HOSPITAL MILITAR CENTRAL PROCEDIMIENTO: ACCIÓNES PREVENTIVAS Y/O CORRECTIVAS CÓDIGO: GP-CLDD-PR-06

FECHA DE EMISIÓN: 01-04-2013

DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
VERSIÓN: 03
PROCESO: GESTIÓN PLANEACIÓN
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SGI PÁGINA 1 DE 10

HOSPITAL MILITAR CENTRAL

NIT: 830.040.256-0

1. OBJETIVO
Identificar y analizar los riesgos potenciales que puedan generar no conformidades previniendo su ocurrencia, que puedan generar un impacto negativo en
la prestación del servicio de manera segura.

2. ALCANCE
Desde que se detecta la causa potencial de una No Conformidad, hasta que se garantice la eliminación del riesgo detectado y se minimice al máximo la
ocurrencia del mismo.

3. DEFINICIONES PROPIAS DEL PROCEDIMIENTO

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
ACCION CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseada.
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito que se traduce en un riesgo.
RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le
impidan el logro de sus objetivos.

4. DISPOSICIONES GENERALES
NTCGP 1000-2004.
Ley 872 de 2003 Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado.
MECI 1000 2005.
SOGC Resolución 1011 de 2006.
Este procedimiento aplicara para todas No conformidades derivadas:
 Estructura documental del SOGC.
 La operación de los procesos.
 Iniciativa de mejora.
 Reportes de acciones preventivas.
 Resultado de las Auditorías internas como externas.
 Incumplimiento de objetivos.

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 Incumplimiento de los indicadores de los procesos.

El Responsable del Proceso y el Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad determinan las acciones para eliminar y/o prevenir la ocurrencia de No
Conformidades detectadas en los procesos: todas las acciones correctivas y/o preventivas son documentadas en el formato reporte de acciones correctivas y
preventivas.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
(QUE) (COMO) (QUIEN-DONDE)
ID ACTIVIDAD TAREA RESPONSABLE / CUANDO FORMATO
LUGAR
A partir de las observaciones, recomendaciones o
comportamiento de algún proceso o producto.
No Conforme que ponga en riesgo la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad y se registra en el
formato de "Informe y Reporte de Acción
Correctiva y/o Preventiva".
Cada vez que se Reporte
Identificar observaciones, No Las fuentes utilizadas para la identificación de
detecte una No de Acción
conformidades, causa de necesidad de aplicación de acciones son: Responsable del
Conformidad en el Correctiva y/o
1 estas, iniciativa de mejora, y  Sugerencia de mejoramiento por parte de los proceso
desarrollo del Preventiva
clasificar el tipo de acción. funcionarios del Hospital.
proceso. ANEXO 1.
 Resultado del análisis del mapa de riesgos.
 Evaluación de satisfacción de los usuarios.
 Medición y control de procesos (resultado de
análisis de indicadores de gestión).
 Evaluación de visitas a las diversas áreas del
hospital.
Llevar a cabo un análisis o investigación para
Investigar causas, preparar Reporte
determinar la causa del problema y en función de esto
propuestas, evaluar Cada vez que se de Acción
se elabora una propuesta general para resolverla. Responsable del
2 alternativas, documentar plan identifica las No Correctiva y/o
Estas acciones se documentan y de igual forma se proceso
de acción y definir equipo de Conformidades. Preventiva
establece el equipo de trabajo que desarrollara e
trabajo. ANEXO 1.
implantara la acción preventiva y/o correctiva.
Registrar la acción con el fin de formalizar los trabajos Reporte
Luego de analizar
y las acciones de Acción
Registrar acción preventiva Responsable del y evaluar las
3  Acordar la fecha de entrega de los resultados. Correctiva y/o
y/o correctiva. proceso causas de la no
Preventiva
conformidad.
ANEXO 1
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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

(QUE) (COMO) (QUIEN-DONDE)

ID ACTIVIDAD TAREA RESPONSABLE / CUANDO FORMATO
LUGAR
Desarrollar e implantar las acciones con base en el
plan de trabajo realizado; con base a las fechas de
cumplimiento de entrega de actividades y de las Cuando se
Desarrollar e implantar la evidencias presentadas, se verifican que las acciones determinan las
Responsable del Hoja De Trabajo
4 acción preventiva y/o tomadas sean eficaces con respecto a la causa acciones
proceso Anexo 2.
correctiva. identificada. correctivas y/o
 Fue eficaz la acción? preventivas.
 Si, Pasa a la actividad ID 5
 No, Pasa a la actividad ID 6
Con base en el registro de acciones correctivas y/o Reporte
Registrar avances y dar En el desarrollo de
preventivas, realizar seguimiento a las acciones de Acción
seguimiento al proceso de Responsable del las acciones
5 planeadas, registrando el avance del proceso durante Correctiva y/o
desarrollo de acciones proceso preventivas y/o
el periodo de ejecución de estas. Preventiva
preventivas y/o correctivas. correctivas.
ANEXO 1.
El responsable del proceso envía el formato de
"Reporte de Acciones Preventivas y/o Correctivas"
totalmente diligenciado, refiriéndose a las causas y
Generar informe de causas y Reporte
acciones tomadas, al Área de Garantía de Calidad. Responsable del Cuando se ha
acciones realizadas en las No de Acción
• Se actualizan los procedimientos que hayan sufrido Proceso y cerrado la No
6 conformidades, actualizar los Correctiva y/o
modificaciones por causa de las soluciones Funcionario Área Conformidad y fue
resultados de acción Preventiva
implantadas de acuerdo con el procedimiento de Garantía de Calidad eficaz.
Preventiva y/o correctiva. ANEXO 1.
"Control de Documentos" GP-CLDD-PR-02.
• Se divulga a los interesados los resultados de la
Acción preventiva y/o correctiva implantada.
Se presenta un informe al Área Garantía de Calidad
En el momento de
donde se explican las causas de la no eficacia de la
actualizar los
Revisar las acciones no acción tomada. Se reúnen el responsable del proceso Responsable del Lista de chequeo
7 resultados de la
Eficaces. y el Coordinador del Área Garantía de Calidad y proceso ANEXO 3.
acción correctiva
presentan alternativas de solución para que se
y/o preventiva.
implemente un nuevo plan. Volver a la Actividad ID 1.

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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

(QUE) (COMO) (QUIEN-DONDE)

ID ACTIVIDAD TAREA RESPONSABLE / CUANDO FORMATO
LUGAR
En el momento de Listado Maestro
Se registra en el listado maestro de acciones actualizar los de Acciones
Registrar en el listado Funcionario Área
8 correctivas y/o preventivas para posteriores análisis resultados de la Correctivas y
maestro. Garantía de Calidad
estadísticos. acción correctiva Preventivas
y/o preventiva. ANEXO 4.

6. PUNTOS DE CONTROL
ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL
OBSERVACIONES DEL CONTROL REGISTROS DEL CONTROL
ID ACTIVIDAD
Registrar la acción con el fin de formalizar los trabajos y las
Reporte de Acción
3 Registrar acción preventiva y/o correctiva. acciones
Correctiva y/o Preventiva
 Acordar la fecha de entrega de los resultados.
El responsable del proceso según corresponda, envía el formato
Generar informe de causas y acciones realizadas de "informe y Seguimiento de Acciones Preventivas y/o
Informe y Reporte de Acción
6 en las No conformidades, actualizar los resultados Correctivas" totalmente diligenciado refiriéndose a las causas y
Correctiva y/o Preventiva
de acción Preventiva y/o correctiva. acciones tomadas en las No Conformidades, al Área de Garantía
de Calidad.
Revisar las acciones no Si la acciones no son eficaces presentar alternativas de solución Lista de chequeo
7.
Eficaces. para que se implemente un nuevo plan. ANEXO 3.
Se registra en el listado maestro de acciones correctivas y/o Listado Maestro de Acciones
8 Registrar en el listado maestro
preventivas para posteriores análisis estadísticos. Correctivas y Preventivas

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7. FLUJOGRAMA

8. CONTROL DE CAMBIOS

ACTIVIDADES QUE SUFRIERON CAMBIOS FECHA DEL

OBSERVACIONES DEL CAMBIO MOTIVOS DEL CAMBIO
CAMBIO
ID ACTIVIDAD
Se realizaron ajustes a todo el procedimiento Estandarizar un procedimiento acorde
1-8 TODAS 02-01-2013
con las necesidades de la institución

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9. ANEXOS
Anexo 1. Reporte acción correctiva y/o preventiva

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Anexo 2. HOJA DE TRABAJO

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Anexo 3. Lista de Chequeo

Permite colocar datos, verificando de una manera estructurada el cumplimiento de ciertos requisitos establecidos, ayudando a solicitar la lista completa de
los mismos.

C: Conforme NC: No conforme NA: No aplica

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Anexo 4. Listado maestro de acciones preventiva.

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