CAPACITACIÓN TRD

DISPOSICIONES PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

 LEY 594 DE 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.

 Art. 24 Obligatoriedad de las TRD. Sera obligatorio para las Entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas TRD.

 ACUERDO 039 DE 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las TRD en desarrollo del art. 24 de la Ley 594 de
2000.

DIRECCION GENERAL SENA:

 RESOLUCIÓN 002626 DE 2005: Por medio de la cual se dispone la aplicación de

las Tablas de Retención Documental para las Regionales y Centros de Formación
Profesional del SENA.

 ART. PRIMERO: Las Tablas de Retención Documental para Regionales y

Centros de Formación Profesional aprobadas por eil Comité Nacional de
Administración de Documentos se aplicarán obligatoriamente en todas las
Regionales y Centros de Formación Profesional del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA.

 ART. TERCERO: La organización de los documentos en las diferentes

fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las
Tablas de Retención Documental.

 ART. CUARTO: Las transferencias Documentales primarias y secundarias

se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la
correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los
procedimientos que para tal fin ha establecido el Archivo General de La
Nación.

 ART. QUINTO: Los documentos que de acuerdo con la Tabla de Retención

Documental tengan como disposición final la eliminación, se consignaran
en Acta suscrita por el Jefe de la oficina Productora, el funcionario a cargo
de los documentos y el funcionario a cargo del Archivo Central de la
Regional, para ser remitidas al Comité Nacional de Administración de
Documentos para su estudio y aprobación, a través del Grupo de
Administración de Documentos de la Dirección General.
QUE ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las TRD es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los
cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

QUE ES UNA SERIE?

Una serie es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplo: historias laborales, contratos, actas e
informes entre otros.

QUE ES UNA SUBSERIE?

Una Subserie es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características
específicas.

QUE ES UNA TIPOLOGIA DOCUMENTAL?

Tipología Documental es el análisis y estudio de los distintos tipos o clases de

documentos generados por una función o trabajo determinado de una oficina o
departamento. Son documentos de la misma naturaleza, tienen el mismo modo a
transmitir la información y idéntica configuración física; es decir, tienen el mismo soporte,
formato y forma.

ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos

archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por los propias oficinas y particulares
en general.

DISPOSICION FINAL: La disposición final se refiere al destino que debe darse a cada
serie Documental, una vez< que ha cumplido los periodos de retención establecidos en
las columnas.

 CT: quiere decir que la serie documental correspondiente no puede

eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el archivo historico
de la institución.
  M: es una técnica bastante antigua y que se han desarrollado tecnologías
más modernas para la copia y conservación de documentos.

 D: consiste en la transformación de documentos físicos a imágenes

digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de
computo.

 s: significa que una vez que la serie documental ha cumplido su periodo de

retención en la etapa del archivo de gestión y del y del archivo central, debe
llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo a unos criterios
previamente establecidos, con el fin de que se conserven una muestra
significativa para la historia.

 E: una vez los documentos han cumplido su tiempo de retención en el

archivo de gestión y en el archivo central puede programarse su eliminación
siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin.

EJEMPLO:

ENTIDAD REMITENTE SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

UNIDAD ADMINISTRATIVA GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

OFICINA PRODUCTORA AREA DE TESORERIA

SERIE: CONCILIACIONES

SUBSERIE: Conciliaciones Bancarias

TIPOLOGIAS DOCUMENTALES Conciliaciones Bancarias

Extractos Bancarios

IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

 • Facilitan el manejo de la información.

• Racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella

estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

PASOS PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. Ubicar Unidad Administrativa y Unidad Productora

2. Conformar físicamente las respectivas series y subseries documentales de
acuerdo a lo establecido en TRD, conformar los expedientes por carpetas teniendo
en cuenta tipos documentales conforme a TRD.
3. Ordenar aplicando Principio de Orden Original es decir, se debe tener en cuenta
fechas de producción y reflexión de hechos o sobre la serie de actividades y pasos
relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema,
que a la vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental es
decir la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las
series
4. Identificar código de serie, subserie y nombre del expediente.
5. Ordenar el expediente con su respectiva serie y subserie, utilizando Sistemas de
Ordenación que más se facilite para la búsqueda y recuperación. Entre los cuales
están:
 Alfanumérico
 Alfabético
 Cronológico
 Geográfico

6. Distribuir las series documentales en las gavetas en forma ascendenla como se

encuentra en TRD y en vértice superior de Gaveta adhiera una carpeta guía con
serie; subserie esta medida evita la continua manipulación de los documentos.
7. La transferencia documental primaria y secundaria se adelantara según tiempos
establecidos en las TRD, siguiendo los procedimientos de limpieza, eliminación de
material abrasivo.

VOCABULARIO DIAPOSITIVA ANTERIOR

CICLO VITAL: etapas sucesivas por las que atraviesa los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.

ARCHIVO DE GESTION O OFICINA: Comprende toda la documentación que es

sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: en el que se agrupan documentos

transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por los propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: es aquel al que se transfiere desde el

archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

VALORES PRIMARIOS:
 V. ADTIVO: que contiene un documento, serie de documentos o grupo de
documentos relacionada con el trámite o asunto que motivo su creación y
que son importantes para la toma de decisiones y la planeación.
  V. JURIDICOS: aquel que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.
 V. LEGAL: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante
la Ley.
 V. FISCAL: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro
o hacienda pública.
 V. CONTABLE: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los
movimientos económicos de una entidad.

VALORES SECUNDARIOS: son aquellos que sirven de referencia para la

elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como
fuente primaria para la historia. Son patrimonio Documental que los creó y los
utiliza.

8. Eliminación Documental: Los documentos a eliminar de acuerdo a TRD se picaran

y se dejara acta suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, jefe de Archivo y
persona jefe del área.

QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico
de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

TRANSFERENCIA PRIMARIA: es la que se hace entre el archivo de gestión y el

archivo central.
Cuando las series documentales han cumplido su periodo de retención en el
archivo de gestión de la dependencia se prepara la transferencia primaria
TRANSFERENCIA SECUNDARIA: la que se lleva a cabo entre el archivo central
y el archivo histórico.

Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que
es pertinente preparar la transferencia.
2. Preparación física de la documentación:
 Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo
con la organización lógica para dicha serie documental.
 El volumen máximo de documentos por expediente oscila entre 180
y 220 documentos siempre y cuando el archivo legajador cierre
totalmente.
 Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos.
  El documento que este impreso en papel termoquímico de fax, debe
ser fotocopiado en papel bond
 Revisar que la foliación este completa y correcta (lápiz N° 2 o
esfero).
 Todos los documentos deben ir legajados en tamaño oficio.
 Identificar cada caja y carpeta con el rotulo.
 Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental
 Entregar al Archivo Central
 Revisión de la transferencia por parte del Archivo Central.
 La legalización o validación de la transferencia.

Las transferencias documentales permiten:

- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en
las dependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para
el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucion al o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones
de conservación.

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO UNICO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL
1. Entidad Remitente: Debe colocarse el nombre de la Entidad responsable de
la documentación que se va a transferir.
2. Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de
la entidad que produce o produjo los documentos.
3. Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
4. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa
que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones.
5. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.
6. Hoja: se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De__: se
registrará el total de hojas del inventario.
7. Registro de Entrada: Se diligencia solo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas
los dígitos correspondientes a la fecha de entrada de la transferencia (año,
mes, día). En NT se anotara el número de la transferencia.
8. Número de Orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponden a una unidad documental.
9. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos
relacionados.
10. Nombre de la Serie, Subserie o asuntos: Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos
homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias y secundarias y las ocasionadas por fusión
y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada
una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el
asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones
asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
11. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondiente al año.
En el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentación no
tenga fecha se anotara s.f
12. Unidad de Conservación: Se consignara el número asignado a cada unidad
de almacenamiento. En la columna otro se registraran las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo
la cantidad o el número correspondiente.
13. N° de Folios: se anotara el número total de folios contenido en cada unidad
de conservación descrita.
14. Soporte: Se utilizara esta columna para anotar los soportes diferentes a
papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos(V), casetes(C),
soportes electrónicos (CD, DVD) etc.
15. Frecuencia de Consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto,
medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en
cuenta los controles o registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciara
especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. Notas o observaciones: Se consignaran los datos que sean relevantes y no
se haya registrado en las columnas anteriores. Para la documentación
ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares,
 entre otros. Se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos
debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas a cada tipo,
ejemplo: una hoja con cinco fotografías sueltas: luego del número consecutivo (si
lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por maquina deberán registrarse las características
físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignara un número de folio y se registrara el numero de
paginas que lo componen.
Así mismo, se anotara información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas,
soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
17. Elaborado por: Se escribe el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza la elaboración del mismo.
18. Entregado por: Se anotara el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar la transferencia, así como lugar y la fecha en que se
realiza dicha entrega.
19. Recibido por: Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
recibió.

CONCLUCIONES

 La elaboración y aplicación de las TRD son de vital importancia, ya que ayuda a mantener
los Archivos en el orden adecuado que se facilite el manejo de la información y búsqueda
de los documentos.

 Los Archivos son importantes por la administración y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones.

 Los Archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,

económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de
los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

 Los Servidores Públicos son los responsables de la organización, conservación, uso y

manejo de los documentos.

 Los Archivos en una Entidad cumplen una función probatoria, garantizadora y

perpetuadora.
 ACTIVIDAD

PREGUNTAS

1. Listado de series y subseries con su respectivos tipos documentales a los

cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del ciclo vital
del documento, se denomina:

a. Cuadros de clasificación documental.

b. Formato Único de Inventario documental.

c. Tabla de retención documental.

d. Tabla de valoración documental.

2. La definición conjunto de unidades documentales de carácter homogéneo

de acuerdo con las funciones se llama:

a. Asunto

b. Subserie documental.

c. Serie documental

d. Unidad documental

3. Es una subserie de CONTRATOS:

 Acta Final
  Contrato Orden de Prestación de Servicios Personales

 Declaración de Renta

 Paz y salvo

4. Las tablas de retención documental son implementadas en :

a. Las oficinas productoras

b. En el archivo central

c. En los fondos acumulados

d. En el área de Subdirección de Despacho

5. Las series, subseries y tipos documentales conforman:

a. Los procesos y procedimientos

b. Las tablas de retención

c. El manual de funciones

d. El organigrama

6. Las transferencias documentales primarias hacen referencia a :

a. La remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo

histórico

b. La remisión del archivo de las oficinas productoras al archivo central

c. La remisión del archivo central al archivo histórico

d. La remisión del archivo histórico al archivo de gestión

7. Las oficinas productoras deben transferir al archivo central las series y

subseries documentales:

a. Cuando la oficina productora lo considere

 b. Cuando el Comité de archivo de la entidad lo determine

c. Cuando culmine el tiempo de retención en el archivo de gestión

d. Cuando el jefe o encargado del archivo central lo programe.

8. Los documentos generados de acuerdo con las funciones, procesos y

procedimientos , que aún no han culminado el trámite administrativo deben
reposar en:

a. En los archivos de gestión

b. En el archivo central.

c. En el archivo histórico

d. Archivo de Control

9. Cuál es la normatividad que hace obligatorio la elaboración y adopción de las

TRD?

10. Con la siguiente información diligencie el siguiente formato:

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

 Conciliaciones Bancarias

 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
  Extractos Bancarios

 AREA DE TESORERIA

 Formato de Inventario de Transferencia Documental

 GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

 Formato de Inventario Documental por dependencia

 GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

 Conciliaciones Bancarias

 CONCILIACIONES

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE.

ENTIDAD SERVICIO NACIONAL DE SERVICIO NACIONAL DE

REMITENTE APRENDIZAJE APRENDIZAJE

UNIDAD GRUPO DE APOYO GRUPO DE APOYO

ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO

OFICINA AREA DE TESORERIA ADMINISTRACIÓN DE

PRODUCTORA DOCUMENTOS,

SERIE: CONCILIACIONES, TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

SUBSERIE: Conciliaciones Serie con unidad

Bancarias documental simple

TIPOLOGIAS Conciliaciones Bancarias , Formato de Inventario de

DOCUMENTALES Transferencia documental de
Inventario Documental por
dependencia