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Manual de Valery® PDF
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Valery Software
Administrativo
La informacin contenida en este documento representa el punto de vista actual de Cybernetix de Venezuela,
C.A. en los temas discutidos en la fecha de publicacin. Debido a que Cybernetix debe responder a las
fluctuantes condiciones del mercado, no se debe interpretar como un compromiso de Cybernetix, y Cybernetix
no puede garantizar la exactitud de cualquier informacin presentada despus de la fecha de publicacin.
Todas las marcas nombradas en este documento son marcas comerciales o registradas de sus respectivos
fabricante.
Carga de Datos
Para poder utilizar Valery, es necesario realizar la carga inicial de datos,
este proceso consiste en ingresar informacin en las fichas del sistema, ubicadas
en la opcin de Men Fichas.
Debe ingresar informacin referente a: Proveedores, Clientes, Vendedores,
Inventario de Productos Terminados, Los Servicios que presta la Empresa,
Usuarios del Sistema, etc.
Este proceso es fundamental para poder emitir facturas de ventas, procesar
facturas de compras y para cualquier operacin que desee realizar con el sistema
Valery. A continuacin le suministramos algunas sugerencias a tomar en cuenta
para la correcta configuracin del sistema.
Nota: El sistema incluye tres monedas por defecto. Bolvar, Dlar y Euro.
Con Respecto a la ficha Inventario
Decida que tipo de cdigo va a utilizar para identificar los Articulos o
Productos Terminados
Valery utiliza un cdigo principal para identificar los productos dentro del
sistema y tiene la capacidad de asignarle a ese cdigo principal varios cdigos
alternativos.
Por ejemplo: Usted puede crear una ficha de producto con el cdigo interno de su
empresa y puede asignarle dos cdigos alternos con cdigos de barras.
Valery utiliza dos metodos para incrementar por medio de un porcentaje los
precios sobre el costo. El metodo en base al costo y el metodo en base al precio.
Para el calculo de la utilidad bruta en Valery se utiliza, bien sea para el metodo
de Costo Promedio o para el metodo de Ultimo Costo se utiliza el Costo
Calculado.
Por ltimo seleccione por producto el tipo o nivel de precio de venta que desea
aplicar cuando realice una factura.
Tome en cuenta que el tipo o nivel de precio seleccionado en esta ficha prevalece
sobre el tipo de precio definido en la ficha de cliente.
IMPORTANTE
No utilice este tipo de cliente para Crditos y Cuentas por Cobrar. Para Clientes
Crdito se recomienda crear un cdigo por cada cliente al que se le vaya a
asignar crdito.
Para crear un cliente Generico haga lo siguiente:
TIPS
Tambien puede crear un cliente generico anteponiendole al nombre el carcter ?.
En las condiciones de venta puede especificar el Limite de Crdito del Cliente y los
das de crdito otorgados al cliente. Los das de crdito de cliente determina el
plazo mximo de crdito. Si el cliente posee el lmite de crdito en cero, el
sistema asumir el crdito como ilimitado.
IMPORTANTE
Dependiendo a lo que especifique en el campo Denominacin Fiscal de la Ficha
Clientes el sistema har lo siguiente:
Denominacin Desglosa el Columna del Libro Ventas
Fiscal Tipo de IVA en la del IVA.
Cliente Factura
CONTRIBUYENTE Si -TOTAL VENTAS CON IVA
-CONTRIBUYENTE
EXENTO Coloca el IVA -TOTAL VENTAS SIN IVA
cero
EXTRANJERO Coloca el IVA -TOTAL VENTAS SIN IVA
cero
NO CONTRIBUYENTE Engloba el IVA en -TOTAL VENTAS CON IVA y
los precios -NO CONTRIBUYENTE
Opciones
Clientes
En teora, un cliente es cualquier persona, fsica o jurdica, que est dispuesta a
pagar una cantidad de dinero para resolver una necesidad o satisfacer un deseo.
Con Valery usted puede hacer ms fcil este trabajo, ya que al momento de
registrar o ingresar un cliente usted puede especificar varios reglones del mismo.
Modos de Acceso:
Total Dbitos
Total Crditos
Total Anticipos
Total Saldo
Crdito Disponible
Modos de Acceso
Seleccione Fichas
Haga clic en Vendedores
Por ltimo es importante destacar que los esquemas antes mencionados no son
excluyentes, por lo que su empresa puede usar varios de ellos a la vez, en caso
de ser necesario.
Reportes Relacionados
Listado de Vendedores
Comisiones de Venta y Cobranza
Ventas de Productos por Vendedor
Informe de ventas: Aqu se muestra la relacin de ventas por vendedor
de un da en especifico.
Inventario de Productos Terminados
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o
servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.
Este manejo permitir a la empresa mantener un control oportuno, as como
tambin conocer al final un estado confiable de la situacin econmica de la
empresa. Ahora bien, el inventario constituye la principal partida del activo
corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que
posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta
o actividades productivas.
Modos de Acceso
Datos Generales.
Costos / Precios.
Unidad Alterna.
Existencias / Depsitos.
Proveedores.
Cdigos Alternos.
2.- Costos / Precios: esta carpeta permite especificar los costos y los precios de
cada uno de los productos que se estn registrando, y se compone de los
siguientes campos:
5.- Proveedores:
Nota: Los cdigos alternos no se pueden repetir con los cdigos registrados
en el sistema.
Parmetros Relacionados:
Cabe destacar que para que el sistema tome los cambios efectuados debe
salir del programa y entrar nuevamente.
Operaciones de Inventarios
Mediante esta opcin usted podr realizar las siguientes operaciones con el
Inventario: Cargos, Descargos, Traslados y Ajustes.
Modos de Acceso
Documentos disponibles:
F1 Cargos de Inventario
F2 Descargos de Inventario
F3 Traslados de Inventario
F4 Ajustes de Inventario
Reportes relacionados
Modos de Acceso
14. En la pantalla No. 4 ya est listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla
aparece resumido todo el proceso de ajuste.
Si desea Ajustar los precios para obtener un % de utilidad del Precio o del Costo,
debe hacer lo siguiente:
16. En la pantalla No. 4 ya est listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla
aparece resumido todo el proceso de ajuste.
4. Si desea que los productos o artculos que estn Exentos de IVA se ajusten
tambin haga clic en la opcin Afectar Productos Exentos.
5. Utilice Colocar exentos los productos con Impuesto cero, esta opcin para
colocar Exento de Impuesto aquellos productos que contenga la alcuota
de impuesto en cero (0.00).
11. En la pantalla No. 4 ya est listo para comenzar el ajuste. En esta pantalla
aparece resumido todo el proceso de ajuste.
Modos de Acceso
(1) Este proceso consiste en importar un documento previamente elaborado en otro documento. Por ejemplo:
Usted puede cargar un presupuesto en una factura con la finalidad de evitar volverlo a transcribir. Esto evita
errores de transcripcin y agiliza el proceso.
Renglones del Presupuesto
10. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar
varias actividades:
[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para
establecer uno nuevo.
14. Puede cambiar la fecha de emisin del presupuesto a una fecha posterior o
siguiente a la actual; igualmente lo puede hacer con la fecha de
vencimiento.
15. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias
que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede
tener una vista previa del documento. Sin enviarlo a la impresora.
16. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su presupuesto
por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin
de correo de su empresa, de no tener correo asignado el sistema le
preguntar a que direccin se va a enviar el presupuesto al momento de
registrar el mismo. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a
Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo
Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta
de correo electrnico.
Reportes Relacionados
Mdulos Relacionados
Definicin:
Las notas de entrega de venta, son documentos que se utilizan para dejar
constancia de los productos entregados, cabe destacar que estos documentos
quedan pendientes por facturar y pueden ser cargados posteriormente desde una
factura con la finalidad de evitar errores de transcripcin y tiempo de transcripcin.
Las Notas de Entregas afectan el inventario (ya que registra salida del inventario),
pero no afecta caja (puesto que no se recibe dinero).
Modos de Acceso:
22. Seleccione el Precio a utilizar en Tipo de Precio, este puede ser Precio
Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mnimo o Precio Variable.
(Cabe destacar que este mdulo es predeterminable al momento de crear
el cliente).
23. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar
varias actividades:
[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para
establecer uno nuevo.
[F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un
vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men
Fichas en la opcin Vendedores).
28. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias
que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede
tener una vista previa del documento al momento de registrarlo.
29. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Nota de
Entrega por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la
direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema
le preguntar a que direccin se va a enviar la nota de entrega al momento
de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe
ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo
Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta
de correo electrnico.
Nota: Es posible colocar como pendiente la Nota de Entrega sin necesidad entrar
en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la pantalla principal en el
botn Ctrl + [F9] En espera.
Reportes relacionados
Las Notas de Entrega de Ventas se ven reflejados en los siguiente reportes:
Movimiento de Inventario.
Listados de Existencia de Productos.
Movimientos de Seriales (Histrico; este reporte aplica si los artculos o
productos manejas seriales).
35. Seleccione el Precio a utilizar en Tipo de Precio, este puede ser Precio
Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor, Precio Mnimo o Precio Variable.
(Cabe destacar que este mdulo es predeterminable al momento de crear
el cliente).
36. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar
varias actividades:
[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para
establecer uno nuevo.
[F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un
vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men
Fichas en la opcin Vendedores).
Renglones de la Factura
37. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en la Factura;
tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea ingresar en la
columna de cantidad.
40. Si desea realizar la factura a crdito, usted debe colocarle un numero cero
(0) en el campo de Total Contado y el sistema automticamente lo tomar
como Saldo a Crdito. (Esto ocurre solamente cuando el cliente al cual se
le est facturando tiene activada la opcin de Crdito Disponible en el
men Fichas > Clientes). Tambin puede personalizar los das de crdito
en la casilla Das de Crdito ubicada al lado derecho de Fecha de
Vencimiento.
42. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias
que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede
tener una vista previa del documento.
43. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su factura por e-
mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin de
correo de su empresa o personal, de no tener correo asignado el sistema le
preguntar a que direccin se va a enviar la factura al momento de registrar
la misma. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a
Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo
Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta
de correo electrnico.
45. Tambin puede emitir una Nota de Entrega o una Orden de Despacho,
activando las casillas Emitir Nota de Entrega y Emitir Orden de
Despacho.
11. Para Cargar una Nota de Entrega Pendiente en una Factura de Venta
debe hacer lo siguiente:
12. Seleccione la Nota de Entrega que necesite y presione [F9] para continuar.
13. Para Cargar una Factura de Venta EN ESPERA! a una Factura de Venta
debe hacer lo siguiente:
15. Para Copiar una Factura de Venta Previamente Elaborada a una Nueva
Factura debe hacer lo siguiente:
1. Relacin de Ventas:
2. Ventas por Departamento:
3. Informe de Ventas Diarias: Este reporte se encuentra ubicado en el
men Reportes > Ventas > Informe de Ventas Diarias. Este
reporte sirve para llevar un control total de sus ventas diariamente, lo
puede hacer de manera detallada como resumida.
4. Cierre de Caja Diario: Este reporte se encuentra ubicado en el
men Reportes > Ventas > Cierre de Caja Diario. Este reporte
refleja todo el movimiento diario efectuado en caja, ya sea por
facturacin, devoluciones, anticipos, pagos en cuentas por cobrar,
etc.
5. Estado de Cuenta de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado
en el men Reportes > Clientes > Estado de Cuenta de Clientes.
Este reporte refleja las transacciones a crdito emitidas a un cliente o
clientes especficos.
6. Cuentas por Cobrar de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado
en el men Reportes > Clientes > Cuentas por Cobrar de
Clientes. Este se utiliza para verificar los saldos y los abonos de los
clientes registrados a crdito.
7. Libro de Ventas (I.V.A.): Este reporte se encuentra ubicado en el
men Reportes > Ventas > Libro de Ventas (I.V.A.). Este reporte
refleja todas las operaciones referentes Libro de I.V.A.
8. Comisiones de Venta y Cobranzas: Este reporte se encuentra
ubicado en el men Reportes > Vendedores > Comisiones de
Venta y Cobranzas. Este reporte refleja el calculo de comisiones por
vendedores.
9. Movimientos de Inventario: Este reporte se encuentra ubicado en
el men Reportes > Productos > Movimientos de Inventario. Este
reporte refleja la relacin de venta de todos los productos
registrados, para as llevar un control de las existencias en el
inventario.
10. Movimientos de Seriales (Histrico): Este reporte se encuentra
ubicado en el men Reportes > Productos > Movimientos de
Seriales. Este reporte refleja los movimientos de los productos que
manejan seriales especficos para su posterior venta.
11. Listado de Transacciones:
12. Transacciones Pendientes de venta:
Tambin puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como
lo son el HTML, Excel, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones
existentes.
Mdulos Relacionados
14. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean:
Presupuestos
Notas de Entrega
Facturas
Devoluciones
Documentos en espera.
17. Si los desea eliminar todos presione Ctrl + [F2] Eliminar todos.
Modos de Acceso
Existen dos maneras de realizar una devolucin, puede ser una Devolucin
Normal de Factura de Venta o de Nota de Entrega, o una Devolucin manual.
Para realizar una devolucin de una Factura de Venta debe hacer lo siguiente:
[F3] Cliente: Se utiliza para cambiar los datos del cliente o para
establecer uno nuevo.
[F2] Vendedor: Permite ver los datos del vendedor. (Si no tiene un
vendedor registrado y desea crearlo puede hacerlo en el men
Fichas en la opcin Vendedores).
Renglones de la Devolucin
Reportes Relacionados
1. Relacin de Ventas:
2. Ventas por Departamento:
3. Informe de Ventas Diarias: Este reporte se encuentra ubicado en el
men Reportes > Ventas > Informe de Ventas Diarias. Este
reporte sirve para llevar un control total de sus ventas diariamente, lo
puede hacer de manera detallada como resumida.
4. Cierre de Caja Diario: Este reporte se encuentra ubicado en el
men Reportes > Ventas > Cierre de Caja Diario. Este reporte
refleja todo el movimiento diario efectuado en caja, ya sea por
facturacin, devoluciones, anticipos, pagos en cuentas por cobrar,
etc.
5. Estado de Cuenta de Clientes: Este reporte se encuentra ubicado
en el men Reportes > Clientes > Estado de Cuenta de Clientes.
Este reporte refleja las transacciones a crdito emitidas a un cliente o
clientes especficos.
6. Cuentas por Cobrar de Clientes: Este reporte se encuentra
ubicado en el men Reportes > Clientes > Cuentas por Cobrar de
Clientes. Este se utiliza para verificar los saldos y los abonos de los
clientes registrados a crdito.
7. Libro de Ventas (I.V.A.): Este reporte se encuentra ubicado en el
men Reportes > Ventas > Libro de Ventas (I.V.A.). Este reporte
refleja todas las operaciones referentes Libro de I.V.A.
8. Comisiones de Venta y Cobranzas: Este reporte se encuentra
ubicado en el men Reportes > Vendedores > Comisiones de
Venta y Cobranzas. Este reporte refleja el calculo de comisiones por
vendedores.
9. Movimientos de Inventario: Este reporte se encuentra ubicado en
el men Reportes > Productos > Movimientos de Inventario.
Este reporte refleja la relacin de venta de todos los productos
registrados, para as llevar un control de las existencias en el
inventario.
10. Movimientos de Seriales (Histrico): Este reporte se encuentra
ubicado en el men Reportes > Productos > Movimientos de
Seriales. Este reporte refleja los movimientos de los productos que
manejan seriales especficos para su posterior venta.
11. Listado de Transacciones:
12. Transacciones Pendientes de venta:
Mdulos Relacionados
Presupuestos
Notas de Entrega
Facturas
Devoluciones
Documentos en espera.
Presupuestos.
Notas de Entrega.
Facturas.
Devoluciones.
Hasta incluir los documentos en espera si as lo amerita.
Por ejemplo:
Si desea visualizar algn documento en especifico debe hacer lo siguiente:
25. Haga clic en el men Ventas > Administrador de Documentos de Venta.
26. All puede escoger que tipo de documentos necesita, por ejemplo un
Presupuesto.
27. Luego haga clic en la casilla Presupuestos, y desactivar las casillas
subsiguientes.
28. En la tabla central, aparecen los nmeros de los documentos registrados,
en este caso veremos solamente los presupuestos. (En la columna TIPO,
se refleja la abreviatura PRS). Podemos ver el nombre del cliente al cual se
le emiti el presupuesto, junto con la Fecha de Emisin y los totales.
29. En la tabla inferior veremos los detalles del Presupuesto que incluyen la
cantidad de artculos presupuestados junto a los totales de cada uno.
Cabe destacar que al momento de emitir una orden de compra no se toma para
incrementar el inventario, ya que su funcin es informativa para el proveedor al
momento de requerir una mercanca.
Modos de Acceso
51. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en el Orden de
Compra; tambin puede modificar la cantidad de artculos que desea
ingresar en la columna de cantidad.
55. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias
que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede
tener una vista previa del documento.
56. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su presupuesto
por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la direccin
de correo de su empresa, de no tener correo asignado el sistema le
preguntar a que direccin se va a enviar el presupuesto al momento de
registrar el mismo. Para configurar la opcin de correo electrnico, debe ir a
Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la carpeta Correo
Electrnico, luego introduzca toda la informacin concerniente a su cuenta
de correo electrnico.
17. Si desea colocar como Pendiente una Orden de Compra haga clic en el
botn Ctrl + F9 Pendiente, luego la puede cargar nuevamente
presionando la tecla [F11] Cargar y despus seleccionar el documento.
Importante: Es posible colocar como pendiente el presupuesto sin
necesidad entrar en la pantalla Desglose de Cuenta, haciendo clic en la
pantalla principal en el botn Ctrl + [F9] En espera.
Reportes Relacionados
Mdulos Relacionados
Actualiza el inventario.
Genera una Cuenta por Pagar si la factura es a crdito.
Afecta el libro del IVA.
Actualiza el promedio acumulado de compra y ventas de producto.
Actualiza el Movimiento de Inventario.
Modos de Acceso:
64. Luego indique el cdigo del producto el cual desea ingresar en la Nota de
Entrega de Compra; tambin puede modificar la cantidad de artculos que
desea ingresar en la columna de cantidad.
Ctrl. + [F1] Info Producto: Este botn permite verificar la
informacin acerca del producto que se est comprando.
70. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias
que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede
tener una vista previa del documento al momento de registrarlo.
71. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Factura de
Compra por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos la
direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el sistema
le preguntar a que direccin de correo electrnico donde se va a enviar la
nota de entrega al momento de registrar la misma. Para configurar la opcin
de correo electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga
clic en la carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin
concerniente a su cuenta de correo electrnico.
21. Para Cargar una Orden de Compra a una Factura de Compra en blanco
debe hacer lo siguiente:
Reportes relacionados
Las Recepciones de Facturas de Compras se ven reflejadas en los siguiente
reportes:
Mdulos Relacionados
37. All puede escoger que tipo de documentos necesita buscar, ya sean:
Ordenes de Compra
Recepcin de Notas de Entrega
Facturas
Devoluciones.
Incluir Documentos en Espera.
Modos de Acceso
Existen dos maneras de realizar una devolucin, puede ser una Devolucin de
Factura de Compra (Pendiente por Recibir) o una Recepcin de Compra.
Para realizar una Devolucin de una Factura de Compra (Pendiente por recibir)
debe hacer lo siguiente:
Para realizar una Devolucin de forma libre debe hacer los siguiente:
76. Indique el Depsito donde esta ubicada la mercanca a devolver. (Si desea
crear un Depsito debe hacerlo en el men Fichas > Deposito).
77. Posteriormente aparecen una serie de botones los cuales permiten realizar
varias actividades:
81. En el campo Monto sin derecho crdito fiscal, usted puede especificar el
monto de una devolucin a registrar que no posea IVA.
83. Con la opcin [F5] Imprimir copias, puede personalizar en No. de Copias
que desea imprimir. Con la opcin [F6] Ver documento en Pantalla, puede
tener una vista previa del documento al momento de registrarlo.
84. Con el botn Enviar por Correo Electrnico, puede enviar su Devolucin
de Compra por e-mail, a cualquier cliente que tenga registrado en sus datos
la direccin de correo de su empresa, de no tener correo asignado, el
sistema le preguntar a que direccin se va a enviar la devolucin al
momento de registrar la misma. Para configurar la opcin de correo
electrnico, debe ir a Utilidades > Propiedades Generales, haga clic en la
carpeta Correo Electrnico, luego introduzca toda la informacin
concerniente a su cuenta de correo electrnico.
Movimiento de Inventario.
Estado de Cuenta del Proveedor.
Compras del Mes.
Listados de Transacciones de Compras.
Mdulos Relacionados
Ordenes de Compra.
Recepcin de Notas de Entrega.
Facturas.
Devoluciones.
Incluir Documentos en Espera.
Ordenes de Compra.
Recepcin de Notas de Entrega.
Facturas.
Devoluciones.
Incluir Documentos en Espera.
Por ejemplo:
Si desea visualizar algn documento en especifico debe hacer lo siguiente: