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Manual Secon PDF
Manual Secon PDF
(c)ROMSOFT 1988-2014
Arq. Ronald Romero M.
Reg CAB 2216
NUESTRO
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CON E L
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SUM
A
VI
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EC
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Junio de 2014
3º Edición
Presentación del programa
¿ QUE ES SECON ?
Específicamente se propone como un instrumento sencillo pero potente como para satisfacer
necesidades de distinta magnitud entre los usuarios. Su versatilidad subyace en la libertad que
oferta al operador para que éste decida si desea efectuar un control ligero o muy detallado de una
obra.
La versión 2013 consolida los ajustes, cambios y mejoras producidas de la aparición de este
módulo.
SECON 2013
SECON 2013
INDICE
Seguimiento ECONÓMICO 7
Inventario 7
Historial de movimientos 15
Proveedores 18
Adquisiciones 22
Inversiones en general 26
Control de EJECUCIÓN 29
Avance obra 29
Subcontratos 34
Ejecución de insumos 42
Reportes 43
Balance 45
Utilidades 51
Ordenes de cambio 55
SECON 2013
SECON 2013
Estructura funcional e interfase
Montos presupuestado
y ejecutado del proyecto
Barra de herramientas
estándar
Barra de opciones secundarias
SECON
1
SECON
2
Iniciar el seguimiento de un proyecto
Como toda actividad sistematizada, el uso de este programa requiere de un trabajo preliminar y de
preparación a desarrollarse en PRESCOM.
SECON
3
Iniciar el seguimiento de un proyecto
El proceso de elección de equivalencias entre los rubros de cálculo de precios unitarios y los
que SECON utiliza para efectuar el seguimiento económico, debe ser efectuado con mucho
cuidado. Esta labor debe ser encarada tomando en cuenta las necesidades de la empresa o
institución con relación al grado de detalle a encararse en el seguimiento mas adelante, el
programa solo estructura lo básico para esa tarea, pero no condiciona su profundidad.
SECON
4
Iniciar el seguimiento de un proyecto
En la versión 2013, el control del avance físico esta integrado, es decir, ya no incluye la
alternativa: POR MODULOS. Se vio por conveniente efectuar este ajuste por la improbabilidad de
presentarse este ultimo caso.
SECON
5
Iniciar el seguimiento de un proyecto
SECON
6
Seguimiento ECONOMICO
Se podría decir que el segmento más importante del proceso de seguimiento de una obra es
el ECONOMICO, por esa razón la primera herramienta dispuesta en SECON agrupa opciones
para gestionar el inventario central de insumos, revisar el historial de movimientos, controlar
cuentas con proveedores, registrar las adquisiciones de insumos y administrar las inversiones en
general.
Insistimos en aclarar que el programa solo dota de las herramientas y opciones orientadas a
la instancia de verificación de inversión y ejecución de obra, en ningún momento forza el uso de
todas sus posibilidades... quedando el usuario liberado para ejecutar un control ya sea detallado o
global.
Para empezar a usar todas las opciones que a continuación se explicarán, el usuario deberá
elegir un proyecto de la lista (parte superior). Esta elección se quedará activa en las sesiones
sucesivas hasta que se dicte lo contrario.
INVENTARIO
La acciones básicas para esta herramienta pueden ejecutarse ya sea mediante la barra
lateral y/o la lista de opciones del menú contextual (botón derecho del ratón).
SECON
7
Seguimiento ECONOMICO
En la parte superior se hallan las pestañas que categorizan el rubro junto con el valorado del
inventario registrado en el almacén central, junto con el cajón de texto que muestra el insumo
elegido y su cantidad inventariada (ecistencias).
SECON
8
Seguimiento ECONOMICO
Modificar registro
Despliega la misma ventana que la
anterior opción; a través de la misma se
incorporarán cambios y modificaciones que el
operador considere necesarias.
La edición de un ítem tiene como alternativa un método acelerado: doble click con el ratón
sobre el nombre del insumo a modificar.
Borrar registro
Permite la eliminación temporal de uno o mas registros.
Imprimir listado
Para imprimir la lista visible. El programa cuenta con un sistema de previsualización y
configuración bastante amigables. La explicación de esta interfase tendrá un acápite aparte mas
adelante.
9
Seguimiento ECONOMICO
determinada obra/módulo. Si se desea efectuar un control y obtener al final un balance del gasto de
materiales especialmente, su uso será obligatorio.
A través de la ventana se podrá observar que el programa lleva un registro preciso de las
cantidades inventariadas, solicitadas y ejecutadas.
10
Seguimiento ECONOMICO
En lugar de elegir un ítem, el operador puede escribir cualquier otra observación en el cajón
de texto respectivo; lógicamente ese caso implicará que el despacho no esta dirigido a uno en
particular y en consecuencia se registrará un envío al módulo de forma global.
11
Seguimiento ECONOMICO
Las solicitudes o pedidos se archivarán por fechas, obras, módulos y residentes. Estas
podrán ser recuperadas utilizando este botón.
Una planilla mostrará ese detalle para que a través de la misma se cargue un pedido pre-
elaborado.
Mientras no se DESPACHE la solicitud, ésta podrá ser modificada. Para efectuar las
modificaciones se debe buscar la solicitud en espera y recuperarla.
En operador podrá:
Importar datos
Ejecuta el pegado de los datos que se encuentran en el portapapeles. Esta herramienta
resulta importante en la necesidad de ahorrar tiempo y transferir información al inventario central
desde una hoja electrónica. Esta información deberá estar ordenada de la siguiente forma:
SECON
12
Seguimiento ECONOMICO
Una vez marcado el bloque a ser copiado, se oprime la combinación: CTRL + C, en seguida
se reíngresa a SECON y haciendo uso de esta opción se verifica en una tabla los datos
disponibles.
SECON
13
Seguimiento ECONOMICO
HISTORIAL
Siendo una herramienta de análisis visual, posee de un filtro completo en la parte superior.
SECON
14
Seguimiento ECONOMICO
EL kardex también puede ser accedido directamente desde la planilla del inventario central.
Para ello se debe señalar un determinado ítem y luego activar la opción que se muestra en el
gráfico.
SECON
15
Seguimiento ECONOMICO
Para generar informes cuando se habla del HISTORIAL, al lado izquierdo existe una barra
de acceso directo a los resúmenes por mes. Las luces sobre los botones numerados indican
la existencia o no de movimientos en ese mes.
Los números van del 1 al 12, significando los doce meses del año.
Para utilizar esta barra, se debe además fijar el año o gestión en la parte superior.
El historial registra todos estos movimientos: Su naturaleza hace que ninguna modificación
sea admitida.
SECON
16
Seguimiento ECONOMICO
PROVEEDORES
SECON también tiene un set completo de herramientas para registrar y controlar las
cuentas con los proveedores de insumos.
Registrar nuevo proveedor, sirve para introducir los datos generales de un proveedor.
Modificar datos proveedor, sirve para modificar datos generales del proveedor elegido.
En caso de que el usuario acostumbre comunicar las cuentas con su proveedor (conciliar),
será recomendable ingresar el fono y el correo electrónico (email), SECON tiene la posibilidad de
mandar vía correo electrónico el estado de cuentas.
Eliminar datos proveedor, sirve para borrar el registro de un proveedor. Esta función no esta
habilitada para los proveedores con los que el usuario tiene cuentas pendientes.
SECON
17
Seguimiento ECONOMICO
Desde el listado se pueden efectuar enlaces directos con el kardex de movimientos de los
insumos, en este caso, específicamente ver adquisiciones efectuadas al proveedor señalado.
Por defecto el historial de movimientos solo mostrará los registros del mes (según la fecha
del sistema). En cualquier caso, máximo se mostrará lo registrado en el año con excepción del
filtrado por insumo; situación que puede evitar esa restricción.
SECON
18
Seguimiento ECONOMICO
Imprimir recibo. Por omisión o alguna otra razón podría requerirse imprimir un recibo
rezagado. Solo útil para las amortizaciones.
SECON
19
Seguimiento ECONOMICO
Enviar cuentas por correo. Sirve para conciliar cuentas con el proveedor.
Esta opción solo funciona en cuentas de correo POP3 y será impresicindible acceder a la
configuración.
SECON
20
Seguimiento ECONOMICO
ADQUISICIONES
Ingresar nueva adquisición, se usa para efectuar el almacenamiento del detalle de una
compra (copiar el recibo o factura). Este proceso tiene dos fases, en la primera (opcional) se
guarda el detalle con la opción a futuras modificaciones (ARCHIVAR) y en la segunda se graba
éste en forma definitiva y no modificable (CONSOLIDAR). Este última actualiza el inventario y el
kardex de movimientos de los insumos involucrados.
21
Seguimiento ECONOMICO
La tercera (imprimir detalle) tiene el propósito de generar un reporte con el contenido del
formulario.
Cuando se opte por esta modalidad, al tiempo de CONSOLIDAR una compra, el programa
desplegará un mensaje recordatorio al efecto.
SECON
22
Seguimiento ECONOMICO
No son compatibles las consolidaciones de compras con cheque y a crédito, esto implica
que las compras con cheque necesariamente debe ser CANCELADAS, a no ser que el crédito sea
parcial, y que el anticipo esté siendo girado en un cheque.
Modificar despues
DOBLE CLICK
o ENTER en celda
SECON
23
Seguimiento ECONOMICO
Eliminar registro de adquisición. Para borrar las compras que están en la fase de edición.
Imprimir lista. Estructura un reporte con la lista visible. Para generar un informe con los
criterios del operador, se podrá utilizar el filtro de la barra superior.
SECON
24
Seguimiento ECONOMICO
INVERSIONES
La herramienta que integra todos los egresos económicos registrados para la obra, es la
presente:
Esta herramienta es de orden mixto, es decir, permite la visualización tanto como el registro
de algunas inversiones denominadas “directas”. Este tipo de inversiones no deben corresponder a
materiales, éstos insumos necesariamente serán transferidos a través del almacén central.
Las inversiones o egresos directos en los rubros: mano de obra y equipo, corresponden a la
lógica del presupuesto (rendimiento o cantidad y precio), por lo tanto facilitarán el posterior análisis
de lo supuesto versus lo ejecutado (ver acápite ejecución de insumos en capítulo EJECUCION).
SECON
25
Seguimiento ECONOMICO
Sirve para eliminar un registro, siempre sujeta esta posibilidad a las condiciones de
almacenamiento del dato.
SECON
26
Seguimiento ECONOMICO
Esta rutina emplea un filtro similar a los vistos, de forma que en cualquier momento se
generen resultados en función del tiempo (año, mes, día) y/o modalidad de las inversiones
efectuadas:
SECON
27
SECON
28
EJECUCION
AVANCE DE OBRA
Una vez ingresada a esta herramienta, se iniciará el uso de la 1ra planilla con los ítemes
componentes y organizados según los módulos que estructuraron el presupuesto. Se habrán
determinado algunas variables tales como el porcentaje de anticipo y período.
Ajustado el periodo del avance (inicio de obras y fecha actual), se podrá inicial el registro de
las cantidades.
SECON
29
EJECUCION
Cualquiera de las dos formas añade a la información específica (cantidad) la fecha en la que
se ingresan estos datos. Este detalle es muy importante si que el operador desea posteriormente
analizar la ejecución del cronograma.
El programa lleva un registro individual y muy preciso de las fechas en las que son
introducidos los cambios en las cantidades del AVANCE ACTUAL, para ello bastará fijarse dicha
información al lado derecho de esta columna.
INICIO indica la fecha en la que por primera vez se introdujo una cifra al avance. Este dato
se mantiene en las planillas sucesivas.
Ult. Ejec. indica el día en el que se modificó la cifra previa del avance, podría ser por
alteración manual y adrede; por acumulación de avances en la mano de obra o; por cambios en
nuevas planillas (avance reciente). Ésta al final, es decir cuando se concluya o supere la cantidad
presupuestada, indicará al cronograma de control la fecha de culminación de la actividad.
Para modificar manualmente las fechas de estas columnas, el usuario debe hacer doble
click sobre el contenido de la celda; aparecerán dos flechas para
retroceder o avanzar el calendario. Debe quedar claro que el programa
automáticamente bloqueará posibilidades de fecha basándose en el
período fijado para la planilla y los límites lógicos en cada ítem. Esta
función esta reservada para efectuar pequeños ajustes a los inicios y culminaciones de avance y
en consecuencia darle una mayor precisión a lo ejecutado en obra.
Mientras no se COBRE la planilla, ésta se podrá modificar. Existen colores que orientan al
operador en lo que respecta a las actividades que tienen avance, las que culminaron y las que se
desfasaron.
SECON
30
EJECUCION
Una vez revisadas las cantidades, ajustadas las mismas a los acuerdos con el supervisor de
obra y aprobado el período del avance, la planilla podría cambiar de estado y pasar a ser cobrada.
Esta acción requiere por primera vez (1º planilla), la introducción del nombre del supervisor y la
fijación correcta del porcentaje del anticipo; este último dato no podrá ser cambiado mas adelante.
SECON
31
EJECUCION
Existen otros reportes que resumen el avance de obra en términos físicos y de tiempo. Este
último se refuerza con un gráfico de barras que comparan los tiempos previstos y los ejecutados.
32
EJECUCION
Los dos gráficos adicionales, ilustran algunos otros aspectos importantes para el análisis
del avance y su compensación económica.
Planillas cobradas
SECON
33
EJECUCION
SECON
34
EJECUCION
SUBCONTRATOS
Posee similares características al manejo de las planillas de avance de obra, de hecho ésta
también tiene el propósito de registrar el avance de obra pero a nivel de los contratistas y las
actividades asignadas a cada uno de ellos.
SECON
35
EJECUCION
El programa cuando utiliza la opción ELIMINAR, en realidad solo oculta el nombre del
contratista, por ello cuando el operador considere reponer ese registro, entrará a crear y en vez de
escribir el nombre, deberá solo extraer de la lista el nombre oculto.
La impresión del contrato hace que el programa genere un reporte técnico en la parte
inferior de la pantalla, conteniendo todos los ítemes asignados.
36
EJECUCION
La lista de asignación viene acompañada con datos importantes sobre los ítemes
componentes del módulo elegido, tales como precios unitarios de la mano de obra presupuestados
y cantidades, situación que tiene el objetivo de orientar al operador para proceder con la
contratación.
También se podrán borrar ítemes de esta lista si que los mismos no tienen avance.
SECON
37
EJECUCION
Para ello bastará con escribir la cifra en la celda o pulsar ENTER. En seguida aparecerá una
ventana con los valores que orientan el impacto de los cambios.
SECON
38
EJECUCION
SECON
39
EJECUCION
Consisten en resúmenes orientados al análisis y toma de decisión por parte del usuario de
SECON.
SECON
40
EJECUCION
SECON
41
EJECUCION
EJECUCION DE INSUMOS
Las dos únicas opciones que posee es su impresión y el cambio de tipo de letra.
Las planillas están divididas por rubro, y en la parte superior un botón permite alternar la
visualización de la ejecución general de insumos con la de ejecución de materiales por ítem.
En la segunda se podrá ver en color azul el ingreso de materiales y en color rojo cuando
éstos hayan sobrepasado lo previsto.
SECON
42
REPORTES
En este capítulo se hará una explicación sobre las opciones en la hoja de reportes.
Lo primero que se notará es su similitud con la interfase de reportes del módulo PRESCOM, de
hecho los botones y modalidades de navegación son los mismos.l
Ir a la primera página
Las funciones del ratón para navegar Retroceder a la página anterior
en los reportes, son las mismas que en PRESCOM Avanzar a la siguiente página
Ir a la última página
Rueda del ratón
(hacer scroll vertical) Ir a una determinada página
Hacer alejamiento
CTRL + rueda del ratón
(manejar el acercamiento) Hacer acercamiento
Ver en escala 1:1
SHIFT + rueda del ratón Página actual
(pasar de una página a otra)
Número de páginas del reporte
Imprimir o exportar el reporte
SECON
43
REPORTES
Los cambios en la configuración (letras, contenido, etc), podrá verificarse en tiempo real.
Los botones del lado derecho tienen como función la de obtener una copia dura (impresa),
transferir hacia el EXCEL el contenido y copiar al portapapeles respectivamente (de arriba hacia
abajo).
SECON
44
BALANCE
La herramienta BALANCE permite deducir, conjeturar, decidir, analizar, informar la situación del
avance de la obra con la ayuda de gráficas.
SECON
45
BALANCE
CTRL + V
SECON
46
BALANCE
La Ejecución porcentual de los insumos básicos por módulo, elabora una gráfica de
barras que permite apreciar el porcentaje consumido del total previsto en el presupuesto para los
tres rubros básicos: materiales, mano de obra y equipo.
SECON
47
BALANCE
Todos los gráficos tienen la posibilidad de migrar a través del portapapeles hacia otro
programas o ser impresos.
SECON
48
BALANCE
Cuando se acceda por primera vez a esta herramienta, el programa solicitará que se defina
el cronograma y montos de la primera curva: desembolsos propuestos.
SECON
49
BALANCE
Los algoritmos internos advertirán posibles transgresiones a los límites establecidos, tanto
en el cronograma (plazo) y los montos presupuestados.
La curva de desembolsos programados será complementada con dos datos en cada hito
propuesto: X = días transcurridos desde la fecha de inicio, Y = monto desembolsado acumulado.
Estos dos datos no son incluidos en las otras dos curvas para evitar solapes visuales y porque ellos
están incorporados en la planilla superior.
La planilla tiene un límite de 100 files, capacidad suficiente como para acomodar esa
cantidad de planillas de avance de obra.
Refrescar el gráfico
Imprimir el gráfico
Copiar al portapapeles el gráfico
SECON
50
UTILIDADES
Parámetros
SECON
51
UTILIDADES
SECON
52
UTILIDADES
SECON
53
UTILIDADES
SECON
54
ORDENES DE CAMBIO
Una de las mejoras incorporadas en la versión 2010, es el hecho de poder administrar las
ORDENES DE CAMBIO. Este aspecto tiene que ver con los dos módulos (PRESCOM y
SECON).
Pasos:
1) Ingresar a PRESCOM
2) RECUPERAR el presupuesto que esta en la fase de seguimiento y debe ahora incluir una
NUEVA ORDEN DE CAMBIO. (notará que el programa alerta el estado del proyecto)
4) Podrá ver que la ventana cambió sus opciones. Verificando la fecha, ejecute el botón de CREAR
NUEVA ORDEN DE CAMBIO
SECON
55
ORDENES DE CAMBIO
5) Activando el último módulo, que ahora tiene como título el de ORDEN DE CAMBIO # xx, ingrese
al listado de ítemes para añadir los que se requieran.
Los cambios solo serán posibles en este módulo, mientras no se ACTUALICEN los
archivos de seguimiento con su contenido
Los precios unitarios de los insumos de los nuevos ítemes serán lo mismos vigentes en el
proyecto, salvo aquellos que no estaban registrados anteriormente. En este último caso, el usuario
deberá tener cuidado de aplicar los cambios con anticipación y directamente en el base de datos,
ya que el programa no permitirá modificaciones de este tipo (precios unitarios) junto con la
generación de la orden de cambio.
6) Archivar el proyecto
SECON
56