EL MONITOREO DE ACTIVIDADES EN UN PLAN OPERATIVO

La tarea de organizar el monitoreo de un programa o proyecto debe realizarse en

el momento en que este se disea y no cuando ya esta aprobado y listo para su
ejecucin.
Esto es importante porque el monitoreo se debe planificar, definiendo quienes
sern los responsables de realizarlo y asignando los tiempos y fondos que se
necesita para hacerlo, por otro lado organizar el monitoreo junto con el diseo
permite que quienes van a responsabilizarse de la ejecucin atiendan las
funciones, sentido y utilidad que este posee y se comprometan a llevarlo a cabo
con rigor y seriedad.
Definicin y caractersticas del monitoreo
El monitoreo es una funcin que busca conocer como se estn llevando a cabo las
actividades y tareas definidas en la planificacin operativa. Y estas estn
cumpliendo con las metas diseadas en los plazos previstos y con los recursos
asignados. Este trabajo es tambin conocido con el nombre de seguimiento de la
ejecucin de actividades. Debido a su urgencia de de brindar informacin
permanente y continua sobre los avances del proyecto.

El monitoreo tiene por objetivo producir informacin que permita tomar medidas
correctivas para mejorarla eficacia y eficiencia del plan operativo, redefinindolo si
es necesario. En este sentido las discrepancias entre la ejecucin real y la
programacin permitirn modificar las actividades que no estn contribuyendo al
logro de las metas esperadas, ajustar los plazos y perfeccionar el manejo de los
recursos.
El monitoreo es una funcin interna, ejecutada normalmente por el equipo y por
las instancias que la institucin designe. Cada responsable de una actividad lo es
tambin de producir la informacin para el monitoreo. A la vez los momentos de
revisin de la marcha del proyecto se constituyen en instancias privilegiadas para
reunir al equipo y debatir sobre lo que esta sucediendo, mejorando su integracin,
su comunidad interna y con la institucin, y el reconocimiento del equipo sobre el
proyecto. Todo ello evidentemente redunda en una menor calidad del trabajo y por
lo tanto en las posibilidades de xito del proyecto.
En la medida que el monitoreo realiza el cumplimiento de la planificacin operativa
y sirve para tomar decisiones que corrijan posibles errores o insuficiencias, se
debe realizar con una frecuencia mensual o trimestral. Los aspectos o
dimensiones que se consideran el monitoreo son:
Las actividades y tareas para determinar si se estn alcanzando las metas
que se haba programado en el plan operativo (en la cantidad y calidad
prevista) y si se esta cumpliendo con los plazos.

Los recursos para determinar si se estn suministrando y usando en las

cantidades y momentos previstos en el plan operativo.
Diseo del monitoreo de actividades de un proyecto

Como ya se indic, el monitoreo (como la evaluacin) debe estar incorporado en la

Planificacin Operativa del proyecto de manera de definir sus responsables y
asignarle tiempos y presupuestos.
Se ha mencionado tambin que el monitoreo hace un seguimiento de las
actividades del proyecto (la ultima fila de la matriz del marco lgico) y mas
especficamente del cumplimiento de lo establecido en el plan. En consecuencia,
el diseo del monitoreo se pasa en la planificacin operativa y requiere organizar
el levantamiento de la informacin que permitir rpidamente tomar decisiones y
hacer correcciones que garanticen que el proyecto e desarrollo de acuerdo a lo
planificado. Para ello se debe sealar con mucha precisin:

La informacin que es necesario recoger.

Los instrumentos que se usara para ello.
Las fuentes donde se encuentra esa informacin.
Los responsables de hacerlo.
El destino que se le dar.
El responsable del monitoreo podra organizar esto en un cuadro como el que
estamos presentando (cuadro para organizar el monitoreo del proyecto).

Las tres primeras columnas del cuadro (actividades y tareas, metas y recursos) se
copian de la planificacin operativa y se constituyen en el referente para contrastar
lo programado con lo realmente sucedido. Es de notar que el monitoreo establece
una vinculacin importante entre el nivel programado y el manejo financiero del
proyecto.

En la siguiente columna se indican las fuentes donde se obtendr la informacin

necesaria para saber si la meta se ha logrado y cuales han sido los recursos
realmente invertidos en cada actividad y tarea. A continuacin, se seala la
frecuencia con que se acopiara la informacin, los responsables de hacerlo, la
fecha en que se debe presentar la informacin y la persona a quien se debe dirigir
este informe.
 CUADRO PARA ORGANIZAR EL MONITOREO DEL PROYECTO

Actividades y Metas Recursos Fuentes de Frecuencia Responsable Fecha ENTREGAR

tareas asignados Informacin Presentaci A:
n
Informe
Ejemplo:

Fecha
Actividades y Recursos Fuentes de ENTREGAR
Metas Frecuencia Responsable Presentacin
tareas asignados Informacin A:
Informe
120 participantes 18/12/06 Directora de
Total: $ 550 Una vez
1. Jornada de produccin de la institucin
Propio: 400 Informes internos comprobada la Juanita Prez
sensibilizacin materiales de
Externo:150 actividad
apoyo
Meta: materiales 17/12/96 Juanita Prez
1 ficha. producidos
Total: $ 180 Una vez
1.1 Preparacin 1 separata. Recursos:
Propio: 100 comprobada la Pedro Lpez
de materiales. 3 guas. facturas o
Externo: 80 tarea
200 ejemplares comprobantes de
gastos
Meta: lista de 02/12/96 Juanita Prez
invitados;
200 invitaciones
Total: $ 300 contratos Una vez
1.2 Organizacin enviadas local y
Propio: 250 Recursos: comprobada la Pedro Lpez
y convocatoria alimentacin
Externo: 80 facturas o tarea
contratados.
comprobantes de
gastos
Meta: control de 04/12/96 Juanita Prez
asistencia
Total: $ 100 Una vez
120 participantes Recursos:
1.3 Ejecucin Propio: 250 comprobada la Pedro Lpez
permanentes facturas o
Externo: 50 tarea
comprobantes de
gastos
Una vez 10/12/96 Directora de
Jornada evaluada
1.4 Evaluacin comprobada la Juanita Prez la institucin
(informe)
tarea
Reportes de monitoreo

El monitoreo va produciendo de manera permanente una informacin muy valiosa,

que deber ser acopiada y procesada de manera que sea til para la toma de
decisiones y para hacer correcciones en la ejecucin del proyecto.

La informacin recogida por los responsables de hacer el seguimiento de cada

tarea o actividad debe ser organizada por el jefe del proyecto quien la presentara
al equipo para su anlisis y procesamiento. Estos espacios de reflexin se
constituyen en momentos muy valiosos para reforzar un espritu de equipo,
permitiendo que cada integrante asuma con seriedad sus responsabilidades y que
conjuntamente, revisen la marcha del proyecto. A la vez permiten que se planeen
y coordinen colectivamente las actividades del prximo periodo incluyendo la
ejecucin presupuestal y el flujo de fondos.
Una vez realizado el anlisis de la informacin, el responsable del monitoreo
emitir reportes y formulara recomendaciones dirigidas al equipo ejecutor a la
direccin de la institucin y de ser necesario a la agencia de cooperacin que
financia el proyecto. La frecuencia de estos reportes debiera ser por lo menos
trimestral.

Los reportes del monitoreo debieran incluir los siguientes contenidos:

Una comparacin entre las actividades planificadas y las realmente

ejecutadas en el periodo, considerando por lo menos: el cumplimiento de
los plazos, el abastecimiento y el uso de los recursos y logro de las metas.

Los principales logros o aspectos positivos que se constatan en el periodo.

Las dificultades y situaciones imprevistas que se suscitaron durante el

periodo y como se enfrentaron y/o afectaron la ejecucin del proyecto.

Sugerencias y recomendaciones en lo que se refiere a cambios en la

planificacin y/o en el manejo de los recursos.

Es conveniente incluir tambin la planificacin del siguiente periodo, que

servir de referente para el monitoreo correspondiente.

Se podra tambin incluir un acpite de observaciones, en el cual se haga

una breve comparacin con los reportes anteriores, sealando las
situaciones recurrentes (positivas o negativas) y otros aspectos que se
considera necesario mencionar.

A continuacin presentamos un ejemplo de esquema de contenidos de un reporte

de monitoreo.
 Reporte de monitoreo

Periodo al que corresponde:

Responsable del monitoreo:

I Actividades y tareas planificadas para el periodo incluyendo los resultados a los

que corresponden, sus respectivas metas, plazos y recursos asignados.

II Logros del periodo (metas alcanzadas cumplimiento de plazos, abastecimiento y

uso de recursos).

III Observaciones (dificultades encontradas, situaciones imprevistas, como se las

enfrento, de que manera afectaron el trabajo).
IV Actividades y tareas planificadas para el siguiente periodo (si se proponen
cambios en relacin al Plan Operativo anual, fundamentarlos).