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VIII Área Derecho Empresarial VIII

Contenido
Informe especial Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrícula de acciones VIII-1
GLOSARIO EMPRESARIAL VIII-4

Formalidades y manejo de los libros de actas y


de matrícula de acciones

Informe Especial
Sociedades.En gran medida, se trata de Pero veamos entonces las características
Ficha Técnica reglas diseñadas para las sociedades anó- de cada tipo societario y de las EIRL.
Autor : Dr. Cristhian Northcote Sandoval nimas, pero estas disposiciones pueden
Título : Formalidades y manejo de los libros de ser aplicadas en forma supletoria a los 3.1. La empresa individual de respon-
actas y de matrícula de acciones demás tipos societarios, en la medida que sabilidad limitada - EIRL
corresponda a su naturaleza. De acuerdo a lo dispuesto por el artículo
Fuente : Actualidad Empresarial Nº 286 - Primera
Quincena de Setiembre 2013 En el caso de la empresa individual de 1°1 del Decreto Ley N° 21621, la empre-
responsabilidad limitada, se deberán sa individual de responsabilidad limitada
tomar en consideración las disposiciones es una persona jurídica de derecho priva-
1. Introducción del Decreto Ley Nº 21621. do, constituida por voluntad unipersonal,
En el día a día de las sociedades, existe con patrimonio propio distinto al de su
un aspecto de suma importancia para el 3. Estructura de las sociedades titular.
cumplimiento de la ley y para el adecua- Como vemos, la EIRL configura una
Para comprender la necesidad de llevar
do funcionamiento de la sociedad. persona jurídica distinta a su titular, por
adecuadamente los libros de actas y el
Este aspecto es el cumplimiento de las libro de matrícula de acciones, debemos lo que se produce una división entre el
formalidades y el manejo correcto de considerar primero cómo es que se es- patrimonio de la EIRL y el de la persona
los libros de actas y de la matrícula de tructuran las sociedades y por qué deben natural que es su titular.
acciones, específicamente en el caso de llevar libros de actas y de matrícula de Además, debe tenerse en cuenta que la
las sociedades anónimas. acciones. EIRL otorga una responsabilidad limitada
Existen muchas dudas sobre este aspecto Ahora bien, para tener el panorama com- a su titular, por la cual las obligaciones
porque la Ley General de Sociedades pleto, incluiremos también en el análisis a asumidas por la EIRL solo afectan a su
contiene determinadas formalidades la empresa individual de responsabilidad patrimonio mas no al patrimonio del
que se deben cumplir, pero no establece limitada, que también está obligada a titular, salvo algunas excepciones2.
formatos, modelos o guías para llevar llevar un libro de actas.
las actas y para realizar los asientos en la Para que la EIRL obtenga su personalidad
matrícula de acciones. Como sabemos, tanto las sociedades jurídica y le otorgue a su titular la pro-
como las empresas individuales de tección de la responsabilidad limitada,
En la práctica, esto genera que muchas responsabilidad limitada son personas es necesario seguir el procedimiento de
sociedades incurran en errores y que jurídicas que tienen por objeto la reali- constitución y registro previsto por el
debido a ello, los acuerdos y actos que zación de una actividad empresarial con Decreto Ley N° 21621.
deben constar en los libros de actas y en
un fin lucrativo. Únicamente cuando este procedimiento
la matrícula de acciones no puedan ser
procesados y surtir efectos. La necesidad de llevar libros de actas y de es concluido estaremos ante una EIRL
matrícula de acciones (solo en el caso de con personalidad jurídica y patrimonio
Por estos motivos, en el presente informe distinto al de su titular.
las sociedades anónimas) tiene que ver
revisaremos las principales formalidades
con la naturaleza de las personas jurídi- 1 Decreto Ley N° 21621 - Artículo 1°.- La Empresa Individual de
que se deben cumplir para llevar los libros Responsabilidad Limitada es una persona jurídica de derecho privado,
cas, pues al no tener una existencia física
de actas y de matrícula de acciones. constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto
como las personas naturales, requieren al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de
actividades económicas de Pequeña Empresa, al amparo del Decreto
que su voluntad sea expresada a través Ley Nº 21435.
2. Marco legal de las decisiones de sus órganos internos 2 Decreto Ley N° 21621 - Artículo 41°.- El Titular responde en forma
personal e ilimitada:
Las formalidades que se deben cumplir y que tales decisiones consten en un a) Cuando la empresa no esté debidamente representada;
b) Si hubiere efectuado retiros que no responden a beneficios
para llevar los libros de actas y de matrí- soporte o medio que permita verificar debidamente comprobados;
cula de acciones, se encuentran previstas su sentido. Este soporte serían los libros c) Si producida la pérdida del cincuenta por ciento (50 %) o más
del capital no actuase conforme al inciso c) del artículo 80°, o
en la Ley Nº 26887 – Ley General de de actas. no redujese este en la forma prevista en el artículo 60°.

N° 286 Primera Quincena - Setiembre 2013 Actualidad Empresarial VIII-1


VIII Informe Especial
El proceso de constitución de la em- Su capital se representa en acciones de ellos desea transferir sus participa-
presa individual de responsabilidad y se pueden hacer aportes en dinero, ciones a terceros o a otro socio.
limitada consiste en el otorgamiento bienes o derechos de crédito.
de la escritura pública de constitución La estructura de este tipo societario e. Sociedad colectiva
por parte del titular, quien aporta la está conformada por la junta general La sociedad colectiva es una persona
totalidad del capital, y la posterior de accionistas, el directorio y la ge- jurídica de responsabilidad solidaria
inscripción en los Registros Públicos. rencia. e ilimitada para los socios, es decir,
Es esta inscripción la que genera la estos responden con su patrimonio
personalidad jurídica. b. Sociedad anónima cerrada personal por las obligaciones de la
Es una forma especial de la sociedad sociedad, cuando los bienes de esta
El capital de la empresa está conformado
anónima en la que no pueden haber no alcancen.
por el dinero o bienes que aporta la per-
sona natural que constituye la empresa. más de veinte socios. La duración de la sociedad es de plazo
Está pensada para sociedades de determinado y los socios no pueden
Al ser una persona jurídica, la empresa pequeña escala, en las que general- transferir sus participaciones sin el
individual de responsabilidad limitada mente existe una vinculación familiar consentimiento de los demás socios.
requiere de órganos internos que adopten o amical entre los socios. Por sus características, es una sociedad
y ejecuten las decisiones y acciones nece- en desuso.
sarias para su desenvolvimiento. Esto motiva que se haya establecido
un derecho de adquisición preferente f. Sociedad en comandita
Dentro de la estructura de la EIRL tenemos en este tipo de sociedades, en vir-
al titular y a la gerencia de la empresa. tud del cual cuando un socio desea La sociedad en comandita es una
transferir sus acciones a terceros debe persona jurídica en la que existen dos
Estas características de la EIRL la con- tipos de socios.
vierten en el modelo ideal para aquellas realizar un ofrecimiento a todos los
personas que desean realizar su actividad socios a fin de que estos manifiesten Los comanditarios que aportan dinero
empresarial en forma individual pero bajo su intención de adquirir o no las ac- o bienes y que tiene responsabilidad
el esquema de una persona jurídica que ciones. limitada. Los socios colectivos que
les otorgue el beneficio de la responsabi- Asimismo, se ha buscado simplificar aportan sus servicios o trabajo y
lidad limitada. su estructura al permitir que se pres- responden de manera solidaria e
cinda del órgano del directorio. ilimitada.
3.2. Sociedades La sociedad puede ser en comandita
c. Sociedad anónima abierta simple, que representa su capital en
La sociedad es una persona jurídica cons-
tituida por una pluralidad de personas Es una forma especial de la sociedad participaciones, y la sociedad en co-
con la finalidad de realizar actividades anónima en la que se constituye como mandita por acciones que representa
abierta por tener más de 750 accio- su capital en acciones.
empresariales y beneficiarse con los re-
sultados de dichas actividades. nistas o por las causales previstas en
el artículo 249º de la Ley General de g. Sociedad civil
En nuestro país, las sociedades están regu- Sociedades. Es una persona jurídica que se cons-
ladas por la Ley N° 26887 – Ley General Sus acciones deben inscribirse en tituye para ejercer una actividad
de Sociedades. el Registro Público del Mercado de profesional, oficio o práctica común
Al igual que la gran mayoría de legisla- Valores. entre los socios.
ciones en el mundo, nuestra ley regula Se trata de sociedades en las que la Puede ser ordinaria o de responsabi-
distintos tipos societarios, que son el envergadura del negocio a desarrollar lidad limitada.
resultado de la forma como se han ido motiva o justifica que el capital social En la ordinaria los socios responden
desarrollando los esquemas societarios a sea difundido, es decir, que sea ofre- de manera personal y subsidiaria por
lo largo de la historia. cido y negociado en mercados abier- las obligaciones de la empresa. Esto
tos, como la bolsa de valores, de tal quiere decir que primero se paga con
Algunos esquemas están diseñados para
manera que no existen restricciones el patrimonio de la empresa y si este
sociedades con una gran cantidad de
o controles a la libre transferencia de no alcanza, responden los socios.
socios, otros para sociedades pequeñas, las acciones.
sociedades con mecanismos para impedir El capital se constituye con aporte en
el ingreso de nuevo socios, etc. d. Sociedad comercial de responsabi- bienes o dinero, pero es posible que
lidad limitada (SRL) algunos socios aporten servicios o su
Veamos en forma breve las principales trabajo, con lo cual sus utilidades se
características de los tipos societarios La SRL es una persona jurídica que se determinarán sacando un promedio
regulados en nuestra Ley: constituye por un número de socios de las utilidades de los socios capita-
que pueden ir desde dos hasta veinte. listas.
a. La sociedad anónima Como su nombre lo indica, es una
Es una persona jurídica de respon- sociedad que ofrece el beneficio de 4. Formalidades de las actas y
sabilidad limitada, lo que implica la responsabilidad limitada a sus
socios, al igual que las sociedades
libros de actas
que los socios solo responderán por
las obligaciones de la sociedad hasta anónimas. Bien, teniendo en claro cómo se estructu-
donde alcancen los aportes efectua- ran las sociedades y la EIRL, corresponde
Su capital puede formarse por aportes
dos. ahora revisar cuáles son las formalidades
en dinero, bienes o derechos de crédi-
para llevar los libros de actas conforme a
Asimismo, al ser una sociedad debe to y no se representa en acciones sino
las leyes aplicables.
cumplir con el requisito de la plurali- en participaciones, las cuales no son
dad de socios, pudiendo tener entre libremente transferibles pues existe un En este punto, es conveniente hacer
dos y setecientos cincuenta accionis- derecho de adquisición preferente a una separación entre las sociedades y
tas. favor de los otros socios, cuando uno la EIRL, no solo porque estén reguladas

VIII-2 Instituto Pacífico N° 286 Primera Quincena - Setiembre 2013


Área Derecho Empresarial VIII
por normas legales distintas, sino porque indicación de si se celebra en primera,
mano el contenido en las hojas del
su estructura y naturaleza ameritan una segunda o tercera convocatoria; el nombre libro empastado. Actualmente, es
distinción. de los accionistas presentes o de quienes los práctica común y acorde con la ley,
representen; el número y clase de acciones que las actas sean redactadas en
4.1. Las sociedades de las que son titulares; el nombre de quie- forma mecánica e impresas en hojas
nes actuaron como presidente y secretario;
Como habíamos mencionado en la intro- la indicación de las fechas y los periódicos en
que luego son adheridas a las hojas
ducción de este informe, el tratamiento que se publicaron los avisos de la convoca- del libro empastado.
de los libros de actas contenido en la Ley toria; la forma y resultado de las votaciones • No existen formatos oficiales de ac-
y los acuerdos adoptados. tas, por lo que cada sociedad puede
General de Sociedades está referido en
Los requisitos anteriormente mencionados redactar las actas en la forma que con-
gran parte a las sociedades anónimas. que figuren en la lista de asistentes pueden
ser obviados si esta forma parte del acta.
sidere conveniente, pero respetando
Pero estas disposiciones son aplicables el contenido señalado en el artículo
de manera supletoria a las otras formas Cualquier accionista concurrente o su re-
135° de la ley.
societarias, en tanto resulten compatibles presentante y las personas con derecho a
con sus características propias. Es necesa-
asistir a la junta general están facultados para • La redacción de las actas no requiere
solicitar que quede constancia en el acta del ser efectuada por un abogado y no re-
rio que tengamos en cuenta una cuestión sentido de sus intervenciones y de los votos
preliminar. Las sociedades tienen estruc- quiere certificación notarial, salvo en
que hayan emitido.
turas diferentes en función de su forma los casos en que se requiere certificar
El acta, incluido un resumen de las inter-
societaria, tal como hemos visto en el venciones referidas en el párrafo anterior,
una copia del acta para formalizar los
punto anterior de este informe. será redactada por el secretario dentro de acuerdos adoptados ante los Registros
los cinco días siguientes a la celebración de Públicos.
Así, la estructura más compleja la tendría la junta general. • En la medida que la ley no establece
la sociedad anónima, que cuenta con una Cuando el acta es aprobada en la misma formalidades o condiciones especiales
junta general de accionistas, un directorio junta, ella debe contener constancia de dicha
para las actas y libros de los otros ti-
y la gerencia. En el caso de los demás tipos aprobación y ser firmada, cuando menos,
por el presidente, el secretario y un accionista pos societarios, las reglas que hemos
societarios, existe una junta de socios y mencionado que pertenecen al trata-
designado al efecto.
la gerencia o administración, quedando miento de las sociedades anónimas,
Cuando el acta no se aprueba en la misma
fuera la existencia de un directorio. junta, se designará a no menos de dos son aplicables supletoriamente, salvo
Así, en todas las formas societarias se accionistas para que, conjuntamente con en aquellos aspectos que no sean
el presidente y el secretario, la revisen y coherentes con las características de
debe llevar un libro de actas para anotar aprueben. El acta debe quedar aprobada y
los acuerdos que adopta la junta general firmada dentro de los diez días siguientes a cada tipo societario.
de accionistas o de socios, según sea el la celebración de la junta y puesta a dispo-
caso, y en las sociedades anónimas se sición de los accionistas concurrentes o sus b. Actas y libro de actas del directorio
deberá contar además o conjuntamente, representantes, quienes podrán dejar cons- Como habíamos señalado, en el caso de
tancia de sus observaciones o desacuerdos las sociedades anónimas, debajo de la
con un libro de actas de los acuerdos del mediante carta notarial.
directorio. junta general de accionistas existe el ór-
Tratándose de juntas generales universales es
obligatoria la suscripción del acta por todos
gano del directorio. Al igual que la junta,
a. Actas y libro de actas de las juntas los accionistas concurrentes a ellas, salvo este órgano también adopta acuerdos que
generales de accionistas y juntas que hayan firmado la lista de asistentes y deben constar en actas, las cuales deben
de socios en ella estuviesen consignados el número de figurar en un libro.
acciones del que son titulares y los diversos
¿Cómo se realizan las actas y cómo asuntos objeto de la convocatoria. En este Veamos lo que indica el artículo 170°
se lleva el libro de actas de las juntas caso, basta que sea firmada por el presiden- de la ley sobre las actas de los acuerdos
generales de accionistas y de las juntas te, el secretario y un accionista designado del directorio:
de socios? al efecto y la lista de asistentes se considera
parte integrante e inseparable del acta.
Veamos lo que nos indica el artículo Cualquier accionista concurrente a la junta
“Artículo 170°.- Actas
134° de la Ley General de Sociedades general tiene derecho a firmar el acta. Las deliberaciones y acuerdos del directorio
sobre las actas de las juntas generales El acta tiene fuerza legal desde su apro-
deben ser consignados, por cualquier medio,
de accionistas: en actas que se recogerán en un libro, en
bación”. hojas sueltas o en otra forma que permita
la ley y, excepcionalmente, conforme al
“Artículo 134°.- Actas. Formalidades
De acuerdo a estas disposiciones, pode- artículo 136°. Las actas deben expresar, si
La junta general y los acuerdos adoptados mos establecer las siguientes reglas para hubiera habido sesión: la fecha, hora y lugar
en ella constan en acta que expresa un de celebración y el nombre de los concurren-
resumen de lo acontecido en la reunión. la elaboración de las actas y del libro de tes; de no haber habido sesión: la forma y
Las actas pueden asentarse en un libro actas: circunstancias en que se adoptaron el o los
especialmente abierto a dicho efecto, en acuerdos; y, en todo caso, los asuntos trata-
hojas sueltas o en cualquier otra forma
• Las actas deben tener el contenido dos, las resoluciones adoptadas y el número
que permita la ley. Cuando consten en señalado en el artículo 135° y deben de votos emitidos, así como las constancias
libros o documentos, ellos serán legalizados ser suscritas por las personas indicadas que quieran dejar los directores.
conforme a ley”. en dicho artículo, atendiendo a las Si el estatuto no dispone de manera dis-
circunstancias de la reunión llevada tinta, las actas serán firmadas por quienes
a cabo. actuaron como presidente y secretario de la
Luego, el artículo 135° de la Ley nos sesión o por quienes fueron expresamente
indica el contenido y la forma en que • Estas actas deben constar en un libro designados para tal efecto. El acta tendrá
deben aprobarse las actas de las juntas de actas o en hojas sueltas. En cada validez legal y los acuerdos a que ella se
generales de accionistas: caso, el libro y las hojas deben ser refiere se podrán llevar a efecto desde el
legalizadas ante notario público. momento en que fue firmada, bajo respon-
“Artículo 135°.- Contenido, aprobación sabilidad de quienes la hubiesen suscrito.
• Lo más común, es que se lleve un libro Las actas deberán estar firmadas en un
y validez de las actas
empastado. plazo máximo de diez días útiles siguientes
En el acta de cada junta debe constar el a la fecha de la sesión o del acuerdo, según
lugar, fecha y hora en que se realizó; la • Hace muchos años, las actas eran corresponda.
asentadas en el libro anotando a

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VIII Informe Especial
El artículo 92° de la ley regula la forma • No existen formatos oficiales del
Cualquier director puede firmar el acta si así como debe llevarse este registro: libro de matrícula de acciones, si
lo desea y lo manifiesta en la sesión.
bien en la práctica se comercializan
El director que estimare que un acta adolece
de inexactitudes u omisiones tiene el derecho
“Artículo 92°.- Matrícula de acciones libros con formatos impresos. Pero,
de exigir que se consignen sus observaciones En la matrícula de acciones se anota la estos formatos no necesariamente se
como parte del acta y de firmar la adición creación de acciones cuando corresponda adecúan al contenido o información
correspondiente. de acuerdo a lo establecido en el artículo que se debe anotar en función del
El director que quiera salvar su respon- 83°. Igualmente se anota en dicha ma- tipo de operación, por lo que es
sabilidad por algún acto o acuerdo del trícula la emisión de acciones, según lo
establecido en el artículo 84°, sea que recomendable que los asientos sean
directorio debe pedir que conste en el acta
su oposición. Si ella no se consigna en el acta, estén representadas por certificados pro- elaborados en la forma indicada en
solicitará que se adicione al acta, según lo visionales o definitivos. el párrafo anterior.
antes indicado. En la matrícula se anotan también las trans- • La matrícula de acciones es un registro
El plazo para pedir que se consignen las ferencias, los canjes y desdoblamientos de privado de la sociedad y no existe
observaciones o que se incluya la oposición acciones, la constitución de derechos y
vence a los veinte días útiles de realizada obligación de exhibirlo a cualquier
gravámenes sobre las mismas, las limitacio-
la sesión”. nes a la transferencia de las acciones y los persona. No es un registro público.
convenios entre accionistas o de accionistas • La propiedad de las acciones se
con terceros que versen sobre las acciones determina por la información de la
De la regulación contenida en este artí- o que tengan por objeto el ejercicio de los
culo podemos desprender las siguientes matrícula de acciones, no por la in-
derechos inherentes a ellas.
consideraciones: formación que consta en los Registros
La matrícula de acciones se llevará en un
Públicos.
libro especialmente abierto a dicho efecto o
• Al igual que en el caso de las juntas de
en hojas sueltas, debidamente legalizados, o • En los demás tipos societarios, las
accionistas o de socios, los acuerdos mediante registro electrónico o en cualquier participaciones no se llevan en una
del directorio también deben constar otra forma que permita la ley. Se podrá usar matrícula como un registro privado,
en actas, que pueden ser llevadas en simultáneamente dos o más de los sistemas
sino que se llevan ante los Registros
un libro empastado o en hojas sueltas. antes descritos; en caso de discrepancia
prevalecerá lo anotado en el libro o en las Públicos.
En cada caso, se debe constar con la
legalización de notario público. hojas sueltas, según corresponda.
4.2. Las EIRL
El régimen de la representación de valores
• Es también lo más usual que se lleve mediante anotaciones en cuenta se rige por En el caso de las EIRL, es necesario llevar
un libro empastado. la legislación del mercado de valores”. un libro de actas, legalizado ante notario,
• De la misma forma que con el libro en el cual se anotarán las decisiones del
de actas de las juntas generales de Así, la matrícula de acciones tiene las titular de la empresa. No existen formatos
accionistas, las actas de los acuerdos siguientes características: oficiales de las actas, pero su contenido
del directorio pueden ser redactadas debe ajustarse a lo señalado en el artículo
en forma mecánica e impresas en • La matrícula es un registro propio de 40° del Decreto Ley Nº 21621.
hojas que luego son adheridas a las las sociedades anónimas. En el caso
de las sociedades anónimas ordinarias En la práctica, el libro de actas de las EIRL
hojas del libro empastado. se lleva de manera muy similar al libro de
y cerradas, el registro es llevado en
• No existen formatos oficiales de ac- actas de las juntas generales de accionistas
un libro, hojas sueltas o en forma
tas, por lo que cada sociedad puede de las sociedades.
electrónica, en cuyo caso se encarga
redactar las actas en la forma que con-
a una entidad especializada de llevar
sidere conveniente, pero respetando
el contenido señalado en el artículo
el registro electrónico. En el caso de 5. Conclusiones
las sociedades anónimas abiertas, la Luego de haber revisado las disposicio-
170° de la ley.
matrícula se lleva en forma electrónica nes que regulan las formalidades y las
• La redacción de las actas no requiere y el registro se hace ante el Registro características de los libros de actas y
ser efectuada por un abogado y no re- Público del Mercado de Valores. libros de matrícula de acciones, tenemos
quieren certificación notarial, salvo en
• En la matrícula se anotan todas las un panorama claro de las consideracio-
los casos en que se requiere certificar
operaciones que se realizan sobre nes que deben observar las sociedades
una copia del acta para formalizar los
las acciones de la sociedad, tales y las EIRL.
acuerdos adoptados ante los Registros
como las emisiones de acciones, las La importancia de estas formalidades es
Públicos.
cancelaciones, las transferencias, las que muchas de las decisiones adoptadas
c. Matrícula de acciones garantías, etc. requieren una formalización notarial y
En el caso específico de las sociedades • Si bien las anotaciones en el libro registral para surtir plenos efectos, como
anónimas, existe un registro o libro adi- pueden hacerse a mano, es usual que ocurre con los aumentos de capital o las
cional a los libros de actas de las junta los asientos se redacten en medios modificaciones de estatutos, por lo que
generales de accionistas y del directorio, mecánicos y que luego sean adheridos se debe tener especial cuidado al cumplir
que es la matrícula de acciones a las hojas legalizadas. las exigencias de la ley.

Glosario Empresarial
1. ¿Existe un reglamento de la Ley General de Sociedades? 2. ¿Se puede subarrendar un bien?
La Ley Nº 26887 - Ley General de Sociedades, no tiene un reglamen- Un arrendatario solo puede subarrendar el bien si cuenta con la
to. Sus disposiciones se aplican directamente y no requieren de una autorización del arrendador, la que puede constar en el contrato de
reglamentación para estar en vigencia. arrendamiento o en un acuerdo posterior.

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