INTRODUCCION

Nuestro trabajo está orientado a lo que toda persona deba conocer en especial aquellos
emprendedores que iniciaron en el mundo empresarial .Como sabemos la empresa
realizará una serie de actividades, de forma repetitiva, que conducirán a que se tiene que
registrar todos los hechos contables que afectan a su patrimonio. Para ello daremos a
conocer que es un libro contable y sus funciones.

Las actividades que realiza un libro contable son:

El ciclo contable comienza con la confección del inventario inicial, que no es sino un
informe que contiene una relación detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones
de la empresa, el primer día del ejercicio económico o el día del inicio de su actividad. En
la práctica, se toman los mismos datos que contiene el balance final del ejercicio anterior.

A continuación, y tomando los datos del inventario inicial, se efectuará el asiento de

apertura, anotando en el debe los saldos de las cuentas de activo y en el haber los saldos
de las de pasivo y neto. Este asiento se registrará en los libros Diario y Mayor, que
quedan así dispuestos para la contabilización de las operaciones del día a día de la
empresa.

A lo largo del ejercicio económico se irán registrando, día a día, en los libros Diario y
Mayor, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Las unidades 5ª a 12ª
del curso estudian estas operaciones.

Periódicamente (mensual o trimestralmente) se deberá elaborar un informe denominado

balance de comprobación. Este balance no es sino una lista de TODAS las cuentas
contables de la empresa, con su código, denominación, sumas y saldos. La finalidad de
este informe es doble:

 Obtener información del patrimonio de la empresa con una cierta periodicidad.

 Detectar posibles errores contables para su corrección.

Tras registrar la última operación del año, relativa a la actividad de la empresa, el contable
debe contabilizar las llamadas operaciones de regularización. Estas operaciones, que se
registran el último día del ejercicio económico, están detalladas en las unidades 13ª y 14ª
del curso y pretenden un doble objetivo:

 Que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio (situación financiera) de la

empresa.
 Que la contabilidad refleje el resultado (situación económica) del ejercicio
económico y las causas que lo han originado.

Una vez registrados los asientos de regularización en los libros Diario y Mayor, sólo
tendrán saldo las cuentas patrimoniales (grupos 1 a 5). Pues bien, se procederá a
saldarlas mediante un asiento contable, denominado de cierre, que finalizará los libros
Diario y Mayor. En este asiento se reflejará el inventario final de la empresa. Tras su
contabilización, no podrá registrarse ya ninguna otra operación en el ejercicio económico.

Por último, se elaborarán unos informes que resumen la contabilidad del ejercicio. Estos
informes, llamados cuentas anuales, se analizan en las unidades 4ª y 14ª y son:

 Balance de Situación.
 Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
 Memoria.
DESARROLLO

LIBROS CONTABLES

CONCEPTO:

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y
en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan
durante un lapso de tiempo determinado.

 Clasificación Técnico Contable:

Principales

o Libro Inventarios y Balances

o Libro Diario

o Libro Mayor

o Libro Caja

Auxiliares

 Registro de Ventas

 Registro de Compras

 Registro de Letras por Cobrar

 Registro de Letras por Pagar

 Planilla de Pagos de Remuneraciones

 Libro de Importaciones

 Libro de Exportaciones

 Libro Bancos

 Registro de Caja Chica, etc.

 LIBROS DE CONTABILIDAD

Categorí
Libros que deben Llevar
a Renta

Personas Jurídicas

Personas Naturales

Sucesiones Indivisas

Asociaciones en Participación
Sujetos  Contabilidad Completa
Tercera
Obligados
Sociedades de Hecho

Consorcios

Joint Venture,

Comunidad de Bienes
 Inventarios y Balances

 Ingresos y Gastos

 Registro de compras
 Hasta 100 UIT de
Ingresos Brutos Anuales.
 Registro de ventas

 Libro de Retenciones

 Planilla de Pagos

 Más de 100 UIT de

 Contabilidad completa
Ingresos Brutos Anuales..

 Régimen especial
 Personas  Registro de
Naturales y Compras
Jurídicas que
realicen  Registro de
actividades Ventas e
de Ingresos
Extracción,
Manufactura
y  Planilla de
Comercializa Pagos
ción,
 Producción  Libro de
de Bienes y retenciones
Venta de
Servicios.

 Planilla de Pagos
 Régimen Único Simplificado

 Libro de Ingresos y los Gastos según

Cuarta A. Personas Naturales corresponda

Las sociedades de hecho, asociaciones en participación, Joint Venture, consorcios y

comunidad de bienes deberán mantener contabilidades independientes, de los socios o
partes contratantes, tanto para el manejo de la gestión del negocio como para la
información a la SUNAT.

Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es "un valor de referencia que
puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles,
deducciones, límites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren
convenientes las personas interesadas". Cada año se le asigna un determinado valor.
PRINCIPALES DISPOSICIONES
1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominación del libro
o registro; período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada; número del
RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominación y/o razón social).
2. Registro de operaciones:
• Orden cronológico o correlativo (salvo disposición en contrario).
• Legible; sin espacio o líneas en blanco; enmendaduras, ni alteración.
• Usar el Plan Contable General vigente.
• Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total
general del período o ejercicio gravable, según corresponda; salvo que se trate de hojas
sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizará al finalizar el período o ejercicio.
• Moneda nacional y castellano.
3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que
correspondan.
4. Contener folios originales. No se permite la adhesión de hojas o folios.
5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada período o
ejercicio gravable, según corresponda; por el contribuyente o su representante legal, así
como por el contador responsable de su elaboración.
INFORMACIÓN MÍNIMA Y FORMATOS
La información mínima que debe contener los libros y registros contables está prevista en
la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Su aplicación es obligatoria a
partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en
hojas sueltas o continuas).
Los formatos (rayado) son también de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin
embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no será exigible el
formato, sino únicamente la información mínima.

NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO

1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos).
2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos).
3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos).
4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato).
5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado).
6.- Libro Mayor (1 formato).
7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos).
8.- Registro de Compras (1 formato).
9.- Registro de Consignaciones (2 formatos).
10.- Registro de Costos (3 formatos).
11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato).
12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato).
13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato).
Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas
legales que los crearon.
CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL
El deudor tributario que modifique su denominación o razón social puede optar, previa
comunicación a SUNAT de dicho cambio, por:
1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominación o razón social anterior
hasta que se terminen.
2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominación o razón social, para
lo cual deberá acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron
legalizados con la anterior denominación o razón social.
EN CASO DE PÉRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS
Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles de ocurrido el hecho,
adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendrá 60 días
calendario para rehacer los libros y/o registros.
 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
1. Este libro deberá contener, al cierre de cada ejercicio gravable, como mínimo
la información indicada en los numerales 3 y 4. Ello sin perjuicio de lo dispuesto
por el artículo 6° de la Resolución de Superintendencia N° 141-2003/SUNAT y
norma modificatoria.
2. Tratándose de fusión, escisión y demás formas de reorganización de
sociedades o empresas, así como de cierre o cese definitivo, los deudores
tributarios se encontrarán obligados a registrar como mínimo la información
indicada en los numerales 3 y 4.
3. Los deudores tributarios facultados por norma expresa a utilizar un Plan
Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, distinto al Plan Contable
General vigente en el país, deberán consignar en los formatos incluidos en el
numeral 4 , la información equivalente a la solicitada en cada uno de ellos.
4. El Libro de Inventarios y Balances estará integrado por los siguientes
formatos:
a) Balance general
b) Detalle del saldo de la cuenta 10 – caja y bancos
c) Detalle del saldo de la cuenta 12 – clientes
d) Detalle del saldo de la cuenta 14 – cuentas por cobrar a accionistas (o socios)
y personal
e) Detalle del saldo de la cuenta 16 – cuentas por cobrar diversas
f) Detalle del saldo de la cuenta 19 – provisión para cuentas de cobranza dudosa
g) Detalle del saldo de la cuenta 20 – mercaderías y la cuenta 21 – productos
terminados
h) Detalle del saldo de la cuenta 31 – valores
i) Detalle del saldo de la cuenta 34 – intangibles
j) Detalle del saldo de la cuenta 40 – tributos por pagar
k) Detalle del saldo de la cuenta 41 – remuneraciones por pagar
l) Detalle del saldo de la cuenta 42 – proveedores
m) Detalle del saldo de la cuenta 46 – cuentas por pagar diversas
n) Detalle del saldo de la cuenta 47 – beneficios sociales de los trabajadores
o) Detalle del saldo de la cuenta 49 – ganancias diferidas
p) Detalle del saldo de la cuenta 50 – capital
q) Balance de comprobación
r) Estado de flujos de efectivo
s) Estado de cambios en el patrimonio neto del 01.01 al 31.12
t) Estado de ganancias y pérdidas por función del 01.01 al 31.12
LIBROS PRINCIPALES:

LIBRO MAYOR
En este libro se deberá incluir mensualmente la siguiente información:
1. Fecha de la operación.
2. Número correlativo de la operación en el Libro Diario, para los casos de
contabilidad manual.
3. Cuenta contable asociada a la operación, según lo siguiente:
a. Código y/o denominación de la cuenta contable, según el Plan de Cuentas
utilizado.
b. Denominación de la cuenta contable.
El deudor tributario podrá colocar esta información como datos de cabecera de
considerarlo necesario.
4. Glosa o descripción de la naturaleza de la operación registrada.
5. Saldos y movimientos de la cuenta:
a. Saldo deudor, de ser el caso.
b. Saldo acreedor, de ser el caso.
6. Totales.

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los

comerciantes deben llevar los siguientes libros:
Libro de Inventarios y Balances
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un
balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de
su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con
las normas legales.

Legalidad contable:

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados
desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.
La información que debe contener este libro es:

La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente

son los inventarios y los activos fijos).
El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros
anteriormente descritos.
El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
El valor parcial de las operaciones.
El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuación se presenta un formato

VALOR VALOR
CANTIDAD CUENTA VALOR TOTAL
UNITARIO PARCIAL
ACTIVO
CAJA
Caja General
MERCANCÍAS NO
FABRICADAS POR LA
EMPRESA
TERRENOS
Lotes
EQUIPOS DE OFICINA
Escritorios
Sillas
Archivadores
TOTAL ACTIVO

PASIVO
 PATRIMONIO
APORTES SOCIALES
Cuotas o partes de
interés social
TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIO

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance

General correspondiente.

LIBRO DIARIO

 CONCEPTO:

Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema

contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego
como punto final su centralización en el libro mismo.

El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas
las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha
información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que:

EL LIBRO DIARIO: Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que

se anotan todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y
en forma cronológica.

En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la

empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la
dirigen.

De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas

empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y
volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros
contables auxiliares (registro de compras, ventas, cte.) de los cuales se obtienen
resúmenes generales que deberán ser centralizadas en el Libro Diario, teniendo
en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras.

El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria. Las
operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa
es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos
posteriormente al estudiar el asiento.
 En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van
produciendo tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos.

Las anotaciones en el libro diario tienen significación o sentido matemático, en

efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda
operación debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas
acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble.

En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada

original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las
operaciones mercantiles realizadas día a día por la empresa.

 RÉGIMEN LEGAL:

De acuerdo al D.S. 054-99-EF del Impuesto a la Renta, se consideran como un

libro principal y obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que
superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar
contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz
Letrado de la localidad, donde se encuentra ubicada la empresa o por un Notario
Público.

 RAYADO DEL LIBRO DIARIO:

El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de
Inventarios y Balances lógicamente con una función diferente. Existen varias
formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la más usual es la siguiente:

Folio A DEBE HABER

D
B C E F G
H

 Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero de 2008

 Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario
fueron trasladadas al Libro Mayor.

 Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras.

 Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas

deudoras y acreedoras, su código y nombre de las subcuentas.

 En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas
cuando se requiera.

 Se registra el importe de las cuentas deudoras.

 Se anota el importe de las cuentas acreedoras.

 Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la
operación mercantil y que está expresada en un asiento contable.

 EL ASIENTO CONTABLE:

En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de
tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso
de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de
cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en sí hechos económicos que
tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el
Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil deberán ser
vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado:

ASIENTO que viene a ser un "medio que traduce el hecho económico señalado en
el documento mercantil a un lenguaje contable"

Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que "Asiento

viene a ser la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una
operación determinada".

En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se

realiza en el Libro Diario.

 PRINCIPIO BÁSICO DEL ASIENTO:

Cada asiento debe ser registrado en el libro diario como su nombre lo indica,
diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo
asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas
deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono).
Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto
se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la
columna del haber por lo tanto se dirá que están abonadas.

Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación

mercantil existan valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en
el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran.

 PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO

Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos

al lector poner especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos.

La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/. 2 000.00 por la compra de
mercaderías, obteniendo una Factura N° 001-07213 el 3 de Diciembre del 200_. El
producto mercaderías representa una compra para la empresa, por consiguiente si
nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (subcuenta
601) según el Plan Contable General Revisado, cuyo valor está representado por
S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrándose
en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor
está representado también por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta
acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora,
representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del
Haber.

Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a

la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2000.00 soles.

Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado

del libro Diario el asiento por la compra sería:

Folio 4 Libro Diario al 31 de Dic. Del 2011 DEBE HABER

Compras

601 Mercaderías
60 2000
2 000.00 2 000.00
A Proveedores
42 2000

421 Facturas por pagar

31/12 Por la compra de mercaderías al contado

según factura Nº 001-07213

Otra forma de Registro:

En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo Contador
para la utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la
operación de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede
registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida
doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor”.

Folio 6 Libro Diario al 31 de Dic. del 2011 DEBE HABER

Compras

Mercaderías
60 601 2000
2 000.00 2 000.00
A Proveedores
42 421 2000

Facturas por pagar

31/12 Por la compra de mercaderías al contado

según factura Nº 001-07213
 REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO:

1. Entre las columnas del Debe y el Haber debe existir una perfecta igualdad de
sus importes cualquiera sea la cantidad de cuentas que la integran.

2. El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible.

3. Las cuentas deudoras se registran en la columna de la izquierda llamada DEBE

y las acreedoras en la columna de la derecha llamada HABER.

4. Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja.

5. Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra "A" que significa Abono.

6. La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el

número del Asiento.

 CLASES DE ASIENTOS:

Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos:

 Por el número de cuentas que intervienen:

o Asientos simples

o Asientos compuestos

o Asientos mixtos

o Por la naturaleza y destino de sus resultados:

 Asientos por naturaleza

 Asientos por destino

 Por la función que desempeñan:

 Asientos de Apertura

 Asientos de Operación

 Asientos de Centralización

 Asientos de Ajuste

 Asientos de Regularización

 Asientos de Cierre
  Asientos de Reapertura.

 POR EL NÚMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENE

 ASIENTO SIMPLES

Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora

y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra
una cuenta abonada. Corresponde a la fórmula: “TAL A
TAL”.

Ejemplo: Se paga S/. 1500.00 en efectivo a un proveedor

por la factura N'001-47414. Fecha 5 de Agosto del 2011.

Contabilización DEBE HABER

Proveedores

421 Facturas por pagar

42 1500
1 500.00 1 500.00
A Caja y Bancos
10 1500

101 Caja

31/12 Por la compra de mercaderías al

contado según factura Nº 001-07213

 ASIENTOS COMPUESTOS:

Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más

cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras.
Corresponden a la fórmula: "Varios a Varios". Es decir dos o
más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas.

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

1. Se deberá incluir los asientos de:
1. Apertura del ejercicio grabable.
2. Operaciones del mes.
 3. Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.
4. Ajustes de operaciones del mes.
5. Cierre del ejercicio gravable.
Asimismo, se deberá incluir mensualmente la siguiente información:
1. Número correlativo o código único de la operación
2. Fecha o periodo de la operación
3. Glosa o descripción de la operación
4. Cuentas de acuerdo al Plan Contable General vigente
5. Totales

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento
mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra
se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
En él se encuentra la siguiente información:
La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la
empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

LIBRO DE RETENCIONES
1. Fecha de retención, cuando esta coincida con la fecha de pago de la
retribución o, en su defecto fecha de pago de la retribución.
2. Información de la persona que prestó el servicio, de acuerdo a lo
siguiente:
a. Tipo de documento de identidad. .
b. Número del documento de identidad, de ser el caso.
c. Apellidos y Nombres.
3. Información de la retribución, de acuerdo a lo siguiente:
a. Monto bruto de la retribución.
b. Monto de las retenciones efectuadas.
 c. Monto neto de la retribución.
4. Totales

LIBRO CAJA Y BANCOS

En este libro se debe registrar mensualmente toda la información, proveniente del
movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo.

En caso el deudor tributario lleve sus libros o registros utilizando hojas sueltas o
continuas, se encontrará exceptuado de llevar el Libro Caja y Bancos siempre que
su información se encuentre contenida en el Libro Mayor.

Estará integrado por los siguientes formatos:

a) Detalle de los movimientos del efectivo
b) Detalle de los movimientos de la cuenta corriente.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los
valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina
el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se
tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus

aspectos más importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de la actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta

en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el
manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el libro mayor y

diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas
donde se registran en forma detallada la información solicitada por la
administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que
se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la
empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de
facturación etc.

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

IMPORTANCIA

En las relaciones entre la Administración Tributaria y Los contribuyentes, la

llevanza de los libros y registros contables puede entenderse como un deber
a cargo de estos de coadyuvar con el buen fin de la gestión tributaria. Para ello,
los libros y registros contables cumplen dos funciones primordiales:

1) Constituyen un medio de prueba de las Operaciones económicas, de las

obligaciones tributarias y de su cuantía.

2) Facilitan el control de la administración Tributaria, procurando reducir la

evasión fiscal.

VALOR PROBATORIO

Cuando se exige la emisión de ciertos documentos, como comprobantes de pago,

para respaldar la realización de las operaciones económicas, los libros y registro
contables en los que se reproduce la información contenida en los indicados
documentos constituyen respecto a dichas anotaciones instrumentos
probatorios de segundo orden, puesto que presuponen la existencia de otro
documento que sustenta la operación.

Por otro lado, el asiento contable, o si se prefiere la declaración contable que este
incorpora, otorga certeza sobre la existencia de las operaciones asentadas Ò u
omitidas, pero no demuestra realmente la realización de dichas operaciones.

CONTROL DE LA ADMINISTRACION:
La llevanza ordenada de los libros y registros contables, observando las
reglas exigidas por las normas sobre la materia, facilita un adecuado control
de la Administración Tributaria, a la vez que dificulta las prácticas evasivas.

Las exigencias formales establecidas para la llevanza de los libros y registros

contables facilitan a la Administración Tributaria ejercer su facultad de fiscalización
y pueden aportar indicios sobre la posible evasión fiscal del contribuyente.

Además, constituyen, por sí mismas, obstáculos para los contribuyentes que

decidan evadir el pago de sus tributos.

FORMAS DE LLEVAR LA CONTABILIDAD

REQUISITOS COMUNES
  REQUISITOS INTRINSICOS

Forma exigida para realizar los asientos en los libros y registros. Facilitan la
revisión y el control de la SUNAT:

 Llevar los libros con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco,
interpolaciones, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar señales de haber
sido alterados.
 Llevar los libros y registros en castellano.
 Llevar los libros y registros en moneda nacional. Excepción:
Los sujetos que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa y que al
efecto contraten con el Estado podrán llevarla contabilidad en dólares,
considerando lo siguiente:

1. La presentación de D.J. y pagos se efectuarán en moneda nacional.

2. Los saldos a favor de periodos anteriores se tomaran en moneda nacional

 REQUISITOS EXTRINSICOS

Constituyen formalidades exigidas para otorgar certeza respecto a la existencia de

los libros y registros contables.

Para la llevanza de cualquier libro o registro contable se exige un requisito

extrínseco: la legalización del libro o registro. Con esta obligación se persiguen dos
objetivos:
1) Evitar que el contribuyente modifique sus anotaciones ex post a través de la
sustitución completa de los libros y registros de los que se trate

2) Evitar que el contribuyente lleve múltiples libros o registros contables para un

mismo periodo.

Estos objetivos pueden alcanzarse en la medida que la Administración Tributaria, a

través de declaraciones informativas o cruces de información, accede a los
registros de legalizaciones de los Notarios Públicos y constata si el contribuyente
ha legalizado ms de un libro o registro contable para un periodo dado.

La exhibición de libros o registros sin legalizar durante una revisión fiscal, podrá
aportar un indicio respecto a que el contribuyente ha modificado sus anotaciones
ex post o que lleva múltiples libros o registros contables, situaciones ambas que
pueden esconder un fraude fiscal.

 LEGALIZACION DE LIBROS Y REGISTROS-PROCEDIMIENTOS

Artículo 62 del Código Tributario.- La SUNAT se encuentra facultada para autorizar

los libros de actas, así como los registros y libros contables vinculados con
asuntos tributarios, que el contribuyente deba llevar de acuerdo a ley.

El procedimiento para la autorización ser establecido por la SUNAT mediante

Resolución de Superintendencia. A tal efecto, dicha administración tributaria poder
delegar en terceros la legalización de los libros y registros antes mencionados.

3º Disposición Final del Código Tributario.- Se excluyen los libros y registros

contables vinculados con asuntos tributarios de la aplicación de la Ley del
Notatariado.

R.S. N 132-2001/SUNAT.- Establece el procedimiento para autorizar libros de actas,

registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios:

La legalización ser efectuada por los Notarios Públicos del domicilio fiscal del
deudor o, a falta de estos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz.

Los libros y registros contables deberán ser legalizados antes de su uso, incluso
cuando sean llevados en hojas sueltas, continuas o computarizadas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros o registros de una misma

denominación se deber acreditar que se ha concluido con el anterior o que este se
ha perdido o destruido.

Tanto los Notarios públicos como los jueces llevarán un registro cronológico de las
legalizaciones que otorguen.

 REQUISITOS TEMPORALES

Oportunidad en la que se deben realizar los asientos en los libros y registros.

Tienen como objetivo garantizar que las operaciones vinculadas con el giro del
negocio ingresen oportunamente a la contabilidad de la empresa, evitando de esta
forma que el contribuyente tenga un negocio marginal, es decir, que realice
compras y ventas fuera de la contabilidad y en tal sentido no pague los tributos que
afectan dichas operaciones.

En la R.S. N 078-98/SUNAT se establecen los plazos máximos de atraso con que los
deudores tributarios pueden llevar los libros y registros contables.

LIBROS Y REGISTROS EXIGIDOS

IMPUESTO A LA RENTA

MECANICA CONTABLE

 La base es la oposición entre Activo y Pasivo -Patrimonio:

En el activo los aumentos y disminuciones de sus cuentas funciona de
manera opuesta a los aumentos y disminuciones del pasivo y patrimonio.
 El estado de ganancias y pérdidas es parte del patrimonio y funciona como
aquel.

BALANCE GENERAL
 EL CARGO Y EL ABONO

LIBROS PRINCIPALES

 Diario: acumula los movimientos transacción por transacción, en forma

secuencial, cargando o abonando las cuentas que intervienen en cada
una de estas.
 Mayor: Toma la información del diario y agrupa los cargos y abonos
efectuados en cada cuenta individual, independientemente de la
transacción de la que proviene.
 Inventarios y balances: Toma la información del mayor y la resume en
forma de balance y ganancias y pérdidas.
 CONTROL DE ACTIVO FIJO

Inciso f) del Artículo 22 del Reglamento. Se puede llevar en libros auxiliares,

tarjetas o cualquier otro sistema de control.

Se registra la fecha de adquisición, el costo, los incrementos por revaluación,

las mejoras de carácter permanente, las depreciaciones, los ajustes por
inflación y el valor neto de los bienes

IMPUESTO A LA RENTA

OBLIGACIONES ESPECIALES

En las normas del Impuesto a la Renta se establecen ciertas disposiciones

especiales vinculadas con la contabilización de determinadas operaciones.
Entre estas:

Depreciación:
Inciso b) del Artículo 22 del Reglamento. En ningún caso se admitirá la
rectificación de la depreciación contabilizada en un ejercicio gravable, una vez
cerrado este.
Contingencia:
Desconocimiento de la depreciación no contabilizada dentro del ejercicio
gravable

Gastos de ejercicios anteriores:

Artículo 57 de la Ley. Artículo 31 del Reglamento. Para aceptar los gastos de
ejercicios anteriores, estos deben ser pro visionado en el ejercicio respectivo.

Contingencias:

1. Se desconoce el gasto en el ejercicio en el que se realiza el pago. Se acepta

en el ejercicio anterior.
2. Multa por llevar los libros sin observar las formalidades.

Reorganización:

Artículo 70 del Reglamento. Los contribuyentes que hubieran optado por

acogerse a los regímenes previstos en los numerales 1 y 2 del Artículo 104 de la
Ley, deberán mantener en cuentas separadas del activo lo siguiente:

-El valor histórico y su ajuste por inflación

- El mayor valor atribuido a los activos.

-Las cuentas de depreciación serán independientes.

Contingencias:

1. Se desconoce la depreciación .

2. Multa por llevar los libros sin observar las formalidades.

REGISTRO DE COMPRAS

FUNCIONES

El registro de compras cumple una doble función:

1) Permite demostrar las adquisiciones realizadas, el IGV pagado por las

mismas y la cuantía del crédito fiscal

2) Facilita el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias de los

contribuyentes y procura reducir la evasión tributaria que se origina por el uso
indebido del crédito fiscal.

MEDIO DE PRUEBA

El registro de compras constituye en todos los casos un instrumento probatorio

de segundo orden debido a que las anotaciones que se realizan en dicho
registro deben estar sustentadas siempre en algún otro tipo de documento, el
cual constituye la prueba de primer orden respecto a la realización de la
operación.

La función probatoria del registro de compras es entonces limitada y puede

ser suplida, fácilmente, por los documentos originales que respaldan las
anotaciones.

Adicionalmente, toda vez que el registro de compras es un libro auxiliar de

contabilidad cuya función es centralizar la información referida a las
adquisiciones de bienes y servicios, para demostrar las operaciones
económicas anotadas en dicho registro podría no solo recurrirse a los
documentos sustenta torios, sino también a los libros contables principales de
la empresa.

INSTRUMENTO DE CONTROL

Desde la perspectiva de la Administración Tributaria, la llevanza ordenada del

registro de compras es especialmente importante porque le facilita el control
del IGV y a la vez, constituye un medio para prevenir y combatir prácticas
evasivas.

Al presentar en forma ordenada las operaciones que originan el crédito

fiscal, facilita en gran medida el control por parte de la Administración
Tributaria, reduciendo los costos de la fiscalización.

El Registro de Compras constituye un instrumento valioso para la SUNAT, pues

facilita los siguientes controles:

- Que las adquisiciones cumplan los requisitos sustanciales.

- Que el Crédito Fiscal haya sido calculado correctamente

- Que la sumatoria del Crédito Fiscal del periodo haya sido calculada
correctamente

- Que, cuando el contribuyente realiza conjuntamente operaciones gravadas y

no gravadas, el cálculo de la prorrata haya sido realizado correctamente, de
corresponder.

Como medio para prevenir y combatir prácticas evasivas, las formalidades

exigidas para llevar el Registro de Compras pretenden, entre otros, los
siguientes objetivos:

-Asegurar la anotación oportuna de todas las adquisiciones

-Proscribir la llevanza de múltiples registros para un mismo periodo

-Evitar las reconstrucciones ex -post de las anotaciones realizadas en el

registro.
 REQUISITOS INTRÍNSICOS

En el Numeral 1. Del Artículo 10 del Reglamento de la Ley del IGV se dispone

que el Registro de Compras deberá observar, entre otros, los siguientes
requisitos:

 Fecha de emisión del comprobante de pago.

 Tipo de documento.
 Serie y número del comprobante de pago
 Número de RUC y nombre del proveedor.
 Base imponible.
 Valor de adquisiciones no gravadas
 Monto del Impuesto.
 Importe tota

Notas de Crédito / Debito.- Las N.C. y N.D. Recibidas deberán anotarse en el

Registro de Compras.

En este caso, adicionalmente se deber incluir los datos referentes al tipo, serie y
número del comprobante de pago respecto del cual se emitió¤ la Nota de Debito
Nota de Crédito cuando corresponda a un solo comprobante.

Operaciones gravadas y no gravadas.- De acuerdo al numeral 6 del Artículo 6 del

Reglamento de la Ley del IGV, los sujetos que efectúen conjuntamente operaciones
gravadas y no gravadas, registraron sus adquisiciones de la siguiente forma:

-Compras destinadas exclusivamente a operaciones gravadas / exportación.

- Compras destinadas exclusivamente a operaciones no gravadas.

- Compras destinadas conjuntamente en operaciones gravadas y no gravadas.

REGISTROS TEMPORALES

En el inciso c) del Artículo 19 de la Ley del IGV se establece como requisito formal
para gozar del derecho al crédito fiscal que los documentos sustenta torios hayan
sido anotados en el registro de compras dentro del plazo que establezca el
Reglamento.

En el inciso d) del numeral 2.1 del Artículo 6 del reglamento de la Ley del IGV
se establece que el derecho al crédito fiscal se ejercer a partir de la fecha de
anotación en el registro de compras de los documentos correspondientes.

De acuerdo a la R.S. N 078-98/SUNAT, la anotación debe realizarse hasta el décimo

día hábil del mes siguiente a aquel en que se reciba el documento respectivo.
En el supuesto que el documento se reciba con atraso, el contribuyente podrá
ejercer el derecho al crédito fiscal en el periodo en que reciba el documento y lo
anote en su registro.

Sin embargo, en este supuesto, la anotación solo poder realizarse dentro de los
cuatro (4) periodos tributarios siguientes a la fecha de su emisión.

CONCLUSION

INGRESOS Y GASTOS:
a) Para los que generan Rentas de Segunda Categoría
El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente
información:
 Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición.
 Fecha de emisión del comprobante de pago.
 Inciso aplicable del artículo 24° de la Ley del Impuesto a la Renta.
 Número de serie del comprobante de pago emitido.
 Número del comprobante de pago emitido.
 Tipo de documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la
renta de segunda categoría (según ).
 Número del documento de identidad del sujeto que paga o pone a disposición la
renta de segunda categoría.
 Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del sujeto que paga o pone a
disposición la renta de segunda categoría.
 Monto del ingreso o importe referencial.
 Monto del costo computable o tasa de interés, de ser el caso.
 Monto de la renta bruta gravada de segunda categoría.
 Retención efectuada.
 Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.
 Totales.
b) Para los que generan Rentas de Cuarta Categoría
El Libro de Ingresos y Gastos deberá incluir mensualmente la siguiente
información:
 Fecha de cobro, ingreso o puesta a disposición.
 Fecha de emisión del comprobante de pago que sustenta el servicio prestado.
 Inciso aplicable del artículo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta.
 Serie del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.
 Número del comprobante de pago emitido por el servicio prestado.
 Tipo de documento de identidad del usuario del servicio (según tabla 2).
 Número del documento de identidad del usuario del servicio.
 Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del usuario del servicio.
 Monto de la renta bruta.
 Monto del Impuesto a la Renta retenido, de ser el caso.
 Monto de otras retenciones realizadas, de ser el caso.
 Monto cobrado, ingresado o puesto a disposición.
 Totales.

VENTAS E INGRESOS :
Este Registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que
se detalla a continuación:
 Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.
 Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
 En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar
la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.
 Tipo de comprobante de pago o documento.
 Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina
registradora, según corresponda.
 Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o
por número de la máquina registradora, según corresponda.
 Tipo de documento de identidad del cliente .
 Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de
identidad; según corresponda.
 Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de
personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido
paterno, apellido materno y nombre completo.
 Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.
 Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada
con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho
impuesto.
 Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.
 Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.
 Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el
caso.
 Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.
 Importe total del comprobante de pago.
 Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
 En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará
referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá
registrar la siguiente información:
 Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
 Tipo de comprobante de pago que se modifica.
 Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
 Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según
corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en
las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la
exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación
exonerada o inafecta.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados
en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas
en el párrafo anterior.
Registro de compras

Este registro deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que

se detalla a continuación:
 Número correlativo del registro o código único de la operación de compra.
 Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.
 Fecha de vencimiento o fecha de pago en los casos de servicios de suministros
de energía eléctrica, agua potable y servicios telefónicos, télex y telegráficos, lo
que ocurra primero. Fecha de pago del impuesto retenido por liquidaciones de
compra. Fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes,
utilización de servicios prestados por no domiciliados o la adquisición de
intangibles provenientes del exterior, cuando corresponda.
 Tipo de comprobante de pago o documento, de acuerdo a la codificación que
apruebe la SUNAT.
 Serie del comprobante de pago o documento. En los casos de la Declaración
Única de Aduanas o de la Declaración Simplificada de Importación se consignará
el código de la dependencia Aduanera.
 Año de emisión de la Declaración Única de Aduanas o de la Declaración
Simplificada de Importación.
 Número del comprobante de pago o documento o número de orden del
formulario físico o formulario virtual donde conste el pago del impuesto,
tratándose de liquidaciones de compra, utilización de servicios prestados por no
domiciliados u otros, número de la Declaración Única de Aduanas, de la
Declaración Simplificada de Importación, de la Liquidación de Cobranza u otros
documentos emitidos por SUNAT que acrediten el crédito fiscal en la
importación de bienes.
 Tipo de documento de identidad del proveedor.
 Número de RUC del proveedor, o número de documento de identidad; según
corresponda.
 Apellidos y Nombres, denominación o razón social del proveedor. En caso de
personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido
paterno, apellido materno y nombre completo.
 Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal
y/o saldo a favor por exportación, destinadas exclusivamente a operaciones
gravadas y/o de exportación.
 Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición
registrada conforme lo dispuesto en el literal k).
 Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal
y/o saldo a favor por exportación, destinadas a operaciones gravadas y/o de
exportación y a operaciones no gravadas.
 Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición
registrada conforme lo dispuesto en el literal m).
 Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito
fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones
gravadas y/o de exportación.
 Monto del Impuesto General a las Ventas correspondiente a la adquisición
registrada conforme lo dispuesto en el literal o).
 Valor de las adquisiciones no gravadas.
 Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda
utilizarlo como deducción.
 Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
 Importe total de las adquisiciones registradas según comprobantes de pago.
 Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la
utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior,
cuando corresponda.
En estos casos se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del
impuesto pagado y el referido impuesto. Dicha información se consignará, según
corresponda, en las columnas utilizadas para señalar los datos vinculados a las
adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación;
adquisiciones gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a
operaciones no gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no
gravadas.
 Número de la constancia de depósito de detracción, cuando corresponda.
 Fecha de emisión de la constancia de depósito de detracción, cuando
corresponda.
 Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.
 En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará
referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá
registrar la siguiente información:
 Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.
 Tipo de comprobante de pago que se modifica.
 Número de serie del comprobante de pago que se modifica.
 Número del comprobante de pago que se modifica.
El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según
corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en
las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados a las adquisiciones
gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación; adquisiciones
gravadas destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no
gravadas y adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas.
El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados
en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas
en el párrafo anterior.

BIBLIOGRAGIA:
AUTOR: José» Gálvez Rosasco

http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria-2/manual-de-contabilidad-basica-
para-pymes.pdf

http://fce.upeu.edu.pe/online/courses/201120750/document/Libros_y_Registros_Co
ntables.pdf