COMUNICACIÓN FORMAL, INFORMAL, VERBAL Y NO VERBAL

 Definición:

La comunicación se puede definir como el proceso con el cual se comparten

significados entre varias personas mediante mensajes simbólicos. El proceso de
comunicación es importante para los gerentes porque les permite desempeñar sus
funciones. En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro
funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar El hombre
es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el
día,(escribe, lee, habla y escucha). No puede existir un grupo que no tenga
comunicación. (Chi, 2011)

 Comunicación formal.-Es la propia organización la que establece las vías de

comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos.
Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas
con el trabajo. (Esther, 2009)
Existen diversos tipos de comunicación formal, a continuación se exponen
algunos de ellos:
 Oficio: Es una comunicación externa en una empresa, debido a que
puede contener solicitudes, indicaciones, resoluciones o indicaciones.
Generalmente se efectúa entre empresas.
 Memorándum: Recordatorio formal donde se indican reglas, órdenes,
etc., que se tienen que cumplir.
 Circular: Se utiliza para dar avisos dentro de la empresa a los
trabajadores.
 Manual de organización: En él se encuentran establecidas la misión,
visión, descripción detallada de cada departamento así como la función
a desempeñar cada uno de estos.
 Manual de procedimientos: Describe detalladamente que es lo que se
espera del trabajador que desempeña algún puesto, así como las
funciones que tiene que desempeñar.

 Comunicación informal.- Es la que surge espontáneamente entre los

miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin
seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en
ocasiones permite obtener información adicional. (Esther, 2009)

La comunicación informal se refiere al intercambio de información de

manera no oficial. Está basada en las relaciones informales:

 Amistad

 Pertenencia a un mismo club

 Mismos intereses

Está libre de todas las formalidades organizativas. El intercambio de mensajes

informales generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos sociales, fiestas,
etc. En estas ocasiones, los superiores pueden reunir información de sus
subordinados que sean difíciles de obtener a través de la comunicación
formal. Estos mensajes incluyen comentarios, sugerencias, etc. En este caso
la comunicación se realiza a través de la gesticulación, movimiento de la
cabeza, sonriendo o bien permaneciendo en silencio. No existe un canal
definido de comunicación.

Ventajas

 Comunicación rápida

 En esta comunicación, los mensajes se mueven rápido y su efecto es

igualmente grande en la gente.
 La formación a través de las relaciones sociales

Esta comunicación nace de las relaciones sociales, está más allá de las
restricciones de la organización. Ninguna relación de jefe-subordinado figura
en la misma. Un jefe sociable puede recopilar mucha información a través de
este canal.

 Solución fácil de los problemas difíciles

Hay muchos problemas que no se pueden resolver con la ayuda de la

comunicación formal. Hay más libertad en la comunicación informal que
ayuda a la solución de problemas difíciles.
  Satisfacción de las necesidades sociales de los empleados

Todo el mundo quiere buenas relaciones con los jefes en un lugar de su

trabajo, estas relaciones dan satisfacción a los empleados y se sienten
orgullosos de ello. Pero esto puede ser posible sólo con la ayuda de la
comunicación informal.

Desventajas

 Camino Incierto

Dado que va más allá de las restricciones de la empresa, no se cuenta con un

canal definido.

 Posibilidad de rumor y distorsión

La certeza de que la información sea verdadera o falsa no se encuentra en

cualquier persona, en consecuencia, los rumores pueden surgir rápidamente.

 Comunicación no sistemática

Esta comunicación no es sistemática y es posible que la información llegue a

la persona incorrecta, o bien, que no llegue a la persona apropiada.

 La información no es fiable

La mayor parte de la información recibida a través de esta comunicación es

poco confiable y ninguna decisión importante se puede tomar sobre su base.

 Comunicación verbal.- que a su vez puede ser:

1. Oral.- si se transmite mediante la voz, de manera que el receptor oye el
mensaje y permite aclarar dudas de forma inmediata, mediante la
retroalimentación.
Ejemplo: entrevistas, reuniones, debates. (Esther, 2009)
2. Escrita.- si se transmite por medio de la escritura, de manera que el
receptor lee el mensaje y permite su posterior lectura, en caso de olvido,
de manera que es difícil de tergiversar. (Esther, 2009)
Ejemplo: carta comercial, informes, memorándum, avisos o anuncios.
 Comunicación no verbal.- es la que se realiza a través de signos no
lingüísticos muy variados, como movimientos del cuerpo, gestos, el aspecto
de una persona, su forma de vestir. Suele acompañar a la comunicación oral,
por lo que permite matizar o enfatizar lo expresado de forma oral. A veces
puede restar credibilidad al mensaje oral si no coincide con éste.
Ejemplo: en la entrevista de trabajo hemos de cuidar nuestro aspecto, higiene,
forma de saludar, de sentarnos, evitar los tics. (Esther, 2009)

Podemos comunicar sin pronunciar palabras, sin escribir cosa alguna. Las
acciones son actividades de comunicación no verbal que tienen igual
importancia que la palabra y las ilustraciones.

 Dentro de la comunicación no verbal encontramos:

 Proxémica: por medio del movimiento corporal y la distancia.
 Kinestésica: postura, gestos, ademanes, expresiones faciales.
 Paralingüística: tono de voz, ritmo, acento.

En las organizaciones, la comunicación no verbal se da por las asignaciones

de espacios físicos, la manera en que se sienta la gente en las juntas, la forma
como se visten, cómo saludan, etc. (Comunicacion verbal y no verbal).