Autoevaluaion Elementos de La Comunicacion PDF

Manual para la implementacin de un Programa de Gestin Documental -PGD
MANUAL Implementacin de un Programa

de Gestin Documental -PGD
Contra lo que algunos creen, la revolucin de la informtica

no genera la crisis de los principios archivsticos clsicos en el
manejo de la informacin institucional, sino muy por el contrario
son su plena vigencia y actualizacin. AGN
Bogot D.C. 2014
1
Archivo General de la Nacin
Crditos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIA
Establecimiento pblico
adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcs Crdoba
Viceministra: Mara Claudia Lpez Sorzano
Presidenta del Consejo
Representante de los Archivos del Pas

Margarita Monsalve Salas
Alcalda Distrital de Barranquilla
Academia Colombiana de Historia

Juan Camilo Rodrguez Gmez
Presidente
Colciencias
Juanita Len Pearenas Coordinadores de publicacin:
Delegada de la Sra. Directora Jhon Alexander Gonzlez Flrez
Jorge William Triana Torres
Archivo General de la Nacin Wilson Ramiro Snchez Yopaza
Carlos Alberto Zapata Crdenas Alba Fabiola Rincn Herrera
Director General
ISBN
Comit Editorial 978-958-8242-33-0
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Claudia Ivonne Fctor Lugo Archivo General de la Nacin de Colombia
Mauricio Tovar Gonzlez Carrera 6 No. 6-91
Jhon Alexander Gonzlez Flrez Telfono: 328 2888 Fax: 337 2019
John Francisco Cuervo Alonso E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Natacha Eslava Vlez Pgina web: www.archivogeneral.gov.co
Dania Paola Asprilla Yurgaqui Bogot D.C., Colombia - 2014
Coordinacin Editorial y Diagramacin Impreso en Colombia

Dania Paola Asprilla Yurgaqui Las publicaciones del Archivo General de
Sandra Cardona Carvajal la Nacin de Colombia estn protegidas
por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Po-
Diseo de Cartula drn reproducirse extractos sin autoriza-
Sandra Cardona Carvajal cin previa, indicando la fuente.
Las opiniones expresadas o utilizadas en
Impresin la obra son responsabilidad exclusiva de
Imprenta Nacional de Colombia su(s) autor(es).
2
Tabla de Contenido
Presentacin 5
Introduccin 7
1.Formulacin del Programa de Gestin Documental 9

1.1 Sujetos Obligados 9
1.2 Qu es el Programa de Gestin Documen-
tal - PGD? 10
1.3 Poltica de Gestin Documental 10
1.4 Beneficios del PGD 11
1.5 Prerrequisitos para la elaboracin del PGD 12
1.6 Con quines interacta el rea de ar-
chivo para la elaboracin del PGD? 14
1.7 Elaboracin y publicacin del PGD 14
2. Elementos del Programa de Gestin Documental

(Anexo del Decreto 2609 de 2012) 15
I. Cartula 15
II. Cuerpo y contenido 17
1. Aspectos Generales 17
a. Introduccin 17
b. Alcance 17
c. Pblico al cual est dirigido 18
d. Requerimientos para el desarrollo del
PGD 18
1. Normativos 18
2. Econmicos 19
3. Administrativos 19
4. Tecnolgicos 20
5. Gestin del cambio 22
3
2. Lineamientos para los Procesos de la Gestin

Documental 24
a. Planeacin 25
b. Produccin 27
c. Gestin y trmite 28
d. Organizacin 29
e. Transferencia 30
f. Disposicin de documentos 31
g. Preservacin a largo plazo 32
h. Valoracin 33
3. Fases de Implementacin del PGD 34
4. Programas Especficos 37
a. Programa de normalizacin de formas y formu-
larios electrnicos 37
b. Programa de documentos vitales o esenciales 38
c. Programa de gestin de documentos electr-
nicos 38
d. Programa de archivos descentralizados 38
e. Programa de reprografa 38
f. Programa de documentos especiales 39
g. Plan institucional de capacitacin 39
h. Programa de auditora y control 39
5. Armonizacin con los Planes y Sistemas de Ges-

tin de la Entidad 39
III. Anexos 41
a. Diagnstico de gestin documental 41
b. Cronograma de implementacin del PGD 41
c. Mapa de procesos de la entidad 41
d. Presupuesto anual para la implementacin del
PGD 42
e. Referentes normativos 42
Glosario 49
Bibliografa 55
4
Presentacin
La referencia ms antigua sobre la organizacin de los

documentos oficiales en el Nuevo Reino de Granada se
encuentra en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia
de 1567. Entonces se dispuso para que en todo haya bue-
na cuenta y razn es necesario que en el aposento su-
sodicho se tenga un archivo en el cual estn todos los pa-
peles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real
despus que este Reino se descubri y los que en adelante
se ofrecieren1.
Bajo esta premisa, y del contexto histrico de la gestin de

documentos concebida en los Estados Unidos alrededor
de 1950, que inicia una autntica revolucin en la teora
y en la prctica archivstica, encaminada a dar solucin a
los problemas relacionados con el alto uso del papel en la
administracin pblica y la mitigacin del riesgo de prdi-
da de informacin valiosa; se orientan los lineamientos del
presente manual.
En Colombia, por esta misma poca (1950), se expide el

Decreto 2527 que autoriza el uso del microfilme en los Ar-
chivos, para facilitar la toma de decisiones y proteger el
patrimonio documental, propsito que es ratificado con la
Ley 80 de 1989 que crea el Archivo General de la Nacin
y regula el uso de la microfilmacin, al establecer que en
ningn caso los documentos histricos podrn destruirse
an despus de que sus originales se hayan microfilmado.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (Colombia). El Archivo General de la Nacin de

1.
Colombia: Diseo y Funcionalidad. Bogot D.C: El Archivo, 2001. p. 3.
5
Por su parte, la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y

el Decreto 2609 de 2012, establecen el hilo conductor de
la gestin documental y la gestin de documentos elec-
trnicos de archivo en el Estado Colombiano, as como el
marco de referencia que determina el concepto del ciclo
vital del documento y los beneficios de registrar y eviden-
ciar las actuaciones y funciones constitucionales, legales,
administrativas y tcnicas, que faciliten la eficacia, eficien-
cia y economa en los asuntos pblicos y los relacionados
con los derechos de los ciudadanos y el control que ellos
hacen en la rendicin de cuentas.
Con la reciente promulgacin de la Ley 1712 de 2014 Ley

de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informa-
cin Pblica Nacional, se ratifican los principios de la ges-
tin documental y la necesidad que tienen las entidades
del Estado y los nuevos sujetos obligados, de contar con
informacin confiable y oportuna, fortalecer los esquemas
de publicacin de informacin, y crear y mantener actua-
lizado el registro de activos de informacin para uso y dis-
posicin del pblico.
En consecuencia, con esta publicacin, el Archivo General

de la Nacin - AGN pretende dar continuidad al desarro-
llo de metodologas que desde el ao 1996 con la gua
Gestin documental: bases para la elaboracin de un
programa y la Gua para la implementacin de un pro-
grama de gestin documental: Fase I publicada en el
ao 2006, han brindado lineamientos generales para la
implementacin de un Programa de Gestin Documen-
tal y que en adelante sern consideradas como material
de referencia.
6
Introduccin
Este manual formula los aspectos metodolgicos bsicos

que sirven de soporte para la adopcin e implementacin
de un Programa de Gestin Documental -PGD y los pro-
cesos inherentes a todas las actividades desarrolladas por
una entidad en cumplimiento de sus funciones, las cua-
les quedan materializadas en documentos que debern
estar disponibles para fortalecer la poltica de eficiencia
administrativa.
Dicha poltica est encaminada a la racionalizacin, sim-

plificacin y automatizacin de los procesos, procedimien-
tos, trmites y servicios ofrecidos por el Estado, a promover
la evidencia de las actuaciones de los servidores y em-
pleados pblicos bajo los principios orientadores de la Ley
de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informa-
cin Pblica Nacional, a impulsar el uso y aplicacin de
tecnologas para la gestin documental, a facilitar el que
hacer institucional, y a proteger y divulgar el patrimonio
documental de la entidad.
Esta herramienta inicia con la descripcin de los criterios

de la gestin documental y se describen los principales
beneficios esperados con el PGD, que debe ser desarrolla-
do bajo la metodologa de proyectos. Se aclara el mbito
de aplicacin entendido como los sujetos obligados que
deben formularlo, y se resalta la importancia que tiene el
PGD para las entidades.
7
Posteriormente, se presenta el desarrollo de los elementos

del PGD con sujecin al anexo del Decreto 2609 de 2012
e incluye los temas mnimos que debe contemplar el do-
cumento, tales como los requerimientos normativos, eco-
nmicos, administrativos, tecnolgicos y de gestin del
cambio; los lineamientos y actividades propios de cada
proceso de la gestin documental; las condiciones para
su implementacin; la manera como se asegura a travs
de programas especficos, que las entidades apropien
mecanismos para planear, gestionar, controlar, proteger,
preservar y garantizar el derecho de acceso a los docu-
mentos que tienen caractersticas especiales; se describen
los aspectos de la armonizacin de la gestin documen-
tal con los planes y sistemas de gestin de la entidad y se
concluye con una relacin de la legislacin y estndares
que respaldan el cumplimiento de las polticas de gestin
documental.
Pese a la obviedad hay que insistir que en un Estado de

derecho, los documentos son el lenguaje natural de la ad-
ministracin, y que en una sociedad democrtica, el con-
trol social y la participacin ciudadana se basan en regis-
tros confiables, verdicos y consultables de los actos de la
administracin. AGN
8
1. Formulacin del Programa de

Gestin Documental
1.1. Sujetos Obligados
De conformidad con el Artculo 15 Programa de Gestin

Documental de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transpa-
rencia y del Derecho del Acceso a la Informacin Pblica
Nacional, las directrices de este manual sern aplicables
a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados:
a) Toda entidad pblica, incluyendo las pertene-

cientes a todas las Ramas del Poder Pblico, en
todos los niveles de la estructura estatal, central o
descentralizada por servicios o territorialmente, en
los rdenes nacional, departamental, municipal y
distrital;
b) Lo rganos, organismos y entidades estatales in-
dependientes o autnomos y de control;
c) Las personas naturales y jurdicas, pblicas o pri-
vadas, que presten funcin pblica, que presten
servicios pblicos respecto de la informacin direc-
tamente relacionada con la prestacin del servicio
pblico;
d) Cualquier persona natural, jurdica o dependen-
cia de persona jurdica que desempee funcin
pblica o de autoridad pblica, respecto de la in-
formacin directamente relacionada con el desem-
peo de su funcin;
9
e) Los partidos o movimientos polticos y los grupos

significativos de ciudadanos;
f) Las entidades que administren instituciones para-
fiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen p-
blico.
Las personas naturales o jurdicas que reciban o interme-

dien fondos o beneficios pblicos territoriales y naciona-
les y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser
considerados sujetos obligados, slo debern cumplir con
lo sealado en este manual, respecto de aquella informa-
cin que se produzca en relacin con fondos pblicos que
reciban o intermedien.
1.2. Qu es el Programa de Gestin Documental

- PGD?
Es el instrumento archivstico que formula y documenta a

corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemtico de
los procesos archivsticos, encaminados a la planificacin,
procesamiento, manejo y organizacin de la documen-
tacin producida y recibida por una entidad, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin. Este debe ser aprobado, publi-
cado, implementado y controlado.
1.3. Poltica de gestin documental
Las entidades pblicas debern formular una poltica de

gestin documental constituida por los componentes des-
critos en el Artculo No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajusta-
da a la normativa que regula la entidad, alineada con el
Plan Estratgico, el Plan de Accin y el Plan Institucional de
Archivos PINAR, y deber estar documentada e informa-
da a todo nivel.
10
1.4. Beneficios del PGD
Con la adopcin del PGD las entidades podrn:
* Reducir el volumen de documentos innecesarios, in-

dependientemente de su soporte y los costos asocia-
dos al mantenimiento de informacin redundante.
* Administrar la informacin plasmada en documen-
tos para agregar valor a la gestin del conocimien-
to de la entidad.
* Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y
el modelo integrado de gestin de la entidad.
* Brindar lineamientos en materia de gestin de do-
cumentos para la planeacin, diseo y operacin
de los sistemas de informacin de la entidad, me-
diante la articulacin con los procesos de gestin
documental.
* Propiciar un mayor aprovechamiento de las tec-
nologas de la informacin y las comunicaciones de
la entidad.
* Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios,
as como con los procesos de auditora, seguimiento
y control.
* Implementar procedimientos archivsticos que ga-
ranticen la disponibilidad en el tiempo de documen-
tos electrnicos autnticos2.
* Prestar adecuados servicios de archivo3.
2.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por medio de la
cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacin pblica
nacional y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C., 2014.
3.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (Colombia). Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por medio
del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones: Regla-
mento general de archivos. Artculo 67. Servicios de archivo: Proceso mediante el cual
se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de
informacin. Bogot D.C.: El Archivo, 1994. p. 19.
11
* Facilitar el acceso y disposicin al pblico de la

informacin, en los trminos referidos en la Ley de
Transparencia y del Derecho del Acceso a la Infor-
macin Pblica Nacional, a travs de medios fsicos,
remotos o locales de comunicacin electrnica.
* Salvaguardar la memoria de la entidad y su preser-
vacin a largo plazo.
* Contribuir a Gobierno Abierto en trminos de alma-
cenamiento, exposicin y dilogo de la informacin.
1.5. Prerrequisitos para la elaboracin del PGD
* Formular la poltica de gestin documental cons-

tituida por los componentes descritos en el Artculo
No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la nor-
mativa que regula la entidad, aprobada por la alta
direccin y documentada e informada a todo nivel.
* Designar la responsabilidad de la administracin y
el control de la gestin documental en la entidad al
rea o dependencia correspondiente, acorde con
el Artculo No. 10 de la Ley 594 de 2000.
* Contar con profesionales calificados en archivs-
tica, conforme al Artculo No. 8 de la Ley 1409 de
2010.
* Conformar un equipo de profesionales de diferen-
tes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los
dems sistemas de gestin de la entidad.
* Realizar un diagnstico integral teniendo como
marco los procesos archivsticos que permita identi-
ficar y evaluar los aspectos crticos de la gestin do-
cumental de la entidad. El uso de buenas prcticas
y herramientas como: anlisis DOFA4, rbol del pro-
4.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Gua anlisis DOFA. Anlisis DOFA es una he-
rramienta de diagnstico y anlisis para la generacin creativa de posibles estrategias
a partir de la identificacin de los factores internos y externos de una entidad, dada su
actual situacin y contexto. Bogot D.C.: La Universidad, 2012.
12
blema, cadena de valor, PMI5, cuadro de mando

integral (balanced scorecard)6, son de gran utilidad
para esta actividad.
* Conformar la instancia asesora ante la alta di-
reccin de la entidad, en materia archivstica y de
gestin documental; en virtud del reconocimiento
otorgado para el desarrollo de sus funciones y pro-
cesos. En el orden nacional, el Comit Institucional
de Desarrollo Administrativo y en el orden territorial,
el Comit Interno de Archivo7.
* Establecer la metodologa para la planeacin e
implementacin del PGD que defina alcance, ob-
jetivos, indicadores, e identifique los riesgos de alto
nivel, entre otros.
* Definir estrategias de gestin del cambio, compe-
tencia de uso de medios tecnolgicos, y de confian-
za con el sistema de gestin documental.
* Alinear el PGD con las etapas y principios seala-
dos en el Decreto 2609 de 2012, teniendo en cuenta
las caractersticas, los requisitos y los metadatos es-
tablecidos en este mismo Decreto.
* Elaborar, aprobar, publicar e implementar los ins-
trumentos archivsticos: Cuadros de Clasificacin
Documental -CCD y Tablas de Retencin Documen-
tal TRD.
5.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institucin fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Direccin de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer es-
tndares de Direccin de Proyectos].
6.
KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral herramienta de
gestin que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar informacin peri-
dica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante
indicadores. Barcelona: Fundaci per a la motivaci dels recursos humans, 2005.
7.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 (13, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos,
se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la admi-
nistracin de los archivos del Estado. Bogot D.C.: El Ministerio, 2012. Artculos 4, 14-16.
13
1.6. Con quines interacta el rea de archivo

para la elaboracin del PGD?
La formulacin, aprobacin, publicacin, implementacin

y control del PGD implica la coordinada participacin del
rea de archivo con las dems reas funcionales de la en-
tidad, entre otras con las siguientes o las que hagan sus
veces:
1.7. Elaboracin y publicacin del PGD
* En coordinacin con las reas de planeacin, tec-

nologas, gestin de calidad y control interno o quien
haga sus veces, iniciar la elaboracin del PGD.
* Disear el PGD bajo una metodologa de formula-
cin de proyectos.
* Presentar el PGD para su aprobacin ante el Comi-
t Institucional de Desarrollo Administrativo (entida-
des del orden nacional) o Comit Interno de Archivo
(entidades del orden territorial).
* Tener en cuenta la estructura definida en el anexo
del Decreto 2609 de 2012.
* Con ocasin de la entrada en vigencia de la Ley
1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho
del Acceso a la Informacin Pblica Nacional, los
sujetos obligados debern adoptar el Programa de
Gestin Documental, en los trminos establecidos
por dicha ley y dems disposiciones reglamentarias.
14
2. Elementos del Programa

de Gestin Documental
(Anexo Programa de
Gestin Documental PGD)
El Programa de Gestin Documental -PGD, debe obede-

cer a una estructura normalizada y como mnimo con los
elementos descritos a continuacin, que se basan en el
Anexo denominado Programa de Gestin Documental
del Decreto 2609 de 2012 (la numeracin de los elementos
est basada en dicho anexo).
I. Cartula: Debe estar normalizada con el Sistema de

Gestin de Calidad y contener los siguientes datos:
a. Ttulo: corresponde a la designacin Programa

de Gestin Documental PGD para identificarlo
dentro de la entidad.
b. Nombre de la entidad: denominacin oficial
de la entidad, acorde con el acto administrativo
de creacin, sigla en caso de que exista y logo
que identifique la entidad.
c. Fecha de aprobacin: fecha del acta de la
reunin del Comit Institucional de Desarrollo Ad-
ministrativo, en las entidades del orden nacional o
el Comit Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial8 en la que se oficializa la adop-
cin del PGD.
8.
Ibid. Artculo 4.
15
d. Fecha de vigencia: se asignar cuando el PGD

establezca actividades que apliquen a un pe-
riodo de tiempo concertado para su ejecucin.
Igualmente en los casos determinados por la enti-
dad para hacer revisiones y actualizaciones, mo-
tivadas por razones normativas, cambios adminis-
trativos, modificacin de procesos, entre otros.
e. Instancia de aprobacin: es el organismo ase-
sor de la entidad competente; Comit Institucio-
nal de Desarrollo Administrativo en las entidades
del orden nacional o el Comit Interno de Archivo
en las entidades del orden territorial.
f. Denominacin de la autoridad archivstica ins-
titucional (dependencia): nombre estipulado por
la entidad mediante acto administrativo para el
rea responsable del archivo y la gestin docu-
mental.
g. Versin del documento: secuencia de actuali-
zacin aprobada formalmente por la entidad de
conformidad con el Sistema de Gestin de la Ca-
lidad y que determina el nivel de control del do-
cumento (controlado y no controlado).
h. Responsables de su elaboracin: lder del rea
de archivo, secretario general o funcionario ad-
ministrativo de igual o superior jerarqua de la en-
tidad y Comit Institucional de Desarrollo Admi-
nistrativo en las entidades del orden nacional o
el Comit Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial.
i. Fecha de publicacin: se refiere a la fecha en
la cual la entidad hace visible en la pgina web
el Programa de Gestin Documental. Esta fecha
no podr superar los treinta das siguientes de la
fecha de aprobacin9.
9. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 (14, diciembre, 2012). Por el cual
se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 589 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para
todas las entidades del Estrado. Bogot D.C.: El Ministerio, 2012. Artculo 12.
16
II. CUERPO Y CONTENIDO
1. Aspectos Generales
a. Introduccin:
* Defina la importancia del PGD para la entidad.

* Resalte el valor que tienen los documentos
para dar soporte y continuidad a las activi-
dades, responsabilidades y obligaciones de la
entidad10.
* Seale cmo se articula e interacta el PGD
con la misin, objetivos y metas estratgicas de
la entidad y con los planes y sistemas de gestin
de la entidad.
b. Alcance:
* Defina la relacin del PGD con el Plan Estra-

tgico Sectorial, Plan Estratgico Institucional,
Plan de Accin Anual y el Plan Institucional de
Archivos de la entidad PINAR.
* Planifique estratgicamente (alcance - tiem-
po - inversin).
* Formule las metas a corto, mediano y largo
plazo que pretende lograr la entidad con el
PGD y verifique que sean especficas, medibles,
alcanzables y con tiempos definidos.
* Identifique las reas responsables de esta-
blecer los requerimientos del PGD (normativos,
econmicos, administrativos, tecnolgicos y de
gestin del cambio).
* Identifique los tipos de informacin11 existentes
en la entidad independientemente del medio y
soporte utilizado.
10. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de documentos en las organizaciones. Ma-
drid: Pirmide, 2006. p. 24.
11. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit., Artculo 2.
17
* Identifique los requisitos y estndares aplica-

bles y documente cmo se dar cumplimiento
a dichos estndares.
* Describa cmo se ejercer la direccin, ges-
tin, control, evaluacin y mejora de cada uno
de los procesos de la gestin documental.
c. Pblico al cual va dirigido:
Identifique los usuarios de la entidad, de forma

tal que los procesos y actividades del PGD y el
mejoramiento de los trmites y servicios (de infor-
macin, interaccin y participacin) giren en tor-
no a la solucin de las necesidades del pblico
objetivo. Se podrn realizar estudios que permitan
conocer caractersticas geogrficas, demogrfi-
cas, intrnsecas y de comportamiento de grupos
de usuarios conformados por organizaciones, as
como las necesidades de interaccin con la enti-
dad, un referente es la Gua de caracterizacin
de usuarios de Gobierno en Lnea12.
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
1. Normativos:
Elabore y mantenga actualizado un normo-

grama relacionado con la gestin documen-
tal, acorde con la naturaleza y el sector al cual
pertenece la entidad e integrado como mni-
mo por:
* La legislacin archivstica general y espec-
fica que le aplique a la entidad acorde con
su objeto misional, sus necesidades, sus pro-
yectos y el contexto documental en el cual
opere.
12. COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICA-
CIONES. Gua para la caracterizacin de usuarios de las entidades pblicas.
18
* Los estndares nacionales e internacionales

que le apliquen a la gestin documental.
* La legislacin que incida en las relaciones
con el ciudadano para garantizar sus dere-
chos, la proteccin de datos personales, la
libertad y acceso a la informacin, las res-
tricciones de uso por reserva legal y el secre-
to profesional.
* Las disposiciones orientadas a promover la
participacin ciudadana por medios electr-
nicos a fin de garantizar la transparencia de
las actuaciones de la administracin pblica.
* Los mecanismos de vigilancia y control esta-
blecidos por el Estado para conocer el nivel
de gestin y cumplimiento de las metas y ob-
jetivos de las entidades.
* La normativa interna que regula la gestin
documental de la entidad.
2. Econmicos:
Acorde con lo establecido en el Plan Institucio-

nal de Archivos de la entidad PINAR garan-
tice la apropiacin de los recursos nancieros
a travs del Plan de Accin de Inversin que
permita la ejecucin, la implementacin y el
cumplimento de los objetivos, metas y activi-
dades trazadas en el PGD a corto, mediano y
largo plazo.
3. Administrativos:
* Conforme un equipo interdisciplinario, cons-

tituido por personal de las reas de archivo
y/o gestin documental, planeacin y tecno-
loga para su elaboracin e implementacin.
* Defina los responsables de asumir el lideraz-
go de la gestin documental de la entidad y
19
de hacer el seguimiento y actualizacin del

PGD.
* Establezca roles, responsabilidades, perfiles,
plan de trabajo con asignacin de tiempos y
su correspondiente desglose de actividades
y asegure el desarrollo, cumplimiento, control
y evaluacin de dichas actividades (puede
utilizar herramientas tipo Matriz RACI13).
* Defina metodologas para el aseguramiento
de la calidad y de la gestin de las comuni-
caciones.
* Identifique los riesgos y el Plan de Accin
para mitigarlos en cuanto a tiempos y recur-
sos.
4. Tecnolgicos:
* Identifique las herramientas tecnolgicas e

infraestructura existente para la gestin do-
cumental y con el apoyo de los expertos o
rea de sistemas de la entidad, verifique si es
adecuada, actualizada y suficiente. Es impor-
tante contar con el inventario de los sistemas
y activos de informacin.
* Identifique y caracterice los sistemas de in-
formacin existentes en la entidad y su pro-
duccin documental o de informacin.
13. PROJECT MANGEMENT INSTITUTE. Matriz RACI: matriz de la asignacin de respon-

sabilidades: R (Responsible) es quien ejecuta una tarea, su funcin es hacer. A
(Accountable) es quien vela porque la tarea se cumpla, an sin tener que ejecutarla en
persona, su funcin es hacer hacer. C (Consulted) indica que una persona o rea
debe ser consultada respecto de la realizacin de una tarea. I (Informed) indica que
una persona o rea debe ser informada respecto de la realizacin de una tarea, se uti-
liza generalmente en la gestin de proyectos para relacionar actividades con recursos
(individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de
los componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo.
20
* Verifique que los sistemas de informacin

electrnica sean efectivamente una herra-
mienta para promover el acceso a la infor-
macin pblica. Los sujetos obligados deben
asegurar que estos:
a) Se encuentren alineados con los distintos

procedimientos y articulados con los linea-
mientos establecidos en el Programa de
Gestin Documental de la entidad;
b) Gestionen la misma informacin que se
encuentre en los sistemas administrativos
del sujeto obligado;
c) En el caso de la informacin de inters
pblico, deber existir una ventanilla en la
cual se pueda acceder a la informacin en
formatos y lenguajes comprensibles para los
ciudadanos;
d) Se encuentren alineados con la estrate-
gia de Gobierno en Lnea o de la que haga
sus veces.
* Analice los proyectos de desarrollo tecno-

lgico previstos por la entidad para la gestin
documental, con el fin de validar su pertinen-
cia y adecuacin con las necesidades reales
de la entidad.
* Verifique el cumplimiento, restricciones y cri-
terios de aceptacin de los requisitos funcio-
nales y no funcionales de los medios y herra-
mientas tecnolgicas de la entidad.
* Haga una evaluacin tecnolgica de la
entidad14, teniendo en cuenta los siguientes
dominios:
14. INTERNATIONAL STANDAR OORGANIZATION ISO 17024 y Certified Information Profes-

sional (CIP) http://www.aiim.org/.
21
- Acceso y uso: mtodos de bsqueda em-

presarial, inteligencia de negocios, adminis-
tracin de datos y anlisis de contenidos/
contexto.
- Captura y administracin: captura de in-
formacin, administracin de procesos de
negocio, administracin de conocimiento,
administracin de correos electrnicos y ad-
ministrador de contenidos.
- Colaboracin y entrega: entornos cola-
borativos (roles), social media (valor, inte-
gracin, polticas), informacin y entorno
laboral, mensajera instantnea (almacena-
miento y reenvo), teletrabajo (seguridad,
procedimientos, soporte -GD) y colabora-
cin sincrnica.
- Seguridad y preservacin (conexin y ac-
ceso): seguridad, administracin de regis-
tros, privacidad de datos, administracin de
derechos digitales, archivamiento y descu-
brimiento electrnico (mapping data).
- Arquitectura y sistemas: arquitectura de in-
formacin, arquitectura tcnica, computa-
cin en nube, aplicaciones mviles y sitios
web y portales.
- Planeacin e implantacin: planeacin
es-tratgica, taxonoma corporativa, meto-
dologa de gestin de proyectos, denicin
de requisitos, diseo de soluciones y gestin
del cambio.
5. Gestin del cambio
* Formule acciones orientadas a que las per-

sonas y la cultura de la entidad se ajusten a
las nuevas dinmicas, estrategias, directri-
ces y mejores prcticas de la gestin docu-
mental y al uso y adopcin de las tecnolo-
22
gas de la informacin y las comunicaciones.

* Defina y comunique claramente las razones
que motivan a la entidad para realizar cambios
o ajustes en los procesos y actividades de la ges-
tin documental, los objetivos que se pretenden
alcanzar con su implantacin y los resultados que
se esperan en el corto, mediano y largo plazo.
* Identifique los obstculos y adopte medidas para
eliminar las barreras y la resistencia al cambio.
* Disee mecanismos que reduzcan las percep-
ciones negativas y exageradas frente a los cam-
bios, as como la incertidumbre, los estados de
ansiedad y preocupacin de todas las personas
que intervienen en la gestin documental de la
entidad.
* Promueva la aceptacin racional y emocional
de la realidad, indicando las ventajas de aban-
donar prcticas y conductas anteriores.
* Genere un ambiente de confianza que pro-
mueva el liderazgo y las acciones de sinergia
frente al cambio.
* Reconozca y aproveche las personas que de-
muestren inters, compromiso y sentido de aper-
tura para aprender, reaprender y afrontar nuevos
retos, de tal forma que se conviertan en aliados y
multiplicadores del proceso de cambio.
* Participe activamente con el rea de personal
o quien haga sus veces para orientar los proce-
sos de induccin, re-induccin y formacin, en-
caminados al fortalecimiento de las habilidades
y competencias del personal en todas las activi-
dades del quehacer archivstico.
* Identifique las victorias tempranas que se pue-
den alcanzar con los cambios planteados para la
mejora de la gestin documental de la entidad.
* Fortalezca el grado de apropiacin y confian-
za con los nuevos procesos y la implantacin de
herramientas tecnolgicas y del Sistema de Ges-
23
tin de Documentos Electrnicos de Archi-

vo SGDEA.
* Describa los casos exitosos y mejores prc-
ticas adoptadas por otras entidades.
* Concerte compromisos laborales y obliga-
ciones contractuales acordes con todas las
actividades del quehacer archivstico y di-
rectrices formuladas por la Entidad.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestin Do-

cumental.
Acorde con el Decreto 2609 de 2012, los procesos

de la gestin documental:
* Se denominan planeacin, produccin, ges-

tin y trmite, organizacin, transferencia, dis-
posicin de documentos, preservacin a largo
plazo y valoracin.
* Estn incluidos dentro de las etapas de crea-
cin, mantenimiento, difusin y administracin
sealadas en el Artculo No. 7 del mismo.
* Se fundamentan especialmente en los princi-
pios orientadores de eficiencia, eficacia, eco-
noma, transparencia, medio ambiente, cultu-
ra archivstica, interoperabilidad, neutralidad
tecnolgica y orientacin al ciudadano, entre
otros.
* Se caracterizan por no ser lineales e interac-
tuar de manera simultnea.
* Requieren ser desarrollados e implementados
por las entidades a partir de su propia realidad
y contexto.
Por su parte, con el propsito de orientar las acti-

vidades a desarrollar en cada uno de los procesos
de la gestin documental, a continuacin se hace
24
una descripcin mediante una tabla que incluye los

aspectos o criterios del proceso, las actividades a
desarrollar y el tipo de requisito definido como:
Nota: Las actividades descritas a continuacin en

cada proceso son de carcter general, razn por la
cual, cada entidad acorde con sus propios requeri-
mientos y necesidades, podr adicionar o ajustar las
que considere pertinentes.
Tipo de requisito: A=Administrativo, L=Legal, F=Funcional, T=Tecnolgico
15. Decreto 2609 de 2012. Op. cit., Artculo No. 8.
25
16. Ibid. Artculo No. 2.

17. Ibid., Artculo No.30.
26
27
28

18. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 005 (15, marzo, 2013). Por el cual se
establecen los criterios bsicos para la ordenacin, clasificacin y descripcin de los ar-
chivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan
otras disposiciones. Bogot D.C: El Archivo, 2013. Artculo 9.
19. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartilla de ordenacin documental. Bogot
D.C.: El Archivo, 2001, p.1620.
20. Acuerdo AGN No. 005 de 2013. Op. Cit. Pargrafo nico del Artculo 11.
29
30

31
21. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit. Art. 29.
32
33
3. Fases de implementacin del Programa de Ges-

tin Documental -PGD
La implementacin y seguimiento del PGD debe es-

tablecerse a corto, mediano y largo plazo, y est
bajo la responsabilidad del rea de archivo de la
entidad en coordinacin con la oficina de control
interno o quien haga sus veces. Se refiere a las fases
necesarias para ponerlo en marcha y se constituye
en el prerrequisito para que las entidades puedan
convertirlo en una actividad permanente de la ad-
ministracin. La implementacin significa la asigna-
cin de responsabilidades dentro de la entidad, la
definicin de roles y el establecimiento de objetivos
a corto, mediano y largo plazo22.
Fase de elaboracin:
Tiene como finalidad, identificar las condiciones pa-

ra la implementacin, precisar los requisitos y roles,
as como garantizar la disponibilidad de recursos.
Por lo tanto:
* Verifique el cumplimiento de los prerrequisitos

y haga un anlisis de las estrategias y recomen-
daciones identificadas en el diagnstico y la
metodologa establecida para la formulacin
del PGD, a fin de convertirlas en actividades
que debern alinearse con el Plan de Accin
Anual de la entidad.
* Valide que se hayan identificado todos los re-
querimientos (normativos, econmicos, admi-
nistrativos, tecnolgicos y de gestin del cam-
bio) para el desarrollo del PGD.
22. ZAPATA CRDENAS, Carlos. Directrices para estructura un programa de gestin de

documentos en las organizaciones. En: Cdice, Bogot D.C. Julio diciembre, 2005,
no.2, p. 97-111.
34
* Construya un plan de trabajo que contenga

como mnimo un cronograma de tiempos, me-
tas, hitos, actividades, roles y responsabilidades.
* Revise que se tenga claridad en los roles es-
tablecidos para la formulacin del PGD con el
propsito de garantizar el cumplimiento de los
compromisos concertados.
* Garantice la disponibilidad del personal y de
los recursos fsicos, tcnicos y tecnolgicos re-
queridos para la implantacin del PGD.
* Defina estrategias de gestin del cambio,
competencia de uso de medios tecnolgicos
y de confianza en el sistema de gestin docu-
mental.
Fase de ejecucin y puesta en marcha:
Comprende el desarrollo de actividades y estrate-

gias que garanticen el xito de la implementacin
del PGD en la entidad. En consecuencia:
* Con el apoyo del rea de comunicaciones de

la entidad o quien haga sus veces, desarrolle
acciones tendientes a la divulgacin de los as-
pectos metodolgicos propios de la implemen-
tacin del PGD.
* En coordinacin con el rea de personal o
quien haga sus veces, programe las activida-
des de sensibilizacin y capacitacin que sir-
van como mecanismos para la apropiacin del
PGD en cada uno de los niveles de la entidad.
* Disponga de estrategias que minimicen el im-
pacto de la resistencia al cambio para la adap-
tacin a los nuevos escenarios.
* Desarrolle cada una de las actividades con-
templadas en el plan de trabajo y garantice su
cumplimiento.
35
* Disee y publique materiales e instructivos fsi-

cos y virtuales que faciliten la compresin de los
procesos y actividades de la gestin documen-
tal.
Fase de seguimiento:
Se refiere al proceso de monitoreo y anlisis perma-

nente del PGD que se traducir en acciones de re-
visin y evaluacin de la gestin documental. Por lo
tanto:
* Valide el cumplimiento de las metas y objeti-

vos establecidos en el plan de trabajo de imple-
mentacin del PGD en la entidad.
* Supervise y evale el funcionamiento y confor-
midad de los recursos y aplicaciones dispuestos
para la gestin documental.
* Evale que los documentos hayan sido crea-
dos y organizados de acuerdo con las necesi-
dades de la entidad y que estn adecuada-
mente interrelacionados con los procesos que
les dan origen.
* Realice controles peridicos para la identifica-
cin de posibles cambios que afecten la ges-
tin documental de la entidad.
Fase de mejora:
Esta Fase tiene como propsito mantener los pro-

cesos y actividades de la gestin documental de la
entidad en disposicin contina y permanente de
innovacin, desarrollo y actualizacin. Por ello:
* Tenga en cuenta la poltica de gestin docu-

mental para promover el desarrollo y aplicacin
de acciones correctivas, preventivas y de me-
jora, resultantes de la evaluacin de la gestin
36
documental y de los procesos de revisin, au-

ditoria, autocontrol, anlisis de datos, recomen-
daciones y rendicin de cuentas, entre otros.
* Establezca un plan de mejora orientado a re-
ducir los riesgos identificados en los procesos de
gestin documental y prevea acciones relacio-
nadas con los cambios significativos en polticas,
requisitos, recursos y necesidades de la entidad.
4. Programas Especficos
Los Programas Especficos tienen como propsito

orientar a las entidades que lo requieran, en aspec-
tos especiales relacionados con el tratamiento de
los tipos de informacin y documentos fsicos y elec-
trnicos, as como los sistemas, medios y controles
asociados a su gestin.
Cada entidad podr adoptar los programas se-

alados a continuacin o aquellos que considere,
de acuerdo con sus propias necesidades o reque-
rimientos. Es importante establecer un marco me-
todolgico para la elaboracin de los programas y
que incluyan como mnimo: propsito, objetivos, jus-
tificacin, alcance, beneficios, lineamientos, meto-
dologa, recursos, cronograma, responsables, entre
otros.
37
23. INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION - ISO Principles and functional require-

ments for records in electronic office enviroments. Part 2: Guidelines and functional re-
quirements for digital records management systems. ISO 16175-2. Geneva: ISO, 2011.
38
5. Armonizacin con Planes y Sistemas de Gestin

de la Entidad
En el marco de la poltica de eficiencia administrati-

va, la gestin documental est dirigida a identificar,
racionalizar, simplificar y automatizar trmites, as
como optimizar el uso de recursos; se articula con el
Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, el Plan
Estratgico Institucional, el Plan de Inversin, el Plan
de Accin Anual, el Plan Institucional de Archivos de
39
la Entidad PINAR y con los dems modelos y siste-

mas de la entidad, en aspectos tales como:
40
III. ANEXOS
a. Diagnstico de gestin documental: Realice

un anlisis de la situacin actual de la entidad en
el marco los procesos archivsticos que permita
identificar y evaluar los aspectos problemticos
y crticos, las debilidades, fortalezas, oportunida-
des y amenazas de la gestin documental de la
entidad. El uso de metodologas como el anlisis
DOFA24, el rbol del problema, la cadena de va-
lor, el PMI25, el balanced scorecard26, son de gran
utilidad para esta actividad.
b. Cronograma de implementacin del PGD: Ela-

bore un plan de trabajo consistente en un cro-
nograma de metas, hitos y actividades para la
implementacin, seguimiento y publicacin del
PGD y los responsables por cada actividad.
c. Mapa de procesos de la entidad: Incluya el do-

cumento que representa grficamente la estruc-
tura e interaccin de los procesos estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin del Sistema
Integrado de Gestin de la entidad.
24. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Gua anlisis DOFA. Anlisis DOFA es una
herramienta de diagnstico y anlisis para la generacin creativa de posibles estra-
tegias a partir de la identificacin de los factores internos y externos de una entidad,
dada su actual situacin y contexto. Bogot D.C.: La Universidad, 2012.
25. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institucin fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Direccin de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer es-
tndares de Direccin de Proyectos].
26. KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral herramienta
de gestin que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar informacin
peridica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos me-
diante indicadores. Barcelona: Fundaci per a la motivaci dels recursos humans, 2005.
41
d. Presupuesto anual para la implementacin del

PGD: Tenga en cuenta para su ejecucin, segui-
miento y control, los recursos financieros que per-
mitan la implementacin y el cumplimento de los
objetivos, metas y actividades trazadas en el PGD
a corto, mediano y largo plazo, en los planes es-
tratgicos, de accin anual y el Plan Institucional
de Archivos de la entidad PINAR.
e. Referentes normativos del PGD: Para la elabo-

racin del normograma puede tenerse en cuenta
la legislacin y estndares de buenas prcticas
relacionadas a continuacin, as como las nor-
mas que las sustituyan, adicionen o modifiquen,
actualicen o sean adoptadas para Colombia:
Legislacin colombiana:
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dic-

ta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Ttulo V. Gestin de Documentos.
Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se
crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la informacin pblica nacional y se
dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se de-
fine y reglamenta el acceso y uso de los men-
sajes de datos, del comercio electrnico y de
las firmas digitales, y se establecen las entida-
des de certificacin y se dictan otras disposi-
ciones.
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan nor-
mas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencin, investigacin y sancin de actos
de corrupcin y la efectividad del control de la
gestin pblica.
Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el C-
digo de Procedimiento Administrativo y de lo
42
Contencioso Administrativo.
Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide
el Cdigo General del Proceso y se dictan otras dis-
posiciones.
Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposicio-
nes generales para la proteccin de datos perso-
nales.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta
el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestin Docu-
mental para todas las Entidades del Estado.
Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamen-
ta el Sistema Nacional de Archivos, se establece
la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas
a la administracin de los archivos del Estado.
Decreto 1515 de 2013 Por el cual se reglamenta
la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transfe-
rencias secundarias y de documentos de valor his-
trico al Archivo General de la Nacin, a los Archi-
vos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el
artculo 8 y los literales 5 y 6 del artculo 12 del De-
creto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias
secundarias y de documentos de valor histrico al
Archivo General de la Nacin y a los archivos gene-
rales territoriales.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimien-
tos y trmites innecesarios existentes en la Adminis-
tracin Pblica.
Decreto 2364 de 2012 Por medio del cual se re-
glamenta el artculo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre
la firma electrnica y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2482 de 2012 Por el cual se establecen
43
los lineamientos generales para la integracin

de la planeacin y la gestin.
Decreto 2693 de 2012 Por el cual se estable-
cen los lineamientos generales de la estrategia
de Gobierno en lnea de la Repblica de Co-
lombia, se reglamentan parcialmente las Leyes
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
Directiva Presidencial 004 de 2012. Eficien-
cia Administrativa y Lineamientos de la Poltica
cero papel en la Administracin Publica.
Acuerdo 002 de 2014. Por medio del cual se
establecen los criterios bsicos para creacin,
conformacin, organizacin, control y consul-
ta de los expedientes de archivo y se dictan
otras disposiciones.
Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se re-
glamentan parcialmente los Decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboracin, presentacin, evalua-
cin, presentacin e implementacin de las
tablas de retencin y valoracin documental.
Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se es-
tablecen los criterios bsicos para la clasifica-
cin, ordenacin y descripcin de los archivos
en las entidades pblicas y privadas que cum-
plen funciones pblicas y se dictan otras dispo-
siciones.
Circular externa AGN 004 de 2010. Estndares
mnimos en procesos de administracin de ar-
chivos y gestin de documentos electrnicos.
Circular externa AGN 002 de 2012. Adquisi-
cin de herramientas tecnolgicas de gestin
documental.
Circular externa AGN 005 de 2012. Recomen-
daciones para llevar a cabo procesos de digi-
talizacin y comunicaciones oficiales electrni-
cas en el marco de la iniciativa.
44
* Normas de sistemas de gestin de documen-

tos. Marco de poltica de gestin documental:
NTC-ISO 15489-1: Gestin de documentos.

Parte 1: Generalidades.
GTC-ISO/TR 15489-2 Gua Tcnica Colombia-
na. Gestin de Documentos. Parte 2 Gua.
NTC-ISO 30300: Sistemas de gestin de regis-
tros: fundamentos y vocabulario.
NTC-ISO 30301: Sistemas de gestin de regis-
tros: requisitos.

* Normas para la implementacin de procesos

gestin documental:
Normas generales
NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcio-

nales de los registros en entornos electrnicos
de oficina. Parte 1: Informacin general y de-
claracin de principios.
UNE-ISO/TR 26122: Anlisis de los procesos de
trabajo para la gestin de documentos.
NTC-ISO 14533-1 Procesos, elementos de da-
tos y documentos en comercio, industria y ad-
ministracin. Perfiles de firma a largo plazo. Par-
te 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas
electrnicas avanzadas CMS (CAdES).
NTC-ISO 5985 Directrices de implementacin
para digitalizacin de documentos.
Norma ISO TR 13028: Directrices para la imple-
mentacin de la digitalizacin de documen-
tos.
Norma ISO 23081: Procesos de gestin de do-
cumentos. Metadatos para la gestin de do-
cumentos.
45
46
* Buenas prcticas
Manual para la implementacin de la estra-

tegia de Gobierno en Lnea en las entidades
del orden nacional de la Repblica de Colom-
bia (2012-2015).
Modelo de requisitos de las aplicaciones
para la gestin de los documentos electrni-
cos de archivos (MoReq2), publicado por la
Unin Europea.
47
48
Glosario
ACCESO: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar

o recuperar informacin.
AUTENTICIDAD: Caracterstica tcnica para preservar la

seguridad de la informacin que busca asegurar su vali-
dez en tiempo, forma y distribucin. As mismo, garantiza
el origen de la informacin, validando el emisor para evitar
suplantacin de identidades.
CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Los documen-

tos elaborados o recibidos en el curso de la actividad, se
convierten en documentos de archivo cuando se guar-
dan, esto es, se capturan en el SGDEA. En esta captura,
se clasifican, es decir, se les asignan cdigos que hacen
referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite
que el sistema los gestione.
CONSERVACIN DIGITAL: Se refiere generalmente al pro-

ceso de establecer y desarrollar a largo plazo, repositorios
digitales de referencia actual y futura. Consiste en la se-
leccin, la preservacin, mantenimiento, recoleccin y ar-
chivo de los objetos digitales.
CONVERSIN: Proceso de transformacin de un docu-

mento digital hacia otro objeto digital desde un formato
o versin de un formato hacia otro. [Archivos]. Vase tam-
bin: compatibilidad retrospectiva, estrategia de pre-
servacin de documentos de archivo, reingeniera de
software, migracin transformativa, actualizacin.
49
CONTENIDO ESTABLE: Contenido que tiene variabilidad vin-

culada, y por tanto ese contenido solamente puede tener
cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto
de reglas fijas preestablecidas. [Archivos]. Vase tambin:
forma fija, fijeza, variabilidad vinculada.
DIPLOMTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las ca-

ractersticas internas y externas de los documentos, confor-
me a las reglas formales que rigen su elaboracin, con el
objeto de evidenciar la evolucin de los tipos documenta-
les y determinar su valor como fuentes para la historia.
DISPONIBILIDAD: Caracterstica de seguridad de la infor-

macin, que garantiza que los usuarios autorizados tengan
acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez
que lo requieran asegurando su conservacin durante el
tiempo exigido por ley.
DOCUMENTO ELECTRNICO: Documento cuyo soporte

material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que
el contenido est codificado mediante algn tipo de cdi-
go digital que puede ser ledo o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetizacin.
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO: Registro de in-

formacin generada, producida o recibida o comunica-
da por medios electrnicos, que permanece almacenada
electrnicamente durante todo su ciclo de vida, produci-
da por una persona o entidad en razn a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cien-
tfico, histrico, tcnico o cultural, y que debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivsticos.
EMULACIN: La reproduccin del comportamiento y re-

sultados de programas y equipos de cmputo obsoletos
por medio del desarrollo de nuevos programas y equipos
que permiten la ejecucin de aquellos en computadores
50
actuales. [Informtica]. Vase tambin: encapsulado,

estrategia de preservacin, envoltura.
ESQUEMAS DE PUBLICACIN: Se refiere a la forma (cuadro,

sinopsis, etc.) como los sujetos obligados publican en la
pgina web o medios de divulgacin, la informacin mni-
ma obligatoria.
ESTAMPADO CRONOLGICO: Mensaje de datos que vin-

cula a otro mensaje de datos con un momento o periodo
de tiempo concreto, el cual permite establecer con una
prueba que estos datos existan en ese momento o perio-
do de tiempo y que no sufrieron ninguna modificacin a
partir del momento en que se realiz el estampado.
FIABILIDAD: Entendida como la capacidad de un docu-

mento para servir de prueba fidedigna aspecto que
hace referencia a la autoridad y veracidad de los docu-
mentos como prueba.
FIRMA ELECTRNICA: Mtodos tales como, cdigos, con-

traseas, datos biomtricos, o claves criptogrficas priva-
das, que permiten identificar a una persona, en relacin
con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado, respecto de los fines para los que
se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del
caso, as como cualquier acuerdo pertinente.
FORMA DOCUMENTAL: Cualidad de un documento de ar-

chivo que asegura que su contenido permanece comple-
to e inalterado. [Archivos]. Vase tambin: variabilidad
vinculada, fijeza, estable.
GESTIN DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades ad-

ministrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, pro-
cesamiento, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por los sujetos obligados, desde su
51
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su

utilizacin y conservacin.
NDICE ELECTRNICO: Relacin de los documentos elec-

trnicos que conforman un expediente electrnico o serie
documental, debidamente ordenada conforme la meto-
dologa reglamentada para tal fin.

INTEGRIDAD: Caracterstica tcnica de seguridad de la in-
formacin con la cual se salvaguarda la exactitud y tota-
lidad de la informacin y los mtodos de procesamiento
asociados a la misma.
INTEROPERABILIDAD: La capacidad que tienen programas

y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente
con otros sin ajustes o cambios especiales. [Informtica].
Vase tambin: compatibilidad, multiplataforma.
LEGIBILIDAD: Propiedad de los documentos de poder ser

ledo o comprensible.
METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS: Infor-

macin estructurada o semi-estructurada que permite la
creacin, gestin y uso de los documentos a lo largo del
tiempo.
MIGRACIN: Proceso de mover los registros de una con-

figuracin de hardware o software a otra sin cambiar el
formato.
PRESEVACIN: Procesos y operaciones involucrados para

asegurar el mantenimiento de registros en el tiempo.
REFRESHING (Refrescado): El proceso de copiar cierto con-

tenido digital desde un medio digital hacia otro (incluye
copiado al mismo tipo de medio). Tambin se le conoce
como: refresco. [Informtica]. Vase tambin: conver-
52
sin, migracin de documentos de archivo, migracin

transformativa, refrescado de documentos de archivo.
REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIN: listado de la In-

formacin bsica que tiene la entidad y que se puede co-
nocer a travs de sus instrumentos o guas y que debe ser
creado y mantener actualizado por los sujetos obligados.
REQUISITO FUNCIONAL: Es la funcin del sistema de soft-

ware o sus componentes.
REQUISITO NO FUNCIONAL: Requisito que especifica crite-

rios que pueden usarse para juzgar la operacin de un sis-
tema en lugar de sus comportamientos especficos.
SISTEMA DE GESTIN PARA REGISTROS (management sys-

tem for records)27: Sistema de gestin destinado a dirigir y
controlar los registros de una organizacin.
SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE

ARCHIVO - SGDEA: Herramienta informtica destinada a la
gestin de documentos electrnicos de archivo. Tambin
se puede utilizar en la gestin de documentos de archivo
tradicionales.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN: Conjunto de

estrategias y procesos de preservacin y conservacin,
acordes con el sistema de archivos establecido en la enti-
dad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, indepen-
dientemente del tipo de soporte, garantizando la integri-
dad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el
momento de su emisin, durante su periodo de vigencia,
hasta su depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo
vital.
27. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIN Y CERTIFICACIN. Informacin y docu-

mentacin. Sistemas de gestin de registros: fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 30300.
Bogot D.C.: El Instituto, 2013. 19 p.
53
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisin de los documen-

tos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico,
de conformidad con las tablas de retencin y de valora-
cin documental vigentes.
TRAZABILIDAD: Crear, capturar y mantener informacin

acerca del movimiento y uso de registros.
UNIDADES DE CONSERVACIN: Cuerpo que contiene un

conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservacin e identificacin.
USABILIDAD: Cualidad de un producto interactivo de ser

fcil de usar y comprender por quien lo usa. Es una discipli-
na que ha cobrado especial importancia en el campo del
diseo y desarrollo de sitios web.
VNCULO ARCHIVSTICO: Se entiende como la relacin de

los documentos de archivo entre s, por razones de proce-
dencia, proceso, trmite o funcin. Estos deben mantener-
se a lo largo del tiempo, a travs de agrupaciones como
series, sub-series o expedientes, mediante metadatos que
reflejen el contenido, el contexto y la estructura del docu-
mento y de la agrupacin documental a la que pertene-
cen.
54
Bibliografa
AMOROS, Antonio. Gestin del cambio y la innovacin.

Munich: InWent, 2005.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (Colombia). El Archivo

General de la Nacin de Colombia: diseo y funcionali-
dad. Bogot D.C: El Archivo, 2001. p. 3.
.. Gestin electrnica de documentos. Bogot D.C.: El

Archivo, 2012. p. 24.
BAKOUROS, Yiannis. Herramientas de gestin de la innova-

cin. University of Thessaly. [s.f.].
BEARMAN, David. The physical archives and the virtual ar-

chives. En Archivum, 1997, vol. XLIII. p. 150-167.
COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFOR-

MACIN Y LAS COMUNICACIONES. Manual para la imple-
mentacin de la estrategia de Gobierno en lnea en las
entidades del orden nacional de la Repblica de Colom-
bia 2012-2015. Bogot D.C.: El Ministerio, 2012.
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA. Metodologa

para la implementacin del modelo integrado de planea-
cin y gestin. Bogot D.C.: La Presidencia, 2012.
COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS. Guide for mana-

ging electronic records from an archival perspective. Paris.
International Council on Archives, 1997. 55 p.
55
COMUNIDAD AUTNOMA DEL PAS VASCO. Departamen-

to de Justicia y Administracin Pblica (Espaa). Modelo
de gestin documental del Gobierno Vasco. Vitoria: La
Comunidad, [2010].
CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE UNIVERSIDADES ESPA-

OLAS. La gestin de documentos electrnicos: recomen-
daciones y buenas prcticas para las Universidades. Bar-
celona: Universidad Politcnica de Catalua, 2007. 18 p
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de documentos en

las organizaciones. Madrid: Ediciones Pirmide, 2006. 311 p.
.. La gestin de los documentos electrnicos como

funcin archivstica. En: AABADOM. Julio-Diciembre, 2003.
p 4-10.
.. Manual de archivstica. Madrid: Fundacin Germn

Snchez Ruiprez, 2003. 413 p.
DAZ RODRGUEZ, Alfonso. La administracin de documen-

tos y la interoperabilidad en el escenario de la administra-
cin electrnica. Huelva (Principado de Asturias Espaa):
Diputacin Provincial del Principado, 2011.
.. El concepto de documento electrnico y su valida-

cin. La validacin de los documentos: pasado, presente
y futuro. Huelva (Principado de Asturias Espaa): Diputa-
cin Provincial del Principado, 2007.
DURANTI, Luciana. La conservacin a largo plazo de do-

cumentos electrnicos autnticos: hallazgos del proyecto
InterPARES. En: Anales de Documentacin. 2005, vol. 9.
.. The impact of digital technology on archival science.

En: Archival Science, 2001, vol. 1, no. 1, p. 39-55.
56
FEDERACIN INTERNACIONAL DE ASOCIACIONES DE BIBLI-

TECARIOS Y BIBLIOTECAS IFLA. Directrices para proyectos
de digitalizacin de colecciones y fondos de dominio p-
blico, en particular para aquellos custodiados en bibliote-
cas y archivos. La Haya (Holanda): IFLA, 2002.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIN Y CERTIFICA-

CIN ICONTEC. Gestin de documentos. Parte 1: Gene-
ralidades y Parte 2: Lineamientos. NTC-ISO 15489-1. Bogot
D.C.: El Instituto, 2010. 25 p.
.. Preservacin a largo plazo de la informacin basada

en documentos electrnicos. GTC-ISO-TR 18492. Bogot
.. Principios y requisitos funcionales para los registros en

entornos electrnicos de oficina. Parte 1: Informacin ge-
neral y declaracin de principios. NTC-ISO 16175-1. Bogot
.. Sistemas de gestin de registros: fundamentos y voca-

bulario. NTC-ISO 30300. Bogot D.C.: El Instituto, 2013. 19 p.
.. Sistemas de gestin de registros: requisitos. NTC-ISO

30301. Bogot D.C.: El Instituto, 2013. 30 p.
.. Referencias bibliogrficas. Contenido, forma y es-

tructura. NTC-5613. Bogot D.C.: El Instituto, 2008. 33 p.
INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIN (M-

xico). Metodologa para la valoracin y disposicin docu-
mental: aspectos tericos e instrumentales. Mxico: El Ins-
tituto, 2011.
INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION - ISO. Electronic

document file format for long-term preservation. Part 1: Use
of PDF 1.4 (PDF/A-1). ISO 19005-1. Geneva: ISO, 2005. 29 p.
57
.. Guidelines for standards drafters for stating records

management requirements in standards. ISO. 22310. Ge-
neva: ISO, 2006.
.. Principles and functional requirements for records

in electronic office enviroments. Part 2: Guidelines and
functional requirements for digital records management
systems. ISO 16175-2. Geneva: ISO, 2011.
.. Records management processes. Metadata for re-

cords. Part 1: Principles. ISO 23081-1. Geneva: ISO, 2006. 20 p.
.. Space data and information transfer systems -- Open

archival information system (OAIS) -- Reference model. ISO
14721. Geneva: ISO, 2012.
.. Space data and information transfer systems. Produ-

cer-archive, interface, methodology abstract standard.
ISO 20652. Geneva: ISO, 2006.
MXICO. MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD. Direccin

General del Archivo Nacional. Plan de reproduccin de
documentos en soporte de microfilm y digital 2011-2015.
Mxico: El Ministerio, 2011.
NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION. Re-

cords Management Service Components Program (RMSC)
Requirements Development Project Final Report. Washing-
ton D.C.: National Archives, 2005.
PUBLIC RECORD OFFICE. Functional requirements for elec-

tronic records management systems. Londres: Public Re-
cord Office, 1999, 58 p.
RIVAS FERNNDEZ, Jos Bernal. La experiencia de Costa

Rica en los procesos de valoracin, seleccin y elimina-
cin documental. En: Cdice. Bogot D.C. Enero junio,
2011, vol. 7, no. 1, p. 81-109.
58
SERRA SERRA, Jordi. Los documentos electrnicos: qu son

y cmo se tratan. Barcelona: Ediciones Trea, 2008. 187 p.
UNIN EUROPEA. SECRETARIADO FUNDACIN DLM FORUM.

Modelo de Requisitos de las aplicaciones para la gestin
de los documentos electrnicos de archivos (MoReq2).
Unin Europea: El Secretariado, 2010
UNIVERSIDAD DEL PAS VASCO. Gestin del cambio. 2011.
ZAPATA CRDENAS, Carlos. Directrices para estructurar un

programa de gestin de documentos en las organizacio-
nes. En: Cdice. Bogot D.C. Julio diciembre, 2005, no. 2,
p. 97-111.
ZAPATA CRDENAS, Carlos y PULIDO DAZA, Nelson Javier.

Propuesta para un modelo de gestin de documentos
electrnicos de archivo en la administracin pblica.
59
60

Autoevaluaion Elementos de La Comunicacion PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Autoevaluaion Elementos de La Comunicacion PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual para la implementacin de un Programa de Gestin Documental -PGD

MANUAL Implementacin de un Programa

Contra lo que algunos creen, la revolucin de la informtica

Bogot D.C. 2014

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Representante de los Archivos del Pas

Academia Colombiana de Historia

Coordinacin Editorial y Diagramacin Impreso en Colombia

1.Formulacin del Programa de Gestin Documental 9

2. Elementos del Programa de Gestin Documental

2. Lineamientos para los Procesos de la Gestin

3. Fases de Implementacin del PGD 34

5. Armonizacin con los Planes y Sistemas de Ges-

La referencia ms antigua sobre la organizacin de los

Bajo esta premisa, y del contexto histrico de la gestin de

En Colombia, por esta misma poca (1950), se expide el

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (Colombia). El Archivo General de la Nacin de

Colombia: Diseo y Funcionalidad. Bogot D.C: El Archivo, 2001. p. 3.

Por su parte, la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y

Con la reciente promulgacin de la Ley 1712 de 2014 Ley

En consecuencia, con esta publicacin, el Archivo General

Este manual formula los aspectos metodolgicos bsicos

Dicha poltica est encaminada a la racionalizacin, sim-

Esta herramienta inicia con la descripcin de los criterios

Posteriormente, se presenta el desarrollo de los elementos

Pese a la obviedad hay que insistir que en un Estado de

1. Formulacin del Programa de

1.1. Sujetos Obligados

De conformidad con el Artculo 15 Programa de Gestin

a) Toda entidad pblica, incluyendo las pertene-

e) Los partidos o movimientos polticos y los grupos

Las personas naturales o jurdicas que reciban o interme-

1.2. Qu es el Programa de Gestin Documental

Es el instrumento archivstico que formula y documenta a

1.3. Poltica de gestin documental

Las entidades pblicas debern formular una poltica de

1.4. Beneficios del PGD

Con la adopcin del PGD las entidades podrn:

* Reducir el volumen de documentos innecesarios, in-

* Facilitar el acceso y disposicin al pblico de la

1.5. Prerrequisitos para la elaboracin del PGD

* Formular la poltica de gestin documental cons-

blema, cadena de valor, PMI5, cuadro de mando

1.6. Con quines interacta el rea de archivo

La formulacin, aprobacin, publicacin, implementacin

1.7. Elaboracin y publicacin del PGD

* En coordinacin con las reas de planeacin, tec-

2. Elementos del Programa

El Programa de Gestin Documental -PGD, debe obede-

I. Cartula: Debe estar normalizada con el Sistema de

a. Ttulo: corresponde a la designacin Programa

d. Fecha de vigencia: se asignar cuando el PGD

II. CUERPO Y CONTENIDO

* Defina la importancia del PGD para la entidad.

* Defina la relacin del PGD con el Plan Estra-

* Identifique los requisitos y estndares aplica-

c. Pblico al cual va dirigido:

Identifique los usuarios de la entidad, de forma

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD

Elabore y mantenga actualizado un normo-

* Los estndares nacionales e internacionales

Acorde con lo establecido en el Plan Institucio-

* Conforme un equipo interdisciplinario, cons-