Programa SCBM

Antecedentes:

Antes del 2006, la Sub Área de Control de Activos y Suministros realizaba el registro y
contabilización de todos los movimientos contables que generaban las diferentes unidades
ejecutoras del país (traslados, retiros, altas, ingresos por primera vez, cambios de precio,
cambios de códigos, reingresos, traslados entre seguros, etc.). Además se tenían que
programar los inventarios de activos institucionales y establecer el plan de visitas a las
unidades, así como confeccionar los informes de resultados tanto de los justificantes que
presentaban las unidades ejecutoras por las diferencias de inventario como de los hallazgos
de las evaluaciones.

A partir del año 2007 y con motivo de la reestructuración que sufriera la unidad fueron
creadas dos Sub-Áreas una que se encargaría de la parte de control de inventarios tanto de
los activos como de los suministros y la otra Sub-Área que se encargaría de la parte contable
tanto de activos como de suministros.

Debido a esta situación la Sub-área Control de Activos y Suministros tuvo la necesidad de

ajustar todos sus procesos anteriores a las nuevas funciones sustantivas asignadas por la
propia reestructuración de la Gerencia Financiera, transformando todas aquellas funciones de
orden operativo a otras de orden de control.

De ahí que con apoyo de la Gerencia Financiera se inició con un proceso de desconcentración
de esas funciones muy operativas y de orden contable (traslados, retiros, altas, ingresos por
primera vez, cambios de precio, cambios de códigos, reingresos, traslados entre seguros,
etc.) de tal forma que fuesen las propias unidades generadoras de sus movimientos quienes
contabilizaran y aplicaran en el Sistema Contable Bienes Muebles (SCBM), dichos registros.

Durante el año 2008 y 2009 se realizaron muchos cambios en los procesos de la unidad para
Por otro lado también en este mismo periodo hubo la necesidad de realizar una serie de
ajustes a la normativa vigente en ese entonces, producto de la entrada en vigencia de las
“Normas de Control Interno para el Sector Público”, dentro de las cuales por ejemplo, el
tener que llevar el control de los activos a nivel de la Caja:

o Por Gerencia
o Por Dirección Regional
o Por Unidad Ejecutora
o Por Servicio (incluyendo el control por Ebais, por Puestos de Salud y por Puestos de
Visita Periódica)
o Por localización
o Por Responsable de uso de los bienes
Con esta serie de niveles de control creados, (o puntos de control) y con la realización de
diferentes inventarios en línea en el programa SCBM, del 2010 a la fecha hemos logrado
ajustarnos, al marco legal que exige la Contraloría General de la República y la Ley de
Control Interno, referente a la asignación de responsables en cada uno de los activos de la
Caja.

En el año 2010 logramos implementar por primera vez en la historia de la institución que se
llevara a cabo el primer inventario en línea realizado por las unidades ejecutoras desde sus
propios lugares de trabajo, con lo cual se ha logrado, una serie de ventajas como:

 Histórico de información de los inventarios

 Disminución de inversión en papelería

 Controles más eficaces y eficientes respecto a los faltantes y sobrantes por periodo

 Obtener tendencias sobre el comportamiento histórico de dichos inventarios

 Confección de informes más oportunos, por tanto toma de decisiones más oportuna

 Responsabilizar la realización de los inventarios a los titular subordinado

 Que durante el período de inventario el sistema SCBM genere los lunes de cada
semana una notificación de orden automatizada a cada uno de los contactos de la
unidad (el Director, Administrador o Jefe y al coordinador de activos del centro)
indicándole el grado de avance en el inventario y la cantidad de días que le faltan
para finalizar el inventario

 Con lo cual se ha eliminado casi a cero el incumplimiento de la presentación de los

inventarios

 Con lo cual también pretendemos eliminar o minimizar la impunidad por la pérdida

de los bienes, entre muchos otros logros.

El proceso de capacitación para todos los coordinadores de activos de la Institución (más de

trescientos) finalizó satisfactoriamente en el 2011, no obstante hemos seguido impartiendo
dichos cursos ahora orientados a los jefes de servicio de los hospitales, con el fin de
concientizar a dichos funcionarios sobre la importancia del control de los activos y para que
puedan realizar su inventario en línea mediante la herramienta del sistema SCBM.

Actualmente la Sub-Área Control de Activos y Suministros cumple con las siguientes funciones
sustantivas asignadas por el estudio organizacional integral de la Gerencia Financiera en el
2007:

 Realizar el inventario institucional de activos y suministros, mediante la

implementación de un plan anual, con la finalidad de que los analistas puedan
practicar las evaluaciones de los inventarios en los plazos señalados previamente.
 Evaluar la gestión sobre la administración y control de los bienes otorgados en
custodia a cada unidad ejecutora, de acuerdo con la normativa vigente, con el fin de
 determinar los faltantes, sobrantes y recomendar acciones correctivas y acciones
resarcitorias sobre la pérdida de bienes.
 Realizar inventarios selectivos por muestreo, con base en el plan de establecido por
región, con el fin de determinar no solo los faltantes de inventarios, sino también los
activos adquiridos por las unidades que se encuentran sin registrar para verificar la
pertenencia de los bienes.
 Analizar los resultados conciliando la prueba con los registros contables y determinar
las inconsistencias, con base en la información determinada, con el objeto de ser
presentadas a la administración y superior inmediato de cada unidad ejecutora,
otorgándole un plazo de 30 días hábiles para justificar los resultados y corregir las
deficiencias señaladas.
 Controlar los activos, mediante la aplicación del programa de control de los
movimientos de los activos bienes muebles, los intangibles y las obras por unidad
ejecutora, servicio y funcionario, con el propósito de conocer la ubicación de cada
activo y las personas responsables de su custodia Para determinar la confiabilidad y la
consistencia de la documentación.
 Realizar el control de inventario de medicamentos y de suministros, mediante la
aplicación del programa que identifica los movimientos de cada producto, por unidad
ejecutora, servicio y actividad el cual determina las existencias de inventarios y el
consumo, para conocer y verificar el inventario de medicamentos que la Institución le
otorga en custodia a Farmacias privadas con contrato de atención de empresa
privada, medicina mixta y atención de la salud.
 Coordinar las acciones resarcitorias para la recuperación de faltantes y perdidas de
bienes, a través de informes, notas, sesiones de trabajo con los superiores de cada
establecimiento, con el objeto de efectuar la recuperación del patrimonio
institucional.
 Realizar las acciones de certificaciones del valor de reposición de los bienes, con
base en el análisis de los valores de cada bien y producto, con la finalidad de
determinar el precio de compra, la reevaluación, el promedio móvil, el gasto
administrativo, los gastos de importación y cualquier otra variable a considerar.

Como muy bien puede apreciarse en esta pequeña reseña histórica, hemos tenido que luchar
con el poco personal asignado y el decrecimiento del presupuesto asignado para que las
evaluaciones “in sito” no se vean disminuidas. No obstante la limitante apuntada hemos
logrado aprovechar el uso de la herramienta informática, con el diseñar y solicitud a
Desarrollo de Sistemas de una serie de requerimientos con el fin de que los sistemas nos
colabores con el control, y que esa limitante respecto al recurso humano y económico no
permita el debilitamiento extremo del control. Así por ejemplo: se nos ha disminuido el
presupuesto para realizar las evaluaciones en las unidades (“in situ”) no obstante hemos
mantenido la verificación de lo que las unidades ejecutoras registran en el sistema SCBM
mediante un mecanismo de revisiones a distancia el cual nos permite detectar errores de los
usuarios que usan el programa y coordinar con ellos para que realicen los ajustes contables
pertinentes.

Estamos implementando para el segundo semestre del 2013 una serie de cursos virtuales en
coordinación con el CENDEISSS y con el Área de Video-comunicaciones para capacitar a los
usuarios desde sus propios lugares de trabajo sin que tengan que trasladarse, para lo cual les
brindaremos mediante el sistema de videoconferencias tutorías también en forma virtual, con
lo cual el aspecto económico no va afectar el hecho de dejar de capacitar a los usuarios pues
lo vamos a seguir realizando mediante esta otra metodología a distancia, con lo cual
pretendemos seguir fortaleciendo el control.

Lo que queremos a corto plazo es ir automatizar cada día más funciones de orden operativo
en el Área Contabilidad y Control de Activos y Suministros, y lograr desconcentrar muchas de
ellas, con el fin de que el personal tenga más oportunidad de realizar labores de verificación
y de control y seguimiento, todo con el propósito de que las unidades ejecutoras se sientan
evaluadas y controladas, asimismo poder brindar más apoyo técnico a los usuarios que lo
requieran.

Y hoy en día nos encontramos en un nuevo proceso de actualización de la normativa y

creando nuevos instructivos, boletines, notificaciones y ayuda técnica que vamos colocando
en la Web Master al alcance de los mismos usuarios.