MANUAL DE PROCESOS Y

Fecha: 01-06-2017
PROCEDIMIENTOS
Versión: 1.0
ELABORACION DE PLANILLAS
Código:MPR-RRHH-SA-02

ELABORACION DE PLANILLAS

A. OBJETIVO
Determinar el proceso y sub procesos adecuados para la elaboración de planilla
de sueldos hasta su respectivo pago.

B. PROPIETARIO

El propietario de este proceso es el Analista de Compensaciones, quienes

responsable de actualizar, recabar información, calcular la planilla de
remuneraciones y efectuar el pago correspondiente a los asociados.

C. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Los documentos que hacen referencia a este proceso y que sirven como medios
de apoyo para su objetivo, son los siguientes:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Política Reglamento Interno de Trabajo Aprobado
Documento Manual Organización de Funciones Aprobado
Política Política de Créditos y Cobranza Aprobado
Política Política de Ventas Aprobado
Política Régimen Laboral vigente Aprobado

D. DOCUMENTOS DE ENTRADA
Los documentos necesarios para la realización de este proceso, son:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Formato Vales de descuentos Documento que sustenta el
(amarillos) descuento del asesor comercial,
emitida por el área de Créditos y
Cobranza.
Formato Devolución de mercadería Documento que sustenta el
descuento del asesor comercial
por mercadería no entregada al
cliente
Formato Mercadería de personal Documento que sustenta el
descuento de la venta de
mercadería a los asociados.

Documento Retención Judicial por Documento emitido por el Poder

alimentos Judicial donde se indica el
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porcentaje sobre el sueldo que se

va a descontar.

E. DOCUMENTOS INTERNOS
Los documentos que se manejan internamente, que sirven para el control interno
y para que el propietario del procesohaga un correcto seguimiento del mismo y
así tomar las previsiones según sea el caso:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Formato Altas de personal Relación de asociados ingresantes
durante el mes.
Formato Bajas de personal Relación de asociados cesados durante el
mes.
Formato Vales de adelanto y otros Documento que sustenta el descuento al
descuentos asociado.
Formato Resumen de Movilidades Documento que sustenta la movilidad
asignada al asesor comercial.
Formato Inasistencias del personal Documento que sustenta el descuento por
ausencia al centro de trabajo.
Formato Prestaciones alimentarias Documento que sustenta los vales de
alimentos a recargar en el mes (tarjeta
Sodexo)
Formato Bono adicional Documento que sustenta los ingresos
extras durante el mes a los asociados
Formato Subsidios por Maternidad Documento que sustenta los 90 días de
pre y post parto.
Formato Subsidio por Incapacidad Documento en el que figura el monto en
dinero que se otorga a los asegurados
regulares en actividadcon el fin de
compensar la pérdida económica derivada
de la incapacidad para el trabajo,
ocasionada por el deterioro de la salud.
Formato Descanso médico Es el documento que sustenta el período
de descanso físico o mental prescrito por
el médico tratante, necesario para que el
paciente logre una recuperación física y
mental que le permita su recuperación
total, no significa incapacidad para el
trabajo.
Formato Remuneración vacacional Formato mediante el cual se sustenta la
remuneración vacacional es equivalente a
la que el trabajador hubiera percibido
habitualmente en caso de continuar
laborando. El pago de la remuneración
vacacional se abonará antes del inicio del
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descanso del trabajador.

Formato Gratificación extraordinaria Documento que sustenta el pago por
compra de vacaciones

F. DOCUMENTOS DE SALIDA
Los documentos que se emiten de este proceso, que sirven como control del
mismo, como documentos informativos y como documentos de entrada de otros
procedimientos, son:

TIPO NOMBRE OBSERVACIONES

Documento Resumen de Planillas Documento final que sustenta los
medios de pago (transferencias,
cheques, etc.).
Archivo Formato extensión .txt Archivo estructurado según el
formato del BCP para proceder
con los pagos de remuneraciones.

G. RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades de este proceso recaen en:

ROL PUESTO RESPONSABILIDADES

Analista de Recursos
Elaboración Cálculo de la Planilla
Humanos
Validar Jefe de Recursos Humanos Garantizar el correcto cálculo

H. DEFINICIONES
ARCHIVOS TXT
Es un cuadro de dialogo estructurado según el BCP donde se ingresa de forma
automática el número de cuenta, el nombre del asociado, DNI y el importe a
pagar.

CONTROL DE VACACIONES
Es un cuadro donde se alimenta mensualmente el ingreso y salida de los
asociados, para actualizar las vacaciones gozadas, pagadas y pendientes a la
fecha (todo esto fin de mes).
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I. RECURSOS
TIPO FUNCION OBSERVACIONES

Humano Analista de Recursos

Humanos, Jefe de Recursos
Humanos, Tesorero
Infraestructura Sistemas de Información
(DIMEXA ERP, SGH) y Medios
de Comunicación (correo
electrónico, telefonía celular,
etc.)
Material Documentos Administrativos,
Formatos, Impresora, Material
de escritorio, etc.

J. FLUJOGRAMA

K. DESCRIPCIÓN
1. Validar la información del ingreso de asociados personal que se dio durante
el mes en el formato altas de personal para poder pagar según la fecha de
ingreso.(Ver proceso de Contratación de Asociados)

2. Validar lassalidas del personal durante el mes de la hoja de salida de

asociados, para poder cancelar los días trabajados. (Ver proceso de
Desvinculación del Asociado)

3. En forma diaria alimentar en el sistema de ERP los siguientes descuentos:

MODULO RRHH: Procesos/Vales de descuento.
- Vales de adelanto (blanco)
- Vales de descuentos (amarillo, solo vendedores)
- Otros descuentos (verdes)
- Devolución mercadería (cuando el cliente devuelve mercadería del mes
anterior)
- Movilidad
- Inasistencias
- Mercadería del personal (Boletas de venta del mes anterior) son
levantados en forma automática al sistema con ayuda del área de TIC.
- En el caso de personal cesado durante el mes, revisar si debe
mercadería hasta el último día trabajado.
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4. Ingresar y mantener actualizado los siguientes conceptos fijos al ERP de

cada tarjeta del asociado:

- Remuneración Básica
- Bonificación Voluntaria
- Asignación Familiar
- Movilidad Fija
- Prestaciones Alimentarias Fijas
- Comisión Fija

5. En forma diaria alimentar los siguientes formatos:

CONCEPTOS VARIABLES:
- Comisión variable del mes anterior
- Movilidad variable del mes anterior
- Prestaciones alimentarias variables
- Bonificación por educación
- Bono adicional (días adicionales)
- Otros

CONCEPTOS NO REGULARES:
- Subsidio por maternidad
- Subsidio por incapacidad
- Descanso médico
- Canasta de navidad
- Premios por ventas
- Remuneración vacacional
- Gratificación extraordinaria (compra de vacaciones)

Al término de estos formatos validar la información, para luego ingresarlos

de forma manual al ERP:
MODULO: RRHH/ Procesos/Ingresos adicionales
Concepto por concepto de manera individual

6. Una vez ingresado los ingresos y descuentos al ERP verificar su conformidad

cuadrando los totales.

7. Realizar el interface del ERP al SGHH

ERP: Módulo RRHH/procesos/planilla mensual/selección mes/procesar
Una vez procesada la planilla direccionar el cursor en la parte inferior
izquierda y dar clic en “SGHH” lo cual genera una hoja de cálculo, para
posteriormente importarla y ser leída por el SGHH
SGHH: Modulo: herramientas/Actualizaciones de información/Importación
de información/Proceso de planillas/Importación de movimientos por
conceptos.
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Ubicar y seleccionar hoja de cálculo Excel emitida

8. El sistema SGHH corre en forma automática la planilla de sueldos con los

descuentos de ley ( AFP o ONP, ESSALUD, RENTA DE QUINTA)

9. En forma manual en el sistema SGHH hay que calcular las retenciones

judiciales y descuentos de EPS a quien corresponda.

10. Una vez corrida toda la planilla validar si es conforme.

11. Hacer el resumen de la panilla donde se indica la cantidad a depositar en

cada banco, los sueldos que no se va a depositar y los sueldos que se van a
apagar con cheque; la suma de todos estos conceptos hace la suma total de
la planilla.

12. En el caso de las transferencias en el BCP generar los archivos TXTen base
a la estructura del BCP.Para entregar al tesorero.

13. En el caso de las transferencias en el BBVA solo entregar al Tesorero la

relación con los nombres, DNI, números de cuenta y los importes a pagar.

14. Generar y enviar las Boletas de Pago.

SUB PROCESO
I. RETENCIONES JUDICIALES

1. El Poder Judicial hace llegar a la empresa la sentencia por Pensión de

Alimentos indicando el porcentaje a descontar.
2. Se Arma el file de Retención Judicial por el asociado que corresponda,
donde se archivará la sentencia y los recibos de egreso en forma mensual
3. En el momento de hacer el cálculo de la planilla de la remuneración bruta
se procede a descontar vales de alimento, movilidad, gratificación
extraordinaria, bonificación por educación, así como los aportes del
trabajador es decir Sistema de pensiones y Retenciones de 5ta categoría
si las tuviera para después aplicar el porcentaje según sentencia.
4. Imprimir el Recibo de egresos (2 copias) el mismo que se acompañara
con la boleta de pago del asociado
5. Derivar al Área de Finanzas para el giro de cheque o su respectiva
transferencia.
6. Retorna a Recursos Humanos el recibo de egresos para entregar al
demandante el respectivo cheque o transferencia y hacer firmar la copia
respectiva.
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7. Entregar copia del recibo de egresos para sustento de Contabilidad y el

recibo original archivar en el file de Retención de forma mensual.
8. Cuando el asociado se retire de la empresa, toda esta información del file
de retención adjuntar a su file personal para su archivo definitivo.

II. DESCUENTO EPS

DESCUENTO DEL ASOCIADO

1. Aquellos asociados que cuenten con EPS de su remuneración bruta

en conjuntose procede a descontar vales de alimento, movilidad. Al
resultado aplicar 2,25% el mismo que se divide entre el número de
asociados afiliados, dicha cantidad resultante se descuenta la póliza
individual de cada asegurado según información enviada por la
entidad prestadora de servicios (EPS) obteniendo el importe a
descontar en la planilla de remuneraciones.

APORTE DE LA EMPRESA

1. Paralelamente de forma automática, el sistema SGH descontará el

6,75% a las personas que estén afiliadas a este seguro.

2. En el sistema SGHH, dentro de Modulo de personal/Mantenimiento

de personal/Maestro de personal con fichas completas, seleccionar
la tarjeta de cada asociado y en la ficha “Pensiones y Salud”
habilitar seguro EPS.

III. BOLETAS DE PAGO

1. Una vez terminada la planilla de pagos en el Sistema SGHH imprimir

las boletas de pago.
MODULO: SGHH/ Procesos /Boletas de Pago/ Tipo de
Trabajador/Mes /Oficina-Local /Selección Asociados /Aceptar/
2. En el caso de La sede Arequipa se procede a imprimir las Boletas de
Pago en original y copia
3. Cortarlas y ordenarlas en original y copia, luego sellarlas.
4. Se procede a la entrega de las boletas a cada asociado, de las cuales
una de las copias nos la firma.
5. En el caso de las Sedes, se realiza el mismo proceso, se guarda en
una carpeta para posteriormente enviarlas vía correo a los
administradores de cada Sede
6. En el transcurso de la semana las entregan a los asociados de las
sedes y nos envían una copia firmada para el archivo.
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7. Cuando se tiene todas las boletas firmadas por los asociados de

todas las sedes, se procede a archivar en forma alfabética, por Sedes
y por mes

L. ANEXO
ANEXO DESCRIPCIÓN

M. INDICADORES
Los indicadores que se manejan mediante este procedimiento, son:

INDICADOR OBSERVACIONES

N. REVISIONES
VERSIÓN OBSERVACIONES FECHA
1.0 Propuesta de Recursos Humano 24/01/2017