Lean para procesos

administrativos: los siete desechos

La aplicación de Lean a procesos administrativos es un concepto a menudo
incomprendido. Muchos esfuerzos en la oficina Lean están limitados a la
implementación de 5S solo en la oficina. Tales esfuerzos a menudo se
quedan en el camino, ya que medir la mejora es casi imposible. Si bien 5S es
una herramienta poderosa que mejorará la eficiencia general dentro de
cualquier operación, es importante primero analizar los procesos
administrativos en sí mismos para determinar cómo aplicar herramientas
kaizen de proceso como 5S. La mejor manera de lograr esto es primero
entender cómo los siete desechos de fabricación se aplican a los procesos
administrativos y luego aplicar métodos de mapeo de flujo de valor al proceso
para identificar oportunidades de mejora.
Recuerde que los siete desechos de fabricación son:
 Superproducción
 Transporte
 Inventario innecesario
 Procesamiento inapropiado
 Esperando
 Exceso de movimiento
 Defectos
El llamado "octavo desecho" ha sido identificado como personas
subutilizadas (con respecto a sus mentes / ideas).
¿Cómo se aplicaría cada uno de estos desechos a los procesos
administrativos, como el procesamiento de pedidos, el procesamiento de las
órdenes de cambio de ingeniería, las compras y las acciones
correctivas? Examinemos cada uno de los desechos y aprendamos cómo se
pueden aplicar.
1. Sobreproducción. La sobreproducción está produciendo más de lo que
realmente requiere el proceso ascendente. En la fabricación, esto se hace a
menudo en un intento de mantener las máquinas en funcionamiento y evitar
demasiados cambios. También puede ser el resultado de una calidad
históricamente deficiente (ejecutando más de lo necesario para compensar
los defectos). En los procesos administrativos, la sobreproducción puede
referirse a cosas como imprimir documentos antes de que sea necesario
comprarlos antes de que sean necesarios, y procesar la documentación antes
de que el siguiente proceso esté listo. Cada uno de estos puede crear una
cola, lo que provocará que el tiempo de espera para un proceso
aumente. Cuando los tiempos de espera del proceso administrativo son altos,
el cliente final terminará con un producto más tarde de lo anticipado por
varias razones posibles:
2. Transporte. En la fabricación, el transporte se refiere al traslado de
producto dentro o entre fábricas. En los procesos administrativos, el
transporte se refiere a cosas como la transferencia de documentos múltiples y
que requieren demasiadas aprobaciones.
3. Inventario innecesario. En la industria manufacturera, el inventario tiene un
costo claro, ya sea en materias primas excesivas, WIP (quizás el mayor
culpable) o productos terminados excesivos. Mantener demasiado inventario
aumenta el tiempo de entrega y tiene un costo significativo asociado,
generalmente estimado entre 20% y 40% del valor promedio del inventario en
un año. Para procesos administrativos, cosas como buzones llenos
(electrónicos y en papel), demasiados suministros de oficina y procesamiento
por lotes de transacciones / informes. El resultado de un inventario
innecesario en los procesos administrativos aumenta el tiempo de entrega.
4. Procesamiento inapropiado. En la fabricación, esto a menudo se refiere al
uso de equipos de producción en masa donde se puede usar un equipo más
delgado. También se refiere a la reelaboración de productos. En los procesos
administrativos, puede referirse a volver a ingresar / volver a verificar los
datos, hacer copias adicionales distribuyendo demasiados informes, hacer
transacciones excesivas, actividades de contabilidad de gestión y agregar
detalles innecesarios en los informes de gastos, presupuestos, etc.
5. Esperando. El desperdicio de esperar en la fabricación se refiere a los
operadores que esperan que la maquinaria termine de andar en bicicleta. La
solución es equilibrar el trabajo de los operadores (a menudo un operador
ejecuta varias piezas de equipo). En procesos administrativos, tiempo de
inactividad del "sistema", papeleo / colas de aprobación (esperando en la
bandeja de entrada de alguien) y esperando información de fuentes externas
(cliente o proveedor) son ejemplos del desperdicio de la espera.
6. Exceso de movimiento. El exceso de movimiento en la fabricación se
refiere a que los operadores deben caminar para encontrar herramientas,
inventarios y personas. Además, se refiere a preocupaciones ergonómicas en
las operaciones de fabricación. En los procesos administrativos, el exceso de
 movimiento se refiere principalmente a personas que tienen que caminar al
equipo de oficina o (aún más importante) a caminar para encontrar personas.
7. Defectos. En la fabricación, el desperdicio de defectos es obvio. Los
defectos hacen que las piezas se desechen o se vuelvan a trabajar. Los
defectos en los procesos administrativos a menudo son errores en el papeleo
/ entrada de datos, lo que aumenta el tiempo de entrega o conduce a pedidos
no cumplidos y otros posibles problemas de fabricación.
8. Subutilización de las mentes / ideas de los empleados. Este desperdicio se
aplica a procesos de fabricación y administrativos de la misma manera. Para
tener éxito, un programa Lean debe involucrar a los empleados en todos los
niveles de la organización. Todos deben generar ideas de mejora y participar
en la implementación.

Los 8 desechos comunes en una oficina que causan tiempo de

inactividad
Defectos e inspección
Este es un trabajo que usted pensó que era completo pero que requiere que lo toquen
nuevamente debido a que no satisface las necesidades del cliente. La inspección es lo mismo
que la revisión y esto está en curso porque nuestro cliente interno no confía en que podemos
entregar lo que quiere. Esto conduce a una mayor reelaboración de defectos, pero tenemos
que arreglar el proceso para producir un buen producto.
Ejemplos:
• Errores de entrada de pedidos
• Errores de diseño u órdenes de cambio de ingeniería
• Errores de factura
• Archivos perdidos o registros
• Información incorrecta o faltante

Sobre producción
Este es el acto de producir más de lo que el cliente quiere en lugar de proporcionar lo que
necesitan o en realidad pagaron.Esta es una forma rápida de perder clientes, ya que requiere
más tiempo y recursos, algo que escasea.
Ejemplos:
• Producir informes que nadie lee o necesita
• Hacer copias adicionales just-in-case
• Producir más para evitar montajes
• Ingresar información repetitiva en múltiples documentos
• Memos o correo electrónico a todos

Esperando
Un período de tiempo que se demora mientras espera que algo suceda o está listo para que
algo suceda. La espera del desperdicio se crea cuando el material, la información, las personas
o el equipo no están listos.
Ejemplos:
• Esperando aprobaciones o firmas
• Los asistentes no todos a tiempo para reunirse
• Tiempo de respuesta lento del sistema
• Demoras en recibir información
• Desglose de la impresora o computadora

Gente no Utilizada o Conocimiento

La habilidad, las habilidades y el conocimiento de las personas no se usan de forma efectiva ni
adecuada. Esto ocurre con frecuencia en organizaciones grandes donde las habilidades y los
antecedentes de todos no son de conocimiento común. El mayor delito en esta categoría no es
empoderar o permitir a las personas más íntimas con un proceso para mejorar el proceso.
Ejemplos:
• Pasar por alto los procedimientos para contratar a un candidato favorito
• Comience a usar software sin capacitación previa
• No brindando oportunidades para el desarrollo profesional
• Autoridad y responsabilidad limitadas para tareas básicas
• Herramientas comerciales / capacitación inadecuadas disponibles

Transporte
Aquí es donde debe tomar el producto en el que está trabajando y moverlo a otro lugar. Ese
acto de moverse no cambia de forma, forma o función. Por lo general, se lo pedimos al jefe que
lo deje en su escritorio para que lo revisemos, de modo que podamos volver a trabajarlo más
tarde. Veo un patrón que se desarrolla aquí.
Ejemplos:
• Mover el producto dentro y fuera del almacenamiento
• Sin signos que identifiquen áreas o departamentos
• Múltiples transferencias o aprobaciones
• Disposición de área incorrecta
• Excesiva presentación de documentos

Inventario
El inventario es un resultado común de cargas de trabajo multitareas y de otro modo no
balanceadas. Se puede encontrar en buzones de correo electrónico o pedidos de trabajo, listas
de tareas pendientes, líneas de desarrollo de productos y cuadros de asignación de
recursos. Si una persona tiene tres tareas para completar, se garantiza que dos de ellas están
esperando (en el inventario) mientras esa persona realiza la tercera. Si desea ver el inventario
como lo hace en la fábrica, debe hacer que las listas, buzones de entrada, asignaciones de
recursos y canalizaciones de proyectos sean visibles en su espacio de trabajo.
Ejemplos:
• Excesivo material de oficina
• Archivos acumulados entre escritorios
• Sin espacio de almacenamiento porque está lleno de cosas que no son necesarias
• Transacción e informes de procesamiento por lotes
• Archivos obsoletos o equipos de oficina
• No hay suficiente entrenamiento cruzado

Movimiento
El exceso de movimiento se refiere principalmente a las personas que tienen que caminar a los
equipos de oficina o (aún más importante) tener que caminar para encontrar personas. Las
reuniones son una moción en el sentido de que funcionan sin producir, a menos que se tome
una decisión o se produzca información durante la reunión. El movimiento aparece cuando las
 personas buscan archivos que no pueden encontrar, en llamadas telefónicas para rastrear
información, o por clics de botones innecesarios para llegar al final de una orden de trabajo y
actualizar la lista de tareas pendientes.
Ejemplos:
• Buscando artículos sin un lugar definido
• Búsqueda de archivos en la computadora
• Empleados que no trabajan con un método estándar
• Diseño deficiente del área de trabajo
• Clasificación a través de materiales

Exceso de procesamiento
El exceso de procesamiento a menudo resulta de la creación de múltiples versiones de una
obra que ahora debe conciliarse en el trabajo real. Se muestra en aprobaciones de firmas
adicionales, en la entrada de datos o en cambios de formato de datos, revisando
frecuentemente documentos o información, o formularios complejos o bases de datos que
requieren que la información se ingrese repetidamente.
Ejemplos:
• Múltiples firmas
• Información no utilizada o innecesaria recolectada
• Reingresando datos
• Diferentes softwares trabajando en el mismo documento
• Acelerar
• Informes innecesarios o excesivos

Mi mejor consejo para encontrar y eliminar desperdicios en la oficina es encontrar lo que te

molesta. Busque el retrabajo, el tiempo extra, el estrés y la frustración, y rápidamente
comenzará a poner los dedos en el desperdicio y sus causas.Abordar las causas del
desperdicio. Eliminarlos Al hacerlo, no solo hará que su negocio sea más productivo, sino que
será un lugar mucho mejor para trabajar.