1.

ESTABLECER EL OBJETIVO Y HACER UNA LISTA DE SUPUESTOS

OBJETIVO

Realizar la planificación y el desarrollo del examen de admisión en la universidad XYZ, en el

plazo de 7 meses, desde el 02/05/18 hasta 30/11/18, con un presupuesto de 10 millones de
soles.

SUPUESTOS:

● Fecha del Examen de Admisión inamovible.

● No existe posibilidad de recorte de presupuesto.
● No se considera la ocurrencia de desastres naturales.
● Se considera que el personal de la Pontificia Universidad Católica del Perú esté
disponible para el día del examen.
● No se realizarán cambios inesperados de las autoridades dentro del consejo
universitario.
● Alto compromiso de las áreas de la universidad , en el desarrollo del proyecto.
● La convocatoria tendrá un alto grado de acogida de alumnos postulantes.
● Existirá una persona o grupo de personas encargadas de custodiar la impresión de los
exámenes de admisión un día antes del examen.
 2. ELABORAR UNA ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DE TRABAJO

EXAMEN DE
ADMISIÓN

CONVOCATORIA E
GESTIÓN RECURSOS EJECUCIÓN CIERRE
INSCRIPCIONES

Plan de dirección Desarrollo y diseño Examen de Relación de

Permisos Personal Material Diseño del Examen
del proyecto de convocatoria admisión ingresantes

Docentes que
Acta de Listado de Personal Distribución de
Publicación de Examenes y hojas realizarán Balance General del
constitución del Solicitudes Administrativo y postulantes por
Convocatoria de respuestas preguntas proyecto
proyecto docente aula
preliminares

Preguntas
Sistema de Listado de Alumnos Distribución de los Acta de aceptación
Plan de proyecto Autorizaciones Merchandising preliminares del
Inscripciones de apoyo recursos materiales del proyecto
exámen

Registro de
Listado de Personal
Lista de postulantes respuestas de
de seguridad
postulantes.
 3. ELABORAR LA MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

EDT PARTIDA DE TRABAJO MIRIAM DIEGO BRENDA DAVID JORDANO APOYO 1 APOYO 2 APOYO 3
EXAMEN DE ADMISION PUCP P A A A A A A A
1 Gestión del Proyecto P A A A A A A A
1.1 Plan de Dirección del proyecto P A
1.1.1 Acta de Constitución del proyecto P A
1.1.2 Plan del proyecto P A
1.2 Permisos P A
1.2.1 Solicitudes A P
1.2.2 Autorizaciones P A
2 Convocatoria e inscripciones A P
2.1. Desarrollo y diseño de convocatoria P A
2.2. Publicación de convocatoria P A
2.3. Sistema de Inscripciones P A
2.4. Lista de postulantes A P
3 Recursos P A
3.1 Personal P A
3.1.1. Lista de personal administrativo y docente P
3.1.2. Listado de alumnos de apoyo P
3.1.3. Listado de personal de seguridad P
3.2 Material P A
3.2.1. Examenes y hojas de respuestas P A
3.2.2. Merchandising P A
3.3 Diseño del Exámen P A
3.3.1. Docentes que realizaran preguntas preliminares A P
3.3.2. Preguntas preliminares del exámen P
4 Ejecución A P A
4.1 Exámen de Admisión P
4.2 Distribución postulantes por aula P A A
4.3 Distribución de recursos materiales P A A A A
4.4 Registro de respuestas postulantes A A P
5 Cierre del Proyecto A P A A
5.1 Relación de Ingresantes P A A A
5.2 Balance General del Proyecto A P A
5.3 Acta de Aceptación del Proyecto A A P
 4. LISTA DE ACTIVIDADES

N° ACTIVIDAD PREDECESORA
1 Recopilar los requisitos del examen y del proyecto -
2 Elaborar el Acta de Constitución del proyecto 1
3 Reunión con consejo académico para firma del acta de constitución 2
4 Elaborar el EDT del proyecto 3
5 Definir el alcance del proyecto 4
6 Estimar la duración del proyecto 5
7 Elaborar el presupuesto del proyecto 6
8 Identificar los interesados del proyecto 4
9 Definir los formatos y responsabilidades para la solicitud de cambios 3
10 Identificar los riesgos del proyecto 4
11 Definir el plan de acción frente a riesgos 9,10
12 Definir el costo del examen 5
13 Solicitud de aprobación de presupuesto 7
14 Elaborar los formatos para informes de avance 5
15 Definir los órganos de control y veedores que auditaran el proceso 8,13
16 Elaborar las solicitudes a los órganos de control y veedores seleccionados 11,13,15
17 Elaborar solicitudes a facultades de PUCP, para uso de ambientes. 16
18 Envío de cartas de solicitud elaboradas 17
19 Elaboración de formato de seguimiento a solicitudes 18
20 Aprobación de solicitudes 19
21 Seleccionar el centro policial y centro médico de apoyo 11,13,15
22 Reunión con autoridad policial 21
23 Firma de convenio con centro médico 21
24 Recolectar información de convocatorias anteriores 5
25 Definir los requisitos que deben cumplir los postulantes 24
26 Elaborar el reglamento del postulante 25
27 Seleccionar los medios de lanzamiento de la convocatoria 24
28 Elaborar el afiche informativo para la publicidad 27
29 Solicitar disponibilidad de equipo de impresión y revisión de exámenes 20,22,23
30 Solicitar un cuenta corriente para inscripción de postulantes 28
31 Elaborar el procedimiento del proceso de inscripción. 23
32 Definir el repositorio de la base de datos de postulantes 31
33 Lanzamiento de la convocatoria para postulantes 29,32
34 Realizar seguimiento a la convocatoria 26,30,33
35 Inscripción de postulantes 26,30,33
36 Solicitar lista de docentes, administrativos y personal operativo de la PUCP 29
37 Solicitar la lista de alumnos del tercio universitario de la PUCP 29
38 Seleccionar a los docentes, administrativos, operativos y alumnos como apoyo al proceso 37
39 Definir el monto de la remuneración a cada personal 36
40 Elaborar el manual de función de cada personal 38,39
41 Reunir al personal seleccionado para capacitarlos en el proceso del proyecto 40
42 Firma de compromiso del personal seleccionado para el desarrollo del examen 41
43 Seleccionar el refrigerio para el personal de apoyo y el merchadising para postulantes 42
44 Determinar la cantidad de exámenes y cartillas de respuesta 35
45 Solicitar cotizaciones de proveedores de material para postulantes y refrigerio 43
46 Seleccionar al proveedor de material y refrigerios 45
47 Firma de contrato con el proveedor 46
48 Seleccionar los grupos de docentes que elaboraran las preguntas para el examen 42
49 Solicitar la presencia de veedores internos y externos 48
50 Reunir a los docentes con veedores internos y externos 49
51 Elaboración de preguntas y respuestas preliminares del examen 50
52 Seleccionar las aulas y ambientes donde se realizara el examen 51
53 Elaborar el plan logístico para distribución de ambientes y docentes durante el examen 52
54 Transporte de material para el examen y refrigerios a la PUCP 44,47
55 Distribución de postulantes por aula 53,54
56 Publicación de la distribución de postulantes por aula, vía web 34,55
57 Elección aleatoria de preguntas definitivas del examen de admisión 51
58 Impresión de los exámenes para los postulantes 57
59 Distribución del personal de acuerdo al plan logístico 58
60 Ingreso de postulantes 59
61 Entrega de material de examen a postulantes 60
62 Desarrollo del examen 61
63 Recolección de hojas de respuesta 62
64 Refrigerio al personal 63
65 Evaluación de respuestas 64
66 Elaboración de lista de ingresantes 65
67 Publicación de resultados 66
68 Consolidación de todos los activos del proyecto 67
69 Pago a proveedores y personal de apoyo 68
70 Realizar el balance general del proyecto 69
71 Firma del Acta de Conformidad del proyecto por parte de las autoridades de la PUCP. 70