Ordinaria No. 29, 16,08, La Habana, 1977.
RUIZ RODRGUEZ, ANTONIO NGEL. Manual de archivstica. Madrid, Editorial
Sntesis, 1995.
70
AGN
AGN
Glosario de trminos archivsticos
Acceso a los documentos. Posibilidad y condiciones de utilizacin de los documentos de archivo previsto en los actos normativos.
Acta de depuracin. Documento que atestigua las unidades documentales eliminadas en el expurgo.
Acta de recepcin. Documento de control que formaliza el ingreso de los documentos en el archivo.
Archivo central. Archivo que pertenece a los rganos de gobierno y organismos
de la administracin central que guarda los documentos transferidos por los
archivos de gestin de su organizacin una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante. Son fuente de completamiento de los archivos histricos.
Archivo de gestin. Archivo de la oficina productora de los documentos en el
que se rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin
y consulta administrativa por las mismas oficinas. Con carcter general, y
salvo excepciones, no podrn custodiar documentos que superen los cinco
aos de antigedad.
Archivo histrico. Archivo que conserva los documentos de valor permanente.
Catlogo. Instrumento de bsqueda que describe con mayor profundidad todos
y cada uno de los documentos seleccionados, de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. Los catlogos pueden ser onomsticos,
geogrficos, cronolgicos.
Censo gua de archivo. Documento de control y difusin, actualmente automatizado, que recoge datos sobre la historia del archivo; los fondos; la cantidad,
estado y condiciones de almacenamiento de los expedientes; la composicin
del aparato de bsqueda informativa; los servicios que se prestan, as como
acerca del personal del archivo y su accesibilidad, entre otras informaciones.
Ciclo vital de los documentos. Etapas por las que sucesivamente pasan los
documentos desde que se producen en el archivo de oficina hasta que se
eliminan o conservan permanentemente en los archivos histricos.
71
Clasificacin. Distribucin de un conjunto de unidades (documentos, expedientes, legajos, fondos) de acuerdo con un sistema de clasificacin que toma en
consideracin las caractersticas de dichas unidades.
Coleccin documental. 1. Reunin artificial de documentos formada por un individuo, familia o institucin. 12. Documentos agrupados por el archivo procedentes de distintos formadores de fondos a partir de un criterio y que constituye una unidad de registro.
Comisin Nacional de Valoracin. rgano del Sistema Nacional de Archivos
facultado para controlar y acreditar la validez del trabajo realizado por las
Comisiones Centrales de Valoracin de las otras instituciones de archivo del
pas.
Conservacin de documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. La conservacin puede ser preventiva o curativa.
Control de autoridades. Control de los trminos normalizados que incluye nombres propios (personales, de entidades, geogrficos y de familias) usados como
puntos de acceso.
Control de fondos. Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el
adecuado seguimiento, comprobacin e inspeccin fsica, administrativa e
intelectual de los fondos.
Copia de seguridad. Reproduccin en microformas de los documentos de valor
permanente por si stos se perdieran o daaran.
Cuadro de Clasificacin. Esquema grfico que muestra la clasificacin y
jerarquizacin dada a la documentacin de un archivo. Instrumento tcnico
que refleja la estructuracin de los grupos documentales y aporta los datos
esenciales sobre dicha estructura, al contener divisiones clasificatorias por
las cuales se distribuyen los documentos y la informacin contenida en ellos.
Depsito. 1. Local especialmente equipado y destinado para la conservacin de
los documentos de archivo. I 2. Almacn.
Depuracin. Destruccin del documento al cumplirse los plazos de conservacin
y carecer ste de significacin histrica.
Descripcin de documentos. Fase del tratamiento archivstico destinada a la
elaboracin de los instrumentos de informacin para facilitar el conocimiento
y consulta de los fondos documentales.
Descripcin multinivel. Conjunto coherente de descripciones relaCionadas entre
s como parte de una estructura descriptiva y que, basada en el principio de
procedencia, organiza la informacin en niveles.
Documento. 1. Representacin de la informacin sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la grfica, la fotografa, la grabacin u otro medio en cualquier porta-
72
dar. 1 2. Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de
vista jurdico, el documento es un testimonio escrito redactado de acuerdo
con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurdico.
Documento de valor permanente. Documento que por su valor pertenece al
Fondo Estatal de Archivos y no puede ser destruido.
Documento de valor temporal. Documento cuyo plazo de conservacin se
encuentra limitado en el tiempo y que vencido ste se destruye.
Expediente. Unidad de conservacin formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
Expurgo. Vase depuracin, eliminacin.
Fechas extremas. La fecha ms antigua y la ms reciente del expediente o
fondo.
Fichero de autoridades. Conjunto organizado de registros de autoridad de un
archivo o sistema de archivos.
Folio. 1. Hoja de libro, cuaderno, expediente. A cada folio corresponden dos
pginas. I 2. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un
libro, folleto, revista.
Fondo documental. Conjunto de documentos que se forma durante el proceso
de la actividad de una organizacin, persona o familia.
Fondo de seguridad. Conjunto de copias de los documentos de valor permanente, generalmente en microformas, creado con la finalidad de conservar
la informacin documental en caso de extravos o daos.
Fondo personal. Conjunto de documentos que se forman durante el proceso
de actividad de una persona, familia o generacin.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Gua. Instrumento de bsqueda informativa que suministra una panormica
del conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos.
Identificacin. Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en
que se sustenta la estructura de un fondo.
ndice. Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomsticos,
toponmicos, de materia, cronolgicas y de conceptos contenidos tanto en
los propios documentos como en instrumentos de referencia y descripcin.
Indizacin. Proceso tcnico que consiste en la representacin del contenido
de un documento mediante un trmino y que se expresa en un lenguaje de
bsqueda informativa.
73
AGN
-
~.
Instrumento de descripcin. Presentacin de un conjunto de unidades de descripcin que se muestran normalmente impresas de manera secuencial,
dispuestas de una forma determinada y aplicando criterios de seleccin,
agregacin, ordenacin, formalizacin y presentacin.
Inventario. Instrumento de bsqueda que relaciona o puede describir todos y
cada uno de los elementos (expediente, legajo, libro) que forman un fondo
o coleccin y que refleja su sistematizacin.
Ordenacin. Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste en establecer una secuencia dentro de las categoras y
grupos de acuerdo con las series naturales, cronolgicas y/o alfabticas.
Organizacin. Adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura que le
cOITesponde una vez realizado el proceso intelectual de identificacin. Incluye las fases de clasificacin y ordenacin.
Plazos de retencin. Tiempo que los documentos deben permanecer en las instituciones formadoras antes de su destruccin o envo a los archivos histricos.
Principio de orden original. Ordenacin interna de un fondo documental que mantiene la estructura que tuvo durante su servicio activo.
Principio de procedencia. Conservacin de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen. Establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no pueden mezclarse con los de
otras.
Punto de acceso. Nombre, palabra clave, trmino de indizacin, etctera, que
puede ser usado para buscar, identificar y recuperar una descripcin.
Recepcin de los documentos. 1. Ingreso de los documentos en los archivos. I
2. Ingreso de los documentos a los archivo estatales al vencer los plazos de
conservacin en los archivos administrativos, en correspondencia con los
inventarios aprobados por la Comisin de Control y Peritaje, y que se formaliza mediante un acta.
Registro de documentos. Anotacin de los datos del documento en los modelos
de control.
Registro General de Entrada. Instrumento de control que contiene los asientos
de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un
archivo.
Registro General de Salida. Instrumento de control que contiene los asientos de
las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su
salida.
Registro Topogrfico. Instrumento de control que relaciona correlativamente
el contenido de cada una de las unidades de conservacin de un depsito de
archivo.
74
AG"N
Restriccin de consulta. Limitacin temporal del derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva
de determinados datos cuya difusin puede afectar la intimidad de las personas, la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de los delitos y la
propiedad intelectual, entre otros.
Serie. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de
una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.
Signatura topogrfica. Numeracin correlativa por la que se identifican todas
las unidades de conservacin de un depsito.
Sujeto productor. Institucin, organismo o dependencia que en el desempeo
de sus funciones y actividades es la productora o generadora de los documentos de los archivos.
Tipo documental. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento, y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.
Transferencia de documentos. Procedimiento habitual de ingreso de fondos en
un archivo, una vez que stos han cumplido el plazo de permanencia en el
archivo al que estn integrados.
Tratamiento archivstico. Conjunto de fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Unidad documental. Elemento bsico de una serie documental que puede estar
constituida por un solo documento o por varios que formen un expediente.
Valor administrativo. Aquel que posee un documento para la administracin de
origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Valor histrico. Aquel que posee el documento como fuente primaria para la
historia.
Valor primario. Valor que tiene un documento mientras se halla en las fases
activa y semiactiva de su ciclo vital. Es decir, mientras interesa a la entidad
productora como instrumento y referencia para el desarrollo de la gestin
institucional.
Valor secundario. Valor que tiene un documento (serie o grupo) para la investigacin o la historia, una vez agotado el inters que presentaba para la entidad productora. Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la informacin con fines de investigacin y consulta pblica.
Valor testimonial. Valor secundario que tiene un documento que testimonia la
evolucin y cambios ms trascendentes que desde el punto de vista legal
sufren las instituciones.
75
AGN
Valoracin documental. 1. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. 12. Estudio de los documentos, sobre
la base de los principios y criterios de la archivologa, con el fin de determinar su importancia y conservacin temporal o permanente en los archivos.
La valoracin puede realizarse simultneamente a varios fondos de instituciones subordinadas o relacionadas.
.'
76
Anexos
/.
AGN
Instrumentos de control
En un archivo de gestin es necesario llevar controles tanto de la documentacin que se ha producido, como de aquella que por haber disminuido su frecuencia de consulta se ha transferido al archivo central.
Entre los documentos de control se encuentran los siguientes.
Para archivos de oficinas
ANEXO 1
Libro Registro General de Entrada de Documentos
No. de
ntrada
Da
Mes
Ao
Tipo de
Procedencia
documento
Extracto del
contenido
Observaciones
Nmero de entrada: Se consignar el nmero en orden consecutivo.

Fecha: Se consignar el da, mes y ao en que se efectu la entrada
de la documentacin en la oficina.
Tipo de documento: Se expresar el tipo de documento al que se le
da entrada, puede ser carta, informe, resolucin, dictamen, entre
otros.
Procedencia: Se consignar el nombre del organismo o persona
que remite el documento.
79
Extracto del contenido: Se consignar de manera breve el asunto,

remitente y destinatario del documento.
Observaciones: Cualquier otra informacin que se entienda debe
aparecer.
ANEXO 2
Libro de Registro General de Salida Demitiva de Documentacin

d~
F~cha
d~
R~g.
salid"
No.
No. d~ R~g.
Ent. A. C.
Orgnnislno
S~ri~
productor
documenta]
F~cha
Unidad~s
Causa baja
Nmero de Registro de Salida: Se consignar el nmero que le

corresponda en este registro.
Fecha de salida: Se consignar la fecha de la salida de los documentos del archivo.
Nmero de Registro de Entrada al Archivo Central: Cuando es devuelta la copia de la Relacin de Entrega deber venir con este
dato. Entonces podr consignarse en esta columna.
Organismo productor: Se consignar el nombre del organismo que
produjo los documentos.
Serie documental: Se consignar el ttulo de la serie.
Fecha: Se consignarn las fechas extremas (la ms antigua y la ms
reciente) de los documentos.
Unidades o expedientes: Volumen (cantidad de unidades de conservacin) .
Causa de la baja: Se consignar el motivo de la baja.
80
AGN
Anexos
ANEXO 3
Registro Topogrfico en Archivos de Oficina

Nombre
Oficina
(Cdigo)
Serie documental
Fechas
Datos de
extrenlas localizacin fisica
Tipo de
or"denamiento
Sera conveniente
el mismo cdigo
que el cuadro de
clasificacin
Cdigo y nombre de la oficina: Se asignar el mismo cdigo del

Cuadro de Clasificacin.
Fechas extremas: Se consignar la fecha ms antigua y la ms reciente.
Datos de localizacin fsica: Se consignar el nmero del depsito, estante y anaquel donde se encuentra la documentacin.
Tipo de ordenamiento: Se especificar el ordenamiento aplicado a
la documentacin.
'.'
.,;.,:
:'.'
'.
f'
t"1
81
AGN
ANEXO 4
Membrete
Solicitud de Prstamo
Nombre de la persona
Organismo
No. de prstamo
I
Fecha
cr=o
Documentacin
solicitada
No. de
Registro
General
Signatura
Uldad de
conservacin
Fecha de
devolucin
Entreg
(Firma y cuo)
Solicit
(Finna y cuo)
UbservaclOnes:
sese un impreso para cada expediente solicitado.
El archivo slo atender los prstamos solicitados por las unidades que remitieron la documentacin o hayan recibido sus funciones por un cambio orgnico.
Nmero de prstamo: Se asignar el nmero de prstamo segn el

registro.
Organismo: Nombre del organismo o de la unidad administrativa
que solicita el documento.
Nombre de la persona: Nombre del solicitante.
Fecha: Da, mes y ao en que se solicita el documento.
Documento solicitado: Se especificar el tipo de documento que
se solicita.
Nmero de Registro General: Nmero que tiene asignado el documento en el Registro General.
Signatura: Nmero que tiene asignada la unidad de conservacin.
Unidad de conservacin: Nmero del documento, expediente.
Fecha de devolucin: Se especificar la fecha en la que debe ser
devuelta la unidad de conservacin.
82
Anexos
Firma del solicitante: Firma de la persona que solicita la unidad de

conservacin.
Firma de quien entrega: Firma de la persona que entrega la unidad
de conservacin.
ANEXO 5
Registro de Control de Prstamo de Documentos
No. de
orden
Fecha de
Oficina
prstamo solicitante
Signatura
en el
al'chivo de
oficina
Signatura
end
archivo
central
Descripcin
dd
documento
Fecha
devolucin
Observaciones
La oficina debe llevar un control sobre los prstamos de documentacin que haya podido
realizar a otras oficinas.
Nmero de orden: Se consignar el nmero en orden consecutivo,

partiendo cada ao desde el nmero 1.
Fecha de prstamo: Se especificar el da, mes y ao en que se
realiza el prstamo.
Oficina solicitante: Se especificar el nombre de la oficina que
solicita el prstamo de la documentacin.
Signatura en el archivo de oficina: Se consignar el nmero que
tiene la documentacin en el archivo de oficina.
Signatura en el archivo central: Se consignar el nmero que tiene
la documentacin en el archivo central. Esta columna no se utiliza
en este archivo.
Descripcin del documento: Se consignar el ttulo del documento o serie.
Fecha de devolucin: Fecha en que se realiza la devolucin de la
documentacin.
Observaciones: Consignar lo que proceda.
83
ANEXO 6
Membrete
Previsin de Transferencias
INo. total de hojas:

Fecha
Da Mes Ao
Archivo !Oemitente
Fechas
extrelnns
Sujeto productor
Volumen
Depsito de procedencia
Series documentales
Caducidad
Estado conservacin
Frecuencia de
consultas
Nmero total de hojas: Se especificar el nmero de hojas.

Fecha: Se consignar el da, mes y ao en que se efecta la transferencia.
Archivo remitente: Archivo que enva la documentacin.
Sujeto productor: Se especificar el nombre de la oficina productora.
Depsito de procedencia: Se especificar si la transferencia se produce del archivo de oficina o del archivo central.
Estado de conservacin: Se consignar el estado de conservacin
de las series que se transfieren.
Fechas extremas: Se consignar la fecha ms antigua y la ms reciente
Volumen: Cantidad de unidades de conservacin.
Series documentales: Se consignarn los nombres de las series.
Caducidad: Se consignar el nmero de aos que las series deben
permanecer en cada archivo.
Frecuencia de consulta: Se especificar si la consulta es frecuente
o espordica.
84
AGN
A,1exos
ANEXO 7
Relacin de Entrega para las Transferencias Documentales
al Archivo Central
No. total de hojas:_ _

Relacin de entrega
No. Registro General

Fecha de la transferencia
Da Mes Ao
Archivo remitente
No. Registro organismo
Serie
No. cuadro de
clasificacin
Sujeto productor:
1111111
Tipologa:
No. de
orden
Fechas
extremas
Diligencia de cotejo:
Signatura archivo
remitente
Contenido
Fecha:
Signatura archivo
receptor
Fecha:
Baja
_
Recibi
(Firma y cuo)
Entreg
(Firma y cuo)
Relacin de Entrega: Se recoge en este modelo aquella documentacin

que se considera imprescindible para su correcta identificacin y
localizacin fsica.
85
Nmero de Registro General: Se consignar el nmero asignado

en el Registro General de Entrada de la documentacin del archivo correspondiente.
Nmero de hojas: Se consignar el nmero de hojas de forma consecutiva.
Cdigo del archivo remitente: Se consignar el cdigo asignado a
la unidad administrativa.
Fecha: Se consignar el da, mes y ao en que se ha efectuado la
transferencia al archivo correspondiente.
Nmero Registro de Organismo: Cdigo asignado por el Sistema
Nacional a cada organismo.
Datos sobre la serie:
Sujeto productor: Se consignar el nombre de la unidad administrativa que ha producido la documentacin.

Nmero del Cuadro de Clasificacin: Se consignar el nmero que
tiene asignada la serie en el Cuadro de Clasificacin del Organismo.
Tipologa documental: Se consignar el tipo de documento que
constituye la serie.
Nmero de orden: Se consignar en orden correlativo comenzando por el nmero 1 de las cajas que se remitan.
Fechas extremas: Se consignar la fecha ms antigua y la ms reciente de los expedientes contenidos en cada caja.
Contenido: Se refleja de manera sucinta el contenido de las series:
nombres, asuntos, lugares y nmero de expedientes.
Signatura del archivo remitente: Se consignar la signatura de cada
caja que corresponde a la que tena la serie en el archivo remitente.
Signatura del archivo receptor: Se consignar la signatura que cada
caja tendr en el archivo receptor.
Baja: Se consignar el motivo de la baja.
Al final lleva las firmas de las personas que entregaron y recibieron

la documentacin. Se llena por triplicado. Una de las copias se devuelve a la oficina que realiz el envo.
86
AGN
AG.~
Anexos
Con estas relaciones devueltas se forma el Registro de Transferencias, con el que se podr conocer la documentacin que se ha producido y cmo localizarla.
Para archivos centrales
ANEXO 8
libro Registro General de Entrada de Documentos
No. de
Registro
Fecha de
entrada
Sujeto
productor
Fechas Unidades de
Organismo
Serie
extl"emas conservacin
remitente documental
Forma de
ingreso
En l se identifican los siguientes datos:
Nmero de Registro de Entrada: Se consignar el nmero en orden consecutivo.

Fecha de entrada: Se consignar el da, mes y ao en que se efecta la entrada de la documentacin en el archivo central.
Sujeto productor: Se especificar el nombre de la oficina productora.
Organismo remitente: Se consignar el nombre del organismo que
remite los documentos.
Unidades de conservacin: Cantidad de documentos.
Forma de ingreso: Por transferencia, donacin o compra, segn
sea el caso.
87
ANEXO 9
Registro Topogrfico (numrico) de Instrumentos de Descripcin
Enviados por los Archivos de Oficina
Su funcin es controlar la existencia de determinados instrumentos de descripcin que en algunas ocasiones acompaan los ingresos
documentales.
Registro Topogrfico (instrumentos de descripcin)

~o"
ck registro
de entrada
Fecha de
il1szn:so
Organo
productor
Sel"ie documental
Fechas
extrelnas
Signatura
fichero
Este registro debe recoger:
Nmero de registro de entrada: Se consignar el nmero en orden

consecutivo.
Fecha de ingreso: Se anotar el da, mes y ao en que se efectu la
entrada de la documentacin en el archivo.
rgano productor: Se consignar el nombre del organismo y de la
oficina que produjeron la informacin.
Serie documental: Se consignar el nombre de la serie.
Fechas extremas: Se registrar la fecha ms antigua y la ms reciente.
Signatura del fichero: Se consignar la signatura asignada al fichero.
88
AGN
Anexos
ANEXO 10
Registro Topogrfico del Fondo Documental

No. de registro
de entrad n
Organismo
remitente
Serie
documentnl
Fechas
extremns
Estante
Anaquel
Debe recoger los siguientes datos:
Nmero de Registro de Entrada: Se consignar el nmero asignado en el Registro General de Entrada.

Organismo remitente: Se consignar el nombre del organismo que
remite el documento.
Estante: Se consignar el nmero del estante.
Anaquel: Se consignar el nmero del anaquel.
89
Mal1ual de procedimiel1tos para el tratamiel1to documel1tal
ANEXO 11
Membrete
Solicitud de Prstamo
Organismo
Nombre de la persona
No. de prstamo
I
Fecha
cr=IJ
Documentacin
solicitada
No. de
Registro
General
Signatura
Solicit
(Firma y cuo)
Unidad de
conservacin
Fecha de
devolucin
Entreg
(Firma y cuo)
Observaciones:
sese un impreso para cada expediente solicitado.
El archivo slo atender los prstamos solicitados por las urdades que re11tieron la documentacin o
hayan recibido sus funciones por un cambio orgnico.
Debe llevar los siguientes datos:
Nmero de prstamo: Se asignar el nmero de prstamo ,segn el

registro.
Organismo: Nombre del organismo o de la unidad administrativa
que solicita el documento.
Nombre de la persona: Nombre del solicitante.
Fecha: Da, mes y ao en que se solicita el documento.
Documento solicitado: Se especificar el tipo de documento que
se solicita.
Nmero de Registro General: Nmero que tiene asignado el documento en el Registro General.
Signatura: Nmero que tiene asignada la unidad de conservacin.
Unidad de conservacin: Nmero del documento, expediente, caja,
legajo.
90
Anexos
Fecha de devolucin: Se especificar la fecha en la que debe ser

devuelta la unidad de conservacin.
Firma del solicitante y del que entreg: Firma de la persona que
solicita la unidad de conservacin y de quien se la entrega.
ANEXO 12
Registro de Control de Prstamo de Documentos a la Administracin
No,de
ordcn
Fecha de
Oficina
prstamo solicitantc
SignaTUra
Signatura
en el
DcscIipcin
cn el
Fccha dc
archi\'o
del
Observacioncs
archivo
devolucin
de
documcnto
cCl1tral
oficina

Fecha de prstamo: Se especificar el da, mes y ao en que se
realiza el prstamo.
Oficina solicitante: Se especificar el nombre de la oficina que
solicita el prstamo de la documentacin.
Signatura en el archivo de oficina: Se consignar el nmero que
tiene la documentacin en el archivo de oficina.
Signatura en el archivo central: Se consignar el nmero que tiene
la documentacin en el archivo central.
Descripcin del documento: Se consignar el ttulo del documento o serie.
Fecha de devolucin: Fecha en que se realiza la devolucin de la
documentacin.
Observaciones: Consignar lo que proceda.
91
AGN
AGN
ANEXO 13
Registro de Control de Prstamo de Documentos a los Investigadores
No.
Nombre
dd fondo
C:lj:l o
le~:ljo
Expediente
Tipo de
documento
Entre~:l
fecl~:l -
GU:lrd:l y
fech:l
Nombre
dd usu:lrio

Nombre del fondo: Se consignar el nombre del fondo o de la serie
documental.
Caja o legajo: Se consignar el nmero de la caja o del legajo, segn
el caso.
Expediente: Se consignar el nmero del expediente que se presta.
Tipo de documento: Documento, foto, plano, etctera.
Entrega y fecha: Se consignar el nombre de la persona que realiza
el prstamo y la fecha en que se realiza.
Guarda y fecha: Se consignar el nombre de la persona que guarda
el documento devuelto y la fecha en que se realiza la devolucin.
Nombre del usuario: Se consignar el nombre y apellidos de la
persona que solicita el prstamo.
92
-AGN
Anexos
ANEXO 14
Repertorio de Series
Nombre Serie documental:
rgano productor:
Aos
Fecha
de
ingroeso
Noo Registro
Fecha de
Fecha de
General de Signaturas
baja por
baja por
Entrada
transferencia eliminacin
Observaciones
Serie documental: Ttulo de la serie.

Organismo productor: Se consignar el sujeto productor y la oficina productora.
Aos: Se consignarn los aos de la serie
Fecha de ingreso: Fecha en que se recibi la serie.
Nmero del Registro General de Entrada: Se consignar el nmero de entrada que tiene la serie en el Libro Registro General de
Entrada.
Signaturas: Ubicacin topogrfica de la serie en el estante.
Fecha de la baja por transferencia: Fecha en que se realiza la transferencia.
Fecha de baja por eliminacin: Si ste fuera el caso, se pondra la
fecha en que se realiza.
Observaciones: Cualquier otro dato de inters.
93
AG.~
ANEXO IS
Relacin de Entrega para las Transferencias Documentales

al Archivo Central
No. total de hojas:_ _
Relacin de entrega
No. Registro General
Fecha de la transferencia
Da Mes Afio
Archi\'o remitente
No. Registro organismo
tIJIIIIIIIj
Serie
No. cuadro de
clasificacin
Sujeto productor:
Tipologa:
No. de
orden
1111111
Fechas
extremas
Diligencia de cotejo:
Contenido
Signatura al'chivo
remitente
Fecha:
Entreg
(Firma y cuo)
Signatura archivo
receptor
Fecha:
Baja
_
Recibi
(Firma y cuo)
Nmero de hojas: Se consignar el nmero de hojas de forma consecutiva.

Nmero de Registro General: Se consignar el nmero asignado
en el Registro General de Entrada de la documentacin del archivo correspondiente.
94
AGN
Anexos
Cdigo del archivo remitente: Se consignar el cdigo asignado a

la unidad administrativa.
Fecha de transferencia: Se consignar el da, mes y ao en que se
ha efectuado la transferencia al archivo correspondiente.
Nmero Registro de Organismo: Se anotar el cdigo asignado por
el Sistema Nacional a cada organismo.
Datos sobre la serie
Sujeto productor: Se consignar el nombre de la unidad administrativa que ha producido la documentacin.

Nmero del Cuadro de Clasificacin: Se consignar el nmero que
tiene asignada la serie en el Cuadro de Clasificacin del organismo.
Tipologa documental: Se consignar el tipo de documento que
constituye la serie.
Nmero de orden: Se consignar en orden correlativo comenzando por el nmero 1 de las cajas que se remitan.
Fechas extremas: Se consignar la fecha ms antigua y la ms reciente de los expedientes contenidos en cada caja.
Contenido: Se refleja de manera sucinta el contenido de las series:
nombres, asuntos, lugares y nmero de expedientes.
Signatura del archivo remitente: Se consignar la signatura de la
caja que tena la serie en el archivo remitente.
Signatura del archivo receptor: Se consignar la signatura que cada
caja tendr en el archivo receptor.
Baja: Se consignar el motivo de la baja.
95
AGN
ANEXO 16
Libro de Registro General de Salida

No. R~gistro
de salida
Fecha
de salida
No. R~gistro
de Entmd"
(Archi\'o
Hist'1CO)
Org"nismo
productor
Seri~
F~chas
document"l
C'~Ll"ClnrtS
Unidad~s
o
Expdientcs
Causa
dda
baja
Nmero de Registro de Salida: Se consignar el nmero que le

corresponda en este registro.
Fecha de salida: Se consignar la fecha de la salida de los documentos del archivo.
Nmero de Registro de Entrada al Archivo Histrico: Cuando es
devuelta la copia de la Relacin de Entrega deber venir con este
dato. Entonces podr consignarse en esta columna.
Organismo productor: Se consignar el sujeto productor y la oficina.
Unidades o expedientes: Volumen (cantidad de unidades de conservacin).
Causa de la baja: Se consignar el motivo de la baja.
96
AGN
Anexos
ANEXO 17
Ficha de Identificacin y Valoracin de Series
S~lie docum~ntal:
F~cha y
lugar:
Organismo productor:
Funcin:
I Legislacin:
Documentos bsicos:
I Ordenacin de la sede:
Caractel-es externos:
I Instrumentos de descdpcin:
Valor:
Accesibilidad:
ConscIVllci6n:
Depuracin:
Parcial
Ao:
Fecha de acceso:
97
Total
No
AGN
..
-
Serie documental: Ttulo de la serie.

Fecha y lugar: Se consignar la fecha y lugar de produccin de la
serie.
Organismo productor: Se consignar el sujeto productor y la oficina productora.
Funcin: Se consignar la funcin que desarrolla la oficina productora.
Legislacin: Toda la concerniente a las funciones de la oficina productora.
Documentos bsicos: Se consignarn los documentos que se utilizaron para conocer las funciones de la oficina productora.
Ordenacin: Se consignar el sistema de ordenacin utilizado para
la serie documental.
Caracteres externos: Se consignar la clase (documentos textuales, grficos, fotogrficos, sonoros, audiovisuales, informticos);
el soporte (documentos en papel, en soportes fotogrfico, magntico u ptico); el formato (expedientes, volmenes, legajos, cajas);
cantidad (nmero de unidades, metros lineales); la forma (borrador, original, copia); el tipo (oficio, cartas, acuerdos, decretos, actas, informes).
Instrumentos de descripcin: Se especificar si se han elaborado
ndices, inventarios.
Valor: Se especificar si la serie es de valor temporal o permanente.
Conservacin: Se especificar el perodo de retencin de la serie.
Depuracin: Se especificar la fecha en que fue eliminada la serie.
Accesibilidad: Si la serie tiene libre acceso o si ste es restringido.
Fecha: Se especificar la fecha en la que se determin si el acceso
es total o parcial.
Al dorso del modelo pueden aadirse las observaciones.
98
Anexos
ANEXO 18
Acta de Eliminacin
No. de Acta:
No. de Acuerdo:
Nombre del sujeto productor:
Descripcin de la serie que se va a destruir (total o parcial):
Nmero de unidades que van a destruir (en letras y nmeros):
Fechas extremas de la documentacin:
Referencia a los testigos que se van a dejar y su localizacin:
Sujeto productor: Se anotar el nombre del sujeto productor y la

unidad administrativa especfica.
Descripcin de la serie: Se escribir de manera sintetizada la informacin sobre la serie.
Cantidad de unidades: Se escribir el nmero de unidades que se
eliminan.
Referencia a los testigos que se dejarn: Siempre debe quedar una
muestra de los documentos que se eliminan y aqu debe ponerse
su ubicacin.
99
ANEXO 19
Tabla de Retencin
I
Organismo:
No. de hoja
Oficina productora:
Series documentales
Valor
de la serie
Plazo
d e retencin
AGrobacin
de a Comisin
de Valoracin
Documental
Observaciones
Nmero de hoja: Debe consignarse el nmero que identifica cada

hoja, siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas.
Organismo: Se escribir el nombre de la entidad u organismo.
Oficina productora: Se especificar el nombre de la unidad administrativa.
Series documentales: Nombres de las series.
Valor de la serie: Se especificar si la serie es de valor temporal o
permanente.
Plazo de conservacin: Se especificar el plazo en trminos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central.
Aprobacin de la Comisin de Valoracin: Se especificar la fecha
en que se aprobaron los plazos de retencin.
Observaciones: Se consignar lo que proceda.
100
AGN
Anexos
ANEXO 20
Inventario de Depuracin
No. de
orden
Fechas
extremas
Descripcin
de los expedientes
Cantidad
de expedientes
Obsen'aciones
Nmero de orden: Nmero de orden consecutivo.

Descripcin de los expedientes: Se describir sucintamente la informacin sobre los expedientes que se depuran.
Cantidad de expedientes: Se consignar el nmero de expedientes
que se depuran.
Observaciones: Se anotar lo que proceda.
101
AGN
:.'
,. ~
_1
::
"
Publicaciones del Archivo General de la N acin
Correspondencia del Cnsul de Francia en Santo Domingo, 1844-1846. Edicin y

notas de E. Rodrguez Demorizi, C. T., 1944.
Vol. 11
Documentos para la historia de la Repblica Dominicana. Coleccin de E. Rodrguez
Demorizi, Vol. 1, C. T., 1944.
Vol. III
Saman, pasado y porvenir, por E. Rodrguez Demorizi, C. T., 1945
Vol. IV
Relaciones histricas de Santo Domingo. Coleccin y notas de E. Rodrguez
Demorizi, Vol. 11, C. T., 1945.
Vol. V
Documentos para la historia de la Repblica Dominicana. Coleccin de E. Rodrguez
Demorizi, Vol. 11, Santiago, 1947.
Vol. VI
San Cristbal de antao, por E. Rodrguez Demorizi, Vol. 11, Santiago, 1946.
Vol. VII
ManuelRodriguez Objo (poeta, restaurador, historiador, mrtir), por R. Lugo
Lovatn, C. T., 1951.
Vol. VIII Relaciones, por Manuel Rodrguez Objo. Introduccin, ttulos y notas por R.
Lugo Lovatn, C. T., 1951.
Vol. IX
Correspondencia del Cnsul de Francia en Santo Domingo, 1846-1850, Vol. 11. Edicin y notas de E. Rodrguez Demorizi, C. T., 1947.
Vol. X
ndice general del "Boletn" del 1938 al 1944, C. T., 1949.
Historia de los aventureros, filibusteros y bucaneros de A mrica. Escrita en holands
Vol. XI
por Alexander O. Exquemelin. Traducida de una famosa edicin francesa
de La Sirene-Pars, 1920, por C. A. Rodrguez. Introduccin y bosquejo biogrfico del traductor por R. Lugo Lovatn, C. T., 1953.
Vol. XII
Obras de Trujillo. Introduccin de R. Lugo Lovatn, C. T., 1956.
Vol. XIII Relaciones histricas de Santo Domingo. Coleccin y notas de E. Rodrguez
Demorizi, Vol. I1I, C. T., 1957.
Vol. XIV Cesin de Santo Domingo aFrancia. Correspondencia de Godoy, Carda Roume, HedouvilJe,
Louverture Rigaudy otros. 1795-1802. Edicin de E. Rodrguez Demorizi. Vol. I1I, C.
T.,1959.
Documentospara la historia de la RepblicaDominicana. Coleccin de E. Rodrguez
Vol. XV
Demorizi, Vol. I1I, C. T., 1959.
Vol. XVI Escritos dispersos (Tomo 1: 1896-1908), porJos Ramn Lpez. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2005.
Vol. XVII Escritos dispersos (Tomo 11: 1909-1916), por Jos Ramn Lpez. Edicin de
Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2005.
Vol. I
Vol. XVIII
Vol. XIX
Vol. XX
Vol. XXI
Vol. XXII
Vol. XXIII
Vol. XXIV
Vol. XXV
Vol. XXVI
Escritos dispersos (Tomo III: 1917-1922), porJos Ramn Lpez. Edicin
de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2005.

Mximo Grnez a cien aos de sufallecimiento, 1905-2005. Edicin de E. Cordero Michel, Santo Domingo, D. N., 2005.
Lil, el sanguinario machetero dominicano, por Juan Vicente Flores. Santo
Domingo, D. N., 2006.
Escritos selectos, por Manuel de Jess de Pea y Reynoso. Edicin de A
Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2006.
Obras escogidas 1. Altculos, por Alejandro Angula Guridi. Edicin de A.
Obras escogidas 2. Ensayos, por Alejandro Angula Guridi. Edicin de A.
Obras escogidas 3. Epistolario, por Alejandro Angula Guridi. Edicin de A.
La colonizacin de lafrontera dominicana 1680-1796, por Manuel Vicente
Hernndez Gonzlez. Santo Domingo, D. N., 2006.
Fabio Fiallo en La Bandera Libre, de Rafael Dara Herrera (Comp.) Santo
Vol. XXVII
Expansin fundacional y crecimiento en el norte dominicano (1680-1795 j. El

Cibao y la baha de Saman, por Manuel Hernndez Gonzlez. Santo Do-
Vol. XXVIII
Documentos inditos de Fernando A. de Merio, compilacin deJos Luis Sez.
mingo, D. N., 2007.

S.]. Santo Domingo, D. N. 2007.
Vol. XXIX
Pedro Francisco Bon / Textos selectos. Edicin de Dantes Ortiz. Santo Domin-
go, D. N. 2007.
Vol. XXX
Vol. XXXI
Vol. XXXII
Vol. XXXIII
Vol. XXXIV
Vol. XXXV
Iglesia, espacio y poder: Santo Domingo (1498-1521), por Miguel D. Mena.
Edicin de Dantes Ortiz, Santo Domingo, D. N., 2007.

Cedulario de la isla de Santo Domingo, Vol. 1: 1492-1501, por fray Vicente Rubio, O. P. Edicin conjunta del Archivo General de la Nacin y el Centro
de Altos Estudios Humansticos y del Idioma Espaol. Santo Domingo, D.
N., 2007.
La Vega, 25 aos de historia 1861-1886. (Tomo 1: Hechos sobresalientes en
la provincia), por Alfredo Rafael Hernndez Figueroa (Comp.) Santo
La Vega, 25 aos de historia 1861-1886. (Tomo II: Reorganizacin de la
provincia post Restauracin), por Alfredo Rafael Hernndez Figueroa
(Comp.) Santo Domingo, D. N., 2007.
Cartas del Cabildo de Santo Domingo en el siglo XVII. (Vol. LXXX de la Academia Dominicana de la Historia) . Por Genaro Rodrguez Morel (Comp.)
Santo Domingo, D. N., 2007.
Memorias del Primer Encuentro Nacional de Archivos. Edicin de

Dantes Ortiz, Santo Domingo, D. N., 2007.
104
AGN
Actas de los primeros congresos obreros dominicanos, 1920 y 1922. Santo Domingo, D. N., 2007.
Vol. xxxvn Documentos para la historia de la educacin moderna en la Repblica
Dominicana (1879-1894), tomo I (Vol. LXXXII de la Academia Dominicana de la Historia), por Raymundo Gonzlez. Santo Domingo, D.
N., 2007.
Vol. XXXVIII Documentos para la historia de la educacin moderna en la Repblica Dominicana (1879-1894), tomo 11 (Vol. LXXXIII de la Academia
Dominicana de la Historia), por Raymundo Gonzlez. Santo Domingo, D. N., 2007.
Vol. XXXIX Una carta a Maritain (traduccin al castellano del P. Jess Hernndez). Santo Domingo, D. N., 2007. Primera edicin: Editora
Montalvo, Ciudad Trujillo, 1944.
Vol. XL
Manual de indizacin para archivos, en coedicin con el Archivo
Nacional de la Repblica de Cuba, por Marisol Mesa, Elvira Corbelle Sanjurjo, Alba Gilda Dreke de Alfonso, Miriam Ruiz Merio, Jorge Macle Cruz. Santo Domingo, D. N., 2007.
Apuntes histricos sobre Santo Domingo, por el Dr. Alejandro LleVol. XLI
nas. Edicin de A. Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2007.
Ensayos y apuntes diversos, por el Dr. Alejandro Llenas. Edicin
Vol. XLII
de A. Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2007.
La educacin cientfica de la mujer, por Eugenio Mara de Hostos.
Vol. XLIII
Santo Domingo, D. N., 2007.
Cartas de la Real Audiencia de Santo Domingo (1530-1546) (Vol.
Vol. XLIV
LXXXI de la Academia Dominicana de la Historia), por Genaro
Rodrguez Morel (Comp.) Santo Domingo, D. N., 2008.
Amrica Lugo en Patria. Seleccin, por Rafael Daro Herrera (Comp.)
Vol. XLV
Santo Domingo, D. N., 2008
Aos imborrables, de Rafael Alburquerque Zayas-Bazn. Santo DoVol. XLVI
mingo, 2008.
Censos municipales del siglo XIXY otras estadsticas de poblacin, de
Vol. XLVII
Alejandro Paulina Ramos. Santo Domingo, D. N., 2008.
Vol. XLVIII Documentos inditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo I)de
Jos Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.
Documentos inditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo 11),
Vol. XLIX
de Jos Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008
Documentos inditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo I1I),
Vol. L
de Jos Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008
Prosas polmicas 1. Primeros escritos, textos marginales, YanquiliVol. LI
narias , por Flix Evaristo Meja. Edicin de A. Blanco Daz, Santo
Prosas polmicas 2. Textos educativos y Discursos, por Flix EvarisVol. LIT
to Meja. Edicin de A. Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 2008.
Vol. XXXVI
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Vol. LXVI
Vol. LXVII
Vol. LXVIII
Vol. LXIX
Prosas polmicas 3. Ensayos, por Flix Evaristo Meja. Edicin de

A. Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 200S.
Autoridad para educar. La historia de la escuela catlica dominicana,
por Jos Luis Sez, S. J., Santo Domingo, D. N., 200S.
Relatos de Rodrigo de Bastidas, por Antonio Snchez Hemndez.
Santo Domingo, D. N., 200S.
Textos reunidos 1. Escritos polticos iniciales, por Manuel de J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D.N., 200S.
Textos reunidos 2. Ensayos, por Manuel de J. Galvn. Edicin de
Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D. N., 200S.
Textos reunidos 3. Artculos y Controversia histrica, por Manuel de
J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D.N.,
200S.
Textos reunidos 4. Cartas, Ministerios y misiones diplomticas, por
Manuel de J. Galvn. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D.N., 200S.
La sumisin bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo 1, por Jos Luis Sez, S.J. Santo Domingo,
D.N.,200S.
La sumisin bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo 11, por Jos Luis Sez, S.J. Santo Domingo,
D.N.,200S.
Legislacin archivstica dominicana (1847-2007). Edicin del Archivo
General de la Nacin, Santo Domingo, D.N., 200S.
Libro de bautismos de esclavos (1636-1670). Transcripcin de Jos
Luis Sez, S.J., Santo Domingo, D.N., 200S.
Los gavilleros (1904-1916), por Mara Filomena Gonzlez Canalda.
Santo Domingo, D.N., 200S.
El sur dominicano (1680-1795). Cambios sociales y transformaciones econmicas, por Manuel Vicente Hernndez Gonzlez. Santo
Domingo, D.N., 200S.
Cuadros histricos dominicanos, de Csar A. Herrera. Santo Domingo, D.N., 200S.
Escritos 1. Cosas, cartas y ... Otras cosas, por Hiplito Billini. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D.N., 200S.
Escritos 2. Ensayos, por Hiplito Billini. Edicin de Andrs Blanco
Daz, Santo Domingo, D.N., 200S.
Memorias, informes y noticias dominicanas, por H. Thomasset. Edicin de Andrs Blanco Daz, Santo Domingo, D.N., 2008.
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Coleccin Juvenil
Vol. I
Vol. II
Vol. III
Vol. IV
Pedro Francisco Bon. Textos selectos. Santo Domingo, D. N., 2007

Heronas nacionales, por Roberto Cass. Santo Domingo, 2007. E.
Rodrguez Demorizi, Vol. I, C. T., 1944.
Vida y obra de Ercilia Pepn, por Alejandro Paulina Ramos. Segunda
edicin de Dantes Ortiz, Santo Domingo, D. N., 2007.
Dictadores dominicanos del siglo XIX, por Roberto Cass. Santo Domingo, D. N., 2008.
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documental, se termin de imprimir en los talleres
grficos de Editora Bho, C. por A., Santo Domingo,
Repblica Dominicana, en el mes de noviembre de 2008.
Est compuesto en caracteres New Aster, tamao 11 e
impreso en papel cscara de huevo de baja densidad. La
impresin consta de un mil (1,000) ejemplares en tapa
rstica.

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