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UNIDAD 2 PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine ydesarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la


normatividad ISO 19011:2011" y desarrolle los siguientes puntos.

1. Diseo del programa de auditoras.


2. Definicin.

Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un


periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

El programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:

A. OBJETIVO.

Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de


verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad
se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y este acorde con
las polticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de
las actividades del CONSORCIO SOLUCIONES HIDRAULICA DE CORDOBA.
Realizando recomendaciones imparciales sobre la base delas evidencias y el
grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos,
como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades;
apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las
desviaciones presentadas.

Alcance del programa de auditora.

Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as


como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditoras internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin
de la calidad en el CONSORCIO SOLUCIONES HIDRAULICA DE CORDOBA, en
el periodo fiscal vigente.
B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORIAS A REALIZAR EN EL AO.

JUNIO DEL 2017


DETALLE 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 3
1 2 5 6 7 8 9 2 3 4 5 6 20 1 2 3 7 8 9 0
Elaborar el programa de
auditoria
Preparar la auditoria
Realizar reunin de
apertura
Recoleccin de informacin
Ejecutar reunin de cierre
Informe de auditoria
Distribuir el informe
JULIO DEL 2017
DETALLE
7 14 21 28

Realizar seguimiento

c. CRITERIOS DE AUDITORA.
d. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA


profesional en
ELABORO PEDRO SEA BERRIO salud
ocupacional
HUGO PADILLA jefe oficina
REVISO
ESPITIA control interno
HUGO PADILLA jefe oficina
APROB
ESPITIA control interno

e. RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores


de calidad de la entidad FINANCIEROS, Viticos, Papelera y tiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de computadoras e impresoras Software:


internet, aplicativos, office.

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el


trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

f. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE


AUDITORA.
2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener
lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.
Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria
de la Procuradura Regional de Cartagena de Indias departamento Bolvar
ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2013-2014
por el concepto de gastos generales, del nivel central.
B. PROCESOS A SER AUDITADOS.
Procesos estratgicos:
Planeacin estratgica.
Desarrollo del plan estratgico.
Desarrollo de planes operativos anuales.

Procesos misionales:

Proceso preventivo.
Proceso de intervencin.
Proceso disciplinario.

Procesos de apoyo conexos:

Proceso de relatora.
Proceso centro de atencin al pblico.
Proceso de registro de sanciones e inhabilidades SIRI.
Tramites de acciones jurdicas.

Procesos de apoyo.
Proceso estratgico.
Proceso de contratacin.
Proceso financiero.
Proceso de Gestin Humana.
Proceso de Seleccin y carreras.
Procesos administrativos.
Procesos del IEMP.
Proceso de tecnologa informtica.

Procesos de evaluacin y control.

MECI: Los elementos del Modelo Estndar de Control Interno MECI


1000:2005 y los procedimientos establecidos por la gestin de Evaluacin
Independiente y Mejoramiento Continuo de la Institucin. Es decir, que este
modelo de auditora busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de los
243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, el desarrollo del
Programa Anual de Auditoras y los estndares establecidos por la
institucin y el proceso responsable de la Evaluacin Independiente.
Manual de procedimiento.
NTCGP 1000:2004. Norma tcnica de calidad en la gestin pblica
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL
PODER PBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE
SERVICIOS.
Manual de competencia.

C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.

a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora. Precisar los detalles de la auditora tales


como:

Determinacin del tipo de auditora.

Determinacin de equipos electrnicos almacenamiento a utilizar.

Consideracin y definicin de fechas, inicios y terminacin, actividades in


situ, preparacin y entrega de informe.

Asignacin de tareas al equipo auditor.

Determinacin de recursos necesarios.

Definir:
Objetivo.
Alcance.
Antecedentes
b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de
Control Interno.
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS


ACTIVIDADES DE AUDITORA.

Cronograma.

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la


Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas
prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la
siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora.


Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora.

E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar


Una declaracin de las normas de auditora generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO


AUDITOR.
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero
de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito
de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas
crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el


desarrollo de esta actividad.

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente


comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditora de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en
la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa
puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo
tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la
organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no


una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.

Disear un plan de auditora consiste en identificar los pasos necesarios para


asegurar la precisin y calidad en el desarrollo de un producto o servicio.
Normalmente determinan si el resultado de un proyecto cumple o excede los
criterios establecidos. El incumplimiento de los requisitos por lo general trae como
consecuencia una accin correctiva. Disear un plan de auditora efectivo facilita
que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y controle las operaciones que se
llevan a cabo. Para disear un programa de auditora, debes conocer y
comprender plenamente los requisitos, tales como el alcance de la labor operativa
o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu cumplimiento. Un programa
efectivo de auditora proporciona una gua completa a los auditores para la
evaluacin de las reas clave que arrojarn los datos cuantitativos para hacer una
recomendacin fundamentada en los resultados. El diseo debe especificar las
herramientas y tcnicas, tales como cuestionarios, observaciones y diagramas de
flujo. Examinar los planes de auditoras previos generados por tu empresa puede
ser un excelente punto de partida.