P-GC-01

Versin: 03

CARACTERIZACIN DEL PROCESO

GESTIN DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Vigente desde:

08-07-2013

Identificacin del proceso:

GESTIN DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Responsable:

JEFE DE COMPRAS

Objetivo:

Adquirir, de manera oportuna, bienes y servicios necesarios que cumplan con los requisitos y especificaciones establecidas para asegurar el adecuado
funcionamiento del SGC.

Alcance:

Inicia con la recepcin de solicitudes de suministros o de compras y termina con su entrega oportuna.

PROVEEDORES/ ENTRADAS
1. PROVEEDORES: Cotizaciones e informacin
sobre la empresa, productos y servicios.
Equipos, materiales, insumos y servicios.
2. PROCURADURA DE LA SALLE: Directrices
y polticas administrativas.
3. GESTIN DIRECTIVA: Establecimiento de
necesidades de bienes y servicios. Directrices
administrativas.
4. GESTIN DE LA CALIDAD: Informes de
evaluacin y seguimiento del proceso.
5. GESTIN DEL TALENTO HUMANO:
Personal competente y necesario para el
proceso.
6. GESTIN FINANCIERA: Asignacin de
recursos financieros para la gestin del
proceso.

ACTIVIDADES
PLANEAR
1. Estudio proyectivo de promedio de
utilizacin de productos y servicios.
2. Anlisis de solicitudes de productos y
servicios contra posibles proveedores,
costos, existencias y disponibilidad de
recursos.
3. Planear la realizacin de la evaluacin
de los proveedores.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

ACTUAR
1. Asignar tareas para los procesos del
SGC en orden a garantizar la mejora del
sistema.
2. Disear e implementar acciones
correctivas, preventivas.

1.
2.

3.
4.

HACER
Gestionar las solicitudes de compras.
Realizar la seleccin, evaluacin y
reevaluacin de proveedores.
Administrar y controlar los productos
adquiridos.
Realizar el seguimiento de los servicios
contratados.
Llevar el Inventario de activos fijos de la
Institucin.
Gestionar los soportes de los productos y
servicios adquiridos.
VERIFICAR
Verificar el cumplimiento de los requisitos
de los proveedores.
Verificar el cumplimiento de los
requerimientos de los productos y
servicios.
Realizar el seguimiento de los servicios
contratados.
Evaluar el desempeo del proceso.

CLIENTES/ SALIDAS
1. PROVEEDORES: Informes sobre evaluacin
de proveedores, productos y servicios.
2. GESTIN DIRECTIVA: Informes de gestin
del proceso y estado de inventarios.
3. GESTIN DE LA CALIDAD: Informe sobre
estado de acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
4. GESTIN FINANCIERA: Facturas y soportes
de compras.
5. TODOS LOS PROCESOS DEL S.G.C:
Entrega de equipos, materiales, insumos y
servicios.

7. TODOS LOS PROCESOS DEL S.G.C:

Solicitudes de suministros y de compras.

PERSONAL QUE PARTICIPA:

Rector, Jefe de Compras, Coordinador Financiero, Almacenista.

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Versin: 03

CARACTERIZACIN DEL PROCESO

GESTIN DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Vigente desde:

08-07-2013

RECURSOS

Equipos de cmputo y de oficina (hardware,

software, redes).
Equipos de comunicacin.
Planta fsica.
Almacn.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Manual de la calidad.
Cronograma Institucional.
Manual de polticas administrativas de la Procuradura de La
Salle.
Procedimiento de compras.
Procedimiento de seleccin, evaluacin y reevaluacin de
proveedores.
Procedimiento de administracin de inventarios.

REQUISITOS POR CUMPLIR

LEY:

Normatividad fiscal y tributaria.

CLIENTE:

Calidad en los equipos, materiales y servicios.

INSTITUCIN:
NTC ISO 9001:

Documentos proporcionados por los proveedores.

Listado de proveedores Solicitudes de compras.
Los documentos generados por el SGC (Ver Listados maestros
de documentos y de registros).

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

Cumplimiento del Manual de polticas administrativas del Distrito

Lasallista de Bogot.
Cumplimiento de criterios de aceptacin
Especficos: 7.4
Generales: 4.1, 4.2, 5.6, 6.1, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5

Informes de gestin.
Evaluacin y reevaluacin de proveedores.
Control de inventarios.
Control de la calidad de los productos y servicios adquiridos.
Cumplimiento de requisitos en la entrega de los productos y servicios solicitados.
Ver matriz de indicadores del SGC.

Revis:
Hno. Niky Alexnder Murcia Surez FSC.
Secretario de Educacin Distrital

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Aprob:
Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque FSC.
Visitador Provincial

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