Vision General SAP PDF

Direccin Corporativa de Finanzas
Subdireccin de Sistemas de Informacin

Gerencia de Soporte y Operacin Financiera
V
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s
i

n
G
e
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e
r
a
l
d
e
S
A
P
Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006 1

Contenido
Objetivo del documento i
SAP como empresa s
Generalidades del sistema SAP R/3 i

Conceptos
n
Caractersticas
Configuracin
G
Soluciones y componentes SAP e
Soluciones
n
Componentes e
Funcionalidad SAP R/3 r
Funcionalidad SAP BW y SAP SEM a
Ejemplo de soluciones mySAP l
Entorno de Operacin del Sistema SAP
Cuentas de usuario d
Dueo de Proceso e
Mesa de Ayuda
Utilizacin en el grupo PEMEX S
A
P

Objetivo del documento
V
i
s
i
El objetivo del presente documento es el de proporcionar a los usuarios
del sistema SAP en el Corporativo, los conocimientos bsicos acerca de n
las soluciones, los componentes de aplicacin y la terminologa en SAP.
G
e
Esto les permitir tener una visin general de la solucin y podrn ubicar
n
sus actividades en el contexto general de funcionamiento del sistema e
SAP en el Corporativo. r
a
l
d
e
S
A
P

SAP como empresa
V
S A P significa, Systems, Aplications and Products in Data Procesing i
s
i
SAP AG, es una empresa alemana con mas de 30 aos de experiencia y ofrece una

serie de productos para una amplia variedad de empresas y distintas soluciones de
negocio para empresas de diversos tamaos. n
Actualmente cuenta con ms de 36,000 clientes en el mundo y es la compaa de G

software de negocio ms grande a nivel mundial teniendo presencia en mas de 120 e
pases. n
e
SAP es un software, es decir, un sistema desarrollado por la compaa SAP AG y r
comercializado en Mxico por la compaa SAP Mxico S.A. de C.V. a
l
SAP R/3 es una solucin de negocio implementada en Pemex Corporativo desde
febrero de 1997, sustituyendo a los Sistemas Institucionales de aquella poca (SIC
d
Sistema Institucional de Contabilidad, SICEP, Sistema Institucional de Control del
e
Ejercicio Presupuestal, SIPAT Sistema Institucional de Pago a terceros), entre otros.
S
A
P

Generalidades del sistema SAP R/3
Conceptos
V
Versiones: i
Debido a cambios en las Leyes, Lineamientos, Normas, Reglamentos, etc., tanto s
internas como externas, as como tambin por la evolucin tecnolgica e integracin de i
las mejores practicas, a todo software se le realizan adecuaciones y/o mejoras, para as
continuar apoyando la operacin de las empresas. Por lo tanto SAP AG libera n
peridicamente nuevas versiones a fin de mantenerse a la vanguardia en lo que al ERP
respecta. La versin con la que hoy da se realizan las operaciones en el Corporativo se G
conoce como SAP R/3 Enterprise 4.7.200. Siendo R/3 la tercera generacin del
e
sistema y Enterprise 4.7.200 la versin.
n
e
ERP:
r
SAP R/3 es un sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que procesa datos en
tiempo real y los graba en una base de datos central, para que la empresa pueda a
acceder con rapidez a su informacin y as alcanzar un elevado nivel de control, l
transparencia y eficacia.
d
Mejores practicas: e
SAP R/3 ha integrado, a lo largo de los 30 aos de desarrollo, las mejores prcticas,
experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. Esto es, la forma mas optima S
de realizar un proceso a nivel mundial. A
P

Caractersticas
V
Seguridad: i
Permite el acceso especfico a los procesos de informacin que demanda un usuario en s
el sistema, por medio de la definicin de autorizaciones, roles y la asignacin de estos a i
claves de usuario.
n
Integral:
SAP R/3 tiene como objetivo la integracin de la informacin de los diversos procesos de G
negocio en la empresa y el registro de operaciones a nivel de origen, de manera que las
e
diversas operaciones de la empresa estn relacionadas y son afectadas o afectan a
n
otras funciones siguiendo un modelo de procesos integral.
e
r
Compatible:
SAP R/3 ha evolucionado de manera que es un sistema abierto a la interaccin con a
diversas plataformas de bases de batos y sistemas operativos con lo cual se garantiza su l

buen funcionamiento, con una adecuada interaccin e integracin con aplicaciones
empresariales y servicios Web independientes de la plataforma SAP, pues el Sistema d
SAP R/3 est basado en estndares de la industria. e
S
A
P

Caractersticas
V
i
No modificable: s
Contractualmente se establece que la funcionalidad estndar no se modifica dentro del i
sistema para as asegurar la garanta del producto.
n
Configurable:
Permite definir dentro del estndar del sistema SAP R/3, los procesos de negocio de G
nuestra empresa, incorporando la normatividad correspondiente, por medio de registros
e
maestros, catlogos, validaciones y la seleccin de la funcionalidad propuesta.
n
e
r
a
l
d
e
S
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P

Configuracin
V
i
A continuacin mostramos los conceptos bsicos en los que se basa el sistema SAP R/3 a fin de ser
s
utilizados para representar la estructura de una empresa y los procesos empresariales que se
realizan en el sistema. Estos son: elementos de organizacin, datos maestros y transacciones. i

Elementos de organizacin: n
Definen la estructura organizacional de una empresa dentro de SAP y se emplean en las
aplicaciones SAP mediante elementos de organizacin tales como la sociedad, centro, G
almacn, entre otros. e
n
Datos maestros: e
Creados en forma centralizada y disponibles para todas las aplicaciones y todos los r
usuarios autorizados, tales como datos maestros de proveedores, acreedores, clientes y a
materiales entre otros.
l
Los datos maestros permiten definir, dentro de la funcionalidad estndar del sistema, las
caractersticas y comportamiento de los procesos de negocio apoyados.
d
e
Transacciones:
Son programas de aplicacin que ejecutan especficamente un proceso empresarial en el
sistema SAP, tales como la creacin de un pedido, una cuenta por pagar cobrar entre S
otras. A
P

Soluciones y componentes SAP
SAP ofrece una amplia gama de productos para diversos sectores y empresas de todos los
tamaos, los cuales son escalables, es decir, se pueden ajustar al tamao de los procesos de V
una empresa y a sus cambios constantes. As, al conjunto base de productos o soluciones se i
le llama mySAP Business Suite y es la forma en que se comercializa. s
i
SAP Componentes de Aplicacin SAP Componentes Tecnolgicos

n
SAP Master Data

s
Infraestructuret
SAP Enterprise
SAP Exchange
es
Ifraestructure
in
SAP Web AS
Management
s
Enterprise
SAP Mobile
Bu G
SAP CRM
SAP SCM
SAP SRM
SAP SEM
SAP R/3
P te
SAP BW
SAP KM
A
yS ui e
Portal
m S
n
e
mySAP CRM r
mySAP Business Soluciones
a
mySAP SRM
l
mySAP SCM
d
mySAP PLM e
mySAP ERP
S
A
mySAP Business Suite, se integra de soluciones y estas a su vez por componentes.
P
Soluciones y componentes se pueden utilizar de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
Soluciones: V
i
Una solucin permite realizar procesos y funciones de negocio y se integra por un
s
conjunto organizado de componentes, para su identificacin se le antepone el prefijo
i
mySAP. Algunas de ellas son:

n
mySAP CRM Customer Relationship Management G
mySAP SCM Supply Chain Management e

n
mySAP SRM Supplier Relationship Management
e
mySAP PLM Product Lifecycle Management r
mySAP ERP Enterprise Resource Planning a
l
mySAP EP Enterprise Portal
mySAP BI Business Intelligence d
mySAP LES Logistics Execution System e
mySAP REM Real State Management

S
mySAP CFM Corporate Finance Management A
P

Componentes:
V
Los componentes son la parte tcnica del software de SAP y se les antepone el prefijo i
SAP. Algunos de ellos son: s
i
Operando en el Corporativo:
SAP R/3 Enterprise Resource Planning n
SAP BW Base de Informacin de Negocios G
SAP SEM Administracin Empresarial Estratgica e

n
SAP EP Portal Empresarial
e
r
En proyecto de implantacin en el Corporativo:
a
SAP CFM Administracin Financiera Corporativa l
SAP XI Infraestructura de Intercambio de Informacin d

SAP SRM Administracin de relacin con proveedores e
S
A
P

Componentes:
V
i
s
Otros componentes: i

SAP APO Planeacin y Optimizacin n
SAP B2B Compras de Negocio a Negocio

G
SAP KM Administracin del Conocimientos e
SAP CRM Administracin de Relacin con el Cliente n
e
SAP REM Administracin de Bienes Inmuebles
r
SAP EHS Seguridad e Higiene Ambiental a
l
d
e
S
A
P

Funcionalidad SAP R/3

V
Mdulos: i
SAP R/3 es un componente transaccional, que opera mediante la ejecucin de s
transacciones y esta integrado por mdulos y sub-mdulos, los cuales realizan una i
funcin especifica, y se interrelacionan entre si para proporcionar u obtener

informacin. Algunos de ellos son:
n
FI
G
MM
Materiales Finanzas
e
PP
Produccin
CO n
Costros
SM TR
e
Servicios Tesorera
r
QM PS
a
SAP R/3
Gestin de Proyectos
Calidad
RE l
PM Inmuebles
Mantenimiento
de Plantas
SD IM
Ventas y Inversiones d
Distribucin IS
Soluciones
HR EC de
e
Recursos Control
Humanos Industria
Empresarial
WF
Workflow
S
A
P

A continuacin se presenta una breve explicacin de la funcionalidad de algunos de los

mdulos.
V
FI Contabilidad Financiera MM Administracin de Materiales HR Recursos Humanos
i
Integra la funcionalidad del control Apoya la parte de Adquisiciones y Integra los procesos de s
centralizado de cuentas; control de Almacenes en tareas como administracin de la organizacin y
acreedores, deudores, del registro de requisiciones, peticiones de oferta, de los recursos humanos, la i
operaciones, del cierre y la evaluacin de proveedores, pedidos, administracin y control de tiempos,
consolidacin. La administracin del recepcin de bienes o servicios, el clculo de nmina, as como la
activo fijo. Interacta con los anticipos, facturacin, planificacin de administracin de eventos, n
mecanismos de presupuestacin y necesidades, control de stocks, administracin de tiempos, nmina y
control del ejercicio ahora ubicados en valoracin de materiales e inventarios gastos de viaje.
el mdulo IS-PS (Public Sector). fsicos, as como en la administracin G
Permite la definicin de libros interna de un almacn. e
especiales, as como la gestin de
viajes. n
e
FI MM HR
r
a
Contabilidad Administracin Recursos
Financiera Materiales Humanos l
d
e
Libro Mayor Gestin de inventarios Gestin de personal
Cuentas por Pagar Compras Gestin de tiempos
Cuentas por Cobrar Facturacin Nmina personal (2)
S
Control Presupuestal Gestin de servicios Capacitacin y eventos
Activos Fijos Planificacin necesidades A
Consolidacin Gestin de almacenes P
Ledgers especiales
Gastos de viaje (1) No implantado
(1) En proceso de implantacin
Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006 (2) Proyecto futuro de implantacin 14
CO Costos TR Tesorera
V
Incluye la funcionalidad de Integra la funcionalidad de posicin y
i
contabilidad de costos de operacin, proyeccin de caja para administracin
de produccin, de centros de del flujo de efectivo. Tambin contiene s
beneficios y anlisis de rentabilidad. la administracin de inversiones y de
i
La contabilidad de costos de operacin riesgos financieros, as como de
tiene tres niveles; contabilidad de prstamos.
centros de costo, contabilidad por
n
rdenes de costo y contabilidad de
costos por actividad.
G
CO
e
TR n
Contabilidad Tesorera
Costos e
r
a
l
Costos de gastos generales Control de fondos
Costos de Operacin
Contabilidad de centros de costos Gestin de fondos
d
Contabilidad rdenes Admn. Inversiones. Financieras.
Contabilidad costos por actividad e
Gestin de riesgos financieros.
Costos de Produccin
Anlisis de rentabilidad Gestin de prstamos
Cont. de centros de beneficio S
A
P
No implantado

WF Workflow IS Soluciones de Industria

(Automatizacin de flujos de trabajo) V
i
Es un componente de servicio que involucra varios En esta parte se ubican soluciones especficas para
mdulos, su funcionalidad est en automatizar y diversos ramos de la industria. Se trata de s
controlar electrnicamente el flujo de los procesos funcionalidades completas que fortalecen a las empresas
i
de la empresa que han sido implementados en SAP. con una herramienta escalable, flexible e integrada al
La funcionalidad de este componente resuelve mundo SAP.
procesos, por lo tanto puede cruzar a lo largo de
n
varios mdulos del Sistema. En este concepto encontramos soluciones como:
IS-Healthcare, IS-Pharmaceuticals, IS-Oil & Gas, IS-
En el corporativo esta habilitado en la parte de Aerospace, IS-Telecommunications y varias ms.
G
compras dentro del proceso concursal.
En el Corporativo dada la entrada a la versin 4.7 e
Se implantarn escenarios de workflow con la entrada Enterprise del sistema R/3, la funcionalidad
n
de la solucin de Finanzas Corporativas. presupuestaria ya se considera como una solucin de
industria (IS Public Sector) ms que una parte del mdulo e
FI, la cual tenemos operando en el Corporativo.
r
a
WF IS l
Workflow Soluciones de
Industria d
e
S
A
P

Funcionalidad SAP BW y SAP SEM

V
i
s
BW Almacn de Datos Empresarial SEM Administracin Empresarial Estratgica
i
El almacn de datos empresarial es la base para la Inteligencia Tomando como base el almacn de datos empresarial
de Negocio (Business Intelligence BI), permite establecer una Institucional permite realizar funciones de para la administracin
plataforma de informacin slida que asegura precisin y estratgica como lo son la consolidacin financiera, planeacin, n
oportunidad en la integracin y homologacin de datos de las monitoreo del desempeo y monitoreo de la estrategia
diversas fuentes de informacin del negocio, para que desde esta empresarial.
capa intermedia de informacin se detonen acciones de anlisis, G
planeacin y estrategia de negocio. El reporteo flexible permite e
realizar anlisis desde diferentes perspectivas, presentacin de
grficas desde el componente mismo como de portales n
corporativos. e
r
BW SEM
a
Strategic l
Business Enterprise
Warehause Mangement
d
e
BW Workbench Administracin y modelado S

SEM BCS Consolidacin de informacin financiera
BW Explorer Herramienta de anlisis SEM BPS Planeacin y Simulacin A
BW Content Estructuras de datos predeterminadas SEM CPM Monitor de desempeo corporativo
P
asociadas a los procesos de negocio SEM SRM Relacin con inversionistas

Ejemplo de soluciones mySAP

V
mySAP CFM Corporate Finance Management : i

s
La Administracin de Finanzas Corporativas es una solucin financiera que optimiza el flujo i
de fondos, la gestin de riesgos y la tesorera, cuentas electrnicas y visualizacin de
facturas, adems de pagos por Internet. Acelerando los procesos financieros mientras se n
reduce el capital de trabajo y se mejora la liquidez de los negocios. Mitiga riesgos, reduce el
plazo de los atrasos promedio y administra los fondos y la liquidez de manara mas eficiente. G
e
La implementacin del CFM incluye entre otros los siguientes componentes principales:
n
e
r
SAP R/3 SAP SRM SAP BW SAP XI SAP SEM
a
l
d
e
S
A
P

Entorno de Operacin del sistema SAP
Cuentas de usuario
V
Para el acceso al sistema SAP R/3 es necesario contar con una cuenta de usuario, la cual se integra i
por: s
i
Usuario:

Que est formada hasta por 12 caracteres alfanumricos (Letras, nmeros y guiones).
n
Contrasea:
Que est formada desde 6 hasta 8 caracteres alfanumricos.
Roles: G
Que estn integrados por una serie de autorizaciones que debern corresponder a las e
funciones a desarrollar en el sistema, las cuales debern estar previamente autorizadas tanto n
por el Gerente del usuario como por el dueo del proceso. e
Responsiva:
r
Documento que emite el sistema en donde se estipulan los derechos y deberes que se
adquieren al tener una cuenta de usuario de acuerdo a la Ley Federal de Responsabilidades a
Administrativas. l
Puntos de inters a considerar:
Las cuentas se bloquean cuando no se emplean durante 45 das. d
Se tienen tres oportunidades para el acceso correcto al sistema, de ser errneos, en forma e
automtica se bloquear la cuenta.
S
A
P

Entorno de Operacin del sistema SAP
Dueo de Proceso
V
Es el rea/persona experto y responsable desde el punto de vista negocio funcional (usuario), de i
identificar y definir la funcionalidad ms adecuada del Sistema SAP para los propsitos de los s
procesos de negocio de PEMEX. Con base a ello, se determinan los desarrollos y configuraciones, i
que implementen nueva funcionalidad as como mejoras en el Sistema SAP para el soporte y apoyo
a los procesos de negocio. n
Cada proceso de negocio en el Corporativo tiene un dueo de proceso quin en conjunto con el
G
personal especialista en el Sistema SAP de la Gerencia de Soporte y Operacin Financiera,
e
procuran el desempeo y funcionalidad ms adecuada del Sistema acorde a las necesidades de los
n
procesos de negocio.
e
De esta manera las actualizacin y/o modificaciones al Sistema SAP son validados y autorizados r
invariablemente por un experto de negocio denominado dueo de proceso. a

l
d
e
S
A
P

Entorno de operacin del Sistema SAP
V
Mesa de Ayuda i
s
Permite optimizar el registro y seguimiento de incidentes y problemas de los Sistemas y i
Servicios administrados por la Gerencia de Soporte y Operacin Financiera (GSOF), as como
de las solicitudes de Cambios en la Infraestructura en que estn soportados, para los usuarios
n
del Corporativo y Organismos Subsidiarios.
G
El Sistema SAP es uno de estos Sistemas administrados por la GSOF.
e
El servicio se proporciona de lunes a viernes en horario de 08:00 a 19:00 hrs. en la extensin n
270-70 y a travs del buzn hd@dcf.pemex.com. e

r
a
l
d
e
S
A
P

Utilizacin de SAP en el grupo PEMEX
En el grupo PEMEX se han implementado, segn sus necesidades, algunos componentes y

soluciones de SAP en los siguientes organismos: V
i
Pemex Corporativo s
i
Pemex Exploracin y Produccin
n
Pemex Refinacin
G
Pemex Gas y Petroqumica Bsica
e
n
Instituto Mexicano del Petrleo
e
r
a
Actualmente existen soluciones SAP BW en Organismos Subsidiarios y el Corporativo l

interconectadas a nivel central (dentro del Corporativo) para efectos de consolidacin
institucional. d
e
S
A
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V
i
s
i

n
G
e
n
e
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Objetivo del documento i

SAP como empresa s

Generalidades del sistema SAP R/3 i

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Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006 3

Actualmente cuenta con ms de 36,000 clientes en el mundo y es la compaa de G

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acceder con rapidez a su informacin y as alcanzar un elevado nivel de control, l

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diversas plataformas de bases de batos y sistemas operativos con lo cual se garantiza su l

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SAP Componentes de Aplicacin SAP Componentes Tecnolgicos

SAP Master Data

mySAP CRM Customer Relationship Management G

mySAP SCM Supply Chain Management e

mySAP REM Real State Management

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SAP R/3 Enterprise Resource Planning n

SAP BW Base de Informacin de Negocios G

SAP SEM Administracin Empresarial Estratgica e

SAP CFM Administracin Financiera Corporativa l

SAP XI Infraestructura de Intercambio de Informacin d

Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006 11

SAP B2B Compras de Negocio a Negocio

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Funcionalidad SAP R/3

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A continuacin se presenta una breve explicacin de la funcionalidad de algunos de los

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WF Workflow IS Soluciones de Industria

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Funcionalidad SAP BW y SAP SEM

BW Workbench Administracin y modelado S

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Ejemplo de soluciones mySAP

mySAP CFM Corporate Finance Management : i

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Gerencia de Soporte y Operacin Financiera - Visin General SAP - Diciembre 2006 19

invariablemente por un experto de negocio denominado dueo de proceso. a

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El servicio se proporciona de lunes a viernes en horario de 08:00 a 19:00 hrs. en la extensin n

270-70 y a travs del buzn hd@dcf.pemex.com. e

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En el grupo PEMEX se han implementado, segn sus necesidades, algunos componentes y

Actualmente existen soluciones SAP BW en Organismos Subsidiarios y el Corporativo l

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