Cdigo: ASIG-PD-02

PROCESO ADMINISTRACIN DEL SIG

Versin: 2.0

PROCEDIMIENTO Fecha
Febrero 27 de 2013
FORMULACIN Y SEGUIMIENTO A Pgina
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ACCIONES CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS Y DE MEJORA

1. Objetivo

Establecer la metodologa para formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar las acciones
correctivas, preventivas y de mejora orientadas a eliminar las causas de las No Conformidades
reales y potenciales y a atender las oportunidades de mejora generadas en el marco del Sistema
Integrado de Gestin.

2. Alcance

Inicia con la documentacin del hallazgo por las diferentes fuentes de identificacin, y finaliza con
la evaluacin de la efectividad de las acciones implementadas.

Nota: Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la Entidad.

3. Definiciones

Accin Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable. Es decir, la accin correctiva acta sobre las
causas de no conformidades que han ocurrido.

Nota: La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la
accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Accin Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que al

evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios de
auditora.

Adecuacin: Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir
los requisitos. Para efectos del SIG en el Ministerio, se considera adecuado, cuando corresponde
a los requerimientos legales (Leyes, Decretos, Sentencias, resoluciones, procedimientos internos
y norma de calidad). La accin correctiva o preventiva se puede normalizar, volverse sistemtica y
documentarse.

Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas
organizacionales. (En el Ministerio el referente para la gestin de los procesos est entre otros el
Plan Nacional de Desarrollo y el Plan estratgico y de Accin Institucional).

Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una correccin puede
realizarse junto con una accin correctiva. (No requiere anlisis de causa, mitiga el efecto pero no
elimina la causa)

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Favorezca el medio ambiente, no imprima si no es necesario.

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No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados. La medicin de la eficacia se denomina en la Ley 872/03 como una medicin de
resultado.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Hallazgo: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacin de la

evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria
pueden indicar:

No conformidad Real: Incumplimiento de un requisito tcnico, legal o funcional. Se

constituye, cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No Conformidad Potencial: Hecho o situacin que podra generar el incumplimiento de

un requisito.

Oportunidad de Mejora: Hecho o situacin que puede ser potencializado para

incrementar el grado de satisfaccin de los clientes o de las partes interesadas.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia

y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Reformular: Definir una(s) nueva(s) accin(es) para resolver las causas del hallazgo, de manera
que sustituya la(s) inicialmente prevista(s), la reformulacin puede ser resultado de un nuevo
anlisis de causas.

Reprogramar: Determinar un nuevo plazo para la ejecucin de la actividad.

Verificar: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.

Favorezca el medio ambiente, no imprima si no es necesario.

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4. Generalidades del Procedimiento

Cuando las no conformidades sean por la fuente de Auditoras Internas o Externas se debe dejar
la misma redaccin del hallazgo en el formato de Registro de Acciones Correctivas, Preventivas y
de Mejora, el mismo consecutivo del hallazgo y la fecha de la auditoria. El seguimiento a las
Ac/Ap/Am, resultado de las auditoras al SIG, se realiza bajo el procedimiento de Auditoras
Internas del proceso Evaluacin Independiente.

Las fuentes utilizadas en el ministerio para identificar/ detectar un hallazgo son:

Auditoras internas
Auditoras externas
Control de Procesos (anlisis de indicadores)
Administracin del riesgo (Mapa de Riesgos)
Resultados de la retroalimentacin con el cliente (Quejas y Reclamos y Encuestas de
Satisfaccin)
Revisin por la Alta Direccin
Producto o servicio no conforme
Autoevaluacin (incluye los informes de seguimiento a las Direcciones Territoriales
realizadas por la Direccin IVC).

La Oficina Asesora de Planeacin presta asesora y acompaamiento tcnico al responsable de

proceso y su equipo de trabajo, en la aplicacin de la metodologa de anlisis de causas que
permita identificar la causa raz de la situacin identificada.

Cuando los responsables de ejecutar las acciones propuestas pertenezcan a diferentes

dependencias, se debe concertar la formulacin de las mismas bajo la coordinacin del
responsable del proceso en el que se identific el hallazgo.

Los plazos establecidos para la ejecucin de las acciones de mejora, deben ser razonables y
definidos acorde con la dimensin de las acciones formuladas.

El reporte de avance para las acciones de mejora propuestas, se debe realizar antes de la fecha
de terminacin de la actividad, para evitar su reformulacin.

5. Descripcin de Actividades

No. Actividad Responsable Registro

Documentar el hallazgo identificado. Servidor Pblico de cualquier ASIG-PD-02-F-01:
dependencia Registro de
El hallazgo se debe documentar en la Ac/Ap/Am
seccin 1: Identificacin del hallazgo, del
1.
formato ASIG-PD-02-F-01: Registro de
Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora, teniendo en cuenta la Gua para la
Redaccin de hallazgos y anlisis de

Favorezca el medio ambiente, no imprima si no es necesario.

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No. Actividad Responsable Registro
causas ASIG-PD-02-G-01, de acuerdo con
las diferentes fuentes de identificacin.

Si el hallazgo es transversal a varias

dependencias o procesos, se debern
registrar los responsables de los mismos que
conocen de este hallazgo y consideran la
necesidad de establecer la accin correctiva,
preventiva y de mejora.

Nota: Si el origen del hallazgo es producto

de una auditoria interna o externa, se debe
mantener la redaccin reportada en el
informe de auditora.

El servidor pblico de la dependencia que

identifica el hallazgo deber realizar la
solicitud al responsable del proceso, quien
validar dicha solicitud antes de enviarla a la
Oficina Asesora de Planeacin.

Reportar el hallazgo al Grupo Lder del SIG

de la Oficina Asesora de Planeacin
Responsable del proceso ASIG-PD-02-F-01:
Si el hallazgo es generado por una fuente
2. solicitante Registro de
diferente a auditoria interna o externa.
Ac/Ap/Am
Contina actividad 3.

De lo contrario, contina actividad 4.

Revisar el hallazgo de acuerdo con su
alcance, frecuencia e impacto frente al
Sistema Integrado de Gestin.

De igual manera, si el hallazgo es transversal

a varias dependencias o procesos, se
verificar que los responsables de los
mismos conocen de este hallazgo y Servidor pblico Grupo Lder
3. Correo electrnico
consideran la necesidad de establecer la del SIG
accin correctiva, preventiva y de mejora.

Si el hallazgo no es pertinente, informa al

solicitante con la justificacin
correspondiente. Finaliza el procedimiento.

Si el hallazgo es pertinente y requiere

Favorezca el medio ambiente, no imprima si no es necesario.

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No. Actividad Responsable Registro
ajustes, informa al solicitante las
observaciones. Devuelve actividad 1.

De lo contrario, continua actividad 4.

Identificar el tipo de hallazgo, asignar el

cdigo de la Ac/Ap/Am, y solicitar al
responsable del proceso la formulacin de
las acciones. ASIG-PD-02-F-01 Servidor pblico Grupo Lder
4. Correo electrnico
del SIG
Se devuelve al rea solicitante, el formato
ASIG-PD-02-F-01: Registro de Ac/Ap/Am con
el cdigo de la accin.
Ingresar la informacin de los hallazgos en el ASIG-PD-02-F-02
archivo ASIG-PD-02-F-02 Seguimiento a Seguimiento a
Acciones Correctivas, Preventivas y de Servidor pblico Grupo Lder Acciones
5.
Mejora. del SIG Correctivas,
Preventivas y de
Mejora.
Si el hallazgo es una oportunidad de mejora
continua actividad 9.
Servidor Pblico asignado
Si el hallazgo es una no conformidad
6. para elaborar la Ac/Ap/Am
potencial continua actividad 8.

Si el hallazgo es una no conformidad real

continua actividad 7.
Ingresar en la seccin 2: Correccin del
formato ASIG-PD-02-F-01: Registro de Servidor Pblico asignado ASIG-PD-02-F-01:
7. Acciones Correctivas, Preventivas y de para elaborar la Ac/Ap/Am Registro de
Mejora, las acciones para corregir el Ac/Ap/Am
hallazgo.
Identificar las causas que generaron o
podran generar la situacin descrita en el
hallazgo, diligenciando la seccin 3: Anlisis
de la Causa Raz del hallazgo del formato
ASIG-PD-02-F-01: Registro de Acciones Responsables del procesos
Correctivas, Preventivas y de Mejora, y/o Servidores Pblicos ASIG-PD-02-F-01:
8. teniendo en cuenta la Gua para la asignados para elaborar la Registro de
Redaccin de hallazgos y anlisis de Ac/Ap/Am Ac/Ap/Am
causas ASIG-PD-02-G-01.

El ejercicio de identificacin de las causas

debe realizarse con el apoyo de las
personas, dependencias, procesos que
Favorezca el medio ambiente, no imprima si no es necesario.
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No. Actividad Responsable Registro
tienen relacin con la no conformidad y que
puedan aportar a la identificacin de la causa
(s) raz del problema (Anlisis Causa
Efecto, Lluvia de ideas, 5 por qus, entre
otros).
Formular el plan de mejoramiento para
eliminar las causas de la no conformidad real
o potencial o para atender la oportunidad de
mejora diligenciando la seccin 4: Plan de
Mejoramiento del formato ASIG-PD-02-F-01:
Registro de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora,
Responsables del procesos
Para el caso de las no conformidades, y/o Servidores Pblicos ASIG-PD-02-F-01:
9. verificar que las acciones propuestas en el asignados para elaborar la Registro de
plan de mejoramiento guarden relacin Ac/Ap/Am Ac/Ap/Am
directa con las causas.

Si las acciones involucran diferentes

dependencias, se deber realizar una
concertacin previa.

Enviar al Grupo Lder del SIG de la Oficina

Asesora de Planeacin.
Revisar las acciones, y su relacin con las
causas (para acciones correctivas y
preventivas) y el hallazgo identificado.

Si el anlisis de causas y/o el plan de ASIG-PD-02-F-02

mejoramiento de la accin es pertinente,
Seguimiento a
avala su contenido, registra la informacin en
el archivo ASIG-PD-02-F-02 Seguimiento a Acciones
Acciones Correctivas, Preventivas y de Servidor pblico Grupo Lder Correctivas,
10.
Mejora, e informa al responsable de proceso del SIG Preventivas y de
para iniciar la ejecucin. Contina actividad Mejora
11.
Correo electrnico
Si el anlisis de causas y/o el plan de
mejoramiento de la accin requiere ajustes,
se devuelve al solicitante indicando las
observaciones. Devuelve actividad 6.
Ejecutar las acciones de acuerdo con el plan Responsables del procesos
de mejoramiento de la accin. y/o Servidores Pblicos
Contina actividad 12. involucrados en la
11.
implementacin de la
Si requiere reprogramar o reformular una o Ac/Ap/Am
ms acciones Contina actividad 9.
Favorezca el medio ambiente, no imprima si no es necesario.
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No. Actividad Responsable Registro

La reprogramacin o reformulacin debe

realizarse como mnimo 8 das antes del
vencimiento.
Realizar el seguimiento a la eficacia de los
planes de mejoramiento, registrando en la
seccin 5: Seguimiento y Revisin del Plan
de Mejoramiento, del formato ASIG-PD-02-F-
01: Registro de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora.

Fuente auditora interna/externa: es

efectuado por el auditor que detect el
hallazgo. ASIG-PD-02-F-01:
Registro de
Auditor/
Fuente auditora externa: es efectuado Acciones
12. Oficina de Control Interno/
por la Oficina de Control Interno. Correctivas,
Responsable del proceso.
Preventivas y de
Otras fuentes: es efectuado por el Mejora.
responsable del proceso.

Si las acciones son declaradas no eficaces,

solicita la formulacin de nuevas acciones.
Devuelve actividad 9.

El seguimiento se informa al Grupo Lder del

SIG de la Oficina Asesora de Planeacin.

Realizar medicin a la efectividad del plan de

mejoramiento posterior al seguimiento de la
eficacia realizado, a fin de verificar que el
mismo (plan) mitig las causas de la no
conformidad.
ASIG-PD-02-F-01:
El seguimiento es registrado seccin 6:
Registro de
Seguimiento y Revisin del Plan de
Acciones
13. Mejoramiento, del formato ASIG-PD-02-F-01: Auditores
Correctivas,
Registro de Acciones Correctivas,
Preventivas y de
Preventivas y de Mejora.
Mejora.
Si las acciones son declaradas no efectivas,
solicita la formulacin de nuevas acciones y
declara abierta la no conformidad.
Devuelve actividad 9.

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No. Actividad Responsable Registro
De lo contrario, informa el cierre de la no
conformidad al responsable del proceso.
Finaliza el procedimiento.

Nota: El seguimiento puede realizarse a

travs de un ciclo de auditoras internas, o
verificacin por parte de un auditor interno
previa autorizacin de la Oficina de Control
Interno.

El seguimiento se informa al Grupo Lder del

SIG de la Oficina Asesora de Planeacin.

Reportar mensualmente al Grupo Lder del

SIG de la Oficina Asesora de Planeacin, el
estado de las acciones implementadas
14. Responsable de proceso
registradas en el archivo ASIG-PD-02-F-02
Seguimiento a Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
15. Generar reportes de seguimiento e informes
del estado actual de las acciones
preventivas, correctivas y de mejora, para Grupo Lder del SIG de la
anlisis de datos o la revisin al Sistema Oficina Asesora de Informes
Integrado de Gestin por la Alta Direccin. Planeacin.
Ver Procedimiento ASIG-PD-04 Revisin
por la direccin.

Elaborar consolidado trimestral sobre el

estado de las Ac/Ap/Am. Y retroalimentar a
las Dependencias del Ministerio.

Fin

6. Requerimientos Tcnicos

6.5 Una vez recibida una Registro de Ac/Ap/Am con el aval de la Oficina de Planeacin y su
correspondiente cdigo, se cuenta con mximo 10 DIAS HBILES para determinar las causas y
definir las acciones a implementar (actividades 5 y 6)

6.14 Todas las Dependencias del Ministerio deben enviar el Reporte mensual a la Oficina Asesora
de Planeacin, en los primeros 5 das hbiles del mes siguiente para su respectiva consolidacin.

6.15 El informe trimestral de seguimiento de Ac/Ap/Am debe incluir: El total de las solicitudes de
Ac/Ap/Am generadas en el periodo, indicando su estado, (abiertas y/o cerradas); las Ac/Ap/Am
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que venan abiertas de periodos anteriores y se cerraron en el perodo actual y las Ac/Ap/Am
solicitadas en cualquier periodo que continan abiertas.

6.15 La Oficina Asesora de Planeacin debe presentar el informe trimestral en el comit del
Equipo Directivo definido por la resolucin 1074 de 2012 y difundirlo a las reas del Ministerio.

7. Anexos

Formato ASIG-PD-02-F-01: Registro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

Formato ASIG-PD-02-F-02: Seguimiento a Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
ASIG-PD-02-G-01: Gua para la Redaccin de hallazgos y anlisis de causas
ASIG-PD-02-I-01: Instructivo para diligenciar el formato ASIG-PD-02-F-01: Registro de
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.

CONTROL DE CAMBIOS
No. tem del Cambio Cambio realizado Motivo del Cambio Fecha del
versin cambio
02 5. Descripcin de Se ajusta el nombre del Ofrecer mayor claridad en la Febrero 27 de
actividades procedimiento. formulacin y seguimiento de las 2013
acciones correctivas, preventivas y
Se ajustan algunas
de mejora.
actividades ofreciendo
mayor claridad respecto al
flujo de informacin y la
forma de diligenciamiento
del formato.
Se incluye la Gua para la
Redaccin de hallazgos y
anlisis de causas.

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elabor Revis Aprob
Nombre Luis Ernesto Gmez Londoo Luis Ernesto Gmez Londoo
Marisol Villamil
Martha Saldarriaga
Karina Echeverry
Representante de la alta direccin Jefe Oficina Asesora de
Cargo
para el SIG Planeacin

Firma

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