Sesion 3 - Documentos - Saldos Iniciales PDF

SIIGO Versión 5.
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
DEFINICION DE DOCUMENTOS
Y SALDOS INICIALES
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SIIGO Dejando huella...........
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................... 2
1. DEFINICION DE DOCUMENTOS ................................................... 3
2. DOCUMENTOS .............................................................................. 3
2.1. FACTURA DE VENTA ............................................................................ 5
2.1.1. OTROS DATOS DE LA FACTURA................................................................... 9
2.2. REGISTRO DE COMPRAS ................................................................... 11
2.3. COMPROBANTE DE EGRESO............................................................... 15
2.4. RECIBO DE CAJA ............................................................................... 18
2.5. DEVOLUCIÓN DE FACTURA................................................................ 22
2.6. DEVOLUCIÓN DE COMPRAS............................................................... 26
3. SALDOS INICIALES .................................................................... 30
3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE .................................................. 30
3.2 SALDOS INICIALES CARTERA............................................................. 36
3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO ....................................................... 38
3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES ............................................... 41
3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS
INICIALES ............................................................................................... 44
4. FUNCIONALIDADES DE ENTRADA DE COMPROBANTES .............. 45
4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES ......................................................... 45
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Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com
INTRODUCCION
El proceso de parametrizacion de los documentos es uno de los ejes centrales en la

implementación del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran
todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan
para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de
la implementación, así como la obtención de informes útiles y exactos.
Además en la cartilla que presentamos a continuación nos permitirá conocer como

es el proceso de definición de documentos preimpresos o tipografiados con el fin de
maximizar la utilización del mismo y poder imprimir sobre la papelería del propio
usuario.
Después de tener toda la parametrizacion podemos ingresar a elaborar el

presupuesto contable de centros de costo, inventarios y vendedores con el fin de
ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de Gestión y
administración.
Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas
tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima información y
además oportuna.
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1. DEFINICION DE DOCUMENTOS
Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:
¾ Tipos de documento
¾ Numeración
¾ Formas de impresión
¾ Cruces de documentos
¾ Documentos Contables y Extracontables
¾ Clasificación tributaria
Tipo de documento: SIIGO cuenta con 23 tipos de documentos que tienen como
objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para
cada uno de ellos.
En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía

requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones
comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra,
que indica el tipo de documento que se está trabajando.
La ruta para definir cada uno de estos documentos es:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de

Documentos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos.
2. DOCUMENTOS
A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación
de activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás
partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite
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contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de

moneda extranjera.
B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de

Produccion, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de
producción.
C – Nota Crédito: Documento que permite tener control contable de las notas
crédito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son
dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.
D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas
debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa
hacia los proveedores.
E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las

bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura.
F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la

facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización.
G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes

pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.
H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se

presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios,
perdida de mercancía, etc.
J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones

de mercancías o devolución de facturas.
K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los

costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción. Documento
únicamente utilizado en el modulo de Produccion
L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos
que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales,
Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.
N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas

internas de contabilidad.
O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la

transformación de materia prima a producto terminado.
P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de

las compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o
propiedad, planta y equipo.
R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por

cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte
de los clientes.
S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y

posteriormente va a ser facturada.
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T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a

otra.
V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de

los productos de la empresa.
Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de

mercancía hacia los proveedores.
Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las

solicitudes de mercancías hechas por los clientes.
I – Requisición: Documento de tipo extracontable que permite realizar la solicitud

de un activo fijo al departamento de compras. Es utilizado cuando se tiene
instalado el módulo de Activos Fijos.
M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento de tipo extracontable que

permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores. Se utiliza cuando se
tiene instalado el módulo de Activos Fijos.
U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control sobre las

devoluciones de mercancías realizadas por los proveedores
Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán

los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes
campos que los componen.
2.1. FACTURA DE VENTA
El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente las

cantidades y los valores correspondientes al producto vendido, afectando la
correspondiente carga tributaria.
Los campos que se deben diligenciar son:
¾ Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta

999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas,
sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.
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¾ Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la

utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el
momento de la captura.
¾ Numeración Inicial. Número desde el cual quiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.
¾ Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar
documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el
modulo de documentos o por el modulo de contabilidad.
¾
¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la

genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.
¾ Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere

capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.
¾ Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de
acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en
una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las
formas minerva de comercialización genérica.
¾ Número de Copias. Número de copias que desea en la impresión de un
documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta
utilizando para este proceso.
¾ Título. Digitar el título del comprobante que está parametrizando. Este
aparecerá en el momento de la impresión estándar.
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¾ Leyenda. Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento

estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código
actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del
documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción
se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se
asemeja…”
¾ Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene
unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar
esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en
el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”
¾ Actualiza e Imprima. Seleccionar la casilla si desea que una vez se
termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.
¾ Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento lo utilizan en más de
una terminal al mismo tiempo.
¾ Redondea cifras. Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se
aproxime al peso.
¾ Actualiza Inventario. Seleccionar la casilla si la factura de venta es el
único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que
una vez realice una factura se descargue el inventario).
¾ Número de Vencimientos. Si la empresa genera facturación a plazos se
debe asignar el número de plazos máximos que es posible utilizar en el
proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999
vencimientos.
¾ Desc. en Producto. Seleccionar la casilla si en el proceso de facturación se
realizan descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado,
simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.
¾ Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la
contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Es importante
anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla de la
columna de descuentos dentro del recuadro de descuentos y cargos para
que no disminuya la base para el cálculo del IVA.
¾ Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de
acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la factura de
venta (Pedido – Cotización – Remisión). Este cruce permite traer la
información que se ha capturado en un documento anterior.
Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los
procesos y necesidades de cada compañía:
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Pedido Cotización Remisión Factura de Venta
¾ La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se

podrán cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa.
¾ Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.
¾ Consolida Productos de Remision/Pedido en la impresión: Al

seleccionar esta opción el Al marcar esta opción el sistema en la impresión del
documento mostrara sumadas las unidades de un mismo código de producto que se
repitan en varias remisiones o pedidos que crucen en la factura de venta.
¾ Ctas ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención

de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355180000.
¾ Ctas ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el
PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
¾ Cta Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención

de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355170000.
¾ Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden

definir tres cargos y tres descuentos.
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En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la

retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la
tercera casilla de descuento.
En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor

de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para
el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe
asignarse la cuenta del IVA Generado. A cada descuento y cargo se le debe
asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente.
Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta

definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios.
2.1.1. OTROS DATOS DE LA FACTURA
¾ Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es

estándar con el prototipo ya definido por el sistema seleccione la forma
como muestra impreso los descuentos. Imp.Stand (Si se tiene definido
descuento en producto, en la impresión coloca el valor de neto únicamente),
Dsc.x item (En la impresión trae discriminado el valor del descuento y
cargo por ítem de la factura), dsc.Unitario (Genera impreso el valor del
producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado.
¾ Numeración Autorizada DIAN. Número de autorización para factura de la

DIAN, para que sea impreso como requisito legal de la factura.
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¾ Numeración Autorizada. Corresponde a la numeración autorizada por la

DIAN, el cual se debe digitar en el siguiente orden: en la primera casilla el
prefijo de la factura, en la segunda casilla la numeración desde y en la
tercera la numeración hasta.
¾ Fecha Autorización. Fecha en la cual fue autorizada su facturación.
¾ Recalcula IVA en el Total. Campo en el cual se indica si en el proceso de

facturación se requiere asignar manualmente el valor del IVA. En caso de
manejar IVA diferencial esta opcion no debe marcarse
¾ Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de

facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos).
¾ No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca

esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la
opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , el
sistema solicitara la confirmación de la impresora una sola vez y con esta
imprimirá todos los documentos enviados. Esto aplica tanto en la impresión
de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos
antiguo y nuevo.
Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el

sistema:
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¾ Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta

opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos
decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.
¾ Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el

sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo
contrario imprime cinco decimales.
Finalmente se puede digitar un mensaje fijo para la factura si lo desea en la

impresión.
2.2. REGISTRO DE COMPRAS
Dentro los documentos tipo P se pueden definir hasta 999 comprobantes diferentes,
que pueden ser utilizados para las diferentes compras de inventarios, compras de
activos fijos y otras causaciones que representen una deuda adquirida con un
tercero.

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¾ Numeración Inicial. Número desde el cual se quiere empezar a generar el
consecutivo de comprobantes.

¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la

genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.
¾ Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que se

requieren capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo
250 ítems.
¾ Número de Copias. Número de copias necesarias en la impresión de un
documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta
utilizando para este proceso.
¾ Título. Hace referencia al título del comprobante que está parametrizando.
Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.
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¾ Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento

estándar se impriman los datos de Nombre de la empresa Nit. En el
encabezado del documento.
¾ Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del
documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos
documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta
opción, se debe elaborar el diseño del documento.
¾ Actualiza e Imprima. Seleccione la casilla si desea que una vez se
¾ Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento es utilizado en más de
una terminal al mismo tiempo.
¾ Redondea cifras. Seleccionar la casilla si es necesario que los registros
sean aproximados al peso.
¾ Número de Vencimientos. Si en la empresa se genera facturación a
plazos, se debe asignar el número de plazos máximos a utilizar en el
proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999
vencimientos.
¾ Cruce O.Compra/N.Ent/No cruza (C/E/N). Asignar la letra de acuerdo
al tipo de documento que se quiere hacer antes del registro de compra
(Orden de Compra – Nota de Entrada). Este cruce le permite traer la
información que se ha capturado en el documento anterior.
Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los
procesos y necesidades de cada compañía:
O. de compra Nota de Entrada Registro de Compra
¾ Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si se quiere hacer obligatorio el cruce

expuesto anteriormente.
¾ Actualiza Inventario. En el caso en que la factura de compra sea el único
documento que se utiliza en el proceso de compras de inventario (esto para
que una vez realice una compra se cargue el inventario), se marca esta
opción.
¾ Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si se desea hacer la
contabilización de la retención en la fuente al momento de grabar el registro
de compra. Cabe anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la
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tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del

registro de compra.
¾ Imp. Certificado. Seleccionar la casilla si se requiere que una vez realizada
una contabilización genere el certificado de retención de ese documento.
¾ IVA a Rég. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el
IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.
¾ ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000.
¾ Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.
¾ Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden
definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores
que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en
la compra.

retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera
casilla).

de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base
para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe
¾ No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marcar

antiguo y nuevo.
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Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

2.3. COMPROBANTE DE EGRESO
El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas

de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores.
Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas

continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento
tipo G por cada Banco.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso,

solo de definirá un tipo.
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¾ Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura
referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en
el momento de la captura.
¾ Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual se quiere empezar a
generar el consecutivo de comprobantes.

modulo de documentos o por el modulo de contabilidad
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¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración sea

generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo
contrario se deja en blanco.
¾ Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere
¾ Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de
¾ Número de Copias. Asignar el número de copias que se desea en la
impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y
el papel que se está utilizando para este proceso.
¾ Título. Corresponde al título del comprobante que está parametrizando.
Este aparecerá en el momento de realizar impresión estándar del
documento.
¾ Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la
compañía.
documento NO lo es estándar, sino que la empresa ya tiene formatos de
documentos previamente establecidos y/o tipografiados. Al seleccionar esta
¾ Actualiza e Imprima. Al seleccionar esta casilla, se indica al sistema que
una vez se termine de digitar el documento sea salvado o guardado y luego
sea generada la impresión.
¾ Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento es utilizado en más de
una Terminal en forma simultánea.
¾ Redondea cifras. Seleccionar la casilla si es necesario que los registros
¾ Cuenta Banco. Digitar el código de la cuenta del Banco que más utilizado
para girar, este código puede ser modificado o cambiado en la elaboración
del comprobante de egreso.

antiguo y nuevo.
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2.4. RECIBO DE CAJA
El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de

dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de
clientes o anticipos.
Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada
caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes.
Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso

solo se definirá un tipo de recibo.
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¾ Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual se quiere empezar a

generar el consecutivo de comprobantes

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¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla para que el sistema genere la

generación en forma automática.
¾ Número de Ítems. Hace referencia al número máximo de ítems o filas a

capturar dentro de un comprobante; se pueden definir máximo 250 ítems.
¾ Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Pág. Si la impresión generada es estándar

de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccionar S si se quiere en
¾ Número de Copias. Asignar el número de copias que desea en la impresión

de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel
que se está utilizando para este proceso.
¾ Título. Corresponde al título del comprobante que está parametrizando.

Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.
¾ Leyenda. Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento

estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit.

documento NO se realiza de manera estándar, sino que la empresa ya tiene
unos formatos de documentos previamente establecidos y/o tipografiados.
Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.
¾ Actualiza e Imprima. Al seleccionar la casilla se indica al sistema que una

vez se termine de digitar el documento, sea salvado y luego genere la
impresión.

una terminal en forma simultánea.
¾ Redondea cifras. Seleccionar la casilla para que los registros contables

¾ Cuenta Caja. Digitar el código contable de la caja en la cual se debe

registrar el ingreso. Este código es posible modificarlo en la elaboración del
recibo de caja.
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¾ Cuenta Interés Mora. Asigne el Código contable de la cuenta donde se

grabarán los valores por concepto de interés por mora.
¾ Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y

no se ha entregado la mercancía.

antiguo y nuevo.


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2.5. DEVOLUCIÓN DE FACTURA
Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la

salida de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución
de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en
compras.
Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos
parámetros de la Factura de venta.

¾ Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual quiere empezar a

22
¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la

genere automáticamente el programa.
¾ Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere

de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que
esta utilizando para este proceso.
¾ Título. Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este
23
¾ Leyenda. Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un

documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa,
dirección, Nit, Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Esta
información es impresa en el encabezado del documento.
aproxime al peso.
contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Cabe anotar
que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la
columna de descuentos en la estructura de la devolución, para que no
disminuya la base para el cálculo del IVA.
¾ Ctas. ICA: Anticipo. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la
cuenta es 1355180000.
¾ Ctas. ICA: Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará
la retención de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas
no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.
retención de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la
cuenta es 1355170000.
¾ Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden
definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que
maneja en la Factura de Venta.
En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la

fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla).

de la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base
para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y
24
cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor

correspondiente.
Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta

definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios.

antiguo y nuevo.

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2.6. DEVOLUCIÓN DE COMPRAS
Las Notas de Devolución se utilizan se utilizan con el fin de reversar la

contabilización y la entrada de cantidades de inventario, en el caso que se haga una
devolución de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en
compras.
Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos
parámetros del Registro de Compras documentos tipos P.

¾ Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual quiere empezar a

26
¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración la

genere automáticamente el programa.
¾ Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere

de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que
esta utilizando para este proceso.
¾ Título. Digitar el título del comprobante que se está parametrizado. Este
¾ Leyenda. Asignar la casilla si se desea que en la impresión de un

documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa,
dirección, Nit, Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Esta
información es impresa en el encabezado del documento.
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aproxime al peso.
contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Cabe anotar
que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la
columna de descuentos en la estructura de la devolución, para que no
disminuya la base para el cálculo del IVA.
¾ IVA a Rég. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el
IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.
¾ ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la
retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000.
retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.
¾ Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden
definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores
que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en
la compra.

retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera
casilla).
En las líneas uno y dos correspondientes a cargos se pueden definir como mayor
valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como
base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta
asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe
¾ No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca

antiguo y nuevo.
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3. SALDOS INICIALES
Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con la que
inicia la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma.
Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:
¾ FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo

inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la
respectiva empresa.
¾ INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información

discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha en la cual
se ingresan los saldos iniciales.
¾ DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con

el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.
RECUERDE: La ruta para definir los documentos es
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de

Documentos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos
¾ CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará

una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de
información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código
999999 y se denomina cuenta puente.
RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Apertura de cuentas

contables.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administracion de cuentas

contables – Apertura
Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible,

Cartera, Inventarios y Proveedores.
3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE
Corresponde a los saldos iniciales de todas las cuentas que registran los recursos
de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente económico y se utiliza
30
para fines generales o específicos; dentro de las cuales podemos mencionar la Caja,
los Depósitos en Bancos y otras entidades financieras.
Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes –
Entrada Comprobantes
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de comprobantes -

Entrada de Comprobantes.
Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es

obligatorio incluirlos, los cuales son:
¾ TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se
va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).
¾ NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999.
¾ NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento

automáticamente, se debe digitar enter.
31
¾ FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.
¾ SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de

saldos iniciales.
¾ CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.
¾ CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se

afectará el movimiento contable.
¾ NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta

cuenta.
RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta

contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros.
¾ DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta

contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.
¾ DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta

incluyendo.
¾ VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra en el

Balance Inicial.
32
El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo

los saldos iniciales, cuenta por cuenta.
RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen
parte del Balance General.
33
NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el

fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.
¾ CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados,

lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de
los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.
34
RECUERDE: La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos

iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar
con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.
Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla
35
3.2 SALDOS INICIALES CARTERA

Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las
facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el
valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto
las que estén vencidas como las que estén por vencer.
36
RECUERDE: Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma
ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L

– Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual
se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el
número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.
Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro

adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento,
número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de
dicho vencimiento)
TIPO DE NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE

DOCUMENTO TIPO DE FACTURA O VENCIMIENTO
DOCUMENTO DOCUMENTO
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este

detallada como por cobrar.
Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes

descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe
utilizar Cuenta Puente con el código 999999.
37
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia
se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por
vencimiento.
RECUERDE
Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO

Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos
con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las
bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.
38
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento

tipo L - Otros y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al
cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el
Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un

cuadro adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se
afectara y la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo
Unitario y al Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo.
Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga el módulo de Inventarios

instalado y la cuenta contable esté amarrada a una tabla de inventarios en la
apertura de líneas y grupos.
39

40
Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada

secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las
cantidades.
RECUERDE
Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla y para
buscar en cualquier opción utilizaremos la tecla ,
(búsqueda alfabética), (búsqueda numérica).
`.
3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES

Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a
una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de
vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas
deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.
Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L

– Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual
se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el
Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un

cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de
documento, número de comprobante, número de la factura, número de
vencimiento y fecha de dicho vencimiento)
41
TIPO DE NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE

DOCUMENTO TIPO DE FACTURA O VENCIMIENTO
DOCUMENTO DOCUMENTO
42
RECUERDE
Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando

la cuenta esta detallada como por pagar.

Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada

secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por
vencimiento.
43
RECUERDE
Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla
3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS

INICIALES
Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en

la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente
manera:
¾ Comprobante del disponible ¾ Caja

¾ Bancos
¾ Corporaciones
¾ Comprobantes de deudores ¾ Clientes
¾ Prestamos a Empleados
¾ Anticipos a Proveedores
¾ Retención en la Fuente
¾ Comprobantes de obligaciones ¾ Pagares
Financieras ¾ Carta de Crédito
¾ Comprobantes de Cuentas por ¾ Proveedores

Pagar ¾ Cuentas por pagar
¾ Anticipo de Clientes
¾ Comprobantes de Inventarios ¾ Saldos por Bodega
¾ Comprobante de Propiedad ¾ Valor Histórico Activos
Planta y Equipo ¾ Valor de la Depreciación
¾ Comprobante de impuestos por ¾ Retencion en la fuente
pagar ¾ Impuesto a las ventas
¾ Comprobante de Cuentas de ¾ Capital Social
Patrimonio ¾ Utilidad del ejercicio
¾ Comprobante de Ajustes por ¾ Activo no monetarios
inflación ¾ Pasivo no monetarios
¾ Patrimonio
¾ Cuentas de resultado
Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el
fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos.
¾ Comprobante de Cuentas de Ingresos
¾ Comprobante de Cuentas de Egresos
44
IMPORTANTE
Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la

información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación
de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de
2006, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha,
ya que el movimiento se inicia en Enero 1 de 2007.
4. FUNCIONALIDADES DE ENTRADA DE COMPROBANTES
La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o

modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración.
En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables

cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos.
4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES
Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo

de:
Entrada Comprobantes - llamar el tipo de comprobante a consultar.

Entrada de Comprobantes. - llamar el tipo de comprobante a consultar.
45
En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O
IGNORA.
¾ IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un

comprobante sin realizar ninguna modificación en el.
¾ ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser
utilizados posteriormente.
¾ BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya

sea en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento
que será utilizado posteriormente.
46
IMPORTANTE
Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al

borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin
salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el
comprobante quedará borrado.
Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:
¾ REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer

hasta el último ítem.
¾ UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del

comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el
comprobante.
RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida

crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.
47

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SIIGO Versión 5.

El proceso de parametrizacion de los documentos es uno de los ejes centrales en la

Además en la cartilla que presentamos a continuación nos permitirá conocer como

Después de tener toda la parametrizacion podemos ingresar a elaborar el

Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:

En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía

La ruta para definir cada uno de estos documentos es:

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos.

contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de

B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de

E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las

F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la

G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes

H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se

J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones

K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los

N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas

O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la

P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de

R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por

S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y

T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a

V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de

Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de

Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las

I – Requisición: Documento de tipo extracontable que permite realizar la solicitud

M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento de tipo extracontable que

U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control sobre las

Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán

2.1. FACTURA DE VENTA

El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente las

Los campos que se deben diligenciar son:

¾ Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta

¾ Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la

¾ Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la

¾ Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere

¾ Leyenda. Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento

Pedido Cotización Remisión Factura de Venta

¾ La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se

¾ Obliga Cruce. Seleccionar la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.

¾ Consolida Productos de Remision/Pedido en la impresión: Al

¾ Ctas ICA: Anticipo. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención

¾ Ctas ICA: Retenido. Cuenta contable en la cual se contabilizará la

¾ Cta Retención IVA. Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención

¾ Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la

En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor

Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta

2.1.1. OTROS DATOS DE LA FACTURA

¾ Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es

¾ Numeración Autorizada DIAN. Número de autorización para factura de la

¾ Numeración Autorizada. Corresponde a la numeración autorizada por la

¾ Fecha Autorización. Fecha en la cual fue autorizada su facturación.

¾ Recalcula IVA en el Total. Campo en el cual se indica si en el proceso de

¾ Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de

¾ No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca

Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el

¾ Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta

¾ Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el

Finalmente se puede digitar un mensaje fijo para la factura si lo desea en la

2.2. REGISTRO DE COMPRAS

Los campos que se deben diligenciar son: