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PROCEDIMIENTOS
PARA EL REGISTRO
Y CONTROL DE PERSONAL
SP-NP-001.04
SP-NP-001.04
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que permitan una adecuada gestin de las actividades
referentes al registro y control del personal de SERPOST S.A., contribuyendo a la
aplicacin correcta de las normas laborales vigentes.
II. ALCANCE
El presente documento es de aplicacin a todos los trabajadores que tengan vnculo
laboral con la Empresa.
IV. NORMAS
1. REGISTRO DE PERSONAL
a) Toda persona que ingrese a laborar en la Empresa deber cumplir
obligatoriamente con los siguientes requisitos:
Gozar de buena salud fsica y mental. Para lo cual, se deber someter
obligatoriamente a los exmenes mdicos y pruebas toxicolgicas, en
especial para quienes vayas a realizar labores operativas o administrar
fondos o recursos financieros y otros valores de la Empresa.
Tener la capacidad civil de ejercicio para ser contratado y no estar impedido
de prestar sus servicios para la Empresa, ni para cualquier entidad del
Estado.
No guardar parentesco, hasta el cuarto grado de consanguinidad ni hasta el
segundo grado de afinidad, con trabajadores de la Empresa que tengan
facultad de nombramiento y/o proposicin y/o contratacin de personal.
Cumplir con los requerimientos mnimos del puesto.
No registrar antecedentes policiales, penales ni judiciales.
Presentar certificado de salud actualizado, con no ms de 30 das de
antigedad.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
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SP-NP-001.04
b) Todo trabajador con contrato a plazo indeterminado o a plazo fijo, contar con
un legajo personal, de acuerdo a la norma interna que regule su organizacin y
administracin. Situacin similar regir para el trabajador con contrato sujeto a
modalidad, quien contar con un legajo que permita su inmediata identificacin.
c) La Subgerencia de Recursos Humanos, a travs del Departamento de
Administracin de Personal, asignar a cada trabajador un cdigo nico de
trabajador, el mismo que se registrar en el Sistema de Planillas y servir para
toda accin administrativa a realizarse en la Empresa.
2. CONTROL DE PERSONAL
La jornada de trabajo establecida en la Empresa no superar las cuarenta y
ocho (48) horas semanales, adecuando los horarios en funcin al tipo y
mtodo de trabajo en el rea postal. Se ha establecido cuarenta y cinco (45)
minutos diarios de refrigerio para el personal que realice sus labores en
horario corrido.
El horario de ingreso, refrigerio y salida del personal ser fijado por la
Empresa, y slo si se considera por necesidad del servicio se establecern
jornadas atpicas y turnos especiales, en armona con las disposiciones legales
vigentes, reconociendo los respectivos descansos compensatorios.
El ingreso y salida de personal deber realizarse nicamente por la va de
acceso asignada por la Empresa, debiendo los trabajadores colaborar con los
controles de seguridad, accediendo a la revisin de paquetes, bolsas,
vehculos, u otros bienes que le sean requeridos.
C. Vacaciones
1. Todo trabajador tiene derecho a treinta (30) das de vacaciones despus de
cada ao completo de servicios.
Para que el trabajador adquiera el derecho al descanso vacacional, tiene
que cumplir dos (2) requisitos indispensables, que deben darse de manera
oportuna.
1.1 Contar con un ao continuo de labor.
1.2 Haber cumplido con un determinado nmero de das efectivos de labor
durante dicho ao. As se tiene que:
El rcord mnimo de 260 das efectivos de trabajo durante el ao de
servicios si su jornada de trabajo se extiende a seis (6) das a la semana.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
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D. Licencias y Permisos
1. La licencia es la autorizacin que otorga la Empresa para no asistir al
centro de trabajo uno o ms das.
2. El permiso es la autorizacin que otorga la Empresa para ausentarse por
horas dentro de la jornada laboral.
3. Todas las licencias y permisos sern comunicadas con 24 horas de
anticipacin al da en que son otorgadas, por el jefe inmediato, al
Departamento de Administracin de Personal de la Subgerencia de
Recursos Humanos donde se llevarn los registros y estadsticas
correspondientes, es responsabilidad del jefe inmediato dicha comunicacin
oportuna. En casos de grave afectacin a la salud o accidentes o casos
fortuitos e inesperados, esta comunicacin se dar el mismo da.
4. Se otorgarn licencias o permisos por los siguientes motivos:
b) Permisos
Para trmites de expedicin de documentos personales y otros que
solicite la Empresa para el Legajo de Personal, luego de iniciado el
vnculo laboral.
En el caso de Licencias y Permisos donde no exista acuerdo de voluntades entre
el trabajador y el supervisor directo, Jefe, Subgerente o Gerente, se solicitar la
intervencin y opinin vinculante de la Subgerencia de Recursos Humanos.
E. Atencin Mdica
Los trabajadores tendrn derecho de solicitar hasta tres (03) horas ms el trmino
de la distancia, para ser atendidos en las clnicas de ESSALUD, hospitales del
Ministerio, EPS, mdicos particulares y otros centros asistenciales de salud. En
caso de exceder dicho lmite de 03 horas, debern estar debidamente justificadas.
En todo caso, dichas salidas, excedan o no las 03 horas, debern estar
debidamente documentadas. En caso que el trabajador sea atendido en hospitales
en otro mbito geogrfico en el que se encuentre laborando, la Subgerencia de
Recursos Humanos coordinar con su jefe y el trabajador sobre las horas de
licencia pertinentes.
F. Descanso Mdico
1. Podrn ser atendidos por el mdico de la Empresa todos los trabajadores que
tengan vnculo laboral con SERPOST S.A.
2. Constituyen descansos mdicos los otorgados por el :
Mdico de la Empresa.
Mdico de ESSALUD.
3. El mdico de la Empresa slo podr otorgar descanso mdico hasta por tres
(03) das consecutivos. En caso de persistir la enfermedad, requiriendo el
trabajador un descanso mayor de tres das, deber atenderse en el
ESSALUD, mdico particular o rea de Salud.
4. Para tramitar el visado por el mdico de la Empresa de la licencia por
enfermedad otorgada por mdico particular, se deber presentar en forma
obligatoria los siguientes documentos:
Certificado mdico en formato membretado (recetario) o especie
valorada del Colegio Mdico.
Receta e indicaciones mdicas.
Recibo o factura por Honorarios Profesionales, indicando el RUC
correspondiente por la consulta mdica.
El Departamento de Administracin de Personal y las reas de apoyo a
la gestin de personal de las Administraciones Postales de Lima y
Provincias, verificarn que los documentos presentados referente a los
descansos o certificados mdicos que emita ESSALUD, Ministerio de
Salud (centro de salud y/u hospitales) o mdico particular, indiquen
diagnstico, tiempo de duracin del descanso, razn social o membrete,
con las respectivas firmas, nombres y apellidos, as como nmero de
colegiatura del mdico firmante.
5. La regularizacin de los descansos mdicos, otorgados por mdico
particular, se tramitar ante el Departamento de Administracin de
Personal, teniendo como plazo mximo 48 (cuarenta y ocho) horas contados
a partir de la reincorporacin al centro de trabajo, previa comunicacin
telefnica o por algn otro medio al jefe inmediato.
La constancia de atencin de emergencia no es un documento que acredite el
descanso mdico.
En el caso de las Administraciones Postales, el tiempo mximo de
presentacin de los documentos para la regularizacin del descanso mdico
por parte del trabajador al Administrador Postal ser de 48 (cuarenta y
ocho horas), teniendo ste que colocar su visto bueno, sellar con la fecha de
recepcin, as como remitirlo al rea de Servicio Mdico, bajo
responsabilidad.
6. En caso que el Departamento de Administracin de Personal de la
Subgerencia de Recursos Humanos, determinase la no procedencia del
certificado mdico, ste deber ser devuelto, con las observaciones
pertinentes, al trabajador, en un plazo mximo de 48 horas de recibido si es
en Lima y 72 horas si es en provincia.
7. La determinacin de no procedencia del certificado mdico por parte del
Departamento de Administracin de Personal, involucra la comunicacin al
rea de Remuneraciones para el descuento respectivo.
V. PROCEDIMIENTOS
1. REGISTRO DE PERSONAL
Toda persona incorporada a la Empresa deber cumplir con llenar:
El Formato Ficha de Datos Personales (Anexo N 1), primer paso del
registro de personal, que considera:
Datos personales (edad, enfermedades crnicas, historial mdico, peso,
estatura, alergias, tipo de sangre, nombre de cnyuge o conviviente, hijos,
personas dependientes, domicilio, nmero de documento de identificacin,
pasaporte, si lo tuviera, dos (02) fotografas a color, tamao pasaporte en
fondo blanco, que deben ser actualizadas cada dos aos, etctera)
Nivel de instruccin.
Otros estudios. Idiomas.
Trayectoria laboral.
Composicin familiar.
Otros documentos de acuerdo a la normativa vigente de Legajos.
Los datos que se consideran en los formatos Ficha de Datos Personales
sern tramitados de acuerdo a lo establecido en las normas de Legajo
Personal y tienen carcter de Declaracin Jurada.
2. CONTROL DE PERSONAL
a) Control Diario
Para el control diario de entrada, refrigerio y salida a la Empresa, se emplear lo
siguiente:
a.1. Fotocheck o tarjeta de identificacin laboral, con cdigo de barras, en caso
de contar con el sistema automatizado.
a.2. Tarjeta de Control, en caso de contar con reloj electrnico (Anexo N 2).
a.3. En reas en las que no se cuente con reloj marcador, se utilizar el formato
Parte Diario de Asistencia (Anexo N 3).
El personal que cuente con fotocheck tendr la obligacin de portarlo dentro de las
instalaciones de la Empresa, de acuerdo a las normas de uso de fotocheck, con el
objetivo de identificarlo como trabajador de la misma.
El Departamento de Administracin de Personal establecer el procedimiento que
se debe seguir en caso que el trabajador extrave el fotocheck o no lo lleve consigo
al momento de ingreso a la Empresa.
El personal de seguridad o Administrador Postal, no permitir el ingreso del
personal que llegue a la Empresa fuera del horario de tolerancia, salvo
4. PERMISOS Y LICENCIAS
A. PERMISOS
El Trabajador deber:
Regularizar la salida a su retorno, de ser el caso, mediante la utilizacin del
formato Autorizacin de Permiso (Anexo N 4).
B. LICENCIAS
1. Solicitud de Licencia
Para solicitar licencia con o sin goce de haber, de acuerdo a las circunstancias,
el trabajador deber llenar el formato Solicitud de Licencia (Anexo N 10)
por los siguientes motivos:
Enfermedad
Gravidez
Asuntos Particulares
Duelo
Capacitacin
Matrimonio
Adopcin
Paternidad
Representacin Nacional Deportiva
2. Descanso Mdico
VII. AUTORIZACIN
ANEXO N 1
CDIGO
FICHA DE DATOS PERSONALES
APELLIDOS Y NOMBRES
FOTO
DIRECCIN (CALLE,MZ,AV,JR.) (N , LOTE) (URB, COOP, AA.HH) DE
DOMICILIARIA FRENTE
DISTRITO PROVINCIA DEPARTAMENTO (RECIENTE)
TELEFONO LIC. CONDUCIR N
FECHA DE NACIMIENTO LUGAR DE Distrito
(da/mes/ao) NACIMIENTO Provinc.
D.N.I./L.E. L. MILITAR N
AUTOGENERADO ESTADO CIVIL
EDUCACIN
NIVEL Ao
DE CENTRO DE ESTUDIOS en que
ESTUDIOS Concluy
Completa
PRIMARIA
Incompleta*
Completa
SECUNDARIA
Incompleta*
Completa
UNIVERSIDAD Incompleta*
Estudiante*
Completa
MAESTRA Incompleta*
Estudiante*
OTROS ESTUDIOS
PERIODO CERTIFICADO
MATERIA INICIO TRMINO INSTITUCIN O DIPLOMA
SI NO
(REVERSO)
TRAYECTORIA LABORAL
DERECHO HABIENTES
FECHA
APELLIDOS Y NOMBRES SEXO NACIMIENTO DOCUMENTO DE IDENTIDAD
d m ao (DNI, L.E., Carn FF.PP., Extranjera, Doc. Prov. Identidad)
1.- Cnyuge o Concubina (Consignar datos completos y como figuran en el documento de identidad)
2.- Hijos menores de 18 aos Doc. Identidad: N Autogenerado o N partida Nacim. Reniec (8 dgitos)
Padre:
Madre:
Hijos mayores de 18 aos:
Hermanos:
EN CASO DE EMERGENCIA NOTIFICAR A : Declaro bajo juramento que los datos proporcionados son exactos
y verdaderos, autorizando a la empresa efectuar las verificaciones
NOMBRE : que juzgue necesarias; asimismo me comprometo a presentar los
documentos que me soliciten.
TELEFONO : PARENTESCO
FECHA FIRMA
Apellidos y Nombres: APELLIDOS Y NOMBRES
OTROS
OBSERVACIONES :
ANEXO N 2
TARJETA DE CONTROL
___________ ____________
CDIGO __________ CDIGO ___________
TARJETA TARJETA
NOMBRE: NOMBRE:
ANEXO N 3
FALTARON : ____________________
TOTAL : ____________________
ANEXO N 4
AUTORIZACIN DE PERMISO
Serie
N
DEPENDENCIA
MOTIVO DEL
PERMISO
SOLICITADO REAL
DESDE DESDE
Al A Al A
HASTA HASTA
ANEXO N 5
RCORD DE INCIDENCIAS DE PERSONAL
Mes Tardanza Falta Asuntos Particulares Das Suspensin Licencia Comisin IPSS Onomstico Vacaciones
(hh:mm) Injustificada Das hh:mm Inactividad Enfermedad Servicios hh:mm
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SETIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
Total
T. TARDANZA FI: FALTA INJUSTIFICADA AP. ASUNTOS PARTIC. S. SANCIN LE. LICENCIA ENFERMEDAD LD: LICENCIA DUELO
CS: COMISIN DE SERVICIO ESSALUD: PERMISO ESSALUD (HORAS /./MIMUT.) V. VACACIONES O. ONOMSTICO PI : PERIODO DE INACTIVIDAD (DAS) RC: RENOV.CONTRATO
ANEXO N 6
RELACIN DE DESCUENTOS
(MENSUAL)
ANEXO N 7
CUADRO CONSOLIDADO DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD
Dependencia: ..
Mes: Ao:
CDIGO APELLIDOS Y NOM BRES FECHA INGRESO MES PROGRAMADO FIRMA DEL TRABAJADOR
VB JEFE INMEDIATO/ ADMINISTRADOR POSTAL VB SUB GERENTE VISADO POR GERENTE DE REA
ANEXO N 9
Conste por el presente documento de Postergacin del Goce Fsico de Vacaciones, que
celebran por una parte SERVICIOS POSTALES DEL PERU S.A. (SERPOST), con R.U.C. No.
20256136865, debidamente representada por su Jefe de Departamento de Administracin de
Personal, .., con DNI No. ..,
con domicilio legal en la Av. Toms Valle S/N Cdra. 7, Los Olivos LIMA 39, a quien en
adelante se le llamar LA EMPRESA y por la otra parte el Sr. (Sra.) (Srta.)
con DNI No.
, domiciliado en
.
a quien en adelante se le llamara EL TRABAJADOR, de acuerdo a las condiciones y clusulas
siguientes:
.
desempeando actualmente sus funciones en el rea
.
TERCERO: Bajo esta condicin EL TRABAJADOR har uso de sus treinta (30) das de
descanso fsico vacacional, que debern ser gozados en forma continua en el mes de abono
de las vacaciones.
En seal de conformidad las partes suscriben este documento en dos ejemplares, en la ciudad
de Lima, el . de .. del .
N 00000
SOLICITUD DE LICENCIA
FECHA:
NOMBRE: CDIGO:
CARGO:
DEPENDENCIA:
DURACIN DE LA LICENCIA
DESDE: HASTA:
MOTIVO DE LA LICENCIA:
OBSERVACIONES:
ANEXO N 11
DESCANSO MDICO
Reporte:
DEPENDENCIA HORA
DOMICILIO TELF.
PERSONAL
INFORME MDICO
RESULTADO O DIAGNSTICO:
OBSERVACIONES:
_______________________ _______________________
FIRMA DEL RESPONSABLE MDICO DE SERPOST S.A
RELACIN DE TRABAJADORES
CON DESCANSO MDICO
RELACIN DE TRABAJADORES
CON DESCANSO MDICO
CDIGO APELLIDOS Y NOMBRES FECHA DE FECHA DE OBSERVACIONES
INICIO TRMINO
______________________________
MDICO / RESPONSABLE
DEPENDENCIA
DOMICILIO TELFONO
RECONOCIMIENTO MDICO
DIAGNSTICO:
TRATAMIENTO:
OBSERVACIONES:
_________________________ ______________________________
TCNICO Y/O ASISTENTE MDICO DE SERPOST S.A.
ANEXO N 14
CONVENIO DE REDUCCIN DE VACACIONES
PRIMERA: ANTECEDENTES
SEGUNDA: OBJETO
EL EMPLEADOR y EL TABAJADOR al amparo de lo dispuesto por el artculo 19 del decreto Legislativo
N 713, Ley de Descansos Remunerados, acuerdan que ELTRABAJADOR reduzca el descanso
vacacional sealado en la clusula primera del presente convenio a quince (15) das, los cuales se
computarn de la siguiente manera:
Desde el...hasta el...EL TRABAJADOR prestar servicios para EL
EMPLEADOR desempeando las labores correspondientes a su puesto de trabajo.
Desde el...hasta el...EL TRABAJADOR gozar su descanso
vacacional correspondiente al perodo.
Por su parte EL EMPLEADOR se compromete a cancelar a EL TRABAJADOR los siguientes
conceptos:
Pago de remuneracin ordinaria por quince (15) das de trabajo, correspondientes al periodo
comprendido entre el... hasta el...
Pago de remuneracin vacacional por quince (15) das de vacaciones, correspondientes al
perodo comprendido entre el... hasta el...
TERCERA: DESCANSO VACACIONAL
Las partes acuerdan que EL TRABAJADOR deber hacer uso de los quince (15) das restantes de su
descanso vacacional dentro del perodo de un (01) ao computado desde.... (fecha a partir
del cual el trabajador gener el derecho al descanso vacacional) hasta.
Las partes dejan constancia que suscriben el presente Convenio sin la existencia de dolo, error,
amenaza, presin, coaccin o cualquier otro vicio en contra de EL TRABAJADOR.
Suscrito por duplicado, en la ciudad dea los .das del mes de..de 20
EL TRABAJADOR EL EMPLEADOR
ANEXO N 15
CONVENIO DE ACUMULACIN DE VACACIONES
Conste por el presente documento el Convenio de Acumulacin de Vacaciones que celebran de una
parte SERVICIOS POSTALES DEL PER S.A. SERPOST S.A. identificada con RUC. N 20256136865,
domiciliado en AV. TOMAS VALLE CDRA. 07 S/N LOS OLIVOS, debidamente representada por su
Gerente General.identificado con DNI N.., segn
poder escrito en la Ficha N.., a quien en adelante se denominar EL
EMPLEADOR, y de la otra parte.., identificado con DNI
N.., con domicilio en ..a quien en adelante se denominar EL
TRABAJADOR, en los trminos y condiciones siguientes:
PRIMERO: EL EMPLEADOR es una empresa organizada como persona jurdica de derecho privado,
constituida bajo el rgimen de la actividad privada, cuya actividad principal es dedicarse
a
SEGUNDO: EL TRABAJADOR ingres a laborar para EL EMPLEADOR con
fecha..de..de, desempeando actualmente el cargo de en el
Departamento de., percibiendo una remuneracin mensual ascendente a S/
TERCERO: EL TRABAJADOR mediante carta simple de fecha..de..de.solicit
a EL EMPLEADOR la acumulacin de su descanso vacacional correspondiente a los
perodos..y
CUARTO: En virtud de las clusulas precedentes, las partes acuerdan en practicar la acumulacin de
los perodos vacacionales de EL TRABAJADOR sealados en la clusula anterior.
QUINTO: de conformidad con lo establecido en el artculo 18 del Decreto Legislativo N 713, Ley de
Descansos Remunerados, EL TRABAJADOR deber hacer uso obligatorio de das de
descanso fsico vacacional, los que se computarn como anticipo del goce vacacional acumulado. Dicho
descanso obligatorio se llevar a cabo los das..al del mes de. Del presente
ao.
SEXTO: Ambas partes acuerdan que el descanso vacacional acumulado de ..das ser disfrutado
por EL TRABAJADOR los das .al..del mes de..de.,debiendo este
reincorporarse a sus labores el da.del mes dede.
SPTIMO: De producirse condiciones operativas o de cualquier otra naturaleza que hagan necesaria la
variacin de las oportunidades de descanso, las partes podrn modificarlas mediante addendum al
presente convenio.
En seal de conformidad, las partes suscriben este documento en la ciudad de.., a losdas
del mes dede 20
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR