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PLAN DE TRABAJO: CRM

Objetivo inmediato:
“Organizar y nutrir los tableros de la plataforma Monday existentes”.

Objetivo secundario:
“Analizar las diferentes bases de datos existentes y elaborar o proponer formas de
optimizar procesos”.

INTRODUCCIÓN
La idea principal es depurar y alimentar, con la información en bruto contenida en
documentos de control interno de las empresas Punto Arquitectónico y Central
Constructora, las diferentes tablas de la plataforma Monday, para así, lograr un
mejor control de los datos, proyectos y procesos en ella.
El fin último es alcanzar un punto que permita desarrollar nuevas propuestas en
torno a las necesidades de las empresas, tanto comercial como
organizacionalmente, partiendo de una base estable que pueda ser nutrida y
adaptable en tanto continúe su crecimiento.
TABLEROS MONDAY
Capacitaciones
Las capacitaciones buscan convertirse en una constante, que se nutra de las
propuestas del equipo de trabajo, con el fin de encontrar temáticas de interés
general y que al mismo tiempo otorguen nuevas habilidades laborales,
organizacionales, sociales e intrapersonales. La integración de equipo genera un
mayor sentido de pertenencia y a su vez, se trabaja en alcanzar los objetivos
profesionales comunes.

Objetivos:
 Dar seguimiento a las propuestas actuales.
 Actualizar la información contenida.
 Revisar y/o elaborar formato para propuestas.
 Programar las capacitaciones que logren concretarse.

Objetivos adicionales:
 Elaborar formato para calificación de capacitaciones.
 Elaborar sistema de propuestas y elección de capacitaciones.
 Automatizar la calendarización de las capacitaciones para todo el equipo
(recordatorios).

Plan de acción:
a) Revisar con dirección el estado de cada propuesta vigente para detectar
actualizaciones no reflejadas en la plataforma:
 Trabajo en equipo y eficiencia laboral.
 Manejo de estrés.
 Equidad de género.
 Primeros auxilios.
b) Dar seguimiento puntual a cada propuesta.
 Realizar cotizaciones.
 Cargar archivos de información.
 Añadir datos: números de contacto, expositores y costos.
c) Revisar aprobación por dirección para programar las capacitaciones.
d) Automatizar el tablero para que cada integrante reciba una notificación al
programarse o cancelarse una capacitación.
e) Revisar los formatos existentes y encontrar oportunidades de mejora para
mayor integración del equipo en las propuestas de capacitación.
f) Evaluar y elaborar el road map del sistema de propuesta y elección de
capacitaciones.
g) Esperar aprobación y observaciones de dirección para los cambios o mejoras
en el sistema de capacitaciones.
Mantenimiento
El mantenimiento del equipo de oficina, transporte y planta representa uno de los
primeros pasos para la optimización de costos y prevención de contratiempos, pues
son la herramienta principal laboral de todo el cuerpo de trabajo. La programación
oportuna y la responsabilidad de cada sesión es indispensable para mantener un
control óptimo.

Objetivos:
 Delimitar usuarios responsables para cada equipo de oficina.
 Generar un registro de todo el equipo de oficina.
 Presupuestar servicio técnico de mantenimiento de cada equipo o marca.
 Programar mantenimiento semestral, bimestral o correctivo según aplique.

Objetivos adicionales:
 Generar un registro de proveedores de servicio de mantenimiento.
 Automatizar y calendarizar la programación del mantenimiento del equipo.
 Generar tablero para reporte de fallas y requerimiento de mantenimiento
correctivo.

Plan de acción:
a) Revisar con dirección la existencia de programaciones o historial de las
mismas.
b) Solicitar a dirección y/o administración información de garantías y servicio
técnico (si aplica).
c) Realizar registro de datos técnicos del equipo de oficina, agregando cualquier
observación.
d) Asignar usuarios de equipo de oficina.
e) Asignar responsable de programación de mantenimiento (si aplica)
f) Contactar a servicio al cliente de las marcas para equipos con garantía.
 Presupuestar mantenimiento.
 Programar mantenimiento.
g) Cotizar servicio técnico de terceros para equipos sin garantía.
h) Revisar aprobación de dirección para cotizaciones de mantenimiento.
i) Generar directorio de proveedores de servicio de mantenimiento.
j) Programar sesiones de mantenimiento para cada equipo según aplique.
k) Automatizar el tablero para que cada usuario sea notificado con tiempo sobre
el mantenimiento de su equipo.
l) Automatizar el tablero para que cada usuario notifique sobre fallas en su
equipo y solicite mantenimiento correctivo.
Directorio de Clientes - Punto Arquitectónico
Parte vital de la información interna de una empresa es el directorio de los clientes
actuales y previos, tanto por fines de comunicación como por fines de
retroalimentación. Tales fines pueden ser, por ejemplo, el envío de encuestas de
satisfacción directamente a los correos electrónicos, los regalos en fechas de
aniversario de restaurantes y negocios o cumpleaños de los clientes, el contacto
diario durante la duración del proyecto, entre otros.

Objetivos:
 Organizar y alimentar la base de datos existente de Punto Arquitectónico.
 Encontrar puntos de mejora en el tablero actual.
 Revisión y/o elaboración de formatos de registro de datos.

Objetivos adicionales:
 Desarrollar integración con datos de contacto obtenidos a través de
plataformas digitales.
 Clasificación de prospectos (leads [fase 2 de CRM])

Plan de acción:
a) Conseguir la información en bruto de todos los clientes actuales y anteriores
de Punto Arquitectónico.
b) Revisar y actualizar los datos contenidos en el tablero de Monday (añadir
aniversarios).
c) Revisar el formato actual para obtención de datos de clientes.
d) Realizar cambios y mejoras al formato para obtención de datos (si aplica).
e) Elaborar formato de calificación a clientes para los involucrados pertinentes.
f) Automatizar y programar el envío de felicitaciones a correos electrónicos a
través de las fechas de cumpleaños o aniversario.
 Calendarizar y programar recordatorios para la compra y envío de
regalos.
g) Automatizar la carga de archivos/formatos/bases de datos provenientes de
otras plataformas digitales (Community Manager).
h) Crear clasificación adicional de prospectos en el directorio (o aparte) para
organizar seguimientos y esfuerzos de venta.
i) Organizar la base para la segunda fase de CRM.
Encuestas a Clientes
Las encuestas representan una forma rápida y sencilla de obtener retroalimentación
de cada etapa de los proyectos actuales y terminados. La satisfacción del cliente es
un indicador vital para conocer la calidad del servicio entregado. Una calificación
negativa es una oportunidad para detectar áreas de mejora y muchas veces algunos
errores son fáciles de corregir para satisfacer al cliente.

Objetivos:
 Actualizar el tablero de encuestas en Monday.
 Automatizar el envío de encuestas en cada etapa del proyecto.
 Optimizar el formato de encuestas de satisfacción.

Objetivos adicionales:
 Calendarizar el envío de encuestas post-construcción.
 Desarrollar método de recomendación (analizar factibilidad)
 Desarrollar sistema para cuantificar los comentarios de los clientes.

Plan de acción:
a) Revisar y actualizar la información contenida en el tablero de encuestas en
Monday.
b) Revisar y modificar el formato de encuestas de satisfacción.
c) Esperar aprobación de cambios en formato.
d) Automatizar el envío de encuestas a correos electrónicos a través del cambio
del estado de cada proyecto (anteproyecto, ejecutivo, terminado).
e) Automatizar y programar el envío de encuestas post-construcción a correos
electrónicos.
Cumpleaños PA+CC
Un directorio con la lista de cumpleaños de los integrantes del equipo de trabajo es
importante para realizar las felicitaciones oportunas y regalar un gesto amigable que
derivará en reafirmar el sentido de pertenencia y la calidez familiar y amistosa dentro
del área de trabajo. Lo mismo al respecto del aniversario de cada miembro del
equipo, reconociendo la trayectoria profesional y su aporte al crecimiento de la
empresa.

Objetivos:
 Revisar y rellanar los datos del tablero de cumpleaños en Monday.
 Automatizar el envío de felicitaciones a través de correo electrónico.
 Calendarizar la compra de los pasteles (recordatorios).

Objetivos adicionales:
 Automatizar un correo electrónico de comunicación interna mensual con los
cumpleañeros del mes.

Plan de acción:
a) Revisar y actualizar los datos contenidos en el tablero de cumpleaños con la
información competa de todos los empleados hasta la fecha.
b) Automatizar y redactar los correos de felicitación a través de las columnas de
alarma en Monday.
c) Generar notificaciones o alarmas para la compra oportuna de pastel.
d) Automatizar el envío de correos a toda la plantilla de empleados con los
festejados de cada mes.
Directorio Interno - Central Constructora
Contar con un directorio interno permite a los involucrados obtener rápida y
fácilmente los datos de contacto de los demás miembros del equipo, así como su
puesto dentro de la empresa, el departamento al que pertenece y si se encuentra
en estado de prueba. Para administración es importante conocer también la fecha
de contratación y así lograr calcular el número correspondiente de vacaciones
respecto a la ley. Dirección aprovechará toda esta información para evaluar los
ascensos o movimientos pertinentes dentro de la plantilla.

Objetivos:
 Actualizar la lista de empleados en el tablero de Monday.
 Mantener al día el estado de los empleados a prueba.

Objetivos adicionales:
 Desarrollar un método de evaluación y calificación de desempeño.

Plan de acción:
a) Actualizar los datos de la lista de empleados en el tablero Monday con la
información al día de la empresa.
b) Revisar fechas de término de período de prueba de empleados en estado
trial.
c) Actualizar el estado permanente o trial de los empleados (cuando aplique)
d) Desarrollar metodología de evaluación de desempeño personal, grupal y/o
de dirección.
e) Revisar avances en formatos y métodos de evaluación.
f) Elaborar sistema de evaluaciones (si aplica).
Team Set Up
El set up del equipo representa una forma de control sistémico de los pasos que se
deben seguir para mantener a punto la entrada de nuevos integrantes al equipo de
trabajo, así como la asignación de nuevas prestaciones o herramientas de trabajo.
El control y seguimiento permite el correcto funcionamiento de las actividades
internas de la empresa y previene la obstaculización de las actividades de cada
miembro nuevo.

Objetivos:
 Actualizar el estado de cada una de las actividades para los miembros activos
y a prueba en la empresa.
 Realizar las entregas y revisiones de actividades no realizadas.

Objetivos adicionales:
 Analizar la existencia de procesos y actividades no contempladas
(capacitaciones, sistemas, etc.).

Plan de acción:
a) Solicitar a dirección y administración la información sobre el estado de cada
actividad para cada empleado que se encuentre en el tablero.
b) Actualizar la información obsoleta en cada caso.
c) Revisar las actividades que se encuentran pendientes a la fecha y solicitar al
departamento correspondiente la programación de la actividad.
d) Verificar la realización de cada actividad.
e) Consultar la asignación de diferentes procesos a la lista de actividades para
el team set up.
Propuestas
 Automatizar un tablero para el uso de sala de juntas (en caso no existir).

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