EL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION.

1.1.-) INTRODUCCION.
Es importante tener claro el concepto de empresa, como unidad económica de producción
(UEP poner a disposición de los consumidores aquellos productos y servicios que necesite; en
cambio, UEC es la unidad económica de consumo).
La empresa es un tipo de organización, y por ello se define también como un sistema
compuesto por una serie de subsistemas interrelacionados entre sí, que corresponden con las
actividades tradicionalmente desarrolladas en la empresa, y con el ambiente externo.
Los subsistemas mencionados de la empresa son:

 subsistema de producción; se encarga de llevar a cabo las transformaciones físicas que permite
obtener los productos o prestar los servicios necesarios.

 Subsistema comercial; le compete relacionar la empresa con el mercado, ya que se encarga de la

distribución, venta, y puesta a disposición de los consumidores que aquello que se fabrica u ofrece.

 Subsistema administrativo; envuelve a la totalidad de la empresa, y se encarga de coordinar todas

las actividades.

 Subsistema social; le competen los recursos humanos, y se encarga de la contratación, orientación,

relaciones y gestión del personal.

 Subsistema financiero; se encarga de la búsqueda de los capitales necesarios para que la empresa
funcione.

1.2.-) CONCEPTO DE ADMINISTRACION. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION.

Administrar es el “proceso, o camino sistemático y organizado para hacer cosas, que
comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin”.
Administración es un proceso a través del cual, se pretende obtener resultados en una
organización: obtener resultados por y a través de otros. No debe confundirse con el concepto
de organización, que se resume como un conjunto de cargos y de tareas.
Puede definirse también administración, como una ciencia que trata de saber cómo se han
utilizado los recursos de una empresa de cara a unos resultados u objetivos. Es necesaria,
como un elemento de coordinación de todos los esfuerzos individuales que se desarrollan en
todos los subsistemas de la empresa.
Pero, ¿cómo se lleva a cabo? La administración en una empresa se consigue mediante el
proceso administrativo (PA), que tiene cuatro etapas:

 planificación; consiste en decidir con antelación cómo, cuándo, dónde, quién y qué debe hacerse para
conseguir nuestros objetivos. Por tanto establece los objetivos de la empresa, y las estrategias para
llevarlos a cabo.

 Organización; consiste en establecer dentro de cada empresa una estructura que permita relacionar a
todos los individuos que trabajan en ella. Para ello suelen emplearse los organigramas, gráficas donde se
expresan las variables de la empresa y cómo se relacionan; en ellos, deberá identificarse y asignarse
todas las clases de tareas que han de ejecutarse para el logro de los objetivos.
 Dirección; destinada a influir en las personas de la organización para que, de forma voluntaria y con
interés, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa y de su unidad funcional. En la historia ha
pasado de ser autoritaria, a participativa. Se ejerce a través de las subfunciones específicas de liderazgo,
motivación y comunicación.

 Control; o actividad de seguimiento para la corrección de las desviaciones respecto a lo planificado;

mediante continuas revisiones o puntos de control se verá si son necesarias acciones correctoras (a veces
incluso es necesario rectificar ciertos objetivos).

1.3.-) CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION.

Puede considerarse que se caracteriza por cuatro notas:

 la administración no es un ámbito exclusivo de la empresa; su concepto abarca a la totalidad de las

organizaciones, ya sean del tipo que sea (sociales, culturales, ...): es un ente en la sociedad.

 La universalidad de las organizaciones; puesto que éstas tienen características genéricas y universales
con el fin de que los planteamientos del proceso administrativo sean válidos para cualquier tipo de
organización. Justifica así la necesidad de adquirir una serie de habilidades y conocimientos específicos
que preparen al individuo para el desempeño eficiente de tareas administrativas. Un ejemplo es la
intercambiabilidad de los directivos entre empresas y organizaciones de diferente naturaleza y actividad.

 Puede hablarse de una ciencia de la administración, o del conocimiento científico de las

organizaciones. El concepto de administración incluye todo el análisis teórico que hasta el momento se
ha desarrollado para explicar el comportamiento de las organizaciones.

 Y también puede hablarse de la creación de una tecnología administrativa o del conocimiento técnico
de las organizaciones, ya que el concepto de administración comprende una tecnología, constituida por
un conjunto de procedimientos y conocimientos científicos, que se utilizan para orientar el
comportamiento global de las organizaciones y sus áreas hacia los objetivos deseados.

1.4.-) LA PLANIFICACION Y LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

La planificación puede definirse como: “proceso que comienza planteando unos objetivos,
pasa a definir estrategias, políticas y planes detallados, acordes con las metas propuestas,
para después establecer una organización que aplique las decisiones adoptadas, incluyendo
además una revisión de las actuaciones y un circuito de realimentación con vistas a un nuevo
proceso de planificación”.
Planificar es decidir con antelación los objetivos que se desean lograr, las acciones que hay
que llevar a cabo para alcanzarlos, indicando las posiciones organizacionales que se
asignarán para ello y los responsables de cada una de las acciones necesarias, teniendo en
cuenta las posibles contingencias.
Al planificar, se pretende dar respuesta a una serie de preguntas:
La planificación se ha convertido en un requisito para la superviviencia de la empresa;
basándose menos en la intuición y más en analizar la realidad y preveer su futuro.
La tipología de la planificación puede establecerse según dos criterios: ámbito y dimensión
temporal:
1º) según el ámbito, habrá que distinguir entre planificación general (afecta a la totalidad de
la empresa) y planificación funcional (afecta a áreas concretas de la empresa);
2º) atendiendo al periodo de tiempo a la que se dedica la planificación, se agrupa en corto
plazo (periodo estimado no superior a un año), amedio plazo (de uno a cinco años) y a largo
plazo (más de cinco años).
La planificación es una herramienta de la empresa, y sus principios son:

 debe contribuir al logro de los objetivos de la empresa;

 debe de preceder a cualquier acción dentro de la empresa “primacía sobre restantes actividades”;
 se extenderá a la totalidad de la empresa;
 debe ser eficiente, realizándose las medidas analizando que con ese proceso se logran los objetivos
propuestos y comprobar cuánto ha costado esa planificación (costes y dificultades).

1.5.-) LAS DECISIONES EN LA EMPRESA.

Los directivos se encargan de la toma de decisiones: proceso de convertir la información en
acción, mediante la selección de un determinado curso de acción de entre varias alternativas
posibles luego consiste en solucionar problemas.
El proceso de toma de decisiones no es lineal, sino cíclico (contiene mecanismos de control) y
se compone de varias etapas:

 percepción de la situación y definición del problema;

 análisis de la información disponible, ampliación y elaboración de previsiones;
 formulación de alternativas o posibles cursos de acción a seguir para afrontar el problema;
 evaluación de alternativas y elección de la más adecuada para la resolución del problema;
 puesta en práctica de la alternativa elegida o acción;
 control de los resultados.
A continuación se muestra el ciclo decisional:
La información es el elemento fundamental de todo el proceso decisional; se define como todo
proceso de reducción de la incertidumbre, es decir, de aumento del conocimiento. En el
sistema empresa, la información aparece como el elemento necesario para que la
administración pueda actuar, ya que ésta consiste en captar, procesar y emitir mensajes
informáticos. Toda estructura orgánica dispone de un sistema de información, cuyos
elementos son:

 elementos humanos (personas);

 elementos materiales (fichas, documentos, archivos, ordenadores, etc.);
 procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de datos y obtención de información;
 datos que por sí solos, caracen de valor (necesitan ser relacionados en tablas y contextos).
1.6.-) ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION.
En el proceso de la planificación intervienen una serie de elementos y variables:
 misión o propósito;
 objetivos o metas;
 estrategias;
 políticas;
 procedimientos;
 reglas;
 programas;
 presupuestos.
Misión o propósito.
Objetivo de carácter general con el que trata de responder la empresa a la pregunta amplia y
genérica: ¿para qué está trabajando?, y determinar la misión o el propósito de la empresa,
que suele ser la finalidad socieconómica básica de toda actividad empresarial; además se
suele identificar la función que cumple en la sociedad y además su carácter y filosofía básicos.
Se caracteriza también porque no se le asocia ningún tiempo, ya que se presta servicio a los
clientes y a la sociedad, mientras perdure la empresa.
Objetivos o metas.
Son los fines de carácter específico, que se pueden y tienen que estar cuantificados, dentro de
una dimensión temporal para la consecución de los logros de la empresa. Los objetivos
vendrán determinados por dos cifras:
1ª) el nivel de consecución del objetivo (cifra en el que se alcanza);
2ª) el tiempo necesario para el logro de ese objetivo.
Ej: una empresa de ordenadores que desea incrementar su renta en un 10% en un plazo de
12 meses.
Estrategias.
Son programas de acción de carácter general, en los cuales se determinan los recursos que la
empresa va a utilizar para alcanzar sus metas. Hay de varios tipos: de crecimiento,
competitivas, innovadoras, de reestructuración, de reconversión (como la de los Altos Hornos),
etc.
Ej: de estrategia de crecimiento, la de “El Corte Inglés”, que ha conseguido aumentar su
presencia a nivel nacional, desde que absorbió “Galerías Preciados”. También de
diversificación, pues en estos almacenes, se ofrecen servicios tales como seguros, viajes,
amueblado, ...
Las estrategias más conocidas son las estrategias competitivas, que buscan:

 liderazgo en costes, mediante acciones que reduzcan los costes y posibiliten el ofertar mejores
precios que la competencia;
 diferenciación. Son acciones encaminadas a que la empresa marque diferencias de sus productos
respecto a los de la competencia. Ej: tengo un concesionario que vende los mismos automóviles que el
otro concesionario de mi barrio (son los mismos productos), pero para diferenciarme nosotros ofertamos
un mejor servicio pos-venta, garantía, seriedad, precio módico, ...

 Segmentación; mediante acciones que desarrolla la empresa para que ésta se dedique a un grupo
especial o segmento en el mercado. Ej: que una empresa se dedique a la distribución de los nuevos
automóviles que no necesitan poseer el carnet de conducir se dedica a ese segmento de la población.

Políticas.
Son normas para la toma de decisiones que constituyen unos principios generales para la
actuación de los administradores; suelen asociarse a los distintos subsistemas (o parcelas) de
la empresa. Se diferencia de las estrategias, en que son líneas de acción de dimensión
temporal más corta, y porque estudian puntos más concretos dentro de la empresa.
Procedimientos.
Hacen referencia al conjunto de acciones, orientado a operar sobre problemas estructurados,
y que constituyen a determinar guías de acción que detallan la forma precisa bajo la cual
deben cumplirse ciertas actividades. Los procedimientos hacen referencia a puntos más
concretos que los conceptos anteriores; constituyen auténticas instrucciones de trabajo.
Así como la política constituye una guía para pensar y decidir, el procedimiento es una guía
para actuar.
Reglas.
Aparecen como instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curso
de acción. No admiten desviaciones y aunque son muy parecidas a los procedimientos, no
establecen una secuencia temporal, sino una actuación aislada. Las reglas, como
mecanismos de control, normalizan la actuación de los individuos, constituyendo así un
mecanismo de coordinación indispensable para la organización.
Programas.
Es un plan específico de actuación, especialmente diseñado, fechado, en el que se concretan
metas, políticas, procedimientos y reglas para su ejecución; donde el objetivo goza de una
cierta autonomía e independencia.
Presupuestos.
Consiste en la valoración de un programa, y aclara cuánto supone para la empresa.
1.7.-) ETAPAS DEL PROCESO PLANIFICADOR.
Cabe comentar:

 M y O: misión y objetivos de la empresa;

 AE: análisis de estrategias, que pueden estudiarse de dos formas, interna y externa. El ámbito
externo de la empresa, el entorno, se caracteriza por el interés en detectar las Oportunidades y
las Amenazas. Además varía según se trate un entorno genérico o un entorno específico. Mientras que el
ámbito interno, se realiza un diagnóstico interno por parte de la empresa, y se intenta detectar aspectos
donde la empresa está bien (Fortalezas) y aquello que no funciona del todo como debiera, y que
convendría mejorar (Debilidades). Mediante la matriz DAFO, se estudian las 4 variables (O, A, F, D).
Ej: de debilidad, el tener los pagos mal organizados respecto a los ingresos, lo que se debe a la mala
distribución de los flujos de caja (problema de tesorería, mal equilibrio entre pagos e ingresos); por lo
que una empresa tiene que pedir créditos por cortos plazos de tiempo y a un gran tipo de interés.

 FE: formulación de estrategias, para alcanzar objetivos .

 EE: evaluación de estrategias; ¿qué le costará a la empresa los recursos, y económicamente, la
aplicación de las estrategias formuladas?

 S: selección;
 I: implantación; ya ha dedicido la empresa que a lo largo de un tiempo concreto se van a realizar
acciones para acercar la situación actual a la futura alcanzar objetivos;

 C: introducción mecanismos de control; para obtener información de que las cosas se ajustan a lo
previsto, detectándose las posibles desviaciones.

En la 2ª fase (la planificación estratégica), el proceso planificador destaca por 8 etapas:

1ª) tomar conciencia del problema, mediante la percepción de la necesidad de actuar ante
la existencia de un problema o ante la posibilidad de provocar una situación favorable. Esta
toma de conciencia es característica de las organizaciones proactivas, aquellas empresas que
son capaces de percibir las oportunidades con suficiente antelación como para apropiarse de
ellas y minimizar los riesgos, frente a las organizaciones reactivas, que adoptan una estrategia
pasiva y sólo se enfrentan a los problemas en el último momento.
2ª) Establecimiento de objetivos.
Consiste en definir la situación futura hacia la que queremos conducir a la empresa. Se
establecerán objetivos globales, y dentro de estos funcionales y departamentales; deberán
estar cuantificados y fechados.
3ª) Análisis de contingencias; dada la cantidad de variables que deben considerarse, ya que
condicionan la actuación de la empresa. Se hará un estudio pormenorizado de las
contingencias del medio interno y externo a la organización: organización, mercados de
factores (materias primas, tecnología, mano de obra, recursos financieros, etc), mercado de
productos (demanda, precios, competencia, etc.), así como de los entornos político, cultural,
social, etc., en el que se desarrollarán los planes de actuación.
4ª) Definición de líneas alternativas.
Es importante disponer de un número razonable de ellas, que, sin entorpecer el análisis,
ofrezca un abanico variado de soluciones y una visión amplia de las posibilidades factibles.
5ª) Evaluación de alternativas.
Consiste en valorar cada uno de los posibles cursos de acción establecidos, analizando los
puntos débiles y fuertes, según los objetivos que se pretende lograr y de las premisas en las
que se desarrollará la actividad, consiguiendo la valoración de todos los aspectos significativos
en orden a la adopción de una decisión.
6ª) Selección de una alternativa.
Se toma la decisión sobre qué curso de acción, de entre los varios posibles, se va a poner en
práctica para alcanzar los objetivos establecidos.
7ª) Formulación de planes derivados; se establecen las actividades necesarias para el
sostenimiento y buen logro del plan principal. Los planes derivados tienen como finalidad
proveer los recursos necesarios, en cantidad y calidad adecuados y en el momento oportuno
para que se puedan desarrollar las actividades del plan originario.
8ª) Presupuestación.
Consiste en valorar los planes, principal y derivados, en una cifra monetaria. Se facilita esta
operación tras una correcta evaluación de las alternativas analizadas en el proceso de
planificación.
Esquema de las etapas de la planificación:
1.8.-) PROBLEMATIVA DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
Si no se establecen claramente los objetivos que hay que alcanzar, es muy difícil dirigir una
empresa con unas mínimas garantías de éxito. En la actualidad, el enfoque sobre los objetivos
de la empresa se basa en una serie de supuestos fundamentales:

 aceptación de la no existencia de un único objetivo empresarial, centrado en la maximización del

beneficio planteamiento tradicional. Este antiguo postulado, condiciona la insuficiencia del beneficio
como medidor de la eficacia empresarial y del comportamiento real de las empresas; además de que el
objetivo de la empresa no es siempre la búsqueda del máximo beneficio, sino, más bien, la obtención de
un beneficio satisfactorio, razonable y estable.

 El reconocimiento de la existencia de unos objetivos empresariales múltiples, variables, y con

frecuencia conflictivos entre sí el empresario deberá buscar el equilibrio;

 la relatividad de las formulaciones concretas de los objetivos empresariales, que variarán según el tipo
de empresa.

Dentro del conjunto de objetivos, destacan:

 objetivos de rentabilidad, basados en la maximización del beneficio: en un sistema de economía de

mercado, las empresas privadas actúan así, aunque a veces, haya empresas públicas que antepongan
objetivos de interés social a los económicos.

 Crecimiento y poder de mercado: en general, el crecimiento fortalece la posición de la empresa en el

mercado, y le otorga una serie de ventajas en los ámbitos técnico-económico, comercial, financiero y
directivo, y ciertos inconvenientes en el ámbito social y humano.

 Estabilidad e integración con el medio: al ser la empresa un sistema abierto, deberá asegurar su
estabilidad, debiendo modificar sus condiciones internas en función de las variaciones del entorno.

 Objetivos sociales o de servicio a la colectividad: admitiendo que la empresa cumple una función de
índole social, y permitiendo la integración de la empresa en el cuerpo de la sociedad.

Los objetivos generales determinan los resultados finales deseados con la actividad de la
empresa. Para que se pueda operativizar su logro, es preciso su desglose, de forma que el
sistema de objetivos empresariales quede configurado como una jerarquía y una red,
formando una pirámide, que abarca desde la cúspide de la empresa hasta el núcleo de
operaciones.
Donde:
M Misión;
OES Objetivos EStratégicos;
OUN Objetivos de las Unidades de Negocios;
O.FUN Objetivos FUNcionales;
O.INDI Objetivos INDIviduales.
En la cima de la pirámide, se sitúa la misión de la organización, basado en la función
primordial que el sistema social delega en la empresa y, también, lo que la empresa debe hcer
para cumplir esa función. El 2º nivel implica el diseño de un conjunto de estrategias que
permitan el logro de la misión; suponen una categoría de objetivos generales, de largo plazo,
que afectan a la organización globalmente y que se refieren a la posición que la empresa
pretende alcanzar en un entorno competitivo y cambiante.
El 3º nivel incluye la especificación por unidades de negocio de los objetivos estratégicos.
¿Cómo se va a competir con otras empresas del mismo rango?
El 4º nivel incluye la especificación por áreas funcioles de los objetivos estratégicos; en la
empresa cada una de estas áreas, o departamento, suele representar a cada subsistema.
Según el último nivel, se requiere establecer objetivos para cada persona o puesto de trabajo,
consiguiendo compatibilizar los propios objetivos personales con los marcados por la
organización. A medida que se desciende en la pirámide, se pierde la generalidad, y los
objetivos son más concretos.
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1ª FASE
MyO
S
I
EE
FE
AE
-Interna (O,A)
-Externa (F,D)
3ª FASE
-qué resultados se esperan obtener
-cómo se evaluarán dichos resultados
2ª FASE
-cuándo ejecutaremos cada acción
-qué personas las realizarán
-con qué medios técnicos, financieros, humanos, etc.
1ª FASE
-qué queremos conseguir
-cómo podemos conseguir nuestro propósito
CONTROL
ORGANIZACION
DIRECCION
PLANIFICACION
SUBSISTEMA
DE
ADMINISTRACION
Fuentes
de datos
Acción
Información de la decisión (planes, órdenes, etc.)
Decisión
Ampliación de información
Percepción de la situación
Control
Análisis
Problema
Formulación de alternativas
C
4ª FASE
3ª FASE
2ª FASE: Planificación estratégica
Estar consciente de la oportunidad.
Contemplando:

 el mercado;
 la competencia;
 lo que los clientes quieren;
 nuestros puntos fuertes;
 nuestros puntos débiles.
Objetivos o metas.
Dónde queremos estar, qué queremos lograr y cuándo.
Considerar las premisas de la planificación.
¿En qué medio ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes?

 Identificar alternativas.
¿Cuáles son las alternativas promisorias en cuanto al logro de nuestros objetivos?
Comparar las alternativas en razón de las metas buscadas.
¿Qué alternativa nos dará la mejor oportunidad de alcanzar nuestras metas al coste más bajo
y al mejor beneficio?

 Seleccionar una alternativa.

Seleccionar el curso de acción que seguiremos.
Formular los planes necesarios.
Tales como los planes para:

 compra de equipo;
 compra de materiales;
 contratación y entrenamiento de empleados;
 desarrollo de un nuevo producto.
Expresar en números los planes mediante la realización de los presupuestos.
Desarrollar presupuestos tales como:

 volumen y precio de ventas;

 gastos en operación necesarios para los planes;
 gastos de capital para equipo.
M
OES
OUN
O.FUN
O.INDI
TRADE-OFF:
Acuerdo entre objetivos.
Bibli0ografia:

http://html.rincondelvago.com/subsistema-de-administracion.html

….

http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2006/flsp/4z.htm

Francisco Luis Sastre Peláez

LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA EDITORIAL

EL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

El subsistema de Administración abarca, para nosotros, todos aquellos

departamentos que podríamos denominar “staffs funcionales” de la
empresa (la denominada “tecnoestructura” de Mintzberg). Su actividad se
relaciona con la información (entendida ésta en términos muy generales
y abarcando también al dinero y su gestión). Por ello, su función es de
naturaleza generalista, apoyando la coordinación de la empresa como
conjunto y permitiendo la actividad de los demás subsistemas, al
proporcionarles los recursos necesarios para realizar sus funciones.
También se ocupa de representar a la empresa frente a terceros,
garantizando que aquélla, en tanto entidad jurídica, cumple con la
legislación vigente.

El carácter generalista propio de este subsistema, en su naturaleza y

funciones, no se ve significativamente afectado por la índole específica
del proceso productivo de la revista. Ello hace que su configuración y
actividad en la empresa editorial apenas posea particularidades
distintivas que recalcar.

Como preparación al capítulo siguiente, en que analizaremos el caso real

de Axel Springer, S.L., nos limitaremos a señalar aquí, que las funciones
principales que realiza Administración en la empresa editorial se
canalizan, generalmente, a través de tres departamentos y sus
correspondientes secciones:

1. - Departamento Financiero
-Sección de Tesorería y Finanzas
-Sección de Contabilidad y Presupuestos
-Sección de Compras y Control de Proveedores
-Sección de Créditos y Cobros a Clientes
2. - Departamento de Personal
3. - Departamento de Sistemas
Universidad latina

file:///C:/Users/PC06/Downloads/Subsistemas_de_la_Administracion_de_Recu.pdf

-----

Marielba Colmenares, Mailyn Medina Universidad de Carabobo

marielbacolmenares@hotmail.com

http://riuc.bc.uc.edu.ve/bitstream/123456789/1864/1/106468.pdf

…………..

Unidad 4

http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Admon_Recursos_Humanos/Pdf/Unidad_4.pdf

,,,,,

Campus virtual

http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/adper/2.pdf

…………

FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS

http://bibliotecadigital.fgv.br/dspace/bitstream/handle/10438/3507/000081327.pdf?sequence=1

…….