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Procedimiento de Identificación, VERSIÓN: SSOMA-

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Requisitos Legales PAGINA: 1/3

Procedimiento de Identificación, Actualización, Evaluación y Seguimiento de los Requisitos

Legales y de Otra Índole en Seguridad, Salud en el Trabajo

1. OBJETIVO
Establecer una metodología para identificar, actualizar, evaluar y comunicar los requisitos legales
en Seguridad, Salud en el Trabajo, que sean aplicables a la empresa, incluyendo los de otra
índole que sean pertinentes.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades y proyectos desarrollados por la empresa, en cuanto a los
requisitos legales que le conciernen en Seguridad, Salud en el Trabajo, incluyendo aquellos que
las partes interesadas requieran y los de carácter voluntario que acoja la organización.

3. PROCEDIMIENTO

3.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Los requisitos legales aplicables a la empresa en Seguridad, Salud en el Trabajo, están
compuestos por la normativa que se ajusta al servicio que presta la compañía y que deben
cumplirse en las diferentes actividades, sedes y proyectos.

Para la identificación y actualización del marco legal en Seguridad, Salud en el Trabajo, se

emplearán principalmente las fuentes de información de orden Nacional, Regional y Local que a
continuación se describen, y se revisarán según la frecuencia establecida.

Se debe revisar toda la legislación, y demás requisitos de los interesados (Clientes y usuarios,
comunidad, trabajadores, accionistas, dueños, proveedores) que afecte directa o indirectamente
los procesos y proyectos de la organización.
La identificación y revisión será realizada por la dirección del sistema de gestión o por la dirección
del proyecto según sea el caso, con la asesoría de un abogado cuando se requiera.

3.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Semestralmente (o antes si se requiere) se revisarán las fuentes de información para identificar
las posibles modificaciones en alguna de la normatividad, los actos administrativos aplicables o
cuando la organización incluya nuevas actividades en sus procesos; estos cambios se estudiarán
y quedarán consignados en el formato de “Análisis de la aplicabilidad de la nueva normativa” (ver
tabla 1), donde se determinará si son aplicables a la organización.

Formato N° 070.

5.- FOR-FMR-SSOMA-070-SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES

Esta información se almacenará en medio magnético en la el servidor disponible en la compañía

para este fin, de manera cronológica y si aplica, se procederá a su inclusión en la respectiva
Matriz de Requisitos Legales.
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3.3 LLENADO DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

A continuación se indica que va a contener cada una de las matrices y como es el llenado de cada
una de las casillas.

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

3.4 COMUNICACIONES

La Legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo, se le comunica al personal de la empresa y a

clientes y otras partes interesadas (autoridades ambientales, autoridades municipales,
comunidades, etc.) cuando así se requiera. Esta comunicación se podrá realizar por: carta,
correos electrónicos, Intranet Corporativa, entrega de documentos explicativos o capacitaciones si
se requieren.

Se les notificará a todos los proveedores y subcontratistas en los proyectos que lo requieran, los
requisitos legales específicos aplicables antes de iniciar la actividad para la cual fueron
contratados, con el fin de comprometerlos con el cumplimiento de la normatividad y obtener su
participación en los diferentes procesos establecidos por la organización.
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3.5 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES

Para realizar el seguimiento y la evaluación del cumplimiento legal se revisará cada uno de los
artículos identificados en las matrices para determinar su estado. Además se podrán efectuar
actividades periódicas como:
 Inspecciones a las instalaciones donde se realizan los diferentes proyectos.
 Revisión de proyectos
 Auditorías externas e internas, las cuales se realizarán de acuerdo con la planificación de las
respectivas auditorías.
 Informes de Gestión.
 Programas y controles operativos establecidos.

En cada matriz legal quedará el registro de la evidencia de la evaluación periódica del

cumplimiento, en las respectivas casillas de “Actividades que garantizan el cumplimiento” y
“Estado de cumplimiento (%)”.

Cuando se encuentre un incumplimiento se realizará un plan de acción con el fin de lograr el

cumplimiento de los requisitos establecidos.

La periodicidad del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales se definirá en cada uno
de los proyectos que requieran realizar plan específico por la magnitud de los requisitos legales
que le competan. Para los demás procesos y proyectos que se ejecuten en la compañía, se
realizará semestralmente.

El seguimiento será realizado por la dirección del sistema de gestión o por la dirección del
proyecto según sea el caso, con la asesoría de un abogado cuando se requiera
Cada que se realice una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales, se generará una
nueva versión de la respectiva matriz.