Ensayo Importancia de los Archivos Por:

El archivo es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión. Los archivos son importantes
para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles
para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
testimonio para los trámites que se puedan requerir.

Desde la antigüedad se descubrió la importancia de la documentación y de su

conservación, esto lo comprobamos estudiando la información dejada y
encontrada de las civilizaciones antiguas como los Romanos, egipcios, griegos,
etc. Para los estudiosos de la historia, el material rayado encontrado es su papel
básico como fuente de información de primer orden para para conocer de estas
culturas. De este modo, no es de extrañar que en los últimos años se advierta un
empleo claramente preponderante de los materiales que atesoran estos
denominados repositorios de la memoria en la investigación diacrónica.

Gracias a que el estado comenzó a tomar medidas para desarrollar tutelas

jurídicas sobre aquellos documentos y archivos que considera merecen ser
conservados y transmitidos a las futuras generaciones. Se perfecciono la
protección legal con la plena incorporación de los archivos y documentos al
patrimonio cultural, La nueva legislación suponía el fin de la preeminencia de los
derechos de los propietarios sustituyéndola por una combinación de los intereses
particulares, característicos de la “condición privada”, con los públicos propios de
la “nación”. A razón de esto podemos ingerir en Archivos o colecciones de
documentos privados pero marcados como históricos y de uso público. Por otra
parte, estas nuevas normas iniciaron la permuta de las medidas prohibitivas por
otras de tipo estimulador buscando una mejor eficacia en el objetivo de conservar
y acrecentar el patrimonio documental.

Según su Naturaleza se clasifican de acuerdo con el tipo de entidad que realiza el

proceso de archivo, el Archivo público es todo documento que pertenece a las
entidades del Estado, el Archivo privado de interés público son aquellos
documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de
interés público, el Archivo privado son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurídicas. Según su Ciclo Vital, el Archivo de gestión corresponde a la
documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización. El Archivo central es la agrupación de
documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada
dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia, el Archivo
histórico aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente.

Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del

archivista, se resume en los siguientes aspectos como el Orden que es el método
que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un
control y ubicación de los mismos, la Responsabilidad que es una tarea de
dedicación y actualización, la Prontitud que es cuando se soliciten los archivos se
deben encontrar inmediatamente disponibilidad inmediata de archivos, la
Cordialidad que es el funcionario responsable del archivo debe generar buena
disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de los
documentos.