Auditoría administrativa Coovicombeima CTA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
COOPERATIVA COOVICOMBEIMA C.T.A
PRÁCTICA EMPRESARIAL DE APOYO A LA AUDITORÍA ADMININISTRATIVA

EN COOVICOMBEIMA C.T.A
PRESENTADO POR:
AIDA LUCERO LEÓN VELÁSQUEZ
ID: 220472
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA
MODALIDAD PRÁCTICA SOCIAL EMPRESARIAL O SOLIDARIA
IBAGUÉ – TOLIMA
2018
PRÁCTICA EMPRESARIAL DE APOYO A LA AUDITORÍA ADMININISTRATIVA

EN COOVICOMBEIMA C.T.A
PRESENTADO POR:
AIDA LUCERO LEÓN VELÁSQUEZ
ID: 220472
Práctica profesional como trabajo de grado para optar al título de Contador Público
COORDINADORA DE LA PRÁCTICA
LILIANA PATRICIA CAMARGO CONDE
ASESOR TÉCNICO
MANUEL FERNANDO TRIANA
ASESORA METODOLÓGICA
NUBIA VARÓN TRIANA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA
MODALIDAD PRÁCTICA SOCIAL EMPRESARIAL O SOLIDARIA
IBAGUÉ – TOLIMA
2018.
DEDICATORIA
A Dios por guiarme y darme fuerzas para continuar luchando cada día sin desfallecer. A mi
familia, a mi esposo y a mis hijos que siempre estuvieron ahí apoyándome y amándome. A ellos
dedico éste proyecto, y a ellos les debo todo lo que soy, porque son el motor que me da fuerzas
para seguir adelante para poder retribuirles todo el esfuerzo y amor que me han dado. Gracias
porque siempre creyeron en mí y me apoyaron incondicionalmente en todas mis decisiones. Este
logro profesional es de ustedes, como todo lo bueno que he logrado en mi vida.

CONTENIDO
Pág.
RESUMEN EJECUTIVO.
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………… 9
CAPÍTULO I.
1. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA………………………….10
1.1 Objetivo General……………………………………………………………………..10
1.2 Objetivos Específicos………………………………………………………………...10
1.3 Justificación…………………………………………………………………………..10
CAPITULO II.
2. MARCO TEÓRICO.....................................................................................................11
2.1 Auditoria Administrativa……………………………………………………………..12
2.2 Auditoria Administrativa en las Cooperativas………………………………………..12
CAPITULO III
3. DISEÑO METODOLÓGICO………………………………………………………14
3.1 Cronograma de Actividades…………………………………………………………15
CAPÍTULO IV.
4. RESULTADOS……………………………………………………………………..16
4.1 Presentación de la Empresa………………………………………………………..16
4.1.1 Reseña Histórica……………………………………………………………..16
4.1.2 Objeto Social…………………………………………………………….......16
4.1.3 Misión………………………………………………………………………..17
4.1.4 Visión………………………………………………………………………...17
4.1.5 Portafolio de Servicios………………………………………………………18
4.1.6 Ubicación Geográfica………………………………………………………..18
4.1.7 Estructura Organizacional…………………………………………………...19
4.2 Diagnóstico de la Empresa…………………………………………………………19
4.2.1 Análisis de Funciones Realizadas y Hallazgos……………………………...20
4.2.1.1 Objetivo 1…………………………………………………………………20
4.2.1.2 Objetivo 2…………………………………………………………………22
4.2.1.3 Objetivo 3…………………………………………………………………22
CONCLUSIONES……………………………………………………………………33
RECOMENDACIONES……………………………………………………………..34
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………..35
WEBGRAFÍA………………………………………………………………………...35
LISTADO DE TABLAS
Pág.
1. Tabla 1. Relación Dependencia y Áreas de Trabajo……………………………..14
2. Tabla 2. Cronograma de Actividades………………………………………….…15

LISTADO DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1. Portafolio de Servicios……………………………………………………...18
Anexo 2. Estructura Organizacional……………………………………………….…..19

RESUMEN EJECUTIVO.
La cooperativa de trabajo asociado de vigilancia privada seguridad combeima
“COOVICOMBEIMA C.T.A”, es una entidad del sector de la economía solidaria, especializada
en prestar servicios de seguridad privada y seguridad electrónica en el departamento del Tolima,
domiciliada en la ciudad de Ibagué; la cual se encuentra conformada por 3 Dependencias
principales teniendo como propósito realizar Auditoria a los diferentes procesos y procedimientos
que se realizan en cada una de ellas. Esta auditoría administrativa consta de cuatro (4) capítulos.
El primer capítulo es de carácter introductorio y allí encontramos los objetivos y justificación de
la práctica. El segundo capítulo veremos el marco teórico de la auditoria administrativa. En el
tercer capítulo encontramos el diseño metodológico, el cual se encuentra comprendido por 4 fases
para su desarrollo y ejecución al cronograma de actividades establecido para la práctica
empresarial. El capítulo cuarto trata de la presentación de la empresa, la reseña histórica,
objetivos, misión, visión; información necesaria para tener conocimiento del funcionamiento de
la entidad; y también se tratará sobre el diagnóstico de la empresa, donde se analizarán las
funciones realizadas durante el desarrollo de la auditoria y los hallazgos encontrados. Finalmente
es necesario haber procesado la información recopilada, para proceder a su análisis, y poder dar
las respectivas conclusiones y recomendaciones que permitan orientar a la administración en la
toma de decisiones, siempre en busca de mejorar y optimizar los procesos que se lleven a cabo en
una Empresa u Organización.
Palabras Clave: proceso administrativo, procedimientos, manual de funciones, economía
solidaria.
INTRODUCCIÓN.
El desarrollo de una empresa y de un País en general es la medición de su productividad, la cual
se busca con base en un proceso continuo, en el que previamente se establecen objetivos y
políticas, bajo un principio de costo-beneficio, procedimientos, técnicas y métodos que permiten
optimizar recursos y obtener mejores resultados. Es necesario que la administración evalué
periódicamente la gestión de cada dependencia y de las áreas que la conforman y para ello se
realizó auditoría interna a los procesos administrativos, la cual me permitió conocer el manejo de
la cooperativa de trabajo asociado COOVICOMBEIMA C.T.A, su marco legal y los diferentes
procesos aplicados a cada una de sus áreas como personal, mercadeo, contabilidad, cartera,
tesorería, sistemas, facturación entre otros. Todo esto con el fin de ampliar mis conocimientos y
adquirir nuevas experiencias a nivel laboral que me permitan convertirme en una profesional
integral.
La finalidad de ésta Auditoria es identificar si se están realizando los procesos y procedimientos
adecuados en las dependencias y áreas de COOVICOMBEIMA C.T.A, evaluando la utilización
de los recursos humanos, tecnológicos y financieros y analizando la optimización de los mismos
en el desarrollo de las funciones, lo cual permita que la cooperativa sea más productiva y los
procesos sean más ágiles y eficientes.
9
CAPÍTULO I
1. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA.
1.1 Objetivo General.
Apoyar la auditoría administrativa de las Dependencias y Áreas de Coovicombeima C.T.A.
1.2 Objetivos Específicos.
Integrar documentación donde se encuentren los procesos, procedimientos y manual de
funciones en la auditoria administrativa de las dependencias de Coovicombeima C.T.A.
Verificar el cumplimiento de los procesos, procedimientos y manual de funciones de las
dependencias operaciones y de personal, centro de monitoreo y sistemas - contabilidad de la
Cooperativa Coovicombeima C.T.A.
Analizar debilidades o falencias en la ejecución de los procesos, procedimientos y manual de
funciones de las dependencias y las áreas de la Cooperativa Coovicombeima C.T.A
1.3 Justificación.
La auditoría administrativa realizada a Coovicombeima C.T.A, permitió conocer el manejo
interno de una entidad perteneciente al sector de la economía solidaria y llevar a la práctica todos
los conocimientos adquiridos durante mi formación profesional, resaltando el trabajo en equipo,
observación, análisis, interpretación, opinión profesional que se obtienen en la ejecución del
trabajo realizado y que permiten adquirir habilidades y destrezas que forman profesionales
integrales. Su enfoque es el manejo de los procesos y procedimientos de las dependencias y áreas
que conforman esta Cooperativa; permitiendo identificar si el desarrollo de las funciones están
acorde a los que la entidad tiene estandarizados y son ejecutados de manera adecuada, o por el
contrario identificar las posibles falencias y debilidades que se estén presentando y poder dar las
recomendaciones idóneas para que sirvan de apoyo en la toma de decisiones.
10
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO.
2.1 Auditoria Administrativa.
Para tener un concepto amplio sobre la auditoria administrativa se tiene en cuenta la opinión de
diferentes autores que han hecho su contribución y han aportado sus conocimientos con el paso
del tiempo. Fayol (1925) afirma.
“El mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es
estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el
mando, la coordinación, y el control están adecuadamente atendidos”. (p.804)1
Otro enfoque realizado a la auditoria administrativa lo dio Mckinsey (1935-1940) quien
consideraba
“la empresa periódicamente debía hacer una auto evaluación (auto-auditoria) en todos sus
aspectos y a la vista del medio empresarial”. (p.804)2
Adicionalmente William (1957). Define el término de auditoría administrativa como
“el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizacional de una empresa,
institución o rama gubernamental, o de cualquier componente de las mismas, tales como
una división o departamento, así como de sus planes y objetivos, sus métodos de
operación y la utilización de los recursos físicos y humanos. (p.804)3
Dentro del artículo extraído de la página de gerencie.com del 5 de noviembre de 2017, Jiménez
concluye
1
Fayol (1925), p.804.
2
Mckinsey (1935-1940), p.804
3
William (1957), p.804
11
“la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente a toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se
llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr
eficiencia”.
Las auditorías administrativas se deben realizar en todas las empresas o instituciones, pequeñas,
medianas y grandes, privadas o públicas, y en todos sus departamentos, a fin de alcanzar la mayor
eficacia de dichas estructuras organizacionales; Franklin, (2007), en su libro auditoria
administrativa- gestión estratégica concluye
“Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización
con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora
para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable” (p.11)4.
2.2 Auditoria en el sector de la Economía Solidaria
Existen muchas definiciones sobre el tema, pero según Cardozo (2017) en su libro auditoría en el
sector solidario, argumenta
“la auditoria del sector de la economía solidaria, es una visión y una práctica que
reivindica la economía en sus diferentes facetas (producción, financiación, comercio y
consumo) como medio y no como fin al servicio del desarrollo personal y comunitario.
De esta manera, se presenta como una alternativa al modelo económico imperante, siendo
un instrumento de transformación social y justicia, que fomenta un desarrollo sostenible y
participativo, como herramienta de evaluación y fomento de la participación en las
entidades de economía social y solidaria, auditar la gestión social permite a las entidades
medir, evaluar y corregir el impacto social y solidario en función de sus objetivos y
4
Franklin, (2007), p.11
12
valores, a través de un proceso de aprendizaje que puede ser integrado en el ciclo normal
de la planificación, seguimiento y evaluación, o en otros procesos organizacionales de
gestión, calidad, etc.
Por tanto, la utilización de esta herramienta puede convertirse en un punto de partida para
el avance y la mejora del trabajo de las entidades y del propio sector, para el refuerzo de
su identidad y compromiso con sus objetivos solidarios y transformadores, así como para
comunicar, al interior y al exterior, sus resultados sociales.
Debido al crecimiento del sector solidario en Colombia es importante que el auditor
dedique más tiempo a las tareas de verificación y cumplimiento, así como a apoyarse más
en los sistemas de control interno para prevenir fraudes y posibles casos de corrupción.
Apoyados en un modelo de auditoría integral para entidades del sector solidario basado en
el marco técnico normativo de las Normas de Aseguramiento de la Información (NAI) y
las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). Teniendo en cuenta términos y conceptos
tales como: economía solidaria, órganos de vigilancia y control, auditoría basada en
riesgos, auditoría y elementos contables, el uso de papeles de trabajo y la revisoría fiscal
en las organizaciones del sector de la economía solidaria” (p.15)5.
5
Cardozo (2017), p.15
13
CAPITULO III
3. DISEÑO METODOLÓGICO.
La práctica se llevó a cabo en la Cooperativa de Trabajo Asociado de Vigilancia y Seguridad
Privada Seguridad Combeima “COOVICOMBEIMA C.T.A” y se desarrolló por medio de las
siguientes fases, para lo cual se tuvieron en cuenta las siguientes actividades:
FASE 1: Revisión de los archivos físicos de la Cooperativa Coovicombeima C.T.A donde se
encuentren documentados los procesos, procedimientos y manual de funciones de las (3)
dependencias y de las (16) áreas de la empresa.
A continuación se relacionan las dependencias y las áreas que conforman la estructura
organizacional de la cooperativa.
Tabla 1. Relación Dependencias y Áreas de Trabajo:

No. DEPARTAMENTOS ÁREAS
1. Supervisores
2. Escoltas
3. Vigilantes
1 OPERACIONES Y PERSONAL
4. Armamento
5. Comunicaciones
6. Almacén de Intendencia
7. Coordinación Monitoreo
8. Operadores
2 CENTRO DE MONITOREO
9. Técnicos
10. Tripulantes- Patrulleros
11. Tesorería
12. Cartera
13. Cobranzas
3 SISTEMAS Y CONTABILIDAD
14. Compras
15. Mercadeo
16. Servicios Generales
Autor: Construcción propia.
Verificación del cumplimiento de los Procesos, Procedimientos y Manual de Funciones que se
encuentren debidamente aprobados y reglamentados por la Asamblea General Ordinaria de
Asociados.
14
FASE 2: Entrevistas con los Jefes de los (3) Departamentos y con los encargados de las (16)
Áreas de Trabajo de la Cooperativa COOVICOMBEIMA C.T.A.
FASE 3: Seguimiento, observación y verificación de la ejecución de las labores que se realizan
en los (3) departamentos y en las (16) áreas de trabajo de la Cooperativa COOVICOMBEIMA
C.T.A.
FASE 4: Analizar e identificar las debilidades o falencias en la ejecución de los procesos,
procedimientos y manual de funciones de las dependencias y las áreas de la Cooperativa
Coovicombeima C.T.A, y finalmente la preparación y presentación de los informes preliminares,
hallazgos encontrados y recomendaciones dadas durante la auditoria administrativa.
3.1 Cronograma de Actividades
Mediante la siguiente tabla se da a conocer el cronograma de actividades diario que se ejecutó en
el desarrollo de la práctica empresarial
Tabla 2. Cronograma de Actividades.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA No. 001-2016
AUDITORA: AIDA LUCERO LEÓN VELÁSQUEZ
DIAS DE LA
ACTIVIDADES
AUDITORIA
1. PLANEACIÓN 5
2. PREPARACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 5
3. REUNION DE APERTURA 1
4. REVISIÓN DE DOCUMENTOS 10
5. ENTREVISTAS 10
6. OBSERVACIONES FISICAS 5
7. SEGUIMIENTO DESEMPEÑO ÁREAS DE TRABAJO 25
8. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 30
9. ANALISIS DE CUMPLIMIENTO 10
10. REGISTRO DE HALLAZGOS 20
11. PREPARACIÓN DE INFORMES 10
12. PRESENTACION DEL INFORME PRELIMINAR 2
13. REUNIONES DE SEGUIMIENTO 4
14. PRESENTACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO 1
TOTAL DIAS 138
TOTAL HORAS (5 Horas por día) 690
Autor: Construcción Propia.
15
CAPITULO IV
4. RESULTADOS.
4.1 Presentación de la Empresa.
4.1.1 Reseña Histórica.
La cooperativa de trabajo asociado de vigilancia y seguridad privada seguridad combeima
coovicombeima CTA, fue constituida en la ciudad de Ibagué y reconocida por el Departamento
Administrativo Nacional de Cooperativas mediante la resolución Nº 3700 de octubre 27 de
1.992, con 24 años de trayectoria, desarrollando su actividad especializada en prestar servicios de
vigilancia privada y seguridad electrónica en el Departamento del Tolima y licencia de
funcionamiento número 49897 del 7 Julio del 2016 expedida por la superintendencia de
vigilancia y Seguridad Privada. Es una entidad del sector de la economía solidaria, perteneciente
al régimen tributario especial que asocia personas naturales que simultáneamente son gestores,
contribuyen económicamente a la cooperativa y son aportantes directos de su capacidad de
trabajo para el desarrollo de la actividad económica., permitiendo satisfacer las necesidades de
sus asociados y de la comunidad en general.
Autor: información suministrada por la empresa.
4.1.2 Objeto Social.
El objeto social para la Cooperativa de Trabajo Asociado de Vigilancia y Seguridad Privada
Coovicombeima C.T.A, es el de generar y mantener trabajo para los asociados de manera
Autogestionaria, con Autonomía, Autodeterminación y Autogobierno, en los términos que
determina los organismos nacionales e internacionales sobre la materia.
Especializada en prestar servicios integrales de vigilancia, seguridad privada y seguridad
electrónica a personas naturales y jurídicas del sector público y privado.
Autor: información suministrada por la empresa
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4.1.3 Misión.
“Empresa del sector solidario, especializada en la prestación de los servicios de vigilancia
privada y seguridad electrónica, con cobertura en el Departamento del Tolima. Generamos
desarrollo económico y social, en beneficio de nuestros clientes y asociados, con criterios de
excelencia dentro del marco legal”.
4.1.4 Visión.
“Coovicombeima será para el año 2019, una de las empresas líderes en la industria de la
vigilancia y seguridad privada, con proyección nacional y criterios de competitividad.
Excelencia en el servicio, apoyado en el talento humano, que dan testimonio de la filosofía
solidaria”.
4.1.5. Portafolio de Servicios
Coovicombeima C.T.A, cuenta con un amplio portafolio de servicio en lo que respecta a
seguridad privada y seguridad electrónica, lo cual le ha permitido mantenerse en el mercado y
consolidarse como una empresa líder en el departamento del Tolima, ya que sus precios son
asequibles a las necesidades de los clientes, previo a estudio de seguridad técnica que se realiza,
en donde es evaluado la vulnerabilidad y poder llegar a reforzar su seguridad con servicios de
calidad y eficiencia.
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Anexo 1. Portafolio de Servicios.
No. 49897 de Julio de 2016
Autor: imagen suministrada por la empresa.
4.1.5 Ubicación Geográfica
La Cooperativa Coovicombeima CTA para realizar su actividad económica presenta la siguiente
ubicación geográfica:
NIT: 800.179.218-1
RAZÓN SOCIAL: COOVICOMBEIMA C.T.A
DIRECCIÓN: CLL 28 No. 4-24 PI 2
BARRIO: LA FRANCIA
TELÉFONO: (098) 2643791
MAIL: coovicombeima1@telecom.com.co
DEPARTAMENTO: TOLIMA
CIUDAD: IBAGUE
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4.1.6 Estructura Organizacional
El organigrama o estructura organizacional que posee la Cooperativa se encuentra un poco
desactualizado, ya que ha medida que la empresa crece se ha visto la necesidad de crear áreas de
trabajo que no se encuentran allí reflejadas.
Anexo 2 Estructura Organizacional.
Autor: imagen suministrada por la empresa.
4.2 Diagnóstico de la Empresa.
La Cooperativa COOVICOMBEIMA C.T.A está conformada por (3) dependencias principales
que son:
Jefatura de operaciones y personal.
Jefatura de monitoreo.
Jefatura de contabilidad y sistemas.
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Cada una desarrolla funciones totalmente diferentes y son conformadas por las respectivas áreas
que hacen que cada proceso sea ejecutado.
Por solicitud de la administración fueron auditados por medio de ésta práctica empresarial, cada
uno de los procesos, procedimientos y manual de funciones de cada dependencia y de cada área
de trabajo, donde la verificación, control, supervisión e inspección sirvieron de apoyo para
ejecutar las funciones asignadas por la administración y poner en práctica los conocimientos
adquiridos como estudiante de contaduría pública.
4.2.1 Análisis de las Funciones Realizadas y Hallazgos
La ejecución de las funciones realizadas están acorde al cronograma de actividades planteado

dentro de las fechas propuestas, obteniendo como resultado los hallazgos y recomendaciones a
que hayan lugar.
4.2.1.1 Objetivo 1: Integración de la documentación donde se encuentran los procesos,
procedimientos y manual de funciones en la auditoria administrativa de las Dependencias
de Coovicombeima C.T.A.
Dentro de las funciones que se realizaron se hizo reconocimiento físico de las instalaciones y de
la documentación que comprende la parte administrativa como son el organigrama, los
regímenes de trabajo asociado y de compensaciones, la misión, visión, valores, política de
calidad, certificados de calidad, manuales de funciones, perfiles para el cargo, procesos y
procedimientos de la entidad que reposan dentro de un libro matriz y en archivo de la
cooperativa en el que se encuentra el listado maestro de procesos estandarizados para cada
dependencia responsable, dentro de los cuales se mencionan los siguientes: elaboración y control
de documentos, selección y contratación del personal, supervisión, escolta a mercancías,
vigilancia fija. operación centro de monitoreo, instalación de sistemas de alarmas,
mantenimiento de sistemas de alarmas, patrullaje a clientes de monitoreo, selección y evaluación
de clientes, control de ingreso de visitantes, control de correspondencia enviada y recibida,
20
compras de bienes y servicios, evaluación de proveedores, control de quejas, reclamos y
sugerencias de clientes, seguridad de la tecnología informática, mantenimiento y desarrollo de
software, mantenimiento de hardware, mantenimiento de infraestructura.
Durante este proceso se realiza revisión de todas las hojas de vida del personal administrativo, el
cual se encuentra en custodia del Subgerente Administrativo y Financiero en un archivo
independiente ubicado en su oficina, debido a que es personal de manejo y confianza por la
responsabilidad que tienen en el desarrollo de su cargo y posteriormente se toma una muestra de
las hojas de vida del personal Operativo, lo cual permite identificar que se cumpla con el perfil
establecido y los requisitos para su contratación; al igual que es necesario realizar revisión a las
hojas de vida de los clientes y/o usuarios que tienen contratados los servicios de vigilancia
privada y seguridad electrónica, lo que nos permite identificar que la información se encuentre
actualizada y que cumpla todos los requisitos necesarios y de los proveedores y contratistas
quienes nos suministran materiales o servicios para el desarrollo de nuestras actividades en
general.
Durante la ejecución de la primera Fase de la Auditoria se identificó una serie de diferencias que
surgieron al revisar los documentos físicos que fueron facilitados por la Cooperativa, dentro de
los cuales relaciono los siguientes hallazgos: se identifica que la estructura organizacional se
encuentra desactualizada, debido a que hay áreas que no se ven allí reflejadas como los son,
asistente contable, auxiliar contable, asistente de monitoreo- facturación y asistente
administrativo; así mismo existen áreas en que no deben ir allí reflejadas como lo son
armamento, telecomunicaciones, almacén de intendencia, mercadeo, compras; ya que son
funciones que son manejadas por otras áreas o por la misma dependencia; y el área de cobranzas
se refiere también a cartera, por tal razón sobra una de las dos. Por otro lado el área de
coordinador de monitoreo se encuentran en funcionamiento, pero no está reglamentada en los
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regímenes de trabajo asociado y de compensaciones aprobado por la asamblea general de
asociados. No posee manual de funciones de manera física. La jefatura de operaciones y personal
es ejecutada por la gerencia general; por lo tanto, no existe una persona que desarrolle las
funciones de dicha dependencia. En el caso del área de recursos humanos o de personal no se
encuentra en funcionamiento, no posee manual de funciones, pero si se encuentra reglamentada y
aprobada e incluido dentro del presupuesto anual de la Cooperativa; pero las funciones son
distribuidas entre el personal de diferentes áreas de trabajo y no se ha contratado a una persona
para desempeñar y apersonarse de esta área.
4.2.1.2. Objetivo 2: Verificación del cumplimiento de los procesos, procedimientos y manual
de funciones de las Dependencias Operaciones y de Personal, Centro de Monitoreo, y
Sistemas - Contabilidad de la Cooperativa Coovicombeima C.T.A.
En el desarrollo de la fase 2 se hizo necesario conocer más a fondo el manejo de la Cooperativa
de Trabajo Asociado Coovicombeima C.T.A por tal razón se realizó entrevistas con la
administración y con los jefes de cada dependencia para identificar las funciones y
responsabilidades que la conforman.
4.2.1.3 Objetivo 3: Análisis e identificación de las debilidades o falencias en la ejecución de
los procesos, procedimientos y manual de funciones de las Dependencias y las Áreas de la
Cooperativa Coovicombeima C.T.A
Luego de realizar las entrevistas con el personal de la Cooperativa Coovicombeima a las 3
Dependencias y a las áreas de trabajo, se da inicio a la Fase 3 y a la Fase 4 de ésta Auditoria,
teniendo en cuenta la documentación suministrada y la información obtenida directamente del
personal entrevistado, es por ello que se hizo seguimiento a cada uno de los funcionarios en el
desempeño de sus labores y se realizó acompañamiento diario a las Dependencias y a sus
respectivas áreas, para observar, verificar y analizar que se estén ejecutando los procesos y
22
procedimientos reglamentados por la Cooperativa de acuerdo a las funciones que le compete a
cada uno.
Durante el acompañamiento a la dependencia de operaciones y personal se evidencio que las
funciones son desempeñadas por el gerente de la cooperativa quien es profesional en Salud
Ocupacional y maneja toda la parte operativa y de los sistemas de gestión de la seguridad y salud
en el trabajo; así mismo se encontraron falencias en el proceso de selección y contratación al
personal, esto debido a que no hay un jefe para esta dependencia, no se realiza visita domiciliaria,
ni confirmación de referencias personales, familiares, ni laborales; se realiza de manera acelerada
por la premura de cumplir con la solicitud del cliente, lo cual conlleva a que se realice bastante
rotación del personal. Las pruebas que se aplican para la contratación como lo son las psicofísicas
y las de conocimiento son realizadas de manera flexible, no son supervisadas y hasta permiten
que la persona se lleve la carpeta de la hoja de vida donde están las pruebas para que la
diligencien desde la casa. No se realiza entrevista con la profesional en Psicología. No se realiza
un previo estudio de seguridad a la persona ni antes ni después de la contratación con la
Cooperativa. En el momento de la vinculación de los Asociados hace falta que se les socialice
sobre la Cooperativa, su trayectoria, beneficios, que conozcan las diferentes áreas de trabajo y el
personal que allí trabaja, que se le entregue librillo de los estatutos de la cooperativa para que
conozcan sus derechos, deberes y beneficios con los que cuentan por pertenecer a ésta entidad.
No hay una persona a la que se le haya delegado la función y responsabilidad del manejo del
archivo de las hojas de vida, por tal razón éste permanece abierto y a disposición de todo el
personal, lo que ha ocasionado que se pierdan documentos o que éstas queden mal archivadas lo
que dificulta su ubicación con facilidad.
En el área de Supervisores se identificaron los siguientes aspectos: no llevan un buen control
sistematizado de novedades del personal operativo en cuanto a rotaciones, incapacidades,
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permisos, vacaciones; muchas cosas la dejan a la memoria. Se presentan inconvenientes con la
comunicación entre vigilantes y supervisores, debido a que los equipos que utilizan se descargan
por largas jornadas de trabajo y no poseen baterías alternas para reemplazarlas. No se lleva una
planilla control de visitas diarias por cada supervisor que permita identificar los clientes y/o
usuarios que se visitan por turno, solo queda de constancia en el Libro de Minuta que permanece
en el puesto de trabajo de cada vigilante, el cual es firmado por cada supervisor cuando realiza la
visita. Las visitas a los clientes y/o usuarios de los Municipios no se están realizando
adecuadamente, pueden pasar meses y no se evidencia visita por parte de los supervisores. No se
está utilizando adecuadamente el programa de GPRS instalado a la línea del celular corporativo.
En el área de Vigilancia se evidencia que se realizan largas jornadas de trabajo superando lo
establecido por el Ministerio de Trabajo. Se presentan fallas o inconvenientes con los radios de
comunicación lo cual genera atrasos en los reportes de control. Algunos vigilantes no portan el
uniforme adecuadamente y ponen en juego la imagen de la Cooperativa. Se utiliza de manera
excesiva los medios de telecomunicación como es el caso de los celulares y el chat por algunos
vigilantes, especialmente los más jóvenes; lo cual permite distracciones durante sus jornadas de
trabajo e inconformidades por parte de los clientes y/o usuarios. Se refleja desinterés y poco
sentido de pertenencia por algunos vigilantes al no asistir a las capacitaciones, talleres o
actividades que realiza la Cooperativa. En algunos casos se observó que existe inconvenientes
con el manejo de la higiene y aseo personal, lo cual genera una situación incómoda y de rechazo
por el cliente y/o usuario y por los mismos compañeros de trabajo. En los turnos nocturnos se
presentan casos de irresponsabilidad en el servicio y con su propia vida al quedarse dormidos
durante la jornada laboral, casos que han sido reportados por los clientes y/o usuarios o por el
Supervisor de turno. Excesos de confianza del vigilante hacia el cliente y/o usuario. En ocasiones
se saltan el conducto regular y no notifican al Supervisor o al Jefe Inmediato sobre alguna
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inconformidad que se presente, sino que la informan directamente al cliente y/o usuario,
cuestionando las decisiones de la Administración de la Cooperativa. Impuntualidad al recibir el
turno de trabajo, lo cual genera inconformidad por los compañeros de trabajo. Se observó que en
ocasiones se presenta el mal uso del radio de comunicación ya que es utilizado por algunas
personas para sabotear y bromear por este medio durante su turno laboral especialmente en el
horario nocturno.
El área de armamento, comunicación y almacén de intendencia son manejadas directamente por
la Gerencia no hay otra persona que maneje dichas áreas, las cuales deberían unificarse.
En la dependencia de monitoreo se presentan fallas en el procedimiento de control de
inventario de equipos y materiales de monitoreo; esto debido a que contablemente no se manejan
inventarios ya que las instalaciones y los mantenimientos de los CCTV y monitoreo de alarmas
están incluidos dentro del servicio facturado. Se observó que no se está ejecutando el debido
procedimiento de control de calidad en el Servicio Técnico. Es débil el control de atención al
cliente PQRS no se está manejando adecuadamente ni se le está realizando el debido seguimiento
a las situaciones presentadas lo cual genera inconformidad a los clientes y retiro del servicio. No
se están realizando un debido seguimiento a los mantenimientos técnicos preventivos y
correctivos que se programan. No se realiza un debido seguimiento a las diferentes áreas de la
Dependencia para evaluar la satisfacción del servicio realizado que permitan medir los
indicadores de gestión.
Se observó que en el área de coordinación de monitoreo no está prestado el debido apoyo a la
dependencia de monitoreo por lo cual toda la responsabilidad recae sobre la Jefatura, ya que no se
está realizando la verificación de las instalaciones de alarmas realizadas por los técnicos externos,
previamente programadas por la Jefatura. El seguimiento y control de calidad a los
mantenimientos y a las instalaciones de alarmas no es el adecuado, pues se presentan fallas con
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alarmas recién instaladas o arregladas. El acompañamiento a los técnicos o la verificación del
trabajo realizado no es confirmado con el cliente/ usuario.
En el área de operaciones se identificó que no es posible la confirmación de todas las aperturas y
cierres de los clientes/ usuarios, debido al alto número de usuarios que son manejados por un
operador por turno en la central de monitoreo. El acceso a la central de operaciones es
restringido, pero se evidencia que no hay control para el ingreso a pesar que tiene una puerta de
seguridad con clave de acceso. No se están realizando mantenimientos preventivos a los equipos
de cómputo y al servidor de la central de operaciones, lo cual es delicado teniendo en cuenta el
volumen de información que allí se almacena y que éstos equipos duran encendidos las 24 horas.
En el área técnica se presentan inconformidades por los clientes/usuarios por la demora en la
programación del servicio técnico, para dar solución a los daños que se presentan con las alarmas.
Se identificó que no se están realizando los mantenimientos preventivos y correctivos dentro de
los plazos establecidos con un máximo de 72 horas, está pasando mucho tiempo antes de dar
solución, lo que genera inconformidad en los clientes y conlleva a la cancelación del servicio. Se
están realizando instalaciones de alarmas por los técnicos de planta a usuarios nuevos en los
horarios que no corresponden, labor que deben realizar los técnicos externos.
Con respecto al área de patrulleros-tripulantes se observó que les asignan muchas planillas para
llevar el control de las visitas a los clientes/usuarios, lo cual genera atrasos en la prestación del
servicio y les impide cubrir la zona en su totalidad. Los equipos instalados para el GPRS no están
funcionando adecuadamente, lo que genera descontrol y desconocimiento en la ubicación del
personal de Tripulantes- patrulleros y no se pueden generar las estadísticas necesarias para
evaluar la eficiencia en el servicio. Se han presentado inconformidades por los clientes/usuarios
en la prestación del servicio por el mal trato que se les da. Se observó que no hay personal
capacitado para cubrir eventualidades como incapacidades, licencias, permisos o vacaciones. En
26
estos casos solo trabaja una persona en el turno atendiendo todas las novedades que se lleguen a
presentar. Les asignan funciones de mensajería, los cual les atrasa su labor de patrullaje.
En el área de asistente de monitoreo y facturación se evidencio que el volumen de facturación
anulada era considerable, esto debido a cambios de razón social, cambio de valor en el servicio,
usuarios retirados y que no se estaba realizando una adecuada revisión de novedades de
facturación antes de generar las facturas. Se presentan inconvenientes con el software contable
SIIGO en el módulo de facturación lo cual genera inconsistencias en la facturación. No se está
solicitando la documentación necesaria para crear los clientes en la base de datos y en el
respectivo archivo de clientes/usuarios, solo solicitan la cédula de ciudadanía en el caso de los
clientes de monitoreo. Las novedades de los clientes se llevan de manera manual, como lo es
cambio de nombre o razón social, cambio de cédula o NIT, cambio de dirección, aumento o
disminución del valor del servicio. Se evidencio que no se notifica de manera escrita o verbal
sobre los clientes de monitoreo que se retiran, ingresan, con los que se hacen algún tipo de
acuerdo de pago, cruces de cuentas, entre otros; a las diferentes áreas como contabilidad y cartera
para realizar el respectivo movimiento contable. Para el proceso de anulación de facturación no
se encontraban debidamente autorizados por el Jefe Inmediato de cada Área. Revisando una
muestra de la facturación de los servicios de monitoreo se encontró que se estaba calculando mal
el valor del servicio bruto antes de IVA lo cual reflejaba una facturación con $1 por encima o por
debajo de su valor real, en diferentes clientes, valor que se debe digitar manualmente en el
sistema y por aproximaciones quedaba equivocado, teniendo que ajustarse en el momento del
pago y generando inconformidad por el cliente. No hay registro físico de un procedimiento para
facturación y el área tampoco está creada dentro de la estructura organizacional es manejado por
la asistente de monitoreo que tampoco está incluida en el organigrama. Las facturas de venta de
los servicios de monitoreo de alarmas se estaban enviando a los clientes sin firma ni sello del
27
responsable de la elaboración de éste documento, lo cual ocasiono que en repetidas ocasiones los
clientes devolvieran las facturas. No se realiza un control o seguimiento a los consecutivos de
facturación con los respectivos recibidos a conformidad por los clientes; solo se lleva un
consecutivo completo de la factura que se queda en contabilidad.
En la dependencia de contabilidad y sistemas se identificó que no se tiene un área de sistemas
al interior de la empresa, se contratan servicios externos cuando se genera algún daño en los
equipos de cómputo. No se maneja programación preventiva de los equipos de cómputo y
telecomunicación tanto al Software como al Hardware, sola se realiza cuando ya existe un
probable daño o falla. No hay una persona que tenga la responsabilidad de coordinar los
mantenimientos, licencias, actualizaciones y compras al área de sistemas. El Software contable se
encuentra en el computador de la Contadora no hay un equipo servidor externo donde se maneje
la información contable de la Cooperativa. Las copias de seguridad que se realizan al Software
contable no son continuas y se deja pasar demasiado tiempo entre cada copia. No se tienen días
establecidos para realizar pagos por transferencia; todo el tiempo y en cualquier momento se
realizan pagos y esto hace que el proceso contable de causación se vea afectado; ya que tampoco
pasan las facturas o cuentas con anticipación a contabilidad para causarlas en el software
contable, teniendo que realizar procesos sobre el tiempo y contra reloj, con el riesgo de poder
cometer errores. No hay una persona a la que se le haya delegado la función y responsabilidad del
manejo del archivo, por tal razón éste permanece abierto y a disposición de todo el personal, lo
que ha ocasionado que se pierdan documentos y carpetas; o que éstas queden mal archivadas lo
que dificulta su ubicación con facilidad.
En el área de tesorería se desarrollan funciones de secretaria, recepción y tesorería por una sola
persona. No se cumple con el procedimiento para el registro de visitantes; existe un libro para el
control de ingreso y salida, pero solo se registra el personal administrativo de la empresa a los
28
visitantes no se le hace control. No se lleva la planilla o el libro control de la correspondencia
enviada y recibida. No se está manejando el formato de reintegro de caja menor, donde se
relaciona uno a uno los soportes, con la descripción, fecha y valor; y eso hace que se dificulte la
revisión y aprobación del reintegro de caja por la persona encargada. No tienen días establecidos
para la programación de pagos con cheque. Se evidencio que no siempre se informa al proveedor,
acreedor o tercero que hay cheque en tesorería para ser entregados; pues pasan cheques de un
mes a otro sin que los vayan a recoger y esto pasa por desconocimiento del pago efectuado. No se
solicita carta de autorización a las personas que vienen a recoger cheques cuando no viene
personalmente el titular del cheque. Los comprobantes de egreso (pagos con cheque) que son
realizados por el área de tesorería no son firmados por la persona responsable de su elaboración
en su momento, solo cuando hay visita de la Revisoría Fiscal. No se le está realizando arque a la
caja menor.
En el área de cartera no se está aplicando la política contable que hace referencia a cartera en
donde quedo definido que el plazo máximo para recaudar los servicios de monitoreo de alarmas
equivalente a 90 días y tomar las medidas necesarias si exceden el plazo límite. No se está
notificando la cartera de los servicios de monitoreo con morosidad superior a 90 días a la Jefe de
la Dependencia para que tome las medidas pertinentes. Algunos clientes de vigilancia son
manejados directamente por la Gerencia y no se socializa al área de cartera las fechas o acuerdos
de pago que se realizan. La cartera no es revisada detalladamente debido al alto volumen de
facturación. No se realizan reuniones periódicas para analizar el manejo de los clientes/usuarios
de monitoreo y vigilancia. Se evidencio que se están realizando castigos de cartera de los
servicios de monitoreo muy seguidos. Se observó que las actas de castigo de cartera no están
siendo remitidas al área de contabilidad para realizar las causaciones necesarias.
29
En el área de cobranzas se identificó que ésta persona realiza la labor de cobranzas y mensajería y
no se evidencia que se maneje un control en su recorrido. No se le está realizando arqueo a los
dineros que recauda en un lapso de tiempo determinado. No se maneja un identificador de billetes
falsos para disminuir el nivel del riesgo. Se observó que no llevan un libro control de mensajería,
donde se consolide la especifique quien envía la correspondencia, de que área se remite, el
destinatario, y la firma con el recibido. El dispositivo de GPRS no está funcionando, el cual
permite conocer la ubicación y el recorrido realizado en su jornada laboral. No tiene acceso a un
estado de cartera físico o sistemático que le permita conocer el estado de cartera real de los
clientes/usuarios, debe estar llamando a la empresa al área de cartera para que le suministren la
información. Se evidencia que no se maneja un control de recibido y de entrega de la copia de
facturación por parte del área de cobranzas y el área de asistencia de monitoreo, en donde se han
extraviado las facturas y nadie se responsabiliza, teniendo de colocar denuncio por perdida de
documento. Esta área no tiene un seguimiento continuo por el Jefe de área a pesar del alto grado
de responsabilidad por el manejo de los dineros de la Cooperativa.
El área de compras se ve reflejada en el organigrama de la Cooperativa pero no se encuentra en
funcionamiento en donde se tenga un responsable para el desempeño de dichas funciones, ya que
las compras se realizan de acuerdo a las necesidades de cada funcionario previamente autorizadas
por la Gerencia y Subgerencia Financiera.
En el caso del área de mercadeo se encuentra reflejada en el organigrama, pero no tiene un
responsable que la ejecute, ya que el mercadeo es realizado directamente por los administrativos
de la cooperativa. Se evidencia que no se encuentra actualizada la página web de la entidad, el
portafolio de servicios que se maneja se encuentra un poco desactualizado, ya que se reflejan
servicios que ya no se están prestando, las imágenes corporativas de la Cooperativa se encuentran
muy desactualizada.
30
El área de servicios generales no utiliza un uniforme adecuado que le permita moverse con más
facilidad y la proteja en el ejercicio de su labor. Realiza funciones adicionales diferentes a las de
su cargo. Se evidencia que no cuenta con el equipo necesario para realizar el lavado de los
andenes.
En el área de asistente contable no se revisa detalladamente los aportes realizados a la seguridad
social, se realiza aleatoriamente. Se observó que en algunos casos no se imprimen los
documentos contables que se contabilizan, lo cual afecta el archivo y los consecutivos. No se está
colocando la firma del visto bueno que consta el revisado de las planillas de turnos de las
jornadas de trabajo por contabilidad. El control de los instrumentos financieros se realiza de
manera consolidada lo que dificulta revisar un histórico de los títulos valor de manera individual.
Se observó que en algunos casos la Administración o el Jefe de la Dependencia solicita realizar
ajustes contables de manera verbal y no se deja un documento escrito que lo soporte.
El área de auxiliar contable se evidencia que acumula documentos pendientes por archivar lo cual
ha ocasionado que se traspapelen o se envolaten. En algunas ocasiones no firma los documentos
contables que causa. No se revisa la carpeta de las cuentas por pagar para realizar las causaciones
contables en su momento de las facturas de compra o cuentas de cobro, lo que ocasiona atrasos
en el momento de realizar los pagos. Los extractos bancarios no están llegando oportunamente.
En las conciliaciones bancarias no se le está haciendo seguimiento a los cheques pendientes de
cobro que llevan varios meses sin ser cobrados. En ocasiones en el momento de descargar los
pagos no se afecta la cuenta correcta y no se cruza contablemente la causación, reflejando saldos
volteados.
31
CONCLUSIONES.
La auditoría administrativa realizada a Coovicombeima C.T.A, permite que la administración
tenga un amplio conocimiento de la ejecución de los procesos, procedimientos y manual de
funciones que tienen estandarizados en la entidad, para identificar si se están cometiendo errores
en la ejecución del trabajo asignado al personal de cada dependencia y cada área, que le permitan
tener una visión más clara para poder tomar medidas correctivas y que la productividad,
eficiencia y eficacia en el momento de prestar sus servicios no se vea afectada.
Todo su personal asociado está altamente capacitado y calificado para desarrollar sus funciones
en las diferentes áreas, ya sea administrativo u operativo, lo que permite estar actualizados en los
temas que le competen y poder prestar un mejor servicio, dando la posibilidad a sus asociados de
especializarse y adquirir más conocimientos que le aporten al mejoramiento continuo de la
cooperativa.
Su certificación BASC- Business Alliance For Secure Commerce, alianza empresarial
internacional que promueve un comercio seguro, ha sido renovado anualmente por varios años
consecutivos permitiendo generar confianza y seguridad a sus clientes, ya que las auditorias que
les realizan son bastante estrictas para obtener dicha certificación garantizando el manejo de
procesos y procedimientos con altos estándares de calidad y aplicación de las respectivas normas
que lo acrediten.
Una de las principales fortalezas que tiene Coovicombeima es su organización con la
información, documentación y con el manejo de sus recursos físicos y financieros, lo cual les
permite ser eficientes y eficaces en el momento de tomar decisiones y les ha permitido tener
solidez para afrontar momentos de crisis, es por ellos que pretenden realizar auditorías internas en
pro del mejoramiento continuo.
32
RECOMENDACIONES.
Actualizar el organigrama de la Cooperativa con las dependencias y áreas que realmente están en
funcionamiento y que se necesitan para el desarrollo normal de la empresa; teniendo en cuenta el
personal asignado y realizar una reestructuración de las funciones, designando responsables de su
funcionamiento para que se apersonen de sus obligaciones y actividades a desarrollar, para lograr
canalizar de mejor manera algunas funciones.
Implementar un mecanismo que permita cumplir a cabalidad con las funciones del área de
Recursos Humanos, el cual permita fortalecer el proceso de selección del personal, visitas
domiciliarias, pruebas psicológicas, validación de referencias, antecedentes, manejo de personal y
demás funciones del cargo, ya que el área no tiene un responsable y sus funciones son
distribuidas; ya sea utilizando los servicios de una empresa especializada en cumplir dichas
funciones.
Hacer seguimiento al control de calidad a cada área de trabajo por los jefes de cada dependencia,
que les permita evaluar la gestión y desempeño de su personal encargado, teniendo un mejor
control de la ejecución de los procesos y procedimientos estandarizados por la cooperativa e
implementando nuevos procesos y procedimientos que permitan optimizar y mejorar su
desempeño si lo creen necesario.
Poner en funcionamiento el área de sistemas y mercadeo, el cual garantice el buen
funcionamiento de dichas áreas, cumpliendo con las necesidades de la cooperativa para el buen
desarrollo de sus servicios y dar ejecución al manual de políticas contables en las diferentes áreas
de trabajo.
33
BIBLIOGRAFÍA.
Franklin F, Enrique B. (2007). Auditoría Administrativa. Gestión Estratégica Del Cambio
Capítulo I, Página 11, México, Pearson Educación.
Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. 2004, Administración: Una Perspectiva Global. 12a.
Edición, Página 804, México D.F, Mc Graw-Hill Interamericana.
Hernán C, 2016, Auditoria del Sector Solidario. 2 Edición, Página 15, Ibagué, Colombia,
Eco Ediciones.
WEBGRAFÍA.
Jimenez Yolanda, 2017, Gerencie.com, Casa publicadora. Recuperado de:
http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html.
Auditoría administrativa, 2017, Significados.com, Disponible en:
https://www.significados.com/auditoria-administrativa/.
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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

COOPERATIVA COOVICOMBEIMA C.T.A

PRÁCTICA EMPRESARIAL DE APOYO A LA AUDITORÍA ADMININISTRATIVA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

PRÁCTICA EMPRESARIAL DE APOYO A LA AUDITORÍA ADMININISTRATIVA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

porque siempre creyeron en mí y me apoyaron incondicionalmente en todas mis decisiones. Este

logro profesional es de ustedes, como todo lo bueno que he logrado en mi vida.

1. Tabla 1. Relación Dependencia y Áreas de Trabajo……………………………..14

2. Tabla 2. Cronograma de Actividades………………………………………….…15

Anexo 1. Portafolio de Servicios……………………………………………………...18

Anexo 2. Estructura Organizacional……………………………………………….…..19

La cooperativa de trabajo asociado de vigilancia privada seguridad combeima

“COOVICOMBEIMA C.T.A”, es una entidad del sector de la economía solidaria, especializada

en prestar servicios de seguridad privada y seguridad electrónica en el departamento del Tolima,

domiciliada en la ciudad de Ibagué; la cual se encuentra conformada por 3 Dependencias

El primer capítulo es de carácter introductorio y allí encontramos los objetivos y justificación de

la práctica. El segundo capítulo veremos el marco teórico de la auditoria administrativa. En el

para su desarrollo y ejecución al cronograma de actividades establecido para la práctica

empresarial. El capítulo cuarto trata de la presentación de la empresa, la reseña histórica,

la entidad; y también se tratará sobre el diagnóstico de la empresa, donde se analizarán las

funciones realizadas durante el desarrollo de la auditoria y los hallazgos encontrados. Finalmente

las respectivas conclusiones y recomendaciones que permitan orientar a la administración en la

una Empresa u Organización.

Palabras Clave: proceso administrativo, procedimientos, manual de funciones, economía

El desarrollo de una empresa y de un País en general es la medición de su productividad, la cual

se busca con base en un proceso continuo, en el que previamente se establecen objetivos y

políticas, bajo un principio de costo-beneficio, procedimientos, técnicas y métodos que permiten

optimizar recursos y obtener mejores resultados. Es necesario que la administración evalué

la cooperativa de trabajo asociado COOVICOMBEIMA C.T.A, su marco legal y los diferentes

La finalidad de ésta Auditoria es identificar si se están realizando los procesos y procedimientos

adecuados en las dependencias y áreas de COOVICOMBEIMA C.T.A, evaluando la utilización

de los recursos humanos, tecnológicos y financieros y analizando la optimización de los mismos

procesos sean más ágiles y eficientes.

1. OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN DE LA PRÁCTICA.

1.1 Objetivo General.

Apoyar la auditoría administrativa de las Dependencias y Áreas de Coovicombeima C.T.A.

1.2 Objetivos Específicos.

Integrar documentación donde se encuentren los procesos, procedimientos y manual de

funciones en la auditoria administrativa de las dependencias de Coovicombeima C.T.A.

Verificar el cumplimiento de los procesos, procedimientos y manual de funciones de las

dependencias operaciones y de personal, centro de monitoreo y sistemas - contabilidad de la

Cooperativa Coovicombeima C.T.A.

Analizar debilidades o falencias en la ejecución de los procesos, procedimientos y manual de

funciones de las dependencias y las áreas de la Cooperativa Coovicombeima C.T.A

La auditoría administrativa realizada a Coovicombeima C.T.A, permitió conocer el manejo

los conocimientos adquiridos durante mi formación profesional, resaltando el trabajo en equipo,

observación, análisis, interpretación, opinión profesional que se obtienen en la ejecución del

integrales. Su enfoque es el manejo de los procesos y procedimientos de las dependencias y áreas

recomendaciones idóneas para que sirvan de apoyo en la toma de decisiones.

2.1 Auditoria Administrativa.

del tiempo. Fayol (1925) afirma.

estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el

mando, la coordinación, y el control están adecuadamente atendidos”. (p.804)1

Otro enfoque realizado a la auditoria administrativa lo dio Mckinsey (1935-1940) quien

aspectos y a la vista del medio empresarial”. (p.804)2

Adicionalmente William (1957). Define el término de auditoría administrativa como

“el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizacional de una empresa,

institución o rama gubernamental, o de cualquier componente de las mismas, tales como

operación y la utilización de los recursos físicos y humanos. (p.804)3

“la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente a toda empresa,

independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se