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A General Teoria y Practica Antonia Heredia PDF
A General Teoria y Practica Antonia Heredia PDF
TEORA Y PRACTICA
HEREDIA
ANTONIA HERRERA
GENERAL.
ARCHIVSTICA
TEORAY PRACTICA
Actualizada y aumentada
(5.8 EDICI~N)
SEVILLA,199 1
Publicaciones de la
EXCMA. D I P U T A C I ~ NPROVINCIAL DE SEVILLA
Jefe de Publicaciones: ANTONIA HEREDIA HERRERA
P d,r.
INTRODUCCIN CON NUEVOS AIRES.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Captulo 1
ARCHIVSTICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1. El trmino Archivstica. 27
2. Nacimiento de la Arch 28
3. Concepto y definicin 29
4. Campo de accin de la 30
5. Objeto. fin y mtodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
6. Principios y normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al orden natu-
ral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
6.2. Necesidad de unas normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
7. Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
8. De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
9. Ciencia o Tcnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
1O. Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivstica Tcnica . 46
11. Bibliografia General.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
12. Bibliografia de este captulo ........ ....... 56
Captulo 2
...
CIENCIAS Y TCNICASAUXILIARES DE LA ARCHIV~STICA 57
1. Ciencias Auxiliares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
2. Diplomtica y Archivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
3. LaPaleografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4. Cronologa.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5. Historia de las Instituciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6. Derecho Administrativo y procedimiento administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . 12
7. La normalizacin. Su aplicacin a los archivos . . . ................ 13
16
.............. 80
10 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Pg.
11
OBJETO DE LA ARCHIVSTICA: ARCHIVOS, DOCUMENTOS E IN-
FORMACION .... . . ... . . .... . . . ... . . ... . . . ... . . .... . . . ... . . .... . .... . . 83
Captulo 3
EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVSTlCA . 85
1. Ideas y conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
2. Definicin de archivo.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
3. Otras definiciones .............................. 91
4. Funciones de los archivos .............................. 95
5. Archivos Histricos y Archivos Administrati 95
6. Origen y formacin de los archivos: dualidad 98
7. Clasificacin de los archivos (clase, categora 101
7.1. Clasificacin de los archivos espaoles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
8. Historia de los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
9. Historia de los archivos espaoles.. . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Captulo 4
DOCUMENTOS E INFORMACIN. 119
1. Conceptos y diferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1
1.1. Documentos de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
1.2. La informacin en general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
1.2.1. Informacin bruta, informacin elaborada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
2. Los soportes documentales (antes y despus del papel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
3. Transmisin de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
4. Caracteres externos e internos de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
5. Tipologia documenta
6. Clasificacin de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7. Valor del documento
8. Agrupaciones documentales
8.1. Agrupaciones naturales
8.1.1. El fondo documental fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1
8.1.2. Seccines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgnicas. . . . . . 143
8.1.2.2. Secciones de fondo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
8.1.2.3. Secciones histricas de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
8.1.3. Las series. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
8.1.4. La unidad archivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
8.2. Agrupaciones documentales artificiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
8.2.1. Las colecciones documentales y las secciones facticias . . . . . . . . . 149
fNDiCE GENERAL 11
Pbg.
9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte . . . . . . . . . . . . . 150
9.1. Los nuevos archivos . . ........................... 153
I O. Bibliografia .................. ............................. 154
Captulo 5
CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN E INFORMACIN: AN
Y DIFERENCIAS ............................................. 155
1 . Archivstica. Biblioteconoma y Documentacin ........................ 157
2 . Funciones .......................................................... 160
2.1. Recoger ....................................................... 160
2.2. Almacenar/conservar ....... ... 160
2.3. Transmitir/difundir/servir ..................... 161
3. Documentos de archivo. libros y documentos cientificos . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
4 . Archivos. Bibliotecas y Centros de Documentacin ..................... 164
5 . Metodologa y tratamiento ............................... ....... 166
6 . Integracin o creacin de instituciones especficas? . . . .......... 169
7. Bibliografia ................................... ............. 170
Captulo 6
GESTIN DE DOCUMENTOS . . . . . . . . . . . . ...................... 171
1 . Las tres edades de los documentos y los A 173
2 . Gestin de documentos .................................... 176
3. Transferencias ........................................ 182
3.1. Plazos y regulacin . . . . . . . . . . . . . . . 182
4 . Valoracin, Seleccin y Expurgo: diversid 185
4.1. Valoracin y seleccin ............ 186
4.2. Expurgos ................................. ............. 188
4.2.1. Razones y justificacin del expurgo ......................... 188
4.2.2. Cmo y quines determinan el expurgo...................... 189
4.2.3. Dnde y cundo se hace el expurgo? ....................... 192
4.2.4. Legislacin sobre el expurgo ............................... 193
4.3. Conservacin por muestre0 . . . . . . . . . . . . . . . .............. 193
5 . Bibliografia ............................. ................... 194
Captulo 7
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS .................................... 197
1 . Planteamiento ...................................................... 199
2 . Esquema de un programa archivstico a partir de las funciones del archivo . 202
3 . Elementos de una Administracin de Archivos ......................... 206
12 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Pg.
3.1. Sistema de archivos. . .......... 207
210
3.2.1. Disposiciones generales. . . . . . . . . . . . . . 210
3.2.2. Reglamentos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
3.2..3. Normas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
216
........................................... 217
217
3.4.2. Centros de formacin y enseanazas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
3.4.3. Titulacin. formacin y enseanza en Espaa. . . . . . . . 223
4. Niveles de programaciones archivisticas 229
5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos 230
6. Bibliografia . . . . . . . . . . . . . 232
111
METODOLOGA ARCHiYSTIC.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Captulo 8
VOCABULARIO Y TERMlNOLOGiA ARCHIVSTlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
l . Problemtica general , , , . , . . . . . . . . , , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
7 . Trabajos de unificacin terniiiiolgica , . , , . . , , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 I
3. DiLersidad de uso de trminos iiias frecuentes , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743
Captulo 9
O R G A N I Z A C I ~ N1: CLASIFICACI~NDE FONDOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1
1. La organizacin en los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . 253
2. Clasificacin y ordenacin: ambigedad de signific 254
3. Diversidad de teoras . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
4. Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1
5 . Diferencias entre ambas operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
6. Clasificacin a priori)) y a posterioriw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
7. Clasificacin de un fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
8. Materializacin de la clasificacin en cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
9. Elementos de clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
........................................... 273
10. Sistemas de c ............ ...................... 273
11. Eleccin de la clasificacin.. . . . .. . . .. . . ..................... 274
12. Principios de clasificacin. ............. .... 275
fNDlCE GENERAL 13
Captulo 10 Pg.
ORGANIZACIN 11: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES
DOCUMENTALES .................................................... 283
1 . Tipos de ordenacin ................................................. 286
2 . Ordenacin cronolgica ............................................. 286
2.1. De piezas singulares. . 286
2.2. De expedientes . . . . . . 288
3. Ordenacin alfabtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
4 . Ordenacin numrica para 29 1
5. Eleccin del tipo de ordenacin 292
6. Operaciones relacionadas c .................. 293
6.1. Desdoble o despliegue . 293
6.2. Signaturatin y sellado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
6.3. Datacin ...................................................... 294
6.4. Foliacin y numeracin ......................................... 294
6.5. Agregacin .................................................... 295
Captulo 11
LA DESCRIPCIN ....................... .... 297
I . Conceptos generales: analisis y descripcin archivstica . Instrumentos de
descripcin ......................................................... 299
2 . Planificacin descriptiva ............................................. 302
2.1. Desproporcin entre demanda y servicio de la informacin . . . . . . . . . . 302
2.2. Niveles de descripcin y paralelismo con las agrupaciones documen-
tales y los instrumentos de descripcin ............................ 305
2.3. Plan de descripcin ............................................. 308
2.4. Estadios o etapas en un plan de descpcin ........................ 310
2.5. Difusin y publicacin .......................................... 311
3 . Problemas terminolgicos de los instrumentos de descripcin ............. 313
4 . Descripcin automatizada)) ......................................... 317
5 . La normalizacin de la descripcin .................................... 317
Captulo 12
LAS GUAS ........................................................... 319
I. Caractersticas y definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............ 321
2 . Gua general y Gua especial . . . . . . . . . . . . . ................ 326
3. Guas Generales de Archivos 327
3. I . Captulos introductorios . ................... 328
3 . I . 1 . Datos prcticos y reglamentarios ........................... 328
3.1.2. Datos histricos relacionados con el archivo y sus documentos . 328
3. I .3. Bibliografia ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
14 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Pg.
3.1. Descripcin de los fondos > colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . 329
3.3. Apndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Captulo 13
INVENTARIOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1
1. Inventariar y catalogar ........................................ 333
2. Definicin y elementos del inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
2.1. Recomendaciones pricticas ............................. 339
1.1. Foriiiacioii 1 foriiiato de los i i i \ eiitarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
3. La clasificaciii coiiio tarea pre\ ia a la iincntariacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
4. Crtica sobre la di\ersidad teriiiinolgica aplicada a los inbentarios.. . . . . . . 345
5. Importancia
., y revaloracin del inventario como instrumento de descrip-
cion.. ..................... ............... 349
6. Normalizacin de inventarios ........................... 35 1
Captulo 14
CATLOGOS ............................................... 351
1. Puntualizaciones y definicin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
2. Elementos esenciales y normas de catalogacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
2.1. Datos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
2.1.1. La fecha.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . ... ... . 362
2.1.2. Tipologa documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
2.1.3. Tradicin documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
2.1.4. Autor y destinatario. . . . . . 367
2.1.5. Asunto o materia . . . . 368
2.2. Datos externos . . . . . , , , , , , , . . . . . . . . < . . . . . . . . . . . . _ . . . . . 37 I
1.3. Signatura.. . . . . , . . , , , . . ................... 37 I
3. Otros datos: los anejos 372'
4. Clases de catlogos. 373
4.1. Catlogo cronologico 313
4.2. Catlogo alfabtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
5 . Ordenacin y catalogacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
6. Diferencias elementales entre inventarios y catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
7. Catalogacin de Secciones Facticias (mapas, sellos). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
8. La normalizacin en la catalogacin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
9. La normalizacin en la catalogacin de dxumentos grficos . . . . . . . . . . . . . 382
Captulo 15
OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIFCI!N. . . ... . .. . ... . .. . .. . ... ... . 39 1
1. Instrumentos auxiliares de descripcin. . . 393
2. Los lenguajes documentales . . 394
2.1. ndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
iNDlCE GENERAL 15
Pg.
2.1 .1 . Descriptores ............................................. 399
2.1.2. Cdigos de localizacin.................................... 401
2.1.3. Recomendaciones ........................................ 401
2 .1 .4. La indizacin automtica .................................. 404
2.2. Tesauros ............................................... 406
2.3. ndices y t 409
3. Otros instrurne 41 1
3.1 . Listas alfabticas y relaci 41 1
3.2. Registro .............. 411
3.3. Censos ................................... 413
3.4. Colecciones documentales ....................................... 414
Captulo 16
LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO ADMINIS-
TRATIVO.............................................................. 417
1 . Etapa prearchivstica ........... 419
1.1. Formacin del archivo .......................................... 419
1.2. Colaboracin entre negociados y archivo central . El archivo de ofici-
na . Gestin de documentos .................. 420
1.3. Necesidad de cuadros de clasificacin y eleccin 42 5
1.4. El expurgo y su normalizacin ................................... 428
1.5. Remesas de documentos al archivo ............................... 432
2 . Etapa archivstica ................................................... 433
2.1. Recepcin de documentacin .................................... 433
2.2. Instalacin y ordenacin numrica ................................ 433
2.3. Instrumentos de descripcin indispensables ........................ 434
2.3.1. Registro de entrada (fichero) ............................... 434
2.3.2. Inventario general (fichero) ................................ 435
2.3.3. ndice general (fichero) .................................... 437
2.4. Instrumentos de control . . . . . . . . 435
Captulo 17
LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRI-
co.................................................................... 443
1. Archivos histricos de instituciones desaparecidas....................... 445
1 . 1 . Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventanos ......... 446
1.1.1. Etapas del proceso clasificacin-inventanacin . . . . . . . . . . . . . . . 447
1.2. Fondos o secciones de fondo organizadas de antiguo, con inventanos . . 450
1.2.1. Reclasificacin ........................................... 451
1.2.2. Reinventariacin ......................................... 452
1.2.2.1. Reglas prcticas para la reinventariacin . . . . . . . . . . . . . 454
16 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Pg.
1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones bsicas . . . . . . . 454
1.2.2.1.2. H0,mogeneizacin de las descripciones de
series................................... 454
1.2.2.I .3. SupTesin y rectificacin de descripciones
equivocas ............................... 454
1.2.2.1.4. Unificacin de criterios en la aceptacin de
fechas lmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
2. Archivos histricos de instituciones vigentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
3. La organizacin y la descripcin en los archivos personales . . . . . . . . . . . . . . 458
Captulo 18
LA INFORMTICA,Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINIS-
TRATIVOSE HlSTORlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 1
1. Lugar y papel de la Informtica en los archivos . . . .......... 463
2. Programaciones informticas ....... .................. 467
2.1. Niveles y reas . . . . . ..................................... 46 7
2.2. costos. . . . . . . . . . . . . ..................................... 468
2.3. Ahorro de tiempo . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
2.4. Resultados.. . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
3. La mecanizacin aplicada a los archivos. Necesidad de una normalizacin
documental . . . . . . . . . . . . . ..................................... 472
4. Etapas de un plan informatizado de catalogacin (eleccin de series, valo-
racin y estudio de la tipologa. doble elaboracin del programa, opciones). 475
5. Historia de la automatizacin documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
6. Programas documentales automatizados en diferentes pases . . . . . . . . . . . . . 479
7. Algunas consideraciones en tomo al tema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . :. 483
Captulo 19
SERVICIO DE LOS ARCHIVOS: EL ACCESO O CONSULTA DE LOS DO-
CUMENTOS Y su D I F U S I ~ N . . . . . . . . .............. 489
1. Derecho y restricciones a la 49 1
2. Formas de la comunicacin ............................... 49 5
2.1. Comunicacin del docu ............................ 49 5
2.1.1. Consulta directa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
2.1.2. Copias, certifica 496
2.1.3. Exposiciones y actividades culturales. . . . . . . . . . . . 497
2.2. Comunicacin de la informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
3. Observaciones sobre la comunicacin documental . . . . . . . . 500
4. La formacin de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 1
5. La legislacin espaola y el 503
6. Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............. 506
NDICE DE AUTORES CITADOS . . . . . . . . . . . . . ...................... 507
INTRODUCCIN CON NUEVOS AIRES
Seguir hablando del vaco bibliogrfico, como empezaba en 1986
la introduccin de la primera edicin de Archivstica General. Teora
y prctica sera pretencioso y, lo que es peor, inexacto. En los escasos
aos transcurridos desde entonces se ha cubierto sobradamente ese
vaco desde muchos frentes.
Otra cosa, sin embargo, es decir que lo expuesto entonces haya
dejado de tener validez porque la revolucin en el mundo de los ar-
chivos haya trastocado todo lo anterior. Ni mucho menos. La vigen-
cia de los principios fundamentales, de os criterios y de las normas
que avalan nuestro mtodo archivstico siguen estando ah. De ellos
he vuelto a partir para enfocar los nuevos campos de actividad que
se ofrecen hoy a os archiveros.
He incorporado bibliografa reciente sin arrinconar la ofrecida
entonces que habr de seguir consultndose I . He implementado al-
gunos captulos aportando orientaciones que, como veremos, no
cambiarn en esencia las ideas bsicas defendidas ayer. Ser una ac-
titud renovada ante cuestiones ms de forma que de fondo para en-
carar la nueva realidad derivada de la aparicin de los denominados
nuevos archivos, nuevos documentos y la incorporacin defini-
tiva a las nuevas tecnologas.
Esas nuevas realidades no suponen, simplemente que estn ah y
que hay que contar con ellas, sino que da la sensacin que, con su
empuje, vienen a sustituimos. Est de moda hablar de archivos au-
diovisuales y de sus problemas, dejando a un lado los de los archivos
1. Como entonces, y siguiendo unos criterios que me parecen los nicos cientfi-
cos, no me he limitado a la Bibliografia en lengua espaola. De ninguna manera he
querido sumarme a esas posturas restringidas, de algunos pases que no dan cabida a
otra bibliografa que la de su lengua.
20 ANTONIA HEREDIA HERRERA
1. El trmino Archivstica.
2. Nacimiento de la Archivstica.
3. Concepto y definicin.
4. Campo de accin de la Archivstica.
5. Objeto, fin y mtodo.
6 . Principios y normas.
6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al
orden natural.
6.2. Necesidad de unas normas.
7. Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX.
8. De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX).
9. Ciencia o Tcnica.
1o. Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivsti-
ca Tcnica.
11. Bibliografa General.
12. Bibliografa de este captulo.
1. El trmino ((Archivsticm).
2. Nacimiento de la Archivstica.
3. Concepto y definicin.
6. Principios y normas.
en este fondo en su. lugar de origenh.Y junto a esto, todos los docu-
mentos se producen en un orden secuencial, lgico y natural. Este
origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la natu-
raleza jurisdiccional del archivo y de su fondo.
Este simple principio va a configurar la especial orientacin de la
Archivstica como disciplina, cuya cualidad esencial ser el orden
en el ms amplio sentido del trmino al proceder de esa realidad de
que los documentos se producen naturalmente a partir de una insti-
tucin o persona y a lo largo de un proceso dentro de una estructura
determinada. El principio de procedencia va a determinar, insisto, la
condicin esencial del archivo: su organicidad, resultado de dos acti-
vidades complejas como son, y veremos, la clasificacin y la ordena-
cin.
El mantenimiento de ese doble orden no habra de plantear
problemas de ninguna clase, stos surgen por la frecuencia con que
aqul se deshace y hay entonces que reconstruirlo.
Llama la atencin M. Duchein sobre la facilidad del enunciado
de este principio cuya definicin se hace ya ms dificultosa y mucho
ms su aplicacin. De una manera muy simple, el archivero francs
dice que consiste en mantener agrupados los fondos procedentes de
una institucin, separados de los de otras. A primera vista es algo
bien fcil, sin embargo ese respeto no se limita a esa agrupacin y se-
paracin entre fondos de diferentes instituciones, sino que afecta a
cada una de las dependencias que integran a cada institucin y a las
series documentales generadas como consecuencia de actividades
concretas. Esto nos llevar, entre otras cosas, a no deshacer a los ex-
pedientes alegando una agrupacin temtica u onomstica. Es decir,
las notas esenciales de este principio afectarn al mantenimiento de
la unidad e independencia del fondo, de su integridad y del carcter
seriado de sus documentos. Quiz algn ejemplo prctico nos ayude
a comprender lo que afirmamos. El Archivo Histrico de la Diputa-
cin de Sevilla est integrado por los fondos de los Hospitales sevi-
llanos. Ingresados en la corporacin, por separado, se unieron luego
formando un grupo nico con todos ellos, dividindolos en razn de
tre una lengua y otra, sino que est planteada entre profesionales del
mismo lugar y con igual idioma. No nos faltaran ocasiones para
comprobar esto y ya insistiremos en sus consecuencias al hablar de
la terminologa.
Y algo mas en relacin con lo que venimos diciendo. Ha existido
una tradicin europea que ha llevado su inters hacia los archivos
histricos haciendo caso omiso de los archivos de instituciones ac-
tuales, mientras que en Estados Unidos la preocupacin de los profe-
sionales se ha inclinado casi exclusivamente por los archivos mo-
dernos o corrientes. La teora archivstica en USA, en efecto,
aunque es esencialmente fruto de los principios europeos, est sien-
do adaptada a las caractersticas especiales del manejo de los docu-
mentos, al concepto de democratizacin en el acceso a los fondos y a
las innovaciones resultantes del inters por la gestin de documentos
-como tendremos ocasin de ver- que todava estn en los ciclos ac-
tivos y semiactivos. Esta diversidad de atenciones ha dificultado la
confluencia de intereses hacia unas soluciones comunes, pues aun-
que en esencia todos son archivos, existen tratamientos y problemas
que afectan con ms intensidad a unos u otros. Afortunadamente pa-
rece que estamos buscando una lnea de equilibrio.
Hoy, esa ciencia que tiene como objeto a los archivos, es el resul-
tado de un proceso acumulativo de experiencias y de estudios cuyo
desarrollo hay que examinarlo a lo largo de un camino no muy lar-
go, que va de la Archivologa a la Archivstica.
A partir de esas experiencias y trabajos tendremos que conjugar
continuamente teora y prctica, a veces, alejadas en apariencia pero
ensambladas si las perspectivas derivadas de la experiencia en una
sociedad en continuo cambio las vamos incorporando, tras su discu-
sin y asimilacin, a los planteamientos tericos. Es claro que en el
desarrollo terico-prctico de la Archivstica mucho ha tenido que
ver la evolucin del concepto-de la funcin del Archivo que, de
mero conservador, pasa a jugar un papel decisivo de servicio, hasta
el extremo de que la disciplina en USA y en la URSS llega a consi-
derrsela como una ciencia de la Administracin.
La Archivstica cientfica, y como tal diferenciada, sostenida so-
bre unos principios estables y articulada con unas normas ms o me-
nos generalizadas no cobra entidad hasta muy tarde. Incluso, el nue-
vo nombre que desplaza al de Archivologa no se afianza en nuestro
42 \NTONIA H E R E D I A H E R R E R A
pas hasta despues de los aos 50, hasta su total aceptacin en la ac-
tualidad.
La teorizacin archivstica no lleva ms de 150 aos en algunos
pases y bastantes menos en el nuestro, aunque no nos hemos queda-
do atrs. Existe una inquietud que tiende a la internacionalizacin y
a la homologacin de principios y de normas. As, el archivero con
tintes de erudito, encerrado en su archivo, y defensor de los datos
que guarda celosamente para beneficio propio, ha cedido el paso al
profesional cientfico con actitud interdisciplinar abierto al anlisis,
a la discusin y a la crtica.
Quiz lo ms importante, despus del camino recorrido hasta
hoy, sea la acreditacin de su personalidad al distinguirla de otras
disciplinas. sta ha venido de la mano de la fijacin de su objeto, de
su mtodo y de un lenguaje propio, aunque ste est por consolidar.
Ahora, el objeto inmediato y primero ya no sern los documentos
sino los archivos. Ciencia de los archivos, antes que ciencia de los
documentos. De tal manera que interesar tanto el archivo en singu-
lar -como algo concreto e individual en el que continente y conteni-
do forman una unidad-, como los archivos en plural, integrados en
un sistema, formando conjuntos segn sus caractersticas.
Este planteamiento de sistemas har nacer nuevos conceptos
como gestin de documentos y administracin de archivos, en los
que la coordinacin, la homologacin, la planificacin cobrarn un
protagonismo extraordinario por necesarias.
De una dedicacin casi exclusiva por los archivos histricos
-siguiendo un movimiento pendular- se pasa al otro extremo con un
inters, que acapara la atencin por los archivos administrativos.
Atencin que tendra que ser compartida, aunque esto no siempre se
logre, acentundose la preferencia por los segundos.
Tras el archivo, el anlisis de los documentos vendr inmediata y
naturalmente despus, pero siempre como conjuntos estructurados
que forman parte de los fondos y no colecciones. Como tales docu-
mentos de archivo se destacarn de la generalidad del concepto do-
cumento.
Cobrar dimensin un elemento unido de siempre al documento,
pero que hasta ahora no haba resaltado con entidad propia: la infor-
macin como algo inmaterial. Pero en este caso la informacin no
A K ('ti I V lS T I('A 43
9. Ciencia o Tcnica.
2 1. Pedro: La
LPEZGOMEZ. Archivstica... ob. cit., pgs. 439 y 445.
ARCHlVlSTlCA 49
las mismas para poder entrar en dilogo con los profesionales que las
practican.
La Archivstica General, representa la actuacin especializada
del archivero, la Tcnica corresponde a una actuacin compartida
en la que el archivero necesita del auxilio de los conocimientos de
otros profesionales (arquitecto, restaurador, bilogo). Pero hay algo
ms, la Archivstica Tcnica incluye conocimientos y materias co-
munes a otras ciencias de la informacin en cuanto que tambin las
Bibliotecas y los Centros de Documentacin han de hacer frente a
problemas con soluciones parecidas en materia de conservacin y re-
produccin.
1 1. Bibliografa GeneralZZ
En el campo de los archivos es en la Bibliografa donde ms se
acusa el prevalecimiento de la prctica sobre la teora. Los profesio-
nales, sobre todo los espaoles, han tendido ms a la accin que a la
formulacin de una teora sustentada en aquella prctica. Buena
prueba de lo que digo es la abundancia de instrumentos de descrip-
cin frente al ms escaso nmero de trabajos con aporte doctrinal. El
profesor Celso Rodrguez afirma que el mayor dficit en la produc-
cin literaria en espaol se presenta en el campo de la teora archi-
vstica, precisamente el que a largo alcance ms reclama la participa-
cin profesional, porque el andamiaje terico es una base de susten-
tacin indipensable para jerarquizar la Insisto en que
esto no significa ausencia, sino desproporcin, porque hay bastantes
artculos, colaboraciones, comunicaciones, ponencias que ataen a
cuestiones tericasZ4que iremos incorporando a este trabajo y dn-
dolos a conocer. Aunque recientemente se ha iniciado una corriente
25. MULLER. S.;FEITH. J. A. y FRUIN, R.: Handleiding voor het ordenen en bes-
crijven van Archiven, Groningen, 1898. Lodolini llama a esta obra la Biblia de los ar-
chiveros. Ha sido traducida al alemn, italiano, francs e ingls. La ltima en portu-
gus: Manual de arranjo e descricao de arquivos, Ro de Janeiro, 1960.
26. BRENNEKE, Adolf: Archivkunde Einbeitragzur theorie und geschichte des Eu-
ropaischen. Archvwesens, traducido por Wolfang Leesch, Leipzig, Koehler and Ame-
lang, 1953 y traduccin italiana de Renato PERELLA: Archivistica Contributto a la teo-
ria ed alla storia archivistica europea, Milano, 1968.
21. A Manual ofArchive administration, reeditado en Londres en 1965.
28. CASANOVA. Eugenio: Archivstica, ob. cit.
29. MATlLLA T A S C ~Antonio:
N. Cartilla de... ob. cit.
30. SCHELLENBERG, Theodore: Archivos Modernos. Principios y Tcnicas, traduc-
cin Carrera Stampa, La Habana, Instituto Panamericanode Geografa e Historia. Pu-
blicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1958.
ARCHlVSTlCA 51
~ H E L L E N B E R G Theodore:
. Archivos Modernos. Principios y Tcnicas. ia Habana,
Instituto Panamericano de Geografa e Historia. Publicaciones del Comit de Archivos
de la Comisin de Historia, 1958.
Aunque el campo de accin se inclina a los archivos de hoy, tiene el valor
indiscutible de delimitar la clasificacin y la ordenacin como actividades
distintas dentro del quehacer especfico del archivero.
1. Ciencias auxiliares.
2. Diplomtica y Archivstica.
3 . La Paleografa.
4. Cronologa.
5. Historia de las Instituciones.
6. Derecho Administrativo y procedimiento administrativo.
7. La Normalizacin. Su aplicacin a los archivos.
8. La Informtica.
9. Bibliografa.
1. Ciencias auxiliares.
2. Diplomtica y Archivstica.
3. La Paleografa.
4. Cronologa.
~ ~~
8. La Informtica.
COMENTARIO PRCTICO
Lm. 1.
CIENCIAS Y TCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHlViSTlCA 79
~~
9. Bibliografa.*
ARRIBAS
ARRANZ. Filemn: Paleografa documental hispnica, Valladolid, ed. Univer-
sidad de Valladolid, 1965,2 tomos.
La carta y la provisin, ((Cuadernos de la Ctedra de Paleografa y Diplomtica),
II, Valladolid, 1959, pgs. 1-45.
BOARD. Alain de: Manuel de Diplomatiquefran~aiseet pontijicale. Pars, 1929.
CARUCCI,
Paola: Documento contemporneo. Diplornatica e criteri di edizione. NIS,
Roma, 1987.
CORTES ALONSO. Vicenta: La escritura y lo escrito. Manual de Paleograjia y Diploma-
tica de Espaa y Amrica en el XVI y XVII, I.C.I. Madrid, 1986.
FLORIANOCUMBREO. Antonio: Curso General de Paleografia y Diplomtica. texto y
lminas, Oviedo, 1946.
GARCA GALLO. Alfonso: La ley como fuente de derecho en lndius e n c.1 siglo X V I .
((A.H.D.E.)),XXI-XXII, pgs. 607-737.
GARCiA GLITIRREZ, Antonio: Normalizacion general y documental. Concepto, Histo-
ria e Instituciones en ((Fundamentos de la Informacin y Documentacin)), Ma-
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La hihiiografia de las cancillerias medievales peninsulares no est relacionada. pero su referencia puede encon-
trarse en las obras generales de Diplomtica citadas.
__ __ CIEN('IAS L TCNICAS A ~ J X I L I A R E SDE LA A R C H I V ~ S T I C A
_____ 81
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I N ,Norrnalixzc~itin.Madrid, Instituto Nacional de Racionali-
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MILLARES Agustn: Tratado de Paleogrufia espazola, 2 tomos, Madrid, 1932.
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G.: La Diplomatique. Col. Que sais-jen. P.I.U. Pars, 1966.
TESSIER.
V ~ L E I UFilippo:
TI. II documento medievale. Nozione di Diplomatica Generale e di C'ro-
nologia, Mdena, 1 9 70.
11
OBJETO DE LA ARCHIVSTICA:
ARCHIVOS, DOCUMENTOS E INFORMACIN
CAP~TULO3
EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVSTICA
1. Ideas y conceptos.
2. Definicin de archivo.
3. Otras definiciones.
4. Funciones de los archivos.
5 . Archivos Histricos y Archivos Administrativos.
6. Origen y formacin de los archivos: dualidad de perspectivas.
7. Clasificacin de los archivos (clase, categora, tipo).
7.1. Clasificacin de los archivos espaoles.
8. Historia de los archivos.
9. Historia de los archivos espaiioles.
1. Ideas y conceptos.
2. Definicin de archivo.
3. Otras definiciones.
14. Rassegna degli Archivi di Statin, XLI, enero-diciembre, 1981, pgs. 9-37.
EL ARCHIVO: OHJETO DE LA A R C H I V ~ S T I C A 99
dos teoras, una que mantiene que ste nace en el momento mismo
en que los documentos son producidos en la oficina o en la depen-
denciaI5,otra por el contrario que sostiene que el archivo nace cuan-
do los documentos, perdido el inters para la institucin productora,
han sido seleccionados para la conservacin permanente y han ad-
quirido madurez archivstica.
Para Lodolini, para Rhoads, entre otros, todo lo anterior al dep-
sito definitivo, no es archivo. Ellos hablan de registros corrientes)) o
mejor expedientes corrientes) y los contraponen a expedientes
permanentes)), para nosotros, respectivamente, documentacin ad-
ministrativa, documentacin histrica.
Segn el segundo criterio la idea de archivos administrativos de-
saparece, cosa que no comparten los que defienden la primera teora,
entre los que me cuento, en tanto en cuanto que los documentos des-
de el momento de producirse ya estn generando la posible materia
de los archivos histricos, de acuerdo a su potencial valor permanen-
te.
Son los archiveros los que han de intervenir antes de llegar los
documentos al archivo, para determinar este valor definitivo. Su ac-
cin anterior y el servicio previo de os documentos a la administra-
cin justifican la idea y la existencia de archivos antes de llegar al de-
psito definitivo. Ya veremos al hablar de gestin de documentos
cmo la consciencia de archivos -1lamseles como se les llame- y la
accin del archivero en esos momentos son necesarios para el ahorro
de tiempo, de espacio y para conseguir la eficacia de la informa-
cinI6.
Concebido el origen de los archivos de acuerdo con la primera
teora, hemos de considerar dos etapas en su formacin:
18. Para los archivos espaoles Cfi. Guu de los Archivos cstutdes espuoles.
Gua del Inwstigudor, Inspeccin tcnica de Archivos, Ministerio de Cultura, 2.aedi-
cin, Madrid, 1984, de la que es responsable Vicenta Corts Alonso.
EL ARCHIVO. OBJETO DE LA ARCHIVfSTlCA 105
19. F ~ V I E
Jean:
K . Les archives, Presses Universitaires, 1959.
106 ANTONIA HEREDIA HERRERA
23. PLAZABORES, Angel de la: Archivo General de Simancas. Gua del Investiga-
dor, 2."edicin actualizada por Ascensin de la Plaza, Madrid, 1983.
112 \ N I O N I A IIERtDIA H t R R E K A
24. Algunos ttulos son suficientes en este momento para acercarse hoy a lo que
es el Archivo de Indias:
P E A Y CMARA. Jose de la: Archivo General de Indias de Sevilla. Guia del Visi-
tante, Ministerio de Educacin, 1958.
ROMERO TALLAFIGO. Manuel: El Archivo General de Indias. Acceso a las fuentes
documentales sobre Andalucia y Amrica, 11 Jornadas de Andaluca y Amrica, 1, Se-
villa, 1983, pgs. 455-484.
HEREDIA HERRERA. Antonia: BibliograJa sobre el Archivo de Indias. Archivo
Hispalense)), n.O 208, Sevilla, 1985.
Ministerio de Cultura: La Amrica espaiiola en la poca de Carlos III, Madrid,
1986, 174 pgs.
EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIV~STICA 113
25. SANCHEI BELDA. Luis: Gua del Archivo Histrico Nacional, Madrid, Direc-
cin General de Archivos y Bibliotecas, 1958.
CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Archivo Historico Nacional. Gua. Madrid, 1989.
114 ANTONIA HEREDIA HERRERA
37. Guia de los Archivos y las Bibliotecas de la Iglesia espaola, Len, Asocia-
cin espaola de Archiveros eclesisticos, 1985, t. l. Archivos. 547 pgs.
cfr. Tb. F E R N N D E 7 CATN.J. M.: Los Archivos de la Iglesia en Espaa, Len,
Centro de Estudios y de Investigacin San Isidoro)), Archivo Histrico Diocesano,
1976.
38. Por citar algunos de los que estn estudiados y difundidos:
MARTINEI FERRANDO. J. E.: Informe sobre el Arrhivo de Requesns, B.A.L.B.,
1946.
ALns duque de: Archivos de Espaa El de la Casa de Alba, Hidalgua, 1953,
pgs 141-150.
PA I 1 9 0\r COVARRIJHIAS L.: Archivo de la Casa del Marqus de Castelar, Hidal-
gua 1, 1953.
MIIQO/ Dt SANPEDRO M.: Archivo de los Condes de Canilleras. Hidalgua, 4,
1954
G O N ~ A LMORFNO
FL J.: El Archivo de Medinaceiz, ((Archivo Hispalense)), 34,
1961, pgs. 327-330.
CAP~TULO4
DOCUMENTOS E INFORMACI~N
1. Conceptos y diferencias.
1.1. Documentos de archivo.
1.2. La informacin en general.
1.2.1. Informacin bruta, informacin elaborada.
2. Los soportes documentales: (antes y despus del papel).
3. Transmisin de los documentos.
4. Caracteres externos e internos de los documentos.
5. Tipologa documental.
6. Clasificacin de los documentos.
7. Valor del documento.
8. Agrupaciones documentales.
8.1. Agrupaciones naturales.
8.1.1. El fondo documental / fondo de archivo.
8.1.2. Secciones. .
8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y
orgnicas.
8.1.2 2 . Secciones de fondo.
8.1.2.3. Secciones histricas de archivo.
8.1.3. Las series.
8.1.4. La unidad archivstica.
8.2. Agrupaciones documental..s artiliciulcs.
8.2.1. Las colecciones documentales y las scccioncs tiic-
t icias.
9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte.
9.1. Los ((nuevosarchivos)).
10. Bibliografa.
1. Conceptos y diferencias.
2. Las definiciones tradicionales del documento diplomtico son las dadas por
Sickel y por Paoli. Respectivamente son las siguientes: ((Testimonio escrito redactado
segn una forma determinada -variable en relacin al lugar, poca, persona o nego-
cio- sobre un hecho de naturaleza jurdica); y ((Testimonio escrito de un hecho de na-
turaleza jurdica redactado con observancia de frmulas destinadas a darles fe y fuerza
probatoria).
Una acepcin del documento diplomtico es el documento notarial que Jos
Bono define como la escrituracin (conscriptio o puesta por escrito) formalmente ca-
racterizada de una actuacin (actio) jurdicamente trascendente)): en BONO.Jos: Los
Archivos notariales, Sevilla, 1985.
3. Los documentos jurdicos son los denominados por los italianos ((documen-
ti y por los alemanes Urkunden, mientras que a los administrativos o preparatorios
de aqullos son los llamados por los italianos Atti y por los alemanes akten.
La denominacin de ((administrativos)) para contraponer a jurdicos no es ple-
namente satisfactoria, pero por el momento la emplearemos a efectos prcticos.
124 ANTONlA HEREDIA HERRERA
5 . Tipologa documental.
mos referido, habr que tenerlas muy claras (as Real Provisin y
Ejecutoria, corresponden a un mismo documento). Para la fijacin
de estos nombres habr que partir no de creaciones e invenciones,
sino de las denominaciones de la poca, de las reglamentaciones o de
la legislacin que las fijaba.
Esta delimitacin de tipos es precisa no slo para los documentos
jurdicos, en el sentido ms estricto, sino para los puramente admi-
nistrativos y ha de afectar no slo a los documentos singulares sino a
los compuestos o unidades archivsticas.
Cuando la tipologa documental se refiere a los expedientes,
aqulla responde a la condensacin de datos substanciales no slo
externos, sino internos amn de otros datos que afectan al origen y a
la tramitacin administrativa. Hasta el punto de facilitar no slo la
descripcin para el archivero sino la recuperacin para los usuarios.
La especificacin tipolgica es totalmente necesaria para el archi-
vero, en primer lugar, porque los tipos documentales van a distinguir
las series documentales que son las agrupaciones documentales in-
dispensables tanto a efectos de clasificacin como de inventariacin;
en segundo lugar, porque esa determinacin es uno de los elementos
precisos para la catalogacin.
Actualmente la mecanizacin documental ha de partir de una
normalizacin cuyo primer paso ha de estar en la fijacin tipolgica
que ayude a conocer la semejanza de informacin derivada de tipos
homlogos.
La especificacin y delimitacin tipolgica de una Real Provisin
de concesin de naturaleza en Indias nos ayudar para siempre a que
con su simple enumeracin conozcamos, sin verlas, las caractersti-
cas externas del documento y la informacin que en l podemos en-
contrar. El autor: el rey; el destinatario y beneficiario: un extranjero;
el contenido: la concesin del permiso para tener los mismos dere-
chos y deberes que un castellano, incluida expresamente la posibili-
dad de comerciar en territorio de Ultramar. Sabremos adems que
podremos obtener datos muy precisos del citado extranjero: lugar de
nacimiento, datos sobre sus padres y referentes a su matrimonio,
otras circunstancias de su vida y de sus bienes materiales. Esto en
cuanto a la informacin. Pero tambin sabremos de antemano el for-
mulario, clusula por clusula en que viene formalizado el docu-
mento, al tratarse de una Real Provisin. El conocimiento de estos
DOCUMENTOS E INFORMACION 137
8. Agrupaciones documentalesI6
8.1.2. Secciones.
8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgnicas.
No resulta tan clara la distincin para la Seccin porque en su
agrupacin intervienen, a veces, factores histricos o de uso con los
que hemos de contar. Existe una prctica generalizada en los archi-
vos de denominar secciones a lo que son fondos.
En teora la seccin documental es una subdivisin del fondo,
identificada con la produccin documental de una unidad o divisin
administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. La
seccin es, pues, el conjunto de documentos generados en razn de
la actividad de esa subdivisin orgnica o funcional.
No es exactamente igual seccin administrativa que seccin do-
cumental aunque puedan estar estrechamente relacionadas, incluso
por el nombre.
Tanto la seccin, como el fondo, estn afectados por el principio
de procedencia, hablando en trminos archivsticos.
Fondo = Fondo documental de una Diputacin Provincial.
Seccin = Conjunto de documentos producidos por la Deposita-
ria de dicha corporacin.
La seccin es una parte del todo (fondo) y como tal estar inte-
grada en l, a efectos de organizacin y descripcin. No exigir una
clasificacin aparte y tendr su sitio en el inventario del fondo.
En el cuadro de clasificacin del fondo, las secciones estn identi-
ficadas ya con los rganos, ya con las funciones, productoras de do-
cumentos (por ejemplo, una Comisin de gobierno en el caso de un
fondo municipal; la funcin de control del trfico en el caso de la
Casa de la Contratacin) y e n cuanto que unos y otras pueden sub-
dividirse
-_
darn luego lugar a las subsecciones.
Nos estamos refiriendo a las Secciones documentales>>que bien
podrn ser, en razn de su origen -como hemos visto- orgnicas o
funcionales. En el caso de las primerascoinciden con las secciones o
divisiones administrativas de la Institucin.
Las secciones funcionales suelen ser ms frecuentes en los fondos
de instituciones histricas y remotas. En muchas de dichas institu-
ciones existan funciones perfectamente claras y delimitadas que se
desplegaban en actividades aunque no existan los rganos o depen-
144 A N T O N I A HEREDIA HERRERA
i 9. H E R E D l A HERRERA,
Antonia: Nuevos archivos, nuevos documentos, Boletn
de ANABAD, XXVIII, 4, 1988, pgs. 349-353.
20. Actas del IX Congreso Internacional del CIA. Archivum.
DOCUMENTOS E INFORMACIN 151
terviene un autor que crea, que decide, que manipula, y que como
tal genera derechos de autor y exige depsito legal para su obra. Esos
films estaran ms en la lnea de produccin periodstica y con toda
justicia para ellos se reclama la denominacin de obras. En todo caso
se acercan a los trabajos de investigacin plasmados en un libro, de
los que no se nos ocurre encasillarlos como documentos de archivo.
La no adscripcin a los documentos de archivo no les resta valor in-
formativo.
En los fondos de cualquier archivo generado por cualquier insti-
tucin actual encontraremos tanto documentos en papel, como en
otro soporte que testimoniarn y probarn acciones especficas de
aqulla. Hoy por hoy los documentos audiovisuales son todava me-
nores en nmero pero llegar el momento en que sean mayora. Ha-
bremos de pensar en un almacenamiento independiente por cuanto
los problemas fsicos de conservacin e instalacin s son diferentes.
Algo as como cuando los pergaminos los ubicamos en muebles con
independencia de las cajas de cartn que utilizamos para los legajos.
En cuanto a la organizacin y descripcin los criterios persistirn.
Los franceses, recientemente, han definido al documento de ar-
chivo audiovisual (document administratif audiovisuel) y aparte
de reconocerle el soporte con informacin constituida por imgenes
y sonidos, le reconocen ciertas notas indispensables:
estar finalizado y completo.
origen y finalidad administrativas.
estar presto para su difusin y utilizacin.
No aaden nada nuevo a las caractersticas de los documentos
tradicionales salvo el soporte cuyo carcter no esencial est recono-
cido al admitir que dichos documentos estn sujetos a todas las leyes
relativas a los archivos pblicos por lo que afecta a su conservacin,
valoracin con fines histricos, acceso, seleccin y expurgo.
Estos documentos con nuevo soporte, si son documentos de ar-
chivo lo que plantean son problemas jurdicos2*en cuanto a su vali-
dez como prueba -an no resueltos- o problemas de conservacin y
2 1 . La Documentacin francaise: Audiovisuel et Administration, Pars, 1988.
22. PYEINS-R~GO, Paulette: Las consecuencias jurdicas de la produccin de los
documentos informaticos por las Administraciones pblicas, Estudio RAMP, Pars
1988.
DOCI'MFNTO5 t IYFORMAC IO'L 153
10. Bibliografa.
t
ra: el carcter mono fico de la informacin que coleccionan y di-
funden.' Afirma que ((documentacin se entiende como- el acto de
reunir documentos so re un tema dado y el tratamiento de stos con
vistas a su difusin'.*Otra de Shera: documentacin es una parte del
concepto de Organizacin bibliogrfica cuya finalidad es la canaliza-
cin de los documentos grficos del conocimiento humano hacia sus
usuarios, cualquiera sea la finalidad, a fin de maximizar la utiliza-
cin social de todos los documentos de la experiencia humanaJ.
Esta ltima nos trae otra nota que no podemos perder de vista que la
1. Cfr. C Z R RGCITIEL,
I ~ Manuel: Manual de Bihlioteconomia, Madrid, 1988.
2 . PREJ A L V 4 R E L - O S S O R I O , J. R.:La profesin del documentalista en Espaa,
Boletn de ANABADn, XXXI, 1981,4, octubre-diciembre, pag. 690.
3. LPEZYEPES, J. L.: Teora de la documentacin, Pamplona, 1978.
4. Las varias definiciones incluidas estn forzadas porque son las existentes y no
hacen sino testimoniar la dificultad que entraa su fijacin. De eterno problema) la
califica Nuria Amat por haber revestido siempre un carcter, incluso, polmico. La
obra reciente de Lpez Yepes: Fundamentos de Informacin y Documentacin, (Ma-
drid, 1989, pg. 5 l ) se extiende en dar las lneas de lo que ha de ser una definicin y
concluye que la Documentacin puede definirse como aquella ciencia general que
tiene por objeto el estudio del proceso de comunicacin de las fuentes documentales
para la obtencin de nuevo conocimiento.
160 ANTONIA HEREDIA HERRERA
2. Funciones.
En definitiva las tres van a desarrollar las funciones de recoger,
almacenar y difundir documentos e informacin a travs de unos
profesionales que son los archiverbs, los bibliotecarios y los docu-
mentalistas.
2.1 . Recoger.
La recogida para el archivero est canalizada y ceida al mbito
de produccin de los documentos de archivo en una institucin. El
campo de esa accin tiene unos lmites y una concrecin que se re-
duce al institucional. Esto no es obstculo para que el archivero se
preocupe tambin de recoger fuera de esos lmites otra documenta-
cin producida, cuando exista peligro de prdida o convenga deposi-
tarla en su centro. La recogida en los archivos culmina en la transfe-
rencia documental.
Para el bibliotecario esta funcin no est limitada por una pro-
duccin documental de gestin, sino que es mas amplia y slo queda
acotada cuando la biblioteca se crea con un pretendido carcter mo-
nogrfico. La tarea de recoger se traduce en coleccionar.
La recogida para el documentalista, aunque lo ms amplia posi-
ble y con slo la limitacin monogrfica, est precedida por la selec-
cin. La seleccin para el documentalista est al inicio del proceso
documental para evitzr ruido. El archivero, en cambio, recogida
toda la produccin documental de una institucin, habr de ejercer
la seleccin despus, con vistas a la conservacin permanente.
2.2. Almacenarconservar.
En cuanto al almacenamiento, el archivero habr de guardar y
conservar materialmente los documentos sobre los que ms tarde
har una seleccin buscando una conservacin definitiva.
5 . Sobre la multiplicidad de definiciones de la Documentacin Vid. SAGREDO
FERNANDEL, Flix: Anlisis formal de las definiciones sobre Documentacin
(1 934- 1984), en Fundamentos de Informacin y Documentacin, Madrid, 1989,
pgs. 160-199.
CIENCIAS DE LA D O C U M E N T A C I ~ NE I N F O R M A C I ~ N 161
5. Metodologa y tratamiento.
Los tres profesionales -archivero, bibliotecario y documentalista-
operan, respectivamente, sobre un fondo documental, bibliogrfico o
de informacin. La mayor ampl'itud y flexibilidad es para el de las
bibliotecas. El de los archivos est determinado y limitado por la ges-
tin de una institucin, el de los Centros de Documentacin se con-
CIENCIAS DE LA DOCUMENT.4CION E INFORMACIh 167
-
vo.
El mtodo archivstico est encaminado a recoger, conservar, or-
ganizar, describir y servir los documentos de archivo; el biblioteco-
nmico a coleccionar, conservar, catalogar y clasificar y servir los li-
bros; el documentalista en reunir, seleccionar, clasificar y dinamizar
la informacin.
La condicin de coleccin para las bibliotecas y Centros de Do-
cumentacin a la que es ajena el fondo documental ser factor im-
portante a la hora del tratamiento.
La seleccin, practicada por todos, es sin embargo tarea enfocada
de forma distinta. La seleccin en un archivo se practica despus de
recogidos los documentos y con vistas a su conservacin definitiva;
la seleccin en las Bibliotecas y en los Centros de Documentacin se
realiza con anterioridad en las primeras, en virtud de los usuarios y
en los segundos para evitar un ruido que puede dificultar la bs-
queda.
Pero es en el tratamiento a efectos de organizacin y de anlisis
donde podemos ver de forma ms clara las diferencias, porque tene-
mos que estar lejos de pensar que el mtodo en un archivo puede
identificarse con el de un Centro de Documentacin, ni que en ste
hayan de aplicarse los criterios de archivo a la documentacin im-
presa.
En cuanto a la clasificacin, en los archivos, es de los documen-
tos. en las bibliotecas y Centros de Documentacin de los conoci-
mientos registrados. En los primeros es consecuencia del principio
de procedencia y del respeto al orden natural, determinado por el
origen jurisdiccional de los documentos de archivo y se realiza a pos-
teriori. En los segundos, parte de un consenso, lo ms generalizado
posible, de agrupacin del conocimiento, en virtud de las necesida-
des de los usuarios, y por lo tanto es a priori. De ah el uso, en las
definiciones respectivas, de conjuntos orgnicos para el primero y de
colecciones para los segundos.
En uno y otro caso la clasificacin se materializa en cuadros de
clasificacin. Los modelos son numerosos para el primero en virtud
168 Ai4TONIA HEREDIA HERRERA
7. Bibliografa.
A m m io, Amaldo di: Archivo e bihlioteche. Afinite e differenze.Ressegna degli Ar-
chivo si Stato, XXXVII,, 1977, pgs. 9-20.
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.ses et les Centre, de documrntation, Archivum, XXX, 1984. pg. 23.
Loi~i Yi 1'1 \, J. C.: FundamentoJ de idormacin y documentacin, Eufema, Madrid,
1989.
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, Archivi e bihlioteche, Archivi e Cultura, XIV, 1980, pgs.
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P i\io Moi I \ 1, M.": Introduccin al anlisis documental y JUS niveles, Boletn de
ANABAD, XXXIX, 1989, pgs. 323 y ss.
CAPTULO 6
GESTIN DE DOCUMENTOS
Gestin Oficina o
o de primera primario 5 aos dependencia
oficina productora
- -
Archivo
Administrativo
1: primario 1030 aos Archivo Central de
preferentemente la institucin
2. Gestin de documentos.
3. Transferencias.
to tras haber superado cada una de las edades establecidas pasa al ar-
chivo siguiente en un sistema establecido de archivos. Existen trans-
ferencias del Archivo de Gestin al Administrativo o Central, al In-
termedio y al Histrico o General.
En Espaa existen fechas fijadas: cinco aos mnimos de perrna-
nencia en las oficinas, pero existen despus plazos diferentes de
acuerdo a la vigencia administrativa y sta, como sabemos, es varia-
ble segn los diferentes documentos y expedientes, no existiendo unii
reglamentacin para cada caso'.
De una manera muy general, la permanencia en cada uno dc es-
tos archivos debe ser la siguiente:
Archivo de gestin ( 5 aos), archivo central (10 aos), archivo in-
termedio (1 5/30 aos), archivo histrico (definitivamente).
Estos plazos suelen incumplirse, adelantndose en el primer esca-
ln a salvar, por falta de espacio en las oficinas productoras y en los
otros escalones, no cumplirse por inexistencia de los centros adecua-
dos, pero sobre todo por falta de personal que los lleve a efecto.
Las transferencias deben estar reguladas no slo en los plazos
sino en la materializacin de las remesas que habrn de hacerse entre
productor y archivo central y entre ste y el siguiente y as sucesiva-
mente.
La normalizacin en estos casos es indispensable y se reflejar en
los impresos de hojas de remisin y en el uso de la tipologa docu-
mental / Cfr. Cap.": Organizacin y descripcin en un archivo admi-
nistrativo .
En nuestro pas, actualmente, este flujo documental est estable-
cido de la siguiente manera:
a) En la Administracin Central.
Oficinas de Ministerios (archivo de oficina o gestin).
.1
Archivo Central de Ministerios (archivo administrativo).
.1
8. Loi>oi I Y I . Elio: .4rchivsticu. Principi c> Prohlr.wi. Miln, 1984, pg. 198.
186 AYTO\I 2 HEREDIA HLRRERA
14. El trmino castellanc es definido por Mara Moliner como la accir. de qui-
tar de una cosa lo malo o intil que hay en ella. En italiano se hdbh de ((selezione o
scartov. en Argentina de descarte.
15. Con 1 t s Ai o ~ oVicenta:
. Manual de Archivos Municipuli~s.ANABAD, Es-
tudios Madrid, 1982, pgs. 28, prrafo 33.
190 ANTONIA HEREDIA H E R R E R A
a) Ejemplar o modelo.
b) Selectivo o cualitativo.
c) Sistemtico (cronolgico, topogrfico, alfabtico, numri-
co).
d) Aleatorio.
a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar u n o o
varios ejemplares a fin de ilustrar la practica administrativa de una
poca.
b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos ms
importantes o significativos de una clase. Tiene el peligro del subjeti-
vismo, de aqu la importancia de indicar siempre los criterios obser-
vados en la seleccin.
c) El muestreo sistemtico es aqul que precisa necesariamente
la homogeneidad de la serie y elimina peridicamente, conservando
bien un ao, un mes, bien los expedientes -ordenados alfabticamen-
te- correspondientes a una letra o bien conserva numricamente un
expediente cada tantos eliminados.
d) El muestreo aleatorio es aqul que toma las muestras al azar,
por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente repre-
sentativos.
5. Bibliografa.
1. Planteamiento.
2. khquema de un programa archivstico a partir de las funciones
del archivo.
3. Elementos de una Administracin de Archivos.
3.1. Sistema de archivoh.
3.2. Legislacin.
3.2.1. Disposiciones generales.
3.2.2. Reglamentos.
3.2.3. Normas.
3.3. Presupuestos econmicos.
3.4. Personal.
3.4.1. Formacin profesional.
3.4.2. Centros de formacin y enseanzas.
3.4.3. Titulacin, formacin y enseanza en Espaa.
4. Niveles de programaciones archivsticas.
5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos.
6. Bibliografa.
1. Planteamiento.
El proceso documental:
- gnesis o produccin
- transferencia
2. ROMERO T ~ L L ~ F I GManuel:
O. El valor deldocumenlo en un sistema de archi-
v o ~Revista
, de Archivos y Bibliotecas de Andaluca, 1, Sevilla, 1986, pg. 43.
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS 203
- organizacin
- descripcin
- seleccin
- recuperacin
- recoger
- conservar la documentacin.
- servir
- Uno de preparacin, con una actitud activa por parte del archi-
vero que comprende el conocimiento y valoracin de la docu-
mentacin (con vistas a la organizacin y a la eliminacin), la
participacin en el proceso de gnesis documental (con miras a
su simplificacin), la normalizacin de la tipologa documental
(a efectos estadsticos, de control, de denominacin), la progra-
macin y listados de expurgos, la transferencia y canalizacin
de la remesas, la coordinacin entre servicios productores y el
archivo, la recogida y reclamacin de la documentacin e in-
cluso la orientacin y el consejo para la compra de documen-
tos.
204 9\iTONlA HEREDIA H E R R E R A
1 .o 2.0
Conservar
\
ORGANIZACI~N: 11------Clasificacin 11 y 11------1Ordenacin I
I 1 I I 1
DESCRIPCI~N: 1 inventariacin y 1 Catalogacin I1
f
Servir !-----1 L_-__ I
Ministerio de Cultura.
.1
Direccin General de Bellas Artes y Archivos.
.1
Direccin de Archivos Estatales.
4-
Servicio Nacional de Microfilm.
Instituto de Conservacin y Restauracin de
Bienes Culturales.
Centros Nacionales C.I.D.A. (Centro de Informacin Documental
Asistencia Tcnica de Archivos.
Junta de Calificacin, Valoracin y Expropia-
cin.
Junta Asesora de Archivos.
3.2, Legislacin.
3.2.1. Disposiciones generales.
6. Dentro de estas lneas generales existe una gran diversidad de modelos. Cfr.
DLPLA, Ana: Los archivos de las Administraciones autonmicas en Espaa, Boletn
de ANABADn, XXXVII, 1-2, 1987, pgs. 197-226.
7 . Sobre las asociaciones Cfr. la revista Janus, CIA, 1989, n . O 1. y La Gazet-
te des Archives, n . O 149, 2.0 trimestre 1990: Le5 associations darchivistes de la Com-
munaut europenne. Sobre la ANABAD, Vid. Boletn de ANABADN, XXX, 1990,
enero-marzo.
4DMi\ISTRAC iO\ DF \RC H I \ O S 21 1
3.2.2. Reglamentos.
Cada archivo o cada grupo de ellos con caractersticas semejantes
debe tener su reglamento.
En Espaa el Reglamento de los Archivos del Estado data de
1901 ", y lgicamente, est desfasado por cuanto contempla a todos
los archivos dependientes de la Administracin central y ' para una
poca ya remota.
Existen sin publicar: Bases para el estudio y proyecto de regla-
mentacin de los Archivos de las Audiencias, debido a Mara Reme-
dios Muoz. Para los de las Delegaciones de Hacienda esta el Ante-
proyecto de Reglamento y Organizacin de los Archivos de las Dele-
gaciones de Hacienda 12.
Para los Archivos de Protocolos, las instrucciones de Campillo de
1933 fueron mejoradas por las Nuevas' Instrucciones para Archivos
Histricos de Protocolos)) de A. Matilla y J. M. Lacarra, en 1980. En
-
10. VIASTORNER, Vicente: L a conservacin del Patrimonio hihliogr@ico y do-
cumental se$n la ley de 25 de junio 1985. A.I.C. M.C. n.O 2 5 , octubre-diciembre
1985, pgs. 23 y ss.
11. Reglamento para el RPgimen y Gobierno de los Archivos del Estado, servidos
por el Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, aprobado por el
R.D. de 22 de noviembre 1901, Madrid, 190 1.
12. Madrid, Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1961.
214 ANTONIA HEREDIA HERRERA
3.2.3. NormasI4
3.4. Personal.
3.4.1. Formacin profesional,
La labor del archivero se fundamenta en un saber terico y prc-
tico, sometido a un constante cambio, adquirido durante largos aos
de estudio y aprendizaje, pero siempre sometido a revisin. Esta for-
macin puede considerarse desde dos puntos de vista: el de una pre-
paracin general para cualquier archivero en su momento de ingreso
y el de la especializacin. Formacin inicial y formacin continua,
la llaman los franceses.
En la formacin, actualmente juega un papel importante la masa
de la produccin documental y el crecimiento de la clie.ntela de los
archivos.
Existe, hoy y para algunos pases, una doble dimensin, directa-
mente relacionada con esa doble concepcin del archivo que ya vi-
mos que contempla no uno, sino dos profesionales:
Hoy parece ser que existe una tendencia europea que establece
dos partes esenciales en la formacin: una, a nivel universitario, con
un fuerte bagaje histrico-jurdico y otra, especfica, basada en la Ar-
chivstica.
La preparacin de los archiveros ha evolucionado, lgicamente,
de forma paralela a la del concepto de archivo. De la consideracin
casi exclusiva del archivo histrico que exiga fundamentalmente
unas enseanzas de Historia, de Paleografa, de Diplomtica y de La-
tn se ha pasado a la concepcin del archivo de instituciones vigen-
tes, sin olvidar al otro, lo que ha exigido desde conocimientos de De-
recho Administrativo, tcnicas informticas y sobre todo estudios y
prcticas archivsticas, al ir consolidndose esta disciplina.
En Hispanoamrica la situacin vuelve a plantear ausencia de
uniformidad amn de otros problemas como el derivado de la ocupa-
cin de los puestos directivos de algunos archivos por no profesiona-
les. Aparte de la del CIDA existen escuelas, vinculadas algunas a las
Facultades Universitarias, y cursos en Brasil, Colombia, Ecuador,
Mxico, Panam, Per y Venezuela. La reunin de la ALA acord
establecer las enseanzas necesarias para dos niveles de profesionales
ADMINISTRACI~NDE ARCHIVOS 223
Archiveconomia
36. Creada en 1964 y con origen en los Cursos para la formacin tcnica de Ar-
chiveros, Bibliotecarios y Arquelogow de 1952.
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS 229
i
Ser semejante al nivel anterior, pero con menos necesidades, en
cuanto que su mbito es inferior, pero siempre en conexin con
Nivel el anterior, para evitar duplicidad y diversidad de criterios.
Regional o La legislacin, los servicios,'las orientaciones bsicas, no podrn en
Autonmico ningn momento desconectarse del quehacer general.
La coordinacin con el nivel anterior es indispensable en todo mo-
mento.
230 ANTONIA HEREDlA HERRERA
Reclasificacin.
Programacin descriptiva y editorial.
Servicios en todas sus manifestaciones (sobre
Archivo investigacin, consultas, biblioteca, repro-
Histrico grafia, etc.).
Restauracin.
Reproduccin.
Exposiciones, conferencias.
6. Bibliografa*
CORTSALONSO. Vicenta: Funcin de los Archivos, Archivos de Espaa y Amrica.
Materiales para un Manual)), Madrid, Universidad Complutense. i977, pgs.
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cos en el mbito autonmico, (Ponencia presentada en el II Congreso Nacional de
ANABAD, Palma de Mallorca, 1983), Boletn de ANABAD, Madrid, 1986.
~ N . Manuel: Definicin de funciones y planz'jcacion de funciones
MATAC A S T I L L Jos
en el mbito estatal, (Ponencia presentada al 11 Congreso Nacional de ANABAD,
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PEROTIN.Yves: L,e concept drchives et les ji-ontieres de I'Archivistiyue. Actes de la
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REPRESARoDR(;uEZ, Armando: Formacin profesional del Archivero, IV Congreso
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heques de Belgique, Bruxeles, 46,l-2, 1975, pgs. 185-189.
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tensivo de iniciacin a la Archivstica,Tarragona, 1980, pgs. 3-12.
___~___
*
No he seguido un orden alfabtico en esta $eleccin, Tino el orden del guin del capitulo. M c remito tamhtn
a la Uibliogralia mas amplia que figura en las notas.
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS 233
MATAC A S T I L LJos
~ N ,Manuel: La accin internacional en materia de archivos, AIC,
enero-marzo, 18. Ministerio de Cultura, 1980, pgs. 33 y ss.
La situacin profesional de los archiveros latinoamericanos, ((Boletn de ANA-
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102-1 11.
ARCHIWM, XXXIV, 1988: La formation profesionelle des archivistes.
CRESPO NOGUEIRA, Carmen: La accin internacional de los archivos, Los archivos y
la investigacin, A. H. P. de Avila, 1987, pgs. 119-127.
JANS, ICA/SMA, 1990.
111
METODOLOGAARCHIV~STICA
CAPTULO 8
VOCABULARIO Y TERMINOLOG~AARCHIV~STICOS
1. Problemtica general.
2. Trabajos de unificacin terminolgica.
3 . Diversidad de uso de trminos ms frecuentes.
Problemtica general.
EVANS. Frank B.; HARRISON, Donald F. y THOMSTON, Edwin A.: A basic glossary
for archivists, manuscripts curatores and records managers, The american Archivist
31, 1974, pgs. 415-433.
CORTESALONSO, Vicenta: Manual de Archivos Municipales, Madrid, 1982, Cfr.
Glosario, pgs. 121-134.
CARUCCI, Paola: Le forti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, 1990,
pgs. 199-239.
5 . Secretara de Educacin Pblica, Escuela Nacional de Biblioteconoma y Ar-
chivoconoma: Glosario de terminologa archivstica y de ciertas expresiones de Admi-
nistracidn, Mxico, 1980, 12 1 pgs.
6. FUNL H E N R ~ Q U E LVilma: Terminologa Archivstica, Primer Seminario Na-
cional de Archivos Histricos. Acuerdos y recomendaciones, Lima, 1985, pgs.
54-60.
7. C.I.A.: Dictionaire ... ob. cit.
VOCABULARJO Y TERMlNOLOGfA ARCHIvfSTICOS 243
CANADA ESPAA
1
Etats sommaires Etats Catalogue des fonds
c I
par fonds Etat General Censos
de depot general
Cuida Guas
Cuides Cuides par fonds especial
11
Repertoire numenque Repertoire sommaire sommario
Repertoire numerique detaill Repertoire numenque Inventario Inventario
Repertoire numerique detaill analtico
Repertoire alfabetique - Repertoire index
111
inventaires sommaires Inventaire sommaire cronolgico
Inventaires Sommaires detaills Inventaire analytique Regesti Catlogo
Inventaires chronologiques Inventaire index alfabtico
inventaires anal ytiques
Inventaires de reconstitution
fictive de fonds dissocis
Diferentes denominaciones utilizadas en los Manuales ms difundidos, segn los tres niveles de descripcin.
Cfr. HEREDlA HERRERA, Antonia: Estado de la cuestin sobre instrumentos de descripcin IRARGI (en prensa).
VOCABULARIO Y TERMINOLOG~AARCHIV~STICOS 241
3. Diversidad de teoras.
7. TANODI,
Aurelio: ob. cit. cap."111, p a g 16 y ss.
258 ANTONIA HEREDIA HERRERA
sus series y tambin es evidente que puede existir un fondo bien cla-
sificado y mal ordenado, desde el planteamiento que propugnamos.
Veamos cmo se produce tal anterioridad en el caso de los Archi-
vos Administrativos y en el de los Archivos Histricos.
En el caso de Archivos Administrativos, la clasificacin viene
dada, encauzada por la misma produccin del documento: es un
proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad
productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones adminis-
trativas. Tericamente el archivero integrar los documentos dentro
de las clases o grupos que ya estn determinados por la misma activi-
dad del organismo de donde proceden.
En los segundos pueden, a su vez, presentarse dos casos: que la
documentacin est organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el
archivero por lo que respecta a la clasificacin slo ha de llevar a
cabo una crtica seria y constructiva reclasificando desde fuera sin al-
terar lo establecido, mediante cuadros auxiliares, o que la documen-
tacin est totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los
organismos que reflejan la documentacin, sus atribuciones, funcio-
nes y actividades, reconstruir y plasmar la sistematizacin y clasifi-
cacin del fondo.
En ambos casos la ordenacin seguir a la clasificacin.
Hay una tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a
enumerarlas en el orden contrario: ordenacin y clasificacin. En
muchas de las convocatorias de pruebas para optar a una plaza de
archivo, uno de los temas exigidos en el cuestionario se titula: Or-
denacin y clasificacin de documentos. Incluso alguna bibliografa
reciente mantiene ese orden de enumeracini5.Aparte del orden in-
verso en que vienen enunciados, habra de puntualizarse -como ve-
remos ms adelante-: clasificacin de fondo y ordenacin de se-
ries o de documentos.
____-
i 5 . De poco ms de unos aos a esta parte parece que se inicia una enumeracin
correcta.
ORGANIZAC16N 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 263
21. ALBERCH FIUCJERAS, Ramn y otros: Els Arxius historia municipals normes
basiques de clasificaci, Barcelona. 1982.
HEREDIA HERRERA. Antonia: Archivos municipales: teora y prctica, Boletn de
ANABAD, n.O 3, Madrid, 1983.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos municipales: balance y reflexin sobre un
programa archivistico. Introduccin al n.o .3 de Archivos Municipales Sevillanos,
Sevilla, 1985, pgs. 11-26. Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid:
Cuadro de organizacin de fondos de Archivos Municipales, Comunidad de Madrid,
1984, 107 pgs.
270 ANTONIA HEREDIA HERRERA
9. Elementos de clasificacin.
t
1.2. oficina actividad
serie documental
serie documental
......................
2. rgano funcin
2.1. oficina / actividad
2.1.1. .................... } Seccin documental
serie documental
serie documental
....................
3. rgano funcin
3.1. oficina actividad
serie documental
serie documental
4. .......................
5. .......................
272 ANTONIA HEREDIA HERRERA
9.1. Acciones:
9.3. Asuntos:
En cuanto a los asuntos es obvio que, como hemos dicho, se re-
fieren a las materias de las que tratan los documentos. Hacienda,
guerra, gobierno, iglesia sern las materias, reflejadas en la corres-
pondencia de un virrey indiano con la metrpoli.
Muchos son los que conciben la clasificacin por materias como
grupos temticos ordenados alfabticamente. Un ejemplo puede ser
la clasificacin que, a fines del XIX, Jos M."de Rivas hizo en Cdiz
con los Papeles del Consulado de cargadores a Indias, de tal forma
que el ramo (equivalente a apartado o grupo) relativo a Almace-
nado (un impuesto cobrado y administrado en el XVIII por el Con-
sulado) apareca en primer lugar, figurando despus otro ramo:
avera consulam que se vena cobrando con bastante anterioridad.
Esto no es una clasificacin por materias, ya que sta supone la sepa-
racin en grupos, dndoles nombres de materias pero ofrecindolos
jerrquicamente y no alfabticamente. As en ese grupo de impuestos
-sigo refirindome al Consulado- stos figuraran no alfabticamente
sino de acuerdo a su fecha de creacin o establecimiento.
1 1. Eleccin de la clasificacin.
22. Quiero dejar aclarado este punto porque pudiera pensarse que estamos ha-
blando de una clasificacin anterior que viene de la propia institucin y que nosotros
pretendemos cambiar. En absoluto. Nos referimos a clasificaciones incorrectas por ha-
berse hecho a posteriori, por archiveros en desacuerdo con el principio de respeto al
orden natural de la institucin productora. Hemos de intentar restablecer y acercarnos
al orden originario. Nos remitimos a los problemas a que da ocasin tal situacin y
que sern tratados en el captulo 7.
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 277
Aos Legajos
... 38.903
TOTAL
80
Cuadro general de clasificacin del Archivo General de Indias.
278 ANTONIA HEREDlA HERRERA
1. FUNDACIN Y GOBIERNO
Ttulos, Privilegios, Constitucio-
nes 1453-1783 1-1 bis
Inventarios de bienes 1598-XVIII 2
Actas 1574-1835 3-4 lA,-2B,C,D
Apeos 1580-1759 5-6 3
Nombramientos de mayordomos XVIII 7
Patronatos y obras pas 1578-1818 8-1 1
Misas y capellanas 1688-1807 12
2. PROPIEDADES
Libros de protocolos de casas y
propiedades 1524-1789 13-15 4-6
Protocolos de Escrituras de casas XV-XVIII 16-51
Escrituras y Testamentos xv-XVIII 52-55
Pleitos xv-XVIII 56-60
Correspondencia y Peticiones XVI-XVIII 6 1-64
3. CUENTAS
Libro de cuentas generales de
mayordomos y administradores 1697-1934 65-66 6 bis
3.1. Ingresos
Libros de mayordoma o de ca-
jas de claveras 1700-1935 67-79 7
Libros generales de clavera 1734-1807 80-86
Libros de entradas en arcas 1730-1837 87A-87B
3.2. Gastos
Libros de pago de tributos 1671-1815 8-9
Cuadernos mensuales de^gastos
diarios y de despensa 1599-1837 88-102
Libros y cuadernos de salida de
arcas 1663-1835 103-107
ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS 219
~~
Cuadro de Clasificacin
280 ANTONIA HEREDIA HERRERA
l. GOBIERNO.
1. l . Concejo Ayuntamiento Pleno.
1.2. Alcalda.
I .3. Comisiones de gobierno (CMP y CG).
1.4. Comisiones informativas y especiales.
2. ADMINISTRACIN.
2. l . Administracin General.
2. l . l . Secretara.
2. I .2. Registro General.
2.1.3. Patrimonio.
2.1.4. Personal.
2.1.5. Servicios Jurdicos.
2.1.6. Contratacin.
2.1.7. Archivo.
2.2. Administracin de Servicios.
2.2.1. Abastos y Consumo.*
2.2.2. Beneficencia y Asistencia Social.
2.2.3. Sanidad.
2.2.4. Obras y y Urbanismo.
2.2.5. Seguridad Ciudadana.
2.2.6. Quintas y Milicias.
2.2.7. Educacin.
2.2.8. Estadstica de Poblacin.*
2.2.9. Cultura.
2.2.10. Deportes.
2.2.1 1. Servicios Agropecuarios.
2.2.12. Elecciones.
2.2.13. Transportes.
2.2.14. Psito.
3. HACIENDA.
3. l . Intervencin Econmica.
3.2. Rentas y exacciones y captacin capitalhgresos.
3.3. Tesorera.
ARCHIVO MUNICIPAL
1. GOBIERNO.
1.1. Ayuntamiento Pleno.
Actas Capitulares / Actas de Pleno.
Libro de Actas Capitulares.
Expediente de Sesiones.
Libro de Extractos de Acuerdos.
Expedientes de Gobierno.
Ordenanzas Municipales.
Disposiciones recibidas.
1.2. Alcalde.
Resoluciones.
Bandos y Edictos.
Correspondencia.
Expedientes de Depuracin.
Expedientes de Nombramientos de Guardas Jurados.
Expedientes de Protocolo.
Lista de Lotera.
1.3. Comisin Municipal Permanente / d e Gobierno.
Actas.
Libro de Actas.
Expedientes de Sesiones.
Libro de Extractos de Acuerdos.
1.4. Comisin Informativas y Especiales.
Actas.
Libro de Actas.
Expedientes de Sesiones.
Libros de Extractos de Acuerdos
1. Tipos de ordenacin.
2. Ordenacin cronolgica.
2.1 . De piezas singulares.
2.2. De expedientes.
3. Ordenacin alfabtica.
4. Ordenacin numrica para unidades de instalacin.
5 . Eleccin del tipo de ordenacin.
6. Operaciones relacionadas con la ordenacin.
6.1. Desdoble o despliegue.
6.2. Signaturacin y sellado.
6.3. Datacin.
6.4. Foliacin y numeracin.
6.5. Agregacin.
Recordemos el esquema bsico de una programacin archivstica.
1 0 2 .o
Conservar
\ ORGANIZACIN:
1------
t Clasificacin
1
1 y
i-----1
1 Ordenacin
I L I I 1
I
I
DESCRIPCI~N: 1 Inventariacin [ y 1 1
Catalogacin
f
Servir !-----
1 L _ _ _l _
1 . Tipos de Ordenacin.
2. Ordenacin cronolgica.
2.1. De piezas singulares.
2.2. De expedientes.
En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referen-
cia cronlogica ha de hacerse a las fechas lmites: data de iniciacin
ORGAN. 11: ORDENAC16N DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES 289
3. Ordenacin alfabtica.
Es aqulla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el
abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representati-
vas de su informacin. Estos nombres pueden ser de la materia obje-
to del contenido documental, o de la persona a que ste se refiera, o
bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Ten-
dramos respectivamente, por ejemplo, los asuntos de una correspon-
dencia o los nombres de los destinatarios de la misma. Segn, pues,
se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordena-
cin alfabtica de materias, onomstica o geogrfica.
La ordenacin onomstica ha de considerar el primer apellido, el
segundo y el nombre en ltimo lugar. Al nombre de pila habr de re-
ferirse en caso de esclavos o de indios en los que normalmente no fi-
gura el apellido. No siempre se ha entendido as el orden alfabtico
onomstico. En el XVII y en el XVIII con frecuencia se orden por
el nombre de pila. Donde mayor nmero de pruebas existen de esta
prctica es en los ndices de libros manuscritos de la poca.
Hay series documentales que exigen tal ordenacin alfabtica
onomstica como son en la documentacin antigua: las probanzas,
las relaciones de mritos y servicios, los expedientes de ingreso en
rdenes militares o en colegios, etc. y en los fondos modernos, los
expedientes personales, las hojas de servicios, entre otros.
La ordenacin alfabtica es la preceptiva en los ndices realizados
sobre la informacin obtenida de los documentos, para recuperarla
en los instrumentos de descripcin.
Sobre las reglas para alfabetizar un ndice se pueden tomar como
modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como re-
glas generales y ms frecuentes la preferencia por la ortografa mo-
derna sobre la antigua, haciendo referencias continuas a esa ortogra-
ORGAN. II: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERES DOCUMENTALES 29 1
6.3. Datacin.
Insistimos en que son reprobables las anotaciones sobre los docu-
mentos. Pero a veces se hace conveniente, siempre por el archivero y
no por otras personas, la indicacin de la data en la parte superior,
desde luego a lpiz, para evitar la desordenacin por un uso frecuen-
te por parte de los investigadores. Es mucho ms recomendable la
utilizacin de carpetillas que guarden y protejan el documento y en
las cuales se indiquen los datos para su identificacin no slo por su
data. En muchos archivos, sin embargo, sto acarrea una serie de
problemas secundarios como son el aumento de volumen de las uni-
dades de instalacin que tropieza con el espacio restringido existen-
te.
denadas todas las unidades de instalacin que integren una serie do-
cumental completa. La aparicin, frecuente, de documentos mal co-
locados por los primitivos organismos productores que hacen nece-
saria su adecuada colocacin en otras unidades de instalacin hara
precisa con excesiva reincidencia la duplicacin, no slo de nmeros
de orden que pueden salvarse con cifras bis, sino lo que es peor y
ms molesto la duplicacin de los nmeros de la foliacin.
El almacenamiento de documentos en soportes como el disco p-
tico, evitarn muchas de estas tareas.
6.5. Agregacin.
Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detecta-
cin de documentos mal colocados. Las incorporaciones suelen ha-
cerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corres-
ponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agrega-
cin ha de hacerse de un fondo a otro fondo. As, una escritura de
propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios encontrada
entre los fondos del Hospital del Espritu Santo, refirindome a los
fondos del Archivo Histrico de la Diputacin de Sevilla.
La agregacin es necesaria pero peligrosa. Requiere un conoci-
miento profundo de las series y del fondo. Hay que considerar en
primer lugar el proceso administrativo seguido por la documenta-
cin, en segundo lugar, la prctica usual de archivacin mantenida
por el organismo productor y en tercer lugar la tipologa, antes que
tomar como referencia el asunto o materia.
Tambin como recomendacin insisto en que las agregaciones no
deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la clasifica-
cin e inventariacin de un fondo.
La agregacin exige la colocacin de testigos en el lugar ocupa-
do por el documento sacado de una unidad de instalacin para agre-
garlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente
la descripcin de la pieza y el nmero del legajo a donde se incorpo-
ra.
CAPTULO 11
LA DESCRIPCIN*
2. Planificacin descriptiva6.
2.1. Desproporcin entre demanda y servicio de la informacin.
En la actualidad muchos de nuestros archivos han sufrido la ava-
lancha del crecimiento demogrfico de los investigadores, como con-
secuencia del aumento progresivo de la poblacin universitaria en
las Facultades de Humanidades y de las crecientes necesidades cien-
tficas, a la vez que estn sometidos al aumento de la gestin de las
vo.
2.0 Series documentales.
3.0 Piezas singulares, unidades archivsticas.
Estos tres apartados obedecen a una escala jerrquica, de mayor a
menor, en las que cada una de las agrupaciones est contemplada
por su personalidad plena. Hemos excluido en este caso a las seccio-
nes documentales por entender que stas son subdivisiones de un
fondo, de una seccin de fondo o de una seccin de archivo.
La descripcin aplicada a cada uno de estos tres apartados deter-
minar un nivel de profundidad en el anlisis en relacin con la na-
turaleza de las agrupaciones que se describen. As describiremos en
el primer caso, un archivo, un fondo, etc.; en el segundo, cada una
de las series que integran cualquier fondo, seccin de fondo o seccin
de archivo y para el tercero, los documeiitos simples o compuestos.
Estos niveles. adems responden a las diferentes necesidades de
informacin de los usuarios. Veamos:
- Alguien puede necesitar conocer en qu archivos espaoles hay
fondos con documentos americanistas.
306 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Agrupaciones Instrumentos
Nivel documentales de descripcin
1 Archivo Guas
Fondo
Seccin de fondo
Seccin de archivo
IV ndice
_____
12. CORTSA~.ONSO. Vicenta: Notas sobre la investigacibn... Ob. cit. nota 8
13. RonR<;uEzMO&INO. A: Introduccin al Catalogo de memoriales presentados
al Consejo de Indias, 1953.
- 1.A DESCRIPCIN
~
313
4. Descripcin automatizada.
5. La normalizacin de la descripcid3.
1. Caractersticas y definicin.
2. Gua general y Gua especial.
3. Guas Generales de Archivos Nacionales: establecimiento de un
modelo.
3.1. Captulos introductorios.
3.1.1. Datos prcticos y reglamentarios.
3.1.2. Datos histricos relacionados con el archivo y sus
documentos.
3.1.3. Bibliografa.
3.2. Descripcirr de los fondos y colecciones.
3.3. Apndices.
1. Caractersticas y definicin.
6. HILDESHEIMER,
Francoise: ob. cit. pBg. 4.
324 ANTONIA HEREDIA HERRERA
9. Ob. cit.
LAS GUIAS 321
3.1.3. Bibliografa.
Referida a la Historia del Archivo y su edificio, a su reglamenta-
cin y a los instrumentos de descripcin y stos ofrecidos sistemti-
camente de acuerdo a la estructura del archivo y de sus fondos. Es
una de las partes fundamental y ms til de la Gua".
3.3. Apndices.
Su contenido puede ser bastante variable y en l puede contarse
un ndice alfabtico general, que ya dijimos no es tan imprescindible
como en un inventario o un catlogo, en cuanto que las palabras ci-
tadas en la Gua slo representan una pequesima parte del conte-
nido de los fondos y por tanto no puede dar ntegramente cuenta de
la informacin contenida en los mismos. En definitiva, el ndice en
la Gua es slo un acceso a la misma, pero no el reflejo directo de
los documentos.
Tambin pueden considerarse dentro de esta tercera parte de la
Gua las ilustraciones que bien pueden ser panormicas del edificio y
de su interior e instalaciones o de algunos documentos significativos.
CAPTULO 13
INVENTARIOS
1 . Inventariar y catalogar.
2. Definicih y elementos del inventario.
2.1. Recomendaciones prcticas.
2.2. Formacin y formato de los inventarios.
3. La clasificacin como tarea previa a la inventariacin.
4. Crtica sobre la diversidad terminolgica aplicada a los inventa-
rios.
5. Importancia y revalorizacin del inventario como instrumento de
descripcin.
6 . Normalizacin de inventarios.
Quiero volver atrs para recordar la relacin y correspondencia
establecidas entre clasificacin e inventariacin y entre ordenacin y
catalogacin (Vid. captulo 7) por cuanto determinarn siempre, por
una parte, el hecho de la inventariacin de un fondo completo ya que
tambin la Clasificacin se hace sobre un fondo o seccin de fondo
completos, y por otra, la catalogacin de series concretas e indivi-
dualizadas, al hacerse la ordenacin por series.
Al igual que hemos rechazado la expresin de ((ordenar un archi-
vo, tampoco podr ajustarse a la realidad la ((catalogacinde un ar-
chivo, s la descripcin de un archivo manifestada en los diferen-
tes instrumentos elaborados de acuerdo a una programacin estable-
cida. Tambin ser correcta la expresin de ((inventariacin de un
archivo si ste se identifica con un solo fondo documental.
1. -
Inventariar y catalogar
.... ...
Secretara 2.
Registro General 2.1.
9 8 Libro Registro de entrada de
correspondencia 1720- 1725 >>
9 >> >> >> 1726- 1728 >>
10 >> >> >> 1729-173 1 >>
.............................................................................
- INVENTARIOS
- 339
la mayor parte de las veces tal indicacin vendr expresada por las
instituciones y los cargos y menos por los nombres personales. As:
Cartas de gobernadores a la Secretara del Despacho.
Las materias se puntualizarn slo cuando sea posible global-
mente. As en el caso de un expediente voluminoso concreto que to-
talice el contenido de uno o varios legajos:
AUDIENCIA DE FILIPINAS
/1492/ 1620-1635
***
Voy a llamar la atencin, con el propsito de aportar soluciones,
sobre algunas series que originan problemas especficos que pueden
ser tenidos como experiencias prcticas. Me refiero a las series mis-
celneas que se nos han conservado y transmitido con ese carcter,
cuya agregacin no es aconsejable y que como veremos son diferen-
tes de esos legajos de varios que suelen existir en casi todos los
fondos y sobre los que pesa la necesidad de agregar a sus series espe-
cficas.
Dos casos vamos a exponer:
Existen unidades de instalacin con un contenido miscelneo en
cuanto a la tipologa documental, aunque mantienen una unidad te-
mtica pero que es difcil uniformar al hacer la descripcin y al fijar
las fechas lmites. Se impone entonces, sin romper la unidad de des-
cripcin que se viene siguiendo en el inventario, hacer una pequea
modificacin para dichas unidades: aadir a una entrada descriptiva
temtica sucinta con fechas extremas completas, un prrafo descrip-
tivo que particularice aquellas diferentes tipologas documentales.
Un caso prctico nos ayudar:
342 ANTONIA HEREDlA HERRERA
10. TANODI,
Aurelio: Descripcin y catalogacin, en Archivstica. Capacitacin
a distancia PND, Santiago de Chile, 198 1-82.
344 ANTONIA HEREDIA HERRERA
varias, de acuerdo con el tipo de orden que reclaman cada una de sus
series, es evidente que la fundamentacin del inventario cronolgico
no tiene sentido. Habr que hablar en todo caso de inventario crono-
lgico de una serie, pero esto no podra ser considerado como tal ins-
trumento sino una parte del mismo. En definitiva, el inventario cro-
nolgico que proponen no puede ser otra cosa que una lista ordena-
da por fechas de documentos sobre un personaje o sobre un asunto y
que suelen ser las relaciones o listados, resultado de una consulta o
bsqueda solicitada por el investigador.
Tambin siguen apareciendo en la misma obra las denominacio-
nes de inventario topogrjko (n: 438, pg. 156) cuyo rechazo como
tal inventario ya he razonado antes y de inventario somero (n: 7 6 ,
pg. 40) que queda claramente identificado con las hojas o listas de
remisin enviadas por las instituciones productoras al archivo cen-
tral y que no son ms que un apoyo para elaborar el verdadero in-
ventario, segn las normas que hemos especificado.
Ante tal variedad denominativa de inventarios en espaol yo sigo
defendiendo su unidad conceptual y terminolgica.
6. Normalizacin de inventarios.
1. FUNDACIN Y GOBIERNO
Bulas, Privilegios, Inventarios. 1422-1822 1
Actas capitulares de Patronos. 16 15-183 1 2-4B
Libros varios. 1542-1577 1-3
2. PROPIEDADES
Libros Protocolos de bienes. 1493- 1700 5 4-7
Fundacin de D." Catalina de Ribera y
D. Fadrique Enrquez de Ribera. 1 544- 1577 6 8
Patronato de Convalecencia Diego
Yanguas. 1 570- 1640 7-8 9-10
Patronato de D." Juana Nez Prez. 1573-1798 9 11
Encomienda de Guadalcanal. 1540-XVIII 10-15
Pleitos.
- Marqus de Tarifa. 1540-1 547 16
- Diego Yanguas. 1594-XVII 1 7-2 1
- Juan Nez Prez y Guadalcanal 1583-XVIII 22
- Varios. 1666-XIX 23-29
Arrendamientos. 1545- 1808 30-33
Escrituras varias. 1468-XVIII 34-38
Protocolos de escrituras de casas y tri-
butos. XVI-XVI 11 39-88
Correspondencia y peticiones. 1666- 1837 89-90
Fianzas. XVIII 91
3. CUENTAS
Patronato Convalecencia Diego Yan-
guas. 1615-1799 92A-97
Patronato de Juana Nez Prez. 1624- 1834 98-100
Guadalcanal. 162 1-1 830 101
Lm. 1. Cuadro de Clasificacin que precede al inventario del fondo del Hospital de
las Cinco Llagas o de la Sangre. (Archivo Diputacin de Sevilla).
INVENTARIOS 353
Legajos Libros
Contabilidad General.
- Libros generales de mayordomos. 154 1-1828 102A-105
- Libros de ((recibo y gastos. 1546- 1792 106-134
- Libros de inquilinos y de mayor-
doma. 1608- 1843 135-148 12-17
- Libros y cuadernos de cobros de
recibos de inquilinos. 1630-1799 149-153
- Libros de entrada en arcas. 1607-1837 154- 156
- Libro de salida de arcas. 1609-1834 157-160
- Libro de entrada y salida. 1637-1838 16 1- 163
- Borradores de cuentas. 1632- 1802 164A- 165
- Libros de gastos de obras. 1545-1789 166- 167
- Gastos de pleitos. 159 1-1804 168-170 18-19
- Libros de pago de tributos. 1605- 1832 171
- Libros de capellanas, misas, me-
morias. 1573-1833 172-186
- Libros de dotes y salarios. 1651-1 809 187- 189
- Juros. 1592-1790 190- 191
- Restos de cuentas. 1691-1768 192
- Justificantes de gastos. 1640- 1846 193-24 1
4. MOVIMIENTO DE ENFERMOS
Libro de entrada y salida de enfermos. 1604- 1837 242-249
Libro de entradas. 1889-1893 21
Libro de defunciones de enfermas. 16 13- 1908 250-25 1 22-36
Libro de defunciones de enfermos. 1840-1897 37-49
Memorias, testamentos, almonedas. XVI-XVIII 252 50
Partes diarios de enfermos, de medici-
nas. 1846 253
AUDIENCIA DE FILIPINAS
N.O
Signatura Ciasific.
79 Cartas, peticiones y
expedientes de las
Ordenes religiosas en
Filipinas vistos o
resueltos en el Consejo 1569-1618 f .2.1.4.
9,
80 1616-1642
9,
81 1643-1667
99
82 1668-1682
>Y
83 16 1O/1645-
1700
84 Cartas y expedientes de
personas eclesisticas
vistos o resueltos en
el Consejo 1570-1608 1.2.1.3.
9,
85 1609-1644
9,
86 1632-1697
87 Testimonios de autos y
documentos sobre la
expulsin y prisin del
arzobispo don Fray
Felipe Pardo, arzobispo
de Manila, e incidentes
con las rdenes de Santo
Domingo y Compaia
de Jess 1681-1692 1.2.3.
9,
88 1682-1689
79
89 (2) 1681-1682
>>
90 1682-1692
>, 79
91 1692
99
92 1673-1692
INVENTARIO
Fechas Clasifi-
Signatura
lmites cacin
LEGAJO LIBRO
G OBIERNO 1.
Actas Capitulares. 1.1.
1 Actas Capitulares 1603- 1620 "
2 1621-1677 "
3 1700-171 8 "
4 1719-1761 "
5 1762-1764 "
6 1765-1768 "
7 1769-1773 ''
8 1775-1783 "
9 1790-1797 *'
10 1798-1886 "
11 1887-1895 "
12 1897-1905 "
13 1906-1924 "
2 1958-1963 "
3 1964-1969 "
4 1969-1978 "
193
Lm. 3. Pgina del inventario del Archivo Municipal de Cantillana (Sevilla).
CAPTULO 14
CATLOGOS
1. Puntualizaciones y definicin.
2. Elementos esenciales y normas de catalogacin.
2.1. Datos internos.
2.1.1. La fecha.
2.1.2. Tipologa documental.
2.1.3. Tradicin documental.
2.1.4. Autor y destinatario.
2.1.5. Asunto o materia.
2.2. Datos externos.
2.3. Signatura.
3. Otros datos: los anejos.
4. Clases de catlogos.
-
4.1. Catlogo cronologico.
4.2. Catlogo alfabtico.
5. Ordenacin y Catalogacin.
6. Diferencias elementales entre inventarios y catlogos.
7. Catalogacin de Secciones Facticias (mapas, sellos).
8. La normalizacin en la catalogacin.
9. La normalizacin en la catalogacin de documentos grficos.
1. Puntualizaciones y definicin.
Estos son los datos precisos mnimos. Pero hay que sealar que si
la catalogacin en bibliotecas, es decir la individualizacin de la pie-
za bibliogrfica est perfectamente reglamentada por lo que respecta
a los elementos esenciales, a su colocacin e incluso al tamao de las
fichas, no existen reglas adoptadas y aceptadas con criterios genera-
les por lo que respecta a los documentos de archivo. Es cierto que la
casustica en los segundos es mayor que en los libros, sobre todo te-
niendo en cuenta que muchas tipologias estn por estudiar y que los
documentos no son piezas aisladas e independientes como las obras
impresas. Pero a pesar de esto, la aceptacin de estos elementos pre-
cisos mnimos, la fijacin de determinadas normas en cuanto a su
uso y de reglas referidas a la colocacin (derecha, izquierda) de algu-
nos datos (fecha, signatura) podran llevar al establecimiento de una
normativa semejante a la de las bibliotecas -salvando las distancias-.
Hasta ahora una ficha o asiento de catalogacin de un mismo docu-
mento, pero redactado por diferentes profesionales, incluso partien-
do de los mismos elementos, puede resultar sensiblemente diferente.
Hagamos una simple prctica hojeando algunos de los catlogos edi-
tados y comprobaremos la disparidad.
Esta es la realidad con la que no podemos conformamos pasiva-
mente. La informatizacin no es posible, sin unas normas generali-
zadas. No bastar con una normativa casera, a nivel individual o de
362 ANTONIA HEREDIA HERRERA
2.3. Signatura.
4. Clases de catlogos.
Partiendo del tipo de ordenacin que requiera la serie catalogada
tendremos un catlogo cronolgico o alfabtico.
Entindase bien que el catlogo ser uno u otro no porque noso-
tros lo decidamos, sino porque la serie as lo determina.
Existen sin embargo series, como sabemos, que para una mejor
utilizacin requieren una ordenacin alfabtica que habr de respe-
tarse a la hora de la catalogacin. As las Pruebas de ingreso en Or-
denes militares, Expedientes de limpieza d e sangre, Relaciones
de mritos y servicios, Expedientes personales, Planos, Dibu-
jos o Estampas, etc. En cuya descripcin individualizada lo que in-
teresa destacar a efectos de la ordenacin es el nombre de la persona
o del lugar geogrfico o de las materias. En estos casos el dato ono-
mstico o geogrfico encabezar la ficha, en lugar de la fecha.
En los onomsticos se podr eludir la indicacin genrica de la ti-
pologa documental (Relacin de Mritos; Expediente de Ingreso en
una Orden Militar, etc.). La homogeneidad de estas series, a la hora
de describir las piezas singulares hace posible una simplificacin ge-
374 ANTONIA HEREDIA HERRERA
- -___
5. Ordenacin y catalogacin.
conceptual existente entre ambos (Cfr. cap.O 13). Ahora que hemos
tratado de delimitar la figura de uno y otro, onviene de una manera
cko
esquemtica y resumida dejar sentadas las tas de cada uno de
ellos14de acuerdo a todo lo expuesto. El siguiente cuadro podr ayu-
damos:
INVENTAR10 CATALOGO
Finalidad descripcin descripcin
-_
Objeto o unidad serie documental pieza doc. unidad
de descripcin singular archivstica
Campo de accin fondo o seccin una serie
de fondo una coleccin
o seccin de archivo un rea temtica
Lugar ocupado en 2.", despus de 3.", despus del
una programacin la Gua Inventario
descriptivas (nivel)
14. HEREDIA
HERRERA, Antonia: Archivstica. Inventurios y Catlogos, Boletn
de ANABADN,Madrid, 1980, n.O 2, pgs. 239-242.
378 ANTONIA HEREDIA HERRERA
15. Estas normas de catalogacin son las seguidas para la Seccin de Mapas y
Planos del Archivo General de Indias: COLOMAR ALBAJAR, M."Antonia: Introduccin
al estudio de la Seccin de Mapas y Planos, Documentacin y Archivos de la Coloni-
zacin Espaola, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980, tomo 1, pgs. 35
y ss. Cfr. Im. 4.
CATLOGOS 379
8. La normalizacin en la catalogacin.
expedientes de
obras menores
A. l. homognea testamentos
(formato expedientes
contenido) personales
A. Series Canas
formato homogneo Reales Provisione:.
Catlogo A.2. diversa Reales Ordenes
(contenido
diverso) formato variable expedientes politicoa
B. Coleccin dossiers
~ ~ ~~
1602
- 576 -
1 enero, Valladolid, Consejo.
Sobre lo que escribe don Bernardino de Avellaneda. de que no en-
tren navos extranjeros en Sanlcar.
R: donbiene que d Consejo de gran priessa a qrie parta don Pedro de
Valdes, ordenando a don Bernardino de Avellaneda, que le haga par-
tir sin dar lugar, a mas dilaqionr.
2 f.
Indif. Gral.. 141,
- 577 -
3 enero. Valladolid, Consejo.
Con un despacho para levantar la infantera necesaria para la ar-
mada que va a las Indias.
R: uNombrense estos capitanes luego, como lo tengo ordenado, con pa-
recer de la Junta de Guerra, y tengasse cuenta, con los que se twm-
braron, para la armada de Barlouento para echar mano dellos sien&
apropositor.
2 f.
Indif. Gral.. 747.
- 578 -
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre que se limpie la c a t a de corsarios para defender la llegada
de la flota a cargo de don Luis Fajardo.
R: *Si los navios estan aprestados, y no ocupa&s en lo & Irlanda, po-
drian entretenerse desde el Cabo a C 6 d b .
2 f.
Ammp.: -Nota del Duque de Lerma al presidente del Consejo de Indias. s. f. 2 f .
4 n r U l t a del Consejo. Valladolid, 2i diciembre ltl. 2 f .
Indif. Gral., IM6.
- 579 -
5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre la provisin de artillera y plvora p a n la armada que va
por la plata.
R: dvan de Ivarra trate desto con d o n Juan de Acua de mi parte, y
me avise lo que se podra proveer,.
2 f.
AcOmP.: 4 m u i t a del Consejo. Valladolid, 20 diciembrr 1631. 2 1.
lndif. Gral.. 1866.
142
Lm. 1 . Pgina del Catlogo de Consultas del Consejo de Indias. (Catlogo cronol-
gico).
384 ANTONIA HEREDIA HERRERA
26 1
183 L I B R O IV
848
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. a Juan GutiCrrez Tello, caballero de la orden de Santiago,
tesorero de la Casa de Contratacin de Sevilla. Se le ordena poner
diligencia y cuidado en el apresto de la armada de Juan Ortiz de
Zrate, para que pueda partir antes del 15 de enero.
Fs. 81 vta./82
849
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zrate, caballero de la orden de
Santiago. Manda que con la gente, bastimentos y municiones ya
aprestados, para una ms segura navegacin, zarpe hacia el Ro de
la Plata sin ms dilacin.
Fs. 82/02 vta.
850
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. a los oficiales de la Casa de Contratacin de Sevilla dispo-
niendo que ordenen la partida de Juan Ortiz de Zrate al Ro de la
Plata a la brevedad, prestndole para ello toda la ayuda y favor que
fuere necesario.
Fs. 82 vta.183
851
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. Manda a la tripulacin y a todos los que acompaaren a Juan
Ortiz de Zrate al Ro de la Plata, que acaten sus rdenes e ins-
trucciones.
Fs. 83f 84
852
1571 diciembre 30. Madrid
R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zrate, caballero de la orden de
Santiago. Le manda cumplir las cdulas, instrucciones 'y provisiones
a que por capitulacin est obligad?, y si iniciado el viaje, y por
razones del tiempo, arribaren a otra parte, se dispone que no desem-
barquen, sino que se aprovisionen y continen al Ro de la Plata, y
de no poder hacerlo, regresen con los navos y toda la genlc a Espaa.
Fs. 84/84 vta.
63
[1832]
64
1769
65
[ 17691
37
Lm. 4. Pgina del Catlogo de Uniformes (Seccin de Mapas y Planos del A.G.I.).
6. IMPRESO DE RECOGIDA DE DATOS
-
8 APELLIOOS 9 NOH6HE 10 Ai'ODO e ULIFICATIW
NOTARIO
LUGAR DE L A NOlARlA DATA CRONICA 17 DAA TCPICA
NA7UaALEZA
Fig. 1.
MINISTERIO DE CULTURA
SECRETARIA GENERAL TECNICA
CENTRO DE PROCESO DE OATOS CATASTRO DE ENSENADA
.._..
qOOiC0 DEL A R C H I V O OOCUMENT
____..
USO
1 1 k 3 ' 4 5
P
.-
Fig. 2.
MINISTERIO DE CULTURA
. Tllulo de b r e c c i h :
l. Ikrcrlpilbn:
. krcriptorcr Onomlaticor:
B. essriptorer materias:
lelrr
16
W U W W
Fig. 3.
390 ANTONIA HEREDIA HERRERA
~~ ~
2.1. ndices.
La indizacin se remonta a la poca clsica, pero ser con la apa-
ricin de los cdices como forma de libro, en lugar de los rollos en
2.1.1. Descriptores.
Los descriptores6 son substantivos o expresiones substantivadas
con fuerte carga informativa. De tal manera que al elaborar un ndi-
ce hay que eliminar lo que en Informtica se llaman trminos vacos:
adjetivos, preposiciones, artculos, conjunciones.
Hay que eliminar tambin los trminos ambiguos para encabezar
un asiento del ndice, por lo que a nadie se le ocurrir buscar infor-
macin. O en todo caso establecer las pertinentes referencias:
Reparto de agua (NO) Trabajo, accidentes de (NO)
Agua, abastecimiento de (S) Accidentes de trabajo (S)
2.1.3. Recomendaciones.
Unas ltimas consideraciones sobre la elaboracin de los ndices
nos ayudarn..
Los ndices se hacen a partir de los documentos, pero lo ms fre-
cuente es confeccionarlos a partir de los instrumentos de descripcin
(inventarios, catlogos).
Son indispensables las referencias, en el caso de sinnimos, eli-
giendo como principal la voz ms frecuente. En este caso los datos
de localizacin estarn siempre en la .voz principal. Las referencias
ataen tambin, en caso de diferente Ortografa, a los nombres pro-
pios. Habr de preferirse la ortografa moderna.
En caso de palabras similares (pongo por caso cargadores CO-
merciantew mercaderes cada una llevar la indicacin de las cifras
para la localizacin, ahora bien, tambin cada una se acompaar de
un Vid. tb. (Vase tambin) remitiendo a la otra u otras palabras
similares, ya que no sinnimas.
En caso de nombres iguales para lugares geogrficos es indispen-
sable el determinativo o la aclaracin del pas de ubicacin:
402 ANTONIA HEREDIA HERRERA
Santiago de Compostela.
Santiago de Cali.
Santiago de Guatemala.
Crdoba (Espaa).
Crdoba (Argentina).
Tambin como norma comn debemos huir de los ndices parti-
culares (uno para materias, otro para lugares, otro para personas). Es
ms prctico un ndice alfabtico general en el que los tipos tipogr-
ficos pueden marcar la distincin de unos y de otros (negrita, cursi-
va, redonda).
El ndice de una gua o de un catlogo ha de remitir necesaria-
mente a las voces del texto por lo que respecta a los nombres de per-
sonas y de lugares, en cuanto a las materias la interpretacin, el jui-
cio, la sntesis juegan un papel importante para expresar conceptos
referidos a la localizacin (cifras arbigas, en su mayora) pueden re-
mitir a la pgina en las guas y al nmero de orden del asiento dentro
del catlogo.
El ndice de un inventario recoger las voces de lugares, personas
y materias contenidas en l. En las materias tambin habrn de in-
cluirse los nombres o expresiones identificadoras de la tipologa do-
cumental de las series. Los datos de localizacin remitirn a la signa-
tura de la unidad de instalacin. En el caso de doble numeracin, las
cifras irn subrayadas o no para indicar la condicin de libros de le-
gajos y as se evitar preceder a dichas cifras del trmino libro o lega-
jo. En caso de impresin, las negritas remitirn a los libros y las re-
dondas a los legajos.
Conviene advertir, en el caso de inventarios, que la elaboracin
de su ndice general ser el resultado de diferentes procesos de reco-
gida de informacin, en primer lugar el acabado de mencionar; en
segundo lugar. se recogern tambin las voces del contenido que he-
mos tenido opcin de conocer al hacer la revisin que nos haya sido
precisa realizar al inventariar o reinventariar determinados legajos;
en tercer lugar se indicarn las voces informativas de carcter general
del contenido de legajos miscelneos7. En estos dos ltimos casos las
7. A ttulo de ejemplo voy a referirme a la serie de ((impresos curiosos)) de la
Seccin de Consulados) del A.G.I. o a la serie de Testimonios de autos, sin carta de
remisin, sobre asuntos diversos) de la Audiencia de Filipinas, tambin del A.G.I.
OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIt'Ci6N 403
No faltan los autores que estiman que los ndices pueden tener
categora independiente como instrumentos de descripcin, sin pre-
suponer la existencia de otros instrumentos. Entiendo, sin embargo,
que tales ndices son ms bien listas referidas a series o conjuntos do-
cumentales que no precisan de ms para localizar su informacin.
Es conveniente que el archivero, sobre todo cuando haga los re-
smenes, los redacte pensando en el ndice y use de las palabras que
le sern vlidas para la confeccin de aqul.
Aunque puede elaborarse un ndice de personas, otro de lugares y
un tercero de materias e incluso un cuarto de tipologa documental,
es aconsejable integrarlos en uno que los abarque todos.
La importancia del ndice est en razn de su utilidad (que no es
otra que ser la clave para la recuperacin inmediata de la informa-
cin o de los documentos, reduciendo esfuerzo y ahorrando tiempo)
y de su calidad por la rentabilidad que reporte a los usuarios9.
Los ndices potencian el valor de los inventarios y de los catlo-
gos. Sin ellos unos y otros se quedaran a medio camino.
2.2. Tesauros.
Si no es la principal manifestacin de los lenguajes documentales
controlados, s con seguridad es la ms estudiada por los documenta-
listas que le dedican toda su atencin".
Es un vocabulario especfico y documental y los problemas para
su construccin son de orden lingstico. Como tales. son instrumen-
tos indispensables para ordenar conceptualmente los fondos de las
bibliotecas y de los centros de documentacin y buscar informacin,
facilitando la recuperacin de los libros por el lector y de lo datos
por el usuario.
Segn Coll-Vinent, el tesauro es una compilacin de palabras y
de frases que muestran sus sinnimos, relaciones jerrquicas y otras
dependencias, cuya funcin es suministrar un vocabulario standari-
zado para el almacenamiento y la recuperacin de informaciones))1 2 .
Los tesauros actan en campos especializados del conocimiento,
lo cual supone acotacin de un campo de informacin documental.
Su sectorizacin sin embfirgo ha favorecido una elaboracin aislada
______
1 1 . LAUREILHE, M."Teresa: Bibliogrujia de Tesauros e indices por materias apa-
recidos despus de 1960, Pars, Biblioteca Nacional, 1975,22 pgs.
12. COLL-VINENT, R: La informacin y elpoder Barcelona, 1988
OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRlPCidN 407
3.2. Registro.
3.3. Censos.
He dejado para el final este instrumento de la descripcin archi-
vstica que requiere una consideracin aparte por sus caractersticas
especiales.
Los censos de archivos son instrumentos indispensables de la Ad-
ministracin de Archivos con vistas a una planificacin archivstica.
Son necesarios para obtener un estado general de la situacin de los
centros en cualquier nivel (nacional, regional, local).
Son tambin fundamentales para la elaboracin de las Guas refe-
ridas a un conjunto de archivos unidos por un nexo que puede ser el
marco geogrfico o las caractersticas de sus fondos (Guas de Archi-
vos Andaluces, Gua de Archivos Eclesisticos).
Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de
control. En cuanto a su objeto no son los documentos en s, sino los
depsitos documentales o los archivos. Son particularmente amplios
y sobrepasan los lmites fijados para una Gua. Si sta puede referirse
a un conjunto de archivos con determinadas caractersticas especfi-
cas (eclesisticos, nobiliarios), a un archivo en particular (Gua del
Archivo General de Simancas) o a una seccin (Gua de la Seccin
de Clero del A.H.N.), el censo abarca dentro de unos lmites geogr-
ficos muy amplios (una nacin, una regin, una provincia) toda la
diversidad de sus archivos.
Los censos nos permiten conocer el nmero total de archivos (pa-
drn o lista), el estado general de conservacin de las fuentes en ellos
depositadas, el equipamiento, accesibilidad, personal a su cargo, pre-
sentndolos en una panormica total y sencilla. La descripcin slo
desciende a las fechas extremas del conjunto.
En los censos se nos hace patente4a existencia de fuentes y su dis-
persin, alejados muchos de los grandes depsitos conocidos, pero
que no por eso deben ser ignorados. Con los censos, siguiendo a Vi-
centa Cortslase evitar la prdida de documentos al ignorar su exis-
tencia y se tratar de aprovechar su informacin.
20. HEREDIA HERKERA, Antonia: Bibliograja del Archivo General de Indias: pa-
sado, presente yftituro, Archivo Hispalense, n.u 207-208, Sevilla, 1985, pa@.41-92.
CAPTULO 16
LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
1. Etapa prearchivstica.
1.1. Formacin del archivo.
1.2. Colaboracin entre negociados y archivo central. El archi-
vo de oficina. Gestin de documentos.
1.3. Necesidad de cuadros de clasificacin y eleccin de la or-
denacin.
1.4. El expurgo y su normalizacin.
1.5. Remesas de documentos al archivo.
2. Etapa archivstica.
2.1. Recepcin de documentacin.
2.2. Instalacin y ordenacin numrica.
2.3. Instrumentos de descripcin indispensables.
2.3.1. Registro de entrada (fichero).
2.3.2. Inventario general (fichero).
2.3.3. ndice general (fichero).
2.4. Instrumentos de control.
1. Etapa prearchivstica.
n
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D
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W
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61 \o: r-
432 ANTONIA HEREDIA HERRERA
2. Etapa archivstica.
libro. 5465
(Modelo A de Rrmismni
SECCION.
NEGOCIADO: FECHA:
C O N T E N I D O
3. INTERVENCION
~
color: blanco
:.;.:. secremria Par::;ular
colcr: r a r : e /
i . 1 . .\LCALDE
ORCANd? 3 E G5BltRNO
cc1.r: a z u l
Son stos los archivos histricos por antonomasia por cuanto sus
series estn cerradas y no son susceptibles de movimiento por lo que
respecta a su aumento, por nuevos ingresos, o disminucin, por eli-
minacin o expurgo.
An dentro de stos pueden drsenos dos alternativas: que el fon-
do nos haya llegado totalmente desorganizado y que el inventario, si
existe, sea incompleto o no lo haya, o bien que el fondo organizado
de antiguo, sin respetar el principio de origen y el del orden natu-
ral, cuente con un inventario que refleje una organizacin que no
responda a unos criterios archivsticos mnimos.
446 ANTONIA HEREDIA HERRERA
b) 1859, enero-junio.
Correspondencia de la Real Junta de Comercio de Cdiz.
leg. 130 3
3. Al ser fichas provisionales y ser nicas las siglas del Archivo, no es preciso
indicarlas por el momento.
LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRICO 449
1.2.1. Reclasificacin.
Es este un reto que tenemos planteado los profesionales de archi-
vos histricos4 pero como tal no es algo que tengamos que llevar a
cabo inmediatamente y, menos an, de forma frvola e inconsciente.
La reclasificacin habr que hacerla en muchos casos, pero slo tras
el tiempo que suponga ahondar cientficamente en la produccin do-
cumental y en su tramitacin, tras el conocimiento en profundidad
de la institucin y de las series documentales que origin. Y ese
tiempo puede ser largo. No nos precipitemos.
Con este propsito iniciaremos, en cierta medida, un proceso in-
verso a lo que hemos expuesto hasta ahora, deqtro de ese esquema
de tareas y operaciones netamente archhsticas, que defiende la exis-
tencia de la clasificacin para poder inventariar. Al tener que re-
hacer la clasificacin reflejo de la sistematizacin que en su da se
produjo natural y lgicamente habremos de adentramos mediante la
inventariacin, o mejor reinventariacin. A travs de esta operacin
que nos llevar a la descripcin correcta de sus series podremos acer-
camos a restablecer aquella procedencia y orden natural y refle-
jarlos en un cuadro de clasificacin. Simultneamente obtendnemos
el cuadro que buscamos y el inventario corregido. La plasmacin de
este cuadro siempre habr de hacerse desde fuera, sin manipular la
documentacin que permanecer sin alterar su ordenacin nume-
rica, ni su instalacin. - ~~~~
1.2.2. Reinventariacin.
Esta tarea se limitar a corregir las descripciones incorrectas de
las series existentes en el inventario antiguo, sin alterar su numera-
cin, aadiendo, cambiando o suprimiendo los datos necesarios en la
descripcin de cada unidad de las que integren las series hasta obte-
ner un nuevo instrumento que responda a las exigencias de hoy.
LA ORGANlZACIdN Y LA DESCRlF'Cl6N EN UN ARCHlVO HIST6RICO 453
LA AUDIENCIA D E FILIPINAS E N E L A . G . I . 3
1.1.1.1.2. - d e gobernadores
legs. 6 - 17 (a.1567-1699)
legs. 285 -289 (a.1654, 1687-1745)
legs. 122 -162 (a.1675-1759)
legs. 603~-666 (a.1749-1800)
legs. 677 -6% (a.1719-1849)
Vid. tb. 1.1.1.5; 1.1.1.11. (leg. 118); 1.1.2.1. (898-903);
1.1.3.1. ( 201); 1.1.1.13. (202); 1.1.4.2. (203-211)
(940-941)
2 Los legajos 603A-666, que se repiten en los tres grupos siguientes, corresponden a la
serie denominada hasta hoy de nCartas y expedientes.
3 Los legajos 677-696, que se repiten tambin en los tres grupos siguientes, corresponden
a la serie denominada hasta ahora: .Expedientes e instancias de partes*,
Toma X X X V l l
467
* * *
El nuevo instrumento integrado por el cuadro de clasificacin se-
guido del inventario corregido habr de completarse con un ndice
alfabtico general (personas, lugares y materias) y hacerse preceder
de una gua del fondo en cuestin.
La Catalogacin se plantear igual que en el caso anterior, slo
para determinadas series despus de hacer la valoracin preceptiva.
9. HEREDIA
HERRERA, Antonia: Archivos Municipales. Teora y prctica, Bole-
tn de ANABADn, XXXIII, 1983, n.O 3, pgs. 475-476.
458 ANTONIA HEREDlA HERRERA
12. ALMEIDA CAMARW, Ana M.? Arquivos pessoais: una propuesta de descrip-
cin Arquivo, Sao Paulo, 9,jan-junio, 1988, pgs. 21-24.
CAPTULO 18
LA INFORMATICA Y SU APLICACION
EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS
2. Programaciones informticas.
2.4. Resultados.
En alguna ocasin he apuntado el peligro que la informacin
ofrecida tras la mecanizacin sea de ms baja calidad que la resultan-
te por medio de los sistemas tradicionales o manuales de trabajo. Y
voy a explicar mi planteamiento: me consta que para alcanzar los
mismos niveles de calidad informativa utilizando el ordenador no
nos ahorraremos excesivo tiempo de elaboracin.
Veamos. Si catalogamos los documentos de una serie, la elabora-
cin de cada ficha, pieza por pieza, en la que no puede faltar el resu-
men del contenido (prrafo descriptivo) habremos de hacerla sin
ayuda de la mquina. Si pretendemos abreviar ofreciendo una infor-
macin ms sinttica a base de descriptores y de formularios norma-
lizados, de entrada, este procedimiento no nos ahorrar tiempo res-
pecto al sistema anterior por cuanto que la fijacin de descriptores
requiere casi tanto tiempo como el resumen, pero sobre todo la in-
formacin as ofrecida ser mas rida para el usuario al perder en
matices cualitativos. A este tipo de calidad me refera al principio.
(Vid. lminas 1 y 2).
Se produce lo que se denomina la desarticulacin del dato provo-
cada por su salida del contexto, de tal manera que su identificacin
no permiten al usuario decidirse por una consulta concreta.
En el caso de que las mquinas sean capaces de reproducirnos en
pantalla todos los documentos, por ahora, su lectura para algunos de
determinadas pocas slo sera posible a partir del conocimiento de la
Paleografa.
h s ventajas del ordenador estn en el almacenamiento en redu-
cido espacio y en la facilidad para recuperacin a partir de los ndi-
ces y si stos por el momento ofrecen dificultades para.ser resultado
total del proceso informtico habremos de elaborarlos o al menos
prepararlos. Porque no perdamos de vista que si los ndices alfabti-
cos de personas o de lugares no presentan dificultades, s las tienen
los ndices de materias en cuanto que sus voces representativas o
identificadoras de temas hemos de entresacarlas de los resmenes y
habremos de apoyar, incluso con el ordenador, directa y personal-
mente su elaboracin, so pena de obtener resultados poco rigurosos.
Vid. Cap." 15.
LA INFORMTICA Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTRICOS 471
que el archivero ha de contar con una formacin que les permita te-
ner criterio para evaluar los programas existentes y poder decidir
acertadamente si son utilizables o no, ante cada problema; en caso
de que haya que desarrollar programas especficos, aprender a di-
mensionar la necesidad del equipo, elegir con criterios acertados ante
una oferta de servicios15.
Dos opciones se ofrecen, segn lo que llevamos expuesto, al po-
ner en marcha una programacin de catalogacin informtica:
AVILA,
15. MOLINA M."Teresa, El archivero en la sociedad informatizada, ob. cit.
LA INFORMTICA Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATTVOS E HISTRICOS 411
tan claros, tan evidentes, como los del Catastro del marqus de la
.Ensenada habra que empezar a localizarlos en el amontonamiento
de documentacin que constituye su fondo.
Aun a riesgo de ser reiterativa no dejo de decir que hay que traba-
jar mucho antes de emplear el ordenador, sobre todo por lo que res-
pecta a los archivos histricos, y algo ms, el trabajo con ordenado-
res nos exigir mayor rigor y precisin que realizado manualmente.
Jean Pieyns insiste en que sin buena correccin, no hay buen fi-
chero, al hablar de los bancos de datos belgas. Yo dira mejor: sin
buena elaboracin inicial el fichero o el resultado obtenido ser en-
deble, insuficiente e incluso intil. No es bueno que nos engaemos
ni con la utilizacin de los ordenadores ni con todo lo publicado
acerca de las realizaciones que se estn llevando a cabo, que hasta la
fecha estn partiendo de situaciones ptimas de los fondos histricos,
que no suelen ser las habituales, o bien partiendo de realidades ac-
tuales en donde el ordenador es ya un instrumento en la produccin
documental. Puede ser peligroso en materia de automatizacin no
tratar de conjugar los planteamientos tericos con los prcticos. Y en
esta segunda parte juega un papel muy importante la formacin de
los archiveros26.
En Espaa, aunque ya he hecho alguna alusin general, se ha ini-
ciado la incorporacin a la Informtica por medio de cursos de ini-
ciacin cuyas primeras manifestaciones se encuentran al introducir
esta materia, en 1976, en los Cursos de la O.E.A. celebrados en Es-
~ a aOtros
~ ~ .cursillos se organizaron pronto para profesionales por
el Ministerio de Cultura y por el Instituto de Estudios de Adminis-
tracin Local. En los cursos de Archivstica para postgraduados, ini-
en~ ~1984-85 en Sevilla, la Informtica es asignatura dictada
C I ~ U C
a lo largo de toda la la duracin de dicho curso. Otros cursos tam-
bin la han incorporado a su programa de formacin. Actualmen-
te, en cuanto a la aplicacin, hay dos proyectos a nivel nacional,
amn de algunas experiencias a nivel de instituciones o de series es-
~ _ _ _ CUMPLIMENTADO POR: D. V. z.
Indiferente
~ JuntaAutor
Gueqa ~
1
1
t i p o ~ ~ ~ m e n t a6l 3
Data crnica
--A1
1603
9Anexos
3 ~
CONTENIDO:
-n.O 1093 -
1603, 3 enero. Valladolid, Junta de Guerra.
Sobre la navegacin en la Mar del Sur y la recuperacin de Te-
rrenate en las Filipinas.
R: con brebedad resoluer la consulta que trata de la recupera-
cin de Terrenate)).
2.f.
Acomp.: - Copia de una carta de Andrs Hurtado de Mendoza al gobernador
de Eilipinas don Pedro de Axcuiia, 1 mayo 1602,2.f.
- Cartadel gobernador de Filipinas a S. M., Manila 26 setiembre
1602,16f.
- Relacin de lo que ocurri en la nao capitana Espiritu Santo, 26 ju-
lio 1602,3f.
Indif. Gral. 1866.
,,. Dsscriptorcs
2. Formas de la comunicacin.
Comunicacin de la informacin.
Comunicacin del contenido de los documentos o de su referen-
cia por medio de los instrumentos de descripcin, de consultas a dis-
tancia, bsquedas o localizaciones.
Analicemos cada una de ellas.
7. Otra cosa distinta es el acceso material a los locales de archivos que suelen
estar vigilados tanto en la entrada al edificio como en la sala de investigacin. El acce-
so a esta ltima suele estar regulado mediante la expedicin de tarjetas personales que
no conllevan excesivos trmites y que slo defienden que el uso de los documentos se
haga por personas capacitadas para ello en aras de su conservacin. ia prctica de
unos pases a otros vara, sin excesivos cambios.
4% ANTONIA HEEDlA HERRERA
1 1. ~ V I N MARTN,
A Manuel, ob. cit.
SERVICIO DE M S ARCHIVOS 499
4. La formacin de usuarios.
6 . Bibliografa.
Aparte de los trabajos citados en las notas de este captulo, otras obras son las si-
guientes:
ARCHIVUM, XXIX, 1982: Lutilisation scientiJiquedes archives, pgs. 25-74.
BERCHE,
Claire: Lutilisation des archives par le grand public, ((Archivum), XXIX,
1982, pgs. 113-123.
ALBERCHFUGUERES, Ramn; BOADAS, Joan: La funcin socialy cultural de los archivos,
Revista de Catalunya), n.O 26, 1989.
BERNARD,Gildas; BERNARD, Mathieu: L ccs du public aux documents drchives,
La Gazette des Archives)), n.O 91, 1975, pgs. 215-237.
C.I.A.: Louverture des Archives a la recherche, Actas del Congreso Internacional ex-
traordinario de Archivos. Washington, 9-13 mayo 1966, Archivum XVI, 1966,
pgs. 9-32.
CONFERENCE INTERNATIONALE DE LA TABLE RONDEDES ARCHIVES. x , 1967. Copenha-
gue: Problmes concrets poss aux directions drchives par les projets de liberali-
sation en matire de communication de documents ... Pars iDirection des Archi-
ves de France/ pg. 1-69.
CORTS ALONSO, Vicenta: Los archivos y la investigacin,Anuario Interamericano de
Archivos), CIDA, vol. IX-X, Crdoba, 1982-83, pgs. 7-17.
F ~ v ii<i Jean: La communication des archives contemporaines en France: droit et pra-
fique,La Gazette des archives)), Pars, 1985, n.O 130-13l , pgs. 202-209.
WOLKOWITSCH, Gilles: Archives, Bibliotheques, Muses: Statut des collections accessi-
bles au public, Presses Universitaire dAix-Marseille, 1986.
HARDENBERG, Herman: Liberalization of restrictions on acces to archives legal and j u -
ridical problems associated with acces to archives, Archivunw, XVi, 1966, pgs.
4 1-64.
KESCKEMETI, Charles: La liberalisation en matikre dccs aux archives et de politique
de microjilmage. Rapport present au VI Congrs Intemational des Archives (Ma-
drid 3-6 septiembre 1968), Pars, CIA, 1968, 52 pgs. (Extracto en SERRA NAVA-
RRO, Pilar: Los Archivos y el acceso a la documentacin, Madrid, 1980, pgs.
35-43).
MONTOYA VALENZUELA. Beatriz: La accesibilidad a los documentos y Archivos en I
Seminario Nacional de Archivos Histricos. Acuerdos y recomendaciones)),
Lima, 1985, pgs. 62-72.
PRASAD,S. N.: La liberalizacin del acceso y del uso... VI11 Congreso Internacional de
Archivos, CIA, Washington, D.C. 27 septiembre, 1 octubre, 1976 (s. 1.) General
Services Administratives (s. a.). CI
WAGNER,A.: El acceso a los archivos. De la liberalizacin a la restriccion, Boletn de
la Unesco para las Bibliotecas, XXIV, 2, (1970), 1983.
NDICE DE AUTORES CITADOS
ADDARIO, Amaldo de: 170. BILJAN, Franjo: 30411.
AFNOR: 243,409. BOADAS, Joan: 42911,506.
AGUINAGALDE, Boja: 1 Ion. BOLES, Frank 36n.
ALBA, duque de: 1 18n. BONO, Jos: 62n, 123n.
ALBERCH FUGUERAS, Ramn: 269n, BORDONAU, Miguel: 2 18n.
506. BOARD, Alain de: 80.
ALMEIDA CAMARGO, Ana M.": 356, BRENNEKE, Adolf: 27n,33,46,50.
45911. BROOKS, Philips: 174.
ALVAREZ COCA, M.a Jess: 208n. CARBON, Salvatore: 232.
AMAT NOGUERA, Nuna: 160n,170. CARMONA DE LOS SANTOS, Mara:
AMORS DEVESA, M." Angeles: 409n 117n, 47111.
ARAD, A.: 46,479n. CARUCCI, Paola: 53, 80, 2421-1,25911,
ARAG CABAAS, Antonio M.? 263, 333.
264n,45 1n. CARRERA STAMPA, Manuel: 242.
((ARCHIVSTICA. Estudios bsicos. CARRIN GUT IEZ, Manuel: 159.
52. CASADO LISO, Pilar: 47 I n.
ARCHIWM: 49, 5 5 , 170, 21811, 24011, CASANOVA, Eugenio: 27n, 46, 50, 102,
506. 333.
ARRIBAS, Filemn: 62,80,8 1. CAYETANO MARTN, Carmen: 1 1711,
ARRIBAS GONZALEZ, M." Soledad: 456n.
1 16n. CENCETTI, Giorgio: 93,99n,258n.
BABELON, J. P.:497n. CICERI, Angelo: 46.
BARTLE, Rachel: 480n. CLUOLAS, Ivn: 48 1n.
BASANTA DE LA RIVA, A.: 11611. COLOMAR ALBAJAR, M.* Antonia:
BAUTIER, R. H.: 61,2 18x1. 378n.
BAZAN LEZCANO, Marcelo: 195. COLL-VINENT, Robert: 127,406.
BEHR, H. Joaqun: 497n. COLLLINGRIDGE, J. H.: 195.
BERCHE, Claire: 506. CONDE, M." Luisa: 195,471.
BERNARD, Gildas: 506. CONTEL, Concepcin: 22 In.
BERNARD, Mathieu: 506. COOK, Michael: 233,463n, 480n,48 In.
510 ANTONIA HEREDIA HERRERA
PESCADOR DEL HOYO, M.a del Car- SNCHEZ BELDA, Luis: 49n, IIOn,
men: 8811, 18311, 1921-1. 113n.
PIAZALLI. Luis: 25411. SANDERS, T. R. B.: 8 1.
PIEYNS, Jean: 13 In, 133, 152n,480n. SANZ FUENTES. M." Jos: 8 1 .
PINTO MOLINA, Mara: 16411, 170, SAUCO ESCUDERO, A,: 38211.
404n. SCHELLENBERG, Theodore: 46, 50.
PLAZA BORES, ngel: 1 I 1n. 5 1.92.261,266,270,299.
PONS Y MARQUES, J.: I 1511. SETON, Rosemary E.: 458n.
POTASH, Robert, A,: 48 1 n. SERRA, Pilar: 216,22 In, 49211. 503n.
PRASAD, S. N.: 506. SICKEL, Theodore von: 6 1.
PRATESI, A,: 3 16n. SIERRA VALENTI, Eduardo: 348n.
RAPPORT, Leonard: 18611. SILVEIRA SANTOS, M." Aparecida:
RAVINA MARTN, Manuel: 49711, 56.
498n. TANODI, Aurelio: 27, 46, 47. 51, 53,
REAL DAZ, Jos Joaqun: 62, 8 1. 154, 56, 62, 81. 124, 233, 254, 25711,
29911, 30111. 326n, 343, 347n. 36211,
295,363~1.
RENE BAZIN, Claude: 15311. 36411.
TANODI DE CHIAPERO, Branka Ma-
REPRESA RODRGUEZ, Armando:
ra: 8811.
232.
TALJ,Vctor: 37511.
REY DE LAS PENAS, Remedios: 2 15.
TESSIER, Georges: 6 1, 8 1.
RHOADS, James B.: 92,99, 179, 195. THOMSTON, Edwin A.: 24211.
RICKS, Artel: 194.
TORNEL COBACHO. Cayetano: 360n.
RIEGER, Morris: 93. UDINA MARTORELL. F.: 1 Ion.
RICO, Paulette: 13I n. UNESCO: 182, I94,23 1,39711,409.
RlVAS PL, Mara: 346n,47 I n, 47 1 F. URDIAIN, M.'deI Camino: 47111.
RIVERA MANESCAU, Saturnino: 8 1. VALENTI, Filippo: 8 I,98.
RODRGUEZ, Celso: 49,60n. VALLE, Flix de: 396n.
RODRGUEZ DE DIEGO, Jos Luis: VZQUEZ, Manuel: 80, 12911, 154,
47 1n. 187n,320n,324,336n.
RODR~CUEZ MOINO. Francisco: VZQUEZ DE PARCA, Margarita:
1 Ion, 312n. 232,46811,4711~47111,47311.
ROMERA IRUELA, Luis: 1 17n. VIALLET, Helne: 468n.
ROMERO TALLAFIGO, Manuel: 3311, VILAR BONET, Mara: 183n, 2 15.
1 12n, 154,202,32611,454n. VIAS TORNER, Vicente: 89, 21311,
ROUSSEAU, Jean Yves: 54. 214n.
RUBIO MERINO, Pedro: 8 1,47 I n. WAGNER, A,: 506.
SAGREDO FERNNDEZ, Flix: 16011. WALNE, Peter: 242.
SALAS LARRAZBAL, Carmen: 50411. WYFFELS: 173.
SALAS LARRAZBAL, Ramn: 49311. WOLKOWITSH, Herman: 506.