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Michelena Fernández
Universidad Tecnológica de la Habana, José Antonio Echeverría
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Le agradezco
Resumen
El presente trabajo muestra el estudio realizado en la empresa de servicios
ServiSime, perteneciente al Ministerio de Industria Sidero-Mecánica. (SIME), la
investigación abordó el temade Rediseño del Sistema de Gestión de Calidad de la
entidad.
Para llevar a cabo el estudio del tema mencionado anteriormente se propuso que
el objetivo general de este trabajo estuviese encaminado a:
Índice
Introducción…………………………………………………………. 1
Capítulo I. 4
Principales Factores que afectan la gestión de la calidad en las empresas..
I.1 Concepto de Calidad....................................…………………………………… 4
I.2 Procesos…………..……………………............................................................. 5
I.3Enfoque a procesos………………………………………………..……………… 10
I.3.1Procesos versus procedimientos..………….…………………………….. 15
I.3.2 Seguimiento y medición de los procesos……………………………….. 16
I.3.3Indicadores del Proceso…………………………………………………….. 17
I.4Soporte documental de los sistemas con los enfoques basados en
procesos………………………………………………………………………………… 18
I.5 Enfoque a cliente………………………………………………………………….. 19
I.5.1 Significados del servicio al cliente…………...…………………………… 20
I.5.2 Importancia del servicio al cliente….…………………………………….. 22
I.5.3 Características del servicio…………………………..……………………. 23
I.6 Metodologías para diseño y mejoramiento de los procesos…………….. 24
I.6.1Concepción del significado de metodología…..…..……………………. 24
I.6.2La mejora de los procesos……………………...…..……………………… 25
I.6.3Ciclo de la mejora continuada…………………...…..…………………….. 25
I.6.4Diferentes metodologías de mejora de procesos……………………… 26
I.7Normas ISO…………………………………………………………..…………….. 31
I.7.1 Requisitos generales…………………………..…..…..……………………. 31
I.8Conclusiones del capítulo…………………………………………………….. 33
Capítulo 2.
Diagnóstico de la situación actual del SGC de la empresa ServiSime……. 34
II.1 Caracterización de la entidad…………………………………………………. 34
II.2 Modelo de diagnóstico……………………...................................................... 37
II.3Descripción de la versión actual del sistema de gestión de calidad y
revisión de su documentación……………………………………………………… 38
II.4Realización de la auditoría diagnóstico………………………………………. 38
II.5Determinación de las no conformidades del sistema……………………… 44
II.6Determinación de la satisfacción de los clientes…………………………… 44
II.7Conclusiones del capítulo…………………………..…………………………... 45
Capítulo 3.
Rediseño e implementación parcial del SGC de la empresa ServiSime…….
48
III.1 Explicación del Procedimiento………………………………………………… 49
III.2Aplicación del Procedimiento……………………......................................... 49
III.3Conclusiones del capítulo…..……………………......................................... 66
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
2011
Conclusiones..…………………………………………………..67
Recomendaciones………………………………………….... 68
Bibliografía………………………………………………………..69
Anexos………………………………………………………………71
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Introducción
Cada día son más las organizaciones que deciden mejorar la calidad de sus productos y
servicios, apuntando a la satisfacción de sus clientes. Sin duda, es una tarea difícil, ya que
actualmente el grado de exigencias de los clientes obliga a estructurar el trabajo de manera
que los resultados que se obtengan sean predecibles y siempre el mismo.
Para que las empresas cumplan dichos objetivos es necesario que estudien a profundidad
sus procesos, y es muy importante que rediseñen los mismos con el propósito de que
mejoren en la calidad, debido a que en la actualidad las presiones competitivas globales
están provocando que las organizaciones busquen formas de satisfacer mejor las
necesidades de sus clientes, reducir costos, e incrementar productividad, y el mejor modo
de obtenerlo es mediante el mejoramiento continuo de la calidad que se ha desarrollado
como un pivote para satisfacer estos objetivos; convirtiéndose en una parte necesaria e
integral de la estrategia de negocios de las entidades.
Por todos estos motivos se hace necesario el diseño e implementación un SGC, que
permita determinar la política de la calidad, los objetivos y las responsabilidades de cada
parte del sistema, por lo que se considerará la calidad como un factor estratégico y fuente
de ventaja competitiva que requiere del esfuerzo colectivo de todas las áreas y miembros
de la organización.
Dicha empresa desde el año 2004 trabaja en la implementación del sistema de gestión de
calidad con el objetivo de su certificación, pero en la actualidad no se ha concluido con esta
etapa de diseño, lo que afecta su funcionamiento y da lugar a la siguiente situación
problémica:
1
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Para la realización del trabajo se determinó los posibles resultados a alcanzar, o lo que es
lo mismo, se definió la hipótesis de la investigación siguiente:
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Deming, PHVA y la metodología de mejora de procesos de la empresa, de
Harrigton(MPE).También se aplicaron herramientas como la observación directa, el análisis
de documentos y registros de trabajo, tormentas de ideas, las entrevistas, encuestas, así
como el diagrama causa – efecto y el diagrama Pareto.
El documento de la tesis cuenta con una estructura formada por tres capítulos que son los
siguientes:
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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En general, se puede decir que calidad abarca todas las cualidades con las que cuenta
un producto o un servicio para ser de utilidad a quien se sirve de él. Esto es, un producto
o servicio es de calidad cuando sus características, tangibles e intangibles, satisfacen las
necesidades de sus usuarios. Entre estas características podemos mencionar sus
funciones operativas (velocidad, capacidad, etcétera), el precio y la economía de su uso,
durabilidad, seguridad, facilidad y adecuación de uso, que sea simple de manufacturar y
de mantener en condiciones operativas, que sea fácil de desechar (ecológico), etcétera.
Todo esto le otorga a un producto la llamada calidad al consumidor; sin embargo,
aunque esta es la más importante, muchas veces se deben definir otros tipos de calidad
relacionados con su planeación, control y mejoramiento. La calidad de conformación es
el conjunto de características dadas a un producto durante su proceso de elaboración,
las cuales deben ajustarse a lo especificado en su diseño. La calidad de diseño
constituye el conjunto de características que satisfacen las necesidades del consumidor
potencial, y que permiten que el producto pueda tener factibilidad tecnológica de
fabricación.(4)
La norma JISZ8101 define al control de calidad como” un sistema que permite que las
características de un producto o servicio satisfagan en forma económica los
requerimientos del consumidor”. La norma ANSIZI.7-1971 dice que “son las técnicas
operacionales y actividades que sustentan la calidad de un producto o servicio para
satisfacer ciertas necesidades”. Las normas IS09000 interpretan la calidad como “la
integración de las características que determinan en que grado un producto satisface las
necesidades de su consumidor”; el aseguramiento de la calidad como “el conjunto de las
actividades planeadas formalmente para proporcionar la debida certeza de que el
resultado del proceso productivo tendrá los niveles de calidad requeridos”; y el control de
calidad como “el conjunto de actividades y técnicas realizadas con la intención de crear
una característica específica de calidad”.(26)
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por calidad total (década de los noventa), donde se hace hincapié en el mercado y en las
necesidades del consumidor, reconociendo el efecto estratégico de la calidad en el
proceso de competitividad.( 3).
Shewhart entendía la calidad como “un problema de variación que puede ser controlado
y prevenido mediante la eliminación a tiempo de las causas que lo provocaban, de tal
forma que la producción pudiese cumplir con la tolerancia de especificación de su
diseño”. Para lograr este objetivo ideo las graficas de control.(28)
Para Juran la calidad era “adecuar las características de un producto al uso que le va a
dar el consumidor”. (22)
Lo que sise puede decir que todos lo autores de una forma u otra coinciden en que la
calidad engloba todas las características y prestaciones que brinda un servicio o
producto, las que deben estar orientadas siempre a satisfacer los requerimientos del
consumidor. Y que las empresas para obtener un producto o servicio de calidad y
eficiente, deben lograr que cada elemento que la conforma trabaje de forma planificada y
controlada enfocándose siempre a su cliente.
I.2Procesos.
La norma ISO 9001:2008 no establece de manera explícita qué procesos o de qué tipo
deben estar identificados (ni tampoco en el modelo EFQM), si bien induce a que la
tipología de procesos puede ser de toda índole, es decir, tanto procesos de planificación,
como de gestión de recursos, de realización de los productos o como procesos de
seguimiento y medición. Esto es debido a que no se pretende establecer uniformidad en
la manera de adoptar este enfoque, de forma que incluso organizaciones similares
pueden llegar a configurar estructuras diferentes de procesos.
Este dilema suele ser el primer obstáculo con el que se encuentra una organización que
desee adoptar este enfoque. Ante este dilema, es necesario recordar que los procesos
ya existen dentro de una organización, de manera que el esfuerzo se debería centrar en
identificarlos y gestionarlos de manera apropiada. Habría que plantearse, por tanto,
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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cuáles de los procesos son los suficientemente significativos como para que deban
formar parte de la estructura de procesos y en qué nivel de detalle.
Es por ello que para una mejor compresión de los aspectos relacionados con los
procesos de una empresa, es de vital importancia explicar teóricamente cada uno de los
elementos que intervienen en los procesos, permitiendo de esta forma evaluarlos, así
como la puesta en práctica de diferentes metodologías para mejorarlos.
Harrington plantea que “un proceso no es más que la actividad o grupo de actividades
que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente
externo o interno”; es decir un proceso de la empresa consiste en un grupo de tarea
lógicamente relacionadas que emplean los recursos de la organización para dar
resultados definidos en apoyo a los objetivos de la misma.(17)
Otros definen proceso como “el conjunto de actividades secuenciales que realizan una
transformación de una serie de entradas (material, mano de obra, capital, información,
etc.) en las salidas deseadas (bienes y/o servicios) añadiendo valor". (29); o como
“cualquier secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas (Intervinientes)
desarrollan para hacer llegar una Salida a un Destinatario a partir de unos recursos que
se utilizan (Recursos amortizables que necesitan emplear los intervinientes) o bien se
consumen” (30)
En esencia se puede plantear que todos los conceptos son similares y coinciden en que
los procesos están constituido por actividades internas que de forma coordinada
transforman las entradas en salidas con lo que se obtiene un resultado final evaluado por
el cliente; y en esta transformación interviene el personal de la empresa que emplean
una serie de recursos económicos y materiales. Esta secuencia de actividades puede
observarse en la siguiente figura:
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Variabilidad del proceso. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la
secuencia de actividades realizadas que, a su vez, generan variabilidad en los resultados
del mismo expresados a través de mediciones concretas.
APTITUDES Y
ACTIVIDADES
De los empleados para estar
preparados y motivados con
el trabajo
MEDIOS Y RECURSOS
Que facilita la empresa para
realizar las tareas tales como
máquinas, materiales,
métodos, etc.
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Rediseño
ño del SGC de la Empresa ServiSime
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Cuando esta representación se aplica a los subprocesos
subprocesos o tareas se puede formar una
cadena en la que cada eslabón es una tarea. Tomando una tarea cualquiera, existen
unas entradas o necesidades para dicha tarea, que ha de ser proporcionadas por un
proveedor, cuya transformación durante la tarea, en la q que
ue se le añade valor, permite
satisfacer a un cliente que es eslabón siguiente de la cadena. Este símil constituye uno
de los principios de la Calidad Total, ya que para satisfacer al cliente último (externo) de
la cadena es necesario satisfacer a cada unouno de los clientes (internos) de los distintos
subprocesos o tareas.
Para hacer ocurrir un proceso existen otro tipo de medidas, que reciben el nombre de
especificaciones de proceso. Estas medidas no son indicadores puesto que no reflejan el
funcionamiento del proceso sino mandatos relativos a la forma de hacer ocurrir el
proceso y que por lo tanto son las causantes de ese funcionamiento. (30)
(
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I.3 Enfoque a proceso.
El enfoque de proceso rompe las barreras funcionales que típicamente existen dentro de
una organización, permitiendo una coordinación explícita entre áreas; esta forma de
enlazar las actividades permite distinguir a cada una de ellas cual es su aporte al
producto y como debe ir trabajando para que el resultado sea óptimo. Para organizar y
trabajar con un enfoque de procesos es necesario utilizar sistemas de gestión cada vez
más originales que permitan alcanzar mayores ganancias.
Se puede observar con claridad la relación existente entre gestión de proceso y enfoque
de proceso cuando se plantea que es” La aplicación de un sistema de procesos dentro
de la organización, junto con la identificación e interacciones entre estos procesos, así
como su gestión, se denomina enfoque a procesos”. (31)
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Las medidas de rendimiento de los procesos son seguidas a lo largo de la cadena
de éste y al final.
Los recursos son asignados sobre la base de las necesidades de los procesos.
Los directivos gestionan los espacios en blanco de la organización en lugar de
controlar, regestionar lo que hacen los directivos de nivel inferior.
Los empleados entienden quiénes son los clientes y suministradores de sus
departamentos y como ese encaja dentro del esquema global de la organización.
Los empleados son animados a comunicarse directamente con sus colegas de
otros departamentos.
La colaboración interfuncional es animada y recompensada.
La solución de los problemas se enfoca en encontrar y eliminar las causas de raíz
de desconexiones en el sistema.
Las problemáticas más importantes son rutinariamente direccionadas por equipos
interfuncionales.
Las necesidades e insatisfacciones de los clientes son el norte de las principales
decisiones y acciones de negocio.
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Procesos estratégicos
C C
CLIENTE
CLIENTE l l
i i
e Procesos operativos e
n n
t t
e Procesos de apoyo e
Procesos de gestión
C C
l Procesos gestión de recursos l
i i
e e
n Procesos de realización del n
t producto t
e e
Procesos de medición,
análisis y mejora
Una organización puede elegir como modelo de agrupación el que considere más
adecuado (pudiéndose incluso diferenciarse de los propuestos anteriormente).
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Por otra parte, el segundo de los modelos propuestos está en línea con los cuatro
grandes capítulos de requisitos de la norma ISO 9001, y son los siguientes:
Hay que tener presente que los mapas de procesos son un instrumento para la gestión y
no un fin en sí mismo. (6)
Otras bibliografías señalan que para lograr una correcta eficiencia de los sistemas de las
empresas estas tienen que:
Como puede observarse todas las literaturas expresan la importancia de identificar los
procesos que se llevan a cabo en la organización objeto de estudio, así como sus
interrelaciones, recursos necesarios y el personal que permite la ejecución del mismo.
Haciéndose necesario también conocer las entradas y salidas de los procesos, y los
métodos precisos para establecer su control, lo que permitirá tomar acciones de mejora,
siempre que sean necesarias y gestionarlos de la forma más eficiente.
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Para la identificación y selección de los procesos existen un grupo de factores, entre los
que se puede mencionar principalmente:(6)
Conducir y operar una organización en forma exitosa requiere que ésta se gestione en
forma sistemática y transparente. Se puede lograr el éxito implementando y manteniendo
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un sistema de gestión que esté diseñado para mejorar continuamente su desempeño
mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. La
gestión de una organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de
gestión.
El enfoque del sistema de gestión de la calidad anima a las organizaciones a analizar los
requisitos del cliente, definir los procesos que proporcionan productos aceptables para el
cliente y a mantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestión de la calidad
puede proporcionar el marco para la mejora continua con objeto de aumentar la
probabilidad de alcanzar la satisfacción del cliente y de otras partes interesadas.
Para ello, es necesario hacer una referencia obligada a los sistemas de aseguramiento
dela calidad establecidos conforme a la ISO 9001 de 1994, los cuales han estado
soportados por una serie de procedimientos documentados, que han sido necesarios
debido a las exigencias de los propios requisitos de dicha norma. En este contexto, los
procedimientos documentados han servido y sirven para establecer documentalmente la
manera de llevar a cabo una actividad o un conjunto de actividades, centrándose en la
forma en laque se debe trabajar o que se deben de hacer las cosas para cumplir una
determinada tarea.
Proceso ≠ Procedimientos
Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas Forma especificada para
o que interactúan, las llevar a cabo una actividad
cuales transforman o un proceso.
entradas en salidas.
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tienen objetivos relacionados con los resultados que obtienen, y para ello se debe ejercer
un control para que las entradas sean las adecuadas, las actividades se realicen de
manera conforme y los recursos se empleen en el momento apropiado y de forma
correcta.
Procedimientos Procesos
Los procedimientos definen la secuencia de Los procesos transforman las entradas en
pasos para ejecutar una tarea. salidas mediante la utilización de recursos.
Los procedimientos existen, son estáticos. Los procesos se comportan, son dinámicos.
Los procedimientos están impulsados por la Los procesos están impulsados por la
finalización de la tarea. consecución de un resultado.
Los procedimientos se implementan. Los procesos se operan y gestionan.
Los procedimientos se centran en el Los procesos se centran en la satisfacción de
cumplimiento de las normas. los clientes y otras partes interesadas.
Los procedimientos recogen actividades que Los procesos contienen actividades que
pueden realizar personas de diferentes pueden realizar personas de diferentes
departamentos con diferentes objetivos. departamentos con unos objetivos comunes.
Estas diferencias que se han comentado se deben tener muy claras para poder
comprender abordar la implantación de un sistema de gestión de la calidad de acuerdo
con los principios de gestión de la calidad de la familia de normas ISO 9000 del 2000, y
en adelante, no se debería olvidar que la descripción de las actividades tiene sentido en
la medida que apoya la consecución de resultados para los procesos. (6)
El seguimiento y la medición constituyen, por tanto, la base para saber qué se está
obteniendo, en qué extensión se cumplen los resultados deseados y por dónde se deben
orientar las mejoras.
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Por lo que una organización debe alcanzar los resultados deseados optimizando la
utilización de recursos, es decir, además de la eficacia, debería considerar la eficiencia
en los procesos. Esto es indispensable si se desea avanzar hacia el éxito, como
propugnan los actuales modelos de Calidad Total o de Excelencia Empresarial (ISO
9004:2000 y/o modelo EFQM).
Los indicadores utilizados para conocer la eficiencia de un proceso deberían, por tanto,
recoger los recursos que se consumen, tales como costes, horas-hombre utilizadas,
tiempo, etc.
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En función de los valores que adopte un indicador y de la evolución de los mismos a lo
largo del tiempo, la organización podrá estar en condiciones de actuar o no sobre el
proceso (en concreto sobre las variables de control que permitan cambiar el
comportamiento del proceso), según convenga.
Manual de calidad
Procedimientos
Instrucciones
18 Registros
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Pensando en la implantación de la norma ISO 9001 del 2008, esto anterior no significa
que haya que prescindir de documentos que antes sí existían y ahora no son exigibles.
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logran los avances o se presentan a los clientes mejorarán el desempeño del negocio.
(35)
Varios autores plantearon sus teorías acerca de nivel de servicio del cliente como por
ejemplo: la autora Neyra Calderón define el servicio al cliente como el conjunto de
actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente
obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del
mismo. (36)
Con la misma idea pero de forma más explicita Ronald Ballou puntualiza que “Servicio al
cliente significa proporcionar asistencia a los clientes de tal forma que esto redunde en
un mayor grado de satisfacción (...)”De igual forma, “se basa en la preocupación
constante por las preferencias de los clientes, tanto a nivel de la interacción con los
clientes como del diseño de servicios. Sostiene que el personal es responsable ante los
clientes por las decisiones que éstas toman y que los clientes tienen derechos que el
personal debe respetar” (2).
Gaither señala el servicio al cliente de una manera sencilla pero con un significado muy
amplio ya que plantea que este término se puede definir como una gama de actividades
que en conjunto, originan una relación. (14)
Otra definición, es la del autor Lovelock, quien señala que “el servicio al cliente implica
actividades orientadas a una tarea, que no sea la venta proactiva, que incluyen
interacciones con los clientes en persona, por medio de telecomunicaciones o por
correo. Esta función se debe diseñar, desempeñar y comunicar teniendo en mente dos
objetivos: la satisfacción del cliente y la eficiencia operacional”. (24)
Se concluye que la definición del servicio al cliente puede ser tan amplia como se desee
ya que este es un término que actualmente tiene mucho auge y que sufre constantes
cambios, pero de forma general y tratando de llegar a la raíz de lo que realmente
significa el servicio al cliente, los autores Martha Gómez y Acevedo determinan a este
como ¨ el acto o el conjunto de actos mediante el cual se logra que un producto o grupo
de productos satisfagan las necesidades y deseos del cliente ¨.(1)
Generalizando un poco, toda la empresa está o debería dedicarse al servicio del cliente,
convirtiendo este concepto en sinónimo de la calidad total, pero en realidad el
consumidor de nuestros productos o servicios no puede apreciar, ni por otra parte le
interesa, lo que ocurre en el interior de nuestro establecimiento. Podemos tener unos
procesos de producción impecables y fallar en entrega de los artículos o viceversa. En
realidad el cliente sólo puede juzgarnos en el momento en que toma contacto con algo
de nuestra empresa. Solamente este momento le interesa y justamente estas situaciones
son las que vamos a incluir en el amplio concepto de “servicio al cliente”: cuando se
produce un contacto físico de la empresa con el comprador.
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Flexibilidad en el suministro: la tendencia de una oferta cada vez más selectiva y
personalizada, hace que la voraz demanda consumista sólo se satisface con
productos novedosos o cambios acelerados en las series, capaces de
contrarrestar la desmesurada competencia del mercado. Al igual que la calidad del
servicio comercial también se demuestra en los matices del trato que se da a cada
cliente teniendo en cuenta sus deseos, su carácter e incluso sus caprichos, la
calidad del servicio industrial consiste en conseguir unos procesos flexibles para
poder asumir las veleidades de la demanda.(11)
Además para obtener dinero, la empresa está obligada a fabricar productos o prestar
servicios, pero estas obligaciones no son más que engorrosas exigencias para conseguir
la mayor cantidad posible de recursos económicos.
Pues bien, es el cliente el que aporta el dinero a la empresa. El que nos trae lo que más
deseamos, la causa fundamental de la existencia de la empresa, quien nos tiene que dar
la medida de todo, el individuo infiel y antojadizo que nos tiene sometido a sus caprichos.
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conservar a los clientes antiguos y en buscar otros nuevos y la preferencia hemos de
ponerla en dar al cliente el servicio que se merece. (11)
A todo ello podría unirse el hecho de que los clientes suelen dar mayor importancia al
servicio que a cualquier otra característica del suministro. Mucho más que un café frío
nos irrita la actitud desagradable del camarero que nos lo sirve y puede causar mayores
perjuicios económicos un retraso en el plazo de un suministro que una elevación en el
precio del mismo.
Destaca en primer lugar el elevado coste de los servicios, que suponen la más
importante causa de la inflación y que tiene su apoyo en la exagerada demanda de una
sociedad desarrollada que cuida mucho de sí misma y que genera suficientes recursos
sobrantes, tras la atención a sus necesidades básicas de vivienda, comida y vestido.
Estas dos características señalan el camino de las grandes oportunidades de mejora que
existen en la comercialización de servicios, debido al reducido nivel de excelencia del
sector en general y a la posibilidad particular de mejorarlo, sin que la escasez de
recursos pueda suponer un grave impedimento para ello. (11)
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Para llevar a cabo la mejora de los procesos se han planteado diferentes metodologías.
Por ello es importante cuestionarse ¿Qué es y por qué es necesaria una metodología? y
¿Cuál metodología utilizar?
Según criterios expuestos por Manganelli y Klein, una metodología “es una manera
sistemática o claramente definida de alcanzar un fin. Es también un sistema de orden en
el pensamiento o la acción”.
Para la selección de las técnicas a utilizar se deben considerar los siguientes atributos:
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Los datos recopilados del seguimiento y la medición de los procesos deben ser
analizados con el fin de conocer las características y la evolución de los procesos. De
este análisis de datos se debe obtener la información relevante para conocer:
También puede ocurrir que, aún cuando un proceso esté alcanzando los resultados
planificados, la organización identifique una oportunidad de mejora en dicho proceso por
su importancia, relevancia o impacto en la mejora global de la organización.
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Rediseño
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Fig. 11:
11 Actividades de las fases de ciclo PDCA
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Primera metodología:
MPE es una metodología sistemática que se desarrolla con el fin de ayudar a una
organización a realizar avances significativos en la manera de dirigir sus procesos. (17)
Esta metodología ofrece además un sistema que ayudará a simplificar y modernizar sus
funciones y, al mismo tiempo asegurará que sus clientes internos y externos reciban
productos sorprendentemente buenos.
Tiene como objetivo principal garantizar que la organización tenga procesos que:
1. Eliminen errores.
2. Minimicen las demoras
3. Maximicen el uso de los activos
4. Promuevan el entendimiento
5. Sean fáciles de emplear
6. Sean amistosos con el cliente
7. Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes
8. Proporcionen a la organización una ventaja competitiva
9. Reduzcan el exceso de personal
Cada una de dichas fases posee un objetivo principal que se debe cumplir en ellas y las
actividades para lograrlo como se muestra en el anexo2.
La metodología de mejora de proceso propuesta por Harrigton parte de la idea que para
mejorar un proceso se debe empezar por el trabajo con los directivos de la empresa, lo
cual es muy importante ya que si ellos no están concientizados con la importancia de la
calidad en el funcionamiento del proceso, muy difícilmente este podrá ser mejorado.
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Segunda metodología:
La estructura de esta metodología está compuesta por una serie de pasos que son:
Tercera metodología:
La metodología MM CC tiene una estructura compuesta por cinco pasos a seguir y cada
uno de ellos está integrado por actividades con objetivos específicos, dicho método se
representa en el (ver anexo 6)
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Comparación entre las metodologías expuestas:
El estudio de dichas permite plantear que la primera (propuesta por Harrigton) es una
metodología más amplia que se puede decir que abarca todos los aspectos en una
organización relacionados con los procesos, desde el aseguramiento del compromiso de
los directivos y líder de la organización, hasta el mejoramiento continúo del proceso ya
mejorado. Dicha metodología divide en cada una de sus fases de forma explicita las
actividades a seguir para cumplir con el principal objetivo de la fase.
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Aspectos Primera Segunda Metodología Tercera
Metodología Metodología
Planificación de Se planifica la mejora ya No se parte de una Si se lleva a cabo una
la mejora que: planificación de mejora planificación de la mejora
Se establece el equipo donde se realiza un
ejecutivo de mejoramiento análisis interno de la
EEM. organización y se definen
Se desarrollar un los procesos claves,
modelo de mejoramiento. además de que ocurre un
Se revisa la estrategia despliegue de las
de la empresa y los estrategias de la
requerimientos del cliente. organización para alcanzar
objetivos estratégicos.
Creación de Se crea un equipo ejecutivo Se crea un equipo de Esta metodología sólo
equipos de de mejoramiento EEM mejoramiento y este está plantea que debe ocurrir
mejoramiento y constituido por los directivos constituido por: una asignación de
análisis de su de la empresa, además se Responsable del responsabilidades.
Estructura. conforma un equipo de proceso (es el
mejoramiento de proceso. gerente ya que está
EMP integrado por los más involucrado en
trabajadores encargados de el proceso).
realizar las actividades para Coordinador.
el mejoramiento de los Responsable de los
procesos. registros.
Otros participantes.
Capacitación Se tiene en cuenta tanto Se capacitará a todo el La metodología no plantea
del personal para los ejecutivos en la personal involucrado en ninguna actividad que
involucrado fase I, para los miembros el mejoramiento de tenga que ver con
del equipo de mejoramiento proceso. capacitación del personal.
del proceso, así como a los
empleados que trabajarán
en el proceso.
Actualización Se actualiza la Se lleva a cabo de Si se actualiza la
de la documentación en la fase II. manera detallada documentación y queda
documentación mediante todo un reflejado en el paso
procedimiento. Información y
Comunicación.
Controles del Se tiene en cuenta de una Este término se realiza Se realiza el control del
proceso manera detallada, antes de solamente para la proceso y se evidencia
documentar el proceso y documentación del con el seguimiento y
una vez que este se pone proceso. revisión periódica de los
en práctica. La fase IV indicadores de desempeño
abarca todo lo relacionado de los procesos clave.
con este aspecto. Se .
incluye por ejemplo el
establecimiento de un
sistema de
retroalimentación y otro de
costos de mala calidad.
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Evaluación de Se observa en el impacto Se analiza el impacto de Para la evaluación de la
la mejora que tiene sobre la empresa la mejora sobre la mejora se propone una
y los clientes. Este aspecto empresa ya que se tiene Implementación y
se refleja en la fase V. en cuenta antes de medición de la efectividad
documentar los de las acciones de mejora
procesos. realizadas.
La diferencia de criterios que existía en cuanto a la forma de hacer las cosas con calidad
y el entorno de un mercado cada ve/ más competitivo, llevó a los técnicos de calidad a
la conclusión de que también la calidad debía ser objeto de normalización. Que todas las
empresas debían de aplicar un sistema similar de organización de la calidad, aunque
fuese adaptado en cada caso alas características de cada una de ellas. De esta forma
surgieron las normas ISO de la serie 9000, de asombrosa propagación a lo largo de la
última década, las cuales proporcionan una guía para el aseguramiento de la calidad, o
sea, para garantizar la calidad de los productos finales mediante la aplicación de
sistemas repetibles que respeten los principios señalados en ellas.
El sujeto de la norma, o sea quien debe de aplicarla se define con “la organización”
estableciendo para ella la obligación de redactar sobre documentos, implantar y
mantener vigente un sistema de gestión denominado sistema de gestión de calidad.
31
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Dicho sistema debe estar sujeto a mejora continua al objeto de incrementar la eficacia de
la organización en la tarea de alcanzar los objetivos que hayan sido señalados.
La norma señala como característica del sistema de calidad un enfoque basado en los
procesos, de forma que si se consigue mejorar todos aquéllos que componen las
actividades de la organización se conseguirá como consecuencia la mejora del producto
por ellos elaborado o la del servicio a que puedan dar lugar. En este sentido la norma
unifica el concepto que define el resaltado de la organización y lo denomina “producto”,
incluyendo como es lógico, tanto los productos fabricados como los servicios prestados,
sean o no canjeables por dinero.
Los términos utilizados en las versiones anteriores para describir a las distintas personas
se modifican en ésta de forma que se describen como proveedor, organización y cliente.
La base del sistema radica en que la organización debe desglosar la totalidad de sus
actividades a fin de poder estudiar cada una de ellas con objeto de mejorarlas,
determinar su secuencia y relaciones y desarrollar métodos para que sean eficaces.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Gestionar las actividades y recursos con un enfoque a procesos permitirá siempre una
coordinación entre las diferentes áreas funcionales si para ello se emplean herramientas
y metodologías que le permitan a la organización configurar su sistema de gestión
entonces obtendrá un producto o servicio eficiente con su máxima utilidad.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Es por ello, que se considera que la implementación y certificación del SGC constituye un
tema de vital importancia desde el punto de vista técnico – organizativo en Servisime por
reunir esta todos los servicios que apoyan el resto de las actividades del ministerio.
Desde su creación esta empresa tiene como misión brinda servicios de reparación y
mantenimiento automotriz, montaje, instalación y mantenimiento de pizarras telefónicas,
torres y antenas, mantenimiento de obras civiles, elaboración, distribución de alimentos y
servicios logísticos a empresas del Sime y a terceros, con calidad, rapidez y precios
competitivos.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
En el año 2001 se reestructuró el objeto social de la empresa formado ahora por las
siguientes actividades:
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Para la realización de los procesos que contemplan su objeto empresarial, con la mayor
eficiencia económica, las diferentes direcciones funcionales de la empresa deberán cumplir
una serie de funciones generales, las que se recogen en el anexo 11.
Para ello en el año 2010 se trazaron diferentes objetivos recogidos en el anexo 12.
También está la agencia sime que tiene una cocina comedor para el almuerzo del ministerio
y otros organismos que se les envía en cantinas. Esta agencia es la encargada además de
atender el ministerio en cuanto a mantenimiento constructivo, limpieza de las áreas y
servicios de igual para lo cual cuenta con dos almacenes de deposito y una nevera.
La agencia de transporte es una de las que más dependencias tiene pues cuenta con una
cámara de pintura para vehículos ligeros, un taller de chapistería donde también se realizan
trabajos de cerrajería, cristalería, tapicería y mantenimiento automotriz; un taller de servicios
rápidos que como su nombre lo indica se efectúan los mantenimientos ligeros de cambio de
filtros, aceites, ponches y fregado de vehículos.
36
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
alimentos y víveres para garantizar un eficiente servicio de protocolo asociado a los
negocios del sistema empresarial del organismo. También cuanta con un local en la paya
donde se realizan actividades recreativas y se atienden las casas de descanso en cuanto a
limpieza, cambio de ropa, mantenimiento, jardinería, custodia, así como de suministro de
productos y comidas elaboradas por lo que además del la cocina y los almacenes de
deposito, tienen dulcería, cafetería, y un ranchón con sala de juego.
El abastecimiento de todas las agencias antes, mencionadas, así como de la oficina central
esta a cargo de la base de almacenes que mediante sus compradores es la responsable de
cumplir con los planes de compra de todos los alimentos, víveres, insumos y materiales
requeridos por las diferentes agencias para prestar sus servicios siempre basándose en los
inventarios y solicitudes puntuales de las mismas. Esta agencia también tiene a su cargo la
transportación del personal por tener subordinado el trasporte pesado como guaguas para
la recogida y distribución de los trabajadores, el movimiento para actividades del ministerio
o terceros y la distribución de mercancías con camiones, además de la pipa de agua.
I. Caracterización de la entidad.
II. Descripción de la versión actual del SGC III. Realización de la auditoria diagnóstico.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
La primera etapa ya se ejecutó anteriormente donde se describieron los servicios que
brinda la empresa analizada, así como su estructura organizativa. En la segunda etapa
se pretende realizar la descripción del actual diseño de sistema de gestión de calidad
que presenta la empresa, teniendo en cuenta los procesos que lo conforman para así
poder pasar a la tercera fase donde se llevara a cabo la auditoria diagnóstico que
arrojara las principales fallas del sistema. Posteriormente se revisaran los
procedimientos, registros y documentos en general definidos y descritos en el sistema;
además de determinarse las no conformidades detectadas durante la auditoria y la
satisfacción de los clientes mediante el procesamiento de las encuestas aplicadas el
pasado semestre. La culminación de las etapas anteriores permitirán conocer los
principales problemas que influyen en el deficiente funcionamiento del sistema de
gestión de calidad, y una vez detectadas estas fallas se confeccionara el plan de acción
para la eliminación de estos problemas, con lo que culminara la etapa de diagnostico.
Con el fin de conocer mejor el funcionamiento y desempeño del SGC, así como
comprobar el grado de conformidad entre las prácticas actuales de este y los requisitos
de la NC ISO 9001:2008 se decidió realizar una auditoría diagnóstico al sistema, en la
cual se detectaron las siguientes desviaciones:
38
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
4.2 Requisitos de la documentación:
4.2.1 generalidades:
La organización no cuenta con el establecimiento, documentación e implementación de
un sistema de gestión de la calidad.
5. Responsabilidad de la dirección:
5.1 Compromiso de la dirección:
Se evidencian el compromiso de la alta dirección para la implementación del SGC en la
organización, conforme a la norma NC-ISO 9001:2008.
39
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
se considera que debe ser revisada para su continua adecuación, comunicada y
entendida dentro de la organización.
5.4 Planificación:
5.4.1Objetivos de la calidad:
La organización cuenta con los objetivos de calidad establecidos, pero los mismos no
evidencia claramente el propósito de la entidad, ni el compromiso de mejorar
continuamente su eficacia; además no son medibles.
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[2011]
6.2 Recursos Humanos
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación:
La organización tiene determinada la competencia de su personal para garantizar la
calidad de sus servicios. Además ha tomado acciones para garantizar la capacitación de
todo su personal, aunque podría trabajar aún más en el tema del control y seguimiento
de las acciones de formación tomadas porque no existe un procedimiento documentado
para la formación o capacitación del personal. Las actividades se ejecutan en función del
cumplimiento de las resoluciones aplicables a las mismas, pero no se mostró evidencias
de la evaluación de la eficacia de estas acciones a intervalos planificados.
La organización cuenta con un plan de seguridad y salud en el trabajo, pero en la
totalidad de las agencias no se lleva a cabo el control de los medios de protección, ni se
encuentran definidas las reglas de seguridad y salud por puesto de trabajo.
6.3 Infraestructura:
No se evidenció un plan de mantenimiento constructivo para las instalaciones. Además
en algunas áreas como la cámara de pintura y el taller de chapistería el estado de los
locales no es el más favorable para lograr un correcto desempeño de los trabajadores.
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[2011]
7.2.3 Comunicación con el cliente:
Aunque la organización determina los requisitos e informaciones sobre los servicios que
brinda, así como de sus contratos, incluyendo las modificaciones, no posee evidencia
documentada sobre las disposiciones eficaces relativas a la retroalimentación de sus
clientes, incluyendo sus quejas.
7.4 Compras:
7.4 .1 Proceso de compras:
No existe evidencia de un procedimiento para las compras donde se definen los criterios
para la selección y evaluación de proveedores.
42
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
7.5.6 Control de los equipos de seguimiento y medición:
No existe un procedimiento documentado para el control de lo equipos de inspección,
medición y ensayo.
Se evidencio un plan para su verificación y/o calibración de equipos de medición pero
este no esta actualizado.
En algunas de las agencias se comprobó la verificación y/o calibración de las pesas,
pero esta certificación no esta actualizada; además en el taller de chapistería los balones
que se usan tienen los manómetros rotos.
8.5 Mejora:
8.5.1 Mejora continua:
No se mostraron evidencias que demuestre una mejora continua del sistema de gestión.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
8.5.2 Acción correctiva:
En la organización no existe un procedimiento documentado, cuyas disposiciones
definan las vías para la toma de las acciones correctivas que permitan eliminar las
causas de no conformidades encontradas, registrar los resultados y revisar la eficacia de
las mismas.
Además para determinar la calidad de los servicios ofertados por la empresa ServiSime
se decidió conocer la satisfacción de los clientes, para ello se procesaron las encuestas
aplicadas en el ultimo trimestre del pasado año las cuales están conformadas por 7
preguntas. (Ver anexo17),
Respecto a la rapidez del servicio prestado puede decirse que/el 54.42% de los clientes
la catalogan entre regular y mala, por lo que su calificación media fue de 3.15.
44
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Las tarifas de precios aplicadas por la empresa son consideradas de buenas por el 52%
de los clientes, pero el 37 % cree que podrían ser mejoradas, lo que le asigna a esta
pregunta una evaluación promedio de 3.74.
La atención a las quejas es un aspecto en el cual la empresa debe trabajar más pues el
60 % de los clientes considera que este tiene una evaluación de regular y mala, siendo
por ello 3.2 la puntuación promedio otorgada; sin embargo el 70% evalúa el trato
recibido por el personal de servicio como excelente, obteniendo como promedio una
calificación de 4.25. En estos diagramas Pareto tampoco se cumple el principio pero
como en los anteriores en las 2 primeras barras se concentra la mayor cantidad de
datos.
A pesar de las deficiencias del servicio señaladas por los clientes el 59% de estos
respondió que si recomendaría los servicios de Servisime.
Del estudio realizado en este capítulo puede decirse que el SGC de Servisime tiene
identificado sus servicios (procesos), pero su diseño muestra un elevado incumplimiento
de los requisitos establecidos por la NC ISO 9001:2008, además la documentación
vigente no incluye los procesos obligatorios exigidos por esta. También se determinaron
un grupo de No Conformidades que representan el incumplimiento parcial o total de los
requerimientos de la norma, los que fueron detectados durante la auditoría diagnóstico.
Y según las encuestas aplicadas, la calidad del servicio ofertado, así como el tratamiento
de las quejas y la rapidez de respuesta al servicio son los atributos que más afectan la
satisfacción de los clientes, obteniéndose por ello un valor de la satisfacción del cliente
de 69.13 %, el cual es inadecuado para una empresa de servicio. Por lo tanto, para
resolver las dificultades detectadas, se propone el siguiente plan de acción que resolverá
los problemas detectados.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
PLAN DE ACCION - SEGUN AUDITORIA DIAGNOSTICO
Ejecuta /
Accion Fecha Respon- Ofic. Ejacuta / Colabor.
No. Descripción Cump. sable Central Agencia Externa
Junio Dtor. Espc.
1 Modificar, aprobar y publicar la politica de calidad. /2010 Operac. Calidad
Junio Dtor. Dtor.
2 Definir por parte de la direccion el alcance del SGC. /2010 General. Operac.
Julio Dtor. Dtor. Dtors.
3 Identificar los procesos que conformaran el SGC. /2010 General. Operac. Agencs. CETEC
Actualizar y firmar la resolucion de nombramiento del Dtor.
4 representante de calidad. Julio /2010 Adjunto Juridico
Dtor. Espc. Repres. c/
5 Recibir el curso de interpretacion de la norma. Julio /2010 Operac. Calidad Agenc. CETEC
Documentar todos los procedimientos y registros exigidos por la Agosto Dtor. Espc. Repres. c/
6 NC ISO 9001:2008. /2010 Operac. Calidad Agenc. CETEC
Redactar el manual de calidad según lo establecido por la NC Agosto Dtor. Espc. Repres. c/
7 ISO 9001:2008. /2010 Operac. Calidad Agenc. CETEC
Julio Dtor. Espc. Resp. Alm.
8 Modificar y aprobar los objetivos de Calidad. /2010 Operac. Calidad c/ Agenc.
Adquirir pomos ambar para realizar el muestreo de la comida Dtor. Base Espc. Resp. c/
9 según lo reglamentado. Sept /2010 Almac. Calidad Cent. Elab.
Agosto Dtor. Espc. Repres. c/
10 Aplicar, procesar y registrar encuantas trimestrales. /2010. Operac. Calidad Agenc.
Establecer mecanismo para medir la eficacia de las acciones de Dtor.
11 formacion. Sept /2010 RRHH. Espc.
Verificar los instrumentos de medicion del taller de Armando Dtor.
12 Mestre (Manometros). Sept /2010 Agenc. Espc. Espec.
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
Resp. c/
[2011]
Actualizar el inventario de los equipos de medición y pesaje Agosto Espc. Cent. Elab y
13 existentes en la ofic. cent y agenc. /2010. Dtor. Adm. Calidad Almc.
Actualizar la certificacion de las pesas de todos los centros de Dtor. Espc. Resp. c/
14 elaboracion y almacenes. Sept /2010 Operac. Calidad Cent. Elab y PESAC
Agosto Dtor. Espc. Resp. c/
15 Confeccionar un plan de metrologia. /2010. Operac. Calidad Cent. Elab y
Elaborar un procedimeinto para la formacion y capacitacion del Agosto Dtor.
16 personal. /2010. RRHH. Espc.
Revisar y actualizar el plan de salud y seguridad del trabajo Dtor.
17 existente. Sept /2010 RRHH. Espc.
Elaborar un procedimiento que defina la actividad de Agosto Dtor.
18 contratacion. /2010. Adjunto Juridico
VII. Diseño de los procesos del sistema VIII. Documentación de los procesos diseñados
48
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
III.1 Explicación del procedimiento.
La culminación de estas etapas dará lugar a la implantación parcial del sistema de gestión
de calidad. Una vez concluidas la novena fase se pasará a la revisión de los procesos
implantados; para así poder llevar a cabo la última etapa con la auditoria interna de
calidad, la que permitirá conocer la eficiencia del sistema, además de mostrar el real
cumplimiento de lo diseñado y a partir de lo cual se redactarán medidas de mejora para el
sistema de gestión de calidad, dando inicio nuevamente al ciclo.
______________________
Lic. Diego Porteiro Silva
Director
49
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Objetivos de Calidad:
Disminuir para diciembre del 2011 el total de cuentas por cobrar en un 2%.
Gestión de la Dirección.
Gestión de Economía.
Gestión de Negocios.
Base de Almacenes.
Aseguramiento Constructivo y Comunicaciones.
Agencia Transporte.
Servicios Integrales Especializados.
Agencia Sime.
Agencia Logística.
Gestión de los Recursos Humanos.
50
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Gestión de los Recursos Informáticos.
Control Jurídico.
Revisión por la Dirección.
Elaboración y Control de Documentos y Registros.
Control del Producto No Conforme.
Acciones Correctivas y Preventivas.
Auditorias Internas.
Control de los Equipos e Instrumentos de Medición.
Precios.
Control de las Compras
Evaluación y selección de Proveedores.
Atención al Cliente.
Almacenamiento.
Mantenimiento y Reparación al Transporte.
Servicio de Electricidad.
Cerrajería.
Cristalería y Tapicería.
Servicios de Chapistería y Pintura.
Servicio de Transporte.
Servicio de Mantenimiento y Reparación Constructiva.
Servicio de Mantenimiento y Reparación de las Comunicaciones.
Hospedajes.
Elaboración de Alimentos.
Eventos y Actividades.
Limpieza a Inmobiliarias.
Servicios de Iguala.
Servicio de Piquera.
Servicio de Lunch.
Servicio de Panadería.
En cuanto a los registros solo se mencionan los identificados hasta la actualidad, los
cuales son30 y se enumeran a continuación:
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Control de la Documentación del SGC.
Control de la Documentación Externa.
Control de los Registros.
Solicitud de Modificación.
Control del Producto No Conforme.
Descripción de la Nota de No Conformidad.
Registro de No Conformidad.
Planes de Acciones Correctivas y Preventivas.
Programa de Auditorias Internas.
Registro de Auditorias Internas.
Informe de la Auditoria.
Evaluación de Desempeño del Auditor.
Registro de los Equipos e Instrumentos de Medición.
Plan de Mantenimiento y Reparación.
Listado Oficial de Precios.
Registro de Proveedores
Registro de Clientes
Registro y Seguimiento de las Quejas
Eficacia Gestión de los Recursos Humanos.
Eficacia Gestión de los Recursos Informáticos.
Una vez organizada la estructura del sistema se pasó a definir el personal encargado del
diseño, implementación, mantenimiento y mejora del SGC, el grupo de trabajo estará
conformado por un representante de cada agencia y algunas áreas claves de la oficina
central, siendo en total 10 personas. Además se conformó el comité técnico de
normalización, encargado de la revisión, actualización y cumplimiento de las diferentes
normas aplicables según las áreas y servicios, y se nombró el representante de la calidad.
52
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
El grupo queda conformado por 10 personas.
Identificación de los procesos incluidos dentro del SGC. Elaboración del mapa de
procesos(etapa VI).
53
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Documentación de los procesos diseñados (etapa VIII):
54
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Registro de los Equipos e Instrumentos de Medición.
Plan de Mantenimiento y Reparación.
Listado Oficial de Precios.
Tratamiento a las Normas Derogadas.
El proceso Gestión de los Recursos Humanos, para el cual tampoco fue necesario
redactar procedimientos específicos pues estos están recogidos dentro del manual
de los recursos humanos; pero si se redactó su con su procedimiento general y se
definió el registro Eficacia Gestión de los Recursos Humanos para la evaluación y
control de su desempeño.
El proceso Gestión de los Recursos Informáticos, igual que en el caso anterior este
cuenta con el manual de seguridad informática por lo que no fue necesario redactar
los procedimientos específicos, solo el procedimiento general y el registro que
permite evaluar y controlar su desempeño, Eficacia Gestión de los Recursos
Informáticos.
Como conclusión de estas primeras etapas del procedimiento para el rediseño del SGC
elaborado se confeccionó la siguiente tabla resumen donde se recoge la cantidad de
documentos elaborados hasta el momento:
55
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Implantación Parcial del SGC (etapaIX y X):
Durante el primer trimestre del 2011se llevó a cabo la implementación parcial del sistema
de gestión de calidad, la que se desarrolló principalmente en la oficina central de
ServiSime, participando los departamentos de negocios, precios, contabilidad y finanzas,
jurídico, recursos humanos, informática y compras, este último se ha llevado a cabo en la
base de almacenes. Posteriormente, se realizó la revisión del cumplimiento de la
sistemática de estos procesos, siendo necesario en este período la observación de las
actividades que se cometen en los mismos, con el fin de conocer si se cumple con lo
reglamentado, e instruir a los trabajadores en aquellas tareas que le son de difícil
entendimiento y en el empleo de los registros y controles establecidos; además de
realizarse la evaluación de los indicadores estipulados.
Los indicadores de índole económico se determinaron con los datos anuales, tomando
para ellos los resultados obtenidos al cierre del año 2010 para conocer de forma más
completa, cual ha sido el desempeño de la empresa y cuan eficiente ha sido su
desempeño.
No siendo así para el caso del otro proceso estratégico, Gestión Económica, que se
evalúa como no eficaz porque el 0.9926 obtenido en el ratio de rentabilidad
general(gastos / ingresos) refleja que la empresa tienen un elevado número de gastos
para su nivel de ingresos, lo que la evalúa de ineficiente en este aspecto, y se corrobora
cuando se determina la relación gastos por peso de venta, siendo su valor mayor que 1
(1.0294) porque el volumen de ventas, que es la principal fuente de ingresos, no supera
los gastos, siendo entonces el consumo total de Servisime mayor que su nivel de ingresos.
56
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Ahora bien, cuando hallamos la relación que existe entre lo gastado de la empresa en
salario y el valor económico que adquieren los productos y servicios brindados por la
entidad al ser transformados, encontramos que se gasta en salario 0.5505 por cada peso
que se crea de riqueza; se le considera así al valor agregado, pues al valor de sus ventas
se le resta la creación de riquezas de otras empresas, que no son mas que las materias
primas consumidas y los servicios contratados a terceros. Aunque este valor para
considerarlo eficiente debe ser inferior a 1, la empresa considero que sería eficiente si no
gastaba más del 50% de lo que generaba en salario.
Otro indicador de este proceso que influyó en su evaluación de no eficaz fue las cuentas
por cobrar ya que el total de cuentas por cobrar del año 2010 no cumplió con el requisito
de eficiencia, de ser < que las del año anterior en un 20%, sino que aumentaron en un
15%.
El proceso clave base de Almacenes si obtuvo la evaluación de eficaz al cumplir tanto con
el plan de compras del año como con los indicadores relacionados con la evaluación de
proveedores , ya que tienen evaluados el 100 % de sus proveedores y mas del 90% de
estos tienen una evaluación entre buena y excelente.
A continuación se relacionan en una tabla resumen los procesos con su evaluación y los
indicadores estimados no cumplidos. (ver anexo 21)
57
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Proceso Evaluación Indicador no cumplido
Gestión de la Dirección Eficaz Cronograma de perfeccionamiento.
Como conclusión de la primera etapa de implementación del SGC se realizó una auditoría
interna de calidad para evaluar la eficacia del sistema diseñado, además se decidió
aplicar la lista de chequeo que emplea el Ctec en sus auditorias. La cual tiene establecido
una puntuación base y una puntuación a obtener para cada aspecto, pero define, según el
tipo de empresa, una base aplicable teniendo en cuenta el tipo de producto o servicio
ofertados, cuyo procedimiento de cálculo se recoge en la metodología de inspección de
calidad que se muestra en el anexo 22. Posibilitando esto no solo conocer el nivel de
cumplimiento del sistema implementado sino también otorgarle una calificación, siendo los
resultados obtenidos los siguientes:
Normalización:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Comité técnico 15 15 12 80
2 Control 5 5 5 100
3 Lista de control 3 3 3 100
4 Conservación 3 3 3 100
5 Normas derogadas 5 5 5 100
6 Observancia de normas 5 5 3 60
7 Utilización correcta 5 5 5 100
TOTAL 41 41 36 87.80
58
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Metrología:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Definición 5 5 5 100
2 Control de los equipos de medición 33 33 33 100
3 Evaluación de resultados 11 NP - 100
4 Aseguramiento metrológico 14 14 13 92.86
5 Fabricación de equipos de medición 10 NP - -
TOTAL 73 52 51 98.08
SGC:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Requisitos generales y 23 23 21.83 91.91
responsabilidades de la dirección
2 Recursos humanos 5 5 4.84 96.77
3 Ambiente de trabajo 8 8 8 100
4 Relación con el cliente 11 11 10.53 95.77
5 Diseño y desarrollo 5 NP - -
6 Compras 11 11 11 100
7 Producción y prestación del servicio 17 17 17 100
8 Medición y seguimiento 15 15 14.80 98.66
9 Preservación del producto 3 3 3 100
10 Propiedad industrial 2 2 2 100
TOTAL 100 95 93 97.89
59
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
2. Recursos humanos:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Competencia 16 16 16 100
2 Formación 25 25 23 92.0
3 Evaluación de la eficacia 8 8 8 100
4 Registros 13 13 13 100
TOTAL 62 62 60 96.77
3. Ambiente de trabajo:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Techos 2 2 2 100
2 Paredes 2 2 2 100
3 Puertas y ventanas 3 3 3 100
4 Estructuras de las naves 4 4 4 100
5 Pisos 2 2 2 100
6 Ventilación y climatización 6 6 6 100
7 Iluminación 4 4 4 100
8 Ruido 4 4 4 100
9 Disposición de los residuales 13 13 13 100
10 Pintura 2 2 2 100
11 Bebederos 2 2 2 100
12 Baños 3 3 3 100
13 Mobiliario 3 3 3 100
14 Organización 4 4 4 100
15 Limpieza 4 4 4 100
16 Infraestructura 8 8 8 100
TOTAL 66 66 66 100
60
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
5 Contrato (factura) 23 23 23 100
6 Cambios o modificaciones 6 6 4 66.67
7 Comité de contratación 7 7 7 100
8 Facturación 4 4 4 100
TOTAL 71 71 68 95.77
5. Diseño y desarrollo:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Planificación y control 12 - - -
2 Elementos de entrada 16 - - -
3 Resultados del diseño 19 - - -
4 Revisión 13 - - -
5 Verificación 7 - - -
6 Validación 9 - - -
7 Control de los cambios 11 - - -
TOTAL 87 0 0 0
6. Compras:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Proceso de compras 16 16 16 100
2 Evaluación y control de los 29 29 29 100
proveedores
3 Información de las compras 28 28 28 100
4 Verificación de los productos 4 4 4 100
comprados
5 Cumplimiento de resoluciones 10 10 10 100
TOTAL 87 87 87 100
61
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
5 Validación 15 15 15 100
6 Identificación y trazabilidad 8 8 8 100
7 Propiedad del cliente 13 13 13 100
TOTAL 96 96 96 100
8. Medición y seguimiento:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Medición del proceso 15 15 15 100
2 Puntos de control 6 6 6 100
3 Características (requisitos) del 6 6 6 100
producto (servicio)
4 Criterios de aceptación 9 9 9 100
5 Equipos de medición 9 9 9 100
6 Planes de muestreo 6 6 6 100
7 Frecuencia de medición 6 6 6 100
8 Identificación del estado de 30 30 30 100
medición conforme/no conforme
9 Control del producto no conforme 30 30 30 100
10 Análisis de datos 15 15 13 86.67
11 Acción correctiva 17 17 17 100
TOTAL 149 149 147 98.66
62
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
10. Propiedad industrial:
No. Aspectos Base Base Puntuación %
Aplicable Obtenida
1 Estrategia 4 4 4 100
2 Marca 6 6 6 100
3 Rotulo 6 6 6 100
4 Marca comercial 6 6 6 100
5 Emblema 6 6 6 100
6 Lema comercial 4 4 4 100
7 Modalidades 4 4 4 100
8 Exportación 4 - - -
TOTAL 40 36 36 100
63
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
13 Calidad del El nivel de competencia del 4.00 0.50 4.00 5.00 3.00 B
producto personal que le brindo el
servicio.
14 Eficacia La entidad como proveedor del 4.00 0.50 4.00 5.00 3.00 B
producto.
Evaluación 4.07 0.42 - 4.86 3.36 B
Como puede observarse las deficiencias detectadas están relacionadas con los temas de
normalización, SGC y satisfacción del cliente debido a que:
Están identificadas las normas de carácter obligatorio pero no existe un plan para
su implementación, por lo que solo se evidencio el uso de estas en algunos
almacenes y centros de elaboración.
Los problemas detectados en los equipos de medición está dado a que aún no se
ha logrado la calibración del total de éstos, como los manómetros de los balones
del taller de chapistería y la balanza de mostrador de la Agencia Sime.
En cuanto a los RRHH no cumplen con más del 80 % del plan de capacitación.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Aunque se determinan los requisitos establecidos por los clientes, se considera que
se debe seguir trabajando en la revisión de los mismos ya que algunos clientes
consideran que hay servicios que no cumplen con sus expectativas, por lo que hay
que mejorar estos en aras de elevar la percepción del consumidor.
La evaluación dada por los clientes a los servicios brindados por la empresa se
debe por la regular relación precio calidad de estos y la inconformidad de algunos
clientes aún con los servicios recibidos y las especificaciones y requisitos
concertados en los contratos.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Una vez realizada la auditoria interna y detectadas las no conformidades se pasa a la
realización del plan de acciones correctivas para cada nota de no conformidad, según el
modelo RE16 Descripción de la nota de no conformidad. (Ver anexo 23)
Con el rediseño del SGC de Servisime puede decirse que se logró redefinir la política y
los objetivos de calidad; identificarse, diseñarse y establecerse los procesos del sistema
de gestión y su documentación; impartirse los cursos requeridos para la preparación del
personal implicado y previamente definido; implementarse parcialmente el SGC y
realizarse la primera auditoria interna de calidad que permitió no solo revisar los procesos
y procedimientos que lo conforman, sino también evaluar los indicadores de eficacia de
los procesos, detectar las nuevas no conformidades del sistema y decretar para cada una
de ellas sus acciones preventiva y correctivas. Además de calcularse el nivel de eficiencia
del sistema, siendo de 92.54 % y el nivel de satisfacción de los clientes, el que se logro
elevar al 81.40 %, a pesar de ser la encuesta aplicada más rigurosa que la anterior, por
tener mayor cantidad de aspectos a evaluar.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Conclusiones:
Los resultados del trabajo realizado se presentan a continuación:
3. Se definieron la política y los objetivos de calidad por no estar acorde los existentes
con la estrategia de la empresa.
9. Se evaluó la satisfacción del cliente, conociéndose que con este nuevo diseño se
logró aumentar del 69.13 % al 81.40%.
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Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
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Recomendaciones.
1. Culminar el proyecto del SGC, referido a los procesos que su diseño no está
completo.
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Bibliografía.
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[2011]
23. Juran, J.M., Análisis y planificación de la calidad. 1995, México: Ed. Mc-Graw-Hill.
24. Juran, J.M., Manual de control de la calidad. 5. ed. 2000, España: Ed. McGraw-Hill.
25. Lovelock, C.H., Mercadotecnia de servicios. 3. ed. 1997, México: Ed. Prentice-Hall.
26. Michelena Fernández, E., Mejoramiento continuo de la calidad.
27. Senlle, D., ISO 9000 en empresas de servicios. 1997, España: Ed. Gestion 2000.
28. Shewhart, W., Economic control of quality of manufactured product. 1980, New
York: Ed. D. Van Nostrand Company.
29. http://calidad.umh.es/es/procesos.htm.
30. http://gestion.pdf.
31. http://www.ing.ula.ve/~hhoeger/PARTE1.htm.
32. http://www.obarros.cl/nlcap1.htm.
33. http://www.logespro.com/proyectos/proyecto.htm.
34. http://www.ecoweb.cujae.edu.cu/CUJAE/index.html
35. http://www.monografias.com/trabajos5/estserv/estserv2.html
36. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldosc/mar/sacli.htm
37. http://clavesparalamejoradelosprocesosenlasorganizaciones.pdf
38. http://www.erit.org/works/quality/contmanual_esp.htm
39.
70
Rediseño del SGC de la Empresa ServiSime
[2011]
Anexos
71
Anexo 1: Esquema representativo de las cinco fases del mejoramiento de los Procesos
de Harrigton.
Diagnostico Planificación
Control
Plan de Mejora a
Realizar
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Participación Formación
Motivación
Indicadores para
Medir Desempeño
Anexos 10: Estructura Organizativa.
Dirección General
J’ Seguridad y Protección Física 1. Director Adjunto
Jefe de Despacho
Centro de Dirección Jurídico
2. Director Administrativo
3. Director de Informática
10. Director Regional
I. Director Agencia III. Director Agencia IV. Director Agencia V. Director Agencia VI. Director Base de
II. Director
Logística Construcciones y Transporte Servicios Integrales Almacenes
Agencia SIME
Comunicaciones Especializados
Anexos 11: Funciones de las Diferentes Direcciones.
Dirección General
Define la política empresarial trazando estrategias y objetivos para el logro de la
misión empresarial. Se apoya para la toma de decisiones en las direcciones
funcionales que rigen las diferentes actividades que operan en la empresa. Aprueba
los planes y presupuestos que se concretan a la empresa, así como las inversiones
para la ampliación de sus líneas de negocios. Controla los indicadores básicos de
cada actividad y de sus agencias. Asegura las relaciones externas y es el máximo
responsable de la organización empresarial.
Dirección Adjunta
Apoya al director general en sus funciones. Atiende las políticas de control de gastos
y presupuesto y de los portadores energéticos.
Dirección Administrativa.
Encargada de atender los servicios generales, de comedor, cafetería y de
aseguramiento de la oficina central; así como del control de los recursos materiales,
AFT y útiles. Además de atender los servicios a vehículos, explotación y control y la
planificación, control y ahorro de la energía de la empresa.
Dirección Informática
Rectora de la seguridad, redes, sistemas de operación, etc; por lo que orienta,
controla y capacita a todo el personal con medios automatizados, en el uso y
explotación de equipos y sistemas automatizados y contribuye a cumplir con los
requerimientos que se establecen por el control interno en lo referido a esta
actividad. Además de comprobar que se cumplan las medidas establecidas para la
seguridad informática.
Dirección de Tesorería
Evalúa, a través del flujo de caja, las existencias financieras y proyecta su ejecución
de ingresos y egresos. Gestiona financiamientos y/o créditos cuando sean
necesarios para la actividad empresarial.
Dirección Económica
Establece las regulaciones económicas en las diferentes unidades de base.
Propone y concreta los presupuestos y planes técnico-económicos en sus diferentes
secciones. Eleva a los diferentes niveles las informaciones establecidas y/o que se
establezcan, a partir de los datos brindados por las diferentes agencias así como las
direcciones funcionales. Elabora los balances de comprobación y estados de
resultados, de origen y aplicación de fondos, de costos y movimiento de la inversión
estatal, basado en la consolidación de los indicadores y documentación primaria de
las agencias, vela por el movimiento de las cuentas de inventarios, AFT y utiles y su
cuadre físico; así como del resultado de los balances de comprobación, emitiendo
los estados financieros a nivel de empresa. Atiende las actividades de contabilidad,
finanzas, emisión de ingresos y egresos en divisa y moneda nacional, operaciones
de caja y la actividad de costos y precios integralmente.
Dirección de Operaciones
Se encarga de proyectar y velar por el cumplimiento de los planes operativos de
ventas por agencias y a nivel de empresa. Realiza las estrategias y proyecciones de
líneas de negocios a partir de las orientaciones de la dirección general. Participa en
el desarrollo de negocios y la política de inversiones y reparación y mantenimiento.
Atiende además las actividades de calidad y precios.
Dirección Regional.
Es la representación de Servisime en la prestación de servicios en otras provincias.
Anexos 12: Objetivos de Trabajo de ServiSime para el año 2010.
No Objetivo Responsable Ejecutante Fecha de
Cumplimiento
1 Apoyar Logísticamente los compromisos y tareas que se le asignen a nuestro Director Directores de Agencias Durante todo el
Ministerio. General año
2 Elevación de la Calidad, Eficiencia y Eficacia en nuestros servicios. Director Directores de Agencias Cada día del año
General
3 Velar por el estricto cumplimiento del Plan de Gastos e Ingresos en CUC por cada Directores de Agencias
indicador a nivel de Empresa, Agencias y Establecimientos. Director Director Económico Mensualmente
General
4 Alcanzar Ventas en el orden de los 6200.0 MP manteniendo un crecimiento que Director. Operaciones Cada mes del Año
permita lograr los mayores niveles de Eficiencia y Eficacia para el año 2010 y de Director Y
otros Indicadores de Gestión Financiera como: Ingresos Totales, el PIG en ambas General Directores de Agencia
monedas, entre otras.
5 Continuar trabajando en la disminución de los Costos, sistematizando el Chequeo Cada día del año
y seguimiento a los Gastos fundamentales para contrarrestar la tendencia al Director Directores de Agencias
incremento de Precios de las Materias Primas de nuestras actividades, analizando General Director Económico Y
cual será la mejor Oferta y precios de nuestros principales Insumos que conlleven Especialista de Precios
al logro de una mayor Eficiencia empresarial y la elevación de la Calidad de
nuestros servicios.
6 Lograr Utilidad ya que trabajamos al costo por directivas y la Resolución Conjunta Director Directores de Agencias Cada mes del año
del MEP y el MFP sobre las Empresas de Servicios. General Y
Director Económico
7 Disminución del Consumo de Electricidad y de Plan Energético en forma general, Director Directores de Agencias
en concordancia con el Plan de Medidas necesarias para lograr cumplir con el General Director Adjunto Dpto. Diario
Programa de Ahorro Energético adoptado en la Empresa. Energía
8 Disminución del coeficiente de Ingreso Monetario por Peso de Valor Agregado a Director Directores de Agencias
0.9068, este es un Indicador fundamental en la estimulación al trabajador. General Director Económico y J´Gr. Diario
Recursos Humanos
9 Mantener una Correlación positiva entre el crecimiento del Salario Medio y la Director Directores de Agencias
Productividad a través de un incremento de la Productividad a partir de un General Director Económico y J´Gr. Mensualmente
perfeccionamiento de la Organización del trabajo Recursos Humanos
10 Continuar con la Disminución de las Cuentas por Cobrar y Pagar para acortar el Director Directores de Agencias y
ciclo de cobro y mantener el 100 % de estas Conciliadas. General Jefes de los Grupo de Diario
Cobros y Grupo de Pagos
11 Priorizar los recursos financieros necesarios para garantizar una plena Atención al Director Directores de Agencias
Hombre, la adquisición de los Medios de Protección Individual y la eliminación de General J´Gr. Recursos Humanos Según Plan
Riesgos que pongan en peligro la integridad física de los trabajadores, la adecuada Jefe de Seguridad y
Protección Física de nuestras instalaciones, tanto por un posible delito, como contra Protección
incendios o desastres naturales.
12 Capacitar mediante Cursos a nuestros trabajadores en las Especialidades de Director Directores de Agencias,
nuestra Empresa fundamentalmente y lograr la elevación del nivel profesional de los General J´Gr. Recursos Humanos Según Plan
mismos.
13 Perfeccionar los Mecanismos de Control Interno como instrumento eficaz para Director Dtor. Control y Análisis Permanente
lograr Eficiencia. General
Cumplir con la Programación de Visitas de Control internas para este año 2010 que Director Director Control y Análisis
garanticen la Certificación de la Contabilidad y los resultados económicos General Directores de Agencias y Según Plan
satisfactorios Funcionales
14 Enviar a nuestros Cuadros y Reservas a Cursos de Capacitación que brinda Director J´Gr. Recursos
GESTA y/o Otra Organización. Así como completar las Plantillas de Cuadros y sus General Y Según Plan
Reservas. J´Gr. de Cuadros
15 Continuar realizando Encuestas sobre la Evaluación de Satisfacción de los Clientes Director J´Gr. Recursos Humanos y
con el fin de brindar un óptimo Servicio en nuestras Agencias y Establecimientos. General Área de Calidad Permanente
16 Continuar con la Capacitación y el Trabajo Profiláctico de Prevención en los Puestos Director J´Gr. Recursos Humanos y
de Trabajo para Evitar Accidentes Fatales. Estudiar y aplicar el Sistema de Gestión General Especialista de Protección Permanente
de Seguridad y Salud del Trabajo. Física
17 La Reconstrucción y remozamiento de las instalaciones entre ellas:
a. Terminación de los Trabajos de Reparación de la Base de
Aseguramiento: Director Directores Agencias y Mtto
i.Acondicionamiento de Oficinas. General, Const. ./2010
ii. Reparación de puertas y ventanas. Directores de Director. Transporte ./2010
iii. Acondicionamiento del taller Equipos Pesados. Agencias Director. Aseguramiento ./2010
iv. Reparación de las Vías de Acceso. Y ./2010
v. Pintura General. Director de ./2010
b. Reparación y Ampliación de las Instalaciones de la Unidad Básica Mtto
de la Playa. Constructivo ./2010
./2010
c. Reparación de las Instalaciones de la Agencia Mantenimiento
constructivo y Comunicaciones.
./2010
d. Reubicación de la Casa de Visitas Ocujes.
18 Continuar ofertando Servicios de excelencia y seguir alcanzando los mejores Director. Servicios Junio-Agosto/
resultados en el Plan Vacacional en Brisas del Mar. Director Especializados 2010
General Director. Logística
Director. Control y Análisis
19 Cumplir el Plan de Aseguramiento y Creación de las Condiciones de Protección que
garanticen los Objetivos propuestos por estudios de ACERPROT para asegurar
todas nuestras Agencias, reduciendo la vulnerabilidad de todas nuestras Director Jefe de Seguridad y Abril/2010
Instalaciones: General Protección, Mayo/2010
i. Oficina Central Director de Mayo/2010
ii. Taller Armando Mestre Control y Análisis Junio/2010
iii. Agencia Mantenimiento Constructivo y Comunicaciones Directores de Agencias Junio/2010
iv. Agencia de Aseguramiento Y Junio/2010
v. Taller Servicios Rápidos Director. Mantenimiento Junio/2010
vi. Agencia de Servicios Especializados Constructivo. Junio/2010
vii. Agencia Sime
viii. Agencia Logística
20 Garantizar que el Plan de Prevención continué siendo la herramienta eficaz para el Director Consejo de Dirección de la
enfrentamiento a las indisciplinas e ilegalidades. General Empresa Permanente
21 Asegurar la Preparación de todas las Agencias para el Cumplimiento de las Director Consejo de Dirección de la
Misiones y la Puesta en Completa Disposición para la Defensa y así mantener la General Empresa, Permanente
Condición de Listos para la Defensa a nivel de Empresa. Especialista de la Defensa
22 Lograr Certificar nuestros Sistemas de Calidad a nivel de Empresa para tener un Director Consejo de Dirección de la
Sistema ordenado. General Empresa, Dic./2010
Directora Especialista de Calidad
Rec. Humanos
23 Lograr implantar el Perfeccionamiento Empresarial según cronograma acordado es Director Consejo de Dirección de la
sus etapas de este año. General Empresa, Dic./2010
Directora Directora. Rec. Humanos
Rec. Humanos
24 Asimilación en varias etapas distintas actividades de servicios a nivel nacional como Director Consejo de Dirección de la
Casa de Visitas y de Descanso y otras entidades que tienen parecido Objeto Social General Empresa Según Plan
al nuestro en el actual proceso de Reordenamiento del Organismo.
Director Agencia
Brigadas de
Mantenimiento
Administrativa Técnica Almacén Economía
Director Agencia
• Supervisa los trabajos realizados por las diferentes áreas
• Establecer relaciones con Suministradores y Clientes
• Hace efectivo los contratos que se originen
• Coordinar y/o realizar los cobros y pagos con clientes y/o suministradores.
• Controla al Personal, garantizando la ejecución de la Actividad de Recursos Humanos
• Garantiza Los Trabajos Internos de la Organización
Administrativa
• Realiza las operaciones de Compra y Venta de las actividades de la Agencia
• Búsqueda de ofertas a partir de las indicaciones del proyectista, concretándolas y
realizándolas
• Establecer relaciones con suministradores y Clientes
• Prepara los Contratos
• Controla los contratos establecidos
• Realiza la Facturación a Clientes
• Lleva toda la documentación de esta especialidad de acuerdo a las orientaciones que reciba
de la Dirección de Recursos Humanos y sus especialistas
• Lleva el Control diario de la asistencia del personal, en coordinación con los Jefes de Areas
• Diariamente pasa los resultados al Registro de Control de Asistencia
• Informa a Economía del comportamiento de sus indicadores
• Realiza las informaciones a la Empresa que le permitan poder cumplir con las informaciones
estadísticas a los diferentes niveles (Estadística del Poder Popular, SIME, etc) de acuerdo a lo
que se les oriente por la Empresa
Técnica
• A partir de Levantamiento en Obra a ejecutar se realiza proyecto y cálculo de materiales y
presupuesto
• Realiza Proyectos y los Presupuestos correspondientes, buscando la optimización de los
materiales a emplear.
• Realiza los cronogramas de Obras en función de los objetivos a lograr.
• Certifica las obras al concluirse, garantizando su calidad.
• Lleva el control de la obra, expedientando toda la documentación a la misma
Brigadas de Mantenimiento
• Ejecuta las obras de acuerdo a lo definido por el proyecto, en las diferentes especialidades
• Garantiza la calidad de las mismas en el tiempo fijado
• Informa a las Areas de Recursos Humanos y Economía, entregando la documentación
correspondiente para su registro y contabilización
• Lleva control de los medios bajo su custodia (Herramientas, Equipos, Materiales, etc.)
Economía
• Recibe de las diferentes Areas la documentación para su revisión y entrega a Economía
Empresa
• Concilia con la Empresa y las otras Unidades de la Empresa las operaciones que constituyen
Operaciones entre Dependencias, así como las operaciones de Caja y Banco
• Emite la información necesaria para el cumplimiento de la Información Estadística y de
Indicadores al SIME
• Realiza Análisis de los diferentes indicadores de Ventas, Costos, Gastos, Ganancia, etc.,
brindándolos a la Dirección de la Agencia para la evaluación de la Actividad
• Realiza los chequeos periódicos de los medios de Rotación, de Medios Básicos y Monetarios
• Garantiza el cumplimiento del Control Interno entre las Areas
Almacén
• Recibe la Solicitud de Productos a suministrar a las Brigadas
• Cumple con lo establecido en el Subsistema de Medios de Rotación (Entradas, Salidas,
Custodia, etc.)
Flujo Informativo
Agencia
Centros
Brigadas de Almacén
Mantenimiento
Compras
La Actividad de Compras en la Empresa se sustenta sobre la base de:
Análisis de Concurrencia
• Búsqueda de Ofertas
• Evaluación de Proveedores Comité de Compra
• Solicitudes de Pago
Análisis Solicitudes de Pago
Distribución según
Existencias Existencias y
en Almacén Servicios Previstos a
Central ofertar
Existencias en Balances
Almacenes Materiales Ofertas
Unidades Suministradores
Niveles
Necesidades de Productos
de Servicios
Previstos Cálculo de
Necesidades
Análisis de
a de los
Concurrencia
Servicios a
Brindar según Necesidades de Compra, con Mejores Opciones a Proponer
Normativas
Evaluación Comité de Compra
Decisión de Compra
Estos se cumplimentarán a partir de Tablas de Análisis en Formatos cuyos elementos primordiales se muestran a continuación y
contendrán los elementos que permita la toma de decisiones en las Compras y la Distribución Material.
Panadería
Realizará sus Producciones con Brigadas de Trabajo, conformadas de acuerdo a las diferentes Producciones.
Panadería y Dulcería
Con vista a establecer los procedimientos para esta actividad a continuación mostramos el Esquema de Trabajo, así como los Modelos a
utilizar para su control.
Se reciben las Solicitudes en el Area, ya sean por En base a estas solicitudes el Jefe de Agencia define y
Contrato y/o Puntuales. Estas se llevan al Registro orienta la Producción a realizar en el día a las Brigadas de
de Solicitudes de Pan Trabajo a través del Modelo ELABORACIÓN - 001 “Orden
de Trabajo”.
Entidades
Servisime
En esta Area de Trabajo no todos los materiales que salen de los almacenes es
consumido durante el día por lo que el procedimiento se ve obligado a establecer
mecanismos específicos que permitan una mejor organización de estas Actividades.
Es por esto que para obtener un correcto procedimiento contable hay que establecer lo
siguiente:
1º. Se efectuará por única vez el ajuste contable de los productos que se encuentran en
existencia en el área de la Panadería, Elaboración para registrarlo como
Producción en Proceso mediante un inventario físico. (Al Inicio de la creación del
Area) durante el transcurso del mes todo los víveres que se solicite al almacén será
cargado a la Producción en Proceso, así como se llevará a Producción Terminada
los productos que salen del proceso.
2º. Diariamente se contabiliza o registra la venta de productos considerándose el
ingreso y la fijación del costo de la producción terminada.
3º. El saldo de la Producción en Proceso debe de coincidir con el saldo que refleja el
modelo en el cual se registran las existencias al final del mes de los productos.
4º. A final de mes con vista a verificar la concordancia entre el físico y la contabilidad
se realizará el inventario de las existencias y su valoración
Almacén
En el Area funcionará Almacén que recibe y entrega los productos necesarios para la
realización de las producciones que ejecuta y este se regirá por lo establecido para este
Subsistema de Medios de Rotación Normados.
Modelos que deben estar bien confeccionados, llenándose todos sus escaques y
debidamente firmados por los autorizados a ello y deberán entregarse con el resto de la
documentación.
Anexos 15: Diagrama causa efecto: No conformidades del SGC detectadas.
Medición, análisis No hay evidencia de mejora
y mejora continua, ni de la evaluación
de su eficacia
producto
Anexos 16: Diagrama de barras:
barras: Cantidad de no
conformidades del SGC de ServiSime.
7
7
6
5
5
4 4
4
3 3
3
2 2 2 2
2
1 1 1 1 1 1 1 1
1
0 0 0
0
4,1 4,2 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 5,6 6,1 6,2 6,3 6,4 7,1 7,2 7,4 7,5 8,1 8,2 8,3 8,4 8,5
Cant. no conformidades
Anexos 17: Encuesta de calidad al cliente. ServiSime.
ESTIMADO CLIENTE:
La Empresa ha elaborado estas encuestas sobre el servicio que presta, con el objetivo de
brindarle cada día un servicio de mayor calidad, como Ud se lo merece.
Nº Encuesta:
Cliente:
Evalúe los siguientes aspectos de calidad teniendo en cuenta que la puntuación 5 es cuando
se considera de excelente, 4 buena, 3 regular, 2 mala y 1 pésimo.
100 100
80 80
Percent
60 60
Count
40 40
20 20
0 0
Calificacion 5 4 3 Other
Count 44,44 33,33 21,11 1,11
Percent 44,4 33,3 21,1 1,1
Cum % 44,4 77,8 98,9 100,0
100 100
80 80
Percent
60 60
Count
40 40
20 20
0 0
Calificacion 3 4 2 1 5
Count 51,11 20,00 14,44 8,89 5,56
Percent 51,1 20,0 14,4 8,9 5,6
Cum % 51,1 71,1 85,6 94,4 100,0