·IV.

~qNDICADORES DE EVALUACION DEL

• ·~"'''',).'''~:1Iiffil- .-::::t>!' ,

~ JJiPROCESO DE GESTION DE STOCK

Los indicadores son herramientas que permiten a los administradores y
evaluadores comparar, en forma periódica, los resultados reales del proceso
con los resultados que se esperan. Las principales caracteristicas de todo
indicador son la importancia, la medición, la confiabilidad y la validez.

Los indicadores de evaluación nos permiten, entre otras cosas:

• Comparar dos o más situaciones en forma objetiva y homogénea.

• Identificar las distorsiones.

• Monitorear la evolución del sistema (tablero de control).

• Orientar las intervenciones correctivas.

Los principales indicadores utilizados para evaluar las actividades de Gestión

de Stock son los siguientes:

4.1.Porcentaje de medicamentos trazadores en substock 46 :

------------------0
• Justificación:

Un stock insuficiente de medicamentos trazadores limita la disponibilidad

oportuna de estos medicamentos, que son los de mayor rotación o salvan
vidas, lo que implica un riesgo de desabastecimiento.

• Definición:

Se considera que un medicamento trazador se encuentra en substock si el

consumo de los últimos cuatro (4) meses es mayor a O y la cantidad
disponible es menor al consumo promedio de dos (2) meses, es decir,
menor al stock minimo. El stock minimo se calcula dividiendo el consumo
de los cuatro últimos meses entre dos.

Se considera consumo a los egresos generados por la atención por

demanda, SIS, Intervenciones Sanitarias y exoneraciones. Sólo se
considera a los medicamentos incluidos en el PNME y que están
previamente definidos como trazadores para el nivel de atención.

46 Manual de Indicadores_Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico

Quirúrgicos S/SMED.

Procosos del Sistema de Suministro de Medicamenlos e Insumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

 • Operacionalidad:

% de medo trazadores en substock =

(items)

• Estándar: = O %.

• Nivel de Uso; DI5A, Hospitales. Unidades Ejecutoras, In

Especializados.

• Interpretación: Valores por encima de cero indican falta de pre

riesgo de desabastecimiento de medicamentos trazadores.

• Fuentes de información: Formato ICI (stock final de medicam

PNME).

··Para aquellos medicamentos con consumo cero (O) por motivo.

desabastecimiento en los últimos cuatro (4) meses, considerar datos de
anteriores.

• Periodicidad: Mensual.

EJERCICIO:

N° total de ítems trazadores en stock= 46

N° de ítems trazadores en substock = 10

% de medo Traz. en substock = N° ítems trazo en substock x 100

(items) N° total de items trazadores

% de medicamentos trazadores en substock = 1Q.. x 100

(ítems) 46

% de medicamentos en substock = 21.73

(ítems)

% de medicamentos trazadores en substock = 22%

Procesos d.1 Si'l.m. d. Sumini!lfO d. M.dicamentos • Insumos en .1 Minislario d. Salud· DIGEMID

4.2. Porcentaje de medicamentos trazadores
en sobrestock47:

• Justificación:

El sobrestock de medicamentos tiene un impacto negativo en el

financiamiento de) sistema de suministro porque incrementa los costos de
almacenamiento, disminuye los recursos para la adquisición de
medicamentos, incrementa el riesgo de vencimiento y la pérdida de
medicamentos por caducidad. Es un indicador que refleja una inadecuada
gestión farmacéutica y una ineficiente utilización de los recursos financieros.

• Definición:
Este indicador mide el nivel de sobrestock de los medicamentos del PNME
existentes en los servicios de salud. Se considera que un medicamentos se
encuentra en sobrestock si la cantidad existente es mayor al consumo
promedio de cuatro (4) meses.

Se considera consumo a los egresos generados por atenciones por demanda,

SI S, Intervenciones Sanitarias y exoneraciones.

• Operacionalidad:

% de medicamentos trazadores = N° Item trazadores en sobrestock x 100

en sobrestock (items) N° total de Items trazadores

% de medicamentos
trazadores en Valor del sobrestock-Valor del stock óptimo x 100
sobrestock (valor) Valor total de stock evaluado *

*Valorización del stock óptimo, se refiere a la valorización del stock

equivalente al consumo de cuatro (4) meses.

• Estándar: En ítems o valores, el porcentaje óptimo es 0%.

• Nivel de Uso: DISA, Unidades Ejecutoras (Hospitales/Institutos

Especializados).

• Interpretación:

Valores por encima de 0% indican riesgo de vencimiento e ineficiencia

en los procesos de programación y adquisición de medicamentos.

• Fuentes de Información: Formato lel (stock final de

medicamentos PNME).

• Periodicidad: Mensual.
Manual de Indicadores-Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumas Médico
47
Ouirúrgicos-SISMED.

Promos del Sistema de Sumínisue de Medicamentes e Insumos en el Ministerie de Salud - DIGfMtD

 EJERCICIO:

N° total de Items trazadores = 40

N° de Items trazadores en sobrestock = 6
Stock valorizado de Items trazadores = 5/. 20,000
Stock valorizado de Items trazadores en sobrestock = 5/. 5,000
Stock óptimo valorizado = 3,000

% de medicamentos trazadores = N° Items trazadores en sobrestock

en sobrestock (items) N° total de Items trazadores

= 6 x 100
40

% de Items trazadores en sobrestock = 15%

% de medicamentos = Valor del sobrestock - Valor del stock óptimo· x

en sobrestock (valor) Valor total de stock de Items trazadores

= 5,000 - 3,000 x 100

20,000

% valorizado de medicamentos trazadores en sobrestock = 10%

• ValorizacIón del stock óptimo. se refiere a la valorización del SlOck equivalente al consumo de
4 meses.

4.3. Porcentaje de medicamentos trazadores

en Normostock48

• Justificación:

La disponibilidad de medicamentos esenciales en las Unidades Ejecutoras (DlSAI

DIRE5NHospitales/lnstitutos Especializados) y en 105 Establecimientos de salud
constituye uno de 105 elementos fundamentales para garantizar el acceso de la
población a estos productos. La medición de la disponibilidad de un conjunto de
medicamentos trazadores de acuerdo a 105 niveles de complejidad de 105 servicioS
de salud, permite medir la eficiencia de la gestión del sistema de suministro y el
nivel de acceso, ya que la falta de medicamentos constituye un problema
crítico de impacto negativo en la recuperación de la salud de la población.

Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumas MedICO

-48
Quirúrgicos S/SMED.

P,..."s del Sistema de Suminill'. de Madicament.s e Insumas en el Minill"i. de S.lud . OIGEMIO

• Definición:

Un medicamento trazador se considera en situación de normostock cuando

hay existencia física de éste en una cantidad no mayor al stock máximo ni
menor al stock mínimo los cuales son determinados por cada Unidad Ejecutora
o Establecimiento de Salud.

• Operacionalidad:

% de medicamentos = N° medicam. trazadores en Normostock x 100

trazadores en Normostock N° total de medicamentos (items) trazo

• Estándar: 1000%.

• Nivel de Uso: DI5A, Unidades Ejecutoras, (Hospitales/Institutos

Especializados).

• Interpretación:

Valores por debajo del 100% indican que existen medicamentos en

cantidades inferiores al stock óptimo, incluso que podría estar en riesgo
de desabastecimiento, y que podría estar ocasionado que no se atienda o
se subdispense los medicamentos para los pacientes que los requieren.
Este indicador debe correlacionarse con los indicadores de substock y
sobrestock e ir evaluándolos en conjunto. Es uno de los indicadores más
importantes para medir la eficiencia del sistema de suministro

• Fuentes de Información:

Reporte de stocks de la Unidad Ejecutora, Matriz de Indicadores, Formato

lel (Hospital/Instituto Especializado).

• Periodicidad: Mensual.

EJERCICIO:

N° total de ítems trazadores de la Unidad Ejecutora = 40

N° de ítems trazadores en Normostock = 30

% de medicamentos = N° medicam. trazadores en Normostock x 100

trazadores en Normostock N° total de medicamentos (items) trazo
(ítems)

= 30 x 100
40

Procesos dol SillOma do Sumini'lro do Modicamonlos 8 Insum.. 8n 01 Minislario do Salud· DIGEMID

 [~ O_Vo_d_e_rt_e_m_s_e_n_N_o_rm_o_st_o_C_k__7_5_% J
Esta cifra indica que sólo el 75% de los medicamentos trazadores de un grupo
de 40 productos, están en situación óptima de stock, quedando Y4 de
medicamentos trazadores en otra situación, los cuales podrian encontrase en
cantidades mínimas para atender las necesidades de los pacientes, de ahí la
importancia de relacionar este indicador con los otros de substock y sobrestock
y tomar decisiones frente a los resultados.

4.4 Porcentaje promedio ponderado de variación

de inventarios 49

• Justificación:

La falta de coincidencia entre los registros y las existencias de

medicamentos evidencia un inadecuado mecanismo de control de
inventarios con implicancias económicas y legales.

Este indicador se debe utilizar, preferentemente, durante las supervisiones

que se realicen a los establecimientos de salud para evaluar calidad del
registro de los datos de stocks de medicamentos e insumos.

• Definición:

Este indicador mide el porcentaje de variación entre los nivel de existencias

registrados en los sistemas de control y los conteos físicos reales para un
conjunto de medicamentos trazadores.

• Operacionalidad:

% de variación = Cantidad registrada - Cantidad conteo físico x 100

individual Cantidad registrada
(por medicamento)

% promedio de variación = Sumatoria de % variación individual x 100

individual N° total de medicamentos evaluados

49 Manual de Indicadores _ Sistema Integrado de Suministro de Medicamemos e Insumos Médico

Quirúrgicos S/SMED.

PrO<8IOI d.1 Sistam. d. Suministro d. ""dicamanlos • InsumOl '" .1 Minist"io d. Salud· OIGEMIO
• Estándar: El porcentaje óptimo de variación entre los registros y los
conteos es de 0%.

• Nivel de Uso: Preferentemente para evaluar establecimientos de salud.

• Interpretación:

Porcentajes mayores que cero (O) reflejan la discrepancia entre los registros
y los niveles reales de existencias.

• Fuentes de Información: Formato ICI (stock de medicamentos vencidos),

conteo físico de medicamentos trazadores, tarjeta de control visible, sistema
informático.

• Periodicidad: Mensual.

EJERCICIO:

Lista de medicamentos trazadores (N° 04)

Ibuprofeno 400 mg

% de variación = Cantidad registrada - Cantidad conteo físico x 100

individual Cantidad registrada

Para cada ftem:

% Variación 1 = Cantidad registrada Cantidad conteo físicos x 100
(Amoxicilina SOOmg) Cantidad registrada

= lQ...x 100 = 2%
SOO

% Variación 2 = Cantidad registrada - Cantidad conteo físico xl00

(Paracetamol SOOmg) Cantidad registrada

= í xl00= 1%
SOO

Pro",•• d.1 Si.l.~. d. Su~ini.lro d. lI.dica~entos • Insu~.s en .1 lIinislori. d. Salud· DICEIIID

 % Variación 3 = Cantidad regjstrada- Cantidad conteo físico x 100
(Clorfenamina 4 mg) Cantidad registrada

= i x 100 = 0%
350

% Variación 4 = Cantidad registrada- Cantidad conteo físico x 100

(Ibuprofeno 400mg) Cantidad registrada

= ....!Lx 100 = 0%
800

% promedio de variación = Sumatorja de % variación individual x 100

individual N° total de medicamentos evaluados

= 2 +1+0+0 = 0.14%

Para recordar

• Los problemas de Gestión de Stock generalmente se traducen en períodos

de desabastecimiento y sobrestock, lo cual afecta la disponibilidad y
accesibílidad de medicamentos e insumos.

• Existen herramientas técnícas que ayudan a determinar fácilmente cuándo

es el momento para realizar un requerimiento de medicamentos e insumos.
Estas se basan en registros de información actualizada, precisa y oportuna.

• La finalidad de mantener un nivel mínimo de existencias en un sistema de

suministro es garantizar la constante disponibilidad de medicamentos e
insumos.

• La finalidad de mantener un nivel máximo de existencias de medicamentos

e insumos se debe a que grandes cantidades de ellos aumentan la
probabilidad de pérdidas, debido al deterioro, vencimiento y sustracciones.

P"celOl d.1 Sist.m. d. Suminislr. d••ladice,"..I... Insumos ...llIinisl"i. d. S.lud . 01611110

 Verificando lo Aprendido
Autoevaluación

Ahora conviene revisar nuevamente los diferentes aspectos de la Gestión de

Stock. Para responder puede recurrir a la bibliografia recomendada.

1. Mencione los aspectos básicos que se deben considerar para una adecuada
Gestión de Stock.

2. ¿Qué criterios aplicaría para definir «medicamentos trazadores»?

3. Lea con atención los siguientes casos y responda respectivamente:

Caso 1: Recientemente lo/la han designado como responsable del servicio

de farmacia de un centro de salud y debe presentar el requerimiento de
medicamentos. Sin embargo, al revisar la información existente en el
servicio, no encuentra los datos actualizados de stock y consumo, y está
rechazando la atención de recetas por falta de medicamentos como
Paracetamol500 mg tableta y Sal ferrosa 60 meq Fe.

• ¿Qué haría para abastecer el servicio?

• ¿Qué herramientas de gestión son necesarias para elaborar un

requerimiento y mantener un suministro permanente y oportuno de
medicamentos?

Promos del Sistem. de Suministro de Medicomont.. e Insum.. on el Ministerio de S.lud ·DICEMID

 Caso 2: Tiene que realizar el abastecimiento de medicamentos e insumas
para los establecimientos de salud de su jurisdicción y cuenta con los
requerimientos. Al verificar el stock del almacén se percata de que el monto
de Amoxicilina 500 mg. no cubre el total de estos requerimientos. Si el
mencionado medicamento ingresará en un tiempo aproximado de 20 dIas.
¿qué haría frente a esta situación?

Caso 3: Si fuera el responsable del Almacén Especializado de

Medicamentos e insumos de una DISA y la fecha de inventario se encuentra
muy cerca:

• ¿Qué acciones previas efectuaría a fin de facilitar la ejecución del

mencionado inventario?

Caso 4: Si fuera el responsable del SISMED y recibe reportes de sobrestock

y stock con riesgo de vencimiento en sus establecimientos. ¿Qué estrategia
utilizaría para solucionar esta situación?

4. ¿Qué criterios técnicos se deben tomar en cuenta para aceptar donaciones

de medicamentos e insumas?

5. Señale la importancia de la toma de inventarios en una eficiente Gestión

de Stock.

6. Señale los principales riesgos que ocasiona el no dar de baja a los medica·
mentas e insumos vencidos y/o deteriorados.

...............................................................................................................................
............................................................................................................................, .
............................................................................................................................,.

P""SOI d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.ntos • Insumos .n .1 Ministerio d. Salud· DIGEMIO

1. Almacén Especializado: Area física destinada a la conservación,
seguridad, manejo y control de medicamentos e insumos médico·
quirúrgicos, la cual se encuentra ceñida a las Buenas Prácticas de
Almacenamiento bajo la dirección y responsabilidad de un Químico
Farmacéutico. Se constituye a partir de los centros de distribución y
almacenes existentes en las direcciones de salud.

2. Buenas Prácticas de Almacenamiento IBPA): Conjunto de normas

que establecen los requisitos y procedimientos operativos destinados a
garantizar el mantenimiento de las condiciones y de las características de
los medicamentos e insumos a través de la red de distribución y
dispensación.

3. Conciliación: Comparación o semejanza. Por ejemplo: Conciliación entre

la cantidad de medicamentos teóricamente en stock y la cantidad física
real.

4. Inventario: Cantidad total de existencias disponibles en cualquier lugar

de almacenamiento.

5. Nota de Entrada a Almacén INEA): Documento fuente que se utiliza

para informar sobre el ingreso de bienes al almacén, por conceptos distintos
a la adquisición con orden de compra. Es de utilización compartida por la
Oficina de Abastecimiento (Dirección de Logística) y de Contabilidad.

6. Pedido Comprobante de Salida (PECOSA): Documento fuente con el

que se efectúa el pedido, se autoriza y se registra la salida del bien. Es de
utilizacíón compartida por las dependencias solicitantes, la Oficina de
Abastecimiento (Dirección de Logística) y de Contabilidad.

7. Rotulado: Leyenda, escrito, inserto o prospecto que se imprime, adhiere

o se adjunta a los envases del medicamento o insumo y contiene la
información técnica que obra en el registro sanitario del mismo.

8. Sistema FEFO: Sistema de rotación de médlcamentos e insumos que

establece que los que primero expiran son los que primero salen (First
Expire·First Output), independientemente del orden en el que se reciban.

9. Sistema FIFO: Sistema de rotación de medicamentos e insumos que

establece que los que primero ingresan son los que primero salen (First
Input-First OutpU!).

P'O"'DI d.1 Si.t.m. d. SUOli.i.tro d••hdicamentDl • l..umDl en .1 Mini.t"io d. S.lud . DIGEMIU

 10. Subalmacén de Medicamentos: Área física para la conservaci6
seguridad, manejo y control de medicamentos e insumos médic
quirúrgicos. Estas instalaciones cuentan con las condiciones adecua
para el almacenamiento y conservación de los insumos; depende
funcionalmente de la Dirección de Medicamentos y se ubican en redes
microrredes.

11. Registros de Inventario: Término genérico que se aplica a las Tarjetas

de Control Visible de almacén, Tarjetas de Existencias Valoradas de
Almacén, resumen de movimiento de almacén y a los archivos informáticos.
Proporcionan información básica para la gestión de inventario, ya que
registran todas las transacciones correspondientes a un medicamento:
entradas, salidas, pedido hechos, pedidos recibidos y pérdidas de inventario.

12. Stock Crítico: Cantidad de medicamentos e insumos médico-quirúrgicos

cuya fecha de caducidad supera los meses de stock, generando
indefectiblemente su vencimiento.

P"",os del Simm. de Sumini.t" de Medicamentos e Insumos en el Mini.terio de S.lud . DIGEMID

 Bibliografía

1. Directrices sobre Donativos de Medicamentos, Revisión de 1999.

2. Dispensación y Distribución de Medicamentos - Manual de Farmacia

Hospitalaria, España.

3. MINSA - Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas.

Evaluación de la Situación de los Medicamentos en Perú, Lima, Octubre
1997.

4. COOPERATIVA DE HOSPITALES DE ANTIOQUIA. Gerencia y

Administración de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales,
Tomo 1 y 2, Colombia.

5. Management Sciences for Health - MSH. Gestión del Suministro de

Medicamentos, 2002.

6. MG. CRUZADO UBILLÚS, Raúl. Informe de Consultoria Jmplementación

De las Estrategias de Intervención para la Mejora de Procesos del SISMED
en la DISA Huanuco.

7. DOMíNGUEZ GIBALDO, Gerardo. Indicadores de Gestión. lera Edición,

Colombia, 1998.

8. CONSEJO GENERAL DE COLEGIOS OFICIALES DE FARMACÉUTICOS.

Indicadores de Garantía de Calidad en Farmacia Hospitalaria - Vocalía
Nacional de Hospitales, Madrid, España, 1995.

9. GAJARDO OSaRIO, Rubén Patricio. Logística Base de la Gestión de

Negocios, 2002.

10. SISMED. Manual de Indicadores del Sistema Integrado de Suministro de

Medicamentos e Insumas Médico Quirúrgicos, 2002, Lima, Perú.

11. Manual de Procedimientos Administrativos del Sistema Integrado de

Suministro De Medicamentos e Insumas Médico Quirúrgicos SISMED del
MINSA, Huanuco, Perú, 2004.

12. MINISTERIO DE SALUD - PROYECTO SALUD Y NUTRICiÓN BÁSICA.

Manual de Procedimientos en Farmacia y Botiquines para Centros y Puestos
de Salud, Lima, Perú, 1999.

ProclSn dll Silt••• d. Su.inistro d. Ihdin.lnles • Insu.as In .1 Ministerio d. Salud· OIGUIID

 13. GIRÓN AGUILAR, Nora (1) - RODRiGUEZ DE BITINER. Magaly (2).
Medicamentos Esenciales y Tecnología - Guía para el Desarrollo de S
de Farmacia Hospitalaria.

14. GIRÓN AGUILAR. Nora (1) - D'ALESSIO. Rosario (2). Serie Medica
Esenciales y Tecnologla, Loglstica del Suministro de Medicamentos.

15. MINISTERIO DE SALUD. Situación de los Medicamentos en

Departamentos del Perú - Programa RPM PLUS, MSH. Mayo 2002.

SITIOS WEB CONSULTADOS:

16. WWW.MINSA.GOB.PE/INFODIGEMID

ProcasOl d.1 Silllm. d. Suminiluo d. M.dicamBUIOl • InsumOl BU .1 Minilterio d. S.lud - OIGEMIO

 C A_nexos_)
1.- TARJETA DE CONTROL VISIBLE

2.- FORMATO DE NOTA DE DEVOLUCiÓN DE MEDICAMENTOS E

INSUMOS

3.- DIRECTRICES PARA LAS DONACIONES RECOMENDADA POR

OMS

4.- GUiA TÉCNICA ADMINISTRATIVA PARA LA BAJA DE PRODUCTOS

FARMACÉUTICOS

Promos d.1 Si.tem. d. Suministro d. M.dicom.nlos • In.umos .n .1 Mini.terio d. S.lud - DIGEIIID

 Anexo 1

TARJETA DE CONTROL VISIBLE

COlnOL VISIBLE DE ALIIACil

Artículo:

Código:

Unidad de medida:

Formulario S.A. RIC 06

(Tamaño A6 -ITINTEC)

ProclSos del Sistema dI Suministro de Medicamanlos I Insumos en el Ministerio d. Salud - OIGEMID

GUíA DE LLENADO DE TARJETA DE CONTROL VISIBLE

Número de ta~eta Numerar correlativamente las tarjetas empleadas en el registro de un mismo

tipo de medicamento oinsumo:O

Anotar e! código del medicamento o insumo según el SISMED.

Código ·Oe acuerdo con lo establecido en el manual de administractón de almacenes
para e! sector público nacional, e! código responde al catálogo nacional.

Anotar:
• Nombre genérico del medicamento o nombre del insumo.
• Concentración (por ejem¡Jlo: 400 mg, 100 mgl5mL, 1% etc.).
Articulo: • Forma farmacéutica (tabletas, ¡arabe. ampollas. etc.).
• Peso. tamaño o medida del insumo.
Se refiere al término usado para contar los medicamentos e insumos.
Unidad da Medida: Anotar la presentación de! medicamento e insumo.
Anotar día y mes en que se efectúa e! registro.
Fecha
Tipo Ynúmero del documento que sustenta e! movimiento de entrada o salida.

Entrada: Anotar la cantidad del medicamento o insumo que ingrasa al almacén durante
e! dla.
Salida Anotar cada salida del medicamento o insumo.

Saldo: Sumor al saldo de _fecho ........ Ia -.da Y restlIr cada salida.

'" Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.

Procms d.1 SiSl••• d. Su.inisl" d. M.die.."nt... Insu.... ID .1 Ministerio d. S.lud - DIGIMtD

 Anexo 2

FORMATO DE NOTA DE DEVOLUCiÓN DE

MEDICAMENTOS E INSUMOS

lb]
MINISTERIO
DE SALUD
DIRECCiÓN DE SALUD....

SISTEMA DE SUMINISTRO

I CON OESnNO A
ORIGEN
I OSISMEO
O DONACIONES

ENTREGUE CONFORME RECIBf CONFORME

FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO

Procesos d.1 Sistom. d. Suministro d. Medita."tos e Insumos '" .1 Ministerio de S.lud . DIGEMID
 GUíA DE INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA
«NOTA DE DEVOLUCiÓN))

Dirección de Salud Nombre de le Direcci6n de Salud.

Con destino a: Registrar el nombre del Almacén o Subalmacén Especializado que recibe los
medicamentos y/o insumos.

Origen Nombn! del establecimiento de salud que realiza la devolución.

Sistema de Suministro: Registrar en el recuadro correspondiente el sistema de suministro.

Número: Registrar el número correlativo que le corresponde.

Fecha: Ofa, mes V año en mque se efectúa la devolución.

Código: Registror el código SISMED del medicamento y/o insumo.

Descripción: Registror el nombnl en OCI o genérico, concentraei6n y forma farmacéutica del

medicamenlo...... los insumes registrar el nombnl, peso, tamaño o medida.

Unidad de Consumo: Registrar la unidad mlnima de consumo ltableta, fraseo, ampo", unidad, etc.).

Registta' la cantidad exacta de cada medicamento y/o insumo que se está

Cantidad: devolviendo.

Número de lote: Contiene el númenI de lote del rnedicImento y/o insumo.

Fecha de Vencimiento: Contiene la lacha de ",,"cimio"lll del medican.1lO y/o insumo.

Observación: Contiene la causa de doIvaU:i6n. ~ los siguientas tárminos: soIlIestoet. no

rotación, stock crftico, lOlicitud OlSA, wncido, merma.

Entregue conforme: Colocar finna y el lI8IIo del _1IIbIa de farmacia que solicita la devolución.

Recibl conforme: Colocar finna y el lI8IIo de la persone que rocibo los nl8dicllllllla I insumos en
el Amodn Es¡¡e¡ ié"m o SulIoII"'L

P"",.. d.1 Si.I••• d. Su.ini.l" d. IlIdi.....'... Insu......llIini.l"i. d. Salud· OI&EIIIO

 Anexo 3

DIRECTRICES PARA LAS DONACIONES

RECOMENDADAS POR LA OMS

los medicamentos donados o sus equivalentes genéricos deben _

NecianII
en el pals receptor para su empleo clinico y figurar en el Petitorio
Medicamentos Esenciales o, en caso de que no se disponga de éste, en 111
de medicamentos esenciales de la OMS, a menos que el pals receptor dis¡lOIllII
otra cosa.

La presentaci6n, la potencia y la formulación de los madicamentos donados

deben sar en lo posible semejantes a los utilizados an el país receptor.

Garantfa de calidad y Todos los medicamentos donados deben responder a las normas de calidad del
tiempo de conservación pals donante y receptor.

los donativos no deben ser medicamentos que ya hayan sido facilitados a

pacientes y/o correspondan a devoluciones.

En el momento de llegada al pars receptor, todos los medicamentos deben tener

un plazo de vencimiento prudencial para garantizar su uso dentro de dicho
perlodo.

Presentación, envase y Todos los medicamentos deben estar etíquetados en un idioma que puedan
etiquetado comprender fácilmente los profesionales de la salud del pals receptor. En la
etiqueta debe figurar, por lo menos:
· Oenominaci6n común intemacional (OCio nombre genérico).
· Número de lote.
· Forma farmacéutica.

Pro..... dll Sístl.a di Suminíltro di IlIdí"...t.. I ,..umOl In II Minilllri. di Salud· DIGEMID

 · Nombre del fabricante.
· Cantidad que contiene el envase.
· Condiciones de almacenamiento.
· Fecha de vencimiento.

Todos los medicamentos donados deben envasarse de acuerdo con los

reglamentos internacionales de transporte de mercancías, y estar acompañados
de una lista detallada de embalaje en la que se especifique el contenido de cada
caja, indicación de la OCI, la forma farmacéutica, la cantidad, el volumen, el peso
V, si es necesario, los requisitos de almacenamiento. Las cajas de
medicamentos no deben contener artículos de otra naturaleza.

Información y gestión A los receptores se les debe informar sobre todos los donativos en proyecto,
preparados o en curso.

"El valor declarado del donativo estará basado en el precio al por mayor de su
equivalente genérico en el ámbito local. Si no se dispone de esta información,
estará basado en el precio al por mayor en el mercado mundial de su equivalente
genérico.

ProCOSOl d.1 Sistoma d. Suministro d. M.dica".nlos • Insumos ...1Mini.terio do S.lud . DISEMID

..
 Anexo 4 51

GuíA TÉCNICA-ADMINISTRATIVA PAR LA BAJA

DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

1. Base legal que norma la baja de productos farmacéuticos:

La Base legal que norma el proceso de Baja de aquellos productos

farmacéuticos no aptos para el consumo humano en el Ministerio de Salud
y sus dependencias desconcentradas y descentralizadas es:

o Resolución Ministerial. fIlO 584-99-SAIDM "Reglamento de Altas, Bajas y

Venta de Patrimonio Mobiliario del Ministerio de Salud" y su modificatoria
la Resolución Ministerial fIlO 185-2000-SAIDM, emitidas el 27 de noviembre
de 1,999 y 05 de Junio del 2,000, respectivamente.

o El Decreto Supremo N° 154-2001-EF " Reglamento General de

Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal",
publicado en el diario oficial "El Peruano" el 18 de julio del 2001. 2.2.-
NIVEL MíNIMO Y MÁXIMO, DE ACUERDO CON LA NORMATIVA
DEL SISMED.

11. Dependencias que están facultadas a dar de baja productos

farmacéuticos:

o Ministerio de Salud- Organismo Central.

o Órganos desconcentrados (DISA e Institutos Especializados).
o Organismos descentralizados (INS).
o Dependencias de los órganos desconcentrados, especializados o
descentralizados que sean unidades ejecutoras.

111.- Conformación del Comité para dar de baja a los productos

farmacéuticos

Se consideran productos farmacéuticos sujetos a baja, a los productos

expirados, rotos, alterados y otros no utilizables.

Para proceder a dar de baja a los productos farmacéuticos expirados en las

entidades del sector que sean Unidades Ejecutoras. se debe conformar un
Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones. Este comité será responsable,
entre otras actividades, de evaluar las solicitudes de baja de productos
farmacéuticos, recomendar su baja, proyectar la resolución correspondiente
y presenciar la destrucción de los mismos.

" R_M IV" 1753-2002-SAlDM Aprueba el SISMED (05 No~ 2002)

ProCBlDS del Sisl8ma de SuminiSlro de Med¡l8mentos e Insumos en el Ministerio de Salud· OIGEMIO

 En los centros y puestos de salud no se podrá constituir este comité. Estos
establecimientos deben informar de la existencia de productos farmacéuticos
expirados a la organización inmediata de mayor nivel de su jurisdicción, la
cual tramitará la baja correspondiente.
En las UTES (o quienes hagan sus veces) y hospitales que no sean Unidades
Ejecutoras, no se podrá constituir el Comité para la Baja de Productos
Farmacéuticos. Estas instituciones deben informar a la organización inmediata
de mayor nivel de su jurisdicción, en donde se constituirá el comité para que
se tramite la baja correspondiente.

Integrantes del comité de altas, bajas y enajenaciones

Este comité estará conformado, como minimo, por un representante de cada

una de las siguientes áreas:

• Oficina de Administración o la que haga sus veces, quien la presidirá;

• Oficina de Economía o la que haga sus veces, quien actuará como
secretario;
• Oficina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces.

Los integrantes del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombrados

mediante resolución emitida por el Director Generala jefe de la dependencia
(ver modelo Anexo 1).

IV.- Procedimiento de baja de productos farmacéuticos:

Los centros y puestos de salud reportan la existencia de productos farma-

céuticos sujetos a baja a la Dirección de Medicamentos o a quienes hagan sus
veces. La Dirección de Medicamentos o en el caso de Hospitales e Institutos
Especializados, el Servicio de Farmacia, inicia el procedimiento para el trámite
de baja, mediante un documento dirigido al director de la Oficina General de
Administración o el que haga sus veces, indicando lo siguiente:

• Motivo de la baja ( medicamentos expirados).

• Identificación del medicamento por su denominación común
internacional (Del).
• Nombre de marca, si la tuviera.
• Número de lote.
• Valor en libros (Valor que figura en las tarjetas de Kardex valorizado en la
Oficina de Logística).
• Otra especificación que se considere necesaria (Por ejemplo, si el
medicamento es de programas, donación, etc.).

Esta solicitud deberá efectuarse una vez que se haya verificado que los
productos farmacéuticos no son susceptibles de ser canjeados, en
cumplimiento de las obligaciones contractuales suscritas por las empresas
farmacéuticas al momento de ser adquiridos.

Procesos del Sistema da Suministro de Medicamenlos 8 Insumos en el Ministerio de Salud - DIGEMID

 Para ello, si los productos farmacéuticos han sido adquiridos por la
entidad, se debe contar con la opinión escrita de la Dirección de Lag
confirmando esta situación. Si los productos farmacéuticos han
remesados, se debe tener la opinión escrita de la entidad que remesó
productos farmacéuticos.

Trámite de la solicitud de baja

1. El Director de Administración remitirá esta solicitud al Comité de Ge

patrimonial. Este comité, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9"
Decreto Supremo N° 154-2001-EF «Reglamento General de Procedimie
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estata!>., se conformará
los funcionarios y personal de las oficinas de control patrimonial existen
o de la oficina que cumpla sus funciones.

2. El Comité de Gestión Patrimonial dispondrá el internamiento de los

productos expirados en el Almacén de Logística o en un depósito especial.

3. El Comité de Gestión Patrimonial elaborará un informe técnico, el cual

incluirá la solicitud de baja efectuada por la Dirección Regional de
Medicamentos o Servicio de Farmacia, según corresponda, y en el caso de
que sea una solicitud efectuada por un órgano diferente a los mencionados,
se requerirá del informe de un Qulmico Farmacéutico.

4. El Comité de Gestión Patrimonial elevará el informe técnico al Comité de

Altas, Bajas y Enajenaciones.

5. El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones sesionará ante la convocatoria

de su presidente, después de la citación realizada por el secretario a cada
uno de los miembros, con no menos de 24 horas de anticipación, salvo
casos excepcionales en los que no será necesario dicho plazo.

6. El Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones analizará en sesiones plenas los

informes técnicos que sustentan la solicitud de baja.

7. La lnspectoría General de Salud, o quien haga sus veces, acreditará en

cada sesión un representante en calidad de observador.

8. Los acuerdos que adopte el comité serán asentados en un libro de actas.

9. Si el Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones recomienda la baja, elevará el

proyecto de resolución al Director de Administración.

10. El Director de Administración procederá a aprobar u observar el proyecto

de resolución (ver modelo Anexo 2).

11. Si la baja de productos farmacéuticos es aprobada, bajo responsabilidad

del Director de Administración, los bienes deberán ser destruidos de
acuerdo con las medidas sanitarias que ~eñale la Dirección de
Medicamentos o Servicio de Farmacia, según corresponda.

Prom.. del Sistema de Sumini.tro de Medicament.. e lusum.. en el MiniSleri. de Salud· DIGEMID

1
12. La destrucción o eliminación se llevará a cabo en presencia de un notario
público.

13. La Dirección de Logística, o quien haga sus veces, designará al personal

de apoyo necesario para efectuar la eliminación recomendada.

14. Culminado el acto de eliminación, el notario levantará un acta que será

suscrita por los miembros del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones y
los miembros del Comité de Gestión Patrimonial.

Proc..os d.1 Si.t.m. d. Sumini.tro d. Ihd¡cam..los • Insumos ...1Mini.t"i, d. S.lud . UIGEIlIO

 PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTR
DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

M6üI M6üI M6üI M6üI

I U 10 IV

• • •
Selección Estimación Adquisición AJmacena·
de V Programa· de miento
Medica· ción de Me· Medicamen- V Distribu·
mentas dicamentos tos eión de
e Insumas e Insumos Medica·
mentas
e Insumos

Promos d.1 Sist.ma d, Sumini.tro d, lhd¡".entos , Inlumos en .1 Minill"i. d, Salud· DICEMID

Dentro de cualquier tipo de organización, disponer de información completa,
confiable, en el momento oportuno, constituye un elemento esencial para
garantizar la gestión eficaz de los recursos, así como para mejorar la calidad
de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que lo rodea.

El Sistema de Información, entendido como un conjunto articulado de procesos,

cubre todo el espacio de posibilidades en el que se encuentren o generen los
datos necesarios, que permite mejorar la toma de decisiones para la previsión,
provisión y control del uso de medicamentos e insumos.

Este sistema debe basarse en las necesidades de información de los usuarios

en cada nivel prestacional (puestos, centros, hospitales, almacenes) o niveles
ejecutivos (directores, coordinadores, gerentes, etc.) y debe construirse a partir
de formatos, informes y procedimientos ya existentes. Todo formato que se
diseñe de nuevo deberá someterse a validación (prueba de campo) por el
personal que lo va a utilizar.

la información en cada proceso del sistema de suministro se recoge mediante:

• Documentos de registro, una combinación de registros de datos en

formatos previamente establecidos y un sistema de archivo de documentos
oficiales (recetas, historias cHnicas, etc.).

• Formatos de comunicación de datos, como informes de disponibilidad de

medicamentos, informes de conteos ffsicos, inventarios, etc., que
transmiten datos a otras áreas o niveles para su utilización en la toma de
decisiones de gestión.

• Informes de retroalimentación, también denominados informes

analíticosque, por lo general, se remiten a las áreas que han recogido los
datos.

Para que un Sístema de Información tenga éxito debe hacer uso eficaz de los
datos generados, esto incluye:

• la consolidación de los datos, a fin de reducir grandes cantidades de ellos

a una magnitud manejable, traducidos enO indicadores clave.

• la presentación de la información en forma gráfica para simplificar su

interpretación.

• El análisis y la interpretación de la información para identificar tendencias

y posibles problemas.

• la toma de decisiones en respuesta a los resultados.

"'..... d.1 Sisto.. d. S..ini.... d.lI.di.....III.lnsu••, •••llIi.ilt.ñ. d. Salud· 01&(1110

 Otros aspectos que deben considerarse en el establecimiento de un Sist
de Información son:

• La selección de indicadores de evaluación

• La integración de todos los sistemas existentes de recojo de inform

en uno solo.

• La informatización en los niveles adecuados (almacenes, subalmace

redes, microredes, establecimientos de salud).

Con el propósito de contribuir efectivamente al gerenciamiento del sistema de

suministro en su institución, le invitamos a revisar este módulo y hacer viable
y factible la aplicabilidad o adaptación de los conceptos y las prácticas aquf
plasmados.

El módulo está dividido en siete capítulos. Se inicia con las consideraciones

generales del Sistema de Información, donde se presenta la relación del
Sistema de Información para el SISMED, se relevan las funciones del Sistema
de Información del SISMED y se propone el perfil básico del personal
responsable. En el capitulo 11 se aborda todo lo relacionado con los
componentes básicos del Sistema de Información para la gestión de
medicamentos e insumos, desarrollando los documentos de registro, los
formatos para la comunicación de datos y la importancia del informe de
retroalimentación.

El capitulo 111 trata sobre los aspectos clave del Sistema de Información
para la gestión de medicamentos e insumos, como el método de recogida de
datos, las técnicas de validación en el registro de datos, la validación informática,
las técnicas de análisis de información y la seguridad de la información, tanto
la documentaria como la informatizada.

Asimismo, en el capitulo IV se aborda el manejo de programas

informáticos (software en el Sistema de Información) haciendo referencia a
los software en el Sistema de Información del MINSA y desarrollando lo referido
al software para el SISMED.

El capitulo V hace referencia a los aspectos relacionados con el Sistema de

Información, como el acerbo documentario y la comunicación de datos.
Mientras, en el capítulo VI se aborda el uso gerencial de la información, se
desarrolla el tratamiento de datos, presentación de la información y se brinda
recomendaciones para el manejo de la información y toma de decisiones.

Finalmente, en el capítulo VII se presentan los indicadores de evaluación

del Sistema de Información.

Pro..... d.1 Sist.m. d. Sumini'lnI d.lI.di....nt... I.......n.llIiliston. d. Solad· DIGEIIID

• Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Del 03/08/2002.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

Del 11/04/2001.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 367-2005-MINSA, Modifica la Directiva

del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médico-
Quirúrgico SISMED. Del 19/05/2005.
www.minsa.gob.pe/porta 1/13consuItas/b usca rno rma. asp

• Resolución Ministerial N° 1753-2002-SA/DM. Aprueba el Sistema

Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Médicos
Quirúrgicos - SISMED. Del 10/11/2002.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Ministerial N° 1942-2002-SAlDM. Aprueban la Directiva

«Normas Generales sobre Acciones de Sistemas de Información,
Estadistica e Informática en el Ministerio de Salud ..
www.minsa.gob.pe/porta 1/13consuItas/busca rno rma. asp

• Resolución Ministerial N° 585-99-SNDM. Aprueba el Manual de

Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos y
Afines. Del 04/12/1999.
www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

• Resolución Jefatural N° 340-94-INEI: Normas técnicas para el

almacenamiento y respaldo de la información que se procesan en las e
ntidades del Estado. Del 30/03/1995.
www.ineLgob.pe/web/metodologias/attach/lib614/cap04.htm

• Resolución Jefatural N° 090-95-INEI: Recomendaciones técnicas para

la protección física de los equipos y medios de procesamiento de la
información en la administración publica. Del 30/03/1995.
www.ineLgob.pe/web/metodologias/attachllib614/cap03.htm

• Resolución Jefatural N° 076-95-INEI: Recomendaciones técnicas para

la seguridad e integridad de la información que se procesa en la
administración pública. Del 15/03/1995.
www.ineLgob.pe/web/metodologias/attach/lib614/cap03.htm

l'I.teSOI d.1 Sist.... d. Suministro d. M.dicam.ntos .losumos.n.1 Minisl.ri. d. Salud· DIGEMIO

 o Resolución Jefatural N° 362-94-INEI: Normas para la prevención,
detección y eliminación de virus informático en los equipos de cómp
de la administración pública. Del 30/11/1994.
www.inei.gob.pe/web/metodologias/attach/lib614/cap02.htm

o Resolución Jefatural N° 335-90-INAP/DNA. Aprueba Manual de

Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.
Del 25/07/1990
www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/
Legislacion_BM2002bb.htm

Prmsol d.1 Sist.... d. S...inistnl d.lI.di..... nt... Inl......n.llIinilt.rio d. Sal.d· DIGEIIIO

Objetivo General:

Identificar y utilizar criterios para el adecuado registro de datos, análisis,

selección e interpretación de la información, asi como el uso de la misma para
la toma de decisiones gerenciales, en todos los niveles del sistema de
suministro de medicamentos e insumos.

Objetivos específicos:

1. Reconocer la importancia de integrar todos los formatos de recojo de

información así como la importancia de generar registros exactos y
oportunos, a fin de facilitar el análisis.

2. Reconocer la importancia de uniformizar las fechas de corte de

información: en los diferentes formatos (HIS, formato ICI, epidemiología,
entre otros), a fin de estandarizar las herramientas de análisis y el cruce de
información para la toma oportuna de decisiones.

3. Analízar y utilizar la información existente del sistema de sumínistro de

medicamentos e ínsumos, a fin de mejorar la toma de decisiones para
mejorar la disponibilidad de los mismos.

4. Establecer, en los diferentes niveles, la política de seguridad de la

información a fin de evitar la pérdida de la misma por defectos tecnológicos
o fallas humanas.

5. Mejorar la coordinación entre el responsable de información del SISMED

y el responsable de la Oficina de Estadís1;::a e Informática, a fin de optimizar
la operativización del Sistema de Información.

Prlmullol Sial.. d. SninislJI d.ll.dica•• otu .1 ¡lli.islIriI d.Salud· OIGEIlIO

.\
Lea con atención el siguiente caso:

El Director de Medicamentos, Insumas y Drogas de una DI5A, para

realizar el análisis de disponibilidad de medicamentos e insumos en su
jurisdicción, solicita al responsable de información del 515MED la
información de consumo y stock de medicamentos e insumos de los
últimos seis (6) meses, correspondiente a todos los establecimientos
de su jurisdicción, incluyendo el Almacén Especializado.

El responsable de información del 515MED le comunica que se cuenta

con la informaci6n del 30% de establecimientos, con un retraso de tres
(3) meses, porque los puntos de digitaci6n no remitieron informaci6n
y, además, que no se hizo control de calidad pues se vencían los plazos
para consolidar y enviar al nivel central.

También comunica que, con respecto a la informaci6n del Almacén

Especializado, está con un retraso de dos (2) meses, porque se malogró
el equipo de c6mputo y se perdi6 la información del disco duro.

Asimismo, manifiesta que no había realizado copia de seguridad y que

solicit6 el apoyo al responSllble de la Oficina de Estadística e Informática
de la DI5A para recuperar la informaci6n pérdida. Como respuesta,
esta oficina le comunica que al no tener en red todos los equipos de
c6mputo, no cuenta con backup de informaci6n.

Esta situaci6n imposibilit6 que el director de Medicamentos, Insumas y

Drogas realizará un análisis basado en informaci6n, por lo que se bas6
en su intuici6n, que finalmente afect6 la disponibilidad de medicamentos
e insumas en los establecimientos de salud de su DI5A.

Pno_. del SislI•• d. Su.i.islrI d.ll.di.......III......II.II11i.ill.ri. d. Sllud· DISElllD

 Reflexionemos sobre el caso presentado:

~ ¿Qué opina sobre la situación presentada?

~ ¿Qué problemas identifica en la situación presentada?

~ ¿Qué acciones considera que deben tomar los responsables del Sistema
de Información: Director General, Director de Medicamentos, Insumos y
Drogas Responsable de Información del SISMED y Responsable de la
Oficina de Estadistica e Informática para mejorar y evitar la situación
presentada en la DISA?

~ ¿Conoce algunas herramientas que permitan mejorar la oportunidad y la

calidad de la información generada en los establecimientos y almacenes?
¿Cuál (es)?

~ ¿Cuál es la importancia de establecer una politica de aseguramiento de la

información" y a quién le corresponde establecerla? ¿Por qué?

~ ¿En su DISA, el Sistema de Información para la gestión del suministro de

medicamentos e insumos está integrado con otros sistemas de
información? Si no fuera asi, ¿cree que existe duplicidad de datos entre
los sistemas?

A través de este módulo encontrará respuestas a éstas y otras interrogantes

que frecuentemente se presentan sobre el Sistema de Información.

¿Qué entendemos por Sistema de Información?

Un Sistema de Información se define como un sistema de registros de datos

organizados a través de formatos, utilizados para comunicar las necesidades
de abastecimiento, los datos de consumo y stock, asi como otras informaciones
sobre el sistema de suministro de medicamentos e insumos.

¿Qué debemos conocer sobre el Sistema de Información?

El personal involucrado en el Sistema de Información debe poseer

conocimientos y técnicas básicas que contribuyan a mejorar la calidad y
oportunidad de la información que registran y procesan, a fin de proporcionar
una información de calidad que permita el análisis y la toma de decisiones. En
razón de ello, en este módulo se desarrollan aspectos fundamentales vinculados
al Sistema de Información.

52 Sistema de Aseguramiento de la Información: actividades que oebe desarrollar la Oficina de

Estadistica e Informática de la OISA para asegurar el resguardo de la información generada en los
diferentes software que maneja la OISA.

PruC8IDS d.1 Sisl'''' d. Süministra d.lI.di..II.nlll.lnsu,.oslO .llIinist.no d. Salud· 01&(1110

 El desarrollo de un Sistema de Información eficiente permite evaluar los
resultados para la toma oportuna de decisiones. En tal sentido, se desarrollan
a continuación diferentes temas relacionados con la información dentro de un
sistema de suministro de medicamentos e insumos.

1.1 Importancia de un Sistema de Información para la

gestión del Suministro de Medicamentos e Insumos:
:.-----------------0
El Sistema de Información de medicamentos e insumos es importante porque,
como ya se mencionó, sirve para la toma de decisiones en la gestión del sistema
de suministro; son muchos los factores que afectan el grado de utilidad de los
datos, entre ellos su calidad, cantidad y oportunidad (por ejemplo, datos
ausentes o incompletos o demasiados datos para analizarlos de forma eficaz).
De ah! que muchos directores toman decisiones no en función de la
información disponible sino basándose en su intuición, como en el caso
presentado.

Debido a que un sistema de suministro de medicamentos e insumos utiliza

numerosos formatos o documentos, los responsables se sienten a menudo
agobiados bajo «montañas» de datos y tienen dificultades en el análisis y
utilización de muchos de ellos para mejorar el proceso de toma de decisiones.

Por lo tanto, el contenido de los sistemas de información debe limitarse a la

cantidad mínima de información que pueda, razonablemente, pedirse a los
responsables en los establecimientos, y que pueda analizarse en forma
sistemática para los fines de toma de decisiones y retroalimentación. La regla
a seguir es muy sencilla: «no reunir datos que no se vayan a utilizar».

Para entender la importancia de un Sistema de Información es necesario

precisar la diferencia ente dato, data e información:

Los datos son una representación de las observaciones que tienen lugar en el
mundo real. En sí mismos, los datos pocas veces son útiles y solamente
adquieren significado después de haber sido ordenados, tabulados y
procesados en un formato más utilizableS>.

La data la constituyen los datos que han sido ingresados a un sistema

informático para facilitar su ordenamiento, tabulación y análisis.

La información es un conjunto ordenado y coherente de datos que se puede

evaluar para un uso concreto; es decir, son datos procesados y suficientemente
situados en un contexto como para hacerla coherente.

53 La Gesti6n del Suministro de Medicamentos - MSH.

Procaa MI SislIU ,. s.ioislrI" 11. . . . ." . 1 _ lO oIlIitistIrio ,. _ . DIGEIIID

 Ejemplo:

El Centro de Salud San Juan, perteneciente a la DISA loreto, reporta

dato de consumo en el último mes 9.000 tabletas del medicamento Cloroq
250 mg.

¿Es normal este consumo? Seria dificil contestar sin realizar un análisis.
se manifestó anteriormente, el dato en si pocas veces es útil.

los datos se pueden convertir en información al comparar el consumo

último mes con el consumo de los meses anteriores.

Para el ejemplo, supongamos que el consumo promedio mensual de tres m

anteriores está por las 3.000 tabletas.

El análisis consiste en realizar la comparación de los consumos y podrfa

expresarse como un incremento de consumo del 300%, el cual se puede deber:
al incremento de casos, a que en los meses anteriores existió desabastecimiento
del producto, a un subregistro del consumo en meses anteriores, entre otras
múltiples causas que se deberán investigar para la toma oportuna de decisiones.
sea del tipo correctivo o preventivo.

El Director de Medicamentos, Insumos y Drogas y

el Responsable da Informaci6n del caso
presentado al inicio debieron considerar an todo
momento la importancia qua tiane la oportunidad
y calidad de la informaci6n para el análisis y la
toma de decisiones en la gesti6n del suministro de
medicamentos e insumos

1.2 El Sistema de Información para el SISMED:

Está formado por documentos de movimientos fisicos y económicos (recetas,

boletas de venta, guias de remisión, etc.), formatos de comunicación de datos
(formato ICI, IME, entre otros), informes retroactivos (retroalimentación) y los
procedimientos que rigen la utilización y el flujo de información ascendente.y
descendente del sistema (desde el establecimiento hasta el nivel central y
viceversa).

la información permanente se centra en los ingresos y en las salidas de

medicamentos e insumos, movimiento económico, control de calidad de la
información, en el uso de los medicamentos o en otros aspectos propios de la
institución.

los informes deben incluir información cuantitativa y descripciones breves de

procesos, problemas básicos y acciones de seguimiento.

Pro d.1 SitIO.' d. SuIli'istII d.lI.di I._.n .llIinislOri, d. Selud· OIGEIlIO

 Para lograr la eficacia y utilidad del sistema se debe tener en consideración lo
siguiente:

• Presentación clara de la información.

• Retroalimentación de la información a los que la proporcionaron.

• Seguimiento permanente.

1.3 Funciones del Sistema de Información para la

gestión del Suministro de Medicamentos e Insumos:

Entre las principales funciones del Sistema de Información :

• Sintetizar el gran volumen de datos generados por las actividades del

sistema de suministro de medicamentos e insumos. para después reducir
estos datos a información que se puede utilizar en la planificación de
actividades. en la estimación de la demanda. en la asignación de recursos
y en la supervisión y evaluación de las actividades.

• Mejorar la responsabilidad del personal. Gran parte de las operaciones de

registro de datos en documentos y comunicación tiene como finalidad
crear un rastro en papel (archivo físico) que permita controlar los
medicamentos e insumos que entran o salen del sistema de gestión de
suministro de medicamentos e insumos.

1.4 Perfil del responsable del Sistema de Información:

Se recomienda que quien vaya a asumir la responsabilidad del Sistema de

Información del SISMED tenga conocimientos básicos en:

• Manejo de herramientas informáticas y conocimiento de Word. Exceli.

Access, Power Point, entre otros.

• Habilidades para el tratamiento de información.

• Manejo de base de datos.

• Conocimiento básico sobre medicamentos e insumos (qué son. descripción

correcta, diferencias entre medicamentos e insumos).

• Conocimiento en hardware.

• Capacidad para relacionarse con otras personas.

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i;: FLUJOGRAMA DE LA INFORMACiÓN EN EL SISTEMA DE SUMINISTRO

JIl DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
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H, Cs, Ps
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 Los componentes básicos del Sistema de Información están representados
por los documentos que constituyen la base de dicho sistema y se pueden
agrupar en:

• Documentos de registro.

• Formatos para la comunicación de datos.

• Informe de retroalimentación .

2.1 Documentos de registro:

-----------------0
Para obtener los datos relacionados con las actividades de las DISA, DIRESA.
Institutos Especializados, Hospitales o establecimientos de salud, se utiliza una
combinación de documentos de registro, como las recetas, historias clínicas,
Pecosas, guias de remisión, entre otros.

Por regla general:

• Los documentos de registro se mantienen en un lugar único y no circula a

otros departamentos, niveles u oficinas.

• Un sistema de registro eficiente permite a los usuarios una recuperación

rápida de información sobre actividades.

• Simplifica el trabajo de reunir datos cuando se desea preparar un informe.

2.2 Formato para la comunicación de datos:

--------------------10
El formato para la comunicación de datos se diferencia de los documentos de
registro, porque están diseñados para ser transmitidos a otras instancias. Las
copias de los formatos archivados ayudan a crear una pista que permita
controlar el flujo de medicamentos e insumas y su movimiento económico.
Estos formatos documentan el movimiento de ingresos y salidas (lel, IME,
FERG) y los informes periódicos mensuales y anuales (por ejemplo, conteos
físicos e inventario).

En las DISA y DIRESA cada establecimiento de salud individual envía los

formatos - de acuerdo con lo establecido por la directiva del SISMED - a los
puntos de digitación. Estos, a su vez, transmiten la información digitada,

1'rI..... dll SiItI., di Smlinistll di IIldi""'nI.. I !...... Inllllinisllri. d. Sal.d· 016EllIO

 consolidada y los respectivos formatos de su jurisdicción a las direcciones de
salud. Estas envlan la información digitada y consolidada al nivel central para
hacer una proyección de las necesidades futuras de medicamentos e insumos.
revisar presupuestos y evaluar la utilización de los medicamentos e insumos
según el nivel de responsabilidad.

los institutos especializados remiten información a la DISA o directamente al

nivel central (Oficina General de Estadistica e Informática y DIGEMID).

2.3 Informe de retroalimentación:

A partir de los datos comunicados por los establecimientos de salud y

Almacenes Especializados y Subalmacenes se genera información que es
utilizada para los informes analiticos. Estos informes de retroalimentación
cumplen dos finalidades principales:

• Abordar los problemas evidenciados por los informes de situación y

• Analizar cuál ha sido el rendimiento de cada establecimiento o almacén

que ha informado, con relación a otros similares.

Normalmente, los informes se devuelven a los establecimientos y almacenes

que inicialmente recogieron y proporcionaron los datos. la experiencia ha
demostrado que una retroalimentación regular es una de las maneras más
provechosas de mejorar la calidad de los datos y de motivar para el
cumplimiento del envío de información. Cuando el personal ve que se está
haciendo uso de sus datos, se hace más consciente de la importancia de su
recogida.

los niveles del Sistema de Información que están informatizados deben contar
con pautas claras para la introducción, el mantenimiento y archivo de los datos,
as! como para la preparación y distribución de informes estándar de
retroalimentación. Además, a menudo es necesario contar con procedimientos
para la realización de análisis periódico y para el intercambio de información
entre distintos niveles del sector.

En el caso presentado, el Director de Medicamentos,

Insumos y Drogas y el Responsable de Informaci6n
debieron controlar el cumplimiento de entrega
oportuna de los formatos de comunicaci6n de datos
por parte de los establecimientos de salud, y asf
evitar los inconvenientes que se presentaron para el
análisis de informaci6n.

Procesos d.1 Si.l.,., d. SuMinistro d.ll.dic•••ntos.lnsuMos.n .lllini.!••• d. S.lud· DIGEIIID