Valorar y Seleccionar Documentos. Qué Es y Cómo Se Hace - Lluís Cermeno & Elena Rivas

Valorar y seleccionar documentos:
qué es y cómo se hace

Valorar y seleccionar documentos:
qué es y cómo se hace
Lluís Cermeno Martorell

Elena Rivas Palá
ediciones trea
archivos Siglo XXI - 20
Colección dirigida por Joan Boadas i Raset
© Lluís Cermeno Martorell y Elena Rivas Palá, 2010
© de esta edición:
Ediciones Trea, S. L.
María González la Pondala, 98, nave D
33393 Somonte-Cenero. Gijón (Asturias)
Tel.: 985 303 801. Fax: 985 303 712
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www.trea.es
Dirección editorial: Álvaro Díaz Huici

Coordinación editorial: Pablo García Guerrero
Producción: José Antonio Martín
ISBN: 978-84-9704-493-6 (impreso); 978-84-9704-937-5 (digital)
Impreso en España – Printed in Spain
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parcial de este libro, ni su incorporación a un sistema informático, ni su
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nico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el
permiso previo por escrito de Ediciones Trea, S. L.
In memoriam
Francisco Cermeno y José Enrique Rivas
ÍNDICE
1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2. Qué es la valoración de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.1. Conceptos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.2. Para qué sirve la valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.3. La valoración como parte de la gestión corporativa de los documentos . . 22
2.4. Los documentos electrónicos y la valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.5. El incremento del control sobre la destrucción de los documentos
y la valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.6. La archivística posmoderna y la valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3. ¿Dónde estamos? La valoración en los distintos sistemas archivísticos.

La valoración en España. Historia y situación actual. . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4. Principios y criterios para la valoración de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . 43

4.1. Principios de la valoración de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4.2. Criterios para la valoración de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.2.1. Criterios de conservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4.2.2. Criterios de eliminación de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5. ¿Cómo encaja la valoración en la gestión archivística? La valoración y la

selección en relación con el resto de los procesos archivísticos y con la
gestión de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.1. Gestión de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.2. Identificación y clasificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.3. Descripción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.4. Sistemas de calidad y valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
[10] VALORAR Y SELECCIONAR DOCUMENTOS: QUÉ ES Y CÓMO SE HACE
6. Sistemas de valoración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
6.1. Documentación del sistema de valoración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
6.2. Norma de regulación del sistema de valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
6.3. Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6.4. Funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6.5. Selección del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.5.1. Comisiones calificadoras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
6.5.2. Aprobación por un órgano propio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
6.6. Metodología de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
7. Qué pasos debemos seguir para valorar (fases) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

7.1. Análisis del organismo productor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
7.2. El formulario de valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
7.2.1. Aspectos previos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
7.2.2. Estructura del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.2.3. Área de contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
7.2.4. Área de identificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
7.2.5. Área de características de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . 88
7.2.6. Área de relación con otra documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
7.2.7. Área de valoración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
7.2.8. Área de acuerdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
7.2.9. Área de control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
8. La aplicación práctica de los acuerdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

8.1. Transferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
8.2. Selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
8.2.1. Calendarios de conservación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
8.2.2. Difusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
8.2.3. Revisión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
8.2.4. La realización de las eliminaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
8.2.5. El muestreo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
8.2.6. Destrucción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
8.2.7. Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
8.2.8. Registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
8.2.9. La eliminación en las oficinas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
8.3. Acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
8.4. La puesta en práctica en un sistema de gestión de documentos
electrónicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
8.4.1. Metadatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
8.4.2. Transferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Índice [11]
8.4.3. Destrucción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

8.4.4. Mantenimiento de metadatos tras la destrucción . . . . . . . . . . . . 124
8.4.5. Control y registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
9. Supuestos de series documentales a valorar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

9.1. La importancia del organismo creador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
9.2. Caracterización de series documentales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
9.2.1. Valoración de una serie documental aislada . . . . . . . . . . . . . . . . 127
9.2.2. Valoración de series documentales con un supuesto valor
informativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
9.3. Evaluación de series secundarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
9.4. Valoración de una serie documental relacionada funcionalmente con
diversas series documentales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
10. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
11. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

1
introducción
Este manual no trata de ser una recopilación de las teorías sobre la valora-
ción de documentos en el mundo archivístico. Existe numerosa bibliografía
al respecto que nos habla de los diferentes sistemas, filosofías y enfoques a
través del tiempo y en los diferentes ámbitos geográficos. Simplemente pre-
tendemos poner en las manos de los archiveros de tradición latina una guía
práctica que les ayude en el momento de enfrentarse a una de las tareas que
más temor e inseguridad producen. Hemos procurado que, ante todo, este
sea un manual práctico, de forma que en él se recopila y da forma al conte-
nido de los diversos cursos de valoración de documentos que a lo largo de
los últimos años hemos impartido.1
Entendemos que todo lo que se dice en materia de valoración en el manual
es aplicable a diferentes tipos de documentos (en papel, electrónicos, pelícu-
las), ya que, realmente, la valoración se realiza sobre series documentales in-
dependientemente del soporte en el que se encuentre el documento. Aún así,
hemos dedicado un apartado a los documentos electrónicos por su especial
importancia en este momento, ya que estos han forzado un cambio radical en
la propia concepción de la valoración documental, propiciando la necesidad
de valorar desde el momento en el que los documentos son creados.
Hay una cuestión que nos gustaría aclarar. Se refiere a esa sensación de
angustia o ansiedad profesional ante el hecho de destruir, ya que se supone
que los archiveros estamos formados para conservar. En este aspecto, con-
sideramos que hay un concepto equivocado que debemos cambiar: no valo-
ramos para «tirar», no lo hacemos para destruir, sino para asegurar la ade-
cuada gestión y conservación del patrimonio documental; valoramos para
1
Queremos mostrar nuestro agradecimiento a todos nuestros alumnos de estos cursos por lo que
nos han enseñado. También queremos dar las gracias a María Rivas Palá por su atenta lectura del
texto y sus correcciones y aportaciones.
[14] Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace
controlar el ingreso (o captura), la custodia, las transferencias, el acceso y

la selección de los documentos de nuestra organización. Es parte ineludible
de nuestro trabajo, es nuestra responsabilidad asegurarnos de que se hace,
y se hace bien. Hasta que los archiveros no estemos convencidos de esto no
seremos capaces de aplicar con determinación las técnicas de valoración y
selección.
Pero entonces, ¿es el archivero el «creador» de la historia? A nuestro pa-
recer, en absoluto la conservación y eliminación de documentos es una deci-
sión de carácter corporativo en la que deben estar presentes todos los puntos
de vista implicados en la gestión de los documentos. La persona responsable
del sistema de gestión de documentos y archivo tiene como una de sus prin-
cipales misiones liderar el sistema de valoración en una organización. Deci-
dir qué documentos se van a conservar para el futuro y cuáles no, es sin duda
una tarea delicada y compleja que no debe ser asumida de forma individual
por el archivero. Consideramos que se deben crear y promover sistemas de
valoración de documentos, imbricados en el sistema de gestión de documen-
tos de la organización, que sean adecuados a las normas vigentes, que per-
mitan observar todas las cautelas y precauciones necesarias y que impliquen
a la organización en su conjunto. Es decir, que no sea visto como algo «del
archivo», sino como una cuestión transversal y corporativa.
Creemos firmemente que la valoración de los documentos es una opera-
ción que, además de su carácter corporativo, debe ser planificada, manteni-
da y ejecutada de forma sistemática.
Así, la conservación y la valoración de los documentos se deben contem-
plar desde el mismo punto de vista: «The keeping and discarding of informa-
tion and records are complementary activities: they are two sides of the same
coin».2 Actualmente, con los medios tecnológicos, organizativos y humanos
existentes, ya no tiene sentido ni justificación seguir dejando que actúen el
azar, los acontecimientos fortuitos, las decisiones personales o, como ha ocu-
rrido muchas veces, las situaciones catastróficas o bélicas en la construcción
de la memoria de una sociedad.
2
Barbara Craig: Archival Appraisal, theory and practice, Múnich: K. G. Saur, 2004, p. 14.
2
qué es la valoración de documentos
2.1. Conceptos
Tradicionalmente, la valoración de los documentos se ha contemplado como

una respuesta a la producción excesiva de documentos que las organizacio-
nes han ido generando (y acumulando) en el desarrollo de sus actividades.
Esta selección de documentos ha sido concebida como una función genuina-
mente archivística, con su propia metodología y casi autónoma con relación
a otros ámbitos de la archivística como pueden ser la descripción o identifi-
cación de documentos. Aún hoy en día son contados los archivos que apli-
can sistemática y regularmente la valoración de documentos a sus fondos;
así, lo más común es aplicarla cuando, por ejemplo, ya no se dispone de más
espacio en los depósitos documentales o bien cuando se debe realizar una
transferencia a un servicio de custodia externo. Esta lógica está siendo supe-
rada basándose en la integración de la valoración documental como uno de
los elementos determinantes de los sistemas de gestión de documentos. En
este capítulo intentaremos hacer una primera referencia a los conceptos cla-
ve de la valoración documental, enlazándola con el desarrollo de sistemas de
gestión de documentos e incidiendo en el papel de inductora del cambio que
está jugando la documentación electrónica.
Aunque parezca una obviedad, debemos definir desde el principio el ob-
jeto central de la valoración; tal objeto son los documentos entendidos como
«la información creada o recibida, conservada como información y prueba,
por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en
virtud de sus obligaciones legales.3 La misma norma iso 15489 establece que
3
Ver apartado 3.15 de la norma une-iso 15489-1:2001. Información y documentación. Gestión
documental, Madrid: Aenor, 2006.
los documentos deben responder a unas determinadas características, como

son la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. Así pues, es la
propia definición de documento la que determina el ámbito sobre el que
trata la valoración: los documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles
de un organismo.
Retomando la visión tradicional presentada anteriormente, podemos afir-
mar que, actualmente, en el seno de la profesión, existe un amplio consenso
sobre la inviabilidad de conservar en su totalidad la documentación que ge-
nera una organización.
A grandes trazos, podemos afirmar que se ha generado una inflación en la
producción de documentos. De forma resumida, trataremos de apuntar algu-
nos de los motivos de esta inflación; en primer lugar, el desarrollo en la capa-
cidad de producir y reproducir documentos, primero mediante máquinas fo-
tocopiadoras e impresoras y actualmente mediante la facilidad de generar,
transmitir y copiar documentos electrónicos. Un segundo factor ha sido, en
países de economías avanzadas, el desarrollo y la extensión, a partir de la fi-
nalización de la segunda guerra mundial, del denominado Estado del bienes-
tar. Este se ha caracterizado por una mayor participación del sector público
en la prestación de servicios a la población y una mayor y más compleja re-
gulación y control de las actividades del sector privado. En tercer lugar desta-
ca el desarrollo y extensión de los sistemas políticos de carácter democrático.
Una de las características de las democracias avanzadas es el principio de
transparencia y rendición de cuentas ante la sociedad. Esta rendición de cuen-
tas se sustenta en gran medida en documentos que deben ser conservados
adecuadamente y que tienen que ser accesibles a los ciudadanos.
Ante esta situación de exceso en la producción de documentos, se detec-
tan elementos que están impulsando la limitación y el control exhaustivo de
la documentación. Por ejemplo, el concepto de rendición de cuentas se está
extendiendo entre el sector privado. Las legislaciones de los estados están
endureciendo cada vez más el control sobre la documentación que generan
las empresas, con el objetivo principal de perseguir el fraude fiscal y la co-
rrupción. Un segundo elemento está en el derecho que tienen las personas a
que la información (léase documentación) que conservan las administracio-
nes públicas no se mantenga más tiempo del necesario, también a que no
se use sin su consentimiento expreso para finalidades distintas con las que se
recabaron. Finalmente, en un contexto en el que toda organización controla
los gastos, ha calado la consciencia de la ineficiencia que supone la conser-
2. Qué es la valoración de documentos [17]
vación indiscriminada de grandes volúmenes de documentos, tanto físicos

como digitales.
Más adelante volveremos sobre alguno de estos principios que aquí he-
mos citado; en este punto, simplemente queremos destacar que estamos ante
una realidad compleja, poliédrica, en la que confluyen intereses y situaciones
diversas y sobre la que se debe actuar de forma inmediata y sistemática.
La valoración documental es la respuesta que la archivística ofrece en este
caso. El Diccionario de terminología archivística define la valoración docu-
mental como la «fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales,
fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total
o parcial».4
Esta definición nos permite introducir varias de las principales caracterís-
ticas de la valoración de los documentos. Nos proponemos descomponer
esta definición para así poder analizarla y comentarla.
En primer lugar, es una actividad que la profesión reconoce como parte
suya, «fase del tratamiento archivístico», lo que significa la vinculación con
otras fases, principalmente la identificación y la descripción de series docu-
mentales. Este enlace debemos tenerlo presente, pues la valoración, insistire-
mos reiteradamente, no es una operación aislada del proceso archivístico. En
segundo lugar, estamos frente a unas acciones, «analizar y determinar los
valores primarios y secundarios», que exigen una metodología para llevarlas
a cabo. Se concibe la valoración como un proceso técnico que nos debe con-
ducir al establecimiento de los distintos valores existentes en las series docu-
mentales concretas. Apuntemos dos elementos a desarrollar: el concepto
valor y la concurrencia de valor primario y secundario. En primer lugar,
consideramos que el concepto valor es el elemento esencial. En archivística
se ha definido de diversas formas la acción (valoración), pero no siempre el
sujeto (valor). Entre diversas acepciones, el Diccionario de la Real Academia
Española define valor como el «alcance de la significación o importancia de
4
Debido a las características de este manual, hemos optado por usar una definición del Diccio-
nario de terminología archivística entendiendo que ha sido normalizada por un organismo internacio-
nal y es de amplia aceptación en la profesión, frente a las definiciones de diversos autores quizás más
completas. También hemos considerado esta definición mucho más completa que la que nos ofrece el
propio cia en la norma isad-g en su terminología «Valoración: Procedimento que permite determinar
el calendario de conservación de los documentos de archivo (Appraisal)». http://www.ica.org/sites/
default/files/isad g SP.pdf.
una cosa, acción, palabra o frase».5 En nuestro entorno, los documentos

valiosos serían aquellos «importantes». La importancia de los documentos
no la debemos asimilar necesariamente a aquellos documentos de carácter
histórico. La importancia puede estar vinculada a la finalidad o uso por el
que ha sido concebido ese documento (valor primario) y/o a la información,
más allá de la vinculada a su creación, que este contenga (valor secundario).6
La definición de valores está ligada necesariamente a los valores imperantes
en una sociedad determinada, son los procesos sociales los que crean y des-
truyen valores y que los archivos deben plasmar.7 Así pues, en valoración
documental, la atribución de valor a los documentos se realiza esencialmen-
te mediante la asignación de criterios. Estos no son más que una medida, una
norma o pauta que se emplea para discernir las series documentales valiosas
de aquellas que no lo son tanto. Por consiguiente, la elección de criterios de
conservación de documentos es uno de los elementos esenciales de un siste-
ma archivístico, ya que a través de estos ejecutaremos la valoración de docu-
mentos y, por ende, configuraremos parte de la memoria futura de nuestra
sociedad. Más adelante detallaremos los criterios útiles y mayoritariamente
aceptados en la actualidad para la valoración de documentos.
Continuando con el comentario de la definición de valoración documen-
tal, resta la siguiente frase: «fijando los plazos de transferencia, acceso8 y
conservación o eliminación total o parcial». Centrémonos en otro concepto
básico como es la fijación de plazos, en concreto de conservación o elimina-
ción de documentos. En esencia, el resultado de la tarea de valoración ha de
ser el determinar de forma clara y reglada el tiempo que los documentos
poseen valor primario y si poseen valor secundario. El tiempo es la clave de
la valoración, a partir de la fijación del plazo de conservación es cuando
desarrollaremos acciones concretas. Estas van desde la aplicación de políti-
cas concretas de conservación de documentos dependiendo de su soporte o
5
Diccionario de la lengua española, vigésima segunda edición, Real Academia Española. Defini-
ción obtenida de la página: http://www.rae.es/rae.html.
6
Seguimos en este punto la distinción de valor propuesta por Theodor Schellenberg: Archivos
modernos, La Habana: Imprenta del Archivo Nacional, 1958. Ver página 164 y siguientes.
7
Brien Brothman: «Órdenes de valores: cuestionando los términos teóricos de la práctica archi-
vística», Tabula, núm. 10 (2007), pp. 59-81.
8
De una forma estricta deberíamos considerar ajeno a la valoración documental el establecimiento
de los plazos de acceso a la documentación tal y como se refleja en la definición del Diccionario de ter-
minología del Consejo Internacional de Archivos. En este manual abordaremos el acceso de forma tan-
gencial y solamente cuando esta sea de referencia para la valoración y disposición de los documentos.
formato, pasando por normas de transferencia, de eliminación, de acceso…,

lo que en determinados sistemas archivísticos se conoce como calendarios de
conservación.
En último lugar hay que comentar de la definición que el resultado de la
valoración es la «conservación o eliminación total o parcial» (de los docu-
mentos). En los sistemas archivísticos, los documentos de los que se ha de-
terminado su conservación, en general una parte de un amplio conjunto, son
los que se transfieren a los archivos de carácter histórico. Son estos los que
configurarán parte del patrimonio documental de un país y los que han de
ser accesibles a los ciudadanos. El resto de los documentos deben ser destrui-
dos, íntegramente y sin posibilidad de ser reconstruidos o parcialmente. En
este último caso es cuando nos referiremos al muestreo de los documentos;
básicamente, son diversas técnicas que nos permiten conservar la informa-
ción esencial de un conjunto de documentos eliminando la mayor parte de
su volumen.
La normativa concreta que fija el plazo y la forma en que se lleva a cabo
la aplicación de la valoración de documentos ha sido definida por la norma
iso 15489 como «disposición»: «conjunto de procesos de decisiones asocia-
dos a la implantación de la retención, destrucción o transferencia de documen-
tos, documentados por las autoridades de disposición o en otros instrumentos».9
No debemos confundir la valoración, caracterizada por el análisis de las series
documentales que tiene como finalidad determinar los valores de los docu-
mentos, con la disposición, que es la puesta en práctica de los resultados de la
primera. Disposición es un concepto relativamente nuevo en la terminología
archivística que esencialmente incluye dos operaciones conocidas y practica-
das de forma habitual por los archivos como son la eliminación de documen-
tos o la transferencia de estos a archivos de carácter histórico.
2.2. Para qué sirve la valoración
La utilidad de la valoración de los documentos puede ser abordada desde

dos perspectivas: una metodológica y otra instrumental.
La primera se enmarca en las exigencias concretas de la acción de valora-
ción de series documentales en el seno de un sistema de gestión de documen-
9
une-iso-15489-1:2001. Información y documentación. Gestión de documentos, apartado 3.9.
tos y los resultados obtenidos. En segundo lugar, existe un punto de vista

instrumental que es complementario del primero y en el que destacan los
beneficios inmediatos que producen la valoración y posterior disposición de
documentos. Será este aspecto en el que nos centraremos a continuación.
De forma introductoria y para ordenar los conceptos, seguiremos la es-
tructura que propone la norma une-iso 15489-1.10 En esta se indica que la
valoración de documentos debe ser gestionada con los siguientes objetivos:
a) Debe responder a las necesidades presentes y futuras de la actividad.

b) Debe cumplir los requisitos legales para garantizar que se ha docu-
mentado, entendido e implementado el marco normativo aplicable a
la gestión de documentos para las actividades del organismo.
c) Debe responder a las necesidades presentes y futuras de los interesa-
dos, tanto internos como externos.
A continuación se detallan algunos aspectos concretos en los que se mues-

tran las ventajas de la valoración de documentos.11
— Nos permite un exhaustivo conocimiento de la documentación que

genera el organismo y ayuda a delimitar las series documentales pro-
pias de este.
— Derivado del anterior, se identifican las series que contienen informa-
ción esencial para la organización, asegurando de esta forma su ade-
cuada protección, conservación y preservación; así como también
aquellos documentos que justifican derechos y deberes tanto de la pro-
pia organización como de terceras partes.
— Asigna y controla el ciclo vital de los documentos producidos por la
Administración de que se trate, desde el momento de su creación hasta
su desaparición o conservación definitiva. Esta asignación se realiza
mediante el estudio pormenorizado de las series documentales, del que
10
une-iso 15489-1:2001, o. cit. En este punto seguimos el apartado 9.2 puntos a), b) y c). La
norma habla de «periodos de conservación», pero hemos considerado que estos son fruto de la valo-
ración de documentos, aspecto este (la valoración documental) que no está presente explícitamente en
la norma, aunque sí lo están sus resultados (conservación, disposición, destrucción).
11
Los mencionados aspectos siguen los sugeridos por Elena Rivas: «Valoración y selección en un
sistema archivístico», Legajos, núm. 10 (2007), p. 52. Luis Hernández y Manuela Moro: Procedi-
mientos de valoración documental, Salamanca: acal, 2002, p. 32. cnatd: Normes i procediments de
valoració documental per a arxius públics, Barcelona: Departament de Cultura, 1997, p. 11.
resulta el establecimiento de los valores primarios y secundarios de

estas series.
— Determina el soporte más adecuado para los documentos en función
del uso y valores de la serie documental valorada.
— Simplifica las transferencias documentales entre las diversas fases de
archivo y permite racionalizar los costes en infraestructuras destinadas
al almacenaje y custodia de los documentos, ya que estos deben ser
eliminados de forma sistemática y normalizada cuando no son necesa-
rios y así lo disponga la autoridad archivística.
— Delimita en qué momento de su ciclo vital los documentos pueden ser
consultados por los ciudadanos y bajo qué circunstancias y condicio-
nantes, siempre según la legislación vigente. También el hecho de redu-
cir el volumen de documentos, manteniendo el máximo de informa-
ción, facilita el acceso material a la documentación por parte de
personas usuarias e interesadas.
— Asegura la conservación a largo plazo de los documentos que ayuda-
rán a explicar en el futuro la evolución de una sociedad desde diversos
ámbitos (social, político, económico, tecnológico, etcétera).
— Se cumple con la obligación que tiene la Administración (como posee-
dora de patrimonio documental y por su propia organización) de re-
coger, conservar, organizar y poner al servicio de los ciudadanos y de
sí misma la documentación tanto generada como recibida.
— Se documentan todas las operaciones derivadas del proceso de valora-
ción y eliminación resultando un sistema transparente y fiable alineán-
dose con los sistemas de calidad e integrando el archivo en los sistemas
de gestión de la organización.
— Permite a cada organización diseñar una correcta política de preserva-
ción digital. La evolución constante de los diversos programas informá-
ticos no hace aconsejable basar la conservación de documentos con-
fiando en mantenerlos con el software con el que fueron producidos
originariamente. Es una convención entre el sector de las tecnologías de
la información que los formatos de los documentos electrónicos permi-
ten su lectura con el formato original por un plazo no superior a cinco
años, por tanto la conservación de documentos con plazos de vigencia
superior ha generado la necesidad de buscar soluciones a esta situación.
En este punto, la valoración muestra su utilidad, ya que la asignación
de plazos de conservación para los documentos nos permite ajustar y
definir estrategias de conservación de documentos electrónicos. Por

ejemplo, una serie que tenga un plazo de eliminación de tres años, sa-
bemos que no debería generar ningún problema de conservación o in-
terpretación de esa información. En el caso de que nos encontremos
frente a series documentales con plazos de conservación superiores,
sabemos que la organización deberá adoptar políticas explícitas de
conversión o migración de sus documentos digitales.
2.3. La valoración como parte de la gestión corporativa de los documentos
Como hemos comentado al principio del capítulo, hasta la generalización de

la gestión de documentos, la valoración podría ser concebida como una ope-
ración especializada que gestionan y ejecutan las personas responsables del
archivo una vez los documentos han perdido valor para la organización.
Actualmente, la propia naturaleza de los documentos electrónicos ha hecho
evidente la necesaria gestión corporativa de estos documentos, y en esa ges-
tión se incluye la valoración. En este sentido, la norma iso 15489 define la
gestión documental como el «área de gestión responsable de un control efi-
caz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la
disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorpo-
rar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las acti-
vidades y operaciones de la organización».12
La gestión de documentos se lleva a cabo mediante sistemas de gestión de
documentos; estos sistemas deben servir de soporte a los documentos que
contengan las características ya expuestas anteriormente (autenticidad, fia-
bilidad, integridad y disponibilidad). A su vez, los sistemas de gestión de
documentos13 deben tener las siguientes características: fiabilidad, integri-
dad, conformidad, exhaustividad y carácter sistemático. Tanto en la fiabi
lidad como en la integridad del sistema se exige que este evite la modifica-
ción o disposición no autorizada de documentos. Por lo tanto, la norma iso
15489 está situando la valoración en un plano destacado en cuanto a las
políticas de gestión de documentos de las organizaciones. En esta relación
entre la valoración y la gestión documental queremos reforzar el mensaje de
12
une-iso 15489-1:2001, o. cit., apartado 3.16.
13
Seguimos aquí las características que se describen en el apartado 8.2 de la norma une-iso
15489-1:2001.
que la valoración es una operación necesariamente corporativa que, si bien

su gestión pivota sobre los archiveros, atañe al conjunto de la organización
debido a que:
— La dirección del organismo debe aprobar las normas de disposición.

La destrucción irregular de documentos comporta graves sanciones
económicas y en muchos estados incluso procesos de carácter penal.
Es esencial que la organización se dote de normas para la aprobación
de plazos de conservación de sus documentos y de sistemas regulariza-
dos de destrucción.
— Valorar los documentos exige la aportación de los distintos puntos de
vista de los diversos especialistas de la organización. Los juristas han
de informar sobre el marco jurídico de los documentos y los plazos de
conservación legal; los técnicos especialistas deben describir la funcio-
nalidad de esos documentos y su utilidad presente y futura.
— La dirección debe promover y difundir el conocimiento y observación
de las normas de disposición entre el conjunto de sus empleados.
— La destrucción de documentos conlleva la necesaria autorización del
directivo o directivos que tengan la potestad normativa para aprobar-
la. El archivero debe ser el actor que prepara la destrucción y asegura
su ejecución de forma segura y confidencial.
— Los archiveros deben prever la conservación futura de la documenta-
ción de conservación permanente. Esto, para la documentación elec-
trónica, implica el desarrollo de estrategias de preservación a largo
plazo de estos documentos, estrategias que deben llevarse a cabo con-
juntamente con los responsables de las áreas de tecnologías de la infor-
mación.
2.4. Los documentos electrónicos y la valoración
Tal y como se ha apuntado en la introducción, en lo relativo a la valoración

de la documentación electrónica no creemos que, conceptualmente, deba
hacerse distinción alguna entre los documentos, debido a sus características
físicas o formatos. Los documentos electrónicos deben ser valorados de for-
ma similar a cualquier otra documentación, ya que, en esencia, lo que persi-
gue la valoración es identificar la información contenida en los documentos
que deba ser conservada permanentemente. Por tanto, la metodología de

valoración se orienta a la determinación de valor y no a las características
formales de los documentos.
Aun así, debemos hacer constar el impacto que está produciendo el cons-
tante incremento de trámites electrónicos con la consiguiente producción de
documentación electrónica y el desarrollo de sistemas de gestión de docu-
mentos electrónicos de archivo. Esta realidad ha renovado el protagonismo
que adquiere la valoración con relación a estos sistemas de gestión. La diver-
sidad de aspectos (organizativos, normativos y tecnológicos) incluidos en la
documentación electrónica y el objeto concreto de este manual nos hacen
considerar que es conveniente describir las características esenciales de esta
documentación para poder establecer los vínculos con la valoración, y las
oportunidades que esta ofrece a los profesionales de los archivos en el marco
de los sistemas de gestión de documentos electrónicos.
Moreq2 define documento electrónico como un documento que se en-
cuentra en formato electrónico.14 Los documentos electrónicos se pueden
presentar en formato electrónico como consecuencia de haber sido creados
por un software de aplicación (born digital) o como resultado de un proceso
de digitalización.
De igual forma que los documentos físicos, los documentos electrónicos
deben poseer estas características: contenido, contexto y estructura. En este
punto haremos referencia a las dos últimas características mencionadas. Así,
en cuanto a la estructura de la documentación electrónica, podemos distinguir
entre la estructura física (o técnica) y la estructura lógica (las relaciones entre
los elementos que la componen). A diferencia de lo que ocurre en un documen-
to tradicional, estas no son evidentes a simple vista para el usuario. La estruc-
tura física de un documento electrónico dependerá del hardware y del soft-
ware en que se ha producido y almacenado; su estructura lógica (es decir, la
relación con las partes que lo componen) será la que lo haga inteligible.15
En cuanto al contexto, es la información que vincula los documentos con
el entorno administrativo y funcional en el que se han producido, así como
otros documentos. En documentación electrónica, la información contex-
14
European Comission: Moreq2. Model Requirements for the management of electronic records.
Update and extension, 2008, Luxemburgo: Office for Official Publications of the European Commu-
nities, 2008, p. 17.
15
ica Study 16: Documentos electrónicos: manual para archiveros, Madrid: Ministerio de Cul-
tura, 2006, p. 21.
tual nos permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los docu-

mentos. Es en este punto donde adquiere especial relevancia la gestión de los
metadatos; estos se definen como «datos que describen el contexto, el conte-
nido y la estructura de los documentos y la gestión de estos a lo largo del
tiempo».16 Siguiendo la norma iso 23081, «los metadatos son información
estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, acceso,
conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro
de un mismo dominio o entre dominios diferentes».17 Según la misma nor-
ma, los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse para «iden-
tificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los agentes,
procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan, así como
las políticas que los rigen».18 Los metadatos para la gestión de documentos
de archivo deben conservarse, al menos, el mismo tiempo que el documento
al que están asociados.
En este sentido, la norma iso 23081, en su apartado 5.1, reseña diversas
utilidades y beneficios de los metadatos para la gestión de los documentos de
las que destacamos aquellos puntos relacionados con la valoración y conser-
vación de documentos:
a) protegiendo los documentos como prueba y asegurando su accesibilidad y

disponibilidad a lo largo del tiempo;
[…]
c) sirviendo de base y garantizando el valor probatorio de los documentos;
d) contribuyendo a garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los
documentos;
[…]
h) proporcionando vínculos lógicos entre los documentos y su contexto de
creación, manteniéndolos de forma estructurada, fiable e inteligible;
i) facilitando la identificación del entorno tecnológico en que los documentos
digitales fueron creados o se incorporaron al sistema y la gestión del entor-
no tecnológico en el que se han mantenido, de modo que puedan ser repro-
ducidos como documentos auténticos cuando se necesiten; y
j) facilitando la migración eficiente y exitosa de documentos electrónicos de
un entorno o plataforma informáticos a otro, o cualquier otra posible es-
trategia de conservación.19
16
une-iso 15489-1:2001, o. cit., apartado 3.12.
17
une-iso 23081-1:2006. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos.
Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1. Principios, Madrid: Aenor, 2008, p. 6.
18
Ibídem, p. 6.
19
Ibídem, pp. 6 y 7.
2.5. El incremento del control sobre la destrucción de los documentos

y la valoración
Continuando con la relación entre gestión de documentos electrónicos y va-

loración documental, nos planteamos por qué ha adquirido tanta relevancia
el control de la destrucción de la documentación en la norma iso 15489.
Podemos considerar que ha habido casos paradigmáticos y con fuerte reper-
cusión social y mediática que han influido en los gobiernos en el desarrollo
de normas legales para el control de sus documentos. Recordemos que en la
segunda mitad de los años ochenta, se produjo el conocido caso Irán-Contra,
en el que se demostró la financiación ilegal por parte de la Administración
Reagan de la Contra (guerrilla que se oponía al Gobierno sandinista de Ni-
caragua) y que dejó al descubierto el escaso control de los documentos, entre
ellos diversos de carácter clasificado, del Gobierno de Estados Unidos. Que-
dó probado que muchos de ellos fueron alterados y otros destruidos de for-
ma absolutamente irregular. Entre las recomendaciones incluidas en el infor-
me final que en el año 1987 elaboró el comité independiente del Congreso de
los Estados Unidos, se hacía constar la necesidad de revisar la ley de Docu-
mentos del Presidente en el sentido de que el Gobierno se debería asegurar
de que se hace cumplir la ley, se deberían crear programas de formación para
el personal y se deberían añadir penas criminales en caso de violación de esta
ley.20 Una de las consecuencias normativas fue el desarrollo de las normas del
Departamento de Defensa norteamericano sobre requisitos de seguridad
para sistemas de información automatizado (DoD Directive 5200.28)21 y la
directiva DoD 5015.2 programa de gestión de documentos,22 más conocida
entre el sector archivístico, con la que se relaciona la norma DoD 5015.02
–STD.23
20
The Iran–Contra report, noviembre de 1987. Texto disponible en: http://www.presidency.
ucsb.edu/PS157/assignment%20files%20public/congressional%20report%20key%20sections.
htm.
21
DoD Directive 5200.28, «Security Requirements for Automated Information Systems (AISs)»,
de 21 de marzo de 1988. http://www.defenselink.mil/webmasters/policy/dodd50152p.pdf.
22
DoD Directive 5015.2, «Records Management Program», 6 de marzo del 2000. Esta versión
sustituye a la del año 1997. http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502p.pdf.
23
DoD 5015.02-STD, «Electronic Records Management Sofware Applications Design Criteria
Standard» de 25 de abril del 2007, que sustituye la versión del año 2002. http://www.dtic.mil/whs/
directives/corres/pdf/501502std.pdf. Las normas DoD se han convertido en el estándar que sigue los
nara para el conjunto de la Administración federal norteamericana. A su vez, la norma DoD 5015-
std sirve para homologar los software de gestión de documentos electrónicos que usa el Gobierno.
También en Estados Unidos y en este caso en el sector privado, se produ-

ce otro escándalo que obliga a reaccionar al Gobierno. En el año 2001 esta-
lla en el mundo financiero el conocido caso Enron, en el que, básicamente,
se pone al descubierto una contabilidad fraudulenta de la empresa, actividad
que se había llevado a cabo durante varios años. La confianza de la opinión
pública en los sistemas de auditoría y en las empresas auditoras se vio grave-
mente perjudicada. Recordemos que, resultado de ese escándalo, una presti-
giosa empresa de auditoria a nivel mundial como era Arthur-Andersen des-
apareció. La reacción del Gobierno, en vistas a recuperar la confianza del
sistema financiero, fue promulgar en el año 2002 la ley Sarbanes-Oxley,24
que endurece la normativa de control de la contabilidad de las empresas en
aspectos como la creación de un organismo gubernamental de supervisión
de las empresas auditoras, define nuevas normas contables y establece res-
ponsabilidades penales para los directivos de las empresas que no cumplan
la ley. Entre otras disposiciones, la ley establece la obligación de conservar
adecuadamente durante siete años los documentos relacionados con los pro-
cedimientos de auditoría. Estos dos ejemplos nos sirven de muestra para
ilustrar que en los últimos veinte años la exigencia sobre el control de los
documentos (públicos y privados) se ha incrementado notablemente. Esta
tendencia no es exclusiva de Estados Unidos, sino que es de carácter general
entre los países con sistemas parlamentarios democráticos. La exigencia de
mayor control y seguridad sobre los documentos se ha visto incrementada
debido a diversos factores, como la extensión de la e-Administración en sus
relaciones con los ciudadanos y empresas o las leyes sobre el acceso a los
documentos o sobre la libertad de información.
2.6. La archivística posmoderna y la valoración
Que la valoración haya adquirido esta relevancia en los sistemas de gestión

de documentos se explica como hemos visto por una reacción a necesidades
sociales y de desarrrollo tecnológico. Esta realidad ha tenido un traslado en
la archivística, básicamente en el cuestionamiento de la teoría del ciclo de
vida de los documentos por medio de los planteamientos del records conti-
24
Se puede consultar el texto de la Sarbanes-Oxley Act of 2002, Pub. L. No. 107-204, 116 Stat.
745, en http://www.glin.gov/view.action?glinID=80069.
nuum y de la archivística posmoderna. El principio del ciclo de vida de los

documentos desarrollado por Schellenberg sostiene que los documentos tie-
nen una vida similar a los organismos vivos: nacen, viven desde la infancia
hasta la madurez y mueren. Esta idea está incluida, por ejemplo, en la defi-
nición de procesos de gestión documental de la norma iso 15489;25 estos
procesos son: incorporación, registro, clasificación, asignación de acceso y
seguridad, identificación de la disposición, almacenaje, uso y trazabilidad e
implementación de la disposición. Se distinguen claramente las tres fases de
la vida de los documentos, donde la incorporación (proceso mediante el que
se determina si un documento se ha de crear o conservar) representa el naci-
miento, las fases intermedias serían las diversas variantes de la posible vida
del documento (registro, clasificación, acceso, uso…) y finalmente la dispo-
sición26 representaría el fin de la vida de ese documento. Este modelo tam-
bién lo recoge el Diccionario de terminología archivística cuando define los
tres estadios del ciclo de vida de los documentos: documentos activos, semi-
activos e inactivos, siendo estos últimos aquellos que ya no son necesarios
para la actividad corriente del organismo y que, por tanto, ya se han trans-
ferido a un archivo histórico o bien han sido eliminados. Estas tres fases han
servido a autores como Couture y Rousseau27 para hacerlas coincidir con las
transferencias de documentos físicos entre distintas clases de archivos, archi-
vos de gestión u oficina para los documentos activos, archivos centrales para
los documentos semiactivos y archivos históricos para los documentos de
conservación permanente. Esta es una conceptualización que tuvo su mayor
desarrollo a finales de los años ochenta y que se ha trasladado a la legislación
y normativa archivística, de la que, por ejemplo, en España hay abundantes
ejemplos.
Los planteamientos de la gestión de documentos basados en el ciclo de
vida de estos se han cuestionado básicamente desde el ámbito anglosajón,
ya que se considera que es una visión que perpetúa la distinción entre ges-
tores de documentos (records managers), dedicados a la gestión de la do-
cumentación activa y semiactiva, y los archiveros (archivists), dedicados a
la gestión de la documentación histórica. Este cuestionamiento ha venido
25
Ver apartado 4.3. Procesos de gestión documental de la norma une-iso 15489-2:2001.
26
La versión francesa de la norma iso 15489 ha denominado a la disposición sort finale (destino
final) sintagma que, ciertamente, evoca de forma metafórica a la muerte.
27
J. Rousseau y C. Couture: Les fondements de la discipline archivistique [s. l.], Presses de l’Uni-
versité du Québec, 1994.
a través del records continuum, donde se considera que la gestión de docu-

mentos es un proceso continuo en cuatro dimensiones (creación, captura,
organización y pluralización) que no se basa en el tiempo o etapas de los
documentos.28
Otra de las críticas al modelo de gestión del ciclo de vida es que es un
concepto basado en documentación física y, por tanto, en operaciones aso-
ciadas a la custodia y transferencia del papel, elemento que no se produce
en un entorno electrónico. Esta nueva visión se inicia a principios de los
años noventa, y con ella coincidirían con posterioridad los promotores del
records continuum antes citados. Así, David Bearman en el año 1993, al
analizar los retos que genera la documentación electrónica a la propia ar-
chivística, plantea junto a autores como Richard Cox, Terry Cook o Mi-
chael Dollar, entre otros, el poscustodialismo. Esta es una nueva etapa en
la archivística en la que se prioriza el conocimiento sobre el contexto de la
producción de documentos y sus interrelaciones con independencia del lu-
gar (o archivo) donde estos se conservan, característica esta última propia
de los sistemas archivísticos tradicionales. Bearman29 afirma que los docu-
mentos electrónicos no podrían satisfacer los requisitos de evidencia sin que
estos estuvieran irrevocablemente asociados con la información sobre el
contexto de su creación e incorporación y la información sobre su estructu-
ra. Esta información son los metadatos que se capturan a nivel de ítem. En
este punto, plantea que la valoración de la documentación electrónica debe
tener lugar a un nivel agregado, focalizándose en el conocimiento de las
transacciones que han generado los documentos y asociando los plazos de
conservación y la disposición a los documentos concretos desde el momento
de su creación. Esto es de hecho una ruptura con la visión tradicional, un
cambio de paradigma según los archiveros posmodernos que tiene como
principales elementos a destacar:30
28
La formulación del modelo continuo lo realiza Susan McKemmish en «Yesterday, today and
tomorrow: A continuum of responsability», publicado en Proceedings of the Records Management
Association of Australia 14th National Convention, Perth, 1997. Disponible en: http://www.sims.
monash.edu.au/research/rcrg/publications/recordscontinuum/smckp2.html#fig1.
29
D. Bearman: «Item Level Control and Electronic Recordkeeping», 1993. Disponible en: http://
www.archimuse.com/papers/nhprc/item-lvl.html.
30
Terrry Cook pronostica ocho grandes cambios, de los que destacamos los tres que considera-
mos principales. Terry Cook: «Archivística y posmodernismo: nuevas fórmulas para viejos concep-
tos», Tabula, núm. 10 (2007), pp. 74 y 75.
— Principio de procedencia: el documento electrónico ya no se vincula a

un determinado productor ubicado en un lugar único en la estructura
de una organización, sino que se se producirá en organizaciones que
trabajan en red. La procedencia se relacionará con actividades y fun-
ciones más que con la estructura y el tiempo.
— Orden original: los documentos electrónicos se almacenan aleatoria-
mente; un mismo documento podrá ser usado por diferentes emplea-
dos para usos y públicos distintos.
— Documentos: las tres partes de los documentos (contexto, estructura y
contenido), con relación a un documento físico, ahora se separan en
conjuntos de datos gestionados por softwares diferentes controlados
por los metadatos.
En este sentido, el poscustodialismo está vinculado a los cambios que se

han generado en el pensamiento archivístico a lo largo de los últimos quince
años. Este debate se ha centrado en las nuevas formulaciones propuestas por
la archivística posmoderna. El debate de la posmodernidad, influido en gran
medida por el gran cambio producido por la documentación electrónica, ha
pasado casi desapercibido entre la comunidad archivística de tradición lati-
na.31 Podemos aventurar algunas explicaciones que han motivado la ausen-
cia de este debate en nuestro entorno:
— La relativa tardanza en implantar sistemas de gestión de documentos

electrónicos en nuestras organizaciones respecto a empresas y gobier-
nos de países como Gran Bretaña, Estados Unidos, Australia, Canadá,
Suecia, Alemania, etcétera, lo que ha obviado la necesidad de enfren-
tar el cambio de paradigma.
— La inexistencia de un debate entre el rol de archivero (archivist) y el de
gestor de documentos (record manager) consecuencia de una realidad que
no hace distinción entre ambos perfiles profesionales, lo que ha generado
una visión tácitamente consensuada de la profesión en nuestro entorno.
31
Una excepción a esta afirmación la encontramos en el excelente resultado que presenta la revis-
ta Tabula, núm. 10, 2007, «Combates por la memoria. Archivística para la posmodernidad» o en
Alejandro Delgado: «El paradigma postmoderno en teoría archivística, y sus repercusiones conceptua-
les y prácticas», Tria, núm. 13-14 (2006-2007), pp. 13-58. También puede accederse a la selección de
textos traducidos al castellano que nos ofrece la web del Archivo Municipal de Cartagena http://archi
vo.cartagena.es/jopac/materiales/textos?action2=actionListadoTextos.
— El bajo desarrollo e incorporación de normas internacionales en nues-

tros sistemas de gestión de documentos, en especial las normas iso en
materia de gestión de documentos o la primera versión del Modelo de
requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo
(MoReq).
El resultado de este proceso ha sido que en este periodo, la archivística, a

nivel internacional, ha sufrido un gran cambio. En palabras de los archiveros
posmodernos, un cambio de paradigma, en el que estamos inmersos y en el
que la valoración ha adquirido una especial relevancia. Terry Cook, en su
planteamiento de las nuevas formulaciones para la archivística, considera
que «la archivística debe sustituir su paradigma de investigación, del análisis
de las propiedades de las características de los documentos o de las series de
los documentos individuales, por un análisis de las funciones, procesos y
operaciones que generan los documentos y las series que se crean».32
32
Terry Cook: «Archivística y posmodernismos…», o. cit., p. 74.
3
¿DÓNDE ESTAMOS? LA VALORACIÓN EN LOS DISTINTOS

SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS. LA VALORACIÓN EN ESPAÑA.
HISTORIA Y SITUACIÓN ACTUAL
Si hacemos un breve repaso de las tendencias sobre valoración que existen o

han existido en la archivística internacional,33 se observa que la preocupa-
ción por la valoración y especialmente por la destrucción de documentos
proviene del siglo xix.
En Alemania, uno de los primeros países en preocuparse de la valoración,
de hecho Prusia ya había desarrollado en 1833 los primeros calendarios de
conservación,34 se ha puesto el acento en la conservación a largo plazo y el
interés histórico y patrimonial. La importancia del organismo productor, el
uso de los documentos y la necesidad de dar testimonio de todas las activi-
dades del conjunto de la sociedad (aproximación social), son los intereses
que han regido la valoración en este país.
En Inglaterra, siempre según Couture, se ha trabajado bajo el concepto
«valorar para eliminar»; este principio deriva de las aportaciones de
Jenkinson,35 quien consideraba que se debía valorar exclusivamente desde la
óptica de la Administración y no de la conservación del patrimonio, dejando
la decisión en manos del gestor casi exclusivamente. En los años cincuenta,
el Comité Grigg elaboró un sistema de valoración en dos fases: en una pri-
mera etapa (a los cinco años) se realiza una primera valoración exclusiva-
mente desde el punto de vista administrativo, en la que se eliminan entre el
33
Carol Couture: «La función valoración en la archivística contemporánea: una sinergia entre
varias consideraciones complementarias», Tabula, núm. 6 (2003), pp. 23-49.
34
Ole Kolsrud: «The Evolution of Basic Appraisal Principles», The American Archivist, vol. 55,
núm. 1 (1992), p. 30.
35
A mediados del siglo xx, Jenkinson y Schellenberg son dos destacadas e influyentes figuras en
el mundo de la archivística y que condicionaron su evolución hasta nuestros días. Sus planteamientos
son, en muchos casos, divergentes, como puede observarse en el artículo de Richard Stapleton: «Jen-
kinson and Schellenberg: A comparison», Archivaria, núm. 17 (1983), pp. 75-85.
50 y el 70 % de los documentos. Veinticinco años después se procede a juz-

gar por parte de archiveros sobre lo que resta, el valor histórico y testimo-
nial. En este sentido, el Comité Grigg introduce, aunque de forma muy ma-
tizada, el interés para la investigación en la valoración. Actualmente, los
Archivos Nacionales de Gran Bretaña reconocen que el sistema Grigg aún
les es útil para la transferencia de documentos, pero, aduciendo al impacto
que supone la documentación electrónica, ya han iniciado una revisión de
sus principios de valoración en la que incluso han adoptado la macrovalora-
ción como uno de los ejes básicos de su política de valoración.36
En Estados Unidos, la preocupación desde los años cuarenta (Brooks) es
la de tener claros los criterios. Schellenberg define, como sabemos, los con-
ceptos de valor primario y valor secundario que seguimos utilizando. Boles
y Young, en 1985, hacen una síntesis articulando un conjunto de criterios en
tres módulos: el valor informativo, los costes de conservación y las conse-
cuencias de las decisiones.
Es en Canadá donde, en los años noventa, aparece la teoría de la macro-
valoración desarrollada por Cook, que aporta una visión renovada dando
importancia al organismo creador, como habían indicado los alemanes, pero
desde una perspectiva más amplia, la del contexto de creación de los docu-
mentos. La archivística integrada de la escuela de Quebec otorga un impor-
tantísimo papel a la valoración, que se convierte en el eje del sistema.
La macrovaloración otorga toda la responsabilidad a los archiveros, no
solo de valorar, sino de «construir» la historia a través de lo que conservan, les
da una responsabilidad social: «cuando evalúan documentos (los archiveros)
están nada menos que dando forma al futuro de nuestro patrimonio
documental».37 Además, no considera que el concepto de valoración incluya
los documentos como pruebas (valor probatorio), solamente lo considera des-
de el punto de vista de la memoria. Por otro lado, la macrovaloración ofrece
un punto de vista más amplio del que se tenía hasta el momento, en el sentido
de que va de lo general a lo particular, desde un enfoque social.38 En este sen-
36
The National Archives: «Appraisal policy», 2004, pp. 1-2. http://www.nationalarchives.gov.
uk/documents/appraisal_policy.pdf.
37
Terry Cook: «Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción político-
social sobre el gobierno», Tabula, núm. 6 (2003), p. 88.
38
Podemos decir que los autores canadienses recogen el punto de vista marxista desarrollado por
la archivística de la extinta República Federal de Alemania. Así, en los años setenta, Hans Booms ya
sitúa la necesidad de tener en cuenta el componente social como un elemento clave de la valoración.
«Ordre social et constitution du patrimoine archivistique. À propos de l’évaluation des sources
3. ¿Dónde estamos? La valoración en los distintos sistemas archivísticos […] [35]
tido, la macrovaloración se fundamenta en que cada sociedad asigna a las

instituciones públicas unas funciones; estas funciones no son más que el reflejo
de unos grandes conceptos sociales (defensa, salud, educación, etcétera). De
esta forma, las instituciones son un filtro de las tendencias, actividades, ideas
y conceptos que la sociedad valora. Estos valores hacen que los gobiernos
adapten sus macroestructuras a las nuevas grandes funciones (valores sociales)
que van apareciendo. Por ejemplo, en los últimos años hemos asistido a un
gran desarrollo de estructuras gubernamentales relacionadas con el medio am-
biente. En veinte años, estos ámbitos funcionales han pasado de ser servicios
técnicos a gozar de una estructura funcional de máximo nivel (ministerios,
agencias, concejalías). Esta tendencia se está produciendo ya en otros ámbitos
sociales, como por ejemplo la igualdad de género o el deporte.
A niveles estructurales más bajos, los gobiernos, mediante direcciones
generales, agencias, concejalías, etcétera, llevan a cabo subfunciones especí-
ficas de estas grandes funciones, mediante programas o actividades. La teo-
ría de la macrovaloración considera que en este entramado organizativo
donde diversas instituciones pueden estar desarrollando o compartiendo una
misma función, deben diseñarse y llevarse a cabo estrategias que permitan la
localización de los documentos valiosos. Es en este punto, la valoración fun-
cional, donde la teoría de la macrovaloración coincide con las tendencias
posmodernas de la archivística actual. Tal y como hemos mencionado en el
capítulo segundo, los documentos electrónicos han variado la visión de la
archivística sobre aspectos esenciales del propio documento y del principio
de procedencia. Así, el propio Terry Cook considera que uno de los aspectos
esenciales es valorar teniendo en cuenta a las capas más desfavorecidas de la
sociedad:
Continuará pasando de ser una valoración de los documentos por su potencial

valor de investigación a convertirse en un análisis macrovalorativo de las funcio-
nes, los programas y actividades del creador, y la interacción ciudadana entre
ellos, y seleccionar a continuación para la conservación y difusión permanente el
documento más conciso que refleje esas funciones, y buscando (¿o creando?) en el
sector privado fuentes orales y visuales que complementen los documentos insti-
tucionales, usando la misma lógica funcional.39
d’archives», traducción en lengua francesa del artículo original alemán del año 1972 publicada en
Archives, vol. 33, núm. 3 y 4 (2001-2002), pp. 8-44.
39
Terry Cook: «Archivística y posmodernismos…», o. cit., p. 76.
El foco es el contexto funcional en el que se crean los documentos, no los

propios documentos en sí. A ello se llega por un análisis de la organización,
de sus funciones y de las interacciones de esta con la sociedad. Se parte de las
funciones para llegar a los documentos.
En los últimos años, especialmente desde principios del 2000 hasta la
actualidad, son los archiveros australianos y neozelandeses quienes han con-
tribuido, especialmente en lo que se refiere a aportar soluciones integradas
para la documentación tradicional y la electrónica, así como para la micro y
macrovaloración. De estos países debemos destacar que están promoviendo
políticas de valoración, relacionadas metodológicamente con la norma iso
15489.
Desde el año 1998, los archivos de Nueva Zelanda tienen vigente su es-
tándar de valoración documental.40 Esta norma detalla los procesos de im-
plementación de la valoración y disposición documental en los entes del
Gobierno neozelandés, destacando ocho principios de prácticas y políticas
de valoración. Estos principios son:
1. Principio de aplicación. Las decisiones de aplicación deben ser autori-

zadas para que se apliquen a los documentos apropiados.
2. Principio de prioridad. La valoración debe asegurar la conservación de
los documentos valiosos.
3. Principio de globalidad. La valoración debe considerar la documenta-
ción del Gobierno como un todo.
4. Principio de implementación. Las decisiones de la valoración deben
poder ser implementadas sin grandes costes por las agencias del Go-
bierno.
5. Principio de destrucción. Los documentos no deben conservarse más
tiempo del necesario.
6. Principio de privacidad. Debe ser tenido en cuenta el derecho de acce-
so a los documentos.
7. Principio de integridad. Las recomendaciones de la valoración deben
proporcionar justificación para todas las acciones de disposición.
8. Principio de independencia de soporte. Las recomendaciones de valo-
ración son independientes del soporte o formato del documento.
40
Véase Archives New Zealand: «S-1. Standard for the appraisal of public records and archives»,
1998. Disponible en http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s1.pdf.
Este estándar, que actualmente está en proceso de revisión y actualiza-

ción, se ha completado el año 2009 por la Política de valoración de los Ar-
chivos Nacionales.41 A los principios antes comentados, y a un nivel supe-
rior, se fijan los principios de la política de valoración. Estos principios son:
1. La legalidad. Todo proceso de valoración y disposición debe cumplir

con los mandatos legales establecidos.
2. Soporte a la rendición de cuentas y a la transparencia.
3. Dar respuesta a los proveedores y grupos de interés.
4. Consistencia. Debe llevarse a cabo de forma planificada y sistemática.
5. Consideración de los recursos, en el sentido de que no es eficiente con-
servar todos los documentos creados por un organismo.
A su vez, los Archivos Nacionales de Australia han desarrollado docu-

mentos en los que se fija la política en valoración. El más destacado es Why
Records are Kept: Directions in Appraisal,42 del año 2003. No es un docu-
mento equivalente a los neozelandeses en cuanto a la definición de políticas
de valoración y disposición, ya que tiene un objetivo de difusión entre las
agencias del Gobierno, pero sí que establece pautas o criterios como la im-
portancia de la valoración funcional o criterios de conservación de docu-
mentos.
También en Australia, concretamente el Gobierno de Nueva Gales del
Sur, publicó en el año 2007 un estándar sobre la valoración y disposición de
documentos,43 en este caso muy similar al modelo neozelandés. Esta norma
detalla el ámbito de aplicación, proporciona definiciones y establece los
principios a los que debe adecuarse la valoración y disposición de documen-
tos. Los principios identificados son cinco:
1. Principio analítico: las decisiones para la retención y disposición de

documentos se deben basar en un análisis de las necesidades de nego-
41
Véase Archives New Zealand: «Appraisal Policy», 2009. Disponible en http://archives.govt.nz/
sites/default/files/appraisal_policy_0.pdf.
42
National Archives of Australia: «Why records are Kept: Directions in Appraisal», Canberra,
2003. Disponible en: http://www.naa.gov.au/images/why%20records%20are%20kept%5B1%5D_
tcm2-4856.pdf.
43
State Records Authority of New South Wales: «Standard: No. 9. Standard on the appraisal and
disposal of State Records», 2007. Disponible en: http://www.records.nsw.gov.au/documents/record-
keeping-standards/Standard%20No%20%209%20-%20Appraisal.pdf.
cio (o actividades), la rendición de cuentas organizativa y las expecta-

tivas de la comunidad.
2. Principio de conjunto: las decisiones respecto a la retención y disposi-
ción de documentos deben incluir todos los documentos de la organi-
zación y en todos los formatos.
3. Principio de autorización: las decisiones y acciones de conservación,
destrucción o transferencia de documentos deben ser autorizadas.
4. Principio de rendición de cuentas: las acciones de conservación, des-
trucción o transferencia de documentos tienen que ser demostrables.
5. Principio de implementación: las decisiones de conservación, destruc-
ción o transferencia de documentos deben ser implementadas de for-
ma rutinaria.
Tal y como se ha comentado anteriormente, lo más destacado de estos

países es el rápido proceso de adopción de políticas específicas de valoración
documental incardinadas en sus sistemas de gestión de documentos. Unas
políticas de valoración a las que otorgan una importancia clave en el conjun-
to de sus sistemas.
Por último, España ha tenido poca tradición respecto a la valoración,44
probablemente debido, como señala María Luisa Conde,45 al dominio de la
perspectiva histórica en el mundo de los archivos, aunque existe constancia
documentada de autorizaciones para la destruccción de documentos desde
finales del siglo xix, incluso se crearon comisiones a tal efecto.46 El Ministe-
rio de Gracia y Justicia reguló a través de un real decreto en 1854 los archi-
vos de las reales audiencias, que incluía no solo la posibilidad, sino la nece-
sidad de la destrucción de documentos inútiles. En 1911, otro decreto regula
la forma en que debe realizarse el expurgo en los archivos judiciales. Tam-
bién el Ministerio de Gracia y Justicia, a través de una real orden de 1917,
distinguía entre documentos con y sin valor histórico y establecía el sistema
44
Véase José Luis La Torre Merino: Metodología para la identificación y valoración de fondos
documentales, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría General Técnica,
2000.
45
María Luisa Conde Villaverde: «Sistemas de eliminación de documentos: procesos comprendi-
dos en la valoración y su aplicación práctica», Cuadernos de Estudios Técnicos (Murcia: Archivo
General de la Región de Murcia), núm. 3 (2003).
46
Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local: Propuesta de identificación y valora-
ción para la selección de documentos en los archivos de la Administración local, Logroño: Ayunta-
miento de Logroño, 2001.
de destrucción mediante una Junta de Selección y Expurgo en la que partici-

paba el archivero. Desconocemos sin embargo hasta qué punto se llevaron a
cabo las destrucciones de documentación previstas en estas normas.
Los archivos municipales tienen su regulación a este respecto en la real or-
den de 30 de marzo de 1927 (Gaceta de Madrid de 2 de abril), por la que se
crean juntas de selección. También son conocidas las autorizaciones de destruc-
ción de documentos que se producen tras la guerra civil, a partir de 1942.
La creación del Archivo General de la Administración a través del decreto
914/1969, supuso la organización de un sistema de transferencias que regula-
ría la vida de los documentos de la Administración desde la oficina hasta el
archivo histórico y, por lo tanto, facilitará el control de los documentos desde
un punto de vista no exclusivamente histórico, sino también administrativo.
De esta forma se van sentando las bases, aunque no se puede hablar to-
davía de una auténtica política de valoración, si bien Matilla, en los años
cincuenta y Crespo y Pescador en los años setenta, plantean la cuestión.
Los años ochenta están marcados por la plena recuperación de la demo-
cracia en España, así como un gran cambio en la estructura política y admi-
nistrativa del Estado con la creación y consolidación del Estado de las auto-
nomías. Son unos años en los que las autonomías se van constituyendo y
asumen competencias a la par que los ayuntamientos van creando o poten-
ciando sus servicios de archivo. Esta situación comporta una incoporación
de jóvenes profesionales en los tres niveles de la Administración pública es-
pañola, lo que conllevó un cambio en la mentalidad de la profesión. Al mis-
mo tiempo, debido al incremento de servicios ofrecidos a los ciudadanos por
estas administraciones, se produce una explosión documental. Señalemos
que a esta explosión documental cabía añadir grandes acumulaciones de
documentos no evaluados producidos en las décadas de los años cuarenta a
setenta. Fruto de esta realidad, la ley de Patrimonio Histórico Español del
año 1985 y la legislación autonómica ya incluyen en su articulado la valora-
ción de documentos, estableciendo como sistema la creación de comisiones
calificadoras. El artículo 58 de la ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Espa-
ñol (boe de 11 de diciembre) sienta las bases de lo que será el desarrollo de
los sistemas de valoración y selección a partir de este momento:
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de

los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, así
como su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administra-
tiva de tales documentos, corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de

Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias
específicas se establecerán por vía reglamentaria. Asimismo podrán constituirse
comisiones calificadoras en los organismos públicos que así se determine.
Sin embargo, esta comisión superior no fue creada hasta el año 2000, lo
que no fue óbice para que en diferentes comunidades autónomas, diputacio-
nes y ayuntamientos nacieran comisiones calificadoras, amparadas en las
correspondientes leyes autonómicas de archivos y patrimonio documental.
La regulación de estas comisiones no siempre fue seguida de su creación
efectiva y, menos aún, de su puesta en funcionamiento. Curiosamente, las
primeras que se crearon (la Comisió Nacional d’Avaluació y Tria de Docu-
mentació de Cataluña y la Comisión Calificadora de Documentos Adminis-
trativos del Ayuntamiento de Zaragoza), ambas en 1990, siguen funcionan-
do de manera real actualmente.
Desde el punto de vista metodológico y profesional, las jornadas convo-
cadas por el Ministerio de Cultura en 199147 marcan también un hito y po-
nen de manifiesto la importancia que la valoración empezaba a tener en la
archivística española, ya que pasa a reconocerse como una de las tareas pro-
pias y necesarias de la actividad de los archivos.
Son muchas las comisiones que se han regulado a partir de los primeros
años noventa, unas con mayor éxito que otras; en la Administracion general
del Estado la creación de la comisión superior dio paso al nacimiento de di-
versas comisiones ministeriales.
Respecto a la situación actual, parece claro que, en España, las diversas
administraciones se han decantado por un sistema de comisiones calificado-
ras con participación multidisciplinar, cuando se podía haber optado por
crear organismos técnicos de valoración, como se ha hecho en otros países.
También se ha puesto de manifiesto que existen muchas dificultades reales
para que exista un funcionamiento fluido de estas comisiones debido a cues-
tiones como la gran cantidad de trabajo que implican, la falta de recursos
humanos y técnicos en los archivos, las trabas administrativas, la responsa-
bilidad que supone para el archivo asumir esta tarea… Pero podemos decir
que en los últimos años ha habido una reactivación importante de la valora-
47
Actas de las Primeras Jornadas sobre metodología para la identificación y valoración de fondos
documentales de las Administraciones Públicas (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991), Madrid:
Dirección de los Archivos Estatales, 1992.
ción y la selección en los archivos, con la creación y puesta en funcionamien-

to de numerosas comisiones,48 si bien los profesionales, como señala María
Luisa Conde, echan en falta una mayor coordinación y normalización que
evite la repetición de trabajos e investigaciones previos:
En mi opinión, el problema fundamental que se plantea es de coordinación

general del funcionamiento de toda la estructura existente que, hasta el momento,
se está demostrando perfectamente válida, pero que requiere unos mecanismos
básicos de sincronía para lograr que el resultado final, como suma de la actividad
de los diferentes órganos con competencias similares sobre la porción de patrimo-
nio documental que a cada uno les corresponde, sea una memoria histórica cohe-
rente y accesible que permita legar a las generaciones futuras un testimonio válido
de nuestra aportación a la tradición cultural de este país.49
48
Algunos ejemplos son los siguientes:
Andalucía: orden de la Consejería de Cultura, de 7 de julio del 2000, por la que se regula el fun-
cionamiento de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos… (boja, 1-8-
2000).
Castilla La Mancha: decreto 134/1996, de 19 de noviembre, que organiza la Comisión Califica-
dora de Documentos y regula su composición y funcionamiento (docm, 22-11-1996).
Castilla y León: orden EYC/411/2003, por la que se modifica la orden de 28 de enero de 1997,
por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su compo-
sición y funcionamiento.
Navarra: decreto foral 75/2006, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento que regula
la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental (Boletín
Oficial de Navarra, 20-11-2006).
País Vasco: decreto foral 49/1998, de 26 de mayo, por el que se crea la Comisión Foral de evalua-
ción y selección de documentación (Boletín Oficial de Gipúzcoa, 12-6-1998).
49
María Luisa Conde Villaverde: «Sistemas de eliminación de documentos: procesos comprendi-
dos en la valoración y su aplicación práctica», o. cit.
4
PRINCIPIOS Y CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN

DE DOCUMENTOS
La destrucción definitiva de documentación constituye una decisión irre-

versible y es una de las acciones de mayor responsabilidad en nuestra pro-
fesión. Debido a esta característica, y tal como hemos visto en el primer
capítulo, actualmente la valoración de documentos se incluye en el seno de
los sistemas de gestión documental, de forma que ha pasado a ser uno de los
procesos más controlados. En este sentido, la responsabilidad de la valora-
ción recae en el conjunto de la organización y será responsabilidad de los
archiveros aplicar con rigor las correspondientes disposiciones resultantes
de la valoración.
La valoración y disposición de los documentos de una organización exige
documentar exahustivamente todos los procesos que se llevan a cabo, tanto
los que tienen como resultado la destrucción de documentos como los de
conservación. Esta es la forma de que en el futuro pueda conocerse e inter-
pretarse qué motivó la adopción de cada una de las decisiones de disposi-
ción, así como también cuándo, por qué y en virtud de qué norma fueron
destruidos determinados documentos.
No basta con documentar perfectamente cada uno de los procesos de
valoración de series documentales, también debemos documentar y por tan-
to definir en primer lugar los fundamentos y criterios que guían la valoración
de nuestra organización. Cuando una autoridad archivística organice un sis-
tema de valoración de documentos su primera tarea debe ser definir los cri-
terios de valoración que seguirá.
Este doble plano de importancia y responsabilidad es el que ha permitido
el impulso, el desarrollo y la consolidación de lo que podríamos denominar
fundamentos estructurales de la valoración. Estos fundamentos son los prin-
cipios de la valoración y los criterios de valoración. Los principios nos dotan
de un marco conceptual que los profesionales deben observar en las acciones
de valoración. Los criterios son una manifestación o concreción sobre qué

tipo de información contenida en los documentos consideramos valiosa.
Frente a los principios, que tienen una clara voluntad de permanencia, los
valores son una concreción que va evolucionando y adaptándose a los cam-
bios de la sociedad.
La definición de esta estructura (principios y criterios) ofrece diversos bene
ficios:
— dota de seguridad a los diversos actores implicados en la valoración

debido a que define un marco conceptual para la misma;
— hace público qué clase de información es más apreciada para ser con-
servada;
— facilita la revaloración de documentos,
— da continuidad a la valoración frente a posibles cambios de personas
que lideran los sistemas archivísticos o gestionan los organismos.
Debemos indicar que es esencial que las autoridades archivísticas definan

claramente el marco estructural, lo hagan público mediante normas de apli-
cación a su sistema archivístico, busquen el consenso para su aceptación e
implementación, lo revisen y actualicen periódicamente.
En este punto remarcamos el importante rol de la autoridad de un siste-
ma archivístico, quien, entre otras funciones, debe dar seguridades a los
actores del sistema. El proceso de valoración produce incertidumbre, y
consideramos que esta se minimiza con la dotación de este marco estructu-
ral, que explicaremos a continuación, y con una adecuada metodología de
valoración.
4.1. Principios de la valoración de los documentos
Uno de los autores que ha sistematizado y divulgado los principios de la

valoración de los documentos ha sido Carol Couture,50 a quien seguiremos
en esta explicación. Couture propone cinco principios básicos que se apli-
50
Podemos encontrar desarrollados estos principios en dos artículos de Carol Couture: «L’avalua
ció dels arxius. Estat de la qüestió», Ligall (Barcelona), núm. 11 (1997), pp. 75-79, y «La función valo-
ración en la archivística contemporánea: Una sinergia entre varias consideraciones complementarias»,
Tabula, núm. 6 (2003), pp. 31-33.
4. Principios y criterios para la valoración de documentos [45]
can en todos los contextos en los que el archivero ha de incluir el acto de

valorar.
En primer lugar, debemos tener presente que los archivos que estamos
valorando son pruebas privilegiadas de las actividades del conjunto de la
sociedad. Nuestras organizaciones públicas o privadas, con o sin finalidad
de lucro, desarrollan unas funciones y las reflejan en documentos. La infor-
mación, y en segundo término el conocimiento contenido en estos documen-
tos, puede que sean únicos. La valoración debe permitir conservar la docu-
mentación que pruebe, en el sentido archivístico y/o jurídico del término,
que la persona u organismo que lo compone ha desarrollado una acción
destacada, ha conseguido un logro determinado, etcétera. Por tanto se debe-
ría dar una dimensión social a la valoración. Aspectos que debemos conside-
rar en los documentos a valorar es si:
— Prueban a lo largo del tiempo, en los planos legal, financiero, adminis-

trativo o patrimonial, las actividades de una persona u organismo.
— Permiten comprender el papel que desarrolla la persona u organismo
en la sociedad a la que pertenece.
— Aportan una idea exacta del conjunto de la sociedad de la que forman
parte.
En segundo lugar, debemos tener respeto a la objetividad y la contem-

poraneidad del juicio presentado. Debemos considerar en todo momento
que estamos valorando a partir de los principios, valores sociales acepta-
dos, tecnología, conocimiento, etcétera, de que disponemos en el momento
de la creación de estos documentos. Si, por ejemplo, valoramos documen-
tación de hace cincuenta años, deberíamos tener en consideración los valo-
res de la sociedad de la época, ya que es sobre esa sociedad en ese momen-
to sobre la que queremos dejar constancia. Este principio enlaza con los
criterios de valoración. Estos criterios deben ser una escala de valores que
en todo momento debería ser conocida y actualizada, siendo una forma de
dejar constancia para el futuro de cómo y por qué motivo se adoptaron las
decisiones de valoración.
El tercer principio es el respeto a los lazos que unen la evaluación a otras
intervenciones archivísticas. Debería enmarcarse la valoración estrechamen-
te relacionada con otras operaciones archivísticas. La valoración debe tener
en cuenta aspectos como el contexto de creación de los archivos, el profundo
conocimiento del organismo productor; en este punto es cuando debemos

tener en cuenta el estrecho vínculo existente entre la identificación y la valo-
ración de documentos.51
El cuarto principio hace referencia al respeto al equilibrio entre finalida-
des de gestión y finalidades patrimoniales de la evaluación. En este se refleja
la tensión que existe en el proceso de valoración entre los valores primarios
y secundarios de los documentos. Si en el primero debemos tener en cuenta
el periodo de conservación de los documentos como pruebas de acciones
llevadas a cabo por un organismo, el segundo valor se refiere al valor infor-
mativo y cultural de los documentos. En este sentido, la valoración nos per-
mite intervenir decisiva y activamente en la determinación del ciclo vital de
los documentos y la construcción del patrimonio documental de nuestra so-
ciedad, siendo tarea del archivero (o de las autoridades de valoración) armo-
nizar este proceso.
Finalmente, el quinto principio es el respeto al equilibrio entre las consi-
deraciones relativas al contexto de creación de los archivos y aquellas liga-
das a su uso. La valoración debe situarse en un espacio equidistante entre la
exclusiva consideración del contexto de creación, como si este fuera el único
elemento a tener en cuenta, y la importancia que atribuyan investigadores o
usuarios a los documentos.
4.2. Criterios para la valoración de documentos
Una vez presentes los principios que debemos observar en la valoración, los
sistemas archivísticos han de fijar los criterios que sirvan para valorar la
documentación. Los criterios deben ser vistos como ayudas para la valora-
ción de series documentales y, de hecho, son el filtro que nos ayuda a la
atribución de valor. Insistimos en que los criterios deben ser publicitados por
la autoridad archivística por estos motivos:
— Por responsabilidad. Las autoridades archivísticas deben hacer públi-

co su posicionamiento de valoración de forma que pueda ser objeto de
revisión crítica y, a su vez, en el futuro se pueda interpretar la lógica
inherente a sus resoluciones.
51
Aspecto que tratamos con detalle en el capítulo 7.
— Por seguridad. Manifestar los criterios permite al archivo que valora

conocer los parámetros mediante los cuales serán «juzgadas» sus pro-
puestas de valoración; de esta forma se reduce la incertidumbre y la
subjetividad de la persona que valora.
— Por continuidad. La composición de las personas que conforman un
órgano de valoración cambia, de forma que establecer los criterios de
forma normativa también permite mantener una línea coherente en la
valoración.
A continuación ofrecemos los criterios de valoración que actualmente

tienen una mayor aceptación profesional52 y que, en sí mismos, son un com-
pendio de la evolución de la archivística contemporánea, en especial la desa-
rrollada a partir de la teoría de la macrovaloración.
4.2.1. Criterios de conservación
Cuando se mencionan criterios de conservación, el lector, en primera instan-

cia, puede pensar que estamos frente a un listado de recomendaciones que
persiguen dejar constancia de los documentos históricos que genera una orga-
nización. Esta sería una visión positivista que dominó la valoración en la pri-
mera mitad del siglo xx. Actualmente, los criterios de valoración se deben
adaptar a los cambios radicales de la propia naturaleza de los documentos, los
sistemas de gestión de documentos a sus usos y a las tendencias culturales,
tecnológicas, sociológicas, legales y filosóficas presentes en la sociedad.53 To-
52
Tenemos ejemplos de disposiciones normativas relacionadas con criterios de conservación y
elliminación de documentos en los textos de los siguientes órganos archivísticos:
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos: Metodología, Madrid: Ministe-
rio de Cultura, 2003, http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf.
Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ayuntamiento de Zaragoza, http://
www.zaragoza.es/ciudad/usic/archivo/valora_norm5.htm.
Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental. Orden del consejero de Cultura de 15
de octubre de 1992, por la que se aprueban los criterios generales de evaluación y selección de docu-
mentación y el modelo de propuesta correspondiente (dogc núm. 1688, de 30.12.1992).
Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, ver art. 45 del decreto 97/2000,
de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de
la ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos (boja núm. 43 de 11 de abril del 2000) http://www.junta
deandalucia.es/cultura/web/servlet/descarga?up=1329.
53
Ver Terry Cook: «What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the
Future Paradigm Shift», Archivaria, vol. 43 (1997). Disponible en: http://www.mybestdocs.com/
mando en consideración estas condiciones, los criterios de conservación de

documentos nos deben permitir la identificación de la información conte-
nida en la documentación susceptible de ser conservada. Los siguientes
criterios no deben ser considerados una pauta inalterable, sino que su adap-
tación e interpretación deben estar relacionadas con el contexto en el que
se aplican (características de la organización, grado de desarrollo del siste-
ma archivístico, etcétera).
Los documentos que deben ser conservados son los que cumplen uno o
varios de los siguientes criterios, es decir, aquellos que:
— Explican el origen y evolución de un organismo y cómo actuaba e in-

terpretaba la realidad social. Este criterio estaría cercano al principio
de procedencia. Estamos frente a series documentales muy concretas,
que se reflejan en leyes o decretos de constitución de organismos, así
cómo manifestaciones de las grandes políticas u objetivos que estos
deben llevar a cabo.
— Permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos.
En este punto se considera que uno de los instrumentos que tienen los
parlamentos y gobiernos para actuar, además de sus estructuras políti-
cas y administrativas, es la promulgación de normas legales. El proce-
so de elaboración de estas suele estar condicionado por la visión ideo-
lógica del Gobierno, los grupos de presión externos que influyen en su
desarrollo (o freno), el estado de las finanzas del país, las necesidades
sociales, etcétera. Este criterio persigue la conservación de esa infor-
mación anterior y que está relacionada con la adopción de determina-
da norma legal.
— Permiten valorar el impacto o la eficacia de los programas o activida-
des del organismo. Cada vez más, los gobiernos, y las propias empre-
sas, deben responder no solo ante los organismos de control antes los
que legalmente tienen obligación de hacerlo (parlamentos, juntas de
accionistas…), sino que también deben responder frente a la sociedad.
Qué medidas se han llevado a cabo, qué inversión ha sido necesaria,
que «beneficios» han reportado a la sociedad en su conjunto (o a un
segmento de esta). Cada vez más se extiende el concepto de rendición
cookt-pastprologue-ar43fnl.htm; en especial el apartado «Explorando el discurso archivístico: posibi-

lidades y limitaciones».
de cuentas y cada vez más la sociedad lo exige. La conservación de esta

clase de documentación complementaría la que debería conservarse
siguiendo el primer criterio enunciado, de forma que, en el futuro, los
investigadores puedan calibrar los resultados de las acciones llevadas
a cabo por una organización.
— Contienen datos significativos de personas, acontecimientos o lugares.
Este criterio estaría vinculado a una visión positivista. Refleja aquello
que pasa sin que necesariamente haya que detenerse a intentar reflejar
las causas que lo produjeron. Ejemplo de este criterio sería, por ejem-
plo, la conservación de los documentos por los cuales son nombrados
los ministros de un gobierno. También este criterio nos indica que de-
bemos conservar los documentos de acontecimientos o lugares, siem-
pre que estos sean relevantes. Por ejemplo, podemos encontrarnos con
acontecimientos imprevistos de carácter natural (incendios, inunda-
ciones, etcétera) que fuercen a una organización a llevar a cabo accio-
nes extraordinarias o no previstas inicialmente, como por ejemplo
ayudas a las personas afectadas, obras públicas urgentes, campañas
sanitarias, etcétera. En estos casos, siguiendo este criterio, este tipo de
documentación, por su excepcionalidad, debería ser conservada ínte-
gramente.
— Contengan datos necesarios para la protección de los derechos civiles,
financieros, jurídicos u otros derechos de individuos e instituciones.
Estamos ante una de las mayores responsabilidades de los gobiernos,
ya que estos son quienes deben garantizar derechos esenciales como la
ciudadanía, la seguridad, la propiedad de bienes, el ejercicio de una
profesión, etcétera. Estos tipos de documentos, en muchas ocasiones,
se presentan en forma de registros que atribuyen derechos y deben ser
objeto de especial custodia y de garantía de seguridad. La destrucción
accidental de estos documentos puede tener un coste social muy alto,
pero cuando estamos frente a destrucciones sistemáticas y planificadas
de esta documentación, como sucede en acontecimientos bélicos, el
resultado es la eliminación de toda prueba o vestigio que pueda permi-
tir al vencido reclamar nada en el futuro (ni su ciudadanía ni su pro-
piedad ni su memoria).
— Contengan datos significativos sobre ciencias y técnicas. Este crite-
rio exige la apreciación de expertos en cada disciplina científica que
puedan reconocer el potencial valor de la información contenida en
la documentación.54 Esta documentación, en los gobiernos, pode-

mos hallarla entre las diversas funciones que llevan a cabo; por
ejemplo, se puede hallar en documentación de subvenciones para
determinado tipo de investigación, en el desarrollo de centros pro-
pios o coparticipados de investigación, en becas para la investiga-
ción o infraestructuras de apoyo a la investigación. Debemos tener
en cuenta que los expedientes de contratación para la ejecución de
proyectos de obra pública, debido a la complejidad de determinados
proyectos, son una fuente informativa esencial para el estudio de la
ingeniería o la arquitectura. También existe información científica
en organismos gubernamentales especializados en la supervisión de
establecimientos industriales o de sectores relacionados con la pro-
ducción y transporte de energía, donde las exigencias de control
suelen ser muy estrictas debido a la criticidad de la materia que tra-
tan.55 En las empresas privadas, esta documentación suele hallarse
en sus departamentos de investigación y desarrollo. En los últimos
años, dentro de este conjunto de documentación científica, ha ido
tomando relevancia la documentación relacionada con el medio am-
biente.
— Contienen datos significativos sobre acontecimientos importantes,
movimientos o tendencias de la historia política, económica y social.
Este aspecto abarca una gran amplitud de casuísticas. Es en este punto
donde la valoración debe ser complementada por profesionales de la
historia, la sociología o la política. Estos deben hacer una aproxima-
ción a la documentación en la que prime una perspectiva a medio
plazo. Estaríamos, pues, delante de uno de los criterios que mejor re-
fleja el valor secundario ya descrito. Los especialitas deben estar aten-
tos a los nuevos valores y movimientos sociales emergentes; por ejem-
plo, se debe considerar en la valoración la documentación que refleje
las políticas y acciones de los gobiernos en aspectos como la igualdad
54
No es abundante la bibliografía sobre valoración de fondos documentales científicos; para las
personas interesadas puede ser de utilidad el manual de J. Haas, H. W. Samuels y B. T. Simmons:
Appraising the records of modern science and technology: A Guide, Boston: Massachussets Institute
of Technology, 1985.
55
Este aspecto es tratado en el manual de G. McCarthy e I. Upshall: «Radioactive Waste Infor-
mation: Meeting our Obligations to Future Generations with regard to the Safety of Waste Disposal
Facilities», ica Study, núm. 18 (2006).
entre mujeres y hombres, los movimientos migratorios, la sostenibili-

dad, la protección de las minorías étnicas, etcétera.56
— Completan la información de otros fondos o series documentales.
Cuando nos enfrentemos a una documentación deberíamos conocer el
contexto en el que se ha generado y sus posibles interrelaciones. Existe
la posibilidad, debido a las múltiples interrelaciones entre los diversos
niveles y funciones de las administraciones, de que la documentación
que se valora complemente el fondo documental de otra institución
que no conserva su documentación. En este caso, y dependiendo de la
calidad de la información, esta debería ser conservada.
— Responden a las necesidades del análisis estadístico y de la historia
cuantitativa. En algunos estados, la función estadística no se desarro-
lló de forma plena hasta pasada la segunda mitad del siglo xx; este
hecho comporta que las fuentes documentales anteriores a ese periodo
con información cuantitativa sobre aspectos económicos, sociológi-
cos, demográficos, etcétera, y que tengan continuidad en el tiempo,
sean muy apreciadas por los investigadores.
Finalmente, hay que indicar que un criterio o, mejor una práctica de con-
servación de documentos es la de conservar determinados documentos a
partir de una fecha fija. Esta fecha suele establecerse según a la importancia
o impacto de un hecho relevante en la historia de un país. Por ejemplo, en
España, diversas administraciones han elegido el año 1940 como fecha de
corte. También el establecimiento de una legislación archivística clara pue-
de generar una fecha de referencia, tal y como sucedió en el año 1939 en
Estados Unidos, donde la General Disposal Act establece de forma clara la
competencia de valoración en el Archivo Nacional y, a partir de esa fecha,
ajusta los procedimientos a su autoridad.57
Resaltamos que los criterios de conservación aquí expuestos quedan reco-
gidos de forma resumida en la norma iso 15489-1: 2001 en su apartado 9.2,
de manera que podemos considerar que son los criterios aceptados amplia-
56
Torkel Time: «New approaches to appraisal in Norway», Comma, 2004, pp. 63-65, y M. Pig-
got y S. McKemmish: «Gestión de documentos, reconciliación y realidad política», Australian Society
of Archivists Annual Conference, Sydney, 2002. Versión en castellano: http://archivo.cartagena.es/
recursos/texto0_piggottmckemmish.pdf.
57
J. Bradsher: «An Admnistrative History of the disposal of Federal Records», Provenance,
vol. iii, núm. 2 (1985), pp. 6-7.
mente por la archivística actual. En concreto, la norma establece que los

documentos de potencial conservación permanente son los que:
— proporcionan información y pruebas sobre las políticas y las acciones

de la organización;
— proporcionan información y pruebas sobre la interacción de la organi-
zación con aquellos a quienes presta sus servicios;
— documentan los derechos y las obligaciones de individuos y organiza-
ciones;
— contribuyen a la elaboración de la memoria de la organización con fi-
nes científicos, culturales o históricos, y
— contienen información y pruebas relativas a las actividades de interés
para partes interesadas externas e internas.
4.2.2. Criterios de eliminación de documentos
Hasta este punto hemos reflejado los principales criterios de conservación, a

continuación mostramos algunos criterios que nos ayudan a identificar los
documentos que no poseen valor secundario.
Uno de los primeros elementos que debemos considerar para la elimina-
ción de documentos sería una primera fase o labor de limpieza o adecuación
de la información y documentación contenida en los expedientes. Nos pare-
ce una buena referencia las Normal Administrative Practice nap58 de los
Archivos Nacionales de Australia (naa). Estas son esencialmente recomen-
daciones de carácter práctico de la documentación a conservar. De hecho
están más orientadas a constituir un expediente con documentos originales
que a establecer criterios de eliminación. A pesar de ser una relación bastan-
te amplia de supuestos y que deja un cierto margen de libertad a las personas
que gestionan los documentos, los naa advierten de que, ante casos de duda,
se debe consultar con el responsable del archivo. Algunos ejemplos serían:
— Documentos que tratan temas de tramitación o de corto plazo, como

las citas diarias, calendarios (excluyendo las agendas de los altos car-
58
National Archives of Australia: Normal Administrative Practice (consultado en agosto del 2008)
http://www.naa.gov.au/records-management/keep-destroy-transfer/NAP/NAP-detail.aspx#section4.
gos). Circulares e instrucciones que se dan al conjunto de la organiza-

ción, excepto los originales. Cartas y propaganda de servicios y bienes
no solicitados. Correos electrónicos no solicitados (spam). Correos
electrónicos que sean capturados en un sistema de gestión de docu-
mentos electrónicos de archivo (erm).
— Borradores de cálculos rutinarios, de documentos de trabajo y de no-
tas de apoyo que han generado posteriores versiones de documentos.
Borradores de cartas, informes y discursos que no contengan grandes
variaciones del documento final.
— Copias de materiales conservados simplemente con el propósito de
servir de referencia, como por ejemplo resúmenes, extractos de infor-
mes, duplicados de procedimientos, manuales, guías, etcétera.
Una orientación sobre documentos susceptibles de ser eliminados son los

documentos cuyos datos se recogen en:
— Series documentales recapitulativas. Este aspecto se trata con mayor

detalle en el capítulo sobre el formulario de valoración, pero podemos
avanzar que son series documentales que contienen la información
esencial de las series con las que tienen una relación directa.
— Información publicada. De determinadas series documentales se pu-
blica la información más relevante. Por ejemplo, en España, la ley es-
tablece que se publiquen los informes de los organismos de control de
las cuentas de las administraciones públicas. De esta forma, además
de contener la información más relevante de la serie documental, esta
es mucho más accesible al público y además es una fuente informativa
segura debido a la obligatoriedad de publicación.
Otro criterio para la eliminación de documentos es el de los de costes.

Así, los documentos y series documentales cuyo interés y utilización con fi-
nes de investigación no justifiquen el coste de conservación,59 deberían ser
objeto de eliminación. Este criterio siempre ha generado una cierta contro-
versia en la profesión, ya que introduce un factor económico en la valora-
ción que en principio no debería ser tomado en cuenta por la autoridad ar-
59
Ver Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos: Metodología, Madrid:
Ministerio de Cultura, 2003, http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf.
chivística. En todo caso, debemos ser conscientes de que la decisión sobre la

eliminación o conservación de documentos entraña costes. Así pues, el uso
que hagan los investigadores puede ser un indicador a considerar en el caso
de revaloración de series documentales ya ingresadas en archivos de carácter
histórico.
Ya fuera de lo que podrían ser criterios, y más alineado con las buenas
prácticas, se recomienda la eliminación de:
— Documentos cuyo deterioro no justifica su restauración. En diversas

ocasiones, debido a accidentes o malas condiciones de conservación,
conservar documentos infectados puede acabar contaminando el resto
de fondos documentales. Son donde las operaciones de limpieza y res-
tauración (en el caso de que sean factibles) suelen ser tan onerosas y el
resultado informativo es tan bajo que no es lógico llevarlas a cabo. En
estos casos, si se procede a eliminar los documentos, se recomienda
que el archivo proceda de esta forma:
1. Disponga de un informe de personas expertas en restauración que

detallen el estado de los documentos.
2. Se realice un inventario de los documentos afectados, hasta el pun-
to en que sea posible su identificación.
3. Obtenga la autorización de la destrucción de documentos por parte
de la autoridad archivística.
4. Certifique la destrucción de los documentos afectados.
— Documentos o series documentales que presenten vacíos informativos

que imposibilitan su comprensión también debieran ser eliminados.
Nos referimos a partes de series documentales incompletas o fondos
documentales (o partes de ellos) existentes en el archivo de los que no
se sabe el contexto, ni, a veces, tienen relación con el centro donde
están depositados.
5
¿cómo encaja la valoración en la gestión

archivística? la valoración y la selección
en relación con el resto de los procesos
archivísticos y con la gestión de documentos
5.1. Gestión de documentos
¿Cómo se incluyen la valoración y la selección en la gestión de documentos?

¿Cúal es su papel y cuál el momento de su integración en el sistema?
La gestión de documentos, regulada principalmente por la norma iso
15489,60 se ocupa del control del ciclo vital de los documentos generados
por una organización desde su diseño hasta su conservación permanente o
destrucción, incluyendo la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y
la disposición de estos documentos. Todo ello con el fin de conservar y man-
tener controlados y accesibles los documentos que dan información sobre la
organización y son prueba de sus actividades.
La norma iso 15489 dedica mucha atención y concede mucha importan-
cia a la valoración y a la disposición de documentos (entendiendo esta últi-
ma como la determinación de la vida útil de los documentos, tanto sus trans-
ferencias como la eliminación o conservación definitiva). La determinación
de los plazos de transferencias, conservación y acceso de los documentos es
una de las tareas más importantes que define la norma en relación con la
gestión de documentos, y aparece entre los aspectos que deben tenerse en
cuenta en el momento del diseño e implementación de un sistema de gestión
de documentos (8.3.7.). En otras palabras, las cuestiones relativas a la valo-
ración, disposición y selección de documentos son parte ineludible del dise-
ño de un sistema de gestión de documentos, y estos sistemas deben estar
60
une-iso 15489-1:2001 y une-iso/tr 15489-2. Información y documentación. Gestión de do-
cumentos. Parte 2. Directrices, Madrid: Aenor, 2006.
sometidos, desde su nacimiento, a una decisión sobre su disposición a lo

largo del tiempo en función de los valores que contienen.
La segunda parte de la iso profundiza en los aspectos que ya se habían
enunciado en la primera, y resalta aspectos muy interesantes, como que en
los sistemas de documentos electrónicos las decisiones deberían estudiarse
en la fase de diseño y que a cualquier documento incorporado al sistema de
gestión de documentos se le debe asignar un plazo de conservación «de ma-
nera que no quepa duda alguna acerca de por cuánto tiempo debería conser-
varse» (4.2.4).
La iso 15489-1, al hablar de conservación y disposición (8.3.7), indica
que los sistemas de gestión de documentos deben:
— aplicar decisiones relativas a conservación y disposición, decisiones

que deben poder tomarse en todas las fases, incluida la etapa de diseño
de los sistemas;
— estas decisiones deben poder activarse automáticamente y
— deben quedar registradas a través de las pistas de auditorías.
Pero ¿cuál es el fin de estos procesos? Debemos conseguir satisfacer las

necesidades de gestión (presentes y futuras) del organismo productor, cum-
plir con los requisitos legales y también satisfacer las necesidades de las par-
tes interesadas (presentes y futuras), lo que incluye la Administración, la
justicia, los archivos, los investigadores y la sociedad en general.
Respecto a la determinación de los plazos de conservación, tres son las
bases de las decisiones que se toman: el marco reglamentario, las necesida-
des de gestión y rendición de cuentas de la organización, y el riesgo que se
corre con la destrucción de los documentos. La toma de decisiones debe ser
participada por la unidad encargada de la actividad, el responsable de ges-
tión de documentos y cualquier otra persona que se requiera. Estos aspec-
tos se desarrollan en la segunda parte de la iso, en la que se habla de cinco
fases para determinar el plazo de conservación. Estas son por el marco le-
gal o administrativo (requisitos legales sobre conservación), los usos del do-
cumento fuera del sistema, los vínculos de unión con otros sistemas o
documentos en la misma organización, los usos de los documentos (inclu-
yendo la evaluación de los riesgos asociados a su destrucción o la determi-
nación de qué documentos son esenciales) y, finalmente, la delimitación de
los plazos.
5. ¿Cómo encaja la valoración en la gestión archivística? La valoración y la selección […] [57]
Según la norma iso 15489, los documentos de conservación permanente

son los que documentan las políticas y acciones de la organización, su inte-
racción con aquellos a quienes prestan servicios, los derechos y obligaciones
de individuos y organizaciones, la memoria de la organización (fines cultu-
rales, científicos, históricos) y, en general, las actividades de interés.
¿Cómo establece la norma que deben reflejarse en un sistema de gestión
de documentos las decisiones sobre la valoración y la disposición? El proce-
so debe contemplar estas etapas:
— Identificación de la actividad que el documento atestigua, es decir, cla-

sificación.
— Ubicación de la serie en el calendario de conservación: al estar clasifi-
cado y, por lo tanto, unido a una serie, se aplicarán los acuerdos que
sobre esta se hayan tomado.
— Asignación del plazo (en función de la serie a la que pertenece).
— Registro del plazo y de la futura acción de disposición (transferencia,
eliminación…) en el sistema de gestión de documentos.
— Determinación del plazo de conservación de los metadatos de los do-
cumentos que han sido transferidos a un archivo externo o que han
sido eliminados.
También abarca la norma los aspectos más importantes relacionados con

la realización práctica de los acuerdos, es decir, la disposición: se debe garan-
tizar antes de llevarla a cabo que el documento ya no es necesario, que no
queda nada pendiente (falta de tramitación) y que no existe ningún litigio o
investigación que le afecte. Una vez decidida, la destrucción física debe con-
tar siempre con autorización, evitar la destrucción de aquellos documentos
que estén relacionados con litigios o investigaciones, como ya se ha dicho;
asimismo, debe realizarse asegurando la confidencialidad de la información
y destruyendo todas las copias.
La segunda parte de la norma profundiza en la forma de llevar a cabo la
destrucción, resaltando la importancia de que los documentos pendientes de
destrucción se identifiquen de tal forma que se puedan destruir sistemática-
mente cuando el plazo de conservación haya expirado. Antes de realizar la
destrucción debemos revisar los acuerdos teniendo en cuenta el historial de
uso de la documentación, verificar que no hay recursos ni litigios pendientes
y que están totalmente tramitados y registrar las acciones de eliminación a
través de las pistas de auditoría. Además se debe asegurar la confidenciali-

dad, incluso cuando la destrucción se haga por terceros, en cuyo caso es
conveniente que haya un certificado de destrucción. Hay que prestar especial
atención a la destrucción de los documentos electrónicos, que se puede hacer
mediante la destrucción física de los soportes o formateando estos, asegu-
rándose entonces de que la información no se pueda reconstruir.
La iso 15489 insiste (parte 1.ª, 9.10) en que todos los procesos (y por lo
tanto también los de disposición) deben estar documentados, especificando
«de manera clara y sin ambigüedades» sus periodos de conservación y las
acciones para su disposición. También se debe documentar la aplicación de
las medidas. Es decir, tanto de las decisiones tomadas como de su realización
debe quedar registro suficiente que nos permita conocer el cómo, cuándo y
por qué de las decisiones y establecer la trazabilidad a lo largo del tiempo de
las series documentales, conocer su ciclo de vida.
Una cuestión muy interesante y que se analiza cuando se detallan los pro-
cesos que integran la gestión de documentos (parte 2.ª, 4.3.6. Identificación
del tipo de disposición), es la siguiente: «Muchos sistemas de gestión de do-
cumentos, especialmente los de documentos electrónicos, identifican el tipo
de disposición y el plazo de conservación del documento en el momento de
su incorporación y registro. Este proceso puede vincularse a una clasifica-
ción basada en las actividades y automatizarse como parte del diseño del
sistema». De la relación entre valoración y clasificación hablaremos a conti-
nuación.
La mayoría de los aspectos que se contemplan en la iso se vienen reali-
zando en los archivos y organismos que tienen sistemas de valoración. Es
decir, no es que diga nada especialmente nuevo, pero consagra la importan-
cia de los procesos de valoración y selección en el mundo de la gestión de
documentos de las organizaciones y, especialmente, en la gestión de docu-
mentos electrónicos. Todos los aspectos que se refieren a las condiciones en
que debe realizarse la valoración, a los controles que deben acompañar a la
destrucción, al registro del mismo o al análisis de las funciones y actividades
del organismo productor están recogidos en la iso 15489, lo cual va a tener
una importancia extraordinaria en los próximos años, cuando esta norma se
acabe de consolidar como la norma de referencia mundial en este ámbito.
La identificación, la clasificación y la valoración deben estar presentes
desde el principio de la gestión documental: debemos realizar una gestión
integral de la documentación, mediante el diseño de procedimientos y flujos
documentales con la vista puesta en todo el proceso, incluyendo el archivo

definitivo, la destrucción y el acceso. En la práctica, tendremos que buscar en
nuestra propia organización la forma de introducir estos conceptos y valo-
res, consiguiendo que el archivo esté presente desde el primer momento.
5.2. Identificación y clasificación
La relación de la valoración con el resto de los procesos archivísticos es muy

importante, y fundamental para que el sistema funcione: la identificación de
las series, su clasificación mediante una codificación, permitirán que la docu-
mentación lleve unidas, a ser posible desde el momento de su nacimiento
(registro o creación del documento), las condiciones que van a regir su ciclo
de vida: transferencias entre archivos del sistema, selección y acceso. Esto es
especialmente importante en el caso de los documentos electrónicos. La asig-
nación en el registro de una codificación que implique su clasificación como
perteneciente a una serie documental permitirá tener controlados los docu-
mentos desde el primer hasta el último momento.
La unión de la clasificación funcional con los acuerdos de transferencias,
selección y acceso resulta utilísima en la gestión y control del ciclo vital, pues
permite una definición a priori de las diferentes etapas y situaciones por las
que el expediente o documento debe pasar, determinando desde su creación
cuál va a ser su proceso vital. Se impiden de esta forma las situaciones no
controladas y las decisiones arbitrarias. La asimilación de cada expediente o
documento a su serie documental a través de la clasificación supone automá-
ticamente la asignación de unos plazos de transferencias y de conservación,
así como de las condiciones para el acceso a lo largo del tiempo. Esta cues-
tión, que ha resultado muy clara en la instauración de sistemas de gestión de
documentos electrónicos, es igualmente válida para los documentos en papel
o los expedientes híbridos.
Ni que decir tiene que la identificación de las series está totalmente unida
a la valoración, pues el primer paso para valorar cualquier serie es tenerla
identificada y definida. La existencia de una identificación de las series previa
a la valoración es de gran utilidad en el momento de poner en marcha un
sistema de valoración. Y viceversa, la existencia de los estudios de series
conlleva obligatoriamente una identificación como primer paso, que puede
contribuir a mejorar el resto de los procesos del archivo.
Los problemas que presenta la identificación de las series superan los

objetivos de este manual, y sería muy deseable que fueran abordados por la
comunidad profesional de una manera más profunda y sistemática: en la li-
teratura profesional da la impresión de que la identificación fuera una tarea
sencilla, pero en la práctica es una de las cuestiones más complejas junto con
la clasificación.61 La importancia de una adecuada identificación de las series
es enorme, puesto que condiciona el resto de los procesos archivísticos. La
serie es la «unidad de trabajo» del archivo, en la que están basadas la clasi-
ficación, la ordenación, la valoración, la descripción… Y sin embargo existe
un cierto vacío en torno al concepto, que puede ser interpretado y aplicado
de diferentes maneras. Y en algunas organizaciones es una tarea fácil, pues
están perfectamente reguladas por norma y no presentan problemas. No
obstante, en muchos otros sistemas no existe esta regulación, y en ocasiones
resulta muy complicado delimitar las series. ¿Dónde establecer la separación
cuando a veces se trata de una variable en el trámite o cuando hay documen-
tación íntimamente relacionada que los propios gestores conservan unida?
¿Qué pasa cuando varía el nombre, pero no las funciones ni el ámbito de un
organismo productor? ¿Y cuando no cambian las funciones ni el organismo,
pero sí la tipología documental? Las prácticas administrativas o las costum-
bres de cada institución pueden hacer que lo que en una organización se
considera dos series separadas en otra organización paralela esté recogido
como una sola serie.
En cualquier caso, la identificación, sea como parte de la valoración, sea
en relación con la clasificación y la descripción, es un elemento vital de cuya
excelencia depende la eficacia del resto de los procesos archivísticos. Por eso
debe ser cuidada al máximo y está íntimamente ligada a la valoración y a la
selección.
5.3. Descripción
La relación de la valoración y sus consecuencias con el resto de los proce-

sos es clara. Hemos hablado de la importancia de la clasificación y la iden-
61
Quien más se ha aproximado a un análisis en profundidad de la cuestión es Javier Barbadillo
en sus «Apuntes de clasificación archivística», Legajos: Cuadernos de investigación archivística y
gestión documental, núm. 10 (2007), pp. 27-50.
tificación, pero también está relacionada con la descripción, pues la propia

isad (g)62 contiene elementos en los que se registran estos aspectos:
En primer lugar, la denominación de la serie documental (1.2), que ha de
ser acorde con la establecida para la valoración de las series.
El elemento 3.1. Alcance y contenido, pues cuando estemos describiendo
una serie será el que desarrolle qué tipo de documentos forman la serie. Po-
demos establecer así un paralelismo entre el campo del formulario de valo-
ración en el que se explica el trámite y los documentos que contiene el expe-
diente con este elemento 3.1. de la isad (g).
Por supuesto, el elemento 3.2. Valoración, selección y eliminación, en el
que deben ir indicados los acuerdos que sobre la conservación de esa serie se
hayan tomado y, por lo tanto, ser heredados por todos los registros que de-
pendan de ella. Esto incluye los plazos de conservación, las decisiones sobre
el muestreo, etcétera. Pero no solo se deben indicar los acuerdos, sino su
realización, de tal manera que en este punto queden reflejadas las eliminacio-
nes realmente realizadas y los muestreos consecuentes.
Las decisiones sobre transferencias y su realización estarán reflejadas en
el elemento 3.3. Nuevos ingresos: los estudios de valoración nos indicarán la
previsión sobre este aspecto.
Las condiciones de acceso se habrán determinado también por los acuer-
dos que a ese respecto se tomen a partir de la valoración, al igual que las
condiciones de reproducción (4.1. y 4.2.)
Por último, todo lo analizado en el formulario de valoración sobre se-
ries relacionadas, recapitulativas, antecedentes y descendentes se verá refle-
jado en el punto de la isad (g) que especifica la relación con otra documen-
tación.
Respecto a la relación de la norma de descripción de autoridades isaar
(cpf)63 con la valoración, es indudable que el análisis de los productores es
parte importante de la valoración, y los elementos de isaar (cpf) contie-
nen información de interés. En primer lugar, el elemento 1.2. Forma(s)
autorizada(s) del nombre, que nos ofrecerá el punto de acceso normalizado
para esa institución, así como el elemento 1.5. Otras formas del nombre.
62
isad (g): Norma internacional general de descripción archivística, Madrid: Ministerio de Edu-
cación, Cultura y Deporte, 2000, http://www.ica.org/sites/default/files/isad%20g%20SP.pdf.
63
isaar(cpf): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias, 2.ª ed., Madrid: Ministerio de Cultura, 2004, http://www.ica.org/
sites/default/files/ISAAR2-ES.pdf.
Pero además todo lo referente a identificadores (1.6.), fechas de existen-

cia(2.1.), historia (2.3.), el estatuto jurídico de la institución (2.4.), sus
funciones (2.5.) y atribuciones legales (2.6.), así como su estructura interna
(2.7.) e incluso el contexto general pueden ofrecernos datos para contex-
tualizar el órgano productor. El área 3, dedicada a las relaciones, ofrece
mucho interés porque enlaza la información sobre el productor con otros
productores. Y, aunque está fuera de la norma propiamente dicha, la rela-
ción de las autoridades con documentos de archivo y otros recursos, tal y
como se recoge en la parte final de isaar (cpf), es sin duda de gran interés
para unir a los productores con la documentación que han generado a lo
largo del tiempo.
La norma isdf64 sistematiza la recogida de información para las funciones
de nuestra Administración u organización, que se verán plasmadas en series
documentales. Establece el nombre de la función, su clasificación, ámbito, fe-
chas, descripción, historia, legislación, contexto general, su relación con otras
funciones o actividades, su relación con autoridades y su relación con docu-
mentos de archivo y otras fuentes.
Si analizamos estos elementos, veremos que muchos de ellos son comunes
con la valoración, especialmente en su primera fase de análisis del organismo
productor, puesto que da a las series una clasificación dentro de un cuadro
jerárquico de funciones, analiza la legislación, el contexto general y, especial-
mente, su relación, tanto con otras funciones o actividades como con auto-
ridades (qué organizaciones ejercen esas funciones) y con documentos de
archivo.
La aplicación real de las normas isaar (cpf) e isdf es todavía muy esca-
sa, por lo cual es probable que se nutran de la información proveniente de la
valoración y no a la inversa. Pero una de las claves del desarrollo completo
y de la implantación de estas normas y de sistemas completos e integrados de
gestión estará precisamente en la capacidad de los archivos para enlazar y
relacionar estas herramientas y estos procesos.
64
isdf: Norma internacional para la descripción de funciones, 1.ª ed., Consejo Internacional de
Archivos, 2007, http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20ESP.pdf.
ForMuLario
isad (g) isaar (cPF) isdF
dE VaLoración
Código Elemento Código Elemento Código Elemento Código Elemento
1.1. organismo 2.1. nombre del productor 1.2. Forma(s) autorizada(s) 6.1. identificador y forma(s) relacionada(s)
productor del nombre del nombre de la entidad relacionada
1.2. historia del 2.2. historia institucional/ 2.1. Fechas de existencia
organismo biográfica 2.2. historia
2.3. Lugar
2.4. Estatuto jurídico
2.6. atribucion(es)/ Fuente(s)
legal(es)
2.7. contexto general
2.1. título de la serie 1.2. título 6.1. identificadores y títulos
de los recursos relacionados
2.2. Función 2.5. Funciones, ocupaciones 1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre
administrativa y actividades 2.2. descripción
2.3. historia
2.4. Fechas
2.3. código de 1.1. código de referencia1 1.5. clasificación
clasificación
3.1. Marco legal 2.4. Legislación
y normativo
3.2. documentos que 3.1. alcance y contenido2
forman el expediente
3.3. trámite 3.1. alcance y contenido3
1
El código de clasificación de la serie puede formar parte del código de referencia de la descripción archivística, especialmente cuando se describe a nivel
de serie.
2
cuando se describe a nivel de serie se pueden consignar los documentos que forman el expediente como parte de este elemento (contenido).
3
ídem.
ForMuLario
[64]
dE VaLoración
3.4. Fechas extremas 1.3. Fecha(s) 6.4. Fechas de los recursos 2.1. Fechas
relacionados y/o de las
relaciones
3.5. ordenación 3.4. sistema de organización
3.6. soporte documental 4.4. características físicas
y requisitos técnicos
3.7. acceso 4.1. condiciones que rigen
el acceso
4.2. condiciones que rigen
la reproducción
3.8. Volumen 1.5. Extensión y soporte
de la unidad de
descripción
3.3. nuevos ingresos
4.1. series documentales 5.3. unidades de descripción 3.1. Forma(s) autorizada(s) del nombre /
recopilatorias relacionadas identificador de la función relacionada4
3.5. Fechas de la relación
precedentes relacionadas identificador de la función relacionada5
descendentes relacionadas identificador de la función relacionada6
4
cuando se cumpla la condición de que el elemento 3.3. categoría de la relación sea igual a asociativa.
5
cuando se cumpla la condición de que el elemento 3.3. categoría de la relación sea igual a temporal.
6
cuando se cumpla la condición de que el elemento 3.3. categoría de la relación sea igual a temporal.
Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace
ForMuLario
dE VaLoración
4.4. series documentales 5.3. unidades de descripción 3.1. Forma(s) autorizada(s)
relacionadas relacionadas del nombre / identificador
de la función relacionada7
5.1. Valor administrativo 3.2. información sobre valoración,
selección y eliminación
5.2. Valor legal 3.2. información sobre valoración,
5.3. Valor fiscal 3.2. información sobre valoración,
5.4. Valor informativo- 3.2. información sobre valoración,
histórico selección y eliminación
6.1. transferencia 3.3. nuevos ingresos
6.2. selección 3.2. información sobre valoración,
Los elementos correspondientes a las áreas de notas y control no podrán, como es lógico, ser intercambiados.
7
cuando se cumpla la condición de que el elemento 3.3. categoría de la relación sea igual a asociativa.
5.4. Sistemas de calidad y valoración
La gestión de la calidad es hoy en día uno de los retos que se están plantean-
do en muchas organizaciones y, últimamente, de manera especial en las ad-
ministraciones públicas. Los diversos sistemas que hoy se utilizan (iso 9000-
2000, efqm, modelo ciudadanía, caf, Sevqual, evam, cartas de servicios,
etcétera) están basados en una nueva cultura de lo público, orientada funda-
mentalmente a lograr la excelencia en el servicio al ciudadano y a moderni-
zar la Administración.
Si la organización decide implantar un sistema de gestión de calidad en la
organización a la que servimos, hay que tener en cuenta una serie de cuestio-
nes relacionadas con la valoración.
Es una relación de doble sentido: por un lado, ¿qué podemos obtener
como archivo de la implantación en nuestra organización de un sistema de
calidad? Y, por otro, ¿qué va a pedir este sistema de calidad al archivo res-
pecto a la valoración y selección, es decir, a qué nos va a obligar?
En cuanto a la primera pregunta, todos los sistemas de calidad tienen en
común que obligan a documentar cuidadosamente todo lo realizado. Lo que
no se puede demostrar documentalmente no existe. Esto quiere decir que la
implantación de un sistema de calidad en nuestra organización nos puede
aportar muchísima información sobre el funcionamiento, los procedimien-
tos y la documentación que se genera en el ejercicio de las funciones propias
de cada uno de los departamentos. Algo que hay que saber aprovechar como
material de base precisamente para los trabajos de identificación y valora-
ción de documentos. Además obliga a registrar dónde, cómo y cuánto tiem-
po se conservan los documentos generados que están incluidos en los proce-
dimientos de calidad, lo cual nos aporta también información sobre dónde
localizar esta documentación y cuánto tiempo se considera que debe ser con-
servada desde el punto de vista de la gestión de calidad.
Respecto al archivo, la implantación de una gestión de calidad nos obli-
gará a poner por escrito nuestros procedimientos de trabajo,65 entre los que
se incluirán la valoración y selección, además de a controlar su cumplimien-
to y a efectuar una reflexión evaluadora. El simple hecho de poner por escrito
cómo se deben realizar la valoración y la selección implica en primer lugar
65
A este respecto, en los anexos 6, 7 y 8 se ofrecen ejemplos de procedimientos e instrucciones de
valoración y selección según la norma une-en-iso 9001:2000.
una sistematización, una reflexión en profundidad que nos puede llevar a

cuestionarnos nuestro sistema en cada una de sus fases, y también implica
que en el futuro quedará claro cómo se realizaron estos procesos. Además
nos asegura que siempre se hará de la misma forma, independientemente de
las personas encargadas de ello, y da a la organización una serie de segurida-
des. Los pasos a seguir serán los mismos, los criterios también, así como los
formularios utilizados. Esta disciplina abunda en una de las cuestiones más
importantes para la valoración y la selección: la seguridad de que se están
aplicando bien, de que la teoría y el sistema no se rompen o se desfiguran a
la hora de llevarlos a la práctica; es decir, que valoramos y seleccionamos
como decimos que lo hacemos, y que existe un control sobre las actuaciones
concretas.
Por otra parte, otra ventaja de la implantación de un sistema de calidad
es que toda la organización podrá conocer cómo se trabaja en cuanto a la
valoración y selección, y nos dará un respaldo en el momento de llevarlas a
la práctica, es decir, nuestros procedimientos de valoración y selección esta-
rán dentro de un sistema de calidad aprobado por la organización y asumido
por esta como una filosofía corporativa, ya no serán algo inventado por el
archivo, sino un proceso incluido en la gestión de calidad de toda la organi-
zación, de obligado cumplimiento por parte de todos los implicados.
6
sistemas de valoración
La base de cualquier sistema de valoración debe situarse en tres aspectos:

en primer lugar, debe contar con una norma de regulación; en segundo
lugar, ha de haber una atribución de potestades y responsabilidades, es
decir, una autoridad, y, por último, es preciso que produzca y aplique unos
acuerdos, normalmente reflejados en lo que se conoce como calendarios de
valoración.66
A continuación vamos a reflexionar sobre las características de un siste-
ma de valoración, sus objetivos y sus funciones, para continuar analizando
los diferentes sistemas utilizados en nuestro entorno.
Un sistema de valoración debe:
— tener una regulación clara, en la que se especifique, además del sistema

de funcionamiento, la forma de tomar los acuerdos de valoración y
selección;
— contar con los medios necesarios para la realización de todas las
tareas;
— lograr hacer una valoración desde los diversos puntos de vista, para
satisfacer, como dice la norma iso 15489,67 las necesidades de gestión
(presentes y futuras) del organismo productor, cumplir con los requi-
sitos legales y también satisfacer las necesidades de las partes interesa-
das (presentes y futuras), lo que incluye la Administración, la justicia,
los archivos, los investigadores y la sociedad en general;
— controlar la aplicación de los acuerdos: establecer los mecanismos de
control y evaluación del funcionamiento;
66
Sobre el contenido y características de los calendarios de valoración véase el capítulo 8.
67
une-iso 15489-1:2001, 9.2.
— ser capaz de evolucionar y revisar su propio funcionamiento;

— estar adaptado a la organización o sistema de archivos en el que está
enmarcado;
— documentar cuidadosamente tanto el proceso de valoración como las
consecuencias de esta (selección, eliminación, muestreo, transferen-
cias, acceso).
6.1. Documentación del sistema de valoración
Una de las cuestiones más importantes que se deben tener en cuenta cuando
se organiza un sistema de valoración y selección es lo referido a la documen-
tación del propio sistema. Como especifica la norma iso 15489,68 cualquier
sistema debe estar perfectamente documentado, para poder en el futuro re-
componer las acciones que se llevaron a cabo y su porqué, cómo y cuándo.
Por ello, un sistema de valoración y selección debe contar, al menos, con
la siguiente documentación:
— Norma: reglamento del archivo o norma específica.

— Comisiones calificadoras: nombramiento de miembros, convocatorias,
órdenes del día, actas.
— Formularios de valoración.69 Revisiones (vigentes y antiguos) y modi-
ficaciones. Borradores y aprobados.
— Calendarios de valoración.70 Revisiones (vigentes y antiguos) y modi-
ficaciones. Borradores y aprobados.
— Aprobación de acuerdos.
— Publicación en boletín oficial (si ha lugar).
— Calendarios de transferencias.
— Actas de eliminación.71
— Listados de eliminación.
— Libro registro de eliminaciones.72
68
une-iso 15489-1:2001, 9.210.
69
Véase modelo en anexo 1. Véase capítulo 7.2.
70
Modelo en anexo 2.
71
Modelo en anexo 4.
72
Véase anexo 5.
6. Sistemas de valoración [71]
6.2. Norma de regulación del sistema de valoración
Esta regulación puede estar incluida en una norma general del archivo (por
ejemplo, un reglamento) o de la organización (por ejemplo, una norma
sobre gestión de documentos) o puede ser específica para el sistema de va-
loración.
En cualquier caso, debe contener:
— Indicación del sistema elegido.

— Designación de autoridad: asignación de responsabilidades respecto a
la toma final de decisiones sobre la destrucción o conservación de la do-
cumentación. Normalmente, en una Administración pública, la adop-
ción de acuerdos está asignada por ley a los órganos de gobierno, si
bien hay que especificar cuál de ellos y mediante qué forma se harán
realidad; en las organizaciones privadas como las empresas será nece-
sario también especificar la autoridad encargada de la valoración. Es
decir, debe quedar definido el órgano que debe tomar el acuerdo en úl-
tima instancia para que sea válido dentro de la organización y en qué
consiste este acuerdo (contenido del calendario de valoración).
— Funcionamiento: convocatoria, periodicidad, toma de acuerdos, gru-
pos de trabajo, subcomisiones, secretariado, etcétera.
— Trámite o requisitos previos a la toma de acuerdos: informes, dictáme-
nes y propuestas necesarios.73
— Formulario de valoración: contenido, instrucciones de cumplimenta-
ción, quién lo cumplimenta y revisa.
— Alcance: sobre qué documentación actúa el sistema y qué decisiones
debe tomar (transferencias, eliminación, acceso).
— Enumeración de funciones.
— Criterios generales que debe seguir el órgano a la hora de valorar.
— Composición del órgano colegiado o de los asesores, en cada caso.
— Aplicación de los acuerdos: quién es el encargado de llevarlos a la
práctica, condiciones y registro de las acciones.
73
En algunos sistemas de valoración, entre esos trámites se incluye el establecimiento de un plazo
y un sistema para alegaciones antes de que se tomen los acuerdos definitivos.
6.3. Objetivo
El objetivo final de un sistema de valoración es contribuir a controlar el ciclo

vital de los documentos producidos por la organización o sistema de archivos
de que se trate, desde el momento de su creación hasta su desaparición o con-
servación definitiva. Todo ello para cumplir con la obligación de recoger,
conservar, organizar y servir la documentación de una organización o grupo
de organizaciones. Es decir, el objetivo no es destruir, sino conservar lo ade-
cuado y controlar la vida de los documentos, para que sean un fiel reflejo de
la realidad y de la organización en la que se gestaron, y para que puedan ser,
de manera eficaz, prueba de las actuaciones de esta.
Este objetivo general se plasma en los siguientes objetivos específicos:
— Conocer la documentación que genera el organismo: delimitar las se-

ries documentales.
— Establecer los valores primarios y secundarios de estas series a través
del estudio pormenorizado de los tipos.
— Establecer los plazos de transferencias entre los diferentes archivos del
sistema.
— Delimitar los plazos de conservación: elaboración de tablas de evalua-
ción o calendarios de conservación.
— Controlar que el sistema se aplica correctamente.
— En algunos casos, y según cómo esté definido el sistema, delimitar en
qué momento de su vida pueden los documentos ser consultados por
los ciudadanos, y bajo qué circunstancias y condicionamientos, siem-
pre según la legislación vigente.
6.4. Funciones
Para lograr sus objetivos, un sistema de valoración debe realizar las siguien-
tes funciones:
En primer lugar, el análisis del órgano productor y de la documentación, y
la identificación, delimitación y estudio de las series documentales. Puede ser
que estas tareas estén ya realizadas como parte de los trabajos de identifica-
ción y clasificación, pues, como ya hemos visto, la relación entre los diferentes
procesos es muy estrecha. De ser así, simplemente se deberá utilizar esta infor-
mación. Pero, en muchas ocasiones, este tipo de investigación no se realiza de

manera sistemática hasta que no se efectúa la valoración de las series.
En segundo lugar, el eje del sistema es la asignación de los valores que
cada serie contiene, y de sus plazos, a partir de los estudios de serie, principal
herramienta para la toma de decisiones.
Finalmente, a partir de esta valoración se definirán los plazos de transfe-
rencia entre los diferentes archivos del sistema, los plazos de selección (si no
son de conservación permanente), las condiciones de la eliminación y del
muestreo (si ha lugar) y los plazos y características del acceso (en el caso de
que esta sea también una atribución del sistema).
Pero, además de estas, los sistemas de valoración tienen que cumplir otras
funciones:
— Elaborar todo tipo de instrucciones y recomendaciones para la realiza-

ción de estos trabajos y para asegurar la colaboración de las unidades
administrativas.
— Realizar el seguimiento y control de la puesta en práctica de los acuer-
dos adoptados.
— Intervenir desde el momento de la concepción de los circuitos y proce-
dimientos.
— Atender a las situaciones especiales por su riesgo, urgencia u otras
circunstancias extraordinarias.
6.5. Elección del sistema
El sistema elegido dependerá de las circunstancias particulares de cada archi-

vo u organización o sistema: de su tamaño, de la dependencia orgánica, de
su capacidad de trabajo y de sus medios. En todo caso, es fundamental con-
tar con un respaldo legal o normativo. Como dice Jardim, «sin esta dimen-
sión legal, el calendario de conservación no obtendrá la legitimidad suficien-
te para su aplicación».74
No vamos a entrar en el estudio pormenorizado de los diversos sistemas
utilizados en otros ámbitos y culturas, porque supondría el análisis completo
74
José María Jardim: «Conception, diffusion, application du Calendrier de Conservation», Ar-
chivum, vol. xxxix (1994), p. 39.
de las diferentes tradiciones archivísticas y probablemente contribuiría poco

a los objetivos de este manual.75 En la tradición archivística latina se utiliza
habitualmente el sistema de decisión colegiada. Parece la forma consagrada
por nuestra normativa y también por la práctica de los últimos años, en los
que ha habido una eclosión de comisiones de valoración. Pero no es esta la
única forma de realizar una adecuada valoración de documentos de archivo
que contemple, tanto como lo hacen las comisiones, los puntos de vista de
los diferentes agentes y el contexto de creación. Se pueden establecer meca-
nismos consultivos ágiles y eficaces.
Pero lograr esa valoración ideal, en la que se satisfagan las necesidades
tanto presentes como futuras de la propia organización o sistema y también
de la sociedad en general, no es tarea fácil. En primer lugar porque las orga-
nizaciones tienden a pensar solo en su presente, con mucha suerte en su fu-
turo, pero raramente en la sociedad en general. Además, ¿cómo hacer partí-
cipe a la sociedad en la decisión sobre la conservación de documentos? Y,
puesto que estamos hablando de conservar aquellos documentos que permi-
tan reconstruir la realidad del momento (en todos sus aspectos: administra-
tivo, organizacional, legal, social, económico), deberíamos contar de alguna
forma con la participación de representantes de esta, personas capaces de ver
mas allá del momento presente. En algunos sistemas se realizan consultas
con diferentes agentes sociales. En el nuestro intentamos darles cabida de
alguna forma en las comisiones, aunque lo normal es que se reduzca a la
presencia de historiadores, pero no tiene por qué estar cerrado solo a este
tipo de profesionales. Según las funciones del organismo u organismos, se
puede y debe integrar a otros expertos, como demógrafos, historiadores de
lo social, sociólogos, economistas, etcétera. El peligro está en caer en la
trampa de organizar un sistema de consultas o participación tan complicado
que sea inoperante o que quede en un formalismo. Hay que buscar pues la
forma de contar con la participación de expertos en diversos campos que
ayuden al sistema a descubrir los diferentes tipos de valores de la documen-
tación, siendo siempre realistas en cuanto a los medios y al tiempo con el que
se cuenta.
75
Véase Tabula, núm. 6.
6.5.1. Comisiones calificadoras
Las comisiones calificadoras pueden ser exclusivas para una organización

(por ejemplo, para una diputación, o un ayuntamiento, o el Gobierno de una
comunidad autónoma) o comisiones superiores, que realizan la valoración
de la documentación de más de un organismo, normalmente de un sistema de
archivos.
En cuanto a la composición, variará mucho en función del ámbito de
actuación de la comisión de que se trata, pero lo recomendable es que esté
formada o participada al menos por:
— Los propios responsables de la creación de la documentación (los ges-

tores). Para articular la participación de los gestores, uno de los méto-
dos más habituales es integrarlos en las comisiones como miembros no
permanentes y que vayan variando según la documentación que se
estudie en cada reunión. Es decir, convocar en cada una de las reunio-
nes a los responsables de los departamentos cuya documentación vaya
a ser valorada. Pueden tener estatus de miembros con derecho a voto
o bien actuar como asesores sin derecho a voto.
— Un técnico (al menos) juridicoadministrativo. En una organización de
tipo medio, suele ser el secretario general o equivalente. Alguien que
tenga un conocimiento profundo de la organización o sistema desde el
punto de vista organizacional y de marco jurídico.
— Un técnico en asuntos económicos (interventor, tesorero). En gran par-
te de la documentación generada por una organización hay un compo-
nente, mayor o menor, de tipo económico que hay que tener muy en
cuenta, especialmente por los plazos de auditorías y fiscales.
— Un experto en historia contemporánea. El historiador analizará los
aspectos relacionados con el valor secundario de los documentos y su
interés para la investigación hoy y en un futuro (hasta donde puede ser
imaginado o previsto).
— Un experto en tecnologías de la información y comunicación (tic).
Actualmente, la mayor parte de documentos de las organizaciones ya
se están produciendo y transmitiendo electrónicamente, de forma que
la aportación de estos profesionales es clave en aspectos vinculados a
la gestión de los documentos, su seguridad y su preservación a medio
y largo plazo;
— otros expertos, según las necesidades o la naturaleza de los fondos:

sociólogos, demógrafos, administrativistas…;
— el archivero o archiveros del sistema. Será el que lleve la mayor parte
del trabajo, tanto técnico como administrativo, y el encargado de im-
pulsar y coordinar los trabajos previos a las reuniones. Es el alma del
sistema, pero también el técnico que aporta un conocimiento de la
organización a través del tiempo, con una visión a largo plazo tanto
hacia el pasado como hacia el futuro, y el que puede hacer los estudios
comparativos con otros sistemas de valoración;
— la representación y el apoyo de los máximos responsables de la organi-
zación (político, en el caso de organismos públicos), es un elemento
que reforzará la sensación de que se trata de una cuestión corporati-
va que afecta a toda la organización y a toda su documentación.
La comisión debe, por lo tanto, estar compuesta por miembros que pue-
dan ofrecer distintos puntos de vista y sean expertos en campos relativos a
los diferentes valores de la documentación. Un sistema colegiado asegurará
que la valoración sea lo más completa, ponderada y correcta posible.
Como cualquier órgano colegiado, la comisión debe tener regulado su
funcionamiento en lo que respecta a la forma de convocar, la frecuencia y el
desarrollo de las reuniones, la manera de tomar los acuerdos, el nombra-
miento y sustitución de sus miembros. También debe estar fijado el sistema
de trabajo y la forma de documentar sus acuerdos (a través de actas) y con-
servar toda la documentación complementaria (formularios de valoración,
ejemplos de documentos, informes, convocatorias, órdenes del día, resolu-
ciones…).76
76
Como ejemplos, véanse: real decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la com-
posición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Ad-
ministrativos, http://www.mcu.es/archivos/docs/decreto_2007.pdf.
Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents (dogc núm. 5056, de
25.01.2008), http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Comissio%
20Nacional%20d%20Acces/PDF/static%20file/Decret_13_01_2008.pdf.
Decreto de la Alcaldía-Presidencia del Ayuntamiento de Zaragoza de 16 de enero del 2004, http://
www.zaragoza.es/ciudad/usic/archivo/valora_norm1.htm.
Comisiones calificadoras propias77
Las comisiones calificadoras propias implican una mayor autonomía, una

mayor capacidad de decisión, pero también un gran volumen de trabajo,
tanto técnico como administrativo. Por ello, antes de optar por crear y man-
tener una comisión de este tipo, hay que valorar muy bien los medios de los
que se dispone y la necesidad real, como veremos más adelante.
La metodología de trabajo de este tipo de comisiones comienza con la
realización de los estudios de serie (normalmente, esta tarea corre a cargo del
archivo); estos estudios de serie se llevan a la comisión para que esta tome
los acuerdos de conservación, transferencias y acceso que considere conve-
nientes, y posteriormente se eleva a la aprobación de un órgano de gobierno
propio, ya que, normalmente, las comisiones calificadoras son órganos sin
capacidad de decisión.
Comisiones calificadoras superiores
Estas comisiones suelen estar creadas por organismos cuya competencia se

extiende sobre un sistema de archivos. Entre sus ventajas hay que destacar
que tienen una visión más global de la documentación y, por tanto, de la
relación entre unos archivos y organismos y otros, y también el ahorro de
tiempo que supone aplicar los estudios ya realizados sobre organizaciones
de características iguales, aunque haya que adaptarlos a las realidades con-
cretas.
En cuanto a su forma de actuar, normalmente en este tipo de comisiones
son los propios archivos u organismos los que solicitan una valoración, ex-
poniendo a la comisión los estudios de series. Una vez aprobada la valora-
ción por esta, cada organismo deberá aplicar los acuerdos en su ámbito,
para lo cual siempre deberá existir la aprobación de un órgano propio.78
77
Como ejemplo de este tipo de comisiones, véase la del Ayuntamiento de Zaragoza: http://www.
zaragoza.es/ciudad/usic/archivo/valora_es.htm (consultado el 30-12-2008).
78
En el caso español, la de mayor ámbito geográfico es la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos del Ministerio de Cultura. Aunque ya aparece en la ley del Patrimonio
Histórico Español (artículo 58), no fue creada realmente hasta el año 2000, por el real decreto
139/2000, de 4 de febrero (boe 11/02/2000). En todo caso, esta comisión superior extiende su com-
petencia sobre la Administración central del Estado, no sobre todo el sistema de archivos español. El
único ejemplo de comisión con ámbito sobre todo un sistema de archivos es la Comisió Nacional
d’Accés, Avaluació i Tria de Documentació del Gobierno catalán, que lleva funcionando veinte años.
6.5.2. Aprobación por un órgano propio79
En el caso de no existir o no considerarse necesaria la existencia de una comi-

sión, sea propia o de ámbito superior, las organizaciones pueden trabajar en la
valoración de sus documentos de otras formas, siempre que el resultado final
esté avalado por la aprobación de un órgano propio con suficientes competen-
cias. En este caso, tras la realización de los estudios de series, el archivo debe
elaborar una propuesta informada, acompañada de los informes que se consi-
deren necesarios (especialmente, el de los productores de la documentación),
que será elevada a la aprobación del órgano propio competente.
6.6. Metodología de trabajo
— Trabajos preparatorios: el trabajo de campo normalmente lo hace el o

los archivos integrados en el sistema de valoración. En función del
tamaño del sistema y de sus necesidades, resulta muy útil constituir
grupos de trabajo que realicen estudios de áreas específicas. La recopi-
lación de información se realiza normalmente a través de reuniones
previas con los productores de la documentación y con expertos den-
tro y fuera de la organización, así como mediante el análisis de la do-
cumentación ya recogida en el archivo.
Es muy útil también realizar una investigación sobre los acuerdos que
para documentación similar se han tomado en otros sistemas de valo-
ración.
Esta recopilación de información (informes de expertos, normativa apli-
cable, documentación ya recogida en el archivo, datos suministrados
por el productor, etcétera) quedará plasmada de forma organizada en
los formularios de valoración.80 La cumplimentación en esta fase de los
formularios de valoración pueden, incluir o no las propuestas concretas
de valoración; su inclusión es útil, puesto que ayudará al órgano (comi-
79
Un ejemplo de este funcionamiento es el sistema del National Archives and Records Adminis-
tration (nara) de Estados Unidos: http://www.archives.gov/about/laws/disposal-of-records.html#reg
[consultado el 8-12-2008]. Este caso también puede darse con mayor probabilidad en empresas del
sector privado donde determinadas personas con un rango directivo destacado pueden disponer de la
potestad para autorizar la destrucción de los documentos de la empresa.
80
Véase capítulo 7.2. y modelo en anexo 1.
sión u órgano unipersonal) a tomar la mejor decisión. La experiencia

indica que partir de una propuesta concreta agiliza además los procesos
de toma de decisiones, especialmente cuando se trata de un órgano co-
legiado como una comisión. Llevar ante los miembros de la comisión los
formularios de valoración con una propuesta de acuerdos resulta en la
práctica una ayuda importante.
— A nivel metodológico, es una práctica muy adecuada realizar la valo-
ración de las series documentales relacionadas de carácter interno en
el mismo momento. En general, el marco normativo de las series suele
ser el mismo, las fuentes de información que usemos suelen ser las
mismas o derivadas y la descripción conjunta y simultánea de las series
nos permite observar el valor de unas series en relación con otras.
También es muy recomendable que cuando las propuestas evaluadas
se presenten a la autoridad archivística para su valoración se haga de
forma conjunta. De esta manera, esta obtendrá una amplia visión fun-
cional de las series y podrá resolver con mayor seguridad.
— Reunión del órgano: cuando se trata de un órgano colegiado, como es
el caso de las comisiones calificadoras, es preciso realizar la convoca-
toria de reunión con tiempo suficiente, adjuntando el orden del día y
toda la documentación necesaria para que los miembros de la comi-
sión puedan analizar previamente la información (formularios, pro-
puestas de calendarios, informes, etcétera). Es conveniente que las re-
uniones sean breves, es decir, que no haya excesivas propuestas de
valoración en el orden del día, ya que esto puede resultar abrumador
para los miembros y alargar la sesión, lo que suele provocar decisiones
no meditadas o descuidos. Además, las reuniones deben ser resoluti-
vas, por lo que hay que evitar dejar asuntos sobre la mesa y los acuer-
dos deben ser claros, sin ambigüedades. Del desarrollo de la reunión y
de los acuerdos deberá tomarse nota, a ser posible más de una perso-
na, para poder redactar después el acta.
— El acta de la reunión se puede hacer más o menos detallada, según las
necesidades del sistema. Debe reflejar al menos las discusiones princi-
pales, los desacuerdos y los motivos por los que se deciden los plazos
de transferencias y selección (especialmente si estos no quedan refleja-
dos en los formularios de valoración).
— Una vez celebrada la reunión, será necesario rehacer los formularios
de valoración según las decisiones que se hayan tomado.
— Siguiendo la norma que rija el sistema de valoración, el órgano com-

petente debe aprobar formalmente los calendarios de valoración.
Además, es conveniente que el órgano decisor de cada organismo o
archivo involucrado, cuando tenga esta capacidad, apruebe también
formalmente los calendarios para aquella documentación que les
afecte. Tras la aprobación, y si se trata de administraciones públicas,
es necesario que los acuerdos se publiquen en el boletín oficial corres-
pondiente.
— Es muy conveniente también documentarse previamente sobre lo ya
realizado por otros archivos similares con series que obedecen a las
mismas funciones, para evitar uno de los grandes problemas actuales
de los sistemas de valoración, que es la multiplicación de esfuerzos y
los resultados diversos, es decir, sistemas que trabajan sobre archivos
muy parecidos, pero en diferentes ámbitos geográficos estudian cada
uno por su lado las series documentales y las valoran, lo que significa
que se realiza el mismo trabajo intelectual con resultados no siempre
iguales en diferentes sitios de forma casi paralela. Esto afecta directa-
mente al ciudadano y al futuro investigador, que no hallará coherencia
en los fondos documentales conservados en archivos de características
similares, como es el caso de los archivos municipales.
7
qué pasos debemos seguir para valorar (fases)
anÁLisis organisMo idEntiFicación

Estudio dE sEriEs
Productor dE Las sEriEs
VaLoración
a
c
ò Plazos transferencias
u
E ò selección: eliminación y muestreo
r
d
o ò acceso
s
PuEsta En PrÁctica
7.1. Análisis del organismo productor
Para realizar el análisis del organismo productor debemos recopilar toda la

información posible sobre su historia, su organización interna, las compe-
tencias que tiene asignadas, las funciones, sus relaciones con otras áreas de
la organización y con otras instituciones y la normativa que le afecta.
Este trabajo debe estar basado en el estudio de los organigramas a lo largo
del tiempo, el estudio de la propia documentación conservada en el archivo,
las consultas al propio organismo (especialmente con el departamento respon-
sable y con los que tienen responsabilidades transversales, como organización,
régimen interior, secretaría…) y cualquier estudio previo sobre legislación, ca-
tálogo de procedimientos o recopilación de información sobre tramitación que

se haya realizado anteriormente. Es muy importante atender a los cambios de
funciones, denominación y dependencia orgánica que se han producido a lo
largo del tiempo y que se puedan producir en adelante.
La conclusión debe ser una información lo más completa posible que in-
cluya qué series documentales se producen, su identificación y su denomina-
ción unívoca, así como la historia del organismo productor, la legislación
que le afecta y sus funciones.
Una adecuada identificación de series es fundamental para todo el proce-
so del archivo, no solamente para la valoración y la selección, sino también
para la clasificación, ordenación, descripción y, en general, para todo el ciclo
vital de los documentos.
De esta manera, y a partir de toda la información recopilada, debemos
obtener una idea clara de:
— La historia del organismo o parte del organismo que estemos tratan-

do: creación, modificaciones a lo largo del tiempo (con sus fechas),
cualquier dato sobre su desarrollo, ampliaciones, cambios…
— Sus funciones: incluyendo variaciones a lo largo del tiempo o proble-
mas en la realización efectiva de esas funciones.
— La legislación y normativa que le afectan: cualquier tipo de norma,
tanto superior como interna, que regule su creación, competencias,
organización interna, dependencia de otras instituciones, etcétera.
7.2. El formulario de valoración
El formulario de valoración es una herramienta útil para el proceso de selec-

ción de documentos. En sí mismo, el formulario es un compendio de la meto-
dología de selección, debido a que su estructura y el contenido de sus campos
informativos responderán a los métodos aprobados por una organización.
En este capítulo proponemos un modelo de formulario de valoración de
la documentación basado en modelos de formularios de los principales siste-
mas archivísticos y en la experiencia de evaluación que hemos desarrollado.
Esta propuesta, a su vez, tiene en cuenta la terminología y las características
estructurales de las normas y de los formularios usados para el análisis y la
descripción de series documentales.
7. Qué pasos debemos seguir para valorar (fases) [83]
En una situación ideal, la valoración documental no debiera comportar a

los responsables de sistemas de gestión de documentos una tarea extraordi-
naria de identificación y análisis documental, debido al hecho de que esta es
una información procedente de la fase de análisis de las series documentales
que, en su mayor parte, ya deberíamos poseer. Así pues, en la fase de valora-
ción documental los esfuerzos deberían concentrarse en la detección, des-
cripción y justificación de los distintos valores que concurren en las series
documentales.
Tal y como ya se ha apuntado, en los sistemas de gestión de documentos la
decisión sobre la disposición de los mismos recae en una autoridad archivísti-
ca. Esta autoridad no es la responsable de la gestión cotidiana del sistema de
gestión de documentos de un organismo y suele ser una unidad técnica espe-
cializada, como por ejemplo un órgano colegiado o bien un organismo auto-
rizado, que podría ser un servicio técnico o un directivo autorizado. Para rela-
cionarse con estas autoridades, la unidad responsable del sistema de gestión de
documentos y archivo de una organización necesita conocer de forma objetiva
las pautas que han de guiar los procesos de valoración documental, y la opción
más adecuada es normalizar el procedimiento de valoración de documentos
mediante formularios. Así, los formularios de valoración:
— Ofrecen a los archiveros una pauta sistemática y normalizada para la

elaboración de las propuestas de evaluación.
— Facilitan el procedimiento de evaluación a las autoridades archivísticas.
— Integran información de carácter archivístico, juridicoadministrativo,
técnico e informativo-histórico.
En todo caso debemos tener presente que el formulario de valoración está

vinculado, y a su vez es complementario, con los procesos de análisis docu-
mental, de identificación y descripción de documentos.
7.2.1. Aspectos previos
Antes de iniciar la descripción del formulario señalamos algunos prerrequi-

sitos que condicionan o modulan el contenido y estructura del mismo.
En primer lugar debemos constatar que se evalúa a nivel de serie docu-
mental. La norma isad (g) la define como «documentos organizados de
acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad

como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico,
o de la misma actividad, que tiene una forma particular; o como consecuen-
cia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o
utilización».81 De la mencionada definición resaltamos el factor de ser «con-
juntos de documentos agrupados por la misma actividad», que se vincula a
que los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (sgdea)
se basan en agrupaciones documentales asociadas a los procesos. Es necesa-
rio que en valoración documental podamos hacer equivalente proceso admi-
nistrativo a serie documental, debido a que será en este punto donde tendrá
el máximo sentido la disposición de documentos. En los sgdea es ineludible
fijar los periodos de retención y acceso a los documentos, ya que será esta
información la que permitirá hacer operativas las políticas de gestión de
documentos de un organismo.
En segundo lugar, los organismos que elaboran una propuesta de valora-
ción deben tener presente que tienen la competencia legal y funcional sobre
la documentación que pretenden valorar. Veamos un ejemplo: un gobierno
es un órgano colegiado dirigido por una persona (presidente, alcalde…). Si
evaluamos la documentación que genera este gobierno, lo debemos hacer en
función de los documentos que genera la presidencia (expedientes de las reu
niones, actas, disposiciones normativas, etcétera), debido a que estos debe-
rían ser considerados los originales y las disposiciones de la autoridad de
evolución se referirán a ellos. Complementariamente, las disposiciones pue-
den indicar cómo proceder con los documentos de gobierno que conservan
otros miembros que participan en este órgano colegiado. Por ejemplo, los
expedientes de las reuniones de gobierno de presidencia, en tanto que origi-
nales generados por este órgano, podrían ser de conservación permanente,
mientras que podrían ser de eliminación en un plazo determinado las copias
de estos mismos expedientes que conservan los ministros, regidores o conse-
jeros de ese gobierno.
Enlazando con el aspecto anterior, y en tercer lugar, debemos evaluar la
serie documental de una forma global. Se deben tener en cuenta las interre-
laciones de carácter funcional y competencial en la que esta se produce y
desarrolla. Actualmente, y sobre todo en el caso de las administraciones
81
Consejo Internacional de Archivos isad (g): Norma Internacional General de Descripción
Archivística, 2.ª ed., p. 17, versión española, Madrid, 2000.
públicas, las competencias sobre una materia pueden, y suelen, estar com-
partidas entre los diversos niveles de Administración: local, autonómico/
regional, estatal o supraestatal. Por ejemplo, la apertura de un estableci-
miento comercial o industrial en una ciudad suele conllevar la necesaria
tramitación de un expediente de actividades clasificadas de medio ambien-
te. Si evaluamos simplemente desde el punto de vista del municipio, debe-
ríamos considerar no solo las competencias locales en esa materia, también
las competencias de la región y del Estado. Es posible que algunos trámites
y documentos contenidos en nuestra serie documental los hayan originado
esas administraciones. Al mismo tiempo deberíamos conocer y tener pre-
sente si esa documentación ha sido evaluada en un nivel superior y cuál es
su plazo de conservación. Esa información de contexto funcional nos pue-
de permitir, hipotéticamente, plantear la eliminación de la documenta-
ción de un nivel determinado de la Administración si es que lo conserva
otro nivel.
Existiría otro supuesto en el que, en el seno de una misma Administra-
ción, una función esté compartida por diversos órganos administrativos, los
cuales pueden desarrollar políticas especializadas sobre un mismo objeto.
Por ejemplo, la protección y gestión del litoral puede abordarse desde el
punto de vista del urbanismo, de la gestión del agua, del turismo, de la eco-
logía, del transporte marítimo, de la seguridad fronteriza… Si evaluamos
series vinculadas a una de estas grandes funciones, deberemos tener en cuen-
ta qué disposiciones se han producido para series del resto de las grandes
funciones que hayamos podido identificar.
Finalmente, en cuarto lugar, es muy recomendable evaluar las agrupacio-
nes de series documentales que responden a una misma función de un orga-
nismo. Más adelante detallaremos este aspecto, pero, tal y como hemos
constatado con series documentales de organismos externos, es esencial de-
finir las interrelaciones funcionales de series documentales enmarcadas en
grandes funciones del mismo organismo. Tomemos como ejemplo la gestión
del patrimonio cultural: difícilmente podremos evaluar los expedientes de
protección de bienes inmuebles sin tener en cuenta las series documentales
referidas a la protección de bienes museísticos o archivísticos, ya que suelen
tener información complementaria, por ejemplo los planos del edificio, las
obras de arte que contenía, etcétera.
7.2.2. Estructura del formulario
En este apartado se presenta un modelo de formulario de valoración. La

propuesta que se ofrece se basa en la estructura de la norma isad (g), con el
objetivo de integrar al máximo todas las tareas de identificación y descrip-
ción. Asimismo, está concebido para satisfacer un proceso de valoración en
el que un organismo concreto de un sistema de archivos presenta una o ene
propuestas de valoración a la autoridad archivística.
Finalmente, conviene indicar que este modelo es una propuesta hecha
desde el punto de vista de la autoridad archivística, lo que explica que no
recoja con excesivo detalle información que no sea estrictamente relevante
desde el punto de vista de la valoración. Por ejemplo, no se exige un gran
detalle de las unidades orgánicas concretas que producen la documentación
o los circuitos documentales que siguen los expedientes…
El modelo de formulario de evaluación de documentos que proponemos
se estructura en siete grandes apartados:
— Área de contexto.
— Área de identificación.
— Área de características de la documentación.
— Área de relación con otra documentación.
— Área de valoración.
— Área de disposición.
— Área de control.
A continuación iremos describiendo los subapartados que se incluyen

en cada área, así como las principales recomendaciones para su formali-
zación.
7.2.3. Área de contexto
Organismo productor
La exigencia de información en este apartado estará acorde con el ámbito

competencial que tenga la autoridad de evaluación. Si estamos en el marco
de una empresa privada, es posible que sea una unidad técnica de esta la
que se encargue de la mencionada tarea, mientras que el correspondiente

órgano de dirección sea el que apruebe las disposiciones. En este caso, la
definición de órgano productor de documentación quedará circunscrita al
interior de su organización, siendo suficiente el nombre de la unidad, de su
responsable y datos de contacto.
Si estamos en sistemas más complejos y con mayor regulación sobre la
producción y protección de documentos, como pueden ser las administracio-
nes públicas, se debería consignar el nombre oficial del organismo y de qué
Administración se trata. En todo caso se debe reflejar la siguiente informa-
ción corporativa básica del organismo: nombre oficial completo, dirección,
teléfono y correo electrónico de contacto.
Historia del organismo
Existen determinados casos en los cuales debe ofrecerse mayor informa-

ción a la autoridad archivística, y es cuando este apartado adquiere rele-
vancia.
Por ejemplo, en aquellos casos en los que se hayan producido cambios
en el régimen jurídico de un organismo, que hasta una fecha x fue una di-
rección general de un ministerio y a partir de la fecha x ha pasado a ser una
agencia gubernamental. O si se trata de fondos documentales de organis-
mos extinguidos y que un nuevo organismo ha asumido sus funciones y com
petencias.
Finalmente, existe la posibilidad de que se trate de organismos cuyas fun-
ciones (o parte de estas) se han traspasado a otra Administración. En este caso
debemos conocer la fecha en la que se produjo la transferencia de funciones
del organismo A al B, porque puede producirse el hecho de que la evalua-
ción de los fondos documentales corresponda a dos autoridades de evaluación
distintas.
7.2.4. Área de identificación
En esta área deberemos consignar gran parte de la información sobre identi-

ficación de la documentación y del organismo productor, de forma que la
serie documental que se valora no pueda confundirse con otras series docu-
mentales.
Veamos los principales apartados.
Título de la serie documental
Siguiendo la norma isad (g), el título es aquel que da nombre a la unidad

de descripción que corresponda. En este caso no deberían usarse títulos
atribuidos, y nos tendremos que ceñir al nombre concreto de la documen-
tación que se evalúa. Una buena pauta a seguir es ajustarnos a la denomi-
nación que la normativa legal y la reglamentación reestablecen para los
procesos administrativos. En todo caso debemos evitar designar la docu-
mentación mediante denominaciones que sean de uso común entre el per-
sonal de la organización.
Función administrativa
Debemos hacer una breve redacción de la función que desarrolla la docu-

mentación que se valora. Es conveniente que esta redacción sea concisa, pero
también que refleje e ilustre, al menos, sobre los objetivos que persigue esa
actividad concreta y a qué segmento de la sociedad afecta.
Una utilidad alternativa es la de informar al personal de la organización
y a sus usuarios del contenido de esa función. Podemos usar estas definicio-
nes en manuales de formación, cartas de servicio, protocolos de actuación,
información sobre nuestros servicios en páginas web, etcétera.
Código
Con el objetivo de controlar la valoración y para que pueda relacionarse

posteriormente con los correspondientes calendarios de conservación, se
aconseja hacer referencia al código de clasificación de esa serie documental.
7.2.5. Área de características de la documentación
En esta área consignaremos toda la información sobre la normativa, proce-

dimiento, contenido, organización y soporte de la información.
Marco legal y normativo
En este apartado debemos referirnos a todas las normas legales y técnicas

que afectan directamente a la serie documental que estamos evaluando. Al-
gunas recomendaciones prácticas:
— Se ha de consignar toda la normativa que afecta a la serie, tanto si esta

es activa como si no. En este punto existe un vínculo muy claro con el
apartado sobre fechas extremas que describiremos a continuación.
Debemos tener en cuenta que hay series documentales de una larga
vigencia temporal y así debería quedar reflejado en las referencias nor-
mativas y reglamentarias.
— Debemos citar de forma completa las leyes y normas: título completo,
fecha de la disposición, publicación oficial donde ha sido promulgada,
número de publicación y fecha de esta.
— Hay que citar los artículos concretos de las normas a las que haga re-
ferencia la serie que se evalúa, especialmente en normas y leyes gene-
rales o en las que solo afecte algún artículo.
Como regla general, las citas normativas que hemos expuesto son suficien-
tes y no deberíamos aportar copia de estas. Otro caso son las normas de carác-
ter interno que promulgan las organizaciones y que suelen detallar, de forma
muy específica, procedimientos, protocolos, normas técnicas o de comporta-
miento de los empleados que los órganos de dirección trasladan al conjunto del
organismo. Estas normas no suelen ser de fácil acceso para personas externas a
la organización, de forma que es muy recomendable que la autoridad archivís-
tica disponga de una copia de estas cuando se proceda a la valoración.
Documentos que forman el expediente
En este proceso de identificación que estamos llevando a cabo, la evaluación

documental exige conocer con detalle qué tipologías documentales forman
una serie documental compuesta.
En primer lugar debemos saber qué tipologías documentales son produc-
to de nuestra organización y cuáles proceden de organismos o personas ex-
ternas a esta. En segundo lugar conviene determinar qué documentos son
originales o cuáles copias simples; no nos referimos en este punto a copias que
estén actuando de original en el seno del expediente. En tercer lugar hay que
definir qué documentos son puramente de tramitación y podrían ser elimina-
dos antes de la resolución del expediente y cuáles deben estar obligatoria-
mente contenidos en este.
Por otra parte, el orden de identificación de las tipologías documentales
debe hacerse siguiendo el procedimiento que está detrás de esta serie docu-
mental. Si estamos en el marco de la Administración pública, las secuencias
suelen iniciarse con una instancia, siguen por diversos documentos técnicos,
jurídicos y administrativos y finalizan con una resolución del caso.
Generalmente, la aportación documental de una misma serie documental
suele ir evolucionando con el paso del tiempo. Esto se debe a que el marco
normativo que regula las series sufre cambios y estos se trasladan a la com-
posición de los expedientes. Es recomendable que, en series de larga vigencia
temporal, detallemos los periodos en los que encontramos cambios en la
estructura de la tipología de documentos. Estos cambios suelen ser paralelos
a los cambios legislativos y normativos, ya que estos suelen ser su origen.
Esta descripción del contenido de los expedientes permitirá a la autoridad
archivística decidir qué tipologías se deberían conservar y cuáles eliminar, en
el caso de que decida aplicar un muestreo.
Aparte de la propia utilidad en materia de evaluación ya descrita, la defi-
nición de la composición de los expedientes es una herramienta de normali-
zación que las personas responsables del sistema de gestión de documentos
del organismo pueden usar para:
— Dar instrucciones sobre cómo organizar archivos de gestión u oficina

y racionalizar su uso.
— Formar al personal usuario del sistema.
— Colaborar con las unidades de organización y de tecnología en la rein
geniería de procesos.
En un entorno de implantación de sistemas de gestión electrónica de la

documentación, el análisis de las tipologías documentales es de gran utili-
dad. Las herramientas informáticas de gestión de procesos de negocio (bpm82)
y los programas que gestionan los procesos de trabajo requieren una estan-
darización de las tipologías documentales de los procesos administrativos
82
bpm, siglas en inglés de bussines process management.
para que puedan llevarse a cabo la interoperabilidad y la reutilización de

documentos electrónicos.
Es también una información muy importante para determinar los plazos
de acceso, ya que especifica los documentos concretos que forman la serie y
se puede analizar más fácilmente si alguno de ellos contiene datos de carác-
ter personal, etcétera.
Trámite
Aunque en evaluación documental no es estrictamente necesario que se des-

criban los trámites de un proceso administrativo, ya que la relación detalla-
da de tipologías documentales comentadas anteriormente no deja de ser re-
flejo de esa tramitación, sí que es recomendable que el formulario recabe una
breve explicación del procedimiento que se sigue en la tramitación: por ejem-
plo, los informes de otros servicios específicos y determinantes en los expe-
dientes objeto de la serie estudiada, órgano resolutorio, comunicaciones y
posibilidad de recursos. Esta información es de utilidad tanto para la autori-
dad de evaluación como para las personas responsables del sistema de ges-
tión de documentos en operaciones como la organización de archivos de
gestión u oficina.
Por otra parte, es cada vez más frecuente que en las organizaciones existan
análisis de procedimientos realizados por los departamentos de organización,
régimen interior, gestión de documentos o informática, análisis que nos pue-
den ser muy útiles para completar este elemento, siempre que estén actualiza-
dos y realmente respondan a la realidad y a la práctica administrativa.
Fechas extremas
También denominadas fecha de inicio y fecha final. En todo caso, en este

apartado se debe definir con claridad la fecha de inicio de la serie y, si es el
caso, de finalización. De esta forma, la autoridad archivística tendrá infor-
mación de si está evaluando una serie documental activa o no. Un par de
ejemplos en este sentido:
— 1970-1999. Serie cerrada.

— 1970. Serie abierta.
En el primer supuesto estamos frente a una serie documental que se ini-

ció en el año 1970 y que en el año 1999 finalizó su producción. Los moti-
vos pueden ser variados: es un producto o servicio que nuestra organiza-
ción ya no genera, es una competencia administrativa que se ha extinguido,
etcétera.
En el segundo supuesto es una serie documental vigente. Se inició en el
año 1970 y ha seguido produciéndose de forma continua hasta el momento
de la evaluación. En este caso es probable que hayan ido cambiando la nor-
mativa que regula la actividad y los documentos que forman esa serie docu-
mental; pero, si la función principal sigue siendo la misma, debemos contem-
plarla como una misma serie documental.
En este apartado es también un buen recurso acudir a consultar la norma-
tiva y legislación específicas que regulen esa serie documental. Ello nos pue-
de permitir conocer el momento de origen de la serie documental y, en oca-
siones, si la vigencia ha finalizado. Muchas veces se procede a valorar la
documentación basándose en los documentos que se conservan en el archivo
y se recurre a informar sobre las fechas extremas de la serie documental de
acuerdo con las fechas que constan en los inventarios. En este punto se ha
de advertir de que no debemos confundir el arco temporal que abarca la se-
rie documental con la documentación de esa serie documental conservada en
nuestro archivo o la información consignada en los instrumentos de descrip-
ción de que dispongamos.
Ordenación
Orden en el que se encuentra archivada la documentación de esa serie docu-

mental. Habitualmente, suele ser:
— numérica,
— alfabética,
— cronológica,
— alfanumérica, o
— una combinación de estas, por ejemplo, cronológica por años y, dentro
del año, por número de expediente.
Es conveniente asimismo indicar los cambios de ordenación que se han

producido a lo largo del tiempo.
En documentación física, conocer la ordenación nos permitirá, en el caso de

que sea necesario, ajustar la técnica de muestreo más adecuada. Por ejemplo,
si tenemos expedientes numerados de 1 a N elementos, será más fácil aplicar
un muestreo de tipo estadístico que si estamos frente a una serie ordenada al-
fabéticamente, sobre la cual deberíamos aplicar otra técnica de muestreo.
Soporte documental
Se debería indicar el soporte documental en el que se gestiona la documenta-

ción. Actualmente, las organizaciones están inmersas en una transición a la
gestión electrónica de sus procesos, de forma que ya se está produciendo un
elevado número de documentos electrónicos. En este apartado deberíamos
recopilar información de los formatos y versiones en los que se gestionan las
diversas tipologías documentales. También deberíamos consignar si se ha
traspasado la documentación a un soporte distinto al original y cuál ha sido
el motivo que ha originado esta decisión (mejora de la gestión, mejora de la
preservación de la documentación, seguridad…).
El objetivo final de esta información es que la organización prevea el uso
de formatos que se conserven al menos el plazo que determinen las disposi-
ciones de evaluación.
Al mismo tiempo, esta información nos debe permitir cumplir con una
política corporativa de uso de formatos de conservación de documentos
electrónicos a largo plazo.
Acceso
En este apartado se deben reflejar las posibles restricciones al libre acceso a

la serie documental que se valora. Aunque muchos sistemas de valoración no
entran en las cuestiones referidas al acceso, al menos como acuerdos de sus
órganos resolutorios, cada vez se va imponiendo más la solución de integrar
todas las decisiones que se derivan del estudio de las series y de la definición
de sus valores. En este sentido, se propone que se indiquen los criterios de
acceso y consultabilidad de la documentación, así como las posibles restric-
ciones al acceso. Los motivos de restricción suelen estar tipificados en las
normativas legales de los estados, siendo los principales la protección de
datos personales, la propiedad intelectual e industrial, el honor de las perso-
nas y la seguridad del Estado.
En todo caso, el objetivo de este apartado no es la gestión del acceso a la

documentación, sino el conocer la existencia de plazos legales para la con-
sulta de documentos de forma que las reglas de disposición no se apliquen
antes del fin de esa vigencia, pues de lo contrario se conculcaría el derecho
de acceso a la información.
Crecimiento anual
Es conveniente disponer de indicadores de crecimiento anual de las series

documentales que se evalúan. Se deberían hacer constar los metros lineales
de crecimiento al año, de forma aproximada, basándonos en los datos pro-
porcionados por los propios productores o por las transferencias de los años
precedentes al archivo.
7.2.6. Área de relación con otra documentación
En este apartado haremos constar las interrelaciones directas que existan

entre la documentación que valoramos y otras series documentales. Conocer
los vínculos existentes entre series documentales relacionadas, así como sus
plazos de conservación, será esencial para determinar la posible conserva-
ción de la documentación que estamos valorando. Comprender las interrela-
ciones funcionales y las dependencias entre las series permite a las autorida-
des archivísticas emitir las disposiciones con mayor seguridad y, probable-
mente, permitirá una mayor tasa de eliminación de documentos.
Series documentales recopilatorias
Las series documentales recopilatorias incluyen la información esencial y

resumida de una serie documental vinculada funcionalmente. Por ejemplo,
en el supuesto de las actas de órganos administrativos que conceden subven-
ciones a personas, encontraremos en esta información sintética los principa-
les debates de ese organismo en el proceso de valoración y las resoluciones
motivadas a cada uno de los beneficiarios. Siguiendo con este supuesto, pue-
den existir expedientes de los distintos beneficiarios que soliciten la ayuda,
pero la resolución estará siempre reflejada en las actas. En este sentido, las
actas actúan de serie recopilatoria de los expedientes de solicitud.
Identificar la existencia de una serie recopilatoria de la serie que estamos

evaluando nos abre la puerta a poder plantear la eliminación de esta a cam-
bio de la conservación de la primera. Pero esta posibilidad exige, asimismo,
la evaluación de la serie documental recopilatoria y, a poder ser, debería ser
analizada y evaluada en paralelo a las series que tenga asociadas.
Existe una gran variedad de tipologías de documentación recapitulativa
en el seno de una organización, por ejemplo: las bases de datos de gestión,
estudios, estadísticas de centros y servicios, registros, memorias de activida-
des, etcétera.
De este conjunto de documentos, no todos tienen el mismo valor de evi-
dencia ni de testimonio. A nivel práctico, conocer que la existencia de una
norma legal obliga a la organización a generar una determinada documen-
tación permitirá atribuirle mayor valor que si no existe ninguna norma
que la regule. Un claro ejemplo son los registros oficiales; las administra-
ciones crean registros en los que consta la información esencial que permi-
te a una persona disponer de derechos (propiedad, ciudadanía, titulación
académica) o ejercer actividades (empresariales, asociativas, deportivas…),
etcétera.
En la mayoría de ocasiones a estos registros les corresponde un largo pe-
riodo de valor primario y suelen tener un alto valor informativo que deriva,
generalmente, en su conservación permanente o a largo plazo. Aún así no
todos los registros son, necesariamente, de conservación permanente: por
ejemplo, los registros que puede llevar a cabo de forma interna un organis-
mo (control de expedientes, de circulación interna de correspondencia, etcé-
tera), una vez cumplida su finalidad no suelen ser de conservación, aunque a
menudo puedan ser útiles como instrumentos de localización de la documen-
tación. En general es documentación que nos puede dar mucha información
de la gestión que efectúa un organismo, pero no nos ofrece garantías sufi-
cientes para su conservación a largo plazo. Suelen ser prácticas administrati-
vas que no están reguladas normativamente. Estas prácticas pueden cesar
cuando cambian los trabajadores que las ejecutan o los mandos que las diri-
gen; por otra parte, se suelen efectuar con aplicaciones informáticas no cor-
porativas, lo que da un muy bajo nivel de seguridad y también, poco control
de la estructura de la información contenida.
En el momento de evaluar las series recapitulativas debemos tener en
cuenta, respecto a los datos consignados en estos documentos, lo siguiente:
— El entorno tecnológico en el que se han generado: en qué formatos se

han producido, en qué sistemas se han gestionado, si existen políticas
corporativas de migración o cambios de formatos.
— La exhaustividad y estructuración de la información consignada en los
documentos. Debemos comprobar que realmente estas series contie-
nen la información más relevante de la serie documental que tienen
asociada y que merece ser conservada.
— Si los datos e información contenidos en las series documentales han
sido reelaborados o están en bruto. En el supuesto de información de
carácter estadístico, se deberían conservar tanto la información en
estado original (encuestas, listados…) como los datos originales y las
fórmulas y operaciones que se han realizado con esa información y
datos.
— El arco temporal que abrazan y su continuidad. Debemos tener en
cuenta que no siempre son coincidentes las fechas extremas de la
serie recapitulativa con las que tiene asociadas. Es posible que la se-
rie recapitulativa sea posterior a la serie asociada y esto puede deber-
se a que la normativa o la propia praxis administrativa así lo hayan
establecido.
— La facilidad de acceso, presente y futuro, a la información recapitula-
tiva. En general, las series documentales que contienen información
recapitulativa de conservación permanente deberán conservarse en ar-
chivos históricos, hecho que garantiza en sí mismo la accesibilidad a
su contenido. Por su parte, estos centros, si se trata de documentación
electrónica, deberán asegurar el acceso e interpretación futura de esta
documentación de acuerdo con las políticas de gestión documental de
la organización.
Series documentales antecedentes o precedentes
Son series documentales cronológicamente anteriores a la que es objeto de

evaluación y que desarrollaban funciones y finalidades muy similares a la
que se está evaluando, pero cuya extinción se ha producido por algún cam-
bio legislativo. Por ejemplo, en España, hasta finales de los años setenta,
existió un impuesto denominado del tráfico de empresas (ite), que era un
gravamen a tipo fijo sobre la actividad industrial y empresarial. El Estado, en
su proceso de adecuación a la normativa europea en materia fiscal, estable-
ció el impuesto del valor añadido (iva), que graba económicamente cada
acto que se considera que añade valor, desde el momento de la producción
hasta el consumidor final. Por tanto, el impuesto antecedente del iva es el
ite. Estamos pues ante una misma función realizada a través de dos impues-
tos distintos y consecutivos.
Series documentales descendentes
Podemos decir lo mismo respecto de series cronológicamente posteriores.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si valoramos el ite, su descendente sería
el iva.
Series documentales relacionadas
Entendemos por series relacionadas aquellas que contienen información

complementaria de la serie evaluada. Las series documentales relacionadas
pueden ser tanto series documentales producidas por el mismo organismo
(internas) como las producidas por otros organismos (externas). En valora-
ción documental es muy importante reflejar esta información, ya que ayuda
a completar y contextualizar la valoración de una serie.
Las series documentales relacionadas en el interior de un organismo se
corresponden con aquellas series vinculadas funcionalmente y de forma di-
recta a la serie que se evalúa. Por ejemplo, si evaluamos una serie documen-
tal de expedientes de concesión de cualquier actividad que esté regulada por
la Administración, sus series relacionadas podrían ser los registros oficiales
de esa actividad. O si valoramos las autorizaciones o permisos para el trans-
porte en carretera, la serie relacionada es el registro de transportistas.
A nivel interno es relativamente sencillo identificar las series documenta-
les relacionadas funcionalmente. Pero, tal y como hemos comentado al ini-
cio del capítulo, existe una gran diversidad de interrelaciones funcionales
entre organizaciones. Así pues, sería muy conveniente reflejar en el proceso
de evaluación las relaciones con las series documentales más destacadas de
entes externos al productor. Este ejercicio nos permite una buena definición
del contexto que ocuparía esta serie documental en un marco funcional am-
plio. Por ejemplo, supongamos un contexto funcional que sea la construc-
ción de edificios privados. En esta gran función, las distintas administracio-
nes juegan roles diversos, por ejemplo planificación urbanística, permisos
para la construcción de los inmuebles, protección de los inmuebles de carác-

ter histórico, inspección de seguridad de trabajo en las obras, contratación
pública… Por tanto, si evaluamos series documentales incluidas en cualquier
grupo, deberíamos hacer referencia a aquellas series que contienen informa-
ción o documentos de los otros grupos. Si una Administración planifica la
urbanización de un territorio, deberá tomar en cuenta si hay otra Adminis-
tración que tiene declarados edificios con valor cultural en ese espacio.
Finalmente, hay que destacar que también existe una gran multitud de
series documentales relacionadas en el seno de un mismo Gobierno, como
sería el caso de series producidas por distintos ministerios. Veamos un ejem-
plo; si evaluamos los expedientes de las personas privadas de libertad que
están en posesión de las instituciones penitenciarias, veremos que en ellos
quedaría reflejada una gran diversidad de documentación sobre su estancia
en ese establecimiento (documentación clínica, procesal, disciplinaria, de
conducta, sobre sus traslados, etcétera). En el caso de los expedientes rela-
cionados de traslados de reclusos, debemos hacer constar que la policía,
debido a que tiene la función de traslado y custodia de las personas entre los
centros penitenciarios y los tribunales judiciales, es quien tiene un expedien-
te de traslados. Obviamente, en la evaluación de la serie de expedientes per-
sonales quedarán reflejados los traslados y será, además, una serie de conser-
vación a largo plazo. La serie documental de traslados de la policía solamen-
te deberá conservarse el plazo de tiempo necesario que permita justificar que
ese traslado se ha realizado y que queden reflejadas adecuadamente las posi-
bles incidencias en el traslado. En general, el expediente originado por la
policía puede tener un plazo de conservación muy breve, que sería mucho
más amplio si no se hubiera constatado la interrelación con la serie docu-
mental de prisiones.
7.2.7. Área de valoración
Este apartado del formulario suele ser el de mayor complejidad. En este de-
beremos reflejar y explicar los distintos valores que concurren en la serie
documental que estamos valorando. Volvemos a insistir en el hecho de que,
si evaluamos un conjunto de series documentales interrelacionadas (sea por
la función o por el organismo productor), nos puede ser más fácil explicar
los distintos valores.
Aunque ninguno de los formularios que hemos revisado lo menciona

abiertamente, todos ellos parten de la taxonomía del valor de Schellenberg
que hemos descrito anteriormente. Los valores administrativo, legal, jurídi-
co o fiscal se corresponderían con el valor primario, mientras que el valor
informativo y/o histórico se correspondería con el valor secundario. En el
área de valoración, lo que se pretende esencialmente es lograr atribuir a cada
valor un plazo de tiempo. También debemos hacer constar que muchas veces
los distintos valores no existen en estado puro, de forma que entre ellos pue-
de haber una frontera difusa. En las líneas que siguen intentamos identificar
las principales características de estos.
Finalmente, conviene indicar que, para una correcta formalización de este
formulario se deberían justificar los distintos valores, incluyendo la posible
inexistencia de alguno de ellos. Igualmente hay que indicar los plazos de
tiempo en los que permanece cada valor.
Valor administrativo
Este valor está unido a la finalidad inmediata por la cual la serie documental
ha sido generada. Toda serie documental posee este valor en cuanto desarro-
lla una función propia de un organismo. Este valor se vincula directamente
al apartado del formulario en el que se describe la función administrativa de
la serie. Si en aquel apartado hemos descrito esa función, en la descripción
de ese valor deberemos tomarlo en cuenta. En este apartado deberemos fijar
el tiempo que ese valor existe. Debemos tener en cuenta que estos valores
pueden ser desde plazos breves a plazos muy extensos. Por ejemplo, los ex-
pedientes de ocupación de la vía pública pueden tener una temporalidad
muy baja, incluso de solamente unas pocas horas mientras se desarrolla un
acto cívico. En cambio, hay documentos con valores administrativos con
un plazo muy largo, como puede ser el Registro de la Propiedad.
Valor legal
Valor atribuible a la serie documental porque contiene pruebas que garanti-

zan los derechos y deberes de ciudadanos, empresas, organizaciones y de la
propia Administración pública.
Debemos especificar si la serie afecta al ordenamiento jurídico o bien
implica acuerdos legales.
En el primero de los casos estamos frente a series documentales fruto de las

cuales es el desarrollo de normas legales (leyes) o el desarrollo de estas (reales
decretos, órdenes, reglamentos…). En general, este tipo de documentación sue-
le ser de conservación permanente o muy a largo plazo, debido a que refleja las
materias que regula un Gobierno (y por defecto las que no regula), de forma
que en el futuro se podría conocer cuáles eran sus prioridades políticas y los
sectores sociales y económicos a los que afectaba en mayor o menor medida.
En el segundo caso nos encontramos frente a series documentales que im-
plican acuerdos legales que generalmente deben conservarse un tiempo como
pruebas de acciones. Nos referimos a tipologías documentales tales como con
tratos, convenios, etcétera. Generalmente, los plazos de conservación serán
los que estipule el propio documento acordado entre las partes. En los casos
de contratos suele haber siempre unos plazos mínimos de conservación que se
reflejan en forma de garantías y/o fianzas económicas.
Finalmente, en este apartado deberemos tener en cuenta si existe norma-
tiva legal sobre procedimiento administrativo que obligue a las administra-
ciones públicas, con el objetivo de estimular su eficacia, a actuar en unos
plazos máximos determinados.
Valor fiscal
En este caso deben valorarse los efectos económicos de la serie documental.

Por ejemplo, derivado del estudio del procedimiento y de la tipología docu-
mental que hayamos hecho, detectaremos si existen en esta serie documental
pruebas de cobros o pagos de dinero. Debemos tener presente la existencia
de tasas, tributos, fianzas, sanciones económicas, etcétera, asociadas a la
serie valorada. En general, este hecho nos obligará a la conservación mínima
de esa documentación por el plazo que la normativa fiscal de cada país fije.
Normalmente, el valor fiscal suele ser de cinco años, plazo en el que pueden
actuar los órganos de auditoría y control económico.
Valor informativo-histórico
Los valores anteriormente definidos corresponden a diversos aspectos del

valor primario. Siguiendo a Schellenberg, en este apartado tendríamos que
establecer el valor secundario de la serie documental. Podemos considerar
que este es el valor más difícil de definir. La apreciación del valor permanen-
te de una serie documental es en principio una estimación culta. Debe partir

no solo de un detallado estudio de la documentación y de su contexto, sino
también de un profundo conocimiento de la disciplina científica y del marco
histórico en el que esta se emplaza. Es por esto que en la elaboración de esta
información es muy recomendable disponer de la aportación de técnicos es-
pecialistas de la materia que se valora, quienes disponen del conocimiento
para atribuir un posible valor informativo a esta documentación.
Hay tres elementos que nos serán útiles para poder detectar y determinar
el posible valor secundario de esta serie documental. Respecto a cada serie
documental debe tenerse en cuenta:
— Singularidad: si nuestra organización es la única que posee la docu-

mentación que se evalúa, tendrá un alto valor informativo, debido a
que seremos la única fuente informativa de esa función en el futuro.
En cambio, si nuestra organización solo es parte de una función (bien
por especialización funcional, bien por ámbito territorial) que desa-
rrollan más organizaciones, el valor puede ser menor. Hay múltiples
ejemplos, pero podemos citar como singulares las actas de los órganos
de gobierno de una organización o los registros oficiales que acreditan
un derecho de los ciudadanos y empresas (Registro de la Propiedad,
Registro Civil…)
— Importancia: la importancia es una estimación que debe realizarse con
el máximo conocimiento de la disciplina científica en el que se incluye
la función que valoramos. Debe justificarse con detalle, debido a que
podemos estar frente a una documentación de posible conservación
permanente. En este caso podemos citar ejemplos como las series de
datos estadísticos o los resultados de investigaciones científicas reali-
zadas por organismos oficiales.
— Testimonio: dan fe de hechos destacados para una organización, sue-
len ser conocidos por el conjunto de esta, ya que son promovidos por
los órganos directivos. Podemos citar como ejemplo la documentación
que refleja la creación, organización y evolución.
7.2.8. Área de acuerdos
En este apartado se debe concretar la propuesta concreta de disposición de

la documentación que realiza la persona responsable del sistema de gestión
de documentos de la organización. Se indicarán los plazos en años desde el
año de creación de la documentación hasta que deban ser transferidos o
destruidos. Los principales ítems a responder son:
Selección
Propuesta concreta del plazo de conservación de los documentos. En este

punto nos encontramos con tres alternativas:
— Conservación permanente e íntegra de la documentación: se considera

que es una serie con un alto valor secundario y que debe conservarse
íntegramente para su uso futuro por parte de investigadores.
— Conservación parcial: En este caso se considera que no es necesario
conservar todo el volumen de documentación de esa serie documental,
La autoridad archivística, de acuerdo con las características de la serie
documental y la información que desee preservar para el futuro, debe
determinar cuál es la técnica de muestreo más adecuada a aplicar. El
objetivo de estas técnicas es reducir el volumen de documentos sin
perder excesiva información.
— Destrucción total: los documentos deben ser destruidos de forma que
no sea posible su reconstrucción. Solo se destruirá totalmente la docu-
mentación que no mantenga ningún tipo de valor o aquella cuya infor-
mación esté contenida en otras series documentales de manera más
útil, compendiada o fácil de utilizar.
— Destrucción parcial: es decir, cuando se elimina parte de cada unidad
documental (expediente), pero se conserva otra. Por ejemplo, en los
expedientes de selección de personal puede optarse por eliminar las
instancias y los exámenes y, sin embargo, mantener las actas, convoca-
torias, etcétera. Indudablemente, este sistema es apto para series con
poca cantidad de unidades, pero muy voluminosas, ya que sería im-
pensable llevar a la práctica una eliminación de este tipo en expedien-
tes muy numerosos. Por lo tanto, es una solución que debe reservarse
para casos muy concretos.
El plazo en el que se efectuará la selección suele ser temporal y en general

se aplica desde el momento del cierre del expediente. Por ejemplo: destruc-
ción a los cinco años.
De hecho es recomendable establecer periodos temporales concretos para
la disposición de documentos. Si optamos por disposiciones que se apliquen
una vez se haya llevado a cabo necesariamente una acción anterior, nos en-
contraremos ante una solución difícil de gestionar por los sistemas informá-
ticos de gestión de documentos.
Transferencia
Para una adecuada gestión de los ciclos de vida de la documentación y del

sistema de gestión documental, debe indicarse el plazo en el que los docu-
mentos han de transferirse desde las unidades productoras al archivo o entre
los diversos archivos del sistema. Habitualmente, se trabaja por fracciones
de serie que abarcan años completos.
7.2.9. Área de control
En este apartado debe consignarse aquella información que permita dar va-
lidez técnica al estudio y que refleje la responsabilidad de su elaboración.
Autoría
Nombre y apellidos de la persona técnica de archivos que ha elaborado el

estudio.
Autorización
Nombre, apellidos y cargo de la persona que valida el estudio. En general

debe ser un cargo directivo que, dentro de una organización, tiene asignada
la responsabilidad última de la gestión de documentos (secretario general,
director administrativo…).
Observaciones
Hacer constar aquella información que no ha podido ser reflejada en ninguno

de los apartados propuestos y que se considera que tiene el suficiente interés.
Fecha
Elaboración del estudio o aprobación por el órgano correspondiente. Fechas

de modificación del estudio.
8
la aplicación práctica de los acuerdos
El objetivo final de los procesos de valoración de series es llevar a la práctica

los acuerdos y, por lo tanto, transferir la documentación en los plazos seña-
lados, destruir la documentación que no tenga valor en el momento indicado
y aplicar los acuerdos de acceso.
La puesta en práctica de los acuerdos variará en función del centro archi-
vístico y del sistema en el que nos encontremos. Sin embargo, en todos ellos,
sea cual sea el sistema o el centro, es fundamental controlar cuidadosamente
el proceso y documentarlo de forma rigurosa, especialmente cuando habla-
mos de selección.
En todo caso, debemos contemplar que la aplicación de los resultados de
la valoración (transferencia de documentos o destrucción) sea considerada
como una acción propia del sistema de gestión de documentos. Dichas accio-
nes deben realizarse de forma absolutamente normalizada y regular. La eli-
minación de documentos ha de llevarse a cabo en el momento que determine
el calendario de conservación de los documentos. No debemos conservar
documentos valorados durante más tiempo del establecido si no es por una
causa justificada, y este es un principio que la profesión debe incorporar. Por
ejemplo, ¿con qué argumentos podríamos justificar ante los ciudadanos (e
incluso ante nuestra organización) una eventual conservación de documen-
tos con datos personales más tiempo del establecido por los calendarios de
conservación?
8.1. Transferencias
La utilidad de la valoración de las transferencias se observa en primer lugar

en que se pueden organizar y programar las transferencias de documenta-
ción de cada dependencia de acuerdo con las decisiones tomadas. Esto impli-
ca no aceptar (y tener para ello como respaldo un acuerdo tomado por un
órgano de gobierno) las transferencias fuera del sistema establecido, con las
lógicas excepciones motivadas por problemas de espacio o riesgo que serán
evaluadas por el propio archivo. De esta forma, los ingresos serán solo los
adecuados: solo ingresará en el archivo la documentación pertinente, lo que
nos evitará trabajo innecesario en la recepción, control y acondicionamiento
de documentación eliminable.
Un sistema integral de gestión permitirá además que establezcamos un
calendario de transferencias basado en la valoración previa, calendario que
nos ayudará a gestionar y sistematizar los ingresos.
8.2. Selección
Tres son los aspectos que hay que tener en cuenta:
— los calendarios de conservación;

— la realización de la eliminación y el muestreo;
— el registro y el control de estos procesos.
8.2.1. Calendarios de conservación
Los calendarios de conservación son conocidos también por otros nombres,

como resúmenes de acuerdos, tablas de evaluación documental, tablas de
retención y destino final o calendarios de valoración. Bajo cualquiera de esos
nombres encontramos un documento que, en forma de tabla, recoge los
acuerdos sobre valoración tomados para las series documentales.
Hay diversos modelos para los calendarios de conservación,83 pero todos
coinciden en que deben contener, al menos, lo siguiente:
83
Ver Carol Couture: «Les calendriers de conservation: Fondements théoriques et état des prac-
tiques», Lligall (Barcelona), núm. 12 (1998), pp. 164-187; Luis Hernández Olivera y Manuela Moro
Cabero: Procedimientos de valoración documental, Salamanca: acal, 2002; Manuel Vázquez Muri-
llo: Manual de selección documental, Carmona: S&C Ediciones, 1995.
8. La aplicación práctica de los acuerdos [107]
— Denominación de la serie (y su código).

— Nombre del organismo productor.
— Conservación (sí/no) y plazos de eliminación.
— Muestreo (tipo).
— Observaciones.
Si el sistema de valoración que se aplica incluye los acuerdos sobre trans-

ferencias y acceso, estos datos deberán formar parte también del calendario
de valoración:
— Transferencia entre los archivos del sistema (y plazos).

— Acceso (tipo de acceso y plazos).
Además, estos calendarios pueden ir acompañados de una introducción

en la que se analice la historia, funciones, normativa y cualquier otro aspec-
to de la organización o parte de la organización que ayude a contextualizar
la información.
8.2.2. Difusión
Una vez elaborados los calendarios de conservación, resulta muy importante

llevar a cabo una buena política de difusión para que puedan ponerse en
práctica, especialmente en lo que afecta a los órganos productores.
Existen diferentes estrategias para ello, como son las reuniones formati-
vas-informativas con los responsables de los departamentos, cursos de for-
mación para trabajadores de diversos niveles, especialmente para los encar-
gados de los archivos de oficina, comunicados internos, inclusión en las po-
líticas de calidad y modernización y, en el caso de organismos públicos, pu-
blicación en el boletín oficial correspondiente.
8.2.3. Revisión
También hay que tener en cuenta que pronto surgirá la necesidad de revisar
los acuerdos tomados, bien sea porque se haya producido una modificación
de funciones, de organigrama, de legislación, de tramitación, de soporte fí-
sico o por la aparición de nuevas tendencias y posibilidades de investiga-

ción. Para ello, hay que establecer mecanismos dentro de la organización
que nos permitan hacer un seguimiento de las modificaciones orgánicas y de
la normativa, así como tener contacto estrecho con el departamento de in-
formática, el departamento jurídico y otros departamentos transversales
que puedan proporcionar al archivo la información que necesita. Además,
es necesario llevar a cabo revisiones periódicas por departamentos de los
acuerdos tomados.
Por otra parte, el sistema de valoración tiene que contemplar la forma de
reflejar esos cambios, pero conservando la información sobre los formula-
rios y sobre los acuerdos tomados con anterioridad. Debe consignarse la fe-
cha del cambio, para que el archivo pueda justificar las acciones tomadas en
función de acuerdos ya no vigentes. Es especialmente importante, por lo
tanto, mantener un «histórico» de los acuerdos tomados sobre una serie
documental a través del tiempo, con expresión de las fechas.
8.2.4. La realización de las eliminaciones
La eliminación de los documentos es un proceso que debe estar bajo un es-

tricto control, tanto respecto a la correcta puesta en práctica de los calenda-
rios de valoración aprobados como en lo que se refiere a la propia destruc-
ción. Además debe quedar perfectamente documentada, de tal forma que en
el futuro se pueda conocer qué, cómo y cuándo se eliminó.84
En la figura de la página siguiente se expresan de manera resumida las
diferentes y sucesivas tareas que deben llevarse a cabo para efectuar una
correcta eliminación de documentos.
Fase previa
Puede existir una fase previa, según el sistema en el que estemos inmersos:
algunos sistemas exigen que cada vez que se vayan a poner en práctica los
acuerdos de valoración se informe previamente a la propia comisión o al
órgano resolutorio correspondiente. Resulta, a nuestro juicio, un tanto re-
dundante, pero puede ser útil en los casos en que no haya confianza en la
84
Véanse para ello los apartados 8.2.7 y 8.2.8.
LocaLiZación dE La docuMEntación:
consuLta instruMEntos dE controL
PrEParación
Muestreo
Ejemplos dE La docuMEntación
certificado dEstrucción
instruMEntos
rEgistro dE controL
acta
dar cuenta aplicación Libro registro

comisión informática eliminaciones
puesta en práctica de los acuerdos y se prefiera fiscalizar previamente que lo

que se va a destruir es resultado de la correcta aplicación de los acuerdos, sin
errores que, una vez realizada la eliminación, ya no se pueden subsanar. Por
ejemplo, cuando la eliminación se realiza en los archivos de oficina y no
podemos asegurar que las personas que los vayan a poner en práctica estén
bien formadas y conozcan la documentación y el proceso de eliminación a la
perfección. O en sistemas muy grandes, que, por lo menos en las primeras
fases de implantación, prefieren asegurarse de que no se cometen equivoca-
ciones.
Localización de la documentación que se debe eliminar
A través de los instrumentos de control del archivo, localizaremos las unida-

des de instalación pendientes de eliminación. Para ello habremos realizado
previamente la tarea de asociar cada uno de los ingresos con su valoración.
Esta tarea puede ser realizada de forma automática por el sistema de gestión
informática, si contamos con una aplicación integral, o por el personal del
archivo directamente: en el momento del ingreso se relaciona cada unidad de
instalación con su serie y, por lo tanto, se calcula la fecha de eliminación
prevista según los acuerdos de valoración (norma isad, 3.3.2: Valoración,
selección y eliminación). Esta fecha se incluye en la descripción de la unidad
de instalación de tal manera que, cuando llega el momento de la eliminación

anual, una simple consulta nos basta para saber qué documentación está
pendiente de destrucción.
Hay otros sistemas, como son la elaboración de listas de eliminación, en
el caso de que no contemos con ninguna aplicación informática, o la selec-
ción de series muy voluminosas y determinadas.
En este momento es muy útil elaborar una lista con la documentación que
va a ser eliminada. Normalmente, serán cajas completas u otras unidades de
instalación. Este listado, obtenido directamente de la aplicación informática
o elaborado en el momento, será el instrumento esencial para controlar la
localización de la documentación eliminable (ver modelo en anexo 3).
Preparación de la documentación
Una vez localizada la documentación que debe ser eliminada, hay que prepa-
rarla: extraer la documentación de su emplazamiento y agruparla mante-
niendo siempre los datos de identificación y localización para poder poste-
riormente corregir los instrumentos de control y descripción. Si las unidades
de instalación que debemos eliminar son muchas o no disponemos de un
lugar donde agruparlas, puede valer con marcar de manera clara las cajas
objeto de eliminación, por ejemplo con una pegatina grande y de color fuer-
te en el lomo. Es conveniente revisar varias veces y por diversas personas que
las listas de eliminación se corresponden con las unidades marcadas y que no
hay error posible.
8.2.5. El muestreo
El muestreo es una forma de selección, y consiste fundamentalmente en se-

parar y conservar parte la documentación que será excluida de la elimina-
ción, de tal forma que esta parte sea representativa de las características y el
contenido de la totalidad. Está basado en la idea de que una parte del todo
adecuadamente elegida puede representar a ese todo, que puede ser recons-
truido con un índice de error muy bajo.
El muestreo tiene como finalidad reducir el volumen de las series documen-
tales seleccionadas, pero siempre que no se produzca una pérdida significativa
de la información, de tal manera que el resultado sea representativo del con-
junto y se pueda utilizar para la investigación a través de estudios estadísticos

que permitan extrapolar los datos y sacar conclusiones generales.
La realización de los muestreos resulta complicada; para comprobarlo
solo hay que constatar que no existe prácticamente bibliografía sobre este
tema, por el que todos los manuales pasan como de puntillas. No es de ex-
trañar: la tendencia en los sistemas de valoración a utilizar el muestreo (mu-
chas veces para cubrir una cierta inseguridad en las decisiones de elimina-
ción) se enfrenta a la dificultad de llevarlo a la práctica y al poco control del
aspecto científico del asunto. Lo que quiere decir que es muy fácil optar por
el muestreo a la hora de la valoración, pero muy difícil asegurar que ese
muestreo se realiza correctamente y, aún más importante, que realmente va
a servir para algo, es decir, que es representativo del conjunto.
El órgano encargado de la valoración no debe utilizar el muestreo como
una forma de guardarse las espaldas, de esconder el sentimiento de culpabi-
lidad o de mal menor ante el miedo a tomar la decisión de la eliminación.
Debemos reflexionar y asegurarnos de que el muestreo es necesario, posible
y útil, y además elegir el mejor sistema y volumen para cada caso.
Las ventajas de la utilización del muestreo son claras: para los archivos,
el ahorro de espacio y tiempo, ya que conservando una pequeña parte se
mantienen las posibilidades de estudio futuras; para los investigadores supo-
ne menos esfuerzo, al estar la información más concentrada.
Normalmente, se utiliza para series muy homogéneas y voluminosas,
pues es en las únicas en las que el resultado es fiable y la inversión de tiempo
y esfuerzo resulta rentable.
Al decidir un muestreo, en el momento de la valoración, es fundamental
tener en cuenta varios aspectos: en primer lugar, cómo y en qué condiciones
se va a realizar el muestreo, de tal manera que no elijamos una técnica que
se demuestre imposible o muy complicada de llevar a la práctica, bien por-
que requiera la manipulación de grandes cantidades de documentación, bien
porque no se adapte a la forma en que está ordenada y descrita esta docu-
mentación y, por lo tanto, la realización del muestreo requiera una cantidad
de trabajo previo que resulte imposible de asumir por el archivo. Por otro
lado, hay que pensar en cómo accederá el usuario en el futuro a esta infor-
mación, es decir, de qué manera se podrá utilizar esa muestra para recompo-
ner el total y hasta qué punto la decisión de guardar una muestra va a ser
realmente útil para el investigador de mañana. Para ello será de especial in-
terés la opinión de los expertos en investigación (historiadores fundamental-
mente). La tercera cuestión que no debemos olvidar es dejar registrados el

tipo de muestreo y la forma y fecha efectiva de realización, y actualizados los
instrumentos de descripción correspondientes. Cuantos más datos ofrezca-
mos sobre las decisiones tomadas y las acciones efectuadas, más fácil será en
el futuro utilizar esa muestra.
Una vez elegido un método, no es conveniente cambiarlo a la ligera, ya
que precisamente su utilidad está en la continuidad a través del tiempo de
muestras iguales elegidas bajo los mismos criterios para poder realizar estu-
dios comparativos. En series abiertas, sin embargo, es necesario revisar por-
que pueden cambiar las condiciones a lo largo del tiempo, por ejemplo el
volumen total (lo que debería implicar un cambio en el porcentaje de la
muestra), o el ámbito geográfico, etcétera. Esta revisión suele, no obstante,
limitarse a cuestiones como el tamaño de la muestra más que al propio mé-
todo de muestreo.
Las principales técnicas de muestreo se enumeran a continuación. Hay
que señalar que, de todas ellas, las únicas que realizan un auténtico muestreo
estadísticamente fiable son las dos últimas:
— Técnica del ejemplar: realmente no es un muestreo, sino simplemente

la selección de algún ejemplar de tal manera que quede constancia de
cómo se tramitaba o gestionaba y de qué tipo de documento se trata-
ba. Cuando tras la valoración se decide la eliminación total de la serie,
es práctica habitual conservar uno o varios ejemplos simplemente
como muestra que permita conocer qué es exactamente lo que se está
eliminando.
— Muestreo selectivo: consiste en elegir determinados documentos por
su importancia o significación, porque se considera que tienen valor
para fines de investigación. Puede ser una selección hecha para desta-
car situaciones excepcionales (como sería el caso de conservar los do-
cumentos referidos a personas de especial importancia para la vida
política o cultural de un país) o precisamente por lo contrario, porque
se consideran ejemplos de normalidad, casos típicos. La elección de
estos documentos será a buen seguro diferente en función de quién sea
el seleccionador, es decir, es una técnica totalmente subjetiva, que pro-
ducirá una visión sesgada de la realidad, inútil para el análisis estadís-
tico. Además, normalmente, el poco tiempo transcurrido entre la crea-
ción del documento y el momento de la selección de la muestra impide
tener siquiera una perspectiva suficiente. En algunos países, como en

Estados Unidos, se ha llegado a utilizar esta técnica de tal forma que
se seleccionaban los expedientes por su grosor (far file method). Está
claro que debe utilizarse solo con carácter excepcional y que no está
indicado para series homogéneas.
— Muestreo numérico o seriado: es aquel en el que se establece previa-
mente una pauta de selección según la cual se conservan determinados
elementos. Se decide el tamaño de la muestra a conservar y, por lo
tanto, el intervalo entre las unidades. Es decir, la primera pieza de la
muestra se elige al azar y, a partir de esta, se establecen intervalos se-
gún el tamaño de muestra que se desee conservar: si empezamos por el
número 8 y hemos decidido conservar un 10 % del total, guardaremos
el documento número 8, el 18, el 28 y así sucesivamente. Este tipo de
muestreo es de los más utilizados. Útil para el caso de documentos o
expedientes numerados correlativamente, solo es aceptable si el núme-
ro que tienen los documentos se ha dado al azar. Se aproxima a la
aleatoriedad, pero no es aleatorio. Su mayor ventaja es que es muy
fácil de realizar, y por eso es uno de los más utilizados.
— Muestreo cronológico: selección de determinados años o periodos (un
año de cada diez, un mes de cada año, etcétera). Es un método muy
utilizado por su sencillez. La elección del año o periodo puede ser in-
tencionada, en el sentido de que se considere especialmente importan-
te en la vida de la organización o significativa. Es muy corriente, por
ejemplo, seleccionar años censales o relacionados con cambios perió-
dicos en la organización. Por supuesto, debe ser aplicado en series con
ordenación cronológica.
— Método del cumpleaños: se utiliza mucho en los países nórdicos, espe-
cialmente para documentación de la Seguridad Social. Consiste en ele-
gir la muestra a partir de la fecha de nacimiento: por ejemplo, se con-
servan los documentos de las personas nacidas los días 7, 17 y 27 de
cada mes. Su interés reside principalmente en lograr conservar to-
dos los documentos relativos a estas personas en los diferentes ámbi-
tos de la vida (laboral, de salud, etcétera) para poder completar la vi-
sión de la vida de una muestra del total de la población. Ni que decir
tiene que para hacer esto se requiere una coordinación en los métodos
de muestreo a través de diferentes administraciones, además de las
herramientas y el tiempo necesarios para llevarlo a la práctica (la or-
denación de la documentación no tiene por qué obedecer a este crite-

rio) y, en todo caso, no es un muestreo estadísticamente fiable.
— Muestreo topográfico: la base del muestreo es el territorio; se conserva
la documentación referente a una zona. Solo se utiliza en documenta-
ción organizada según criterio geográfico, con divisiones territoriales
más o menos homogéneas.
— Muestreo alfabético: para documentación ordenada alfabéticamente,
como por ejemplo documentación referida a personas. Se pueden con-
servar los expedientes de personas cuyo apellido empiece por una letra
determinada, siempre teniendo en cuenta las desviaciones que se pue-
den dar (por ejemplo, por la lengua de origen de las personas). Hay
que analizar que la letra escogida represente un porcentaje adecuado
del total.
— Muestreo aleatorio simple: estadísticamente, es el único realmente fia-
ble, pues en él todos los documentos tienen la misma probabilidad de
representar a la serie. Se toma una serie de números extraídos al azar
de entre todos los existentes, sin depender de una pauta. Se obtiene a
partir de una tabla de números aleatorios y, por lo tanto, toda la serie
tiene que estar numerada. No es nada sencillo de realizar y necesita de
asesoramiento especializado de un experto en estadística. Tienen que
ser series homogéneas y contener una información matemáticamente
cuantificable. Para que la representación sea perfecta, la serie debe
mantenerse igual a lo largo del tiempo y todos los expedientes o docu-
mentos de la serie deben tener la misma información, sin que falte esta
información en ninguno. También debemos asegurarnos de que no
hay extravíos o faltas de expedientes. El tamaño de la muestra tiene
que ser el adecuado.
— Muestreo aleatorio estratificado: cuando el universo del que se ha de
extraer la muestra no es totalmente homogéneo, se pueden estudiar las
variables que influyen y utilizarlas para establecer subuniversos más
iguales sobre los que realizar el muestreo. Este sería el caso de documen-
tación repartida geográficamente en la que existe el mismo número de
documentos de cada zona sin tener en cuenta, por ejemplo, la diferente
población de cada una de ellas. O el de expedientes de recaudación fiscal
que en su reparto a lo largo del año se ven influidos por periodos del año
marcados por la ley. Por supuesto, la introducción de esta estratificación
debe ser realizada por profesionales de la estadística.
Existe la posibilidad de combinar varios tipos de muestreo, por ejemplo

el muestreo aleatorio simple con un muestreo selectivo previo; o la combina-
ción de un muestreo cronológico con uno sistemático: guardar un año de
cada cinco y, de este, uno de cada 20 documentos.
En cuanto al muestreo de documentos electrónicos, presenta algunas ca-
racterísticas especiales. En primer lugar, lo adecuado es que esté determina-
do, como cualquier otra decisión relacionada con la valoración y selección,
desde el momento en el que se diseñan los sistemas. Esto nos permitiría rea-
lizar el muestreo automáticamente en el momento necesario, previo cotejo o
validación por el responsable del sistema. Si el sistema no es capaz de reali-
zar el muestreo de forma automática, se puede también llevar a cabo me-
diante búsquedas en el momento en que se decida actuar (por ejemplo, una
vez al año).
El sistema de gestión de documentos electrónicos debe disponer de fun-
cionalidades que permitan el borrado de determinados documentos y la con-
servación de los seleccionados para la muestra. Muchos sistemas no contem-
plan siquiera la posibilidad de eliminar documentos y menos realizando una
selección previa.
Una de las ventajas del muestreo en la documentación electrónica es que
no está sujeta a los mismos condicionantes derivados de la ordenación que
la documentación en papel. Para la documentación en papel, uno de los cri-
terios más importantes en la práctica para decidir uno u otro sistema de
muestreo es la ordenación de la serie: no tendrá lógica que elijamos un mues-
treo alfabético en una serie ordenada cronológicamente, pues el trabajo de
selección de la muestra será en la práctica tan grande que no compensará su
realización. En un sistema gestionado electrónicamente, esta cuestión no se
presenta: a través de las búsquedas se pueden localizar, separar y destruir
aquellos documentos que cumplan con el criterio elegido, sea este cual sea,
siempre que esté contenido en la descripción y, por lo tanto, sea buscable. De
esta forma se podrían aplicar, si se considera conveniente, criterios iguales
para documentación de muy diverso tipo y ordenación.
Algunos expertos consideran que no es necesario el muestreo en docu-
mentos electrónicos, pero en realidad tendría que aplicarse igual, no es una
cuestión solo de ahorro de espacio virtual, sino de racionalización y de faci-
litar la investigación futura.
En todo caso, una reflexión que deberíamos hacernos es la siguiente: al
igual que debería existir una coordinación entre las decisiones de elimina-
ción y conservación de los diferentes niveles de Administración, pues mu-

chas funciones son compartidas, tendríamos que tender hacia la colabora-
ción en lo que se refiere al muestreo, y tomar decisiones comunes, es decir,
realizar muestreos relacionados. Por ejemplo, utilizar en las diferentes admi-
nistraciones los mismos años para el muestreo cronológico o la misma letra
del alfabeto. O al revés, intentar evitar los sesgos mediante la conservación,
en cada archivo de ámbito parecido, de una muestra distinta. También se
podría tomar la decisión de conservar «archivos modelos», es decir, archivos
enteros que sirvieran en sí como una muestra del conjunto, por ejemplo, en
el caso de archivos municipales, judiciales, etcétera. Posiblemente queda mu-
cho tiempo para que este tipo de prácticas se conviertan en realidad, pero la
lógica nos dice que deberíamos tender hacia ellas.
8.2.6. Destrucción
En el momento de realizar la destrucción se debe reservar en todo caso una

o varias unidades documentales de cada serie a modo de ejemplo.
Muestreo: normalmente, el muestreo se realiza en este momento, es decir,
cuando se ha localizado y separado la documentación que se va a destruir y
antes de proceder a su eliminación completa. Sin embargo, esto no tiene por
qué ser así necesariamente: muchas veces resulta mucho más práctico sepa-
rar la documentación que quedará como muestra en el momento del ingreso
o transferencia. Es decir, si una documentación tiene un periodo de conser-
vación de diez años e ingresa en el archivo transcurridos cinco años desde su
creación, podemos diferenciar los expedientes de eliminación de los que que-
darán como muestra ya desde este momento de la transferencia. La ventaja
principal es que no hay que reorganizar todas las unidades de instalación y,
por lo tanto, todos los instrumentos de descripción en el momento de la eli-
minación, sino que cuando se haya cumplido el plazo estarán perfectamente
diferenciadas las unidades de conservación de las que deben ser eliminadas.
Eso sí, los instrumentos de recuperación deberán estar preparados para la
localización tanto de unos como de otros documentos mientras estén «vi-
vos», y también deberemos indicar cuáles de esos documentos forman la
futura muestra. Esta técnica resulta bastante útil, pues, normalmente, los
expedientes o documentos con plazos de conservación inferiores a los diez-
doce años son muy poco consultados mientras están en el archivo a la espera
de la eliminación y, por lo tanto, no suele dar problemas de localización

aunque esté rota la ordenación inicial. Y tiene la ventaja de que no hay que
trabajar dos veces, de tal manera que cuando llega el momento de la elimi-
nación y del muestreo resulta muy fácil llevarlo a la práctica. Si ha lugar se
procederá también al muestreo de la serie tal y como esté indicado en el
acuerdo de valoración.
La destrucción puede ser realizada directamente por el archivo u oficina
o por una empresa especializada. En este caso, debemos asegurarnos de que
el proceso es seguro, sin posibilidad de pérdidas, y requerir de la empresa un
certificado de destrucción. La documentación debe quedar inutilizada e ile-
gible, y podrá ser utilizada para el reciclaje de papel.
En procedimientos de destrucción de documentos en papel por parte de
empresas externas, y con el objetivo de que estos documentos no puedan ser
reconstruidos ni leídos por personas no autorizadas, es muy recomendable
exigir con precisión aspectos como el tamaño de las tiras del papel en las que
quedarán estos documentos. Debemos saber que las destructoras de papel
que usen estas empresas deben estar conformes con la norma din 32757.85
Esta norma, de referencia internacional tanto para el sector privado como
público, establece cinco niveles de seguridad: documentos generales, docu-
mentos internos, documentos confidenciales, documentos secretos y de segu-
ridad extremadamente alta. Para cada nivel se determinan una anchura y
longitud de las tiras de papel, y para los niveles más altos de seguridad, tam-
bién se determina el tamaño de las partículas.
La empresa tiene que hacerse responsable de la documentación desde que
se la lleva del archivo hasta su completa destrucción y, por lo tanto, debe
firmar un recibí del listado de documentación. Este listado puede ser el mis-
mo que hemos utilizado para localizar en nuestros depósitos las unidades de
instalación, debidamente fechado y firmado (ver modelo en anexo 3).
Los documentos deben ser protegidos y custodiados por el archivo hasta
que se entreguen a la empresa, con las medidas de seguridad habituales y
suficientes para evitar accesos no permitidos.
85
Un ejemplo de norma de destrucción de documentos es la din 32757-1 Büro- und Datentech-
nik-Vernichten von Informationsträgern-Teil 1: Anforderungen und Prüfungen an Maschinen und
Einrichtungen; 1995. Deutsches Institut für Normung. Estos mismos niveles de seguridad son los que
establece la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Cultu-
ra en su documento Metodología, Madrid, 2003, http://www.mcu.es/archivos/docs/Metodologia-
ComSup.pdf.
La recogida debe ser dirigida y vigilada por personal del archivo en todo
momento, para evitar confusiones. Igualmente, se debe presenciar la carga
del vehículo de transporte, haciendo especial incidencia en que no se debe
dejar jamás sin vigilancia o con la documentación a medio cargar. El trans-
porte debe hacerse en un vehículo cerrado (nunca una camioneta abierta) y
debe dirigirse directamente al lugar de destino. Hay transportes que llevan
destructoras incorporadas en su interior, de tal manera que la destrucción se
realiza sobre la marcha, aunque lo normal sigue siendo que la documenta-
ción sea trasladada a las instalaciones de la empresa donde se procede a su
trituración. En todo caso, se puede exigir a la empresa que una persona del
archivo esté presente en el traslado y destrucción física o bien que todo el
proceso sea grabado.
El método de destrucción debe ser la trituración, que debe hacerse en el
momento de llegar a las instalaciones y no posteriormente.
De la destrucción debe quedar constancia a través de un acta de elimina-
ción86 en la que, al menos, se indique la fecha de la eliminación, la documen-
tación afectada (series, fechas y signaturas) y el acuerdo del órgano resoluto-
rio por el que se lleva a cabo.
Respecto al nivel de detalle de las actas de eliminación, y siempre que
mantengamos el control pormenorizado a través de los instrumentos de
control y descripción (véase mas abajo), no ha de ser excesivamente mi-
nucioso: es suficiente con la indicación de la serie, la fecha y las signatu-
ras de las unidades de instalación. Las actas deben ser manejables y com-
prensibles.
8.2.7. Control
De la realización de la eliminación debe darse cuenta al órgano que aprobó

los calendarios de valoración, bien sea una comisión propia, superior, un
órgano de gobierno, etcétera. Esto se puede llevar a cabo cada vez que se
realice una destrucción o bien cuando la comisión se reúna, en caso de ser
una comisión propia. Puede incluirse por lo tanto en el orden del día (comi-
sión propia) o mediante un oficio en el que se informe de lo destruido con
copia del acta de eliminación.
86
Ver modelo en anexo 3.
Por otra parte, hay que adecuar los instrumentos de control y descripción
del archivo a la nueva situación, manteniendo a ser posible los registros co-
rrespondientes a la documentación expurgada, con indicación de la fecha en
que ha sido destruida. En función del tipo de aplicación con la que cuente el
archivo, esta operación se realizará de forma automática, pero, si no se uti-
liza una aplicación de gestión integral, deberán eliminarse de la base de da-
tos los registros referentes a lo destruido y pasarlos a otra base específica de
eliminaciones, con indicación también de la fecha del mismo. Asimismo de-
berá quedar constancia de las unidades de instalación que han quedado va-
cías en los depósitos y de las que se puede disponer.
8.2.8. Registro
De las eliminaciones se llevará un libro registro87 en el que se indique, al

menos, lo siguiente: número de orden, fecha de la destrucción, productor de
la documentación, identificación de la serie, fechas extremas destruidas, nú-
mero de unidades, signaturas, muestreo y fecha del acuerdo.
En cualquier caso, es fundamental documentar las acciones de elimina-
ción de tal manera que podamos obtener una trazabilidad de la vida y tam-
bién de la «muerte» del documento.
8.2.9. La eliminación en las oficinas
En el caso de la documentación destruida directamente por los órganos

productores y sus archivos de gestión, existe igualmente la necesidad de
establecer un sistema fácil y cómodo para que las oficinas puedan cumplir
esta tarea con todas las garantías, incluido el registro y el control, para lo
cual el archivo general debe arbitrar los medios que considere más conve-
nientes, que deben incluir la supervisión y registro de todas las destruccio-
nes, aunque se trate de documentación que no ha sido transferida. El con-
trol de la eliminación de documentos debe ser siempre realizado por perso-
nal del archivo y en las mismas condiciones que la documentación ingresa-
da en el archivo.
87
Anexo 4.
En todo caso, un buen sistema de registro y control de eliminaciones nos

permite obtener datos sobre nuestra gestión y ejercer una función evaluado-
ra y de mejora continua. Permite también justificar el ahorro que supone en
espacios y medios.
8.3. Acceso
Los acuerdos deben estar indicados en los instrumentos de control y descrip-

ción que se utilicen, a través de los elementos 4.1 (Condiciones de acceso) y
4.2 (Condiciones de reproducción) de la norma isad (g). En el momento de
localizar la referencia en las bases de datos aparecerá la información sobre
las condiciones y restricciones del acceso.
Otra posibilidad muy útil es marcar directamente las unidades de instala-
ción con un aviso («Documentación no accesible) de manera visible, utili-
zando colores vivos, especialmente para documentación sensible o de acceso
muy restringido.
En la solicitud de consulta que deben cumplimentar los usuarios se debe-
rán indicar claramente las restricciones generales y la normativa aplicable.
Esta solicitud, firmada por el usuario, debe contener una aceptación expresa
del mismo por la que se obliguen a no utilizar los datos en ninguna forma
que contravenga las normas.
8.4. La puesta en práctica en un sistema de gestión de documentos

electrónicos
En un sistema organizado de gestión de documentos electrónicos, como he-

mos dicho anteriormente, es fundamental que los datos referentes a la valo-
ración queden reflejados desde el principio y que los acuerdos derivados de
esta se cumplan en su momento y con las condiciones establecidas.
Para conseguir esto es preciso que exista una relación entre la categoriza-
ción de procedimientos y documentos que se generan electrónicamente con
el sistema de clasificación y valoración. Es decir, debemos «conectar» el in-
ventario de procedimientos de nuestra organización con el cuadro de clasifi-
cación y, a su vez, este con el calendario de valoración. Esta relación impli-
cará que en el momento en que se inicia un procedimiento (por ejemplo, en
el caso de las administraciones públicas, un expediente administrativo) y,

por lo tanto, se define qué tipo de procedimiento es (de entre los que apare-
cen en el inventario), automáticamente llevará asociados unos metadatos de
valoración que van a regir su vida: es decir, se planificarán las transferencias
dentro del sistema, las condiciones de conservación y las acciones y plazos de
destrucción que deben aplicarse, así como los plazos y condiciones de acce-
so. Si se trata de documentos no vinculados a procedimientos (actas, memo-
rias, correspondencia, programaciones, registros, etcétera), estos metadatos
de conservación irán igualmente asociados a ellos, ya sean documentos naci-
dos digitales o escaneados: en el momento de su incorporación al sistema
deberá indicarse de qué tipo de documento se trata (de entre una lista previa-
mente definida), de manera que quedarán asociados los datos de conserva-
ción, valoración, selección y acceso.
8.4.1. Metadatos
Los metadatos relacionados con la valoración y la selección pueden estable-

cerse de diferentes maneras; en todo caso, deberán quedar reflejados en pri-
mer lugar en el esquema de metadatos. Siguiendo la norma iso sobre
metadatos,88 la valoración debe incluirse en el grupo de metadatos de plan
de eventos, y la selección y control, en el grupo de metadatos de historial de
eventos, de esta forma o de forma similar:
Plan de eventos:
1. Número correlativo.
2. Tipo de evento.
3. Fecha de la planificación.
4. Fecha prevista para el evento.
5. Descripción.
6. Base normativa.
7. Responsable.
8. Desencadenante.
88
une-iso/TS 23081-2: Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Me-
tadatos para la gestión de documentos. Parte 2. Elementos de implementación y conceptuales, Ma-
drid: Asociación Española de Normalización y Certificación, 2008.
Historial de eventos:
1. Identificador.
2. Númeo de plan de eventos.
3. Fecha-hora.
4. Tipo de evento.
5. Descripción.
6. Base normativa.
7. Responsable.
Así, cada acuerdo de valoración tomado sobre los documentos (transfe-

rencias, eliminaciones, muestreo, condiciones y plazos de acceso) queda re-
flejado como un ítem del plan de eventos que el sistema realiza en el momen-
to adecuado (y con los controles previos que establezcamos), tras lo cual
queda reflejado como un evento en el historial de eventos. En otras palabras,
existe una trazabilidad, se deja una traza de las acciones que se han realizado
sobre el documento.
Cada uno de estos metadatos debe ir definido en el esquema de metadatos
con una información sobre su carácter, origen y comportamiento; es decir,
para cada metadato debería estar establecido lo siguiente:
— Definición: breve indicación del tipo de contenido del metadato.

— Función que cumple el metadato.
— Obligación: si es obligatorio y en qué casos.
— Buscable: si interesa que sea buscable o no es necesario.
— Tipo de dato: por ejemplo texto, cifra (con indicación del número de
dígitos), fecha.
— Repetible: sí/no.
— Valor por defecto.
— Tabla de valores: indicación del contenido de la tabla que debe usarse
para cumplimentar este metadato, por ejemplo, en el metadato «tipo
de evento» la tabla de valores podría contener las opciones «transfe-
rencia», «destrucción», «cambio de soporte», «cambio de permisos de
acceso», «cambio de ubicación».
— Metadatos o bases de datos asociados: pone en relación el metadato
con otros, por ejemplo relaciona los metadatos de planificación de
eventos con los de la realización de los mismos.
— Incorporación: explica la manera en que el metadato se va a crear, fun

damentalmente si es automática o realizada manualmente.
— Procedencia de la incorporación: quién y cómo va a incorporar el me-
tadato. En el caso de incorporación automática, se debe indicar de
dónde debe venir la información. Por ejemplo, en el caso de los meta-
datos de planificación de eventos relacionados con la valoración, estos
procederán del calendario de valoración, a través del cuadro de clasi-
ficación y del inventario de procedimientos. Si se realiza manualmente,
se deberá dejar claro qué personas tienen permiso para modificar o
incluir un metadato de eventos.
— Observaciones.
Estos metadatos, aplicables tanto a documentos compuestos (expedientes)

como a documentos simples, deberán ser, para mayor funcionalidad, hereda-
bles; es decir, los documentos que compongan un expediente tendrán los mis-
mos metadatos de eventos que los expedientes al que pertenecen, siempre y
cuando no se indique lo contrario. Debe existir la posibilidad de modificar
esa herencia para documentos concretos o para tipos de documentos.
8.4.2. Transferencias
Hay que destacar que, si bien los documentos permanecen en el sistema du-
rante toda su vida y las transferencias son virtuales, no existiendo por lo
tanto un traslado físico de documentación en la forma en que estamos acos-
tumbrados con la documentación en papel, no por ello debe desaparecer el
concepto de transferencia. Sí que existen las transferencias en los sistemas de
gestión de documentos electrónicos, e implican una serie de cambios funda-
mentales: el ingreso de la documentación en el archivo lleva consigo un cam-
bio de responsabilidad, que pasa del gestor al archivero; a partir de ese mo-
mento se aplicarán una serie de políticas de acceso, migración, acciones de
conservación y destrucción que en las fases anteriores no se han considera-
do; igualmente, al ingresar en el archivo la documentación junto con sus
metadatos y las correspondientes firmas, se añadirá un sello o firma que
servirá para asegurar su integridad y su autenticidad a lo largo de su vida, lo
que puede liberar de la tarea de mantener el sistema de verificación de firmas
indefinidamente.
8.4.3. Destrucción
El sistema nos permite asegurar un control previo de la destrucción, que se

planificará, como hemos visto, de acuerdo con las decisiones de valoración.
La realización efectiva de la destrucción se realizará mediante sistemas que
aseguren el borrado completo sin posibilidad de reconstrucción.
8.4.4. Mantenimiento de metadatos tras la destrucción
Es importante definir qué metadatos del conjunto de los generados durante

la vida del documento deben ser conservados y cuáles pueden ser eliminados
cuando se destruye este.
8.4.5. Control y registro
Entre los metadatos que deben conservarse están indudablemente los referi-
dos a la planificación y realización de los eventos de destrucción. En el resto
se aplicará lo indicado de manera general en los puntos 8.2.7 y 8.2.8.
9
supuestos de series documentales a valorar
En este apartado queremos mostrar la valoración de documentos desde otra

perspectiva; nos gustaría comentar algunos patrones para la valoración des-
de una perspectiva práctica. Este apartado está vinculado con la metodolo-
gía de valoración que hemos presentado en el capítulo 7. Lo que se pretende
es destacar los principales elementos que hay que tener en cuenta en el mo-
mento de la valoración, pero dependiendo de las características propias de las
series que estamos valorando y de la información que dispongamos de ellas.
En este sentido, hemos intentado modelizar las principales casuísticas que
nos podríamos encontrar y, a partir de este punto, definir cómo deberíamos
actuar, de forma que, al presentar las propuestas de valoración a la autori-
dad archivística, tengamos las mayores probabilidades de éxito.
9.1. La importancia del organismo creador
Si pensamos en una estrategia para presentar a valoración cualquier serie

documental, ya se trate de una presentación de forma aislada o individuali-
zada, ya agrupada con otras series documentales, hay unos pasos que, inelu-
diblemente, debemos seguir.
Es importante definir el organismo del que proviene la documentación
que valoramos. En sí este factor ya dará a la autoridad de valoración una
primera pista del tipo de documentación al que se va a «enfrentar». Por
ejemplo, podemos estar delante de un organismo de carácter politicoadmi-
nistrativo, como pueden ser un ministerio, una consejería, etcétera. En este
caso, podemos pensar que, debido a sus funciones, el tipo de documentación
que generan está vinculada a la creación e impulso de políticas, de inversio-
nes o de regulación de sectores de la sociedad (industrial, sanitario, medio
natural, etcétera). También estas grandes estructuras de gobierno están especia-

lizadas funcionalmente, de forma que producen series documentales espe-
cializadas en su materia; materias que, a su vez, dispondrán de unas caracte-
rísticas comunes. Podremos prever fácilmente que los organismos dedicados
a las obras públicas generan documentación sobre infraestructuras que se
realizan en el territorio, siendo esta documentación de larga conservación.
También sabemos que los organismos que tratan con personas o seguridad
contienen un alto grado de confidencialidad en sus datos. En general, po-
dríamos considerar que estas grandes estructuras de dirección tendrían una
mayor probabilidad de conservar su documentación que otras estructuras
organizativas. En este sentido, se constata que, en los últimos años, las ad-
ministraciones públicas han diversificado el medio para la prestación de bie-
nes y servicios, lo que ha generado:
— Prestación de servicios por los propios medios (humanos, materiales y

económicos) de las administraciones públicas de forma prácticamente
exclusiva, como por ejemplo la policía, las prisiones, los archivos… En
este sentido, debemos tener en cuenta que, en aras de una gestión más
eficiente, muchas administraciones han creado diversos tipos de orga-
nismos para llevar a cabo funciones públicas. Las administraciones
prestan servicios bajo diversas fórmulas jurídicas, como por ejemplo
empresas públicas, agencias, consorcios, etcétera. En este punto ha
existido un cierto fraccionamiento de funciones, de forma que, tal y
como hemos visto antes, las grandes estructuras mantienen las funcio-
nes de dirección, planificación y programación y estos entes se especia-
lizan en la gestión. Por eso debemos observar la procedencia de la serie
que se presenta a valoración, ya que esta nos puede ofrecer una prime-
ra aproximación a sus características.
— Prestación de servicios públicos indistintamente tanto por el sector
público como por el privado. Esta situación ocurre en sectores como
la enseñanza, la sanidad, la investigación, la asistencia social, etcétera.
En este caso, la Administración gestiona directamente sus centros,
pero somete a una especial inspección a los centros privados que lle-
van a cabo funciones idénticas. Aquí, las empresas privadas generan
documentación que debiera ser tratada y valorada en las mismas con-
diciones que la documentación pública.
9. Supuestos de series documentales a valorar [127]
9.2. Caracterización de series documentales
Tal y como hemos comentado anteriormente, lo ideal es que las autoridades

archivísticas reciban las propuestas de valoración de series agrupadas fun-
cionalmente, de forma que las interrelaciones entre las series sean evidentes
y esta autoridad pueda resolver con mayor seguridad.
Aún así, actualmente la práctica de la valoración no se realiza de forma
sistemática, sino que, debido a las acumulaciones de documentos presentes
en nuestras organizaciones, las personas responsables de los archivos suelen
plantear la valoración de series documentales de forma individualizada, con
la consecuente dificultad de contextualizar las series. En muchos casos, po-
dríamos considerar que las propuestas de valoración siguen unos determina-
dos patrones que a continuación comentaremos.
9.2.1. Valoración de una serie documental aislada
Este suele ser el caso más habitual: sucede cuando un archivo presenta a
valorar una serie documental que, bien por su volumen o bien por su, a prio-
ri, supuesto bajo o nulo valor secundario, consideramos que la autoridad de
valoración resolverá con facilidad. Estamos bajo la hipótesis de que valora-
mos sin conocer la existencia de una serie relacionada de carácter recapitu-
lativo. Veamos algunos arquetipos:
— Series que otorgan derechos o autorizaciones para el ejercicio de deter-

minadas actividades a personas, empresas o entidades. El grado más
elevado de valor lo contendrían aquellas series que confieren derechos
como la ciudadanía, la propiedad, etcétera. En segundo lugar, aquellas
series que autorizan el desarrollo de una actividad por parte de una
empresa o particular y que suelen tener un impacto social claro. Pode-
mos citar como ejemplos los expedientes de autorización de actividad
de centros docentes o de centros sanitarios. En cambio, si nos encon-
tramos frente a autorizaciones temporales para el ejercicio del desem-
peño de una actividad profesional individual, como por ejemplo las
licencias de instaladores de gas o de transportistas por carretera, segu-
ramente estaremos frente a una serie que pudiera ser eliminada en el
momento que venza el plazo de la licencia. Aún así, debemos tener
presente que determinadas autorizaciones profesionales vinculadas a

licenciaturas universitarias, como por ejemplo arquitectura, medicina,
psicología, etcétera, habilitan a una persona a ejercer esa profesión a
lo largo de su vida, por lo que el valor primario puede ser un plazo
temporal bastante largo. Esto no significa que, necesariamente, esta
documentación sea de eliminación.
— Series que ejercen funciones inspectoras o sancionadoras. Estas pue-
den tener interés dependiendo de la materia que traten. Por ejemplo, si
estamos frente a materias cuyas sanciones afectan a un gran volumen
de población, seguramente estas serán de muy bajo valor, como por
ejemplo las sanciones en materia de tráfico de vehículos o las sancio-
nes administrativas por desperfectos en la vía pública. En cambio, las
inspecciones o sanciones en materias de especial protección, como
puedan ser las que afectan al patrimonio cultural o al patrimonio na-
tural, pueden contener un alto valor informativo. En el ámbito de la
inspección, con el fin de conservar información futura, es interesante
conocer sobre qué materias ejerce más presión la Administración, en
qué territorios y en qué momentos la ejerce y, finalmente, si es posible,
con qué medios cuenta.
— Series que recogen programas o políticas de gobierno. Siguiendo los
principios de valoración comentados, estos tipos de expedientes se-
rían de conservación permanente, ya que son una declaración de prin-
cipios y grandes actuaciones a las que los gobiernos ajustan su acción.
Esta categoría de documentos es fácilmente identificable, pues suelen
ser programas elaborados a alto nivel y que habitualmente tienen res-
paldo legislativo, gubernamental o normativo o bien son realizados a
través de grandes pactos con los diversos agentes sociales. Un ejemplo
son los pactos sobre las prestaciones por jubilación, las políticas de
innovación o de educación. Aún así también podemos encontrar a
niveles no tan altos programas concretos de compromiso con los ciu-
dadanos que asimismo tienen interés, sobre todo para la comunidad
o sector al que afectan, como las cartas de servicios a los ciudadanos,
los planes de mandato de municipios o los planes estratégicos de un
sector.
— Series que integran al mismo tiempo información administrativa y de
carácter científico. En general, los gobiernos suelen concretar sus pro-
gramas científicos generando ellos mismos instituciones, con sus pro-
pios medios humanos y materiales, o bien apoyando iniciativas, bási-

camente, del sector privado y universitario. En este segundo caso, lo
habitual es que el Gobierno contribuya mediante la financiación de la
formación de personas y la creación de infraestructuras: los expedien-
tes suelen presentar dos grandes agrupaciones documentales; la prime-
ra, de carácter científico, normalmente el proyecto o memoria, que
explica qué misión tendrá la infraestructura u organismo que se crea o
la línea de subvenciones que se impulsa (investigación, desarrollo…);
la segunda agrupación suele ser de carácter administrativo y económi-
co y en ella encontraremos información sobre los costes, las autoriza-
ciones de proyectos y las justificaciones de gastos. Esta segunda catego-
ría de documentos, por su naturaleza, es la que tiene más probabilidades
de ser destruida en un plazo determinado de tiempo.
— Series de gran volumen de tramitación y reiterativas en el tiempo. En
las denominadas sociedades del bienestar, es habitual encontrar este
tipo de documentación, como son las ayudas de carácter general que
los gobiernos otorgan de forma automática a sus ciudadanos por el
simple hecho de responder a determinadas características. Por ejem-
plo, las ayudas a las familias que tienen un determinado número de
hijos, por el nacimiento de un hijo, los libros de texto de la escuela…
Son ayudas que recibe toda la población de forma indistinta. Hay tam-
bién ejemplos de estos tipos de ayudas universales en el sector privado,
como en el caso en que los convenios de las empresas establecen ayu-
das para las guarderías de los hijos de sus trabajadores, ayudas de
comedor, de desplazamientos, etcétera. Este tipo de documentación es
de eliminación y solamente debe conservarse el plazo de tiempo nece-
sario, si hay una prestación económica, para justificar delante de las
autoridades de control económico el destino de esos fondos. No todas
las ayudas de carácter general son de eliminación: hay unas ayudas
que otorgan los gobiernos cuando suceden hechos de carácter extraor-
dinario, por ejemplo desastre de tipo natural, que afectan a las perso-
nas o dañan empresas e infraestructuras. Este tipo de ayudas puntuales
y no reiterativas en el tiempo suelen contener una mayor riqueza infor-
mativa que las anteriores.
— Subvenciones y ayudas. En el apartado anterior hemos aludido a las
ayudas; en nuestro sistema jurídico, si estas son económicas (como
ocurre en la mayor parte de las ocasiones), se denominan subvencio-
nes. Es habitual que las personas responsables de los archivos planteen

a las autoridades de valoración que con una sola disposición se cubra
cualquier tipo de subvención, en esencia el argumento es que no deja
de ser un acto económico y que una vez justificado el objeto de la sub-
vención y vencido el plazo que tienen las autoridades de auditoría y
control financiero de revisión de cuentas, estos expedientes pudieran
ser destruidos. No creemos que este planteamiento pueda llevarse a
cabo bajo una formulación tan simple. El hecho es que, como hemos
visto en los apartados anteriores, las subvenciones abarcan un amplio
espectro de casuísticas, de forma que, bajo esta fórmula, podemos en-
contrar (tomemos como ejemplo el entorno escolar) desde la construc-
ción del propio centro escolar a las ayudas para el comedor de los
alumnos o las actividades extraescolares. Vemos que, bajo la misma
figura, la subvención, aparecen finalidades muy distintas y, por tanto,
un valor secundario diferente.
9.2.2. Valoración de series documentales con un supuesto valor

informativo
Al contrario que en el apartado anterior, puede darse el caso de que sean

presentadas a valorar series documentales, también de forma aislada, que,
potencialmente, sean de conservación permanente.
— Series documentales recopilatorias. Recordemos que las series recopi-

latorias son aquellas en las que se encuentra recogida la información
más relevante de una agrupación de series a las que está vinculada
funcionalmente. De entre las tipologías de series documentales recopi-
latorias que hemos citado, lo más habitual es que se presenten a valo-
rar los registros y las actas. Hasta este momento no es habitual que los
responsables de archivos presenten para su valoración las bases de
datos. En todo caso, si se considera de interés la información conteni-
da en estas bases de datos o aplicaciones corporativas, se recomienda
obtener periódicamente un producto electrónico con la información
organizada de tal manera que se pueda conservar de manera indepen-
diente a la base de datos, tomando las medidas oportunas para asegu-
rar su autenticidad e integridad (fundamentalmente, formatos no mo-
dificables y firma y sello electrónico). Un ejemplo de ello pueden ser

los libros de contabilidad: independientemente de que la aplicación de
contabilidad de nuestra organización esté disponible en línea, es con-
veniente obtener de ella anualmente una «salida» en ficheros electró-
nicos que contengan los datos en forma de libros de contabilidad, en
los que queda reflejada la información que se considere fundamental o
que la ley marque.
Por lo que atañe a la valoración de registros, debemos tener presente en

primer lugar si estamos valorando registros oficiales o bien si son registros
derivados de la práctica administrativa, pero sin un respaldo normativo. En
este segundo caso, serán de muy bajo valor. En el primero de los casos, esta-
ríamos frente a unas series que las autoridades de valoración han tendido a
considerar de conservación permanente debido a que son fiables y que, a su
vez, recogen mucha información en poco espacio. Además, estas series, los
registros, han sido de las primeras que fueron informatizadas por las organi-
zaciones, de manera que suelen estar presentes en forma de base de datos. En
todo caso, cuando la autoridad de valoración resuelva la conservación per-
manente de los registros, lo hará independientemente de si está en forma de
base de datos o del clásico libro de registro.
Un segundo paso en valoración será el empezar a discriminar los registros
oficiales que son valiosos de aquellos que no lo son. Debido a que la práctica
de generar registros está muy extendida, sobre todo por la facilidad de ges-
tión y búsqueda que permite esta información estructurada, es muy posible
que debamos plantearnos que no necesariamente en todos los casos deberán
conservarse de forma permanente. No todos los registros contienen una in-
formación que merezca ser conservada a largo plazo, ya que las actividades
que reflejan en ocasiones no tienen mayor interés mas allá de su valor para
la gestión y, además, muchas veces, la misma información está contenida en
otros documentos recopilatorios, como son las memorias oficiales de las ins-
tituciones.
Finalmente, debemos contemplar el hecho de que los propios inventarios
que generan los archivos, y que son de conservación permanente, puesto que
son la evidencia de la documentación destruida, son en sí mismos documen-
tos recopilatorios.
Las actas representan también una tipología de documentos normalmen-
te tipificadas como de conservación permanente. En este caso, y a diferencia
de los registros o las subvenciones, bien pudiera pensarse que las autoridades
archivísticas, mediante una única resolución, resolvieran su conservación.
Las actas son un documento elaborado por un órgano colegiado que recoge
los temas tratados y las resoluciones adoptadas. Estos órganos están regula-
dos por la legislación general de procedimiento administrativo común y por
las normas sectoriales, en las cuales se fijan sus funciones, ámbitos compe-
tenciales, composición y reglas de funcionamiento (tomas de acuerdos, in-
formación, publicidad, etcétera). Este marco las homogeneiza y les otorga
una gran fiabilidad, de forma que podría considerarse su conservación per-
manente de una manera genérica. De esta propuesta deberíamos exceptuar
las actas que se realizan como informe de una reunión, puesto que deben
valorarse incluidas en la serie documental a la que hagan referencia.
— Series documentales que contienen patentes o derechos de autor. La

legislación protege la propiedad intelectual y cada vez más, en un
mundo globalizado, las empresas protegen su imagen de marca y lu-
chan contra las falsificaciones de productos. Nos encontramos delante
de series documentales que deben ser especialmente protegidas duran-
te su fase de valor primario, debido a que existen grandes probabilida-
des de que sirvan como evidencia en caso de conflictos judiciales.
Cuando hablamos de patentes y derechos de autor, esta afirmación es
idéntica en su valor primario, pero, debido a sus características, son
series documentales que generalmente tienen un alto valor informati-
vo y que merecen ser consideradas de conservación permanente.
9.3. Evaluación de series secundarias
Como ya se ha ido comentando a lo largo del manual, actualmente existe

una gran interrelación funcional entre las diversas administraciones. Este
hecho produce que se generen múltiples copias de documentos, que actúan
en su entorno como originales, pero que, en lo relacionado con la conserva-
ción de los documentos, resultan ser un patrimonio idéntico. La valoración
de forma aislada de este tipo de documentos suele generar dificultades a las
autoridades de valoración, ya que la regla general es priorizar la conserva-
ción de la documentación por parte de aquella institución que tenga la máxi-
ma competencia. Aún así, factores como la falta de madurez del sistema ar-
chivístico de un país, la necesidad de conservar íntegramente el fondo docu-

mental de una institución, la dificultad de comunicación o la transmisión de
documentos entre administraciones ponen en tela de juicio, en la práctica,
este principio. Trataremos de las distintas situaciones en las que nos pode-
mos encontrar con estas copias que actúan como originales:
— Copias de documentos generados por diversos organismos de una mis-

ma Administración. Este supuesto ya lo hemos tratado en el capítu-
lo 7. Es el supuesto en teoría más fácil de resolver, pues dentro de una
misma Administración existen los mecanismos necesarios para deter-
minar qué ministerio, concejalía, empresa… es la responsable de la
custodia de los originales y, a su vez, establecer el sistema de consulta
por parte del resto de organismos.
— Copias conservadas por distintas administraciones. Este caso presenta
un mayor grado de dificultad, debido a que estamos frente a una misma
tipología documental que las diversas administraciones usan de acuer-
do a sus competencias. Veamos por ejemplo un expediente de apertura
de una gasolinera: en la tramitación de este expediente podríamos con-
siderar que hay, de entrada, dos originales: uno el del municipio donde
radicará la instalación y otro el del ministerio o de la consejería compe-
tente en materia de seguridad industrial. Este expediente, además de los
informes técnicos del municipio y la consejería, debe ser informado
como mínimo por el departamento encargado de medio ambiente, que
evalúa el impacto ambiental, por los servicios de bomberos, que valo-
ran los riesgos de incendio, y por las autoridades de tráfico, que valoran
la idoneidad del emplazamiento en relación con la seguridad vial. Ac-
tualmente, las diversas administraciones conservan «su» original, ya
que es con el que trabajan en caso de revisiones, emergencias o bien
como evidencia para defenderse ante posibles juicios. En un sistema
archivístico (o de información en este caso) bien integrado, la custodia
de originales debería recaer en una sola institución y el acceso del resto
de las instituciones debería estar asegurado.
— Funciones fraccionadas entre diversas administraciones. Si en el caso
anterior nos encontramos ante diversas administraciones con respon-
sabilidades distintas en una misma materia y todas ellas deben respon-
der de su misión, en esta ocasión la situación es algo diferente. Nos
encontramos en el supuesto de que una Administración tiene la com-
petencia y el resto de las administraciones desarrolla determinadas

funciones siguiendo estrictamente las instrucciones y protocolos de la
primera. Veamos un ejemplo: la Consejería de Sanidad tiene la respon-
sabilidad de la gestión de la salud pública, una de cuyas principales
funciones es la vacunación de niños y niñas en edad escolar. El objeti-
vo es que el 100 % de la población escolar sea vacunada en el plazo
adecuado. Para hacer efectivo este mandato llega a un acuerdo con la
consejería responsable de la educación de la población infantil para
que preste los locales (y la información personal) donde desarrollar la
actividad. Finalmente, la vacunación se realiza mediante personal de
centros sanitarios públicos que en ocasiones dependen de los ayunta-
mientos. En este caso, la consejería paga una cantidad de dinero por
vacuna para compensar los gastos de vacunas y personal. En todas las
instituciones que han participado en este proceso queda un rastro do-
cumental de esta actividad, pero la principal es la que correspondería
a la Consejería de Sanidad; si esta no realiza la valoración desde su
posición, difícilmente podrá llevarse a cabo la destrucción de los docu-
mentos que conservan las otras instituciones.
9.4. Valoración de una serie documental relacionada funcionalmente

con diversas series documentales
En nuestras organizaciones existe un tipo de documentación producida por

órganos transversales (básicamente, servicios jurídicos y servicios económi-
cos) que tienen relación con toda la organización. Esta documentación es de
difícil valoración, pues suele tener un contenido muy heterogéneo, incluso
aunque esté englobada bajo una misma serie documental.
— Expedientes de contenciosos administrativos. De esta serie documen-

tal difícilmente podemos ofrecer una valoración uniforme, ya que son
reflejo de situaciones muy diversas. Si tomamos como ejemplo las mul-
tas de circulación de vehículos, llegamos a la conclusión de que pue-
den ser de eliminación, ya que su aporte informativo es muy bajo,
puesto que los casos realmente graves en esta materia se dirimen en los
tribunales civiles y penales. Otro caso son los recursos generados por
multas relacionadas con vertidos de residuos en el medio ambiente, en
los que el valor informativo puede ser muy superior (dependiendo del
tipo de industria, del tipo de residuo, del lugar, etcétera).
Ante estas tipologías de expedientes también debemos tener en cuenta

que son conservados por otra Administración (la de justicia) y, por lo tanto,
si esta los declara de conservación permanente, nos puede facilitar su elimi-
nación. Finalmente, hay que considerar que la propia existencia de recursos
contra las actuaciones de las administraciones también debería ser contem-
plada como una de las pocas series documentales donde hay cabida para
manifestaciones (individuales o colectivas) de los ciudadanos ante decisio-
nes y actuaciones administrativas. Este aspecto nos debería llevar a valorar
de manera especial estas series documentales desde un punto de vista socio-
lógico.
— Convenios. Se trata de una tipología que afecta a diversas funciones de

un organismo, pero que podría llegar a ser considerada de conserva-
ción permanente. Evidentemente, hay diversas fórmulas de convenios,
desde aquellos que establecen un marco de coordinación o coopera-
ción a otros que definen inversiones o compromisos económicos. En
todo caso, los convenios nos dan una clara imagen de qué actuaciones
prima una determinada Administración y con qué actores (sociales,
otras administraciones, académicos, económicos…) los lleva a cabo.
10
conclusiones
Tal y como hemos intentado describir a lo largo de este manual, la valora-

ción de los documentos está adquiriendo una posición central en los siste-
mas de gestión documental. Quizá uno de los aspectos más relevantes a
nivel internacional en estos últimos años ha sido la inclusión de documen-
tos electrónicos auténticos en la gestión cotidiana de las organizaciones
(e-comercio, e-administración…). Esta realidad ha generado un intenso
proceso de cambio jurídico y legislativo, en el que actualmente están in-
mersas las organizaciones, uno de cuyos elementos más destacados es la
obligatoriedad de transparencia administrativa, lo cual implica que la ges-
tión de los documentos en el seno de las organizaciones debe ser trazable.
La tendencia de la legislación es a sancionar duramente la destrucción irre-
gular de documentos.
En este punto queremos sintetizar en cinco recomendaciones o condicio-
nes para hacer una adecuada valoración:
— La valoración documental debe ser previa, desde el origen (y más en

documentos electrónicos) y por series documentales. Es necesario, in-
cluso diríamos que obligatorio, que los profesionales de la gestión de
documentos y archivos se integren en los equipos multidisciplinares
que estan llevando a cabo el rediseño de procesos administrativos en
las distintas organizaciones. Toda la información analítica de estos
procesos (por ejemplo, qué documentos no deben ser presentados por
los ciudadanos, cuáles pueden ser sustituidos por declaraciones, qué
legislación afecta a ese procedimiento, los trámites, etcétera) debería
ser reaprovechada para llevar a cabo el proceso de valoración. Es una
forma de ganar en eficiencia y, a su vez, poder gestionar de forma ade-
cuada los documentos desde su concepción.
— Uso de la clasificación funcional. Tradicionalmente, las administracio-

nes públicas solían mantener sus estructuras orgánicas durante mucho
tiempo, de forma que la valoración de los documentos podía basarse
con mucha fiabilidad sobre el organismo productor. Ya desde la déca-
da de los años setenta, las administraciones públicas han ido creando
organismos que emulaban la gestión privada (empresas públicas, con-
sorcios, institutos, fundaciones…), con los que se ha pretendido llevar
a cabo una gestión más eficiente. También en estos años, las estructu-
ras administrativas han debido adaptarse a nuevos cambios sociales y
culturales (medio ambiente, cooperación internacional, igualdad de
género, sociedad de la información…) muy poco previsibles treinta
años antes. Finalmente, los distintos niveles de las administraciones
públicas europeas (Unión Europea, estados, administraciones regiona-
les y administraciones locales) aplican el principio de subsidiariedad,
mediante el cual el servicio a los ciudadadanos lo debe llevar a cabo la
Administración más próxima. Estos cambios conllevan que debamos
fijar nuestro análisis en las funciones que desarrollan los organismos
públicos. Estas funciones muchas veces son compartidas entre los di-
versos organismos, de forma que, habitualmente, las administraciones
superiores tienen la función de impulso y control de determinadas fun-
ciones y las administraciones más próximas al ciudadano la de ejecu-
ción de estas. Estos repartos funcionales son muy habituales actual-
mente en multitud de competencias administrativas (obras públicas,
desarrollo agrario, sanidad, educación…), y los archiveros deben tener
muy presente en qué punto del mapa funcional está la documentación
de su organismo. Una aproximación funcional a la clasificación impli-
ca una categorización mucho más perdurable en el tiempo, compren-
sible para el usuario y capaz de relacionarse con los inventarios de
procedimientos y estudios de procesos.
— Visión desde lo general a lo específico. Enlazando con el punto ante-
rior en el aspecto de los vínculos funcionales entre organismos, los
profesionales de gestión de documentos y archivos, en el momento de
proceder a la valoración de series documentales, deben tener muy en
cuenta el contexto en el que esta se produce. Se recomienda que sea
una aproximación de arriba abajo, es decir, de los niveles jerárquica-
mente superiores de un cuadro de clasificación descendiendo hacia la
serie concreta. Es muy adecuado poder contextualizar la serie docu-
10. Conclusiones [139]
mental, saber a qué gran función pertenece y qué interrelaciones puede

tener con otras administraciones públicas.
— Se deberían incorporar en la valoración los conceptos presentes en el
análisis de riesgos: uso de las herramientas de análisis de riesgos, ¿qué
podría pasar si este documento no existiera?, ¿qué problemas podría
traer a la organización de tipo legal, administrativo, fiscal?, ¿y a la
futura investigación? En este sentido, el análisis puede ser visto desde
una doble perspectiva. La primera y más evidente, la económica: ¿qué
costes puede suponer no guardar determinada documentación?, por
ejemplo, perder un juicio con sus costes o el tener que resarcir econó-
micamente a una persona por el mal funcionamiento de un servicio.
Otra perspectiva añadida a la económica debiera ser la política, en el
sentido de que una sociedad democrática no puede permitir la destruc-
ción de forma aleatoria de sus documentos, ya que estos son patrimo-
nio público.
— La valoración y la selección deben ser hechas siempre bajo el paraguas
de un sistema regulado y documentado, con una clara asignación de
funciones y responsabilidades.
— Derivado de esta constatación, hay voces que inciden en la necesidad
de coordinación y colaboración entre los sistemas archivísticos de las
diversas administraciones en materia de valoración de documentos:
esta coordinación permitiría una visión más amplia y una aproxima-
ción funcional mas adecuada: «Systematic approaches suggest that co-
operation among institutions and programmes, on a number of levels,
is a useful support not only for appraisal but also for the acquisitions
of any one».89 En este sentido, consideramos muy interesante la apor-
tación de la Sección de Asociaciones Profesionales de Archiveros y
Gestores Documentales del Consejo Internacional de Archivos en su
documento Creación de un calendario de conservación para las aso-
ciaciones profesionales de archiveros y gestores documentales,90 que
propone un modelo general cuya adaptación a cada organización de-
berá ser realizado a través de un programa de 15 pasos. Quizá sea este
el sistema a utilizar para aprovechar las sinergias de trabajo entre ar-
chivos y fondos documentales de las mismas características: la crea-
89
Barbara Craig: Archival Appraisal, theory and practice, o. cit., p. 97.
90
Disponible en http://www.archiveros.net/wp-content/uploads/2009/11/calendario-conservacion-
asociaciones-archiveros.pdf [consulta 12/11/2009].
ción de modelos y su adaptación a las circunstancias específicas de

cada uno de ellos.
Finalmente, quisiéramos hacer una breve reflexión sobre el hecho de que

la valoración de la documentación es, en última instancia, una expresión
de una política (activa) sobre la gestión de una parte del patrimonio cultu-
ral de una sociedad. La realidad es que los distintos sistemas archivísticos
están desarrollando políticas de valoración y disposición de documentos
muy similares desde el punto de vista metodológico. En este sentido, existe
la inquietud a nivel internacional de que se debe intervenir para construir la
memoria del mundo.91
En todo caso, está claro que la valoración de documentos constituye ac-
tualmente una de las tareas más importantes en la gestión de documentos y
archivos, y es la que entraña una responsabilidad mayor a largo plazo. Es una
tarea que hoy en día resulta ineludible, y hay que hacerla de la manera más
rigurosa y más eficaz para las organizaciones productoras y para asegurar la
conservación de nuestros documentos y nuestra memoria en el futuro.
91
Ray Edmonson: Memoria del Mundo. Directrices para la salvaguardia del patrimonio docu-
mental, Unesco, 2002. Disponible en: http://unesdoc.unesco.org/images/0012/001256/125637s.pdf.
Anexos
Anexo 1. Formulario de valoración
1. Área de contexto
1.1. Organismo productor

1.2. Historia del organismo
2. Área de identificación
2.1. Título de la serie documental

2.2. Función administrativa
2.3. Código
3. Área de características de la documentación
3.1. Marco legal y normativo

3.2. Documentos que forman el expediente
3.3. Trámite
3.4. Fechas extremas
3.5. Ordenación
3.6. Soporte
3.7. Acceso
3.8. Crecimiento anual
4. Área de relación con otra documentación
4.1. Series documentales recopilatorias

4.2. Series documentales antecedentes o precedentes
4.3. Series documentales descendentes
4.4. Series documentales relacionadas
5. Área de valoración
5.1. Valor administrativo

5.2. Valor legal
5.3. Valor fiscal
5.4. Valor informativo-histórico
6. Área de acuerdos
6.1. Selección
6.2. Transferencia
7. Área de control
7.1. Autoría
7.2. Autorización
7.3. Observaciones
7.4. Fecha
Calendario de valoración de… (organismo productor)
Anexos
Fecha/s de aprobación:
Introducción:
 Historia
 Funciones
Anexo 2. Calendario de valoración
 Normativa
 Organigrama
Serie Plazo Conservación Plazo Acceso

Código Muestreo Observaciones
documental de transferencia (sí/no) de destrucción (plazos y tipo)
al Archivo al Archivo
Central Histórico
[143]
Anexo 3. Listado de eliminación y recibí de entrega a la empresa

destructora
N.º Descripción (serie documental) Año/s Depósito Cantidad Signaturas
La empresa (nombre) ha recogido en el Archivo (nombre del archivo) la

documentación arriba especificada para su destrucción, y garantiza que nin-
guna persona ajena tendrá acceso a esta documentación hasta su destrucción
y que tras esta quedará ilegible.
En (lugar), a (día) de (mes) de (año)

RECIBÍ
(Firma y sello)
Anexos [145]
Anexo 4. Acta de eliminación
En (lugar) a (día) de (mes) de (año), vistas las circunstancias que concu-

rren en la documentación generada por (organismo productor), y vistos los
acuerdos adoptados (órgano de valoración), se procede a la eliminación de
los siguientes fondos documentales.
N.º Descripción de la documentación Cantidad Fecha del acuerdo N.º expurgo
La eliminación de estos fondos documentales se ha llevado a cabo [direc-

tamente en las dependencias del archivo] o [mediante una empresa de reci-
claje, adjuntándose certificado de destrucción de la misma]. Queda garanti-
zada la completa ilegibilidad de los documentos eliminados.
Y para que conste, firmo la presente acta por duplicado, en el lugar y fe-
cha arriba indicados.
EL ARCHIVERO
Fdo.
Fecha Serie Fechas
N.º orden Productor N.º unidades Signaturas Muestreo Fechas acuerdo
de la eliminación documental de la documentación
[146]
Anexo 5. Libro registro de eliminaciones

Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace
Anexos [147]
Anexo 6. Ejemplo de procedimiento específico de valoración

según la norma une-en-iso 9001:200
Documentación de
Procedimiento específico
Denominación
Valoración de fondos documentales
Código Edición Fecha de edición Hoja

Servicio de
3 1 de 4
Revisado: Aprobado:
Fdo.: Fdo.:
Fecha: Fecha:
Índice
1. Objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Normas y documentación de referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Descripción del procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modificaciones respecto de la última edición
Fecha Edición Apartados Motivo de los cambios

Como consecuencia de la No conformidad 07005 se modifi-
ca el paso 03 del procedimiento, añadiendo la necesidad de
26/01/07 1 5 paso 03 comunicación a los servicios y a los miembros ccda de los
acuerdos de la comisión (F111).
Como consecuencia de la No conformidad 07005 se elimi-
5 paso 07
na el paso 07 del procedimiento.

Se aprueba el real decreto 1401/2007, de 29 de octubre,
por el que se regula la composición, funcionamiento y
competencias de la Comisión Superior Calificadora de Do-
31/01/08 2 2
cumentos Administrativos (boe, n.º 267 de 7 de noviembre
del 2007) que deroga el anterior (real decreto 139/2000, de
4 de febrero).
Como consecuencia del decreto de Alcaldía de fecha 20-
12-2007 delegando competencias en órganos municipales,
31/01/08 2 5 paso 04
se sustituye decreto de Alcaldía por el órgano municipal
competente.
31/01/08 2 5 paso 05
se sustituye decreto de Alcaldía por el órgano municipal
competente.
31/01/08 2 5 paso 06
se sustituye aprobados por Alcaldía por el órgano munici-
pal competente.
1. Objeto
Analizar la documentación generada por el Ayuntamiento para identificar las

series documentales y establecer los valores administrativos, históricos y lega-
les con el fin de definir los plazos y condiciones de transferencia, acceso y eli-
minación de los documentos en cumplimiento del deber de protección del
patrimonio documental municipal.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a toda la documentación municipal, sea cual

sea su soporte físico, incluidos los electrónicos. No es aplicable a series do-
cumentales de origen no municipal.
3. Normas y documentación de referencia
 Art. 58 de la ley 16/85, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español.

 Art. 4 de la ley 6/86, de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón.
Anexos [149]
 Decreto de la Alcaldía-Presidencia de 16 de enero del 2004 por el que

se regula la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos
del Ayuntamiento de… (ccda).
 iso 15489 de gestión de documentos.
 Real decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la com-
posición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Ca-
lificadora de Documentos Administrativos (boe, n.º 267, de 7 de no-
viembre del 2007).
 Legislación sobre acceso documental.
4. Generalidades
A efectos de este documento, se definen, conforme al Diccionario de termi-

nología archivística (Madrid, Ministerio de Cultura, 1993), los siguientes
términos:
Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo

de una misma actividad administrativa y regulado por la misma nor-
ma jurídica y/o de procedimiento.
Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la Administra-
ción de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus proce-
dimientos y actividades.
Valor legal/jurídico: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan
de testimonio ante la ley o de los que se derivan derechos u obligacio-
nes legales regulados por el derecho común.
Valor informativo/histórico: Aquel que sirve de referencia para la elabo-
ración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y
que también puede ser testimonio de la memoria colectiva, y el que
posee el documento como fuente primaria para la historia.
Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo
mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que
estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas es-
tablecidas en la valoración.
Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del patrimonio docu-
mental, de acuerdo con la normativa vigente.
Eliminación: Destrucción física de unidades o series documentales que
hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o
extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que

vayan a desarrollar (según acuerdos de la ccda) valores históricos.
Todos los procesos que conducen a la selección o eliminación de docu-

mentos pertenecientes al patrimonio documental municipal deben estar per-
fectamente regulados, pues la eliminación es un proceso irreversible que des-
truye para siempre y, por lo tanto, deben tomarse todas las precauciones y
asegurar perfectamente los procedimientos implicados (valoración, ingreso y
selección) para evitar los errores.
En la misma medida, hay que asegurar los procedimientos de valora-
ción, consulta (y reproducción) y préstamo para que el acceso a los regis-
tros y documentos administrativos por parte de los ciudadanos se haga
respetando tanto los derechos de consulta como el derecho a la intimidad
de las personas.
El procedimiento de valoración es el paso previo a las demás actuaciones,
pues establece los plazos de eliminación, acceso y transferencia para cada
una de las series documentales, es decir, determina las normas concretas para
cada tipo de documentación que han de ser aplicadas posteriormente en el
momento del ingreso de fondos, la selección, la consulta, la reproducción y
el préstamo.
5. Descripción del procedimiento
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO DE TRABAJO

PASO N.º
(QUÉ SE HACE) RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
Estudio de tipos documentales. (IT106) De acuer-

do a la planificación prevista para la sección de
archivo del año en curso (memoria del año), se
contacta con el servicio correspondiente para
recabar información sobre los tipos documen-
01 tales que se generan en dicho servicio. Esta in- Técnico medio
formación se recoge en un formulario específico
(F112) (F113), que constituye un borrador de
propuesta de valoración. Se introducen los da-
tos en la base de datos (F114) (IT107), (IT108),
(IT109).
Anexos [151]
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO DE TRABAJO

PASO N.º
(QUÉ SE HACE) RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
Revisión. La revisión del borrador resultado del

paso anterior se lleva a cabo por la archivera
municipal o por el equipo técnico del archivo
para concluir sobre la coherencia de lo allí dis-
02 Archivera
puesto respecto a la documentación contenida
en el archivo. El resultado de esta revisión es
una propuesta de valoración para la ccda.
(F115).
Calificación. Convocatoria de la ccda (F109),
reunión, redacción del acta (F110), (IT110) y
03 Archivera
comunicación a los servicios y a los miembros
ccda de los acuerdos de la Comisión (F111).
Remisión de los acuerdos de la ccda a la jefatu-
ra del servicio para la tramitación de la aproba-
04 Archivera
ción por el órgano municipal competente de los
acuerdos de la ccda.
Recepción de la comunicación de la aproba-
05 ción por el órgano municipal competente de los Archivera
acuerdos de la ccda.
Actualización en la aplicación informática de
06 los acuerdos de la comisión aprobados por el Técnico medio
órgano municipal competente (F114).
6. Anexo. Documentos relacionados con este procedimiento
Instrucciones técnicas:
 IT106: Realización estudio tipo documental.
 IT107: Introducción de datos en la base de datos ccda.
 IT108: Cumplimentación del cuestionario «Estudio de tipo docu-
mental (general)».
 IT109: Cumplimentación del cuestionario «Estudio de tipo documen-
tal (aplicaciones corporativas y bases de datos)».
 IT110: Celebración de reunión de la ccda y comunicación de los
acuerdos.
Formatos utilizados:
 F109: Convocatoria ccda.
 F110: Acta ccda.
 F111: Remisión acta ccda y acuerdos.

 F112: Estudio tipo documental (general).
 F113: Estudio tipo documental (aplicaciones corporativas y bases de
datos).
 F114: Base de datos ccda (estructura).
 F115: Calendario de valoración.
Anexos [153]
Anexo 7. Ejemplo de procedimiento específico de selección y eliminación

según la norma une-en-iso 9001:2000
Documentación de
Denominación
Selección y eliminación de fondos documentales

Servicio de
1 1 de 4
Revisado: Aprobado:
Fdo.: Fdo.:
Fecha: Fecha:
Índice
1. Objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2. Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Normas y documentación de referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4. Generalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5. Descripción del procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documentación de
Denominación
Selección y eliminación de fondos documentales

Servicio de
MOD-AR-PE104 1 17/10/06 2 de 4
1. Objeto
Establecer la secuencia de actividades necesarias para la eliminación de

aquellos documentos que carecen de valor histórico permanente y cuyo va-
lor administrativo o de otro tipo ha finalizado con el fin de conservar ade-
cuada y exclusivamente el patrimonio documental municipal como marca la
normativa vigente.
2. Alcance
Este proceso se aplica a aquellos documentos que en el procedimiento de

valoración (AR-PE103) han sido declarados eliminables, y en los plazos y
condiciones establecidos por dicho procedimiento.
3. Normas y documentación de referencia
 Art. 58 de la ley 16/85, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Es

pañol.
 Art. 4 de la ley 6/86 de 28 de noviembre, de Archivos de Aragón.
 Decreto de la Alcaldía-Presidencia de 16 de enero del 2004 por el que
se regula la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos
del Ayuntamiento de… (ccda).
 Resoluciones de la Alcaldía-Presidencia aprobando los acuerdos de la
ccda.
 iso 15489 de gestión de documentos.
 Real decreto 1164/2002 de 8 de noviembre (boe, n.º 274, de 15 de
noviembre del 2002), que regula la conservación del patrimonio docu-
mental con valor histórico, el control de la eliminación de otros do-
cumentos de la Administración general del Estado y sus organismos
públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte
distinto al original.
4. Generalidades
A efectos de este documento, se definen, conforme al Diccionario de termi-

nología archivística (Madrid: Ministerio de Cultura, 1993), los siguientes
términos:
Anexos [155]
Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo

de una misma actividad administrativa y regulado por la misma nor-
ma jurídica y/o de procedimiento.
Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la Administra-
ción de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus proce-
dimientos y actividades.
Valor legal/jurídico: Aquel que pueden tener los documentos que sirvan
de testimonio ante la ley o de los que se derivan derechos u obligacio-
nes legales regulados por el derecho común.
Valor informativo/histórico: Aquel que sirve de referencia para la elabo-
ración o reconstrucción de cualquier actividad de la Administración y
que también puede ser testimonio de la memoria colectiva, y el que
posee el documento como fuente primaria para la historia.
Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo
mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que
estas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas es-
tablecidas en la valoración.
Acceso: Derecho de los ciudadanos a la consulta del patrimonio docu-
mental, de acuerdo con la normativa vigente.
Eliminación: Destrucción física de unidades o series documentales que
hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o
extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que
vayan a desarrollar (según acuerdos de la ccda) valores históricos.
La eliminación en el Archivo Municipal de… puede ser de tres tipos:
a) Eliminación anual: Aquella que se realiza como resultado de la aplica-

ción de los acuerdos de la ccda.
b) Eliminación extraordinaria: Aquella que se realiza por aplicación de
los acuerdos de la ccda con carácter retroactivo.
c) Eliminación resultado de la organización de una transferencia, cuando
con ella ha llegado documentación que debiera haber sido eliminada
en el archivo de la oficina productora.
Todos los procesos que conducen a la selección o eliminación de docu-

mentos pertenecientes al patrimonio documental municipal deben estar per-
fectamente regulados, pues la eliminación es un proceso irreversible que des-
truye para siempre y, por lo tanto, deben tomarse todas las precauciones y
asegurar perfectamente los procedimientos implicados (valoración, ingreso y
selección) para evitar los errores.
En la misma medida hay que asegurar los procedimientos de valoración,
consulta (y reproducción) y préstamo para que el acceso a los registros y do-
cumentos administrativos por parte de los ciudadanos se haga respetando tan-
to los derechos de consulta como el derecho a la intimidad de las personas.
El procedimiento de valoración es el paso previo a las demás actuaciones,
pues establece los plazos de eliminación, acceso y transferencia para cada
una de las series documentales, es decir, determina las normas concretas para
cada tipo de documentación que han de ser aplicadas posteriormente en el
momento del ingreso de fondos, la selección, la consulta, la reproducción y
el préstamo.
5. Descripción del procedimiento
PUESTO DE TRABAJO
PASO N.º DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD
Localización de la documentación que debe

01 Técnico medio
ser expurgada (IT111).
Señalización de las cajas o separación física
02 Técnico medio
de la documentación:
Recogida y destrucción física, esta operación
depende del volumen de documentación a
eliminar:
a) Destrucción directa (destructora de papel),
03 en el archivo, por un operario del mismo. Técnico medio
b) Empresa de reciclaje: se llama a la empre-
sa que recoge (F117) y elimina la docu-
mentación, se le solicita un certificado de
destrucción e ilegibilidad de la misma.
Control de la eliminación en la aplicación
04 informática (F119) (F120) y en el fichero to- Técnico medio
pográfico y de eliminación (F121).
Registro de la eliminación mediante la ano-
tación del asiento correspondiente en el libro
05 Archivera
de registro de eliminación (F118), junto con la
elaboración de un acta por duplicado (F116).
Comunicación a la Comisión Calificadora en
06 la siguiente convocatoria y acta de reunión Archivera
de la misma (F109) (F110).
Anexos [157]
6. Anexo. Documentos relacionados con este procedimiento
Instrucciones técnicas:
 IT111: Selección y eliminación.
Formatos utilizados:
 F109: Convocatoria de la Comisión Calificadora de Documentos Ad-
ministrativos.
 F110: Modelo de acta de reunión de la Comisión Calificadora de Do-
cumentos Administrativos.
 F116: Modelo de acta de eliminación.
 F117: Listado de eliminación (con recibí de la empresa destructora).
 F118: Libro de eliminación.
 F119: Formulario de entrada de datos de cajas expurgadas en la base
de datos de eliminación.
 F120: Formulario de entrada de datos de cajas que deben ser expurga-
das en la base de datos de control.
 F121: Fichero topográfico y de eliminación.
Anexo 8. Ejemplo de instrucción técnica según la norma une-en-iso

9001:2000
Documentación de
instrucción técnica
Denominación
Selección y eliminación
Servicio de
1 1 de 3
Revisado: Aprobado:
Fdo.: Fdo.:
Fecha: Fecha:
1. Localización y preparación de la documentación a eliminar
La localización de la documentación a eliminar es realizada por los técni-

cos medios o por la archivera. Esta tarea varía dependiendo del tipo de
eliminación:
 Eliminación anual: implica la consulta de la aplicación informática

mediante la interrogación del año correspondiente la eliminación
(año en curso) en el campo «eliminación» y con especial atención a
las cajas ubicadas en el archivo transitorio. El resultado de esta bús-
queda en la aplicación informática se coteja con los acuerdos adopta-
dos en la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos,
ccda en adelante (AR-PE 103), para comprobar que la eliminación es
correcta.
 Eliminación extraordinaria: cuando, resultado de la aprobación de
acuerdos de la ccda, se sabe que unas series documentales no son de
conservación permanente, se lleva a cabo esta eliminación, con ca-
rácter retroactivo, para toda aquella documentación posterior a
1940 (fecha tomada como referencia para la documentación históri-
Anexos [159]
ca, de conservación permanente). Al igual que la anterior, implica la

consulta de la aplicación informática para comprobar qué unidades
de instalación contienen la documentación a eliminar, se interroga
por año, sección y/o serie y se coteja el resultado con los acuerdos de
la ccda.
 En los dos casos anteriores, con el resultado de la búsqueda en la
aplicación informática de las unidades de instalación a eliminar, se
conforma un listado (F117) del que se hacen dos copias, una para el
técnico y otra para un operario del archivo. El operario, con este
listado, señaliza de forma clara (con un rotulador) las cajas a elimi-
nar. La corrección de esta operación es comprobada después por el
técnico responsable. En casos excepcionales y si el número de cajas a
eliminar no es muy elevado, el propio técnico es el encargado de
marcar las cajas afectadas. El técnico separa un expediente de cada
tipo documental para adjuntarlo como ejemplo al acta de elimina-
ción posterior.
 Eliminación resultado de la organización de una transferencia. Este
es el caso de series documentales cuyos expedientes se pueden elimi-
nar, según los acuerdos de la ccda, a los cinco años de su generación,
es decir, que, no siendo necesaria su transferencia desde el archivo de
la oficina productora al archivo central, se hace. En este caso, en el
momento del acondicionamiento de la transferencia se separa aque-
lla documentación que se puede eliminar, previo cotejo de los acuer-
dos de la ccda. Esta operación es realizada, pues, por el técnico
responsable.

2. Recogida y destrucción física
Esta operación es supervisada por un técnico medio del archivo. Dependien-

do del menor o mayor volumen de documentación a eliminar, se utilizan los
siguientes métodos:
 Destrucción directa. Un operario del archivo elimina la documenta-

ción señalada al efecto con una destructora de papel en el propio ar-
chivo. Los restos ilegibles de la documentación se tiran al contenedor
de reciclaje del archivo. El listado de lo eliminado se reflejará en el acta
de eliminación (F116) correspondiente.
 Destrucción indirecta. Se avisa a una empresa de reciclaje que recoge

las unidades de instalación o la documentación señalada al efecto y se
la lleva para su eliminación; en este momento firma un documento que
acredita la recogida de la documentación (F117). Se le solicita un cer-
tificado de destrucción detallado de lo destruido y de su ilegibilidad
que se adjunta al acta de eliminación (F116) correspondiente.

3. Control de la eliminación
Esta tarea la realiza un técnico medio del archivo e implica:
 La actualización de datos en la aplicación informática, señalando los

registros expurgados y la fecha de la eliminación mediante la transfe-
rencia de registros de la base de datos arco (F120) a expu (F119).
 Traslado de las fichas de cartulina (F121) que describen las cajas elimi-
nadas desde el fichero topográfico al fichero de eliminación.
 Esta tarea no se aplica en la eliminación resultado de la organización
de una transferencia, puesto que, en ese caso, al ser documentación
recién ingresada, no existen registros en arco ni fichas de cartulina.

4. Registro de la eliminación
Un técnico del archivo cumplimenta el asiento correspondiente en el libro de

registro de eliminación (F118) con los siguientes datos: número de asiento,
fecha de la eliminación, dependencia productora, identificación del fondo,
número de unidades eliminadas, signatura, observaciones.
La archivera firma un acta de eliminación (F116) donde quedan refleja-
dos los siguientes datos: fecha de elaboración del acta, número de orden de
las eliminaciones realizadas hasta la fecha no contemplados en ningún Acta,
números de asiento en el libro de registro de eliminación correspondientes,
servicio/s que generaron la documentación expurgada, cantidad de unidades
de instalación expurgadas, fecha de la aprobación del acuerdo de la ccda
que regula cada eliminación (si procede). Esta acta se firma por duplicado,
un ejemplar se adjunta al acta de reunión de la ccda (F110) siguiente para
su aprobación y otra se guarda en la carpeta «Eliminación» junto con los
recibís de documentación (F117) y los certificados de destrucción de docu-
mentación de la empresa que los haya realizado.
Anexos [161]
5. Comunicación a la ccda
En la convocatoria de reunión de ccda (F109) se especifica como punto del

orden del día lo siguiente: «Dar cuenta de la documentación que ha sido
expurgada hasta el día de la fecha», y en la reunión se aportan las actas de
eliminación correspondientes. Esta comunicación tiene su confirmación con
la lectura y aprobación de cada acta de reunión de la ccda que se lleva a
cabo en la reunión siguiente de la ccda (F110).
6. Anexo. Documentos relacionados con esta instrucción
 F109: Convocatoria de la Comisión Calificadora de Documentos Ad-

ministrativos.
 F110: Modelo de acta de reunión de la Comisión Calificadora de Do-
cumentos Administrativos.
 F116: Modelo de acta de eliminación.
 F117: Listado de eliminación (con recibí de la empresa destructora).
 F119: Formulario de entrada de datos de cajas expurgadas en la base
de datos de eliminación.
 F120: Formulario de entrada de datos de cajas que deben ser expurga-
das en la base de datos de control.
 F121: Fichero topográfico y de eliminación.
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Colección dirigida por Joan Boadas i Raset

© Lluís Cermeno Martorell y Elena Rivas Palá, 2010

Dirección editorial: Álvaro Díaz Huici

ISBN: 978-84-9704-493-6 (impreso); 978-84-9704-937-5 (digital)

Impreso en España – Printed in Spain

Todos los derechos reservados. No se permite la reproducción total o

2. Qué es la valoración de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3. ¿Dónde estamos? La valoración en los distintos sistemas archivísticos.

4. Principios y criterios para la valoración de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . 43

5. ¿Cómo encaja la valoración en la gestión archivística? La valoración y la

7. Qué pasos debemos seguir para valorar (fases) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

8. La aplicación práctica de los acuerdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

8.4.3. Destrucción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

9. Supuestos de series documentales a valorar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

10. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

11. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

controlar el ingreso (o captura), la custodia, las transferencias, el acceso y

qué es la valoración de documentos

Tradicionalmente, la valoración de los documentos se ha contemplado como

los documentos deben responder a unas determinadas características, como

vación indiscriminada de grandes volúmenes de documentos, tanto físicos

una cosa, acción, palabra o frase».5 En nuestro entorno, los documentos

formato, pasando por normas de transferencia, de eliminación, de acceso…,

2.2. Para qué sirve la valoración

La utilidad de la valoración de los documentos puede ser abordada desde

tos y los resultados obtenidos. En segundo lugar, existe un punto de vista

a) Debe responder a las necesidades presentes y futuras de la actividad.

A continuación se detallan algunos aspectos concretos en los que se mues-

— Nos permite un exhaustivo conocimiento de la documentación que

resulta el establecimiento de los valores primarios y secundarios de

definir estrategias de conservación de documentos electrónicos. Por

2.3. La valoración como parte de la gestión corporativa de los documentos

Como hemos comentado al principio del capítulo, hasta la generalización de

que la valoración es una operación necesariamente corporativa que, si bien

— La dirección del organismo debe aprobar las normas de disposición.

2.4. Los documentos electrónicos y la valoración

Tal y como se ha apuntado en la introducción, en lo relativo a la valoración

que deba ser conservada permanentemente. Por tanto, la metodología de

tual nos permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los docu-

a) protegiendo los documentos como prueba y asegurando su accesibilidad y

2.5. El incremento del control sobre la destrucción de los documentos

Continuando con la relación entre gestión de documentos electrónicos y va-

También en Estados Unidos y en este caso en el sector privado, se produ-

2.6. La archivística posmoderna y la valoración

Que la valoración haya adquirido esta relevancia en los sistemas de gestión

nuum y de la archivística posmoderna. El principio del ciclo de vida de los

a través del records continuum, donde se considera que la gestión de docu-

— Principio de procedencia: el documento electrónico ya no se vincula a

En este sentido, el poscustodialismo está vinculado a los cambios que se

— La relativa tardanza en implantar sistemas de gestión de documentos

— El bajo desarrollo e incorporación de normas internacionales en nues-

El resultado de este proceso ha sido que en este periodo, la archivística, a

¿DÓNDE ESTAMOS? LA VALORACIÓN EN LOS DISTINTOS

Si hacemos un breve repaso de las tendencias sobre valoración que existen o

50 y el 70 % de los documentos. Veinticinco años después se procede a juz-

tido, la macrovaloración se fundamenta en que cada sociedad asigna a las

Continuará pasando de ser una valoración de los documentos por su potencial

El foco es el contexto funcional en el que se crean los documentos, no los

1. Principio de aplicación. Las decisiones de aplicación deben ser autori-

Este estándar, que actualmente está en proceso de revisión y actualiza-

2.5. El incremento del control sobre la destrucción de los documentos