AUDITORIA DE PROVEEDORES

Las cuentas y documentos por pagar representan obligaciones a cargo de la organización

originadas en bienes o servicios recibidos. Se deben registrar por separado las
obligaciones de importancia, como las que existan a favor de proveedores.
La cuenta de proveedores abarca las cantidades que se deben por concepto de compra
de mercancías y materiales para el desarrollo del objeto social de la compañía. El monto
de estos saldos puede depender de los plazos de pago a proveedores o de la existencia
de períodos en los que se concentran las compras. Los pagos y compras a proveedores
son un proceso natural e indispensable en toda actividad económica; por lo general, sus
transacciones son numerosas y significativas.
OBJETIVOS
De acuerdo con Estupiñan, en la auditoría de proveedores se buscan los siguientes
objetivos:

 Existencia: Verificar si el saldo en proveedores representa todas las obligaciones

adquiridas.
 Valuación: Verificar si los saldos de proveedores están correctamente
determinados y valuados.
 Clasificación y presentación: Verificar si los valores del estado de situación
financiera están de acuerdo con los registros contables y si fueron clasificados
según el tiempo en que debe realizarse el pago.
 Corte: Verificar su las transacciones se registraron dentro del período
correspondiente.
PRUEBAS

De acuerdo con Slosse et al. (1991), la auditoria de proveedores comprende las siguientes
pruebas:

De cumplimiento

 Revisar los documentos soporte de las deudas con proveedores.

 Determinar a quién corresponde la potestad para autorizar compras a crédito con los
proveedores.
 Verificar la existencia de registros auxiliares para cada proveedor y establecer si se
concilian periódicamente los pagos abonados a cada uno.
 Comprobar la existencia de controles físicos y contables para todas las facturas que
acreditan responsabilidades con proveedores.
 Determinar si existen procedimientos específicos escritos sobre todos los aspectos
relativos a autorización y pago de compras a créditos.

Sustantivas

 Revisar que todas las deudas contraídas con proveedores se registren y presenten en
el estado de situación financiera.
  Establecer que todos los saldos que muestran las cuentas con proveedores
correspondan a obligaciones reales y pendientes de pago.
 Verificar la exactitud aritmética de la relación y el cruce de los saldo inciales y finales
con el balance de comprobación.
 Confirmar los saldos pendientes.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos analíticos que corresponden a la cuenta de proveedores consisten en

efectuar análisis comparativos entre los montos del año corrientes, los del año anterior y los
presupuestados sobre los siguientes conceptos:

 Cuentas por pagar por proveedor, tipo de compra o centro de costos.

 Plazo promedio de pago.
 Verificación de pagos posteriores:
o Seleccionar los pagos posteriores a la fecha de cierre del periodo bajo análisis
con los principales proveedores de la entidad. La selección de pagos posteriores
se efectúan hasta la fecha del informe del auditor.
o Verificar que, por cada pago efectuado por bienes o servicios entregados antes
de la fecha de cierre, se registre el pasivo correspondiente.
o Cotejo de información soporte: informe de recepción, orden de compra, factura
del proveedor.
o Confirmación de los saldos: Es similar al procedimiento para examinar cuentas
deudoras. La compañía pide a sus proveedores que informen directamente al
auditor el estado de cuenta que tienen en sus registros; no se menciona el saldo
en los libros de la empresa deudora.
o Conciliación de los estados de cuenta de proveedores: Además de formular la
factura, muchos proveedores envían al mes estados de cuentas a sus clientes.
Cuando dichos estados están disponibles en la empresa auditada, los más
importantes deben conciliarse contra los registros de la organización. Los
estados de cuenta en poder de la empresa auditada son menos confiables como
evidencia que los recibidos directamente de los proveedores.

SOLUCIÒN DEL EJECICIO

Esta tabla tiene las siguientes cédulas:

BB: Cédula sumaria y plan de mejoramiento de proveedores.

BB1: Listado de chequeo de proveedores.

BB2: Programa de auditoría de proveedores.

BB3: Ajustes y reclasificaciones de proveedores.

BB4: Relación de facturas con proveedores nacionales no contabilizadas

BB5-1: Circularizaciones de proveedores nacionales.

BB5-2: Respuesta a las Circularizaciones de proveedores Nacionales.

BB5-3: Circularizaciones de proveedores del exterior.

BB5-4: Respuesta a las Circularizaciones de proveedores del exterior.

BB6: Información suministrada por las Circularizaciones de proveedores nacionales.

BB7: Información suministrada por las Circularizaciones de proveedores del exterior.

BB8: Resumen de las Circularizaciones de proveedores nacionales.

BB9: Resumen de las Circularizaciones de proveedores del exterior.

BB10: Ajustes de facturas con proveedores nacionales no contabilizados.

BB11: Descuentos por pronto pago no contabilizados.

BB12: Ajustes por tipo de cambio de los proveedores del exterior.

CONSIDERACIONES

 Cédula sumaria de proveedores (cédula BB). Esta cédula se crea a partir del balance de
comprobación, con datos tomados de los libros de la organización, y se concluye cuando
se determinen los ajustes y reclasificaciones correspondientes a este grupo de cuentas.
Si se tienen los saldos de las cuentas según auditoria, se procede a concluir el trabajo.
Se espera alcanzar los objetivos planteados para la auditoria, como aparecen al inicio de
los programas.

El desarrollo del trabajo se hace a partir del programa que elaboro de forma previa, para la
organización en particular, el personal de auditoria externa asignado para tal fin. En el desarrollo
de la revisión, al evaluar el sistema de control interno pueden surgir una serie de debilidades,
que deben plantearse en el plan de mejoramiento sugerido. Se recomienda al lector
complementar el plan de mejoramiento, ya que el presentado es uno estándar para efecto del
ejercicio.

 Listado de chequeo de proveedores (cédula BB1). Como producto de la evaluación del

control interno adelantada por la auditoria, se determinaron algunas debilidades; sobre
ellas debe hacerse énfasis en el transcurso del trabajo.

Durante la evaluación del control interno se constata que cada una de las respuestas este de
acuerdo con la situación real. Para lograrlo, antes de la auditoria se hace una verificación
general, que sirve para determinar el alcance y la profundidad con que deben desarrollarse las
pruebas.

En la medida en que se desarrollan las pruebas de auditoria de los papeles de trabajo, el personal
de auditoria externa debe dejar constancia de quien realizo cada una, poniendo las iniciales de
los nombres en la columna “Hecho por”. También se debe dejar constancia de cuales papeles
de trabajo hizo cada persona, los riesgos que se pueden presentar, la prueba de auditoria
utilizada y las afirmaciones involucradas.

 Ajustes y reclasificaciones de proveedores (cedula BB3). Cuando el auditor externo y su

equipo de trabajo ya tienen definido el diseño de las cédulas analíticas de modo que se
cumplan los objetivos determinados, se efectúan los cálculos matemáticos necesarios y
las Circularizaciones a los proveedores. Con ello se determinan deudas no
contabilizadas, descuentos no registrados y otras posibles inconsistencias. Se busca
identificar las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones, para llevarlas a la cedula BB3,
donde se plantean los ajustes que deben efectuarse.
  Las cedulas analíticas BB6 Y BB7 se elaboran a partir de la BB4 y las respuestas a las
Circularizaciones (BB5), y en ellas se identifican las respuestas con excepción. La
auditoría externa investiga estas respuestas y determinan, de forma concreta, a que se
deben las diferencias: si a errores del proveedor, o de la organización.
 Cuando una organización tiene obligaciones en moneda extranjera, es de suma
importancia que se les actualice de forma permanente. Por eso, en la cedula BB12 se
muestra la actualización de los valores y se ajusta la diferencia arrojada.

Los proveedores representan una de las obligaciones más importantes que tiene un ente
económico a corto plazo, por eso, los movimientos de sus saldos son más continuos y merecen
mayor atención y control de sus transacciones.
Comprende las obligaciones a cargo del Ente económico, por concepto de la adquisición de bienes
y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo
de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como
materia prima, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía
La circularización es una de las técnicas de auditoría más empleadas en todos los procesos de
revisión de estados financieros; consiste en documentos que son remitidos directamente por
el representante legal de la empresa auditada y en los que se solicita que algunos clientes,
bancos, o proveedores, envíen información que permita la comparación y verificación de los
registros generados por la empresa.

La circularización es una técnica de auditoría empleada por revisores fiscales, auditores

internos y externos en todos los procesos de revisión de estados financieros e información,
que se encuentra asociada al proceso de inspección adelantada por el profesional en sus
labores de control.

La circularización consiste en documentos que son remitidos directamente por el

representante legal de la empresa auditada, en los que se solicita que algunos de los clientes, o
bancos, o proveedores, etc., con los cuales la empresa tiene vínculos comerciales, le colaboren
haciendo llegar directamente a los auditores o revisores fiscales la información relacionada en
el documento de solicitud para lograr de esa forma una contratación de información que
facilite verificar la validez de las cifras financieras que se están auditando. Por tanto, la
circularización constituye una prueba que valida las transacciones y los saldos que aparecen en
las cuentas de la sociedad auditada con terceros.

Desde la planeación, el auditor debe tener en cuenta las condiciones en las que se realizará la
auditoría, además de los objetivos que pretende alcanzar, y determinar el método de
confirmación que va a ser utilizado.

Métodos para ejecutar una circularización

Existen algunos métodos para llevar a cabo una circularización de saldos que responden a la
necesidad de verificación de información del auditor o revisor fiscal:

 Confirmación positiva
 Confirmación negativa
 Estado de cuenta periódicos