CAPÍTULO III

Inventario
Este capítulo, tiene como objetivo indicar los aspectos fundamentales para la organización
y carga de inventario de forma ordenada, sencilla y eficiente en otras palabras poseer un
control total de su inventario. Además, de permitir adaptar su inventario a los métodos de
costeo de la nueva Ley de Precios Justos.
A continuación, se describen cada uno de los formularios que conforman este módulo y las
funciones que desempeñan cada uno de ellos para el manejo de inventario dentro de su
organización.
Nota: es importante, conocer las características que diferencia cada uno de los artículos que
va a ingresar al sistema, para así realizar las configuraciones más acertadas sobre este
módulo.
¿Cómo Verificar las Monedas?:
Dentro de este formulario, se podrá agregar la moneda con la que deseamos valorar
nuestro inventario, ya el sistema por defecto trae cargado la opción de: Bolívar y Dólar.
Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Moneda
Paso N° 2:
Para agregar una nueva moneda, debemos proporcionar un código y presionar
ENTER, posteriormente completamos la información del formulario, entre ellas:
- Descripción: Nombre de la moneda a ingresar.
- Símbolo de la moneda: Representación gráfica de la moneda, por ejemplo: $ para
dólar y Bs para el bolívar.
- Tasa de cambio para la Factura de Ventas: representa el factor de cambio
vigente para la moneda que se está ingresando, por ejemplo, para el dólar 6.3.
- Cambiar la tasa de cambio cada: indica el número de días que se tomaran en
cuenta para cambiar nuevamente el valor de la “Tasa de cambio para la Factura de Ventas”.
- Tasa de cambio para la Factura de Compras: Representa el factor de cambio de la moneda
que se está ingresando al sistema que se utilizara para la compra de inventario.
- Moneda Predeterminada: se debe seleccionar una de las monedas que se hayan registrado
en el sistema como predeterminado, esto con la finalidad de consultar los reportes en esta
denominación.
- Notas: Para agregar algún comentario adicional relevante para esta moneda.
Paso N° 3:
Para guardar los cambios, debe presionar el botón F9 Registrar, para culminar con
el proceso.
• Código: esta campo permite buscar un departamento específico de los
departamentos que ya hayan sido registrados, para realizar esto debe colocar el
código de en la barra y hacer click en el botón buscar para ubicar el departamento
solicitado.
• Cerrar: esta opción permite cerrar la ventana haciendo click en el botón o mediante la
tecla ESC.
• Agregar: proporciona la alternativa de crear y configurar un nuevo departamento;
la tecla de acceso rápido para esta opción es F9.
• Editar: esta opción permite realizar cambios en la configuración de un
departamento ya existente; la tecla de acceso rápido para esta opción es F2.
• Eliminar: esta opción permite eliminar un departamento creado, siempre y cuando este
departamento no posea asignado productos; la tecla de acceso rápido para esta opción es
F6.
Observación: En este punto, es importante conocer y analizar en detalle la estructura que
deseamos aplicar para la clasificación de nuestro inventario, por ejemplo, tomaremos como
referencia un inventario de productos de Computación, donde se tomará la siguiente
estructura:
- . Computadoras
- Marcas
- Lenovo
- IBM
- Entre otros.
- . Accesorios
- Mouse
- Teclados
- Cornetas
- Entre otros
-. Servicios

En este ejemplo, podremos observar una estructura de departamentos de tres (3) niveles,
otra de dos (2) niveles y una (1) de un nivel respectivamente, esto con la finalidad de
imponer un orden jerárquico en nuestro inventario.
Paso N° 2:
Para crear un departamento principal o independiente, debemos presionar el botón de
“Agregar”, sin embargo, se recomienda seleccionar la opción de: Arrastre hasta aquí para
asignar como Departamento Principal, como se aprecia en la siguiente imagen:

1. Se debe asignar un código.

2. Proporcionamos el nombre o descripción que le daremos al departamento.
3. Presiona, F9 Registrar para guardar los cambios efectuados.
A partir de estos tres (3) pasos, se pueden crear los departamentos que desee. Sin
embargo, es posible incorporar configuraciones avanzadas para aprovechar al máximo
las bondades del sistema, las cuales las podemos encontrar en la parte inferior
derecha del formulario, como se aprecia en la imagen, en el recuadro rojo:

Configuraciones avanzadas para departamentos:

 Políticas de Precios: esta opción permite configurar el margen de utilidad fijo para todos
los productos que pertenezcan a un departamento en específico. Para lo cual debe
seguir los siguientes pasos:
1. Hacemos click, sobre el enlace de “No Configurado”, nos mostrará el siguiente
formulario, la cual nos mostrará dos (2) columnas y cuatro (4) filas:

Nota: Al realizar algún cambio sobre las políticas de precios este ajustara todos los precios
de los productos asociados a este departamento de forma automática.
 Comisiones: esta opción permite configurar comisiones de ventas y/o cobranzas
a los productos que pertenezcan a un Departamento. Para lo cual debe seguir los siguientes
pasos:
1. Hacemos click, sobre el enlace de “No Configurado”, nos mostrará el siguiente
formulario:

Comisiones en Ventas: las comisiones de ventas se establecen con la finalidad de que el

Vendedor genere comisiones por cada factura emitida, en la cual se involucre un
producto y/o servicio que pertenezca al departamento indiferentemente si dicha factura
fue emitida a Contado o Crédito.
Comisiones de Cobranzas: se establecen para que el Vendedor genere comisiones
por cada factura emitida a crédito y que haya sido cancelada y la cual involucre al producto
y/o servicio que pertenezca al departamento
 Esquemas de tallas y Colores: esta opción permite configurar o definir un
patrón específico para las tallas y los colores que mantendrán los productos asociados a
este departamento.
Para efectuar esta configuración, hacemos click, sobre el enlace de “No Configurado”, de
Esquema de tallas y colores y nos permitirá seleccionar el patrón de tallas y/o colores
previamente creado.
Observación: Los Esquema de tallas y colores, se describen a partir de la página N° 35 del
presente manual.
Crear un Sub-Departamento: es decir, crear departamento dependiente a otro
departamento. Para esto debe seguir los siguientes pasos:
1. Hacer click en agregar, aparecerá una nueva ventana.
2. Se ingresa el código del sub-departamento y nombre del mismo.
3. Luego en la opción de “Pertenece al Grupo”, hacer click en los tres puntos (…) del
recuadro por medio del cual le mostrará una ventana emergente donde debe seleccionar
el departamento principal al cual va a pertenecer el sub-departamento.

Observación: Este proceso debe repetirse (Paso N° 4) para agregar los sub- departamentos
que desea, y adicional agregar departamentos dependientes de sub-departamentos como
se planteó en el ejemplo. Por otro lado, al crear sub- departamentos no requiere realizar
configuraciones avanzadas (Política de precios y Comisiones) ya que estos tomarán
dicha configuración del Departamentos principal.
Nota: Puede crear tantas ubicaciones para su depósito como desee.
En este punto, se debe agregar la siguiente información:
 Código: debe incluir un código para la unidad a crear.
 Nombre: descripción para la unidad, para el ejemplo se tomó “Caja”.
 Presiona F9 Registrar para completar el registro.
Nota: Puede crear el número de depósitos que desee para organizar su Inventario.

En este punto, sebe agregar la siguiente información:

 Código: debe incluir un código para la marca que desea crear.
 Nombre: descripción de la marca, para el ejemplo se tomó “Samsung”.
 Presiona F9 Registrar para completar el registro.
Nota: Puede crear el número de marcas que desee para clasificar su inventario.
¿Cómo crear Aranceles?:
Esta opción, le permite registrar los porcentajes correspondientes a los impuestos
asociados a las compras de importación, esta alternativa solo aplica para aquellos
artículos que ingresemos al sistema y que será configurad en moneda extranjera.
Aranceles: Es un instrumento regulador del comercio exterior y debe adaptarse a
la dinámica que experimentan los cambios internacionales, así como a las condiciones de
producción y comercio del país que lo utiliza.
En este punto, sebe agregar la siguiente información:
 Código: debe incluir un código arancel que desea crear, esto los puede tomar por medio
de la gaceta.
 Nombre: descripción del arancel.
 Porcentaje: indicamos el porcentaje asociado al arancel
 Presiona F9 Registrar para completar el registro.
¿Cómo crear Tallas y Colores?:
Permite organizar y clasificar nuestro inventario por tallas y/o colores, es decir, poder
ingresar un único artículo y detallarlo por las diferentes tallas y/o colores que este posee,
como, por ejemplo: una tienda departamental, donde un mismo pantalón Jean puede
tener diferentes colores y tallas, para controlar nuestro inventario a detalle.
Opción de Menú: Inventario – Tallas y Colores.
 Seleccionar las tallas y colores que van a formar parte de este
 Presiona F9 Registrar para completar la operación.
 Seleccionar las tallas y colores que van a formar parte de este
 Presiona F9 Registrar para completar la operación.

Paso N° 2:
Datos Básicos:
En el Formulario que nos muestra, en primer lugar, debemos ingresar:
 Código: corresponde a la identificación única de cada producto la cual se toma como
referencia el código de barra del mismo, y presionamos ENTER para continuar.
Observación: Es importante recalcar y tomar muy en cuenta este campo, ya que de tener
movimientos el producto (Operaciones de Inventario, Ventas o Compras), no podrá
ser eliminado solamente puede cambiar su estado actual de Activo a Inactivo.
Adicionalmente, podemos agregar información general relacionada a este producto:
 Departamento: representa a la clasificación que deseamos asignar a este producto y que
sea creado previamente.
 Marca: se debe indicar la categoría a la que corresponde dicho producto, la cual
sea creado previamente.
 Referencia: corresponde a una opción de búsqueda rápida para el
producto al momento de facturarlo.
 Días de Garantía: información referencial para el producto.
 Uso Interno: por defecto viene definido en NO, que corresponde a que un producto que
puede ser facturado, al seleccionar SI, solo podrá verse en los reportes.

 Unidad: se debe seleccionar el tipo de unidad desganada para el producto (opcional), que
le permitirá identificar la medida del artículo (longitud, masa o tiempo).
 I.V.A. Compra: representa el tipo de alícuota que se tomará en cuenta para el
registro de compras de inventario.
 I.V.A. Venta: corresponde a la alícuota que se usara para la emisión de las facturas de
ventas (es muy importante determinar esta opción para obtener los resultados esperados
por el sistema).
Paso N° 4:
Ingresar Costos:
Adicionalmente, se debe ingresar el “Costo Proveedor”, el cual representa el valor de
adquisición del producto en base a la unidad de medida seleccionada, a pesar que no es
representa un campo obligatorio, al no ingresar este valor no obtendremos la utilidad
percibida durante la venta.

En dicho formulario, podrá ingresar los costos adicionales que acarrean la compra del
artículo, tales como:
 Costos por manejo.
 Costos por desperdicios.
 Costos operativos, entre otros.
Para cargar estos gastos, debe presionar F9 Registrar, y continuar con la configuración del
producto.
Adicionalmente, podremos observar la siguiente información:
 Costo Calculado: el cual representa la suma del costo proveedor más los costos
adicionales, dicho costos es el que se tomara como referencia para el cálculo del
porcentaje de utilidad.
 Ultimo Costo: indica el costo anterior del artículo una vez que este
se haya modificado.
 Costo Promedio: indica el valor de tu inventario en base a los
diferentes costos y cargas realizadas de inventario.
Paso N° 5:
Determinar los Precios:
Una vez ingresados los costos, se deben determinar el/los precios del
producto, en la siguiente sección:

En caso contrario, debemos indicar los porcentajes de utilidad que deseamos obtener
durante la venta. Por lo cual, se debe indicar en la sección en color azul.
de la imagen anterior, allí podrá observar los precios sin impuesto, el porcentaje de utilidad
obtenido y el precio con impuesto.
Utilidad: es el interés, provecho o fruto que se obtiene de algo (porcentaje de ganancia).
Recomendación: Si el producto no posee configuraciones adicionales, puede proceder
al paso N° 8 para guardar el producto.
Paso N° 6:
Configuración Adicional:
Estas opciones, le permitirán realizar configuraciones adicionales para el uso personalizado
del producto y adaptación a los procesos de la organización, entre las cuales encontramos:
Unidad Alterna, Descuentos E incluir una Foto como se puede apreciar en la imagen:

 Unidad Alterna: permite definir al producto una unidad adicional de medida (longitud,
masa o tiempo), que nos proporciona una alternativa muy útil al momento de
ofrecer a nuestros clientes productos en dos diferentes presentaciones por ejemplo:
Caja y Unidad. Sin embargo, también es aplicable si nuestros proveedores nos enviar una
presentación y nuestra unidad de venta es diferente (este proceso es opcional).
Para efectuar esta configuración, debemos presionar la opción de “Unid. Alterna” ubicada
en la parte inferior de la pantalla (ver imagen anterior), por consiguiente nos
mostrará el siguiente formulario:
En esta sección, se debe determinar la segunda unida que se va a definir al producto.
 Seleccionamos la Unidad Alterna como se aprecia en la imagen anterior (recuadro
rojo).
 Factor de Conversión: se debe determina el factor de cambio entre las dos presentaciones,
para el ejemplo se toma 12 (recuadro azul).
 Indicamos el factor de cambio a usar, como se aprecia en la imagen (flecha azul), en el
ejemplo se colocó “UNIDAD X CAJA” es decir, la caja contiene 12 unidades.
Al realizar esta configuración el sistema automáticamente indicara los costos y precios de
esta unidad, en base a los costos ingresados en la ficha principal (puede ser modificado).
De igual forma, se pueden definir la presentación o unidad que se desea mantener por
defecto, en la compra o venta, tal como se aprecia en la imagen:
Se debe seleccionar la imagen que se asignará al producto y ya estará configurado.
Paso N° 7:
Configuración Avanzada:
Estas opciones proporcionan al usuario, alternativas que le permitirán agregar
funciones o características específicas a cada producto, las cuales se ubican en la parte
derecha de la ficha de “Productos terminados”:
Paso N° 3:
Presiona F9 Registrar, para guardar los cambios.
2. ¿Cómo realizar una Descarga de Inventario?
Descarga: restar o disminuir la existencia de los productos de inventario.
Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo de
“Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (2) Descargas, como lo muestra
la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Descargas”, le proporcionamos una descripción

en función a lo que se va a restas, por ejemplo: Descargas de electrodomésticos.
Adicionalmente, seleccionamos el “Deposito” de donde se hará la resta de Inventario.
3. ¿Cómo realizar una Traslado de Inventario?
Traslados: nos permite enviar existencia de un depósito a otro.
Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo de
“Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (3) Traslados, como lo muestra
la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Traslados”, le proporcionamos una descripción en

función a lo que se va a trasladar, por ejemplo: Envió de electrodomésticos.
Adicionalmente, seleccionamos el “Deposito” de donde se hará la resta de inventario y
seleccionamos el “Deposito” de donde se enviará las existencias.

Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a trasladar donde nos mostrará la información del
producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Del Depósito, Al Depósito, Costo), como se
muestra en la pantalla siguiente:
4. ¿Cómo realizar una Ajuste de Inventario?
Ajustes: esta alternativa se utiliza para sustituir la existencia actual del producto
por la cantidad ingresada (este método no aplica para productos que utilizar inventario por
capas, seriales, tallas y colores)
Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo de
“Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (4) ajustes, como lo muestra la
siguiente imagen:
Inventario.

5. ¿Cómo realizar una Descarga de uso Interno de Inventario?

Descargos de uso Interno: disminuir existencia de los productos de inventario
por efectos de donaciones, daños o utilidad de la empresa (Auto Consumo) basado
en el Reglamento de Entradas y Salidas de Inventario Artículo 177 de I.S.L.R.
Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo de
“Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (5) Descargas de uso Interno,
como lo muestra la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Descargas de uso Interno”, le proporcionamos

una descripción en función a lo que se va a realizar.

Adicionalmente, seleccionamos el “Deposito” de donde se hará la resta de inventario.

Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a descargar y nos mostrará la información del
producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Costo, entre otros),
como se muestra en la pantalla siguiente: