MAPA DE PROCESOS

Mapa conceptual ------------------------------------------------------------02

Introduccin----------------------------------------------------------------03

1. Organizacin Funcional Versus Organizacin por Procesos------------04

2. Mapa de Procesos--------------------------------------------------------05

3. Tcnicas para Identificar Procesos--------------------------------------06

5.1 Diagrama de Bloques----------------------------------------------06
5.2 Modelo Integrado---------------------------------------------------06
5.3 Cadena de Valor----------------------------------------------------07
5.4 Modelo Alemn (Icontec)------------------------------------------07

4. Tcnicas para caracterizar procesos------------------------------------08

6.1 Ficha de Procesos--------------------------------------------------09
6.2 Flujograma Integrado----------------------------------------------09
6.3 Modelo de Procesos------------------------------------------------10
6.4 Modelo de Crosby--------------------------------------------------10
6.5 Modelo Alemn (Icontec)------------------------------------------11
6.6 Modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de Formacin-11

5. Elaboracin del Mapa de Proceso------------------------------------------12

Glosario---------------------------------------------------------------------18

Bibliografia -----------------------------------------------------------------18

Crditos---------------------------------------------------------------------19

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Mapa Conceptual

El enfoque
organizacional
Para
diagnosticar la
Es necesario conocer
Situacin
Actual

Que puede ser

Enfoque de
Enfoque por estructura De una
procesos funcional

Organizacin

Modelar
Organizacin

De apoyo Estratgicos Organizacionales

Mediante

Una Estableciend o los

Mapa de
Procesos

Misionales
Para lo que
se requiere

de los PROCESOS
Una
Un
Cadena inventario Flujograma
de Valor integrado

Con tcnicas
Con tcnicas como como
Modelo de
Crosby

Modelo
Modelo Diagrama
Alemn
Integrado de Bloques
( Icontec )
Modelo de
procesos

Modelo a seguir
para la
Ficha de Modelo Alem n caracterizacin
procesos ( Icontec ) de procesos del
proyecto de
formacin

2
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Introduccin
El diagnstico (del griego diagnostiks, a
su vez del prefijo da-, a travs, y gnosis,
conocimiento o apto para conocer) hace
referencia al anlisis que se aplica para
determinar cualquier situacin, su estado
actual y cules son las tendencias o posibles
soluciones si se requieren.

Determinar el estado actual de la gestin de

la informacin en una organizacin o en un
punto especfico de esta, requiere conocer
previamente la forma en que esta organizacin
est estructurada y la forma como funciona,
esto con el fin de tener una visin sistmica y
juzgar mejor lo que est sucediendo.

Para lo anterior dos son los enfoques

organizacionales que se pueden considerar:
enfoque de estructura funcional y enfoque por
procesos.

Tomando el enfoque por procesos se debe

modelar la organizacin mediante un Mapa
de Procesos que permita ubicar todos los
elementos identificados dentro de esta, para
luego caracterizarlos y as determinar su
situacin actual.

3
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1. Organizacin Funcional Versus Organizacin por

Procesos

Dentro de las estructuras organizacionales dos de los enfoques

organizacionales que se pueden considerar son: El enfoque de estructura
Funcional y el Enfoque por Procesos.

Centrado en la estructura

Los empleados son el problema

Empleados
Hacer mi trabajo
Comprender mi trabajo
Evaluar los individuos
Cambiar a la persona
Siempre se puede encontrar un
mejor empleado
Motivar a las personas
Controlar a los empleados
No confiar en nadie
Quin cometi el error?
Corregir errores
Organizacin Funcional (Vertical) Orientado al servicio

Centrado en el proceso
Los empleados son el problema
Empleados
Hacer mi trabajo
Comprender mi trabajo
Evaluar los individuos
Cambiar a la persona
Siempre se puede encontrar un
mejor empleado
Motivar a las personas
Controlar a los empleados
No confiar en nadie
Organizacin por Procesos (Horizontal) Quin cometi el error?
Corregir errores
Orientado al servicio

4
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Por qu hacer uso del enfoque por procesos

para levantar requerimientos en una
Organizacin Empresarial?

Porque en la estructura Funcional las reas o departamentos

son relativamente autnomos y poseen un enfoque interno
ms que externo, lo cual propicia que el departamento realice
muy bien su trabajo especfico, pero esto no necesariamente
significa que los miembros del departamento se percaten
de la forma en que sus actividades repercuten en la
organizacin en su conjunto.

Contrario a lo anterior, el Enfoque por Procesos, permite

una visin sistmica, que impacta positivamente toda la
organizacin, a la hora de plantear la mejora o desarrollo de
un sistema de informacin como solucin a una necesidad.

2. Mapa de Procesos

Tomando el enfoque por procesos se debe entonces modelar la organizacin

mediante un Mapa de Procesos que permita ubicar todos los elementos
identificados dentro de esta, para luego caracterizarlos y as determinar
su situacin actual. La construccin del Mapa de Procesos se encuentra
dentro de la Gestin por procesos.

La Gestin de Procesos se construye

sobre 5 etapas consecutivas:

Inventario Mapa Seleccin

de procesos de procesos de procesos

Sin embargo, como notamos en la grfica anterior, previo a la realizacin

del Mapa de Procesos, estos se deben haber identificado y caracterizado,
para lo cual existen diferentes tcnicas.

5
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3. Tcnicas para Identificar Procesos.

Determinar cules son los procesos en una organizacin, e identificarlos,

permite dar gestin, administracin y control, eficaz y eficiente, sobre
la informacin que fluye a travs de ellos, de tal forma que la toma de
decisiones tenga un soporte slido.

La Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:

3.1 Diagrama de Bloques

Consignar Inscribir Evaluar

Cada proceso identificado debe tener una lnea completa de bloques.

Un diagrama de bloques es una representacin grfica y abreviada de

la relacin de causa y efecto entre la entrada y la salida de un sistema.
Proporciona un mtodo til y conveniente para caracterizar las relaciones
funcionales entre diversos componentes de un sistema.

El interior del rectngulo, que representa el bloque, usualmente contiene

la descripcin o el nombre del elemento.

3.2 Modelo Integrado

ConsignarI nscribir Evaluar

Gestin Administrativa Gestin docente

El modelo Integrado busca lograr una representacin grfica de la forma

como se agrupan y se relacionan las funciones en las diferentes secciones
del sistema (reas, departamentos, etc.), segn su naturaleza.

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3.3 Cadena de Valor

Docencia I nvestigacin Extensin Formar en programas

de pregrado y de posgrado

Propiciar el cambio
Administracin y avance de la sociedad

Direccionamiento Formador en el rea

de la salud a la comunidad

Macroproceso Misional
Macroproceso Apoyo

Se descompone en partes constitutivas como forma de anlisis.

La cadena de valor es una herramienta de anlisis, que facilita la
comprensin de algo tan dinmico e interactivo como es la estrategia
de una empresa. Es esencialmente una forma de anlisis de la actividad
empresarial mediante la cual descomponemos una empresa en sus partes
constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en
aquellas actividades generadoras de valor.

3.4 Modelo Alemn (Icontec)

Comunicacin E1 E2
PLANIFICACI N DIRECCIONAMIENTO
Retroa limentaci n ESTR ATGICA Y DEL S.G.C
S
E
C N
E
MACROPROCESO DE RE ALIZACIN R
V C
L L
C
E Retroa limentaci n con el cliente I
S C S

I I
I A
D R2 R2 R3 I T
A
Docencia Investigacin Extensin O I

E E
D
E Comunicacin S
S A F

N N
A
R L C
E C
Q MACROPROCESOS DE APO YO C
T T
U I
I L
N
S
I
E E
I A1 A2 A3
T
O
Gesti n
Logstica
Gesti n
Administrativa
Gesti n
Financiera
E
S N
T
A4 A5 A6 E
Gesti n Gesti n Gesti n
Informatica Documenta l Mejora
Quejas y reclamos

Entre otros rasgos este modelo presenta una descomposicin de una

empresa en sus partes (procesos) constitutivas, agrupndolas en macro
procesos denominados Estratgicos, Misionales o de realizacin y de
Apoyo.

7
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4. Tcnicas para caracterizar procesos

Qu es caracterizar un Proceso?
Caracterizar un proceso es identificar
1. Nombre del proceso
2. Responsable y objetivo (alcance)

6. Salidas
4. Proveedores 7. Salidas

5. Entradas 6. Salidas
3. Actividades (PHVA)

8. Recursos 9. Controles

El siguiente cuadro resume parte de la informacin que se debe suministrar

en la caracterizacin de un proceso:
Informacin Descripcin
Nombre del
1. Proceso.
2.1. Responsable Dueo o lder del proceso
2.2. Objetivo Finalidad del proceso en cuestin
2.3. Alcance Lmites del proceso en trminos de actividades. Ejemplo: comprende desde...hasta...

Ejecucin

3. Retroalimentacin o actuar
Correccin
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Acciones de mejora
4. Proveedores. Organizacin o persona que suministra un producto: bien o servicio
Materiales, documentos, datos, formularios diligenciados, informacin necesarios
5. Entradas. para ejecutar ciertas acciones o para ser transformados y generar las salidas.
Productos, servicios, documentos, datos, bienes, informes generados como
6. Salidas. consecuencia de las acciones ejecutadas en el desarrollo del proceso
7. Cliente Organizacin o persona que recibe un producto: bien o servicio.
Elementos como Equipos, servicios, personas, hardware, software, bases de datos
8. Recursos.
que intervienen en el proceso sin ser transformados.

9. Controles

8
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Una vez identificados los procesos debemos caracterizarlos, es decir

pasamos a describir sus rasgos o caractersticas, esto se logra a travs de
alguna o varias de diferentes tcnicas.

4.1 Ficha de Procesos

Para que?

Qu? Con qu?

Proceso:
Objetivo:
Alcance:

Modelos normalizados de fichas, que incluyen informacin relativa a los

procesos. De este modo se intenta dar una homogeneidad a los documentos
de toda la organizacin

4.2 Flujograma Integrado

Paso ActividadR esponsable Descripccin ...
1 Inicio
Secretarias
2 Registrar FNSP
contrato

Aprobar No
contrato
Aprobar
Decano
Si contrato

3 Registrar ...
Aprobacin

Controlar
Gesti n
4
Generar
Reportes

5 Fin

Este tipo de flujograma presenta de forma grfica el modelo del

procedimiento, adicionando, a cada paso de la secuencia, informacin
relevante como el responsable, la descripcin, etc.

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4.3 Ficha de Procesos

Insumos Proveedor Actividad Salida Cliente

Inicio

Registrar
contrato

Aprobar No
contrato
Aprobar
Si contrato

Registrar
Aprobacin

Controlar
Gesti n

Generar
Reportes

Fin

El modelo de procesos en su representacin sencilla muestra una

descripcin de los elementos bsicos de un proceso como son: insumo
(entrada), Proveedor, Actividad (procedimiento), salida, Cliente.

4.4 Modelo de Crosby

Nombre del Proceso

Lder: Objeto Alcance

Participante s:

Entradas Actividad de Seguimiento Salidas

y control

ProveedoresI ndicador Clientes

Requisito sD ocumento sR egistros

Entradas Proveedores Requisito s Actividade s Salidas Clientes Registros

El modelo Crosby agrega informacin adicional sobre la gestin y control

del proceso.

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4.5 Modelo Alemn (Icontec)

1. Contenido, 2. Flujograma, 3. Control de Registros, 4. Criterios, 5.
Definiciones, 6. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, 7. Anexo

Nombre del Proceso

Lder: Objeto Alcance

Participante s:

Entradas Actividad de Seguimiento Salidas

y control

ProveedoresI ndicador Clientes

Requisito sD ocumento sR egistros

Paso ActividadR esponsable Descripccion ...

El modelo Alemn, al igual que el modelo Crosby, contiene informacin

que permite medir indicadores de gestin del proceso.

4.6 Modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto

de Formacin.
MACROPROCE SO DE ()
PROCES O
OBJE TIVO
ALCANCE
RESPONSABL E
PROVEEDORE SE NTRADAS PROCEDIMIENTOS SALI DASU SUARIO S

INCLUIR AQU UN LINK A

LA(S) GRFICA(S) QUE
MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENT O
(DIAGRAMAS DE FLUJO O
MAPAS DE PROCESOS
CRUZADOS)
Recursos Documentos Registro sR equisito sS eguimiento

Medicin
Indicado rF ormula Frecuencia Metas
Medicin

El modelo a seguir para la caracterizacin del proyecto de formacin es el

presentado en la anterior grfica cuya plantilla encontrar disponible en los
materiales bajo el nombre de plantilla_caracterizacion_de_procesos.xls.

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5. Elaboracin del Mapa de Proceso

La Gestin de Procesos se construye sobre 5 etapas consecutivas:

Inventario Mapa Seleccin

de procesos de procesos de procesos

Antes de iniciar con la elaboracin de un Mapa de Procesos es necesario

tener presente la diferencia entre la finalidad de un Proceso y un
Procedimiento: Un Proceso responde a la pregunta QU? mientras que
un procedimiento responde a la pregunta CMO?, de ah que sea en
los procedimientos donde, entre otras cosas, se solicite un Diagrama de
flujo o mapa de proceso cruzado que representa el paso a paso o eventos
concatenados que se realizan al interior del proceso.

Para la elaboracin del Mapa de Procesos

Organizacionales se debe:
a. Identificar procesos. Se debe asignar un nombre identificativo a las
principales actividades que realiza la organizacin.

b. Inventario de Procesos. Una vez identificados los procesos se debe

lograr la lista completa de estos estableciendo, si es el caso, cuales estn
contenidos dentro de otros o tienen dependencia directa entre si, esta
lista ser el insumo para el siguiente paso.

c. Clasificacin de Procesos. Una vez logrado el inventario de los procesos

podemos clasificarlos en los siguientes Macroprocesos Organizacionales
teniendo presente a que corresponde cada uno:

Macro - Procesos Estratgicos: Procesos responsables de

analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del
mercado y de los Titulares de la Organizacin, para emitir las guas
adecuadas al resto de procesos de la organizacin y asegurar la
respuesta a las necesidades demandadas..

Macro - Procesos Misionales, Clave o de Realizacin: Procesos

que tienen contacto directo con el cliente, de hecho son los procesos
a partir de los cuales el cliente percibir y valorar la calidad de la
organizacin.

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Macro - Procesos de Apoyo: Procesos responsables de proveer

a la organizacin de todos los recursos necesarios, para poder
generar el valor aadido deseado por el cliente.

d. Mapa de Procesos. Ya identificados, inventariados (jerarquizados) y

clasificados los procesos se puede dar inicio a la construccin del mapa
de procesos de forma que se pueda tener una imagen global de las
interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de los grupos de
procesos.

Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un mapa de

procesos, se sugiere seguir la siguiente forma:

Aun cuando existen diversos diagramas para elaborar un

mapa de procesos, se sugiere seguir la siguiente forma:

LA ORGANIZACIN COMO CONJUNTO DE PROCESOS

P. ESTRATGICOS E
(PLANIFICACIN) X
T
Demandas E
grupos inters: P. CLAVE
-Clientes (ATENCIN DIRECTA AL CLIENTE) R
-Personal I
-Propiedad O
-Sociedad P. SOPORTE R
-Legislacin
(GESTIN)

A continuacin se presenta un ejemplo sencillo, a partir de un enunciado

para dar inicio a la elaboracin de un mapa de proceso:

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Caso de Estudio: La universidad XYZ

La universidad XYZ, a travs de su rea de planeacin institucional y la de
gestin de control, ha identificado que en su entorno, existe la necesidad
de formacin, investigacin y generacin de conocimiento, extensin y
proyeccin social, desarrollo humano para el progreso de la comunidad.

Por tal razn a decidido suplir estos servicios a la comunidad mediante su

organizacin, comprendiendo que para ello debe soportarse en la gestin
financiera, en una gestin de recursos tecnolgicos y de recursos humanos
entre otros.

A partir del anterior enunciado podemos identificar varias actividades que

estn implicadas dentro de la misin de la universidad, estas son:

Etapa 1: Identificacin de Procesos de

La universidad XYZ
Gestin financiera
Formacin
Investigacin y Generacin de conocimiento
Gestin de control.
Desarrollo humano.
Gestin de recursos tecnolgicos
Planeacin institucional.
Recursos humanos
Extensin y proyeccin social.
Al realizar el inventario se les puede dar el siguiente orden segn el grado
de importancia con relacin a la misin de la Universidad XYZ
Etapa 2: Inventario de Procesos de
La universidad XYZ
1. Extensin y proyeccin social.
2. Investigacin y Generacin de conocimiento.
3. Formacin
4. Planeacin institucional.
5. Gestin de control.
6. Gestin financiera
7. Desarrollo humano.
8. Gestin de recursos tecnolgicos
Una vez logrado el inventario podemos clasificar dichos procesos segn
los macroprocesos a los que correspondan:

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Etapa 3: Clasificacin de Procesos de

La universidad XYZ

Procesos 1. Planeacin institucional.

Estratgicos 2. Gestin de control.

1. Extensin y proyeccin social.

Procesos
2. Investigacin y Generacin de conocimiento.
Misionales 3. Formacin

Procesos de 1. Gestin financiera

Apoyo 2. Desarrollo humano.
3. Gestin de recursos tecnolgico

Pasando al primer Mapa de Procesos del caso La universidad XYZ.

Etapa 4: Mapa de Procesos de La universidad XYZ

UNIVERSIDAD XYZ
S
N PROCESOS ESTRATGICOS
A
CCE PLANEACIN CONTROL
T
C I
LE L S
I S I F
E I PROCESOS MISIONALES
E A
ND N C
TA
PROYECCIN INVESTIGACINF ORMACIN
T C
ED E I
S O
SE PROCESOS DE APOYO
N
S GESTIN
FINANCIERA RRHH TECNOLGICOS E
S
El conocimiento de la tcnica de diagramacin y mapeo de procesos
constituyen elementos decisivos para lograr una adecuada coordinacin y
el flujo eficiente de informacin en una entidad.

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 MAPA DE PROCESOS

En este ejercicio se realiza la caracterizacin del proceso de Apoyo

denominado Gestin Financiera:

Proceso seleccionado para diagnosticar

Situacin Actual: Gestin Financiera.

PROCESOS

GESTIN
FINANCIERA

Seleccionado el proceso se pasa a su respectiva caracterizacin.

Etapa 5: Caracterizacin del Procesos

Gestin Financiera de La universidad XYZ.
MACRO - PROCESO DE APOYO
UNVERSIDAD XYZ
PROCESO: GESTIN FINANCIERA
Controlar los recursos financieros de manera eficiente y producir la informacin como insumo para la toma de decisiones de la alta
Objetivo:
direccin y dems requerimientos de los diferentes entes de control.
Desde el momento de la liquidacin del presupuesto donde se fijan los topes mximos de ingresos y egresos para ser controlados
Alcance:
durante la vigencia concluyendo con el cierre de la misma y la presentacin de informes.
Responsable: Este proceso es responsabilidad del rea Financiera.

Proveedores Entradas Procedimientos Salidas Usuarios

CONSTITUCION DE RESERVAS Informe de Constitucin de

rea Financiera - Presupuesto Obligaciones de Vigencia anterior PRESUPUESTALES Reservas presupuestales Divisin Financiera
Todas las dependencias
Solicitud de Certificado de CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
Rectora CDP
Disponibilidad Presupuestal PRESUPUESTAL
Divisin Financiera -
Ordenes de Pago PAGOS Comprobante de Egreso Divisin Financiera
Contabilidad
Divisin Financiera -
Bancos Extracto Bancario CONCILIACIONES BANCARIAS Partidas conciliatorias
Tesorera
Dependencias que intervienen Boletines actualizacin de Alta Direccin y Organos
CRUCE DE INFORMACION Estados Financieros
en el proceso contable informacin de Control y Gestin
LINK A DIAGRAMAS NECESARIOS ( DE FLUJO, MAPA DE PROCESO CRUZADO, ETC )

Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento

Sistema de informacin
Hardware y Software-Red
Software SIDEF (Contralora)
Software Sistema Integrado de
Informacin Financiera -SIIF-
PRO18DFN (Constitucin de Toda solicitud de
Reservas) Certificado de disponibilidad presupuestal NTC-ISO 9001:2000 contratacin, debe contar
Certificado de Registro presupuestal con un CDP, que ampare
Registro de cuentas por pagar la reserva de recursos.
Registro de pagos efectivos

Medicin
Indicador Formula Frecuencia Metas Fecha
Medicin
Oportunidad expedicin Sumatoria (Fecha expedicin - 100% de CDP y CRP
Mensual
CDP/CRP fecha solicitud)/CDP y CRP expedidos en 2 das

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La caracterizacin puede incluir una referencia a una representacin

grfica (diagrama de flujo de procedimiento), as puede apreciarse
con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades,
analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos,
como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, la
representacin grfica logra evidenciar los problemas con mayor claridad
dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora y el planteamiento
de soluciones.

Etapa 5a: Diagrama de Flujo de una de las actividades

del Proceso Gestin Financiera de La universidad XYZ

GESTIN TODAS LAS

RECTORA DEPENDENCIAS
FINANCIERA

SI

NO

Con lo logrado hasta este momento se tienen insumos que permitirn,

frente a la situacin actual, identificar los inconvenientes u oportunidades
con relacin a la gestin de la informacin, de tal forma que se pueda
plantear alternativas de solucin coherentes.

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Glosario
Proceso: Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)
que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas
circunstancias en un determinado lapso de tiempo.

Procesos Apoyo: Procesos responsables de proveer a la organizacin de

todos los recursos necesarios

Procesos Estratgico: Procesos responsables de analizar las necesidades

y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los Titulares de la
Organizacin

Proceso Misional: Procesos que tienen contacto directo con el cliente

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Recursos Bibliogrficos
Cullar M, Guillermo A.(s.f.). Universidad del Cauca Modelado de procesos
diagrama de flujo de datos especificacin de procesos. Consultado el 27
de Diciembre de 2013 y disponible en: http://fccea.unicauca.edu.co/old/
modelos.htm

Carestia, Nirva Ana. Garca, Mara Amalia.Universidad Nacional de San Juan.

(s.f.). Sistemas de Informacin y Gestin por Procesos factores clave en
la Responsabilidad Social Universitaria. Consultado el 27 de Diciembre de
2013 y disponible en: http://conaiisi.frc.utn.edu.ar/PDFsParaPublicar/1/
schedConfs/7/99-468-1-DR.pdf

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Experto temtico
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Lder expertos temticos
Lder lnea de produccin

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