DPL - PR - 14 Procedimiento de Auditoría Interna

Vicerrectoría de Planeación, Desarrollo y
Aseguramiento de Calidad Académica

Calidad
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha de emisión:
Código: DPL – PR - 14 Versión: 1 Página 1 de 14
22/02/2019
1.1
CONTROL DE CAMBIOS
Versión n° Fecha Descripción del Cambio Responsable

Dirección de Planeación y
1 22/02/2019 Creación de documento
Desarrollo
Calidad
Fecha de emisión:
22/02/2019
Contenido
1 OBJETIVO ................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ................................................................................................................................... 3
3 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD .................................................................................... 3
3.1 Del auditor .................................................................................................................................... 3
3.2 Del Rector .................................................................................................................................... 4
3.3 De los líderes de los procesos ...................................................................................................... 4
3.4 De todos los colaboradores de la Institución ................................................................................ 4
3.5 De los comités asociados a los sistemas de gestión y los procesos de la Institución ................... 4
4 REFERENCIAS ........................................................................................................................... 4
5 DEFINICIONES .......................................................................................................................... 5
6 DESARROLLO ........................................................................................................................... 6
6.1 PROGRAMA DE AUDITORÍAS ............................................................................................... 6
6.2 PLAN DE AUDITORÍAS ............................................................................................................ 7
6.3 REUNIÓN DE APERTURA ....................................................................................................... 7
6.4 LISTA DE VERIFICACION ....................................................................................................... 7
6.5 REUNIÓN DE CIERRE .............................................................................................................. 7
6.6 INFORME DE LA AUDITORÍA ................................................................................................ 7
6.7 ANÁLISIS DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................................................................. 8
6.8 DIAGRAMA DE FLUJO............................................................................................................. 9
7 PARAMETROS DE CONTROL ............................................................................................... 14
8 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA .................................................................. 14
REVISÓ APROBÓ
Firma: Firma:
Cargo: Coordinador de Planeación Cargo: Vicerrector de Planeación,

Desarrollo y Calidad
Fecha: Fecha:
Calidad
Fecha de emisión:
22/02/2019
2 OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para realizar las auditorías internas de los sistemas de
gestión y de los procesos de la Corporación Universitaria Iberoamericana, con el fin de
evidenciar el cumplimiento de la normatividad vigente y generar planes de acción que corrijan
y mejoren la gestión auditada.
3 ALCANCE
Desde la programación las auditorías, su desarrollo, hasta la presentación del informe de

auditoría de todos los sistemas de gestión y de los procesos de la Institución.
4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4.1 Del auditor
 Preparar e informar su plan de auditoria.
 Revisar la documentación existente para determinar su grado de adecuación.
 Inspeccionar la realización adecuada de la prestación del servicio, a su vez el adecuado

registro de la documentación.
 Cumplir con la revisión del 100% de los requisitos para la auditoría.
 Reportar los resultados de la auditoria (documentar el 100% de los hallazgos).
 Realizar informe de los resultados de la auditoria.
 Realizar auditoría interna a los programas de sistemas de gestión de acuerdo a los

criterios y exigencias de las normas aplicables.
 Establecer la conformidad de las normas aplicables y acciones de mejora.
 Evidenciar la veracidad de la información recopilada.
 Manejar la confidencialidad de la información recopilada.

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Fecha de emisión:
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 Cumplir con los requerimientos de las competencias respecto a educación, formación,

habilidades y experiencia.
 Dar informe de las auditorías en el tiempo pactado con la rectoría.
4.2 Del Rector
 Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para establecer, implementar,

mantener y mejorar los sistemas de gestión y los procesos de la Institución, dando
cumplimiento con la normatividad vigente.
 Recibir los informes de auditoría y hacer seguimiento a la implementación de los planes

de acción.
4.3 De los líderes de los procesos
 Implementar, mantener y mejorar los sistemas de gestión y los procesos de la Institución.
4.4 De todos los colaboradores de la Institución
 Acatar y aplicar los lineamientos establecidos en los sistemas de gestión y los procesos
de la Institución,
 Implementar los planes de acción derivados de las auditorias.
4.5 De los comités asociados a los sistemas de gestión y los procesos de la Institución
 Velar por el cumplimiento de las normas establecidas en los diferentes sistemas de

gestión y procesos.
 Recibir los informes derivados de procesos de auditoria y hacer seguimiento a la

implementación de los planes de acción.
 Promover las mejores prácticas de los sistemas de gestión.
5 REFERENCIAS
 ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad.

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6 DEFINICIONES
 Alcance de la Auditoría: el alcance describe la extensión y límites de la auditoría en

términos de localización física, unidades organizacionales, actividades y procesos por
auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
 Auditado: organización o persona que se somete a una auditoría.
 Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
 Auditor Líder: persona externa o funcionario de la Organización que coordina y

direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el perfil establecido.
 Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría.
 Auditoría Interna: proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la

misma Organización.
 Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Conclusiones de Auditoría: resultados de una auditoría que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la misma.
 Criterios de la Auditoría: comprende la normatividad y documentos utilizados como

referencia para realizar la auditoría.
 Equipo Auditor: una o más personas que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de
expertos técnicos, si se requieren.
 Evidencia de la Auditoría: registros, declaraciones de hecho u otra información que

sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable.
 Hallazgos de la Auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la

auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden indicar conformidad
o no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
 Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo

de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Un programa de
auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a
cabo las auditorías.
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 Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoría.
 Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría, el alcance de la auditoría

incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la
organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.
 Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

habilidades.
 Conformidad: cumplimiento de un requisito legal.
 No conformidad: no cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de

estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre
otros.
 Mejora continua: proceso recurrente de optimización de los sistemas de gestión y los

procesos, para lograr mejoras en el desempeño de forma coherente con las políticas da
la Institución.
 Sistema de Gestión (SG): conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados

para establecer la política y además para definir y controlar una Organización.
 Proceso: es un conjunto de actividades que están interrelacionadas y que pueden

interactuar entre sí. Estas actividades transforman los elementos de entrada en
resultados, para ello es esencial la asignación de recursos
 SG-SST: sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
 SGC: sistema de gestión de la calidad.
7 DESARROLLO
7.1 PROGRAMA DE AUDITORÍAS
El programa está sujeto a la planeación de las auditorías internas regulares para el control interno
de sus sistemas de gestión, procesos y requisitos legales que se llevan a cabo anualmente. Se
determina un cronograma de auditorías internas que involucra el proceso, sistema o requisito
legal, su tiempo de evaluación, responsable y observaciones.
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7.2 PLAN DE AUDITORÍAS
El plan de auditoria se realiza con el fin de evidenciar no solo el tiempo estimado en el que se
realiza la auditoria programada, sino también se informa en detalle el objetivo, el alcance, la
planeación de la apertura y cierre de la auditoria, el auditor, el sistema, procesos o requisito legal
a auditar, la secuencia de la auditoría, los cargos auditados, los documentos auditados. Se
informa por los medios de comunicación internos a las partes.
7.3 REUNIÓN DE APERTURA
El propósito de la reunión de apertura es darle al auditado una ayuda acerca de la información

necesaria de la planeación del trabajo que se concibe en el proceso de auditoría. Para este es
pertinente que antes de su ejecución se establezca e informe la metodología que se utilizará, el
objetivo, alcance y el tiempo programado para el desarrollo de la auditoria. Por otro lado, el
auditor requerirá antecedentes e información general acerca de la organización, sistema. proceso
o requisito legal para tener en cuenta no solo la estructura organizacional sino también la
documentación que va a auditar y tener disponibilidad de información documentada y así
optimizar el tiempo y cumplir con la planeación de la auditoria.
7.4 LISTA DE VERIFICACION
La intención de la lista de verificación frente a la auditoria es valorar de forma objetiva la

información que necesita el auditor en el proceso de auditoría. En esta es preciso que se
determinen las partes del ciclo PHVA, la guía de preguntas para facilitar la auditoria, los
requisitos, la evidencia que se tiene en la organización y el hallazgo que es lo que resulta de la
comparación de las evidencias que se presenta junto con el requisito que se debe cumplir.
7.5 REUNIÓN DE CIERRE
Una vez finalizada la auditoria interna programada, se realiza reunión de cierre en la cual se
socializan los hallazgos, oportunidades de mejora, observaciones y conclusiones de la auditoria
en un informe preliminar de auditoria al líder del proceso auditado, para comprensión,
resolución de discrepancias frente a las no conformidades y aceptación por parte del auditado,
que permita proceder con la elaboración del informe de auditoría.
7.6 INFORME DE LA AUDITORÍA
Se realiza un informe completo y detallado con el fin de documentar, registrar y dar seguimiento
a los hallazgos que se informaron en la reunión de cierre, que permitan planear las acciones
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correctivas y de mejora por parte del líder del proceso auditado de acuerdo a los resultados de
la misma.
7.7 REALIZA INFORME DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Realizado el ciclo de auditoria, ser elabora informe consolidado incluyendo entre otros
fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión de la Calidad, así como la relación de hallazgos
y conclusiones generales del proceso respecto al objetivo establecido de la auditoria.
7.8 GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS Y/O MEJORA
Se realiza la documentación de las acciones correctivas por parte del líder del proceso a partir
de los hallazgos encontrados y socializados en la auditoria para dar cierre a los mismos,
siguiendo lo indicado en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
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7.9 DIAGRAMA DE FLUJO
N° ACTIVIDAD T CUANDO RESPONSABLE COMO REGISTRO POR QUÉ / PARA QUÉ

PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA
Revisando el estado de la gestión de los procesos de la

INICIO Institución por medio de:
- La validación del cumplimiento de los requisitos legales

aplicables.
- La validación del cumplimiento de indicadores de

Informe de auditoría
gestión definidos.
anteriores - si existen
Establecer la criticidad de Anualmente en el mes de - Grado de intervención de los requisitos críticos de las Para programar las auditorias internas
1 10 días hábiles Dueño del proceso 'Diagnósticos de
auditorías noviembre. normas aplicables.
evaluaciones de
aplicables a la Institución.
control
- Numero de no conformidades detectadas durante la
auditoría o evaluaciones anteriores.
- Criticidad de los riesgos.
- Cambios de impacto que se generen en los procesos.
- Número de peticiones, quejas y reclamos.
Una vez reconocida la

Elaborar el programa criticidad de la necesidad de Programando el cronograma, registrando el objetivo,
Programa de
Hacer seguimiento del cumplimiento de
2 de auditorías 5 días hábiles la realización de las auditorías Dueño del proceso alcance y equipo auditor de las auditorias necesarias a
auditorías internas
los objetivos de los procesos, sistemas y
realizar,. requisitos legales.
Cada año (Noviembre).
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Dueño del proceso Presentando ante el Vicerrector Administrativo, financiero

Una vez establecido el
y de planeación, el programa de auditorías internas para
Validar el programa de programa de auditorías Solicitar la validación del programa
Vicerrector su validación. Programa de
3 auditorías 1 día hábil
Administrativo, auditorías internas
Anualmente en la segunda Generar ajustes y observaciones.
Financiero y de Revisando las auditorias programadas y verificando los
semana de Diciembre.
Planeación objetivos para los cuales serean realizadas.
Definiendo:
¿ Requiere ajustes?
Una vez revisado el programa Realizar las auditorias en las fechas
- Objetivo Programa de
4 2 días hábiles Dueño del proceso establecidas cumpliendo con el
No - Alcance auditorías internas
Anual (Diciembre). programa.
- Auditor
- Fechas y tiempos de realización de la auditoría
Si
Realizarlos ajustes
correspondientes
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PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE LAS AUDITORÍAS
Consultando la información documentada sobre la cual se

basará cada una de las auditorías en las fechas con
anterioridad a las fechas que fueron aprobadas, ejemplo:
Para desarrollar las auditorías internas
- Procedimientos Programa de
Una vez aprobado el programadas
- Normatividad legal auditorías internas
programa de auditorías Auditor interno
Elaborarel plan de - Normas de los sistemas de gestión
5 5 días hábiles Comunicar a las partes interesadas el
auditorías - Personal que responderá 'Plan de auditoría
2 semanas antes de la Personal a auditar plan de auditoría (Colaboradores que
- Horarios de auditoría de cada requerimiento
realización de la auditoría participaran directa e indirectamente en
Lista de chequeo
la auditoría)
El personal requerido para responder ante la auditoría
prepara la información documentada que evidencia la
gestión realizada con base en los criterios del plan de
auditoría que se le comunicaron.
Realizar la reunión de
A la hora programada de Para contextualizar a los auditados sobre
6 apertura 15 minutos Auditor Interno Haciendo una introducción detallada del plan de auditoría Plan de auditoría
inicio de la auditoría el desarrollo de la auditoría.
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Plan de auditoría
El tiempo
Realizar la auditoría Para desarrollar las auditoría con base en
establecido Auditor Interno Lista de chequeo
En el horario programado de el plan establecido, apoyándose de
7 según el Desarrollando el plan de auditoría
la auditoría preguntas clave establecidas en lista de
alcance de la Personal a auditar Información
chequeo.
auditoría documentada de
evidencia
No ¿Requiere
información Solicitando la información documentada que Plan de auditoría
adicional? complemente y reafirme lo que medianamente se
Hasta la Cuando la información evidencia. Lista de chequeo Para complementa las evidencias de
8 finalización de recibida no es suficiente para Auditor interno cumplimiento de los requisitos del plan de
la auditoría evidenciar el criterio auditado Nota: esta información deberá responder a la veracidad Información auditoría.
Si exigida por este procedimiento bajo la responsabilidad documentada de
del personal auditado y la alta dirección. evidencia
Solicita información
adicional a la
dependencia auditada
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78
Para contextualizar a los auditados sobre

Auditor Interno
Realizar la reunión de A la hora programada de el desarrollo y los resultados de la
9 15 minutos Haciendo un resumen general de la auditoría realizada. Plan de auditoría
cierre cierre de la auditoría auditoría y los pasos a seguir para el
Personal auditado
actuar aplicable.
Generando un informe completo el cual establezca el tipo

Informar a las partes interesadas el
Realizar el informe de de hallazgo (Fortaleza, debilidad, No conformidades,
Plan de auditoría cumplimiento de los criterios auditados.
auditoría Una vez finalizada la auditoría conclusiones y observaciones), según las evidencias
10 10 días hábiles Auditor interno
interna mostradas ante el plan de auditoría aplicada.
Informe de auditoría Generar planes de acción ante no
conformidades.
FIN
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8 PARAMETROS DE CONTROL
N° de auditorías internas realizadas en el año x 100 %

N° de auditorías internas programadas en el año
9 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA
 Formato de Programa de Auditorías Internas PDL- FO - 13

 Formato de Plan de Auditorías DPL - FO - 14
 Formato de Lista de Chequeo de Auditoría DPL – FO - 15
 Formato de Informe de Auditoría DPL – FO - 16
 Procedimiento de no Conformidad
 Formato de Plan de Acción

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Aseguramiento de Calidad Académica

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

Versión n° Fecha Descripción del Cambio Responsable

Cargo: Coordinador de Planeación Cargo: Vicerrector de Planeación,

Desde la programación las auditorías, su desarrollo, hasta la presentación del informe de

4.1 Del auditor

 Preparar e informar su plan de auditoria.

 Revisar la documentación existente para determinar su grado de adecuación.

 Inspeccionar la realización adecuada de la prestación del servicio, a su vez el adecuado

 Cumplir con la revisión del 100% de los requisitos para la auditoría.

 Reportar los resultados de la auditoria (documentar el 100% de los hallazgos).

 Realizar informe de los resultados de la auditoria.

 Realizar auditoría interna a los programas de sistemas de gestión de acuerdo a los

 Establecer la conformidad de las normas aplicables y acciones de mejora.

 Evidenciar la veracidad de la información recopilada.

 Manejar la confidencialidad de la información recopilada.

 Cumplir con los requerimientos de las competencias respecto a educación, formación,

 Dar informe de las auditorías en el tiempo pactado con la rectoría.

4.2 Del Rector

 Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para establecer, implementar,

 Recibir los informes de auditoría y hacer seguimiento a la implementación de los planes

4.3 De los líderes de los procesos

 Implementar, mantener y mejorar los sistemas de gestión y los procesos de la Institución.

4.4 De todos los colaboradores de la Institución

 Implementar los planes de acción derivados de las auditorias.

 Velar por el cumplimiento de las normas establecidas en los diferentes sistemas de

 Recibir los informes derivados de procesos de auditoria y hacer seguimiento a la

 Promover las mejores prácticas de los sistemas de gestión.

 ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad.

 Alcance de la Auditoría: el alcance describe la extensión y límites de la auditoría en

 Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

 Auditor Líder: persona externa o funcionario de la Organización que coordina y

 Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

 Auditoría Interna: proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la

 Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

 Conclusiones de Auditoría: resultados de una auditoría que proporciona el equipo

 Criterios de la Auditoría: comprende la normatividad y documentos utilizados como

 Evidencia de la Auditoría: registros, declaraciones de hecho u otra información que

 Hallazgos de la Auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la

 Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo

 Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

 Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría, el alcance de la auditoría

 Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y

 Conformidad: cumplimiento de un requisito legal.

 No conformidad: no cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de

 Mejora continua: proceso recurrente de optimización de los sistemas de gestión y los

 Sistema de Gestión (SG): conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados

 Proceso: es un conjunto de actividades que están interrelacionadas y que pueden

 SG-SST: sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

 SGC: sistema de gestión de la calidad.

7.1 PROGRAMA DE AUDITORÍAS

7.2 PLAN DE AUDITORÍAS

7.3 REUNIÓN DE APERTURA

El propósito de la reunión de apertura es darle al auditado una ayuda acerca de la información

7.4 LISTA DE VERIFICACION

La intención de la lista de verificación frente a la auditoria es valorar de forma objetiva la

7.5 REUNIÓN DE CIERRE

7.6 INFORME DE LA AUDITORÍA

7.7 REALIZA INFORME DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

7.8 GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS Y/O MEJORA

7.9 DIAGRAMA DE FLUJO

N° ACTIVIDAD T CUANDO RESPONSABLE COMO REGISTRO POR QUÉ / PARA QUÉ