MANUAL BÁSICO DE

USUARIO
Software POS para Restaurantes V3

Acerca de
Este manual ha sido redactado por Tecsilogía Colombia y está orientado a usuarios con
conocimientos básicos en sistemas.
Versión del manual: 1.2.2

@tecsilogiaco
tecsilogiaco@gmail.com
Contenido
1. Instalación................................................................................................................................................................. 2
2. Montando la base de datos ............................................................................................................................... 4
3. Personalización del software ............................................................................................................................. 5
4. Ingreso y configuración de impresora ............................................................................................................... 5
5. Crear menú y productos........................................................................................................................................ 6
6. Artículos de inventario y recetas ...................................................................................................................... 11
7. Como ingresar artículos al inventario ............................................................................................................. 16
8. Como vender ......................................................................................................................................................... 18
9. Como modificar la información de la factura ............................................................................................... 20
10. Como crear o modificar mesas ......................................................................................................................... 22
11. Copia de seguridad y restauración de la Base de Datos ............................................................................ 23

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 1. Instalación
Ejecute el archivo 1_NetFx40_Client_x86_x64.exe que se le envió al momento de la compra,
acepte los términos de la licencia, haga click en Instalar y una vez finalizado el proceso haga click
en Finalizar. Si el pc ya tiene instalado el componente, le mostrará una notificación y usted podrá
saltarse este paso y continuar al siguiente instalador.

Luego ejecute el archivo 2_SSCERuntime_x64-ESN.exe, pulse Siguiente, Acepta los términos,

pulsa Siguiente y luego Instalar

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Ejecute el archivo 3_Instalador_SambaSetup3035.exe que se le envió al momento de la compra
y siga los pasos como se indica en las imágenes.

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2. Montando la base de datos
Luego de finalizar la instalación, abra el SambaPOS dando doble click en el icono que
queda creado en su escritorio, ingrese con la contraseña 1234 y luego cierrelo. Ahora debe
montar la base de datos creada por nosotros y que le fue enviada al momento de la
compra. Para hacerlo, copie el archivo SambaPOS3.sdf, péguelo en la carpeta
SambaPOS3 que se encuentra en Mis Documentos y reemplace el archivo existente.
Para comprobar que quedó bien instalado, abra el software e ingrese con la
contraseña 9988. Si no ingresa, debe repetir el proceso.

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3. Personalización del software
Para cambiar el logo del software por el logo de su negocio, coloquele como nombre de
archivo logo.png y peguelo en la ruta C:\Archivos de programa\Sambapos3\images y
reemplace el archivo existente. Se recomienda un logo de formato cuadrado con fondo
transparente de ancho no mayor a 450 pixeles. Este paso es opcional.

4. Ingreso y configuración de impresora

Para ingresar al software ejecute el icono que se encuentra en su escritorio o en
el listado de programas en la carpeta SambaPOS. En la pantalla inicial, digite el PIN 9988
y haga click en Iniciar

Haga click en Gestionar ->Configuración->Impresora Lista -> Impresora de Recibos

y en la lista desplegable Compartir Nombre de Impresora / Nombre del Puerto
seleccione el nombre de su impresora de facturas (A estas alturas ya debe tener instalada
la impresora con la que utlilizará este software). Si su impresora es de 58mm, la opción
Recuento de Caracteres x linea deberá tener un valor de 32, si su impresora es de 80mm,
este valor deberá ser de 42. Haga click en Guardar.

Ahora ingrese a Impresora de la Cocina y en la lista desplegable Compartir Nombre de

Impresora / Nombre del Puerto seleccione el nombre de su impresora de comandas
(Puede utilizar la misma impresora que seleccionó para las facturas o diferentes). El
Recuento de Caracteres x linea se configura igual que la anterior. Haga click en Guardar.

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5. Crear menú y productos
Existen 2 formas de crear productos: En lote y de a uno
por uno:

Para crear productos en lote ingrese a Gestionar-

>Productos->Lista de Productos->Crear Lote
Producto Lista

➢ Comience los Nombres de categoría con el

símbolo #.
➢ En la siguiente línea escriba el nombre del producto
➢ Al final de cada línea coloque el precio del producto
y deberá quedar como se muestra en la imagen.

Haga clic en Aceptar para crear los productos.

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Para crear productos uno por uno ingrese a Gestionar->Productos->Lista de
Productos->Añadir Producto

En la imagen se utilizó como ejemplo una hamburguesa, pero lo mismo aplica para
cualquier tipo de producto como bebidas, cajas para llevar, etc.

➢ Nombre de Producto: el nombre debe ser único e irrepetible

➢ Código de Grupo: es la categoría a la que pertenece el producto, puede
seleccionarlo de la lista desplegable o escribirlo en caso de que no exista aun.
➢ Código de barras: es opcional
➢ Etiqueta: se usa para control interno y es opcional
➢ Precios de porciones: Se configuran varias si un producto viene en varias
presentaciones, de lo contrario solo se crea una porción llamada Normal

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Una vez creados los productos, debemos crear los menús ingresando a Gestionar-
>Productos->Lista de Menús->Menú->Añadir categoría

En este caso, las categorías son las que previamente hemos ido creando al agregar nuestros
productos. En el caso de la creación de productos por lote, las categorías fueron las que
marcamos con el #, y en el caso de los productos creados uno por uno, las categorías son
las que escribimos en el campo Código de Grupo. Siguiendo el ejemplo anterior de la
Hamburguesa, vamos a crear la categoría Hamburguesas digitándola en el recuadro y
dando click en Aceptar y en el siguiente cuadro click en No

Una vez terminamos de crear todas las categorías, damos click en Guardar

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Listo, ya tenemos creada nuestra categoría Hamburguesas. Ahora debemos asociar los
productos correspondientes ingresando a Gestionar->Productos->Lista de Menús-
>Menú y damos doble click en Hamburguesas

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Seleccionamos el producto que queramos incluir en la categoía y damos click en el botón
>> y luego click en Aceptar. Al terminar, debe quedarnos así:

Para personalizar el aspecto del menú, ingrese a Gestionar->Productos->Lista de

Menús->Menú->Editar todas las categorías aquí podrá cambiar aspectos como el color
del botón, del texto, ancho y alto, imágenes de los botones, etc. Siéntase libre de probar y
dejarlo como más le guste.

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6. Artículos de inventario y recetas
En este punto vamos a crear un ejemplo acerca de inventario y seguimiento de costos con
recetas. En primer lugar hablaremos sobre los puntos clave del sistema de inventario. Tenga
en cuenta que esta sección es opcional y sólo debe configurarse si usted quiere llevar el
control del inventario.

El artículo de inventario es diferente al de producto. Los productos se mapean como

artículos del inventario por medio de recetas. Incluso si la relación es uno a uno con un
artículo del producto e inventario, como una Coca Cola, una botella de agua, debemos
crear el artículo de inventario y la receta. Puede crear artículos individuales de inventario
para cada producto o realizar un seguimiento de todo el inventario en una sola tarjeta de
inventario como "bebidas de botella".

No hay ningún requisito para realizar un seguimiento de inventario de todos los productos.
Puede comenzar con la mayoría de los productos importantes y crear tantas recetas para
artículos pequeños como sea necesario.

Cuando compramos insumos debemos guardarlo en la opción Gestionar->Inventario-

>Transacción Lista->Añadir Documento de Transacción pero esto lo explicaremos en
detalle más adelante.

Los números definidos en las recetas no son números exactos. Por ejemplo, usted ha dicho
que hay 10 gr de tomate en la hamburguesa. Si vende 100 hamburguesas, el software
disminuirá automáticamente del inventario 1 kg (1000 gr) de tomate. En la vida real puede
que no sean exactamente 1 kg. Al final del día se pesó el tomate y se usaron 1.5 kg. Tal vez
algunos de ellos se desperdiciaron al cortar o el cocinero estaba generoso, etc. Cualquiera
que sea la razón de esta diferencia, tenemos que distribuirla. Los números que hemos
definido en las recetas son significativos ahora. La diferencia es igual al costo de 0.5 kg
tomate. Hay que añadir 20% de la misma al costo de hamburguesa y 80% de la misma al
costo de ensalada. Eso significa que las cantidades de la receta definen las proporciones de
la diferencia de costo que tenemos que distribuir. Que no tienen ningún efecto sobre los
productos que no tienen tomate en él.

Veamos un ejemplo sencillo. Vamos a empezar por la creación de artículos de inventario.

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Para añadir nuevos artículos de inventario vamos Gestionar->Inventario->Artículos de
inventario. Vamos a crear artículos para la receta Hamburguesa Sencilla. La parte más
importante es la configuración de la unidad. La unidad base es la unidad más pequeña del
artículo y unidad de transacciones es la unidad que generalmente usamos para las compras
de dicho artículo. Por ejemplo, la unidad más pequeña del tomate es Gr y la compra de
tomate se hace con la unidad de transacción en Kg. Si voy a utilizar una única unidad base
tengo que dejar unidad de transacción como cero. A modo de ejemplo, vamos a crear tres
elementos de inventario llamados “Carne para Hamburguesa”, "Pan Hamburguesa" y
"Tomate".

Para crear el artículo Carne para Hamburguesa la unidad base es Gr (cantidad que vamos
a usar en la preparación) y unidad de transacciones es Kg (cantidad en la que compramos)
y en Multiplicador de unidad colocamos 1000 ya que 1 Kg = 1000 Gr. Debe quedar como
en la imagen:

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Para crear el artículo Pan Hamburguesa hemos configurado la unidad base como pieza
(una pieza de pan por hamburguesa) y la unidad de transacciones en Paquete (presentación
en que se compra el pan). En el multiplicador hemos colocado 10 ya que cada paquete de
pan de hamburguesas que compramos contiene 10 piezas de pan.

Lo mismo para el Tomate que deberá quedar así:

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Una vez creados los artículos de inventario necesarios para la producción de
hamburguesas, vamos a crear una receta en Gestionar->Inventario->Recetas->Añadir
Receta.

En Receta Nombre escribimos Hamburguesa Sencilla, al igual que el nombre del

producto. En Producto, escogemos el producto correspondiente desde la lista desplegable
y deben aparecer automáticamente las porciones disponibles. Las recetas se basan en las
porciones. Si usted tiene varias porciones, tiene que configurar recetas para todas las
porciones.

Es posible añadir artículos de inventario, tales como sal, pimienta o cosas pequeñas
similares, pero en lugar de seguimiento de inventario de estos elementos se puede utilizar
el ajuste "costos fijos". El software le sumará esta cantidad con el costo de todas las
porciones vendidas.

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Eso es todo lo que tenemos que hacer para el seguimiento de inventario y debería quedar
como se muestra en la imagen:

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7. Como ingresar artículos al inventario
Si quiere llevar un completo control del inventario, antes de empezar a vender debe
ingresar su inventario actual siguiendo estos pasos: Para poder hacer ventas o
movimientos de inventario debemos iniciar primero un periodo de trabajo (turno). Click
en Periodos de Trabajo -> Iniciar Periodo de Trabajo -> Iniciar Periodo de Trabajo -
> Aceptar

Una vez iniciado el periodo de trabajo vaya a Gestionar->Inventario->Transacción

Lista->Añadir Documento de Transacción. En el campo Documento N° digite un
número de consecutivo, de factura, aleatorio para llevar su control interno. Luego haga
click en Añadir y llene los campos según sus datos. Al finalizar haga click en Guardar

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Para verificar que estos productos ya estén en su inventario, haga click en Menu Principal-
>Almacenes y valide.

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8. Como vender
En el menú principal haga click en PDV (Punto de Venta), según su configuración, mesas
o caja rápida, verá los botones correspondientes en la pestaña Vender. Haga click en
uno de ellos (En Caja 1 o Mesa 1) y entrará a la pantalla de ventas.

Los botones de la columna del centro son las categorías de sus productos, que a su vez
despliegan los botones de la derecha que son los productos. Dando click en cada uno de
los productos podrá agregarlos a la venta. Una vez finalizado el pedido haga click en
Pagar, esto imprimirá automáticamente la comanda (orden de cocina) y lo llevará a la
pantalla de pago.

En esta pantalla veremos:

➢ Los productos facturados y su total

➢ Botones de decenas rápidas: 2000,5000,10000,20000,50000admin
➢ % Descuento en caso de aplicar (Digite el descuento y luego el botón %)

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 ➢ Redondeo en caso de décimas en el total
➢ Propina (digite la cantidad recibida y luego el botón Propina)
➢ Imprimir Factura para impresión rápida
➢ Botón C para borrar una cantidad digitada
➢ Botones Todos, ½,1/3,1/n para dividir cuentas
➢ Botones de medio de pago y botón Cerrar

Ejemplo del proceso de pago: en el caso de esta imagen digite 20000, luego el botón
Efectivo y luego el botón Imprimir Factura

Esto imprimirá la factura y lo llevara de nuevo a la pantalla Vender donde repetirá el

proceso con el siguiente cliente.

En la pantalla de ventas, si usted da click en un producto este quedará seleccionado en

azul y activará unas opciones adicionales que le permiten aplicar acciones sobre dicho
producto así:

➢ Botón + y – permiten aumentar o disminuir la cantidad del producto a facturar

➢ Botón Cortesías permite facturar el producto con valor $0 pero aun así será
descontado de inventario. También aparecerá en el reporte final sumado como
Cortesías y no afectará el balance final de ventas.
➢ Imprimir Comanda imprime una comanda de solo ese producto seleccionado.
➢ Cancelar elimina el producto de la lista
➢ Cambiar Precio permite modificar precios si su nivel lo permite

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 ➢ Variantes de Producto permite hacer anotaciones o recomendaciones del cliente
o agregar adicionales con y sin valor (sin piña, sin cebolla, queso extra $500, etc.)
Estos se verán reflejados en la comanda (orden de cocina).

9. Como modificar la información de la

factura

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Ingrese a Gestionar ->Configuración->Plantilla de la Impresora Lista ->Plantilla de
Recibos. Modifique la información con la de su negocio y solo la que se muestra en los
recuadros en rojo.

IMPORTANTE: NO modifique más nada en la factura ya que puede desconfigurar la

impresión.

Una vez finalice los cambios, haga click en Guardar.

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10.Como crear o modificar mesas
Ingrese a Gestionar->Entidades->Entidad Lista->Añadir Entidad en Tipo de Entidad
escoja la opción Mesas y en Nombre coloque la denominación con quiere que aparezca
esta entidad. Ejemplo: Mesa 1, Mesa 2, Barra 1, Lounge 1, Caja 1, etc. Haga click en el
boton Guardar.

Ahora vaya a Gestionar->Entidades->Pantalla de Entidad Lista->Mesas->Entidad

Lista y haga click en Seleccionar Entidad.

En el cuadro que se despliega, seleccione las mesas que quiere agregar y presione >>
luego haga click en Aceptar y luego click en Guardar.

Vaya al menú principal y luego PDV para comprobar que aparezcan las mesas.

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11. Copia de seguridad y restauración de
la Base de Datos
El procedimiento para realizar copias de seguridad y respaldar los datos es muy sencillo: solo
debe ingresar a la carpeta Mis Documentos y copiar el archivo SambaPOS3.sdf y guardarlo
en otra ubicación segura o en una USB. Este procedimiento puede realizarlo las veces que
usted considere necesario. Para restaurar la base de datos en caso de daño del computador,
siga las instrucciones de instalación del software de este manual y al momento de copiar la
base de datos, use el último archivo SambaPOS3.sdf que usted copió.

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