CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Curso: Gestión por procesos
DEFINICIÓN: se refiere a la descripción de los
elementos y características del proceso, usualmente
esta información se indica en un instrumento
denominado ficha del proceso.
FICHA DE PROCESO: es un documento (FORMATO);
sin embargo, éste no es un formato estandarizado y
por tanto puede variar en las organizaciones y la
complejidad es acorde a la madurez y expertis de la
organización en gestión por procesos. (ver plantilla
en excel en los recursos del curso)
COMPONENTES O ELEMENTOS DE LA FICHA DE
PROCESOS:
✓ LÍDER: Es la persona que le ha sido asignada la
responsabilidad y autoridad de gestionar el
proceso, es decir de planificar, direccionar
recursos, controlar el proceso con la finalidad
de cumplir los objetivos del proceso.
El líder del proceso puede ser el jefe de alguna
de las áreas o departamentos que intervienen
en el proceso.
✓ ALCANCE: En el alcance del proceso se indica las
actividades de inicio y término del proceso y se
menciona los términos: desde y hasta.
✓ PROVEEDORES: Son los procesos internos y las
entidades externas que otorgan las entradas
(los insumos, materiales, equipos, información
u otro).
Se debe indicar Tanto el proveedor interno
como el externo deben cumplir los requisitos
del proceso (cliente), con la intención de
satisfacerlo
✓ ENTRADA: Es el material/ información/
requisito/ solicitud que inicia el proceso y/o que
abastece al proceso.
Se debe indicar el elemento que inicia el
proceso, tomando en cuenta que pueden ser
varias las entradas y de diferentes proveedores
(internos o Externos).
✓ ACTIVIDADES / SUB PROCESOS: Son las
actividades o subprocesos que se deben realizar
para transformar las entradas en salidas.
✓ SALIDAS: Son los entregables del proceso y que
no serán objeto de ninguna otra transformación
por parte del proceso que lo genera y que son
entregados a los clientes.
Se debe evitar describir productos o
semielaborados que son para el mismo proceso,
pues quiere decir que todavía requieren que se
les agregue valor.
✓ DOCUMENTOS: Son todos aquellos manuales,
reglamentación legal, especificaciones de los
clientes, procedimientos documentados que se
requieren para un adecuado funcionamiento y
control que garantizan que los productos
obtenidos cumplen los requisitos del cliente, de
la misma empresa, del sector y de los entes
gubernamentales.
✓ INDICADORES: Son medidores que deben
establecerse en los procesos. También se les
conoce como puntos de control; pues nos
brindan información de cumplimiento o no de
los objetivos
✓ CARGOS INVOLUCRADOS: se debe indicar el
listado del personal involucrado con el proceso.
En empresas pequeñas con documentación
mínima se puede incluir las características
mínimas, vale decir el perfil. En empresas con
mayor formalidad se puede hacer referencia al
MOF de la organización.
✓ RECURSOS MATERIALES: se debe indicar el
material, vale decir consumibles del proceso y
que son necesarios para que éste se ejecute.
✓ RECURSOS EQUIPOS: se debe indicar los
equipos necesarios que el proceso se ejecute,
según lo planificado.
EJEMPLO
Módulo 5 1
Proceso de RRHH:
Objetivo: la satisfacción del personal
Líder: Jefe de RRHH
Alcance: desde la convocatoria hasta la liquidación
del personal
Entrada: solicitud de personal
Actividades/subprocesos: secuencia de actividades
Salidas: liquidación de trabajador
Documentos: ley laboral, procedimiento de
convocatoria, MOF, procedimiento de evaluación del
personal, etc.
Cargos involucrados: jefe de RRHH, Asistente social,
asistente de planillas, etc.
Recursos materiales: útiles de escritorio
Recursos equipos: 03 computadores, 02 teléfonos
fijo, 01 impresora, escáner, fotocopiadora, etc.

http://panamericanbusinessnetwork.com/los-14-
principios-de-william-e-deming-sobre-la-calidad-
total/

Módulo 5 2