CUESTIONARIO DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Identifique primero que todo cual es su cadena de abastecimiento y sus canales de

distribución.
Proceso recibo de pedidos de los clientes
Recibo de pedido

1. Cuales son sus canales de distribución?

2. Como recibe los pedidos en cada canal de distribución?
3. Cuales son los posibles trastornos que se pueden presentar en el recibo de
los pedidos por vía telefónica, fax, correo telefónico, EDI u otro. Si se presentan
fundamente en el diagnóstico y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos.
4. Cuando recibe el pedido lo lleva a algún documento o formato de la empresa
y/o si lo digita en el sistema. Si se presenta tenga en cuenta evaluar
cuantitativamente y/o cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el
diagnóstico.
En el diagnóstico saque una conclusión de los dos impactos que genera la
información no confiable por errores.
5. Cuando recibe el pedido como es la actividad de verificación de la cartera.
Identifique las ineficiencias y fundaméntelas en el diagnóstico.

Verificación del pedido

6. Como verifica la existencia de la mercancía?(en el sistema, en bodega, o los

dos).
Identifique las ineficiencias de lo que genera la información no confiable del
inventario para comprometerse con el cliente, por que la información que figura en
el sistema no concuerda con lo físicamente en bodega (inventario no en tiempo real
y errores en digitación); y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente y fundaméntelas en el diagnóstico.

Preparación y verificación del pedido

Mirar si tiene definido unidades logísticas según la política mínima unidad de

despacho de acuerdo a la demanda (frecuencia de pedidos de los productos) y el
costo de transporte.
7. Como prepara el pedido?(manual ó automática).
Tenga en cuenta la localización y ubicación de los productos si es manual ó
automática. Es decir:
Como reconoce o consulta la localización y ubicación de los productos en la
bodega?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
8. Como verifica el pedido?(manual ó automática).
Tenga en cuenta las diferentes variables que verifica (producto, cantidad,
vencimiento, precio, etc.).
Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.
9. Cuando realiza la factura y de que manera la realiza?(manual ó automático)
Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.
10. Cuando realiza la actualización del inventario y de que manera la realiza?
Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.

Cargue de la mercancía

11. Como lleva a cabo el cargue de la mercancía?

Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.

Proceso toma de pedido

Revisión del inventario materias primas o insumos

12. Como revisa la existencia de las materias primas para generar las ordenes
de compra?(en el sistema, en bodega ,los dos anteriores, ó es automático).
Identifique las ineficiencias de lo que genera la información no confiable del
inventario para generar una orden de compra al proveedor, por que la información
que figura en el sistema no concuerda con lo físicamente en bodega (inventario no
en tiempo real y errores en digitación); y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente
y/o cualitativamente y fundaméntelas en el diagnóstico.
Además si no es automático cuales son los posibles trastornos que se pueden
presentar y evalué.

Generación del pedido

13. La generación del pedido es de forma automática ó manual?

Si lo realiza de manera manual mire como lo hace e identifique las ineficiencias y
evalúelas.
Envío de pedido

14. El envío del pedido como lo realiza?

15. Cuales son los posibles trastornos que se pueden presentar en el envió de
los pedidos a los proveedores por vía telefónica, fax, correo telefónico, EDI u otro.
Si se presentan fundamente en el diagnóstico y tenga en cuenta evaluar
cuantitativamente y/o cualitativamente estos.

Recibo de mercancía

Recibo y verificación de los documentos

16. Cuando llega el transportador como recibe y verifica que el documento es lo

indicado para proceder a darle ingreso a las instalaciones ó descargue?
Identificar las ineficiencias y evaluarlas.

Descargue de la mercancía

17. Como descarga la mercancía que llega?

Identifique las ineficiencias y evalúeles.

Verificación de la mercancía

18. Como verifica que la mercancía sea acorde con la orden de compra?(manual
ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
19. Cuando lo que llega no es acorde a la orden de compra como es el proceso
de las devoluciones?
Identifique las ineficiencias y evalué.

Almacenamiento

20. Como reconoce o consulta la localización y ubicación de las mercancías en

el almacén?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
21. Realiza el almacenamiento de manera automática identificando la
localización de las mercancías para ubicarlas?
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
22. Al ubicar las mercancías como alimenta la asignación de estas? (manual ó
automática).
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
23. Como actualiza el inventario de materias primas? (manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.

Envío de materias primas a producción

24. Como recibe las ordenes de reaprovisionamiento de materias primas a
producción?(manual ó automática).
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
25. Como prepara las ordenes de reaprovisionamiento de materias
primas?(manual ó automática).
Tenga en cuenta la localización y ubicación de las materias primas si es manual ó
automática.
Identifique las ineficiencias y evalué.
26. Como verifica que las materias primas seleccionadas son acordes a la orden
de reaprovisionamiento de producción?(manual ó automática).
Tenga en cuenta las diferentes variables que verifica (producto, cantidad,
vencimiento, etc.).
Identifique las ineficiencias y evalué.
27. Como actualiza el inventario de materias primas?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.

Automatización de procesos productivos

28. Como alimenta la asignación de materias primas a producción cargando a
producto en proceso?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
29. Como alimenta la información de las planillas de los procesos de
producción?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
30. Tiene información de cuanto hay en producto en proceso y en que proceso
se encuentra para comprometerse con los clientes?
Identifique las ineficiencias de lo que genera la información no confiable del
inventario en proceso para comprometerse con el cliente, por que la información no
la tienen en tiempo real y si es así las unidades en proceso no son acorde con lo
real por errores en digitación; y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente y fundaméntelas en el diagnóstico.
 Envío a la bodega de producto en proceso
31. Como reconoce o consulta la localización y ubicación de las productos en
proceso en la bodega?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
32. Realiza el almacenamiento de manera automática identificando la
localización de los productos en proceso en la bodega para ubicarlas?
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
33. Al ubicar los productos en procesos en la bodega como alimenta la
asignación de estas?(manual ó automática).
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
34. Como actualiza el inventario de productos en proceso en la bodega?(manual
ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
35. Como prepara los requerimientos de producción de producto en proceso en
la bodega?(manual ó automática).
Tenga en cuenta la localización y ubicación de las materias primas si es manual ó
automática.
Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.
36. Como verifica que los productos en procesos en bodega seleccionados son
acordes a la requerimientos de producción?(manual ó automática).
Tenga en cuenta las diferentes variables que verifica (producto, cantidad,
vencimiento, etc.).
Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.
37. Como actualiza el inventario de producto en proceso el la bodega?(manual ó
automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
38. Como alimenta la asignación de producto en proceso a producción?(manual
ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.

Envío de productos terminados a la bodega de productos

terminados
38. Como reconoce o consulta la localización y ubicación de las productos
terminados en la bodega?(manual ó automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.
39. Realiza el almacenamiento de manera automática identificando la
localización de los productos terminados para ubicarlas?
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
40. Al ubicar los productos terminados como alimenta la asignación de
estas?(manual ó automática).
Si es manual identifique las ineficiencias y evalué.
41. Como actualiza el inventario de productos terminados?(manual ó
automática).
Identifique las ineficiencias y evalué.

Inventario periódico en las bodegas ó almacenes

42. Cada cuanto realiza inventario?
43. Cuanto en promedio se demora en realizar un arqueo de inventario?
44. Utiliza regularmente horas extras y fines de semana para hacer el arqueo de
inventario?(evalué).
45. Por los días que realiza inventario suspende los despachos a los
clientes?(evalué).
46. Como realiza el inventario, de manera manual ó automático?
Identifique las ineficiencias y tenga en cuenta evaluar cuantitativamente y/o
cualitativamente estos reprocesos, y fundamente en el diagnóstico.
47. El inventario frecuentemente no concuerda?(evalué).
48. Cuanto se demora buscando en los asientos contables para cuadrar los
inventarios?
Identifique en que consisten estos reprocesos y evalué estas ineficiencias.
49. Al finalizar el otro periodo el inventario le cuadra, y si no le cuadra que
hace?(evalué).