Contabilidad PDF

EnKOnTROL MODULO DE CONTABILIDAD
ÍÍN DICE
NDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 4
INICIO DE SESIÓN........................................................................................ 5
MENU PRINCIPAL ......................................................................................... 6
MENÚ DE PROCESOS DIARIOS: ........................................................................... 6
MENÚ DE CONSULTAS: ..................................................................................... 6
MENÚ DE REPORTES: ....................................................................................... 6
MENÚ DE ESTADOS FINANCIEROS: ....................................................................... 6
MENÚ DE MANTENIMIENTO AL SISTEMA: ................................................................ 6
MENÚ DE UTILERÍAS DEL SISTEMA: ...................................................................... 6
MENÚ DE AYUDA: ........................................................................................... 7
MENÚ DE VENTANA: ........................................................................................ 7
MENÚ SALIR: ................................................................................................ 7
BARRA DE HERRAMIENTAS ........................................................................... 8
MENU PROCESOS DIARIOS ......................................................................... 11
DATOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA .................................................................. 12
A,B,C A TIPOS DE PÓLIZAS ............................................................................. 13
A,B,C AL CATÁLOGO DE CUENTAS ...................................................................... 15
A,B,C A CUENTAS DE INTERFASE ....................................................................... 18
A,B,C A CUENTAS COMPLEMENTARIAS ................................................................. 20
A,B,C A CUENTAS DIFERENCIA CAMBIARIA ........................................................... 22
CARGA DE PÓLIZAS ....................................................................................... 24
RECLASIFICACIÓN DE PÓLIZAS .......................................................................... 28
VALIDACIÓN DE PÓLIZAS ................................................................................. 29
MODELO DE PÓLIZAS ..................................................................................... 31
REPORTE DE PÓLIZAS ..................................................................................... 33
LISTADO DE PÓLIZAS ..................................................................................... 35
ACTUALIZACIÓN DE PÓLIZAS ............................................................................ 37
CIERRE ANUAL ............................................................................................. 38
MENU CONSULTAS ...................................................................................... 39
CONSULTA AUXILIARES ................................................................................... 40
SALDOS PROMEDIO ....................................................................................... 42
DIARIO GENERAL .......................................................................................... 44
DESGLOSE DE SALDOS ................................................................................... 46
RELACIÓN DE SALDOS ................................................................................... 48
LIBRO MAYOR .............................................................................................. 49
SALDOS ..................................................................................................... 51
MENU REPORTES......................................................................................... 52
AUXILIARES MENSUALES ................................................................................. 53
AUXILIARES ANUALES .................................................................................... 56
SALDOS PROMEDIOS ...................................................................................... 59
Versión 7.03 1 de 156 ABRIL-2005

DIARIOS .................................................................................................... 61
LISTADO DE SALDOS...................................................................................... 63
RELACIÓN DE SALDOS .................................................................................... 66
LIBRO MAYOR .............................................................................................. 68
BALANZA DE COMPROBACIÓN ........................................................................... 71
AUXILIAR POR PROVEEDOR .............................................................................. 75
AUXILIAR POR ORDEN DE COMPRA/CLIENTE .......................................................... 78
SALDOS CLIENTE .......................................................................................... 81
MENU ESTADOS FINANCIEROS ................................................................... 84
REGISTRO DE PRESUPUESTOS O AJUSTES ............................................................. 85
DISEÑO DE REPORTES .................................................................................... 87
COPIA DE REPORTES ...................................................................................... 90
MENU MANTENIMIENTO AL SISTEMA.......................................................... 91
COPIA DE PÓLIZAS ........................................................................................ 93
SALDOS ..................................................................................................... 95
Regeneración de Saldos .......................................................................... 95
COMPAÑÍAS Y CENTROS DE COSTO ..................................................................... 97
A,B,C de Centros de Costo ....................................................................... 98
A,B,C de Identificadores ........................................................................ 101
A,B,C, de Cuentas que usan Centros de Costo .......................................... 102
I.V.A. POR ACREDITAR ................................................................................. 103
Fecha de Inicio..................................................................................... 104
Definición de Cuentas de IVA ................................................................. 105
ABC a Control de Pólizas........................................................................ 107
Calculo de Monto de IVA........................................................................ 109
Reporte de Monto de IVA....................................................................... 111
IVA Por Pagar/Acreditar......................................................................... 113
Reporte IVA por Acreditar ...................................................................... 114
Reporte de IVA pendiente por Acreditar ................................................... 116
Generación de Póliza............................................................................. 118
Reporte de IVA por Trasladar ................................................................. 119
Reporte de IVA Pendiente por Pagar........................................................ 121
Generación de Póliza............................................................................. 123
MESES PROCESADOS ................................................................................... 124
TRANSFERENCIA PÓLIZA DE NÓMINA ................................................................. 126
GENERACIÓN DE PÓLIZA DE FLUCTUACIÓN .......................................................... 127
MOVIMIENTOS SIN INTERFASE......................................................................... 129
ABC A EQUIVALENCIAS DE CUENTAS ................................................................. 130
EXPORTACIÓN DE PÓLIZAS ............................................................................. 131
INTEGRACIÓN/ DESGLOSE CUENTA CONTABLE ...................................................... 132
MENU UTILERIAS DEL SISTEMA ................................................................ 134
IMPRESORA ............................................................................................... 136
TRANSFERENCIA DE PROVEEDORES AL CATALOGO DE CUENTAS ................................... 137

DESBLOQUEO DE ACTUALIZACIÓN .................................................................... 138

ELIMINAR BLOQUEO DE PÓLIZAS ...................................................................... 139
USUARIOS ................................................................................................ 140
NIVELES .................................................................................................. 142
RELACIÓN PROGRAMA NIVEL .......................................................................... 143
CAMBIAR DE USUARIO (ADMINISTRADOR) .......................................................... 145
CONTRASEÑA DE PROCESOS ........................................................................... 146
LIBERADOR DE INSTANCIAS............................................................................ 147
ELIMINACIÓN DE PÓLIZAS IMPORTADAS .............................................................. 149
NIVELES POR IDENTIFICADOR DE CC ................................................................. 151
RELACIÓN IDENTIFICADOR CC NIVEL IDENTIFICADOR POR CC ................................... 152
MENU AYUDA ............................................................................................ 154
MENU VENTANA ........................................................................................ 155
MENU SALIR ............................................................................................. 156

Sistema de Contabilidad
Introducción
La Contabilidad es un sistema de registro que tiene como finalidad el

proporcionar información financiera para la acertada y oportuna toma de decisiones
realizadas por una persona o por una organización pública o privada. Antes que se
desarrollara la contabilidad, los negociantes del mundo antiguo advirtieron la
necesidad de mantener registros de sus operaciones mercantiles, deudas e
impuestos, y por ello utilizaron un sistema de registro, muy rudimentario. Con el
tiempo estas técnicas de registro mejoraron y se desarrollaron métodos sencillos de
teneduría de libros, los cuales evolucionaron gradualmente hasta llegar a los
métodos modernos, y más complejos, que se usan en la actualidad. La Contabilidad
fue entonces conocida como “el idioma de los negocios”.
EnKontrol y su módulo sistema integral de contabilidad en conjunto con los

métodos contables actuales brindan con mayor facilidad y flexibilidad información
financiera más completa y detallada. Esta información financiera es valiosa para los
negocios, el gobierno, los bancos e individuos particulares, porque les permite
evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio
de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.
Nuestro propósito básico, es proveer información financiera acerca de una

entidad económica, para lo cual se destaca que el objetivo de nuestro módulo de
contabilidad es: facilitar la toma de decisiones por sus diferentes usuarios
(accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados, etc). En consecuencia,
como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios, se originan diversas ramas o
clasificaciones, de las cuales algunas de los más importantes son los siguientes:
Contabilidad Financiera, que expresa en términos cuantitativos y monetarios las

transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos
económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a
usuarios internos y externos a la organización.
Contabilidad Administrativa al servicio de las necesidades internas de la

administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones
administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones.
Contabilidad Fiscal cuyo objetivo es el cumplimiento a las obligaciones tributarias

de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco.
Se recomienda que sea utilizado solamente por personal autorizado del

Departamento de Contabilidad

Inicio de Sesión
Para iniciar la sesión en el módulo debemos dar doble clic en el acceso directo
que corresponde al sistema de contabilidad:
Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos

solicitará los datos principales para identificarnos y abrir las bases de datos.
Estos datos son:
• Compañía: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de

empresa que deseamos acceder para que sea abierta la base de datos
correspondiente. Campo de 2 dígitos numéricos
• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del

sistema que nos identifica como usuario y que es única. Está compuesta por
un número de usuario de cuatro dígitos y una contraseña (password)
confidencial y personal.
Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene el

menú principal como se muestra a continuación:

MENU PRINCIPAL
El Menú Principal se compone de 9 opciones; éstas le permitirán operar de

manera eficaz y rápida los datos o información contable de los procesos diarios que
se generan en toda entidad operativa. A su vez algunas de las opciones del Menú
Principal se componen de submenús que posteriormente se detallaran.
Describiremos brevemente las opciones del menú principal:
Menú de Procesos Diarios:

Este menú nos permite la captura principalmente de pólizas, así como su
actualización, reclasificación , validación, afectación de saldos, Reporte de
Pólizas y Cierre Anual (Cierre del ejercicio)
Menú de Consultas:
Nos permite desplegar en pantalla diferentes formatos referentes a nuestra
contabilidad, como son consultas de auxiliares, de diario, de libro mayor, de
saldos promedio, balanza etc.
Menú de Reportes:
De la misma manera que las consultas, nos facilita la visualización de datos,
pero la diferencia está en que nos da la opción de enviarlos a la impresora.
Menú de Estados Financieros:

En este menú podemos diseñar los estados financieros que vamos a utilizar
para llevar el control de nuestra contabilidad, así como también, un reporte
mensual de los presupuestos de cada cuenta que exista en nuestro catálogo
de cuentas.
Menú de Mantenimiento al Sistema:

Con la ayuda de este menú podemos dar de alta más centros de costo sin
necesidad de cambiarnos al módulo de Ordenes de Compra, o simplemente
consultarlos, así como señalar que cuentas permiten ser utilizadas por cada
uno de estos. Desde este menú, también se pueden consultar los saldos de las
cuentas a partir de un mes en especifico.
Menú de Utilerías del Sistema:

Nos permite definir los niveles de acceso al sistema y las opciones de menú a
que se tiene derecho según lo establecido en las funciones operativas.
También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o

contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información.

Además nos facilita seleccionar y administrar las características de las
impresoras tanto locales como de red, que tengamos disponibles en el
sistema.
Menú de Ayuda:
Esta opción solo proporciona información de Copyright así como la versión del
sistema.
Menú de Ventana:
Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas
desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera
que podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada.
Menú Salir:
Esta opción no es un menú, es la decisión del usuario para cerrar la aplicación
y salir totalmente del sistema.

Barra de Herramientas
Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes

actividades:
Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto

locales como de red para utilizarse como dispositivos de salida según
convenga en cada momento del proceso diario. Al presionar este botón se
despliega el cuadro de diálogo:
Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

necesitamos ajustar la definición de la impresora oprimimos el botón Setup y
entramos al menú correspondiente. Si no deseamos hacer cambios oprimimos el
botón Cancel.
Salir: Al oprimir este botón el sistema asume que deseamos Salir del Sistema,
pero nos envía la ventana de confirmación:
Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

el botón Aceptar, en caso contrario presione el botón Cancelar.

NOTA: En la esquina superior derecha se encuentra el botón marcado con una X. Al presionar este botón la sesión se
termina automáticamente sin confirmar. Tenga precaución al utilizar esta opción ya que puede perder datos que no
hayan sido grabados a la base de datos.
Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las

sesiones de trabajo en las ventanas de captura son:
Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la

mayoría de las veces una vista preliminar.
Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para

dar de alta un registro en la base de datos, también se puede realizar este
proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + A
Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la

base de datos. También se puede realizar este proceso por medio de las
Teclas rápidas Ctrl. + M
Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo

Al dar de alta el registro para su uso posterior. también se puede realizar este
proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl. + G
Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de

datos. Regresando a la posición inicial de captura en el cuadro de diálogo.
También se puede realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl.
+C
Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de

este botón ya que puede perder información importante. Cuando el registro en
cuestión tiene asociadas otras transacciones en la base de datos, el sistema
NO nos permite borrarlo para mantener la consistencia. También se puede
realizar este proceso por medio de las Teclas rápidas Ctrl.+B
Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos,

facilitando así la selección de las claves o códigos correctos en los campos de
captura de los cuadros de diálogo. Se tiene la opción de las teclas rápidas: F1,
CtrlF1 y/o ALT+F1 dependiendo de la opción a la que se ingrese La pantalla
mostrada varía de acuerdo al catálogo en cuestión.
Salir o cerrar la última ventana abierta. Este botón nos facilita regresarnos a
la ventana inmediata anterior abierta, cerrando correctamente la ventana
actual. En la ejecución de reportes mientras nos muestra la vista preliminar,
este botón nos facilita desplazarnos a la página anterior para revisar su
contenido antes de enviarlo a imprimir. Se encuentra a la derecha del botón
de Siguiente Página.

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente

Página para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.
Este botón nos permite Aumentar el tamaño (Zoom In) de la vista preliminar
para revisar su contenido antes de enviarlo a imprimir.
Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista

preliminar para revisar su contenido y formato antes de enviarlo a imprimir.
Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico
Cabe destacar que cada vez que se selecciona una opción dentro de cualquiera
de los menús, aparece una serie de iconos debajo de la barra de menús y al mismo
tiempo un menú adicional en la parte superior izquierda de la ventana denominado
Edición o Reporte, las opciones desplegadas bajo este último menú, corresponden
a cada uno de los iconos presentados, de esta manera el usuario cuenta con dos
opciones para realizar una misma operación.

ENKONTROL MODULO DE CONTABILIDAD
PROCESOS DIARIOS
MENU PROCESOS DIARIOS
En esta opción, como su nombre lo describe, llevamos a cabo todas aquellas

actividades u operaciones que cotidianamente se realizan en el área contable. Aquí
nos vamos a encontrar pantallas donde podemos dar de alta nuestro catálogo de
cuentas, así como todo lo referente a las pólizas que se generan dentro de la
empresa.

PROCESOS DIARIOS
Datos Generales de la Compañía
Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre , Dirección y RFC de la

Empresa. El usuario final no tiene acceso total a estos datos ya que
automáticamente son campos que se inhabilitan.
En esta ventana se tiene la opción de definir lo siguiente:
• Periodo En este campo se define el mes y año de trabajo.
• Mes Inicial Este campo le permite definir el mes de arranque inicial del
módulo es meramente informativo.
• Dígito Verificador, El usuario puede tomar la decisión de usarlo o no. El

dígito verificador es un “bit” de seguridad que le permitirá y validará la
duplicidad de cuentas contables a primer, segundo y tercer nivel.
• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema

EnKOnTROL llevará una bitácora de procesos especiales que le permitirá
saber lo siguiente:
I. -Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

computo desde donde se realizan cambios y/o modificaciones a
pólizas de subsistemas y/o eliminación total de éstas.

PROCESOS DIARIOS
A,B,C a Tipos de Pólizas
En esta opción, se clasifican las transacciones que se registran de forma

manual o generada por los diferentes sistemas de Proveedores, Clientes,
Inventarios, etc., de los cuales el módulo contable se encargará de fungir como
supervisor de los mismos.
Se tienen varias categorías o tipos de pólizas dependiendo de la naturaleza del

registro contable que se este elaborando o del sistema que la haya generado, los
tipos son:
1 Ingresos 6 Inventarios
2 Egresos 7 Proveedores
3 Diario 8 Clientes
4 Ajuste A Chequera A (Póliza-Cheque)
5 Nómina Z Chequera Z (Póliza- Cheque
La ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento para dar de alta un nuevo tipo de póliza es el siguiente:
• Agregar en este caso un “renglón” con las teclas rápidas Ctrl+ A ó con el
icono que aparece en la barra de herramientas y/o por medio del menú
Edición.
• Tipo de Póliza, aquí debe escribir el número o la letra de la póliza.

PROCESOS DIARIOS
• Descripción, en el cual usted deberá escribir el nombre que hará referencia a

es número o letra de póliza.
• Grabar, La póliza dada de alta se debe guardar y se hace por medio del Menú
Edición, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con
el icono que aparece en la barra de herramientas.
• Si después de grabar un tipo de póliza se quiere modificar, solo hay que

seleccionarlo y en el menú Edición elegir la opción Modif./Borrar, esto
también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl. + M y/o con el icono que
aparece en la barra de herramientas que parece lápiz.
El nuevo tipo de póliza ha quedado registrado. Siguiendo el mismo procedimiento

se pueden registrar tantos tipos como sean necesarios.

PROCESOS DIARIOS
A,B,C al Catálogo de Cuentas
La contabilidad tiene como uno de sus catálogos básicos el de Cuentas

Contables que nos permite registrar todos los movimientos para realizar
nuestros Estados Financieros. Desde el Sistema de Bancos tenemos, a través
de esta opción, el acceso a este catálogo para facilitar tanto su consulta como
su mantenimiento. La ventana que se despliega es la siguiente
El procedimiento para dar de alta una cuenta contable es el siguiente:
• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl+ A y/o con el icono que aparece en la barra
de herramientas.
• Cuenta En este campo se introduce el número de cuenta contable de mayor.

Esta es numérica y de cuatro posiciones

PROCESOS DIARIOS
• SubCta: se escribe el número que corresponde a la SubCuenta de la cuenta

de mayor que se dio de alta, este puede ser hasta de cuatro dígitos.
• SSCta: se escribe el número que corresponde a la SubSubCuenta de esa

Subcuenta y este puede ser hasta de cuatro dígitos.
• Para dar del alta una Scta se busca la cuenta de mayor en el campo cuenta y
se teclea el digito de la Scta., Descripción, Orden y Requiere, se hace este
mismo procedimiento para dar de alta la Sscta.
• Dígito: Este campo aparece el número del dígito verificador dado por el
sistema de manera única para cada cuenta. Este nos permite confirmar
durante la captura que el resto de los números introducidos en los campos de
la cuenta contable son los correctos
• Descripción: En este campo se teclea el nombre de la Cuenta, SubCuenta o

SubSubcuenta contable
• Tipo Contable: Menú descendente en donde se define si la cuenta es de

Activos, Pasivos, Capital o Resultados. con el objeto de tener una estructura
de catálogo universal. Nota: Cuando se trata de una SubCuenta o SubSubCuenta, el
sistema pone por default el tipo contable, ya que se basa en el tipo seleccionado para la cuenta
de mayor.
• Tipo de Resultado: En este parámetro se nos permite clasificar las cuentas

dependiendo de su objetivo, ya sea de Resultados o Balance.
• Transfiere Catálogo Prov/Ctes: Por medio de este botón el sistema nos

permite llevar todos los proveedores y clientes al catálogo de cuentas
contables, conforme a su definición en la opción de Cuentas de Interfase.
• Orden: Menú descendente donde le permitirá definir una cuenta contable

como cuenta de orden, es decir, aquella que no es ni de activo, pasivo o
capital.
• Requiere Proveedores-Orden de Compra y/o Vivienda-Número de

Cliente: Check box que solo y exclusivamente será activado para la cuenta de
interfase de Proveedores y Clientes respectivamente, como por ejemplo:
1103-0000-0000 Clientes (Vivienda, sí existe una empresa Promotora)

2100-0000-0000 Proveedores
• Valida Proveedor: Esta opción deberá activarse si se desea validar el

número del proveedor en la carga de pólizas.

PROCESOS DIARIOS
• Valida Cliente: Esta opción deberá activarse si se desea validar el número del
cliente en la carga de pólizas.
• En el menú Edición se selecciona la opción Grabar, esto también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra
de herramientas
• El sistema solo permite eliminar cuentas si estas no cuentan con movimientos

y/o pólizas generadas.

PROCESOS DIARIOS
A,B,C a Cuentas de Interfase
Aquí se dan de alta las definiciones de las cuentas contables que estarán
recibiendo asientos contables automáticos provenientes de otros sistemas que serán
generadores de información (pólizas) en sus diferentes categorías o clasificaciones,
tales como: Bancos, Documentos por Pagar (Proveedores), Documentos por Cobrar
(Clientes), Inventarios etc.
Estas cuentas le permiten al sistema afectar movimientos relacionados entre

la contabilidad y los sistemas que se hayan definido con interfase y mantener
congruencia entre la información de estos sistemas y la contabilidad.
Llámese Cuenta de Interfase a las cuentas contables que enlazan los diferentes
módulos del sistema con contabilidad. La ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento para dar de alta una cuenta de interfase es el siguiente:

de herramientas.

PROCESOS DIARIOS
• Cuenta se dan de alta los registros a nivel de cuenta mayor, se tiene la ayuda
del F1 y/o binoculares de la barra de herramientas para realizar la búsqueda
de la cuenta que se usará para realizar la interfase.
• Nivel, SubCuenta o SubSubCuenta, al cual se quiere activar la interfase.
• Sistema, se selecciona del menú descendente, el sistema con el que se va a

hacer la interfase.
• Número Inicial y Número Final se escriben los números que hacen

referencia a un rango.
• Desglose Proveedor Se deberá activar esta opción cuando se desee

desglosar el número del proveedor en la subcuenta o subsubcuenta según lo
indique el nivel de la cuenta de interfase.
• Cuando la cuenta seleccionada sea de Clientes o Documentos por Cobrar se

habilitará la opción Afecta SCV (Vivienda) para las empresas que manejan
el modulo de Vivienda, aquí definirán si la cuenta tendrá interfase con ese
modulo o no.
• Grabar, Esto se puede hacer desde el menú Edición ó también se puede

de herramientas
NOTA Solo serán cuentas de interfase la de Bancos, Proveedores y Clientes. Así como sus respectivas Cuentas
Complementarias en caso de usar moneda extranjera.

PROCESOS DIARIOS
A,B,C a Cuentas Complementarias
Cuando se utilizan diferentes monedas para la realización de transacciones con

clientes y/o proveedores, debemos especificar las cuentas contables tanto en
moneda nacional como en moneda extranjera con el fin de reflejar estos
movimientos en la contabilidad. Debemos también incluir una cuenta que acumule la
diferencia entre el importe en pesos y el importe en moneda extranjera para efectos
de cuadre contable. De tal manera que se mantiene la consistencia entre el total en
pesos mexicanos y el total en la moneda extranjera. La ventana que nos permite
realizar esta operación es la siguiente:
El procedimiento para dar de alta las cuentas complementarias es el siguiente:

de herramientas.
• Rango de Cuentas, en Inicial y Final, se escribe el número de la cuenta ó

se puede utilizar el F1 y/o los binoculares que aparecen en la barra de
herramientas para realizar la búsqueda de las cuentas.
• Cuenta Complementaria llevará el registro del diferencial que resulte de la

moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se puede realizar

PROCESOS DIARIOS
de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el parámetro

RANGO DE CUENTAS
• Moneda: Tipo de moneda para la cuenta de moneda extrajera.
• Grabar, Esto se puede hacer desde el menú Edición, ó también se puede

hacer con las teclas rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la
barra de herramientas.

PROCESOS DIARIOS
A,B,C a Cuentas Diferencia Cambiaria
Mediante esta ventana se definen las cuentas de Diferencia Cambiara para

registrar la diferencia del resultado por el tipo de cambio. Cuando se utilizan cuentas
complementarias para la realización de transacciones con clientes y/o proveedores,
debemos especificar las cuentas para la diferencia cambiaria, para el reflejo de estos
movimientos en la contabilidad. Es importante mencionar que el sistema no
determina automáticamente si la diferencia arroja una pérdida o utilidad cambiaria.
La ventana desplegada, es la siguiente:
El procedimiento para dar de alta las cuentas de Diferencia Cambiaria es el

siguiente:

de herramientas.
• Rango de Cuentas, en Inicial y Final, se escribe el número de la cuenta

bancaria ó se puede utilizar el F1 y/o los binoculares que aparecen en la
barra de herramientas para realizar la búsqueda de las cuentas.

PROCESOS DIARIOS
• Cuenta Ganancia Llevará el registro de la ganancia que resulte del pago del
pasivo en moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se
puede realizar de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el
parámetro RANGO DE CUENTAS
• Cuenta Pérdida Llevará el registro de la pérdida que resulte del pago del
pasivo en moneda extranjera contra la moneda nacional. Su búsqueda se
puede realizar de la misma manera que se hizo con las cuentas definidas en el
parámetro RANGO DE CUENTAS

de herramientas para finalizar la alta de la cuenta de diferencia cambiaria

PROCESOS DIARIOS
Carga de Pólizas
En esta opción, se dan de alta cada una de las pólizas que se realizan para
llevar un control de las operaciones diarias de la empresa o de un mes y año en
específico. Aparecerá el formato común de una póliza contable la cual se clasificará
según sea el propósito . Los tipos se visualizan dando un clic en el campo Tipo de
Póliza y en forma ascendente aparecen las diferentes categorías que existen.. Al
seleccionarla aparece la ventana de A,B,C de Pólizas, la cual se muestra a
continuación:
Ejemplos de Tipos de Pólizas:
1. Póliza de Diario
2. Póliza de Proveedores
3. Póliza de Nómina
4. Póliza de Ingresos
El procedimiento para elaborar una póliza es el siguiente:
• Tipo de Póliza: Menú descendente donde debemos definir el tipo que

corresponda al movimiento a realizar
• En el menú Edición se selecciona la opción Agregar , esto también se

puede hacer con las teclas rápidas Ctrl+ R y/o con el icono que aparece en
la barra de herramientas
• Póliza Aparece por default y consecutivamente el número de la póliza. Si

solo se quiere consultar una póliza que ya está elaborada, se escribe el
número de la cual se quieren consultar los datos y se presiona ENTER para
que automáticamente éstos se desplieguen.

PROCESOS DIARIOS
• Fecha: Este campo se refiere al día de elaboración. Sin embargo, sin salir
de la ventana es posible modificar el periodo de trabajo dando doble clic en
el espacio seguido del número de póliza y automáticamente se despliega un
recuadro donde se captura el mes y el año que se va a trabajar.
Anteriormente se mencionó que es el periodo de trabajo, pero apegándose
un poco a uno de los Principios de contabilidad, éste se refiere al Periodo
Contable el cual divide la vida económica de una entidad en periodos
convencionales para conocer los resultados de operación y su situación
financiera por cada periodo, independientemente de la continuidad del
negocio.
• La columna No. es el número de partida o renglón que forman los registros

contables de la póliza.
• Cuenta En este campo se escribe el número de cuenta de la cual se quiere

hacer la póliza. Se puede utilizar la opción de Búsqueda por medio de los
binoculares que están en la barra de herramientas y / o con las tecla de
ayuda F1
• En Mov es el número de identificación que el subsistema creó o asignó. Los

subsistemas de bancos, clientes y proveedores tienen la capacidad de
generar asientos contables automáticos en función del movimiento que les
da origen. A estos tipos de movimientos repetitivos y automáticos, dichos
subsistemas les asignan un número de identificación.
• En Referencia se pondrá el número del documento con el cual se registrará

o identificará el movimiento. Por ejemplo, el número de factura de un
documento por pagar, por cobrar o un número de operación en caso de una
transferencia electrónica. Este campo esta limitado a 6 dígitos.
• En el campo de CC es el número del centro de costo que haya generado un

gasto o costo. Está limitado a tres dígitos.
• En el campo de OC/Cte es el número de Orden de Compra para aquellos

movimientos generados por subsistemas y sólo para aquellas cuentas que
sean o no de interfase. Esta columna será transparente o no necesaria para
capturar el movimiento. Esto se habilita desde la venta de ABC a cuentas
contables.
• En el campo de Concepto es donde capturaremos información

representativa del movimiento, por ejemplo un número de factura o número
de operación bancaria, pago a cuenta etc. Limitado a 40 caracteres en el
campo.
• En el Tipo Movimiento se registra la naturaleza contable del movimiento

registrado. Por ejemplo, si es una cuenta de bancos y es una salida de

PROCESOS DIARIOS
dinero (Egreso), el Tipo Movimiento sería (2-Abono), o a la inversa

entrada de dinero (Ingreso) el Tipo Movimiento sería (1-Cargo). Este se
puede desplegar con la flecha de desplazamiento de opciones ascendentes
según el número de tipo de movimiento que se haya dado de alta. No
solamente existen Cargos y Abonos, también los hay de naturaleza
diferente como: Cargos-Rojos y Abonos-Rojos.
• En Importe es el cuadre de la póliza donde se aplica el principio de partida

doble “a todo cargo corresponde un abono ”.
• El campo de St se selecciona solo para la primera línea.
• En el campo de Status aparece el estado que guarda una póliza

(Capturada, Validada, Actualizada, Bloqueada y Errónea).
I. Capturada: Status que guarda toda póliza basada en el principio de

partida doble.
II. Validada: Status de póliza sin ningún error (posteriormente se

analizará este procedimiento esencial para evitar errores de
información que como su nombre lo indica pasó por un proceso de
validación).
III. Actualizada: Status que guarda toda póliza que ya pasó el proceso
de validación y en la cual los asientos registrados podrán afectar
libros contables o generar las respectivas consultas o reportes.
IV. Error: Status que el procedimiento de validación genera a una póliza

cuyos registros no se encuentren debidamente asentados.
• En el campo de Generada despliega y guarda el nombre del sistema que

haya creado o generado la póliza. Este puede ser: Contabilidad,
Proveedores, Clientes, Bancos, Nómina e Inventarios.
• En los campos de Cargos, Abonos y Diferencia, aparecen las cantidades

respectivas, según la cantidad tecleada en el campo de importe. NOTA En la
captura de una póliza nunca puede existir diferencia entre los cargos y abonos ya que en el momento
que se elija la opción de guardar, el sistema NO lo va a permitir y se tendrá que eliminar la diferencia
neteando los cargos y abonos.
• Una vez terminada la captura de la póliza en el menú Edición se selecciona

la opción Grabar, esto también se puede hacer con las teclas rápidas Ctrl.
+ G y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas para
garantizar el procesamiento de la información de la compañía.

PROCESOS DIARIOS
NOTA En la opción de Eliminar Renglón, para cuentas con interfase (las cuales podemos identificar fácilmente por el
color de la línea que es en gris oscuro y no en blanco como las cuentas sin interfase), el sistema abrirá una ventana
para ingresar la contraseña de autorización la cual no está disponible para cualquier usuario.

PROCESOS DIARIOS
Reclasificación de Pólizas
La reclasificación de una póliza es un proceso muy sencillo, pero primero se

tiene que hacer un Modelo de Póliza, que más adelante se explicará a detalle. La
ventana que se despliega es la siguiente:
El procedimiento es el siguiente:
• Tipo de Póliza, este proceso trabaja con dos tipos de pólizas: Proveedores
y Clientes .
• Se ingresa el Número de Póliza y el Modelo con el cual se va a clasificar,

se tiene la opción de búsqueda para el número de póliza y el modelo por
medio de la barra de herramientas y/o F1; una vez que se ingrese el
nombre del modelo y seguido de un ENTER, automáticamente se tiene una
póliza lista para ser Validada y Actualizarla.
• Una vez que el proceso haya terminado (dependiendo del número de líneas
que cuente la póliza) y revisando que los datos sean correctos, se continua
con la opción de Guardar para que queden grabados los cambios que se
hayan realizado.

PROCESOS DIARIOS
Validación de Pólizas
Validación de la Póliza: este es un procedimiento de ordenamiento y

clasificación de la información registrada y que es correcta en cuanto a que exista el
centro de costo, que haya niveles inferiores de SubCuentas válidos, etc.
Es muy importante que cuando se corra este proceso, estemos seguros de

haber definido el periodo correctamente (esto se hace en Datos generales) ya que es
una validación de forma mensual y no es por un rango de fechas. La ventana que se
desplegará es similar a la siguiente:
El procedimiento a seguir es el siguiente:
• En este proceso se cuenta con dos opciones, de las cuales se escoge la

que más se ajuste a sus necesidades: Tipo de Póliza y Número de
Póliza donde pueden ser todos los tipos o bien un solo rango. Si se
selecciona la opción de Todas, el sistema validará todas las pólizas que
encuentre, ya sea por tipo o por número. Si se selecciona la opción de
Parcial, se habilitan los campos que están a un lado, para especificar el
rango que se desea validar

PROCESOS DIARIOS
• En Status se seleccionan las que se quieran validar. Cabe mencionar que

solo los status definidos como Capturado o Bloqueado pueden ser
Validados, las pólizas con status de Equivocadas el proceso las ignora.
• Se presiona el icono de Procesar, el de la “palomita”, para que genere la

validación.

PROCESOS DIARIOS
Modelo de Pólizas
Dada la magnitud en volumen de pólizas generadas sería un trabajo bastante

exhausto el acomodar los registros contables como se desea y los asientos parciales
que se definieron con anterioridad en los subsistemas y que se registran en las
respectivas pólizas. Difícilmente se tendría una contabilidad al día; sin embargo el
módulo tiene un valor agregado: se le titula “Modelo de Pólizas”.
Este modelo, como su nombre lo dice es una plantilla que al correr el proceso
de Reclasificación de Pólizas (explicado anteriormente), sirve para todos aquellos
registros u operaciones mercantiles repetitivas y que el o los asientos contables son
los mismos.
• Modelo : Se escribe el nombre o título para identificar la póliza.
• Línea : Es el número de la línea del tipo de movimiento. El sistema lo da

por default.
• Cuenta : Se escribe el número de cuenta que se va a afectar. Se puede

utilizar la opción de Búsqueda que se encuentra en la barra de
herramientas y/o F1.
• Afecta CC: Tenemos la libertad de decidir si queremos enviar el

movimiento a un Centro de Costo específico o bien declarar el signo de ?
(este aparecerá en todas las columnas de cada línea que se dé de alta)
para su posterior consulta.

PROCESOS DIARIOS
• En el menú descendente de Descripción aparecen tres opciones:
I. Igual: que tomará la descripción original que se haya capturado
II. Ninguno: que no aparecerá ninguna descripción
III. ?: nos permite cambiar, modificar o alterar la descripción original

del movimiento.
• Naturaleza Es un menú descendente, donde se define la naturaleza del

movimiento, es decir, si la cuenta es acreedora o deudora.
• En el campo del % es el número que determina si se requiere un

desglose a detalle por ejemplo del IVA y del SubTotal, para que el
sistema lo calcule de forma automática.
• Base se define sobre qué se regirá el calculo del porcentaje, puede ser
por el total, por el monto y/o por el IVA.
• Una vez terminada la captura de la póliza en el menú Edición se

selecciona la opción Grabar, esto también se puede hacer con las teclas
rápidas Ctrl. + G y/o con el icono que aparece en la barra de
herramientas
NOTA Estos modelos son solo exclusivamente para pólizas de subsistemas y como podrán observar en la imagen se
empieza a clasificar a partir del la línea número dos ya que la primera jamás se modifica pues su naturaleza original,
la generó el subsistema.

PROCESOS DIARIOS
Reporte de Pólizas
Esta opción prepara la información de todas las pólizas capturadas en un

rango de Centro de Costos, en un rango de Pólizas y Tipo de Pólizas así como su
status, y por un periodo de trabajo. Con una característica al final de la preparación;
es la del parámetro REPORTE RESUMIDO:
1.- Si el usuario escoge la opción Sí el reporte solo nos despliega la

información de: Número de póliza, tipo, fecha, cargos y abonos y su status.
2.- Si la opción es No, el reporte nos despliega el detalle de la información

que contiene la póliza es decir, cuenta, SCta, SSCta, descripción, diferencia, además
muestra los asientos contables de una póliza o de una serie de pólizas.

PROCESOS DIARIOS
• Centro de Costo: En este parámetro se escriben los números de los

centros de costos donde se encuentran las pólizas que queremos
consultar. Puede ser uno solo, o por rango. Se puede utilizar la opción de
Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas
Ctrl. + F1. y/o el menú Reporte
• Póliza, se escriben los números de las pólizas que se quieren consultar.

Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de
herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.
• Tipo Póliza En este parámetro se ingresa el rango de los tipos que tiene
las pólizas que se desean consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar
por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. +
F1.
• Periodo En este parámetro se escribe las fechas inicial y final de la

consulta (mm/aaaa).
• Status, En este parámetro se selecciona la opción que se desee que

tengan las pólizas a consultar.
• Reporte Resumido En este parámetro se selecciona que Si, si no se

quiere un informe tan detallado; en caso contrario, se selecciona que No
y automáticamente se activa la sección titulada Incluir los
movimientos de la Póliza y se determina si se requiere “Todo” o
“Rango por CC”.
• Póliza por hoja Este check box le permite tener el reporte de la(s)
póliza(s) una por hoja. Al activarlo, se activará también la opción de
Incluir Firmas para que en caso se seleccionarla, incluya las firmas en
el reporte.
• El icono que se encuentra en la barra de herramientas para procesar y/o

tener la vista previa del reporte es la “palomita”
• Si se desea Imprimir el reporte, se le da clic en la opción de la

Impresora que se encuentra en la barra de herramientas y/o en el menú
REPORTE.

PROCESOS DIARIOS
Listado de Pólizas
Esta opción prepara la información de todas las pólizas capturadas en un

periodo de trabajo, SIN rango de centro de costo, solo es por tipo de póliza y rango
de las mismas, así como su status, con una característica al final de la preparación.
Este listado es muy semejante al Reporte de Pólizas.
• Póliza, En este parámetro se escriben los números de las pólizas que se

quieren consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por medio de la
barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.
• Tipo Póliza En este parámetro se ingresa el rango de los tipos que tiene
las pólizas que se desean consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar
por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. +
F1.
• Periodo En este parámetro se escriben las fechas inicial y final de la

consulta. (dd/mm/aaaa)

PROCESOS DIARIOS
• Status, se selecciona la opción que se desee que tengan las pólizas a

consultar.
• Reporte Resumido En este parámetro se selecciona que Si, si no se

quiere un informe tan detallado; en caso contrario, se selecciona que No
y despliega el detalle de la información que contiene la póliza es decir,
cuenta, SCta, SSCta, descripción.
• Póliza por hoja Este check box le permite tener el reporte de la(s)
póliza(s) una por hoja.
• Para Procesar la Información y tener una vista previa del reporte se le da

clic al icono “palomita” que se encuentra en la barra de herramientas
• Si se desea Imprimir el reporte, se le da clic en la opción de la

Impresora que se encuentra en la barra de herramientas y/o en el menú
REPORTE
• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir del

menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic
sobre el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de
herramientas.
• Dentro del menú Reporte aparecen otras opciones relacionadas con los
nuevos iconos desplegados:
I. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico
II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a

otra dentro del reporte.
III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

documento para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el
tamaño del documento generado por esta última operación no es
considerado por la impresión.
IV. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para
otras cuentas o para otro centro de costo.

PROCESOS DIARIOS
Actualización de Pólizas
Este proceso, al igual que la validación cuenta con dos opciones, el Tipo de
Póliza y Número de Póliza, donde pueden ser todos los tipos o bien un rango. Este
proceso sólo se puede correr siempre y cuando la póliza esté solamente con status
de validación, de cualquier otro status el procedimiento hace caso omiso a los
movimientos. La diferencia primordial de este proceso y el de validación, es que la
actualización es el paso final para la afectación de libros contables y consulta de
auxiliares, saldos, saldos promedios, generación de estados financieros, etc.
• Tipo de Proceso En este parámetro se selecciona la opción de Actualizar

para efectuar la operación...
• Tipo de Póliza En este parámetro se selecciona si se desean actualizar

Todas ó me manera parcial las pólizas, es decir, solo un rango; en
este caso, se habilitaran los campos donde se insertaran los números de
las pólizas que solo se deseen actualizar. Se puede utilizar la opción de
Buscar por medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas
Ctrl. + F1.
• No. de Póliza En este parámetro se seleccionan si se quieren actualizar

Todos ó de manera Parcial es decir , solo un rango determinado. Se
puede utilizar la opción de Buscar por medio de la barra de herramientas
y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.
• Se oprime el icono de la “palomita” para Procesar la Información.

PROCESOS DIARIOS
Cierre Anual
Los resultados de las operaciones mercantiles se resumen en una cuenta de

capital de un ejercicio fiscal determinado, posteriormente esta cuenta pasa a formar
parte de la cuenta de ejercicios anteriores para efectos de estados financieros. A
diferencia de otros sistemas, ENKONTROL, no borra los movimientos de ejercicios
anteriores y solo traspasa saldos al procesar un cierre anual; es más, se pueden
generar o procesar cierres cuantas veces sea necesario, cabe mencionar que este
proceso no genera ninguna póliza de cierre. La ventana que se despliega es la
siguiente:
El procedimiento es muy sencillo:
• Periodo a Cerrar, En este parámetro debemos teclear el año que vamos a

cerrar
• Cuenta de Resultados es el número de cuenta a la cual vamos a enviar los

resultados.
• Se da un clic en el icono de la “palomita”, para Procesar la Información.

CONSULTAS
MENU CONSULTAS
La terminología contable incluye algunos términos especializados que se

aplican a distintas actividades. Forman parte del vocabulario que utiliza el contador
en el trabajo y su significado tiene importancia para comprender el sistema contable.
Las actividades o los acontecimientos diarios de un negocio se conocen como
transacciones. Éstas incluyen la venta de un servicio o un producto a un cliente, o
la adquisición de servicios o materiales de un proveedor. Cada operación de un
negocio puede afectar los activos o las participaciones (pasivos o capital).
Enseguida se detallan las 7 diferentes opciones de Consulta que proporciona el

módulo y que serán de gran ayuda y utilidad para adentrarse a los movimientos a un
nivel de detalle máximo y en un periodo de tiempo histórico y actual.
En todas las ventanas de consultas deben aparecer rangos por default la

Primera de Cuenta registrada en el ABC a cuentas Contables.
Al entrar en las cualquier consulta aparece un menú adicional llamado

Reporte:

CONSULTAS
Consulta Auxiliares
Esta opción nos permite visualizar los movimientos que se hayan generado en
una cuenta específica a tercer nivel, presentándonos la opción de un periodo o rango
de periodo y con la opción de consultar por centro de costo. Proporciona el saldo
anterior y el actual así como las pólizas que entren en el periodo que se haya
solicitado, la fecha contable, etc. Es importante mencionar que se puede utilizar la
tecla TAB para ir pasando de nivel entre las cuentas contables.
• Cuenta, Scuenta y SSCuenta En estos campos se introduce el número

que corresponde a la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar el
icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas
Ctrl.+F1
• Periodo de y Hasta En estos campos se introducen las fechas que se

quieren abarcar. (mm/aaaa)
• Para Procesar la Información se debe dar clic en el icono que aparece

en la barra de herramientas “palomita” y automáticamente se despliega
toda la información referente a esa cuenta.
• Saldo Anterior y Saldo Actual El sistema nos muestra las cantidades

totales de cada rubro

CONSULTAS
• Si le das doble clic sobre la información el sistema abre la ventana de ABC

a pólizas donde despliega mas información del movimiento.

CONSULTAS
Saldos Promedio
La siguiente opción es la consulta de Saldos Promedios donde las opciones

para el procesamiento operan de igual forma que en la opción de Auxiliares: se
especifica a tercer nivel, mas no solo se puede consultar a ese nivel puede ser a
segundo ó a nivel de cuenta de mayor. Nos da la opción de consultar por un periodo
(mm/aaaa) y por centro de costo. Nos proporciona el saldo anterior y el actual así
como el saldo promedio diario y mensual que resulten de las transacciones
generadas siguiendo el procedimiento de cálculo común para saldos promedios.
• Cuenta, Scuenta y SSCuenta se introduce el número que corresponde a

la cuenta que se desea consultar. Se puede utilizar la opción de Buscar por
medio de la barra de herramientas y/o con las teclas rápidas Ctrl. + F1.
También se puede utilizar los botones ANTERIOR y SIGUIENTE
• Periodo se introduce la fecha que se quiere abarcar (mm/aaaa).
• CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. Con

formato de 3 dígitos numéricos.
• Al darle Clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas

“palomita” el sistema Procesa la Información y automáticamente nos
despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta
• Saldo Anterior y Saldo Actual nos muestra las cantidades totales de

cada rubro.

CONSULTAS
• Promedio, nos despliega la información de nuestro promedio mensual y de

diario.

CONSULTAS
Diario General
Las actividades u operaciones mercantiles se producen cada día, cuando se

realizan inversiones en el negocio, se venden servicios o productos a los clientes, se
efectúan compras a proveedores de artículos necesarios y se pagan cuentas. Estas
operaciones tienen que anotarse de manera ordenada. La forma más elemental de
hacerlo es registrar cada operación en un diario general.
Con este primer paso en el proceso contable el negocio adquiere un historial o

registro completo de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada
operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio
o igual. El asiento que tiene más de un cargo y abono se conoce como asiento
“compuesto”.
En todo momento la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los
abonos (se le conoce como contabilidad por partida doble) y es esencial que se
recuerde cuando se examinen operaciones para asentarlas (registrarlas) en el diario
general. El asiento tiene que estar balanceado para que sea correcto.

• Periodo y Al se introducen las fechas que se quieren abarcar. Con el

formato (dd/mm/aaaa)

CONSULTAS


despliega los movimientos relacionados con dicha cuenta.

CONSULTAS
Desglose de Saldos
Como su nombre lo dice nos presenta el saldo inicial del mes o periodo
solicitado así como sus correspondientes cargos y abonos dando el saldo actual que
se obtiene restando la suma total de los cargos de la suma total de los abonos. De
igual forma también nos presenta el Saldo del Ejercicio. La ventana que se despliega
es la siguiente:

También se puede utilizar los botones ANTERIOR y SIGUIENTE
• Periodo se introduce la fecha que se quiere abarcar. Con el formato

(mm/aaaa).

• Saldo Mensual y Saldo del Ejercicio nos muestra las cantidades totales
de cada rubro.

CONSULTAS


CONSULTAS
Relación de Saldos
Nos presenta la información de un rango de cuentas o específico a nivel de

detalle del movimiento que haya generado y esté presente en el rango de centro de
costo solicitado. La ventana que se despliega es la siguiente:

• Fecha del Reporte se introduce la fecha en que se realiza. Con formato

(dd/mm/aaaa)


• Al darle doble clic en la información procesada, el sistema muestra una

serie de ventanas con el historial de la cuenta.

CONSULTAS
Libro Mayor
Es el nombre que se da al conjunto de cuentas individuales, por lo tanto, si en

el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas será conocida como
una cuenta de mayor y el total de las 100 cuentas será el mayor general. El
siguiente paso en el ciclo contable es pasar (asentar, copiar) la información del diario
a las cuentas individuales del mayor, para lo cual, nuestra consulta es a nivel de
detalle que se requiera y del periodo fiscal que se desee, donde el sistema nos
proporcionará información mes a mes del periodo deseado con o sin centro de costo.
Nos da el saldo inicial, cargos y abonos y el saldo final.

También se puede utilizar los botones ANTERIOR y SIGUIENTE.
• Año se introduce el año que se desea consultar.


CONSULTAS

• Al darle doble clic en la información procesada, el sistema muestra una

serie de ventanas con el historial de la cuenta

CONSULTAS
Saldos
El saldo de la cuenta, o la cantidad restante, es la diferencia entre las

columnas del debe y el haber. Para obtener el saldo de la cuenta que se desee o el
rango de cuentas ya sea por centro de costo o no, a un periodo dado en el tiempo,
se ingresa la información y se procesa la consulta, la cual nos desplegará el saldo a
la fecha del reporte, proporcionándonos la cuenta al nivel de detalle solicitado, su
descripción y el saldo de la misma.

• Fecha del Reporte se introduce la fecha en que se realiza. Con formato

(dd/mm/aaaa)
• CC se escribe el número del Centro de Costo que se quiere consultar. .

Con formato de 3 dígitos numéricos.

Al darle doble clic en la información procesada, el sistema muestra una serie

de ventanas con el historial de la cuenta

REPORTES
MENU REPORTES
El menú de Reportes tiene una función muy similar al Menú de Consultas, la

diferencia es que con este menú, tenemos la oportunidad de imprimir cada una de
las consultas que realicemos, para tener los listados necesarios para el análisis de las
actividades que se registraron u operaciones mercantiles, para lo cual el sistema
brinda esta información financiera a los dueños, administradores y otros grupos
interesados en tomar decisiones sobre las operaciones futuras del negocio.
A continuación se describirán cada una de las opciones que están incluidas en

el menú.
Al momento de entrar en algún reporte aparece un menú adicional llamado

Reporte con las siguientes opciones:

REPORTES
Auxiliares Mensuales
Esta opción nos presenta la información de las transacciones generadas en un

rango de tiempo. Nos despliega la misma información a detalle de la opción del
mismo nombre del menú de Consultas. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de auxiliares mensuales es el siguiente:
• Cuentas : Se introducen los números de las cuentas involucradas en el

reporte, en forma de rango. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la
barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1
• Centro de Costo: Al seleccionar este check box inmediatamente se

habilitan los campos :
I. Inicial y Final, donde se anotarán los números de los centros de

costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el
icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas
rápidas Ctrl.+F1

REPORTES
II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el

reporte nos aparecerá la información de cada centro de costo en
una hoja diferente.
• Fecha de Reporte: En este parámetro se anota la fecha de elaboración

del reporte. Con formato (dd/mm/aaaa)
• Procesar Reporte: Hay varias maneras de procesar el reporte, se puede

hacer con el icono que aparece en la barra de herramientas “palomita” y /o
desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el
sistema despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana
similar a la siguiente:

herramientas.

específico
II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a

otra dentro del reporte.
III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del


REPORTES


otras cuentas o para otro centro de costo.

REPORTES
Auxiliares Anuales
Tenemos está opción para presentar la información a detalle de los registros

contables de un periodo anual o rango de meses dentro de un mismo año. La
El proceso para generar el reporte de auxiliares anuales es el siguiente:
• Cuentas: Se introducen los números de las cuentas involucradas en el

• Centro de Costo: Inmediatamente se habilitan los campos

costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el
icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas
rápidas Ctrl.+F1
II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el

reporte nos aparecerá la información de cada centro de costo en
una hoja diferente.

REPORTES
• Periodo: En este parámetro se anotan las fechas Inicial y Final que abarca
nuestro periodo. Con formato (mm/aaaa)

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic
herramientas.

específico
II. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.
III. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

para visualizarlo mejor en la pantalla. El cambio en el tamaño del

REPORTES
documento generado por esta última operación no es considerado

por la impresión.

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otras
cuentas o para otro centro de costo.

REPORTES
Saldos Promedios
En este reporte podemos revisar nuestros saldos, el saldo anterior y el actual,

así como el saldo promedio diario y mensual que resulten de las transacciones
generadas siguiendo el procedimiento de cálculo común para saldos promedios. La
El proceso para generar el reporte de saldos promedios es el siguiente:
• Cuentas Se introducen los números de las cuentas involucradas en el


costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono
de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas
Ctrl.+F1
II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte
nos aparecerá la información de cada centro de costo en una hoja
diferente.
• Periodo En este parámetro se anota el mes y el año de tiempo que

queremos abarcar en el reporte. Con formato (mm/aaaa)

REPORTES

• Si la vista preliminar es la correcta, se selecciona la opción Imprimir

del menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic
herramientas.

específico

dentro del reporte.

por la impresión.


REPORTES
Diarios
En este reporte se detallan todas las actividades u operaciones mercantiles

que se producen diariamente. Estas operaciones tienen que anotarse de manera
ordenada y la forma más elemental de hacerlo es registrar cada operación en un
diario. Con esta impresión, se podrá llevar un mejor control de los cambios que se
realizan día a día. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de diarios es el siguiente:

• Periodo: En este parámetro se anotan las fechas Inicial y Final que abarca
nuestro periodo. Con formato (dd/mm/aaaa).

REPORTES


menú Reporte, misma operación que puede realizarse dando un clic sobre
el icono en forma de impresora que se encuentra en la barra de
herramientas.

específico

dentro del reporte.

documento generado por esta última operación no es considerado por
la impresión.

cuentas.

REPORTES
Listado de Saldos
Este reporte nos muestra en forma de lista, el saldo total de cada una de las
cuentas seleccionadas. La ventana que se despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de Listado de Saldos es el siguiente:

I. Inicial y Final, donde se anotarán los números de los centros de costo

que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono de
búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1
II. Corte hoja por CC: Al seleccionar esta opción y procesar el reporte nos
aparecerá la información de cada centro de costo en una hoja diferente.

REPORTES
• Periodo En este parámetro se anota el mes y el año de tiempo que

queremos abarcar en el reporte. Con formato (mm/aaaa)


herramientas.
nuevos iconos desplegados

específico

dentro del reporte.

la impresión.

REPORTES


REPORTES
Relación de Saldos
Este reporte nos permite hacer una comparación entre los saldos mensuales y
el saldo anual de cada una de las cuentas seleccionadas. La ventana que se
despliega es la siguiente:
El proceso para generar el reporte de Relación de Saldos es el siguiente:


• Fecha de Reporte: En este parámetro se anota la fecha de elaboración

del reporte. Con formato (dd/mm/aaaa)

REPORTES

similar a la siguiente

herramientas.

específico

dentro del reporte.

la impresión.


REPORTES
Libro Mayor
En este reporte se despliega información más específica y detallada de las

cuentas que tenemos registradas, ya que nos aparece cada una de las cuentas
seleccionadas con los totales de sus movimientos, cargos, abonos y saldos finales,
mes a mes y por cada uno de los centros de costo seleccionados. La ventana que se
El proceso para generar el reporte de Relación de Saldos es el siguiente:


• Periodo En este parámetro se anota el año que queremos consulta. Con

formato (aaaa)

REPORTES


herramientas.

específico

dentro del reporte.

por la impresión.

REPORTES


REPORTES
Balanza de Comprobación
Después que se han pasado todas las operaciones del periodo contable, se
determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se tienen los saldos de las cuentas del
mayor, puede prepararse una balanza de comprobación, la que en sí, no es más que
una verificación del mayor general, para determinar si los saldos deudores y
acreedores son iguales.
EnKontrol proporciona variantes en el tipo de balanza que se requiera, ya sea

por Centro de Costo y Cuenta o por Cuenta y Centro de Costo. La ventana que se
El proceso para generar el reporte de balanza es el siguiente:
• Nivel de Reporte: En este parámetro el usuario selecciona la opción

según el nivel de detalle que se requiera. Se puede utilizar el icono de
búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1. Los
Niveles son:
I. Cuenta de Mayor

REPORTES
II. SubCuenta
III. SubSubCuenta.

• Periodo En este parámetro se anota el Mes Inicial, el Mes Final y Año

que abarca el Ejercicio para la presentación de la balanza.
• Por Identificador, inmediatamente se habilitan los campos de inicial y

final para capturar los identificadores de centros de costo por los que se
quiere filtrar el reporte.
• Por Centro de Costo, inmediatamente se habilitan los campos
I. Inicial y Final: donde se anotarán los números de los centros de

costo que se quieran proyectar en el reporte. Se puede utilizar el icono
de búsqueda de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas
Ctrl.+F1
II. Dentro de este parámetro encontramos otro llamado ORDENADO

POR , el cual nos da la opción de escoger si la balanza la queremos
ordenada por:
A. Centro de Costo y Cuenta y Hoja por CC: si al

momento de imprimir queremos la información de
cada centro de costo en una hoja diferente.
B. Cuenta y Centro de Costo y sin detalle: Solo

aparece la información de la cuenta de mayor.
• Opción En este parámetro aparecen dos formatos de para impresión y son

de:
I. 4 Columnas en esta la información se presenta

igual que en los reportes anteriores
II. 6 Columnas En esta se podrá observar sólo en la

opción de Centro de Costo y Cuenta, donde se
presenta la columna de cargos y abonos del ejercicio

REPORTES
y el saldo actual de la o las cuentas que se hayan

seleccionado.
• Incluir Cuentas en 0 El check box se puede habilitar o no si se requiere

que presente las cuentas aún y cuando su saldo inicial, cargos, abonos y
saldo final sean CERO, es decir que hayan reflejado movimientos dentro de
los periodos establecidos en los parámetros.


herramientas.
nuevos iconos desplegados

específico

dentro del reporte.

REPORTES

la impresión.


REPORTES
Auxiliar por Proveedor
Este reporte presenta la información a detalle de los registros contables de

una cuenta específica para un rango de proveedores en un rango de fechas.
El proceso para generar el reporte es el siguiente:
• Cuentas En este parámetro el usuario selecciona la opción según el nivel

de detalle que se requiera. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la
barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1. Los Niveles son:
I. Cuenta de Mayor
II. SubCuenta
III. SubSubCuenta.
• Proveedores En esta parte se define el rango de proveedores para los

cuales se desea generar el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda
de la barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1.

REPORTES
• Fecha de Corte Inicial y Fecha de Corte Final: En estos parámetros se

determina el periodo que se requiere de información. Este puede ser de un
mes o día específicamente o un rango de meses o días respectivamente.
• Solo Movimientos Actualizados En el check box (cuadro blanco, parte

inferior izquierda de la ilustración anterior) le permite filtrar todos los
movimientos que se encuentren actualizados.
• Mostrar solo movimientos con saldo: En el check box (cuadro blanco,
parte inferior derecha de la ilustración anterior) le permite filtrar la cuenta
que presente saldos mayores a cero.

desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema
despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la
siguiente

herramientas.

REPORTES

específico

dentro del reporte.

por la impresión.


REPORTES
Auxiliar por Orden de Compra/Cliente
Este reporte le permite conocer los movimientos y/o saldos a una fecha de
corte de la cuenta de Bancos, Proveedores, Clientes y también para la cuenta puente
MATERIAL PENDIENTE DE RECIBIR FACTURA, desde la parametrización y arranque
del Sistema EnKontrol se explica previamente la función que tiene esta cuenta
dentro de la Contabilidad de la empresa.
La importancia y función principal es el manejo del Almacén. Por medio de

esta cuenta se pueden contabilizar los bienes y servicios facturados a la empresa con
Entradas de Almacén, dichos movimientos pueden ser inventariados o no
inventariados.
Le permite obtener los movimientos registrados en los Libros contables y la

relación que guardan con su respectiva Orden de Compra por Centro de Costo.
Adicionalmente también le proporciona la misma información relacionada a las
Cuentas por Cobrar.

REPORTES

IV. Cuenta de Mayor

V. SubCuenta
VI. SubSubCuenta.
• Orden de Compra En este parámetro se presenta automáticamente el

primer centro de costo de la tabla y los folios (número de orden de
compra) existentes.
• Clientes : Al activar esta opción automáticamente se habilitan los campos

:
I. Inicial y Final: Se realiza la búsqueda desde el icono de la barra de

herramientas, con las teclas rápidas Ctrl+F1 y/o el menú adicional
REPORTE y la opción de Búsqueda.
II. Centro de Costo Inicial y Final: Se realiza la búsqueda desde el
icono de la barra de herramientas, con las teclas rápidas Ctrl+F1 y/o
el menú adicional REPORTE y la opción de Búsqueda.




REPORTES

herramientas.
V. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico
VI. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.
VII. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

por la impresión.
VIII. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la


ESTADOS FINANCIEROS
Saldos Cliente
Este reporte muestra los saldos de los clientes para la cuenta contable
seleccionada en un rango de fechas.

VII. Cuenta de Mayor

VIII. SubCuenta
IX. SubSubCuenta.

ESTADOS FINANCIEROS
• Clientes En esta parte se define el rango de clientes para los cuales se

desea generar el reporte. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la
barra de herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1.

• Solo Movimientos Actualizados En el check box (cuadro blanco, parte

inferior izquierda de la ilustración anterior) le permite filtrar todos los
movimientos que se encuentren actualizados.

desde el menú Reporte, en la opción PROCESAR IMPRESIÓN y el sistema
despliega la presentación preliminar del reporte en una ventana similar a la
siguiente

herramientas.

ESTADOS FINANCIEROS
IX. Exportar para mandar el documento a un archivo con formato

específico
X. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.
XI. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

por la impresión.
XII. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la ventana de

consulta por si se desea generar un reporte para otras cuentas o para otro centro
de costo.

ESTADOS FINANCIEROS
MENU ESTADOS FINANCIEROS
Con la ayuda de este menú podemos diseñar los estados financieros que
vamos a utilizar para llevar el control de nuestra contabilidad, así como también, un
reporte mensual de los presupuestos de cada cuenta que exista en nuestro catálogo
de cuentas.
Al momento de entrar en alguna de las opciones de menú de Estados

Financieros se habilita automáticamente la ventana EDICIÓN con las siguientes
opciones:

ESTADOS FINANCIEROS
Registro de Presupuestos o Ajustes
Con la ayuda de esta pantalla podemos determinar los parámetros para

determinar un ajuste o un presupuesto a una cuenta determinada. La ventana que
se despliega es la siguiente:
El proceso para generar dicho registro es el siguiente:
• Año se introduce el año en que se está trabajando.
• Tipo, se selecciona si el diseño es
I. Presupuesto
II. Ajuste.
• Centro de Costo, se escribe el número del Centro de Costo al que le va

afectar dicho ajuste o presupuesto. Con formato de 3 dígitos numéricos. Se
puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de herramientas y/o las
teclas rápidas F1
• Cuenta se introduce el número de la cuenta afectada por ese ajuste o

presupuesto. Se puede utilizar el icono de búsqueda de la barra de
herramientas y/o las teclas rápidas Ctrl.+F1

ESTADOS FINANCIEROS
• Solo con Movimiento, si se selecciona, aparecerán las cuentas contables

que tengan movimiento o afectación contable en el periodo seleccionado, si
no se selecciona, mostrará todos los niveles existentes de la cuenta de
mayor asignada.
• Recalcular: Este botón permite hacer la recalculación de los montos

capturados por columna, solo se debe utilizar 1 vez.
• Procesar Información, Es el icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de “palomita”, para generar los campos de cada
uno de los meses, donde escribiremos las respectivas cantidades del ajuste
o presupuesto.
• Guardar: Para guardar los movimientos capturados se le da clic en el

icono de la barra de herramientas o por medio del Menú Edición y/o las
teclas rápidas ctrl.+G
• Si se desea generar un registro para otra cuenta o para otro centro de

costo se repite el proceso.

ESTADOS FINANCIEROS
Diseño de Reportes
Sabemos de antemano que un Estado Financiero es un reporte, para lo cual

en esta opción se diseñan cualquier gama de reportes. Se tiene un total de 998
reportes diferentes que se pueden crear. La ventana que se despliega es la
siguiente:
El proceso para generar el diseño es el siguiente:
• Agregar : Para crear un reporte se le da clic en el icono que aparece en la

barra de herramientas , ó por medio del menú Edición y/o con las teclas
rápidas ctrl.+A
• Clave se introducen cuatro números que harán la función de identificador

de cada reporte.
• Descripción se anota el nombre que se le dará a ese reporte, por

ejemplo: Balance General, Estado de Resultados, etc.

ESTADOS FINANCIEROS
• Tipo Es un menú desplegable donde se selecciona si se requiere un reporte

de tipo Balance General o de Estado de Resultados, teniendo en
cuenta, que el primero es de forma horizontal y el segundo en forma
vertical.
• Guardar.: Se le da clic en el icono de la barra de herramientas o por

medio del Menú Edición y/o las teclas rápidas ctrl.+G
• Se repite el proceso cuantas veces sea necesario para introducir otro tipo
de diseños.
Una vez creado el reporte, se procede a dar de alta los rubros o títulos que
contendrán la plantilla de un Estado Financiero, esto se realiza colocándose en el
renglón del reporte y dando doble clic, posteriormente se abre una pantalla como la
siguiente:
Posteriormente, para ir haciendo el diseño, se da un doble clic en cada una de

las partes del reporte, para que aparezcan ventanas pidiendo la información original
que irá en ese reporte.

ESTADOS FINANCIEROS
A continuación se mostrará la ventana del título, sin embargo, solo es a

manera de ejemplo, ya que en cada una de ellas, el sistema irá solicitando
información diferente dependiendo de que parte está siendo alterada:

ESTADOS FINANCIEROS
Copia de Reportes
Esta opción nos permite copiar los diseños de los reportes que ya generamos a
otras compañías, evitándonos volver a teclearlos. La ventana que se despliega es a
siguiente:
• En la primer ventana, se tienen dos pestañas, una que muestra los

nombres de los Estados Financieros y otra que muestra los Formatos
de las Columnas, que ya se tienen registrados.
• Las dos ventanas de abajo, son las ventanas correspondientes a la

compañía seleccionada y a donde se quieren copiar los diseños.
• El procedimiento es dar un clic en el renglón de la primer ventana y

arrastrarlo a las ventanas de abajo según corresponda a cada una de las
pestañas.
• Se selecciona la opción de Guardar.
Se repite el proceso cuantas veces sea necesario

MANTENIMIENTO AL SISTEMA
MENU MANTENIMIENTO AL SISTEMA
Este menú tiene 5 opciones que le facilitará el funcionamiento óptimo del

Módulo las cuales son:
• Saldos
I. Regeneración de Saldos
• Compañías y Centros de Costo

I. ABC a Centro de Costos
II. ABC a cuentas que usan Centro de Costos
• IVA por Acreditar

I. Fecha de Inicio
II. Definición de Cuentas de IVA
III. Control de Pólizas
IV. Calculo de Monto de IVA
V. IVA por Pagar/Acreditar
VI. Reporte IVA Acreditar
VII. Reporte de IVA pendiente de Acreditar
VIII. Generación de Pólizas
IX. Reporte de IVA por trasladar
X. Reporte de IVA pendiente por Pagar
XI. Generación de Pólizas
• Meses procesados
• Transferencia Póliza de Nómina.
Las otras 5 opciones le ayudan en los procesos diarios de los registros

contables, los cuales se explican a continuación son:
• Copia de Pólizas
• Mov. Sin Interfase
• ABC a equivalencias de cuentas
• Exportación de Pólizas
• Integración / Desglose Cuenta Contable

La vista del menú es la siguiente:
A momento de entrar en algunas de las opciones del Menú Mtto al Sistema, se

enciende dos tipos de menús adicionales, uno de ellos se llama Edición y el otro se le
llama Reporte

Copia de Pólizas
Esta opción le permite realizar copias de un tipo de póliza a otro o bien del
mismo en fechas diferentes, con el fin de facilitar el trabajo. ¿ En que momento
puedo realizar una copia?,
Un ejemplo son las pólizas de Depreciaciones que se realizan mensualmente

ya que lo único que cambian son los cargos y abonos. Son pólizas únicas en cada
mes.
NOTAIMPORTANTE: No se debe realizar copias de pólizas con INTERFASE, es decir NO DE PROVEEDORES,

CLIENTES, BANCOS, INVENTARIOS Y NÓMINA.
• Año/Mes Se escribe el año y mes de la póliza original de donde el sistema

copiará la información.
• Tipo de Póliza, Menú desplegable que presenta todos los tipos de póliza
dados de alta en el sistema, pero solo se pueden realizar copias para los
siguientes Tipos:
I. Tipo Diario
II. Tipo Ajuste.
El sistema Automáticamente le presenta la información de detalle

(fecha, cargos, abonos diferencia y estatus) y los registros de la póliza
original.
• Póliza Nueva se define el Tipo de Póliza (Diario o Ajuste) que el sistema

generará como nueva.

• Póliza se escribe el número, es común que durante un mes pueda generar

un sin fin de pólizas de diario o de ajuste, se sugiere que para el caso de
pólizas de depreciación se determine un número especial que se respete mes
a mes. Por ejemplo: si se determina un rango de pólizas de depreciaciones
sean a partir de la póliza 100 al 115, dicho rango será respetado para cada
mes
• Fecha, En este campo se determina el día contable establecido por política

de registro de pólizas, siguiendo con el ejemplo de pólizas de depreciación,
ésta puede ser el día primero, el 15 o el último del mes.
• Grabar: Una vez que se termine con la captura final de la fecha de la póliza
nueva, se selecciona esta opción del Menú Edición o bien se presiona el
icono representado en la Barra de Herramientas tal y como se presenta en la
siguiente ilustración:
• Para verificar y/o corregir alguna de las partidas de la póliza nueva, se procederá a
realizar dichos cambios en la opción Carga de Pólizas del Menú de Procesos Diarios.

Saldos
Regeneración de Saldos
Esta ventana nos ayuda a que los saldos de un mes y año determinado, se
actualicen.
NOTA IMPORTANTE: Este proceso solo y exclusivamente se realiza cuando existe un problema técnico
generado por agentes externos. Por ejemplo: Problemas con el hardware del servidor, apagones etc.
La ventana es la siguiente:

• Año se escribe el año que se desea actualizar.
• Mes, el mes que se quiere trabajar, este es un menú descendente.
• Password de Validación y Actualización se escribe la contraseña del

personal autorizado para este tipo de movimientos.
• Proceso de Validación y Actualización de Pólizas, se selecciona una

de las tres opciones ahí especificadas.
• Procesar Información, Icono en forma de “palomita”.
• Se repite el proceso las veces que sean necesarias para actualizar otros
meses y/o años.

Compañías y Centros de Costo
Esta opción cuenta con los siguientes sub-menús

A,B,C de Centros de Costo
En esta opción el sistema permite registrar todos los centros de costo

utilizados por la empresa, a continuación se presenta la ventana desplegada para
efectuar su registro:
El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:
• Agregar. Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería
desde el menú Edición
• Centro de Costo Clave correspondiente al centro de costo que se va a

registrar. Es importante señalar que este campo cuenta con tres
espacios alfanuméricos; sin embargo, se recomienda utilizar solo
números para facilitar su orden y utilización, es necesario llenar los tres
espacios del campo. Se puede definir por rangos, por ejemplo
Edificación, Urbanización, Administrativos, etc. También se recomienda
dejar números libres entre centros de costo para una posible adición
posterior de centros de costo del mismo rango.

• Descripción En este campo se define el “nombre “ del centro de costo

al que se hará referencia con la clave arriba asignada, se permiten
máximo 40 posiciones alfanuméricas.
• Descripción Corta Se escribe una abreviación de la descripción

(máximo de 15 caracteres), misma que aparecerá en la impresión de
algunos reportes.
• Estatus Es un menú desplegable con tres opciones, de las cuales se

debe de seleccionar una de acuerdo a lo siguiente:
I. No Utiliza Presupuesto : Si no es necesario comparar y controlar

las compras que se realizan en ese centro de costo con el
presupuesto definido.
II. Valida Presupuesto :Si es necesario comparar las compras con el
presupuesto para que sean autorizadas.
III. Presupuesto Terminado: Si el presupuesto para ese centro de
costo indica que ya no es necesario realizar más compras, se
selecciona la opción.
NOTA: Esta opción de Estatus puede ser modificada posteriormente pero solo por la persona
autorizada para ello.
• Presupuesto Global: Este parámetro es opcional, aquí se establece el

monto total del presupuesto a aplicar en el CC
• Tipo de IVA: : Esta opción afecta el modulo de IVA

I. Por Definir
II. Acreditable
III. No Acreditable
• Valida Presupuesto por Sector: Permite utilizar el presupuesto por

sector, que solo esta disponible para aquellos clientes que lo hayan
solicitado.
• Valida Presupuesto Anual: Permite validar el presupuesto anual para

el centro de costo al que se le active esta opción.
• Valida Vigencia: Valida la vigencia del Centro de Costo.

I. No
II. Con Password
A. Inicio
B. Fin
III. Sin Password
A. Inicio
B. Fin

• Moneda: Tipo de moneda que manejará el Centro de Costo.
• Porcentaje de IVA: Se define el porcentaje de IVA para el CC, en caso

de no utilizarlo el sistema lo calcula desde la ventana de Datos
Compañía
• Validar Tope de IVA: No te permite pasarte del IVA definido para el

CC
• Identificador: Permite asignar el identificador al centro de costo.
• Se selecciona la opción Guardar, si se desea registrar más centros de

costo se repite el procedimiento.

A,B,C de Identificadores
En esta opción el sistema permite registrar identificadores de los centros de

costo utilizados por la empresa, a continuación se presenta la ventana desplegada
para efectuar su registro:
El procedimiento para agregar nuevos centros de costo es el siguiente:
• Agregar. Se puede agregar un “renglón” con el icono que se encuentra

en la barra de herramientas , ó con las teclas rápidas y otra opción sería
desde el menú Edición
• Identificador. En esta parte de captura la clave del identificador que

se está dando de alta.
• Descripción: En esta parte se captura la descripción correspondiente al

identificador que se está dando de alta.
• Se selecciona la opción Guardar, si se desea registrar más

identificadores se repite el procedimiento.

A,B,C, de Cuentas que usan Centros de Costo
Con esta pantalla podemos asignar las cuentas a un centro de costo

determinado. La ventana es la siguiente:
• En la ventana superior aparecen los Centro de Costo previamente

capturados.
• En la ventana inferior izquierda, aparecen las Cuentas Contables

previamente dadas de altas.
• En la ventan inferior derecha, aparecen las cuentas que ya están

asignadas a ese Centro de Costo seleccionado.
• Se da un clic en el renglón que corresponde al Centro de Costo donde

se quieren añadir las cuentas. Automáticamente se desplegarán las
cuentas que puede utilizar y las cuentas que ya tiene asignadas, en las
respectivas ventanas de abajo.
• Si se quiere añadir otra cuenta, se da un clic sobre ella y sin soltar el

mouse se arrastra hacia la ventana inferior derecha, para asignársela.
• Se oprime el icono de Guardar.
Se repite el proceso cuantas veces sea necesario.

I.V.A. por Acreditar
Con motivo de los cambios que sufre la Miscelánea Fiscal: La opción de IVA
por Acreditar se desarrolló siguiendo el procedimiento de la SHCP en donde a partir
de Enero del 2003 se debe pagar el impuesto del IVA mediante los cheques,
transferencias ú otros movimientos reflejados en el Estado de Cuenta Bancario (en el
año 2002 no importaba que estuviera cobrado ó no se pagaba el IVA por el concepto
de cheque expedido).
A continuación se detalla el procedimiento que se debe seguir para determinar

la Declaración del IVA:
En la Barra de opciones principales (Menú Principal) se encuentra el menú

Mantenimiento al sistema, donde encontrará el submenú I.V.A. por Acreditar
que despliega 12 opciones dividida en tres secciones, tal y como se puede observar
en la figura:

Fecha de Inicio
En ésta pantalla se define la fecha a partir de cuándo inicia el proceso para el

pago de impuestos de IVA por medio de la conciliación bancaria, solo se
considerará pagar ó acreditar IVA de los INGRESOS ó EGRESOS que aparezcan
en los estados de cuenta bancarios.
En esta ventana se configura de la siguiente manera:
• Fecha: El sistema solo va a considerar los cheques mayores o iguales a la

fecha definida en este campo
• Crear Póliza: En este campo existen 2 opciones
I. Acumulada:
II. Por Centro de Costo
NOTA: Si se inicia este proceso en meses posteriores a Enero se tomaran en cuenta los movimientos en tránsito
de dichos periodos al que se esta declarando, si la decisión es de tomar los movimientos anteriores al 1 Enero del
2003 NO SE consideraran por el procedimiento aplicado anteriormente para la declaración del IVA.

Definición de Cuentas de IVA
Aquí se definen las cuentas de IVA que van a ser rastreadas dentro de las
pólizas contables y que están relacionadas con los Tipos de Movimientos de Clientes
y Proveedores
Se deben definir previamente las cuentas de IVA en el catálogo de cuentas

contables, tal y como se muestra en las pantallas anteriores, se anexan ejemplos de
cuentas contables en dado caso de que la empresa trabaje desglosando las cuentas
de IVA, por ejemplo por concepto :
Edificación es bien sabido que el IVA de éste concepto se considera costo

Urbanización es bien sabido que el IVA SÍ se debe acreditar
NOTA: Es muy importante NO OLVIDAR que se debe considerar la cuenta de IVA pagado del mes y de meses
anteriores, porque si se expide un cheque al final del mes probablemente no aparezcan como cobrado en el mismo
mes sino en el siguiente.

• Agregar: Se le da clic en el icono que aparece en la barra de herramientas

ó por medio del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A
• Sistema De este parámetro se despliega los sistemas : Clientes ó

Proveedores. Se explicará para el caso de Proveedores.
• Cuenta IVA la cuenta de Mayor correspondiente al IVA Acreditable.
Si la empresa maneja detallando el tipo de IVA Acreditable a nivel Subcuenta

el desglose por concepto tales como:
Costo
Gasto
Honorarios
Fletes
Se capturan los campos de Cuenta IVA para Facturas Mes Anterior y del Mes
actual al nivel en el que se encuentran, en éste caso a nivel Subcuenta.
Si la empresa no maneja el desglose del tipo de IVA por concepto, entonces

en los campos de IVA Mes anterior y actual se definirán las mismas cuentas
solamente una vez.

ABC a Control de Pólizas
En ésta pantalla se definen los períodos de la conciliación que se haya

procesado, es una bitácora de conciliaciones, ya que con ella se lleva el control
simultáneo de las conciliaciones en el sistema de bancos.
Nota: No es imprescindible tener cerrada la conciliación para obtener información previa. Sin embargo, debemos de
asegurarnos que estén conciliados los movimientos de todas las cuentas bancarias al 100% en el sistema de bancos.
• Sistema : Se define el sistema “Proveedores” ó “Clientes”, es un registro

por cada uno.
• Folio : número consecutivo de identificación, además de que es necesario,

ya que es un parámetro obligatorio en el Cálculo del IVA.
• Año : año de la conciliación.
• Mes : mes de la conciliación.
• Tipo de Póliza : se selecciona como Póliza de Diario (en este ejemplo se

seleccionó Proveedores).
• Período : Inicial y Final de la conciliación, debe ser siempre del 1 al día

último de cada mes, aunque previamente al definir el mes, el sistema le

proporciona automáticamente los días del periodo, sin embargo; debe de

asegurarse que éstos sean correctos.
Una vez que ésta tabla(Control de Pólizas) y la anterior(Definición de IVA)

quedan terminadas al 100%, se procede a efectuar el cálculo del IVA.

Calculo de Monto de IVA
Este proceso calcula el monto de IVA que se va a aplicar a cada uno de los
cheques que fueron conciliados en un mes dado. El monto del I.V.A depende del
porcentaje que se aplico a la factura del Proveedor o Cliente.
• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos.
• Banco : Asignado por default por el sistema, depende de la Cuenta

Bancaria definida anteriormente.
• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo del cálculo

que se desea realizar.
• Folio : Número asignado o registrado en el Control de Pólizas, de la

bitácora de conciliaciones.
• Rango de Fechas : Default del sistema según folio.
• Conciliación : Default del sistema según folio.
• Botón Iniciar : Se inicia el proceso de cálculo dando clic en el icono de

Procesar (en forma de “palomita”) que se encuentra en la barra de
herramientas.

Terminado el proceso se consulta la opción (del mismo menú) IVA por Pagar
/Acreditar o bien se emite el Reporte Monto de IVA de la sección de
Proveedores o Clientes, dependiendo que información se requiera analizar.

Reporte de Monto de IVA
Saca un reporte de los movimientos realizados por la compañía durante un

periodo
El procedimiento es el siguiente
• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos. Su búsqueda

puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de
herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas
Ctrl.+F1
• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo de la

información del subsistema que se desea realizar una consulta previa.

bitácora de conciliaciones. Su búsqueda puede ser por medio de el icono
que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú
REPORTE y/o con las teclas rápidas Ctrl.+F1
• Rango de cheques : Inicial y Fina de la cuental (Eje1-999999). Su

búsqueda puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de

herramientas, por medio del menú REPORTE y/o con las teclas rápidas
Ctrl.+F1
• Tipo de Reporte : Existen tres diferentes opciones de presentar la

información previa:
I. Cheques sin Considerar

II. Desglosado
III. Análitico

herramientas.
I. Flechas Horizontales sirven para moverse de una página a otra

dentro del reporte.
II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del

III. Flecha Salir de Impresión: Esta opción te permite regresar a la

otras cuentas , tipo de reporte y/o folio.

IVA Por Pagar/Acreditar
Presenta los movimientos del calculo y solo permite cambiar el tipo de IVA
El procedimiento es el siguiente
• Cuenta : Cuenta bancaria asignada en el Sistema de Bancos. Su búsqueda

puede ser por medio de el icono que se encuentra en la barra de
herramientas, ó por medio del menú EDICION y/o con la tecla rápida F1
• Sistema: Proveedores ó Clientes, este se define, dependiendo de la

información del subsistema que se desea realizar una consulta previa.

bitácora de conciliaciones. Su búsqueda puede ser por medio de el icono
que se encuentra en la barra de herramientas, por medio del menú
EDICION y/o con las teclas rápidas F1

Reporte IVA por Acreditar
Como su nombre lo indica este reporte arroja el IVA por Acreditar.
• Sistema: Este corresponde al modulo de Proveedores

bitácora de conciliaciones. La búsqueda se puede realizar por medio de las
teclas rápidas ctrl. + F1, desde el menú Reportes y/o desde el icono que
aparece en la barra de herramientas.
• Procesar Impresión: Vista previa del reporte, se puede hacer desde el

menú REPORTE y/o con el icono que aparece en la barra de herramientas
“palomita”.

herramientas.

dentro del reporte.

II. Flechas Verticales permiten hacer acercamientos del documento

por la impresión.

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro
folio.

Reporte de IVA pendiente por Acreditar
Como su nombre lo indica arroja el IVA pendiente de Acreditar.
• Sistema: Aparece por default el sistema de proveedores
• Factura con Fechas mayor a: La fecha definida al inicio

herramientas.

dentro del reporte.

por la impresión.


ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra
fecha.

Generación de Póliza
Una vez que se efectúa el cálculo, se consulta la información y se determina

que TODO está correcto, para cada una de las cuentas bancarias y asegurándose que
los montos son los correctos se procede a generar la póliza contable.
• Folio: Solo se define el folio y puede realizar su búsqueda por medio del
icono de la barra de herramientas, o la tecla rápida F1
Por default el sistema despliega el resto de la información:
I. Año
II. Mes
III. Tipo de Póliza
IV. Póliza (proporciona el consecutivo de la última póliza procesada)
V. Periodo.
• Procesar: Una vez que la información se ingresada se procede a darle

clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”
para procesar
NOTA: El periodo o mes no debe de estar cerrado, sino la generación no se realizará.

Reporte de IVA por Trasladar
• Sistema: En este caso el de clientes.
• Procesar: Para tener la vista previa del reporte se da clic en el icono que
aparece en la barra de herramientas “palomita”

herramientas.

dentro del reporte.


por la impresión.

ventana de consulta por si se desea generar un reporte para otro
folio.

Reporte de IVA Pendiente por Pagar
• Sistema: Aparece por default el sistema de proveedores
• Factura con Fechas mayor a: En este campo defines la fecha en que

empezara a buscar las facturas.

herramientas.

dentro del reporte.

la impresión.

ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra fecha.


Generación de Póliza
Por default el sistema despliega el resto de la información:
I. Año
II. Mes
III. Tipo de Póliza
IV. Póliza (proporciona el consecutivo de la última póliza procesada)
V. Periodo.
• Procesar: Una vez que la información se ingresada se procede a darle

clic al icono que se encuentra en la barra de herramientas “palomita”
para procesar

Meses Procesados
Con esta opción se puede llevar un control de los meses que ya fueron
procesados, teniendo como referencia cada módulo del Sistema ENKONTROL. La
• Agregar : Dar clic en el icono que aparece en la barra de herramientas

para agregar un renglón, esto también se puede hacer desde el Menú
Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+A
• Periodo: En este parámetro se teclean el Año y el Mes respectivamente.

• Sistema: En este parámetro se seleccionan todos los módulos del

Sistema ENKONTROL, según estén procesados o no para ese mes y año
seleccionado previamente.
• Guardar.:Darle clic en al icono que aparece en la barra de herramientas

para guardar el período.

Transferencia Póliza de Nómina
Debido a que el módulo de Nóminas se encuentra en COBOL, esta pantalla nos

ayuda a tomar la información en código ASCII de las pólizas de nómina y traerlas a
este módulo. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Año: En este parámetro se introduce el año de la póliza.
• Mes: En este menú descendente se selecciona el mes de realización de la

póliza.
• Tipo: En este menú descendente se selecciona el tipo de póliza .
• Póliza En este campo se escribe el número de la póliza.
• Se oprime el botón de Aceptar o el de Salir según sea el caso.

Generación de Póliza de Fluctuación
Este proceso genera tres pólizas de diferencia cambiaria con asientos en las
cuentas complementarias de Proveedores, Clientes y Bancos. Por cada una de las
facturas con saldo, se compara el tipo de cambio de la factura con el tipo de cambio
actual para obtener la diferencia cambiaria.
• Fecha de Póliza: En este parámetro se introduce la fecha que será

procesada y en la que será generada la póliza.
• Tipo Póliza: En esta parte se elige el tipo de póliza que se desea generar.
• Cuenta Ganancia: Aquí se debe capturar la cuenta a donde se asentarán

las ganancias producidas por la diferencia cambiaria.

• Cuenta Pérdidas: Aquí se debe capturar la cuenta a donde se asentarán

las pérdidas producidas por la diferencia cambiaria.
• Tipos de Cambio: En la tabla inferior se mostrará el tipo de cambio que

se utilizará, correspondiente al primer día del mes a procesar. De igual
forma, mostrará el tipo de cambio anterior, utilizado en el último proceso
de fluctuación.
• Procesar Se le da clic al icono que aparece en la barra de herramientas

para procesar “palomita” la Información. El proceso generará las pólizas
correspondientes en proveedores, clientes y bancos de acuerdo a las
diferencias cambiaras procesadas.

Movimientos sin Interfase
En esta pantalla se verifica la consistencia entre la información de las pólizas

de los proveedores en la de contabilidad contra la información en el módulo de
proveedores. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Parámetros se teclea el Año que se desea consultar y en el menú

descendente de Mes se selecciona del que se desea obtener la
información.
• Procesar Se le da clic al icono que aparece en la barra de herramientas

para procesar “palomita” la Información. La información que aparece es
la que se encuentra en contabilidad pero no en proveedores.

ABC a equivalencias de cuentas
En esta pantalla le permite realizar un “iguala” ligada a una cuenta

contable. La ventana que se despliega es la siguiente
• Cuenta, Subcuenta y Subsubcuenta: En este campo se captura la

cuenta completa y/o bien se puede realizar la búsqueda con el icono que
aparece en la barra de herramientas y/o con el Menú Edición
• Cuenta Equivalente se captura la cuenta contable que previamente

deberá estar dada de alta en el catálogo de cuentas contables.

Exportación de Pólizas
Es una utilería o herramienta que le permitirá al Administrador del Sistema

identificar aquellas pólizas que presenten inconsistencia (datos generales no
coinciden con lo que puede ver en pantalla) de información. Esta opción NO está
disponible para los usuarios operativos o de cualquier otro nivel.
La ventana que se despliega es la siguiente:
• Año En este campo se teclea al Ejercicio que puede ser el actual o uno
anterior.
• Mes En este campo se teclea el mes en el cual se realizaron los

movimientos contables generados por una póliza.
• Nombre del Archivo Texto En este campo se teclea la ruta donde se va a

generar el archivo, el nombre del archivo puede ser cualquiera.
• Archivo Texto de Rechazos En este campo se teclea la ruta donde se va

a generar el archivo, el nombre del archivo puede ser cualquiera.

Integración/ Desglose Cuenta Contable
Esta opción le presenta la información de una forma analítica a nivel de

Cuenta de Mayor, en donde podrá obtener el desglose e integración de los registros
contables por Orden de Compra al 100% o bien con aquellas que presenten un saldo.
• Cuenta En este campo se escribe la cuenta de mayor que se desea

presente información el sistema. La búsqueda se puede realizar con el
icono que aparece en la barra de herramientas, con las teclas rápidas
ctrl.+F1 y/o con el menú adicional Reporte.
• Fecha de Corte En este campo se define el periodo a consultar
• Desglosado por Orden de Compra, se activa siempre y cuando se

desee que el sistema considere este tipo de filtro y presente la
información correspondiente.
• Solo Ordenes de Compra con Saldo, se activa siempre y cuando se

desee que el sistema considere este tipo de filtro y presente la
información correspondiente.

• Procesar Impresión: Se selecciona la opción de Procesar con el icono

que aparece en la barra de herramientas “palomita” y/o con el menú
Reporte.

herramientas.

dentro del reporte.

por la impresión.

ventana de consulta por si se desea generar un reporte de otra
fecha.
Se repite el proceso cuantas veces sea necesario.

UTILERIAS DEL SISTEMA
MENU UTILERIAS DEL SISTEMA
Este menú le ayuda principalmente a configurar los niveles de acceso al

sistema y las opciones de menú a que se tiene derecho según lo establecido en las
funciones operativas.
También nos facilita la administración de los usuarios, passwords o

contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información. Además nos
facilita la selección y administración de las características de las impresoras tanto
locales como de red, que se tenga disponibles en el sistema.
Dependiendo de la opción que el usuario escoja, se habilitará una ventana

llamada: Reporte ó Edición con las siguientes opciones.


Impresora
En la opción Impresora, el usuario tiene la posibilidad de definir las

características propias de la impresora que utilizará para realizar la impresión de
documentos dentro del sistema

Transferencia de Proveedores al catalogo de cuentas
Esta ventana lee el catalogo de proveedores o clientes y genera las cuentas

contables correspondientes
Existen 2 opciones: Proveedores y Clientes
• Al momento de seleccionar Proveedores ó Clientes se habilitan lo

campos INICIAL/FINAL
• Se tiene también la opción de AGREGAR COMPLEMENTARIA donde al

seleccionarlo se habilitan el parámetro NIVEL y los tipos de Cuenta y
SubCtuenta.
• Una vez definidos los campos se da clic al icono de PROCESAR

“palomita”

Desbloqueo de Actualización
Esta opción permite eliminar el bloqueo presentado en actualización de pólizas

debido a un proceso de validación o actualización truncado. La ventana que se
NOTA Asegúrese antes de eliminar el bloqueo que realmente NO haya usuarios realizando uno de estos procesos.
Eliminar el bloqueo puede provocar que mas de un usuario pueda realizar el proceso y provocar fallas en los
registros.

Eliminar Bloqueo de Pólizas
Este proceso sirve para eliminar el status de bloqueo de una póliza que
presente un status diferente a capturado, validado y actualizado. Esta opción se usa
solo en el caso de que en el momento de que un usuario este capturando, se
presente una falla de variación de voltaje, se inhiba la computadora o haya
problemas en la red. La ventana que se despliega es la siguiente:
• Periodo En este parámetro se introduce el rango de fechas inicial y

final.
• Tipos de Póliza En este parámetro se seleccionan de los menús

desplegables los tipos de pólizas inicial y final.
• Póliza En este parámetro se introducen los números de pólizas inicial y

final.
• Se presiona el icono de la “palomita” para Procesar la información.

Usuarios
Dentro de esta opción se asigna al usuario su nivel de acceso al sistema

definido anteriormente, así como su clave de acceso al mismo. Al seleccionar la
opción Usuarios dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la ventana
siguiente:
El procedimiento para definir usuarios es el siguiente:
• Agregar.: Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede

hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o
con las teclas rápidas Ctrl.+A
• Usuario Se asigna un número al usuario formado por cuatro dígitos como

máximo.
• Nombre En este parámetro se escribe el nombre del usuario.
• Password En este parámetro se asigna la clave de acceso del usuario,

misma que puede ser numérica o alfanumérica. Cabe mencionar que al
iniciar la ejecución del sistema, éste solicitará al usuario su Password, el
cual está compuesto por el número asignado al usuario, seguido por el

Password asignado en este campo. Si el número de usuario es de un solo

dígito deben llenarse con ceros los primeros dígitos.
• Nivel De este menú descendente se selecciona el nivel al cual será

asignado el usuario para su acceso al sistema.
• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra

de herramientas en forma de disco ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó
con el menú descendente Edición en la opción Grabar.

Niveles
Dentro de esta opción se realiza una ordenación de los usuarios, definiendo su

nivel de acceso al sistema, el cual permitirá identificar el tipo de procesos que puede
ejecutar un usuario dentro de ese nivel. Al seleccionar la opción Niveles Seguridad
dentro del menú Utilerías del Sistema se despliega la siguiente ventana:
El proceso para definir niveles es el siguiente:
• Agregar. Se le da clic al icono de la barra de herramientas ó se puede

hacer desde el menú Edición y seleccionas la opción Agregar Renglón y/o
con las teclas rápidas Ctrl.+A
• Nivel En este parámetro se escribe el número (máximo dos dígitos) que

identificará al nivel.
• Descripción En este parámetro registrar el nombre o concepto que hará

referencia al nivel, este campo acepta como máximo veinte caracteres
• Grabar: Se graba la información con el icono que se encuentra en la barra

de herramientas en forma de diskette ó con las teclas rápidas Ctrl.+G y/ó
con el menú descendente Edición en la opción Grabar.

Relación Programa Nivel
Esta opción permite asignar los programas específicos que puede ejecutar un
usuario dentro de un nivel de seguridad determinado. Al seleccionar la opción
Relación de Programas-Nivel del menú Utilerías del Sistema se despliega la
ventana siguiente:
Esta ventana se divide en 3 opciones
1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema
2. Programa Descripción : Programas o ventanas a las que dicho

nivel NO TIENE ACCESO
3. Usuario tiene accesos solo a estas ventanas: Como su nombre

lo indica son las opciones de acceso que tiene el nivel definido con
anterioridad.
El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente:
• Seleccionar con el mouse el nivel
• Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los programas ó

ventanas que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO
TIENE ACCESO

• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “ usuario tiene accesos solo a estas ventanas” para que el
nivel pueda tener acceso.
• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios programas a

un mismo nivel debe repetirse el proceso.

Cambiar de Usuario (Administrador)
Esta opción permite cambiar de usuario sin salir del sistema adoptando las
características de acceso propias del nuevo usuario.
Para cambiar de usuario se realiza lo siguiente:
• Password: En este campo debemos teclear el password del nuevo

usuario
• Aceptar: Una vez tecleado se le da clic en este icono y el sistema

cambiara el nivel de acceso del nuevo usuario.

Contraseña de Procesos
Existen algunos procesos que requieren de una clave de acceso para poder
ejecutarse, esta opción permite modificar dichas claves para mantener la seguridad
del sistema. Para ello se debe seleccionar la opción Contraseña de Procesos.
En la ventana que se despliega se selecciona el proceso al que se quiere

modificar la clave, en el campo Password se introduce la nueva clave (máximo
cuatro caracteres), se graba la información y de ser necesario se repite el proceso
Para realizar el cambio de password hacemos lo siguiente:
• Te posicionas con el mouse en la ventana en la que se desea hacer el

cambio de password
• Modificar: Se le da clic a este icono que se encuentra en la barra de

herramientas en forma de lápiz, esto también se puede hacer por medio
del menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+M, el sistema pondrá
el cursor en el campo Password y el usuario podrá realizar el cambio.
• Grabar: Una vez realizado el cambio del password se le da clic en el

botón que se encuentra en la barra de herramientas en forma de Disco
para grabar los cambios, esto también se puede hacer por medio del
menú Edición y/o con las teclas rápidas Ctrl.+ G

Liberador de Instancias
El Liberador de Instancias, como al principio de este manual se explico, le

permitirá al Administrador del Sistema “desbloquear” una sesión. La filosofía de
contraseñas en EnKontrol como en cualquier otro ámbito deben de ser
PERSONALES E INSTRANSFERIBLES y dado que el producto es integral,
internamente se lleva una bitácora de modificaciones o ajustes a los procesos más
importantes del Flujo de Operación.
• En la columna Status aparece un menú descendente el cual solo le

permitirá bloquear o desbloquear la conexión, una vez que se realice
cualquiera de estas dos opciones, la conexión del usuario quedará liberada
o bien bloqueada.
La información que le presenta de cada conexión es:

1. Sistema
2. Nombre del Usuario
3. Fecha de conexión
4. Hora de conexión

5. Status
6. Dirección IP (asignada por el Administrador de la Red).

Eliminación de pólizas importadas
Este proceso eliminará las pólizas que fueron importadas según el periodo
mes-año que se elija para procesar.
• Año / Mes: Se captura el Año / Mes de las pólizas importadas que se

desean eliminar.
• Tipo Poliza: Se selecciona de la lista el tipo de póliza.
• Procesar: Una vez definidos los campos se da clic al icono de

PROCESAR “palomita”. Enseguida se mostrará en la ventana la lista de
pólizas correspondientes al periodo y al tipo de póliza elegido. Cada
póliza mostrada, tendrá un check box del lado derecho que permitirá
seleccionar aquellas pólizas que se desean eliminar.

• Iniciar: Una vez marcadas las pólizas que se desean eliminar, se

presiona este botó y el proceso eliminará las pólizas correspondientes
validando que éstas no se encuentren actualizadas.

Niveles por Identificador de CC
Este ABC de Niveles de Identificador por CC permitirá dar de alta los niveles
que sean necesarios para controlar la seguridad de identificadores por centro de
costos.
El procedimiento para dar de alta una cuenta de interfase es el siguiente:

de herramientas.
• Nivel se captura la clave del nivel de seguridad que se dará de alta.
• Descripción, Se captura una descripción para el nivel de seguridad que se

está dando de alta.

de herramientas.

Relación Identificador CC Nivel Identificador por CC
Esta ventana permitirá asignar los permisos a los identificadores por nivel.
Esta ventana se divide en 3 opciones
1. Nivel: Como su nombre lo dice es el Nivel de Acceso al sistema
2. Identificador : Identificadores de CC los que dicho nivel NO TIENE

ACCESO
3. Usuario tiene permiso solo a estos identificadores: Como su

nombre lo indica son los identificadores de CC que tiene el nivel
definido con anterioridad.
El proceso para relacionar niveles con programas es el siguiente:
• Seleccionar con el mouse el nivel
• Seleccionar Todo: Con este botón se seleccionan todas los identificadores

de CC que aparecen a mano izquierda y a las cuales dicho nivel NO TIENE
ACCESO

• Una vez seleccionada se arrastran hacia la ventana que se encuentra a

mano derecha “Usuario tiene permiso solo a estos identificadores”
para que el nivel pueda tener acceso.
• Se selecciona la opción Grabar. Si es necesario asignar varios

identificadores a un mismo nivel debe repetirse el proceso.

VENTANA
MENU
U AYUDA
El menú que se presenta es el siguiente:
Al entrar en la opción se presenta la información de los Derechos Reservados e

información de la versión tal como se muestra en la ilustración:

VENTANA
MENU VENTANA
Nos facilita la configuración en nuestra pantalla de las diferentes ventanas

desplegadas simultáneamente durante nuestra operación diaria, de tal manera que
podamos administrarlas y visualizarlas de la manera más adecuada. El menú es el
siguiente:

SALIR
MENU SALIR
Mediante este menú puede salirse del sistema. Nos manda un aviso que se
muestra con la siguiente pantalla el botón Aceptar se sale del sistema y el botón de
Cancelar se queda dentro del sistema.

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EnKOnTROL MODULO DE CONTABILIDAD

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Versión 7.03 2 de 156 ABRIL-2005

DESBLOQUEO DE ACTUALIZACIÓN .................................................................... 138

Versión 7.03 3 de 156 ABRIL-2005

La Contabilidad es un sistema de registro que tiene como finalidad el

EnKontrol y su módulo sistema integral de contabilidad en conjunto con los

Nuestro propósito básico, es proveer información financiera acerca de una

Contabilidad Financiera, que expresa en términos cuantitativos y monetarios las

Contabilidad Administrativa al servicio de las necesidades internas de la

Contabilidad Fiscal cuyo objetivo es el cumplimiento a las obligaciones tributarias

Se recomienda que sea utilizado solamente por personal autorizado del

Versión 7.03 4 de 156 ABRIL-2005

Inmediatamente aparecerá la pantalla de acceso del sistema en la cual nos

Estos datos son:

• Compañía: El sistema es multicompañía, debemos introducir el número de

• Password: Esta es la clave de acceso configurada por el administrador del

Al teclearlos correctamente será desplegada la pantalla principal que contiene el

Versión 7.03 5 de 156 ABRIL-2005

El Menú Principal se compone de 9 opciones; éstas le permitirán operar de

Describiremos brevemente las opciones del menú principal:

Menú de Procesos Diarios:

Menú de Estados Financieros:

Menú de Mantenimiento al Sistema:

Menú de Utilerías del Sistema:

Versión 7.03 6 de 156 ABRIL-2005

contraseñas y sus niveles de acceso para asegurar nuestra información.

Versión 7.03 7 de 156 ABRIL-2005

Los iconos de la barra de herramientas nos permiten realizar las siguientes

Configura la Impresora: Seleccionar y configurar las impresoras tanto

Debemos seleccionar la impresora que deseamos y presionar el botón OK. Si

Si en verdad desea terminar su sesión de trabajo con esta aplicación presione

Versión 7.03 8 de 156 ABRIL-2005

Otros iconos que se despliegan en la barra de herramientas durante las

Envía a Imprimir el reporte o catálogo seleccionado mostrándonos en la

Agrega un renglón en blanco que nos permite la introducción de datos para

Nos permite Modificar información de un registro grabado previamente en la

Grabar la información de la ventana activa en la base de datos. Por ejemplo

Cancela la información introducida hasta la última grabación en la base de

Borra el renglón de la base de datos. Se debe tener cuidado con el uso de

Busca información en la base de datos mostrándonos los catálogos,

Versión 7.03 9 de 156 ABRIL-2005

En la ejecución de reportes este botón nos facilita desplazarnos a la Siguiente

Este botón nos permite Disminuir el tamaño (Zoom Out) de la vista

Exportar para mandar el documento a un archivo con formato específico

Versión 7.03 10 de 156 ABRIL-2005

MENU PROCESOS DIARIOS

En esta opción, como su nombre lo describe, llevamos a cabo todas aquellas

Versión 7.03 11 de 156 ABRIL-2005

Datos Generales de la Compañía

Se despliega una ventana donde aparecen el Nombre , Dirección y RFC de la

En esta ventana se tiene la opción de definir lo siguiente:

• Periodo En este campo se define el mes y año de trabajo.

• Dígito Verificador, El usuario puede tomar la decisión de usarlo o no. El

• Sesión Única por Usuario: Al seleccionarlo esta opción el Sistema

I. -Hora, Nombre, Sistema, Dirección de red y Nombre del equipo de

Versión 7.03 12 de 156 ABRIL-2005

A,B,C a Tipos de Pólizas

En esta opción, se clasifican las transacciones que se registran de forma

Se tienen varias categorías o tipos de pólizas dependiendo de la naturaleza del

La ventana que se despliega es la siguiente:

El procedimiento para dar de alta un nuevo tipo de póliza es el siguiente:

• Tipo de Póliza, aquí debe escribir el número o la letra de la póliza.