GENERADOR AUTOMÁTICO DE ASIENTOS CONTABLES

INCARSOFT INFORMÁTICA, S.L.

Calle Ruzafa 28, 1º · 46004 Valencia
Teléfonos: 902 129 100 y 963 810 171
www.contarapid.com · info@contarapid.com
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Contenido:

Introducción _______________________ 2

La empresa: Incarsoft _______________ 3

El producto: Contarapid _____________ 5

 Facturas ____________________ 7
 Bancos _____________________ 9
 Gestor documental __________ 10

Estadísticas _______________________ 11

Casos de éxito ____________________ 12

Beneficios ________________________ 14

OTORGADO POR:

CON LA COLABORACIÓN DE:

 Introducción: 2

Saber gestionar documentos y de una forma más precisa es hoy en día un desafío de gran importancia
para las empresas que cada vez tienen un entorno más competitivo dominado por el dinamismo e innovación en
nuevos formatos y medios tecnológicos que están modificando sustancialmente la forma de trabajar.

El concepto de “cambio” está vinculado a la Contabilidad, de llevar la contabilidad en libros manuscritos

se ha pasado a informatizar todos los procesos debido a la necesidad de las empresas para dar respuesta a los
cambios del entorno tecnológico y económico, y como consecuencia de ello la creciente competitividad.

Contarapid es un software de innovación para el área contable que automatiza los procesos anteriormente
manuales de introducción de datos de facturas y extractos bancarios en su programa de contabilidad ya que
genera automáticamente los asientos contables además de reconocer los datos de estos documentos mediante su
OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

Contabilizar a mano facturas y bancos supone un coste a la empresa en varios ámbitos: la recepción de la
documentación, el manipulado, el archivado y los errores manuales de introducción de datos se reducen
notablemente con Contarapid traduciéndose en una mayor eficacia al obtener más tiempo, aumentar la
rentabilidad y minimizar errores y costes.

Las nuevas tecnologías, han experimentado un importante avance y se han convertido en un elemento de
vital importancia en las estrategias de negocio de las empresas. Ahora es el momento de actuar, de invertir en el
corto y medio plazo. En la situación actual surgen oportunidades y disminuye la competencia, es el mejor
momento para invertir en la rentabilidad de tu empresa. Reducir costes está bien, pero conseguir resultados es
mejor.

Con Contarapid, ¡puedes! porque con Contarapid se simplifican las rutinas de contabilización de facturas
y bancos proporcionando un ahorro significativo de tiempo para poder destinarlo a las cosas que realmente
aportan valor a tu trabajo y repercuten en beneficios empresariales.

Contarapid no es de uso exclusivo para una gran empresa, lo mismo se pensaba en su día del fax, el
ordenador, la telefonía móvil, el correo electrónico, etc. Actualmente todos utilizamos estos medios habitualmente,
sólo hay que adaptar la tecnología al modelo de negocio.

La característica más notable de Contarapid es que dispone de un entorno ágil, dinámico y sencillo,
prácticamente intuitivo adaptándose a los requerimientos empresariales en términos de tiempo, presupuesto y
organización puesto que da prioridad a la sencillez y rapidez en la implantación y a la flexibilidad.

Contarapid se adapta a un entorno informático ya existente sin provocar grandes alteraciones. No

requiere de una formación extensa y permite seguir trabajando con absoluta normalidad durante el breve periodo
de instalación y habituación al nuevo sistema, haciendo que el retorno de la inversión realizada y la rentabilidad
obtenida se genere a corto plazo. ¡Descúbrelo a continuación!
 3 La empresa:
Incarsoft Informática, S.L.

Incarsoft Informática, S.L. nace por la inquietud de unos

profesionales del sector de la asesoría contable y de la auditoría que
buscaban a través de medios informáticos la practicidad y el
aumento de productividad en los procesos contables.

Además de la dilatada experiencia en el sector contable y auditoría

por parte de los socios fundadores, otros puntos fuertes de Incarsoft
Informática, S.L. son:

 El uso de las últimas tecnologías en visión artificial gracias a

la colaboración a través de proyectos de I+D+i con el
Instituto Tecnológico de Óptica, Color e Imagen de Valencia
(AIDO)

 La constante búsqueda de la excelencia por parte de su

equipo humano.

La misión de Incarsoft Informática, S.L. es facilitar a los

departamentos de administración y contabilidad de novedosas
aplicaciones como Contarapid que les permitirá incrementar su
rendimiento y facilitará la realización de tareas periódicas.
 4

“Cuando soplan vientos de cambio, unos

construyen bunkers y otros molinos de viento”

Incarsoft Informática, S.L. asumió el reto de construir su

propio molino de viento en el año 2007 y a principios
del 2008 lanzó al mercado CONTARAPID cuando sólo
existían soluciones extranjeras de elevado coste y un
sistema complejo de implementación en la empresa
que realizaban algo similar.

Mientras no había productos de esta índole en el

mercado, hemos tenido que luchar contra la gran
incógnita: “¿De verdad existe eso?” Sí, existe y
funciona.

Como prueba de que en el 2008 Contarapid existía,

Incarsoft Informática, S.L. gana el Premio Vivero 2008
entregado por SIMO y Fundetec en base a la
innovación y originalidad del software Contarapid, su
calidad, la tecnología y metodología utilizadas, su
aplicabilidad, pragmatismo e impacto en el mercado
así como el valor añadido que aporta a la empresa.

Hoy en día, existen otras empresas que han construido

molinos de viento similares. Algunos de ellos dicen ser
los primeros y han lanzado su producto en el 2010
¿Cómo puede haber sido Contarapid premiado en el
2008 si no es el primero?

Con estos dos años de ventaja en el mercado así como

el sistema que sigue Incarsoft Informática, S.L. de
mejora continua en lo referente a la calidad y servicio a
través de la identificación, implementación y evaluación
de propuestas de mejoras específicas hemos
conseguido que Contarapid cumpla las expectativas de
nuestros clientes.

En estos últimos años nuestros clientes, esas empresas

que han decidido usar el primer molino de viento
nacional, han comprobado cómo se rentabiliza la
inversión realizada al ahorrar en tiempo, costes y
errores en la introducción de datos en sus programas
contables.
 5 El producto:

Contarapid es un software de innovación tecnológica para el área contable que automatiza los
procesos anteriormente manuales de introducción de datos de facturas y extractos bancarios en su
programa de contabilidad ya que genera automáticamente los asientos además de reconocer los datos
de estos documentos mediante su OCR zonal (reconocimiento óptico de caracteres).

No supone ningún cambio de programa contable dado que es compatible y complementario a

cualquier programa contable y además dispone de un formato propio de importación para
integradores.

Con Contarapid también dispondrá de un gestor documental multipuesto en el que podrá localizar
rápidamente tanto una imagen de las facturas como todos sus datos contables evitando la
acumulación de papel en su oficina.

Su arquitectura ha sido diseñada para manejar las situaciones más exigentes como por ejemplo los
despachos profesionales que gestionan muchas contabilidades con un volumen considerable de
documentos. Sin embargo, una pyme que lleve una única contabilidad podrá beneficiarse del sistema
de generación automática de asientos contables de facturas y bancos de Contarapid por sólo 1.500€ o
en modalidad de renting desde 75€ al mes.

Disponer de un software como Contarapid, que reduce tiempos y costes en la introducción de datos de
facturas y bancos en el programa contable, proporciona a las empresas un rápido retorno de la
inversión por medio de una herramienta muy fácil de utilizar y de rápida implantación.

Contarapid dispone de cuatro versiones a la venta además de una versión demostrativa que le
permitirá comprobar su funcionamiento. Las versiones comerciales son las siguientes:

BASIC: una contabilidad

MEDIUM: hasta 10 contabilidades

SUPERIOR: hasta 25 contabilidades

PREMIUM: Sin límite de contabilidades.

 La pieza que falta 6

Contarapid permite que el personal del departamento contable de su empresa

pueda dedicarse a tareas de mayor valor añadido para la misma, es una
herramienta imprescindible que permitirá a las empresas rentabilizar el tiempo
invertido en este tipo de tareas hasta ahora manuales.

Sin importar el tamaño de su empresa o el tipo de industria, sus empleados son los que promueven los
resultados. El éxito en los negocios depende de la capacidad de ofrecer a todos los miembros de la organización
un fácil acceso a la información y a las herramientas que generen el máximo rendimiento posible y eviten tareas
rutinarias de introducción de datos.

Las personas impulsan el éxito de los negocios. Usted ya lo sabe y nosotros también porque trabajamos en
contacto directo con nuestros clientes para diseñar Contarapid.

A continuación, descubra el funcionamiento de Contarapid para facturas, bancos y de su gestor documental y

compruebe a través del uso de Contarapid la importancia que las TIC’s poseen como fuente de mejora de
eficiencia para las organizaciones, automatización de sus procesos internos, aumento de la productividad e
incremento de la competitividad al poder contabilizar automáticamente todas sus facturas y bancos de una
forma rápida y sencilla.
 7
Facturas:
Contabilizar automáticamente facturas con Contarapid es un proceso rápido y sencillo. Contarapid extrae
automáticamente información relevante de facturas emitidas o recibidas, le asigna las cuentas contables
correspondientes y genera automáticamente los asientos contables listos para ser importados al sistema
ERP/contable.

Contarapid soporta diferentes tipologías de facturas:

Recibidas estándar, abonos, rectificativa, bien de inversión, exenta de iva, iva no deducible, iva parcialmente
deducible, intracomunitarias e intracomunitarias abono.
Expedidas: estándar, abonos, exentas de iva, exportación / asimilado, intracomunitarias e intracomunitarias
de abono.

1. Escanear las facturas:

Generalmente las facturas que tenemos que contabilizar están en formato papel, son éstas las que debemos
escanear. Este proceso puede realizarlo cualquier trabajador de la empresa con su escáner habitual.

Se admiten diversos formatos de escaneo como: PDF, JPG, TIFF, BMP y PNG cuya resolución mínima ha de ser
de 300 dpi conforme la configuración general de la que disponen por defecto los programas asociados a su
escáner.

Si usted ya recibe facturas en formato digital (por ejemplo: el PDF de una factura que le envíen adjunto en un
email) evitará tener que escanearlas.
 Facturas: 8

2. Procesar las facturas:

Una vez escaneadas las facturas, mediante un click de ratón le damos a Contarapid la orden de procesado. La
aplicación se minimizará durante este proceso y usted podrá invertir su tiempo en tareas de mayor
productividad.

Contarapid contabiliza automáticamente las facturas procesadas y las vuelca al gestor documental. En caso de
detectar alguna incidencia, se habilitaría el botón “Procesar conflictos” para que un contable intervenga en el
proceso de validación de las facturas.

3. Verificar conflictos:

Contarapid detecta automáticamente los siguientes conflictos:

 Facturas duplicadas: Facturas que ya ha procesado

anteriormente.
 Facturas con fecha fuera de rango: Facturas que no pertenecen
al período de liquidación de I.V.A. en el que está trabajando.
 Incompletas: Algún campo irreconocible (Ejemplo: facturas
deterioradas)
 Desconocidas: Primera vez que se procesa ese modelo de
factura.

4. Exportación contable:

Con un click de ratón, exportará todos los asientos contables de todas las empresas para las que haya
procesado facturas. Esta acción, generará un fichero para que importe todos los datos a su programa contable.
 9
Bancos:
Contabilizar automáticamente bancos con Contarapid es un proceso rápido y sencillo. Contarapid extrae
automáticamente la información de sus movimientos bancarios del fichero de norma 43 que pone a disposición
del usuario la entidad bancaria correspondiente, se le asignan las cuentas contables correspondientes y genera
automáticamente los asientos contables listos para ser importados al sistema ERP/contable.

1. Descargar el fichero norma 43 de su banca online.

El fichero de norma 43 generalmente está disponible a través del sistema de banca online. Este sistema implica
que NO existirán errores en los datos correspondientes a los movimientos bancarios al coincidir con total
exactitud con los descritos y escritos por su entidad bancaria.

2. Procesar el fichero

Una vez descargado el fichero en su ordenador, mediante un click de ratón le damos a Contarapid la orden de
procesado. ¡Disponga de 5.000 apuntes bancarios en tan sólo 2 minutos!

3. Exportación contable:

Con un click de ratón, exportará todos los asientos contables de los bancos de todas las empresas procesadas.
Esta acción, generará un fichero para que importe todos los datos a su programa contable.
 10
Gestor documental:
Contarapid genera un gestor documental de las facturas procesadas
en el cual se podrá ver la imagen original de las facturas así como
los datos contables asociados.

El gestor documental nos permite visualizar todas las facturas

procesadas automáticamente y saber si han sido exportadas (en este
caso se muestra la fecha de la exportación) o no a contabilidad.

También es posible hacer listados imprimibles de facturas y

ordenarlos según los datos almacenados como: proveedor, importes,
CIF, nº factura, subcuentas.

Se pueden realizar búsquedas de documento de un modo sencillo y

ágil, estableciendo la búsqueda en base al tipo de factura, proveedor
o cliente, rango de fechas y/o importes.
 11
Estadísticas:
NO VUELVA A TECLEAR LO QUE HAN ESCRITO OTROS POR USTED
AHORRE TIEMPO EN LA INTRODUCCIÓN DE DATOS DE FACTURAS
Y EXTRACTOS BANCARIOS EN SU PROGRAMA CONTABLE

Para una muestra de 1500 facturas recibidas de distintas empresas en una asesoría contable:

El 78% son introducidas en contabilidad

automáticamente.

Un 12 % precisaron de la validación del usuario con

un único click de ratón para pasar a contabilidad.

Sólo el 10 % precisaron teclear algún dato en

Contarapid para pasar a contabilidad.

Se estima un ahorro del 80 % del tiempo dedicado a la mecanización de las facturas, habiendo escaneado las
facturas y creado los modelos de los proveedores previamente en Contarapid.

El uso de Contarapid en su configuración básica ahorra el 75% del tiempo dedicado a la mecanización de los
extractos bancarios, simplemente indicando una contrapartida por defecto para introducir los movimientos
bancarios del Cuaderno 43 en su contabilidad.

El ahorro del tiempo dedicado a la mecanización de extractos bancarios

puede llegar hasta el 100% gracias al sistema de filtrado de los
movimientos, el cual permite que los asientos se generen con los datos
finales definitivos: desde la contrapartida hasta cualquier otro dato que
acostumbre a incluir en los asientos cuando los introduce de forma manual.
 12
Casos de éxito:
Detalle de implantación de Contarapid para una pyme dedicada al asesoramiento contable, fiscal

La mayor actividad empresarial de mercado de esta empresa se centra en el departamento contable el cual es
el que menor rentabilidad supone a pesar de la gran carga de trabajo para los integrantes del departamento
y su coste en personal fijo y discontinuo.

A continuación se exponen los principales puntos de la problemática detectada:

Equipo humano del departamento contable muy descompensado con un clima laboral tenso debido a la falta
de gestión y liderazgo así como la sobrecarga de trabajo.

Existe un alto índice de personal temporal/discontinuo de baja

cualificación para la grabación de datos y en contraste, un bajo
índice de personal cualificado para el repaso de estos datos así
como el asesoramiento al cliente.

Todo esto, implica una sobrecarga para el personal cualificado ante el

repaso de los datos introducidos generando un alto índice de errores no
supervisados por falta de tiempo así como un déficit de calidad en la
atención al cliente.

Elevada presión y falta de tiempo/personal en determinadas épocas del

año por sobrecarga de trabajo puntual (ejemplo: cierres de trimestres) así
como por el incremento en la entrada de nuevos clientes para este
departamento que supone por una parte el pago de horas extras para el
personal cualificado existente así como la contratación de más personal
de baja cualificación para la introducción de datos.

El gerente de la empresa ha de asumir ante sus clientes los errores de la información contable de manera
periódica y constante. Estos errores implican no sólo un desprestigio en ascenso del trabajo realizado sino una
constante molestia hacia el cliente por tener que facilitar nuevamente la documentación para su revisión y
corrección.

Soluciones propuestas por Incarsoft:

1. Soporte informático:

Adquisición de Contarapid, un software que contabiliza automáticamente facturas y bancos, cuyos

documentos suponen el mayor índice de tiempo y costes de personal para la introducción de datos y su
supervisión.

Al disponer de gestor documental se obtiene una mejor imagen ante el cliente al poder acceder a la imagen
del documento de forma rápida y sencilla para su consulta o modificación contable sin necesidad de ser
solicitado.
 13 Casos de éxito:
1. Reorganización del equipo humano y sus funciones:

Ajustándose al organigrama existente según las directrices de gerencia se propuso un esquema de trabajo en
base a los siguientes aspectos:

Especialización laboral según nivel de mandos y puesto:

En primer lugar se realizó una reorganización de los puestos creando la figura del Supervisor de Operaciones
(contabilidades).

Se creó un SAC de atención al público, formándose a las personas responsables de ello. Se redistribuyeron todas
las tareas administrativas, generando la figura de la pareja estable, con la cual todas las tareas eran cubiertas por
el responsable de ella o por la pareja que sabe desempeñar ese mismo trabajo, con el fin de reducir el riesgo de
pérdida del know-how de la empresa.

Reorganización de horarios mediante el teletrabajo:

Se organizaron los horarios del personal cualificado en base a sus características personales obteniendo mayor
calidad y conciliación entre la vida personal y laboral así como un aumento del 10% en la capacidad de
producción diaria.

Resultados obtenidos

Los resultados obtenidos en la campaña del proyecto fueron inmejorables, ya que la cuenta de resultados dio el
doble de beneficio de lo previsto al inicio del proyecto.

 Reducción de los costes e incremento de rentabilidades.

 Mejora en la planificación del proceso de trabajo diario.
 Mejor clima laboral demostrado en la encuesta final.
 Aumento de la capacidad de producción en un 40%.
 Con el coste de 0,5 personas más, se mejoró la productividad del escandallo en más del 150%.
 Mejor calidad del trabajo, puesto que al ahorrar tiempo en el procesado de las facturas permite el repaso,
punteo y conciliación de todas las partidas contables.
 Eliminación de las horas extras, puesto que la rapidez del software adquirido supuso la llevanza al día de las
contabilidades y reducción de costes con mejora del beneficio empresarial.

En resumen se ganó en calidad de trabajo, en productividad, y sobre todo en una reducción de costes salariales
importante.
 Beneficios: 14

Entre los principales beneficios de Contarapid cabe destacar:

Mejor servicio al cliente, contabilidad al día.

Ahorra tiempo para tareas más productivas
Aumenta la rentabilidad de su empresa.
Reducción y control de errores en la introducción de datos.
Optimización de procesos administrativo-contables.
Gestión documental de sus facturas, oficina sin papeles.
Seguridad, control y organización.
Retorno rápido de la inversión.
Entorno fácil e intuitivo.
Ágil y fiable.
Teletrabajo:

Poder disfrutar de vacaciones en el mes de julio a pesar de tener que liquidar el segundo trimestre de IVA así
como obtener una reducción de la jornada laboral para la conciliación de la vida laboral y familiar, no evitará
la realización de las tareas asociadas a la contabilidad de facturas y bancos gracias a la combinación de
Contarapid y el teletrabajo.

El teletrabajo consiste en el uso de medios informáticos para acceder a Contarapid desde cualquier ubicación
siendo únicamente necesario un ordenador con conexión a internet, algo que actualmente no supone un
problema al ser muy habitual en todos los hogares.

El teletrabajo no exige que la empresa adecue su estructura informática en cuanto a hardware ni software para
que un trabajador pueda llevar a cabo sus tareas.

Todos los sistemas operativos de Windows versión profesional disponen de la utilidad “Escritorio remoto”, un
sistema que permite el acceso a un ordenador desde otro a través de internet. De este modo, una persona
puede trabajar con un segundo ordenador como si se estuviese delante de él y utilizar sus programas,
documentos, etc.

También existen una serie de aplicaciones gratuitas que facilitan este acceso remoto como son TeamViewer,
CrossLoop, etc.

Contarapid también se puede utilizar a través de la red virtual privada (VPN) en caso de que su empresa
disponga de ella.

Podrá contabilizar automáticamente facturas y bancos desde su casa, lugar de vacaciones o donde prefiera sin
tener que ir acompañado de todos los documentos necesarios dado que accederá remotamente tanto a
Contarapid y los documentos digitalizados. Una vez hayan sido procesados podrá importar los asientos
generados a su programa contable también desde la ubicación en la que se encuentre.
INCARSOFT INFORMÁTICA, S.L. · Calle Ruzafa 28, 1º - 46004 Valencia · Teléfonos: 902 129 100 / 963 810 171 · info@contarapid.com · www.contarapid.com