Servicios avanzados de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia

Competitiva en Pymes: el caso Zaintek

Sonia Sáenz de Lacuesta Sáez de Ocáriz

Gestora de Información de Zaintek

Maitane Bilbao Arruza

Institution:
Diputación Foral de Vizcaya
Departamento de Innovación y Promoción Económica
Zaintek
Sabino Arana, 8
48013 Bilbao - Bizkaia
ESPANA
Teléfono: +34 94 4396750
sonia.saenz.de.lacuesta@bizkaia.net
zaintek@bizkaia.net

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Resumen

Por iniciativa del Departamento de Innovación y Promoción Económica, surgió

Zaintek, Servicio de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva, que
viene realizando una labor de sensibilización a las pymes de Bizkaia sobre el
uso de la información como herramienta de gestión estratégica, además de
ofrecer un vehículo de comunicación y de oferta permanente a través de su
web (www.zaintek.net)

La presente comunicación tiene la intención de plasmar los objetivos

perseguidos, la metodología utilizada, el itinerario de servicios y el desarrollo de
los Sistemas de Información Empresarial (SIE) a la medida de las pymes de
Bizkaia con una muestra de los resultados obtenidos hasta la fecha.

Pretende ser una muestra del papel dinamizador de la Administración en la

sensibilización acerca de la importancia de la incorporación de la información
estratégica como herramienta de apoyo a las pymes en la toma de decisiones.

Palabras clave: Vigilancia Tecnológica; Inteligencia Competitiva; Sistemas de

información empresarial

Introducción

Un ingrediente básico del éxito empresarial a largo plazo es el acceso, en

tiempo y forma, a la información estratégica para su posterior transformación
en pautas para la acción. Todo lo que se haga en el sentido de apoyar este
proceso en las pymes y posibilitar que el empresario no se sienta solo en la
toma de decisiones, siempre ha de ser bienvenido.

Los cambios que se producen en el entorno de la empresa son significativos, y

no siempre son claras sus posibles repercusiones. Sólo un correcto
conocimiento y comprensión del entorno permite la detección de oportunidades
y amenazas.

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Una empresa que tenga acceso a información estratégica, promueva la
comunicación, donde los gestores mantengan contactos con fuentes externas
de información y sea capaz de transformar esta información en gestión,
incrementará exponencialmente sus posibilidades de obtener innovaciones de
éxito. La información ha de considerarse un factor más de producción de la
empresa: debe organizarse su captura, tratamiento y distribución.

Pocas empresas (y menos aún las pymes), consideran aún la posesión de

información estratégica como una inversión de futuro. Ni aún en el caso de que
la consideren, no es fácil decidir qué parte de información accesible es válida, a
ello se suma el hecho objetivo de que la información más relevante puede no
estar accesible.

Es precisamente esta búsqueda de información valiosa la que obliga a la

vigilancia, ya que la empresa debe procurarse información útil para la toma de
decisiones.

Detectar tendencias y/o tecnologías clave, captar y analizar acciones de los

competidores, analizar los últimos desarrollos de los proveedores, son sólo
algunos de los aspectos a considerar por medio de unas actividades
coordinadas de vigilancia.

Desarrollo y objetivos del proyecto ZAINTEK

El punto de partida surge con la creación en Bizkaia durante los últimos años
de una infraestructura de soporte tecnológico (Centros Tecnológicos,
Universidad, Parques Tecnológicos,…), a ello se suma una red de empresas y
organizaciones expertas en las diversas disciplinas de todos los ámbitos de la
gestión empresarial, y todos ellos agentes asociados a la prestación efectiva
de nuevos servicios a las empresas, en lo que se ha dado por llamar la
transición hacia la Sociedad del Conocimiento.

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El Departamento de Innovación y Promoción Económica de la Diputación Foral
de Bizkaia, continuando con su labor de difusión de herramientas avanzadas y
mejores prácticas en el ámbito de la gestión empresarial, impulsó en el año
2002 una iniciativa pionera: Zaintek. Servicio de Vigilancia Tecnológica e
Inteligencia Competitiva

Los objetivos que persigue Zaintek como servicio público de Vigilancia

Tecnológica e Inteligencia Competitiva dirigida a pymes de Bizkaia de menos
de 100 empleados son los siguientes:

o Facilitar a la empresa la información anticipadora necesaria para la toma

de decisiones estratégicas
o Establecer un flujo de información entre: empresas / entorno / expertos
o Identificar factores críticos de éxito
o Detectar con anticipación la evolución de los mercados actuales y
potenciales
o Adquirir una mayor cultura innovadora
o Potenciar el proceso de mejora continua
o Reforzar e impulsar el apoyo total a la I+D+I

Metodología

Funcionamiento Zaintek:

Empresa

Necesidad Solución

Equipo Zaintek

Centros Universidades Entidades Otros agentes

Tecnológicos públicas

Asociaciones Expertos Consultores

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Zaintek tiene dos niveles de integración:

o por un lado la Extranet con una aplicación web de acceso restringido a los
expertos integrados en la red de colaboración de Zaintek y al propio
coordinador. Es aquí donde se realiza todo el trabajo interno y se
encuentran configurados los flujos de trabajo entre usuarios-coordinador-
expertos.

o por otro lado, Zaintek ha configurado sus servicios a través de la página

web (www.zaintek.net). Esta página está dividida en dos partes:

o Zona pública: donde el acceso es libre para cualquier persona que

entre en la página web de Zaintek (www.zaintek.net) y tiene acceso a
la siguiente información:

o Noticias
o resúmenes de informes tecnológicos y sectoriales
o hemeroteca
o acceso a los documentos de la biblioteca
o boletín mensual Zaintek
o debates
o autodiagnóstico
o formación
o enlaces
o buscador de ayudas y subvenciones.

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 o Zona miembros: donde el acceso es gratuito para las pymes de
menos de 100 empleados de Bizkaia. Se accede mediante una clave
de acceso, a todos los servicios personalizados de información
estratégica y de vigilancia, entre los que se incluyen:

o Boletín personalizado de noticias de interés

o Informes tecnológicos y sectoriales a texto completo
o consultas
o alertas
o tutorías
o autodiagnóstico
o sistemas de información empresarial (SIE).

Itinerario de servicios Zaintek

Por tanto, los servicios a los que pueden acceder los miembros Zaintek son los
siguientes:

- Servicio de Consultas, donde se da respuesta a las necesidades de

información puntual que surgen en la empresa durante el desarrollo de su
actividad.
- Servicio de Alertas, donde se da respuesta a las necesidades de información
continua en la empresa. Tras definir un perfil de necesidades concretas de
información, se actualiza de acuerdo al periodo establecido.
- Servicio de Tutoría, donde el tutor comparte su conocimiento y dedica su
esfuerzo para que la empresa tutelada disponga de nuevas perspectivas,
enriquezca su forma de trabajo en el área de la gestión de la información y
desarrolle los recursos potenciales de su empresa.
- Servicio de Autodiagnóstico, donde la empresa puede realizar, de forma
automatizada, un autodiagnóstico de su empresa, de forma que pueda ver la
situación actual de la empresa y se le indica una serie de primeras acciones
recomendadas.

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- Sistemas de Información Empresarial (SIE). Este servicio, por ser el servicio
estrella de Zaintek, se le dedica un apartado diferente.

Desarrollo de un Sistema de Información Empresarial (SIE)

El Sistema de Información Empresarial (SIE) se constituye como una herramienta

que sistematiza la captación, análisis, tratamiento, difusión y utilización en la
empresa de la información de interés del entorno. Y cuando nos referimos a
información nos referimos a “información útil” para la correcta toma de decisiones:
disponer de la información adecuada en el momento requerido es una fuente de
ventaja competitiva para la organización que sea capaz de gestionarla
correctamente.

Los SIEs constan de dos fases: Diagnóstico e Implantación. Las empresas

miembro Zaintek, pueden solicitar tanto el diagnóstico como la implantación de un
Sistema de Información Empresarial a medida de la empresa.

Los objetivos que persigue el SIE son los siguientes:

o Sensibilizar respecto a la importancia de sistematizar el acceso a la

información estratégica para la toma de decisiones
o Proporcionar un proceso de trabajo ordenado y operativo
o Propiciar la participación de todos los agentes relevantes de la empresa en
el diseño, implantación y mantenimiento del SIE
o Servir como campo de experimentación, definición y difusión de una
metodología que se ajuste a las necesidades de nuestras pymes
o Lograr un resultado final realista y asumible para una pyme

El SIE es una herramienta que ayuda a la empresa en un primer momento a

detectar la información existente en la organización y su estado (calidad, cantidad
y registro), tras lo cual se pueden identificar las posibles carencias de información
que puedan existir para poder así definir la información necesaria para una

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correcta gestión de la actividad. De esta forma se puede diseñar una
metodología para el mantenimiento del sistema en la empresa, aprovechando
TODAS las vías existentes en la organización y detectando y estructurando
fuentes externas.

Para que se pueda llevar a cabo el SIE, hay que involucrar a diferentes agentes
de forma que entre todos se lleve el proyecto adelante. El liderazgo de la
dirección en el proceso de implantación y convencimiento respecto a la
importancia de la información para la correcta gestión de su organización es vital.
Al mismo tiempo hay que identificar un responsable de proyecto de la empresa
para de esta forma ir configurando un equipo de proyecto en el que están además
involucradas todas las personas relevantes de la empresa.

Por tanto, el equipo de proyecto está compuesto por: Zaintek, consultor/a, la

empresa con un responsable de equipo, las personas relevantes de la empresa y
el resto del equipo, una persona de soporte y el proveedor de tecnologías de
información.

Todo este proceso de diagnóstico e implantación se lleva a cabo por un

consultor/a homologado/a por el servicio Zaintek. Esta homologación se hace de
acuerdo a la metodología descrita en el “Manual de Implantación de un Sistema
de Información empresarial SIE” editado por Zaintek.

Cronograma del proyecto

La implantación de un SIE en una pyme es un proceso con una duración

estimada de 6 meses. Este lapso de tiempo es sumamente variable y dependerá
fundamentalmente de:

o la mayor o menor complejidad del contexto en el cual despliega la actividad

la empresa
o situación de partida del SIE de la empresa

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o desarrollo de la plataforma tecnológica.

A modo de resumen se podría decir que las acciones y tiempo de duración

transcurren de la siguiente manera:

Reunión
lanzamiento

BÚSQUEDA Y
PETICIÓN DEFINICIÓN ALNALISIS Y PRESENTACIÓN
SELECCIÓN
SERVICIO SIE ALCANCE DIAGNÓSTICO INFORME
DE AGENTES
SERVICIO DIAGNÓSTICO
S/ALCANCE

1 semana 1 semana 4 semanas

3 meses

PRESENTACIÓN SI ACOMETER NO
SIE E IMPLANTACION
DESARROLLO FIN
IMPLANTACIÓN
INFORME

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se FORMACIÓN
ma DE
na USUARIOS
s

REVISIÓN
EVALUACION Y SIE E
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO INFORME

4 semanas

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Resultados y conclusiones

Tal y como se ha comentado al principio de la presentación, Zaintek es un

servicio de la Diputación Foral de Bizkaia, por lo que es un sistema puesto en
marcha con el dinero público.

Desde su puesta en marcha en febrero de 2002, hoy en día tenemos 672

miembros Zaintek a los que se ha dado respuesta a 810 consultas; se han
realizado 196 alertas y se han puesto en marcha 29 SIE’s: 12 en fase de
diagnóstico y 17 en fase de implantación.

Los servicios de tutoría y de autodiagnóstico son servicios puestos en marcha

recientemente, por lo que a la hora de presentar esta comunicación todavía no
tenemos datos fehacientes.

Por tanto, teniendo en cuenta todos estos datos, se puede decir que Zaintek es
un servicio pionero en ofrecer a las pymes un servicio completo de Vigilancia
Tecnológica e Inteligencia Competitiva.

Bibliografía

- El reto de los Sistemas de Información Empresarial (SIE) en las empresas:

acciones en 5 pymes de Bizkaia. Diputación Foral de Bizkaia, 2005
- El reto de la Vigilancia Tecnológica en las empresas: acciones en quince
pymes de Bizkaia. Diputación Foral de Bizkaia, 2004
- ZAINTEK, Manual de Implantación de Sistemas de Información Empresarial
(SIE) en las pymes. Diputación Foral de Bizkaia, 2003
- ZAINTEK, Guía de Vigilancia Tecnológica: Sistemas de Información
estratégica en las pymes, Diputación Foral de Bizkaia, 2003
- ZAINTEK. Servicio de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva del
Dpto. de Promoción Económica de la Diputación Foral de Bizkaia.
http://www.zaintek.net

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- COTEC, Vigilancia tecnológica, COTEC, 1999
- CRIQ, Centro de Investigación Industrial de Québec. http://www.criq.qc.ca/fr
- CDIES, Comité de Desarrollo de Inteligencia Económica y Estratégica en la
Región de Nord-Pas de Calais (Francia).

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