Empresa de Ventas al por Mayor a Supermercados

EVMS, S.A.

A considerar para el Modelo de Funcionamiento y Diseo BPM

Cada Centro de Distribucin tiene ocho (muelles) de carga. Los jueves y los viernes salen ocho
(8) camiones de cada centro de distribucin, con el objetivo de hacer el reparto diario a los
supermercados (clientes de EVMS,S.A.) de la zona.

Tanto el jueves como el viernes, cada camin reparte a unos 4-5 supermercados y al finalizar el
ltimo reparto, regresan al centro de distribucin, el mismo da.

Problemas actuales y Oportunidades de Mejora

1.- La carga de camiones es lenta debido a que el

proceso de Preparar Pedidos (Picking & Pack)
deja los Pallettes, el da anterior, en cada zona de
carga de manera desordenada. Esto es debido a
que no tienen la informacin de la ruta que har
cada camin porque actualmente cada camionero
va decide cmo va a hacer la ruta. La empresa
se ha planteado comprar un Sistema de
Planificacin y Optimizacin de Rutas de
Reparto, que ayudar a mejorar:

El proceso de Empaquetado (Picking &

Pack), para que se logre realizar de
manera ordenada, en funcin de la ruta que
cada camin va a hacer al da siguiente. Es
decir, primero se saca del almacn (Picking)
y se empaquetan (Packing) aquellos pedidos
que irn en la primera posicin de cada uno de los muelles de carga. La primera posicin
corresponde al pedido que ir al fondo de cada camin, debido a que ser el pedido que
entregarn al ltimo supermercado, con la ayuda del Sistema de Planificacin y Optimizacin
de Rutas de Reparto.

De igual manera, se har ms eficiente la carga de camiones. No solo ser ms rpida, sino
tambin se evitarn riesgos derivados del manejo de los montacargas.

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2.- Los clientes podrn hacer sus Pedidos a travs de la Web de la empresa. Se crear un
microsite privado para Clientes, en el cual tendrn la opcin Realizar Pedido a travs de un
formulario Web. Se seguir manteniendo la poltica de que los clientes solo pueden realizar
pedidos los Lunes y Martes.

3.- Para mejorar el proceso de los Albaranes (Ordenes de entrega) en cuanto a eliminar papel y
que no se puedan procesar los Albaranes hasta el da siguiente, en especial si existe alguna
incidencia, se van a automatizar los Albaranes para que sean electrnicos a travs de Tablets. La
firma por parte del cliente ser electrnica y el sistema permitir que de manera inmediata se
realice el siguiente proceso Facturar y/o Procesar Incidencias. Y si hubiera alguna Incidencia, el
Dpto. de Facturacin podr llamar al cliente para preguntarle acerca de la incidencia en su pedido
y si le urge que le repongamos la mercanca faltante o que lleg daada.

4.- Los camioneros dispondrn de Tablets las cuales les permitirn:

- Controlar la carga del camin en base a los Pedidos que tienen que entregar
- Seguir la Ruta de entregas que el nuevo sistema de planificacin y optimizacin ha calculado
- El GPS de las Tablets les ayudar en el recorrido de cada ruta de entrega y se lograr saber
en cada momento dnde est cada camin
- Sacar fotos frente a cualquier tipo de incidencia

Roles actuales en cada uno de los procesos

Cada Centro de Distribucin tiene actualmente los siguientes roles en cada proceso:

Proceso 01 Tramitar Pedidos

- Dos (2) Tramitadores de Pedidos. A corto plazo un (1) tramitador ms para Clientes de
habla Inglesa. (Ver objetivos)
- Un (1) Analista de Riesgos, para las Lneas de Crdito
- Los Tramitadores de Pedidos son los que le proponen la ampliacin o una nueva lnea de
crdito a los clientes. stos la aceptarn o no. El Analista de Crdito no tiene contacto con
los clientes. nicamente hace el anlisis y determina qu se le puede proponer a cada
cliente.

Proceso 02 Preparar Pedidos (Picking & Packing)

- Cinco (5) Auxiliares de Almacn quienes se encargan de:

o Extraer la mercanca del almacn y llevarla a la zona de empaquetado
o Trasladar los Pedidos (Pallets) a la zona de carga
- Cinco (5) Empaquetadores quienes se encargan de preparar cada uno de los pedidos y
armarlos en Pallets.
- Como hay que ir dejando los Pedidos (Pallets) de forma ordenada en la zona de carga, y la
zona de empaquetado no tiene espacio ilimitado, el proceso se har por Tandas. Es decir,
primero se extraer toda la mercanca necesaria para preparar todos los pedidos que irn en
la primera posicin en la zona de carga. A medida que van quedando empaquetados en
Pallets, los Auxiliares los irn trasladando con el montacargas a la zona de carga, en el
muelle correspondiente a cada camin. El Sistema de Planificacin y Optimizacin de Rutas
de Reparto calcular y suminsitrar la informacin para dichas Tandas. E integrado con el
BPMS, ste asignar a cada persona de cada rol lo que tiene que hacer y en el orden
adecuado.

Proceso 03 Distribuir Pedidos

- Ocho (8) Camioneros quienes se encargan de:

o Verificar la mercanca que entra a sus camiones.
o Transportar la mercanca (Pedidos) a cada uno de los supermercados segn la ruta
establecida.

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 o Hacerle firmar al cliente el Albarn (Orden de Entrega). Y si hubiera habido alguna
incidencia (Faltantes, sobrantes o mercanca daada), registrarla en el Albarn. En
el nuevo proceso, el Albarn de Entrega es electrnico (Tablet) y permite firmarlo
electrnicamente. Adems, si hubiera habido alguna mercanca daada, se sacar
una foto como prueba y quedar adjunta al Albarn con incidencia.
- Ocho (8) Ayudantes Camioneros (Estibadores) quienes se encargan de:
o Cargar los Pallets en los camiones.
o Descargar los Pallets al llegar a cada supermercado.
o Volver a cargar al camin alguna mercanca daada o sobrante.

Proceso 04 Facturar y/o Procesar Incidencias

- Dos (2) Administrativos de Facturacin e Incidencias quienes se encargan actualmente de:

o Verificar los Albaranes
o Emitir y Enviar las Facturas a los clientes
o Gestionar las Incidencias

Llamar al cliente para preguntar si se le factura el total del pedido y se le
repone la mercanca faltante o daada en la prxima entrega, o si le
facturamos nicamente lo entregado.

Generar un Pedido de Incidencias para que el proceso 02 Preparar Pedidos
lo prepare y as se le pueda distribuir en la prxima entrega.

Objetivos del Negocio (Plan Estratgico)

Importancia
OBJETIVOS Alta Media-
Baja
Reducir Costes derivados de errores y de ineficiencias Alta

Lograr una Visibilidad y Control total de los procesos Media

ms crticos de la empresa

Mejorar la satisfaccin de nuestros clientes Media

Aumentar el 15% nuestro negocio de financiamiento Alta

a clientes, a travs de lneas de crdito.

Reducir al mximo posible la cantidad de papel que Media

se usa para documentos, cartas, etc.

Reducir al 0% los momentos que nuestros clientes se Alta

encuentran sin stock de mercancia
(Actualmente ocurre por fallos en las previsiones y
por imprevistos que impiden la entrega a tiempo de
los pedidos.
Aumentar nuestra cuota de mercado penetrando en Alta
las zonas de habla inglesa dentro de nuestro pas.
Hay que lograr penetrar en esas zonas:
- 30% a 1 ao
- 70% a 2 aos
- 100% a 3 aos

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Requisitos del Proceso

Automatizacin de la elaboracin y recepcin de pedidos de clientes

Contratacin de 1 persona que domine el Ingls, para los Dptos. Comerciales de cada
Centro de Distribucin.

Formacin en Ingls a todo el personal del dpto. comercial y cualquier otro dpto. que lo
requiera.

Eliminar los albaranes en papel y dotar a los transportistas de Tablets para el manejo de
los albaranes electrnicos, para el uso del Sistema de Rutas de Entregas y GPS.

Reduccin del tiempo de resolucin de Incidencias en entregas de pedidos. (Actualmente
los albaranes no se procesan hasta el dia siguiente)

Comprar un sistema que logre una mayor precisin para la planificacin y optimizacin de
rutas de entrega.

Disminuir el tiempo de carga de camiones.

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