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MANUAL PARA

ORGANIZADORES DE FERIAS

COOPERACION
Programa Promoción de REPUBLICA
DE GUATEMALA

la
Microempresa,
Pequeña R E P U B LI C A FE D E R A L
DE ALEM AN IA

y Mediana Empresa en
Guatemala
–PROMOCAP–
Supervisión:
Sybille Thielsch

Autor
a: Magdala Sagastume/Consultora Independiente

Orientación y
revisión:
Ligia Orantes
Norah
Becerra
Miguel Angel
Figueroa

Deutsche Gesellschaft für


Technische Zusammenarbeit (GTZ)

GmbH Cooperación técnica alemana

Programa Promoción de la
Microempresa, Pequeña y Mediana
Empresa en Guatemala GTZ
PROMOCAP
13 calle 2-60, zona 10
Edificio Topacio Azul
5to. Nivel, oficina 502
Tel. (502) 2429-9600
Fax: (502) 2363-0708
E-mail: promocap@gtzpromocap.org.gt
Internet: www.gtz.de

Impresión: Serviprensa, S.A.


3ª avenida 14-62, zona 1
Teléfonos: 22325424 • 22329025
E-mail:
gerenciageneral@serviprensa.com
www.serviprensa.com
Manual para organizadores de

ferias

Contenido

Presentación .......................................................................................................................5

I. Introducción .......................................................................................................................7

II. Descripción del manual ..................................................................................................8


A. Objetivos ....................................................................................................................8
B. Estructura ...................................................................................................................9

III. Marco teórico de ferias ..................................................................................................10


A. Qué es una feria ......................................................................................................10
B. Objetivos...................................................................................................................10
C. Características ..........................................................................................................11
D. Oportunidades..........................................................................................................11
E. Utilidad de las ferias en el marco del desarrollo económico local..........................13
F. Tipos de ferias ..........................................................................................................13

Iv. Proceso para realizar una feria ......................................................................................15


Primera etapa: Pre-feria (planificación y organización) ................................................15
A. Coordinación general...............................................................................................15
1. El comité organizador ........................................................................................15
2. Equipo de trabajo...............................................................................................18
3. Comisiones ........................................................................................................18
B. La planificación.........................................................................................................24
1. Criterios de una feria ..........................................................................................24
2. Formulación del perfil del proyecto ...................................................................28
2.1 Introducción.................................................................................................28
2.2 Antecedentes...............................................................................................28
2.3 Justificación .................................................................................................29
2.4 Objetivos ......................................................................................................29
2.5 Resultados ...................................................................................................31
2.6 Actividades ..................................................................................................31
2.7 Plan de trabajo ............................................................................................32
2.8 Presupuesto.................................................................................................32
2.9 Recursos ......................................................................................................34
Manual para organizadores de ferias

Segunda etapa: Ejecución de la feria (desarrollo de la feria)


.......................................35
A.
Inauguración.....................................................................................................
........36
B. Actividades de promoción
.......................................................................................36
C. Monitoreo de las actividades
...................................................................................37
1. Lista de chequeo (check list)
.............................................................................37
2. Instrumentos para el
monitoreo.........................................................................38
D. Clausura
...................................................................................................................40
Tercera etapa: Post-feria (evaluación y
monitoreo).......................................................40
A. El
desmontaje.......................................................................................................
....40
B. Balance
general........................................................................................................40
C. Memoria de la feria
...................................................................................................41
D. Instrumentos para evaluar el
impacto......................................................................42
E. Monitoreo de los
resultados.....................................................................................43
Anexos .......................................................................................................
..............45
Manual para organizadores de

ferias

PRESENTACION
El Programa “Promoción de la Microempresa, Pequeña y Mediana Empresa en
Guatemala (PROMOCAP)” de la Cooperación técnica alemana (GTZ) ha trabajado
durante diez años contribuyendo al desarrollo del sector de la MIPYME por medio de
acciones de asistencia técnica y del desarrollo e implementación de instrumentos y
productos apropiados.

En este contexto, PROMOCAP ha fortalecido a la MIPYME en la comercialización de sus


productos y servicios a través de instrumentos y metodologías que faciliten la
organización e implementación de Ferias regionales, nacionales e internacionales y
de Ruedas de Negocios. Para el manejo eficiente de las Ruedas de Negocios se
desarrolló, en el marco del programa regional de GTZ, un software especializado
que está siendo aplicado exitosamente por varias instituciones en el país.
Asimismo se ha capacitado a diferentes actores nacionales y locales en el manejo
de estos instrumentos. Entre las ferias apoyadas por GTZ se destacan la “Feria de
Ecoturismo de las verapaces”, la “Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial”, la
“Feria de Servicios de Educación”, todas realizadas en las verapaces, y las “Ferias de
la MIPYME”, que se ejecutaron conjuntamente con el Ministerio de Economía de
Guatemala en diferentes regiones del país.

Las experiencias positivas alcanzadas con el uso de estos instrumentos llevaron a


PROMOCAP a considerar la importancia de dejarlas plasmadas en forma sistematizada,
a través de guías y manuales que sean de fácil manejo para los diferentes grupos
meta involucrados en estos procesos.

PROMOCAP se complace en presentar una serie de cuatro documentos con el objetivo


de facilitar el accionar de personas y/o instituciones dedicadas a la planificación e
implementación de Ferias y Ruedas de Negocios, así como a los empresarios y
empresarias de la MIPYME a fin de que cuenten con las herramientas necesarias para
poder participar en estos eventos de manera efectiva y eficiente.

La serie se conforma
de:
1. “Manual para organizadores
de ferias”
2. “Guía para participar en Ruedas de Negocios de Ecoturismo para
empresarios y empre- sarias de la MIPYME”
3. “Guía para participar en Ferias de Ecoturismo para empresarios y
empresarias de la MI- PYME”
4. “Guía para participar en Ruedas de Negocios de Artesanías para
empresarios y empresa- rias de la MIPYME”.

Agradecemos a todas las personas que, de una u otra manera, colaboraron en el


desarrollo e implementación de los instrumentos de Ferias y Ruedas de Negocios y,
que con su contribu- ción hicieron posible la sistematización y publicación de los
mismos.
Sybille
Thielsch Coordinadora
del Programa GTZ
PROMOCAP
Manual para organizadores de

ferias

I. INTRODUCCIÓN
El Programa Promoción de la Micro- ha sido implementado en varias
empresa, Pequeña y Mediana regiones de Guatemala con
Empresa en Guatemala, GTZ / resultados interesantes los cuales
PROMOCAP de la Mi- sión Técnica han generado la necesidad de
Alemana, en su tercera fase, se ha sistematizar el instrumento de ferias
propuesto alcanzar el siguiente obje- a ni- vel local.
tivo: “MiPyMEs y personas
emprendedoras con potencial de Con base en la experiencia antes
desarrollo, en áreas geo- gráficas descrita GTZ/PROMOCAP ha querido
seleccionadas, han aumentado su dejar un manual que sirva de apoyo
competitividad tanto en el mercado para el uso del instrumento de ferias.
de bienes y servicios, como en el En este sentido el presente manual
laboral, con- tribuyendo, de esta tiene como objetivo “ser una guía que
manera, al proceso de paz y a la permita a los actores públicos y
democratización del país”. privados que apoyan la
comercialización en el país contar con
Para lograr este objetivo, una guía de ferias que facilite:
GTZ/PROMO- CAP, en coordinación planificar, ejecutar y evaluar este tipo
con su contraparte el Ministerio de de herramientas”. Pero, además,
Economía, MINECO, espe- cialmente pretende poner a su alcance una
el viceministerio de Desarrollo de la metodología a ser utilizada, al
Micro, Pequeña y Mediana Empresa, momento en que decidan llevar a
y otras instituciones cabo ferias para la promoción
gubernamentales y no comercial de diversos productos y/o
gubernamentales, ha desarrollado servicios.
va- rios instrumentos para fortalecer
la com- petitividad de las MIPyMEs, Este instrumento puede ser muy útil;

entre ellos el instrumento de FERIA. para todos los sectores

Este instrumento empresariales, pero es-


Manual para organizadores de ferias
pecialmente para los gobiernos productos/servicios, mejorar su
locales, gremios empresariales, calidad, elevar sus ventas y sus
asesores e institu- ciones que desean ingresos y que és- tos se traduzcan en
apoyar la comercializa- ción de las un aumento de empleo e ingresos y,
MiPyMes, que se encuentran en por ende, en crecimiento eco-
la encrucijada de cómo dar a conocer nómico de una región o
sus país.

II. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

El presente manual es una A. OBJETIVOS


herramienta de consulta práctica y
eficaz, que brinda en forma dinámica 1. Facilitar la promoción,
una metodología de tra- bajo sobre la comercialización y fortalecimiento
manera de cómo planificar, organizar, de las micro, peque- ñas y
ejecutar y evaluar ferias. medianas empresas, logrando el
desarrollo económico local de una
Es una propuesta para la
región o un país, a través del uso
organización de ferias locales,
de herramientas de apoyo a la
regionales, nacionales o
búsqueda de nuevos mercados.
internacionales, que está basado en
diferentes experiencias que
2. Ser un instrumento de utilidad
permitieron presentar una serie de
para ase- sores, gobiernos
herramientas meto- dológicas, que
facilitarán a los actores involucrados locales, instituciones,

llevar a cabo una feria de forma eficaz organizaciones empresariales y

y práctica. actores locales, para la promoción


de uno o di- versos sectores
A continuación se presentan los
productivos a nivel re- gional,
objetivos y estructura del manual:
nacional o internacional.
Manual para organizadores de

ferias
3. Dar a conocer los pasos para la 1ra. Etapa: Pre-feria (planificación
plani- ficación, organización, y organi- zación). Describe la forma
ejecución, eva- luación y de cómo planificar y organizar este
monitoreo de las ferias. tipo de eventos previo a su ejecución.
Especialmente, trata de las activi-
B. dades concretas que debe realizar
ESTRUCTURA
cada una de las comisiones asignadas.
El manual describe las tres etapas Así mismo, se definen las funciones o
por las cuales debe pasar una feria roles de cada uno de los miembros que
para lograr el impacto positivo como integran el comité organiza- dor,
herramientas de apoyo a la patrocinadores y comunidad.
comercialización, las cuales se
describen a continuación. 2da. Etapa: Feria (ejecución). En
este capí- tulo se habla de la ejecución
del evento, se toma en cuenta una
lista de chequeo (check list) de todas
las actividades pendientes a
desarrollar, y las que hay que tomar
El manual presenta en cuen- ta, ya que la falta de una de
ellas podría ser algo muy lamentable
las diferentes para los organizadores y para el éxito
de una feria.
etapas que implican
3ra. Etapa: Post-feria (evaluación
la preparación y y mo- nitoreo). Son las actividades
que se llevan a cabo después de la
realización de una ejecución del evento. Permite definir
el impacto de la feria. Este impacto
feria: tendrá que ser medido tomando en
cuenta las metas que las empresas
par- ticipantes y los organizadores se
fijaron al planificar la actividad. Para
los patrocina- dores esta tercera
etapa es de suma im- portancia,
porque les permitirá visualizar si la
inversión les ha generado los
resultados esperados.
Manual para organizadores de

III. MARCO TEÓRICO DE FERIAS

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Manual para organizadores de

A. QUÉ ES UNA
FERIA
Una feria permite
Una feria, es un punto de encuentro
dar a conocer los
en- tre la oferta (prestadores de
productos y/o
servicios y productos) y la demanda
servicios de una
(compradores o consumidores) de
una aldea, municipio, región, país o
región o país.
inclusive romper las fron- teras y
acercarse a nuevos posibles de-
mandantes a nivel internacional.

B. OBJETIVOS

Los objetivos de una feria son:

• Lograr la compra y/o venta de los productos y servicios.


• Conocer las características de la competencia,
estándares de calidad y evaluar la reacción ante la
oferta.
• Investigar el potencial de mercado.
• Lograr un gran número de contactos en un tiempo breve.
• Conocer precios para lograr la inserción en un mercado.
• Hacer alianzas estratégicas.

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1
Manual para organizadores de

ferias
C. en un área productiva. Los
CARACTERÍSTICAS
productores participantes logran
Una feria es un evento de promoción realizar ventas e incrementar el
co- mercial, en consecuencia es una número de clientes.
actividad empresarial.
Son eventos –Productos de
El producto “Feria” tiene un objetivo
Promoción Comercial–, que tienen
muy claro, que es: “hacer negocios”,
como objetivo promocionar a la
ya que los productores y/o
MiPyMe sea ésta de manufactura,
distribuidores a través de la exposición
producción agrícola, pe- cuaria,
de sus productos y/o servicios en un
artesanal, turística u otra línea.
stand (espacio de exposición) logran
establecer alianzas empresariales de
D.
compra de sus productos o establecer OPORTUNIDADES
contactos con otros prestadores de
servicios para mejorar su producción Las ferias concentran una serie de

(proveedores). opor- tunidades tanto para la región y


los orga- nizadores, como también
La feria forma parte de la estrategia para las empresas participantes. Esto
de mercadeo que busca desarrollar el se puede ver de manera visual en los
mercado gráficos siguientes:

Estas son las oportunidades que ofrece una feria para nuestra región

Lograr alianzas de visita de grupos de


Se promueven a
Aportes de cooperación entre los empresarios a la
nivel local,
financiamiento, actores que promueven región. Incrementa el
regional o
tecnología y asesoría. un sector. uso de los servicios.
internacional

ORGANIZACIÓN
ADOPCIÓN
APOYOS
INSTITUCIONALE vALOR DE SERvICIOS
INTERINSTITUCIONAL
S AGREGADO EMPRESARIALES

OPORTUNIDADES PARA l A REGIÓN

PROMOvER EL DESARROLLO DE RECONOCIMIENTO


DESARROLLO DE POSICIONAMIENTO
UN SECTOR O DE LA REGIÓN O
LAS DE UN PRODUCTO
vARIOS PAíS ANFITRIÓN
MiPyMEs SECTORES PRODUCTIvOS
Surgen nuevas ideas de
Personal
negocios y su Se fortalece la Se fortalece la calificado en la
implementación. cadena cadena región para la
También se fortalecen las productiva productiva realización de
existentes
ferias.

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Manual para organizadores de

A continuación se presentan las oportunidades que


ofrece una feria a los(as) empresarios(as)

PRESENTACIÓN DE LOS
PRODUCTOS /
SERvICIOS
Permiten la exposición de
los productos y/o servicios
en una forma real.

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Manual para organizadores de

INICIAR O CONCENTRACIÓN
CERRAR UN
NEGOCIO Permiten contactar a un
gran número de
Las personas que participan empresarios en tiempo
en una feria tienen poder de breve y en un espacio
decisión de iniciar o cerrar geográfico delimitado
negocios.

DISPOSICIÓN

Los visitantes al stand están


dispuestos a recibir propuestas de
REACCIÓN DE negocios “actitud propicia a la
LOS compra”.
COMPRADORES

Presenta la posibilidad de conocer la

OPORTUNIDADES PARA LAS


reacción de los visitantes, y obtener
una retroalimentación inmediata de
información útil para el conocimiento
de los potenciales consumidores.

CAPTACIÓN

Atraen al cliente potencial IDENTIFICACIÓN


más
fácilmente, pues se invierte la DE CLIENTES
MIPYME

relación comercial normal, en la


cual el vendedor visita al cliente. Identifican clientes
Se ejecuta una venta potenciales que hubieran
personalizada. sido imposible de detectar
por otros medios.

COMPETENCIA Y
ANÁLISIS DEL AHORRO DE
MERCADO RECURSOS Y
Permiten conocer la
TIEMPO
competencia existente en los
sectores económicos de En un espacio y tiempo reducido es
diversos mercados posible realizar un número de
contactos que habitualmente
llevaría meses. Por
lo tanto se reduce el costo.

1
3
Manual para organizadores de

ferias
E. UTIlIDAD DE lAS FERIAS comparativas y competitivas, permiten formar
EN El MARCO DEl un sector empresarial articulado a una
DESARROllO propuesta
ECONÓMICO lOCAl

La organización de ferias se debe


ubicar en la perspectiva del desarrollo
económico lo- cal, porque articula el
espíritu empresarial a un
compromiso con el desarrollo local y
regional del país (velásquez,
PROMDE: MTPE, Swisscontact. INCAM.
OIT).

Como consecuencia de la
articulación del interés individual con
el colectivo, se entiende a la feria
como un instrumento importante y
estratégico de promoción comercial,
que debe priorizar las líneas
productivas que tienen
potencialidades para contribuir al
desarrollo económico local. Los
resultados son el incremento de las
ventas, así como la ampliación a
nuevos segmentos de mercado y las
po- sibilidades de contar con nuevos
clientes (velásquez, PROMDE: MTPE,
Swisscon- tact. INCAM. OIT).

Las ferias deben mostrar las


potenciali- dades de los recursos,
sean éstos naturales u otros, así
como las capacidades produc- tivas
de los pobladores de la comunidad,
de la región o país. La idea central de
las ferias es promocionar aquellos
sectores productivos, cuyas ventajas
de desarrollo económico TIPOS DE FERIAS
local. Hay que posicionar a
la localidad o región en los Las ferias se clasifican, según los
sectores productivos siguientes criterios:
donde se pueda promover • Por el tipo de muestra (productos
un mercado que y/o servicios) que exhiben.
contribuya a construir o • Por el tipo de público
asistente.
dinamizar una economía
• Por su alcance y
local. cobertura.

Por otro lado, la a) Según el tipo de muestra que


organización de una feria exhiben, pueden ser:
permite un cambio de
actitud en los productores • Ferias Sectoriales. Están
y/o distribuidores, dirigidas a sectores y/o
buscando nuevos nichos de subsectores específicos, ejemplo:
mercado, satisfaciendo agrícola, comercio, servicios, in-
necesidades y deseos de dustria, etc. Presentan diferentes
los potenciales clientes con grados de especialización.
productos de calidad y • Ferias Multisectoriales.
exce- lencia en la atención Exhiben una amplia gama de
al cliente. productos y/o servi- cios
provenientes de diferentes sectores
F. económicos.

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Manual para organizadores de

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Manual para organizadores de

b) Según perten ra. c) Según su


el tipo ecient alcance y
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las ferias
cional . Este tipo
pueden
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• Ferias aciona expositores
Generales. l de procedentes
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caracterizan sector misma
por , sub región, por
concentrar sector ejemplo:
un número o feria de
de visitantes tema ecoturismo
total- mente especí de las
heterogéneo fico. verapaces.
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negocios etcéte cios de
1
Manual para organizadores de

expositores o
empresas de dis-
tintos países.

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Manual para organizadores de

IV. PROCESO PARA REALIZAR UNA FERIA

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Manual para organizadores de

La feria lleva inmerso un proceso de A. COORDINACIÓN


tres etapas fundamentales para GENERAl
garantizar su efectividad, las cuales
1 El Grupo
se describen a continuación: Organizador

Primera Etapa: Pre-feria La organización del grupo que dirigirá

(organización y planificación) la fe- ria, es el primer paso que hay


que tomar en cuenta y principalmente
Esta etapa comprende las definir quién será la persona que lidere
actividades que deben ser el equipo de trabajo. El entusiasmo,
desarrolladas antes de la responsabilidad y buenas rela- ciones
realización de la feria. A
personales, son la clave para que el
continuación se describe cada uno
grupo organizador tenga el éxito
de los pasos a seguir.
deseado. En primera instancia se
puede nombrar una comisión o comité
de trabajo. Es fundamental elegir una
persona encargada de la coordina-

Para llevar a cabo la


realización de una feria,
debemos de organizarnos

1
Manual para organizadores de ferias
ción general del evento, quien tendrá un cuadro que expone la forma de
bajo su responsabilidad coordinar todas cómo debe ser integrado el comité
las activida- des relacionadas con la organizador:
feria.
Dicho comité está integrado por un
La coordinación general de la feria, presiden- te, un secretario, un
debe in- cluir en su organización a financiero, y represen- tantes de las
todos los actores que estén diversas comisiones de trabajo
implicados, como: organizacio- nes no (coordinadores o responsables de cada
gubernamentales, instituciones de una de las comisiones). Estas
cooperación financiera y técnica, comisiones se de- terminan por el tipo
estudian- tes y, especialmente, las de actividades que se desarrollan para
agremiaciones empresariales. A la realización del evento. El comité
continuación se presenta nombra a un coordinador general.

Comisión de stands
Comité organizador
Mercadeo y

finanzas Foros y

conferencias

Festival
cultural

voluntariado
Coordinación
Gastronomía

regional Promoción

Protocolo de
inauguración

Ruedas de
negocios Asesoria Técnica

Tours al
público
16
Manual para organizadores de

1
Manual para organizadores de

La coordinación general tiene como la asesoria técnica externa, esta


función organizar todas las actividades puede ser por una o varias personas
que se desa- rrollarán durante las tres especializadas en el desarrollo de
etapas de la feria. La coordinación ferias, sector económico, mercadeo,
general es la responsable de velar que
planificación estratégica, entre otros.
todas las actividades planificadas se
lleven a cabo. Los integrantes de la coordinación de
una feria deben contar con un perfil
El coordinador general es
el adecuado (características especiales
responsable directo de la ejecución de de cada uno de los individuos):
la feria y el buen manejo de los
recursos financieros, humanos y
materiales. También, se debe contar
con

Perfil
• Contar con formación académica profesional y técnica.
• Experiencia o voluntad de trabajar en equipo.
• Experiencia como organizador o promotor de eventos.
• Que sea de la zona o región y conozca sus potencialidades.
• Capacidad de trabajar con alta presión.
• Capacidad de relacionarse con instituciones y empresas de apoyo,
auspiciar o patrocinar la feria.
Valores
• Honradez
• Lealtad
• Democrático
• Humanista
• Justo
• Solidario
• Amar a su pueblo

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trabajo. Son quienes destinados para colocar y
Deben ser deben apoyar la la exposición de diseñar la
inte- realización de los productos distribución
grados por todas las y/o servi- cios de los
3 a 5 actividades que que presenta mismos.
personas; la comisión ha cada una de las Hay que
a ellas se definido en su em- presas tomar en
delega las plan de trabajo. participantes. cuenta las
diferentes La comisión medidas
actividades En la página debe considerar apropiadas
que siguiente se el lugar más para cada
compleme presenta un cuadro apropiado para uno de los
ntan el que especifica las la realización de stands, lo
desarrollo diferentes la feria. Esta ideal es de
de la ac- comisiones, comisión 2 metros de
tividad identificando a las también tiene a largo y 1.5
principal, personas su cargo la ó 2 metros
por responsables, a ambienta- ción de ancho; y
ejemplo: quienes de los salones considerar
La comi- llamaremos de exposición. la
sión de coordinadores. ambientació
Los miembros
stands n (de-
• de esta
delega a corado del
Comi comisión no
sus sión recinto
deben perder de
miembros de ferial).
merc vista cuáles son
las
adeo los objetivos de
actividades
la feria y hacia
de
Tiene a su cargo quiénes va
montaje,
la promoción y dirigida, ya que
diseño,
venta de al momento de
ambientaci
patrocinios, designar los
ón y
stands, u otros stands deben
desmontaj
servicios que se priorizar la
e.
ofrezcan, participación del
además se sector al cual se
encarga de la está
convocatoria, promoviendo.
montaje y Debe definir el
desmon- taje de número de
Comisiones necesarias para realizar el proceso de una feria

Ejemplo: Feria de Ecoturismo de las Verapaces

Comisione Responsables
s
Coordinación General
Asesoría técnica
Cultura
Gastronomía
Mercadeo
Finanzas
Rueda de negocios
Promoción y publicidad
Montaje de stands
Tours al público
voluntariado
Protocolo e inauguración
Formación y capacitación
Comisión de seguridad
Comisión de logística
Comisión de monitoreo y evaluación
Comisión de seguimiento y
planificación de próxima feria
Esta para la ria. El es la
comisión ejecución de financi encargad
debe la fe- amien a de
contar con to controlar
un listado está los
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empresas o en para lo
que los cual
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stands y trabaj control de
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1
ico en que se manejen temas
general. Es de recursos relacionados
importante para la misma, con el
que se esto ayuda a desarrollo de
incorpore transparentar la las MiPyMEs,
una información del marketing,
auditoría al manejo avances de
finalizar la financiero y tecnología,
feria en respalda ante la entre otros. La
función de gestión de idea es ofrecer
los recursos para temas de
volúmenes un nuevo actualización
evento. que interese a
los
• Comisión de productores.
formación y Para fortalecer
capacitación
el área de
formación y
Esta comisión
capacitación de
tiene a su cargo
forma
la pre- paración
permanente
previa de los
debe de
empresarios
integrarse un
para participar
comité de
efectivamente
investigación y
en la feria, así
desarrollo para
mismo debe de
que se tenga un
ofrecer al
mejoramiento
público objetivo,
continuo,
que en este
pudiéndose
caso serán los
aprovechar la
expositores
realización de
durante el
capacitación
evento, la posi-
virtual.
bilidad de
escuchar
conferencias o
ponencias,
talleres, foros,
etcétera, sobre

2
2
2
1
Para este buscar un lugar o varios grupos cenario y
fin puede adecuado, étnicos, grupos organizar
buscar el preferiblemente musicales o de diferentes
apoyo de en el mis- mo otra índole. presen-
organizacio recinto ferial, Dentro de las taciones
nes no incluyendo actividades que durante los
gubername sonido y se pueden días de
ntales o mobiliario. realizar se exposición
gubername tienen festiva- en horarios
ntales, • Comisión de les culturales, clave. Uno
quienes cultura gastronomía, de los
pueden pro- tours, arte- propósi- tos
veer a Debido a que las sanías locales, es llamar
profesional ferias etcétera. más la
es concentran al atención
especializa pú- blico, es una Esta comisión del públi-
dos en los buena deberá co objetivo
temas que oportunidad coordinar con la que asiste
se desea promo- ver la comisión de a una feria,
abarcar a cultura de la stands para así como
tra- vés de región o país montar un es- de los
las donde se lleva a participant
capacitacio cabo dicho es y darle
nes o evento, sin un toque
compartir impor- tar si la de
experiencia feria está amenidad y
s exitosas dedicada a distracción.
de uso de agricultura,
tecno- logía forestal, • Comisión de
de punta a industria, etc. Lo voluntariado
los interesante de
empresario esta comisión es El
s. que se encargue voluntariad
de presentar lo o estará
Para llevar más valioso de formado
a cabo su región o país por es-
dichas en el tema tudiantes
presentacio cultural, y de de carreras
- nes la esta forma afines a los
comisión promover la objeti- vos
debe identidad de uno de la feria,

2
4
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2
1
2
6
Es importante contar con un banco • Comisión de promoción y
de información de todas las publicidad
personas que participarán, y
Tiene como objetivo motivar e
delegar a un responsable por cada
incen- tivar la participación de la
grupo de voluntarios para la
mayor can- tidad de empresas
ejecución de las actividades.
vendedoras y com- pradoras, y la
presencia del público en general.
• Comisión de gastronomía
Para ello esta comisión debe
El servicio de alimentación dentro contemplar todos los medios
del recinto ferial es muy publicita- rios, tanto televisivos,
importante. Esta comisión tiene prensa, impresos y auditivos.
como responsabilidad ofrecer a los
participantes un lugar cercano que El éxito de la feria se deberá a la
ofrezca alimentos, ubicado dentro calidad, eficiencia y eficacia de
de las instalaciones donde se esta comisión; es muy importante
realiza el evento. Además, puede promover la feria para lograr la
ofrecer comidas típicas de la mayor participación tanto de la
región a todo el público. oferta como de la demanda. La
promoción se debe planificar y
La comisión puede invitar a una ejecutar al momento de haber
empresa especializada en este sido aprobado el plan de trabajo y
servicio o bien a diversas micro, contar con los recursos financieros
pequeñas o medianas empresas necesarios.
de la comunidad, de esta forma
también se generan ingresos para Los medios eficaces de
estos empresarios, que podrán publicidad y promoción
ofrecer comida en lugares dependerán del área geográfica a
destinados por la comisión. la que se dirigirá. En la siguiente
tabla se muestra lo que la
comisión podría hacer en este
rubro:

Feria Feria Internacional


Nacional

2
1
• Afiches • Creación de una página de
• Trifoliares Internet.
• Invitaciones vía fax, e-mail o personales • Información promocional en
• Anuncios en los periódicos forma electrónica para enviar a
nacionales de mayor importancia los participantes vía correo
• Spots en medios televisivos electrónico.
• Creación de una página de Internet • Anuncios en los boletines
• Información promocional en forma electrónicos que promueven
electrónica para enviar a los las agremiaciones o
participantes asociaciones de productores.
• Anuncios en revistas o boletines de
gremiales o asociaciones que
promueven al o los sectores

2
8
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de

• Comisión de • Comisión de seguridad


protocolo e
inauguración Tiene bajo su responsabilidad que
el re- cinto ferial tenga la seguridad
Esta comisión tiene bajo su necesaria para el cuidado de los
respon- sabilidad la inauguración productos y/o ser- vicios que se
y clausura de la feria. Lo exponen, debe garantizar
importante de estas ac- tividades adicionalmente los servicios de
es presentar los objetivos y los salud e higiene, contar con una
logros esperados en la realización caja de cambio, un botiquín básico
de la feria. Es importante contar y los servicios de lo- gística de la
con la presencia de las feria (fax, computadora, in- ternet,
autoridades de máxi- ma teléfono, materiales y sonido).
relevancia en el sector, los patro-
cinadores y los (as) empresarios • Comisión de logística
(as) participantes.
Debe garantizar que se tenga un
Además, esta comisión tiene a su recorrido de la feria de forma
cargo la logística de todas las escrita y señalización del área
actividades planificadas para el ferial, debe apoyar en la
evento, siempre deben de proveer información de opciones de
a las otras comisiones: mobiliario, hospedaje, parqueos, servicios
decoración y recepción de los varios como alquileres de muebles
participantes o invitados. necesarios para el montaje.
Adicionalmente apoya la
• Comisión de ruedas de distribución de espacio, el diseño y
negocios decoración o ambientación.

Esta es la comisión que tiene bajo


• Comisión de monitoreo y evaluación
su responsabilidad que los
resultados de la feria sean lo más Esta comisión debe garantizar que
positivo posible. Las ruedas de se ten- ga la información adecuada
negocios, se convierten en una que muestre los resultados
actividad central de la feria. Es en alcanzados durante la feria y
este escenario en el que se llevan posterior a ella, para esto se deben
adelante una serie de encuentros de- sarrollar los instrumentos de
entre los empresarios oferentes y monitoreo y evaluación del
demandantes, con el fin de cerrar proceso. Esta información se
un negocio o iniciar el contacto. amplia en la tercera etapa Post-
Para ampliar información ver feria (evaluación y monitoreo).
anexo 001.
Manual para organizadores de

2
Manual para organizadores de

2
Manual para organizadores de

• Comisión de B. lA
seguimiento y PlANIFICACIÓN
planificación de próxima
feria La planificación servirá para
establecer me- tódicamente todo lo
Esta comisión es importante para que se desea lograr en el evento. A
ga- rantizar que la herramienta continuación se presentan:
feria sea sostenible como 1. Los aspectos que hay que
herramienta de apo- yo a la considerar al momento de definir la
comercialización y se vuelva un realización de una feria, y 2. Cómo
instrumento de utilidad realizar un perfil del pro- yecto
permanente, en función a ello se “Feria”.
recomienda nombrar a las
personas encargadas de iniciar el 1. Criterios de una
proceso de la siguiente feria feria
buscando el mejoramiento La identificación de los siguientes
continuo. criterios son de utilidad para el comité
organizador, ya que son importantes
al momento de pla-
nificar el
evento.

Previo a la perfilación del proyecto


``Feria´´, se deberán considerar los
siguientes criterios:

2
Nombre específico que identifique claramente al sector/sectores para el
Nombre de la Feria
cual es organizada.

EL logotipo debe tener una estrecha relación con el nombre y el objetivo de la


logotipo o marca
feria (puede generarse a través de un concurso).

Fecha de Definida en base a un análisis previo sobre la disponibilidad local y la


realizaci conveniencia de los empresarios.
ón

Dentro del público objetivo se debe considerar la oferta y la


demanda.

1. la oferta, son los expositores. Deben ser micro, pequeñas o medianas


empresas con productos y/o servicios de calidad en todo el proceso, desde
la compra de los insumos hasta la presentación final de los productos.
Además, deben ser productores emprendedores, dispuestos al cambio, en
función al desarrollo empresarial.

2. la demanda, son los compradores y consumidores. Es necesario clasificar


el público que asistirá al recinto ferial debido a que no existe un producto
universal que satisfaga las necesidades de todos los clientes, por lo tanto,
los organizadores de una feria deben definir su segmento de mercado,
identificar quiénes serán las personas, empresas y compradores
específicos para que las empresas participantes vendan o hagan negocios.
Se debe tener presente los objetivos que se quieren alcanzar con la
realización de la feria y atraer al público que realmente les interesa, si no se
logra, la feria no habrá cumplido su cometido.
Público Objetivo
En una feria siempre existe un porcentaje de asistentes que se acercan al stand
y no corresponden con la definición del mercado objetivo, no son los
compradores calificados, sino un comprador con una necesidad que el producto
no satisface, o simples curiosos.

Hay tres razones para calificar a un cliente durante su presencia en


el stand:

• Por economía (cada contacto que se hace cuesta dinero y al


calificarlos se economiza).
• Por ahorro de tiempo; y
• Por oportunidad (al calificar durante la exposición se mantiene una
delantera, eliminando un paso innecesario en el proceso de ventas
posterior a la exposición).

La asistencia de compradores no calificados implica la pérdida de tiempo.


Hay que recordar que la permanencia de la feria tiene tiempo limitado y éste
debe aprovecharse al máximo y lograr la satisfacción de los productores. En

2
Manual para organizadores de

A continuación se presentan los lineamientos que deben tomarse en


cuenta para la realización de la feria:

1. Promover una visión de negocios con enfoque de marketing. Este


lineamiento plantea trabajar por un cambio de actitud en los productores,
para que su enfoque de los negocios esté centrado en los clientes; de tal
manera que los productos y servicios que se les ofrece, sean instrumentos
para conseguir nuevos segmentos e ingresar a nuevos nichos de mercado.
2. Organizar la feria como una actitud empresarial. La feria es un
evento de negocios y de promoción, y por lo tanto es una actividad
empresarial, y tiene que organizarse en esos términos.
lineamientos 3. Coordinar con gremios productivos. Si la feria es organizada por
Organizaciones Gubernamentales o No Gubernamentales, se debe
trabajar en conjunto con los gremios o asociaciones productivas, para
promover la cooperación y la existencia de cambios de actitud
empresarial.
4. Constituir un equipo exclusivo para la organización de la feria.
Debido al tiempo que se dedica para la realización de la feria, el equipo
de trabajo debe estar constituido por personas que se dediquen en
promedio 10 horas diarias, es el tiempo que se debe dedicar antes de su
realización y durante la feria se trabaja de
13 a 14 horas diarias, para lo cual se debe de contar con incentivos para
lograr la eficiencia de los colaboradores.

La elección de la sede es sin duda el primer factor que se debe tomar en


cuenta al organizar el evento. Para la elección del lugar se debe tomar en
cuenta los siguientes aspectos: ubicación, accesibilidad, infraestructura
hotelera y de restaurantes, estacio- namientos, seguridad, iluminación
natural y artificial, ventilación adecuada, decoración, sonido, ambientación y
principalmente lograr un concepto de diseño del espacio físico de la
exhibición. Este espacio debe ser lo más amplio posible y atractivo para el
público que visitará la feria.

Estas son las características que deben tomarse en cuenta para el


recinto ferial:
1. Tener varias puertas de
lugar (Recinto acceso.
Ferial) 2. Proporcionar un área peatonal amplia para el
público.
3. Brindar varios servicios
higiénicos.
4. Prever áreas para montar espectáculos recreativos y de promoción
cultural o artística.
5. Acceso a una zona de
parqueo.
6. El recinto debe estar adecuadamente
señalizado.
7. Se debe contar con una cantidad de energía adecuada que
garantice el funcionamiento de máquinas y equipos.
8. Iluminación
adecuada.
9. Contar con el servicio de agua potable

26
Manual para organizadores de

El lugar debe ser adecuado, para facilitar la distribución del espacio de


exhibición, ya que éste debe proveer pabellones o stands (espacio de
exhibición de cada uno de los participantes). Los tamaños de los stands
pueden variar de acuerdo a las necesidades y presupuesto de cada
expositor. Para el diseño y composición del stand existe una amplia gama
Stands de sistemas divisorios. Hay empresas que se dedican a su diseño y montaje,
o también pueden ser diseñados por un arquitecto determinando el tipo de
material más adecuado, que sea de fácil montaje. Algunas veces los
organizadores deben proveer los servicios como: electricidad, mobiliario,
accesorios, estanterías, vitrinas y mostradores. Esto depende de la
capacidad financiera con la que cuente el comité; lo más esencial es
proveer electricidad, seguridad y mobiliario.

Para realizar la inscripción se debe considerar aspectos como:

• Pagos. Todo empresario debe hacer el pago de su participación en la


feria, este se traduce a un espacio adecuado para realizar la exposición
de los productos durante el tiempo que dure la feria. El pago puede
fijarse como un paquete integrado que incluya el costo del stand,
conferencias y participación en ruedas de negocios o realizar el pago de
cada actividad individualmente.

• Firmas de contratos. Se logra al momento de hacer el pago, en este


contrato el empresario se hace responsable del buen manejo de las
instalaciones y mobiliario que se le ha proveído, así como el
compromiso de proveer los servicios acordados por el comité al
la Inscripción momento en que el empresario hace el pago. Dicho pago se fija en
función de varios criterios:

- La capacidad de pago de los participantes.


- La cultura de pago del lugar.
- Los precios de otras ferias.

• Reglamentos. Indican las normas o reglas de lo que se debe y no


se debe hacer durante la feria, es importante que el empresario tome
en cuenta estas consideraciones.

• Entrega de credenciales y pases. A todos los participantes se les


debe entregar credenciales y pases, para poder ingresar y salir
libremente de las instalaciones. Sirven para identificar a los expositores
Servicios adicionales Alimentación, distribución, ruedas de negocios, etc.

Previo a la realización de la feria, se deben realizar uno o varios


lanzamientos, en el área geográfica donde se desarrollará el evento y fuera
de éste. El lanzamiento, tiene como objetivo promover el evento a través de
los diferentes medios de comunicación, organizaciones empresariales y a
lanzamiento de la feria
la comunidad. Un lanzamiento es tomado como una conferencia de
prensa, en el cual, el comité da a conocer e informar sobre las actividades
que se realizarán durante su desarrollo, costos para los participantes,
patrocinadores, etcétera. Este lanzamiento debe hacerse dos meses antes
de la feria.

2
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de

2. Formulación del Perfil del


Proyecto ¿Por qué lo hacemos?

La realización de una feria es un


proyecto que debe presentarse a
2.2
diferentes coope- rantes nacionales o Antecedentes
internacionales para la obtención de
apoyo financiero y/o técnico. Por tal Los antecedentes forman parte del
razón, se debe considerar perfilar el perfil de un proyecto. Estos deben
proyecto en donde se definen los indicar los resulta- dos de ferias
objetivos y resultados esperados. anteriores, o como se ha ido or-
ganizando el sector empresarial para
lograr el financiamiento, apoyo
gubernamental y el involucramiento
de la comunidad. Se deben tomar en
A continuación se cuenta los impactos que ha cau- sado
la ejecución de la misma en años an-
presentan los pasos
teriores. Esta parte es muy importante
que deben tomarse para los patrocinadores porque es la
“historia” de los avances y beneficios
en cuenta para la que han logrado las MIPyME`s al
formulación del momento de ejecutar dicha fe- ria.
Para los donantes conocer los
proyecto de feria: beneficios reales a corto y mediano
plazo es lo más im- portante, y por
eso deben ser escritos en el proyecto.
Para desarrollar este paso pueden
hacerse las preguntas:
2.1
Introducción

La introducción debe describir de


forma general, cual es el contenido ¿Qué se ha logrado?
principal de la realización de la feria,
el motivo, los par- ticipantes y los
resultados esperados. La pregunta
clave es:
¿Cómo se ha logrado?
Manual para organizadores de

2
Manual para organizadores de

0
Manual para organizadores de

de tal manera que permitan


¿Con quiénes se ha determinar el fin o las metas que se
logrado?
quieren lograr con la
implementación de las actividades.

2.3
Justificación ¿Qué se va a lograr?

Como su nombre lo indica, esta parte


del perfil del proyecto “feria”, debe Los objetivos son las metas concretas,
“justificar” la inversión de recursos en términos cuantitativos y
financieros, materiales, humanos, etc. cualitativos, que se desean alcanzar.
En la justificación, se debe plantear la Los objetivos se des- criben en dos
problemática a que se enfrentan las direcciones, primero, lo que el comité
MIPyME`s y cuál sería el beneficio organizador pretende alcanzar; y
alcanzado a través de la realización segundo, lo que el empresario desea
de la feria. La pregunta que debe lograr al momento de participar. Y
hacerse en este momento es para lograr el impacto deseado se
debe tomar en cuenta ambos
criterios.
¿Para
qué? Los objetivos se dividen en
generales y específicos y deben
responder a los resultados esperados.

Es muy importante describir la • Los Objetivos Generales: Se


justificación, es la base para refieren al resultado general de la
determinar si la feria sería el medio realización de la feria.
más eficaz para promover uno o
diversos sectores productivos. • Los Objetivos Específicos: son
los que determinan
2.4 específicamente las diferentes
Objetivos actividades para lograr el objetivo
general.
Deben indicar lo que se quiere lograr
y de- ben contener el tiempo,
cantidad y calidad,

2
Para poder definir los
objetivos de una forma
adecuada, observe el
siguiente cuadro:
Se realiza
Objetivo general el
objetivo
superior

Alcanzamos
los
Objetivos objetivos
específicos específicos

Si se logran
los
resultados…

Resultados Se logran
los
resultados

Actividades
Se implementan
las actividades
2
2.5 uno de los objetivos y resultados
Resultados
propues- tos. Además, permiten
identificar los costos que se tendrán
Los resultados deben especificar lo
previo, durante y después de la feria.
que se logrará al término de la feria.
Para definir de una forma más eficaz
Estos resulta- dos deben describirse
y eficiente las actividades debe pen-
en forma cualitativa y cuantitativa.
sar en una actividad macro y luego en
Los resultados es la afirma- ción de
las específicas que le ayudarán a
los objetivos. Para poder describir- los
llevar a feliz término sus objetivos.
deben preguntarse:

A continuación se presenta una matriz


¿Qué lograremos?
de acción, que le ayudará a planificar
ade- cuadamente cada una de las
2.6 actividades. Esta matriz cuenta con
Actividades
cuatro columnas: en la primera,
deberá escribir la actividad macro; en
Las actividades que se realizarán
la segunda; las subactividades que
durante la feria, se pueden definir
complementan la actividad principal;
según el plan de trabajo de las
la tercera, define a la persona
diferentes comisiones (están
responsable para su realización; y, la
integradas por un coordinador,
cuarta, permitirá identificar el plazo o
colaborado- res y voluntarios, quienes
tiempo para ejecutarla: este puede
tendrán a su car- go el desarrollo de
las actividades que les competen). Las ser identificado por mes, semana o
actividades son la forma de cómo se días.
llevará a cabo a feliz término cada

MATRIZ DE PlAN DE
ACCIÓN Comisión:
Montaje de Stands
FECHA
ACTIVIDAD SUBACTIVIDAD RESPONSABlE
E F M A M J
1.1 Elaborar
un inventario X
de los
participantes.

1
1.2
1. Invitar a Seleccionar a X
las las empresas
empresas participantes.
participante 1.3 Elaborar
X
s las
invitaciones.

2
2.7 Plan de se indican los meses con los que
trabajo cuenta para la ejecución de las
actividades; cada mes está dividido
El cronograma de actividades es en semanas para ser más específicos.
el que nos indica el plazo y el tiempo Para cada actividad se deben marcar
de ejecución de las diferentes los cuadritos que corresponden al
actividades. Este cronograma puede tiempo adecuado.
ser elaborado por cada comisión de
trabajo y un cronograma general que 2.8
incluya todas las comisiones de Presupuesto
trabajo. El cronograma sirve para que
los responsables tengan presente el La definición del presupuesto está
tiempo de realización de las tareas
estre- chamente ligada con la
encomendadas, también sirve para
identificación de las diferentes
llevar el control y el monitoreo de los
actividades que realizará cada
coordinadores y comité organizador.
Se debe tomar en cuenta las fechas comisión. El presupuesto debe ser lo
planificadas, ya que si no se cumple más real posible. Contar con un
con el plazo estipulado atrasaría el presupues- to general de la feria y con
proceso. Algunas veces es necesario un presupuesto por comisión, es lo
identificar una fecha exacta, ideal, pues permite in- cluir los gastos
indicando el día y mes.
de forma más detallada. A
continuación se presenta un detalle
En la primera columna, se debe
de un presupuesto general, que refleja
describir las actividades o
las activi- dades y costos específicos
subactividades de cada comisión; y
en las siguientes columnas, para cada co- misión:

Comisión: Stands

Fech
Actividades a 4
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes Mes 5 Mes 6
PRESUPUESTO GENERAl (estimado por comisión)
COMISIÓN ACTIVIDAD / GASTO MONTO ESTIMADO

Promoción • Afiche
• Trifoliares, bifoliares
• Publicación prensa
• Mantas publicitarias
• Espacios en radio
• Teléfono, fax, e-mail
• viáticos
• Combustible

Protocolo • Información
• Señalización dentro y fuera feria
• Inauguración y clausura
• Premiación
• Recepciones
• Capacitación
• Papelería (invitaciones, gafetes)
• Playeras para voluntarios
• Alimentos y hospedaje para
personas invitadas
• Primeros auxilios

Montaje stands • Diseño de los stands, escenarios y


servicios de la feria
• Materiales y mano de obra elaboración
• Mano de obra para la instalación
• Alquiler de mobiliario
• Instalaciones eléctricas
• Pintura
• Limpieza
• Desmontaje (mano de obra, combustible,
etc.)
• Letreros

Ruedas de Negocios • Papelería (etiquetas)


• Afiches y bifoliares
• Talleres de voluntarios
• Impresión catálogo
• Alquiler mesas y sillas
• Alquiler equipo de sonido
• Refacciones y almuerzos
• Contratación de personal técnico
capacitado
• Activadores de la demanda
• Elaboración memoria

Gastronomía • Alquiler mobiliario


• Impresión papelería
• Premios
• Publicidad y promoción
• Decoración
Eventos culturales • Presentación trajes típicos
• Presentación cultural
• Festival de sones de Alta y Baja verapaz
• Presentación marimbas de la región
• Presentación grupos danza
• Promoción y divulgación de feria
• Equipo de sonido
• Decoración

Conferencias magistrales • Fotocopia de documentos


• Honorarios conferencistas
• viáticos y combustible
• Café (refacciones)
• Materiales de exposición.

Inauguración y cierre • Recepción (alimentos/bebidas)


• Cóctel de cierre
• Invitaciones, otros

Tours al público • Transporte


• Guías y mapas
• Capacitación a guías
• Definir rutas

COSTO TOTAl ESTIMADO

2.9 Recursos 1. Recursos financieros.


Está represen- tado por el dinero,
con el que se debe
contar para la ejecución de las
diferen-
L qu de rso
o e s s
s no qu enc
s e ont
r pe se ra
e rm ha mo
c iti n s:
u rá pl
r n an
s r ifi
o e ca
s al d
iz o,
s a e
o r n
n t t
o r
l
d e
o
a e
s
s s
m la t
e s o
d a s
i ct r
o iv e
s id c
a u
tes actividades.
Es primordial
contar con el
financiamiento,
este se basará de
acuerdo a los
planes de trabajo
aprobados por el
coordinador
general. El
financiamiento se
debe gestionar
desde un año
antes de la
realización de la
feria, si el tiempo
es menor, con-
seguir el recurso
financiero será
más difícil.

Estos recursos
pueden lograrse
con el apoyo de
las
municipalidades,
institucio- nes
gubernamentales,
organizaciones
no gubernamentales, cooperación impresoras, fax, uso de Internet,
inter- nacional y empresa privada. línea telefónica, software de
ruedas, elabora- ción de catálogos.
La gestión de estos recursos está a
cargo de la comisión de mercadeo 3. Recursos humanos. Este tipo
y finanzas. de re- curso responde a la
necesidad de con- tar con el
Dentro de estos recursos se debe personal apropiado para la
de considerar los gastos de todas realización de la feria. Dentro de
las comi- siones que se utilizaran, éste se encuentran un
y que incluyen recursos, técnicos y coordinador gene- ral,
humanos. coordinadores de las diferentes
comisiones, equipo de trabajo y
2. Recursos técnicos. Responden a vo- luntarios. Además, se debe
la necesidad de contar con el contar con profesionales que
equipo téc- nico necesario para estén relacionados con el
hacer los contactos y promover la desarrollo del sector que se va a
participación. Dentro de éstos se promover, quienes podrán aportar
encuentran: computadoras, sus conocimientos de forma
voluntaria o contratada por
alguna institución.

Segunda Etapa: EJECUCIÓN DE lA FERIA (desarrollo de la feria)

Dentro de la segunda etapa se


tiene la realización de la feria y
ésta inicia con:
inaugura productiv inau
A ción o o muy gura
. implica bien ción:
invitar a puede
I
N todas las complem 1.
A autorida en- tarse E
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G des con una
regionale presenta a
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C sectorial cultural
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pública. Esto a
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promuev cuenta l
autoridades lo-
a al en un r
cales hacer
sector acto de e
una gran

6
cinto ferial, representa el Esta
utilizando sector 5. Al finalizar se actividad
el espacio productivo), debe terminar tiene que
más ade- más, en un ambiente ver con la
adecuado deben ubicarse en el que las formación
para a los autoridades, de los
realizarlo. patrocinado- res participantes y empresarios
que han dado el organizadores en temas
2. Se debe mayor aporte puedan de
contar con para su establecer un relevancia
una mesa realización y el tipo de para el
principal en coordinador comunicación. desarrollo
la que general de la Lo sugerido en de la
estarán las feria. este caso es un cadena
personalida coctel o cena, productiva.
des más 3. Elaborar el esto dependerá
importante programa más de los costos
s, como: adecuado, no que esto
autoridade debe ser muy implique para
s locales, extenso en su los
regionales discurso. Dentro organizadores.
o del país del programa se
anfitrión debe considerar B.
(alcaldes, un acto cultural ACTIVIDADE
gobernador de relevancia S DE
PROMOCIÓN
es, para la región o
ministro país.
Durante la
que
realización de la
4. A parte del acto feria es necesa- rio
protocolario, se realizar diferentes
debe cor- tar la actividades que
cinta que indica pro- muevan el
que el recinto
desarrollo local.
ferial es abierto
Entre las pro-
al público;
puestas de eventos
posteriormente,
se hace el paralelos se tienen:
recorrido 1. Conferencias
visitando los o foros
stands. magistrales.
6
2. Premio a la excelencia de la de hacer negocios e incrementar la
micro y pequeña empresa. Es com- pra de productos y/o
importante dar un premio a los servicios, la nue- va tendencia
empresarios que han sobresalido marca la organización de RUEDAS
por la innovación, creati- vidad y DE NEGOCIOS, la cual es un
calidad de producción, buena mecanismo efectivo para promover
atención al cliente, contribución con- tactos entre empresarios.
a la creación de fuentes de
empleo, espíritu empresarial o C. MONITOREO DE lAS ACTIVIDADES
apoyo al crecimiento en la
economía local. Es un 1. lista de Chequeo (Check list)
reconocimien- to público de la
labor empresarial que realiza el
El comité organizador debe
productor de la micro, peque- ña o
reunirse diariamente durante los
mediana empresa y/o instancias
días de la feria para trabajar con
de apoyo al desarrollo
base en una lista de chequeo, ésta
empresarial.
debe incluir todas las actividades
por comisión y verificar el
3. Ruedas de Negocios. cumplimiento de las mismas. Para
Usualmente las ferias tienen un facilitar el trabajo, cada
conjunto de eventos paralelos que coordinador puede contar con un
la hacen más interesante para cuadro similar al siguiente:
hacer enlaces más efectivos entre
la oferta y la demanda. A pesar
que las ferias han nacido con el
objetivo de unir la oferta y la
demanda con el propósito

Matriz para el monitoreo de las actividades

Tare Responsable Cumplimient Comentario


a o
J
K
L
Manual para organizadores de ferias
En la primera columna, se debe 2. Instrumentos para el
describir la actividad o tarea monitoreo
encomendada a la persona
Durante la feria, es importante
responsable. En la segunda, se
desa- rrollar una estrategia que
escribe el nombre de la persona en-
permita controlar el ingreso del
cargada de realizarla. En la tercera,
público, para cuantificar la
se dibujará una carita, esta puede
asistencia durante los días de la
variar según el avance de cada
feria, así como recoger la
actividad; por ejemplo, una carita
opinión de los visitantes con res-
feliz, significa el cumplimiento de la
pecto a los productos, servicio de
actividad; una carita seria, que la
atención al cliente y los servicios
actividad aún esta en proceso de
que se derivan de la feria. Estos
ejecutarse; y una triste, es la falta
datos serán útiles para los
del cumplimiento. En la cuarta
organizadores al momento de
columna, se describirán las
evaluar si los objetivos se
observaciones o comen- tarios del
cumplieron y si obtuvieron los
atraso de las actividades que aún
resultados esperados.
no se han cumplido y se le deberá
dar pronta solución.
A continuación se presenta un
Este instrumento es muy útil para instru- mento que permitirá
monito- rear las actividades identificar algunos aspectos
realizadas durante las etapas de la importantes para medir la cali- dad
feria. de la feria:

Día: Hora:
Procedencia: Local Regional
Nacional Internacional
Edad:
Sexo: F M
Qué tipo de servicio o producto demanda:
Encontró lo que buscaba: Sí No
Cómo le pareció la feria: Excelente Buena
Regular Puede Mejorar
Aspectos positivos:
Aspectos negativos:
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de

También es importante controlar el Los datos recopilados en ambos instru-


movi- miento económico, ya que mentos, deben ser procesados por un
permite rea- lizar un balance de la equi- po técnico durante los días de la
importancia de la feria y si ha feria, y co- municar los resultados
causado el impacto econó- mico obtenidos a los orga- nizadores de
esperado. Por lo tanto, debe existir ésta.
un equipo específico que
constantemen- te entreviste a los Asimismo, el comité debe revisar los
empresarios partici- pantes tanto de resul- tados por día de los
la oferta y de la deman- da con instrumentos (encuestas o
instrumentos de verificación (en- entrevistas) y si existen debilidades,
cuestas o
se deberán resolver los problemas.
entrevistas):

Ejemplo de encuesta de opinión para los y las empresarios (as) participantes

Día: Hora:
Lugar de procedencia:

Edad: Sexo:

Qué tipo de servicio o producto ofrece:

vendió la cantidad esperada: Sí No


Cuántos negocios realizó:
Mencione cuanto vendió durante su permanencia en
la
feria:
volvería a participar en una feria: Sí No
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:
Manual para organizadores de ferias
D. Tercera Etapa: Post-feria
ClAUSURA
(evaluación y monitoreo)

La clausura es el cierre del recinto


A. El
ferial y de las actividades de la feria. DESMONTAJE
Esta actividad estará a cargo de la
comisión de inauguración y logística. El desmontaje de los stands, estará a
Esta actividad muchas veces es cargo de la comisión de stands,
deberá de cui- darse que el recinto
pasada por alto y no debería ser así,
ferial utilizado para la ubicación de los
ya que la clausura permitirá que los
stands quede en las mis- mas
participantes, patrocinadores y condiciones en que fue recibido. Los
autoridades conozcan los resultados materiales y equipo utilizado deberán
de la feria. Dentro de estos resul- de ser guardados y conservarlo en un
tados se enumeran los siguientes: lugar apro- piado para utilizarlos en
próximos eventos. Así mismo, debe
cuidarse que los partici- pantes no
1. Número de desmonten su stand antes de la
visitantes.
clausura de la feria.
2. Número de
participantes.
B. BAlANCE
3. Cantidad de negocios GENERAl
cerrados.
4. Total de gastos para la
La comisión de finanzas y mercadeo
realización de las diferentes tiene la responsabilidad de elaborar
actividades, planificadas y todos los documentos contables en
ejecutadas. donde se espe- cifiquen los gastos e
5. Premio a las mejores empresas en ingresos de las activi-
montaje de stand, atención al
cliente, etcétera.

Al finalizar la feria, el comité


aún cuenta con responsabilidades;
a continuación se enumeran las
siguientes:

0
Manual para organizadores de

1
Manual para organizadores de

dades de la feria. Además deben un documento, el cual debe ser escrito


liquidar todos los pagos pendientes por una persona que tenga
que hayan quedado, como créditos conocimientos de la elaboración del
obtenidos o prés- tamos por la mismo, en este caso puede ser un
adquisición de materiales o equipo. profesional con experiencia.

Esta comisión debe elaborar un El informe de los resultados de la feria


informe del balance, conclusiones y debe contar con la siguiente
recomendaciones. Posteriormente, información:
esta comisión debe encar- garse de
informar a los patrocinadores y 1.
donantes sobre los resultados Introducción
financieros de la feria, junto con los 2.
Antecedentes
resultados obteni- dos. Esto
3.
garantizará la transparencia del uso Objetivos
de los recursos y apoyará la posibili- 4. Resultados
dad de contar con apoyo para la previstos
siguiente feria que se realice. 5.
Estrategias
6.
El balance general debe ser Actividades
respaldado por las facturas o recibos 7. Comité Organizador
contables. (comisión - responsable)
8. Resultados de las actividades
C. MEMORIA DE lA realizadas
FERIA por cada
comisión a.
Al finalizar la feria, el comité Inauguración
organizador deberá reunir los b. Exposición de
resultados de todas las comisiones, productos c. Panel foro
describir las experiencias obte- nidas, d. Ruedas de
Negocios e.
los impactos causados tanto negativos
Promoción
como positivos. La memoria de la
f.
feria es
Gastronomía
g.
voluntariado
h. Finanzas y mercadeo
9. Evaluación de las comisiones (se
lleva a cabo haciendo una

1
Manual para organizadores de

autoevaluación)

Matriz de evaluación de las comisiones

Comisiones/ logros Actividades Sugerencias


Dificultade
responsables más previas no y
s
important realizadas recomendacion

1
Manual para organizadores de ferias
10. sarios participantes podrán
Conclusiones
enterarse de los resultados obtenidos
11.
de la feria.
Recomendaciones
12.
Anexos D. INSTRUMENTOS PARA
EVAlUAR El
IMPACTO
La elaboración del informe tiene
como ob- jetivo ser una memoria de
La feria debe ser evaluada desde tres
labores para el comité organizador. A
ám- bitos: desde el punto de vista de
través de este do- cumento, podrán
los visi- tantes, de los participantes y
analizar los aciertos y los problemas
de los orga- nizadores. Estos puntos
que transcurrieron en ferias
anteriores; y de servir como de vista pueden ser evaluados a

experiencia para mejorar la través de los instrumentos de

planificación de una próxi- ma feria. entrevistas y encuestas. Estos instru-


mentos deben ser apropiados y
El informe podrá ser publicado en concretos para poder determinar el
forma resumida en boletines de éxito de la feria. A continuación se
información de los sectores presentan dos ejemplos (vistos
productivos a los cuales fue dirigida la anteriormente en el monitoreo de
feria; y de esta forma, los empre- las actividades).

Ejemplo de la encuesta de opinión al público

Día: Hora:
Lugar de procedencia:
Edad: Sexo:
Qué tipo de servicio o producto demanda:
Encontró lo que buscaba: Sí No
Aspectos positivos:
Aspectos negativos:
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:
2
Manual para organizadores de

Ejemplo de la encuesta de opinión al público


Manual para organizadores de

Día: Hora:
Lugar de procedencia:
Edad: Sexo:
Qué tipo de servicio o producto ofrece:
vendió la cantidad esperada: Sí No
Cuántos negocios realizó:
Mencione cuánto vendió durante su permanencia
en la feria:
volvería a participar en una feria: Sí No
Principales sugerencias a los organizadores de la feria:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

La información de las entrevistas y sis; y, la segunda, está enfocada


encues- tas puede ser recolectada por hacia el ámbito local, observando el
un grupo de voluntarios, durante los desarrollo del sector productivo y el
días de la feria y lo pueden hacer por impacto causado en el crecimiento de
turnos. Posteriormente se deberán las MIPyME´s. Por ejem- plo: al
tabular los resultados para co- nocer promover un sector, el resultado a
el impacto de la feria. Esto determina uno o dos años plazo, es el
el éxito del evento. incremento de éstas debido al
impacto causado en el cre- cimiento
E. MONITOREO DE lOS económico de las empresas, nue- vas
RESUlTADOS
personas acreditan nuevos negocios
Este monitoreo se puede llevar a cabo y la reacción es el
en dos formas: la primera, es desencadenamiento de nuevas
analizar el creci- miento económico de empresas y empleos.
las empresas partici- pantes,
especialmente si su crecimiento ha Si se lograron dichos impactos nos da
sido causado por el efecto de la feria. como resultado que las ferias sí han
Esto garantizará que las ferias es su cumplido con los objetivos propuestos.
mejor op- ción en el tema de Estos resultados son los más
promoción y marketing empresarial. importantes al momento de ana- lizar
Este monitoreo puede hacer- se por el impacto causado por la
medio de visitas a las empresas y organización, planificación y montaje
recoger la información válida para el de esta herramienta de Servicio de
análi-
Manual para organizadores de

Desarrollo Empresarial.
Manual para organizadores de ferias

Información sobre ferias puede obtenerla en:


• Portal de Información a las Mipymes www.infomipyme.com y
www.negociosgt.com
• Asociación Guatemalteca de Exportadores –AGEXPORT– www.export.com.gt
• Sitio de promoción de Guatemala – INGUAT
http://www.visitguatemala.com/site/home/
index.html
• Página Web que contiene información turística en Guatemala- Guatemala en
vivo http://
www.guatemalaenvivo.com/new/index.php
• Programa de Fomento de la MIPYME en Guatemala- MINECO
http://www.mineco.gob. gt/mineco/mipyme/principal.htm
• Portal de artesanías www.infortesanias.com
• Cámara de Industria de Guatemala http://www.industriaguate.com/
• Cámara de Comercio http://www.imagendeguatemala.com/home.html
Manual para organizadores de

Anexo 01
Herramienta
Rueda de Negocios
Manual para organizadores de ferias

Anexo 01
Herramienta Rueda de Negocios
1. ¿Qué es una Rueda de las mismas, son muy satisfactorios.
Negocios?
Por otra parte, las ruedas se han
constituido en un mecanismo de
La Rueda de Negocios es un capacitación empresarial valioso para
mecanismo simple de reuniones esa porción de la estructura
planificadas, que de forma directa, productiva de los países integrantes
creando un ambiente pro- picio para de los nuevos bloques económicos.
negociaciones, promueve los
contactos entre empresarios, Al realizar una Rueda de Negocios
instituciones y organizaciones que dentro del marco de una feria, se
desean entrevistar- se para realizar necesita integrar una comisión
negocios, desarrollar rela- ciones específica, que deberá tener bajo su
asociativas o alianzas estratégicas. responsabilidad que los resultados de
la rueda sean lo más positivo posible.
La experiencia obtenida hasta el Las Ruedas de Negocios, se
momento, permite considerar a este convierten en una actividad central
tipo de reuniones como un de la feria. Es en este escenario, en el
instrumento útil para la inserción de que se llevan adelante una serie de
las pequeñas y medianas empresas en encuentros entre los empresarios
la dinámica de integración comercial. oferentes y demandantes, con el fin
de ce- rrar un negocio o iniciar el
Los resultados logrados en las ruedas contacto.
rea- lizadas a la fecha, tanto en lo
referente a contactos establecidos Beneficios de los participantes en las
entre las empresas, como los Rue- das de Negocios
negocios encaminados a partir de

6
Manual para organizadores de

Para los organizadores Para los participantes

1. Transforma las intenciones políticas en 1. Ahorran tiempo.


el comercio real. 2. Ahorran dinero.
2. Son polifacéticas porque abarcan 3. Dan resultados porque se cierra
compras, ventas e inversiones de o se inicia un negocio.
bienes y servicios. 4. Para actores nuevos, es una
3. Tiene un gran impacto por los buena forma de introducirse al
volúmenes que se negocian en tan corto escenario comercial.
tiempo y a tan bajo costo. 5. Los costos de hacer contactos y
4. Mejora notablemente la credibilidad alianzas disminuyen.
de las instituciones organizadoras. 6. El beneficio se incrementa al
encontrar oportunidades de negocio.
Manual para organizadores de

Para que el misma. internaci Una rueda


desarrollo del onal ésta puede ser
evento sea 2. Actividades de se multisectorial
definición,
lleva- do a llevará a o mo-
preparación y
cabo coordinación cabo con nosectorial, la
eficientemente comprad definición es la
se debe Definir un objetivo ores de siguiente: las
cumplir con un y carácter de la otros ruedas de
proceso que Rueda de acuerdo países y negocios
inicia desde la a la región y al con multisectoriale
planifi- cación potencial que la vende- s son las que
y preparación, misma tenga, esto dores convocan a
hasta la nos da la pauta nacional participar a
evaluación de para establecer si es o con varios sec-
toda la la Rueda de vendedor tores
actividad, y Negocios será local es de económicos y
que en (p. ej. en un otros que se
conjunto dura departamento), países y considera de-
de 4 a 8 nacional o comprad ben
meses. internacional. Si ores prepararse y
la Rueda es local nacional planificarse
A continuación
o nacional sólo es, éstas alrededor de
les
incluye a los se 6 a 8 meses, y
presentamos la
participantes del prestan para realizar
orga- nización
país. Si se más para las actividades
paso a paso de
establece como que se operativas,
una Rueda de
una rueda dé un desarrollo del
Negocios, esta
desarroll evento y
organización
o de la evalua- ción
se puede em-
economi del mismo de
pezar con ocho
a 6 a 12 meses.
meses de
nacional Por el otro
antelación para
vinculad lado, las
alcanzar el
a a las ruedas
éxito
exportaci monosectorial
propuesto, con
ones. es, también
los partici-
llamadas
pantes a la
Manual para organizadores de

tem servicios
ática de
s, desarroll
conv o
ocan empresa
a un rial,
únic sectores
o que tam-
sect bién se
or pueden
econ convocar
ómic en las
o, ruedas
aun
que
pue
de
ocur
rir
que
conv
oqu
en a
sect
ores
de
apoy
o
com
o el
de
servi
cios
fina
ncie
ros y
de
Manual para organizadores de ferias
multisectoriales. Este tipo de ruedas puede traer competencia entre los
pueden planificarse en 10 meses, de partici- pantes. Es importante definir
igual manera se realiza un monitoreo la duración de la rueda según se
posterior a la eje- cución de la misma haya definido ya sea nacional o
en un tiempo promedio de 6-12 internacional, si es nacional la Rueda
meses para demostrar la eficacia de de Negocios, puede realizarse en un
la misma en cuanto a negocios día y si es internacional se aconseja
realizados. que se realice en un día y medio.

Asimismo es importante definir si la lugar : Ya definido todo lo anterior


Rueda de Negocios se realizara con se pue- de proceder a asignar el
eventos pa- ralelos a la misma, lugar donde se llevará acabo la
éstos pueden ser una feria, Rueda de Negocios, este tiene que ser
seminarios, etcétera. La feria puede un lugar accesible para todos los
contar con la presencia de expositores participantes, lo adecuado es
ya sean nacionales o internacionales realizarlo en un hotel, que tenga
que pre- senten sus productos a los todas las comodida- des para alojar a
visitantes des- de stands. El carácter los invitados y que ade- más nos
de ésta se definirá de acuerdo a los brinde servicio de alimentación. Con
objetivos que las institucio- nes esto establecido se seleccionan salo-
organizadoras se hayan trazado. nes aptos, amplios, y con varios
accesos, para que el evento se lleve a
Duración: Cuando se esté cabo, lo que se necesita es un área
planificando la Rueda de Negocios es adecuada para colocar las mesas de
importante definir una fecha para el negociación y es importante que el
evento, se tiene que re- visar que no evento se desarrolle en un ambiente
hayan eventos de esta índole cerca adecuado para la negociaciones.
de la fecha propuesta, pues esto sólo
Manual para organizadores de

TIP

1. El lugar, la fecha y los eventos paralelos que se realicen hace que


crezca el interés por participar de los/las empresarios(as).
2. Los participantes a la rueda pueden exponer sus productos, si la
rueda está adentro de un marco de feria o son participantes de
otros países, se les sitúa una mesa dentro del salón de la rueda de
negocios y de esta forma exponen todos los productos que
ofertan.
3. Si la Rueda de Negocios es paralela a una feria, es posible que se
desarrollen seminarios y exposiciones, al mismo tiempo que la
Rueda de Negocios, tome esto en cuenta para que los
participantes estén concentrados en la participación de la Rueda
de Negocios, e informen en su ficha de inscripción si asistirán a un
seminario, o que mencionen que estarán atendiendo su stand al
mismo tiempo que la Rueda de Negocios, esto facilitará de alguna
manera localizarlos, si tienen una cita.
4. Si la duración de la rueda es de día y medio y es internacional,
siempre surgen vendedores que se llevan a los compradores al
segundo día y éstos ya no participan en la rueda, advertir a los
participantes locales que realizar esto es prohibido, para asegurar
la satisfacción de todos los participantes, pues no es agradable
que un empresario no asista a la cita que ya estaba establecida.
5. Pedir paquetes de alojamiento a más bajo precio que lo normal
para las personas que se hospedan en el lugar del evento.
6. Revisar que existan suficientes parqueos, o chequear que hayan
más opcio- nes cerca del lugar.
Manual para organizadores de ferias
2.1 La coordinación con que al empresario(a) le interese
instituciones organizadoras participar por ser organizaciones que
y cooperantes velan por la economía del país. La
experiencia que se tiene con este tipo
Estas instituciones son los de apoyo es que estas instituciones,
colaboradores que dan la estructura mediante un representante, forman
del evento, el cual se realiza con base parte de un comité organizador.
en los objetivos y metas que estas Asimismo ofrecen su asesoría técnica
instituciones se han trazado. Estas y/o apoyo financiero, como lo
instituciones generalmente se enfocan acuerden con la entidad
en crear un desarrollo económico organizadora principal. Podría ocurrir
local. que estas instituciones organiza-
doras ponen a la disposición de la
El rol de las instituciones Rueda cierto número de personas
organizadoras es importante, para que tra- bajen en la misma. Se
porque generalmente le dan la tiene que tomar en cuenta que estos
imagen al evento. Por ejemplo si son son los que ofrecen, la Rueda de
instituciones que ya han realizado Negocios y que de ellos depen- de el
Ruedas de Negocios que han sido éxito que la misma pueda tener. Los
donantes deben estar enfocados en
exitosas en el pasado, los
que su intervención tenga un efecto
participantes asistirán con la certeza
positivo en
de realizar buenos negocios. Asi-
el desarrollo del mercado
mismo la participación de
local.
organizaciones internacionales le
dan carácter a la Rue- da de
Negocios, con esto nos referimos a

TIP

1. Que se especifique en el presupuesto, la donación de cada


institución, si se hizo en especie o efectivo, y cuales son los
requerimientos es- pecíficos de los cooperantes (informes,
presencia de logos de cada organización participante,
protocolo, banderas, etcétera.).
2. Si el caso fuera que es una rueda internacional, las oficinas
de los dife- rentes colaboradores en el exterior donde son
representados, pueden
apoyar en la promoción del evento.

0
Manual para organizadores de

ferias
2.2 La elaboración de un cuenta en la elaboración del
presupuesto
presupuesto, ver anexo 1: Ejemplo de
presupuesto.
El presupuesto de la rueda es la
guía, para llevarla a cabo, es
Es de mucha importancia tener un
necesario tener en cuenta dos rubros
flujo de caja elaborado para evitar
básicos: Los egresos e ingresos, de
que se quede sin liquidez la
acuerdo al perfil de la rueda. Así
organización ejecutora.
mismo es importante poner todos los
ingresos y colocar si éstos fueron
2.3 Establecer el costo de
hechos en especie o efectivo. Cuando
inscripción y la meta de
se está ela- borando el presupuesto
inscritos
se debe decidir el número de
participantes que se proyecta tener y
Esta decisión se debe tomar en
el precio que se cobrará por parti-
reunión con todos los organizadores
cipar en la Rueda de Negocios, el
del evento. Se debe tener claro que
mismo dependerá de los beneficios
el costo de ins- cripción será reflejado
adicionales para los participantes y
como una entrada significativa al
de los costos de la rueda.
presupuesto de la Rueda de Negocios.
Para que esta entrada de dine- ro se
Se debe establecer convenios con las
refleje, se debe trazar una meta de
ins- tituciones patrocinadoras y se
inscritos que se tiene que lograr y
debe espe- cificar muy bien el aporte
llegar a sobrepasar. Esta parte es
y el rol que le corresponde a cada
muy importante, aquí entran a
uno de los patrocina- dores, este es
trabajar las captadoras de
especialmente en el presu- puesto.
empresarios (as) participantes en la
Para conocer los rubros a tomar en
Rue- da de Negocios, como vamos a
ver más adelante.

TIP

1. Es importante exigirle un valor monetario al participante para


su parti- cipación, ya que ayuda a bajar el porcentaje de
ausentismo a la hora de las negociaciones, pues de alguna
manera el empresario invirtió dinero que quiere recuperar.
2. Se puede obviar o bajar el cobro de participación para los
compradores, de esta manera se atraerá al comprador al
evento.

1
Manual para organizadores de ferias
2.4 La Ficha de de la rueda, tener iniciativa
Inscripción
y buenas relaciones
personales para que el
La ficha de inscripción es el
trabajo en equipo se
documento que registra e inscribe al
facilite. En este punto,
empresario al evento. Por lo tanto la
resulta impor-
ficha de inscripción tiene que estar
elaborada de tal forma que la
empresa al inscribirse no olvide
poner ningún detalle de la misma.
Esta parte es esencial para lograr una
Rueda de Nego- cios exitosa. Si el
empresario llena bien su ficha de
inscripción colocando todas las
características de sus ofertas o bien
sea demandas, al realizar el
matchmaking no habrá ningún
problema, pues sabemos lo que el
empresario (a) está vendiendo o
demandando en realidad. Todos los
datos de la empresa se colocan en el
catálogo para que los busquen
antes, durante y después del
evento.

2.5 La consolidación del


equipo operativo

El logro de los objetivos de la rueda


de- pende en gran medida del trabajo
en equipo, y por ello debe realizarse
el perfil para cada uno de los puestos
que deben ocuparse en las ruedas.
Sin embargo, la característica
principal es que la persona debe
tener conocimiento sobre el área
que estará a su cargo en el desarrollo
tante dar a conocer a grandes rasgos los básica que van a tener las ruedas,
puestos necesarios para la organización y el en lo referente a su organización,
desarrollo de la Rueda de Negocios: como por ejemplo tener una
aproximación del mercado al cual van
Un/a coordinador/a: El peso de la coor-
a apuntar, los recursos con los cuales
dinación general de la rueda cae en esta
van a contar y cómo administrarlos.
persona, es preciso que sepa comunicar bien,
Ya con todo esto establecido, sin
motive a su equipo, mantenga la vi- sión
duda se deben distribuir las
general del evento y lleve un orden, para llevar
actividades, con roles bien definidos
a cabo la Rueda de Negocios con éxito. Ser
y alcances de tareas, como por
desenvuelto con los medios de comunicación,
ejemplo quiénes serán los
prensa, radio, televisión y entidades
integrantes del Comité Organizador,
diplomáticas. Saber motivar a los empresarios
los Activadores de Negocios, los
para que participen en la Rueda de Negocios y
Operadores del Software. Asimismo,
saber promocionar la Rueda de Negocios y
el entrenamiento del personal en
saber venderla para lograr una mayor
general que va a participar de dicho
participación. De esta manera el coordinador/a
emprendimiento. Además, según la
tendrá, para comenzar que establecer el
perio-
cronograma de actividades o estructura

2
Manual para organizadores de

ferias
dicidad con que se realizan las organizador, sobre los avances en su gestión. A
ruedas, es conveniente que se
grandes rasgos estas son las tareas que conlleva
definan plazos límites para cada
organizar y coordinar el evento.
actividad, ya que el tiempo es el
que las dimensiona.

Para la difusión se deberá contar


con la folletería que refleje y
promocione el evento. Contando con
estos elementos y eventualmente
con notas de invitación, se realiza el
mailing tanto al extranjero como en
su propio país, dirigido a empresas,
instituciones y representaciones
diplomá- ticas. Como otro medio de
difusión se pueden tener en cuenta
los viajes de pro- moción a
determinados países, esto con- lleva
a preparar las visitas con un itinera-
rio previo a esta, lo cual agiliza la
visita y asegura una mejor
promoción del evento. Las ruedas de
prensa publicadas en di- versos
medios de comunicación son otra
forma efectiva de atraer la
concurrencia de un número mayor
de participantes.

También en determinados casos,


suele ser muy útil mantener una
coordinación con un activador en
cada país visitado, el cual puede ser
una entidad, persona, etc., que en
forma permanente divulgue el evento
y mantenga informado al comité
Promotores/as de ventas captación debe reali- zarse 6 meses
(el número dependerá de antes de que se celebre el evento,
la magnitud de la Rueda), así se tendrá tiempo suficiente para
estas personas deben que se inscriban participantes.
conocer bien el grupo de
participantes elegidos y Secretaria, es necesario tener por lo
buscar contrapartes me- nos una persona, para que ayude
excelentes y oferentes con toda la papelería y recepción de
com- petentes. Los dinero, la rea- lización de una rueda
promotores/as tienen que conlleva mucha pa- pelería,
conocer bien el medio en cotizaciones, información por telé-
que se desa- rrollará la fono, etcétera.
Rueda de Negocios, para
saber motivar la Operadores de cómputo,
participación, es mínimo de dos personas que
conveniente que sean conozcan muy bien sobre
convincentes para que computación, su labor será instalar
hagan participar a los el software y mantenerlo hasta el
empresarios. Si se quiere día de la Rueda de Negocios, lo ideal
una rueda con más de 300 digitar la información que cada
participantes es empresa pone en su registro al
recomendable tener dos evento y así mismo puede tomar
encargados de esta área, fotos de los productos de los
para una mejor captación oferentes
de empresarios. Dicha
Manual para organizadores de ferias
de las empresas inscritas para colocar Los edecanes tienen el rol
y fortalecer el portal, más importante durante la
(www.negociosgt.com) mientras que Rueda de Negocios de ellos
la otra persona mantiene al día el
de- pende el éxito de la
software de ruedas de negocios y
Rueda,por lo que de- ben
portal en cuanto a datos. El
conocer bien el sector/es
mantenimiento de este al día es muy
que estén
importante y el trabajo que realizan
los operadores de cómputo debe ser
exacto, estas personas deben de
manejar el software de rueda de
negocios a la perfección, pues de éste
depende gran parte del éxito de la
Rueda de Negocios al ser la
herramienta de trabajo esencial.

Recepcionistas. (sólo para el día del


evento), se necesitan varias personas
que ayuden a la recepción de los
participantes y den información,
necesarias 6 personas capacitadas
con toda la información del evento.
Estas mismas personas entregarán
los gafetes antes del evento y las
carpetas a los participantes, son
necesarias como guías en la rueda,
pues siempre hay gente mal
informada que necesita ayuda, y en
cuanto a la entrega de papelería a los
participantes lo pueden controlar
bien.

Edecanes (sólo para el día del


evento), juegan el papel más
importante durante el evento. Están
encargados/as de guiar a los/las
participantes durante toda la rueda.
participando en la Rueda de Negocios. El paso edecanes. En el proceso de
siguiente es dividirse las empresas participantes información y capacitación a los
y cada uno debe estar encar- gado de cierto edecanes se debe recalcar sobre la
número de empresas. Cada edecán debe saber im- portancia que conllevan. Ya que
a perfección la oferta o demanda de sus los edeca- nes conocen sobre sus
empresas y las citas que tienen a lo largo de la empresas, leen so- bre el sector, y se
Rueda de Negocios. Deben estar llevando a sus les debe enseñar sobre la necesidad
citas a los/las empresarios (as) participantes y de atender constantemente a sus
sentarlos con sus contrapartes, de la misma empresas, buscando citas extras que
manera deben buscar traductor (si fuera no estén en la agenda si la
necesa- rio). La función de cada edecán es coor- contraparte no se presenta. El perfil
dinar las agendas de sus empresarios(as) y del edecán, es muy importante que
hacer que asistan a cada cita sin falta, si por sean jóvenes estudiantes, de
alguna razón no tienen contraparte, está entre preferencia de tercer año de
sus obligaciones buscarles una cita para que no Economía, administración de
se quede sin negociar, es por eso que deben empresas o carrera afín, pues ayuda
conocer todas las ofer- tas y demandas, y debe mucho que sepan la teoría de
existir una exce- lente comunicación entre los por qué se hacen las Ruedas de
Negocios
Manual para organizadores de

ferias
y que hayan tomado derecho distinguirlos de los empresarios. Además es
internacional. En cuanto a la
bueno entrevistarlos después de la Rueda de
personalidad deben ser jóve- nes
Negocios, pues ellos vivieron más de
extrovertidos, que conozcan el tema y
lo dominen y que además sepan
negociar, es importante que sepan
otro idioma, esto puede ayudar si
hacen falta traductores.

Para contar con el recurso humano


apro- piado, se puede visitar una
Universidad pres- tigiosa y hablar con
el decano de economía de la facultad,
se les propone la participación y a
cambio están los beneficios de
aprender sobre esta experiencia, que
resulta ser muy satisfactoria para los
edecanes.

Capacitación de los edecanes: La


capa- citación de los edecanes es
indispensable en el sentido de que los
días de rueda, son ellos los que tienen
contacto directo con los empresarios y
bajo su responsabilidad está cada
empresa participante. Por lo mismo
se piden jóvenes que cursen economía
y dominen el tema muy bien. Se les
debe de citar y explicar la dinámica de
una rueda, preparar material para
explicar la tarea que realizarán y su
responsabilidad. Se puede dar varias
charlas e información (entregar
material sobre empresas
participantes). Es importante también
que tengan un uniforme distintivo los
días del evento, esto ayuda a
cerca la Rueda de Negocios adelante y con éxito el evento.
y nos pueden informar
sobre cualquier falla o éxito, 2.6 La publicidad para el
con los empresarios. evento

Esta área es muy importante para


En el desarrollo de las
el evento en general, pues de este
Ruedas de Nego- cios es
depende despertar el interés de los
recomendable realizar
participantes en participar. Podemos
reuniones para intercambio
dividir la publicidad del evento en:
de experiencias de todo el
equipo y también capacitar A) Definir estrategia de
sobre la base de talleres promoción y publicidad
que faciliten el proceso de
orga- nización, Los materiales de promoción son una
ordenamiento y pri- mera herramienta para la
visualización del quehacer publicidad, por lo que deben estar
de cada uno. dispuestos en la mayor brevedad con
un carácter ilustrativo y sen- cillo. El
El personal que se asigne no tener una estrategia de promo-
para las diferentes labores ción ni el desarrollarla resultaría en la
debe comprender el anu- lación completa de una rueda.
compromiso de sacar
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de

B) Folleto de participen.
promoción:
Tiene que incluir un programa
preliminar de la rueda, lugar,
entidades organizadoras y
auspiciantes, contacto para
información, las actividades, temas,
servicios adicionales (tarifas
especiales en hoteles y líneas aé-
reas) y los sectores y países
participantes, así como la ficha de
inscripción, fecha tope de inscripción
y tarifa. Es de vital importan- cia que
inicialmente se incluyan referencias
turísticas o sitios de interés de la
localidad para los empresarios,
aunque esto se inten- sifica en la
comunicación que se mantiene con el
participante al ya estar inscrito. Esto
se puede reforzar con la elaboración
de un portal específico de la feria que
contenga la información general,
inscripción, guía turís- tica del país
sede y que incluya cuáles son los
participantes inscritos según lo vayan
haciendo.

TIP

1. Importante publicar inscritos,


pues en el caso de la Rueda,
los compra- dores
importantes, hacen que los
empresarios oferentes
Manual para organizadores de

viajes de promoción y lanzamientos


TIP
en el exterior o en otras regio- nes.
1. Conseguir patrocinio de medios de prensa,
esta es una de las promo- ciones que más La elaboración de un brochure elec-
funcionan, y se re- ducen costos. trónico promocional es importante,
2. Hacer ruedas de prensa con los pe- puede ser en forma de CD card y
riódicos importantes del país, para que escrito.
informen la noticia.
3. Dar la cobertura del evento a un ca- nal D) Captación de participantes
de televisión local para que infor- me
locales: Importante presentar una
sobre el evento, con anterioridad a que se
síntesis de las ofertas y demandas
realice el mismo.
de los participantes y de allí se puede

C) Captación de los participantes extran- partir para buscar las con- trapartes a

jeros: (en caso de Rueda Internacional) o de nivel nacional. Si se tiene ya ins-


otra región (en caso de Rueda Local o Nacional). critos a los oferentes es mucho más
fácil buscar contrapartes, pues se
Se sugiere comenzar la comercialización con la busca según las ofertas de las
captación de los participantes ex- tranjeros o de empresas participantes.
otras regiones. Para ello, es conveniente realizar

6
Manual para organizadores de

ferias
Para ello se sugiere contratar a evento puede captar y efectuar inscripciones.
activadores de negocios, además de
enviar a las enti- dades empresariales
una síntesis con las ofertas y
demandas de los empresarios
extranjeros o de otras regiones
(clasificadas sectorialmente), realizar
campañas de pren- sa y publicidad,
etc.

Tanto las Ruedas Internacionales,


Nacio- nales o Regionales se deben
iniciar con promoción agresiva.
Adicionalmente, es de mucha utilidad
valerse de los directorios de las
cámaras o gremiales, y mejor aún
cuan- do éstas forman parte del
comité organiza- dor. Al contactar a
los participantes poten- ciales, se
debe tratar de no ser impersonal y
presentarles una imagen seria y
formal de la rueda. Es importante,
además, con- siderar que la estrategia
para la captación de inscripciones
dependerá, en gran medi- da, del
grupo objetivo al que se pretende
convocar, pues en el caso de las
ruedas nacionales y regionales se ha
optado por el envío de folletos
promocionales, y luego la visita de
promotores que se ven apoya- dos por
los anuncios televisivos y radiales. Es
importante que se utilicen los medios
electrónicos, como internet y más
especí- ficamente las páginas web
que además de publicitar la Rueda de
Negocios, con in- formación sobre el
En la búsqueda de una cuanto a promocionar eventos se
mejor forma de captar trata. Se invita a todos los periódicos
inscripciones se sugiere importantes del país a participar en
que ini- cialmente deben ruedas de prensa para darles a
lograrse inscripciones de conocer el evento y sus participantes,
empresas líderes en su este evento siempre es un buen
ramo o sector, para que articulo para el área de económicos.
sean imanes de inscripción
para otros participantes, 3. los Participantes de la
Rueda de
esta táctica de capta- ción
Negocios
funciona.
3.1 Establecer el perfil del
E) Conferencias de participante
prensa y medios
Es importante que se defina cómo va
publicitarios:
a ser la empresa que va a participar
Las conferencias de prensa en la Rueda de Negocios, para lograr
son elementos clave en la que el evento sea un éxito.
promoción pues el periódico
Por ejemplo, se pueden definir las si-
es una de las mejores
guientes características para
armas de publicidad, en
empresarios participantes:
Manual para organizadores de

VENDEDOR COMPRADOR INVERSIONISTA


1. Socio
1.Importador / distribuidor - capitalista
1. Productor / exportador
Mayorista / minorista - tecnológico
- comercial

2. -
2. Oferta disponible 2. Demanda estimada inversionista
-
comercial
3. Solicitud: proveedor
3. Normas que exige 3. Normas preferenciales
de servicios
(especializados)
4. Comprador: Mercado en
4. Sistemas de 4. En qué moneda
el que opera (país o
calidad quiere invertir
países)
implementados.

5. Información
financiera sobre
negociación.
-

Referencia 5. Inversionista comercial:


s ¿Dónde está ubicado
comerciale el mercado que
s ofrece?
- Número de
registro en el
libro azul
(blue book libro
especializado,

6. vendedor: Mercado
de interés para sus
productos (país)
Manual para organizadores de

ferias
3.2 La captación de
oferentes y Si la Rueda de Negocios se llevara a cabo con
demandantes una Rueda virtual: Cada participante al

Con la meta de participantes


establecida se aclara quiénes serán
los oferentes ob- jetivos (dependiendo
si es una rueda mul- tisectorial o
monosectorial) eso hace más fácil la
tarea de venderle la participación a la
Rueda de Negocios. Partiendo de esto
se puede buscar a los demandantes
sa- biendo cuáles son las ofertas.
Como punto esencial para la
captación de empresarios al evento
es promocionarla, depende de cómo
se venda la Rueda de Negocios para
captar participantes, es importante
enfocar todos los beneficios de la
misma en las di- ferentes
presentaciones que se realicen. Una
ayuda importante es la elaboración
de un brochure electrónico (cd card),
que contenga toda la información de
la rueda. Para darle un mayor
enfoque ésta puede tener un link
hacia el portal para que se co- nozca,
además de tener la ficha de inscrip-
ción, con solo llenar y con un clic
enviarla a los organizadores. Si esta
es una Rue- da Internacional, se
puede promocionar el país sede para
darle un valor agregado a la
participación.

3.3 La inscripción de
participantes en el portal
inscribirse entregará su dar esto es la persona que administra
ficha de empresa llena. el software. Se puede dar el caso de
Estos datos se suben al que no se utilice un portal en la
portal y así mismo el Rueda de Nego- cios, lo anterior fue
participante tiene derecho mencionado por sí se da el caso.
a co- locar fotografías y
especificaciones de los 3.4 La capacitación de

productos que venden en participantes pre-evento

el mismo. Se les da una Cuando ya estén inscritos los


explicación de la utilidad representantes de cada compañía en
del portal y su propósito de la Rueda de Negocios es importante
información en la Web, así (más si es la primera vez que
mismo se les explica los participan en una rueda) darles una
beneficios que les traerá charla y guía, de cómo se llevará a
en cuanto a sus cabo el evento, lugar y localización de
negociaciones, el portal es todo lo que estará al servicio del
una herramienta para
participante (business center, coffee
lanzar a las empresas y sus
breaks, almuerzo, salones donde se
productos al conoci- miento
llevará acabo la Rueda, etc.), esta
de cualquier persona que
informa- ción de cómo se llevara a
tenga ac- ceso a Internet.
cabo el evento el día de la rueda, es
Para revisar su empresa se
importante para el parti- cipante,
les da un código de
hace que se sienta cómodo con el
entrada, el encargado de
Manual para organizadores de
Manual para organizadores de

evento en general y además conozca todo lo referente, y el día de


familiarizado. De esta manera se la Rueda de Negocios esté ubicado.
tiene menos trabajo de información el Se tiene que impartir herramientas de
día del evento. Esta reunión se puede cómo ser un negociante más
hacer por medio de un desayu- no- eficiente, prepararlo para la Rueda de
charla para asegurar la participación Negocios.
de la mayoría de empresarios, y
hacerlo con tiempo de anticipación al A continuación se presentan
evento. diagramas de los pasos para
organizar, planificar y ejecu- tar una
Esta charla tiene que ser instructiva e Rueda de Negocios:
ilus- trativa del evento para que el
empresario

Cuadro No.
1
Fase I: Organización de una Rueda de
Negocios

Fase I: Arranque
Búsqueda
de
patrocinio Impresión del
material
promocional

Definición de Conferencia de • Eventos


Definiciones paralelos
la Estrategia Prensa
básicas: • Paquetes
de Promoción
• sectores, fecha, turísticos
etc.
• presupuesto
Capacitación
preliminar Organización
Organización Equipo de
• coordinación del Equipo de
del Proceso estudiantes
Equipo Promotores
de
de Inscripción
Trabaj
Estructura o
de Diseño/
Organizació Impresión ficha •Sectores
n Administración de inscripción •Rutas
• Coordinador
• •Metas/
Activadores/as Incentivos
de Captación de
contrapartes Organización empresas
del evento líderes pre-
• Grupo Gestor mismo inscritas
• Cámara de Comercio
• Cámara de Industria
• Organización de • Cuentas
cooperación • Contratos
técnica / financiera • Papelería
Alianzas:
• Municipalidad
• Universidades • Reservación del
lugar
• Inauguración/
Cierre
Manual para organizadores de

Inscripción

60
Manual para organizadores de

ferias

Cuadro No.
2
Fase II: Actividades Pre-
Rueda
Fase II:
Inscripción A Contactos
Prensa, Radio,
Tv
Promoción
Contactos con
instituciones
(gremiales, ONG,
etc.)
• Coordinador
• Capacitación
Activadores/a Equipo de
Computación Inscripción
s de Ingreso de fichas

catálogo
de de

Primer
contrapartes Proceso de empresas
Análisis de los inscripción
Inscripción sectores (empresas
dinámicas a captar
para 1er catálogo) Equipo
de
Equipo Orientación del Promotore
de Equipo de s
Coordinació Promotores
n
Administració
n Informes al Comité de
Dirección • Sectores
• Rutas
• Metas/
Organización • Administración Incentivos
del evento pagos
mismo • Actualización • Distribución a empresas
presupuest inscritas junto con
o información

Seguimiento
Paquetes turísticos
Otros Elaboración sectorial
Boletín • Sirve como instrumento
Sectorial de promoción

Cuadro No.
3
Fase III: Actividades de Preparación de una Rueda de
Negocios

Fase III: Preparación

Contactos Prensa, Radio,


Tv
• Coordinador
Promoción
• Activadores/as
de contrapartes Conferencia de
Prensa

Administració
n • Administración
Equipo
pagos
de
• Actualización
Coordinació presupuesto
n Organización
del evento
mismo
• Infraestructura Rueda
• Capacitación
equipo edecanes
Otros

Evento
Motivación
Empresario
s

Equipo de Ingreso Generación


Computación al de horario de
Sistema citas
Rueda Día
1
Participantes
Envío a la sede
llenan ficha de
de organización
inscripción

61
Manual para organizadores de ferias

Cuadro No.
4
Fase IV: Actividades en la Ejecución de una Rueda de
Negocios

Fase IV: Rueda de Negocios


• Coordinador • Coordinador
• Activadores/as • Activadores/as
Atención a Atención a
de contrapartes observadores, de contrapartes observadores,
conferencista Conferencia/ Evento conferencista
etc. etc.
Equipo de
Coordinación Equipo
Coordinación de Coordinación Equipo
Equipo Coordinació Edecanes
Edecanes n

Coordinació Coordinación Equipo


n Equipo Computación
Computació
Participantes n
atienden sus
Rueda Día

citas Equipo
Participantes de

Rueda Día
Equipo atienden sus Computació
de Informe de citas n
1

Computación
Participantes Evaluación
llenan ficha

2
de
evaluación Generación de Participantes Ingreso del sistema
horario de citas, 2o. llenan ficha
Ingreso al Día de
Participantes Sistema evaluación
llenan solicitud
de entrevistas, 2o Informe de
Día Evaluación 2o.
Día

62