LISTA DE CHEQUEO

Si No
1. ¿Se preparan informes gerenciales y de excepciones para
controlar, entre otros puntos, los siguientes:

Cantidades en existencia y costo de producción. X

Existencias obsoletas o de poco movimiento. X
Existencias devueltas. X
Ajustes por conteos de inventario. X

2. ¿Son las existencias sometidas a recuentos periódicos, para

verificar la veracidad de las mismas? X

3. ¿Se realiza el almacenaje de las existencias en un lugar seguro? X

4. ¿Existe restricción de acceso físico a las áreas de los almacenes

y de producción? X

5. ¿Están segregadas las responsabilidades por la supervisión de

los recuentos físicos y la aprobación de los ajustes surgidos de
los mismos de la custodia, despacho, adquisición y recepción
de existencias? X

6. ¿El sobre-stock es un problema? X

7.Existe evidencia de que la inversión de inventario no es excesiva. X

8. ¿Con qué frecuencia sucede una situación de falta de stock? NO ES

FRECUENTE

9. ¿Son las áreas físicas de almacenamiento, seguras? X

10. ¿Están los artículos colocados ordenadamente y con espacio

adecuado de almacenamiento? X

11. ¿Están asignados los artículos a localidades específicas? X

12. ¿Se encuentran separadas las áreas de almacenamiento según

¿Los estándares?
X

13.¿Resultan satisfactorios los registros para determinar la en

existencia de la mayoría de los artículos? X

14.Utiliza la Unidad el método de valuación de inventario último X

en entrar primero en salir (UEPS)?

15.¿Cuáles son las áreas donde la compañía tiene oportunidad de

computarizar los sistemas de información de inventario, y no lo ha realizado? X

16.¿Está centralizada la función de recepción de mercancías? X

17.¿Todas las mercancías son recibidas a través del Departamento
de Recepción? X

18.¿Está el departamento en completo orden? X

19.¿Están los materiales y mercancías fácilmente accesibles

cuando sean requeridos? X

20.¿Son contadas las mercancías antes de ser recibidas del

suplidor? X

21.¿Están los almacenes cerca del área o plataforma de recepción? X

22.¿Está restringido el acceso a los almacenes y únicamente

poseen acceso el personal encargado de la salvaguarda y
custodia de los mismos? X

23.¿Son marcadas las mercancías con la fecha de recepción, con

el objetivo de determinar el período de tiempo entre la
recepción y el envío a los usuarios finales? X

24.¿Están organizados los estantes de forma sistemática, efectiva

y práctica? X

25.¿Puede decirse que en el almacén hay lugar para todo y todo

está en su lugar? X

26.¿Se usan balanzas para pesar y las mismas son revisadas

periódicamente? X

27.¿Es adecuado el espacio disponible en el área de almacén? X

28.¿Es adecuada la iluminación del área de almacén? X

29.¿Resultan satisfactorios los controles sobre el proceso de

recibo de mercancías para garantizar que la mercancía contada
es inspeccionada antes de colocarla en los almacenes y antes
de pagar la factura al proveedor?: X

30.¿Existe división de responsabilidades sobre la custodia del

inventario en los almacenes y área de recibo? X

31.¿Existen procedimientos establecidos para asegurar que se

notifique al Departamento de Compras cuando la mercancía se
reciba en mal estado o en cantidades erróneas?: X

32.¿Resultan adecuados los controles y procedimientos para

garantizar que se pague:

Mercancías que se encargó a través de órdenes de compra

debidamente documentadas. X
A precios acordados con los proveedores. X
Mercancías recibidas en condiciones satisfactorias. X
De acuerdo con los términos de pagos acordados. X

33.¿Están separadas las funciones de recepción y compras? X

34.¿Emplea la empresa procedimientos centralizados de compras? X

35.¿Existe un sistema de control de inventarios adecuado, el cual

incluya:

Niveles de venta y rotación de inventarios. X

Control en ajustes de precios. X

36.¿Son empleadas órdenes de compra para todas las operaciones? X

37.¿Existen problemas originados por compras realizadas en

exceso? X

38.¿Posee el departamento niveles de seguridad preestablecidos

para el inventario? X

39.¿Existen puntos de reorden en el sistema de inventario

preestablecidos?

40.¿Existe suficiente empleados en el departamento, para manejar

eficientemente el nivel de operaciones? X

41.¿Poseen los empleados conocimientos suficientes sobre

sus cargos? X
ACTIVIDADES.

1. Conforme grupos máximo de 4 aprendices. cada grupo deberá escoger una empresa
del sector, con el propósito de realizar paso a paso un protocolo o diagrama de flujo
sobre las buenas prácticas de almacenamiento y conservación de inventarios

Cada grupo visitará o investigará una empresa y observarán los siguientes aspectos:

*Administración del inventario

*Caracterización del mismo,

*Cadena de suministro,

*Tipos de inventarios,

*Costos básicos

*Técnicas de administración de inventarios

*Factores de organización del inventario

*Recomendación para su administración

*Conclusiones puede entregar cada grupo a la empresa donde se realiza la visita De acuerdo
a los conocimientos adquiridos, y la visita física realizada a la empresa que cada grupo
escogió, realizará un protocolo del manejo, toma física y conservación de inventarios.
*Administración del inventario y caracterización del mismo

Teniendo en cuenta los procesos y procedimientos de inventario en nuestra empresa para

mejorar podríamos implementar un PDT unido a nuestro programa para agilizar el ingreso de
productos al inventario de la empresa.

Por otra parte, adaptaríamos mejor nuestra bodega de almacenaje y la ampliaríamos de tal
manera que fuera mas seguro y menos dispendioso el acceso a los productos por parte de
nuestros empleados y pasillos amplios para el desplazamiento de los pallets si fuera necesario.

*Cadena de suministro,
Para mantener un mayor stop de inventario podríamos implementar una marca propia donde
nosotros mismo adquiriéramos un producto para hacer el proceso de empaque y distribución
para nuestro mercado lo que facilitaría mucho los tramites.

Procuraríamos implementar un cronograma de entrada de pedidos establecidos en la semana,

para así mismo disponer de manera clara de los productos y sistema de pago.

Implementaríamos el servicio a domicilio para darle mayor cubrimiento a nuestros clientes,

mayor rotación a nuestros productos y brindar un mejor servicio a nuestros clientes.
*Tipos de inventarios y costos básicos

1. Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

2. Inventario Final. Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial
en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

3. Inventario Físico. Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de
las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y
valorada de las existencias.

4. Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

5. Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

En cuanto a los costos…

Si tenemos en cuenta que mantener y conocer estos costos básicos es la clave para evitar
ineficiencias en una empresa, entonces, la gestión de este proceso la implementaríamos
obviamente dentro del sistema de la empresa manteniendo actualizada diariamente la base de
datos de manera que los pedidos estén sujetos a las necesidades y a las temporadas.
*Técnicas de administración de inventarios

*Factores de organización del inventario

- Método PEPS (Primeras entradas primeras salidas) El método PEPS, también conocido como
FIFO por sus siglas en inglés, consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén
para que sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se evita, por
ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un movimiento constante y
oportuno.

-Conteo cíclico: Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de

una parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya contado al menos una vez en
un periodo de tiempo determinado. Se complementa con el método ABC, ya que a cada clase
se le asigna una frecuencia de recuento diferente. Entre sus beneficios se encuentran la
mejora de la exactitud y fiabilidad del control de los inventarios, ya que permite encontrar y
corregir en tiempo discrepancias que puedan afectar a nuestra empresa, sin requerir de un
conteo total de los artículos. Para facilitar esta tarea de auditoría constante, resulta de gran
utilidad el contar con un software especializado que te permita llevar el controlar de tu
inventario de manera regular y fácilmente. Considéralo, siempre es una buena opción.

Teniendo en cuenta que somos una empresa nueva y en crecimiento y que ponemos mucha
atención al manejo de nuestros productos y tenemos muy en cuenta las observaciones, en la
administración del inventario, implementaríamos métodos que nos ayudaran con la bodega de
almacenaje que facilitaran la salida de productos y nos redujeran perdidas.

En cuanto a los factores definitivamente optimizaríamos nuestras reservas de bodega siempre

teniendo en cuenta cantidad costes de manera que lo disponible sea lo necesario y tenga
mayor rotación.
RECOMENDACIONES ADMINISTRATIVAS

HABLEMOS DE LA VISITA

-Bueno en nuestro recorrido encontramos inicialmente la entrada de carga al almacén,

manejada de una forma muy sistematizada y ordenada con disponibilidad suficiente de
personal de descargue y personal de recibo.

Recomendaríamos si fuera posible un poco mas de amplitud en el espacio de recibo y un

acceso mejor definido a estos espacios.

-Pasamos a la bodega de almacenaje donde encontramos módulos de almacenaje industriales

muy altos en espacios muy reducidos con una distribución un tanto ordenada, pero si
debidamente enumerada y marcada de acuerdo a los productos con protocolos de seguridad y
definición de espacios.

Recomendaríamos en lo posible una mejor distribución de la mercancía de acuerdo a las

características de cada una pues era evidente ese tipo de discordancia, por otra parte, si de
alguna manera se pudiera dar mas amplitud a esta bodega pues los pasillos son muy estrechos
el desplazamiento se hace difícil y si es con algún tipo de pallet pues es de más cuidado.

-Entramos a la parte de productos vencidos y en deterioro que son los que salen del
supermercado por caducidad y por no encontrarse con una buena presentación, es un espacio
debidamente marcado con canastillas adecuadas y con buen acceso, ya que se encuentra en el
cruce entre el supermercado y la bodega.

-Finalizamos con el supermercado, el cual cuenta con pasillos suficientemente amplios, una
estantería debidamente organizada con iluminación permanente, una adecuada distribución
de cajas de pago y un personal activo y atento.

CONCLUCIONES

De esta actividad, enfatizamos el gran conocimiento adquirido a través del desarrollo de este
aprendizaje en su forma general, ya que partimos de adquirir los conocimientos,
implementarlos en un desarrollo de actividades aplicadas a este conocimiento y terminamos
con una observación real de todo lo estudiado y su aplicación en la realidad.

Actividades que fueron socializadas, supervisadas y apoyadas con diversos instrumentos que
nos permitieron una compresión amplia de cada uno de los temas y no permitirán seguir
complementando esta técnica con bases muy claras y conocimientos frescos y necesarios.