Manual para Organizadores de Ferias

MANUAL PARA
ORGANIZADORES DE FERIAS
COOPERACION
REPUBLICA
Programa Promocin de la DE GUATEMALA
Microempresa, Pequea
y Mediana Empresa en Guatemala REPUBLICA FEDERAL
DE ALEMANIA
PROMOCAP
Supervisin:
Sybille Thielsch

Autora:
Magdala Sagastume/Consultora Independiente
Orientacin y revisin:
Ligia Orantes
Norah Becerra
Miguel Angel Figueroa

Deutsche Gesellschaft fr
Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
Cooperacin tcnica alemana
Programa Promocin de la Microempresa,

Pequea y Mediana Empresa en Guatemala
GTZ PROMOCAP
13 calle 2-60, zona 10
Edificio Topacio Azul
5to. Nivel, oficina 502
Tel. (502) 2429-9600
Fax: (502) 2363-0708
E-mail: promocap@gtzpromocap.org.gt
Internet: www.gtz.de
Impresin: Serviprensa, S.A.

3 avenida 14-62, zona 1
Telfonos: 22325424 22329025
E-mail: gerenciageneral@serviprensa.com
www.serviprensa.com
Manual para organizadores de ferias
Contenido
Presentacin ........................................................................................................................5
I. Introduccin ........................................................................................................................7
Ii. Descripcin del manual ...................................................................................................8

A. Objetivos . ...................................................................................................................8
B. Estructura....................................................................................................................9
Iii. Marco terico de ferias...................................................................................................10

A. Qu es una feria .......................................................................................................10
B. Objetivos....................................................................................................................10
C. Caractersticas...........................................................................................................11
D. Oportunidades...........................................................................................................11
E. Utilidad de las ferias en el marco del desarrollo econmico local...........................13
F. Tipos de ferias...........................................................................................................13
Iv. Proceso para realizar una feria.......................................................................................15

Primera etapa: Pre-feria (planificacin y organizacin).................................................15
A. Coordinacin general................................................................................................15
1. El comit organizador.........................................................................................15
2. Equipo de trabajo................................................................................................18
3. Comisiones.........................................................................................................18
B. La planificacin..........................................................................................................24
1. Criterios de una feria...........................................................................................24
2. Formulacin del perfil del proyecto....................................................................28
2.1 Introduccin..................................................................................................28
2.2 Antecedentes................................................................................................28
2.3 Justificacin..................................................................................................29
2.4 Objetivos.......................................................................................................29
2.5 Resultados....................................................................................................31
2.6 Actividades...................................................................................................31
2.7 Plan de trabajo.............................................................................................32
2.8 Presupuesto..................................................................................................32
2.9 Recursos.......................................................................................................34

Segunda etapa: Ejecucin de la feria (desarrollo de la feria)........................................35

A. Inauguracin..............................................................................................................36
B. Actividades de promocin........................................................................................36
C. Monitoreo de las actividades....................................................................................37
1. Lista de chequeo (check list)..............................................................................37
2. Instrumentos para el monitoreo..........................................................................38
D. Clausura....................................................................................................................40
Tercera etapa: Post-feria (evaluacin y monitoreo)........................................................40
A. El desmontaje............................................................................................................40
B. Balance general.........................................................................................................40
C. Memoria de la feria....................................................................................................41
D. Instrumentos para evaluar el impacto.......................................................................42
E. Monitoreo de los resultados......................................................................................43
Anexos ......................................................................................................................45

PRESENTACION
El Programa Promocin de la Microempresa, Pequea y Mediana Empresa en Guatemala
(PROMOCAP) de la Cooperacin tcnica alemana (GTZ) ha trabajado durante diez aos
contribuyendo al desarrollo del sector de la MIPYME por medio de acciones de asistencia tcnica
y del desarrollo e implementacin de instrumentos y productos apropiados.
En este contexto, PROMOCAP ha fortalecido a la MIPYME en la comercializacin de sus productos

y servicios a travs de instrumentos y metodologas que faciliten la organizacin e implementacin
de Ferias regionales, nacionales e internacionales y de Ruedas de Negocios. Para el manejo
eficiente de las Ruedas de Negocios se desarroll, en el marco del programa regional de GTZ,
un software especializado que est siendo aplicado exitosamente por varias instituciones en
el pas. Asimismo se ha capacitado a diferentes actores nacionales y locales en el manejo de
estos instrumentos. Entre las ferias apoyadas por GTZ se destacan la Feria de Ecoturismo de las
Verapaces, la Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial, la Feria de Servicios de Educacin,
todas realizadas en las Verapaces, y las Ferias de la MIPYME, que se ejecutaron conjuntamente
con el Ministerio de Economa de Guatemala en diferentes regiones del pas.
Las experiencias positivas alcanzadas con el uso de estos instrumentos llevaron a PROMOCAP
a considerar la importancia de dejarlas plasmadas en forma sistematizada, a travs de guas y
manuales que sean de fcil manejo para los diferentes grupos meta involucrados en estos
procesos.
PROMOCAP se complace en presentar una serie de cuatro documentos con el objetivo de facilitar
el accionar de personas y/o instituciones dedicadas a la planificacin e implementacin de Ferias
y Ruedas de Negocios, as como a los empresarios y empresarias de la MIPYME a fin de que
cuenten con las herramientas necesarias para poder participar en estos eventos de manera efectiva
y eficiente.
La serie se conforma de:

1. Manual para organizadores de ferias
2. Gua para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para empresarios y empre-
sarias de la MIPYME
3. Gua para participar en Ferias de Ecoturismo para empresarios y empresarias de la MI-
PYME
4. Gua para participar en Ruedas de Negocios de Artesanas para empresarios y empresa-
rias de la MIPYME.
Agradecemos a todas las personas que, de una u otra manera, colaboraron en el desarrollo e
implementacin de los instrumentos de Ferias y Ruedas de Negocios y, que con su contribu-
cin hicieron posible la sistematizacin y publicacin de los mismos.
Sybille Thielsch
Coordinadora del Programa
GTZ PROMOCAP

I. INTRODUCCIN
El Programa Promocin de la Micro ha sido implementado en varias regiones

empresa, Pequea y Mediana Empresa en de Guatemala con resultados interesantes
Guatemala, GTZ / PROMOCAP de la Mi- los cuales han generado la necesidad de
sin Tcnica Alemana, en su tercera fase, sistematizar el instrumento de ferias a ni-
se ha propuesto alcanzar el siguiente obje- vel local.
tivo: MiPyMEs y personas emprendedoras
con potencial de desarrollo, en reas geo- Con base en la experiencia antes descrita
grficas seleccionadas, han aumentado GTZ/PROMOCAP ha querido dejar un
su competitividad tanto en el mercado de manual que sirva de apoyo para el uso del
bienes y servicios, como en el laboral, con- instrumento de ferias. En este sentido el
tribuyendo, de esta manera, al proceso de presente manual tiene como objetivo ser
paz y a la democratizacin del pas. una gua que permita a los actores pblicos
y privados que apoyan la comercializacin
Para lograr este objetivo, GTZ/PROMO- en el pas contar con una gua de ferias que
CAP, en coordinacin con su contraparte facilite: planificar, ejecutar y evaluar este tipo
el Ministerio de Economa, MINECO, espe- de herramientas. Pero, adems, pretende
cialmente el Viceministerio de Desarrollo poner a su alcance una metodologa a ser
de la Micro, Pequea y Mediana Empresa, utilizada, al momento en que decidan llevar
y otras instituciones gubernamentales y a cabo ferias para la promocin comercial
no gubernamentales, ha desarrollado va- de diversos productos y/o servicios.
rios instrumentos para fortalecer la com-
petitividad de las MIPyMEs, entre ellos el Este instrumento puede ser muy til; para
instrumento de FERIA. Este instrumento todos los sectores empresariales, pero es-

pecialmente para los gobiernos locales, productos/servicios, mejorar su calidad,

gremios empresariales, asesores e institu- elevar sus ventas y sus ingresos y que s-
ciones que desean apoyar la comercializa- tos se traduzcan en un aumento de empleo
cin de las MiPyMes, que se encuentran en e ingresos y, por ende, en crecimiento eco-
la encrucijada de cmo dar a conocer sus nmico de una regin o pas.
II. DESCRIPCIN DEL MANUAL
El presente manual es una herramienta de A. OBJETIVOS

consulta prctica y eficaz, que brinda en
forma dinmica una metodologa de tra- 1. Facilitar la promocin, comercializacin
bajo sobre la manera de cmo planificar, y fortalecimiento de las micro, peque-
organizar, ejecutar y evaluar ferias. as y medianas empresas, logrando
el desarrollo econmico local de una
Es una propuesta para la organizacin
regin o un pas, a travs del uso de
de ferias locales, regionales, nacionales
herramientas de apoyo a la bsqueda
o internacionales, que est basado en
de nuevos mercados.
diferentes experiencias que permitieron
presentar una serie de herramientas meto
2. Ser un instrumento de utilidad para ase-
dolgicas, que facilitarn a los actores
sores, gobiernos locales, instituciones,
involucrados llevar a cabo una feria de
organizaciones empresariales y actores
forma eficaz y prctica.
locales, para la promocin de uno o di-
A continuacin se presentan los objetivos y versos sectores productivos a nivel re-
estructura del manual: gional, nacional o internacional.

3. Dar a conocer los pasos para la plani- 1ra. Etapa: Pre-feria (planificacin y organi-
ficacin, organizacin, ejecucin, eva- zacin). Describe la forma de cmo planificar
luacin y monitoreo de las ferias. y organizar este tipo de eventos previo a su
ejecucin. Especialmente, trata de las activi-
B. ESTRUCTURA dades concretas que debe realizar cada una
El manual describe las tres etapas por las de las comisiones asignadas. As mismo, se
cuales debe pasar una feria para lograr el definen las funciones o roles de cada uno de
impacto positivo como herramientas de los miembros que integran el comit organiza-
apoyo a la comercializacin, las cuales dor, patrocinadores y comunidad.
se describen a continuacin.
2da. Etapa: Feria (ejecucin). En este cap-
tulo se habla de la ejecucin del evento, se
toma en cuenta una lista de chequeo (check
list) de todas las actividades pendientes a
desarrollar, y las que hay que tomar en cuen-
El manual presenta ta, ya que la falta de una de ellas podra ser
algo muy lamentable para los organizadores
las diferentes y para el xito de una feria.
etapas que implican 3ra. Etapa: Post-feria (evaluacin y mo-

nitoreo). Son las actividades que se llevan
a cabo despus de la ejecucin del evento.
la preparacin y
Permite definir el impacto de la feria. Este
impacto tendr que ser medido tomando
realizacin de una en cuenta las metas que las empresas par-
ticipantes y los organizadores se fijaron al
feria: planificar la actividad. Para los patrocina-
dores esta tercera etapa es de suma im-
portancia, porque les permitir visualizar si
la inversin les ha generado los resultados
esperados.

III. MARCO TERICO DE FERIAS

A. QU ES UNA FERIA
Una feria, es un punto de encuentro en- Una feria permite

tre la oferta (prestadores de servicios y dar a conocer los
productos) y la demanda (compradores o productos y/o
consumidores) de una aldea, municipio, servicios de una
regin, pas o inclusive romper las fron- regin o pas.
teras y acercarse a nuevos posibles de-
mandantes a nivel internacional.
B. OBJETIVOS
Los objetivos de una feria son:
Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios.

Conocer las caractersticas de la competencia, estndares
de calidad y evaluar la reaccin ante la oferta.
Investigar el potencial de mercado.
Lograr un gran nmero de contactos en un tiempo breve.
Conocer precios para lograr la insercin en un mercado.
Hacer alianzas estratgicas.
10
C. CARACTERSTICAS en un rea productiva. Los productores

participantes logran realizar ventas e
Una feria es un evento de promocin co
incrementar el nmero de clientes.
mercial, en consecuencia es una actividad
empresarial.
Son eventos Productos de Promocin
El producto Feria tiene un objetivo muy Comercial, que tienen como objetivo
claro, que es: hacer negocios, ya que los promocionar a la MiPyMe sea sta de
productores y/o distribuidores a travs de la manufactura, produccin agrcola, pe-
exposicin de sus productos y/o servicios cuaria, artesanal, turstica u otra lnea.
en un stand (espacio de exposicin) logran
establecer alianzas empresariales de compra D. OPORTUNIDADES
de sus productos o establecer contactos con
Las ferias concentran una serie de opor
otros prestadores de servicios para mejorar
tunidades tanto para la regin y los orga
su produccin (proveedores).
nizadores, como tambin para las empresas
La feria forma parte de la estrategia de participantes. Esto se puede ver de manera
mercadeo que busca desarrollar el mercado visual en los grficos siguientes:
Estas son las oportunidades que ofrece una feria para nuestra regin
Lograr alianzas de Visita de grupos de

Se promueven a
Aportes de financiamiento, cooperacin entre los empresarios a la regin.
nivel local, regional o
tecnologa y asesora. actores que promueven un Incrementa el uso de los
internacional
sector. servicios.
ADOPCIN
APOYOS ORGANIZACIN
VALOR AGREGADO DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES INTERINSTITUCIONAL
EMPRESARIALES
OPORTUNIDADES Para la REGIN
PROMOVER EL DESARROLLO DE UN RECONOCIMIENTO

POSICIONAMIENTO DE
DESARROLLO DE LAS SECTOR O VARIOS DE LA REGIN O PAS
UN PRODUCTO
MiPyMEs SECTORES PRODUCTIVOS ANFITRIN
Surgen nuevas ideas

Personal calificado
de negocios y su Se fortalece la cadena Se fortalece la cadena
en la regin para la
implementacin. Tambin se productiva productiva
fortalecen las existentes realizacin de ferias.
11
A continuacin se presentan las oportunidades que

ofrece una feria a los(as) empresarios(as)
INICIAR O CERRAR CONCENTRACIN

UN NEGOCIO
Permiten contactar a un gran
Las personas que participan en nmero de empresarios en
una feria tienen poder de decisin tiempo breve y en un espacio
de iniciar o cerrar negocios. geogrfico delimitado
DISPOSICIN
Los visitantes al stand estn dispuestos

a recibir propuestas de negocios
REACCIN DE LOS actitud propicia a la compra.
OPORTUNIDADES PARA LAS MIPYME
COMPRADORES
Presenta la posibilidad de conocer la

reaccin de los visitantes, y obtener una
PRESENTACIN DE LOS
retroalimentacin inmediata de informacin
PRODUCTOS / SERVICIOS
til para el conocimiento de los potenciales
consumidores.
Permiten la exposicin de los
productos y/o servicios en
una forma real.
CAPTACIN
Atraen al cliente potencial ms IDENTIFICACIN

fcilmente, pues se invierte la relacin DE CLIENTES
comercial normal, en la cual el
Identifican clientes potenciales
vendedor visita al cliente. Se ejecuta
que hubieran sido imposible de
una venta personalizada.
detectar por otros medios.
COMPETENCIA Y AHORRO DE RECURSOS

ANLISIS DEL MERCADO Y TIEMPO
Permiten conocer la competencia En un espacio y tiempo reducido es

existente en los sectores
posible realizar un nmero de contactos
econmicos de diversos mercados que habitualmente llevara meses. Por
lo tanto se reduce el costo.
12
E. UTILIDAD DE LAS FERIAS EN de desarrollo econmico local. Hay que

EL MARCO DEL DESARROLLO posicionar a la localidad o regin en los
ECONMICO LOCAL sectores productivos donde se pueda
promover un mercado que contribuya a
La organizacin de ferias se debe ubicar en
construir o dinamizar una economa local.
la perspectiva del desarrollo econmico lo-
cal, porque articula el espritu empresarial
Por otro lado, la organizacin de una
a un compromiso con el desarrollo local feria permite un cambio de actitud en los
y regional del pas (Velsquez, PROMDE: productores y/o distribuidores, buscando
MTPE, Swisscontact. INCAM. OIT). nuevos nichos de mercado, satisfaciendo
necesidades y deseos de los potenciales
Como consecuencia de la articulacin clientes con productos de calidad y exce
del inters individual con el colectivo, se lencia en la atencin al cliente.
entiende a la feria como un instrumento
importante y estratgico de promocin F. TIPOS DE FERIAS
comercial, que debe priorizar las lneas
productivas que tienen potencialidades Las ferias se clasifican, segn los siguientes
para contribuir al desarrollo econmico criterios:

Por el tipo de muestra (productos y/o
local. Los resultados son el incremento
servicios) que exhiben.
de las ventas, as como la ampliacin a
Por el tipo de pblico asistente.
nuevos segmentos de mercado y las po-
Por su alcance y cobertura.
sibilidades de contar con nuevos clientes
(Velsquez, PROMDE: MTPE, Swisscon-
a) Segn el tipo de muestra que exhiben,
tact. INCAM. OIT).
pueden ser:
Las ferias deben mostrar las potenciali Ferias Sectoriales. Estn dirigidas a
dades de los recursos, sean stos naturales sectores y/o subsectores especficos,
u otros, as como las capacidades produc ejemplo: agrcola, comercio, servicios, in
tivas de los pobladores de la comunidad, dustria, etc. Presentan diferentes grados
de la regin o pas. La idea central de las de especializacin.
ferias es promocionar aquellos sectores Ferias Multisectoriales. Exhiben una
productivos, cuyas ventajas comparativas amplia gama de productos y/o servi-
y competitivas, permiten formar un sector cios provenientes de diferentes sectores
empresarial articulado a una propuesta econmicos.
13
b) Segn el tipo de pblico, las ferias c) Segn su alcance y cobertura:

pueden ser: Ferias Regionales. Este tipo de feria
Ferias Generales. Se caracterizan por consta de expositores procedentes de
concentrar un nmero de visitantes total- una misma regin, por ejemplo: feria de
mente heterogneo, pueden encontrarse ecoturismo de las Verapaces.
desde empresarios(as) hasta consumido-
res finales. Provienen del mbito interna- Ferias Nacionales. Los participantes
cional, nacional y regional. provienen de todas las regiones de un
pas.
Ferias Especializadas. Estas ferias son
visitadas exclusivamente por hombres Ferias Internacionales. Son grandes
de negocios pertenecientes al mbito na- eventos de exposicin que se llevan a
cional e internacional de un sector, sub cabo para facilitar encuentros de nego-
sector o tema especfico. Ejemplo de es- cios de expositores o empresas de dis-
tas ferias son AGRITRADE (feria agrcola tintos pases.
especializada), Feria de la Construccin,
Feria de Ecoturismo, etctera.
14
IV. PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA
La feria lleva inmerso un proceso de tres A. COORDINACIN GENERAL

etapas fundamentales para garantizar
1 El Grupo Organizador
su efectividad, las cuales se describen a
continuacin: La organizacin del grupo que dirigir la fe-
ria, es el primer paso que hay que tomar en
Primera Etapa: Pre-feria (organizacin y cuenta y principalmente definir quin ser la
planificacin) persona que lidere el equipo de trabajo. El
entusiasmo, responsabilidad y buenas rela-
Esta etapa comprende las actividades
ciones personales, son la clave para que el
que deben ser desarrolladas antes de
grupo organizador tenga el xito deseado.
la realizacin de la feria. A continuacin
En primera instancia se puede nombrar una
se describe cada uno de los pasos a
comisin o comit de trabajo. Es fundamental
seguir.
elegir una persona encargada de la coordina-
Para llevar a cabo la

realizacin de una feria,
debemos de organizarnos
15
cin general del evento, quien tendr bajo su un cuadro que expone la forma de cmo
responsabilidad coordinar todas las activida- debe ser integrado el comit organizador:
des relacionadas con la feria.
Dicho comit est integrado por un presiden-
La coordinacin general de la feria, debe inte, un secretario, un financiero, y represen-
cluir en su organizacin a todos los actores tantes de las diversas comisiones de trabajo
que estn implicados, como: organizacio- (coordinadores o responsables de cada una
nes no gubernamentales, instituciones de de las comisiones). Estas comisiones se de-
cooperacin financiera y tcnica, estudian- terminan por el tipo de actividades que se
tes y, especialmente, las agremiaciones desarrollan para la realizacin del evento. El
empresariales. A continuacin se presenta comit nombra a un coordinador general.
Comisin de stands
Comit organizador
Mercadeo y finanzas
Foros y conferencias
Festival cultural
Voluntariado
Coordinacin
Gastronoma regional
Promocin
Protocolo de inauguracin
Ruedas de negocios Asesoria Tcnica
Tours al pblico
16
La coordinacin general tiene como funcin la asesoria tcnica externa, esta puede ser
organizar todas las actividades que se desa- por una o varias personas especializadas
rrollarn durante las tres etapas de la feria. La en el desarrollo de ferias, sector econmico,
coordinacin general es la responsable de mercadeo, planificacin estratgica, entre
velar que todas las actividades planificadas
otros.
se lleven a cabo.
Los integrantes de la coordinacin de una
El coordinador general es el responsable feria deben contar con un perfil adecuado
directo de la ejecucin de la feria y el buen (caractersticas especiales de cada uno de
manejo de los recursos financieros, humanos los individuos):
y materiales. Tambin, se debe contar con
Perfil
Contar con formacin acadmica profesional y tcnica.
Experiencia o voluntad de trabajar en equipo.
Experiencia como organizador o promotor de eventos.
Que sea de la zona o regin y conozca sus potencialidades.
Capacidad de trabajar con alta presin.
Capacidad de relacionarse con instituciones y empresas de apoyo, auspiciar o
patrocinar la feria.
Valores
Honradez
Lealtad
Democrtico
Humanista
Justo
Solidario
Amar a su pueblo

17
2 Equipo de trabajo Voluntarios. Son quienes deben apoyar

la realizacin de todas las actividades
Adems de la coordinacin general, se que la comisin ha definido en su plan
debe de definir el equipo de trabajo, el de trabajo.
cual debe estar dividido en diferentes
En la pgina siguiente se presenta un cuadro
comisiones, dependiendo de las nece
que especifica las diferentes comisiones,
sidades de la feria. La funcin de cada
identificando a las personas responsables,
equipo de trabajo es: llevar a cabo cada
a quienes llamaremos coordinadores.
actividad que le corresponde en el tiempo,
recursos y espacio descrito en el plan de
Comisin de mercadeo
trabajo. Es importante que los miembros
de cada comisin tomen en serio y con Tiene a su cargo la promocin y venta
responsabilidad las acciones que debern de patrocinios, stands, u otros servicios
llevar a cabo ya que si se producen atrasos que se ofrezcan, adems se encarga
en su ejecucin puede entorpecer todo el de la convocatoria, montaje y desmon-
proceso. taje de los espacios destinados para la
exposicin de los productos y/o servi-
3 Comisiones cios que presenta cada una de las em-
presas participantes. La comisin debe
Cada comisin debe estar integrada de la
considerar el lugar ms apropiado para
siguiente manera:
la realizacin de la feria. Esta comisin
tambin tiene a su cargo la ambienta-
Un coordinador. Es el responsable di-
cin de los salones de exposicin.
recto de que todas las actividades pro-
gramadas por su equipo se lleven a cabo Los miembros de esta comisin no deben
con los recursos disponibles, tiempo y perder de vista cules son los objetivos
eficacia. de la feria y hacia quines va dirigida, ya
que al momento de designar los stands
Equipos de trabajo. Deben ser inte- deben priorizar la participacin del sector
grados por 3 a 5 personas; a ellas se al cual se est promoviendo. Debe definir
delega las diferentes actividades que el nmero de stands a colocar y disear
complementan el desarrollo de la ac- la distribucin de los mismos. Hay que
tividad principal, por ejemplo: La comi- tomar en cuenta las medidas apropiadas
sin de stands delega a sus miembros para cada uno de los stands, lo ideal es
las actividades de montaje, diseo, de 2 metros de largo y 1.5 2 metros de
ambientacin y desmontaje. ancho; y considerar la ambientacin (de-
corado del recinto ferial).
18
Comisiones necesarias para realizar el proceso de una feria
Ejemplo: Feria de Ecoturismo de las Verapaces
Comisiones Responsables
Coordinacin General
Asesora tcnica
Cultura
Gastronoma
Mercadeo
Finanzas
Rueda de negocios
Promocin y publicidad
Montaje de stands
Tours al pblico
Voluntariado
Protocolo e inauguracin
Formacin y capacitacin
Comisin de seguridad
Comisin de logstica
Comisin de monitoreo y evaluacin
Comisin de seguimiento y planificacin
de prxima feria
Esta comisin debe contar con un listado ria. El financiamiento est basado en
de las empresas que participarn en los planes de trabajo de cada comi-
los stands y en base a la informacin sin. Los miembros de esta comisin
obtenida se har la convocatoria. Este deben buscar a los patrocinadores o
listado debe contar con: nombre de la donantes.
empresa, contacto, telfono/fax, e-mail,
pgina Web y direccin. Adems de buscar y controlar los ingre-
sos, es la encargada de controlar los
Comisin de finanzas
egresos, para lo cual podrn llevar su
Es la encargada de buscar los recursos control de gastos en base a facturas o
necesarios para la ejecucin de la fe- recibos contables.
19
Registro de Caja
No. De factura
Fecha Concepto Entrada Salida Saldo
/ recibo
Esta comisin tambin debe manejar que se manejen de recursos para la

una cuenta bancaria a nombre de la misma, esto ayuda a transparentar la
feria. El responsable de manejarla es el informacin del manejo financiero y
coordinador general y/o el coordinador respalda ante la gestin de recursos
de la comisin de finanzas. para un nuevo evento.
El comit organizador debe manejar Comisin de formacin y capacitacin

recibos contables o facturas para emi-
tirlas al momento de recibir el financia- Esta comisin tiene a su cargo la pre
miento de los donantes, o al vender los paracin previa de los empresarios
stands; tambin maneja las entradas a para participar efectivamente en la feria,
la feria y otros ingresos por prestar algu- as mismo debe de ofrecer al pblico
nos servicios dentro del recinto ferial. Es objetivo, que en este caso sern los
importante considerar la prestacin de expositores durante el evento, la posi
servicios financieros (bancos, coopera- bilidad de escuchar conferencias o
tivas) dentro de la feria, lo cual facilita la
ponencias, talleres, foros, etctera, sobre
compra a consumidores.
temas relacionados con el desarrollo de
Los recibos o facturas contables son las MiPyMEs, marketing, avances de

muy importantes, ya que muchos tecnologa, entre otros. La idea es ofrecer
donantes o patrocinadores necesitan temas de actualizacin que interese
comprobantes al momento de derogar a los productores. Para fortalecer el
el financiamiento para poder justificar rea de formacin y capacitacin de
sus aportes; y permiten a la comisin forma permanente debe de integrarse
rendir cuentas al Comit Organizador y un comit de investigacin y desarrollo
al pblico en general. Es importante que para que se tenga un mejoramiento
se incorpore una auditora al finalizar continuo, pudindose aprovechar la
la feria en funcin de los volmenes realizacin de capacitacin virtual.
20
Para este fin puede buscar el apoyo de cenario y organizar diferentes presen-
organizaciones no gubernamentales o taciones durante los das de exposicin
gubernamentales, quienes pueden pro- en horarios clave. Uno de los propsi-
veer a profesionales especializados en tos es llamar ms la atencin del pbli-
los temas que se desea abarcar a tra- co objetivo que asiste a una feria, as
vs de las capacitaciones o compartir como de los participantes y darle un
experiencias exitosas de uso de tecno- toque de amenidad y distraccin.
loga de punta a los empresarios.
Comisin de voluntariado
Para llevar a cabo dichas presentacio-
nes la comisin debe buscar un lugar El voluntariado estar formado por es-
adecuado, preferiblemente en el mis- tudiantes de carreras afines a los objeti-
mo recinto ferial, incluyendo sonido y vos de la feria, provenientes de colegios,
mobiliario. institutos, universidades, as como por
personas interesadas en participar en
Comisin de cultura su ejecucin, sin recibir remuneracin
por el tiempo dedicado a la misma.
Debido a que las ferias concentran al p-
blico, es una buena oportunidad promo- Esta comisin debe buscar recursos
ver la cultura de la regin o pas donde humanos (voluntarios) de acuerdo a los
se lleva a cabo dicho evento, sin impor- planes de trabajo de cada comisin, y
tar si la feria est dedicada a agricultura, al nmero de personas que necesita-
forestal, industria, etc. Lo interesante de rn para la realizacin de sus diferen-
esta comisin es que se encargue de tes actividades.
presentar lo ms valioso de su regin o
pas en el tema cultural, y de esta forma La comisin debe capacitar a los vo-
promover la identidad de uno o varios
luntarios sobre los servicios que pres-
grupos tnicos, grupos musicales o de
ta un voluntario y tambin darle indi-
otra ndole. Dentro de las actividades
caciones tcnicas para lo que estar
que se pueden realizar se tienen festiva-
realizando. Las charlas que estas per-
les culturales, gastronoma, tours, arte-
sanas locales, etctera. sonas reciben deben ser motivaciona-
les, llevadas a cabo por profesionales
Esta comisin deber coordinar con la que tomen en cuenta el servicio a la
comisin de stands para montar un es- comunidad.
21
Es importante contar con un banco de Comisin de promocin y publicidad

informacin de todas las personas que
Tiene como objetivo motivar e incen
participarn, y delegar a un responsable
tivar la participacin de la mayor can-
por cada grupo de voluntarios para la
tidad de empresas vendedoras y com-
ejecucin de las actividades.
pradoras, y la presencia del pblico en
general. Para ello esta comisin debe
Comisin de gastronoma
contemplar todos los medios publicita-
El servicio de alimentacin dentro del rios, tanto televisivos, prensa, impresos
recinto ferial es muy importante. Esta y auditivos.
comisin tiene como responsabilidad
ofrecer a los participantes un lugar El xito de la feria se deber a la calidad,
cercano que ofrezca alimentos, ubicado eficiencia y eficacia de esta comisin;
dentro de las instalaciones donde es muy importante promover la feria
se realiza el evento. Adems, puede para lograr la mayor participacin tanto
ofrecer comidas tpicas de la regin a de la oferta como de la demanda. La
todo el pblico. promocin se debe planificar y ejecutar
al momento de haber sido aprobado
La comisin puede invitar a una empresa el plan de trabajo y contar con los
especializada en este servicio o bien a recursos financieros necesarios.
diversas micro, pequeas o medianas
empresas de la comunidad, de esta Los medios eficaces de publicidad
forma tambin se generan ingresos y promocin dependern del rea
para estos empresarios, que podrn geogrfica a la que se dirigir. En la
ofrecer comida en lugares destinados siguiente tabla se muestra lo que la
por la comisin. comisin podra hacer en este rubro:
Feria Nacional Feria Internacional

Afiches Creacin de una pgina de Internet.
Trifoliares Informacin promocional en
Invitaciones va fax, e-mail o personales forma electrnica para enviar a los
Anuncios en los peridicos nacionales de participantes va correo electrnico.
mayor importancia Anuncios en los boletines
Spots en medios televisivos electrnicos que promueven las
Creacin de una pgina de Internet agremiaciones o asociaciones de
Informacin promocional en forma productores.
electrnica para enviar a los participantes
Anuncios en revistas o boletines de
gremiales o asociaciones que promueven al
o los sectores
22
Comisin de protocolo e Comisin de seguridad

inauguracin
Tiene bajo su responsabilidad que el re-
Esta comisin tiene bajo su respon cinto ferial tenga la seguridad necesaria
sabilidad la inauguracin y clausura para el cuidado de los productos y/o ser-
de la feria. Lo importante de estas ac- vicios que se exponen, debe garantizar
tividades es presentar los objetivos y adicionalmente los servicios de salud e
los logros esperados en la realizacin higiene, contar con una caja de cambio,
de la feria. Es importante contar con la un botiqun bsico y los servicios de lo-
presencia de las autoridades de mxi- gstica de la feria (fax, computadora, in-
ma relevancia en el sector, los patro- ternet, telfono, materiales y sonido).
cinadores y los (as) empresarios (as)
participantes. Comisin de logstica
Adems, esta comisin tiene a su cargo Debe garantizar que se tenga un

la logstica de todas las actividades recorrido de la feria de forma escrita y
planificadas para el evento, siempre sealizacin del rea ferial, debe apoyar
deben de proveer a las otras comisiones: en la informacin de opciones de
mobiliario, decoracin y recepcin de hospedaje, parqueos, servicios varios
los participantes o invitados. como alquileres de muebles necesarios
para el montaje. Adicionalmente apoya
Comisin de ruedas de negocios la distribucin de espacio, el diseo y
decoracin o ambientacin.
Esta es la comisin que tiene bajo su
responsabilidad que los resultados de Comisin de monitoreo y evaluacin
la feria sean lo ms positivo posible. Las
ruedas de negocios, se convierten en una Esta comisin debe garantizar que se ten-
actividad central de la feria. Es en este ga la informacin adecuada que muestre
escenario en el que se llevan adelante los resultados alcanzados durante la feria
una serie de encuentros entre los y posterior a ella, para esto se deben de-
empresarios oferentes y demandantes, sarrollar los instrumentos de monitoreo y
con el fin de cerrar un negocio o iniciar evaluacin del proceso. Esta informacin
el contacto. Para ampliar informacin ver se amplia en la tercera etapa Post-feria
anexo 001. (evaluacin y monitoreo).
23
Comisin de seguimiento y B. LA PLANIFICACIN

planificacin de prxima feria
La planificacin servir para establecer me-
Esta comisin es importante para ga- tdicamente todo lo que se desea lograr
rantizar que la herramienta feria sea en el evento. A continuacin se presentan:
sostenible como herramienta de apo- 1. Los aspectos que hay que considerar al
yo a la comercializacin y se vuelva un momento de definir la realizacin de una
instrumento de utilidad permanente, en feria, y 2. Cmo realizar un perfil del pro-
funcin a ello se recomienda nombrar yecto Feria.
a las personas encargadas de iniciar el
proceso de la siguiente feria buscando 1. Criterios de una feria
el mejoramiento continuo.
La identificacin de los siguientes criterios
son de utilidad para el comit organizador,
ya que son importantes al momento de pla-
nificar el evento.
Previo a la perfilacin del proyecto

``Feria, se debern considerar los
siguientes criterios:
24
Nombre especfico que identifique claramente al sector/sectores para el cual es

Nombre de la Feria
organizada.
EL logotipo debe tener una estrecha relacin con el nombre y el objetivo de la feria (puede
Logotipo o marca
generarse a travs de un concurso).
Fecha de Definida en base a un anlisis previo sobre la disponibilidad local y la conveniencia de los
realizacin empresarios.
Dentro del pblico objetivo se debe considerar la oferta y la demanda.

1. La oferta, son los expositores. Deben ser micro, pequeas o medianas empresas
con productos y/o servicios de calidad en todo el proceso, desde la compra de los
insumos hasta la presentacin final de los productos. Adems, deben ser productores
emprendedores, dispuestos al cambio, en funcin al desarrollo empresarial.
2. La demanda, son los compradores y consumidores. Es necesario clasificar el pblico

que asistir al recinto ferial debido a que no existe un producto universal que satisfaga
las necesidades de todos los clientes, por lo tanto, los organizadores de una feria
deben definir su segmento de mercado, identificar quines sern las personas,
empresas y compradores especficos para que las empresas participantes vendan o
hagan negocios. Se debe tener presente los objetivos que se quieren alcanzar con la
realizacin de la feria y atraer al pblico que realmente les interesa, si no se logra, la
feria no habr cumplido su cometido.
En una feria siempre existe un porcentaje de asistentes que se acercan al stand y no

Pblico Objetivo corresponden con la definicin del mercado objetivo, no son los compradores calificados,
sino un comprador con una necesidad que el producto no satisface, o simples curiosos.
Hay tres razones para calificar a un cliente durante su presencia en el stand:
Por economa (cada contacto que se hace cuesta dinero y al calificarlos se

economiza).
Por ahorro de tiempo; y
Por oportunidad (al calificar durante la exposicin se mantiene una delantera,
eliminando un paso innecesario en el proceso de ventas posterior a la
exposicin).
La asistencia de compradores no calificados implica la prdida de tiempo. Hay que

recordar que la permanencia de la feria tiene tiempo limitado y ste debe aprovecharse
al mximo y lograr la satisfaccin de los productores. En funcin de lo anterior se debe
definir claramente en el proceso de planificacin a quines invitar como compradores y
vendedores en la feria.
25
A continuacin se presentan los lineamientos que deben tomarse en cuenta para la

realizacin de la feria:
1. Promover una visin de negocios con enfoque de marketing. Este lineamiento

plantea trabajar por un cambio de actitud en los productores, para que su enfoque
de los negocios est centrado en los clientes; de tal manera que los productos y
servicios que se les ofrece, sean instrumentos para conseguir nuevos segmentos e
ingresar a nuevos nichos de mercado.
2. Organizar la feria como una actitud empresarial. La feria es un evento de negocios
y de promocin, y por lo tanto es una actividad empresarial, y tiene que organizarse
en esos trminos.
Lineamientos
3. Coordinar con gremios productivos. Si la feria es organizada por Organizaciones
Gubernamentales o No Gubernamentales, se debe trabajar en conjunto con los
gremios o asociaciones productivas, para promover la cooperacin y la existencia
de cambios de actitud empresarial.
4. Constituir un equipo exclusivo para la organizacin de la feria. Debido al
tiempo que se dedica para la realizacin de la feria, el equipo de trabajo debe estar
constituido por personas que se dediquen en promedio 10 horas diarias, es el
tiempo que se debe dedicar antes de su realizacin y durante la feria se trabaja de
13 a 14 horas diarias, para lo cual se debe de contar con incentivos para lograr la
eficiencia de los colaboradores.
La eleccin de la sede es sin duda el primer factor que se debe tomar en cuenta al
organizar el evento. Para la eleccin del lugar se debe tomar en cuenta los siguientes
aspectos: ubicacin, accesibilidad, infraestructura hotelera y de restaurantes, estacio-
namientos, seguridad, iluminacin natural y artificial, ventilacin adecuada, decoracin,
sonido, ambientacin y principalmente lograr un concepto de diseo del espacio fsico
de la exhibicin. Este espacio debe ser lo ms amplio posible y atractivo para el pblico
que visitar la feria.
Estas son las caractersticas que deben tomarse en cuenta para el recinto ferial:
1. Tener varias puertas de acceso.
2. Proporcionar un rea peatonal amplia para el pblico.
3. Brindar varios servicios higinicos.
Lugar (Recinto Ferial)
4. Prever reas para montar espectculos recreativos y de promocin cultural o
artstica.
5. Acceso a una zona de parqueo.
6. El recinto debe estar adecuadamente sealizado.
7. Se debe contar con una cantidad de energa adecuada que garantice el
funcionamiento de mquinas y equipos.
8. Iluminacin adecuada.
9. Contar con el servicio de agua potable permanentemente.
10. La ambientacin (jardines, sonido, color, etc.),
11. Un centro de informacin y mapeo de las diferentes reas.
12. Alimentacin.
26
El lugar debe ser adecuado, para facilitar la distribucin del espacio de exhibicin, ya
que ste debe proveer pabellones o stands (espacio de exhibicin de cada uno de los
participantes). Los tamaos de los stands pueden variar de acuerdo a las necesidades
y presupuesto de cada expositor. Para el diseo y composicin del stand existe una
amplia gama de sistemas divisorios. Hay empresas que se dedican a su diseo y
Stands
montaje, o tambin pueden ser diseados por un arquitecto determinando el tipo de
material ms adecuado, que sea de fcil montaje. Algunas veces los organizadores
deben proveer los servicios como: electricidad, mobiliario, accesorios, estanteras,
vitrinas y mostradores. Esto depende de la capacidad financiera con la que cuente el
comit; lo ms esencial es proveer electricidad, seguridad y mobiliario.
Para realizar la inscripcin se debe considerar aspectos como:
Pagos. Todo empresario debe hacer el pago de su participacin en la feria, este

se traduce a un espacio adecuado para realizar la exposicin de los productos
durante el tiempo que dure la feria. El pago puede fijarse como un paquete
integrado que incluya el costo del stand, conferencias y participacin en ruedas
de negocios o realizar el pago de cada actividad individualmente.
Firmas de contratos. Se logra al momento de hacer el pago, en este contrato el

empresario se hace responsable del buen manejo de las instalaciones y mobiliario
que se le ha provedo, as como el compromiso de proveer los servicios acordados
por el comit al momento en que el empresario hace el pago. Dicho pago se fija
en funcin de varios criterios:
La Inscripcin
- La capacidad de pago de los participantes.

- La cultura de pago del lugar.
- Los precios de otras ferias.
Reglamentos. Indican las normas o reglas de lo que se debe y no se debe

hacer durante la feria, es importante que el empresario tome en cuenta estas
consideraciones.
Entrega de credenciales y pases. A todos los participantes se les debe entregar

credenciales y pases, para poder ingresar y salir libremente de las instalaciones.
Sirven para identificar a los expositores y por seguridad.
Servicios adicionales Alimentacin, distribucin, ruedas de negocios, etc.
Previo a la realizacin de la feria, se deben realizar uno o varios lanzamientos, en el

rea geogrfica donde se desarrollar el evento y fuera de ste. El lanzamiento, tiene
como objetivo promover el evento a travs de los diferentes medios de comunicacin,
organizaciones empresariales y a la comunidad. Un lanzamiento es tomado como
Lanzamiento de la feria
una conferencia de prensa, en el cual, el comit da a conocer e informar sobre las
actividades que se realizarn durante su desarrollo, costos para los participantes,
patrocinadores, etctera. Este lanzamiento debe hacerse dos meses antes de la feria.
27
2. Formulacin del Perfil del Proyecto

Por qu lo hacemos?
La realizacin de una feria es un proyecto
que debe presentarse a diferentes coope
rantes nacionales o internacionales para la 2.2 Antecedentes
obtencin de apoyo financiero y/o tcnico.
Por tal razn, se debe considerar perfilar el Los antecedentes forman parte del perfil de
proyecto en donde se definen los objetivos un proyecto. Estos deben indicar los resulta-
y resultados esperados. dos de ferias anteriores, o como se ha ido or-
ganizando el sector empresarial para lograr
el financiamiento, apoyo gubernamental y el
involucramiento de la comunidad. Se deben
tomar en cuenta los impactos que ha cau-
A continuacin se sado la ejecucin de la misma en aos an-
teriores. Esta parte es muy importante para
presentan los pasos
los patrocinadores porque es la historia de
que deben tomarse los avances y beneficios que han logrado las
MIPyME`s al momento de ejecutar dicha fe-
en cuenta para la
ria. Para los donantes conocer los beneficios
formulacin del reales a corto y mediano plazo es lo ms im-
portante, y por eso deben ser escritos en el
proyecto de feria:
proyecto. Para desarrollar este paso pueden
hacerse las preguntas:
2.1 Introduccin
Qu se ha logrado?
La introduccin debe describir de forma
general, cual es el contenido principal de
la realizacin de la feria, el motivo, los par-
ticipantes y los resultados esperados. La
Cmo se ha logrado?
pregunta clave es:
28
de tal manera que permitan determinar el

Con quines se ha logrado? fin o las metas que se quieren lograr con la
implementacin de las actividades.
2.3 Justificacin
Qu se va a lograr?
Como su nombre lo indica, esta parte del
perfil del proyecto feria, debe justificar la
inversin de recursos financieros, materiales, Los objetivos son las metas concretas, en
humanos, etc. En la justificacin, se debe trminos cuantitativos y cualitativos, que
plantear la problemtica a que se enfrentan se desean alcanzar. Los objetivos se des-
las MIPyME`s y cul sera el beneficio criben en dos direcciones, primero, lo que
alcanzado a travs de la realizacin de la el comit organizador pretende alcanzar; y
feria. La pregunta que debe hacerse en segundo, lo que el empresario desea lograr
este momento es al momento de participar. Y para lograr el
impacto deseado se debe tomar en cuenta
ambos criterios.
Para qu?
Los objetivos se dividen en generales
y especficos y deben responder a los
resultados esperados.
Es muy importante describir la justificacin,

Los Objetivos Generales: Se refieren
es la base para determinar si la feria sera
al resultado general de la realizacin de
el medio ms eficaz para promover uno o
la feria.
diversos sectores productivos.
Los Objetivos Especficos: son los

2.4 Objetivos
que determinan especficamente las
Deben indicar lo que se quiere lograr y de- diferentes actividades para lograr el
ben contener el tiempo, cantidad y calidad, objetivo general.
29
Para poder definir los

objetivos de una forma
adecuada, observe el
siguiente cuadro:
Se realiza el
Objetivo general objetivo superior
Alcanzamos
los objetivos
Objetivos especficos especficos
Si se logran los
resultados
Resultados Se logran los

resultados
Actividades Se implementan las

actividades
30
2.5 Resultados uno de los objetivos y resultados propues-

tos. Adems, permiten identificar los costos
Los resultados deben especificar lo que se que se tendrn previo, durante y despus
lograr al trmino de la feria. Estos resulta- de la feria. Para definir de una forma ms
dos deben describirse en forma cualitativa eficaz y eficiente las actividades debe pen-
y cuantitativa. Los resultados es la afirma- sar en una actividad macro y luego en las
cin de los objetivos. Para poder describir- especficas que le ayudarn a llevar a feliz
los deben preguntarse: trmino sus objetivos.
Qu lograremos? A continuacin se presenta una matriz de

accin, que le ayudar a planificar ade
cuadamente cada una de las actividades.
2.6 Actividades
Esta matriz cuenta con cuatro columnas:
Las actividades que se realizarn durante en la primera, deber escribir la actividad
la feria, se pueden definir segn el plan de macro; en la segunda; las subactividades

trabajo de las diferentes comisiones (estn que complementan la actividad principal;
integradas por un coordinador, colaborado- la tercera, define a la persona responsable
res y voluntarios, quienes tendrn a su car- para su realizacin; y, la cuarta, permitir
go el desarrollo de las actividades que les identificar el plazo o tiempo para ejecutarla:
competen). Las actividades son la forma de este puede ser identificado por mes,
cmo se llevar a cabo a feliz trmino cada semana o das.
MATRIZ DE PLAN DE ACCIN

Comisin: Montaje de Stands
FECHA
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD RESPONSABLE
E F M A M J
1.1 Elaborar un
inventario de los X
participantes.
1. Invitar a 1.2 Seleccionar
las empresas a las empresas X
participantes participantes.
1.3 Elaborar las

X
invitaciones.
31
2.7 Plan de trabajo se indican los meses con los que cuenta
para la ejecucin de las actividades; cada
El cronograma de actividades es el mes est dividido en semanas para ser ms
que nos indica el plazo y el tiempo de especficos. Para cada actividad se deben
ejecucin de las diferentes actividades. marcar los cuadritos que corresponden al
Este cronograma puede ser elaborado por tiempo adecuado.
cada comisin de trabajo y un cronograma
general que incluya todas las comisiones de 2.8 Presupuesto
trabajo. El cronograma sirve para que los
responsables tengan presente el tiempo de La definicin del presupuesto est estre
realizacin de las tareas encomendadas, chamente ligada con la identificacin de
tambin sirve para llevar el control y el las diferentes actividades que realizar
monitoreo de los coordinadores y comit
cada comisin. El presupuesto debe ser lo
organizador. Se debe tomar en cuenta las
ms real posible. Contar con un presupues-
fechas planificadas, ya que si no se cumple
to general de la feria y con un presupuesto
con el plazo estipulado atrasara el proceso.
por comisin, es lo ideal, pues permite in-
Algunas veces es necesario identificar una
fecha exacta, indicando el da y mes. cluir los gastos de forma ms detallada. A
continuacin se presenta un detalle de un
En la primera columna, se debe describir presupuesto general, que refleja las activi-
las actividades o subactividades de cada dades y costos especficos para cada co-
comisin; y en las siguientes columnas, misin:
Comisin: Stands
Fecha
Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6
32
PRESUPUESTO GENERAL (estimado por comisin)
COMISIN ACTIVIDAD / GASTO MONTO ESTIMADO
Promocin Afiche
Trifoliares, bifoliares
Publicacin prensa
Mantas publicitarias
Espacios en radio
Telfono, fax, e-mail
Viticos
Combustible
Protocolo Informacin
Sealizacin dentro y fuera feria
Inauguracin y clausura
Premiacin
Recepciones
Capacitacin
Papelera (invitaciones, gafetes)
Playeras para voluntarios
Alimentos y hospedaje para personas
invitadas
Primeros auxilios
Montaje stands Diseo de los stands, escenarios y servicios de

la feria
Materiales y mano de obra elaboracin
Mano de obra para la instalacin
Alquiler de mobiliario
Instalaciones elctricas
Pintura
Limpieza
Desmontaje (mano de obra, combustible, etc.)
Letreros
Ruedas de Negocios Papelera (etiquetas)

Afiches y bifoliares
Talleres de voluntarios
Impresin catlogo
Alquiler mesas y sillas
Alquiler equipo de sonido
Refacciones y almuerzos
Contratacin de personal tcnico capacitado
Activadores de la demanda
Elaboracin memoria
Gastronoma Alquiler mobiliario

Impresin papelera
Premios
Publicidad y promocin
Decoracin
33
Eventos culturales Presentacin trajes tpicos

Presentacin cultural
Festival de sones de Alta y Baja Verapaz
Presentacin marimbas de la regin
Presentacin grupos danza
Promocin y divulgacin de feria
Equipo de sonido
Decoracin
Conferencias magistrales Fotocopia de documentos

Honorarios conferencistas
Viticos y combustible
Caf (refacciones)
Materiales de exposicin.
Inauguracin y cierre Recepcin (alimentos/bebidas)

Cctel de cierre
Invitaciones, otros
Tours al pblico Transporte

Guas y mapas
Capacitacin a guas
Definir rutas
COSTO TOTAL ESTIMADO
2.9 Recursos 1. Recursos financieros. Est represen

tado por el dinero, con el que se debe
contar para la ejecucin de las diferen-
tes actividades. Es primordial contar
Los recursos son
con el financiamiento, este se basar
los medios que de acuerdo a los planes de trabajo
nos permitirn aprobados por el coordinador general.
El financiamiento se debe gestionar
realizar todas las desde un ao antes de la realizacin
actividades que se de la feria, si el tiempo es menor, con-
seguir el recurso financiero ser ms
han planificado, difcil.
entre estos recursos
Estos recursos pueden lograrse con el
encontramos: apoyo de las municipalidades, institucio-
nes gubernamentales, organizaciones
34
no gubernamentales, cooperacin inter- impresoras, fax, uso de Internet, lnea

nacional y empresa privada. telefnica, software de ruedas, elabora-
cin de catlogos.
La gestin de estos recursos est a
cargo de la comisin de mercadeo y 3. Recursos humanos. Este tipo de re-
finanzas. curso responde a la necesidad de con-
tar con el personal apropiado para la
Dentro de estos recursos se debe de realizacin de la feria. Dentro de ste
considerar los gastos de todas las comi- se encuentran un coordinador gene-
siones que se utilizaran, y que incluyen ral, coordinadores de las diferentes
recursos, tcnicos y humanos. comisiones, equipo de trabajo y vo-
luntarios. Adems, se debe contar con
2. Recursos tcnicos. Responden a la profesionales que estn relacionados
necesidad de contar con el equipo tc- con el desarrollo del sector que se va
nico necesario para hacer los contactos a promover, quienes podrn aportar
y promover la participacin. Dentro de sus conocimientos de forma voluntaria
stos se encuentran: computadoras, o contratada por alguna institucin.
Segunda Etapa: EJECUCIN DE LA FERIA (desarrollo de la feria)
Dentro de la segunda etapa se

tiene la realizacin de la feria y
sta inicia con:
35
representa el sector productivo), ade-

A. INAUGURACIN ms, deben ubicarse a los patrocinado-
res que han dado el mayor aporte para
La inauguracin tiene que ser un gran acon- su realizacin y el coordinador general
tecimiento, lo importante es causar un gran de la feria.
impacto en la opinin pblica. Esto es muy

3. Elaborar el programa ms adecuado, no
importante para los patrocinadores, ya que
debe ser muy extenso en su discurso.
ellos aprovechan estos eventos para pro-
Dentro del programa se debe considerar
mover su marca. Para las autoridades lo-
un acto cultural de relevancia para la
cales hacer una gran inauguracin implica regin o pas.
invitar a todas las autoridades regionales,
sectoriales y nacionales, as como el sector
4. A parte del acto protocolario, se debe cor-
empresarial comprometido con el desarro-
tar la cinta que indica que el recinto ferial
llo de la regin y del pas.
es abierto al pblico; posteriormente, se
hace el recorrido visitando los stands.
En la inauguracin es necesario presentar
alguna novedad que promueva al sector 5. Al finalizar se debe terminar en un
productivo o muy bien puede complemen- ambiente en el que las autoridades,
tarse con una presentacin cultural propia participantes y organizadores puedan
de la regin o pas. La inauguracin es una establecer un tipo de comunicacin. Lo
invitacin que permitir que los organiza- sugerido en este caso es un coctel o
cena, esto depender de los costos que
dores presenten una feria innovadora.
esto implique para los organizadores.
Aspectos que se deben tomar en cuenta

B. ACTIVIDADES DE PROMOCIN
en un acto de inauguracin:
Durante la realizacin de la feria es necesa-

1. Es adecuado hacer la inauguracin en el
rio realizar diferentes actividades que pro-
recinto ferial, utilizando el espacio ms
muevan el desarrollo local. Entre las pro-
adecuado para realizarlo.
puestas de eventos paralelos se tienen:
2. Se debe contar con una mesa principal 1. Conferencias o foros magistrales.

en la que estarn las personalidades Esta actividad tiene que ver con la
ms importantes, como: autoridades formacin de los empresarios en temas
locales, regionales o del pas anfitrin de relevancia para el desarrollo de la
(alcaldes, gobernadores, ministro que cadena productiva.
36
2. Premio a la excelencia de la micro y de hacer negocios e incrementar la com-

pequea empresa. Es importante dar pra de productos y/o servicios, la nue-
un premio a los empresarios que han va tendencia marca la organizacin de
sobresalido por la innovacin, creati- RUEDAS DE NEGOCIOS, la cual es un
vidad y calidad de produccin, buena mecanismo efectivo para promover con-
atencin al cliente, contribucin a la tactos entre empresarios.
creacin de fuentes de empleo, espritu
empresarial o apoyo al crecimiento en C. MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES
la economa local. Es un reconocimien-
to pblico de la labor empresarial que 1. Lista de Chequeo (Check List)
realiza el productor de la micro, peque-
a o mediana empresa y/o instancias El comit organizador debe reunirse
de apoyo al desarrollo empresarial. diariamente durante los das de la feria
para trabajar con base en una lista de
3. Ruedas de Negocios. Usualmente las chequeo, sta debe incluir todas las
ferias tienen un conjunto de eventos actividades por comisin y verificar
paralelos que la hacen ms interesante el cumplimiento de las mismas. Para
para hacer enlaces ms efectivos entre facilitar el trabajo, cada coordinador
la oferta y la demanda. A pesar que las puede contar con un cuadro similar al
ferias han nacido con el objetivo de unir siguiente:
la oferta y la demanda con el propsito
Matriz para el monitoreo de las actividades
Tarea Responsable Cumplimiento Comentario
J
K
L
37
En la primera columna, se debe describir 2. Instrumentos para el monitoreo

la actividad o tarea encomendada a la
Durante la feria, es importante desa
persona responsable. En la segunda,
rrollar una estrategia que permita
se escribe el nombre de la persona en
controlar el ingreso del pblico, para
cargada de realizarla. En la tercera, se
cuantificar la asistencia durante los
dibujar una carita, esta puede variar
das de la feria, as como recoger
segn el avance de cada actividad;
la opinin de los visitantes con res
por ejemplo, una carita feliz, significa el
pecto a los productos, servicio de
cumplimiento de la actividad; una carita
atencin al cliente y los servicios que
seria, que la actividad an esta en proceso
se derivan de la feria. Estos datos
de ejecutarse; y una triste, es la falta del
sern tiles para los organizadores al
cumplimiento. En la cuarta columna, se
momento de evaluar si los objetivos
describirn las observaciones o comen
se cumplieron y si obtuvieron los
tarios del atraso de las actividades que
resultados esperados.
an no se han cumplido y se le deber
dar pronta solucin.
A continuacin se presenta un instru-
Este instrumento es muy til para monito- mento que permitir identificar algunos
rear las actividades realizadas durante las aspectos importantes para medir la cali-
etapas de la feria. dad de la feria:
Da: ___________________ Hora:______________________________________

Procedencia: Local_____________Regional_____________________________
Nacional________Internacional________
Edad:__________________
Sexo: F____________M____________
Qu tipo de servicio o producto demanda: _____________________________
Encontr lo que buscaba: S _______No_________
Cmo le pareci la feria: Excelente______Buena________
Regular________Puede Mejorar___________
Aspectos positivos:__________________________________________________
Aspectos negativos:_________________________________________________
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:__________________
___________________________________________________________________
38
Tambin es importante controlar el movi Los datos recopilados en ambos instru

miento econmico, ya que permite rea- mentos, deben ser procesados por un equi
lizar un balance de la importancia de la po tcnico durante los das de la feria, y co-
feria y si ha causado el impacto econ- municar los resultados obtenidos a los orga-
mico esperado. Por lo tanto, debe existir nizadores de sta.
un equipo especfico que constantemen-
te entreviste a los empresarios partici- Asimismo, el comit debe revisar los resul
pantes tanto de la oferta y de la deman- tados por da de los instrumentos (encuestas
da con instrumentos de verificacin (en- o entrevistas) y si existen debilidades, se
cuestas o entrevistas): debern resolver los problemas.
Ejemplo de encuesta de opinin para los y las empresarios (as) participantes
Da: ___________________ Hora:_________________________
Lugar de procedencia:__________________________________
Edad:__________________ Sexo:_________________________
Qu tipo de servicio o producto ofrece: ___________________
Vendi la cantidad esperada: S ________ No _________
Cuntos negocios realiz:_______________________________
Mencione cuanto vendi durante su permanencia en la
feria: _________________________________________________
Volvera a participar en una feria: S No
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:____________________
_____________________________________________________________________
39
D. CLAUSURA Tercera Etapa: Post-feria (evaluacin y

monitoreo)
La clausura es el cierre del recinto ferial y
de las actividades de la feria. Esta actividad A. EL DESMONTAJE
estar a cargo de la comisin de inauguracin
y logstica. Esta actividad muchas veces es El desmontaje de los stands, estar a cargo
de la comisin de stands, deber de cui-
pasada por alto y no debera ser as, ya que
darse que el recinto ferial utilizado para la
la clausura permitir que los participantes,
ubicacin de los stands quede en las mis-
patrocinadores y autoridades conozcan los mas condiciones en que fue recibido. Los
resultados de la feria. Dentro de estos resul- materiales y equipo utilizado debern de
tados se enumeran los siguientes: ser guardados y conservarlo en un lugar apro-
piado para utilizarlos en prximos eventos.
As mismo, debe cuidarse que los partici-
1. Nmero de visitantes.
pantes no desmonten su stand antes de la
2. Nmero de participantes.
clausura de la feria.
3. Cantidad de negocios cerrados.
4. Total de gastos para la realizacin de B. BALANCE GENERAL
las diferentes actividades, planificadas y
ejecutadas. La comisin de finanzas y mercadeo tiene
5. Premio a las mejores empresas en montaje la responsabilidad de elaborar todos los

documentos contables en donde se espe-
de stand, atencin al cliente, etctera.
cifiquen los gastos e ingresos de las activi-
Al finalizar la feria, el comit

an cuenta con responsabilidades;
a continuacin se enumeran las
siguientes:
40
dades de la feria. Adems deben liquidar un documento, el cual debe ser escrito por
todos los pagos pendientes que hayan una persona que tenga conocimientos de la
quedado, como crditos obtenidos o prs- elaboracin del mismo, en este caso puede
tamos por la adquisicin de materiales o ser un profesional con experiencia.
equipo.
El informe de los resultados de la feria debe
Esta comisin debe elaborar un informe del contar con la siguiente informacin:
balance, conclusiones y recomendaciones.
Posteriormente, esta comisin debe encar- 1. Introduccin
garse de informar a los patrocinadores y 2. Antecedentes
donantes sobre los resultados financieros 3. Objetivos
de la feria, junto con los resultados obteni- 4. Resultados previstos
dos. Esto garantizar la transparencia del 5. Estrategias
6. Actividades
uso de los recursos y apoyar la posibili-
7. Comit Organizador (comisin -
dad de contar con apoyo para la siguiente
responsable)
feria que se realice.
8. Resultados de las actividades realizadas
por cada comisin
El balance general debe ser respaldado a. Inauguracin
por las facturas o recibos contables. b. Exposicin de productos
c. Panel foro
C. MEMORIA DE LA FERIA d. Ruedas de Negocios
e. Promocin
Al finalizar la feria, el comit organizador
f. Gastronoma
deber reunir los resultados de todas las g. Voluntariado
comisiones, describir las experiencias obte h. Finanzas y mercadeo
nidas, los impactos causados tanto negativos 9. Evaluacin de las comisiones (se lleva a
como positivos. La memoria de la feria es cabo haciendo una autoevaluacin)
Matriz de evaluacin de las comisiones
Comisiones/ Logros ms Actividades previas Sugerencias y

Dificultades
responsables importantes no realizadas recomendaciones
41
10. Conclusiones sarios participantes podrn enterarse de

11. Recomendaciones los resultados obtenidos de la feria.
12. Anexos
D. INSTRUMENTOS PARA EVALUAR EL
La elaboracin del informe tiene como ob- IMPACTO
jetivo ser una memoria de labores para el
comit organizador. A travs de este do- La feria debe ser evaluada desde tres m-
cumento, podrn analizar los aciertos y bitos: desde el punto de vista de los visi-
los problemas que transcurrieron en ferias tantes, de los participantes y de los orga-
anteriores; y de servir como experiencia nizadores. Estos puntos de vista pueden
para mejorar la planificacin de una prxi- ser evaluados a travs de los instrumentos
ma feria. de entrevistas y encuestas. Estos instru-
mentos deben ser apropiados y concretos
El informe podr ser publicado en forma para poder determinar el xito de la feria.
resumida en boletines de informacin de A continuacin se presentan dos ejemplos
los sectores productivos a los cuales fue (vistos anteriormente en el monitoreo de
dirigida la feria; y de esta forma, los empre- las actividades).
Ejemplo de la encuesta de opinin al pblico
Da: ___________________ Hora:__________________

Lugar de procedencia:___________________________
Edad:__________________ Sexo:__________________
Qu tipo de servicio o producto demanda: _______________
Encontr lo que buscaba: S No
Aspectos positivos:_________________________________________
Aspectos negativos:________________________________________
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:_________
__________________________________________________________
42
Ejemplo de la encuesta de opinin al pblico
Da: ___________________ Hora:__________________

Lugar de procedencia:_____________________________
Edad:__________________ Sexo:__________________
Qu tipo de servicio o producto ofrece: _________________
Vendi la cantidad esperada: S__________ No________
Cuntos negocios realiz:____________________________
Mencione cunto vendi durante su permanencia en la
feria: _______________________________________
Volvera a participar en una feria: S________ No________
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:_____________
La informacin de las entrevistas y encues- sis; y, la segunda, est enfocada hacia el

tas puede ser recolectada por un grupo de mbito local, observando el desarrollo del
voluntarios, durante los das de la feria y lo sector productivo y el impacto causado en
pueden hacer por turnos. Posteriormente el crecimiento de las MIPyMEs. Por ejem-
se debern tabular los resultados para co- plo: al promover un sector, el resultado a
nocer el impacto de la feria. Esto determina uno o dos aos plazo, es el incremento de
el xito del evento. stas debido al impacto causado en el cre-
cimiento econmico de las empresas, nue-
E. MONITOREO DE LOS RESULTADOS vas personas acreditan nuevos negocios
Este monitoreo se puede llevar a cabo en y la reaccin es el desencadenamiento de
dos formas: la primera, es analizar el creci- nuevas empresas y empleos.
miento econmico de las empresas partici-
pantes, especialmente si su crecimiento ha Si se lograron dichos impactos nos da como
sido causado por el efecto de la feria. Esto resultado que las ferias s han cumplido con
garantizar que las ferias es su mejor op- los objetivos propuestos. Estos resultados
cin en el tema de promocin y marketing son los ms importantes al momento de ana-
empresarial. Este monitoreo puede hacer- lizar el impacto causado por la organizacin,
se por medio de visitas a las empresas y planificacin y montaje de esta herramienta
recoger la informacin vlida para el anli- de Servicio de Desarrollo Empresarial.
43
Informacin sobre ferias puede obtenerla en:

Portal de Informacin a las Mipymes www.infomipyme.com y www.negociosgt.com
Asociacin Guatemalteca de Exportadores AGEXPORT www.export.com.gt
Sitio de promocin de Guatemala INGUAT http://www.visitguatemala.com/site/home/
index.html
Pgina Web que contiene informacin turstica en Guatemala- Guatemala en Vivo http://
www.guatemalaenvivo.com/new/index.php
Programa de Fomento de la MIPYME en Guatemala- MINECO http://www.mineco.gob.
gt/mineco/mipyme/principal.htm
Portal de artesanas www.infortesanias.com
Cmara de Industria de Guatemala http://www.industriaguate.com/
Cmara de Comercio http://www.imagendeguatemala.com/home.html
44
Anexo 01
Herramienta
Rueda de Negocios
45
Anexo 01
Herramienta Rueda de Negocios
1. Qu es una Rueda de Negocios? las mismas, son muy satisfactorios. Por otra
parte, las ruedas se han constituido en un
La Rueda de Negocios es un mecanismo mecanismo de capacitacin empresarial
simple de reuniones planificadas, que de valioso para esa porcin de la estructura
forma directa, creando un ambiente pro- productiva de los pases integrantes de los
picio para negociaciones, promueve los nuevos bloques econmicos.
contactos entre empresarios, instituciones
y organizaciones que desean entrevistar- Al realizar una Rueda de Negocios dentro
se para realizar negocios, desarrollar rela del marco de una feria, se necesita integrar
ciones asociativas o alianzas estratgicas. una comisin especfica, que deber tener
bajo su responsabilidad que los resultados
La experiencia obtenida hasta el momento, de la rueda sean lo ms positivo posible.
permite considerar a este tipo de reuniones Las Ruedas de Negocios, se convierten en
como un instrumento til para la insercin una actividad central de la feria. Es en este
de las pequeas y medianas empresas en la escenario, en el que se llevan adelante una
dinmica de integracin comercial. serie de encuentros entre los empresarios

oferentes y demandantes, con el fin de ce-
Los resultados logrados en las ruedas rea- rrar un negocio o iniciar el contacto.
lizadas a la fecha, tanto en lo referente a
contactos establecidos entre las empresas, Beneficios de los participantes en las Rue-
como los negocios encaminados a partir de das de Negocios
46
Para los organizadores Para los participantes
1. Transforma las intenciones polticas en el 1. Ahorran tiempo.

comercio real. 2. Ahorran dinero.
2. Son polifacticas porque abarcan compras, 3. Dan resultados porque se cierra o se
ventas e inversiones de bienes y servicios. inicia un negocio.
3. Tiene un gran impacto por los volmenes que 4. Para actores nuevos, es una buena
se negocian en tan corto tiempo y a tan bajo forma de introducirse al escenario
costo. comercial.
4. Mejora notablemente la credibilidad de las 5. Los costos de hacer contactos y alianzas
instituciones organizadoras. disminuyen.
6. El beneficio se incrementa al encontrar
oportunidades de negocio.
Para que el desarrollo del evento sea lleva- internacional sta se llevar a cabo con
do a cabo eficientemente se debe cumplir compradores de otros pases y con vende
con un proceso que inicia desde la planifi- dores nacionales o con vendedores de otros
cacin y preparacin, hasta la evaluacin pases y compradores nacionales, stas se
de toda la actividad, y que en conjunto prestan ms para que se d un desarrollo
dura de 4 a 8 meses. de la economia nacional vinculada a las
exportaciones.
A continuacin les presentamos la orga
nizacin paso a paso de una Rueda de
Una rueda puede ser multisectorial o mo
Negocios, esta organizacin se puede em-
nosectorial, la definicin es la siguiente: las
pezar con ocho meses de antelacin para
ruedas de negocios multisectoriales son
alcanzar el xito propuesto, con los partici-
las que convocan a participar a varios sec-
pantes a la misma.
tores econmicos y que se considera de-
2. Actividades de definicin, preparacin ben prepararse y planificarse alrededor de

y coordinacin 6 a 8 meses, y para realizar las actividades
operativas, desarrollo del evento y evalua-
Definir un objetivo y carcter de la Rueda cin del mismo de 6 a 12 meses. Por el otro
de acuerdo a la regin y al potencial que lado, las ruedas monosectoriales, tambin
la misma tenga, esto nos da la pauta para llamadas temticas, convocan a un nico
establecer si la Rueda de Negocios ser sector econmico, aunque puede ocurrir
local (p. ej. en un departamento), nacional que convoquen a sectores de apoyo como
o internacional. Si la Rueda es local o el de servicios financieros y de servicios de
nacional slo incluye a los participantes desarrollo empresarial, sectores que tam-
del pas. Si se establece como una rueda bin se pueden convocar en las ruedas
47
multisectoriales. Este tipo de ruedas pueden puede traer competencia entre los partici-
planificarse en 10 meses, de igual manera pantes. Es importante definir la duracin
se realiza un monitoreo posterior a la eje- de la rueda segn se haya definido ya sea
cucin de la misma en un tiempo promedio nacional o internacional, si es nacional la
de 6-12 meses para demostrar la eficacia Rueda de Negocios, puede realizarse en
de la misma en cuanto a negocios un da y si es internacional se aconseja que
realizados. se realice en un da y medio.
Asimismo es importante definir si la Rueda Lugar : Ya definido todo lo anterior se pue-

de Negocios se realizara con eventos pa- de proceder a asignar el lugar donde se
ralelos a la misma, stos pueden ser una llevar acabo la Rueda de Negocios, este
feria, seminarios, etctera. La feria puede tiene que ser un lugar accesible para todos
contar con la presencia de expositores ya los participantes, lo adecuado es realizarlo
sean nacionales o internacionales que pre- en un hotel, que tenga todas las comodida-
senten sus productos a los visitantes des- des para alojar a los invitados y que ade-
de stands. El carcter de sta se definir de ms nos brinde servicio de alimentacin.
acuerdo a los objetivos que las institucio- Con esto establecido se seleccionan salo-
nes organizadoras se hayan trazado. nes aptos, amplios, y con varios accesos,
para que el evento se lleve a cabo, lo que se
Duracin: Cuando se est planificando la necesita es un rea adecuada para colocar
Rueda de Negocios es importante definir las mesas de negociacin y es importante
una fecha para el evento, se tiene que re- que el evento se desarrolle en un ambiente
visar que no hayan eventos de esta ndole adecuado para la negociaciones.
cerca de la fecha propuesta, pues esto slo
48
TIP
1. El lugar, la fecha y los eventos paralelos que se realicen hace que crezca el
inters por participar de los/las empresarios(as).
2. Los participantes a la rueda pueden exponer sus productos, si la rueda est
adentro de un marco de feria o son participantes de otros pases, se les
sita una mesa dentro del saln de la rueda de negocios y de esta forma
exponen todos los productos que ofertan.
3. Si la Rueda de Negocios es paralela a una feria, es posible que se desarrollen
seminarios y exposiciones, al mismo tiempo que la Rueda de Negocios,
tome esto en cuenta para que los participantes estn concentrados en la
participacin de la Rueda de Negocios, e informen en su ficha de inscripcin
si asistirn a un seminario, o que mencionen que estarn atendiendo su
stand al mismo tiempo que la Rueda de Negocios, esto facilitar de alguna
manera localizarlos, si tienen una cita.
4. Si la duracin de la rueda es de da y medio y es internacional, siempre
surgen vendedores que se llevan a los compradores al segundo da y stos
ya no participan en la rueda, advertir a los participantes locales que realizar
esto es prohibido, para asegurar la satisfaccin de todos los participantes,
pues no es agradable que un empresario no asista a la cita que ya estaba
establecida.
5. Pedir paquetes de alojamiento a ms bajo precio que lo normal para las
personas que se hospedan en el lugar del evento.
6. Revisar que existan suficientes parqueos, o chequear que hayan ms opcio-
nes cerca del lugar.
49
2.1 La coordinacin con instituciones que al empresario(a) le interese participar

organizadoras y cooperantes por ser organizaciones que velan por la
economa del pas. La experiencia que se
Estas instituciones son los colaboradores tiene con este tipo de apoyo es que estas
que dan la estructura del evento, el cual se instituciones, mediante un representante,
realiza con base en los objetivos y metas forman parte de un comit organizador.
que estas instituciones se han trazado. Asimismo ofrecen su asesora tcnica y/o
Estas instituciones generalmente se enfocan apoyo financiero, como lo acuerden con
en crear un desarrollo econmico local. la entidad organizadora principal. Podra
ocurrir que estas instituciones organiza-
El rol de las instituciones organizadoras doras ponen a la disposicin de la Rueda
es importante, porque generalmente le cierto nmero de personas para que tra-
dan la imagen al evento. Por ejemplo si son bajen en la misma. Se tiene que tomar en
instituciones que ya han realizado Ruedas cuenta que estos son los que ofrecen, la
de Negocios que han sido exitosas en el Rueda de Negocios y que de ellos depen-
pasado, los participantes asistirn con la de el xito que la misma pueda tener. Los
certeza de realizar buenos negocios. Asi- donantes deben estar enfocados en que
mismo la participacin de organizaciones su intervencin tenga un efecto positivo en
internacionales le dan carcter a la Rue- el desarrollo del mercado local.
da de Negocios, con esto nos referimos a
TIP
1. Que se especifique en el presupuesto, la donacin de cada institucin,

si se hizo en especie o efectivo, y cuales son los requerimientos es-
pecficos de los cooperantes (informes, presencia de logos de cada
organizacin participante, protocolo, banderas, etctera.).
2. Si el caso fuera que es una rueda internacional, las oficinas de los dife-
rentes colaboradores en el exterior donde son representados, pueden
apoyar en la promocin del evento.
50
2.2 La elaboracin de un presupuesto cuenta en la elaboracin del presupuesto,

ver anexo 1: Ejemplo de presupuesto.
El presupuesto de la rueda es la gua,
para llevarla a cabo, es necesario tener en Es de mucha importancia tener un flujo de
cuenta dos rubros bsicos: Los egresos e caja elaborado para evitar que se quede
ingresos, de acuerdo al perfil de la rueda. sin liquidez la organizacin ejecutora.
As mismo es importante poner todos los
ingresos y colocar si stos fueron hechos 2.3 Establecer el costo de inscripcin y
en especie o efectivo. Cuando se est ela- la meta de inscritos
borando el presupuesto se debe decidir el
nmero de participantes que se proyecta Esta decisin se debe tomar en reunin
tener y el precio que se cobrar por parti- con todos los organizadores del evento.
cipar en la Rueda de Negocios, el mismo Se debe tener claro que el costo de ins-
depender de los beneficios adicionales cripcin ser reflejado como una entrada
para los participantes y de los costos de significativa al presupuesto de la Rueda de
la rueda. Negocios. Para que esta entrada de dine-
ro se refleje, se debe trazar una meta de
Se debe establecer convenios con las ins- inscritos que se tiene que lograr y llegar a
tituciones patrocinadoras y se debe espe- sobrepasar. Esta parte es muy importante,
cificar muy bien el aporte y el rol que le aqu entran a trabajar las captadoras de
corresponde a cada uno de los patrocina- empresarios (as) participantes en la Rue-
dores, este es especialmente en el presu- da de Negocios, como vamos a ver ms
puesto. Para conocer los rubros a tomar en adelante.
TIP
1. Es importante exigirle un valor monetario al participante para su parti-

cipacin, ya que ayuda a bajar el porcentaje de ausentismo a la hora
de las negociaciones, pues de alguna manera el empresario invirti
dinero que quiere recuperar.
2. Se puede obviar o bajar el cobro de participacin para los compradores,

de esta manera se atraer al comprador al evento.
51
2.4 La Ficha de Inscripcin tante dar a conocer a grandes rasgos los

puestos necesarios para la organizacin y
La ficha de inscripcin es el documento el desarrollo de la Rueda de Negocios:
que registra e inscribe al empresario al
evento. Por lo tanto la ficha de inscripcin Un/a coordinador/a: El peso de la coor-
tiene que estar elaborada de tal forma que dinacin general de la rueda cae en esta
la empresa al inscribirse no olvide poner persona, es preciso que sepa comunicar
ningn detalle de la misma. Esta parte es bien, motive a su equipo, mantenga la vi-
esencial para lograr una Rueda de Nego- sin general del evento y lleve un orden,
cios exitosa. Si el empresario llena bien su para llevar a cabo la Rueda de Negocios
ficha de inscripcin colocando todas las con xito. Ser desenvuelto con los medios
caractersticas de sus ofertas o bien sea de comunicacin, prensa, radio, televisin
demandas, al realizar el matchmaking no y entidades diplomticas. Saber motivar a
habr ningn problema, pues sabemos lo los empresarios para que participen en la
que el empresario (a) est vendiendo o Rueda de Negocios y saber promocionar
demandando en realidad. Todos los datos la Rueda de Negocios y saber venderla
de la empresa se colocan en el catlogo para lograr una mayor participacin. De
para que los busquen antes, durante y esta manera el coordinador/a tendr, para
despus del evento. comenzar que establecer el cronograma
de actividades o estructura bsica que
2.5 La consolidacin del equipo van a tener las ruedas, en lo referente a
operativo su organizacin, como por ejemplo tener
una aproximacin del mercado al cual van
El logro de los objetivos de la rueda de- a apuntar, los recursos con los cuales van
pende en gran medida del trabajo en a contar y cmo administrarlos. Ya con
equipo, y por ello debe realizarse el perfil todo esto establecido, sin duda se deben
para cada uno de los puestos que deben distribuir las actividades, con roles bien
ocuparse en las ruedas. Sin embargo, la definidos y alcances de tareas, como por
caracterstica principal es que la persona ejemplo quines sern los integrantes del
debe tener conocimiento sobre el rea Comit Organizador, los Activadores de
que estar a su cargo en el desarrollo de la Negocios, los Operadores del Software.
rueda, tener iniciativa y buenas relaciones Asimismo, el entrenamiento del personal
personales para que el trabajo en equipo en general que va a participar de dicho
se facilite. En este punto, resulta impor- emprendimiento. Adems, segn la perio-
52
dicidad con que se realizan las ruedas, es Promotores/as de ventas (el nmero
conveniente que se definan plazos lmites depender de la magnitud de la Rueda),
para cada actividad, ya que el tiempo es estas personas deben conocer bien el
el que las dimensiona. grupo de participantes elegidos y buscar

contrapartes excelentes y oferentes com
Para la difusin se deber contar con petentes. Los promotores/as tienen que
la folletera que refleje y promocione el conocer bien el medio en que se desa-

rrollar la Rueda de Negocios, para saber
evento. Contando con estos elementos y
motivar la participacin, es conveniente
eventualmente con notas de invitacin, se
que sean convincentes para que hagan
realiza el mailing tanto al extranjero como
participar a los empresarios. Si se quiere
en su propio pas, dirigido a empresas,
una rueda con ms de 300 participantes
instituciones y representaciones diplom es recomendable tener dos encargados
ticas. Como otro medio de difusin se de esta rea, para una mejor captacin de
pueden tener en cuenta los viajes de pro empresarios. Dicha captacin debe reali-
mocin a determinados pases, esto con- zarse 6 meses antes de que se celebre
lleva a preparar las visitas con un itinera- el evento, as se tendr tiempo suficiente
rio previo a esta, lo cual agiliza la visita y para que se inscriban participantes.
asegura una mejor promocin del evento.

Secretaria, es necesario tener por lo me-
Las ruedas de prensa publicadas en di-
nos una persona, para que ayude con toda
versos medios de comunicacin son otra
la papelera y recepcin de dinero, la rea-
forma efectiva de atraer la concurrencia
lizacin de una rueda conlleva mucha pa-
de un nmero mayor de participantes.
pelera, cotizaciones, informacin por tel-
fono, etctera.
Tambin en determinados casos, suele ser
muy til mantener una coordinacin con
Operadores de cmputo, mnimo de
un activador en cada pas visitado, el cual
dos personas que conozcan muy bien
puede ser una entidad, persona, etc., que sobre computacin, su labor ser instalar
en forma permanente divulgue el evento y el software y mantenerlo hasta el da de
mantenga informado al comit organizador, la Rueda de Negocios, lo ideal digitar la
sobre los avances en su gestin. A grandes informacin que cada empresa pone en su
rasgos estas son las tareas que conlleva registro al evento y as mismo puede tomar
organizar y coordinar el evento. fotos de los productos de los oferentes
53
de las empresas inscritas para colocar y participando en la Rueda de Negocios. El

fortalecer el portal, (www.negociosgt.com) paso siguiente es dividirse las empresas
mientras que la otra persona mantiene al participantes y cada uno debe estar encar-
da el software de ruedas de negocios y gado de cierto nmero de empresas. Cada
portal en cuanto a datos. El mantenimiento edecn debe saber a perfeccin la oferta o
de este al da es muy importante y el trabajo demanda de sus empresas y las citas que
que realizan los operadores de cmputo tienen a lo largo de la Rueda de Negocios.
debe ser exacto, estas personas deben de Deben estar llevando a sus citas a los/las
manejar el software de rueda de negocios empresarios (as) participantes y sentarlos
a la perfeccin, pues de ste depende gran con sus contrapartes, de la misma manera
parte del xito de la Rueda de Negocios al deben buscar traductor (si fuera necesa-
ser la herramienta de trabajo esencial. rio). La funcin de cada edecn es coor-
dinar las agendas de sus empresarios(as)
Recepcionistas. (slo para el da del y hacer que asistan a cada cita sin falta, si
evento), se necesitan varias personas que por alguna razn no tienen contraparte,
ayuden a la recepcin de los participantes est entre sus obligaciones buscarles una
y den informacin, necesarias 6 personas cita para que no se quede sin negociar, es
capacitadas con toda la informacin del por eso que deben conocer todas las ofer-
evento. Estas mismas personas entregarn tas y demandas, y debe existir una exce-
los gafetes antes del evento y las carpetas lente comunicacin entre los edecanes. En
a los participantes, son necesarias como el proceso de informacin y capacitacin a
guas en la rueda, pues siempre hay gente los edecanes se debe recalcar sobre la im-
mal informada que necesita ayuda, y en portancia que conllevan. Ya que los edeca-
cuanto a la entrega de papelera a los nes conocen sobre sus empresas, leen so-
participantes lo pueden controlar bien. bre el sector, y se les debe ensear sobre
la necesidad de atender constantemente a
Edecanes (slo para el da del evento), sus empresas, buscando citas extras que
juegan el papel ms importante durante no estn en la agenda si la contraparte no
el evento. Estn encargados/as de guiar a se presenta. El perfil del edecn, es muy
los/las participantes durante toda la rueda. importante que sean jvenes estudiantes,
Los edecanes tienen el rol ms importante de preferencia de tercer ao de Economa,
durante la Rueda de Negocios de ellos de- administracin de empresas o carrera afn,
pende el xito de la Rueda,por lo que de- pues ayuda mucho que sepan la teora de
ben conocer bien el sector/es que estn por qu se hacen las Ruedas de Negocios
54
y que hayan tomado derecho internacional. cerca la Rueda de Negocios y nos pueden
En cuanto a la personalidad deben ser jve- informar sobre cualquier falla o xito, con
nes extrovertidos, que conozcan el tema y los empresarios.
lo dominen y que adems sepan negociar,
es importante que sepan otro idioma, esto En el desarrollo de las Ruedas de Nego-
puede ayudar si hacen falta traductores. cios es recomendable realizar reuniones
para intercambio de experiencias de todo
Para contar con el recurso humano apro el equipo y tambin capacitar sobre la base
piado, se puede visitar una Universidad pres de talleres que faciliten el proceso de orga-
tigiosa y hablar con el decano de economa nizacin, ordenamiento y visualizacin del
de la facultad, se les propone la participacin quehacer de cada uno.
y a cambio estn los beneficios de aprender
sobre esta experiencia, que resulta ser muy El personal que se asigne para las diferentes
satisfactoria para los edecanes. labores debe comprender el compromiso
de sacar adelante y con xito el evento.
Capacitacin de los edecanes: La capa
citacin de los edecanes es indispensable 2.6 La publicidad para el evento
en el sentido de que los das de rueda, son
Esta rea es muy importante para el
ellos los que tienen contacto directo con los
evento en general, pues de este depende
empresarios y bajo su responsabilidad est
despertar el inters de los participantes en
cada empresa participante. Por lo mismo
participar. Podemos dividir la publicidad
se piden jvenes que cursen economa y
del evento en:
dominen el tema muy bien. Se les debe de
citar y explicar la dinmica de una rueda,
A) Definir estrategia de promocin y
preparar material para explicar la tarea que
publicidad
realizarn y su responsabilidad. Se puede
dar varias charlas e informacin (entregar Los materiales de promocin son una pri-
material sobre empresas participantes). Es mera herramienta para la publicidad, por
importante tambin que tengan un uniforme lo que deben estar dispuestos en la mayor
distintivo los das del evento, esto ayuda a brevedad con un carcter ilustrativo y sen-
distinguirlos de los empresarios. Adems es cillo. El no tener una estrategia de promo-
bueno entrevistarlos despus de la Rueda cin ni el desarrollarla resultara en la anu-
de Negocios, pues ellos vivieron ms de lacin completa de una rueda.
55
B) Folleto de promocin:
TIP
Tiene que incluir un programa preliminar 1. Conseguir patrocinio de medios de
de la rueda, lugar, entidades organizadoras prensa, esta es una de las promo-
y auspiciantes, contacto para informacin, ciones que ms funcionan, y se re-
las actividades, temas, servicios adicionales ducen costos.
(tarifas especiales en hoteles y lneas a- 2. Hacer ruedas de prensa con los pe-
ridicos importantes del pas, para
reas) y los sectores y pases participantes,
que informen la noticia.
as como la ficha de inscripcin, fecha tope
3. Dar la cobertura del evento a un ca-
de inscripcin y tarifa. Es de vital importan- nal de televisin local para que infor-
cia que inicialmente se incluyan referencias me sobre el evento, con anterioridad
tursticas o sitios de inters de la localidad a que se realice el mismo.
para los empresarios, aunque esto se inten-
sifica en la comunicacin que se mantiene C) Captacin de los participantes extran-
con el participante al ya estar inscrito. Esto jeros: (en caso de Rueda Internacional) o
de otra regin (en caso de Rueda Local o
se puede reforzar con la elaboracin de un
Nacional).
portal especfico de la feria que contenga la
informacin general, inscripcin, gua turs-
Se sugiere comenzar la comercializacin
tica del pas sede y que incluya cules son
con la captacin de los participantes ex-
los participantes inscritos segn lo vayan
tranjeros o de otras regiones. Para ello, es
haciendo.
conveniente realizar viajes de promocin y

lanzamientos en el exterior o en otras regio-
nes. La elaboracin de un brochure elec-
trnico promocional es importante, puede
ser en forma de CD card y escrito.
TIP
D) Captacin de participantes locales:

1. Importante publicar inscritos, pues
Importante presentar una sntesis de las
en el caso de la Rueda, los compra-
ofertas y demandas de los participantes y
dores importantes, hacen que los
de all se puede partir para buscar las con-
empresarios oferentes participen.
trapartes a nivel nacional. Si se tiene ya ins-
critos a los oferentes es mucho ms fcil
buscar contrapartes, pues se busca segn
las ofertas de las empresas participantes.
56
Para ello se sugiere contratar a activadores En la bsqueda de una mejor forma de

de negocios, adems de enviar a las enti captar inscripciones se sugiere que ini-
dades empresariales una sntesis con las cialmente deben lograrse inscripciones
ofertas y demandas de los empresarios de empresas lderes en su ramo o sector,
extranjeros o de otras regiones (clasificadas para que sean imanes de inscripcin para
sectorialmente), realizar campaas de pren otros participantes, esta tctica de capta-
sa y publicidad, etc. cin funciona.
Tanto las Ruedas Internacionales, Nacio E) Conferencias de prensa y medios

nales o Regionales se deben iniciar con publicitarios:
promocin agresiva. Adicionalmente, es de
Las conferencias de prensa son elementos
mucha utilidad valerse de los directorios de
clave en la promocin pues el peridico es
las cmaras o gremiales, y mejor an cuan-
una de las mejores armas de publicidad,
do stas forman parte del comit organiza-
en cuanto a promocionar eventos se trata.
dor. Al contactar a los participantes poten-
Se invita a todos los peridicos importantes
ciales, se debe tratar de no ser impersonal
del pas a participar en ruedas de prensa
y presentarles una imagen seria y formal
para darles a conocer el evento y sus
de la rueda. Es importante, adems, con-
participantes, este evento siempre es un
siderar que la estrategia para la captacin
buen articulo para el rea de econmicos.
de inscripciones depender, en gran medi-
da, del grupo objetivo al que se pretende
3. Los Participantes de la Rueda de
convocar, pues en el caso de las ruedas
Negocios
nacionales y regionales se ha optado por
el envo de folletos promocionales, y luego 3.1 Establecer el perfil del participante
la visita de promotores que se ven apoya-
Es importante que se defina cmo va a ser
dos por los anuncios televisivos y radiales.
la empresa que va a participar en la Rueda
Es importante que se utilicen los medios
de Negocios, para lograr que el evento sea
electrnicos, como internet y ms espec-
un xito.
ficamente las pginas web que adems de
publicitar la Rueda de Negocios, con in- Por ejemplo, se pueden definir las si
formacin sobre el evento puede captar y guientes caractersticas para empresarios
efectuar inscripciones. participantes:
57
VENDEDOR COMPRADOR INVERSIONISTA

1. Socio
1.Importador / distribuidor - capitalista
1. Productor / exportador
Mayorista / minorista - tecnolgico
- comercial
2. - inversionista
2. Oferta disponible 2. Demanda estimada - comercial
- institucional
3. Solicitud: proveedor de
3. Normas que exige 3. Normas preferenciales
servicios (especializados)
4. Comprador: Mercado en el
4. Sistemas de calidad 4. En qu moneda quiere
que opera (pas o pases)
implementados. invertir
5. Informacin financiera
sobre negociacin.
- Referencias
comerciales
- Nmero de registro
en el libro azul 5. Inversionista comercial:
(blue book libro Dnde est ubicado el
especializado, donde mercado que ofrece?
se encuentran la
mayor parte de
empresas registradas
que son confiables
para negociar)
6. Vendedor: Mercado de
inters para sus productos
(pas)
58
3.2 La captacin de oferentes y inscribirse entregar su ficha de empresa

demandantes llena. Estos datos se suben al portal y as
mismo el participante tiene derecho a co-
Con la meta de participantes establecida locar fotografas y especificaciones de los
se aclara quines sern los oferentes ob- productos que venden en el mismo. Se les
jetivos (dependiendo si es una rueda mul- da una explicacin de la utilidad del portal
tisectorial o monosectorial) eso hace ms y su propsito de informacin en la Web,
fcil la tarea de venderle la participacin a as mismo se les explica los beneficios que
la Rueda de Negocios. Partiendo de esto les traer en cuanto a sus negociaciones,
se puede buscar a los demandantes sa- el portal es una herramienta para lanzar
biendo cules son las ofertas. Como punto a las empresas y sus productos al conoci-
esencial para la captacin de empresarios miento de cualquier persona que tenga ac-
al evento es promocionarla, depende de ceso a Internet. Para revisar su empresa se
cmo se venda la Rueda de Negocios para les da un cdigo de entrada, el encargado
captar participantes, es importante enfocar de dar esto es la persona que administra el
todos los beneficios de la misma en las di- software. Se puede dar el caso de que no
ferentes presentaciones que se realicen. se utilice un portal en la Rueda de Nego-
Una ayuda importante es la elaboracin cios, lo anterior fue mencionado por s se
de un brochure electrnico (cd card), que da el caso.
contenga toda la informacin de la rueda.
3.4 La capacitacin de participantes
Para darle un mayor enfoque sta puede
pre-evento
tener un link hacia el portal para que se co-
nozca, adems de tener la ficha de inscrip- Cuando ya estn inscritos los representantes
cin, con solo llenar y con un clic enviarla de cada compaa en la Rueda de Negocios
a los organizadores. Si esta es una Rue- es importante (ms si es la primera vez que
da Internacional, se puede promocionar el participan en una rueda) darles una charla
pas sede para darle un valor agregado a la y gua, de cmo se llevar a cabo el evento,
participacin. lugar y localizacin de todo lo que estar al
servicio del participante (business center,
3.3 La inscripcin de participantes coffee breaks, almuerzo, salones donde se
en el portal llevar acabo la Rueda, etc.), esta informa-
cin de cmo se llevara a cabo el evento el
Si la Rueda de Negocios se llevara a cabo da de la rueda, es importante para el parti-
con una Rueda Virtual: Cada participante al cipante, hace que se sienta cmodo con el
59
evento en general y adems familiarizado. conozca todo lo referente, y el da de la

De esta manera se tiene menos trabajo de Rueda de Negocios est ubicado. Se tiene
informacin el da del evento. Esta reunin que impartir herramientas de cmo ser un
se puede hacer por medio de un desayu- negociante ms eficiente, prepararlo para
no-charla para asegurar la participacin de la Rueda de Negocios.
la mayora de empresarios, y hacerlo con
tiempo de anticipacin al evento. A continuacin se presentan diagramas de
los pasos para organizar, planificar y ejecu-
Esta charla tiene que ser instructiva e ilus- tar una Rueda de Negocios:
trativa del evento para que el empresario
Cuadro No. 1
Fase I: Organizacin de una Rueda de Negocios
Fase I: Arranque Bsqueda de

patrocinio
Impresin del material
promocional
Definicin de la Conferencia de Prensa

Definiciones bsicas:
Estrategia de
sectores, fecha, etc.
Promocin
presupuesto preliminar
coordinacin Capacitacin Equipo
de estudiantes Organizacin del
Organizacin Inscripcin
Equipo de
del Proceso de Promotores
Estructura de Equipo de
Inscripcin
Organizacin Trabajo
Diseo/ Impresin
ficha de inscripcin
Coordinador
Activadores/as Administracin Sectores
de contrapartes Captacin de Rutas
Grupo Gestor empresas lderes Metas/ Incentivos
Cmara de Comercio pre-inscritas
Cmara de Industria Organizacin del
Organizacin de evento mismo
cooperacin tcnica / Cuentas
financiera Contratos
Alianzas: Papelera
Municipalidad
Universidades
Reservacin del lugar
Inauguracin/ Cierre
Eventos paralelos
Paquetes tursticos
60
Cuadro No. 2
Fase II: Actividades Pre-Rueda
Fase II: Inscripcin A

Contactos Prensa,
Radio, Tv
Promocin Contactos con
instituciones (gremiales,
ONG, etc.)
Coordinador Capacitacin Equipo

Activadores/as de Computacin
Primer catlogo
de contrapartes
Anlisis de los sectores Inscripcin de
(empresas dinmicas a Ingreso de fichas de
empresas inscripcin
captar para 1er catlogo)
Proceso de
Inscripcin
Equipo de Orientacin del Equipo
de Promotores Equipo de
Coordinacin Promotores
Informes al Comit de
Direccin
Sectores
Administracin Administracin pagos Rutas
Actualizacin Metas/ Incentivos
presupuesto
Organizacin del
evento mismo Seguimiento
Paquetes tursticos Distribucin a empresas
inscritas junto con informacin
Otros Elaboracin Boletn sectorial
Sectorial Sirve como instrumento de
promocin
Cuadro No. 3
Fase III: Actividades de Preparacin de una Rueda de Negocios
Fase III: Preparacin
Contactos Prensa, Radio, Tv
Coordinador
Promocin Conferencia de Prensa
Activadores/as de
contrapartes
Administracin pagos
Administracin
Actualizacin presupuesto
Equipo de
Rueda Da 1
Coordinacin Infraestructura Rueda

Organizacin del Capacitacin equipo
evento mismo
edecanes
Otros Evento Motivacin

Empresarios
Equipo de Ingreso al Generacin de

Computacin Sistema horario de citas
Participantes llenan Envo a la sede de

ficha de inscripcin organizacin
61
Cuadro No. 4
Fase IV: Actividades en la Ejecucin de una Rueda de Negocios
Fase IV: Rueda de Negocios
Coordinador Coordinador
Atencin a Activadores/as de
Activadores/as de Atencin a
observadores, contrapartes observadores,
contrapartes conferencista etc. Conferencia/ Evento conferencista etc.
Equipo de Coordinacin Equipo de Coordinacin Equipo

Coordinacin Equipo Edecanes Coordinacin Edecanes
Coordinacin
Equipo Coordinacin Equipo
Computacin Computacin
Participantes Equipo de Participantes Equipo de

Rueda Da 1
Rueda Da 2
atienden sus citas Computacin atienden sus citas Computacin
Informe de Evaluacin
Participantes Participantes Ingreso del sistema
llenan ficha de Ingreso al Sistema llenan ficha de
evaluacin Generacin de horario evaluacin
de citas, 2o. Da
Participantes llenan Informe de

solicitud de Evaluacin 2o. Da
entrevistas, 2o Da
62

Manual para Organizadores de Ferias

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual para Organizadores de Ferias

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL PARA

Cooperacin tcnica alemana

Programa Promocin de la Microempresa,

Impresin: Serviprensa, S.A.

Ii. Descripcin del manual ...................................................................................................8

Iii. Marco terico de ferias...................................................................................................10

Iv. Proceso para realizar una feria.......................................................................................15

Segunda etapa: Ejecucin de la feria (desarrollo de la feria)........................................35

En este contexto, PROMOCAP ha fortalecido a la MIPYME en la comercializacin de sus productos

La serie se conforma de:

El Programa Promocin de la Micro ha sido implementado en varias regiones

pecialmente para los gobiernos locales, productos/servicios, mejorar su calidad,

II. DESCRIPCIN DEL MANUAL

El presente manual es una herramienta de A. OBJETIVOS

apoyo a la comercializacin, las cuales dor, patrocinadores y comunidad.

etapas que implican 3ra. Etapa: Post-feria (evaluacin y mo-

III. MARCO TERICO DE FERIAS

Una feria, es un punto de encuentro en- Una feria permite

Los objetivos de una feria son:

Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios.

C. CARACTERSTICAS en un rea productiva. Los productores

Lograr alianzas de Visita de grupos de

OPORTUNIDADES Para la REGIN

PROMOVER EL DESARROLLO DE UN RECONOCIMIENTO

Surgen nuevas ideas

A continuacin se presentan las oportunidades que

INICIAR O CERRAR CONCENTRACIN

Los visitantes al stand estn dispuestos

Presenta la posibilidad de conocer la

Atraen al cliente potencial ms IDENTIFICACIN

COMPETENCIA Y AHORRO DE RECURSOS

Permiten conocer la competencia En un espacio y tiempo reducido es

E. UTILIDAD DE LAS FERIAS EN de desarrollo econmico local. Hay que

para contribuir al desarrollo econmico criterios:

b) Segn el tipo de pblico, las ferias c) Segn su alcance y cobertura:

IV. PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA

La feria lleva inmerso un proceso de tres A. COORDINACIN GENERAL

Para llevar a cabo la

Ruedas de negocios Asesoria Tcnica

2 Equipo de trabajo Voluntarios. Son quienes deben apoyar

Comisiones necesarias para realizar el proceso de una feria

Ejemplo: Feria de Ecoturismo de las Verapaces

Esta comisin tambin debe manejar que se manejen de recursos para la

El comit organizador debe manejar Comisin de formacin y capacitacin

Los recibos o facturas contables son las MiPyMEs, marketing, avances de

Es importante contar con un banco de Comisin de promocin y publicidad

Feria Nacional Feria Internacional

Comisin de protocolo e Comisin de seguridad

Adems, esta comisin tiene a su cargo Debe garantizar que se tenga un

Comisin de seguimiento y B. LA PLANIFICACIN

Previo a la perfilacin del proyecto

Nombre especfico que identifique claramente al sector/sectores para el cual es

Dentro del pblico objetivo se debe considerar la oferta y la demanda.

2. La demanda, son los compradores y consumidores. Es necesario clasificar el pblico

En una feria siempre existe un porcentaje de asistentes que se acercan al stand y no

Hay tres razones para calificar a un cliente durante su presencia en el stand:

Por economa (cada contacto que se hace cuesta dinero y al calificarlos se

La asistencia de compradores no calificados implica la prdida de tiempo. Hay que

A continuacin se presentan los lineamientos que deben tomarse en cuenta para la

1. Promover una visin de negocios con enfoque de marketing. Este lineamiento

Para realizar la inscripcin se debe considerar aspectos como:

Pagos. Todo empresario debe hacer el pago de su participacin en la feria, este

Firmas de contratos. Se logra al momento de hacer el pago, en este contrato el

Da: _ Hora:____________________

Da: _ Hora:_______

Vendi la cantidad esperada: S No _

Da: _ Hora:

Da: _ Hora: