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Capitulo 2
Capitulo 2
El objetivo de este trabajo es exponer los beneficios que se obtienen al disear una
estructura organizacional, as como la descripcin de puestos en las empresas, ya que
mediante una adecuada organizacin se cumplen objetivos organizacionales, se establecen
mtodos para desempear las actividades eficientemente de cada trabajador. As mismo,
adems de sistematizar los recursos con los que cuenta una empresa, se determinan
jerarquas y se distribuyen actividades y responsabilidades, con el fin de realizar y
simplificar las funciones de los trabajadores.
Por lo tanto, al delimitar funciones las personas que tengan la responsabilidad de supervisar
a sus subordinados podr coordinar el trabajo de varias personas y estructurar equipos
realizar el trabajo eficientemente.
Con la finalidad de dar soporte a los objetivos de esta investigacin, en este captulo se
consideraran temas tales como: estructura organizacional, manual de descripcin de
puestos, divisin y coordinacin del trabajo, motivacin y la importancia de establecer un
adecuado flujo de comunicacin entre trabajadores y directos, as como la importancia de
promover el trabajo en equipo.
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2.1 Estructura organizacional
Por medio del diseo de una estructura organizacional se logra la obtencin de los objetivos
predeterminados, tomado en cuenta la filosofa organizacional (misin, visin, valores y
objetivos estratgicos), as como los recursos materiales, humanos, financieros y
tecnolgicos.
Para que los recursos de la empresa sean administrados eficientemente, se debe llevar a
cabo ciertos instrumentos o directrices que ayuden a realizar las tareas diarias de los
trabajadores en donde se desarrollen elementos eficientes de comunicacin, coordinacin,
direccin y evaluacin administrativa.
Por lo tanto al disear una estructura dentro de la empresa, los directivos podrn delimitar
el trabajo de cada uno de los individuos, estableciendo posiciones jerrquicas en las cuales
se especifiquen obligaciones y reglas para desempear las actividades designadas a cada
uno de las personas que integran la organizacin con el fin de lograr los objetivos
predeterminados por los altos mandos.
2.1.1 Tipos de estructura
Segn Chiavenato (2002, p.369) una estructura organizacional es eficaz cuando facilita a
las personas la consecucin de los objetivos y es eficiente cuando se consiguen con
recursos o costos mnimos.
Por lo tanto, el desarrollo de una estructura funcional en una empresa es viable cuando por
ser pequea, cuenta con un equipo de personas especializadas en las actividades laborales
que realizan diariamente, y que adems informa a un dirigente eficaz, del cual est
orientado hacia objetivos organizacionales comunes muy bien establecidos y definidos.
2.1.3 Estructura burocrtica
Segn Petrella (2007, p.10) la organizacin burocrtica busca mejorar la efectividad para
alcanzar metas, maximizar la eficiencia para lograr el mejor resultado al ms bajo costo, y
se puede controlar de la mejor manera la incertidumbre, regulando a los trabajadores,
proveedores y al mercado partiendo de reglas formales.
La estructura burocrtica se caracteriza por tareas operativas rutinarias, que se logran por
medio de la especializacin, normas y reglamentos que se encuentren altamente
formalizados, as como las actividades que se agrupan en departamentos funcionales. La
autoridad es centralizada, los tramos de control son reducidos y la toma de decisiones sigue
una cadena de mando.
De acuerdo a Gmez Bahillo (2006) en el trabajo, las reglas son la base para garantizar un
trato igual para todos los trabajadores, al evitar intromisin de intereses y simpatas
personales del empleado, y de esta manera, se resuelvan los problemas y cuestiones
planteadas lo ms rpido posible. Por lo tanto, el trabajo se delimita mediante una divisin
claramente establecida de acuerdo a caractersticas y habilidades de cada persona que
colabora en la organizacin, continuando con el entrenamiento y capacitacin de personal
para especializarse en la actividad a desempear, asimismo, los trabajadores deben ser
motivados a realizar cada actividad por medio de recompensas o incentivos con base en el
mrito a su trabajo con la finalidad de cumplir con los objetivos establecidos de la
organizacin.
2.1.3 Estructura matricial
Una organizacin que cuenta con una estructura matricial tiene dos tipos de estructura
simultneamente, los trabajadores responden a dos cadenas de mando. Una de ellas es una
cadena de mando de funciones o divisiones en donde se establece de forma vertical. El
segundo es una disposicin horizontal que combina al personal de diversas divisiones o
departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por
un gerente de proyecto que es experto en el campo de especializacin asignado al equipo.
De acuerdo con Keith (2003, p. 370) el efecto de la estructura matricial consiste en separar
algunas actividades de la organizacin en proyectos que luego compiten por la asignacin
de personal y otros recursos. Con frecuencia, la estructura matricial es un medio eficiente
para reunir las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un
problema complejo. Otra ventaja de la estructura matricial es que concede a la organizacin
una gran flexibilidad para ahorrar costo. Como a cada proyecto slo se le asigna la cantidad
exacta de personas necesarias, se evita la duplicacin innecesaria.
Algunas ventajas de la estructura matricial segn Chiavenato (2002, p.416) son las
siguientes:
Uso eficiente de los recursos y economas de escala
Fuerte especializacin de habilidades
Buena coordinacin intradepartamental
Buena solucin de problemas tcnicos.
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cuando la organizacin desea obtener los beneficios divisionales y mantener la especialidad
tcnica de las unidades funcionales.
Asimismo, este autor toma en cuenta los siguientes factores para implementar la
descentralizacin:
a) Tamao de la organizacin.
b) Tipo de negocio de la organizacin.
e) Tendencias econmicas y polticas del pas.
d) Filosofa de la alta administracin y personalidades involucradas.
e) Competencia de los subordinados y confianza de los superiores en esa competencia.
f) Facilidad en la informacin, que permita la toma de decisiones.
Por otro lado, el crecimiento de la empresa es una seal que muestra vitalidad y
sobrevivencia de la misma. Es por eso que ante estos factores que afectan el desarrollo de la
empresa, una estructura descentralizada permite que las decisiones sean tomadas por las
unidades situadas en los niveles ms bajos de la organizacin, proporcionando un
considerable aumento de eficiencia. Segn Chiavenato (2002, p.7) algunas ventajas de la
centralizacin son:
a) Los jefes estn ms cerca del punto donde deben tomarse las decisiones.
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b) Permite aumentar la eficiencia, aprovechando mejor el tiempo y la aptitud de los
trabajadores, evitando que rehyan la responsabilidad.
c) Permite mejorar la calidad de las decisiones a medida que su volumen y
complejidad reducen, aliviando a los jefes principales del exceso de trabajo.
d) Los gastos de coordinacin pueden ser reducidos debido a la mayor autonoma
para tomar decisiones. Esto requiere el establecimiento de una estructura
organizacional bien definida, adems de polticas de la compaa que determinen
hasta qu punto las unidades subsidiarias pueden tomar sus decisiones.
e) Permite la formacin de ejecutivos locales o regionales ms motivados y ms
conscientes de sus resultados operacionales que el ejecutivo corriente, pues la
estructura descentralizada produce gerentes generales en vez de simples
especialistas en produccin, en ventas, en finanzas o en recursos humanos.
De acuerdo a Keith (2003, p.121) El trabajo del personal gerencial es identificar los
impulsos y las necesidades de los empleados a fin de canalizar su comportamiento para
motivarlos hacia el desempeo de su tarea
De acuerdo a los diferentes tipos de motivadores es importante que en una empresa, los
empleados se sientan identificados con los objetivos de la organizacin, y as se trabajar
para un mismo fin. El tomar en cuenta sus opiniones y darles a conocer sus logros en su
trabajo, dar como resultado una motivacin para realizar sus funciones de manera
eficiente.
2.3 Organizacin empresarial
Por medio de la organizacin, las empresas logran establecer una estructura orgnica, en la
cual se establecen cargos y funciones administrativas, as como las normas y reglamentos
de la organizacin. Adems, permite la consecucin de los objetivos primordiales de la
empresa de manera eficientemente y con un mnimo esfuerzo, eliminando la duplicidad de
trabajo y se establecen canales de comunicacin entre los trabajadores y directivos.
Por lo tanto toda organizacin debe funcionar como un sistema integrado y cohesionado en
que las partes se interrelacionen estrechamente para alcanzar los objetivos
organizacionales.
2.3.1 Jerarquizacin
Por medio de la divisin del trabajo se separan y delimitan actividades, con el fin de
realizar una funcin con mayor precisin, eficiencia y el mnimo de esfuerzo, dando lugar a
la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. La divisin del trabajo depender del
sistema tcnico que utilice la organizacin, y promueve la especializacin en el trabajo con
el fin de aumentar la eficiencia en las labores de la organizacin.
Uno de los aspectos importantes, es la habilidad multifuncional: cada miembro del grupo
debe poseer habilidades para desempaar varias tareas Chiavenato (2008, p.230). Al
realizar el trabajo en equipo, se aporta informacin, conocimientos y experiencia desde la
propia perspectiva de los trabajadores, y para llevarse a cabo dichas acciones, es necesario
que los trabajadores, opinen, escuchen, negocien, se integren.
Los equipos de trabajo laborales presentan un ciclo de vida, segn Keith (2003, p.374), los
cuales son los siguientes:
Por lo tanto, se debe contar con una coordinacin que regule el enfoque del grupo, con la
finalidad de resolver conflictos internos, ya que al resolver un conflicto se constituye un
paso ms hacia la consolidacin del grupo como equipo. De lo contrario, los conflictos no
resueltos afectaran progresivamente el desempeo y productividad del grupo, a tal grado
que genere una desintegracin de grupo.
De acuerdo con Serrano (2001) en base a las necesidades de informacin dentro de una
organizacin, existen dos tipos de comunicacin de las cuales se mantiene informado al
personal con el fin de cumplir con los objetivos organizacionales.
Segn Chivenato (2000, p.93) expresa que las barreras intervienen en el proceso de
comunicacin y lo afectan profundamente, de modo que el mensaje recibido es muy
diferente del que fue enviado.
As mismo, para este autor las barreras en la comunicacin son las siguientes:
Por lo tanto, es necesario que en una empresa la informacin proporcionada al personal sea
de manera oportuna, clara y precisa, pues mediante una comunicacin eficaz se logra
cumplir con los objetivos establecidos.
Para Werther (2008, p.99) una descripcin de puestos consiste en una declaracin por
escrito en la que se explican las responsabilidades, condiciones de trabajo y otros aspectos
de un puesto determinado. De acuerdo a este autor una descripcin de puestos contiene los
siguientes elementos bsicos:
Por lo tanto, el Gerente que est a cargo de la organizacin debe mantener una red de
comunicacin efectiva, y para llevarla a cabo, debe hacer uso de canales adecuados para
transmitir informacin, escuche los intereses de sus trabajadores, este abierto para aceptar
nuevas ideas y recomendaciones, ya que al lograr una buena comunicacin disminuye
errores laborales y mantiene a los empleados informados acerca de decisiones y acciones
que toma la administracin creando en ellos un sentido de pertenencia y motivacin.
Por lo tanto, se debe analizar cada uno de los puestos, para permitir la posibilidad de
obtener todas las caractersticas e informacin relativa a cada uno de los cargos, con la
finalidad de poder establecer una descripcin y especificacin de cada puesto, y a su vez
proporcionar la base para unificar los subsistemas que conforman la gestin de los recursos
humanos.
Al delegar funciones, se deben definir de manera la clara las actividades para cada
empleados, de la misma manera, es necesario que el objetivo a cumplir quede claramente
entendido por los trabajadores, para lograr resultados eficientes y al mismo tiempo, se debe
supervisar la actividad o tarea que se estableci a cada persona con el propsito de motivar
al personal y poder desempearse en su trabajo de manera eficaz logrando de esta manera
que todos trabajen para un mismo fin.
Una correcta organizacin ayuda a lograr los planes y metas establecidas, ya que el exceso
de niveles es costoso y puede obstaculizar la planificacin y el control de las actividades de
la empresa. Adems es importante que un director solo deba tener nicamente a los
subordinados que realmente pueda supervisar, de lo contrario la supervisin ser ineficiente
y el desempeo de los trabajadores no ser el adecuado.
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